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INDICE

CAPITULO 3....................................................................................................................................3
TIPOS DE SISTEMAS....................................................................................................................3
3.1

SISTEMAS INTEGRADOS................................................................................................3

DEFINICIN DE PARMETROS.................................................................................................4
CAPTURA DE LA INFORMACIN..............................................................................................4
TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIN................................................................................4
CONTROLES SOBRE LA TRANSFERENCIA.............................................................................4
3.2

SISTEMAS NO INTEGRADOS.........................................................................................5

3.3

SISTEMAS AUXILIARES..................................................................................................5

ANALISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES............................................................................5


4.1
A)
B)
C)
D)
4.2

PRINCIPALES OBJETIVOS DEL ANALISIS..................................................................5


ASEGURAR LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS................................................................6
ADECUADO REGISTRO Y PROCESAMIENTO DE LAS OPERACIONES......................6
PRESENTAR LA INFORMACIN FINANCIERA EN FORMA CONFIABLE..................6
GARANTIZAR LA OPORTUNIDAD EN LA PRESENTACIN DE LA INFORMACIN6
ANALISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES................................................................6

4.2.1 AREA TECNOLOGICA......................................................................................................7


A) ACCESO A LA INFORMACION...........................................................................................7
B) PROCESAMIENTO DE LOS DATOS....................................................................................7
C) EMISION DE INFORMES......................................................................................................8
4.2.2 PROGRAMAS Y SOFTWARES RELACIONADOS.........................................................8
4.2.3 POLITICAS CONTABLES.................................................................................................8
4.2.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL...............................................................................9
4.3

EL TAMAO DE UNA EMPRESA Y LOS PROCESOS CONTABLES.........................9

CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS.......................................................................................9


4.4

ASPECTOS QUE INFLUYEN EN LOS SISTEMA Y LA CONTABILIDAD.............11

SERVICIOS EXTERNOS DE CONTABILIDAD.........................................................................12


PROBLEMAS CON EL SOFTWARE CONTABLE.....................................................................12
PERSONAL NO CAPACITADO...................................................................................................13
AUSENCIA DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS......................................13
CAPITULO 5..................................................................................................................................13
FUNCION DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES.........................................................13
5.1
PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES..............................................14
PROCEMIENTOS CONTABLES.................................................................................................14
PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES......................................................................................14
5.2
TECNICAS PARA DOCUMENTAR Y COMUNICAR DECISIONES..........................14

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OBJETIVOS, VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS INSTRUMENTOS UTILIZADOS EN


LA DOCUMENTACION Y COMUNICACIN DE PROCEDIMIENTOS.................................16
5.3
COMO GRAFICAR LOS PROCEDIMIENTOS..............................................................17
CAPITULO 6..................................................................................................................................18
PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD..........................18
6.1
6.2
6.3
6.4

LOS OBJETIVOS DE LOS PRINCIPIOS CONTABLES................................................18


CLASIFICACIN DE LOS PRINCIPIOS CONTABLES................................................19
RELACION ENTRE PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES................20
LOS ESTADOS FINANCIEROS......................................................................................21

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CAPITULO 3
TIPOS DE SISTEMAS
Las empresas utilizan sistemas de informacin para el procesamiento de la
informacin generada por todas sus operaciones; tales sistemas pueden ser
denominados sistemas administrativos, los cuales se clasifican en dos grupos:
Sistemas no contables y Sistemas contables.
Su principal funcin es ayudar a soportar las decisiones de la empresa para
guiar las operaciones y cumplir con los objetivos de la misma. Existen sistemas para
manejar la facturacin, las comprar, los inventarios y muchas otras funciones que
existen en una empresa.
El sistema contable es el sistema alrededor del cual giran todos los dems. Es
necesario identificar las relaciones entre los sistemas administrativos que operan en
la empresa, y el sistema contable propiamente dicho. Al final de todos los procesos,
el sistema recibir en forma resumida los movimientos que tengan los dems.
Una diferencia entre un sistema contable y no contable, es el registro de las
operaciones y su centralizacin en una sola base de datos.

3.1 SISTEMAS INTEGRADOS


El concepto de sistemas de informacin integrados implica el compartir
informacin entre dos o ms sistemas. Esa relacin se puede establecer por varias
razones:
Eliminar redundancia de la informacin
Facilitar el acceso a los datos o informacin
Facilitar la elaboracin de informes
El objetivo principal de un sistema integrado, es reducir el trabajo que implica al
registrar, por ejemplo, toda la facturacin mensual de la empresa en forma manual y
luego, copiar de nuevo esas operaciones para obtener un listado de ventas por
clientes y producto, ya que de una u otra forma los registros contables son ms o
menos estndares.
Dentro del concepto de funcionamiento de un sistema integrado, deben
distinguirse las siguientes etapas:

Definicin de parmetros
Captura de la informacin
Transferencia de la Informacin
Controles sobre la transferencia

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DEFINICIN DE PARMETROS
Consiste en una definicin inicial que se le da a un sistema para que sea
tomada en cuenta para su funcionamiento.
Los parmetros de integracin establecen la forma como sern pasados los
registros al sistema contable. La definicin de parmetros debe especificar
claramente todas las operaciones que sern tratadas den forma integral y los cdigos
contables en los cuales se debern registrar las operaciones.

CAPTURA DE LA INFORMACIN
En un sistema integrado se refiere al momento en el cual se transfieren las
operaciones de un sistema a otro.
La fase de captura de informacin se refiere nicamente hasta el punto en que
una operacin fuente es registrada y aceptada por un sistema auxiliar.

TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIN
Puede ser en forma automtica o iniciada por algn usuario autorizado.
Cuando la transferencia de informacin es realizada de forma automtica,
previamente deben haberse definido los parmetros correspondientes en la primera
etapa; en este caso el proceso es transparente para el usuario. La otra forma en la
cual se pueden trasferir la informacin es a travs de un proceso iniciado por un
usuario; esto ocurre al final del da, semana o mes, cuando los movimientos de
cualquier sistema son acumulados y analizados y actualizados en los archivos
maestros de datos.

CONTROLES SOBRE LA TRANSFERENCIA


Los controles sobre la transferencia de la informacin en un sistema
integrado, se pueden clasificar dependiendo de si la transferencia es inmediata, o a
final del perodo. Si la informacin es transferida y actualizada en el momento en
que ocurren las operaciones, los controles sobre el ingreso de datos deben ser lo
suficientemente fuertes, de tal forma que no permitan el ingreso de datos
inconscientes, incompletos o no vlidos. Cuando la informacin es transferida a
posteriori, los datos son vlidos o controlados generalmente en el momento en que
se corre el proceso de transferencia correspondiente.

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3.2

SISTEMAS NO INTEGRADOS

La transferencia de informacin se realiza por lo general, a travs de


movimientos resumidos y al final de periodos previamente definidos.

3.3 SISTEMAS AUXILIARES


Un sistema auxiliar se puede definir como aquel sistema que maneja en forma
operativa y detallada todas las transferencias comunes a una actividad tpica del
negocio, produccin, venta, facturacin, inventarios, cuentas por pagar, etc.
CAPITULO 4

ANALISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES


Dentro del enfoque de anlisis de sistemas, existen diferentes metodologas para el
anlisis de cualquier sistema, de esta forma tenemos por ejemplo: el Anlisis
estructurado, anlisis orientado a objetos y otras metodologas particulares.
Un sistema de informacin contable comprende al menos los siguientes elementos:

Hardware donde se procesa la informacin


Software o programas
Recursos humanos
Polticas y normas contables adoptadas por la entidad.

Uno de los objetivos principales del anlisis de sistemas contable, es verificar que la
informacin procesada por el sistema se est efectuando de acuerdo con los
estndares establecidos por la empresa. Cuando se nombra estndares establecidos,
nos referimos a todas una filosofa que la empresa refleja en manuales, instructivos,
comunicaciones, grficos y en general cualquier va de informacin en donde se
plasmen principalmente las polticas que de alguna forma, pudieran afectar el
desempeo de los empleados en relacin con el procesamiento de la informacin
contable.

4.1 PRINCIPALES OBJETIVOS DEL ANALISIS


El anlisis de un sistema contable debe estar enfocado hacia el logro de los
siguientes objetivos principales:

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Asegurar la integridad de los datos


Adecuado registro y procesamiento de las operaciones
Presentar la informacin financiera en forma confiable
Garantizar la oportunidad en la presentacin de la informacin.

a) ASEGURAR LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS


Establece que todas las transacciones que deben ser registradas, lo estn. Una
empresa debe tener establecidos controles que aseguren que todas las transacciones
se estn registrando e incluyendo en los registros financieros.

b) ADECUADO REGISTRO Y PROCESAMIENTO


OPERACIONES

DE

LAS

Esto significa que se efecten de acuerdo con normas y procedimientos aprobados


por la gerencia.

c) PRESENTAR LA INFORMACIN FINANCIERA EN FORMA


CONFIABLE
Establece que los estados financieros deben tener un mnimo grado de
confianza acerca de las cifras, y que stas se encuentren razonablemente presentadas
de acuerdo con principios de contabilidad.

d) GARANTIZAR LA OPORTUNIDAD EN LA PRESENTACIN


DE LA INFORMACIN
Establece que la informacin debe ser generada y presentada oportunamente
como una herramienta para tomar decisiones.

4.2

ANALISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES

Dentro del funcionamiento de un sistema contable, debemos definir las


siguientes reas de anlisis:

rea tecnolgica
programas y software relacionados
Polticas contables
Estructuras organizacional

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4.2.1 AREA TECNOLOGICA


Dentro de la profesin contable, existe una especializacin denominada
auditoria de sistemas, la cual tiene como objetivo principal, la evaluacin de los
controles internos en el rea de Procesamiento Electrnico de Datos. El Anlisis de
la Tecnologa debe estar enfocado a evaluar y determinar si la plataforma
computacional est soportando satisfactoriamente los objetivos de procesamiento de
la informacin financiera.
El anlisis de la tecnologa puede estar enfocado hacia distintas plataformas
computacionales: Microcomputadoras, minicomputadoras, ambientes de redes y
ambientes mainframe.
Cualquier tipo de anlisis que se vaya a realizar en los distintos ambientes de
hardware, debe cumplir con ciertos objetivos de seguridad desde el punto de vista
contable.
Acceso a la informacin
Procesamiento de los datos
Emisin de informes

a) ACCESO A LA INFORMACION
El anlisis del sistema contable debe establecer cules sern los oficiales de
seguridad para la definicin de los perfiles de usuarios.
En ambiente de microcomputadoras, el acceso a los datos en principio no est
restringido, pero se puede establecer un ambiente de seguridad mediante la
instalacin de programas de seguridad que existen en el mercado.
Bajo ambiente de redes, la seguridad es absolutamente necesaria para
preservar la integridad de los datos contables, por lo que la implantacin de un
software de seguridad ser requisito absolutamente imprescindible. En ambiente de
minicomputadoras y mainframe, la seguridad de la informacin se encuentra
normalmente incorporada al equipo desde un principio.

b) PROCESAMIENTO DE LOS DATOS


En un ambiente de microcomputadoras est manejado y controlado por el
usuario directo de la maquina. Para un anlisis del procesamiento de la informacin,
se deber establecer si el objetivo del procesamiento es llevado a cabo por el usuario
principal, o ste es compartido entre varios empleados con acceso a la informacin
contenida en el computador.

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c) EMISION DE INFORMES
En general todo sistema contable captura datos, los procesa y luego los emite.
Los sistemas de informacin gerencial son sistemas que tienen como objetivo el
suministrar informacin a todos los usuarios para la toma de decisiones.

4.2.2 PROGRAMAS Y SOFTWARES RELACIONADOS


Debe tomarse en cuenta que todo programa de aplicacin en computadoras,
tiene que estar diseado y desarrollado no solamente para estar elaborado con las
ultimas herramientas tecnolgicas en programacin, sino para que sirva
efectivamente al usuario final en el desarrollo de su trabajo.
Un nivel de visin: es el grado hasta el cual un usuario de la informacin tiene
acceso. Existen diferentes niveles de visin entre lo que percibe un usuario final,
un usuario operativo y un programador.
El anlisis de los programas y software relacionados debe abarcar los siguientes
objetivos:
Documentar los programas que procesan la informacin contable.
Asegurar que el anlisis y desarrollo de los programas se realiza bajo alguna
metodologa formalmente establecida.
Verificar la existencia de pistas de auditoria que ayuden a detectar problemas
en los programas y el procesamiento de la informacin.
Comprobar la existencia de alguna metodologa para la evaluacin y
seleccin de software administrativo.
Comprobar la existencia de controles en los programas que permitan asegurar
la integridad de la informacin.
Verificar la existencia de polticas establecidas para el procesamiento de datos
que sirvan para el entrenamiento de nuevos usuarios.

4.2.3 POLITICAS CONTABLES


Desde el punto de vista gerencial, una poltica se refiere a todas las acciones
tomadas para el desarrollo, planificacin, formulacin y evaluacin de las
decisiones. Las polticas se establecen con la finalidad de fijar los objetivos y
mtodos generales de administracin de acuerdo con los cuales se deben manejar las
operaciones de cualquier organizacin.
Una poltica contable se establece con la finalidad de regular toda la actividad
contable referente a los registros, tratamiento y presentacin resumida de las
transacciones financiera, estas se encuentran establecidas en manuales declarativos
que por lo general son manejados por la alta gerencia.
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Algunos ejemplos de polticas contables:


Registro de los gastos y amortizacin de los gastos prepagados.
Capitalizacin de activos fijos.
Depreciacin y amortizacin de activos fijos tangibles e intangibles
respectivamente.
Metodologa para valorar las inversiones
Polticas par el registro de las provisiones para incobrables y de inventarios.
Polticas contables para la consolidacin de los estados financieros.
Polticas para el clculo y registro de las acumulaciones y reservas.

4.2.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL


Es la forma que adopta una empresa para poder llevar a cabo todas sus
funciones. A medida que la organizacin crece, se hace necesaria la existencia de
una diferenciacin en el trabajo, como consecuencia de la especializacin de las
actividades.
Al analizar la estructura organizativa del rea contable, la cual tiene impacto
sobre la generacin de informacin financiera, se deben tomar en cuenta los
siguientes aspectos:
a)
b)
c)
d)
e)

Existencia de un mnimo grado de especializacin.


Delimitacin de la estructura organizativa.
Definicin de funciones para cada una de las reas.
Cumplimiento de los niveles jerrquicos establecidos.
Grado de conocimiento de la estructura y su significado por parte de los
niveles operativos.

4.3 EL TAMAO
CONTABLES

DE

UNA

EMPRESA Y LOS

PROCESOS

CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS


A medida que una empresa se hace ms grande, sus operaciones se vuelven
cada vez ms complejas y aumentan en volumen. Las empresas pueden clasificarse
de acuerdo a distintos puntos de vistas.
De acuerdo con la actividad:
Agropecuarias
Mineras
Industriales
Comerciales

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De servicios
De acuerdo con el tamao
Pequeas empresas
Medianas empresas
Grandes empresas
De acuerdo con la procedencia del Capital
Privadas
Oficiales o Pblicas
De economa mixta
De acuerdo con el nmero de propietarios
Individuales
Sociedades
Las empresas agropecuarias: son aquellas que explotan en grandes cantidades los
productos agrcolas y pecuarios, como granjas, haciendas de produccin e
invernaderos.
Las empresas mineras: son las empresas cuyo objetivo principal es la explotacin
de los recursos que se encuentran en el subsuelo, como las petroleras, las minas de
piedras preciosas.
Las empresas Industriales: son las empresas dedicadas a transformar la materia
prima en productos terminados o semi elaborados, como fbricas de telas, de
calzados, etc.
Las empresas comerciales: son las empresas que se dedican a la compra y venta de
productos, como distribuidoras, supermercados, tiendas, etc.
Las empresas de servicios: son las empresas que buscan prestar un servicio para
satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea salud, educacin, transporte,
comunicacin, como universidad, hospitales, compaa de seguros, etc.
Las pequeas empresas: son aquellas que maneja escaso material y pocos
empleados, como talleres, salones de belleza, etc.
Las medianas empresas: En este tipo de empresa se puede observar una mayor
divisin y especializacin para cada actividad, mayor cantidad de empleados, por lo
que su informacin contable es ms amplia. Ejemplo, distribuidoras de 10
empleados.

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Gran empresa: es la de mayor organizacin, posee personal tcnico especializado


para cada actividad, ejemplo, coca cola.
Empresas Privadas: Son las empresas que para su constitucin y funcionamiento,
se necesitan aportes de personas particulares, ejemplo colegios, supermercados.
Empresas oficiales o publicas: Son las empresas que para su funcionamiento
reciben aportes del estado.
Empresas Mixtas: Son las empresas que reciben aportes de los particulares y del
estado.
Empresas Individuales: Denominadas tambin empresas unitarias o de propietario
nico, su actividad se extiende a ms personas quienes pueden ser familiares o
empleados particulares.
Sociedades: Son las empresas propiedad de dos o ms personas llamadas socios.
Los diferentes procesos contables que se llevan a cabo en las compaas hacen que
surja una especializacin en el conocimiento contable.

4.4

Contabilidad gubernamental
Contabilidad agrcola
Contabilidad bancaria
Contabilidad hotelera
Contabilidad de petrleo y minas

ASPECTOS QUE INFLUYEN EN LOS SISTEMA Y LA


CONTABILIDAD.

La Profesin contable es una de las ramas del comportamiento humano, en la


cual descansa el control de gran parte de las actividades del hombre. A la
contabilidad se la ha llamado el lenguaje de los negocios efectivamente, es la forma
como se traduce en trminos monetarios, toda la actividad de los negocios.
Los Sistemas de Contabilidad ayudan en el procesamiento de todas las
operaciones mercantiles y en ausencia de ellos, los estados financieros, jams
estaran al da o razonablemente al da.

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El mundo actual de los negocios, requiere que los gerentes establezcan


sistemas enfocados a la gerencia de informacin financiera.
La Contabilidad Financiera registra operaciones que han sucedido, pero que
es importante conocerlas para planear sobre el futuro, un ejemplo, la planificacin
de utilidades. Las proyecciones de una entidad deben estar basadas en parte, en las
cifras arrojadas por transacciones histricas. La oportunidad de informacin, es una
caracterstica ligada directamente a su utilidad; una cifra inoportuna en el tiempo,
carecer de utilidad prctica para ser tomada como parmetro de una decisin. En
este sentido, los sistemas que implanta una empresa deben estar enfocados a
suministrar informacin oportuna.
Por diversas razones, la informacin financiera de las empresas presentan
retrasos en su actualizacin y oportunidad, Algunas de las ms importantes son las
Siguientes:

Servicios Externos de Contabilidad.


Problemas con el Software Contable.
Personal no Capacitado.
Ausencia de Normas y Procedimientos establecidos.

SERVICIOS EXTERNOS DE CONTABILIDAD


Son empresas que se dedican al procedimiento de la informacin contable de
terceras empresas por las cuales son contratadas. Con frecuencia, algunas empresas
recurren a este tipo de servicio externos de procedimientos de informacin contable.

PROBLEMAS CON EL SOFTWARE CONTABLE


Se deben a una inadecuada evaluacin inicial que efecta sobre los programas
de computacin que se desarrollan o compran para la empresa. Muchos problemas
son consecuencia directa de la falta de visin contable y de sistemas que en algunos
casos tiene el personal encargado de disear los programas contables.
Los contadores pblicos que en este sentido ejercen la profesin en el rea de
sistemas, con frecuencia encuentran observaciones tales como:
Los usuarios de los sistemas no tienen la documentacin que explica el manejo
de operacin del sistema contable, la cual es una ayuda bsica para manejar un
sistema administrativo.

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No se realiza un entrenamiento formal para la operacin del sistema contable.


Los totales de dbito y crdito no son mostrados al momento de capturar los
movimientos.

PERSONAL NO CAPACITADO
El personal no capacitado puede presentarse por dos razones:
Evaluacin inadecuada al momento del ingreso.
Deficiencia en la capacitacin del personal activo.
La evaluacin inadecuada al momento del ingreso de un personal puede
generar problemas posteriores que pueden pasar inadvertidos en el momento de su
contratacin, por lo que puede generar problemas posteriores.

AUSENCIA DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS


Las normas y procedimientos son pautas especficas que emite la gerencia
para el buen funcionamiento de todas las operaciones realizadas.
En cualquier caso, el futuro de la contabilidad est totalmente atado a lo que
ser el desarrollo de los sistemas y su impacto en las formas como actualmente son
procesadas las transacciones u operaciones financieras.

CAPITULO 5
FUNCION DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES
A medida que crecen las empresa, estas van estableciendo normas y pautas
acerca de cmo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen dos tipos
de decisiones que llevan a cabo los empleados en una empresa:
Decisiones no rutinarias: para llevarla a cabo se requiere de un mayor
conocimiento tanto del funcionamiento operativo como de criterios slidamente
adquiridos en el desempeo del cargo.
Decisiones rutinarias: Las rutinas, son totalmente factibles de que sean
estandarizadas, con el objeto de que la compaa no vea improvisada su accin ante
hechos de la misma naturaleza.
Los procedimientos contables son todas las actividades que realizan los
empleados del departamento de contabilidad y que estn soportados por diferentes

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conocimientos y teoras de la profesin contable. Estos se estandarizan bsicamente


por las siguientes razones:
Consistencia en la actuacin ante situaciones similares
Reglamentacin de la actuacin de los empleados
Seguridad de la eficiencia de todos los procesos.

5.1

PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

La organizacin administrativa en una compaa puede establecerse a travs de


la clasificacin de los procedimientos en dos grandes grupos:
Procedimientos contables
Procedimientos no contables.

PROCEMIENTOS CONTABLES
Son todos aquellos procesos, secuenciales de pasos e instructivos que se
utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en
los libros de contabilidad.
Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

Recepcin de inventarios
Ventas de productos
Fabricacin de productos
Registro de estimaciones
Destruccin de inventarios

PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES
Estos no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este
tipo de procedimientos serian:

Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corriente


Procedimiento para contratacin de empleados
Procedimiento para cambio de horario laborable
Procedimiento para tramitar reclamos de clientes.

El objetivo final de todo anlisis, debe ser obtener el mayor grado de


informacin para evaluar si los procesos contables o no contables se realizan
conforme lo establecen las polticas y normas de la empresa.

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5.2

TECNICAS
DECISIONES

PARA

DOCUMENTAR

COMUNICAR

Una de las fallas ms comunes de las empresas es la falta de documentacin de


todas las operaciones y tareas que se llevan a cabo dentro de la misma. Hay
situaciones en las que un empleado se va de la empresa y se desconozca la manera
en la que este realizaba sus actividades, por lo tanto un gerente debe planificar y
tomar decisiones acerca de cmo documentar todo el trabajo realizado por los
empleados.
Distinguimos las siguientes tcnicas para documentar y comunicar decisiones y
procedimientos dentro de una empresa.
Los memorndums: estos son comunicaciones en forma corta para expresar
una pauta, norma o decisin de algn funcionario.
Instructivos: son documentos que norman detalladamente la forma de llevar a
cabo un procedimiento.
Las circulares: son instrumentos para comunicar a un gran nmero de personas
guas de acciones especificadas.
Manuales: son los documentos que contienen una organizacin lgica y
ordenada de todos los procedimientos bajo el esquema de libro actualizable.
Responsable sobre accin: es una tcnica para describir procedimientos en un
manual que consiste en separar las personas que efectan la accin propiamente
dicha.
Los narrativos: es la ltima tcnica para documentar procedimientos y consiste
en la descripcin detallada y descriptiva de un procedimiento y todos los pasos que
lo componen.

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OBJETIVOS,
VENTAJAS
Y
DESVENTAJAS
DE
LOS
INSTRUMENTOS UTILIZADOS EN LA DOCUMENTACION Y
COMUNICACIN DE PROCEDIMIENTOS.
Instrumento
Memorndum

Objetivo
Comunicar
rpidamente las
decisiones

Ventajas
Rapidez en la
transicin del
mensaje

Instructivo

Normalizar en
forma detallada
como se debe
hacer una tarea

Circular

Comunicar a un
gran nmero de
personas las
pautas a seguir.
Documentar de
forma integral los
procedimientos de
un rea o reas de
una empresa

Su especificidad
permite entender
claramente lo que
se desea
comunicar
Comunicacin a
un numero grande
de personas

Manual

Narrativos

Documentar un
procedimiento en
forma detallada y
altamente
descriptiva

Su nivel de detalle
permite conocer
adecuadamente
todas las
actividades de un
rea en la
empresa.
El nivel de detalle

Desventajas
Su excesiva
utilizacin puede
hacer que sea
inefectivo
Uso limitado a
situaciones
especificas
Su utilizacin es
puntual y aplicable
a situaciones
especificas
Se requiere de
tiempo y personal
especializado para
su desarrollo.

Puede existir
cierta
informalidad si no
es adecuadamente
utilizado.

Una empresa puede decidir documentar sus procedimientos con propsitos:


De dejar evidencia escrita acerca de lo que realizaran los empleados.
Analizar el trabajo realizado por estos y buscar las mejoras correspondientes.
Entrenar y transmitir conocimientos a nuevos empleados

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En cuanto a la importancia de la documentacin, una empresa que no posea


documentada su forma de actuar y operar, es altamente susceptible de que sea
vulnerable por atrasos en cualquier proceso crtico.

5.3

COMO GRAFICAR LOS PROCEDIMIENTOS

El proceso de aprendizaje de las personas se facilita mas cuando es en forma


grafica que en escrito.
La tcnica de mayor uso en las empresas es expresar los procedimientos a
travs de flujogramas. Estas son herramientas y tcnicas para la representacin de
los procedimientos en forma grafica.
Los tipos de flujogramas son:
Secuenciales: Se caracterizan por no separar las personas o los departamentos que
realizan las tareas.
Columnares: En cambio separan las tareas y las responsabilidades de las personas o
los departamentos de un procedimiento.
Analticos: Son aquellos que se caracterizan por tener una columna adicional para
comentarios, o llamadas en el cuerpo del flujograma.

PARA TODOS LOS TIPOS EXISTE UNA SIMBOLOGA BSICA PARA SU


REPRESENTACIN.
Flujo de informacin. Una flecha; flujo de informacin desde, hasta.
Proceso. Rectngulo. Representa el proceso, en algunos casos manuales y en
otros mecanizados. Su contenido debe comenzar con verbos en infinitivo.

Triangulo invertido. Archivo temporal o permanente. Se utiliza para mostrar


un archivo ya sea ToP.

Circulo. Conector interno; algunas veces un flujograma puede requerir que


se efecten saltos en la secuencia de los pasos, pero dentro de la misma
pgina.

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Conector de columna y pgina; cuando un flujograma es graficado en


ms de una pgina o existen diferentes columnas en las cuales la secuencia de
pasos es interrumpida.

Rombo. Decisin: cuando dentro del flujo del proceso existen cursos
alternativos de accin.
Documento: cuando se requiere diagramar un documento que es generado o
transferido a lo largo del proceso.

Inicio fin de proceso: para iniciar un proceso y para darle terminacin al


mismo.

CAPITULO 6
PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y PRINCIPIOS DE
CONTABILIDAD
La disciplina contable ha sufrido cambios sustanciales desde que se cre la
teora contable. Como toda ciencia, la contabilidad se rige por ciertos y
determinados principios, Los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados,
que se pueden definir como aquellas normas de carcter general o especifico, que
son aplicables al registro de las operaciones y a la presentacin de los estados
financieros y que son emitidos por los cuerpos colegiados de la profesin contable,
estos surgen debido a la necesidad de tener consistencia e informacin suficiente de
los efectos de las transacciones econmicas en los estados financieros.

6.1 LOS OBJETIVOS DE LOS PRINCIPIOS CONTABLES


Los principios de contabilidad se emiten con el objetivo de estandarizar la
elaboracin de estados financieros. Entre los objetivos bsicos de los principios
contables son:
Uniformar los criterios contables
Establecer tratamientos especiales a operaciones especficas.
Orientar a los usuarios de los estados financieros.
Sistematizar el conocimiento contable.

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6.2 CLASIFICACIN DE LOS PRINCIPIOS CONTABLES


Los principios de contabilidad generalmente aceptados, pueden clasificarse en:

Bsicos

Principios
Contables

Entidad
Realizacin
Partida doble
Unidad econmica
Periodo
Uniformidad
Costo histrico
Negocio en marcha
Revelacin suficiente
Importancia relativa
Consistencia
Conservatismo

Efectivo
Inversiones
Cuenta por Cobrar
Aplicable a
Inventarios
Partidas
Prepagados
Especificas
Activos Fijos
Activos Intangibles
Pasivos
Patrimonio
Ingresos
Costos yegresos

Relativos a
Estados
Financieros

Cambios Contables
Combinaciones de negocios
Consolidaciones de estados financieros
Informacion financiera a fechas intermedias
Operaciones en el Extranjero y Cambio Extranjero
Cambios en el nivel general de precio.

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BSICOS
Entidad: establece que todo estado financiero debe referirse a una entidad donde el
propietario o los accionistas deben ser considerados como terceros.
Realizacin: una transaccin econmica debe ser registrada en los libros, solo
cuando se haya perfeccionado la operacin que la origina.
Partida doble: los hechos econmicos llevados a cabo por una entidad deben ser
expresados por medio de sistemas de contabilidad que den a conocer los dos
aspectos que envuelve toda la operacin.
Costo histrico: la cuantificacin monetaria y registro de las operaciones deben
efectuarse al valor de adquisicin o produccin correspondiente.
Negocio en marcha: establece que a menos de que se exprese lo contrario se asume
que una empresa que emita estados financieros, est en la capacidad de continuar sus
operaciones por un perodo razonable de tiempo.
Revelacin suficiente: todo estado financiero debe tener la informacin necesaria y
presentada en forma comprensible.
Importancia relativa: solo se deben analizar aquellas partidas que puedan tener un
efecto importante en los estados financieros.
Consistencia: los principios de contabilidad deben ser aplicados en forma uniforme
de un periodo a otro, en caso de no ser as se debe explicar la razn.
Conservatismo o prudencia: establece que las perdidas debern ser registradas
cuando se conozca o se emite cuando se van a producir y las ganancias nicamente
cuando se realicen.

6.3

RELACION ENTRE PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS


CONTABLES

Existe una estrecha relacin entre los principios de contabilidad generalmente


aceptados y los procedimientos contables aplicables ya que los primeros establecen
las pautas acerca de cmo deben tratarse ciertas operaciones en los estados
financieros y los procedimientos contables establecen cuales sern las pautas que
deben seguirse para el registro de las transacciones y cumplir con un determinando
principio.
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Existen dos tipos de tratamientos contables y como consecuencia dos


procedimientos contables.
a) Mtodo de porcentaje de terminacin
Los ingresos se registran en la medida que la utilidad se considera realizada, su
principal ventaja consiste en que se muestran los trabajos que se han realizado en
los contratos que no se han terminado, al mismo tiempo que las utilidades son
reflejadas peridicamente de acuerdo con el principio contable de asociacin de
ingresos y egresos.
b) Mtodo del contrato terminado
La utilidad del contrato se registra cuando este haya terminado.

6.4 LOS ESTADOS FINANCIEROS


Es el resultado final de todo el proceso contable, de los principios aplicables y
de los procedimientos de registro desarrollados. Es donde se registran los juicios y
criterios que una gerencia tiene de una entidad.
Hay tres estados financieros bsicos para cualquier entidad:
a) Balance general: muestra la situacin financiera de una entidad a una fecha
determinada. Lo compone, el activo, pasivo y capital.
b) Estado de resultado: representan el resultado de las operaciones. Refleja
todos los ingresos, costos y gastos que corresponden a un periodo
determinado.
c) Estado de movimiento en el efectivo: muestra la informacin referente a los
ingresos y desembolsos de efectivo para una entidad en un periodo contable
determinado.

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