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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
Versin 3

CDIGO

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN DE ARCHIVO

FI-GICO-540310
VERSIN

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

03

Equipo de Proyecto
Rol

Persona asignada

Gerente de Proyecto

William Barrios Salcedo

Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia


Contratista en gestin documental
Contratista en gestin documental
Profesional en sistemas de informacin
Profesional en sistemas de informacin

Luis Jorge Moreno Feo


Beatriz Elena Marn
Juan Nicols Narvez
Patricia Manosalva
Sandra Suarez

Control de Versiones, Revisiones y Aprobaciones del


documento.
Fecha

Versin

Descripcin

Elabor

Revis

Aprob

15/11/2012

1.0

Primera versin del Juan


Nicols Luis
Jorge No Aplica
documento
para Narvez
Moreno
revisin
William Barrios

28/11/2012

2.0

Ajuste
a
observaciones
realizadas.

15/12/2012

3.0

las Juan
Nicols Luis
Narvez
Moreno

Jorge No Aplica

William Barrios

Ajuste
final
de William Barrios
redaccin y numeracin

Luis
Moreno

Jorge No Aplica

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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

03

Contenido
1

OBJETIVO

ALCANCE

MARCO LEGAL 6

DE LA POLTICA DE LA GESTIN DOCUMENTAL

COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

5.1. DEFINICIN E IMPORTANCIA

7
8

6. DE LA POLTICA DE SEGURIDAD EN EL MANEJO DE DOCUMENTOS Y SU INFORMACION


11
6.1 LINEAMIENTOS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD EN RECEPCIN DE DOCUMENTOS FSICOS 11
6.2

SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

11

DE LA POLTICA CERO PAPEL EFICIENCIA ADMINISTRATIVA

DE LA POLTICA AMBIENTAL

8.1

LINEAMIENTOS PARA AHORRO EN SERVICIOS PBLICOS

8.2

LINEAMIENTOS PARA APROVECHAMIENTO DE RESIDUOS SLIDOS RECUPERABLES

13

13
13
14

9
DE LA POLTICA DE INTEGRACIN DEL PGD CON EL SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD
14
10
DE LA POLTICA DE PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVO FSICOS, ELECTRNICOS Y
DIGITALES
15
11

DESARROLLO PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

12

COMPONENTE DE PRODUCCIN DOCUMENTAL

12.1 CONCEPTUALIZACIN

16

16

16

12.2 PAUTAS PARA LA IMPRESIN POR AMBAS CARAS Y ELABORACIN DE LOS DOCUMENTOS.
12.3 LINEAMIENTOS PARA IMPRESIN DE LOS DOCUMENTOS

17

17

12.4 LINEAMIENTOS PARA ELABORACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES 18


12.5 PRODUCCIN DE DOCUMENTACIN BASADA EN MENSAJES DE DATOS 18
12.6 LINEAMIENTOS PARA ANULACIN DE LOS DOCUMENTOS

18

12.7 NORMATIVIDAD ASOCIADA AL COMPONENTE DE PRODUCCIN DOCUMENTAL


13

COMPONENTE RECEPCIN DOCUMENTAL

13.1 CONCEPTUALIZACIN

19

20

20

13.2 LINEAMIENTOS PARA LAS COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

20

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03
13.3 LINEAMIENTOS RECEPCIN DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA.
13.4 LINEAMIENTOS CLASIFICACIN

DE LA

CORRESPONDENCIA

13.5 LINEAMIENTOS PARA LA APERTURA DE SOBRES

20

21

21

13.6 LINEAMIENTOS PARA EL REGISTRO DE DOCUMENTACIN E INFORMACIN

22

13.7 LINEAMIENTOS PARA RADICACIN DE DOCUMENTACIN E INFORMACIN

22

13.8 LINEAMIENTOS PARA LAS COMUNICACIONES OFICIALES VA FAX


13.9 LINEAMIENTOS
ELECTRNICO 24

PARA

13.10 LINEAMIENTOS
INSTITUCIONAL 25
13.11

RECEPCIN

PARA

DE

RECEPCIN

MENSAJES

DE

MENSAJES

DE

DATOS
DE

POR

DATOS

24
MEDIO

DE

CUENTAS

POR MEDIO DE LA

DE

CORREO

PGINA WEB

LINEAMIENTOS PARA LA DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS 25

13.12 ESTNDARES APLICADOS EN EL PROCESO DE DIGITALIZACIN.

25

13.13 Control de calidad en la digitalizacin de imgenes. 26


13.14 LINEAMIENTOS PARA RECEPCIN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
13.15
14

NORMATIVIDAD ASOCIADA AL COMPONENTE DE RECEPCIN DOCUMENTAL

27

COMPONENTE DISTRIBUCIN DOCUMENTAL 28

14.1 CONCEPTUALIZACIN

28

14.2 LINEAMIENTOS PARA LA DISTRIBUCIN COMUNICACIN OFICIAL EXTERNA RECIBIDA


14.3 LINEAMIENTOS PARA LAS PLANILLAS
FSICA DE LOS DOCUMENTOS.
28

DE

DISTRIBUCIN

EN

CASO

DE

REQUERIRSE

14.4 LINEAMIENTOS PARA LA DISTRIBUCIN COMUNICACIN OFICIAL INTERNA ENVIADA


14.5 LINEAMIENTOS
29

PARA LA

DISTRIBUCIN

DE

DOCUMENTOS ENVIADOS

14.6 LINEAMIENTOS PARA LA FIRMA DE COMUNICACIONES OFICIALES

POR

15

COMPONENTE TRMITE O GESTION DE LOS DOCUMENTOS

15.2 LINEAMIENTOS
INTERDEPENDENCIAS

PARA LA

DISTRIBUCIN
29

30

NORMATIVIDAD ASOCIADA AL COMPONENTE DE DISTRIBUCIN DOCUMENTAL 30

15.1 CONCEPTUALIZACIN

LA

28

CORREO ELECTRNICO

14.7

30

30
TRMITE FINAL

DE LAS

COMUNICACIONES

CON

DESTINOS EXTERNOS

30

15.3 NORMATIVIDAD ASOCIADA AL COMPONENTE DE TRMITE O GESTIN DE LOS DOCUMENTOS.


16

27

COMPONENTE ORGANIZACIN DOCUMENTAL

16.1 CONCEPTUALIZACIN

31

31

31

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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

03
16.2 LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

32

16.3 LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES

33

16.4 NORMATIVIDAD ASOCIADA AL COMPONENTE DE ORGANIZACIN DOCUMENTAL


17

COMPONENTE CONSULTA DOCUMENTAL

17.1 CONCEPTUALIZACIN

33

34

34

17.2 LINEAMIENTOS PARA LA CONSULTA Y PRSTAMO A TRAVS DE SUPERCOR.

35

17.3 NORMATIVIDAD ASOCIADA AL COMPONENTE DE CONSULTA DOCUMENTAL

36

18

COMPONENTE CONSERVACIN DOCUMENTAL

18.1 CONCEPTUALIZACIN

36

36

18.2 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN (SIC)

37

18.3 PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA

37

18.4 PROGRAMA DE INSPECCIN Y MANTENIMIENTO

38

18.5 PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

38

18.6 PROGRAMA DE LIMPIEZA DE REAS. 38


18.7 PROGRAMA DE CONTROL DE PLAGAS

39

18.8 PLAN DE PREVENCIN DE DESASTRES EN GESTIN DOCUMENTAL


18.9 CONSERVACIN DE SOPORTES ELECTRNICOS
18.10

39

39

LINEAMIENTOS PARA LA CONSERVACIN DE SOPORTES PTICOS

39

18.11 NORMATIVIDAD ASOCIADA AL COMPONENTE DE CONSERVACIN DOCUMENTAL 40


19

COMPONENTE DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 41

19.1 CONCEPTUALIZACIN

41

19.2 LINEAMIENTOS PARA LA CONSERVACIN TOTAL DE LA DOCUMENTACIN

41

19.3 LINEAMIENTOS PARA LA ELIMINACIN DOCUMENTAL 41


19.4 LINEAMIENTOS PARA SELECCIN DOCUMENTAL

42

19.5 LINEAMIENTOS PARA MICROFILMACIN DOCUMENTAL 42


19.6 NORMATIVIDAD ASOCIADA AL COMPONENTE DE DISPOSICIN DOCUMENTAL
20

DEFINICIONES 44

21

BIBLIOGRAFIA 47

43

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03

OBJETIVO

Establecer los lineamientos generales para la administracin de los documentos y servir


como instrumento de gua y orientacin a los funcionarios de la Superintendencia
Nacional de Salud (en adelante Superintendencia) en el manejo de los documentos, as
mismo facilitar un efectivo manejo documental, archivstico y de los dems temas
relacionados con la gestin documental, que sean necesarios durante el desarrollo de las
actividades diarias de la Entidad.

ALCANCE

El programa de gestin documental debe ser cumplido por todos los funcionarios y
contratistas de la Superintendencia Nacional de Salud as como por y los terceros
autorizados para el acceso a la informacin institucional. Los Lineamientos aqu definidos
se aplicarn al manejo de toda la documentacin que incluyen documentos en papel y
electrnicos, disponibles en diferentes medios como discos, video, DVD, contenidos del
sitio web institucional y mensajes electrnicos.

MARCO LEGAL

De conformidad con los artculos 8, 15 y 74 de la Constitucin Poltica de Colombia, es


obligacin del Estado y de las personas, proteger las riquezas culturales y naturales de la
Nacin, respetar el derecho que todas las personas tienen a conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en
archivos de entidades pblicas y privadas y a acceder a los documentos pblicos salvo
los casos que establezca la ley.
La Ley General de Archivos en el ttulo V, Gestin de Documentos, Artculo 21. Programas
de Gestin Documental, establece que: Las entidades pblicas debern elaborar
programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas
y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos
y en el Artculo 19 las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada
en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico,
electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes
requisitos: a) Organizacin archivstica de los documentos. b) Realizacin de estudios
tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como la conservacin
fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y

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reproduccin de la informacin contenida en estos soportes as como el funcionamiento


razonable del sistema.
As mismo, en su regulacin, la Ley 594 previ que el desarrollo tecnolgico en las
entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivsticos
deben aplicarse cualquiera sea la tecnologa y el soporte en que se produce la
informacin. Con este instrumento el Archivo General de la Nacin pretende entonces
orientar a las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, para
facilitarles la adopcin y adaptacin del programa.

DE LA POLTICA DE LA GESTIN DOCUMENTAL

La Secretara General, consciente de la importancia del manejo documental, ha


estructurado el presente documento con el propsito fijar directrices, al interior de la
Superintendencia, que permitan normalizar, racionalizar la produccin y el manejo
documental.
Estas directrices tienen como objetivo hacer que la Entidad cumpla con los principios
archivsticos, las normas y leyes emitidas que regulan la materia.
Para cada una de las etapas del ciclo de vida de los documentos gestionados en la
Superintendencia debe darse estricto cumplimiento a lo expuesto en el presente
documento, de forma que se logre estructurar y dar cumplimiento, entre otros, a los
siguientes objetivos especficos.
Objetivos Especficos:
Estructurar el Programa de Gestin Documental, metodologa y los procedimientos
que orienten armnicamente al desarrollo institucional.
Sealar la normatividad vigente, las orientaciones metodolgicas impartidas por el
Archivo General de la Nacin y dems normas aplicables a la gestin documental.
Sensibilizar a los funcionarios de la Superintendencia sobre la importancia del
acervo documental y crear el sentido de responsabilidad en el manejo de los
documentos.
Disponer de la documentacin organizada, en tal forma que sea recuperable para
uso de la administracin, en el servicio al ciudadano y como fuente para la historia.
Definir los mecanismos y controles adecuados, tanto para la informacin que se
produce como para la que se recibe, permitiendo as el cumplimiento de las
polticas archivsticas y la normatividad institucional.

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Dar cumplimiento a lo definido en la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, en


su ttulo V: Gestin de documentos, la cual regula la obligacin que tienen las
entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, de elaborar
programas de gestin documental independientemente del soporte en que
produzca la informacin para el cumplimiento de su cometido estatal o del objeto
social para el que fueron creadas.

COMPONENTES
DOCUMENTAL

DE

UN

PROGRAMA

DE

GESTIN

5.1. DEFINICIN E IMPORTANCIA


Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestin documental como
el Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo
y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Para la implementacin del programa de gestin Documental, se deben tener en cuenta
los siguientes aspectos:
Requisitos tcnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos tcnicos previos
como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilacin de formas o
formatos regulados, manual de funciones y tablas de retencin documental, tablas de
valoracin documental, adopcin de normas tcnicas y normatividad en general,
existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de la Unidad de
Correspondencia.
Requisitos administrativos: Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de
gestin documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, as como
con los sistemas de informacin, con los aplicativos y dems herramientas informativas de
las que haga uso la entidad, en atencin a las siguientes consideraciones:
Apoyo de la alta direccin.
Definir el sistema de administracin de archivos (centralizado, o descentralizado).
Participacin de las diferentes reas, directivas, aquellas relacionadas con las
compras y suministros, las TIC y el presupuesto.
El recurso humano asignado al archivo debe contar con funciones y dedicacin
exclusiva para realizar dicha labor.

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Contar con programas de capacitacin en cuanto a la gestin documental,


organizacin de archivos y auditoria de informacin y manejo de procesos.
En cuanto a las instalaciones se deben seguir las recomendaciones del AGN, en
cuanto a: caractersticas arquitectnicas y medioambientales, espacio, distribucin
de reas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicacin con
relacin a las dependencias, mobiliario y equipo.
Econmicos: hacen relacin al anlisis de tipo econmico como la reduccin de costos
derivados de la conservacin de documentos innecesarios y la racionalizacin de los
recursos destinados para la gestin documental.
Archivsticos: Considerados la base del programa, y se refieren al los establecidos en la
Ley General de Archivos y la normatividad archivstica.
Las etapas contempladas en esta versin del programa de gestin documental PGD
COMPONENTES Y
ETAPAS DEL PROGRAMA
DE GESTION
DOCUMENTAL.

ACTIVIDAD

OBSERVACIONES

Produccin.

Es el conjunto de actividades tendientes


a normalizar los documentos que se
producen en ejercicio de las funciones
institucionales. Comprende los aspectos
de origen, creacin y diseo de
formatos y documentos, conforme a las
funciones de cada rea.

Ley 527 de 1999, articulo 7,


sobre el uso de mensajes de
datos y firmas digitales.

Recepcin.

Son todas las actividades de verificacin


y control que la entidad debe realizar
para la admisin de documentos, que
son remitidos por una persona natural o
jurdica. ( Radiacin de documentos,
registro de documentos )

Acuerdo AGN 060 de 2001


art.3, 5,8,10,11 y 12, sobre
las unidades de
correspondencia radicacin y
control de las
comunicaciones enviadas y
recibidas.

Son todas las actividades que


garantizan que los documentos
recibidos lleguen a su destinatario.

Acuerdo AGN 060 de 2001,


art. 3, centralizacin de los
servicios de archivo.

Distribucin.

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COMPONENTES Y
ETAPAS DEL PROGRAMA
DE GESTION
DOCUMENTAL.

Trmite.

ACTIVIDAD

Curso del documento desde su


produccin o recepcin hasta el
cumplimiento de su funcin
administrativa.

OBSERVACIONES

LEY 1437 DE 2011, Cdigo


de Procedimiento
Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.
Art. 13 y 14.

Organizacin
(Clasificacin,
ordenacin,
valoracin,
descripcin,
reprografa,
automatizacin)

Conjunto de actividades orientadas a la


Clasificacin, ordenacin y descripcin
de los documentos institucionales como
parte integral de los procesos
archivsticos.

Acuerdo AGN 039 de 2001,


041, 042. Circular 04 de
2003, NTC 4095 Norma
general para la descripcin
archivstica. NTC 5029,
norma general para la
medicin de archivos.

Consulta de
documentos

Actividades relacionadas con la


implantacin de procesos de acceso a
los documentos debidamente
organizados que garantizan el derecho
que tienen los usuarios mediante la
atencin de requerimientos.

Constitucin poltica Art 20.


Acuerdo AGN 047 de 2000.
Acceso a los documentos.
AGN 056 de 2000.
Requisitos de consulta

Conservacin
(Sistema integrado
SIC) de
Conservacin.

Conjunto de medidas preventivas o


correctivas adoptadas para garantizar la
integridad fsica y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su
contenido.

Constitucin poltica Art


8.Proteccion de los recursos
culturales y naturales del
pas. Acuerdo AGN 047, 048,
049,050 de 2000, Ley 594 de
2000. Art. 46.

Disposicin Final.

Identificacin de los documentos en


cualquier etapa del ciclo vital, con miras
a su conservacin temporal,
permanente o a su eliminacin,
conforme a lo dispuesto a las tablas de
retencin documental y/o tablas de
valoracin documental.

Decreto 2527 de 1950, por el


cual se autoriza el
procedimiento de microfilm
en los archivos y se concede
valor probatorio a las copias
fotostticas de los
documentos microfilmados.

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6. DE LA POLTICA DE SEGURIDAD EN EL MANEJO DE


DOCUMENTOS Y SU INFORMACION
6.1 Lineamientos sobre medidas de seguridad en recepcin de documentos
fsicos
Todo envo postal, sobre o paquete, ser revisado por los mecanismos que garanticen la
seguridad del destinatario.
Se proceder con especial cuidado con las comunicaciones que presenten las siguientes
seales sospechosas, entre otras:
Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metlico que sobresalga.
Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones.
Correspondencia sin datos del remitente o para devolucin de correo.
Correspondencia en la cual slo figura como destinatario el cargo, sin nombre.

6.2

Seguridad de la Informacin

Es el conjunto de medidas adoptadas y aplicadas encaminadas a impedir el conocimiento


de la informacin de inters institucional clasificada como confidencial o reservada
Esta poltica est encaminada a establecer las medidas de seguridad para la informacin
y documentacin de la Superintendencia, las cuales son de obligatorio cumplimiento.
Adems de la Norma ISO 15489 1 y 2 Informacin y Documentacin y Norma ISO
27001- Seguridad de la Informacin, cuyo objetivo es normalizar las polticas,
procedimientos y prcticas de la gestin de documentos de archivo con el fin de asegurar
que stos se crean, capturan y administran de manera adecuada, como evidencia de las
actividades y facilitando su recuperacin de modo ms eficiente y eficaz.
Los documentos con clasificacin de seguridad confidencial y reservado, deben ser
clasificados y guardados en un archivador o caja fuerte de las oficinas correspondientes.
El acceso a estos documentos clasificados como confidencial y reservado, solo pueden
ser consultados por el Superintendente, Superintendente Delegado, Coordinador o Jefe
de dependencia debidamente autorizado.

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Los funcionarios o contratistas encargados de administrar los archivos debe


mantener la disciplina del secreto y estar al tanto para actualizar los cambios que
ocurran en cuanto a la organizacin y administracin documental, a fin de
mantener un registro real y actualizado de acuerdo con las normas legales
vigentes.
Por la naturaleza de la funcin de administrar archivos, se debe conocer y actualizar
constantemente en el Sistema de Gestin Documental - Supercor, que en adelante para
la Superintendencia se podr identificar como Supercor, el registro de documento para
facilitar las consultas y bsquedas.
El administrador debe observar de manera estricta la normatividad aplicable, en
especial la Ley General de Archivos, con el propsito de salvaguardar la
informacin de cada oficina y disponer los medios para brindar respuestas de
manera rpida y oportuna.

Frente al control sobre el acceso y consulta de informacin, el Grupo de Archivo y


Correspondencias ofrecer los servicios de prstamo y consulta de la
documentacin de manera eficaz y oportuna.

El archivo especializado de Sistema de informacin debe disponer de copias de


seguridad de las bases de datos que son generadas por los sistemas de
informacin disponibles para atender las funciones y responsabilidades
institucionales, los cuales se encuentran en diferentes medios magnticos.

Las cintas de backup que diaria, semanal y anualmente se obtienen en el centro


de computo de la Superintencia deben ser almacenadas en el rea definida por el
Jefe de la Oficina de Tecnologa de la Informacin. Estas copias de respaldo
pueden ser:
Diarias, se generan automticamente en horas de la noche para que al da
siguiente se enven a la sede que disponga la Oficina de Tecnologa de la
Informacin para su almacenamiento.
Mensuales, se generan manualmente en los ltimos das del mes y son
guardadas durante los meses restantes del ao en curso.
Anuales; se generan manualmente los ltimos das del ao y son
almacenados en el sitio que disponga Oficina de Tecnologa de la
Informacin.

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03

DE
LA
POLTICA
ADMINISTRATIVA

CERO

PAPEL

EFICIENCIA

La Superintendencia llevar cabo la poltica de Cero Papel y lineamientos de la Directiva


Presidencial 04 en la Administracin Pblica u oficina sin papel, con la reduccin
sistemtica del uso del papel mediante la sustitucin de los flujos documentales en papel
por soportes y medios electrnicos.

La administracin electrnica que se refleja en la creacin, gestin y


almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrnicos, se apoyar
en el uso de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

La poltica de gestin documental est inscrita en los planes de accin del Grupo
de Archivo correspondencia

La oficina Cero Papel no concibe la eliminacin radical de los documentos en


papel, sino de la apropiacin de nuevas estrategias en la administracin de la
informacin para hacer uno racionalizado de este recurso.

Lineamientos para el uso de la Firma Digital


El uso de una firma digital tendr la misma fuerza y efectos que el uso de una firma
manuscrita, si aqulla incorpora los siguientes atributos:
Es nica a la persona que la usa.
Es susceptible de ser verificada.
Est bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
Est ligada a la informacin o mensaje, de tal manera que si stos son cambiados,
la firma digital es invalidada.
Est conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

DE LA POLTICA AMBIENTAL

Con el fin de integrar acciones de gestin documental (Grupo de Archivo y


Correspondencia) a la poltica ambiental de la Superintendencia, permitir reducir el
impacto producido por el calentamiento global y los cambios climticos, los funcionarios
debern realizar las actividades descritas a continuacin:

8.1

Lineamientos para Ahorro en Servicios Pblicos

Dirigido al ahorro de energa y agua en las dependencias de archivo, a travs de:

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Procurar el uso de dispositivos automticos de apagado de luz en las reas de


archivo y depsitos, que no se ocupan ni son utilizados continuamente.
Encender la iluminacin de acuerdo con el uso necesario en las reas de trabajo.
Verificar que los equipos queden desconectados y la luz apagada al salir de las
oficinas.

8.2
Lineamientos
Recuperables

para

Aprovechamiento

de

Residuos

Slidos

Consiste en el aprovechamiento de los recursos fsicos a travs de:

La separacin del papel o material que habiendo sido utilizado, se considera


puede ser desechado para reciclar como papel de impresin y escritura, formas
continuas, sobres, guas telefnicas, catlogos, folletos, peridicos, revistas, libros,
carpetas de papel o cartulina, impresos publicitarios, embalajes de papel o cartn.

La clasificacin del material para reciclar, ubicndolo en los recipientes que sean
seleccionados para ello, diferenciando papel, plstico, vidrio, etc.

La recoleccin mediante el mecanismo y frecuencia que sea dispuesto por la


Superintendencia para recoger el contenido de los recipientes de las diferentes
dependencias y proceder a su almacenamiento.

Debe asignarse un espacio adecuado y dotado con los implementos requeridos


para la administracin de los archivos de gestin centralizado, asignando zonas
para desarrollar tareas archivsticas como organizacin y consulta de documentos.

Las reas que no tengan su documentacin centralizada o que por seguridad


requieran manejar su propio archivo de gestin directamente en la oficina, deben
contar con un espacio, mobiliario y equipos adecuados para el correcto
funcionamiento tanto del archivo de gestin en soporte papel como de las series y
expedientes virtuales que se administren en Supercor.

DE LA POLTICA DE INTEGRACIN DEL PGD CON EL


SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Teniendo en cuenta que bajo la ISO 9000 y la NTCGP1000 en el numeral 4 contemplan el


control de registros y formatos se hace necesario la integracin con el Sistema de
Gestin de Calidad, donde se indican los procesos, procedimientos, indicadores, riesgos,
formatos y documentos existentes.
As mismo, en cada una de las etapas debe integrarse con todas las funciones
administrativas, as como con los sistemas de informacin, con los aplicativos y dems
herramientas informativas de las que haga uso la Superintendencia, en cada una de las

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VERSIN
03

etapas del Programa de Gestin Documental teniendo en cuenta lo establecido en la


norma NTC GP1000:2009 en el numerales 4.2.3 y 4.2.4 en relacin con el control y
gestin de los documentos y registros requeridos por el sistema de gestin de calidad.
La poltica de integracin del PGD para los documentos fsicos y electrnicos de archivo
con el Sistema de Gestin de Calidad propuestas, son:
La Tabla de Retencin Documental (TRD) es la herramienta gua para la
organizacin de los archivos, por lo que debe aplicarse en toda la
Superintendencia.
La documentacin soporte de los procesos de Gestin Documental, establecidos en
el listado maestro de documentos y registros, se encontrarn relacionados como
tipos documentales en series determinadas, por lo que el control de dicha
documentacin se realizar a travs de sus tiempos de retencin atienden lo
establecido en las TRD.

10

En el PGD los componentes de: produccin, recepcin, distribucin, trmite,


organizacin, consulta, conservacin y disposicin final debe incluir los
lineamientos de las actividades de gestin documental realizadas en la
Superintendencia.

DE LA POLTICA DE PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVO


FSICOS, ELECTRNICOS Y DIGITALES

Estas polticas para la gestin de documentos fsicos, electrnicos y digitales de archivo


en la Superintendencia son:

La TRD es la herramienta gua para la organizacin de los archivos, por lo que


debe aplicarse en toda la Superintendencia

Todas las dependencias debern implementar en Supercor, las directrices fijadas


en el PGD para la conformacin de series y expedientes electrnicos.

La conformacin de expedientes virtuales y/o electrnicos con documentacin


electrnica de archivo cumplir con los principios archivsticos de procedencia y
orden original, para lo cual se establecer una relacin entre los documentos y
registros.

Un expediente virtual est conformado por documentos de archivo producidos


electrnicamente, los cuales deben estas asociados a la subserie o serie
documental respectiva.

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DESARROLLO PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, ley 594 de 2000, en su artculo 3, la


Gestin Documental se define como el Conjunto de actividades administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilizacin y conservacin. La gestin documental se enmarca dentro del concepto de
Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la produccin, recepcin, distribucin,
consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final de los documentos y de forma
expresa, refiere entre otros aspectos, a la adopcin de las Tablas de Retencin
Documental, instrumento archivstico que identifica las funciones y procedimientos, de los
documentos que se producen, reciben y deben conservar, con sujecin al principio de
eficiencia que rige la funcin administrativa, y al de racionalidad, que rige para los
archivos como elementos fundamentales de la administracin pblica, agentes
dinamizadores de la accin estatal.
Este programa complementa los procedimientos aprobados para la Superintendencia
Nacional de Salud donde se definen las instrucciones y se detallan los pasos a seguir
para la gestin documental al interior de la Entidad, tales como produccin, recepcin,
distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los
documentos.
Esta metodologa se basa en la mejora continua, de acuerdo con la definicin de objetivos
y la elaboracin de procedimientos que permiten la medicin de resultados y la
incorporacin de acciones correctivas.

12

COMPONENTE DE PRODUCCIN DOCUMENTAL

12.1

Conceptualizacin

La produccin documental consiste en la generacin de documentos en las dependencias


de la Superintendencia en cumplimiento y ejercicio de sus funciones.
Este componente, regulariza y parametriza todas las actividades y procedimientos que
intervienen durante la generacin de un documento en cualquier dependencia de la
Superintendencia, de tal manera que satisfaga todas las necesidades en materia de
produccin documental, de modo tal que su redaccin debe ser sencilla, clara, concreta,
breve y corts.

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12.2 Pautas para la Impresin por Ambas Caras y Elaboracin de los


Documentos.
Atendiendo a la Directiva Presidencial No.04 de 2012 - Cero papel se debe emplear por
ambas caras el papel para cualquier comunicacin oficial, con el fin de evitar
adulteraciones, alteraciones y dems, as como una mejor utilizacin de los recursos. Los
originales y copias deben ser impecables, sin borrones ni repisados.
La Oficina de Tecnologa debe generar estrategias para capacitar a funcionarios y
configurar los equipos facilitando la impresin por ambas caras.
Igualmente para la produccin documental, es necesario tener en cuenta las directrices
establecidas en el Manual de Imagen Corporativa V1.
Las comunicaciones oficiales se elaborarn en original y una copia:
a. Original para el destinatario.
b. Copia para la dependencia de origen.
Aspectos a tener en cuenta en la elaboracin de los documentos.
Es recomendable tildar las vocales escritas en mayscula sostenida.
Se debe utilizar mayscula sostenida para resaltar algn dato sin exagerar su uso.
Se deben escribir con mayscula inicial los nombres propios de las personas,
lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias. Los nombres genricos
(Sustantivos comunes como banco etc.) no se distinguen con mayscula.
Para La transcripcin del texto que se haga debe iniciar con comillas y finalizar con
comillas. Se pueden incluir puntos suspensivos dentro del texto transcrito que
indica que la existencia del texto en ese aparte no es necesario transcribirlo.
En las comunicaciones oficiales no es adecuado
usar abreviaturas, y por tanto
deben escribirse las palabras completas a excepcin de las que forman parte del
nombre o razn social de una empresa que las tenga registradas, como Ca, Ltda.,
etc.

12.3

Lineamientos para Impresin de los Documentos

En cuanto a la impresin de los documentos, la tinta permanente no debe presentar un


nivel de prdida de color al ser expuesto a la luz del da, rayos ultravioleta o sumergirla en
agua o alcohol. NTC 2223:1986: Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir.
La utilizacin de papelera con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de cido y exento de
lignina cuyo valor de pH est en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos

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contemplados en la NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la


permanencia y durabilidad (Acuerdo 060/2001 del AGN).
En las comunicaciones oficiales, no debe aparecer impreso ningn otro tipo de logo,
como tampoco otros cdigos distintos a los de las tablas de retencin documental
TRD.
Existir una nica numeracin consecutiva por ao para los siguientes documentos:
Actos administrativos (resoluciones, circulares, directivas), memorandos, rdenes,
contratos, comunicaciones oficiales y actas.
El funcionario de cada dependencia identifica y elige qu tipo de documento que se
va a producir, verifica si corresponde a una comunicacin oficial producida y se
tramitan a travs del grupo de Archivo y Correspondencia segn las instrucciones
establecidas en la resolucin 310 de 2011, por medio del cual se establecen
pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en la Superintendencia y
se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestin documental Capitulo V,
articulo decimo segundo, numerales 1 al 4.

12.4

Lineamientos para Elaboracin de Comunicaciones Oficiales

Con el fin de optimizar los procesos de la gestin documental, todas las dependencias de
la Superintendencia elaborarn las comunicaciones con destinos externos o
interdependencias en el sistema de gestin de correspondencia y archivo Supercor
teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el captulo VI, articulo decimoquinto y
decimo sexto de la Resolucin 310 de 2011 de la Superintendencia. Por otra parte,
Supercor permitir la elaboracin de los siguientes tipos documentales: Cartas u oficios,
memorandos, circulares, actas, informes, resoluciones, segn lo establece la mismo
Resolucin 310 de 2011, en el captulo VI, articulo decimonoveno.

12.5

Produccin de Documentacin Basada en Mensajes de Datos

Los documentos de respuesta que sean producidos en el Supercor que requieran para su
formalizacin, se deben digitalizar el documento y se enviar por correo electrnico, con
el fin de que el sistema conserve la copia del documento enviado.
La determinacin de la conformacin del expediente a que pertenece el documento
electrnico de archivo, es responsabilidad de la oficina que de acuerdo a su Tabla de
Retencin Documental deba constituirlo.

12.6

Lineamientos para Anulacin de los documentos

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Cuando por error involuntario del funcionario o errores del sistema, sea necesaria la
anulacin de consecutivos ya asignados, esta accin slo se realizar bajo la
autorizacin del jefe del Grupo de Archivo y Correspondencia, quien elaborar un
acta indicando las razones por las cuales se anulan dichos consecutivos.
No existir remplazo de imgenes digitalizadas sin la justificacin respectiva y con la
autorizacin del jefe de la dependencia, sin embargo, por efectos de seguridad de
la informacin el sistema Supercor conservar la imagen que fue objeto de
cambio.
Cuando por error de un funcionario tenga un documento en estado radicado, y ste
requiera ser modificado, esta actividad se realizar asignando un nuevo nmero
consecutivo sin remplazar al anterior en el cual se har referencia con una
anotacin de su anulacin que indique: DOCUMENTO MAL RADICADO, POR
TANTO SE REALIZA NUEVO REGISTRO SUBSANANDO EL ERROR, de esta
manera se lo que genera confiabilidad en los clientes externos e internos.

12.7

Normatividad Asociada al Componente de Produccin Documental


Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 527 de 1999. Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Cdigo Penal. Artculos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de los
documentos pblicos. Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
Cdigo de Procedimiento Penal. Artculo 261. Sobre el valor probatorio de documento pblico.
Artculos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.
Cdigo de Comercio: Artculo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas
Comerciales - medios para el asiento de operaciones. Artculo 51. Comprobantes y correspondencia
como parte integral de la contabilidad. Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia
comercial.
Decreto 2150 de 1995. Artculos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos.
Acuerdo AGN 060 de 2001.Artculos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administracin de comunicaciones
oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.
Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta hmeda.
NTC 1673 Papel y cartn: papel para escribir e imprimir.
NTC 2223:1986 Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir.
NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90
mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas.
NTC 3393. Elaboracin documentos comerciales.
NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad
GTC 185 Documentacin organizacional.

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COMPONENTE RECEPCIN DOCUMENTAL

13.1

Conceptualizacin

La recepcin documental es el conjunto de actividades de verificacin y control que la


Superintendencia realiza para la admisin de los documentos que son remitidos por entes
externos o personas naturales y jurdicas. De igual manera tambin verifica y controla la
documentacin que se recibe en las diferentes dependencias de la Superintendencia.
El proceso de recepcin documental, regulariza y parametrizar todas las actividades y
procedimientos que intervienen durante la recepcin de un documento fsico y la
recepcin de los documentos electrnicos de archivo en las dependencias de la
Superintendencia, ya sea el documento interno o provenga de un ente externo o personas
naturales y jurdicas.

13.2

Lineamientos para las Comunicaciones Oficiales Recibidas

Este proceso atiende a la radicacin de comunicaciones y documentos tanto de entrada


como de salida que responden a un acto administrativo, haciendo uso de un nico
consecutivo que har parte del cdigo de radicacin establecido en la entidad logrando
diferenciar y controlar dicha numeracin, segn lo estipulado en el Acuerdo AGN 60 de
2001 del AGN.
La recepcin de las comunicaciones oficiales por correo o entrega personalizada, ser
nicamente por la ventanilla destinada por el Grupo de Archivo y Correspondencia de la
Superintendencia.
Las comunicaciones que ingresan a travs del grupo de archivo y correspondencia,
dirigidas a la Superintendencia Nacional de Salud, como entidad, se clasificarn, tal y
como lo establece la Resolucin 310 de 2011 de la Superintendencia, en el captulo II,
clasificacin de las comunicaciones oficiales, artculo quinto; y en captulo III,
procedimiento para la recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones oficiales
recibidas, artculos del sptimo al noveno numerales del 1 al 6.

13.3

Lineamientos Recepcin de Documentos por Ventanilla.

En lo que respecta a la recepcin de documentos por ventanilla se deben tener en cuenta


los siguientes aspectos:

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El funcionario o contratista encargado de la recepcin documental debe controlar la


admisin de los documentos remitidos por una persona natural o jurdica, verificando que
estn completos, que correspondan a lo anunciado y que sean competencia de la entidad
para efectos de su radicacin y registro, con el propsito de dar inicio a los trmites
correspondientes.
Las comunicaciones oficiales recibidas deben seguir el siguiente proceso:

13.4

Lineamientos Clasificacin de la Correspondencia

Consiste en separar la correspondencia que debe abrirse, es decir, aquellas


comunicaciones oficiales que deben entregarse sin abrir, que sean dirigidas a ttulo
personal o con clasificacin de seguridad, por lo que:

Cuando un documento llega con nombre propio debe entregarse al destinatario y


si al abrirlo resulta ser una comunicacin oficial, debe devolverse para su registro.

A documentos como tutelas, acciones de cumplimiento, solicitudes del Congreso y


derechos de peticin e informacin, se les debe dar prioridad en la radicacin y
digitalizacin por sus tiempos de respuesta.

No se deben recibir CD, planos, sin oficio remisorio.

La correspondencia particular, folletos, publicaciones peridicas y material


bibliogrfico que no haga parte de una suscripcin institucional, no dar lugar a
trmite por parte del Grupo de Archivo y Correspondencia, por lo que no debe
radicarse.

Los documentos deben ser foliados indicarlo en el folio primero de la


documentacin, de igual manera ocurre cuando anexan libros o fotos (la foliacin
se realiza en la parte superior derecha).

13.5

Lineamientos para la apertura de sobres

Consiste en abrir los sobres y efectuar la verificacin, comprobando la existencia de


anexos y elementos adjuntos enunciados, por lo que:

Se verifica que la gua corresponda a los documentos que contiene el sobre.

Se verifica la igualdad entre el documento que se radica y la copia del usuario.

Si el sobre es de agencia de correo se verifica la planilla o gua, se abre, se anota


el nmero de folios y se sella nuevamente.

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13.6

En caso de que falte algn documento relacionado, se recibe, se deja constancia


del faltante y se da inmediato aviso al jefe del Grupo de Archivo y
Correspondencia, quien debe tomar la accin correspondiente.

Lineamientos para el registro de Documentacin e Informacin

Consiste en estampar sobre el documento el sello de registro y distribucin, para lo cual


se debe tener en cuenta:
El adhesivo del consecutivo, se debe estampar en la parte superior o inferior
derecha de la cara principal del documento, sin daar el contenido del mismo. y en
la copia del usuario. Si se anexan CD, planos, etc., se les colocar un identificador
con el mismo nmero del radicado del documento al cual pertenecen.
El adhesivo del consecutivo para comunicaciones oficiales recibidas debe contener
como mnimo los siguientes datos: nombre de la entidad, nmero de radicacin
(NURC), remitente, fecha y hora, asunto, cdigo de la dependencia, anexos y
folios. En caso de falla del sistema Supercor, el recibido sea en manuscrito este
deber contener como mnimo: fecha, hora, nombre de quien recibe el documento
y un consecutivo usado por cada radicador.
Previo a la radicacin, el funcionario o contratista encargado debe consultar los
datos identificadores (cdula de ciudadana, Nit, oficio, remitente, asunto y
entidad), para determinar si el documento ya fue recibido por otro medio y es
idntico en oficio remisorio, anexos y cantidad de folios, con el fin de generar el
mismo identificador y colocarlo o imprimirlo en el documento, haciendo la
anotacin copia manualmente con la firma de la persona que lo revisa.
Si la cantidad de folios anexos no coincide, se radica el documento estableciendo
una relacin en el sistema con el documento anterior.
En SUPERCOR, se debe registrar la siguiente informacin general del emisor:

13.7

Apellido, nombre y vocativo.

Nmero de documento, telfono, fax, e-mail, direccin personal, direccin


laboral, informacin institucional, institucin y cargo (cuando estos datos
correspondan o estn disponibles).

Previo a este registro se verifica el directorio interno del SUPERCOR para


establecer si el usuario existe en el sistema, con el fin de tomar nicamente
los datos que se requieren para la radicacin.

Lineamientos para Radicacin de Documentacin e informacin

En lo que respecta a la radicacin se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

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Medio de Recepcin:
Correo certificado o Mensajero
Correo electrnico
Fax

Ventanilla o personal

Pagina WEB

El registro de la radicacin, deber incluir los siguientes datos:


Informacin Bsica

Fecha de Origen: fecha en la que la comunicacin fue emitida.

Numero de origen (referencia): El numero asignado al documento por la entidad


remitente y se debe transcribirse tal cual lo enuncia.

Documento Referenciado: El numero asignado para las comunicaciones


ingresadas, internas o enviadas que hacen parte de un mismo objeto, para
generar una estructura relacionada que brinde la posibilidad de conformar el legajo
o carpeta. Su articulacin se realiza ubicando el cdigo con la comunicacin
radicada y el nmero que le corresponde.

Nmero de Anexos: Se enuncian la cantidad de anexos y entre parntesis se


indica la cantidad de pginas que contiene y el nmero de folios de la cantidad de
la comunicacin emitida.

Numero de gua: Numero de gua que asigna la empresa de correo al documento


entregado a la Superintendencia y se debe transcribir tal como se enuncia.

Asunto o Descripcin: resumen del contenido de la comunicacin, corto, claro y


evitando sin errores mecanogrficos y ortogrficos.

Informacin del Remitente:

Se debe tener cuidado de transcribir el nombre del remitente tal con este lo
enuncia en el documento.

El nmero de NIT o cedula de ciudadana se digita sin puntos ni rayas.

Las direcciones se registran de acuerdo con el estndar de catastro.

Informacin del Destinatario:

El sistema tiene parametrizado las dependencias destino, pero se debe tener


cuidado de enviar el documento al rea competente; seleccionando la

dependencia responsable del trmite del documento.

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El rea destinataria tipificar a que, serie o subserie pertenece el documento de


acuerdo con las TRD aprobadas.
El documento recibido se digitaliza utilizando los medios tecnolgicos instalados en
el Grupo de Archivo y Correspondencia, anexando los archivos magnticos que la
comunicacin incluya.
Cuando una comunicacin no est firmada, ni presente el nombre del responsable
de su contenido, se considerar annima y ser registrada en el sistema con la
mayor informacin disponible para remitir a la oficina de su competencia, quien
determinar las acciones a seguir.

13.8

Lineamientos para las Comunicaciones oficiales va fax

Atendiendo lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001, en el artculo dcimo segundo,


para las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarn, teniendo en
cuenta la informacin que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de
retencin documental en el Sistema Supercor, para la respectiva radicacin en el grupo de
Archivo y Correspondencia, el cual se encargar de dar los lineamientos para el control y
establecer los procedimientos adecuados para su administracin.
Al interior de la Superintendencia nacional de Salud, se estableci que solo debe existir
fax en el Despacho del Superintendente y la Secretaria General teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:
Si el documento se recibe por el fax tanto del Despacho del Superintendente como
para la Secretara General, se deber remitir el documento a la oficina de Archivo
y Correspondencia para su radicacin y digitalizacin.
El radicador debe unir las imgenes cuando pertenezcan a un mismo documento
verificando si este ya ha sido remitido por otro medio a la entidad, si esto ocurre se
eliminar el fax del sistema y se anotar el radicado que le fue asignado
anteriormente al documento.
El funcionario radicar los fax nuevos incluyendo a la imagen el radicado generado
por el sistema Supercor, para remitirla a la dependencia respectiva segn la
directriz de distribucin, mientras que su registro se realizar de forma similar a la
radicacin por ventanilla.

13.9 Lineamientos para Recepcin de Mensajes de Datos por Medio de


Cuentas de Correo Electrnico
En lo que respecta a la recepcin de mensajes de datos por medio de cuentas de correo
electrnico se propone tener en cuenta los siguientes aspectos:

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Para la recepcin de los mensajes se debe utilizar la cuenta de correo electrnico


institucional www@supersalud.gov.co,
El grupo de archivo y correspondencia recepcionar los mensajes de datos que por
este medio enven usuarios y los vigilados considerados como oficiales, por lo
anterior es responsabilidad de este grupo, la administracin de dicha cuenta de
correo.
Frente a la cuenta de correo electrnico institucional, el funcionario responsable
define y justifica los mensajes de datos que deben radicarse y los que no segn
protocolo establecido. As mismo, debe revisar los mensajes de datos que lleguen
como spam, o mensajes de datos no deseados que no debern ser radicados.
Se considerarn oficiales aquellos mensajes de datos de las cuentas de correo
electrnico de funcionarios que sean autorizados para recibir informacin
institucional, siempre y cuando el funcionario autorizado, mediante la herramienta
establecida radique el documento asumiendo la responsabilidad de dicha accin.
Por su parte, Supercor adjudicar el consecutivo de entrada y el identificador que le
corresponda al mensaje de datos e indicar la oficina a la que fue distribuido para
su trmite. Los identificadores de los mensajes de datos radicados incluirn la
identificacin del funcionario que lo radica, fecha de produccin, recepcin y
radicacin.
Para el caso de mensajes de datos que son recibidos como copias de enviado al
destinatario principal, en Supercor, durante la radicacin del e-mail, se verificar si
dicho mensaje ya ha sido radicado, con el fin de anotar el nmero de radicado y el
funcionario actual responsable de su trmite, para no dar lugar a una doble
radicacin.

13.10 Lineamientos para Recepcin de Mensajes de Datos por medio de la


Pgina Web Institucional
En lo que respecta a la recepcin de mensajes de datos por la pgina web institucional se
debe tener en cuenta:
Para las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias que se ingresan directamente
por la pgina web institucional, el Supercor genera automticamente el nmero de
radicado que le corresponda.
De igual forma, el sistema le genera una clasificacin previa de TRD en la serie
Derechos de Peticin de solicitud de informacin, para que el funcionario
responsable del trmite reclasifique segn la caracterstica del derecho de peticin,
queja o reclamo.

13.11 Lineamientos para la Digitalizacin de Documentos

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Los estndares y lineamientos que se definen en este documento sobre la digitalizacin


de documentos, deben ser incorporados en el programa de gestin documental para
garantizar su adopcin, divulgacin y aplicacin en la Entidad.

13.12 Estndares aplicados en el proceso de digitalizacin.


A continuacin se describen los estndares que se aplicarn para la digitalizacin de
documentos en la Supersalud de modo que se asegure la legibilidad los documentos
digitales, as como su consulta y transmisin a travs del sistema de gestin documental
Supercor, lo anterior en concordancia con la Circular Externa 005 del 2012 del Archivo
General de la Nacin.
Formato. Para los documentos digitales que se incluyan en Supercor, el formato PDF/A.
El formato PDF/A es un formato para la preservacin a largo plazo de los documentos
electrnicos, para ello el archivo generado cuenta con toda la informacin necesaria para
que su contenido se presente de manera fiel al original sin depender de elementos
externos como fuentes o hipervinculos, adicionalmente cumple con la norma ISO 190051:2005.
Resolucin. Los documentos deben ser escaneados a una resolucin de 300 dpi, es decir,
300 puntos por pulgada (ppp), con el fin de garantizar la legibilidad del documento.
Definicin. La definicin permite establecer el nombre de colores que se aplica al
documento. Los documentos deben ser digitalizados en Blanco y Negro (B/N), y salvo que
no pueda asegurarse la legibilidad del mismo, se usar la digitalizacin del documento en
escala de grises.
Compresin. Se podrn utilizar los niveles de compresin: medio, bajo, muy bajo o
extremadamente bajo, con el fin de afectar la calidad de las imgenes.

13.13 Control de calidad en la digitalizacin de imgenes.


Para la verificacin de la calidad de las imgenes digitalizadas, se tomar como base el
esquema de clasificacin de los documentos digitalizados que se presenta a continuacin.
El esquema propuesto podr aplicarse para el desarrollo de mecanismos de verificacin al
100% de los documentos o mediante el uso de tcnicas de muestreo, que permitan
identificar y corregir fallas en el proceso de digitalizacin.
a. CORRECTA: Para todos los documentos que no presentan imgenes de sus pginas
sin ningn problema.

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b. ILEGIBLE: Las imgenes que se encuentren muy oscuras o muy claras, teniendo en
cuenta que el documento fsico se encuentra en perfectas condiciones.
c. SIN IMAGEN: Indica que al radicado no se ha digitalizado el documento fsico, de
acuerdo al nivel de servicio establecido, es decir una vez se encuentre en el rea para su
gestin.
d. IMAGEN INCORRECTA. La imagen presentada no corresponde con el nmero de
radicado asociado en el sistema Supercor.
e. HOJA EN BLANCO: Hojas en blanco que no presentan ninguna informacin pero que
fueron incluidas en el documento electrnico.
f. ERROR POSICION: Si la hoja digitalizada qued rotada o invertida.
g. ERROR TAMAO: Para los documentos que son tamao Oficio y se digitalizaron en
tamao Carta.
Dado que el nmero de documentos que actualmente esta digitalizando es ya significativo
(ms de 7000 documentos), la mejor alternativa para desarrollar el control de calidad al
proceso de digitalizacin, es entonces seleccionar de forma probabilstica algunos de
estos radicados, hacer la verificacin tomando como referencia el esquema de
clasificacin y obtener las inferencias deseadas.
Para tal efecto se propone utilizar un muestreo aleatorio simple sobre la totalidad de
documentos digitalizados para establecer el tamao de la muestra, y con el fin de
identificar fallas propias de cada uno de los tcnicos en digitalizacin se aplica una
estratificacin por cada tcnico que desarrolle esta labor.

13.14 Lineamientos para recepcin de Peticiones, Quejas, Reclamos y


Sugerencias
En lo que respecta a la recepcin de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias se
propone tener en cuenta:

Las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias recibidas directamente por el


Grupo de Atencin al usuario, sern remitidos al grupo de Archivo y
Correspondencia para su respectiva radicacin en el Supercor.

13.15 Normatividad asociada al Componente de Recepcin Documental

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Constitucin Poltica Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de comunicacin privada
son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley.
Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995.Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentos originales y uso de
sellos, ventanilla nica.
Acuerdo AGN 060 de 2001.Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia,
Radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

14

COMPONENTE DISTRIBUCIN DOCUMENTAL

14.1

Conceptualizacin

Actividades tendientes a garantizar que los documentos sean direccionados y entregados


en buenas condiciones y dentro de los tiempos establecidos al destinatario, ya sea una
dependencia interna de la Superintendencia, entes de control, personas naturales y
jurdicas externas.
La distribucin se relaciona con el flujo de entrega de los documentos al interior y al
exterior de la Superintendencia, sin interesar el medio de distribucin de los documentos,
se cuenta con los mecanismos adecuados de control y verificacin de recepcin y envo
de estos al destinatario.
El componente de distribucin documental de las comunicaciones oficiales producidas se
realiza a travs del operador de correo oficial debidamente autorizado, tal y como lo
establece la Resolucin 310 de 2011, capitulo V, articulo decimotercero y decimo cuarto.

14.2 Lineamientos para la Distribucin Comunicacin Oficial Externa


Recibida
Una vez clasificada, registrada y direccionada la documentacin se procede a entregarla a
la oficina correspondiente o colocarlas en el casillero correspondiente, a fin de que las
dependencias retiren sus comunicaciones oficiales para continuar con el trmite
correspondiente.

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En caso de que la dependencia a la cual se le ha radicado la comunicacin oficial, no sea


competente para su resolucin, no podr devolverla, ni negarse a recibirla, sin perjuicio
que en forma inmediata proceda a dar traslado del mismo al competente, informando de
dicho trmite al peticionario, de conformidad con la Ley 1437 de 2011, Artculo 21, del
Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

14.3 Lineamientos para las Planillas de Distribucin en Caso de Requerirse


la Distribucin Fsica de los Documentos.
En caso de requerirse la distribucin fsica de los documentos, se emplear el formato de
Planilla de Entrega de Comunicaciones Oficiales.
Los originales de las planillas de registro de comunicaciones se archivarn en el Grupo de
Archivo y Correspondencia y ser conservada en la misma por el trmino establecido en
las TRD. Cumplido este plazo, se proceder a su envo al Archivo Central.

14.4 Lineamientos para la Distribucin Comunicacin Oficial Interna


Enviada
Las comunicaciones oficiales enviadas, est sujeta al siguiente proceso:
Registro (descrito anteriormente), despacho y archivo.
Ser una actividad de la oficina de origen elabora los sobres, que los documentos
requieran, comprobando que se incluyan los documentos adicionales respectivos que cita
la relacin de los documentos.
Despacho de los documentos: de acuerdo con el medio de envo (correo areo, correo
ordinario, mensajeros, etc.) si el servicio es local y motorizado se clasifica por direcciones,
cuando el servicio es nacional se clasifica por servicio y ciudad.
Y se hacen las anotaciones respectivas en la Planilla de Correo, segn el caso.
La clase de servicio de envo a utilizar por parte del operador de correo son: Correo
Normal, Correo Certificado, Correo Internacional EMS y Postexpress.
Devolucin de comunicaciones: Se dejar constancia del motivo de la devolucin tanto
en la planilla como en el software y se lleva el seguimiento respectivo mensual para
informar a quien corresponda respecto del servicio contratado dejando las evidencias que
requiere, cuando el proceso este certificado.

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14.5 Lineamientos para la Distribucin de Documentos Enviados por


Correo Electrnico
Las comunicaciones oficiales enviadas por correo electrnico debern incluir el siguiente
mensaje:
La informacin contenida en esta comunicacin es confidencial y slo puede ser utilizada por la
persona natural o jurdica a la cual est dirigida. Si no es el destinatario autorizado, cualquier
retencin, difusin, distribucin o copia de este mensaje, se encuentra prohibida y sancionada por
la ley. Si por error recibe este mensaje, favor reenviar y borrarlo inmediatamente .

La Oficina de Tecnologa deber implementar en el sistema Supercor las planillas para el


control de los mensajes de datos remitidos a travs de correo electrnico certificado.

14.6

Lineamientos para la Firma de Comunicaciones Oficiales

Las comunicaciones oficiales a destinatarios externos, podrn ser firmadas por los
funcionarios, segn cargos y reas de su competencia relacionada en la Resolucin 310
de 2011, captulo VII, artculo vigsimo, del pargrafo primero al pargrafo sexto.

14.7

Normatividad Asociada al Componente de Distribucin Documental

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.


Decreto 2150 de 1995 Artculo 25. Utilizacin del correo para el envo de informacin.
Acuerdo 060 de 2001.Artculo 3. Centralizacin de los servicios de distribucin de las comunicaciones
oficiales.

15

COMPONENTE
DOCUMENTOS

15.1

Conceptualizacin

TRMITE

GESTION

DE

LOS

Se define como el curso o transito que hace el documento de su produccin o recepcin


hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.

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El proceso de trmite de los documentos, regulariza y parametriza todas las actividades y


procedimientos que intervienen durante la gestin de un documento en cualquier
dependencia o unidad administrativa La Superintendencia de Salud.

15.2 Lineamientos para la Trmite Final de las Comunicaciones con


Destinos Externos e Interdependencias
Una vez finalizada las etapas de recepcin documental el trmite de las comunicaciones
con destinos externos e interdependencias que se presenten en la Superintendencia se
tendr en cuenta lo establecido en la Resolucin 310 de 2011, captulo VI, artculo
decimosptimo y decimoctavo, igualmente es necesario tener en cuenta los siguientes
aspectos:
De tratarse de tutelas se debern seguir los parmetros que se defini el auto o la
sentencia el que generalmente est definido por horas o das y son de perentorio
cumplimiento.
Derecho de peticin se tendr como mnimo plazo para su contestacin 10 das segn lo
establece el artculo 23 de la Constitucin Poltica de Colombia y Cdigo Contencioso
Administrativo, los que se empezaran a contarse desde el da siguiente de su recepcin.
Los dems asuntos que se recepcionen tendrn como plazo mximo para su contestacin
10 das hbiles contados desde el da siguiente a su recepcin.

Con la implementacin del Supercor, se autorizar el trmite de solicitudes por


medio de cuentas de correo electrnico respondiendo directamente por el mismo,
sin embargo, se respetar lo establecido para la recepcin y envo de mensajes de
datos.

Supercor, conservar la informacin de la trazabilidad que las solicitudes y


mensajes de datos tengan. De igual forma registrar cada uno de los movimientos
de los mensajes de datos, su responsable y tiempo de atencin.

Se debe hacer claridad que tanto el expediente fsico como el virtual deben ser igual de lo
contrario perdera validez (Ley 527 de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta
el acceso y uso de los mensajes de datos).

15.3 Normatividad asociada al componente de trmite o gestin de los


documentos.
Constitucin Poltica. Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr
reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

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Ley 58 de 1982. Reglamentacin trmite peticiones.


Decreto 01 de 1984 Cdigo Contencioso Administrativo. Derecho de peticin.
Decreto 2150 de 1995.Artculos 6, 16, 17, 22.Artculo 25. Establece que las entidades de la Administracin
Pblica debern facilitar la recepcin y envo de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por
medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de 4/72.
Decreto 1222 de 1999. Artculo 33. Derecho de turno.
Acuerdo AGN 060 de 2001.Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las comunicaciones,
Numeracin de actos administrativos.

16

COMPONENTE ORGANIZACIN DOCUMENTAL

16.1

Conceptualizacin

El proceso de organizacin de los documentos, es el grupo de acciones orientadas a la


clasificacin, ordenacin y descripcin de la documentacin producida y recibida por la
Superintendencia, ya sea que este ubicada en el archivo de gestin, el archivo central o
en el archivo histrico.
Igualmente, debe regularizar y parametrizar todas las actividades y procedimientos que
intervienen en la debida clasificacin y ordenacin de la documentacin que recibe y
genera la Superintendencia, tambin es importante sealar que una adecuada
organizacin implica agrupar, homogenizar, clasificar y ordenar la documentacin de la
Superintendencia, teniendo en cuenta los principios archivsticos de orden original,
integridad y procedencia de los documentos.
La organizacin fsica de de los archivos gestin se har de acuerdo con la Tabla de
Retencin Documental -TRD, que indica las Series y Subseries de archivo definidas por la
Superintendencia y que se han elaborado teniendo en cuenta la estructura de la entidad y
las funciones de las dependencias, tal y como lo establece la Resolucin 0200 de 2009,
Por medio de la cual se adopta el Reglamento Interno de administracin documental de
la Superintendencia Nacional de Salud y el instructivo para la organizacin de los
archivos de gestin segn la TRD.
En el caso de contar con sus Tablas de Retencin Documental TRD aplquelas, es
decir, conforme series y subseries documentales, identificando sus tipos documentales,
diferencindolos de los documentos de apoyo.

16.2

Las Transferencias Documentales

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Las transferencias tanto primarias como secundarias de la documentacin de la


Superintendencia, es el grupo de acciones orientadas al traslado o remisin de la
documentacin del archivo de gestin al central y de ste al archivo histrico, de acuerdo
a lo establecido en la Tabla de Retencin Documental.
El proceso de transferencias documentales, debe regularizar y parametrizar todas las
actividades y procedimientos que intervienen en el traslado de la documentacin que
recibe y genera la Superintendencia, tanto al archivo central como al archivo histrico.
Al trmino de cada ao calendario se har la seleccin de los documentos que deben
permanecer en el archivo de gestin, segn lo establecido en las tablas de retencin
documental aprobadas, con el fin de enviar al archivo central aquellos documentos que
efectivamente han finalizado su trmite y que su nivel de consulta es mnimo.
Para realizar la transferencia de documentos al Archivo Central deber aplicarse
correspondiente al procedimiento Gestin de Archivos, del proceso Gestin de
Informacin y Comunicaciones, PT-GICO-5405, igualmente se tendr en cuenta
establecido en la Resolucin 0200 de 2009, Por medio de la cual se adopta
Reglamento Interno de administracin documental de la Superintendencia Nacional
Salud artculo 10, transferencia de documentos al archivo central.

16.3

lo
la
lo
el
de

Lineamientos para la Organizacin de Expedientes

Para la organizacin de expedientes electrnicos tenga en cuenta: ajustar, establecer la


reglas generales para organizar los expedientes y luego los refereridos a los expedientes
electrnicos:

Los expedientes electrnicos se irn conformando con los documentos


electrnicos de archivo que previamente se establezcan y/o estn establecidos
automticamente segn lo establezca la Tabla De Retencin Documental o con
aquellos que integren los usuarios autorizados.

Al consultar un expediente, la estructura de metadatos de los documentos


electrnicos de archivo permitir visualizarlo en series, subseries y tipos
documentales lo que garantizara la facilidad de la bsqueda y consulta de la
documentacin.

16.4 Normatividad asociada al Componente de organizacin Documental


Ley 80 de 1993. Artculo 55. De la prescripcin de las acciones de responsabilidad contractual. La
accin civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artculos 50, 51, 52 y 53 de
esta Ley prescribirn en el trmino de veinte (20) aos, contados a partir de la ocurrencia de los
mismos. La accin disciplinaria prescribir en diez (10) aos. La accin penal prescribir en veinte

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(20) aos.
Cdigo de Comercio. Artculo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Captulo debern ser
conservados cuando menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo
asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el
comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuado garantice su reproduccin exacta.
Adems, ante la cmara de comercio donde fueron registrados los libros se verificar la exactitud de
la reproduccin de la copia, y el secretario de la misma firmar acta en la que anotar los libros y
papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin. Cuando se expida
copia de un documento conservado como se prev en este artculo, se har constar el cumplimiento
de las formalidades anteriores.
Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentacin de las T. R .D.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras
disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Acuerdo AGN 007 de 1994. Artculo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el Comit
Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integracin y le fija las funciones.
Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las TRD.
Acuerdo AGN 12 de 1995. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
1994,
Reglamento General de Archivos. "rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora
Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluacin de TRD.
Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos pblicos de las Cmaras de Comercio.
Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de
servicios de archivo.
Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin
de las tablas de retencin documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley General de Archivos 594
de 2000.
Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden,
fusionen, supriman o privaticen.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los
archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se
regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General
de Archivos, Ley 594 de 2000. Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona pargrafo al Acuerdo AGN 041
de 2002 en relacin con la integracin del Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de
liquidacin.
Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organizacin de fondos acumulados.
Circular AGN 07 de 2002. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo de las
Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Circular AGN 01 de 2003. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo.
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organizacin de historias laborales.
Resolucin AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comit de Transferencias de la Documentacin
Histrica al Archivo General de la Nacin.
Resolucin AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestin Documental y se aprueba la
actualizacin de la Tabla de Retencin Documental del AGN.

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Resolucin AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Tcnico de apoyo del Comit de Archivo
del Archivo General de la Nacin.
NTC 4095. Norma General para la Descripcin Archivstica.
NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos.

17

COMPONENTE CONSULTA DOCUMENTAL

17.1

Conceptualizacin

Acceso a la informacin contenida en un documento o grupo de documentos, con el fin de


realizar una consulta o investigacin.
El proceso de consulta documental, debe regularizar y parametrizar todas las actividades
y procedimientos que intervienen durante la revisin o prstamo de un documento en
cualquier dependencia de la Superintendencia Nacional de Salud, o en sus archivos
central e histrico.
Para realizar el prstamo de documentos del Archivo Central deber aplicarse lo
correspondiente al procedimiento Gestin de Archivos, del proceso Gestin de la
Informacin y Comunicaciones, PT-GICO-5405, igualmente se tendr en cuenta lo
establecido en la Resolucin 0200 de 2009, Por medio de la cual se adopta el
Reglamento Interno de administracin documental de la Superintendencia Nacional de
Salud articulo 11y 12, Acceso y Prstamo de Documentos Del Archivo Central y Acceso
al rea del Grupo de Archivo y Correspondencia.

17.2

Lineamientos para la Consulta y Prstamo a Travs de Supercor.

La Oficina de Tecnologa de la Supersalud, deber implementar en el sistema Supercor un


mdulo para el prstamo de los documentos fsicos con las siguientes caractersticas:
Controlar los requerimientos de prstamo de documentos en soporte fsico en el
archivo
De acuerdo con las directrices propuestas para la organizacin de documentos en
soporte papel con la implementacin del Supercor, se registrar la ubicacin fsica
de los documentos.
El registro de prstamo de documentos tendr en cuenta los siguientes aspectos:
Solicitudes de prstamo de documentos fsicos, hora de solicitud y fecha.

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Registro del prstamo de soporte fsicos realizados, en los archivos de gestin,


gestin centralizado y central (indicando fecha, hora, anexos y nmero total de
folios).
Imprimir el formato de prstamo de soportes fsicos, que actualmente se
registra en papel.
Usuario que solicit el prstamo.
Control del plazo del prstamo.
El sistema debe generar alarmas por medio de mensajes de datos y reportes de
documentos al responsable del Grupo de Archivo y Correspondencia, que realice
el prstamo por diferentes campos, tales como usuarios, dependencia, prstamos
vencidos, prstamos pendientes.
El sistema debe generar alertas al funcionario de archivo que le indiquen los
documentos prestados cuyo plazo se ha vencido.
Generar alertas a los funcionarios que han prestado documentos y han dejado
vencer el plazo establecido para su devolucin.
El sistema indicar aquellos documentos que tienen restriccin de consulta por el
nivel de reserva y confidencialidad.
Registrar las devoluciones de soportes fsicos prestados del archivo de gestin,
gestin centralizada y central.

17.3

Normatividad Asociada al Componente de Consulta Documental

Constitucin Poltica. Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios
masivos de comunicacin. Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje,
investigacin y ctedra.
Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que
establezca la ley. Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn
ejercer libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos
efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin
y a la documentacin oficiales...
Ley 57 de 1985. Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos. Decreto 01
de 1984. Cdigo Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de peticin de informacin.
Acuerdo AGN 47 de 2000. Acceso a documentos.
Acuerdo AGN 56 de 2000. Requisitos consulta.

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18

COMPONENTE CONSERVACIN DOCUMENTAL

18.1 Conceptualizacin
La conservacin documental es el conjunto de disposiciones preventivas y/o correctivas,
que garantizan la preservacin e integridad fsica de la documentacin que se encuentra
tanto en los Archivos de Gestin, como en el Central e Histrico.
El proceso de conservacin documental, debe regularizar y parametrizar todas las
actividades y procedimientos que intervienen durante el proceso de preservacin de los
documentos en los archivos de gestin, central e histrico La Superintendencia de Salud.

Los edificios y locales destinados como sedes de archivos debern cumplir con las
condiciones de edificacin, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservacin de los acervos
documentales. Estos lineamientos estn establecidos en el Acuerdo 49 de 2000,
emitido por el Archivo General de la Nacin.

18.2 Sistema Integrado de Conservacin (SIC)


La implementacin del Sistema Integrado de Conservacin - SIC diseado para el
Programa de Gestin Documental - PGD de la Superintendencia tiene por objetivo
coordinar las actividades tendientes a la conservacin de su documentacin, mediante
la ejecucin de programas de conservacin preventiva.
Todas las acciones directas e indirectas en conservacin preventiva que se plantean
en el SIC, tienen por tanto el propsito de regular, controlar, monitorear y minimizar los
factores de deterioro teniendo en cuenta el ciclo vital del documento (desde la fase de
produccin del documento hasta su disposicin final) y su entorno medio ambiental,
para lo cual se requiere tener en cuenta los siguientes aspectos:

Adopcin de medidas y hbitos para la proteccin uso y manejo adecuado de


la documentacin.

Uso de materiales adecuados.

Adopcin de medidas especficas para edificios y locales.

Sistemas de almacenamiento y depsito.

utilizacin de unidades de conservacin.

Manipulacin y mantenimiento peridico.

En los procedimientos de conservacin preventiva, se debe optar por criterios de


conservacin preventiva, evitando las intervenciones complejas de conservacin o

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restauracin, ya que estas son competencia exclusiva de profesionales en el rea, es


necesario contar con personal capacitado que pueda llevar a cabo todas las
actividades, coordinando los cronogramas y el seguimiento, con el fin de dar
continuidad a las mejoras y avances que propone la implementacin del SIC.
El SIC define entonces las actividades que deben ejecutarse teniendo en cuenta todas
las actividades tcnicas y administrativas tendentes a controlar el riesgo que pueden
tener la documentacin en el transcurso de su vida til.

18.3

Programas de Conservacin Preventiva

Teniendo en cuenta la distribucin que tienen las reas de archivo de la Superintendencia,


los programas de conservacin preventiva se presentarn de manera genrica, con el
propsito de poder implementarlos en todos los espacios y mostrarn la siguiente
estructura:

Objetivo. En este se explica la meta o necesidad a solucionar


Actividades. Se desglosan y describen las actividades ejecutoras del programa, donde
cada programa tiene un nmero diferente de actividades que pueden modificarse de
acuerdo a las necesidades del PGD y en directa relacin con el dinamismo y
evolucin de la Gestin Documental en la Superintendencia.
Asimismo, toda actividad debe ser registrada, con el propsito de hacer su respectivo
seguimiento. El Grupo de Archivo y Correspondencia es quien debe realizar el control
y seguimiento en pro de la conservacin documental.

18.4

Programa de Inspeccin y Mantenimiento

Las actividades que hacen parte del programa de inspeccin y mantenimiento se deben
ejecutar en las reas de archivo de gestin archivos de gestin centralizado (si existen) e
histrico.
Su objetivo es minimizar el riesgo que representa el deterioro de la infraestructura para la
conservacin de la documentacin, a partir del desarrollo de actividades que mantengan
el inmueble en el cual se encuentra el archivo en buenas condiciones, evitando las
reparaciones de emergencia o no planeadas.

18.5

Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales

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El programa de Control de Condiciones ambientales va dirigido a las reas de archivo


Central e Histrico, sin embargo a futuro, con la implementacin del modelo de Archivo de
Gestin Centralizado, es necesario que tambin a ste se le implementen las actividades
propuestas.
El objetivo es garantizar reas de Archivo cuenten con las condiciones ambientales
ptimas para la conservacin de los documentos.

18.6 Programa de Limpieza de reas.


El programa de Limpieza se debe implementar en las reas de Archivo de Gestin,
Archivos de Gestin Centralizado (si existen) e Histrico.
El objetivo es disminuir el riesgo de proliferacin de plagas y acumulacin de suciedad,
evitando acciones de limpieza inadecuadas o ausencia de sta en las reas de archivo de
la Superintendencia.

18.7 Programa de Control de Plagas


El objetivo es mantener las reas de archivo libres de agentes biolgicos que puedan
representar un riesgo para la salud del personal y para la conservacin de los
documentos.
El control de plagas, debe realizarse en las reas de archivo histrico, central, de gestin
y de gestin centralizado (si existen), para lo cual se deber realizar actividades de
desinfeccin, desinsectacin y control de roedores o animales en cada una de las sedes,
garantizando el bienestar de los funcionarios y la salvaguarda de los documentos.

18.8

Plan de Prevencin de Desastres en Gestin Documental

El Plan de Prevencin de Desastres va dirigido a las reas de archivos de gestin,


archivos de gestin centralizado (si existen), Central e Histrico de la Superintendencia. A
partir del mapa de riesgos, el inmueble puede presentar vulnerabilidad ante terremoto,
inundacin, incendio o vandalismo, el plan de emergencia para documentos se enfatiza
en las medidas preventivas y de rescate, las cuales aplican para cualquiera de los
factores anteriormente enunciados.
Comit de Prevencin y Atencin de Desastres para Documentos. El Comit Tcnico de
Archivo debe crear un Grupo de Prevencin y Atencin de Desastres para Documentos, el

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cual debe coordinarse con el Comit de Emergencias con el propsito de apoyar todas las
medidas de reaccin y recuperacin que se requieran para la conservacin documental.

18.9 Conservacin de Soportes Electrnicos


La informacin consignada en soportes de nuevas tecnologas requiere de la intervencin
de dos (2) disciplinas, la primera de conservacin de la materialidad del objeto, la cual
define lineamientos generales que magnifican la conservacin de estos soportes a partir
de acciones preventivas sobre el medioambiente, el correcto embalaje y la manipulacin.
La segunda es la que concierne al rea de Sistemas, quien se encarga de la
conservacin y el acceso a la informacin, adems de la prevencin de incursin de virus
informticos.

18.10 Lineamientos para la conservacin de Soportes pticos


Los soportes pticos estn conformado por medios como CD, DVD, BLUREY, entre otros,
los cuales permiten el acceso a la informacin y su reproduccin sin tener que recurrir al
original, sin embargo, su tiempo de duracin es corto (no ms de cinco aos) por lo que
requiere de un seguimiento constante y de la migracin de informacin a nuevos soportes.
El concepto de documento original, para aquellos almacenados en soporte ptico, es
relativo, ya que ste tipo de soporte permite la modificacin del documento y por ende la
manipulacin de la informacin, frente a esto es necesario generar Sistemas de
Seguridad Informtica para garantizar la originalidad de la informacin.
Por tanto, de acuerdo con la poltica de seguridad para este tipo de soporte, este podr
utilizarse para la gestin de la informacin pero no para su conservacin total en remplazo
del papel y el Grupo de Sistemas ser quien de acuerdo con las polticas de Supercor
deber establecer los medios de conservacin para el material de audio, video y
electrnico, adems de los equipos que albergarn dicha informacin y los Backus
necesarios para ello.

18.11 Normatividad asociada al Componente de Conservacin Documental


Cdigo Procedimiento Civil. Artculo 251. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos,
impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas,
radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga
carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares.
Ley 47 de 1920. Artculo 22. Defensa y conservacin de los bienes muebles e inmuebles.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.

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Ley 39 de 1981. Artculos 1, 2,3 y 4. Sobre conservacin copias mediante microfilmacin.


Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de bienes
culturales.
Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artculo 4. Definicin de Patrimonio Cultural de la Nacin.
Decreto 1798 de 1990 Artculo 31. Conservacin de libros y papeles de los comerciantes.
Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos.
Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticacin de documentos originales y el uso de sellos; prohbe exigir
copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe copiar o retirar documentos de
los archivos de las entidades pblicas; autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de
datos; prohbe limitar el uso de las tecnologas de archivo documental por parte de los particulares, entre
otros.
Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos. Artculo 23. Valoracin documental que
ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin documental a partir de su valoracin. Artculo
60. Conservacin integral de la documentacin de archivos. Los archivos debern implementar un sistema
integrado de conservacin acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el
adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la
documentacin desde el momento de la emisin, durante su perodo de vigencia, hasta su disposicin final.
Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservacin y organizacin de documentos.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de
Conservacin.
Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental.
Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.
Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.
Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de los servicios de
depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo. 9.8 25. 25.

19

COMPONENTE DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

19.1

Conceptualizacin

Se denomina disposicin final de los documentos a la seleccin que de estos se haga en


cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin (temporal o permanente) o a
su eliminacin segn lo dispuesto en las Tabla de Retencin Documental (TRD) y la Tabla
de Valoracin Documental (TVD).
Igualmente el proceso de disposicin final, debe regularizar y parametrizar todas las
actividades y procedimientos que intervienen en la debida seleccin de la documentacin
que recibe y genera la Superintendencia, en materia de organizacin documental,
ajustndose a la implementacin de la herramienta tecnolgica Supercor.

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19.2

Lineamientos para la Conservacin Total de la Documentacin

Para la conservacin total y de acuerdo con los valores que los documentos representan
se proceder desde el momento de su produccin a conservarlos con caractersticas
especiales de almacenamiento (carpetas y cajas especiales).
Los documentos (series y subseries documentales) consideradas para la conservacin
documental revisten de valores secundarios necesarios para la reconstruccin de la
historia Institucional de la Supersalud.

19.3

Lineamientos para la Eliminacin documental

La Eliminacin documental es la actividad resultante de la disposicin final sealada en


las tablas de retencin o de valoracin documental para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en
otros soportes.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la
correspondiente TRD, teniendo en cuenta adems, que el proceso de la eliminacin
deber realizarse atendiendo a lo establecido en los procedimientos dispuesto para ello.
Con respecto a los documentos de apoyo: Documento generado por la misma oficina o
por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es
de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, se debe tener en cuenta los establecido
en el pargrafo del Acuerdo 42 de 2002 articulo 4, mediante el cual expone que Los
documentos de apoyo no se consignarn en la Tabla de Retencin Documental de las
dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia,
dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. Por otra parte,
debido a que las eliminaciones forman parte del proceso de preparacin de las
transferencias primarias y transferencias secundarias, en todos los casos se levantar un
acta acompaada de su respectivo inventario, las cuales deben reposar en el rea de
Archivo Central.

19.4

Lineamientos para Seleccin documental

La seleccin documental sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental


y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de
carcter representativo para su conservacin permanente. Se aplicar la clase y forma de
seleccin establecida en las TRD y TVD.

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Sin embargo, cuando el procedimiento establecido no sea suficiente, el responsable del


Grupo de Archivo y Correspondencia presentar una propuesta para ser avalada por el
Comit Tcnico de Archivo de la Superintendencia, para su respectiva aprobacin, la
participacin del rea responsable de la serie, lo cual permitir a su vez y realizar la
respectiva actualizacin de la TRD.

19.5

Lineamientos para Microfilmacin documental

La microfilmacin documental es la tcnica que permite registrar fotogrficamente


documentos como pequeas imgenes en pelcula de alta resolucin. Para optar por este
mtodo se atender lo dispuesto en la TRD y TVD, y la legislacin sobre la utilizacin de
microfilm, en especial lo previsto en los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, la Ley 80
de 1989, as como las Normas Tcnicas Colombianas (NTC) 3723 y 4080, para su
aplicacin.
Las pelculas originales o mster se deben almacenar en condiciones ambientales
controladas, a fin de garantizar su permanencia.

19.6

Normatividad asociada al Componente de Disposicin Documental

Constitucin Poltica de 1991 Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras
comunales de grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems
bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
Ley 80 de 1993. Artculo 39. Segundo Prrafo. Las entidades estatales establecern las medidas que
demanden la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.
Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede
valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados.
Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al
Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.
Decreto 2842 de 2010. Guarda y custodia hojas de vida.
Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos. Artculo 18. Crea el Comit Evaluador de
Documentos, determina su integracin y le fija la funcin principal de estudiar los asuntos relativos al valor
secundario de los documentos.
Artculo 23. Valoracin documental. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin
documental a partir de su valoracin.
Artculo 25. Eliminacin de documentos que se entiende como la destruccin de los documentos que
hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histrico.
Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
NTC 4080. Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y

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localizacin. Clasificacin de Microfilmes.


NTC 5238. Micrografa microfilmacin de series: Procedimientos de operacin.

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DEFINICIONES

Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y los ciudadanos, o
como fuentes de historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al
servicio de la gestin administrativa, la investigacin, la informacin y la cultura.
Archivo total: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
Archivo Histrico: es aquel que se transfiere desde el Archivo Central los documentos
de Archivo de documentacin permanente.
Archivo de Gestin: comprende toda la documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin de los asuntos iniciados.
Archivo Central: en el que se agrupan los documentos transferidos por los distintos
archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares
en general.
Clasificacin: operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las categoras
o grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer paso del proceso de
organizacin.
Documento Electrnico de Archivo: Registro de la informacin generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades
y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos.
Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad
pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
Documento Original: es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten que permitan garantizar su autenticidad e integridad.

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Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituya una


unidad archivstica, Unidad documental formada por el conjunto de documentos
generados orgnica y funcionalmente por una oficina o dependencia productora en la
resolucin un mismo asunto.
Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponde dos pginas,
nmero que indica el orden consecutivo de las hojas que contiene un libro, folleto, revista.
Gestin Documental: conjunto de actividades administrativas y tcnicas pendientes a la
planificacin manejo y organizacin da la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
GAC: Grupo de Archivo y Correspondencia.
Ordenacin: Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin que
consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro de las
categoras o grupos definidos en la clasificacin.
Organizacin: Proceso que, mediante las etapas de clasificacin y ordenacin, aplica las
conclusiones establecidas en la fase de identificacin a la estructura de un fondo.
Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o
cultural.
SGDEA: Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo
Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los
materiales empleados.
Seleccin documental: Es un proceso tcnico por el cual se establece el tiempo en que
los documentos de archivo sirven a sus diferentes fines.
Serie Documental: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especficas.
Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie, identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas
especficas.

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Tabla de Retencin Documental: Listado de series o tipos documentales a los cuales se


asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, as como su destino una
vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal.
Tabla de valoracin documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales
se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, as como una disposicin final.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa,
con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica.
Transferencia de archivos: Remesa de los documentos del archivo administrativo al
intermedio o central y de este al histrico de conformidad con las tablas de retencin
adoptadas.
Unidad Documental: es la pieza mnima que rene todas las caractersticas necesarias
para ser considerada documento. Pueden se unidades documentales entre otras, u acta
un oficio, un informe.
Valor Documental: Es el que posee un documento para la administracin que lo origin o
para aquella que se le sucede como testimonio de sus procedimientos y/o actividades.
Valor Administrativo: el que contiene una serie o subserie documental, para la entidad
productora, relacionado al trmite o asunto que motivo su creacin, para responder a una
necesidad administrativa mientras dure su trmite siendo indispensables por su utilidad
referencial para la planeacin y toma de decisiones.
Valor Jurdico: del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el
derecho comn. Tambin aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante
la ley.
Valor Fiscal: utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o Hacienda
Pblica.
Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una
entidad pblica o privada.

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BIBLIOGRAFIA

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, COLOMBIA. Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se


desarrolla el artculo del Captulo 7 Conservacin de Documentos del Reglamento
General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, COLOMBIA. Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual
se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones Oficiales en las
Entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, COLOMBIA. Acuerdo No. 042. Por el cual se
establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las Entidades
pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico
Documental y se desarrollan en los artculos 21, 22, 23 y 26.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, COLOMBIA. Comit Tcnico de Gestin de
Documentos del SNA. Metodologa para implementar un programa de Gestin de
documentos: texto enriquecido. 2004.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, COLOMBIA. Gua para la administracin de
comunicaciones oficiales. Bogot: AGN, 2003.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, COLOMBIA. Listado de normatividad archivstica.
Bogot, Archivo General de la Nacin, 2007.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, COLOMBIA. Gua para la implementacin de un
programa de gestin documental. Manual de archivstica. Compilador Jorge William
Triana. Bogot. AGN, 2006.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, COLOMBIA. Pautas para la utilizacin del
Microfilm. Archivo General de la Nacin. 2002.
CONGRESO DE LA REPUBLICA, COLOMBIA. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se
dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
CONGRESO DE LA REPUBLICA, COLOMBIA. Decreto 4124 de 2004. Por el cual se
reglamenta el sistema nacional de archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los
archivos privados.
ICONTEC. Compendio de normas tcnicas colombianas sobre documentacin. Bogot,
2002.
ICONTEC. NTC 1673, Papel y cartn: papel para escribir e imprimir

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ICONTEC. Gestin de la calidad en el sector pblico. Bogot, 2007.


RODRGUEZ, ANTONIO. Manual de archivstica. Madrid. Editorial sntesis. 2005
www.supersalud.gov.co
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD, COLOMBIA. Resolucin 200 de 2009, Por
medio de la cual se adopta el Reglamento Interno de Administracin Documental de la
Superintendencia Nacional de Salud.
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD, COLOMBIA. Resolucin 310 de 2011, Por
medio de la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en
la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones relacionadas con
la gestin documental.

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