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Frmulas en Microsoft Excel

1. QU ES UNA FRMULA EN EXCEL ?


Las frmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar clculos o
procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que ser asignado a la celda en la
cual se introduce dicha frmula. En una frmula, por lo general, intervienen valores que se
encuentran en una o ms celdas de un libro de trabajo. Las frmulas estn conformadas por
operadores de clculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una
frmula en una celda, se debe entrar como primer carcter el signo igual ( El signo igual =
le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una frmula ). Cuando se
escribe la frmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.
Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la
celda A4 por el valor constante 3 y, a continuacin, se le sume el valor que contiene la
celda A5 al anterior resultado ( como se ver mas adelante la multiplicacin * tiene mayor
prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numrico 15, la celda A4
contiene el valor numrico 4, entonces, esta frmula al ser calculado por el Excel producir
27 como resultado final, el cual ser asignado a la celda en la que se ingres la frmula.

1.1. Componentes de una frmula


Una frmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias
a celdas, constantes, operadores y funciones.
Por ejemplo, la frmula que permite calcular el rea de la superficie que est dentro de una
circunferencia, A = R2, se puede escribir en Excel como:
=PI()*B1^2
En esta frmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:
- Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1.
- Constantes: el valor 2. Nmeros o valores escritos directamente en una frmula.
- Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia,
y el operador * (asterisco) multiplica.
- Funciones: la funcin PI(). Esta funcin al ser invocada devuelve el valor de pi:
3,141592...

2. OPERADORES

Los operadores especifican el tipo de operacin o procesamiento que se desea realizar con
los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de
operadores: aritmticos, de comparacin, texto y de referencia.

2.1. Tipos de operadores


- Operadores aritmticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemticas bsicas
como suma, resta o multiplicacin (combinando los valores numricos y generando
resultados numricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritmticos.
Operador aritmtico

Significado

Ejemplo

(signo ms)

Suma

A3+3

(signo menos)

Resta
Cambio de signo

B3-B1
-A1

(asterisco)

Multiplicacin

B3*C3

(barra diagonal o slash) Divisin

D3/3

(signo de porcentaje)

Porcentaje

20%

(acento circunflejo)

Exponenciacin

C3^2

Operadores de comparacin: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos


valores. Como operadores de comparacin tenemos los siguientes:
Operador de comparacin

Significado

Ejemplo

( igual )

Igual a

A1=B1

>

( mayor )

Mayor que

A1>B1

<

( menor )

Menor que

A1<B1

>=

( mayor o igual )

Mayor o igual que

A1>=B1

<=

( menor o igual)

Menor o igual que

A1<=B1

<> (distinto)
Distinto de
A1<>B1
( Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparacin, el resultado
es un valor lgico: VERDADERO o FALSO ).
- Operador de concatenacin de texto: Se utiliza el signo ( & ampersand ) para unir
o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de
texto.
Operador de texto
&

Significado
Concatena o une dos valores

Ejemplo
- "Sierra"&" Nevada"
produce el valor Sierra Nevada

( "y" comercial)

para generar un nuevo valor - A3&B3


de texto continuo.
crea un nuevo valor de texto formado
por
el valor de texto que contiene la celda
A3
concatenado o unido con el valor de
texto
que contiene la celda B3

- Operadores de referencia: Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias


a una lista de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los clculos; por
ejemplo, como argumentos en las funciones.
Operador de referencia

(dos puntos)

; (punto y coma)

(espacio)

Significado

Ejemplo

Operador de rango que genera B5:B15


una referencia a todas las Hace referencia a todas las
celdas
celdas que se encuentran en el
que se encuentran entre dos rango B5 hasta B15
referencias a celdas.
Operador de unin que combina B5:B15;D5:D15
varias referencias en una sola. Hace referencia a las celdas que
se encuentran en el rango B5
hasta B15 ms las celdas en el
rango D5 hasta D15
Operador de interseccin que B7:D7 C6:C8
genera una referencia a celdas Hace referencia a la celda C7
comunes
a las dos
referencias.

Una frmula simple en Excel ( tiene un solo operador ), se puede representar de la forma
siguiente:

= < operando_A > < operador >


2.2

< operando_B >

Frmulas compuestas en Excel

No siempre las frmulas que se requieren utilizar son frmulas simples ( frmulas en las
que slo se utiliza un operador ), ya que es mas frecuente necesitar frmulas en donde se
requieren dos o mas operadores, lo cual implica cierta dificultad tanto para expresar
correctamente la frmula, as como tambin, para la evaluacin de los diferentes operadores
de manera que se obtenga el resultado correcto, como por ejemplo, la frmula
=PI()*B1^2 que se present anteriormente, es una frmula compuesta ya que tiene 2
operadores aritmticos ( * y ^ ).

Una frmula compuesta se puede representar de la forma siguiente:

= <operando_A> <operador 1> <operando B> <operador 2> <operando_C


> .
Cualquiera de los operandos puede ser a su vez una frmula, esto es, puede estar formado
por otros operandos y operadores.

2.2.1 Orden en que Excel realiza las operaciones en las frmulas


Como se mencion anteriormente, una frmula est compuesta por los elementos o valores
que se van a procesar ( los operandos ), combinados mediante los operadores. Excel realiza
las operaciones especificadas en la frmula, indicadas por los operadores, de acuerdo a un
orden que ya tiene preestablecido. Para el clculo de la frmula Excel primero evala, de
izquierda a derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en que orden
los debe procesar, para luego realizar los diferentes clculos u operaciones segn el orden
encontrado.

2.2.2 Precedencia de los operadores


Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en
el orden correspondiente a cada operador segn la tabla que se muestra a continuacin. Si
una frmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una frmula
contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel realizar primero la
operacin que est mas a la izquierda.
Orden

Operador

Descripcin
Operadores de referencia

: (dos puntos)
(un solo espacio)
; (punto y coma)

Cambio de signo (como en -A10)

Porcentaje

Exponenciacin

* y /

Multiplicacin y divisin

+ y -

Suma y resta

&

Une dos cadenas


(concatenacin)

= < > <= >= <>


Comparacin
Tabla de precedencia de los operadores

2.2.3 Uso de parntesis

de

texto

Para cambiar el orden de evaluacin de los operadores, se debe escribir entre parntesis la
parte de la frmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que
sta se procese antes que las dems. Los parntesis se deben colocar por pares, es decir, un
parntesis que abre y otro parntesis que cierra.
Por ejemplo, la siguiente frmula:

=5+2*3

Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicacin (5 lugar segn la tabla)
antes que la suma (6 lugar segn la tabla). La frmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al
resultado.
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar el orden de evaluacin, la frmula se
puede escribir como:
=(5+2)*3
En este caso Excel sumar 5 ms 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se
obtiene 21.
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula le indican
a Excel que calcule primero la suma del valor que contiene la celda B4 ms el valor
constante 25, y despus divida el resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que
contienen o se encuentran en las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
3 OPERANDOS EN LAS FRMULAS
En una frmula los operandos son los distintos valores que se utilizan para realizar las
operaciones especificadas por los distintos operadores. Estos operandos pueden ser valores
constantes, referencias a celdas, funciones.

3.1 Constantes
Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor. Por
ejemplo, la fecha 9-10-2008, el nmero 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son
constantes. Una referencia a una celda, una frmula, o un valor obtenido como resultado de
una frmula, no son constantes.
Si se utilizan slo constantes en una frmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo,
=30+70+110), el resultado cambia slo si modifica la frmula, por lo que no tiene sentido
utilizar este tipo de frmulas.

3.2 Referencias a celdas

Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de
clculo e indica a Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren
en una frmula. En las referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de
clculo. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de
trabajo y a otros libros de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se
denominan vnculos.

3.2.1 Estilo de referencia A1


De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las
columnas identificadas mediante letras y a las filas identificadas mediante nmeros Estas
letras y nmeros se denominan ttulos o nombres de fila y de columna. Para hacer
referencia a una celda, se debe escribir la letra de la columna seguida del nmero de fila.
Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda que se encuentra ubicada en la interseccin de la
columna B y la fila 2.
Hace referencia a:
A10

La celda que se encuentra en la columna A y la fila 10

A10:A20

El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20.

B15:E15

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.

A10:E20

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.

5:5

Todas las celdas de la fila 5

5:10

Todas las celdas de las filas 5 a 10.

H:H

Todas las celdas de la columna H

H:J

Todas las celdas desde la columna H hasta la columna J

3.2.2 Referencia a celdas en otra hoja de clculo


En el siguiente ejemplo, la funcin PROMEDIO calcula el valor promedio de los valores
contenidos en el rango B1:B10 de la hoja de clculo denominada Marketing del mismo
libro de trabajo.
Nombre de la hoja

Referencia a una celda o rangos de celdas de la hoja

=PROMEDIO(Marketing!B1:B10)
Separa la referencia de la hoja y la referencia de las celdas

En este ejemplo se puede observar la referencia a otra hoja de clculo en el mismo libro,
donde el nombre de la hoja de clculo seguido de un signo de exclamacin (!) preceden a la
referencia de un rango de celdas.

3.2.3 Referencias relativas y absolutas en las frmulas


- Referencias relativas Una referencia relativa de celda en una frmula, siempre
conserva la posicin relativa entre la celda que contiene la frmula y la celda a la que hace
referencia. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se
modifica la referencia de celda en la frmula que se crea en la celda destino. De forma
predeterminada, cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas.
Cuando se copia una frmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en las frmula
que se crea en la celda destino se ajusta automticamente; como por ejemplo, si la celda B2
contiene la frmula =A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la
celda B3, se modifica automticamente la frmula obtenindose en la celda B3 la nueva
frmula como =A2.

Frmula, con referencia relativa, copiada de la celda B2 a la celda B3

- Referencias absolutas Una referencia absoluta de celda en una frmula, siempre hace
referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila especfica. Si se traslada dicha
frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la
celda destino no varia. De forma predeterminada cuando se ingresa una frmula se utilizan
referencias relativas y para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo
$ antes del nombre de columna y del nmero de fila de la celda, por ejemplo $A$1.
Si una frmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la
referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la frmula =$A$1, que contiene una
referencia absoluta a la celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la frmula es la
misma en ambas celdas.

Frmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3

- Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una
fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta
adopta la forma $A1, $B1, etc.; mientras que una referencia de fila absoluta adopta la forma
A$1, B$1, etc. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia),
se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable.

Si una frmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la referencia
relativa se modifica automticamente y la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo,
si la frmula =A$1, que contiene una referencia mixta que indica que la fila no debe variar,
se copia de la celda B2 a la celda C3, la nueva frmula que contendr la celda C3 es
entonces =B$1.

Frmula, con referencia mixta, copiada de la celda B2 a la celda C3

3.3

Funciones

Las funciones son frmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan
clculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden
determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden
utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la funcin
REDONDEAR(A10;2) redondea un valor numrico que est en la celda A10 hasta 2
posiciones decimales.

3.3.1 Estructura de las funciones


Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura:

Nombre(arg 1;arg 2;;arg n)


La estructura de una funcin comienza por el nombre de la funcin, un parntesis de
apertura, los argumentos de la funcin separados por punto y coma 1[2] y un parntesis de
cierre.
- Nombre de funcin. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre nico
que las diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabticos, por
ejemplo la funcin PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o ms puntos
(.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman, como por ejemplo la funcin
PAGO.INT.ENTRE.
Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona el
botn para insertar una funcin
en la barra de frmulas
, si est activa
esta barra de frmulas; o se abre el men Insertar y a continuacin se selecciona la
opcin Funcin.

- Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y
pueden ser nmeros, referencias de celda, texto entre comillas, valores lgicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos
pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos
que deban ingresarse a una funcin es definido por la funcin misma, y cada uno de estos
argumentos deber ser un valor vlido y del tipo requerido por el correspondiente orden
en que es especificado por la funcin. Algunas funciones no necesitan argumentos como
la funcin PI( ). Ntese que a pesar de no tener argumentos esta funcin, es obligatorio
colocarle tanto el parntesis de apertura como el de cierre.
Informacin sobre la estructura de la funcin. Cuando se escribe la funcin, aparece la
informacin sobre la estructura de esta funcin, con su sintaxis y sus argumentos. Por
ejemplo, al ingresar en una celda =REDONDEAR( aparecer la descripcin de esta
funcin. La informacin de la estructura de las funciones slo aparece para las funciones
que vienen integradas en Excel2[3]. En este ejemplo, el signo igual ( = ) se ingresa antes del
nombre de la funcin para indicar que la funcin est incluida en una frmula.

3.3.2 Funciones Anidadas


En algunos casos, puede ser necesario utilizar una funcin como uno de los argumentos de
otra funcin. Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza la funcin SI (=SI(arg1;arg2;arg3)), la
cual compara el resultado producido por la funcin PROMEDIO (funcin anidada) con
el valor 50, para determinar cual valor se le va a asignar a la celda en la que se introduce la
frmula.

Resultados vlidos Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, sta deber
devolver el mismo tipo de valor que el requerido por este argumento. Por ejemplo, si el
argumento especifica un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber
devolver VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Excel mostrar el valor de error
#VALOR!
Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo siete
niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A,
la Funcin B es una funcin de segundo nivel. En el ejemplo anterior, la funcin
PROMEDIO y la funcin SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son
argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la funcin PROMEDIO ser
una funcin de tercer nivel, etc.

3.4 Introducir una frmula


2

Como se mencion anteriormente, las frmulas son expresiones que efectan clculos con
los valores que se encuentran en la misma hoja de clculo o en otra hoja del mismo libro de
trabajo, para producir un nuevo valor que se va a asignar a la celda en la cual se introduce
la frmula. Para introducir una frmula en una celda, se debe entrar como primer carcter el
signo igual ( = ).
3.4.1 Introducir una frmula sencilla
Una frmula sencilla o simple contiene un solo operador y uno o dos operandos, ejemplos
de estas frmulas se muestran a continuacin:
Frmula
Accin
=128+345

Suma 128 y 345

=5,25^2

Halla el cuadrado de 5,25

Para introducir estas frmulas se puede seguir el siguiente procedimiento:


1. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula.
2. Escribir el signo igual (=).
3. Introducir la frmula.
4. Presionar ENTRAR.
Otra forma para ingresar una frmula, es utilizar la barra de frmulas
activada.
3.4.2

si est

Introducir una frmula que contenga referencias de celdas:

Las siguientes frmulas contienen referencias relativas de celdas. La celda que contiene la
frmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras
celdas. Por ejemplo si la celda B2 contiene la frmula =C2, entonces se tiene que la celda
B2 es dependiente de la celda C2.
Frmula

Accin

=C2

Utiliza el valor de la celda C2

=Hoja2!B2

Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2

=-A10

Cambia de signo al valor numrico que se encuentra en la celda A10

=A1+23

Suma al valor que contiene la celda A1 el nmero 23

Para introducir estas frmulas se puede seguir cualquiera de los siguientes


procedimientos:
- Procedimiento 1

1. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula.


2. En la celda seleccionada o en la barra de frmulas
igual).

, escribir = (signo

3. Escribir a continuacin la frmula.


4. Al finalizar de escribir la frmula se presiona ENTRAR o se presiona el botn
introducir
.
- Procedimiento 2
1. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula.
2. En la celda seleccionada o en la barra de frmulas
igual).

, escribir = (signo

3. Comenzar a escribir la frmula y para ingresar las referencias a celdas dentro de la


frmula, se selecciona una celda, un rango de celdas, una ubicacin de otra hoja de
clculo o una ubicacin de otro libro. Puede arrastrar el borde de la seleccin de
celdas para mover la seleccin, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la
seleccin.
4. Al finalizar de escribir la frmula se presiona ENTRAR o se presiona el botn
introducir
.
Cuando se introduce una frmula que contiene referencia de celdas Excel muestra en
colores diferentes las distintas referencias. Por ejemplo, al introducir en la celda D9 la
frmula =(C9*B9) se podr observar algo como lo siguiente:

3.4.3 Introducir una frmula que contenga una funcin


Las siguientes frmulas contienen funciones.
Frmula

Accin

=SUMA(A:A)

Suma todos los valores numricos en la columna A

=PROMEDIO(A1:B4)

Calcula el promedio de todos los valores


numricos en el rango A1:B4

Para introducir en Excel una frmula que contenga funciones, como las mostradas en el
cuadro anterior, se puede seguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la celda en que se desee introducir la frmula.


2. Para iniciar la frmula con la funcin, se debe hacer clic en Insertar funcin
en la barra de frmulas
, o abrir el men insertar y seleccionar la opcin
Funcin.
3. Seleccionar la funcin que desee utilizar. Se puede seleccionar de la lista de
funciones que se muestra el nombre de la funcin; si se hace difcil localizar el
nombre de la funcin que interesa, se puede seleccionar la categora a la cual
pertenece la funcin o escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el
cuadro Buscar una funcin (por ejemplo, al escribir "sumar nmeros" devuelve la
funcin SUMA).
4. Luego se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de dilogo que se
muestran en la ventana Argumentos de funcin, siguiendo las especificaciones
indicadas para cada argumento. Para introducir referencias de celdas como
argumentos, se pueden escribir directamente con el teclado o, como es ms fcil y
seguro, presionando el botn Contraer dilogo
, para ocultar el cuadro de
dilogo temporalmente, y se procede a seleccionar la celda o celdas en la hoja de
clculo, despus se presiona el botn Expandir dilogo
, para volver al cuadro
de dilogo.
5. Una vez que se tenga completa la frmula se debe presionar el botn aceptar, para
que la frmula se introduzca en la celda y se calcule su resultado.
3.4.4 Introducir una frmula con funciones anidadas
Como se mencion anteriormente, una funcin anidada es aquella en que uno o varios de
sus argumentos son a su vez funciones. Como por ejemplo:
=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0)
Esta frmula produce como resultado la sumatoria de un conjunto de nmeros (SUMA) que
se encuentran en el rango de celdas comprendido desde la celda G2 hasta la celda G5
(G2:G5), slo si el PROMEDIO de otro conjunto de nmeros, que se encuentran en el
rango de celdas comprendido desde la celda F2 hasta la celda F5 (F2:F5), es mayor que 50;
en caso contrario, produce como resultado el valor 0 (cero).

Para introducir esta frmula se puede seguir el siguiente procedimiento:


1. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula.
2. Para iniciar la frmula con la funcin, se debe hacer clic o presionar el botn
Insertar funcin
en la barra de frmulas
.

3. Seleccionar la funcin que se necesita utilizar como funcin de primer nivel. Se


puede seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la funcin
correspondiente; si se hace difcil localizar el nombre de la funcin, se puede
seleccionar la categora a la cual pertenece la funcin o escribir una pregunta que
describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una funcin (por ejemplo, al
escribir "sumar nmeros" devuelve la funcin SUMA).
4. Se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de dilogo que se
muestran en la ventana Argumentos de funcin, siguiendo las especificaciones
indicadas para cada argumento.
o

Para introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir


directamente con el teclado o, como es ms fcil y seguro, presionando el
botn
Contraer dilogo
, para ocultar el cuadro de dilogo
temporalmente, y se procede a seleccionar la celda o celdas en la hoja de
clculo, despus se debe presionar el botn Expandir dilogo
, para
volver al cuadro de dilogo.

Para escribir otra funcin como uno de los argumentos, se introduce la


funcin en el cuadro de argumento deseado. Por ejemplo, se puede agregar
SUMA(G2:G5) en el cuadro de edicin valor_si_verdadero.

5. Para cambiar las partes de la frmula mostradas en el cuadro de dilogo


Argumentos de funcin, se debe hacer clic en el nombre de funcin en la barra de
frmulas
. Por ejemplo, si se hace clic en SI, aparecer la descripcin de
la estructura de la funcin SI, con una lista de los argumentos requeridos por esta
funcin.

Para introducir la misma frmula en un rango de celdas, se debe seleccionar en


primer lugar el rango, luego se introduce la frmula y, a continuacin, se
presionan simultneamente las teclas <CTRL> y <ENTRAR>.

Si se est familiarizado con los argumentos de una funcin, se puede utilizar la


informacin sobre funciones que aparece despus de escribir el nombre de la
funcin y el parntesis de apertura. Se puede hacer clic en el nombre de la funcin
para ver el tema de la Ayuda correspondiente a la funcin o hacer clic en un nombre
de argumento para seleccionar el argumento correspondiente de la frmula. Para
ocultar la informacin sobre funciones, en el men Herramientas hacer clic en
Opciones y desactivar la casilla de verificacin Informacin sobre herramientas
de funciones de la ficha o pestaa General.

4 COPIAR UNA FRMULA


Cuando se trabaja con una hoja de clculo, el objetivo primordial es expresar los clculos
requeridos que llevan a la solucin de un problema mediante una o ms frmulas. Pero es
frecuente que, por la naturaleza del problema, una frmula que se ha introducido en una
celda se necesite copiarla a otra u otras celdas donde se aplica la misma frmula. Al

copiarse una frmula de una celda a otras celdas, las referencias de celda pueden cambiar
de acuerdo al tipo de referencia que se utilice.
Para copiar se pueden utilizar los siguientes procedimientos:
- Procedimiento 1
1. Seleccionar la celda que contenga la frmula a copiar.
2. Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la frmula producirn el
resultado deseado. Si se requiere, se debe cambiar el tipo de referencia de celda, por
ejemplo, si en una frmula se necesita que siempre se haga referencia a una misma
celda, entonces esta referencia se debe cambiar a referencia absoluta o mixta.
3. Abrir el men Edicin, y elegir la opcin Copiar.
4. Luego seleccionar la celda o celdas en la que se desea copiar la frmula.
5. Abrir de nuevo el men Edicin. Para copiar la frmula y el formato hacer clic en
Pegar.
6. Para copiar la frmula solamente hacer clic en Pegado especial y, a continuacin,
en Frmulas.
- Procedimiento 2
Si la frmula que se necesita copiar va a ser copiada a una celda o rango de celdas que
estn contiguas o adyacentes a la misma, se puede copiar la frmula utilizando el cuadro
de llenado o botn de relleno (cuadrado negro pequeo situado en la esquina inferior
derecha
de
la
seleccin.
Cuando se sita el cursor del mouse (ratn) sobre el controlador de
relleno, el apuntador cambia a una cruz negra)

1. Seleccionar la celda que contenga la frmula a copiar.


2. Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la frmula producirn el
resultado deseado. Si se requiere, se puede cambiar el tipo de referencia de celda,
por ejemplo, si en una frmula se necesita que siempre se haga referencia a una
misma celda, entonces esta referencia se debe cambiar a referencia absoluta o mixta.
3. Colocar el cursor sobre el cuadro de llenado y, a continuacin, arrastrar el cuadro
de llenado, presionando el botn izquierdo del mouse o ratn, hasta la celda o
rango de celdas en las que se desear copiar la frmula.
4.1

Procedimiento utilizado por Excel para crear las frmulas que se copian

Cuando se copia una frmula de una celda a otras u otras celdas el Excel aplica el siguiente
procedimiento:

1. Obtiene el desplazamiento en columnas y filas que existe entre la celda origen y la


celda destino.
2. Para crear la frmula en la celda destino, utiliza como base la frmula existente en
la celda origen o celda que se copia, modificando, en cada una de las referencia de
celdas que se encuentran en esta frmula, la referencia a la columna sumndole o
restndole el desplazamiento de columna obtenido antes, y luego hace lo mismo con
la referencia a la fila. Si la referencia a columna o fila est escrita en forma absoluta,
el desplazamiento encontrado no es aplicado, esto es, la referencia a la columna o
fila permanece igual o no es modificada.
En el ejemplo siguiente se explicar que sucede con las referencias de celda cuando se
copia una frmula de la celda A1 a la celda C3:

Frmula que se copia de la celda A1 a la celda C3

Como se puede observar, entre las celdas A1 y C3 hay un desplazamiento en columnas de 2


y un desplazamiento de filas de 2.
-

Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A2*B3 (columna relativa y fila


relativa), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C4*D5, en donde se
observa que a cada columna de las referencias de celda de la frmula original se le
suma 2, y a cada fila tambin se le suma 2.
Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A$2*B$3 (columna relativa y fila
absoluta), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C$2*D$3, en donde
se observa que a cada columna de las referencias de celda de la frmula original se
le suma 2, y las filas permanecen sin variar o fijas ya que estn escritas como
absolutas (el signo $ antes del nmero de fila).

Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =$A2*$B3 (columna absoluta y fila


relativa), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =$A4*$B5, en donde
se observa que las columnas de las referencias de celda de la frmula original
permanecen sin variar o fijas ya que estn escritas como absolutas (el signo $ antes
del nombre de columna) y a cada fila se le suma 2.

Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =$A$2*$B$3 (columna absoluta y fila


absoluta), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =$A$2*$B$3, en
donde se observa que tanto las columnas y filas de las referencias de celda de la
frmula original permanecen sin variar o fijas ya que estn escritas como absolutas
(el signo $ antes del nombre de columna).

Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =$A2*B$3, entonces la frmula que se


tendr en la celda C3 es =$A4*D$3.

Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A2*$B$3, entonces la frmula que se


tendr en la celda C3 es =C4*$B$3.

Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A2*B$3, entonces la frmula que se


tendr en la celda C3 es =C4*D$3.

Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A$2*$B$3, entonces la frmula que se


tendr en la celda C3 es =C$2*$B$3.

Frmula en C1 (origen)
=A2*B3

5.

Tipo de referencias
(columna relativa y fila relativa)

Frmula en C3
=C4*D5

=A$2*B$3

(columna relativa y fila


absoluta)

=C$2*D$3

=$A2*$B3

(columna absoluta y fila


relativa)

=$A4*$B5

=$A$2*$B$3

(columna absoluta y fila


absoluta)

=$A$2*$B$3

=$A2*B$3

(columna o fila absoluta o


relativa)

=$A4*D$3

=A2*$B$3

(columna o fila absoluta o


relativa)

=C4*$B$3

=A2*B$3

(columna o fila absoluta o


relativa)

=C4*D$3

=A$2*$B$3

(columna o fila absoluta o


relativa)

=C$2*$B$3

MODIFICAR O EDITAR UNA FRMULA

Sin por alguna razn, una frmula que ya se ha ingresado en una celda necesita ser
modificada, no es conveniente volver a escribir la frmula desde el principio, sino utilizar
el procedimiento para modificacin o edicin del contenido de una celda, el cual se muestra
a continuacin:
1. Haga doble clic en la celda que contiene la frmula que desea modificar.
2. Modifique el contenido de la celda preferiblemente en la barra de frmulas
3. Realice las modificaciones que sean necesarias (insertar, cambiar o eliminar
caracteres en la frmula), utilizando para desplazarse en la misma el cursor del
mouse y/o las teclas de direccionamiento del cursor.

4. Para finalizar la edicin y aceptar las modificaciones realizadas presione la tecla


ENTRAR o presione el botn introducir
de la barra de frmulas.
( para cancelar los cambios presione la tecla ESCape o presione el botn

).

6. ELIMINAR FRMULAS
Para eliminar frmulas que se encuentren en una hoja de clculo, el procedimiento ms
directo y sencillo es el siguiente:
1. Seleccionar la celda que contenga la frmula.
2. Presionar la tecla <SUPR>.
Se pueden eliminar todas las frmulas que estn en un rango de celdas, para lo cual se debe
seleccionar primero el rango de celdas y luego se presiona la tecla <SUPR>.

7.

CORREGIR FRMULAS

Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay
problemas en las frmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de clculo no tenga
ningn problema, pero ayudan en gran medida a encontrar los errores ms comunes.
Los problemas se pueden revisar de dos formas: de uno en uno, como con el corrector
ortogrfico, o inmediatamente sobre la hoja de clculo mientras se trabaja. Cuando Excel
detecta un problema, muestra un pequeo tringulo en la esquina superior izquierda de la
celda. Ambos mtodos presentan las mismas opciones.
Celda que posiblemente tiene un problema de frmula
Si se selecciona la celda que muestra este tringulo aparece al lado de la misma el botn
que al hacer clic en l muestra un conjunto de opciones. Se puede solucionar el
problema utilizando alguna de las opciones que aparecen u omitirlo. Si se omite, ya no
volver a aparecer en las comprobaciones de errores subsiguientes. Sin embargo, todos los
errores que haya omitido se pueden restablecer para que vuelvan a mostrarse.
Es frecuente que en una hoja de clculo nos aparezca este indicador de error en celdas que
con toda seguridad sabemos que no tienen errores, como cuando Excel detecta que al
copiarse una frmula a una celda, una de las celdas contiguas a sta contiene una frmula
que es diferente, lo cual lo podramos interpretar como una seal de precaucin.
Ms adelante se explicar con detalle estos y otros procedimientos para corregir errores.

8. EJEMPLOS Y APLICACIONES
A continuacin se encuentran algunos ejemplos de cmo llevar una expresin matemtica a
su correspondiente frmula en Excel. Es el usuario del Excel quien debe encontrar la forma
correcta de expresar la frmula para luego ingresarla al Excel, ya que ste solamente se
encarga de realizar las operaciones o clculos, segn se lo indique el usuario mediante la
frmula ingresada, y en ningn momento el Excel le va a indicar al usuario que el valor
obtenido est correcto, es decir, que este valor sera exactamente igual al que se obtendra
al calcular de forma manual la expresin matemtica correspondiente.

a. Escribir la frmula para la siguiente expresin matemtica e indique el orden


cmo se debe evaluar dicha frmula para calcular el valor correspondiente. La
frmula en Excel se debe ingresar en la celda D3, con el valor de A en la celda D1, el
valor de B en la celda E1 y el valor de C en la celda F1.
AxB
2C
C

1
A
C
B
Como primer paso, antes de ingresar la frmula en la hoja de clculo, el usuario debe
escribir est expresin matemtica como una frmula que se pueda utilizar en la mayora de
los lenguajes de programacin o en la mayora de los programas de aplicacin como es el
caso del Excel. Siendo La primera dificultad escribir la frmula en una sola lnea, donde
no se refleja el orden en que estamos acostumbrados a realizar las operaciones cuando el
clculo lo realizamos de forma manual. Entonces, la frmula la podramos escribir como:
A*B/RAIZ(C)/C-1/B-2*C/A
Si en esta frmula analizamos el orden de evaluacin que se tiene establecido para cada
uno de los operadores3[4], evaluando los diferentes operadores de izquierda a derecha de la
frmula, y aplicando para cada operador el orden que se tiene establecido para cada uno de
stos, como se muestra en la tabla de precedencia de los operadores que se encuentra en la
pgina 4. Adems se debe tener presente que cuando en una frmula se tienen varios
operadores del mismo orden jerrquico, como por ejemplo dos o ms multiplicaciones o
una multiplicacin y una o ms divisiones, primero se realizar el clculo que se
corresponde al operador mas a la izquierda y luego se continuar con los otros operadores.
En nuestro caso, al aplicar el procedimiento descrito anteriormente, tenemos lo siguiente:
A*B/RAIZ(C)/C-1/B-2*C/A
2 3
1 4 5 .........

Vemos que el resultado que se obtendra al calcular la frmula, tal cual se ha escrito, estara
errado; ya que la divisin entre C, indicada por la operacin 4, se estara realizando fuera
de orden y, por lo tanto, alterara el resultado; por lo que se deben insertar parntesis para
cambiar este orden (primero se debe calcular C-1/B y luego realizar la divisin).
Entonces al agregar los parntesis, la frmula quedar como:
A*B/RAIZ(C)/(C-1/B)-2*C/A
4 5 3
6 2 1 97 8
En esta frmula, al realizar el usuario la evaluacin del orden de los operadores, primero se
evalan todos los operadores que estn dentro de los parntesis y despus los operadores
que estn fuera de los parntesis. Esta frmula, tal cual est escrita, calcula correctamente
el valor de la expresin matemtica, ya que las operaciones se realizan en el orden
requerido o necesario, que se corresponde con uno de los varios ordenes en que se pueden
realizar los clculos de forma manual. Una expresin matemtica para ser utilizada en el
computador puede ser escrita de varias formas equivalentes, ya que producen el mismo
resultado final cambiando solamente el orden en que se realizan las operaciones.
En este ejemplo podemos tener las siguientes formas de escritura de la frmula que
calculan correctamente el valor correspondiente a la expresin matemtica indicada.
Forma 1:
Forma 2:
Forma 3:
Forma 4:

A*B/RAIZ(C)/(C-1/B)-2*C/A
(forma bsica)
4 5 3
6 2 1 97 8
(A*B/RAIZ(C))/(C-1/B)-2*C/A
2 3 1
6 5 4 9 7 8
(A*B/RAIZ(C))/(C-1/B)-(2*C/A)
2 3 1
8 5 4 9 6 7
((A*B/RAIZ(C))/(C-1/B))-(2*C/A)
2 3 1
6 54 9 7 8

Como se indic en el enunciado del ejercicio, la frmula en Excel correspondiente debe ser
ingresada en la celda D3, con el valor de A en la celda D1, el valor de B en la celda E1 y
el valor de C en la celda F1. Al hacer los cambios aqu sealados, podemos entonces
escribir las correspondientes frmulas en Excel.
Forma 1:
Forma 2:
Forma 3:
Forma 4:

=D1*E1/RAIZ(F1)/(F1-1/E1)-2*F1/D1
=(D1*E1/RAIZ(F1))/(F1-1/E1)-2*F1/D1
=(D1*E1/RAIZ(F1))/(F1-1/E1)-(2*F1/D1)
=((D1*E1/RAIZ(F1))/(F1-1/E1))-(2*F1/D1)

S ingresamos en la celda D3 la primera frmula, utilizando 1 como valor de A (celda


D1), 3 como valor de B (celda E1) y 4 como valor de C (celda F1), se obtiene como
resultado el valor -7,59090909
Si se ingresan en otras celdas de la hoja de clculo las otras tres frmulas (por ejemplo en
las celdas D4, D5 y D6), se observar que el resultado que obtiene el Excel es el mismo
para las cuatro frmulas. Entonces, la nica diferencia que hay entre estas cuatro formas de

expresar correctamente la frmula en Excel correspondiente a la expresin matemtica que


se est estudiando, es el orden en que el Excel realiza los clculos en cada una de ellas.
Para observar el orden que sigue el Excel en el clculo de las frmulas, se utiliza la
herramienta Auditora de frmulas opcin Evaluar Frmula, siguiendo el siguiente
procedimiento:
-

Seleccionar la celda donde est la frmula


Luego abrir el men Herramientas
Seleccionar la opcin Auditora de frmulas
Del nuevo men que se presenta seleccionar Evaluar frmula
Para que se vaya realizando cada operacin paso a paso presionar el botn
Evaluar
Para finalizar presionar el botn Cerrar

En nuestro caso si se manda a Evaluar las frmulas en cada una de las celdas donde se
ingresaron, se observa que el orden en que el Excel realiza los clculos es diferente en cada
de estas frmulas, siendo la forma 4, la que tiene un orden de clculo mas semejante al
orden que nos sirvi para llegar a la escritura correcta de la frmula.
La utilizacin de la herramienta Auditora de frmulas opcin Evaluar Frmula, es muy
til cuando se est implementando una expresin matemtica compleja, ya que permite
observar como Excel est realizando los clculos y, a partir de esto, determinar si una
operacin se est realizando fuera de orden lo que llevara a clculos errados.

b. Escribir la frmula para la siguiente expresin matemtica e indique el orden


cmo se debe evaluar dicha frmula para calcular el valor correspondiente. La
frmula en Excel se debe ingresar en la celda E5, y que la celda E1 contiene el valor
de A, la celda E2 el valor de B, la celda E3 el valor de C.
B
2A
C B
x
1
4
C
B
Aplicando el mismo procedimiento que se utiliz en el ejercicio a, llegamos a las siguientes
frmulas que se corresponden con la expresin matemtica indicada.
Forma 1:

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