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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


DE FONDOS DE CAJA CHICA

CDIGO:
MINDEPORTE/OAF/02/08-09

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VIGENCIA: ACTUALIZACIN:
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UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

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DIRECCIN DE FINANZAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


DE FONDOS DE CAJA CHICA

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INDICE
Contenido

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3

Introduccin
I.

Objetivo

II.

Alcance del Manual

III.

Unidad Responsable

IV.

Abreviaturas y Definiciones

V.

Responsable de la revisin de las normas


y de los procedimientos

VI.

Revisin de las Normas y de los Procedimientos

VII.

Base Legal y Administrativa

VIII.

Documentos Aplicables

IX.

Normas Generales

X.

Normas Especficas

10

a)
b)
c)
d)
XI.

Lista de Distribucin

20

XII.

Descripcin de los Procedimientos

21

XIII.

Anexos

27

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De la Constitucin de los Fondos de Caja Chica 10


Del Manejo de los Fondos
11
De la Reposicin de los Fondos
17
Del Finiquito del Fondo de Caja Chica
18

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INTRODUCCIN

La Oficina de Sistemas y Tecnologa de la Informacin a travs de su Direccin


de Organizacin y Sistemas conjuntamente con la Oficina de Administracin y
Finanzas, Direccin de Finanzas, han elaborado el presente Manual de Normas
y Procedimientos de Fondos de Caja Chica, el cual regular y controlar el
proceso de constitucin, manejo, reposicin y finiquito de los Fondos de Caja
Chica que se autoricen a los Funcionarios (as) del Ministerio del Poder Popular
para el Deporte, bajo los parmetros establecidos en las presentes normas y
procedimientos.
El presente Manual es un instrumento de consulta que debe ser revisado y
actualizado peridicamente por las unidades administrativas creadas para tales
fines. Tomando en consideracin lo sealado, el Manual de Normas y
Procedimientos de Fondos de Caja Chica, contiene los elementos
fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso
ejecutado en el Ministerio del Poder Popular para el Deporte.

I.

OBJETIVO

Establecer las normas y estandarizar las actividades del proceso de


constitucin, manejo, reposicin y finiquito de los Fondos de Caja Chica que se
autoricen a los Funcionarios (as) del Ministerio del Poder Popular para el
Deporte, bajo los parmetros establecidos en las presentes normas. Sirviendo
a los interesados como gua en la realizacin de los trmites administrativos al
hacer explcito el procedimiento para su gestin estableciendo los
procedimientos internos para la ejecucin del gasto, bajo criterios de
racionalidad, austeridad y transparencia en el uso de los recursos.

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II.

ALCANCE DEL MANUAL

El Manual de Fondos de Caja Chica, es de observancia general para todas las


unidades administrativas del Ministerio del Poder Popular para el Deporte,
siendo sus titulares los responsables de su debido cumplimiento conforme a lo
dispuesto por la norma legal que regula la materia; y en los trminos de las
normas contenidas en el presente documento.
III.

UNIDAD RESPONSABLE

La unidad administrativa responsable del presente procedimiento es la Oficina


de Administracin y Finanzas a travs de la Direccin de Finanzas.

IV.

ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
A) Abreviaturas:

LOAFSP: Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico.


MINDEPORTE: Ministerio del Poder Popular para el Deporte.
OAF: Oficina de Administracin y Finanzas.
OSTI: Oficina de Sistemas y Tecnologa de la Informacin.
SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria.
U.T.: Unidad Tributaria.

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B) Definiciones:
Caja Chica: Constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo
por gastos menores, exclusivamente para fines Institucionales; que por su
naturaleza no ameritan la elaboracin de una Orden de Compra u Orden de
Servicio.
Responsable y/o Custodio del Fondo de Caja Chica: El (la) Director (a)
General de la unidad administrativa con Fondo de Caja Chica, cuyas
competencias le asignan responsabilidades para el manejo, tramitacin, control
y aprobacin de erogaciones en efectivo.
Unidades Administrativas: En las presentes normas y procedimientos, se
refiere a la Direccin del Despacho, Despachos de los Viceministros,
Direcciones Generales y Oficinas que conforman al Ministerio del Poder
Popular para el Deporte.
Unidad Tributaria: Es el valor del bolvar a los efectos tributarios,
presupuestarios y administrativos, vigente al 1 de enero del respectivo
ejercicio econmico financiero.

V.

RESPONSABLE DE LA REVISIN DE LAS NORMAS Y DE LOS


PROCEDIMIENTOS

El responsable de revisar y solicitar la actualizacin ante la Oficina de Sistemas


y Tecnologa de la Informacin del presente procedimiento y sus respectivas
normas es el (la) Director (a) General de la Oficina de Administracin y
Finanzas conjuntamente con el responsable del proceso.

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VI.

REVISIN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS

El procedimiento deber revisarse cuando menos una vez al ao o antes si


hubiere modificaciones en la normativa que rige la materia o en el sistema
administrativo y operativo del Ministerio del Poder Popular para el Deporte.
VII.

BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico,


publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N
39.147 de fecha 26 de marzo de 2009.

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema


Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela N 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.

Decreto 6.265 con Rango y Fuerza de Ley Sobre Simplificacin de


Trmites Administrativos publicada en Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela N 5.891(Extraordinario) de fecha 31 de julio de
2008.

Ley de Presupuesto del ejercicio econmico vigente.

Reglamento Nro. 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera


del Sector Pblico publicado en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana
de Venezuela N 5.781 (Extraordinario) de fecha 12 de agosto de 2005.

Decreto N 6.649. Instructivo Presidencial para la eliminacin del gasto


suntuario o superfluo en el Sector Pblico Nacional, publicado en Gaceta
Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.146 de fecha 25 de
marzo de 2009.

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Providencia Administrativa N 0257 de fecha 19 de agosto de 2008,


emanada del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y
Tributaria, (SENIAT).

Providencia Administrativa del SENIAT, mediante la cual se designan a


los Entes Pblicos como Agentes de Retencin del Impuesto al Valor
Agregado, publicada en Gaceta Oficial 38.136 de fecha 28 de febrero de
2005.

Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos. Ministerio de


Economa y Finanzas, Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE). Vigente
en el ejercicio econmico financiero.

VIII.

DOCUMENTOS APLICABLES

Formulario 1

Constitucin del Fondo de


FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/01/08-09
Caja Chica

Formulario 2 Adelanto de Efectivo

FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/02/08-09

Formulario 3 Ejecucin del Fondo de Caja FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/03/08-09


Chica

Formulario 4 Estado de Disponibilidad del FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/04/08-09


Fondo de Caja Chica

Formulario 5 Reintegro

a Funcionarios
con Cargo al Fondo de Caja FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/05/08-09
Chica

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IX.

NORMAS GENERALES

9.1.

El (la) funcionario (a) responsable de cada unidad administradora que


tenga a su cargo el manejo de un fondo en anticipo podr autorizar el
funcionamiento de uno o ms Fondos de Caja Chica.

9.2.

El Fondo de Caja Chica tendr una asignacin mxima de hasta


DOSCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (200 U.T.) y su reposicin
deber ser tramitada por el funcionario responsable de su manejo, una
vez se haya utilizado, al menos, el 75% del monto total autorizado.

9.3.

El Fondo de Caja Chica, slo podr utilizarse para la adquisicin y


cancelacin en efectivo de bienes y servicios indispensables para
garantizar el funcionamiento de las unidades administrativas del
Ministerio, que en razn a su inmediatez deban realizarse y no justifiquen
la elaboracin de una Orden de Compra o de Servicio.

9.4.

Cuando las necesidades de manejo de Caja Chica as lo requieran, los


funcionarios responsables de Fondos de Cajas Chicas depositarn los
fondos en una cuenta bancaria a nombre de la respectiva Unidad, la cual
se abrir previa autorizacin de la Oficina Nacional del Tesoro.

9.5.

Los gastos a realizarse con cargo al Fondo de Caja Chica, deben


corresponderse estrictamente con las partidas presupuestarias incluidas
en el Presupuesto de Gastos del Ministerio, correspondientes a la 4.02.
Materiales, Suministros y Mercancas; y a la 4.03. Servicios no
Personales.

9.6.

No podrn ser adquiridos con cargo a los Fondos de Caja Chica, ningn
tipo de artculo y/o equipo, tipificado o que califique como Bien Nacional,
cuya imputacin presupuestaria se corresponda con la partida 4.04
Activos Reales, en dichos casos, la adquisicin debe ser canalizada a
travs de la Direccin de Administracin mediante una Orden de Compra.

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9.7.

No podr cancelarse con cargo a los Fondos de Caja Chica, ninguno de


los conceptos de vitico, por cuanto los mismos deben regirse por lo
establecido en el Manual de Normas y Procedimientos de Viticos y
Pasajes aprobado por el Ministerio del Poder Popular para el Deporte.

9.8.

El Fondo de Caja Chica no podr utilizarse para pagos fraccionados de


compras y/o servicios mayores, que excedan los lmites establecidos en
las presentes normas.

9.9.

Podrn constituirse de manera excepcional, Fondos de Caja Chica para


atender conceptos de gastos especficos, como: viticos, mantenimiento
de vehculos, etc.; en cuyo caso la autorizacin de la constitucin del
Fondo ser otorgada en Punto de Cuenta, por la (el) Ciudadana (o)
Ministra (o); despus de lo cual se seguir el trmite administrativo
establecido en las presentes normas.

9.10. La operatividad de estos fondos debe estar en consonancia y contemplar


las normas y procedimientos vigentes en el Ministerio que regulan el
desarrollo y niveles de autorizacin de los gastos asociados a dichos
conceptos especficos.
9.11. Los conceptos de gasto relacionados en la Constitucin como en la
reposicin del Fondo de Caja Chica, deben estar ajustados a los cdigos
y conceptos que contempla el Clasificador Presupuestario emanado de la
Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) y vigente en cada ejercicio
econmico financiero.
9.12. En ningn momento, las unidades administrativas a las cuales se le
autoricen Fondos de Caja Chica deben pretender solapar las funciones de
la Direccin de Administracin y/o de Servicios Bsicos.
9.13. El cierre y finiquito del Fondo de Caja Chica debern efectuarse en las
circunstancias y bajo los parmetros definidos en las presentes normas
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9.14.

A los efectos del seguimiento y control, el Funcionario Responsable del


manejo del Fondo de Caja Chica, debe llevar un Expediente que contenga
copia de todo el movimiento del Fondo, desde su constitucin y manejo
hasta su finiquito.

9.15. La Auditora Interna, de conformidad con sus funciones, practicar


auditorias a los Fondos de Caja Chica cuando lo estime conveniente.
X.

NORMAS ESPECFICAS

10.1. DE LA CONSTITUCIN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA


10.1.1. El Fondo de Caja Chica tendr una asignacin mxima de hasta
DOSCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (200 U.T.), de las cuales
podrn disponer las Unidades Administrativas del Ministerio que lo
requieran, previa solicitud debidamente justificada, formulada ante la
Oficina de Administracin y Finanzas.
10.1.2. A los fines establecidos en el numeral anterior, el funcionario facultado
para formalizar la constitucin de los Fondos de Caja Chica, para las
unidades administrativas que lo soliciten es el (la) Director(a) General
de la Oficina de Administracin y Finanzas.
10.1.3. Para los funcionarios responsables de Fondos de Caja Chica deber
constituirse caucin suficiente, otorgada por una empresa bancaria o
de seguro, de conformidad con la normativa legal que rige la materia.
10.1.4. Las unidades administrativas del Ministerio que requieran la apertura
de un Fondo de Caja Chica debern efectuar la solicitud ante la Oficina
de Administracin y Finanzas, utilizando el Formulario "Constitucin de
Fondo de Caja Chica", en el cual se debe indicar:

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Justificacin
Funcionario responsable del Fondo de Caja Chica
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Monto solicitado
Sub partidas especficas que requiere movilizar

10.1.5. La Direccin de Finanzas, proceder al anlisis de la solicitud para su


aprobacin. Dicha decisin ser notificada por la Oficina de
Administracin y Finanzas a la Unidad solicitante.
10.2. DEL MANEJO DE LOS FONDOS
10.2.1. El monto mximo de cada factura a cancelar con cargo al Fondo de
Caja Chica no podr ser superior a VEINTE UNIDADES TRIBUTARIAS
(20 U.T).
10.2.2. Los Fondos de Caja Chica que administren Directores (as) Generales
autorizados (as) para tal fin, cancelaran gastos para cubrir
eventualidades estrictamente institucionales, y el mismo ser imputado
utilizando como referencia el Clasificador Presupuestario Vigente en
cada ejercicio presupuestario.
10.2.3. En el caso que la atencin de un gasto con cargo al Fondo de Caja
Chica requiera de adelanto de fondos a funcionarios (as), deber
utilizarse el Formulario "Adelanto de Efectivo", el cual no podr ser
usado para efectuar la reposicin del Fondo de Caja Chica; a tal efecto,
el gasto deber justificarse con las facturas y comprobantes
respectivos, dentro de los tres (3) das siguientes a la fecha de la
entrega del dinero en efectivo, por parte del Funcionario (a) a quien se
le hizo el adelanto de efectivo, ante el Funcionario (a) responsable del
manejo del Fondo de Caja Chica.
10.2.4. Los pagos realizados contra el Fondo de Caja Chica debern estar
amparados por los documentos originales que soportan los
correspondientes gastos.

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10.2.5. Los recibos, facturas y/o comprobantes originales que soportan la


movilizacin del Fondo de Caja Chica deben estar escritos a mquina o
con bolgrafo, en letra legible y en tinta de un solo color, sin tachaduras
o enmiendas que puedan poner en duda su contenido o legitimidad;
emitidos a nombre del MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL
DEPORTE, y colocar el RIF N: G-20007493-0; debiendo tener
especificado en forma clara el concepto que lo origina, la cantidad y
precio total.
10.2.6. Los recibos, facturas y/o comprobantes originales que soporten un
gasto con cargo al Fondo de Caja Chica, deben cumplir con las
disposiciones establecidas en la Providencia Administrativa N 0257 de
fecha 19/08/08, emanada del Servicio Nacional Integrado de
Administracin Aduanera y Tributaria, SENIAT, a saber:
a) Requisitos de las Facturas elaboradas en Formatos o Formas
Libres:
1. Contener la denominacin "Factura".
2. Numeracin consecutiva y nica.
3. Nmero de control pre-impreso en la Factura.
4. Total de los nmeros de control asignados, expresados: "desde el N
hasta el N".
5. Nombre y Apellido o Razn Social, domicilio fiscal y nmero de RIF del
emisor.
6. La expresin "Contribuyente Formal" o "No sujeto al Impuesto al Valor
Agregado", segn sea el caso.

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7. Fecha de emisin constituida por ocho dgitos (DD MM AAAA).


8. Nombre y Apellido o Razn Social, y nmero de RIF del adquirente del
bien o receptor del servicio. (Segn lo estipulado en el Numeral 7.4 de
las presentes normas)
9. Descripcin de la venta o de la prestacin del servicio indicando
cantidad y monto.
10. Podr omitirse la cantidad en prestaciones de servicio que por sus
caractersticas no pueda expresarse.
11. Si se trata de bienes o servicios exentos o exonerados del IVA, deber
aparecer al lado de la descripcin o precio el carcter E, separado de un
espacio en blanco y entre parntesis (E).
12. Indicacin de los conceptos que se carguen o cobren en adicin al
precio, descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste.
13. Especificacin del monto total de la base imponible, discriminada por
alcuota indicando porcentaje.
14. Especificacin del monto exento o exonerado.
15. Especificacin del monto del IVA, discriminado segn la alcuota
indicando el porcentaje.
16. Indicacin del valor total de la venta.
17. Contener la frase "sin derecho a crdito fiscal" en las copias de las
facturas.

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18. Constar ambas cantidades en la factura, cuando se trata de operaciones


gravadas expresadas en moneda extranjera y su equivalente en
bolvares.
19. Razn social y N de RIF de la imprenta autorizada, as como la
nomenclatura y fecha de la Providencia Administrativa de autorizacin.
20. Fecha de elaboracin por la imprenta autorizada, constituida por ocho
(8) dgitos.
b) Requisitos de la Factura emitida a travs de la Mquina Fiscal:
1. Contener la denominacin "Factura".
2. Nombre y Apellido o Razn Social, domicilio fiscal y nmero de RIF del
emisor.
3. La expresin "Contribuyente Formal" o "No sujeto al Impuesto al Valor
Agregado", segn sea el caso.
4. Numeracin consecutiva y nica.
5. Hora y fecha de emisin.
6. Descripcin de la venta o de la prestacin del servicio indicando
cantidad y monto.
7. Si se trata de bienes o servicios exentos o exonerados del IVA, deber
aparecer al lado de la descripcin o precio el carcter E, separado de un
espacio en blanco y entre parntesis (E).
8. La descripcin del bien o servicio debe estar separada por un carcter
en blanco de su precio.
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9. Indicacin de los conceptos que se carguen o cobren en adicin al


precio, descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste.
10. Especificacin del monto total de la base imponible, discriminada por
alcuota indicando porcentaje.
11. Especificacin del monto del IVA, discriminado segn la alcuota
indicando el porcentaje.
12. Constar ambas cantidades en la factura, cuando se trata de operaciones
gravadas expresadas en moneda extranjera y su equivalente en
bolvares.
13. Indicacin del valor total de la venta, precedido de la palabra TOTAL.
14. Logotipo fiscal seguido del Nmero de Registro de la Mquina Fiscal al
final de la factura en una misma lnea, con al menos tres (3) espacios de
separacin.
10.2.7. Atendiendo a la disposicin legal que rige la materia, no se practicar la
retencin del IVA cuando se trate de la adquisicin de materiales,
suministros o servicios no personales a ser pagados con cargo al
Fondo de Caja Chica; siempre que el monto de cada operacin no
exceda de veinte unidades tributarias (20 U.T.).
10.2.8.

No se debern aceptar facturas o recibos cuyo concepto sea


Varios o alguna palabra genrica; ya que ello impide determinar la
imputacin presupuestaria a la cual se cargar el monto respectivo.

10.2.9.

En caso de presentar facturas por concepto de comidas elaboradas,


deben venir acompaadas de una justificacin avalada por el
Director (a) de la Unidad.

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N
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1

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

10.2.10.

En los casos que el objeto de la compra no refleje con claridad la


utilidad que se le dar al mismo en funcin de los intereses
institucionales, deber expresarse al dorso de la Factura o en hoja
anexa, la explicacin de su uso o utilidad y la Unidad que lo recibe, y
estampar la firma del Director (a) General del rea correspondiente.

10.2.11.

Toda factura, recibo o comprobante deber estar conformado por el


funcionario responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, tener
asentado el sello de la correspondiente Unidad y estar inutilizados
con el sello de PAGADO; los mismos se mantendrn archivados
temporalmente hasta la fecha de la reposicin del Fondo.

10.2.12.

Cuando se reintegre a un (a) Funcionario (a) el monto de un gasto


causado para atender intereses institucionales, ste deber
consignar ante el responsable del Fondo de caja Chica la factura
respectiva, ajustada a los trminos expresados en las presentes
normas; y deber firmar el Formulario "Reintegro a Funcionarios con
cargo al Fondo de Caja Chica", como constancia de habrsele
reintegrado el monto respectivo.

10.2.13.

El (la) beneficiario (a) del reintegro, segn lo sealado en el numeral


anterior, podr autorizar por escrito a otro (a) Funcionario (a), para
hacer el retiro del monto en efectivo solicitado, ante el (la)
Funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de Caja Chica.

10.2.14.

Cuando una Unidad, por causas justificadas, no pueda ajustarse a


las partidas presupuestarias autorizadas en la constitucin de su
Fondo de Caja Chica, deber tramitar ante la Oficina de
Administracin y Finanzas las facturas correspondientes, para que
sean cancelados dichos gastos a travs de la Caja Chica de la
citada Oficina o solicitar el reintegro de los mismos.

10.2.15.

La movilizacin de los Fondos de Caja Chica debern relacionarse


en el formulario "Ejecucin de Fondos de Caja Chica" debidamente

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

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DirectorGeneraldeOSTI
/CEP

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DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

firmado por el funcionario (a) responsable de su manejo.


10.3. DE LA REPOSICIN DE LOS FONDOS
10.3.1

La reposicin del Fondo de Caja Chica ser tramitada por el


funcionario responsable de su manejo, una vez que se haya
utilizado, al menos, el 75% del monto total autorizado.

10.3.2.

Para proceder a la reposicin de los Fondos de Caja Chica la unidad


administrativa autorizada para el manejo de Fondos de Caja Chica
deber solicitar ante la Direccin de Finanzas la reposicin del fondo
a nombre del funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de
Caja Chica; y a la misma se anexar:
1. Formulario de "Ejecucin de Fondos de Caja Chica"
debidamente llenado y suscrito por los Funcionarios
autorizados.
2. Originales de las facturas, recibos y comprobantes que
respaldan el gasto relacionado en el Formulario antes
sealado.
3. Formulario "Estado de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica"

10.3.3.

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

Las Facturas, recibos y comprobantes utilizados para rendir el gasto


causado, con las cuales se solicite la reposicin del Fondo de Caja
Chica, deben estar debidamente ordenadas; colocada la justificacin
respectiva en los casos que lo requieran; firmadas por el funcionario
responsable del Fondo; y colocada la imputacin presupuestaria a la
cual se carg el gasto.

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DirectoraGeneralOAF
/TMG

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DirectorGeneraldeOSTI
/CEP

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10.4. DEL FINIQUITO DEL FONDO DE CAJA CHICA


10.4.1.

El finiquito del Fondo de Caja Chica deber efectuarse en dos


ocasiones:
a) Al finalizar el ejercicio econmico-financiero
b) En caso de sustituirse el Funcionario Responsable

10.4.2.

A los fines del citado finiquito, el Funcionario (a) Responsable del


Fondo de Caja Chica deber remitir a la Direccin de Finanzas la
documentacin mencionada en el numeral 10.3.2 de las presentes
Normas, debiendo indicar expresamente, que la solicitud se
corresponde con un: FINIQUITO DEL FONDO DE CAJA CHICA.

10.4.3.

Si para el momento del Finiquito del Fondo, al preparar el "Estado de


Disponibilidad del Fondo de Caja Chica", existiera un diferencial no
gastado, dicho monto deber depositarse en la Cuenta Corriente de
Fondo en Anticipo, cuyo nmero y Entidad Bancaria ser
suministrado por la Direccin de Finanzas.

10.4.4.

La copia del formulario de depsito validado, firmado y sellado por el


Entidad Bancaria deber agregarse a la documentacin citada en el
numeral 10.3.2, para su remisin a la Direccin de Finanzas y darle
el cierre definitivo al Fondo.

10.4.5.

La Direccin de Finanzas analizar la documentacin de soporte del


Finiquito del Fondo de Caja Chica y preparar notificacin para la
firma del (de la) Director(a) General de la Oficina de Administracin y
Finanzas, informando al Funcionario Responsable del Fondo el
resultado de dicho anlisis. En caso que dicha rendicin no estuviera
conforme, el Funcionario Responsable del Fondo deber subsanar
las observaciones formuladas.

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

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/TMG

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10.4.6.

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

Cuando el proceso de Finiquito del Fondo de Caja Chica obedezca a


la culminacin del ejercicio econmico financiero, el cierre deber
efectuarse a ms tardar, el 15 de diciembre de cada ao; a
excepcin del Fondo de Caja Chica constituido en la Oficina de
Administracin y Finanzas que continuar abierto en lo posible hasta
el 31 de diciembre, a los efectos de atender eventualidades de las
diferentes unidades administrativas del Ministerio.

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

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DirectorGeneraldeOSTI
/CEP

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DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

XI.

LISTA DE DISTRIBUCIN
Ministra (o)

Despacho de Ministra (o)

Director (a) General

Direccin del Despacho

Director (a) General

Director (a) General

Oficina Estratgica de Seguimiento


Evaluacin de Polticas Pblicas

Consultora Jurdica

Director (a) General

Auditora Interna

Director (a) General

Oficina de Sistemas y Tecnologa de la


Informacin

Oficina de Relaciones Interinstitucionales

Oficina de Planificacin y Presupuesto

Oficina de Administracin y Finanzas

Oficina de Recursos Humanos

Despacho de (la) Viceministro (a) de la


Actividad Fsica

Direccin General de Masificacin y


Desarrollo Deportivo

Direccin General de Actividad fsica y


Recreacin

Despacho de (la) Viceministro (a) de


Deporte de Rendimiento

Direccin General de Formacin Deportiva

Direccin General de Alta Competencia

Director (a) General


Director (a) General
Director (a) General
Director (a) General
Viceministro (a)

Director (a) General

Director (a) General

Viceministro (a)

Director (a) General


Director (a) General

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

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/CEP

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DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

XII.

DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

XII.

a) DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: Constitucin del Fondo de Caja Chica

Entradas del Proceso: Solicitud de Constitucin del Fondo


Salidas del Proceso: Pago segn sea el caso

CONSTITUCIN DEL FONDO DE CAJA CHICA


Unidad Administrativa
Solicitante

Oficina de Administracin
y Finanzas

Direccin de Finanzas

Direccin de Finanzas/
Grupo de Trabajo
encargado de Pliza de
Fidelidad

1. Determina la necesidad de constitucin de un Fondo


de Caja Chica y define el Funcionario designado para
su manejo.
2. Llena el Formulario "Constitucin del Fondo de Caja
Chica" precisando subpartidas presupuestarias que
requieren ser utilizadas, monto solicitado y la
justificacin respectiva.
3. Despus de suscrito el Formulario por el nivel de
autorizacin requerido, lo remite a la Oficina de
Administracin y Finanzas
4. Recibe el Formulario y firma copia a la Unidad
Administrativa Solicitante a los efectos de su control y
seguimiento.
5. El (la) Director (a) General de la Oficina revisa el
Formulario y de haber conformidad suscribe el
Formulario en la Casilla correspondiente, ordenando
con ello el trmite administrativo que se deriva del
mismo.
6. Remite el Formulario a la Direccin de Finanzas.
7. Recibe el Formulario de Constitucin, revisa e
instruye la Inclusin del Funcionario (a) Responsable
del manejo del Fondo, en la Pliza de Fidelidad; el
Registro de la operacin y emisin del cheque.
8. Prepara, solicita suscripcin y remisin de Oficio a
Empresa de Seguros para incluir Funcionario (a)
Responsable del Fondo en Pliza de Fidelidad.
9. Recibida respuesta de inclusin de la Empresa de
Seguros, alimenta el expediente respectivo, a los
efectos de control.

Direccin de Finanzas/ 10. Realiza los registros contables y de control que


Grupo de Trabajo
proceden segn el tipo de pago.
encargado de Emisin de 11. Emite el cheque por el monto de la Constitucin del
REVISADOPOR:
APROBADOPOR:
ELABORADOPOR:
CONFORMADOPOR:
DirectorGeneraldeOSTI
Ministra:
DirectoraGeneralOAF
DireccinOyS
/CEP
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/ZChmggb
/TMG

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DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

Pagos

Unidad Administrativa
Solicitante

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

12.
13.
14.
15.

Fondo.
Ubica las firmas autorizadas que suscriben el cheque.
Notifica al Beneficiario (a).
Recibe cheque y procede al cobro del mismo.
Incorpora copia del cheque al Expediente de control y
seguimiento del Fondo que debe llevar el (la)
responsable del Fondo.

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

REVISADOPOR:
DirectorGeneraldeOSTI
/CEP

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DIRECCIN DE FINANZAS

XII.

b) DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: Reposicin del Fondo de Caja

Chica
Entradas del Proceso: Solicitud de Reposicin del Fondo de Caja Chica
Salidas del Proceso: Pago para reponer el Fondo de Caja Chica por la cantidad
solicitada
REPOSICIN DEL FONDO DE CAJA CHICA
Unidad Administrativa
1. Inicia trmite de reposicin, al consumirse el
Solicitante
75% del Fondo asignado, a los efectos de que
no se agote la disponibilidad del mismo.
2. Organiza las facturas del gasto realizado con
cargo al Fondo de Caja Chica y llena los
Formularios relacionados con su manejo y
reposicin.
- Ordena Facturas en funcin de la imputacin
presupuestaria.
- Llena y suscribe Formulario "Ejecucin de
Fondos de Caja Chica".
- Llena y suscribe Formulario "Estado de
Disponibilidad del Fondo de Caja Chica".
3. Remite documentos originales a la Direccin de
Finanzas y se queda con copia, para alimentar
el Expediente de seguimiento y control que
reposa en la Unidad.
Direccin de Finanzas
4. Recibe documentos de Solicitud de Reposicin
del Fondo de Caja Chica, revisa e instruye
revisin y registro del gasto.
Direccin de Finanzas/
5. Recibe y revisa los documentos y trmites
Grupo de Trabajo encargado de
realizados, a los efectos de verificar el
Emisin de Pagos
cumplimiento de la norma legal y procedimientos
internos.
6. Realiza los registros contables y de control que
proceden segn el tipo de gasto.
7. Emite el cheque por el monto de la Reposicin
del Fondo.
8. Ubica las firmas autorizadas que suscriben el
cheque.
9. Notifica al Beneficiario (a).

10. Recibe cheque y procede al cobro del mismo.


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DireccinOyS
/ZChmggb

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DirectoraGeneralOAF
/TMG

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/CEP

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DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

Unidad Administrativa
Solicitante

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

11. Incorpora copia del cheque al Expediente de


control y seguimiento del Fondo que debe llevar
el (la) responsable del Fondo.

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

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DirectorGeneraldeOSTI
/CEP

APROBADOPOR:
Ministra:
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XII.

c) DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: Finiquito del Fondo de Caja


Chica
Entradas del Proceso: Solicitud de Finiquito del Fondo
Salidas del Proceso: Otorgamiento de Finiquito
FINIQUITO DEL FONDO DE CAJA CHICA
Unidad Administrativa
1. Inicia trmite de Finiquito del Fondo, atendiendo a
Solicitante
cualquiera de los supuestos establecidos en las
presentes normas, para proceder en estos casos.

2. Organiza las facturas del gasto realizado con cargo

3.

Direccin de Finanzas

4.

Direccin de Finanzas/
Grupo de Trabajo
encargado de Emisin de
Pagos

5.
6.
7.

al Fondo de Caja Chica y llena los Formularios


relacionados con su manejo:
- Ordena Facturas en funcin de la imputacin
presupuestaria.
- Llena y suscribe Formulario "Ejecucin de
Fondos de Caja Chica".
- Llena y suscribe Formulario "Estado de
Disponibilidad del Fondo de Caja Chica",
haciendo la indicacin en la casilla N 8 del
Formulario que se corresponde con el
FINIQUITO del Fondo.
Remite documentos originales a la Direccin de
Finanzas y se queda con copia para alimentar el
Expediente de seguimiento y control que reposa en
la Unidad.
Recibe documentos de Solicitud de Finiquito del
Fondo de Caja Chica, revisa e instruye revisin y
registro del gasto.
Recibe y revisa los documentos y trmites
realizados, a los efectos de verificar el cumplimiento
de la norma legal y procedimientos internos.
Realiza los registros contables y de control que
proceden segn el tipo de gasto.
Prepara Memorando de Notificacin para la firma de
Director (a) General de la Oficina de Administracin y
Finanzas, en el cual se expresa el Finiquito del
Fondo o las observaciones que deben ser atendidas
por el (la) Funcionario (a) Responsable del mismo.

Oficina de Administracin 8. Recibe Memorando de Notificacin dirigido al


REVISADOPOR:
APROBADOPOR:
ELABORADOPOR:
CONFORMADOPOR:
DirectorGeneraldeOSTI
Ministra:
DirectoraGeneralOAF
DireccinOyS
/CEP
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/ZChmggb
/TMG

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DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

y Finanzas

Unidad Administrativa
Solicitante

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

Funcionario (a) Responsable del Manejo del Fondo


de Caja Chica, revisa y de estar conforme firma y
remite a la unidad administrativa.
9. Recibe Memorando de Notificacin y procede:
- En caso de otorgarse el Finiquito, archiva en el
Expediente de seguimiento y control del Fondo
de Caja Chica.
- En caso de observaciones, procede a
subsanarlas ante la Direccin de Finanzas, hasta
que se le otorgue el Finiquito.

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

REVISADOPOR:
DirectorGeneraldeOSTI
/CEP

APROBADOPOR:
Ministra:
VICTORIAMATA

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VIGENCIA: ACTUALIZACIN:
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UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

XIII.

Anexos:

Constitucin del Fondo de Caja Chica

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ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

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Ministra:
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UNIDAD ADMINISTRATIVA:

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DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

INSTRUCTIVO PARA SU USO


OBJETIVO:
Servir de instrumento para que las unidades administrativas soliciten y sea
autorizado por la Oficina de Administracin y Finanzas del Ministerio, la
constitucin de un Fondo de Caja Chica con el objeto de sufragar gastos
menores, con cargo a las partidas especficas de su presupuesto de gastos.
GENERALIDADES:
Cmo se llena: En el equipo de computacin.
DISTRIBUCIN Y ARCHIVO:
Original: Direccin de Finanzas
Duplicado: Unidad Solicitante de la constitucin del Fondo de Caja Chica.
INSTRUCCIONES DE LLENADO:
1. FECHA: Da, Mes y Ao de preparacin del Formulario "Constitucin
de Fondo de Caja Chica".
2. DEPENDENCIA SOLICITANTE: Denominacin de la unidad
administrativa que solicita la Constitucin de Fondo de Caja Chica.
3. FUNCIONARIO (A) RESPONSABLE DEL MANEJO DEL FONDO:
Coloque los datos de identificacin solicitados, de Funcionario (a)
responsable del manejo del Fondo de Caja Chica.

4. PARTIDAS ESPECFICAS Y SUB-ESPECFICAS A MOVILIZAR


MEDIANTE EL FONDO DE CAJA CHICA: Asentar el cdigo
ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

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DirectoraGeneralOAF
/TMG

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OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

correspondiente a cada partida presupuestaria a la cual se estima se


imputar el gasto, denominacin de la partida presupuestaria.
5. MONTO SOLICITADO PARA LA CONSTITUCIN DEL FONDO DE
CAJA CHICA: Monto total en bolvares fuertes del Fondo de Caja
Chica solicitado.
6. JUSTIFICACIN DE LA SOLICITUD: Se detalla el motivo por el cual
se requiere la movilizacin de las partidas sealadas previamente, a
travs del Fondo de Caja Chica.
7. FIRMA DE FUNCIONARIO (A) RESPONSABLE DEL FONDO DE
CAJA CHICA: Firma autgrafa de funcionario (a) responsable del
Fondo de Caja Chica en la Unidad. Da, mes y ao de la firma.
8. FIRMA DE DIRECTOR (A) DE FINANZAS: Firma autgrafa de
Director (a) de Finanzas, Da, mes y ao de la firma. Sello de la
Direccin.
9. FIRMA DE DIRECTOR (A) GENERAL DE OFICINA DE
ADMINISTRACIN Y FINANZAS: Firma autgrafa de Director (a)
General de la Oficina de Administracin y Finanzas, quin autoriza la
constitucin del Fondo de Caja Chica. Da, mes y ao de la firma.
Sello de la Unidad.

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

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DirectorGeneraldeOSTI
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DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

B
Adelanto de Efectivo

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DIRECCIN DE FINANZAS

INSTRUCTIVO PARA SU USO

OBJETIVO:

Servir de instrumento para que las unidades administrativas que tienen bajo su
responsabilidad Fondos de Caja Chica; respalden internamente las
erogaciones efectuadas para cancelar los gastos, los cuales debern estar
amparados por los correspondientes soportes.

GENERALIDADES:

Cmo se llena: En el equipo de computacin.

DISTRIBUCIN Y ARCHIVO:

Original: Funcionario (a) Responsable del Fondo de Caja Chica.


Duplicado: Beneficiario del efectivo.

INSTRUCCIONES DE LLENADO:
1. NMERO: Nmero correlativo de control del Formulario, que lleva el
Funcionario responsable del Fondo de Caja Chica.
2. FECHA: Da, Mes y Ao en que se prepara el Formulario "Adelanto de
Efectivo".
3. DEPENDENCIA: Denominacin de la unidad administrativa a la cual
est adscrito la persona responsable del Fondo de Caja Chica.
4. RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA: Apellidos y Nombres
de la persona responsable del Fondo de Caja Chica.

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

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DirectoraGeneralOAF
/TMG

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DirectorGeneraldeOSTI
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DIRECCIN:

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5. DATOS DEL ADELANTO DE EFECTIVO: Coloque los datos solicitados


relacionados con el adelanto de efectivo que se tramita, con cargo al
Fondo de Caja Chica.
6. DATOS DEL SOLICITANTE: Coloque los datos solicitados de la
persona a quien se le hace el adelanto de efectivo.
7. FIRMA DEL FUNCIONARIO (A) SOLICITANTE: Firma autgrafa del
beneficiario del efectivo. Da, Mes y Ao de la firma.
8. FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA: Firma autgrafa del
funcionario responsable del manejo del Fondo de Caja Chica. Da, mes y
ao de la entrega del monto. Sello de la Unidad que tiene asignado el
Fondo de Caja Chica.
9. ESTADO DE LA JUSTIFICACIN DEL ADELANTO DE EFECTIVO:
Cuadros de control y seguimiento del estado de rendicin de las facturas
que justifican el gasto correspondiente al adelanto de efectivo entregado.
Marque con una (X) el estado de la rendicin y la fecha respectiva.

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OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

C
Ejecucin del Fondo de Caja Chica

FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/03/08-09

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

REVISADOPOR:
DirectorGeneraldeOSTI
/CEP

APROBADOPOR:
Ministra:
VICTORIAMATA

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


DE FONDOS DE CAJA CHICA

CDIGO:
MINDEPORTE/OAF/02/08-09

FECHA
VIGENCIA: ACTUALIZACIN:
N
12/09
1

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

INSTRUCTIVO PARA SU USO

OBJETIVO:

Servir de instrumento para que el Funcionario (a) Responsable del Fondo de


Caja Chica relaciones y controle el uso a los fondos asignados, por cada una
de las partidas presupuestarias autorizadas para movilizarlas a travs del
citado Fondo.

GENERALIDADES:

Cmo se llena: En el equipo de computacin.

DISTRIBUCIN Y ARCHIVO:

Original: Direccin de Finanzas


Duplicado: Funcionario (a) responsable del Fondo de Caja Chica

INSTRUCCIONES DE LLENADO:

1. NMERO: Nmero correlativo de control del Formulario, asignado por


responsable del manejo del Fondo de Caja Chica.
2. FECHA DE CORTE: Fecha de corte, hasta la cual se registran facturas
para reposicin del Fondo.
.
3. DEPENDENCIA: Denominacin de la unidad administrativa que prepara
la Ejecucin de Fondos de Caja Chica.
4. FUNCIONARIO (A) RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA:
Nombres y apellidos del funcionario (a) responsable del Fondo de Caja
Chica.
ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

REVISADOPOR:
DirectorGeneraldeOSTI
/CEP

APROBADOPOR:
Ministra:
VICTORIAMATA

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


DE FONDOS DE CAJA CHICA

CDIGO:
MINDEPORTE/OAF/02/08-09

FECHA
VIGENCIA: ACTUALIZACIN:
N
12/09
1

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

5. RELACIN DE COMPROBANTES POR ESPECFICA Y PARTIDA


PRESUPUESTARIA: Organice los comprobantes y transcriba los datos
solicitados, por partida y especfica presupuestaria.
6. TOTAL EJECUCIN FONDO DE CAJA CHICA: Obtenga la sumatoria
total de la ejecucin del Fondo de Caja Chica, a la fecha de corte
establecida, sumando los totales de gastos por partida presupuestaria.
7. FUNCIONARIO (A) RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA:
Coloque firma de Funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de
Caja Chica, as como el sello de la Unidad y fecha respectiva.

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

REVISADOPOR:
DirectorGeneraldeOSTI
/CEP

APROBADOPOR:
Ministra:
VICTORIAMATA

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


DE FONDOS DE CAJA CHICA

CDIGO:
MINDEPORTE/OAF/02/08-09

FECHA
VIGENCIA: ACTUALIZACIN:
N
12/09
1

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

D
Estado de Disponibilidad de Caja Chica

FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/04/08-09

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

REVISADOPOR:
DirectorGeneraldeOSTI
/CEP

APROBADOPOR:
Ministra:
VICTORIAMATA

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


DE FONDOS DE CAJA CHICA

CDIGO:
MINDEPORTE/OAF/02/08-09

FECHA
VIGENCIA: ACTUALIZACIN:
N
12/09
1

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

INSTRUCTIVO PARA SU USO

OBJETIVO:

Servir de instrumento para reflejar el estado de disponibilidad del Fondo de


Caja Chica asignado a una unidad administrativa del Ministerio a una fecha
determinada y a los efectos de rendir cuenta del mismo ante la Direccin de
Finanzas; tanto para la reposicin de los fondos gastados, como para tramitar
el finiquito del Fondo de Caja Chica.

GENERALIDADES:

Cmo se llena: En el equipo de computacin.

DISTRIBUCIN Y ARCHIVO:

Original: Direccin de Finanzas


Duplicado: Unidad responsable del Fondo de Caja Chica

INSTRUCCIONES DE LLENADO:

1. NMERO: Numeracin correlativa asignada por la Unidad responsable


del manejo del Fondo de Caja Chica, al control del Formulario "Estado
de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica".
2. FECHA DE CORTE: Da, mes y ao para el cual se establece el Estado
de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica.
3. DEPENDENCIA: Denominacin de la unidad administrativa que tiene
asignado el Fondo de Caja Chica.
4. MONTO ASIGNADO AL FONDO DE CAJA CHICA: Monto total en
bolvares fuertes autorizado al Fondo de Caja Chica.
ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

REVISADOPOR:
DirectorGeneraldeOSTI
/CEP

APROBADOPOR:
Ministra:
VICTORIAMATA

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DE FONDOS DE CAJA CHICA

CDIGO:
MINDEPORTE/OAF/02/08-09

FECHA
VIGENCIA: ACTUALIZACIN:
N
12/09
1

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

5. RESUMEN DEL GASTO POR PARTIDA PRESUPUESTARIA: Coloque


el cdigo, denominacin de la Partida Presupuestaria y el monto total
gastado. (Tome el monto total gastado por partida presupuestaria,
expresado en el numeral 5 del Formulario "Ejecucin del Fondo de Caja
Chica" - Anexo C).
6. TOTAL FONDO GASTADO: Coloque el monto total del fondo gastado.
(El monto debe coincidir con el expresado en el Formulario "Ejecucin
del Fondo de Caja Chica").
7. TOTAL FONDO DISPONIBLE: Diferencia entre el monto asignado al
Fondo de Caja Chica (ndice 6) y el total del fondo gastado (ndice 8) a la
fecha del Estado.
8. FUNCIONARIO (A) RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA:
Coloque los datos solicitados del Funcionario (a) responsable del
manejo del Fondo de Caja Chica, Firma, Fecha y Sello de la Unidad.
9. REVISIN DEL FORMULARIO: Coloque los datos solicitados del
Funcionario (a) adscrito a la Direccin de Finanzas que revisa y le da
conformidad a la reposicin del Fondo de Caja Chica.
10. APROBACIN DE LA REPOSICIN DEL FONDO: Coloque los datos
solicitados y firma de Director (a) de Finanzas, en seal de autorizar la
reposicin del Fondo de Caja Chica; coloque fecha y sello de la Unidad.

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

REVISADOPOR:
DirectorGeneraldeOSTI
/CEP

APROBADOPOR:
Ministra:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


DE FONDOS DE CAJA CHICA

CDIGO:
MINDEPORTE/OAF/02/08-09

FECHA
VIGENCIA: ACTUALIZACIN:
N
12/09
1

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

E
Reintegro a Funcionarios con Cargo al Fondo de Caja Chica

FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/05/08-09

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

REVISADOPOR:
DirectorGeneraldeOSTI
/CEP

APROBADOPOR:
Ministra:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


DE FONDOS DE CAJA CHICA

CDIGO:
MINDEPORTE/OAF/02/08-09

FECHA
VIGENCIA: ACTUALIZACIN:
N
12/09
1

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

INSTRUCTIVO PARA SU USO

OBJETIVO:

Servir de instrumento para que las unidades administrativas que tienen bajo su
responsabilidad Fondos de Caja Chica; justifiquen los reintegros efectuados a
Funcionarios (as), los cuales debern estar amparados por los
correspondientes soportes.

GENERALIDADES:

Cmo se llena: En el equipo de computacin.

DISTRIBUCIN Y ARCHIVO:

Original: Funcionario (a) Responsable del Fondo de Caja Chica.


Duplicado: Beneficiario del efectivo
INSTRUCCIONES DE LLENADO:
1. NMERO: Nmero correlativo de control del Formulario, que lleva el
Funcionario (a) responsable del Fondo de Caja Chica.
2. FECHA: Da, Mes y Ao en que se prepara el Formulario "Adelanto de
Efectivo".
3. DEPENDENCIA: Denominacin de la unidad administrativa a la cual
est adscrito la persona responsable del Fondo de Caja Chica.
4. RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA: Apellidos y Nombres
de la persona responsable del Fondo de Caja Chica.

ELABORADOPOR:
DireccinOyS
/ZChmggb

CONFORMADOPOR:
DirectoraGeneralOAF
/TMG

REVISADOPOR:
DirectorGeneraldeOSTI
/CEP

APROBADOPOR:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


DE FONDOS DE CAJA CHICA

CDIGO:
MINDEPORTE/OAF/02/08-09

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VIGENCIA: ACTUALIZACIN:
N
12/09
1

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

DIRECCIN:

DIRECCIN DE FINANZAS

5. DATOS DEL REINTEGRO EN EFECTIVO: Coloque los datos


solicitados relacionados con el reintegro de efectivo que se tramita, con
cargo al Fondo de Caja Chica.
6. DATOS DEL FUNCIONARIO (A) SOLICITANTE: Coloque los datos
solicitados de la persona a quien se le hace el reintegro de efectivo.
7. AUTORIZADO A COBRAR: En caso que se autorice a otro Funcionario
(a) a retirar el dinero del reintegro, coloque los datos del Funcionario (a)
autorizado a cobrar.
8. FIRMA DEL FUNCIONARIO (A) RECIBE EL REINTEGRO EN
EFECTIVO: Firma autgrafa del Funcionario (a) que recibe el reintegro
en efectivo. Da, Mes y Ao de la firma.
9. FIRMA DEL FUNCIONARIO (A) RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA:
Firma autgrafa del funcionario responsable del manejo del Fondo de
Caja Chica. Da, mes y ao de la entrega del monto. Sello de la Unidad
que tiene asignado el Fondo de Caja Chica.

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DireccinOyS
/ZChmggb

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