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Especializacin en Gerencia y Vinculacin Tecnolgica

Universidad Nacional del Nordeste

TRABAJO PRCTICO: GESTION DE LA CALIDAD Y MUDA EN


PROCESOS
DOCENTE: Ing. Hugo C. Maldonado
ALUMNOS:
Martinez, Miguel
Riquelme, Miguel
Yachuk, Paola
PROCESO SELECCIONADO: Autorizacin de Compra directa de Artculos
de librera para el Ministerio de Coordinacin General de Gabinete, cuyo
monto sea igual o inferior a la suma de $30.000,00.Introduccin
Con la consigna de que es necesario dotar de efectividad a la gestin. Lo que
significa ser capaces de obtener resultados en el contexto de un proceso de continuo
mejoramiento. Proponemos en primera instancia tomar nuevos referenciales y nuevos
paradigmas de gestin. Observamos que en la era del conocimiento se continan
aplicando paradigmas de produccin de la era industrial. Lo que plantea la aparicin de
problemas de fondo, de carcter cognitivo, analizamos pormenorizadamente el proceso.

Pasos detectados en el proceso:


1- El pedido escrito de artculos de librera puede generarse en cualquiera de las
secretarias ministeriales, y se encuentra dirigido al Jefe de Patrimonio del
Ministerio, quien verifica la existencia o inexistencia de los mismos. En este
ultimo caso, se inicia el proceso de contratacin.
2- El Jefe de Patrimonio solicita al Depto de Mesa de Entrada el armado del
expediente con la solicitud de la Secretaria Ministerial.
3- Debido a la urgencia y/o imprevisto en la necesidad de los artculos; hecho que
tiene que fundamentarse debidamente por el solicitante del punto 1., el Jefe de
Patrimonio solicita a 3 proveedores del ramo en la zona, presupuestos de los
mismos, en los que deber detallarse suficientemente la descripcin de los
artculos, el precio unitario, las cantidades ofertadas y el precio total, adems
debe detallarse el plazo de mantenimiento de la oferta, el que deber ser como
mnimo de 30 das. Asimismo informa a los oferentes, que deben encontrarse al
da en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
4- El Jefe de Patrimonio analiza los presupuestos, en cuanto a las cantidades y
calidades ofertadas.
5- El Jefe de Patrimonio selecciona la oferta mas conveniente (relacin
precio/calidad), debiendo justificar dicha seleccin en caso de que no sea las
ms econmica.
6- El Jefe de Patrimonio debe obtener de la pgina Web de la AFIP, la constancia
de inscripcin del proveedor seleccionado. Si no es posible obtenerla, se desecha
al oferente por no reunir los requisitos para ser contratable.
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7- Al proveedor previamente seleccionado, el Jefe de Patrimonio debe solicitar el


formulario SR-349 Certificado Fiscal para contratar emitido por la Direccin
General de Rentas de la Provincia de Misiones (RG 08/2010). Si el mismo no es
aportado, se desecha al oferente por no reunir los requisitos para ser contratable.
8- El Jefe de Patrimonio confecciona como mnimo por triplicado y firma el
formulario de contratacin, en el cual transcribe la oferta seleccionada.
9- Se anota en forma manuscrita en el cuaderno de salidas del Depto de Patrimonio,
que el expediente se eleva para su autorizacin por el Sr. Ministro. En el
cuaderno mencionado, se anotan los siguientes datos: fecha de salida, N de
expediente, descripcin del asunto, Proveedor seleccionado y monto de la
contratacin.
10- Se eleva el expediente al Ministro, para que autorice la contratacin. La
autorizacin se concreta mediante nota confeccionada al efecto.
11- Se da salida al expediente de la oficina del Ministro, anotndose en forma
manuscrita el pase del mismo al Depto de Mesa de Entradas y Salidas del
Ministerio. Los datos que se anota en el mencionado cuaderno son: fecha de
salida, N de expediente, descripcin del asunto, proveedor seleccionado y
monto de la contratacin.
12- El Depto de Mesa de Entrada y Salidas, da salida al expediente con destino al
Servicio Administrativo de Gobernacin, del cual depende el Ministerio, para
que se proceda a realizar la auditoria y verificacin de los procedimientos
administrativos pertinentes. La salida del expediente se anota en forma
manuscrita en el cuaderno de salidas, y en l que se consignan los siguientes
datos: fecha de salida, Destino del Expediente, N de Expediente, Descripcin
del Asunto, Proveedor seleccionado y monto de la contratacin.
13- Ingresa el expediente en el Depto de Mesa de Entradas y Salidas del Servicio
Administrativo de Gobernacin, donde se registra su ingreso en forma
manuscrita en un cuaderno habilitado a tal efecto. En el mismo se consigna;
fecha de ingreso, Origen del Expediente, N de Expediente, descripcin del
asunto, proveedor seleccionado y monto de la contratacin.
14- El Depto Mesa de Entradas del Servicio Administrativo de Gobernacin pasa el
expediente al Depto de Compras, y anota el pase del expediente en un cuaderno
de pases internos, en el cual se registran los siguiente datos: fecha de remisin,
N de expediente, descripcin del asunto, proveedor seleccionado y monto de la
contratacin.
15- En el Depto de Compras se recepciona el expediente, y se anota el mismo en un
cuaderno confeccionado a tal efecto, en el que se asientan los siguientes datos:
Fecha de ingreso, N de expediente, Origen, descripcin del asunto, proveedor
seleccionado y monto de la contratacin.
16- El Depto de Compras, procede a realizar los siguiente controles: a) Que no
existan compras iguales en el mismo mes para el mismo proveedor y para el
mismo autorizante del gasto, es decir, correspondiente al Ministerio de
Coordinacin General de Gabinete; b) Que los datos consignados en el
formulario de contratacin coincidan con los datos consignados en el
presupuesto seleccionado; c) Que las operaciones aritmticas arrojen un importe
total y por rengln iguales a los consignados en el formulario de contratacin; d)
Que la constancia de inscripcin en AFIP y el formulario SR- 349 se encuentren
adjuntos y tengan validez (no se encuentren vencidos).
Si no cumple con todos los enunciados, se devuelve el expediente al lugar de
origen (Ministerio) para que sea/n subsanado/s el/los error/es.

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17- Corroborados y controlados los tems del punto anterior, se pasa el expediente al
Depto de Contabilidad; y se anota en el cuaderno de salidas del Depto de
Compras los siguientes datos: Fecha de Salida, Iniciador del expediente
(Ministerio); Descripcin del Asunto, Proveedor seleccionado y monto de la
contratacin..
18- El Depto de Contabilidad recepciona el expediente y firma el cuaderno de
Salidas del Depto de Compras, previa constatacin de la coincidencia de los
datos consignados en el mismo.
19- El Depto de Contabilidad procede a verificar si existe crdito suficiente en la
partida presupuestaria correspondiente a los bienes que se desean adquirir. En
caso de no existir o de existir, si resulta insuficiente; se remite el expediente al
lugar origen con la comunicacin de que no es procedente la contratacin.
20- El Depto de contabilidad, procede a realizar la imputacin preventiva en el
espacio contemplado para tal efecto al dorso del formulario de contratacin, el
que se confecciona por triplicado por mquina de escribir. Y lo firman un
auxiliar del Depto y el Jefe del mismo. Una copia del formulario queda
archivada, adjuntado original y duplicado al expediente.
21- Se realiza la carga de los datos del expediente en la partida presupuestaria
correspondiente en el Sistema de Presupuesto, el cual es provisto por el
Ministerio de Hacienda de la Provincia. Los datos que se ingresan son: Fecha de
la imputacin preventiva, tipo de movimiento, cdigo de expediente, nmero de
expediente, ao del expediente, monto de la contratacin y el proveedor
seleccionado.
22- Se confecciona en un archivo de texto, el pase del Servicio Administrativo al
lugar de origen del expediente para que se proceda a registrar la Resolucin
aprobatoria de la contratacin, con firma y sello del Jefe de Contabilidad y sello
del Director del Servicio Administrativo.
23- Se pasa el expediente al Director del Servicio Administrativo para que proceda a
firmar la imputacin preventiva (dorso del formulario de contratacin) y el pase
mencionado en el punto anterior; previo a ello se anota el pase en el cuaderno de
salidas del Depto de Contabilidad; los datos que se anotan son: fecha de salida,
N de expediente, descripcin del asunto, proveedor seleccionado y monto de la
contratacin.
24- El Director del Servicio Administrativo firma la imputacin preventiva y el pase
al lugar de origen.
25- Se remite el expediente a Mesa de Entradas y Salidas del Servicio
Administrativo en el que se anotan los datos del expediente en forma manual en
el cuaderno de salidas con destino al lugar de origen del expediente.
26- Ingresa el expediente en el Depto de Mesa de Entradas y Salidas del Ministerio,
donde se anotan en forma manual los datos relativos al expediente en el
cuaderno de Entradas.
27- El Depto de Mesa de Entradas y Salidas del Ministerio eleva el expediente a la
Direccin Administrativa para que se proceda a asignar un nmero a la
resolucin aprobatoria de la contratacin. Se anota en forma manual en el
cuaderno de pases internos los datos relativos al expediente.
28- La Direccin Administrativa asigna un nmero de Resolucin, el que se anota en
el cuaderno de Resoluciones con todos los datos relativos al expediente y
contratacin.
29- Habindose asignado el N de Resolucin, se eleva el expediente al Ministro
para que proceda a firmar la aprobacin de la contratacin.

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30- Firmada la Resolucin por el Ministro, el expediente es devuelto a la Direccin


Administrativa.
31- Se remite nuevamente el expediente al Depto de Mesa de Entradas y Salidas del
Ministerio para que anote la salida del expediente con destino al Servicio
Administrativo del cual depende el Ministerio. Se anota los datos relativos al
expediente en el cuaderno de salidas del Depto.
32- Ingresa nuevamente el expediente al Servicio Administrativo, al Depto de Mesa
de Entradas y Salidas del mismo, en el cual se anota manualmente el ingreso en
el cuaderno de Entradas del Depto.
33- Se remite el expediente desde el Depto de Mesa de Entradas y Salidas del
Servicio Administrativo al Depto de compras. Se anota manualmente el pase en
el cuaderno de pases internos, los datos relativos al expediente.
34- En el Depto de Compras se procede a firmar en el cuaderno de pases internos del
Depto de Mesa de Entradas y Salidas, la recepcin del expediente.
35- El Depto de Compras asigna un N de Orden de Provisin, que se anota en un
archivo de texto, donde se encuentran todas las ordenes emitidas con
anterioridad. El nmero asignado es correlativo y cronolgico a contrataciones
anteriores.
36- El Depto de Compras procede a confeccionar (en un archivo de texto) e
imprimir la Orden de Provisin, en la que se vuelvan los datos del expediente;
los artculos a adquirir (descripcin, cantidades, precios unitario, importes
totales); el monto total de la contratacin; el Numero y fecha de la Resolucin
aprobatoria de la contratacin.
37- El Jefe de Compras procede a firmar la Orden de Provisin y eleva el expediente
al Director del Servicio Administrativo para que
proceda a firmarla
conjuntamente.
38- Se pasa el expediente con la Orden de Provisin firmada al Depto de Mesa de
Entradas y Salidas del Servicio Administrativo para que se remitan las
actuaciones al lugar de origen. Para ello se anota en forma manual los datos
relativos al expediente en el cuaderno de Salidas.
Del proceso descrito precedentemente, surgen los principales interesados, a saber:
1) Dependientes del Ministerio de Coordinacin General de Gabinete:
Personal de distintas dependencias Ministeriales que requieran artculos de
Librera
Jefe de Patrimonio
Ministro
Personal del Depto de Mesa de Entradas y Salidas
2) Proveedores del ramo
3)

Dependientes del Servicio Administrativo del que depende el Ministerio


Personal del Depto de Mesa de Entradas y Salidas
Auxiliares y Jefe del Depto de Compras
Auxiliares y Jefe del Depto de Contabilidad.
Director

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De las consultas realizadas a los varios interesados, podemos mencionar que los
principales atributos valorados son:

Ministerio de Coordinacin General de Gabinete (Cliente)


Celeridad en el trmite
Predisposicin ante consultas sobre el estado del expediente
Menos burocracia
Centralizacin en el seguimiento de los expedientes.

Se trata en consecuencia de una reingeniera de procesos que implica el rediseo de


toda la organizacin con el fin de incrementar su capacidad operativa y poder de
este modo servir mejor a sus inmediatos beneficiarios y operadores.

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MODELO CLIENTE PROVEEDOR:


PROVEEDOR

CLIENTE

Servicio
Administrativ
o

Ministerio de
Coord. Gral.
De
Gabinete

PROCESO

Requisitos de Entrada

Requisitos de salida

COMPRA DE ARTICULOS DE LIBRERA


Proceso:

Verificar los conceptos, unidades, precios unitarios, importes totales


Constatar si existe partida presupuestaria
Realizar la imputacion preventiva en formulario de contratacin
Cargar la imputacion preventiva al Sistema de Presupuesto
Emitir la Orden de Provisin.

Requisitos de Entrada: Solicitud de la Dependencia Ministerial


Autorizacin por autoridad competente (Ministro)
Presupuestos detallados (cantidades, calidad, precios unitarios, totales)
Formulario de contratacin
Constancia de AFIP, Certificado Fiscal para contratar .

Requisitos de Salida: Imputacin Preventiva


Orden de Provisin firmada

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Deteccin de tipos de actividades:


Actividades de valor agregado:
La imputacin preventiva en el formulario de contratacin
Emisin de orden de provisin.
Actividades necesarias que no generan valor MUDA TIPO 1: en el proceso descrito
podemos mencionar, por ejemplo:
Controlar sobre la vigencia de la constancia de inscripcin ante AFIP y del
certificado Fiscal para contratar SR-349.
Verificacin sobre si realmente la oferta seleccionada es la ms conveniente.
Auditoria sobre los clculos aritmticos de precios unitarios * cantidades = total
por rengln y total general.
Cotejo de coincidencia entre los datos consignados en el formulario de
contratacin con los detallados en el presupuesto seleccionado.
Verificacin de existencia de saldos presupuestarios
Carga de la imputacin preventiva en el sistema de Presupuesto
Confeccin de la orden de provisin
Actividades sin valor agregado MUDA TIPO 2:
El registro manual del movimiento realizado por el expediente en los
cuadernos de entradas y salidas, a lo largo de todo el proceso por los
distintos sectores intervinientes.
Oportunidades de Mejora:
En funcion a las mudas detectadas, consideramos que podriamos elaborar dos planes de
mejoras, uno a corto plazo y otro a largo plazo.
En el primer caso; trabajamos para eliminar las MUDAS- TIPO 2, para ello proponemos
disear un sistema informatico centralizado de movimientos de expedientes, y
necesitamos realizar:
1. Inventario pormenorizado de la tecnologa disponible, en cuanto a equipamiento
informatico, infraestructura, redes, entre otros.
2. Relevamiento del Nivel de capacitacion de los intervinientes en el proceso.
3. Seleccionar el/ los actores (internos y/o externos) que se encargaran del
desarrollo del sistema.
4. Determinar el costo de desarrollo del sistema.
5. Determinar el costo de equipamiento e infraestructura.
6. Si del relevamiento del nivel de capacitacin del personal, se concluye que el
mismo es insuficiente para operar el sistema de expedientes, se deber
contemplar la realizacin de cursos y el costo de los mismos.
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Actualmente, el tiempo de demora de anotar manualmente es de aproximadamente 1


minuto por expediente, ademas del tiempo que se invierte en controlar los datos
consignados en los cuadernos para prestar la conformidad en la recepcin.
Otro problema que observamos es lo complicado que resulta efectuar el
seguimiento de los expedientes, ya que para saber su ubicacin real, hay ir
consultando en todos los sectores que intervienen, y esos para poder dar respuesta a
si los mismos se encuentran en su poder, tiene que realizar primero la bsqueda en
el cuaderno de entradas del sector, all determinan si se produjo el ingreso y cuando,
si el expediente ha ingresado en fecha reciente, se verifica el cuaderno de salidas y
si no figura su salida, se realiza la bsqueda entre los expedientes fsicos en poder
del Depto consultado, este inconveniente es muy frecuente, y consume mucho
tiempo diario, aproximadamente 5 minutos por expediente consultado.
Con este sistema lo que se busca es:
Eliminar los tiempos de consultas y pases.
Realizar consultas rpidas respecto de la ubicacin del expediente.
Descentralizacin en las consultas, ya que todos los actores en el proceso
podrn consultar la ubicacin del expediente
Control sobre los tiempos de tramitacin en cada sector.
Posibilidad de programar tiempos mximos de permanencia de los
expedientes en cada sector, a fin de que el mismo sistema alerte demoras en
los mismos.
En cuanto al desarrollo de un plan largo plazo, propondramos el desarrollo de una
sistema estilo e-filing (expedientes digital), que trabaje interrelacionando los sistema
de contabilidad, presupuesto y tesorera, para eliminar adems de las muda de tipo 2,
las mudas de tipo 1, ya que todos los procesos se controlaran de manera automtica.
Otra razn para implantar un sistema de este tipo, es la eliminacin del soporte
papel y tintas de impresin, la eliminacin del tiempo de traslado fsico de los
expedientes, entre otros.