DOSSIER

GESTIN HOTELERA
VERIAL
C/ Lorenzo Velasco, 8 - 37006 Salamanca. Telf.: 902 875 430 jafraile@verial.es

VERIAL HOSTELERA
El programa informtico Verial Hostelera que aqu presentamos es un producto elaborado con la ltima tecnologa
para el desarrollo de software. La solidez del producto proporciona un funcionamiento estable, rpido y de total
fiabilidad.
La experiencia de Verial Soft en el sector hotelero de ms de 16 aos garantiza un contenido correcto y de fcil
asimilacin para el usuario, reduciendo as a pocas horas la formacin y la puesta en marcha de un establecimiento de
estas caractersticas.
Verial Hostelera funciona en redes de rea local y a travs de Internet como terminal remoto, dependiendo su
rendimiento de la velocidad de las lneas de comunicacin. As mismo, aprovechando las nuevas tecnologas podremos
disponer, en breve, de un sistema de reservas en tiempo real a travs de la Web.

El programa est dividido en mdulos, de manera que cada hotel adquiera la parte que necesita sin cerrar la
posibilidad de ampliar las funciones del programa cuando su establecimiento lo necesite.
Verial Hostelera est preparado para gestionar desde el Front Office de forma individual, para un hotel que solo
trabaja en recepcin, hasta sistemas hoteleros ms complejos con cafetera, restaurante,
tienda,
supermercados, almacenes, centralita, contabilidad...

VERIAL HOSTELERA: FRONT OFFICE

Contempla toda la gestin puramente hotelera:

Clientes, empresas, agencias: ficha que diferencia el tipo de cliente. Contiene los campos suficientes para
una correcta identificacin y clasificacin del cliente y husped.
Alojamientos y tipos totalmente definibles: individual, doble, triple, suite, apartamento, etc. Y sus
caractersticas: fachada, vistas al mar, con caja fuerte, etc.
Servicios que vende el hotel con el alojamiento: pensiones alimenticias, garaje, TV privada, etc. As como
servicios extraordinarios que se facturarn puntualmente.
Planning visin total y planning por das. Planning de optimizacin de la ocupacin.
Check-in / Recepcin: directamente desde el planning o desde el propio documento de cargos, con
posibilidad de introduccin automtica de los datos del cliente a travs del mdulo Programa Lector Verial :
lectura ptica del DNI / Pasaporte.
Check-out / Factura: de forma rpida y directa.
Tarifas para una cmoda, amplia y flexible gestin de precios para temporadas, empresas, clientes, grupos,
por personas, contratos, etc.
Informes de todo tipo:

Listados y etiquetas. Seleccin mediante filtros con todos los campos de la ficha del cliente.
Mano corriente y diferentes modos de ver la produccin: diaria, comparada por das, aos, etc.
rbol de produccin por categoras.
Polica (segn BOE en papel y correo electrnico). Documento de bienvenida.
Estadstica (segn INE) de ocupacin por pases, comunidades y provincias.
Cobros y pendientes de cobro.
Gobernanta y mantenimiento.
Incidencias: con control de modificaciones, anulaciones, etc, por usuario puesto y hora.
Histricos de alojamientos, estancias, ocupaciones...

Hasta 15 alojamientos incluidos.

MDULOS ADICIONALES:

Cupos: contratos con agencias.

Centralita: mdulo de enlace, cargo automtico de llamadas.
Llaves banda magntica: programa compatible INHOVA.
Programa Lector Verial: lectura ptica del DNI.
Gestin de tiendas: tiendas dentro del hotel.
Estadsticas de compras y ventas.
Documentos de Almacn: entradas salidas traspasos inventarios.
Contratos de mantenimiento: alquileres.
Comisionistas: Empleados, Agencias de Viaje, Central de Reservas.

Adems del Mdulo Verial Restauracin

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CONFIGURACIN
El programa podr configurarse de acuerdo con las necesidades de su establecimiento a travs de las pantallas
adecuadas, las cuales nos permiten establecer valores para cada puesto de trabajo y cada usuario.
Los alojamientos, precios, tarifas, centralita, caractersticas de los alojamientos, informes, formato de factura, etc., se
podrn ajustar a sus necesidades de una forma sencilla.
Adems podremos configurar nuestra empresa segn nuestras necesidades: puestos, visor al cliente, cajones de
monedas, impresoras, personal con perfil de autorizaciones de acceso. Men de accesos directos ms utilizados
FICHA DE CLIENTES
Esta ficha proporciona todos los campos que exige la ley, as como los necesarios para una correcta clasificacin de los
clientes del establecimiento. Al rellenar la ficha, en el campo Tipo de cliente permite diferenciar si son particulares,
empresas o agencias, para as operar correctamente con los precios y tarifas. Adems permite asociar un cliente a una
empresa o a una agencia y as, automatizar la facturacin de la estancia distribuyendo los cargos en relacin a la
distribucin indicada: todo a la empresa / agencia, o extras al cliente y cargos a la empresa / agencia.
Esta ficha, como mostramos en el ejemplo, dispone de mltiples campos de clasificacin. Excepto el nombre y la
tarifa, el programa no obliga a rellenar ningn otro campo; son campos de uso voluntario pero de gran utilidad para
informes, estadstica, ficha de polica, etc.

El recurso habitual al recibir a un cliente, es tomar los datos indispensables (NIF / DNI y nombre) y realizar la gestin:
asignar habitacin y cargos. Posteriormente, mientras el cliente se aloja, rellenar los datos que sean de nuestro inters
para devolver el DNI. Esto se puede realizar de forma inmediata por medio del Lector Verial.
Cada campo que ofrece esta ficha se puede utilizar como filtro para informes.
La segunda solapa contiene datos comerciales aplicables a otros mdulos del programa. Tambin es importante el
campo Avisos en documentos (incluido dentro del botn Procesos); este aviso saldr de forma automtica a la
hora de la facturacin de ese cliente, no admitir taln, reclamar llave de garaje, etc...
La solapa 3 y 4 contienen datos opcionales tales como personas de contacto, serie de facturacin por defecto, nmero
de copias para facturas, etc.

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ALOJAMIENTOS Y DEFINICIN DE TIPOS Y CARACTERSTICAS

La flexibilidad del sistema permite definir el nombre y nmero de los alojamientos. No tienen por qu ser
necesariamente habitaciones, de manera que podremos trabajar con cualquier tipo de alojamientos.
Estos valores se determinan en las fichas de alojamientos (imagen superior), tipos y caractersticas en las que
marcaremos a cada alojamiento lo que corresponda. De esta manera, al seleccionar una habitacin en el planning,
podremos elegir, por ejemplo: dobles del primer piso con vistas al mar (VM). Podremos ver si cuenta con camas extras
o cunas, etc.
Una vez realizado el proceso de definicin de valores, podremos hacer modificaciones cmodamente desde una tabla
para este fin:

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CARGOS, SERVICIOS Y EXTRAS

La ficha de cargos permite definir cualquier concepto para gestionarlo da a da junto con la habitacin o puntualmente
como un cargo extra.
Se pueden definir cargos compuestos que simplificarn la asignacin de los mismos sin perder el control estadstico de
los componentes.

Los servicios, junto con el tipo de alojamiento y su precio, darn lugar a todo el movimiento econmico del Front del
hotel, por tanto representan una parte esencial del programa para proporcionar todos los informes de produccin,
consumos, estadstica, etc.
Tambin permitirn una seleccin rpida al realizar un Check-in:

Esta clasificacin, si gestionamos rgimen de estancia, permitir emitir informes por cliente o globales que facilitarn
las previsiones en cocina.

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Dependiendo de la configuracin tendremos otras formas de Reservas o Check in mltiple.

El programa nos crear de forma automtica los cargos, los descuentos por terceras y cuartas personas, por primer y
segundo nio.
PLANNING Y SUS FUNCIONES:

Este primer planning muestra el estado del hotel en conjunto, permitiendo hacer selecciones para acceder
directamente a un documento de reserva, ocupacin o presupuesto, los cuales se diferencian por colores. Adems
tenemos en todo momento la disponibilidad del hotel en la parte media, indicando el nmero de habitaciones libres en
fila Li, nmero de ocupadas en la fila Oc al igual que reservadas y en presupuesto. As como la disponibilidad para
cupos. Los colores hacen referencia al modo de solicitud de ocupacin: Verde = OC = Ocupada, Rojo = RC = Reserva
Confirmada, Azul = RS = Reserva Sin confirmar, Rosa = PR = Presupuesto.
En la parte superior tenemos informacin directa del titular de la estancia y si viene de parte de alguna empresa o
agencia o central de reservas. Tambin tenemos acceso al calendario para ir directamente a cualquier mes que
necesitemos consultar o utilizar para hacer una reserva. Los dems botones de la parte superior derecha dan acceso
directo a la funcin que representa: optimizador, reservas, ocupaciones, etc.

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En la columna de la izquierda, Clave y tipo, muestran el nmero de habitacin y el tipo de la misma, los cuales se
marcarn en rojo y amarillo si estn bloqueadas o pendientes de revisar respectivamente.
A la hora de cambiar un husped de habitacin es tan sencillo como arrastrar la marca de su estancia hacia otra
habitacin libre. Tambin se permite fraccionar la ocupacin en ms de una habitacin.
El segundo planning permite elegir el modo que decidamos para un da concreto o un rango de fechas. Si elegimos
Estancias o Reservas, se mostrar el nombre del titular

Para quien utilice contratos de cupos, el tercer planning le indicar en todo momento la disponibilidad en relacin a la
ocupacin y los das de release.

OPTIMIZADOR DE OCUPACIN
Permite acomodar un nmero de habitaciones de un tipo concreto para un perodo determinado de das. El programa
buscar la organizacin ms apropiada para la peticin solicitada, pudiendo implicar otros tipos de alojamiento si no
hubiera suficientes del tipo solicitado.

Desde esta ventana podremos reservar, tanto por tipo como por nmero concreto de alojamientos o introducirlos
directamente como una estancia:

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DOCUMENTOS DE HOTEL: RESERVA, ESTANCIA, PRESUPUESTO.

El programa permite acceder a estos documentos a travs del primer planning, asignando automticamente los datos
seleccionados en el mismo. Tambin podemos acceder a travs del men sin pasar por el planning. An as, desde el
propio documento, tendremos accesibles los tres planning anteriores como opcin de consulta y bsqueda.

Se permite gestionar directamente una estancia, una reserva o un presupuesto.

Podremos tener uno, dos o ms titulares en un solo documento y emitir facturas independientes para cada uno. O para
un solo titular, varias facturas.
El sistema, de forma gil y sencilla, facilita la divisin de cargos o la asignacin de nuevos titulares al documento.
Este documento es prcticamente la vida de la recepcin. Sin tener que acudir a otras pantallas podemos gestionar
todo lo que demande una estancia. (Las reservas y los presupuestos se convierten automticamente en estancia al
hacer el Check in).
A travs de los botones a pie de pgina, tenemos acceso a todos los elementos necesarios para la gestin de este
documento: alojamientos de uno en uno o mltiples alojamientos para grupos, cargos individuales o cargos rpidos
donde elegiremos en bloque todo lo que el cliente ha contratado. Asignacin de consumos extras durante la estancia,
etc.
Tambin recoger de forma automtica los cargos, para el cliente en cuestin, consumidos en otras reas de venta:
restaurante, terraza, etc. As como las llamadas telefnicas correspondientes a las extensiones asignadas a sus
habitaciones (Mdulo de Centralita).
Cada uno de los cargos recogidos en el documento se puede seleccionar de forma independiente para facturarlos
cuando deseemos o el cliente los pida. Tambin podemos cambiar la descripcin de un cargo sustituyndola por la
que pida el cliente.
Estos cargos se pueden separar e imputarlos:
A uno de los titulares

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Al mismo titular pero en facturas separadas

A un nuevo titular
A un clientes varios (caja)

En el ejemplo, con un simple toque de ratn, el cargo marcado pasara del titular 3 al titular 1 como un grupo de
facturacin diferente.
Para grupos con varias habitaciones, utilizando el botoncito azul del extremo de la pantalla, permitir seleccionar el
contenido del documento para una habitacin concreta y operar solo con los cargos de esa habitacin.

En fin, esta pantalla permitir, con gran facilidad, reflejar cada necesidad que se plantee en la recepcin.
Seguridad y control: cada movimiento realizado por los recepcionistas quedar reflejado en el informe de
incidencias que el programa registra constantemente y al que solo tendr acceso el administrador del sistema.
Disponemos de informacin directa mediante estos botones, los cuales indicarn las reservas con entrada hoy (REH),
las reservas con entradas maana (REM), las estancias actuales (EST), las estancias con salida hoy (ESH) y las
estancias con salida maana (ESM).

El Botn ocupantes permite, a pie de pgina, recoger los datos de los acompaantes del titular, que se tomarn para
los informes de polica.
Desde el botn procesos se permite acceder a interesantes funciones para completar una buena gestin.

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Botn informes ofrece de forma directa los informes ms usuales y necesarios en una recepcin.

Botn Check Out / Facturacin de una estancia.

Mediante este botn procederemos a facturar total o parcialmente una estancia

En este caso, como hay dos titulares implicados, el sistema nos ofrece la opcin de facturar uno u otro. Si solo
tuviramos un titular, pasaramos directamente a la pantalla de cobro. En esta pantalla tendremos la informacin
necesaria para gestionar el cobro del documento: cmo vamos a cobrar ( efectivo, tarjeta, etc), y si hay entregas a
cuenta a compensar o si hay deudas a saldar. En el momento del cobro podremos decidir si se aplican todas las
condiciones del saldo, el cual se compensa automticamente con la cantidad a cobrar, o se cobra directamente
aplazando la situacin del saldo.
En la mayora de los casos, el recepcionista simplemente elegir el mtodo por el cual va a cobrar. O dividir este
cobro, si el cliente lo solicita, en ms de un mtodo (parte en efectivo, parte en tarjeta, etc.)

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Una vez realizado el cobro, el programa solicitar permiso para dar de baja los cargos y la estancia del cliente. La
habitacin en el planning quedar sucia para revisar.
DOCUMENTOS DE HOSTELERA FACTURADOS
Dentro del men clientes encontramos Documentos de Hostelera facturados: facturas, albaranes y tickets.

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Detalle de la cabecera de una factura (configurable):

Men del botn procesos dentro de una factura:

Tambin podremos insertar un comentario, hacer una nota imprimible o crear un contenido alternativo al contenido
real de la factura.

INFORMES
El programa dispone del Generador de Informes Verial, desde el cual podremos crear informes personalizados.
Con esta herramienta cada cliente podr tener sus propios informes.
No obstante, Verial proporciona los que a lo largo del tiempo ha comprobado que son tiles para todo el mundo y a
partir de estos, se podrn construir los que se necesiten.

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Los informes netamente de hostelera se componen de tres bloques: fichas de trabajo, informacin de gestin y, por
ltimo, de informacin pretrita o histrica.

Informes de alojamientos:

Este tipo de informes se refieren a conjunto de habitaciones y su estado, permitiendo a gobernanta, camareras,
mantenimiento, servicio tcnico, etc. tener informacin para limpiar, reparar o reponer lo necesario de cada
habitacin. Estos informes parten de un sistema de filtros, por lo que podemos solicitar la misma informacin desde
distinta fecha y en distinta combinacin de estado.

Informes de cargos:

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Informes de Tarifas:

Informes de recepcin: Reservas, estancias, presupuestos.

Mediante los filtros que ofrece la pantalla podremos determinar con precisin la informacin que necesitemos.

Informes de ocupacin:

Permite ver entre las fechas indicadas por el usuario los datos de ocupacin del periodo elegido. Otras variantes
de este tipo de informe pueden mostrarse con el nombre de las personas y las fechas de estancia o reserva.

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Cargos pendientes de facturar:

Permite elaborar listados de cargos no facturados, listados de previsin, etc.

Listados de cupos:

Para establecimientos que trabajan con agencias. Adems del planning de cupos, podremos obtener toda la
informacin necesaria a cerca de estos utilizando los filtros disponibles.

INFORMES HISTRICOS

Histrico de ocupacin por pases, comunidades y provincias:

El contenido de estos informes se ir adaptando a la ltima normativa.

Histrico de Alojamientos:

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Por meses del ao y tipo de alojamiento:

Histricos de documentos:

Histricos de estancias fichas de polica (tambin por Internet):

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VERIAL OFRECE EN TODOS SUS PROGRAMAS LA POSIBILIDAD DE INCORPORAR EL

MDULO DE CONTABILIDAD (Movimientos Contables, vista de asientos y apuntes,
Impresin de Libro Mayor, Diario, Sumas y Saldos, Prdidas y Ganancias; Balances de
. y Libros de IVA; modelos oficiales de la A.E.A.T.; Variacin de existencias; Proceso
Situacin
de Cierre del Ejercicio e Impresin de Libros; registro de Facturas Emitidas y Recibidas;
Cobros, Pagos, Acreedores y Proveedores; Nminas, Inmovilizado y Presupuestaria) Y EL
MDULO DE TESORERA Y CARTERA (Remesas, Bancos, Concialicin), TODO ELLO CON
UNA SIMPLE LLAMADA O POR INTERNET.

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HERRAMIENTAS DEL SISTEMA

Verial Soft ha desarrollado una serie de herramientas para que, en un caso hipottico de que algn dato no
correspondiera a lo que nosotros esperamos, podamos supervisar todas y cada una de las operaciones. Del mismo
modo, si disponemos de una conexin a Internet Verial a desarrollado el sistema SAR (Sistema de Asistencia Remota)
por el cual nuestros tcnicos puede tomar el control remoto de su ordenador y examinar cada una de las operaciones y
detectar por qu esas variaciones, que en el 99,99% de los casos suelen ser despistes del usuario.
COPIAS DE SEGURIDAD: Automticas, una por da, acumulativa semanal y otra mensual. Una copia Manual.
Envo a travs de correo electrnico, copia en puestos de red y puestos remotos. Copias en dispositivos externos.
FICHEROS: Configuracin de la empresa, personal y sus Bancos. Base de datos de Localidades. Fichero de casi
todos los bancos de Espaa. Configuracin de Impuestos, de mtodos y periodicidades de cobro /pago. Series de
facturacin configurables. Calendario / agenda: configurable por puesto y usuarios, periodos de avisos en lnea,
notas activas e inactivas, etc.
INFORMES: dependern de los mdulos contratados. Posibilidad de exportar a Access, Excel, formar fichero PDF
para envo por fax o correo electrnico.
CAJA: Configuracin de cajones. Arqueos. Entradas y Salidas de efectivo en caja.
FICHA DE CONFIRMACIN DE MLTIPLES COBROS Y PAGOS: podremos confirmar pagos o cobros de forma
masiva, de los que hayamos ido creando en las fichas correspondientes, sin tener que entrar uno a uno para
confirmarlo.

COBROS: Ficha de cobros para el control de la cartera de nuestros clientes, asiento automtico, puede proceder
de una remesa de efectos.
PAGOS: Ficha de pagos para el control de la cartera de nuestros proveedores, asiento automtico, puede
proceder de una remesa de efectos (con contabilidad o gestin de compras).
CONFIGURACIONES: Opciones por defecto para operaciones repetitivas de la gestin que se podrn cambiar
puntualmente. Configuracin del Puesto, del usuario con perfiles por cada uno de ellos, con registro de entradas e
incidencias de acuerdo con la LOPD. Configuracin de dispositivos e impresoras (locales, de red y remotas en
cualquier sitio del mundo). Configuracin de listados.
AUXILIARES: Procesos especiales: recuperar contraseas, envos de copias de seguridad por correo electrnico,
herramientas de SQL y DOT. Borrado masivo de datos. Monitorizacin de puestos activos. Cambios de usuario
para controles de administrador. Envos de mensajes a otros puestos. Regeneracin de ndices y recuperacin de
espacio en disco, revisin de letras maysculas al principio de los nombres y direcciones. Comprobacin de la
integridad de todos los ficheros con informe de incidencias. Cambio de divisas.

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Lenguajes de programacin: Estn desarrolladas en Visual Basic y Visual C++ sobre la base de herramientas
propietarias (ntegramente nuestras) para no depender de desarrollos de otros productores de software. Estos
lenguajes ofrecen un trmino medio entre la programacin estructurada y la programacin orientada a objetos. Se ha
empleado el modelo orientado a objetos (OOP) all donde resultaba provechoso su empleo y el modelo clsico donde la
OOP slo aportara una sobrecarga que hubiera degradado el rendimiento.
Sistema Operativo Servidor: Servidor dedicado con Windows XP o Windows 2000 ejecutando SQL Server
Desktop Engine o SQL Server 2000. Para conexiones por Terminal Server es necesario Windows 2003 Server.
Funcionan sobre Windows XP o Windows 2000. En instalaciones monopuesto, el
servidor de datos puede ser el mismo puesto de trabajo; sin embargo, cuando hay ms de un puesto se recomienda
que el servidor de datos no se utilice porque un problema en dicho puesto afectara a todos los que dependan de l.

Sistema Operativo Puesto:

Versiones vlidas del servidor SQL:

SQL Server Desktop Engine Para un slo puesto y un mximo de cinco (con un slo procesador en el servidor,
limitado a 2Gb por base de datos). La situacin para 6 usuarios o ms con este SQL es que si hacen peticiones a la vez
cinco puestos, del sexto en adelante queda en espera hasta que termine uno de los cinco).
SQL Server 2000: Para ms de cinco puestos o donde necesite usar ciertas caractersticas especiales.

Requisitos del servidor:

Mnimo: funcionar pero ser algo lento
Recomendado: puede ser superior
Pentium III o AMD Athlon
Pentium IV o AMD XP
1000 MHz
1.5 GHz
1000 MB
2 GB
40 GB IDE en modo UDMA a 100 MB/s. El Cuanto mayor y ms rpido, mejor. Como
tamao necesario depender de los datos a orientacin, 80GB UW-SCSI-III (160 MB/s)
almacenar. Tenga en cuenta que el programa pero existen tecnologas superiores que habr
recomienda la realizacin automtica de copias que considerar si la instalacin puede precisar
de seguridad y eso multiplica el espacio mayor capacidad, velocidad, seguridad o
consumido por un factor de 9, al mantener disponibilidad.
varias copias en reserva.
Tarjeta de video
Si es un servidor dedicado, cualquiera fiable. La misma que utilice para los dems puestos.
No importa el rendimiento, slo su estabilidad.
Si va a emplearse como un puesto ms de
trabajo, vea las recomendadas para los puestos
de trabajo.
CD ROM
Necesario para la instalacin: a partir de 20x
Dispositivo Copia ZIP 250MB o regrabadora CD (10x o ms). Para otros sistemas ponerse en contacto con el
Seguridad
departamento comercial de Verial Soft.
Sistema de red
HUB 100 Mbit/s
Tarjeta de red
100 Mbit/s (en funcin del HUB) y conexin RJ45
Acceso a Internet
Para acceso y control remoto a travs de Internet, lneas de banda ancha tipo ADSL.
Procesador
Velocidad
Memoria RAM
Disco Duro

Requisitos de los puestos:

Mnimo
Recomendado
Pentium III o AMD Duron
Pentium IV o AMD XP
1000 MHz
1.5 GHz
512 MB
1 GB
40 GB IDE en modo UDMA (100 MB/s). Si se Cuanto mayor y ms rpido, mejor. Todos los
desea emplear para almacenar copias de comentarios hechos al disco del servidor son
seguridad, podra necesitar mayor capacidad. Los igualmente vlidos pero es preferible potenciar
datos del programa NO se almacenan en este el disco del servidor con preferencia al de los
puestos.
disco; slo el propio programa.
Tarjeta de video
Como orientacin, las basadas en los chips desarrollados por nVidia (Gforce ), ATI (Radeon)
CD ROM
Se recomienda un lector de velocidad superior a 20x.
Dispositivo Copia Es suficiente si lo tenemos en el servidor.
Seguridad
Sistema de red
HUB 100 Mbit/s
Tarjeta de red
100Mbit/s (en funcin del HUB) y conexin RJ45
Acceso a Internet
Configurado para utilizar la lnea de banda ancha del servidor. Puede ser necesario para
solucionar problemas por control remoto.
Procesador
Velocidad
Memoria RAM
Disco Duro

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