Cartilla 3 - Bsico de Administracin

BASICO DE ADMINISTRACION
ESPECIALIDAD: GESTIN DE MICROEMPRESAS

CARTILLA No. 2
Elaborado y Diseado por:
Julia Edith Cerquera Olaya

Instructora SENA
Jess Boanerges Camero Camacho
Instructor SENA
Producto Presentado al SSEMI y evaluado mediante
Acta No. 001 del 18 y 19 de febrero de la vigencia 2001.
SENA, Regional Huila

Enero 2010
TABLA DE CONTENIDO
Contenido
Presentacin
..........................................................................................................................
Objetivos .....................................................................................................................................
1
La Empresa.........................................................................................................................
2
Areas Funcionales...............................................................................................................
2.1 Area de produccin.............................................................................................................
2.2 Area de Mercadeo...............................................................................................................
2.3 Area Financiera ..................................................................................................................
2.4 Area de Talento Humano....................................................................................................
3
Proceso Administrativo........................................................................................................
3.1 Planear................................................................................................................................
3.1.1 La Misin.............................................................................................................................
3.1.2 Objetivos y Metas................................................................................................................
3.1.3 Estrategias...........................................................................................................................
3.1.4 La Tctica............................................................................................................................
3.1.5 Las Polticas .......................................................................................................................
3.2 Organizar............................................................................................................................
3.2.1 Principios de Organizacin ................................................................................................
3.3. Dirigir...................................................................................................................................
3.3.1 Liderazgo............................................................................................................................
3.4. Controlar.............................................................................................................................
pg.
2
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10
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13
14
16
21
23
25
25
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27
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33
36
Bibliografa ..................................................................................................................................
40
PRESENTACIN
Est cartilla se ha desarrollado como una gua en la que se expresan los conocimientos bsicos de la
administracin de una empresa, temas como las reas funcionales y el proceso administrativo lo llevaran a
analizar su unidad econmica en cada uno de sus componentes y a determinar la importancia de realizar una
gestin administrativa, a travs de actividades como, la planeacin en la que una vez apropiado el conocimiento
se ve la importancia de aplicar el concepto en la practica, logrando al finalizar el proceso de capacitacin y
acompaamiento tener una planeacin sistemtica mediante la cual Usted podr idear el tipo de empresa que se
adecue a las necesidades del mercado.
Su quehacer como empresario le implica mltiples actividades, pero sobre todo Usted tiene una gran
responsabilidad - Hacer que su empresa se sostenga en el mercado por mucho tiempo, y esta tarea solo la
logra si tiene claro su papel como lder de una organizacin que se debe a sus Clientes externos, a sus
inversionistas, sus empleados a la comunidad y que adems tiene una responsabilidad ante el estado.
El desarrollo de nuestro pas est en manos de gente visionaria y emprendedora como Usted, que ha sido capaz
de sacar adelante una idea cristalizando una empresa que se constituye en fuente de ingresos y de riqueza para
el pas... Adelante.
OBJETIVOS
Objetivo General:
Que el empresario apropie los conocimientos bsicos de la gestin empresarial y los aplique en su
organizacin, a travs del proceso sistemtico de planeacin, organizacin direccin y control de sus
actividades.
Objetivos Especficos
Determinar la importancia de la unidad econmica y su contribucin en el desarrollo del pas.
Establecer las reas funcionales de la unidad econmica y el conjunto de actividades que la
componen de acuerdo a las caractersticas particulares de cada una.
Precisar el conjunto de actividades que el gerente debe desarrollar en su organizacin para que
esta opere a buen ritmo y pueda presentar resultados satisfactorio.
Aplicar los conocimientos en el desarrollo de actividades practicas como la planeacin, el diseo de
la organizacin, establecimiento de funciones claras para cada cargo y otras actividades que
permitan tener un resultado palpable al finalizar la capacitacin.
1 LA EMPRESA
Para empezar definamos que es la empresa:
Es una Organizacin
Conformada por:
Personas
Recursos
Financieros
Maquinarias
y equipos
Los cuales se integran para producir bienes y servicios

Que satisfagan: necesidades, expectativas y deseos
de los consumidores.
Para que los anteriores elementos existan se debe contar con la voluntad del inversionista o
inversionistas que ven la oportunidad de crear una empresa que produzca los bienes o
servicios para atender ciertas necesidades, que segn los estudios se encuentran
insatisfechas en algn segmento del mercado.
As de este modo la empresa toma su forma y se prepara para ejercer su responsabilidad
frente a diferentes actores que la legitiman...
LA EMPRESA
Como organizacin que acta en un medio
Tiene responsabilidades con:
Inversion
istas
Son
los
emprendedores
quienes
decidieron
aportar a un
sueo.
La
empresa
debe velar por
que ese capital
invertido genere
rentabilidad.
Estado
Clientes Internos
Clientes externos
Comunidad
La empresa se crea
amparada
en
la
normatividad que rige
la
actuacin
empresarial en el
pas.
La
empresa
contribuye a la tarea
del estado a travs
del pago oportuno de
sus contribuciones.
Son los encargados de

realizar las estrategias
que
la
empresa
implementa para alcanzar
los objetivos propuestos;
en el corto, mediano y
largo plazo. Dependiendo
esto de la forma como la
direccin de la empresa
motive y empodere a sus
colaboradores
para el
logro
de
la
misin
Son la razn de ser de la

organizacin, la empresa
no existe si no hay
clientes.
Todo lo que haga una
empresa debe conducir a
satisfacer,
las
necesidades, expectativas
y deseos de los clientes.
La empresa acta en
un medio y sus
acciones
generan
impacto.
Procesos industriales
apropiados
y la
responsabilidad en el
manejo de residuos
industriales
y
el
manejo sostenible de
los recursos naturales,
contribuyen
al
8
institucional.
desarrollo
comunidad.
de
la
Una vez que tenemos claro la definicin de la empresa y su papel en diferentes mbitos vamos a continuar
internndonos en la vida cotidiana de la empresa.
Taller 1:
Para empezar: Haga un listado de actividades que se realizan en su empresa (Trate de ir al detalle)
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Es probable que este listado tenga actividades como:
Averiguar que necesitan los clientes.

Disear la respuesta adecuada a las necesidades de sus clientes.
Comprar materias primas e insumos necesarios para producir los bienes o servicios, que los
clientes demandan.
Comprar maquinara y equipo que facilite el proceso de produccin o prestacin del servicio.
Registrar en un libro todo lo que se ha pagado, o el dinero que se ha recibido en el transcurso del
da.
Conseguir financiacin ( proveedores, entidades financieras), para capital de trabajo o para

comprar maquinaras y equipos.
Contratar personal para que elabore los productos o preste el servicio.
Estas acciones ms todas la que aparecen en su listado deben ser agrupadas por actividades que
son comunes a una tarea, a esta agrupacin la denominaremos reas funcionales o reas
operativas.
2 AREAS FUNCIONALES
La reas funcionales son agrupaciones que facilitan la organizacin de la empresa, pues si toda las actividades
estuvieran integradas en una sola reas sera un caos para poder dar orden a las tareas que se deben realizar,
encontraramos muchos tropiezos para hacer seguimiento al cumplimiento de metas.
Pero si se agrupan actividades como: Diseo de producto o servicio; seleccin de materia prima, mantenimiento
de equipos. Vemos que todas estas acciones tienen algo en comn y es que tienen que ver con la elaboracin
de un producto. A todas estas las agruparemos en el rea de produccin. Si tomamos otras actividades
podemos observar que muchas tienen que ver con el mercadeo otras con la parte del manejo de las cuentas y
otras con las personas de la empresa.
10
Grafico 1
reas Funcionales
MERCADE
O
PERSONAL
PRODUCCIN
Como se explica en pginas anteriores la empresa es un todo en el que cada una de las reas es
interdependiente de las otras; veamos... En una empresa de confeccin el rea de mercadeo plantea:
El mercado esta demandando blusitas en tonos pastel bordadas en hilo y con aplicaciones de encajes italianos.
Esta solicitud debe ser analizada por produccin para verificar su capacidad; en relacin a
Maquinarias y equipos necesarios para hacer estas blusas.
Produccin verifica si se cuenta con materia prima y con personal preparado para hacer este tipo de producto;
al verificar sus inventarios y el talento humano con que cuenta, detecta que cuenta con los equipos adecuados para
11
la produccin pero no se tienen ni las materias primas ni el talento humano necesario para dicha produccin.
Produccin notifica a mercadeo la situacin.
y Mercadeo a su vez se dirige el rea financiera exponiendo las posibilidades de entrar a un nuevo segmento de mercado
con las blusitas, esto implicar ms ventas y por su puesto ms utilidades, pero se requiere conocer el presupuesto
para ver la posibilidad de comprar la materia prima necesaria y la contratacin de cuatro bordadoras.
Financiera analiza su informacin y pasa un reporte a la gerencia donde expone que el presupuesto es bajo
y no alcanza para contratar nuevo personal, para compra de materias primas se puede contar con la
financiacin de los proveedores y plantean a su vez que para el caso de la contratacin de las bordadoras
la empresa tiene capacidad de tomar un crdito bancario para capital de trabajo a una tasa de inters
razonable para la empresa.
Finalmente La gerencia decide aprobar la incursin en el mercado de las blusitas y toma la decisin de adquirir el crdito bancario y contratar al personal
necesario para llevar a cabo el proyecto. Una vez tomada la anterior decisin El rea de Talento Humano inicia el proceso para hacer la respectiva
contratacin.
A continuacin veremos cada una de estas reas.
2.1 REA DE PRODUCCIN
12
Tiene como principal objetivo producir los bienes o servicios que demanda el mercado, en est rea relacionamos
actividades como diseo de producto, preparacin de materia prima, control de calidad, mantenimiento de
equipos; entre otras acciones que estn directamente relacionadas con esta rea.
Taller 2: Elabore listado de las actividades que la empresa debe realizar para elaborar su producto u ofrecer su
servicio.
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2. 2 AREA DE MERCADEO
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El objetivo del rea de mercadeo es la de conocer las necesidades, expectativas y deseos de los consumidores,
para que la empresa produzca aquello que el mercado ( El cliente) esta buscando y satisfaga plenamente dichas
necesidades. Relacionamos en esta rea actividades como: Investigacin de mercados, publicidad, promociones,
ventas, entre otras.
Taller 3: En un breve resumen indique el mecanismo que usa su organizacin para identificar las necesidades de
su cliente:
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2.3 REA FINANCIERA
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Esta rea tiene como razn de ser; brindar apoyo para que el equipo directivo tome mejores decisiones en
relacin al manejo eficiente de los recursos econmicos de la empresa a travs de la captura, clasificacin,
organizacin, contabilizacin y anlisis de la informacin. Entre las actividades que se desarrollan en esta rea
esta: elaboracin del plan de cuentas, hacer los registros contables, elaborar estados financieros, aplicar razones
financieras a estos estados contables, hacer conciliaciones bancarias y muchas otras que contribuirn con el
alcance de su propsito.
Taller 4. Haga una breve resea del comportamiento de sus ventas en los ltimos aos. Analice los datos y
comprelos con los gastos que ha tenido en las mismas fechas. Como puede interpretar esta informacin.
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AREA DE TALENTO HUMANO
15
El propsito de esta rea es la de llevar a cabo todo el proceso de convocatoria, reclutamiento, seleccin,
entrenamiento y capacitacin del personal que contribuir a que la empresa alcance sus propsitos. Otro de los
propsitos es lograr el bienestar y motivacin del personal de la empresa.
Taller 5. Realice un listado de sus empleados y determine cuales son las fortalezas de estos para realizar su
trabajo y cules sus debilidades. De acuerdo a esta informacin determine que tipo de acciones debe emprender
para que sus fortalezas se potencien y sus debilidades se puedan superar.
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3 PROCESO ADMINISTRATIVO
Cada una de estas reas requiere para su operacin; desarrollar un proceso lgico que le permita alcanzar sus
propsitos, este proceso tiene el nombre de PROCESO ADMINISTRATIVO. Usted, como gerente de su empresa,
16
desarrolla este proceso cotidianamente, quiz no conozca su nombre, pero estamos seguro que todos los das
los lleva a cabo cuando; decide que actividades debe desarrollar, el tiempo en se ejecutar a quienes tienen la
responsabilidad. Cuando revisa si se han desarrollado dichas actividades y con otra serie de acciones que le
permiten alcanzar su MISIN EMPRESARIAL.
Los cuatro pasos del proceso administrativos son:
A.
B.
C.
D.
PLANEACIN
ORGANIZACIN
DIRECCIN
CONTROL
En la Grfica No. 2 observamos que en la base de la estructura empresarial est la planeacin ya que esta es el
punto de partida de la Unidad econmica y como pilares tenemos la organizacin, la direccin y el control.
Para que toda empresa pueda consolidarse es necesario que siga rigurosamente este proceso, de lo contrario
sus aos de vida empresarial se podrn reducir sustancialmente.
17
Grafica No.2
El Proceso Administrativo
PROCESO ADMINISTRATIVO
2.O
R
G
A
N
I
Z
A
R
3.
D
I
R
I
G
I
R
4.
C
O
N
T
R
O
L
A
R
1 PLANEAR
18
3.1 PLANEAR
Es el paso del proceso administrativo a travs del cual la empresa determina los objetivos de la organizacin y
establece las acciones que debe realizar teniendo en cuenta su situacin interna y la de su entorno para alcanzar
dichos objetivos. Planificar es establecer el puente entre el presente y el futuro, la planificacin es la base para
formular buenas estrategias de accin.
EJERCICIO:
19
Resuelva de manera individual el siguiente ejercicio:

INSTRUCCIONES
Usted debe salir de su casa hacer una serie de tareas y estar de regreso a las 1:00 de la tarde.
Para recorrer el camino de su casa a la terminal de transportes se tarda 30 minutos, la oficina de impuestos cierra a las 10:00 de la
maana, el comercio y dems negocios cierran a las 12:00 de la tarde y la panadera abre despus de las 11 de la maana , el
recorrido debe hacerse a pie. Las tareas son las siguientes:
1.- Llevar un vestido al almacn.
2.- Recoger el cabezote de una mquina de coser familiar en el taller de reparacin.
3.- Llevar un sastre a la boutique.
4.- Mandar un pedido de 10 Kg. por encomienda.
5.- Pagar los impuestos.
6.- Comprar pan en la panadera.
7.- Recoger en la terminal de transporte a un familiar a las 12:30 P.M.
8.- Recoger una cotizacin donde el distribuidor.
9.- Comprar un figurn con diseos de ltima moda en la papelera.
10.-Comprar una libra de mantequilla.
Para que Usted pueda resolver el ejercicio guese por el plano de la ciudad.
PLANO DE LA CIUDAD
20
Proveedor
Lecheria
Oficina de
Correo
Almacn
Oficina
De
Impuestos
Casa Empresario
Terminal
Taller de
Reparacin
Panadera
Papelera
Boutique
21
Para poder realizar este ejercicio Usted debi haber tenido en cuenta una serie de factores que afectaban la
realizacin de las tareas y el objetivo de llegar a la 1 p.m. a su casa habiendo desarrollado todas las actividades.
Lo mismo ocurre con su empresa cuando Usted se sienta a realizar el ejercicio de planear su empresa al corto, al
mediano y al largo plazo debe tener en cuenta los siguientes Factores externos...
Factores Econmicos
Factores Sociales.
Factores Polticos Gubernamentales y Jurdicos
Factores Tecnolgicos
Fuerzas Competitivas
las variable externas no son controlables pero las

debemos trabajar para hacer de ellas una oportunidad
para disminuir su impacto negativo sobre la unidad
econmica.
...los factores externos pueden afectar las actividades de su organizacin, constituyndose en Oportunidades o
Amenazas.
22
Igualmente al realizar el ejercicio tuvo que tener en cuenta su capacidad fsica para resistir cierto limite de peso o
para poder abarcar todos los paquetes que llevaba. Al realizar la planeacin en la empresa tambin se debe
hacer una revisin de los aspectos internos...
Aspectos administrativos
Talento Humano
rea de produccin
rea de mercadeo
Aspectos financieros, entre otros.
.. que le permitirn establecer cuales son las Fortalezas de la empresa y cuales sus debilidades.
Taller 6: Haga un anlisis de los aspectos externos que puedan estar afectando su empresa constituyndose en
una amenaza y aquellos que se constituyen en una oportunidad. De igual manera es importante que vaya
analizando los aspectos internos para establecer donde estn las Debilidades de su empresa y las Fortalezas.
Para realizar la planeacin de la unidad econmica podemos retomar algunos elementos fundamentales de la
planeacin estratgica, como primera medida el anlisis DOFA que proponemos en el taller 6. lo cual implica
Anlisis Interno:
Anlisis externo:
Anlisis Interno:
Debilidades
Oportunidades
Fortalezas
23
Anlisis Externo:
Amenazas
Los componentes de la planeacin estratgica son: Misin, Objetivos y Metas, Estrategias, Tcticas y Polticas
Veamos un ejemplo de planeacin para el rea de Mercado.
PROCESO DE LA PLANEACIN ESTRATGICA
EN EL REA DE MERCADEO
ANALIZAR LA
SITUACIN
DETERMINAR
DETERMINAR
LOS
LOS
OBJETIVOS
OBJETIVOS
SELECCIONAR
SELECCIONAR
YY MEDIR
MEDIR LOS
LOS
MERCADOS
MERCADOS
METAS
METAS
DISEAR
TACTICAS Y
ESTRATEGIAS
PREPARAR
PREPARAR EL
EL
PLAN
PLAN DE
DE
MERCADOTECNIA
MERCADOTECNIA
Dnde estamos ahora? y a dnde nos

dirigimos?
Adnde queremos ir?
Metas realistas y mutuamente compatibles.
Identificar a los clientes actuales y potenciales.
Cmo llegamos a donde queremos dirigirnos?
La gua prctica de las operaciones anuales.
Cmo marchan las cosas ?
24
PARA LA REALIZACION Y
EVALUACIN
3.1.1.
La Misin
Definir la Misin en la empresa significa responder la pregunta: en qu negocio estamos? Al referirnos a la

Misin debemos preguntarnos Por qu o para qu existe nuestra organizacin, en el contexto social en que se
encuentra? ; la Misin debe definir el punto focal al cual dedicamos todos nuestro esfuerzo organizacional.
Para redactar la Misin de la compaa, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
25
La misin se orienta hacia el exterior: entorno, mercados, clientes, sociedad.

Orientada al servicio, ms que al producto.
Orientada hacia el futuro.
Debe ser simple, clara, directa y original, pero creble, para que motive a los consumidores,
empleados
Debe mostrar los elementos que nos diferencien de otras empresas, incluso de nuestra
competencia.
Antes de Definir su misin tenga en

cuenta:
Clientes: Quines son los clientes de la empresa?

Productos o servicios: Cules son los productos o servicios principales de la empresa?
Mercados: Compite la empresa en otras zonas del pas?
Tecnologa: Cul es la tecnologa bsica de la empresa?
Preocupacin por supervivencia, crecimiento y rentabilidad: Cul es la actitud de la empresa con relacin a
metas econmicas?
Filosofa: Cules son las fortalezas o ventajas competitivas claves de la empresa?
Imagen publica : Cul es la imagen pblica a la que aspira la firma?
26
Servicio al cliente: Pone atencin a los reclamos y sugerencias de las personas claves relacionadas con la
empresa?
Taller 6 : De acuerdo a lo expuesto determine cual es la Misin de su unidad econmica:
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
3.1.2. LA VISIN
Cuando nos referimos a la visin empresarial estamos hablando de los sueos, de como queremos ver en el
futuro a nuestra empresa.
La vida del ser humano transcurre alrededor de sueos, de deseos, que tenemos por alcanzar situaciones
mejores a futuro lo que nos lleva a realizar esfuerzos a establecer las acciones que debemos realizar en el da a
da para poder llegar a esa situacin deseada que hemos visualizado.
Suee su vida de empresario en cinco aos, Tome papel y lpiz y escriba todo eso que visualiza de usted y de su
unidad econmica en el futuro. Luego determine que debe hacer para lograr ese sueo.
3.1.3 LOS OBJETIVOS Y LAS METAS
27
Son los resultados especficos que pretende alcanzar una organizar por medio del cumplimiento de su MISIN
bsica. Los objetivos son esenciales para la empresa por que son ellos los que establecen su camino y es
alrededor de ellos que se convocan las personas para aportar a su alcance.
FORMULACION DE OBJETIVOS
La formulacin de objetivos es una tarea que requiere una gran dedicacin y para que estos nos queden bien
planteados, debemos tener en cuenta:
Los objetivos deben estar planteados de una forma clara y que expresen el qu se
quiere lograr y el para qu, su lenguaje debe ser sencillo.
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Los objetivos deben estar basado en los objetivos especficos de cada rea
(Produccin, Mercadeo, Finanzas y Manejo de personal)
Los objetivos que se tracen deben estar por encima de los intereses individuales de los
propietarios ya que estos deben de buscar el bienestar de la Unidad Econmica.
Los objetivos deben estarcen revisando y si es necesario replantearlos de acuerdo a la
dinmica del medio donde se van a desarrollar.
Debe existir una jerarquizacin de los objetivos teniendo en cuenta los siguientes factores:
Posicin en el mercado
Innovacin
Productividad
Recursos fsicos y financieros
Rentabilidad
Desempeo y desarrollo del personal
Responsabilidad social de la empresa.
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Taller 8. Para ir concretando su planeacin vaya escribiendo los objetivos que quiere alcanzar en cada una de las
actividades que desarrolla su empresa, tenga en cuenta que existen unas reas funcionales debe establecer
objetivos para cada rea.
Tenga en cuenta que estos objetivos deben ser alcanzables y que debe estar haciendo un seguimiento peridico
que le permita establecer si est logrando los resultados previstos.
3.1.34 Las estrategias

Son un medio para alcanzar los objetivos propuestos a largo plazo. Las estrategias se constituyen en un plan
bsico y general de accin por medio del cual la empresa alcanza sus objetivos.
Originalmente estaba relacionado con el arte o ciencia del mando militar. Una estrategia es un plan global para
ganar la batalla como primer paso en la consecucin de la Misin de ganar la guerra.
3.1.5La tctica
Es un medio operacional a travs del cual una estrategia ha de ponerse en prctica o activarse. La tctica esta
orientada a la meta de corto plazo.
3.1.6 Las Polticas
30
Es un curso de accin adoptado por los gerentes para guiar sistemticamente la toma de decisiones futuras en
una situacin determinada, las polticas incluyen los lineamientos, las reglas y los procedimientos establecidos
para reforzar las actividades con el nimo de alcanzar los objetivos propuestos.
Ejemplo:
Metas
Estrategias
Reducir los costos de mercadotecnia en un 15% respecto al 1. Reducir los inventarios de almacn de producto terminado y
ao anterior
eliminar los
productos de movimiento lento.
2. Reducir el nmero de visitas de ventas a los clientes
pequeos.
Estrategias
Tctica
1. Reducir los inventarios de almacn de producto terminado y Hacer una actividad de saldos de inventario durante quince,
eliminar los
productos de movimiento lento.
tomando dos quincenas del mes de junio
3.2. ORGANIZAR
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Una vez diseado los objetivos, las estrategias y planes que van a permitir el logro de los objetivos, los gerentes
deben disear una organizacin apta para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
La funcin de organizar consiste en la creacin de una estructura de relaciones de trabajo y de autoridad que
mejore y mantenga niveles de calidad que conlleven al desarrollo de las estrategias empresariales. Organizar
incluye todas las actividades gerenciales que producen una estructura de tareas y relaciones de autoridad.
La funcin de organizar da lugar a una estructura organizativa o administrativa que hace que la empresa pueda
operar eficazmente como un todo coherente para alcanzar los objetivos trazados y desarrollar la Misin.
La estructura administrativa es el arreglo o disposicin de las diversas partes de un todo, en ella se expresa el
nivel jerrquico de cada puesto que esta integrado en ella. Tambin determina los niveles y unidades
dependientes y sujetos a obligaciones de autoridad- responsabilidad.
32
A nivel de las micros y pequeas empresas la autoridad la concentra una sola persona - su propietario, gerente o
director - quien toma decisiones, la responsabilidad y el mando.
En la grfica observamos un posible organigrama de una microempresa, pero en realidad ocurre que en algunas
micros y pequeas empresas no se tienen una estructura establecida ya que los dueos realizan todas las
funciones o la hace de manera emprica, utilizando su sentido comn o imitando los que hacen sus competidores.
La estructura de la empresa puede ir consolidndose en la mediada que el empresario adquiere ms experiencia
administrativa la empresa crece y la misma necesidad lo exige.
Grafica No. 3
Estructura Administrativa de una Microempresa
DIRECTOR
Vendedores
33
????
Contador
Cajera
De acuerdo a lo planteado por Sisk 1 las estructuras se formalizan y estructuran de acuerdo a su crecimiento,
por lo que la divisin formal del trabajo se hace con base en los siguientes factores:
Funcin (reas funcionales: Produccin, ventas, finanzas y personal).

Producto (Gerente de producto A, B, C, D.
Cliente ( Mayoreo, detallista, comisionista, hombres, mujeres, nios).
Geogrfica (Por zonas . Jefe de zona 1, 2, 3).
Proceso ( Acopio, Transformacin, envase, almacn, distribucin).
Taller 9 Determine los cargos que existen en su unidad econmica y el grado de responsabilidad de cada uno de
ellos.
3.2.1 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION:

Para que una empresa pueda organizar sus tareas es necesarios tener en cuenta una serie de principios bsicos
que contribuirn al logro de los objetivos empresariales.
Divisin de trabajo
1
Introduccin a la administracin, Hernndez Sergio y Rodrguez .Editorial Mc.Graw Gill. Pgina368
34
Es desagregar en un proceso completo una serie de tareas a las cuales se les asignar un responsable ; esto
permitir que cada uno tenga claro cual es su papel y pueda responder a l de manera efectiva.
Unidad de Objetivo
Todos los miembros de la unidad econmica deben saber cules son los objetivos de esta y ojal el empresario
sepa cuales son los objetivos de sus empleados . El principal problema organizacional radica en que por un lado
van los objetivos del empresario y por otro el de los empleados.
Al formular los objetivos de la unidad econmica todos se deben sentir identificados con ellos ya que esto es
fundamental para que todos unan esfuerzos hacia el logro de los mismos.
La autoridad y la responsabilidad:
La empresa moderna en el momento de seleccionar a su personal debe estar segura de sus capacidades de sus
habilidades y de su responsabilidad . En el momento que se ubica a una persona en un cargo determinado , se le
35
debe de brindar todos los implemento y todas la instrucciones para que pueda cumplir eficientemente su labor; su
jefe debe estar plenamente convencido de que eligi a la persona correcta y la ubico en el lugar correcto para
que ella pueda ser responsable de su tarea conforme a los instrumento y procedimientos establecidos por la
empresa.
La Delegacin:
Uno de los temas que ms ocupa a los lderes de las empresas modernas es el delegar a sus empleados las
funciones que ellos puedan atender; se debe empoderar al empleado para que cumpla su trabajo y a la vez se
sienta seguro y motivado, ya que de esta manera siente que su superiores confan en su capacidad profesional
para las tareas que le asignaron.
NO SE ESFUERCE EN VANO TRATANDO DE

HACER TODAS LAS ACTIVIDADES DE SU
EMPRESA, DEJE QUE SUS EMPLEADOS
DEMUESTREN SUS CAPACIDADES.
36
3.3 DIRIGIR
Usted seor empresario debe tener en cuenta que en el manejo de su unidad econmica. Usted cuenta con
maquinaria y equipos, materias primas e insumos, infraestructura fsica y muchos otros recursos y que por sobre
estos, su empresa cuenta con un talento humano capaz de alcanzar sus propsitos empresariales, dependiendo
de la motivacin y el apoyo que Usted les brinde.
Generalmente en nuestro medio la gerencia de la empresa est en cabeza de su propietario quien debe cumplir
dos roles importantes, Administrador y Lder.
Es la funcin administrativa que analiza los diferentes criterios y opiniones y fija las polticas, que orienta y gua el
trabajo de su Talento Humano, motivndolo para que todo el equipo trabaje unido y puedan de manera colectiva
lograr los objetivos propuestos hacia la bsqueda de cumplir con la misin.
Una de las nuevas tcnicas administrativas nos plantea el empoderamiento, como el elemento fundamental que
permite la delegacin de responsabilidades y la facultad de los colaboradores para tomar decisiones y solucionar
problemas, las teoras administrativas del siglo XIX planteaban que la empresa estaba compuesta por dos tipos
37
de personal un 90% representado en los trabajadores quienes solo estaban para ejecutar lo que el 10% - los
directivos- decidan que hacer, esta manera de asumir la administracin provoco una deshumanizacin de la
industria; est deshumanizacin y los conflictos humanos desatados en los aos de la depresin econmica en
los treinta causaron un gran cambio en el desarrollo organizacin dando origen a un nuevo estilo de
administracin basado en las ciencias del comportamiento que reza:
COLABORACIN, TRABAJO EN EQUIPO Y DIGNIDAD DEL SER HUMANO
3.3.1 Liderazgo
Ser lder es crear un ambiente en el que se de una verdadera participacin y promocin del empleado como ser
humano, que lucha por mejorar sus condiciones de vida; y la calidad de vida solo se cambia si se logra hacer el
trabajo de forma integral, si el trabajador logra ver su trabajo no como la obligacin de hacer un oficio para poder
vivir, sino que encuentra en l la manera de satisfacer sus necesidades humanas de seguridad, prestigio y de
autoestima y puede experimentar sentimientos de logro, reconocimiento, promocin y responsabilidad. Si Usted
como propietario de la unidad econmica logra ese cambio de actitud en sus colaboradores o usted mismo tiene
una actitud de cambio al comprender los sentimientos de quienes estn bajo su responsabilidad; se lograr que el
personal tenga una disposicin libre para desarrollar su trabajo y realizarlo efectivamente.
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CUALIDADES DEL LDER

Actitud positiva
Informacin
Delegar responsabilidades
Reconocimiento
Vida sana
Propuestas concretas
Honestidad y autocrtica
Organizacin
Decamos que el gerente debe ser administrador y lder. Ser administrador significa manejar en forma eficiente y
efectiva los recursos de la organizacin, especficamente los econmicos. Se puede ser un buen administrador y
un mal lder o viceversa; la clave esta en combinar perfectamente estos dos elementos. Jhon Adair en su libro
Lderes no jefes hace la siguiente cita.
39
El liderazgo es del espritu, se compone de personalidad y visin.

Su prctica es un arte.
La gerencia es cosa de la mente, es ms una cuestin de clculo
preciso, de estadstica, de mtodo, cronogramas y rutinas.
Su prctica es una ciencia.
Los gerentes son necesarios, los lderes son esenciales.
Taller 10: Vamos revisando:

Tiene su empresa un reglamento de trabajo: _________
Funciones claras y definidas: ______
Existen manuales de procedimientos:_____
Sus empleados tienen contrato de trabajo____
Si no tiene alguno de estos componentes, disee un plan para implementarlos.
3.4 CONTROLAR
40
El gerente debe asegurarse de que el rendimiento actual de la organizacin se ajuste a lo estipulado en el plan
inicialmente acordado. El control tiene cuatro pasos bsicos:
Establecer estndares para el desempeo.

Medir el desempeo individual y organizacional.
Comparar el desempeo actual con los estndares del desempeo planificado.
Corregir las diferencias que puedan haberse producido entre los resultados obtenidos y objetivos
planteados.
Qu se controla en una empresa: La calidad de los procesos y de los productos, las finanzas, las ventas, los
inventarios, los gastos, y otra serie de actividades que deben estar de acuerdo a lo estipulado en el plan.
El control permite ver:
Las desviaciones o errores que se estn cometiendo.
Corregir las equivocaciones, es decir , volver al camino correcto.
Que se debe controlar:
Manejo del dinero:
Cmo lo gastamos?
41
Qu costos tenemos?
Tiempo:
Cmo se esta utilizando?

En cuanto tiempo estamos produciendo?
Desempeo de los trabajadores:
Cmo estn haciendo el trabajo?

Qu dificultades tienen?
Calidad:
Qu estamos haciendo para obtener un buen producto.?

En qu seccin estamos teniendo problemas?
Cul es la calidad final de nuestros productos?
CARACTERSTICAS DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL

Debe ser objetivo : Debe basarse en hechos reales y no en suposiciones o rumores.
Debe ser econmico: Debe efectuarse a tiempo y en el momento oportuno
42
Debe ser Impersonal: Debe realizarlo una persona diferente a quien desarrolla la tarea.
Debe ser claro y preciso : Debe saber que es lo que se va a controlar y los instrumentos que me van a dar
los resultados de manera precisa.
Taller 11
Sabe Usted que tiempo se gastan sus operarios en cada uno de los procesos para la elaboracin de uno de
los productos que elaboran en su Unidad Econmica. __________________________
Revisa La calidad de la materia prima que le llega a su empresa __________________
Verifica si la cantidad pedida es la misma que le ha sido despachada ___________
En que etapa del proceso productivo controla la calidad de su producto:__________
Sabe Usted el costo real de produccin de cada uno de los productos que elabora en su Unidad
Econmica.____
Tiene claro cunto gasta y cunto gana en los productos que Usted Elabora:_______
Tiene Usted un archivo con todos los comprobantes de las diferentes transacciones que hace ha diario en
su Unidad Econmica.______
Si la mayora de sus respuestas son ( No ) cul cree Usted que debera ser su plan estratgico para
corregir estos errores.
BIBLIOGRAFIA
43
1. HERNNDEZ Sergio y Rodrguez ,Introduccin a la administracin; Editorial Mc.Graw Gill.

2. AGUDELO Cortes Oscar, Administracin para todos; Imprenta Departamento del Valle. Quinta Edicin 1992.
3. STANTON William J y otros , Fundamentos de Mercadotecnia; Editorial Mc. Graw Hill Octava Edicin.
4. CIAMPA Dan, Liderazgo Industrial; Legis Fondo editorial. 1990
5. FIERRO Martinez ngel Mara, Diagnostico Empresarial, Editorial Universidad Surcolombiana. 1996

Cartilla 3 - Bsico de Administracin

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Averiguar que necesitan los clientes.

Conseguir financiacin ( proveedores, entidades financieras), para capital de trabajo o para

A continuacin veremos cada una de estas reas.

2.1 REA DE PRODUCCIN

Resuelva de manera individual el siguiente ejercicio:

las variable externas no son controlables pero las

Dnde estamos ahora? y a dnde nos

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Cmo marchan las cosas ?

Definir la Misin en la empresa significa responder la pregunta: en qu negocio estamos? Al referirnos a la

La misin se orienta hacia el exterior: entorno, mercados, clientes, sociedad.

Antes de Definir su misin tenga en

Clientes: Quines son los clientes de la empresa?

3.1.3 LOS OBJETIVOS Y LAS METAS

3.1.34 Las estrategias

3.1.6 Las Polticas

Funcin (reas funcionales: Produccin, ventas, finanzas y personal).

3.2.1 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION:

Introduccin a la administracin, Hernndez Sergio y Rodrguez .Editorial Mc.Graw Gill. Pgina368

NO SE ESFUERCE EN VANO TRATANDO DE

COLABORACIN, TRABAJO EN EQUIPO Y DIGNIDAD DEL SER HUMANO

CUALIDADES DEL LDER

El liderazgo es del espritu, se compone de personalidad y visin.

Taller 10: Vamos revisando:

Establecer estndares para el desempeo.

Cmo se esta utilizando?

Cmo estn haciendo el trabajo?

Qu estamos haciendo para obtener un buen producto.?

CARACTERSTICAS DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL

1. HERNNDEZ Sergio y Rodrguez ,Introduccin a la administracin; Editorial Mc.Graw Gill.

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