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Listas

1. CONCEPTOS BSICOS

n esta leccin vamos a ver cmo Excel nos puede ayudar a la


hora de introducir y trabajar con una serie de datos en forma

de lista.

Las listas permiten almacenar datos en una hoja de clculo. Podras


entender una lista como una base de datos simple, donde las filas de la
hoja de clculo seran los registros de la base de datos y las columnas
constituiran los campos.

En una lista, los datos de los distintos registros se organizan por


filas, mientras que los distintos tipos de informacin estn organizados
por columnas (por ejemplo, en una lista de personas, en una columna
puede estar el nombre, en otra los apellidos, en otra el telfono, etc.).
Las listas que podemos manejar con Excel tienen algunas
caractersticas comunes:
z Las celdas de la misma columna tienen datos similares.
z Normalmente, en la primera fila estn situados los ttulos de las
columnas.
z Las filas de la lista tienen la misma estructura y tienen datos similares.
Al almacenar los datos en forma de lista, Excel proporciona varias
operaciones para ayudarnos y facilitar el trabajo con la informacin.
Entre las operaciones que podemos hacer con las listas estn:
Organizar los datos para obtener subtotales.
Utilizar un formulario para aadir, editar y eliminar registros de la
lista.
Ordenar la lista de forma alfabtica, numrica o cronolgica.
Filtrar los datos. Es decir, elegir solo aquellas filas que cumplan
unos determinados criterios.
Crear informes de resumen.
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Otra posibilidad en Excel es convertir un rango de celdas en una


tabla. Esto te puede ayudar a trabajar con los datos, ya que en una tabla
se aaden automticamente listas desplegables para ordenarla o filtrarla,
puedes aplicar un formato predefinido a la tabla, aadir una fila de
totales, etc.
Veremos el trabajo con las tablas ms adelante; ahora vamos a
centrarnos en las caractersticas bsicas de las listas de datos en Excel.

2. AUTOCOMPLETAR

l introducir una serie de datos en una lista, si Excel reconoce


que ests creando una lista, te ayudar en la introduccin de
los componentes de la misma.
Cuando creamos una lista, normalmente la primera fila de dicha
lista representar las categoras de informacin que se almacenan en
esta lista.
Por ejemplo, en una lista de clientes, la primera fila podra estar
compuesta por ttulos como Nombre, Apellidos, Domicilio, etc.; una
lista de libros podra tener los rtulos Ttulo, Autor, Editorial, etc.

Adems, normalmente se suele diferenciar estos rtulos del resto


de la lista. Para ello se puede utilizar un tipo de letra, una alineacin, un
formato o cualquier otra caracterstica que diferencie esta fila del resto.
Al ir introduciendo los distintos registros de una lista, podrs hacer
uso de la capacidad que tiene Excel para autocompletar las entradas de
la lista con las entradas introducidas anteriormente: cuando ests
introduciendo un dato en una celda de la lista, Excel te sugiere las
entradas que hayas hecho anteriormente en la misma columna y que
empiecen por la letra o letras que hayas escrito.
Por ejemplo, si, en la lista anterior te pones en la celda A8 y
escribes la letra L, Excel te sugerir la entrada Lozano Martn para esta
celda. De la misma forma, si te pones en la celda C8 y escribes la letra
A, Excel te sugerir la entrada Albacete.
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Si la sugerencia de Excel es lo que quieres introducir en la celda,


bastar con aceptar esta sugerencia (de cualquiera de las maneras que
, tecla
o el botn Introducir
), lo que
permite Excel: tecla
te evitar el tener que teclear todo el texto.
Adems, tambin podrs elegir el valor directamente de una lista
formada por los valores que has escrito antes en la misma columna. Esto
te ser de gran ayuda cuando la lista que quieras crear tenga entradas
repetidas en algunas columnas, ya que te evitar el teclearlas cada vez y
facilitar el proceso de introduccin de datos en la lista.
Otra forma de
mostrar la
lista creada
por Excel para
cada columna
y elegir el
valor que
queramos sin
necesidad de
teclearlo es
ponerse en la
celda adecuada y pulsar
las teclas
+

Para acceder a esta caracterstica, muestra el men contextual de la


celda (haciendo clic en ella con el botn derecho del ratn) y elige la
opcin Elegir de la lista desplegable. Excel te mostrar la lista
adecuada para que elijas la nueva entrada de la celda.

Puedes activar o desactivar esta caracterstica de autocompletar a


travs de la casilla de verificacin Habilitar Autocompletar para
valores de celda, que se encuentra en la categora Avanzadas del cuadro
de dilogo de las Opciones de Excel (accesible desde la vista Backstage).

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3. FORMULARIOS

xcel permite mostrar las distintas filas de una lista en un


formulario de datos; es decir, en un cuadro donde cada una de
las columnas es tratada como un campo de la lista.
Mediante este formulario de datos podemos aadir, buscar,
eliminar o cambiar datos de la lista.
El comando que permite mostrar una lista de datos como un
formulario de datos no se encuentra en ninguna ficha de la Cinta de
opciones, pero podemos aadirlo a la barra de herramientas de
acceso rpido. Recuerda que, para esto, debes acceder a la categora
Barra de herramientas de acceso rpido del cuadro de las Opciones
de Excel (desde la opcin Ms comandos del botn Personalizar
o desde la vista
barra de herramientas de acceso rpido
Backstage), seleccionar el comando en la lista de la izquierda y
agregarlo a la barra de herramientas de acceso rpido.

Ten en cuenta
que, para
poder utilizar
un formulario
de datos, la
lista tiene que
tener ttulos
de columna
en la primera
fila de esta
lista. Excel
utilizar estos
rtulos o
ttulos para
crear los
campos del
formulario.

Pues bien, el comando que permite mostrar una lista como un


. Si te pones en una celda de la
formulario es el botn Formulario
lista y pulsas este botn, aparecer un cuadro de dilogo con los
distintos campos de la lista y los datos del primer registro.

En la parte izquierda estn los campos que forman los registros de la


lista. Los campos de datos con valores constantes se pueden editar, mientras
que los campos con valores calculados (es decir, que su valor se ha calculado
con una frmula) simplemente se muestran, no puedes cambiarlos.
Los nombres de los campos se crean a partir de los ttulos de las
columnas de la primera fila de la lista. Si quieres cambiar algn nombre
de campo, tendrs que cambiarlo en la primera fila de la lista.
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Mediante la barra de desplazamiento, situada a la derecha de los


campos del formulario, podemos pasar hacia delante o hacia atrs por
los diferentes registros que hay en la lista.
En la parte superior derecha del formulario se indica el nmero de
registro en la lista. Adems del nmero del registro en el que ests
tambin aparece el nmero total de elementos de la lista.
Luego aparece una serie de botones:

Despus de
introducir
un criterio,
los botones
Buscar anterior y Buscar
siguiente solo
se movern por
los registros
que cumplan
el criterio.
Para volver a
tener acceso a
toda la lista,
vuelve a pulsar
en el botn
Criterios y
despus en
Borrar.

z Nuevo: aade un nuevo registro a la lista. Tras pulsar este botn,


al finalizar,
debers rellenar los campos, pulsando la tecla
para que se aada el nuevo registro al final de la lista.
z Eliminar: elimina el registro mostrado en el formulario.
z Restaurar: deshace los cambios realizados en el registro.
z Buscar anterior: presenta el anterior registro de la lista. Si has
introducido algn criterio de bsqueda, mostrar el anterior
registro que cumpla el criterio.
z Buscar siguiente: presenta el siguiente registro de la lista. Si has
introducido algn criterio de bsqueda, accede al siguiente
registro que cumpla el criterio.
z Criterio: al pulsar este botn, se transforman los campos del
formulario en campos donde debes introducir los criterios de
bsqueda. Estos criterios pueden ser una cadena de caracteres a
igualar o bien una expresin de comparacin.

4. ORDENAR LISTAS

na de las acciones que se suele realizar con las listas es


ordenar los registros, de forma que sea ms fcil el localizar y
utilizar los datos ms adelante.
Para ordenar una lista, lo primero que tenemos que tener claro es
sobre qu columna de datos haremos la ordenacin. Adems de
introducir el criterio de ordenacin, tambin podemos indicar el orden
en que se realizar: ascendente o descendente.
Ejemplos de ordenacin ascendente son: nmeros del 1 al 9, texto
de la A a la Z, fechas en orden cronolgico (12/02/2011, 23/02/2011,
6/03/2011...), etc. Por otro lado, ejemplos de ordenacin descendente
son: nmeros del 9 al 1, texto de la Z a la A, fechas de la ms actual a la
ms antigua (6/03/2011, 23/02/2011, 12/02/2011...), etc.
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La forma ms rpida de ordenar una lista es ponerte sobre una celda


de la columna por la que quieres ordenar la lista y seleccionar la opcin
Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A del men del botn

segn quieras ordenar ascendente o descendentemente.


Dependiendo del tipo de dato de la celda que selecciones, estas
opciones cambiarn, adaptndose a dicho dato. Por ejemplo, si la
columna de la lista contiene nmeros, estas opciones cambiarn a
Ordenar de menor a mayor y Ordenar de mayor a menor, mientras
que, si tiene fechas, las opciones sern Ordenar de ms antiguos a
ms recientes y Ordenar de ms recientes a ms antiguos.
Al ordenar una lista, Excel detectar la fila de ttulos o rtulos de
las distintas columnas de la lista, y no incluir esta fila dentro de la
ordenacin realizada.
Otra forma de ordenacin, que ampla las posibilidades de
ordenacin de listas, est disponible desde la opcin Orden
personalizado del botn

En este caso, te tienes que situar previamente en cualquier celda de


la lista. Al seleccionar esta opcin Orden personalizado, Excel
seleccionar automticamente la lista y utilizar la fila de ttulos de
columna para ayudarte a elegir los criterios de ordenacin.
A travs del
botn Opciones
puedes indicar
si en la ordenacin se
distinguir las
maysculas de
las minsculas,
o si vas a
ordenar de
arriba a abajo
(es decir,
ordenar las
filas segn los
valores de una
o ms columnas) o de
izquierda a
derecha (o
sea, ordenar
las columnas
segn los valores de una o
ms filas).

En este cuadro de dilogo Ordenar se establecen los criterios de


ordenacin y el orden en que se aplicarn. Tambin puedes indicar si
existen encabezados en la lista.
Lo primero es indicar la columna que quieres utilizar para realizar
la ordenacin. En caso de que no existieran ttulos o rtulos en la lista,
en esta lista se indicara Columna A, Columna B, etc.
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Si seleccionas
Lista personalizada como
criterio de
ordenacin,
podras indicar
un orden
personalizado
para realizar
la ordenacin
(como ene,
feb, mar...).

Si has aplicado un formato condicional a las celdas de la columna,


en la siguiente lista puedes indicar si quieres ordenar segn el color de
relleno de las celdas, su color de fuente o su icono, en lugar de por los
valores de las celdas.
Finalmente, en la tercera lista se indica el criterio de ordenacin.
A veces, los datos del campo elegido como criterio se repiten en
varios registros de la lista. Es por esto por lo que se tiene la posibilidad
de incluir otros niveles de criterios para precisar ms la ordenacin.
Por ejemplo, si tienes una lista con distintas empresas y las
personas que trabajan en ellas, puedes ordenar primero por la empresa
(para agrupar a todas las personas de la misma empresa) y, despus,
ordenar por el nombre de las personas (para que estn ordenadas
alfabticamente las personas dentro de cada empresa).
En este caso, puedes pulsar el botn Agregar nivel e indicar otro
campo o columna y otro criterio de ordenacin. Puedes tener hasta 64
niveles de ordenacin.

Mediante los otros botones del cuadro puedes copiar o eliminar el


nivel de ordenacin seleccionado, as como cambiarlos de orden (los
niveles que estn encima se aplican primero, mientras que los niveles
ms bajos realizan la ordenacin despus).
En la ordenacin de listas tienes que tener cuidado cuando la
columna por la que ordenas tiene nmeros y nmeros con
letras; en esto caso, deberas asignar a todas estas celdas el
formato de texto, ya que, de lo contrario, Excel ordenar
primero los nmeros y luego ordenar los nmeros con texto.
Recuerda que, para poner el formato de texto, puedes acceder
al cuadro de dilogo del Formato de celdas y, en la ficha
Nmero, indicar Texto en la lista de la categora. Es
importante que establezcas este formato de texto antes de
escribir los datos en las celdas, para que se realice
correctamente la ordenacin.
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Si, una vez has hecho la ordenacin, no te gusta como queda o


quieres volver a como lo tenas antes, puedes deshacerla mediante el
botn Deshacer
de la barra de herramientas de acceso rpido.

5. VALIDACIN DE DATOS

i los datos que se sitan en la lista van a ser introducidos por


ms de una persona, es conveniente asegurarse de que todos lo
harn de la misma forma.
Con Excel puedes definir las entradas vlidas que puede tener una
determinada celda. Ten en cuenta que esta caracterstica no se utiliza
solo cuando trabajas con listas, sino que puedes validar la informacin
que contiene cualquier celda de la hoja de clculo.
Con la validacin de datos podrs:
Restringir las entradas de las celdas a rangos o tipos de datos
especficos, como nmeros enteros o decimales, horas y fechas.
Mostrar en las celdas listas desplegables con las posibles entradas,
de forma que el usuario tenga que elegir uno de los elementos de
estas listas desplegables.
Limitar el nmero de caracteres de la celda.
Mostrar mensajes de ayuda o de informacin cuando se
seleccionen celdas o mensajes de error cuando el dato introducido
en la celda sea incorrecto.
Al seguir las reglas a la hora de introducir los datos en una lista,
despus podremos extraer resultados de esta lista de una forma ms
sencilla, ya que nos aseguramos de que todos los datos siguen una cierta
forma o son de un mismo tipo.
Para indicar reglas de validacin, selecciona la celda o celdas
donde se introducirn los datos que quieres validar y pulsa en el botn
, que est en el grupo de comandos Herramientas
de datos, en la ficha Datos de la Cinta de opciones.
A travs del cuadro de dilogo que aparecer podremos establecer
cules son los valores vlidos de las celdas y, adems, tendremos la
posibilidad de mostrar mensajes que ayuden al usuario a la hora de
introducir estos valores. Incluso podrs mostrar un mensaje de error que
advierta al usuario que ha introducido un valor incorrecto para la celda.

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Ten en cuenta
que la validacin de datos
solo funcionar
si insertas datos
directamente
en la celda. Si
insertas datos
copiando o
rellenando o
cuando una
frmula calcula un resultado
no vlido, no
se tendr en
cuenta la
validacin de
datos ni
aparecer el
mensaje de
validacin que
hayas indicado.

En la ficha Configuracin se indican los valores que se pueden


introducir en la celda o conjunto de celdas. Puedes indicar la naturaleza
del dato que puede tener la celda en la lista Permitir (nmero entero,
texto, fecha, etc.), as como caractersticas propias del tipo de
informacin permitida (rango de valores permitidos, valor mximo, valor
mnimo, fecha mnima, fecha mxima, longitud en caracteres, etc.).
Si eliges la opcin Cualquier valor, estars indicando que no hay
ninguna restriccin para la celda o celdas seleccionadas.

Para crear una lista con los posibles valores para la celda, elige la
opcin Lista en el campo Permitir. Podrs indicar los elementos de la
lista escribindolos (separando las distintas opciones con el signo de
punto y coma entre ellas) o bien, si tienes estos valores en la hoja de
clculo, hacer referencia a los mismos.
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De esta forma, al situarnos en la celda, podremos utilizar la lista


desplegable para indicar el valor que introduciremos en la celda.

En la ficha Mensaje de error puedes indicar qu mensaje quieres


que aparezca cuando se intente introducir un valor errneo, es decir, que
no cumpla la condicin de validacin especificada en la ficha
Configuracin. Si no introduces ningn mensaje personalizado, Excel
mostrar el mensaje que tiene por defecto.

En la lista Estilo puedes seleccionar el icono del mensaje que


aparecer y cmo se comportar Excel al introducir datos no
vlidos:
Si seleccionas Detener, aparecer el mensaje y no se
permitir la introduccin de estos datos no vlidos segn la
ficha Configuracin.
Si eliges Advertencia, se mostrar un mensaje de
advertencia, pero el usuario podr introducir el dato no
vlido en la celda. En este caso, desde el cuadro de dilogo
del mensaje el usuario puede aceptar la entrada no vlida,
editarla o cancelar la entrada de datos.
Si seleccionas la opcin Informacin, simplemente
aparecer un mensaje informativo, y tampoco se impedir la
introduccin del dato no vlido.
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En la ficha Mensaje de entrada puedes introducir un mensaje que


aparecer en el momento en que el usuario se site en dicha celda, antes
de introducir cualquier valor en ella. Por ejemplo, esto te puede servir
para dar instrucciones al usuario acerca de cmo se tienen que
introducir los datos en la celda o el formato que deben seguir estos
datos.

Si no quieres que aparezca este mensaje, no tienes ms que


desactivar la casilla situada en la parte de arriba de la ficha.
Ten en cuenta que si nicamente pones un mensaje de entrada, el
usuario podra introducir cualquier valor, ya que no restringimos los
valores que puede tomar la celda, sino que simplemente se incluye un
mensaje que aparece cuando la celda es seleccionada.

Con la validacin de datos Excel permite definir los valores


correctos de una celda, indicando su naturaleza (enteros, fechas,
decimales, etc.) u otras caractersticas (tamao mximo, rango de
valores, etc.), as como la posibilidad de incluir un mensaje que
aparezca en el momento de seleccionar la celda o cuando se introduzca
un valor incorrecto.

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6. EXTENDER FORMATOS Y FRMULAS

ara acabar la leccin, veremos una caracterstica de Excel que


permite extender el formato y las frmulas utilizadas en una
lista al aadir nuevas filas al final de sta.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una hoja de clculo
en la que hay una lista con seis elementos que mantienen un mismo
formato:

Adems, la ltima columna obtiene su valor a partir de una sencilla


frmula: multiplicar el valor de la celda de la izquierda por 40,25. Esta
frmula es la misma para toda la columna D.

Para que se
pueda aplicar
la caracterstica
de extender el
formato, al
menos tres de
las anteriores
cinco filas de
la lista deben
tener el formato y las frmulas que quieres
extender. Si no
es as, Excel
no extender
el formato ni
las frmulas.

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Si quieres continuar aadiendo elementos a la lista, lo lgico es


que quieras que se mantenga tanto el formato como la frmula de la
ltima columna.
Excel tambin piensa de la misma forma, por lo que, al aadir
nuevos datos en la fila de debajo de la lista (en este caso, la fila 8),
aplicar el formato de las filas anteriores en esta fila. Adems, tambin
extender la frmula de la columna D, por lo que, en la celda D8 se
pondr automticamente la frmula adecuada, sin necesidad de
escribirla ni copiarla.
De esta forma, al incorporar filas al final de una lista, se mantiene
la coherencia con el resto de sus elementos.
Puedes activar o desactivar esta caracterstica de Excel a travs de
la casilla de verificacin Extender formatos de rangos de datos y
frmulas, en la seccin Opciones de edicin de la categora
Avanzadas del cuadro de las Opciones de Excel.

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