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UNIVERSIDAD DEL PAPALOAPAN

Sistema de Gestin de la Calidad


Manual de calidad

Revisin:

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PROCEDIMIENTO PARA ELEBORAR DOCUMENTOS DEL SGI


1. Objetivo:
Establecer los lineamientos y la metodologa para elaborar los documentos del
Sistema de Gestin de Calidad de la Universidad del Papaloapan (UNPA).

2. Alcance:
Documentos que integran el Sistema de Gestin de Integrado de la Universidad
del Papaloapan.

3. Referencias:
3.1.

PO-DR-GC-001.- Procedimiento para Control de Documentos.

3.2.

PO-DR-GC-002.- Procedimiento Control de registros.

3.3.

AN-AC-CA-002.- Maestro para Claves de Documentos.

3.4.

RC-AC-CT-002.- Hoja de Instruccin de Trabajo.

4. Definiciones:
Alta Direccin: Est integrada por Rectora, Vice-Rectora Acadmica, ViceRectora de Administracin y Gestin de la Calidad, as como a las jefaturas de
departamento de la Universidad del Papaloapan.
Operacin Estndar: Actividad (es) a seguir cuando se ha detectado una variable
de calidad fuera de estndar.
Fecha de elaboracin:
Fecha de revisin:

Fecha de autorizacin:

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Administrador de Documentos: Encargado de Controlar la Documentacin del


Sistema de Gestin Integrado.

5. Seguridad:
PRECAUCIN: En caso de contingencia por eventos de seguridad como son;
Sismos, incendios, fugas, etc.,

seguir lo

indicado en los procedimientos del

manual de seguridad Institucional MSI-0

6. Mtodo:
6.1.

Elaboracin:

Los documentos del Sistema de Gestin Integrado que son elaborados en la


Universidad del Papaloapan son:

Manual del Sistema de Gestin Integrado

Sistemas

Plan de Calidad de Medicin

Procedimientos Operativos

Hoja de Instruccin de Trabajo

Anexos

Formatos para Registros

Fecha de elaboracin:
Fecha de revisin:

Fecha de autorizacin:

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Los documentos del Sistema de Gestin de Integrado que no son elaborados en la


Universidad del Papaloapan son las Referencias Externas. Estas ingresan al
Sistema de Gestin al ser referenciados en algn documento del Sistema.
Es recomendable utilizar para la elaboracin de la documentacin fuente Arial o
Times New Roman similar nmero 10, as como al finalizar el documento incluir
la leyenda FIN DEL DOCUMENTO, con esto se indicar que el documento ha
finalizado.
Los documentos del Sistema de Gestin son controlados por el Administrador de
Documentos, quien integra los elementos de control de todos y cada uno de los
documentos, estos son:
Clave del documento. Clave nica con la que se conocer el documento y que se
integra de la siguiente forma: DO-XX-YY-##.
Donde:
DO es la clave de acuerdo a tipo de documento;
XX es la Alta Direccin a la que pertenece el documento;
YY es el departamento emisor del documento y;
## es el nmero consecutivo del documento.
Para identificar las claves de la Alta Direccin y Departamento se cuenta con el
DO-DR-GC-003 Maestro para Claves de Documentos. Cuando un documento es
emitido por la misma Alta Direccin, la clave de rea ser la misma que la clave de
la Alta Direccin.
Fecha de elaboracin:
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Nombre del documento: Debe registrarse el nombre con el que se conocer al


documento.
Responsable del documento: Es la persona Responsable de aprobar el
documento; puede ser la Alta direccin o las Jefaturas de Departamento.
Editor: Persona(s) que puede(n) modificar el documento, para posteriormente
enviar el documento para su aprobacin al Responsable del documento.
Usuarios finales: En este apartado se registran los puestos de las personas que
requieren utilizar el documento.
Fecha de publicacin: Registrar la fecha en la cual el documento ser emitido y
por tanto es la fecha en la cual el documento iniciar a aplicarse.
6.2.

Manual del Sistema de Gestin Integrado

6.2.1. Elaboracin del Manual del Sistema de Gestin Integrado:


La creacin del Manual de Gestin Integrado es responsabilidad de la Alta
Direccin, su adecuacin es responsabilidad del Gestor de Calidad, Gestor
Ambiental Y Gestor de Seguridad y Salud Ocupacional, la revisin y la aprobacin
es responsabilidad del Responsable de Aseguramiento de Calidad.
Contenido.- Describe el ndice del contenido del Manual de Gestin Integrado.
Objetivo del manual.- Debe describir el propsito del Manual.
Alcance.- Se debe mencionar a qu y en dnde se aplica el documento.

Fecha de elaboracin:
Fecha de revisin:

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Referencias.- Se deben anotar los ttulos o cdigos (si aplica) de los documentos
que sirven de base para la elaboracin del documento, mnimo los siguientes
documentos:

Procedimiento Control de los Documentos PO-DR-GC-001

Procedimiento Control de Registros PO-DR-GC-002.

Definiciones.- Explicar la terminologa utilizada o la interpretacin especfica


asignada a un trmino en el documento. En caso de que no existan definiciones,
escribir la palabra "No Aplica" o "Ninguna".
Descripcin del sistema.- Incluye una breve descripcin de la Universidad del
Papaloapan, su Visin y el Propsito de la misma. Tambin debe incluir la
definicin del Sistema de Gestin Integrado y la descripcin de cmo la UNPA da
cumplimiento a la Norma ISO 9001:2008, 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.
6.3.

Elaboracin de Sistemas:

Informacin General:
La creacin de Sistemas surge a travs del anlisis del Sistema de Gestin, la
elaboracin es asignada a algn(os) integrante(s) del equipo de mejora de
Sistema, la revisin es responsabilidad del Responsable con funciones acordes a
la operacin del Sistema, la aprobacin la efecta el Responsable de la UNPA.
Para el Procedimiento de Planeacin Estratgica y Operativa es responsabilidad
del Rector, del Jefe de Sistemas de Calidad, Ambiental y de Seguridad y Salud
Ocupacional, la revisin la efecta la Alta Direccin y la aprobacin la efecta el
Responsable de la UNPA.
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Adems de la informacin general los Sistemas en su contenido deben indicar:


ENFOQUE:
1. Propsito

2. Diagrama del Sistema


3. Descripcin
4. Indicadores
5. Interacciones
ANEXOS
CONTROL DE CAMBIOS:
Este apartado se utiliza siempre que se efecten modificaciones a los sistemas,
haciendo una breve descripcin de los cambios efectuados en la versin emitida,
no se registraran ni conservaran los cambios anteriores.
6.4.

Elaboracin del Plan de Calidad de Medicin:

La elaboracin y modificacin puede ser realizada por algn Coordinador de las


reas involucradas; la revisin y la aprobacin es responsabilidad del
Responsable de Aseguramiento de Calidad.
Para describir el Plan de Calidad de Medicin se debe Registrar lo siguiente:
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Proceso.- Nombre del proceso en el cual se realiza la operacin.


tem.- Nmero Consecutivo de Variable.
Variable.- Caracterstica del producto o del proceso.
Punto de muestreo.- Lugar punto especfico en donde se debe tomar la muestra
para su inspeccin y/o prueba.
Especificaciones.- Valor dentro del cual se debe encontrar la inspeccin y/o
prueba de la variable correspondiente.
Frecuencia.- Periodicidad con la que la inspeccin y/o prueba es realizada.
P.O. Medicin.- Procedimiento Operativo que indica como efectuar la medicin.
Registro de calidad.- Se registra el cdigo del formato o documento donde se
realiza el registro de la inspeccin y/o prueba.
Equipo de inspeccin, medicin y/o prueba.- Nombre del instrumento con el cual
es realizada la inspeccin y/o prueba, o en su caso cuando no aplique escribir el
puesto de la persona que realice la inspeccin y/o prueba.
Operacin estndar.- El cdigo del procedimiento y/o instructivo de trabajo en
donde se tienen documentadas las actividades a seguir cuando se ha detectado
una variable de calidad fuera de estndar.
Responsable de medir la variable.- Es el nombre del rea responsable de medir la
variable, en caso de variables facultadas se anotar el nombre del puesto
facultado para efectuar la medicin de la variable.
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Responsable de la variable.- Es el nombre del rea responsable de la variable.


6.5.

Elaboracin de Procedimientos Operativos:

Los Procedimientos Operativos son los documentos que sealan los pasos a
seguir para ejecutar una actividad.
Estos documentos pueden ser elaborados por un integrante del rea de trabajo, la
revisin y aprobacin son responsabilidad del Coordinador de rea.
Los Procedimientos Operativos contendrn los siguientes apartados:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Referencias
4. Definiciones
5. Seguridad
6. Mtodo
7. Llenado de Registros de Calidad
8. Modificaciones
1.- Objetivo.- Describir en forma breve, la finalidad o propsito de ser del
documento.

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2.- Alcance.-Indicar el departamento, rea, grupo de personas o funciones al que


es aplicable el documento, es decir, a quienes ejecutan alguna actividad descrita
en el procedimiento.
3.- Referencias.- Listar los documentos mencionados en el procedimiento; este
listado debe ser en base al nombre y Clave de control (si aplica) del documento
referenciado. En caso de que no existan referencias, escribir la palabra NINGUNA
o NO APLICA.
4.- Definiciones.-Explicar la terminologa utilizada o la interpretacin especifica
asignada a un trmino en el procedimiento. En el caso de que no existan
definiciones, escribir la palabra NINGUNA o NO APLICA.
5.- Seguridad.-Documentar los riesgos que representa el realizar las actividades
de este procedimiento (ejemplo: quemadura por reactivo qumico, incendio,
explosin, cada, etc.) y referir la tabla de equipo de proteccin personal del rea
correspondiente, as como las medidas generales de seguridad requerida(s) para
la actividad(s). En caso de que no se requiera documentar riesgos y/o equipo de
proteccin personal escribir NO APLICA.
6.- Mtodo.- Documentar en forma secuenciada quin hace y tambin cmo,
cundo y dnde se lleva a cabo la(s) actividad(es) especfica(s), as como las
medidas de seguridad y proteccin ambiental que se requieren para llevar a cabo
la(s) actividad(es) indicando las precauciones que se requieren en cada una de
ellas, para indicar dichas precauciones se debe iniciar con un triangulo amarillo y
la palabra precaucin. Ejemplo

precaucin. Se debe especificar quien llena

los registros (si aplica).

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La descripcin del mtodo incluye:


a) Las acciones detalladas pueden ser presentadas bajo las siguientes
formas:

Texto Numerado

Diagrama de Flujo

Cuadros de Secuencias

Referencia a otro Documento. Es decir, seguir las instrucciones marcadas en


otro documento. Estas referencias pueden ser a la totalidad de un documento o
solo a una parte de l; esto debe ser perfectamente sealado.
b) Si se requiere, como parte de las acciones detalladas, se podrn incluir
esquemas, planes, grficos, etc.
c) Exclusivamente para reas responsables de Variables de Calidad definidas
en el Plan de Calidad de Medicin DO-DR-GC-002 documentar dentro de
los procedimientos operativos la

operacin estndar correspondiente, y

deben contener los incisos indicados en el anexo 1.


6.6.

Hojas de Instruccin de Trabajo:

Para elaborar hojas de instruccin de trabajo se utiliza el formato que se encuentra


en el Anexo 3 Hoja de Instruccin de Trabajo que contiene lo siguiente:

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DIAGRAMA DE FLUJO.- Documentar colocar imagen que muestre la secuencia


de manera general de las instrucciones a seguir dentro de la operacin. En caso
de no requerirse diagrama indicar que no aplica "N/A".
ITEM.- Es el nmero consecutivo de la instruccin.
INSTRUCCIONES.- Documentar las actividades importantes que el personal debe
realizar durante la operacin en su puesto, incluyendo medidas de seguridad
generales que se deben seguir para llevar a cabo la actividad. El nivel de detalle
de las actividades debe ser de tal forma que asegure que estas se lleven a cabo
en forma consistente.
La primera instruccin debe contener el responsable de realizar la actividad, segn
aplique, (esto es en caso de que no se d entender con el nombre de la
operacin).
La segunda instruccin debe referir la tabla de equipo de proteccin personal del
rea correspondiente.
Si aplica, se debe especificar quien llena los registros.
PUNTOS CRTICOS.- Documentar aspectos importantes que el operador debe
cuidar, documentar las medidas especficas de seguridad y proteccin ambiental
que se requieren para llevar a cabo la actividad indicando las precauciones que se
requieren en cada una de ellas.
6.7.

Elaboracin de Anexos:

Estos documentos de apoyo ingresan al Sistema de Gestin, al ser referenciados


en algn documento del Sistema. Por la diversidad de informacin que contiene no
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se utiliza un formato nico para elaborarlos. Ejemplos: tablas, dibujos, lay-out,


muestrarios, catlogos, pizarrones o carteles de instrucciones, listados, ayudas
visuales.
Los anexos deben contener como elementos de control al menos lo siguiente:
NOMBRE DEL DOCUMENTO.- Debe registrarse el nombre con el que se
conocer al documento.
CLAVE DE CONTROL.- Es la clave con la cual se identifica el documento dentro
del Control de Documentos y que es asignada en el Administrador de
Documentos de acuerdo con el DO-DR-GC-003 Maestro para Claves de
Documentos.
FECHA DE APLICACIN.- Fecha a partir de la cual el documento tiene vigencia y
debe ser aplicado.
6.8.

Elaboracin de Formatos para registros:

La necesidad de utilizar un nuevo formato es detectada por la(s) persona(s) de las


reas de trabajo en funcin de los requerimientos del rea. La revisin y
aprobacin es responsabilidad del Coordinador de rea.
Por su naturaleza pueden ser de muy diversas formas, pero en todo caso deben
contener un nombre y la Clave de Control (incluido el nmero de versin).
Todos los formatos para registros elaborados deben contener los siguientes
elementos de control:
1. Nombre
Fecha de elaboracin:
Fecha de revisin:

Fecha de autorizacin:

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Pgina
2. Clave de Control
3. Nmero de Revisin
4. Nombre del responsable del Formato
5. Fecha a partir de la cual aplica el Formato
6. Paginado: Nmero de pgina y total de nmero de pgina.
7. Folio (cuando aplique)

7. Llenado de registros de calidad:


No Aplica.

8. Modificaciones

Fecha

Descripcin de la modificacin.

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