SENA VIRTUAL

SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE

APRENDIZ
DANIELA PALACIO GOMEZ

ACTIVIDAD 3

Contenido
1 reflexin sobre el video
2. Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un
documento?
3. Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.
4. Cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?

5. Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida en

esta actividad.
6. ideas claves de la lectura de contextualizacin.
7. foro temtico numero 3

1. Cuando llega un documento a la unidad de correspondencia lo primero que se debe

hacer es verificar los siguientes son los datos que se verifican para poder radicarlo:
-Cdigo de dependencia: nmero de la dependencia de una entidad tiene para
identificarlo por medio de este, y que debe responder a un sistema de clasificacin.
-Serie: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneo,
emanados de un mismo rgano y sujeto a un productor como consecuencia de sus
funciones.
-Subserie: subdivisin de la serie
-Destinatario: persona a la que va dirigido un asunto.
-Fecha del documento
-Firmado por
-Anexos y copias
-Se hace un registro en una planilla electrnica o software de radicacin.
En conclusin: la recepcin es un conjunto de operaciones de verificacin y control que
una institucin debe realizar para la admisin de documentos que son remitidos por una
persona natural o jurdica.
El proceso de distribucin: es un conjunto de actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
2. Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un
documento?
La unidad de correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios; si
el documento que ingresa es competente, la unidad de correspondencia hace la revisin
de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia, los anexos, el
destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que lo remite, direccin donde
deben enviar las respuestas y asunto correspondiente si es competente de la entidad, se
proceder a la radicacin de los documentos. Cuando una comunicacin no es firmada
ni presenta el nombre del responsable(s) de su contenido, se considera annima y deber
ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia donde se determine la accin a
seguir.

Si el documentos no es competente la unidad de correspondencia, devuelve el

documento al remitente o lo redirecciona a la entidad competente dejando constancia
mediante comunicacin escrita.
La unidad de correspondencia analiza el documento con base a la tabla de retencin
documental para determinar su direccionamiento e imprimir el rotulo de radicacin, se
consignan en la planilla de registro los datos y la informacin que la entidad haya
regulado en procedimiento vigentes.
Se hace una identificacin de las dependencias destinatarias de acuerdo a la
competencia de los documentos.
La unidad de correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica
en las unidades de conservacin destinadas para cada dependencia.
Distribucin de documentos
La unidad de correspondencia genera planilla para la distribucin de los documentos a
las dependencias correspondientes. Se hace una identificacin de las dependencias
destinatarias de acuerdo a la competencia de los documentos.
Clasificacin de las comunicaciones, organizacin de documentos en buzones o
casilleros, encontrar la mejor ruta posible de los documentos Asia las dependencias
competentes. Reasignacin de documentos mal enviados, registro de control de entrega
de documentos recibidos y entregados.
3. Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.
Las comunicaciones internas son las comunicaciones dirigidas al cliente interno, es
decir de forma individual a los empleados o dems oficinas que llevan los procesos de
la institucin.
Las comunicaciones externas de una empresa es el conjunto de actividades generadoras
de mensajes dirigidos a crear, mantener y mejorar la relacin con los diferentes pblicos
para objetivo de negocio, as como proyectar una imagen favorable de la compaa.

Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa determinada

mencione
4. Cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?
1. Radicacin de documentos

Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos

establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envo.

Impresin de rtulo de la radicacin.

Registro impreso de planillas de radicacin y control.

2. Registro de documentos

Recibo de documentos oficiales.

Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales
como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre
del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo
amerita), entre otros.
Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de
documentos recibidos y enviados.

5. Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida en

esta actividad.

6. ideas claves de la lectura de contextualizacin.

Procedimientos para la gestin de la correspondencia
En la ventanilla nica los procesos de recepcin, radicacin y distribucin se deben
gestionar de forma centralizada y normalizada de tal manera que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental y los programas de
conservacin.

La distribucin de documentos se puede dar por diferentes medios o soportes de

comunicacin tales como: correo electrnico, correspondencia interna y externa
correspondencia, va fax, cartas etc.
Los documentos que se clasifican en: comunicaciones institucionales. Recibidas o
producidas en desarrollo de sus funciones, ameritan tramite deben ser radicadas.
Correspondencia: comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a ttulo
personal, no deben ser radicadas.
Documentos contables, publicidad etc.
La diferencia entre radicacin y registro; la radicacin es procedimiento por el cual se le
asigna un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas dejando constancia de la
fecha y hora de recibido. El registro es el procedimiento por el cual se ingresan los
datos tomados en la radicacin, anexos, destinatario, asunto etc.
El manual de correspondencia es un documento que normaliza la unidad de
correspondencia y cada uno de los procesos que all se imparten. Porque es un
documento que recoge normas y procedimientos que se deben aplicar en un proceso de
flujo de las comunicaciones escritas para lograr agilidad y eficiencia de la toma de
decisiones. El manual recoge paso a paso para el desarrollo de las funciones
relacionadas con la correspondencia y archivo.
Acuerdo 060 del 2001
Las comunicaciones oficiales: Son todas producidas y recibidas en las actividades
administrativas de una entidad.
La correspondencia: son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las
entidades a ttulo personal.
Formas responsables: la entidad deber establecer en los manuales de procedimientos
los cargos de funcionarios autorizados para la firma de documentacin con destino
interno y externo que genera la institucin.
Conservacin documental: las entidades son responsables por la adecuada conservacin
de su documentacin, para ello se debe incluir programas de gestin documental y sus
manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integralidad de los documentos
desde el momento de su produccin.
Cuando las comunicaciones no estn firmadas ni presenten el nombre del responsable
de su contenido se considerara annima y debe ser remitida sin radicar a la oficina de su
competencia para determinar la accin a seguir.
7. foro temtico numero 3
a. Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las comunicaciones internas y
externas?

La clasificacin es una actividad que sirve para determinar el procedimiento a seguir y

distribucin que vayan a tener los documentos, teniendo en cuenta el nivel de jerarqua,
y de acuerdo al valor que cada documento posee desde su produccin y tramite, si las
comunicaciones internas o externas que lleguen a la unidad de correspondencia son de
carcter privado, la clasificacin tambin ayuda a determinar el tipo de soporte o medio
de comunicacin y conservacin; documentacin de apoyo, documentacin cuyo
asunto no compete a la institucin. La importancia de la clasificacin en la unidad de
correspondencia en que es un procedimiento que complementa a las otras actividades de
recepcin, porque por medio de esta la documentacin que llega no se estanca para as
lograr administrar de forma adecuada la informacin entrante y saliente, en la
clasificacin se determina la distribucin y transferencia a las secciones subsecciones
de la entidad.

b. En relacin con la normatividad e informacin expuesta en las lecturas sugeridas en

la actividad de contextualizacin, mencione dos aspectos que no se cumplan en la
empresa que seleccion.

En la empresa en la cual me encuentro desarrollando el proyecto formativo no cumple

con las normas bsicas para el adecuando manejo de la informacin que ingresa, carece
tambin de personal calificado para desempear el cargo como administrador del
sistema de informacin. No aplica en su totalidad el acuerdo 060 ni medidas de
conservacin. Por esto ay congestin de documentos por la mala clasificacin y errnea
utilizacin de instrumentos de control.
c. Brinde su opinin frente al aporte de uno de sus compaeros. A.
Encuentro muy diverso algunos puntos que mis compaeros exponen en el punto a por
que hacen referencia a imagen corporativa y relaciones con los distintos pblicos por
medio de la informacin que se puede intercambiar uno del otro.