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IAI 915- Agronegocios

Unidad 1: Funciones Administrativas


de los negocios Agroindustriales
MVZ Estefana Arzaga C Mg.Sc
l.arizaga@udlanet.ec

Contenido de la unidad 1
1.1 Planeacin
estratgica
1.2 Liderazgo e
integracin
1.3 Organizacin y
control administrativo

Planeacin/ Planificacin estratgica


La planeacin/ planificacin estratgica es la elaboracin,
desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos por
parte de las empresas u organizaciones, con la intencin de alcanzar
objetivos y metas planteadas (rentabilidad y competitividad).
Presupuesto: recursos para cumplir metas
Estrategia: metodologa a seguir para conseguir los objetivos planteados
(generar valor).
Estrategia es la determinacin de los objetivos a largo plazo y la eleccin de las
acciones y la asignacin de los recursos necesarios para conseguirlos A. Chandler
Horizonte de planificacin: corto, mediano o largo plazo.

Aclaracin
Es muy importante no confundir las estrategias, con los objetivos estratgicos.
Las estrategias son los planteamientos que servirn para cumplir la misin.
Los objetivos estratgicos son los pasos a lograr para cumplir la estrategia y
siempre son de largo plazo.

Etapas de la Planeacin estratgica


Formulacin de las Estrategias: incluye el desarrollo de la misin del
negocio, la identificacin de las oportunidades y amenazas externas a la
organizacin, la determinacin de las fuerzas y debilidades internas, el
establecimiento de objetivos a largo plazo, la generacin de estrategias
alternativas, y la seleccin de estrategias especficas a llevarse a cabo.
Implantacin de Estrategias: requiere que la empresa establezca objetivos
anuales, proyecte polticas, motive empleados, y asigne recursos de manera que
las estrategias formuladas se puedan llevar a cabo; incluye el desarrollo de una
cultura que soporte las estrategias, la creacin de una estructura organizacional
efectiva, mercadotecnia, presupuestos, sistemas de informacin y motivacin a
la accin.

Evaluacin de Estrategias: (a) revisar los factores internos y externos que


fundamentan las estrategias actuales; (b) medir el desempeo, y (c) tomar
acciones correctivas. Todas las estrategias estn sujetas a cambio.

Visin

VISION ESTRATGICA
Es expresada en un
horizonte de tiempo de
mediano y largo plazo.
Es pensada desde el punto
de vista del cliente a quien
se quiere llegar.
Se caracteriza por
diferenciarse de la
competencia y en hechos
notables.
Debe ser amplia,
inspiradora.
No se expresa en trminos
numricos.
Debe ser participativa, muy
conocida por todos.

El concepto de la Visin responde a la


pregunta:

Qu queremos llegar a ser?


Muchas empresas desarrollan ambos conceptos
Una visin compartida ayuda a motivar a los
empleados
Desarrolla una generalidad de intereses
Ayuda a enfocar las oportunidades y retos

El concepto de la misin responde a la interrogante:

Misin

Cul es nuestro negocio?

Clientes
Productos: bienes o
servicios
Mercados
Tecnologa
Sobrevivencia,
Crecimiento y
Rentabilidad
Filosofa
Auto concepto
Preocupacin por la
imagen pblica
Preocupacin por
los empleados

Segn Vern McGinnis:


Definir lo que es la
organizacin
Definir qu es lo que aspira
a ser la organizacin
Limitada a excluir algunos
riesgos
Suficientemente amplia
para permitir el
crecimiento creativo
Diferenciar a la empresa de
todas las dems
Servir de marco para
evaluar actividades en
curso
Expresada con claridad
para ser entendida por
todos

Misin
Quines somos?
Identidad y
reconocimiento
Qu buscamos?
Funciones
principales
Por qu lo hacemos?
Valores, principios y
motivaciones.
Para quin trabajamos?
Mercados Meta.
Cul es el (los)
producto (s)?
Cul es su prioridad?
Cul es su
responsabilidad social?

Considerar FODA

Liderazgo e integracin
La naturaleza y funcin de la integracin es reunir los recursos
necesarios para ejecutar el plan. Es la tercera etapa del proceso
administrativo, e incluye desde el reclutamiento de recursos
humanos y materiales, pasando por la seleccin, hasta la
capacitacin para la productividad.
La responsabilidad inmediata de la integracin es de los
administradores y esta es interdependiente de la estructura
de la organizacin. Consiste en la seleccin, evaluacin y
desarrollo del personal.

Concepto
Integracin etapa del proceso administrativo
encargada de optimizar los recursos tanto humanos
tcnicos, y financieros para la ejecucin del plan.
Integrar significa unir, en esta etapa del proceso administrativo
se unen las partes y se implementa el plan.

Tcnicas de integracin
1.Reclutamiento

Significa: unir, recabar, ordenar y obtener la informacin necesaria sobre los recursos tiles a la
organizacin. Se evala las cualidades psicolgicas, inteligencia, personalidad, juicio y capacidad
de liderazgo. Fuentes:

Promocin
interna

Es el ascenso de los trabajadores, el significado


original del proceso de promocin era lograr
jerarqua, pero dependa del desarrollo del
trabajador. La polticas de promocin interna
son buenas cuando se contrata a personal con
alto potencial de liderazgo.

Reclutamiento
externo.

La poltica de competencia abierta asegura la


idoneidad de los conductas a puestos
administrativos. Otra de las razones para
reclutar ejecutivos en forma externa, es el
problema moral que significa el resentimiento
del personal de la empresa que no fue elegido.

2.Seleccin

CURRICULUM
VITAE: es la historia
laboral, concentrado
de experiencias que
posee el aspirante.se
usan para solicitar
trabajo, para ascenso
y promover puestos.
Se debe de acreditar
con documentos lo
afirmado.

PERIODO DE
PRUEBA: es una
oportunidad para
valorar las
habilidades y
aptitudes del
trabajador. Debe de
ser retribuido.

LA PRUEBA DE
ADMISIN: es la
aplicacin de
cuestionarios con
preguntas especificas
para el tipo de
trabajo, miden la
salud mental, la
cultura general, y
prevn las
necesidades de
desarrollo.

Consiste en escoger, decidir, aceptar aquel recurso


que mas nos convence, para lograr los
objetivos logrados.
En la seleccin de personal, los requisitos y
cualidades exigidas al aspirante a su ingreso,
no garantizan por si solos su productividad.
Para asegurar existen:
EXPEDIENTE DE
ADMISIN: se
integra por: solicitud
de empleo, pruebas
de admisin y
resultados,
curriculum vitae,
cartas de referencia y
resultados del
periodo de prueba.

ENTREVISTA: se
realiza con guas y
objetivos definidos.
Su propsito es
complementar la
informacin del
expediente, aclarar
aspectos confusos,
poner a prueba al
entrevistado y
valorar presencia
fsica.

Seleccin: contratacin
Se entiende por relacin de trabajo cualquiera que sea el acto que le de
origen, la prestacin de un trabajo personal subordinado a una persona
mediante el pago de un salario.
Es aquel por el cual una persona se obliga a otra a prestar un trabajo
mediante el pago de un salario.

Areas de enseanza
Orientacin

Adiestramiento

Se producen a causa de la
movilizacin de personal y
de las necesidades de
adaptacin de los
trabajadores. Esta indicada a
personal de nuevo ingreso,
que cambia de turno o que
asciende y cambia de
puesto. Es importante dar
la bienvenida, presentacin,
informacin, asesora y
ubicacin fsica.

Es necesario cuando e
personal tiene dificultad
para aplicar tcnicas o
procedimientos, debe
manejar equipo que
requiere conocimientos
especiales o desconoce
procedimientos tcnicos.
No son para todo el
personal, solo a los que lo
requieren.

Desarrollo de
liderazgo
Es necesario contratar
personal par asumir el
liderazgo de los grupos. As
se orienta a producir un
ambiente favorable para la
productividad. Para
desarrollarlo se capacita
para solucionar conflictos,
desarrollar tcnicas de
comunicacin, habilidad en
el manejo de personal, y
adiestramiento en funciones
relativas al puesto que
desempaara.

Educacin continuada
Tiene propsito reforzar la
confianza del trabajador,
sensibilizar a los cambios,
apoyar la creatividad.
Educacin formal: se
realiza en un centro
educativo, con plan de
estudios definido y al final
se ampara con un
documento formalizado
Educacin informal: se
produce en el interior de
las instituciones son los
talleres, congresos,
simposios etc.

Seleccin de recursos
Consiste en propiciar el optimo rendimiento de los recursos
humanos, tcnicos, financieros, de material y equipo.

Una forma de lograr eficiencia del personal, es la enseanza en


servicio y es una responsabilidad y una necesidad de la
organizacin.
Son desarrollados por medio de una correcta utilizacin por parte
del personal, proporcionando mantenimiento constante,
renovando o sustituyendo los que ya no funcionan.
Compras se encarga de realizar la investigacin sobre costos,
existencias y calidad del material.

Principios de integracin
Del propsito: procura asegurar que las funciones s de la empresa
sean realizadas por personal capacitado
De la seleccin: de la seleccin adecuada depende la calidad del
servicio que se preste.
De la definicin de impuestos: a mayor precisin, mejores
parmetros para la seleccin de candidatos ideales
De la seleccin: se selecciona a la persona adecuada para el puesto
adecuado.
Del conocimiento: el individuo puede sumir cualquier puesto
siempre y cuando se le capacite
De los recursos materiales: su mantenimiento y conservacin,
permiten un mejor aprovechamiento.

Direccin y liderazgo
Dirigir es guiar, orientar, conducir, encaminar, llevar
al logro de los objetivos. Implica tomar decisiones,
mando y liderazgo.
Esvel proceso interpersonal por el cual los subordinados
comprenden los objetivos de la organizacin y
contribuyen a su logro. Es difcil ya que el administrador
enfrenta un complejo de factores. Existen varias teoras.

Douglas McGregor
Criterio de extremos opuestos.
Teora X

Teora Y

El administrador
considera que sus
subordinados se ajustan
a: el ser humano tiene
aversin por el trabajo,
tienen que ser obligado,
controlado dirigido y
amenazado y que
prefiere ser dirigido y
evita responsabilidades.

El administrador es
tolerante ya que
considera que: el trabajo
produce un desgaste
fsico y mental, la
amenaza y el castigo no
son los nicos medios, y
que el ser humano
aprende a aceptar y
buscar la
responsabilidad.

Teora del hombre racional


Schein:
El hombre se motiva por incentivos econmicos
Es posible manipular al hombre por incentivos
econmicos
Los sentimientos humanos son irracionales
La organizacin debe neutralizar y controlar los
sentimientos humanos.
Para el es necesario incentivar e impedir el comportamiento
emocional

Supuestos sobre los seres humanos


Elton mayo
El humano se motiva por las necesidades sociales
La satisfaccin debe de buscarse en las interrelaciones
sociales en el trabajo
El humano responde mejor a las fuerzas sociales de grupo
El administrador puede ayudar a satisfacer las necesidades
sociales y de aceptacin de sus subordinados.

Teora de los rasgos de la


personalidad
El lder es aquella persona
que presenta:
Energa, autoconfianza,
agresividad, entusiasmo,
cooperacin, iniciativas,
creatividad

Teora de los estilos de liderazgo


Estilo
autocrtico

Da nfasis al lder. El es quien dicta las


ordenes, impone su criterio y decide que,
cuando y que se hace

Estilo
democrtico

El lder es un miembro mas del grupo que


estimula a sus subordinados a decidir y
ejecutar las funciones

Estilo liberal

Pone nfasis en los subordinados, en quienes


esta centrada la libertad para decidir. La
participacin del lder es limitada o marginal.

Teoras situacionales de liderazgo


Explica el liderazgo conforme a:
El lder, el grupo y la situacin.
Mientras mayor es el control del jefe, se supone que
es un liderazgo autocrtico; si es mayor el liderazgo de
los subordinados se supone que es un liderazgo
liberal.

Teoras de la motivacin humana


Los motivos humanos tienen su base en las
necesidades, las necesidades vara de intensidad a lo
largo del tiempo.
La motivacin incluye una reaccin en cadena que
inicia por despertar una necesidad, al presentarse la
necesidad, de produce una bsqueda de deseo o meta,
lo que a su vez produce tensin y entonces se produce
una accin.

Teoras de la motivacin humana


Maslow clasifica su
jerarqua de necesidades en
2: las necesidades
primarias y las secundarias.
La satisfaccin de las
necesidades varia con la
persona, solo cuando el
sujeto ha satisfecho las
necesidades bsicas, su
comportamiento se dirige
a lograr satisfacciones de
mayor complejidad.

Teora dual de Herzberg

Factores de
mantenimiento
Aspectos de la
administracin, de la poltica,
de la supervisin, de las
condiciones de trabajo,
relaciones interpersonales,
salario, categora, seguridad
laboral y vida personal.

Satisfactores
Logro, reconocimiento, el
trabajo desafiante, el progreso
y el ascenso.

Teora de la expectativa
Su premisa esencial es que el ser humano estar motivado para hacer las
cosas que conduzcan al logro de una meta, en la medida que su
participacin realmente beneficie al grupo para obtener dicho resultado.

Teora de las necesidades motivadoras


de McClerlland
Necesidad de poder: las personas poseen una alta necesidad de poder y
un gran inters por ejercer influencia y control, buscan el liderazgo y
son buenos conversadores.
Necesidad de afiliacin: las personas que tiene una alta necesidad de
afiliacin gustan ser apreciadas y tienden a evitar el dolor de ser
rechazadas por un grupo social.
Necesidad de realizacin: las personas con alta necesidad de realizacin
tiene un intenso deseo de xito y gran temor al fracaso. Les gusta ser
desafiadas, establecer metas difciles, el riesgo, les agrada ser aduladas.

Motivadores administrativos de Patton


Desafo: cuando se piensa que el trabajo es desafiante, el grado
de motivacin aumenta.
Categora: cuando los nombramientos surgen una diferencia
Liderazgo: el poder de influenciar a los dems conlleva
motivacin
Competencia: es la necesidad de demostrar que se puede lograr
hacer las cosas mejor que otros
Temor: el miedo a perder beneficios ha sido el motivador mas
claro
Dinero: el hombre solo se motiva con dinero ya que explica de
alguna forma el xito en el trabajo.

Liderazgo
Se defina generalmente como una influencia, se
describe tambin como un proceso. El liderazgo es
guiar, conducir, dirigir y procede. El lder acta para
ayudar a un grupo para lograr sus objetivos mediante
la aplicacin mxima de sus capacidades.

Teora de sistemas directivos.


Sistema autoritario explotador: es una direccin rgida,
arbitraria, manipuladora que se centra en el jefe.
Sistema autoritario benvolo: poca flexibilidad, pequea
delegacin y propicia los grupos informales de
organizacin.
Sistema consultivo: la autoridad se concentra en el lder.
Se propicia mayor participacin del subordinado.
Sistema demcrata participativo: la participacin en las
decisiones y responsabilidades es de equipo.

Organizacin y control administrativo

El Proceso Administrativo

Control
El control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a travs de indicadores cualitativos y
cuantitativos dentro de un contexto social amplio,
a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos
claves para el xito organizacional, es decir, el
control se entiende no como un proceso
netamente tcnico de seguimiento, sino tambin
como un proceso informal donde se evalan
factores culturales, organizativos, humanos y
grupales.

Definicin de control
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado
en el contexto organizacional para evaluar el desempeo
general frente a un plan estratgico.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su


significado depende de la funcin o del rea en que se
aplique; puede ser entendida:

Como la funcin administrativa que hace parte del proceso


administrativo junto con la planeacin, organizacin y
direccin, y lo que la precede.

Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los


participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier
desvo.

Donde
Iniciamos?
Que
decisin
tomo?

Tambin hay otras connotaciones para la palabra


control:
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrn;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.

Importancia del control


Consecucin de las siguientes actividades:

Una de las razones ms evidentes de la

Planear y organizar.

importancia del control es porque hasta el

Hacer.

mejor de los planes se puede desviar. El

Evaluar.

control se emplea para:

Mejorar.

Crear mejor calidad

Los objetivos son los programas que desea

Enfrentar el cambio

lograr la empresa, los que facilitarn alcanzar


la meta de esta.

Producir ciclos ms rpidos

El hacer es poner en prctica el cmo se

Agregar valor

planific y organiz la consecucin de los

Facilitar la delegacin y el trabajo en


equipo

objetivos.

Pasos del proceso de control


Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento.

Medir los resultados.


Tomar medidas correctivos .
Retroalimentacin

Principios de control

Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente.
De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.

De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el

error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos.

De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben

ser analizadas detalladamente.

Del costeo: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en
tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte.

De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas,


a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control.

De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin
controladora

Tipos de control

PRELIMINAR

CONCURRENTE

RETROALIMENTACIN

Segn Terry (1999) Libro Principios de la Administracin

reas del control


Las principales reas de control en la empresa son:

reas de produccin: fabrican los productos; prestacin de servicios, controles:

Control de produccin
Control de calidad
Control de costos
Control de los tiempos de produccin
Control de inventarios
Control de operaciones Productivos
Control de mantenimiento y conservacin
Control de desperdicios

rea comercial: vender o comercializar los productos o servicios producidos.

Control de ventas
Control de propaganda
Control de Costos

rea financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de los recursos financieros.


Control

presupuestario

Control

de costos

rea de recursos humanos: Es el rea que administra al personal, los principales controles

que se aplican son los que siguen:


Controles de asistencia y retrasos
Control de vacaciones
Control de salarios

Tcnicas para el control


Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
Contabilidad

Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes

Formas
Archivos (memorias de expedientes)
Computarizados

Mecanizados
Grficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.

Procedimiento hombre
maquina, mano izquierda, mano
derecha etc.
Estudio de mtodos, tiempos y
movimientos, etc.
Mtodos cuantitativos
Redes
Modelos matemticos
Investigacin de operaciones
Estadstica
Clculos probabilsticas

Reportes e informes: Se clasifican en


Informes de control que se utilizan para el control directo de las
operaciones.
Reportes de informacin que presentan datos ms extensos a fin de que la
gerencia pueda formular planes.
Para disear un informe se considera:
Concentracin sobre las acepciones
Claridad y concisin
Complementarse con presentaciones grficas, audiovisuales y verbales

Equilibrio entre la uniformada y la variedad


Frecuencia de los reportes
Evaluacin de la informacin

Herramientas para el control


Grfica de Gantt: Uno de los elementos ms importantes de controlar es el desarrollo
de la realizacin de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica para este
efecto las cartas o grficas.
Las tcnicas de trayectoria crtica: Entre los mayores y ms modernos avances en
materia de tcnicas de control planeacin se encuentran, las llamadas Tcnicas de
Trayectoria Crtica. Aunque son mtodos diversos, tienen elementos comunes que
permiten agruparlos bajo una denominacin comn: Se ha puesto el trmino METRA
(Mtodo de Evaluacin y Trayectorias en Redes de Actividades). Estas tcnicas
constituyen un mtodo para controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relacin
de actividades, entre otros.

Tcnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Revi Technique, que
traducido al espaol significa Tcnica de Evaluacin y Revisin de Programas. Consiste en un
instrumento con bases en una red de actividades y eventos, y mediante la estimacin de tres
tiempos, se evala la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada.

La tcnica CPM: CPM(Critical Path Method: Mtodo de la Ruta Crtica) es prcticamente igual
al PERT, del cual difiere porque trabaja solamente con un tiempo probable de ejecucin, basado
en experiencias previamente registradas,con el fin de fijar el tiempo ms conveniente de
comportamiento en la duracin de un proyecto, para lograr el mnimo costo posible.

La tcnica RAMPS: Resource Allocation and Multi Project Schedulling: Programa de Proyectos
Mltiples y Asignacin de Recursos. Tiene por objeto programar la forma en que ciertos
recursos limitados, deben ser distribuidos entre varios proyectos simultneos, total o
parcialmente, para obtener una mxima eficiencia.

Monitoreo

AUDITORIAS: El trmino auditoria va ligado a la deteccin de fraudes. Las auditorias


tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de los estados

financieros, hasta proporcionar una base crtica para decisiones gerenciales. Existen dos
tipos de auditorias: las externas y las internas.
Auditorias externas: Es un proceso de verificacin que implica la evaluacin independiente

de las cuentas y los estados financieros de la organizacin. Se revisan los activos y los
pasivos, as como tambin los informes financieros con el objetivo de verificar si estn
completos y exactos. La auditoria es realizada por personal contable.
Auditorias internas: Son realizadas por miembros d la organizacin. Su propsito es ofrecer
garanta razonable de que los activos de la organizacin estn debidamente protegidos y de
que los registros financieros son llevados con la precisin y la confiabilidad suficiente para
preparar los estados financieros.

Fallas en el proceso de control


Cacera de brujas: el sistema se encamina a la bsqueda de sntomas y
culpables en vez de causas y posibles soluciones.
Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser
demasiado especfico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse
atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona
negativamente.
Obsesin: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas
inspecciones por lo que se vuelve costoso.
Nostalgia: el sistema pone demasiado nfasis en lo que pas, se vuelve
recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.

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