CARACTERIZACION DE PROCESOS

CARACTERIZACIN PROCESOS

ACTIVIDAD 3

ADRIANA CORONADO AGUDELO

ISO 9001:2008 DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTIONM DE LA

CALIDAD
SENA VIRTUAL
2014

CARACTERIZACION DE PROCESOS

INTRODUCCION

Una excelente manera de planificar los procesos y de ah en adelante su gerenciamiento, es

mediante la caracterizacin o descripcin de cada uno de ellos.
Al caracterizar el proceso, el lder, clientes, proveedores y el personal que participa de la
realizacin de las actividades, adquieren una visin integral, entienden para qu sirve lo que
individualmente hace cada uno, por lo tanto fortalece el trabajo en equipo y la
comunicacin. Esto favorece de manera contundente la calidad de los productos y servicios.
La caracterizacin es la identificacin de todos los factores que intervienen en un proceso y
que se deben controlar, por lo tanto es la base misma para gerenciarlo.
Implementando acciones para lograr los resultados planificados y la mejora continua de los
procesos para identificar y asegurar la disponibilidad de recursos e informacin para
apoyar la operacin y seguimiento de los procesos

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CARACTEROICACION Y PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD

Despus de haber establecido el mapa de procesos de la empresa Frutos Veleos S.A. en la

actividad de la unidad 2, realice la caracterizacin de un proceso de apoyo y de un proceso
de mejora continua de la empresa.

MEJORA CONTINUA

Frutos Veleos S.A mejora continuamente la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad
mediante el uso de la poltica de calidad, los objetivos de calidad, los resultados de
auditora, el anlisis de los datos, las acciones correctivas y preventivas y la Revisin de la
Direccin.
ACCION CORRECTIVA
Frutos Veleos S.A emprende acciones correctivas para eliminar la causa de las no
conformidades, con el fin de evitar la recurrencia. Las acciones correctivas son adecuadas a
los efectos de las no conformidades halladas. Un procedimiento documentado define los
requisitos para:
revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de clientes).
determinar las causas de las no conformidades.
evaluar la necesidad de acciones para garantizar que las no conformidades no se
repitan.
determinar e implementar la accin necesaria.
registrar los resultados de la accin emprendida.
revisar la accin correctiva emprendida.

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ACCION PREVENTIVA
Cuando Frutos Veleos S.A identifica unas no conformidades potenciales, se determinan y
se implementa una accin preventiva para eliminar las causas potenciales con el fin de
evitar su ocurrencia. Las acciones preventivas son adecuadas a los efectos de los problemas
potenciales. Un procedimiento documentado define los requisitos para:

determinar las no conformidades potenciales y sus causas.

evaluar la necesidad de una accin para prevenir que se den no conformidades.
determinar e implementar la accin necesaria.
registrar los resultados de la accin emprendida.
revisar la accin preventiva emprendida.

Realice los procedimientos de mnimo una de las actividades establecidas en el proceso de

apoyo seleccionado en el punto anterior, por ejemplo:
PROCESO MDE COMPRA
Se sigue un procedimiento documentado para garantizar que el producto adquirido satisfaga
los requisitos de compra especificados. El procedimiento delinea la extensin del control
necesario para los proveedores. Los proveedores son evaluados y seleccionados con base en
su capacidad de suministrar el producto de acuerdo con los requisitos, tal y como lo
describe el procedimiento.

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Los criterios de seleccin, evaluacin y reevaluacin son documentados en el

procedimiento. Los registros de la evaluacin y de cualquier accin necesaria se conservan
como registros de calidad.
INFORMACION DE LAS COMPRAS
La informacin de compra describe el producto que se va a comprar, en la que se incluye,
segn corresponda:
Los requisitos para la aprobacin del producto, los procesos y el equipo.
Los requisitos de calificacin del personal.
Los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad.
Los documentos de compra se revisan para garantizar que los requisitos sean adecuados,
antes de realizar pedidos al proveedor.

VERIFICACION DEL PRODUCTO COMPRADO

El procedimiento describe el proceso utilizado para verificar que el producto adquirido
satisface los requisitos especificados de compra. Si la organizacin o el cliente hacen la
verificacin en las instalaciones del proveedor, las disposiciones de la verificacin y los
mtodos para liberar el producto quedan documentados en la informacin de compra.

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ETAPA

DESCRIPCION

RESPONSABLE

REGISTRO

Se selecciona el proveedor,

Seleccionar el proveedor

segn los criterios

Cargos Responsables

establecidos en la matriz de

Matriz de Compras

Registro de proveedor

compras
Si el proveedor no se
Creacin del proveedor

encuentra en el listado de

en el sistema.

Proveedores se debe crear

Asistente Contable

Listado de Proveedores

Cargo Solicitante

Solicitud de Compra

en el sistema.
Una vez confirmada la no
existencia de un bien, se
Generar solicitud de

diligencia la Solicitud de

compra.

Compra en el cual se
describen las diferentes
cotizaciones de cada
proveedor
Las compras sern

-Gerente Financiera

Aprobacin de la

aprobadas dependiendo del

-Subgerente Financiera

Solicitud de Compra con

compra.

tipo de compra y de su

-Jefe Financiero

Visto bueno

urgencia.

-Gerente Operativo

Una vez autorizada la

Orden de compra

Compra por el Cargo

Orden de Compra Bien y/o

Responsable se genera la

Servicio, o Solicitud de

Orden de Compra de Bien o

Asistente Administrativa

Servicios, Contrato

Servicio, se enva al
proveedor especificando las
instrucciones.
Verificacin del
productos comprado

Los artculos o servicios son

verificados de acuerdo a lo
solicitado mediante el
documento que soporta la
compra del bien o servicio.

Ejecutivo

De Orden de compra y

Cuenta
servicio o documento
soporte valido

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Gestin Humana

Procedimiento para contratacin de personal

1. Objetivo
Establecer los lineamentos para la contratacin de personal idneo para la empresa Frutos
Veleos S.A.
2. Alcance
Aplica de forma obligatoria al personal administrativo y de planta de la empresa Frutos
Veleos S.A.
3. Responsables
Gestor de recursos humanos: es el directo responsable de garantizar el cumplimiento de lo
establecido en este procedimiento

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DEFINICION DEL PUESTO

Anlisis del puesto: indicar todos los hechos que guarde alguna relacin con el trabajo a
desempear y as satisfacer las caractersticas del perfil laboral. Formato de anlisis de
puesto
Descripcin del puesto: Realizar una descripcin de los requerimientos de educacin,
habilidades o experiencia, responsabilidades de trabajo y la descripcin de cualquier
condicin laboral poco usual. Formato de descripcin de puesto.
Responsable: Gestor del rea encargada

RECLUTAMIENTO
Fuentes a la que se puede recurrir en la bsqueda de empleados potenciales:

Amistades o parientes de los empleados actuales

Anuncios en peridicos y revistas locales
Anuncios pblicos fuera de la empresa
Escuelas tcnicas y universidades
Bolsas de empleo

Responsable: Gestor de recursos Humanos

SELECCIN

A travs de: Entrevistas

Exmenes: psicomtricos, fsicos y de conocimiento
Investigacin de candidatos
Responsable: Director de eleccin y capacitacin

CONTRATACIN
Se debe considerar la forma de contratacin y clausulas especiales del contrato, derechos y
obligaciones que contrae el empleador y el trabajador.
Responsable: Director de asuntos legales

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CONCLUCIONES

Con la caracterizacin del proceso realizado por la empresa, podemos evidenciar de

manera global todas y cada una de las actividades que la empresa realiza con
antelacin y posterior a la elaboracin de un producto, o la entrega de un servicio;
cuya finalidad en cualquiera de los casos es mantener la satisfaccin del cliente.

En esta actividad se identificaron los procesos, reconocieron las actividades que se

debe realizar, las entradas, las salidas, los registros que se deben generar para que
los procesos sean reproducibles.