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ARMONIZACIN DE MECI CON EL SISTEMA DE

GESTIN DE LA CALIDAD

Gerardo Duque Gutirrez

Noviembre de 2012

ANTROPOLOGA
La Antropologa (del griego, 'hombre
(humano)', y logos, 'conocimiento')
es una ciencia social que estudia al
ser humano de una forma integral.

13
CANAD

8
JAPON

26
CHILE

106
BOLIVIA

111
NICARAGUA

46
ITALIA
52
MEXICO

121
PARAGUAY

103
ECUADOR

59
PANAM

131
CHAD

98
VENEZUELA

COMPETITIVIDAD

29
ESPAA

32
CHINA

5
ALEMANIA

1
ESTADOS
UNIDOS

18
FRANCIA

63
COSTA RICA
67
EL
SALVADOR

86
PER
85
ARGENTINA

Anlisis en 2008 131 pases


Fuente: Foro Econmico Mundial 2007 - 2008

75
URUGUAY

69
72
COLOMBIA
BRAZIL

-6

10
CANAD

9
JAPON

28
CHILE

29
ESPAA

30
CHINA

7
ALEMANIA

1
ESTADOS
UNIDOS

16
FRANCIA

118
BOLIVIA

120
NICARAGUA

49
ITALIA
124
PARAGUAY

105
VENEZUELA

134
CHAD

104
ECUADOR

58
PANAM
59
COSTA RICA
60
MEXICO

COMPETITIVIDAD

64
BRAZIL

88
ARGENTINA
83
PER

Anlisis en 2009 - 134 pases


Fuente: Foro Econmico Mundial 2008 - 2009

75
79
URUGUAY
EL
SALVADOR

74
COLOMBIA

-5

8
JAPON

9
CANAD

7
ALEMANIA

2
USA
1
SUIZA

16
FRANCIA

29
CHINA

30
CHILE

33
ESPAA
48
ITALIA

120
BOLIVIA

115
NICARAGUA

55
COSTA RICA

124
PARAGUAY

56
BRAZIL

133
BURUNDI

113
VENEZUELA

59
PANAM

105
ECUADOR

60
MEXICO

COMPETITIVIDAD
85
ARGENTINA
Anlisis en 2009 - 133 pases
Fuente: Foro Econmico Mundial 2009 - 2010

65
URUGUAY

78
PER

69
COLOMBIA

77
EL
SALVADOR

+5

10
CANAD

6
JAPON

15
FRANCIA

5
ALEMANIA

30
CHILE

42
ESPAA
48
ITALIA

112
NICARAGUA

4
USA

108
BOLIVIA

1
SUIZA

27
CHINA

120
PARAGUAY

122
VENEZUELA

56
COSTA RICA
58
BRAZIL

139
CHAD

105
ECUADOR
66
MEXICO

COMPETITIVIDAD
87
ARGENTINA
Anlisis en 2009 - 139 pases
Fuente: Foro Econmico Mundial 2010 - 2011

73
PER

68
COLOMBIA

+1

12
CANAD

9
JAPON

18
FRANCIA

6
ALEMANIA

31
CHILE

36
ESPAA
43
ITALIA

115
NICARAGUA

5
USA

103
BOLIVIA

1
SUIZA

26
CHINA

122

53
BRAZIL

PARAGUAY

124
VENEZUELA
142
CHAD

101
ECUADOR

61
COSTA RICA

COMPETITIVIDAD
85
ARGENTINA
Anlisis - 142 pases
Fuente: Foro Econmico Mundial 2011 - 2012

58
MEXICO

68
COLOMBIA

67
PER

El ranking global se calcula con tres ndices independientes


y tres ndices globales
Provisin y respeto de derechos de propiedad
Calidad de vida
Ciudades amables

ndice de
tecnologa

Educacin
Destrezas laborales
Infraestructura fsica
Provisin de servicios
Pblicos
Uso de TICS para la
Productividad
Capacidad de innovacin

ndice de
Ambiente
macroeconmico

ndice de
instituciones
pblicas

Crecimiento de la inversin
Stock financiero
Estabilidad macroeconmica
Aumento tasa de ahorro

Barrera para la competencia


Estabilidad jurdica
Regulaciones e instituciones
Al servicio de produccin

ANDRES OPENHEIMER

EDUCACIN

CIENCIA

CONTINUIDAD

2
MXICO

1
BRASIL

3
ARGENTINA
4
VENEZUELA

5
COLOMBIA

6
CHILE

PIB PASES DE LATINOAMERICA 2009

2
MXICO

1
BRASIL

3
ARGENTINA
4
CHILE

5
VENEZUELA

6
COLOMBIA

PIB PASES DE LATINOAMERICA PROYECTADO 2018

LINEAMIENTOS PARA UNA POLTICA NACIONAL DE LA


CALIDAD

EMPRESAS CERTIFICADAS

2.
ARGENTINA

1.
BRASIL

FUENTE CONPES 3446

3.
COLOMBIA

4.
CHILE

5.
MXICO

Argentina
Brazil
Chile
Colombia
Mexico

2004
4149
6120
924
4120
3391

2005
5556
8533
1124
4926
2890

2006
7934
9014
2565
6271
4636

2007
8808
15384
4013
7033
3946

2008
8812
14539
4103
7696
4990

2004

2005
33,91%
39,43%
21,65%
19,56%
-14,77%

2006
42,80%
5,64%
128,20%
27,30%
60,42%

2007
11,02%
70,67%
56,45%
12,15%
-14,88%

2008
0,05%
-5,49%
2,24%
9,43%
26,46%

2004

2005

2006

2007

2008

20407

25388

34018

43300

44930

24,41%

33,99%

27,29%

3,76%

19%

18%

16%

17%

Argentina
Brazil
Chile
Colombia
Mexico
Total
Latinoamerica
Variacin
Participacin de
Colombia

RELACIN ENTRE COMPETITIVIDAD


Vs.
SISTEMAS DE GESTIN?

NTC-GP 1000:2009
MECI

Excelencia
Gestin

Aseguramiento
Control
Inspeccin
Aos

1940

1960

1970

1980

1990

2000

Competencia Global,
Resultados y
Sostenibilidad
Prevencin y
Mejora Continua

Prevencin en toda
la Organizacin

Deteccin y correccin
En el proceso

Deteccin a posteriori

CARACTERSTICAS DE EMPRESAS DE CLASE MUNDIAL

Enfoque en la
simplificacin

Planeacin
Estratgica
Integracin de
estndares
internacionales

Tecnologa
adecuada

Entrega
oportuna a los
usuarios de los
procesos

Conocimiento
profudo de los
procesos de
trabajo
Uso de
mtodos
estadsticos

EMPRESAS DE CLASE
MUNDIAL

(MODELO DE EXCELENCIA)

Requisitos
claros de los
usuarios

Desarrollo
continuo del
recurso
humano

Cero defectos

El recurso
humano
asume retos

BENEFICIOS REALES DE UN SISTEMA DE GESTIN

La
institucionalidad
se pone al servicio
de los usuarios

Identifica las
necesidades y
expectativas de
los usuarios y los
interioriza

Respeta a los
servidores, pero
adicional genera un
mayor sentido de
pertenencia, y genera
la cultura de
construir sobre lo
construido

Estructura
procedimientos
para brindar
calidad y
oportunidad (se
reduce el apaga
incendio)

Respeta el medio
ambiente

Puedes llegar a tu
casa para vivir y
disfrutar tu familia,
se potencializa el
tiempo y las
reuniones, uso de
tecnologa

Fortalece las
condiciones de
seguridad industrial y
confort

Amas tu trabajo y vez


el sentido de lo que
haces

Continuidad

Establece la
verdadera
capacidad
institucional

CULES SON LOS SISTEMAS DE GESTIN QUE EXISTEN POR LEY EN EL


ESTADO COLOMBIANO

SCI

SGC
Constitucin Poltica
de Colombia art. 78

Constitucin Poltica
de Colombia art. 209 y 269

Ley 872 de 2003

Ley 87 de 1993

Decreto 1599 de 2005

MECI 1000:2005

Decreto 4110 de 2004

NTCGP 1000:2004
SALUD

Decreto 4485 de 2009

CIRCULAR 06 2009
CIRCULAR 02 2010

Decreto 1011 de 2006


Decreto 4295 de 2007
NTCGP 1000:2009

Infraestructura de la Calidad
Decreto 2269/93
NORMALIZACIN

ACREDITACIN
Procedimiento mediante el cual un Organismo autorizado (en Colombia
S.I..C) reconoce formalmente que una organizacin es competente para la
realizacin de una determinada actividad de evaluacin de la conformidad.

ONAC
transicin

acredita
Actividad que aporta soluciones
para aplicaciones repetitivas que
se desenvuelven,
fundamentalmente, en el mbito
de la ciencia, la tecnologa y la
economa, con el fin de alcanzar
una ordenacin ptima de un
determinado contexto.

CERTIFICACIN

Actuacin que realiza un organismo reconocido e


independiente de las partes interesadas, y que pone de
manifiesto que un producto, servicio o proceso est
conforme con una norma especfica u otro documento
normativo.

COTECNA
INTERTEK

certifica

PERSONAS

PRODUCTOS
SERVICIOS

Metrologa

SISTEMAS

CARCTER
DE LA
NORMA

Mundial

Pas

Empresa
Regin
Sector

Productos

Servicios

QUE ES
UN
SISTEMA
DE
GESTIN
DE LA
CALIDAD?
Porqu me
hace falta
un Sistema
de la
Calidad?

Sistema establecido para dirigir y controlar una organizacin


con respecto a la calidad (grado en que nuestros productos y/o
servicios cumplen con los requisitos de nuestros clientes).
ES UNA HERRAMIENTA PODEROSA PARA :

Dar confianza a mis clientes actuales y potenciales que voy a cumplir


sus expectativas.
Mejorar el rendimiento, coordinacin y la productividad de mis actividades.
Conseguir y mantener consistentemente las expectativas implcitas y explcitas
de mi cliente sobre mis productos/servicios.

DEFINICIONES DE CALIDAD. (3)

CALIDAD es el
grado de
satisfaccin
plena de la
sociedad
(E. Deming, 1989)

MECI

NTCGP

3 Subsistemas

3 Captulos Generales

9 Componentes
29 elementos

5 Captulos
Especficos
242 Requisitos
Normativos

Modelo Estndar de Control Interno

1. CONTROL
ESTRATGICO

2. CONTROL DE
GESTIN

3. CONTROL DE
EVALUACIN

1.1 AMBIENTE DE CONTROL

* Acuerdos, compromisos o protoc. ticos


* Desarrollo del talento humano
* Estilo de Direccin

1.2 DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO

* Planes y programas
* Modelo de operacin por procesos
* Estructura organizacional

1.3 ADMINISTRACIN DE RIESGOS

* Contexto estratgico
* Identificacin de riesgos
* Anlisis de riesgos
* Valoracin de riesgos
* Polticas de administracin de riesgos

2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

* Polticas de Operacin
* Procedimientos
* Controles
* Indicadores
* Manual de Procedimientos

2.2 INFORMACIN

* Informacin Primaria
* Informacin Secundaria
* Sistemas de Informacin

2.3 COMUNICACIN PBLICA

* Comunicacin Organizacional
* Comunicacin informativa
* Medios de comunicacin

3.1 AUTOEVALUACIN

* Autoevaluacin del control


* Autoevaluacin de gestin

3.2 EVALUACIN INDEPENDIENTE

* Evaluacin independiente al SCI.


* Auditora Interna

3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO

* Plan de Mejoramiento Institucional


* Plan de Mejoramiento por Procesos
* Plan de Mejoramiento Individual

Sistema De Gestin De Calidad


4. SISTEMA DE GESTIN
DE CALIDAD

4.1 REQUISITOS GENERALES


4.2 GESTIN DOCUMENTAL
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN

5. RESPONSABILIDAD DE
LA DIRECCIN

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE


5.3 POLTICA DE LA CALIDAD
5.4 PLANIFICACIN
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD
Y COMUNICACIN
6.1 PROVISIN DE RECURSOS

6. GESTIN DE LOS
RECURSOS

6.2 TALENTO HUMANO


6.3 INFRAESTRUCTURA
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
7.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN
DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO

7. REALIZACIN DEL
PRODUCTO O
PRESTACIN DEL
SERVICIO

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE


7.3 DISEO Y DESARROLLO
7.4 ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
7.5 PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO
7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE
SEGUIMIENTO Y DE MEDICIN
8.1 GENERALIDADES
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN

8. MEDICIN, ANLISIS Y
MEJORA

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO


CONFORME
8.4 ANLISIS DE DATOS
8.5 MEJORA

POR QUE EXISTE UNA BAJA SATISFACCIN DE LOS USUARIOS?

Por fallecimiento 2%
Por desplazamiento poblacional 3%
Por no cumplimiento de normas tcnicas 5%
Por no ofrecimiento de servicio postventa 5%
Por nuevos proveedores 10%

Por costos 10%


Por cambio de necesidades 10%
Por mala calidad del producto 20%
Por un mal servicio 20%
El exceso de trmites 15%

TRAMITE: Del verbo tramitar

TRAMITAR: Poner los medios necesarios


para el logro de un objetivo
Palabras sinnimas: cursar - dato diligenciar
- gestor - sustanciar-resolver

Un trmite es el conjunto, serie de pasos o acciones


reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios
para adquirir un derecho o cumplir con una obligacin
prevista o autorizada por la Ley. El trmite se inicia cuando
ese particular activa el aparato pblico a travs de una
peticin o solicitud expresa y termina (como trmite) cuando
la Administracin Pblica se pronuncia sobre
ste, aceptando o denegando la solicitud.

DEFINICIN DE TRMITE

En Colombia confiamos en nuestra


gente, en su buena fe y solo exigiremos
trmites cuando sean estrictamente
necesarios.

Juan Manuel Santos Caldern.


Presidente de la Repblica

MARCO NORMATIVO POLITICA ANTITRAMITES

Decreto 19
de 2012

FUENTE DAFP -2012

ARTICULO 83. Las actuaciones de los particulares


y de las autoridades pblicas debern ceirse a
los postulados de la buena fe, la cual se
presumir en todas las gestiones que aquellos
adelanten ante stas.

ARTICULO 84. Cuando un derecho o una actividad


hayan sido reglamentados de manera general, las
autoridades pblicas no podrn establecer ni exigir
permisos, licencias o requisitos adicionales para su
ejercicio.

ARTICULO 209. La funcin administrativa est al


servicio de los intereses generales y se desarrolla
con fundamento en los principios de igualdad,
moralidad,
eficacia,
economa,
celeridad,
imparcialidad y publicidad, mediante
la
descentralizacin,
la
delegacin
y
la
desconcentracin de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar
sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de
los fines del Estado. La administracin pblica, en
todos sus rdenes, tendr un control interno que se
ejercer en los trminos que seale la ley.

MARCO NORMATIVO POLITICA ANTITRAMITES

Decreto 19
de 2012

FUENTE DAFP -2012

CAPTULO II
Principios y finalidades de la funcin administrativa
Artculo 3.- Principios de la funcin administrativa. La funcin administrativa se
desarrollar conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la
buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economa, imparcialidad, eficacia, eficiencia,
participacin, publicidad, responsabilidad y transparencia. Los principios anteriores se
aplicarn, igualmente, en la prestacin de servicios pblicos, en cuanto fueren
compatibles con su naturaleza y rgimen.

CAPTULO IV
Artculo 17.- Polticas de desarrollo administrativo.
2. Racionalizacin de trmites, mtodos y procedimientos de trabajo.
Artculo 18.- Supresin y simplificacin de trmites.

MARCO NORMATIVO POLITICA ANTITRAMITES

Decreto 19
de 2012

FUENTE DAFP -2012

Todo ciudadano tiene derecho a (Ley 962 de 2005):


por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen
funciones pblicas o prestan servicios pblicos

Todo ciudadano tiene derecho a (Ley 962 de 2005):

A obtener informacin y orientacin


Ser atendido en las entidades pblicas donde necesite realizar sus trmites en horarios de atencin al
pblico mnimo de ocho (8) horas diarias, y a que se le atienda si ha ingresado dentro del horario
normal de atencin.
Obtener turno de manera automtica, cita telefnica o por medio de pgina web sin necesidad de
presentacin personal en entidades donde se atienda masivamente.
Ingresar a las entidades pblicas sin que le retengan la cdula u otro documento de identificacin
personal.
Que no le exijan sellos, salvo aquellos que son de seguridad.
Que no se le exija autenticacin de firma particular sobre documento privado para la realizacin de un
trmite.
Que no le exijan declaracin extrajuicio ante juez o autoridad de cualquier ndole, excepto para los
trmites de pensin.
Disponer de la informacin de la entidad ante la cual va a realizar el trmite por medios electrnicos o
impresos.
Que no le exijan comprobacin de pagos anteriores ni documentos que acrediten el cumplimiento de
una actuacin administrativa agotada.
A ser tratados con respeto por las autoridades y servidores pblicos.
A exigir el cumplimiento de las responsabilidades de la Administracin Pblica.

Decreto 4669 de 2005


Por el cual se reglamente parcialmente la Ley 962 de 2005
Procedimiento para establecer y modificar tramites.
Creacin del Grupo de Racionalizacin y Automatizacin de Trmites GRAT
Comits intersectoriales
Decreto 1151 de 2008
Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno
En lnea de la Repblica de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de
2005
Trmite: Conjunto o serie de pasos o acciones regulados por el Estado, que deben efectuar los
usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligacin prevista o autorizada en la ley.
Trmite en Lnea: Trmite que puede ser realizado por medios electrnicos a travs del portal de
una entidad, ya, sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener
completamente el resultado requerido.
Servicio en Lnea: Servicio que puede ser prestado por medios electrnicos a travs del portal de
una entidad.
Ventanilla nica Virtual: Sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la realizacin
de trmites que estn en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solucin completa al
interesado.
Intranet Gubernamental: Conjunto de soluciones tecnolgicas a travs de las cuales se
interconectan las entidades para el intercambio de informacin estandarizada y con adecuados
niveles de servicio.

Utilizacin de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TICS).

Fases del Gobierno en Lnea:


Informacin en lnea: Es la fase inicial en la cual las entidades habilitan sus propios sitios web
para proveer en lnea informacin, junto con esquemas de bsqueda bsica.
Interaccin en lnea: Es la fase en la cual se habilita la comunicacin de dos vas entre entidades
y ciudadanos y empresas con las consultas en lnea e interaccin con servidores pblicos.
Transaccin en lnea: Es la fase en la que se proveen transacciones electrnicas para la
obtencin de productos y servicios

Transformacin en lnea: Es la fase en la cual se realizan cambios en la forma de operar de las


entidades para organizar los servicios alrededor de necesidades de ciudadanos y empresas, con
Ventanillas nicas Virtuales y mediante el uso de la Intranet Gubernamental.
Democratizacin en lnea: Es la fase en la cual se incentiva a la ciudadana a participar de
manera activa en la toma de decisiones del Estado y la construccin de polticas pblicas
involucrando el aprovechamiento de las tecnologas de la informacin y la comunicacin.

MARCO NORMATIVO POLITICA ANTITRAMITES

Decreto 19
de 2012

FUENTE DAFP -2012

PLAN NACIONAL DE DESARROLLO


Artculo 52. Racionalizacin de trmites y regulaciones
empresariales.
Artculo 232. Racionalizacin de trmites y
procedimientos al interior de las entidades
pblicas.

MARCO NORMATIVO POLITICA ANTITRAMITES

Decreto 19
de 2012

FUENTE DAFP -2012

LEY 1474 DE 2011


por la cual se dictan normas orientadas a
fortalecer los mecanismos de prevencin,
investigacin y sancin de actos de
corrupcin y la efectividad del control de la
gestin pblica

MARCO NORMATIVO POLITICA ANTITRAMITES

Decreto 19
de 2012

FUENTE DAFP -2012

Decreto 019 del 2012


Por el cual se dictan normas para suprimir o
reformar regulaciones, procedimientos y
trmites innecesarios existentes en la
Administracin Pblica

MARCO NORMATIVO POLITICA ANTITRAMITES

Decreto 19
de 2012

FUENTE DAFP -2012

SISTEMA DE
CONTROL
INTERNO

SISTEMA DE
DESARROLL
O
ADMINISTRA
TIVO

SISTEMA DE
GESTIN DE
LA CALIDAD

SISTEMA
INTEGRADO
DE GESTIN
SISTEMA NACIONAL
DE SERVICIO AL
CIUDADANO
DECRETO 2623 DE
2009

DIRECTIVA 04 CERO
PAPEL

POLTICA DE
REACIONALIZACIN
DE TRMITES

Al trabajar, es importante la salud y el bienestar, por lo tanto deben


minimizarse las condiciones de insalubridad y riesgo laboral
Quin podra trabajar en un sitio al cual no se le ha hecho aseo en un
mes? o quin sera capaz de trabajar en una oficina sin la luz adecuada?.
La respuesta a estos y muchos ms interrogantes que tienen que ver con
la higiene y seguridad del trabajo es obvia: nadie.

Cerca de un 20% de la baja productividad en una organizacin es


atribuible a condiciones de seguridad y salud ocupacional

EL PLANETA TIERRA SE ESTA MURIENDO


Segn datos de la Unin Internacional para la
Conservacin de la Naturaleza, 5.200 especies
de animales se encuentran en peligro de
extincin. En un exhaustivo informe se seala
que necesitan una proteccin inmediata al
menos el 25 por 100 de los anfibios y
mamferos, el 11 por 100 de las aves, el 20 por
100 de los reptiles y el 34 por 100 de los peces,
adems de centenares de especies de
invertebrados.

Los cientficos ya le han dado un nombre: el


Sndrome de los Bosques Vacos. Esto
significa que las selvas se estn sin animales,
y no pueden cumplir su funcin para
mantener el balance ecolgico.
La selva, o partes de ella, est enferma
debido a la sobreexplotacin de sus recursos
y a la caza y pesca excesivas. Y esto tiene un
impacto econmico y ecolgico.

"Las abejas contribuyen a la seguridad de la un


terrible desastre de la alimentacin global y su
extincin podra significar un terrible desastre
biolgico"

1. Se lo comi el perro
Un hombre anim a su novia a hacer una copia de
seguridad de todos sus archivos fotogrficos, en los que
tena miles de fotos de alta resolucin hechas en su
estudio de fotografa. La chica traslad los datos de su
porttil a un disco duro externo, que se convirti en la
nica copia existente de todo su trabajo. Un da, un
amigo pas a saludarles por casa, y antes de que
salieran a recibirle, el perro de la familia sali disparado
a la puerta al or que alguien llegaba. Al salir corriendo
el perro tir el disco duro de la mesa donde estaba, que
cay al suelo rompindose y daando la nica copia que
exista.

2. Fumar mata
Un recin contratado guarda de seguridad
estaba haciendo su primera ronda de noche en
un almacn de elementos qumicos. A pesar de
que le haban informado de que estaba
prohibido fumar, pens que nadie se dara
cuenta si se fumaba un cigarro cuando ya no
haba nadie en la oficina. En cuanto encendi
el cigarrillo la alarma de incendios son y se
activ el sistema de rociadores. Todo el equipo
electrnico, incluidos los 44 ordenadores de
mesa y dos servidores, quedaron inundados.

1.Estados Unidos 2,530 millones toneladas de CO2 (8)


2.China : 2,430 millones (1)
3.Rusia : 600 millones
4.India : 529 millones
5.Japn : 363 millones (2)
6.Alemania : 323 millones (7)
7.Australia : 205 millones
8.Sudfrica : 201 millones
9.Reino Unido : 192 millones
10.Corea del Sur : 168 millones (6)

SISTEMA
INTEGRADO
DE GESTIN

SISTEMA DE
GESTIN
INTEGRADO

25
CONSEJOS PARA
IMPLEMENTAR DE UNA
MANERA
INTEGRADA LOS
SISTEMAS DE
GESTIN

1.
2.

Formalice
Venda lo mismo, pero diferente

3.

Cree smbolos

4.

Grupo interdisciplinario (no solo un responsable).

5.

Trabaje la resistencia al cambio

6.

Mida la efectividad por si sola

7.

La base es el xito

8.

Cree estmulos

9.

Los procedimientos requieren tiempo

10. Parta de las necesidades y expectativas de los usuarios


11. Reduzca la documentacin

12. Paciencia
13. Hgalo fcil
14. Constuir sobre lo construido
15. Referencie, compare y sepa que conocen de su organizacin
16. Mejoramiento continuo
17. No es una moda
18. Tome decisiones basado en la informacin integral
19. Mejore la comunicacin
20. Pngase en los zapatos de los dems
21. Dedquele tiempo a la planeacin
22. Creatividad ante todo
23. Los servidores son la clave de la continuidad
24. Piense y actu pensando en el futuro
25. Definitivamente es cultura

Creencias Bsicas

#2
Un sistema
ADAPTABLE

#3
Sistema =
Sumatoria de procesos=
Actividades + tareas

#1
Una organizacin
es un
sistema

#8
Los servidores son
unos facilitadores!

#4
Sistema operado
Por empleados
En funciones
En una organziacin

#5
Un sistema
debe ser
Adminsitrado por el
Desempeo

#7
Los procesos
son las maneras como
se hace el trabajo
#6
Indicadores
son un
prerrequisito

Ambiente
de Control

Planes
de
Mejoramiento

Direccin
Estratgica

Subsistema Control
de Evaluacin

Subsistema Control
Estratgico

Actuar

Planear

Verificar

Hacer

Subsistema Control
Evaluacin
de Evaluacin
Independiente

Administracin
de Riesgos

Actividad
de Control

Subsistema Control
de Gestin
Informacin

Autoevaluacin

Comunicacin
Pblica

MDULO 2

Planear
Componente
Componente Ambiente
Ambiente de
de
Control
Control
Componente
Direccionamiento Estratgico

Componente Administracin
del Riesgo

Subsistema
Control
Estratgico

Planear

Subsistema
Control
Estratgico

Planear

MDULO
2
Planear

Componente
Ambiente de
Control

Componente
Direccionamient
o Estratgico

Componente
Administracin
del Riesgo

Definen el estndar de conducta de la entidad como el parmetro de


comportamiento que orienta la actuacin de los servidores, para el
cumplimiento de los objetivos de la entidad
Servidores pblicos:
Asuman conductas que permitan el
logro de los propsitos de la entidad
Tomen conciencia sobre la
importancias de sus actividades, en
el marco de los principios de calidad
en especial el liderazgo y
participacin activa de los
Servidores pblicos

Acuerdos,
compromisos y
protocolos ticos

NTCGP 1000:2009
6.2

Subsistema
Control
Estratgico

Planear

Principios y
valores

Principio

Valor

Es una realidad objetiva, externa al


ser humano.
Son las leyes naturales que rigen la
naturaleza y la vida.
Tienen carcter universal, es decir
que son inmutables e intemporales.
Son el verdadero norte que nos
gua, son como faros que nos
proporcionan seguridad y
certidumbre.

Palabra derivada del latn valere,


que significa: estar sano, ser fuerte.
Valor es todo aquello que favorece
el desarrollo y la realizacin del
hombre como persona integral
Es algo digno de ser alcanzado
Creencia reforzada o
complementada por una actitud e
inclinacin a la accin
Algo deseable y estimable por un
individuo o un grupo de personas.

Son leyes externas al ser


humano, que en ltima instancia
controlan las consecuencias de
sus actos.

Son internos y subjetivos,


representan aquello que
sentimos con ms fuerza,
orientan nuestra conducta.

SEGUIMIENTO
1.
2.
3.
4.
5.

Cuenta la entidad con un cdigo de tica.


El cdigo de tica ha sido formalizado por la Alta Direccin.
Fue construido con la participacin de los colaboradores de la entidad
Diferencia principios de valores
Involucra elementos adicionales a los principios y valores, como el
compromiso con lo ambiental, la seguridad industrial y la responsabilidad
social (cdigo de buen gobierno).
6. Fue suscrito por la totalidad de los integrantes de la organizacin.
7. Fue realizado un acto de lanzamiento, as como explicado a los
funcionarios.
8. Pese a que fue lanzado hace ms de un ao, se siguen adelantando
acciones en la actualidad, para su socializacin y fortalecimiento.

SEGUIMIENTO
9. Es entregado a los funcionarios de la entidad, cuando ingresan, es decir se
convierte en insumo para la induccin
10. Es conocido por los servidores de la entidad.
11. Es entendido por los servidores de la entidad.
12. Es entregado a contratistas, al inicio de su vinculo contractual.
13. Est en la pgina web de la entidad.
14. Mencione dos principios y valores del cdigo de tica de su entidad.
15. Se tiene indicadores de tica.
16. Existe un comit de tica
17. Este ao se ha reunido el comit de ticas
18. Hay un plan de accin de tica
19. Existen gestores de tica

Menor o igual a 4

A LLORAR SE DIJO

5- 8

PREOCPESE, PERO ANMESE

9- 11

SIGA TRABAJANDO

12 - 19

VAMOS BIEN

EVALUACIN
Existe mejoramiento en los indicadores
ticos.
Hay mejoramiento en otros indicadores de la
entidad.
Los procedimientos tienen enfoque de
principios y valores.
Ha mejorado el desarrollo del talento
humano.

MDULO
2
Planear

Componente
Ambiente de
Control

Componente
Direccionamient
o Estratgico

Componente
Administracin
del Riesgo

Determina las polticas y practicas de gestin para ser aplicadas por la entidad,
en las que se incorporen los principios de justicia, equidad y transparencia en
los procesos de seleccin, induccin, formacin, capacitacin y evaluacin del
desempeo de esos servidores pblicos

NTCGP 1000:2009
6.2

Subsistema
Control
Estratgico

Planear

Servidores pblicos:
Competencias (educacin
, formacin, habilidades y
experiencia), aptitudes e
idoneidad
Capacitacin

Desarrollo del
Talento
Humano

En CHINA

En JAPN

En COREA

En ARABA
SAUDITA

En TAILANDIA

En RUSA

En GRECIA

En VIETNAM

k nng ngh

En INGLATERRA

En ITALIA

En FRANCIA

En COLOMBIA

Job
competence

capacit
di lavoro

Comptences
professionnelles

Competencias
laborales


Competencias
laborales

capacit
di lavoro

k nng ngh

6. GESTIN DE LOS RECURSOS


6.2 Recursos humanos
Mantener
registros

COMPETENTE

Asegurar
concienciacin

Educacin
Formacin
Habilidades
Experiencia

Evaluar eficacia
de la formacin
Suministrar
formacin

Identificar necesidades
de competencia

MODELO DEL ICEBERG*

COMPORTAMIENTOS

CONOCIMIENTOS

HABILIDADES

ACTITUDES

VALORES

COMPORTAMIENTOS

CONDUCTAS

CONOCIMIENTOS

SABER

La informacin que una persona posee sobre reas especficas

Ejemplo:
Conocimiento sobre Ley 80.
Programacin en JAVA.
Administracin de personal con base en la Ley 909

HABILIDADES

PODER HACER

La capacidad de desempear cierta tarea fsica o mental


Ejemplo:

La capacidad de un programador para efectuar un aplicativo en JAVA


La capacidad de un abogado para efectuar revisiones de propuestas

ACTITUDES

QUERER HACER

VALORES

SER

HABILIDADES
70%

VALORES
2%

CONOCIMIENTOS
90%

ACTITUDES
20%

Competencias
Comportamentales
Comunes a los Servidores
Competencias
Comportamentales
Nivel Jerrquico
Competencias
Funcionales

EVALUACIN NIVELES
Algunas preguntas para realizar una evaluacin a nivel 4
Nivel

Preguntas
Cul es la reaccin de los participantes respecto al programa?

1. Reaccin y plan de accin


Qu piensa hacer con lo que han aprendido?

2. Lo aprendido

Qu habilidades conocimientos o actitudes han cambiado?en qu medida?

3. Lo transferido al puesto de
trabajo

Aplicaron los participantes en su trabajo lo que haban aprendido?

Produjo resultados medibles est aplicacin en el trabajo?


4. Beneficios sobre la inversin
El valor de los resultados monetarios fue mayor que el costo del programa?

SEGUIMIENTO
1.
2.
3.
4.

Cuenta la entidad con un manual de funciones.


La entidad ha identificado las competencias funcionales.
Se ha estructurado un plan de capacitacin basado en competencias.
Adicional a las competencias, se tienen otros insumos como son las auditorias,
las quejas y los reclamos en los programas de capacitacin.
5. Estructuran capacitacin por los diferentes tipos de competencias
6. Se ha medido el nivel 1 de la capacitacin
7. Se ha medido el nivel 2 de la capacitacin.
8. Se ha medido el nivel 3 de la capacitacin.
9. Se ha medido el nivel 4 de la capacitacin.
10. Cada curso de capacitacin se acompaa de un indicador de efectividad.
11. Se evalan alternativas de capacitacin como es el caso del entrenamiento.
12. Se realizan actividades de entrenamiento en el puesto de trabajo.

Menor o igual a 4

A LLORAR SE DIJO

5-6

PREOCPESE, PERO ANMESE

7-9

SIGA TRABAJANDO

10 - 12

VAMOS BIEN

EVALUACIN
Se evidencia mejoramiento en la operacin de
la entidad.
Se evidencia mejoramiento en los indicadores
objeto de capacitacin.
Se evidencia mejoramiento en nivel 3.
Se evidencia mejoramiento en nivel 4.

Subsistema
Control
Estratgico

Planear

PLANEACIN

SE ESCRIBE
CHINA

JAPN

COREA

ARABIA SAUDITA

RUSIA

GRECIA

SE ESCRIBE
ISLANDIA

stefnumtandi

ALEMANIA

strategische

ALBANIA

strategjik

HOLANDA

strategische

USA

strategic

FRANCIA

stratgiques

ITALIA

strategico

PORTUGAL

estratgica

ESTRATGICA

PLANEACIN ESTRATGICA

planning
strategjik
stratgiques
Planung

PLANEACIN
ESTRATGICA

stefnumtandi

Pensamiento

Planeacin

Creativo

NO CONOZCO
MEJOR FABRICA
QUE EL
COMPROMISO Y LA
IMAGINACION
Albert Einstein

PLANEACIN ESTRATGICA DE PAREJA


PLANEACIN ESTRATGICA DE PADRES
PLANEACIN ESTRATGICA DE ABUELOS

PLANEACIN ESTRATGICA DE VIDA

PLANEACIN ESTRATGICA DE FAMILIA


0. Presentacin
1. Anlisis estratgicos: FODA
2. Anlisis NAI (Necesidades, aspiraciones, intereses)
3. Situacin interna
4. Situacin externa
5. Formulacin estratgica
6. Metas e indicadores
7. Implementacin estratgica
8. Presupuesto
9. Cronograma de actividades
10. Control y evaluacin estratgica

Planeacin

Planear

Planificar

Planeacin

Planificacin

Planificacin

Planificacin

MISIN
HOY

VISIN
FUTURO

Planeacin

Planear

Planificar

Objetivos

Estrategias

Metas

Qu se
quiere
lograr?

Cmo se va
a lograr?

PLANEACIN POR ESCENARIOS


PLANEACIN POR OBJETIVOS
PLANEACIN ESTRATGICA

Normatividad

CONSTITUCIN
POLTICA DE COLOMBIA

Titulo XII
Capitulo 2

Normatividad

Titulo XII
Capitulo 2 DE LOS PLANES
DE DESARROLLO

Art. 339
Art.
339
Largo Plazo
- Propsitos
- Objetivos nacionales

Parte
Estratgica

Planes de
Desarrollo

Mediano Plazo
- Metas
- Prioridades
Estrategias y orientaciones
generales de la poltica
econmica social y
ambiental

Plan de
Inversiones

- Presupuestos plurianuales
-Proyectos de inversin
- Especificacin de recursos
financieros

Normatividad

CONSTITUCIN
POLTICA DE COLOMBIA

LEY 152 DE 1994

VISIN

FORMAS, MEDIOS E INSTRUMENTOS DE


VINCULACIN Y ARMONIZACIN DE LA
PLANEACIN NACIONAL CON LA PLANEACIN
SECTORIAL, REGIONAL, DEPARTAMENTAL,
MUNICIPAL, DISTRITAL

LAS ESTRATEGIAS Y POLTICAS EN MATERIA


ECONMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL QUE GUIARN LA
ACCIN DEL GOBIERNO PARA
ALCANZAR LOS OBJETIVOS Y METAS

LAS METAS NACIONALES Y SECTORIALES


DE LA ACCIN ESTATAL A MEDIANO Y LARGO
PLAZO Y LOS PROCEDIMIENTOS

OBJETIVOS NACIONALES Y SECTORIALES


MEDIANO Y LARGO PLAZO SEGN DIAGNSTICO
ECONOMA

Normatividad

Articulo 5
CONTENIDO DE LA PARTE GENERAL DEL
PLAN NACIONAL DE DESARROLLO

PLANEACIN ESTRATGICA

VISIN

MISIN

PRINCIPIOS Y VALORES

OBJETIVO

META

ESTRATEGIA

PLANEACIN ESTRATGICA

Planeacin

PRINCIPIOS Y
VALORES
Posicin

Plan

OBJETIVO

Pauta de
Accin

Pensamiento
Creativo

Perspectiva
ESTRATEGIA

Patrn

Planeacin

Posicin

FORTALEZAS
Actividades internas de
una organizacin que se
llevan especialmente bien
(Cualidad)

DEBILIDADES
Actividades internas de
una organizacin que
limitan o inhiben su xito
(Carencia)

OPORTUNIDADES
Tendencias econmicas,
sociales, polticas,
tecnolgicas, que son
potencialmente favorables
para la empresa

A
AMENAZAS
Tendencias econmicas,
sociales, polticas,
tecnolgicas, etc., que son
potencialmente desfavorables
para la empresa.

Fortalezas

Oportunidades

Esta incluye
todo lo
Los relacionados
relacionado
las
con elcon
desarrollo
fortalezas
y
de Hardware
y
debilidades
Software.
financieras, tales
como presupuestos,
deuda, capital,
disponibilidad de
lneas de crdito,
capacidad de
endeudamiento,
margen financiero,
rentabilidad, liquidez,
rotacin de cartera,
rotacin de
inventarios,
estabilidad de costos,
etc.

Abarca
los aspectos
Los relacionados
relacionados con la
con
la
ubicacin,
infraestructura
y los
espacio,
procesos
de generacin
de
los servicios. Por tanto
topografa,
incluye
entre
otros los
clima,
recursos
siguientes:
naturales, etc.
Infraestructura
tecnolgica dura
(hardware), exclusividad
de los procesos de
produccin,
normalizacin de los
procesos, ubicacin fsica,
acceso a servicios,
intensidad en el uso de la
mano de obra, entre
otros

Amenazas

Incluye
Todos
los aspectos
tales como el nivel
determinados
poracadmico,
la
experiencialos
tcnica,
competencia,
estabilidad,
productos,
el
rotacin,
mercado,
la
ausentismo,
nivel
calidad
y el
de remuneracin,
servicio.
Todos
capacitacin,
ellos
programascon
de
relacionados
los desarrollo,
motivacin,
competidores.
pertenencia, etc.

Factores Competitivos
Capacidad del Talento Humano

Capacidad Financiera

Factores Sociales

Capacidad Competitiva

Factores Polticos

Aquellos Todas aquellasAquellos que se Todos los aspectos


Los que afectan
con elde vivir
fortalezas
relacionados
con o refieren al uso o larelacionados
el modo
migracin del
tales
debilidades poder. Datos del rea comercial,
el
de la gente,
del sus
que tengan que
ver a nivel como calidad
comportamiento
incluso
gobierno,
con el procesointernacional, producto, valores.(educaci
de la economa,
exclusividad,
administrativonacional,
tanto a nivel
n, salud,
de
departamental o portafolio empleo,
entendido como
nacional como
servicios,
local, de los rganos
fortaleza o de representacin;
internacional,:
estabilidad,
participacin en el
ndice de debilidad en: otros agentes delmercado, canales
seguridad,
de etc.)
planeacin, gobierno que distribucin,
crecimiento,
puedan
la
de afectar a cubrimiento,
inflacin, direccin, toma
decisiones, empresa o a la investigacin y
devaluacin,
unidad estratgica
ingreso percoordinacin, de negocios.
desarrollo, precios,
capita, PIB,comunicaciones,
etc.
publicidad, lealtad
control, etc.
con los clientes, etc.

Capacidad Directiva

Factores Tecnolgicos

Debilidades

Anlisis externo

Infraestructura y Capacidad tcnica y


Factores geogrficos
tecnolgica

Anlisis
interno

Factores econmicos

Planeacin

Posicin

Plan

Planeacin

OBJETIVO
SER ALIADO
ESTRATEGICO
EFECTIVO DE LA
GESTIN
INSTITUCIONAL

ESTRATEGIA Y
ACTIVIDADES
Estrategia
3:
Planta $
Fsica Adecuada a los
requerimientos
la
Empresa
Actividad 1: Adecuacin
pisos que se adquieren

Actividad 3. Adecuacin
Sala de Juntas piso 15

Actividad 4. Actualizacin
sistema de emergencia y
evacuacin

Actividad 5. Mejorar los


procesos de seguimiento y
control a los servicio de
mantenimiento, integral, de
vehculos y de maquinaria
y equipo que requiera el
DNP

COSTO
(MILLONES)

PRODUCTOS

FECHA
FECHA
TIEMPO
RESPONSA
INICIO
FINALIZACI
PROGRAMA
BLES
(DD/MM/AAA
N
DO (Meses)
A)
(DD/MM/AAA

INDICADORES

META

12.000,00

Tres pisos
adquiridos y
adecuados

Brooke
Shields

sala juntas
adecuada

Silvester
Stalone

1/03/2007

31/12/2007

10,0

No. Pisos adquiridos y


adecuados
Caractersticas de
adecuacin cumplidas /
caractersticas de
adecuacin especificadas

Sistema de
emergencia y
evacuacin
actualizado

Rafael
Mendez

servicio de
mantenimiento,
integral, de
vehculos y de
maquinaria y
equipo ejecutado

Maria Luisa
Calle

1/03/2007

1/03/2007

1/03/2007

31/12/2007

31/12/2007

31/12/2007

10,0

10,0

10,0

Sala de Juntas
Adecuada

3
100%

Caractersticas de
adecuacin cumplidas /
caractersticas de
adecuacin especificadas

100%

Sistema de Emergencia y
evacuacin actualizado

Caractersticas de
actualizacion cumplidas /
caractersticas de
actualizacion
especificadas

100%

No. de Actividades
ejecutadas/ No. de
actividades programadas

100%

COHERENCIA
INSTITUCIONAL

Planeacin
Estratgica

Ley 872 de 2003 Artculo 1


Crase el Sistema de Gestin de la
calidad de las entidades del Estado,
como una herramienta de gestin
sistemtica y transparente que
permita dirigir y evaluar el
desempeo institucional, en
trminos de calidad y satisfaccin
social en la prestacin de los
servicios a cargo de las entidades y
agentes obligados, la cual estar
enmarcada en los planes
estratgicos y de desarrollo de tales
entidades. ..

NTCGP 1000:2009 5.3


Poltica de Calidad (Literal a
y b)
A) es adecuada a la misin de la
entidad.
B) Es, segn sea aplicable al tipo de
entidad, coherente con el Plan de
desarrollo, los planes sectoriales y
de desarrollo administrativo, el
sistema de control interno y los
planes estratgicos establecidos.

Planeacin
Estratgica

Es la alineacin de todos
los elementos
estratgicos de la entidad,
con el propsito de lograr
una administracin
armnica

COHERENCIA

Herramienta de planeacin
que se centra en dar
direccin a las polticas y
objetivos y, mediante una
serie de matrices, permite
establecer el grado de
afectacin o correlacin
entre dos variables.

HOSHIN
PLANING

Planeacin
Estratgica

HO
Compas

SHIN
Punta

Planeacin
Estratgica

AFECTACCIN

OPCIN DE SIMBOLOGA

POSITIVA

NEUTRA

NEGATIVA

-1

Planeacin
Estratgica

OBJETIVOS ESTRATGICOS

OBJETIVOS DE
CALIDAD

Prestar Servicios
internos de en forma
oportuna y eficiente

Mejorar los niveles de


eficacia de os procesos
de apoyo

Mitigar el riesgo legal


que afecte las finanzas
pblicas del distrito
capital

Mantener la
calificacin AAA en
las finanzas
distritales

Aumentar los
ingresos distritales

Fortalecer el modelo
de planeacin y
sostenibilidad fiscal

Planeacin
Estratgica

FACTOR CLAVE DE DESCRIPCIN


XITO
FCE

Objetivo de
Calidad

Objetivo de
Calidad

Prestar
servicios
internos en
forma oportuna
y eficiente

Mejorar los
niveles de
eficacia de los
procesos de
apoyo

AFECTADO
NEGATIVAMENTE
POR FACTOR
CLAVE DE

Objetivo
estratgico

Objetivo
estratgico

FACTOR CLAVE
QUE AFECTA

ACTIVIDAD PARA
REALIZAR

FECHA DE
INICIO

FECHA DE
FINALIZACIN

RESPONSABLE

Realizar estudios
de carga de
trabajo, para
definir la
capacidad
instalada para la
recepcin de
Aumentar los
ingresos distritales nuevos ingresos

01/30/2010

30/06/2010

Director de
Planeacin

Realizar la
contratacin de
recursos, para
atender a los
usuarios de
manera oportuna

15/07/2010

15/08/2010

Director de
Servicio al
Ciudadano

Identificar los
reclamos sobre los
procesos de apoyo

01/30/2010

30/06/2010

Director de
Planeacin

Realizar el estudio
de tiempos y
Aumentar los
movimientos en los
ingresos distritales
procesos de apoyo

01/30/2010

15/04/2010

Director de
Planeacin

Realizar plan de
accin de
mejoramiento
continuo en los
procesos de apoyo

16/04/2010

15/05/2010

Director de
Planeacin

SEGUIMIENTO
1.
2.
3.
4.

5.
6.
7.
8.
9.
10.

La entidad cuenta con una misin y visin.


La misin y la visin han sido socializados.
Los colaboradores de la entidad, explican con sus palabras la misin y
la visin.
Los colaboradores de la entidad evidencian el cumplimiento de la
misin y la visin de la entidad.
La misin y la visin son el motor de la entidad.
Los indicadores del plan estratgico se encuentran alienados con la
misin y la visin.
A la misin se la hace seguimiento.
A la visin se la hace seguimiento
Se han realizado ejercicios de coherencia entre la misin y los objetivos
estratgicos.
Se han realizado ejercicios de coherencia entre la visin y los objetivos
estratgicos.

SEGUIMIENTO
11. La misin ha durado en el cambio de las administraciones.
12. En los cambios de administracin se ha dado continuidad a la visin.
13. Se ha realizado ejercicios de coherencia entre los objetivos estratgicos y
los de calidad.
14. Los objetivos de calidad, tienen coherencia con los objetivos estratgicos.
15. Los funcionarios de la entidad, saben a que objetivo estratgico le
apuntan.
16.Mencione que otros elementos estratgicos han sido objeto de anlisis de
coherencia institucional (mencione dos)
17. La planeacin no es solo responsabilidad de la oficina de la planeacin.
18. En la planeacin participa todo los servidores de la entidad.

Menos de 6

A LLORAR SE DIJO

7 - 11

PREOCPESE, PERO ANMESE

11- 14

SIGA TRABAJANDO

15 - 18

VAMOS BIEN

EVALUACIN
La entidad ha reducido la cultura del apaga
incendio.
Se han optimizado los recursos de la entidad.
La organizacin sabe para donde va.
La base empuja la gestin de la organizacin.

SE ESCRIBE EN:

En CHINA

En JAPN

En COREA

En VIETNAM

Quy trnh

En ARABA
SAUDITA

En TAILANDIA

En RUSA

En GRECIA

En INGLATERRA

En ITALIA

En FRANCIA

En COLOMBIA

PROCESS

processo

processus

Proceso

processus

Proceso

PROCESS

Quy trnh

Procesos Versus Funcin


Organizacin
Funcional

Funciones lideran la
Actividad del negocio

Orientacin a
procesos

Procesos Claves
Definidos, Funciones an
Lideran

Organizacin por procesos

Procesos Claves Lideran Actividade del Negocio

PROCESO

Recursos
Usuario

Proveedor
Entradas

Salidas

Sistema

Controles

Recursos

Usuario

Proveedor
Salidas

Entradas
Sistema

Controles

Usuario
Impacto

Tipos de procesos
PROCESOS
ESTRATGICOS

PROCESOS
MISIONALES
PROCESOS
APOYO
PROCESOS
EVALUACIN

GESTIN
DESEMPEO
PROCESOS

OPTIMIZACIN
PROCESOS

DOCUMENTACIN
PROCESOS

ORIENTACIN
PROCESOS

ESCENARIO 3

ESCENARIO 4

LA BANCA DE MADERA
En la mitad de una plaza, situada justo en el centro de una ciudad centroeuropea, exista una
hermosa banca de madera antigua, adornada con finos tallados y largas patas que
terminaban en curva. Esta banca era custodiada da y noche por dos miembros de la
guardia real de aquel pas. Cada cierto tiempo sonaba una campana y se ejecutaba de
forma, precisa y perfecta, el cambio de guardia
que permita seguir cuidando celosamente la hermosa banca en el centro de la plaza. Un da,
cierto historiador decidi preguntar a los flemticos guardias por la razn de tan celosa
vigilancia. Ellos le contestaron, algo apenados, que no conocan la respuesta.
El historiador decidi estudiar archivos y documentos, durante varios meses, hasta que
finalmente hall el origen del curioso hecho. La vigilancia haba comenzado casualmente
haca mucho tiempo, casi cerca de medio siglo, con el fin de reemplazar
momentneamente un aviso que se haba roto y estaba siendo arreglado en los talleres
del palacio.
El aviso que se haba colocado justo al lado de la banca deca, en letras grandes y visibles:

CUIDADO: PINTURA FRESCA

ELIMINAR SUPUESTOS
Y REGLAS EXISTENTES

Y quin dijo qu?

Y quin dijo quedebo andar en auto todos los


das para ir al trabajo?

Y quin dijo que no puedo tomar una ruta distinta


hacia el trabajo, o examinar si la ruta que utilizo es la
ms eficiente?

Y quin dijo quedebo llenar todos los papeles


que supuestamente debo llenar para poder utilizar
ste o aquel otro material de mi oficina?

Y quin dijo qu?


De su vida (5)
De una entidad (5)

SE ESCRIBE EN:

En CHINA

En JAPN

En COREA

En RUSA

En GRECIA

En ALEMANA

En HOLANDA

En USA

VORGANG

PROCES

PROCESS

En FRANCIA

En ITALIA

En PORTUGAL

En COLOMBIA

PROCESSUS

PROCESSO

PROCESSO

PROCESO

PROCESSUS
PROCESSO
PROCESS
PROCESSO

PROCESO

PROCES

VORGANG

Y quin dijo qu?


Se debe tener un mapa de procesos
Se debe tener una caracterizacin de procesos
Debe existir un listado maestro de documentos
Debe existir un listado maestro de registro
Todos los documentos tienen que estar en papel
Todos los formatos tienen que estar en papel
Los formatos deben tener el mismo tamao de letra
Los formatos deben tener el mismo grosor de margen
Que todos los formatos deben tener una codificacin

a) Determinar los procesos que le permiten cumplir la funcin que se le ha


Planeacin
asignado.
b) Determinar la secuencia e interaccin de procesos
c) Determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que
tanto la operacin como el control de estos procesos sean eficaces y
eficientes
d) Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios
para apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos

e) Realizar el seguimiento y la medicin cuando sea aplicable y el anlisis de


estos procesos
f) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados
planificados y la mejora continua de estos procesos, y
g) Establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que
puedan afectar la satisfaccin del cliente y el logro de los objetivos de la
entidad.

a) Determinar los procesos que le permiten cumplir la funcin que se le ha


Planeacin
asignado.

Y quin dijo qu?


No puedo tener una
metodologa diferente para
estructurar
un mapa de procesos

INVENTARIO DE PROCESOS
No.

PROCESO

TIPOLOGA

GERENCIALES
MISIONALES
APOYO
EVALUACIN

a) Determinar los procesos que le permiten cumplir la funcin que se le ha


Planeacin
asignado.
b) Determinar la secuencia e interaccin de procesos

Y quin dijo qu?


No puedo hacer la secuencia e
interaccin de manera
diferente

MATRIZ DE SECUENCIA E INTERACCIN


PROCESO QUE RECIBE
PROCESO QUE ENTREGA

Formulacin de proyectos

Formulacin de
proyectos

Compras

Capacitacin

Servicio al
ciudadano

Construccin de
obras

Proyectos
De inversin

Compras

Capacitacin

Servicio al ciudadano

Construccin de obras

Contratacin

Bienestar

Plan de
capacitacin

Contratacin

Bienestar

a) Determinar los procesos que le permiten cumplir la funcin que se le ha


Planeacin
asignado.
b) Determinar la secuencia e interaccin de procesos
c) Determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que
tanto la operacin como el control de estos procesos sean eficaces y
eficientes
d) Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios
para apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos

e) Realizar el seguimiento y la medicin cuando sea aplicable y el anlisis de


estos procesos
f) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados
planificados y la mejora continua de estos procesos, y
g) Establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que
puedan afectar la satisfaccin del cliente y el logro de los objetivos de la
entidad.

Y quin dijo qu?


Tengo que tener
Una caracterizacin de
procesos

c) determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que tanto la operacin como el control de estos procesos sean
eficaces y eficientes,
No.

No.

TIPO DE
PROCESO

PROCESO

MTODOS Y CRITERIOS DE OPERACIN

d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos
TIPO DE
RECURSOS
RECURSOS
RECURSOS
PROCESO
OTROS
PROCESO
FINANCIEROS
HUMANOS
TECNOLGICOS

SEGUIMIENTO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

La entidad cuenta con un mapa de procesos.


El mapa de procesos se encuentra alineado con la operacin de la
entidad.
El mapa de procesos se alinea con las funciones asignadas a la entidad.
El mapa de procesos no se orienta a los programas de la entidad.
El mapa de procesos es conocido por los servidores de la entidad.
Los funcionarios de la entidad ubican a que proceso pertenecen.
El mapa de procesos por lo menos ha durado con la misma estructura
en el ltimo ao y medio.
La entidad cuenta con caracterizacin de procesos.
La caracterizacin de procesos orienta la gestin de la entidad.
Los funcionarios conocen la caracterizacin de procesos
En la caracterizacin de procesos se encuentran relacionados los
trmites

Menos de 3

A LLORAR SE DIJO

4-6

PREOCPESE, PERO ANMESE

5- 8

SIGA TRABAJANDO

9 - 11

VAMOS BIEN

EVALUACIN

La entidad ha mejorado su operacin.


Existe una verdadera cultura de procesos.
La entidad dosifica su gestin documental.
La entidad ha mejorado los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad.
La satisfaccin de los usuarios ha aumentado.
Los reprocesos han disminuido

SEGUIMIENTO
1.La entidad cuenta con una estructura organizacional formal.
2.La estructura organizacional, da cumplimiento a la totalidad de las
funciones asignadas a al entidad.
3.La estructura organizacional, se encuentra alineada al modelo de
operacin por procesos.
4.Existe una proporcionalidad entre las reas de apoyo y las
misionales.
5.Las reas de apoyo entienden su rol dentro del sistema integrado
de gestin.
6.Las reas de apoyo han identificado las necesidades de sus
usuarios y los han involucrado en su operacin interna.
7.Las reas misionales entienden su rol dentro del sistema integrado
de gestin.
8 Las reas misionales han identificado las necesidades de sus
usuarios y los han involucrado en su operacin interna

Menos de 2

A LLORAR SE DIJO

3-4

PREOCPESE, PERO ANMESE

5- 6

SIGA TRABAJANDO

7-8

VAMOS BIEN

EVALUACIN
La entidad ha mejorado su operacin.
Existe una verdadera cultura de procesos.
Todo se cumple de manera eficiente, eficaz y efectiva.

PIENSE EN SU VIDA:
QU TEMORES TIENE HOY?
QU PIENSA CUANDO PIENSA
EN SU FAMILIA?
PIENSE EN EL FUTURO, QUE COSAS
LE GUSTARA ALCANZAR, Y QUE
PODRA AFECTAR SU CUMPLIMIENTO?

Nos enfrentamos a un dilema:

Por cul camino Contino?

Cuando NO
SE por donde
ir!

CUALQUIER
CAMINO ES
BUENO

CMO ELIJO EL CAMINO A


SEGUIR?

Teniendo la seguridad
que se exactamente para
donde voy

Conociendo las reglas


para llegar

Teniendo la informacin
de cmo llegar

PERO..... SI CAMINO A MI DESTINO......

Excedo la
velocidad

Adelanto en
curva

Tomo el camino
equivocado

Voy en contravia

no llegar al destino en la
forma y tiempo planeada

RIESGO
Probabilidad
de
ocurrencia de que un
evento
puede
entorpecer
u
obstaculizar
el
normal desarrollo de
la misin institucional
y afectar el logro de
sus objetivos

Riesgos
Estratgicos

Riesgos de
Cumplimiento

Riesgos
Financieros

Riesgos de
Tecnologa

Riesgos de
Imagen

Riesgos
Operativos

MDULO
2

COMPONENTE ADMINISTRACIN DEL RIESGO

Planear

Contexto
Estratgico

Componente
Ambiente de
Control

Componente
Direccionamiento
Estratgico

Poltica de
Administracin
del riesgo

Identificacin
de Riesgos

Componente
Administracin
del Riesgo

Valoracin
del Riesgo

Anlisis de
riesgos

Subsistema
Control
Estratgico

Planear

METALENGUAJE DEL RIESGO


CAUSA

Debido a

RIESGO

xx

EFECTOS

puede ocurrir xx , lo que podra xx

INSUMOS

PRODUCTOS

Principio MECI Autorregulacin

M
E
CI

Principio MECI Autogestin

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

Autorregulacin del
comportamiento tico

Componente: ACTIVIDADES DE CONTROL

Polticas de operacin

Elementos:
* Polticas de Operacin
* Procedimientos
* Controles
* Indicadores
* Manual de Procedimientos

Procedimientos
estandarizados para
la ejecucin de los
procesos que
permiten la
prestacin de los
productos y/o
prestacin del
servicio

Polticas y prcticas de desarrollo


del talento humano
Caracterizacin del estilo de
Direccin
Planes y programas

NUMERAL 4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Modelo de operacin por procesos

Subnumeral: 4.1 REQUISITOS GENERALES


Subnumeral: 4.2 GESTIN DOCUMENTAL

Estructura organizacional

N
T
C
G
P
1
0
0
0

DOCUMENTO

Administracin de riesgos

4.2.1. Generalidades
4.2.2. Manual de la Calidad
4.2.3. Control de Documentos
4.2.4. Control de Registros

Principio de Calidad Enfoque Basado


en los Procesos

NUMERAL 7. REALIZACIN DEL PRODUCTO Y/O


PRESTACIN DEL SERVICIO

Principio Enfoque Basado en Hechos


para la Toma de Decisiones

Subnumeral: 7.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN


DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIN DELSERVICIO
Subnumeral: 7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL
CLIENTE
Subnumeral: 7.3 DISEO Y DESARROLLO
Subnumeral: 7.5. PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL
SERVICIO

Mapa de Procesos
Caracterizacin de Procesos
Poltica de Calidad
Objetivos de Calidad

NUMERAL 8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

Subnumeral: 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O


SERVICIO NO CONFORME
Subnumeral: 8.4. ANLISIS DE DATOS

Controles inmersos
de los procesos
Mecanismos de
monitoreo a la
operacin
Instrumento general
para la regulacin de
las operaciones

Manual de
Operaciones
Manual de Calidad
Manuales de
Procesos y
Procedimientos
Fichas de Indicadores

IMPACTO

Estructura por
Procesos

Optimizacin de
la Gestin

Mecanismos de
Medicin
Implementada

PLTICAS DE OPERACIN
PROCEDIMIENTOS
CONTROLES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (OPERACIONES)

SE ESCRIBE EN:

En CHINA

En JAPN

En COREA

En RUSA

En GRECIA

En ALEMANA

En HOLANDA

En USA

VERFAHREN

PROCEDURE

PROCEDURE

En FRANCIA

En ITALIA

PROCD

PROCEDURA

En PORTUGAL

En COLOMBIA

PROCEDIMENTO PROCEDIMIENTO

ALGO DE HISTORIA
El papiro del vocablo latn papyrus: papel,
se refiere a una planta egipcia Cyperus
papirus con cuyas hojas se formaban las
lminas utilizadas por egipcios, griegos y
romanos para llevar sus registros escritos
entre el 3000 A.C. y el siglo V D.C.
Su tamao fluctuaba entre los 12,5 x 12,5 cm
y los 22,5 x 37,5 cm, unindose cada hoja con
la siguiente para formar rollos de entre seis y
9 metros, aunque se han encontrado con ms
de 40 metros de largo.

Se le quitaba la corteza al tallo y se cortaba


la mdula en lminas muy finas, las cuales
se colocaban unas junto a otras en forma
vertical.

Antes de secarse, se aadan las tiras


horizontales para la segunda capa. Los
jugos del papiro servan para unirlas.

A continuacin se golpeaba con una maza,


uniendo todas las capas y dndole
apariencia de hoja, luego usando un gran
peso se prensaba durante varios das.

Frotndolo con una piedra, marfil o


conchas, se le daba una textura ms lisa y
uniforme, cortando luego su bordes para
optimizar su forma. Luego se unan las
hojas con una pasta formando rollos.
Criterio: hoja de papiro: www.egiptoaldescubierto.com/vida/papiro/papiro.html

En antiguos papiros se han


conseguido algunos de los
manuales ms antiguos
utilizados por las primeras
civilizaciones.

En sus registros explicaban procedimientos


matemticos tiles para llevar un control de
las actividades de inters, y relaciones e
inventarios necesarios para la
administracin.
Fuente: Criterio: antes del papiro
http://es.wikipedia.org/wiki/Pergamino

Procedimiento visual (Imgenes)


PROCEDIMIENTO PARA ARMAR A ESCALA UN AVIN INVISIBLE

http://www.ece.cmu.edu/~koopman/airpla
nes/f117/f117.pdf

BALANCE DEL PROCEDIMIENTO

Total actividades procedimientos: 16


Tiempo total del procedimiento de la actividad: 91.
rea responsable del proceso: Operaciones.
Cargo responsable: Armador de aviones.
reas participantes: Logstica y Diseo.
Indicador: Tiempo promedio de ensamble

TIEMPO

SEGUIMIENTO
1.
2.
3.

4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

Le entidad cuenta con un mapa de procesos y procedimientos.


El mapa de procesos y procedimientos se encuentra formalizado.
Durante el ltimo ao se han emprendido acciones de mejoramiento de los
procesos y procedimientos.
Los funcionarios han participado en el mejoramiento de los procesos y
procedimientos
Los procesos y procedimientos se encuentran en la intranet institucional.
Los procesos y procedimientos tienen vinculados los formatos.
La entidad se orienta hacia la filosofa oficinas de cero papel
La caracterizacin de procesos cuenta con las polticas de operacin.
Los procesos y procedimientos tienen identificados puntos de control.
Los procesos y procedimientos no son los manuales, es la forma en que se
hacen las cosas.
Existe manuales de procesos y procedimientos por entidad.
Los funcionarios conocen el manual de procesos y procedimientos.
Los funcionarios identifican en que proceso y procedimiento se encuentran.
Los funcionarios explican los procesos y procedimientos en los que interviene.

SEGUIMIENTO
15. Las versiones de los manuales en la actualidad son las vigentes.
16. Los controles son eficaces.
17. La entidad cuenta con un manual de operaciones.
18. El manual de calidad hace parte del manual de operaciones.
19. El manual de calidad no supera las 10 hojas.
20. Los procesos y procedimientos tienen en cuenta los principios de oportunidad,
calidad y economa.
21. Los procesos y los procedimientos tienen en cuenta las necesidades y
expectativas de los usuarios

Menos de 10

A LLORAR SE DIJO

11 - 15

PREOCPESE, PERO ANMESE

15- 18

SIGA TRABAJANDO

19 - 21

VAMOS BIEN

EVALUACIN

La entidad ha mejorado su operacin.


Los tiempos de respuesta han disminuido.
No existe ruptura entre las reas de la entidad.
Los recursos han sido optimizados.
La calidad de los servicios ha mejorado.

INDICADORES

HOY VAMOS HABLAR


DE INDICADORES DE
GESTIN

ENTONCES

PERO OJO

POR QUE PODEMOS


CAER EN:

Indicadores de
Gestin
Indicadores de Gestin

Indicadores de
Gestin

Indicadores de
Gestin

Indicadores de
Gestin
Indicadores de
Gestin
Indicadores de
Gestin

Indicadores de
Gestin

Indigestin
Indicadores de
Gestin

Indicadores de Gestin

Indicadores de Gestin
Indicadores de Gestin

Indicadores de Gestin
Indicadores de Gestin

COMPARAR UNA MAGNITUD


CON UN PATRON
PREESTABLECIDO

PARA DEJAR DE SER CASAFANTASMAS

Los indicadores son un medio y no un


fin.

206

4 El

valor de la
medicin no est en
recoger el mnimo
detalle de datos

207

debe evitar el diseo de


5 Se
indicadores que inducen a
resultados no esperados o
incentivos perversos.

N de comparendos/N de conductores
Menores de edad castigados con el cdigo de menor
Para el caso de una Contralora, cul sera el caso?:
208

6 No se debe
medir
atendiendo el
criterio de
quedar bien
Total ejecutado / Total
programado
= 100%
150%
209

Medir no garantiza el xito de una actividad sino que evidencia los


atributos que hemos decidido monitorear

210

La esencia y existencia
de un indicador slo
se da y justifica si ste
sirve para la toma de
decisiones

211

VALORES

MISIN

OBJETIVO
VISIN

ENTRADA

OBJETIVOS

Caracterizacin de los
procesos

Direccionamiento
estratgico
180
160
140
120
100
80
60
40
20
0
1er trim.

SALIDA

N o rte
Oeste
Este

2do
trim.

3er
trim.

4to
trim.

212

Los indicadores son mecanismos que permiten


controlar el comportamiento de factores crticos en la
ejecucin de los planes y de los procesos de la
entidad
Signo, seal o valor que permite establecer diferencias,
comportamientos y tendencias, su medicin puede ser
cuantitativa o cualitativa y en un perodo determinado
de tiempo.
Es una magnitud asociada a una caracterstica
MECI.
213

Los
indicadores
pueden
describir
lo
que se logra
(los
resultados) o
aquellos que
los afecta (los
inductores

Banco de indicadores Sectoriales

OLVE, Nils-Goran y ROY

KAPLAN, Robert y NORTON, David.

Son
instrumentos
de medicin
que
representan
aquellas
variables
consideradas
crticas para el
cumplimiento
de
los
objetivos

Identificacin
de
una
magnitud
numrica
referida a un
evento, que
pone
en
evidencia la
intensidad,
situacin
o
evolucin del
mismo

Medible
Donde se pueden obtener los datos para su clculo, con informacin oportuna y
confiable.

Claro
Es de fcil entendimiento por todos los involucrados en su medicin y manejo. As como
sus resultados son de fcil interpretacin.

Informativo
Permite la toma de decisiones acertadas de acuerdo con los resultados Obtenidos.

De fcil comprensin.
La meta final debe ser crear un indicador que motive a la accin. Es difcil hacerlo
cuando los participantes no entienden el significado de los indicadores seleccionados

Relevantes
Los indicadores deben describir con exactitud el proceso u objetivo que estamos
intentando evaluar

Verificable
Que se pueden comprobar mediante informacin confiable.

Libre de sesgo estadstico o personal.

Aceptacin institucional.

Justificable con relacin a su costo-beneficio.


Vlido
Correspondencia entre la informacin que suministra el indicador y el fenmeno objeto de anlisis.

Confiable
Deben medir lo mismo en diferentes contextos y en diferentes momentos.

Nivel Jerrquico
Estratgicos
Tcticos

Evaluacin
Eficacia
Eficiencia

Operativos

Efectividad

Seguimiento
Insumo
Gestin
Producto
Resultado

NOMBRE

FORMULA

VALOR

UNIDADES

Nivel
semanal de
calidad de
producto
terminado

Tot. Produccin
sin defectos x 100
Tot. Unidades
producidas

99,88

A NIVEL INTERNO
VALOR ACTUAL

87%

UMBRAL META

ESTATUS
VALOR INICIAL

PROMEDIO

TENDENCIA
(PUNTOS)

90%

80%

77%

2.5

Cerquita del umbral


Arriba del estatus
Mucho mejor que el promedio
Viene subiendo

3 puntos abajo del umbral


7 puntos por encima del estatus
10 puntos arriba del promedio
El prximo perodo ser 89,5%

Verbo o
accin

Formar a los
servidores de
la entidad

Eficacia

Cmo se hace
(procedimiento)

Por medio

Por medio

Eventos de
capacitacin

Eficiencia

Propsito

Mejorar su
desempeo
en el puesto
de trabajo

Para

Para

Efectividad

Objetivo
Formar a los
servidores de la
entidad por
medio de
eventos de
capacitacin
para Mejorar su
desempeo en
el puesto de
trabajo

METAS

EL INDICADOR
ES UN
INTEGRADOR

Es bueno?

Logre la meta?
Si digo No. de proyectos aprobados

Voy bien?
Cmo califico?

EN EL MANEJO DE INDICADORES
EN LUGAR DE DECIR .... ES MEJOR DECIR QU .
% de proyectos aprobados

Nivel de cumplimiento de proyectos aprobados


No. De proyectos aprobados
Relacin de proyectos aprobados
frente a los presentados

Cumplimiento de proyectos aprobados


RESULTADO

GESTIN

SEGUIMIENTO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Le entidad cuenta con un manual de indicadores.


Se tienen hoja de vida del indicador.
Los indicadores miden algo.
No todos los procesos necesariamente cuentan con indicadores, de
eficiencia, eficacia y efectividad.
Se ha realizado anlisis de los indicadores.
Los resultados de los indicadores han sido evaluado en sus tendencias.
Con base en los resultados de los indicadores se han tomado decisiones
de mejoramiento.
Los indicadores de gestin se encuentran publicados en la pgina web de
la entidad.
Los resultados de los indicadores son publicados en la pgina web.
El resultado de los indicadores se ha convertido en insumo para la revisin
de la alta direccin.
Existen indicadores que miden la satisfaccin de los usuarios.

Menos de 3

A LLORAR SE DIJO

4-6

PREOCPESE, PERO ANMESE

5- 8

SIGA TRABAJANDO

9 - 11

VAMOS BIEN

EVALUACIN

La entidad ha mejorado su operacin.


Existe una verdadera cultura de procesos.
La entidad dosifica su gestin documental.
La entidad ha mejora los niveles de eficiencia,
eficacia y efectividad.

Y para terminar

IMPACTO FINAL

MUCHAS GRACIAS

MUCHAS GRACIAS
GERARDO DUQUE GUTIERREZ

CEL: 3102055780
CORREOS:
gudos2010@yahoo.com
DIRECCIN PGINA
www.gerardoduque.com