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FONDO DE EMPLEADOS CONTRANAL CALDAS FECONCAL MANUAL DE FUNCIONES CARGO: TESORERO REQUISITOS MINIMOS PARA EL CARGO: Profesional en las áreas de Contaduría, Economía, Administración de Empresas o profesiones relacionadas con las ciencias económicas. La persona que aspire a desempeñar el cargo deberá ostentar altas calidades morales y profesionales. El cargo de Tesorero depende funcional y jerárquicamente del Gerente Le reporta al Gerente, al Contador, al Revisor Fiscal, a los líderes de los comités, a la Junta Directiva, al Comité de Control Social, a los organismos de control y a los asociados cuando lo requieran. Para el desempeño de su función deberá constituir póliza de manejo FUNCIONES 1. Recaudar todos los recursos que reciba el Fondo de Empleados de asociados y de terceros 2. Desembolsar los pagos por todo concepto que efectúe FECONCAL 3. Registrar su firma en las instituciones bancarias con los cuales el Fondo de Empleados tenga cuenta corriente y firmar los cheques conjuntamente con el representante legal. 4. Llevar el registro individual de aportes, ahorros y cartera de créditos de asociados 5. Custodiar el efectivo y los títulos valores propiedad de Feconcal y los avales de los créditos. 6. Diligenciar diariamente el libro auxiliar de caja 7. Preparar diariamente el estado de flujo de efectivo e informar al Gerente sobre los excesos de liquidez para la toma de decisiones en materia de colocación. 8. Diligenciar el libro auxiliar de bancos cuando se presenten movimientos asociados a ello. 9. Llevar los registros de acreencias que los terceros y exasociados posean con FECONCAL 10. Registrar las operaciones activas de crédito, las cuales deben contener como mínimo la siguiente información, la cual será suministrada al deudor y codeudor potencial antes de que éstos firmen los documentos mediante los cuales se instrumente un crédito o manifieste su aceptación. Además, deberá conservarse en los archivos de la entidad: • Monto del crédito • Tasa de interés remuneratoria y moratoria nominal anual y sus equivalentes expresados en términos efectivos anuales. • Plazo de amortización, incluyendo períodos muertos, de gracia, etc. • Modalidad de la cuota (fija, variable, otras) • Forma de pago (descuento por nómina, otras) • Periodicidad en el pago de capital y de intereses ( vencida o anticipada) • Tipo y cobertura de la garantía • Condiciones de prepago • Comisiones y recargos que se aplicarán • Si se trata de créditos otorgados con tasa de interés fija, tabla de amortización de capital y pago de intereses. • Al momento del desembolso se indiquen los descuentos. • En caso de créditos reestructurados, se debe mencionar el número de veces y condiciones propias de la reestructuración. • En general, toda la información que resulte relevante y necesaria para facilitar la adecuada comprensión del alcance de los derechos y obligaciones del acreedor y los mecanismos que aseguren su eficaz ejercicio. 11. Efectuar las liquidaciones de ahorros, aportes y créditos de asociados y descontar todos los compromisos asociados con FECONCAL o con terceros por conducto de éste. 12. Preparar y entregar los informes relacionados con el cargo que soliciten el Gerente, la Junta Directiva, el Comité de Control Social, los líderes de los Comités y el Revisor Fiscal. 13. informar oportunamente al Contador sobre las situaciones que deban registrarse contablemente; por ejemplo: cuando lleguen facturas o cuentas de cobro, ingreso, reingreso y retiro de asociados con los valores recibidos o desembolsados, entrega de bonos de cumpleaños, etc, 14. Recepcionar las solicitudes de crédito que presenten los asociados y diligenciar los campos necesarios para información del Comité de Crédito o el Gerente. 15. Llevar un registro actualizado de Codeudores e informar a los asociados y al Comité de Crédito sobre la pertinencia de los avales, al momento de la solicitud. 16. Atender con diligencia y respeto los requerimientos de los asociados. 17. Acatar las decisiones de la Junta Directiva y el Gerente 18. Asesorar a los asociados en materia crediticia cuando éstos así lo soliciten. 19. Asistir a las reuniones y/o citaciones que le hagan la Junta Directiva, el Gerente, o alguno de los Comités, que por sus funciones requieran del Tesorero, aportando de manera oportuna la documentación y/o explicaciones que le sean requeridas 20. Las demás que le asignen los Reglamentos, estatutos y normas que rigen para las organizaciones de Economía solidaria. 21. Difundir entre asociados y terceros una imagen favorable del fondo, a través del manejo y disposición de los recursos a su cargo 22. llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes de información tanto internas como externas. Acorde con la política de oportunidad y equidad en el servicio a los asociados, los desembolsos de créditos se efectuarán a más tardar al día siguiente de su aprobación por el Comité de Crédito o la Gerencia, previa disponibilidad de efectivo. En caso de retiro de asociados, se descontarán en su totalidad las acreencias que tenga con Feconcal o con terceros, por cuenta de éste. PROHIBICIONES Está expresamente prohibido al Tesorero de FECONCAL 1. Cambiar cheques personales a asociados y/o terceros 2. Utilizar la razón social de FECONCAL para beneficiarse personalmente y/o a terceros 3. Utilizar los recursos percibidos por FECONCAL para financiar obligaciones que éste tenga con el mismo Fondo y/o con terceros. 4. Todos aquellos actos que atenten contra el buen nombre del Feconcal y/o contra la salvaguarda y protección de los recursos encomendados para su custodia y manejo. Funciones propias del Tesorero   inShare Publicado el Jueves, 30 Mayo 2013 10:21 Visitas: 34837 El tesorero ha de asegurar la liquidez de la empresa, optimizar el uso de recursos y/o inversiones financieras y cubrir el riesgo de interés y de cambio. También es importante que confronte los datos reales obtenidos con las previsiones realizadas inicialmente para poder estudiar los motivos de posibles desviaciones. Las principales responsabilidades del Tesorero dentro del departamento de tesorería podrían incluir: 1. 2. 3. 4. Asegurar la liquidez de la empresa. Optimizar el uso de recursos y/o inversiones financieras. Cubrir el riesgo de interés, que está presente en toda empresa. Cubrir el riesgo de cambio, naturalmente si existe dentro de la operativa de la empresa. Una vez examinados los principales aspectos que intervienen en el departamento de tesorería, es el momento de la planificación y la previsión. Una vez definidos la política, los flujos de información y las distintas responsabilidades, y centralizados los cobros y pagos y la gestión bancaria, podemos centrarnos en la función básica que de debe desempeñar el tesorero: La gestión de los fondos de la empresa. Para poder gestionar la Tesorería, lo primero que debe hacer el tesorero es elaborar unas previsiones de flujos en función de los distintos presupuestos elaborados por los demás departamentos de la empresa (ventas, compras, nóminas, impuestos, etc.). Estas previsiones se realizarán a corto, medio y largo plazo y deberán ser revisadas y modificadas periódicamente a medida que vayamos conociendo los distintos cambios que se originen en la marcha del negocio (por ejemplo, un incremento del volumen de ventas, subidas o bajadas de los costes de materias primas, de salarios, etc., un cambio en los días de cobro/pago, etc.) pues tendrán repercusión en las previsiones realizados por el tesorero. Tampoco se debe olvidar contrastar los datos reales con las previsiones, para analizar los motivos de las desviaciones, tanto positivas como negativas, y corregirlas o anticiparlas en futuras previsiones. Lo arriba mencionado, podríamos enfocarlo más a las previsiones a medio y largo plazo. En lo que se refiere al corto plazo, podemos hablar de la posición diaria. Aquí juegan un papel fundamental la información y el tiempo, ya que para poder para obtener financiación o invertir los excedentes el tesorero necesita hacerlo antes de las 10 de la mañana. De ahí la insistencia de establecer unos flujos de información precisos que permitan que el tesorero disponga de toda la información necesaria para poder obtener la posición diaria a tiempo de poder realizar los traspasos entre cuentas y bancos y decidir dónde tomar los recursos necesarios en caso de estar cortos o dónde colocarlos en caso de estar largos de tesorería. El principal objetivo del tesorero al realizar estas operaciones será buscar la mayor rentabilidad al menor coste. TESORERO Responsable de la administración y gestión de la liquidez de una sociedad (efectivo,cobros a clientes, pagos a proveedores, etc.) y de encontrar las formas definanciación de entre los recursos propios y ajenos (créditos, emisiones deobligaciones, etc.). TESORERÍA Activos líquidos o liquidez. Cash-flow. Disponibilidades de medios líquidos en la cajade la empresa e instituciones de crédito. En sentido amplio, según sostienen algunos autores, la tesorería de la empresa viene dada por la diferencia en las cuentas de activo circulante y pasivo circulante; se identifica de este modo el concepto de tesorería con el de fondo de rotación. (Véase Cash-flow.) Disponibilidades de medios líquidos en la caja de la empresa Conjunto de disponibilidades líquidascon las que cuenta una empresa para hacer frente a sus obligaciones depago en el corto plazo. Es muy importante llevar a cabo una adecuada gestión de la tesorería, puesto que la empresa debe tener encuenta que la falta de liquidez supone el riesgo de no poder hacer frente acompromisos, pero, a su vez, ha de ser consciente de que los recursos líquidos proporcionan muy poca rentabilidad. Actualmente la introducción de los cobros ypagos a través de las cuentas bancarias corrientes y del dinero de plástico hacen más compleja su gestión. Actividad de dirección responsable de la custodia e inversión del dinero, garantía delcrédito, cobro de cuentas, suministro de fondos y seguimiento del mercado de valoresen una empresa. El tesorero es una de aquellas figuras administrativas que no siempre sabemos a lo que se dedica exactamente. Si queréis saber cuáles son las funciones de esta persona tan importante en la comunidad, seguid leyendo. LO QUE DEBES SABER...  Función administrativa: realiza los presupuestos de la comunidad y los distribuye según los coeficientes establecidos por la junta de propietarios.  Dinero y cuentas banarias: se encarga de llevar a cabo los ingresos y gastos de la comunidad. Distribuye el dinero entre los empleados y paga la seguridad social.  Limitaciones: tiene siempre que consultar al presidente y debe presentarle las cuentas cada tres meses. Una de las funciones más importantes que existen en una comunidad de vecinos es la del tesorero, ya que es fundamentalmente quien se encarga de las cuentas bancarias y el dinero. Por lo que es importante saber elegir al más adecuado, una persona con la que todos podáis sentir tranquilidad. Actividades del tesorero de la comunidad Una de las primeras funciones que podrá tener un tesorero en los primeros momentos de una comunidad de propietarios es la de sugerir un banco donde abrir la cuenta de la comunidad, ya que será él el responsable de hacer las transacciones bancarias. Todo el dinero que se reciba deberá ser depositado en el banco y se debe tener prueba de que fue recibido por esa entidad. Como su propio nombre indica, se encarga de la parte administrativa de todas las cuentas de la comunidad de propietarios. Mantiene un control de todos los movimientos contables que se hacen en la misma. Por esta razón también es quien cobra las cuotas a los vecinos, en el caso de no ser a través de domiciliación bancaria, y controla aquellos que sean morosos elaborando para ello una lista de ambos. Distribución del presupuesto Otra de las funciones de un tesorero de comunidad es realizar un presupuesto atendiendo a los ingresos y gastos que se realizan en la comunidad. Es el encargado de pagar a cada empleado su parte correspondiente, así como la seguridad social y presentar y calcular las retenciones del IRPF, entre otros. Se encarga de distribuir el presupuesto que tiene a cada departamento de la comunidad. Para ello se fija en los coeficientes que se establecen por la junta de propietarios o la que ya venga determinada en la Escritura de División Horizontal. El tesorero es una figura importante en la comunidad, pero verdaderamente es unafigura supeditada al presidente, que nunca podrá tomar decisiones o convocar juntas si no es con el consentimiento expreso de este. Para corroborar que hace bien las cuentas sin llevar a engaños, cada tres meses el tesorero debe presentar al presidente de la comunidad todos los movimientos realizados en las cuentas, ya que es una otra las personas que tienen acceso al dinero guardado en el banco y uno de los que puede hacer transacciones en la misma.