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Cmo Funciona un ERP?

Como cualquier software, funciona en base a una plataforma de programacin,


seguida por la gestin de un sin fin de bases de datos correspondientes a los distintos
departamentos que se deseen integrar. Los sistemas ERP se organizan por medio
deMDULOS, los cuales se conectan a distintas bases de datos, segn lo que se
requiera para cada departamento, existen 2 tipos de ERP, los de propietario y los de
cdigo abierto, los de propietario son hechos por empresas con fines de lucro que
venden sus software y los implementan a las empresas que lo soliciten a un elevado
costo, para poder utilizarlos se necesita obtener una licencia mas el costo de la
implementacin del software en la empresa.
Al contrario de los ERP de cdigo abierto, estos son hechos por comunidades de
programadores que sin fin de lucro, distribuyen sus ERP sin costo alguno, aunque
esto no signifique que sea del todo gratuito, ya que la implementacin genera un costo
en la empresa y es necesario de una persona capacitada que lo realice (conocidos
como partners).
El trabajo ms duro de un ERP es el desarrollo del mismo, aunque existan los
mismosERPs para diferentes empresas, no signifique que estos realicen las mismas
funciones, esto ocurre porque cada empresa es diferente y por lo tanto necesita de un
desarrollo personalizado de los distintos mdulos que mas utilice la empresa. El
segundo paso delERP es la integracin del mismo dentro de la empresa, son
realmente muy pocas las empresas que logran integrar estos sistemas desde el inicio
de la misma, es por esto que la implementacin dura ms tiempo del esperado, pero
el verdadero xito del ERP radica en lo siguiente, una vez que el sistema ha sido
correctamente implementado, es mucho ms fcil el desarrollo de nuevos mdulos,
departamentos y sistemas como lo es el caso de empresas donde cambien
constantemente sus productos, zonas de venta, insumos etc..

Ventajas de los ERP

Como se ha mencionado anteriormente, la principal ventaja de los ERP es la gestin


en tiempo real de la informacin, una ventaja que las empresas agradecen mucho por
su fuerte interaccin con la logstica de informacin y productos, la cadena de
abastecimiento, estadsticas financieras, y otras reas que utilizan informacin que
cambia constantemente.
La correcta implementacin de los ERP repercute en el aumento de productividad de
todos los departamentos, as como el mejor aprovechamiento del tiempo, donde antes
se necesitaba tiempo para llevar un informe de un departamento a otro, ahora ese
tiempo es utilizado en otras funciones.
Desventajas de los ERP
Aunque los sistemas ERP puedan generar un incremento de productividad, para
muchas empresas es casi imposible pagar el costo de las licencias, implementacin y
sobre todo del mantenimiento del mismo, ya que son sistemas dinmicos, de nada
sirve tener el mismo sistema en una empresa que crece y cambia da a da.
Adems del costo, el tiempo que sugiere la implementacin es un problema para las
empresas, este problema empieza por la rigidez que tienen los ERP, es difcil que una
empresa en particular desarrolle su propio sistema, los ERP que son sistemas
genricos, tienen que ser adaptados a las empresas desde su estructura principal.
El manejo del ERP tiene sus desventajas, se necesita instruir a los trabajadores de
cada modulo que se vaya a asignar, la especializacin de los trabajadores genera un
costo y tiempo que tiene que emplear la persona para hacer un cambio en su
estructura operativa, lamentablemente la resistencia al cambio presenta un problema
muy grande en este punto.

Relacin con la Planeacin en Proceso

El flujo de informacin dentro de los ERP puede influir en las decisiones de


produccin dentro de un da, semana o ao, ya que la informacin y estadsticas
estn siempre a la mano, adems la produccin se basa en la cantidad de insumos
con la que se cuenta, losERP manejan eficientemente los insumos, a travs de la
logstica de informacin se puede tener lo que se quiera cuando se necesite y producir
lo que se quiera.
CARACTERISTICAS

Los paquetes de software de planeamiento de los recursos de la empresa (ERP o


"Enterprise Resource Planning") vienen en muchas variedades, pero a menudo
comparten el mismo conjunto de caractersticas. Estas suites se dividen en varios
programas interconectados, cada uno cubriendo un rango limitado de funciones.
Los programas comunes incluyen caractersticas en torno a la gestin
financiera,fabricacin, gestin de la cadena de suministros, recursos humanos y
relaciones con los clientes. En conjunto, las caractersticas de un sistema ERP
cubren las inquietudes enteras de funcionamiento de un negocio.
Conectividad
Un ncleo, una caracterstica sin programa especfico de los sistemas ERP, es su
capacidad

de

compartir

informacin

entre

aplicaciones.

Los

costes

de fabricacin se pueden importar a un sistema de gestin financiera, que a su vez


puede compartir la informacin de nminas con el programa de recursos
humanos, etc. La capacidad de transferir datos entre aplicaciones rpidamente y
sin problemas es una de las principales ventajas que tienen los sistemas ERP
sobre otros software individuales de soluciones separadas.
Finanzas
Administrar el flujo de fondos es un tema importante diario para todos los
negocios. La mayora de las caractersticas econmicas de un sistema ERP se
agrupan en una sola aplicacin, como la gestin financiera de Oracle o el
programa de contabilidad OpenERP. Estas caractersticas incluyen informes sobre
el presupuesto, seguimiento de cuenta, gestin de nminas, seguimiento de
activos y facturacin.

Administracin del inventario


Varios programas de la ERP incluyen funciones relacionadas con la gestin de
inventario de una empresa de productos. La aplicacin de fabricacin permite a los
usuarios rastrear la creacin del producto, mientras que el programa de la cadena
de

suministro

tiene

caractersticas

para

la

visualizacin

gestin

de

las existencias del inventario.


Administracin del personal
Los sistemas ERP incluyen software para la gestin de personas dentro de la
empresa, as como clientes y otras personas fuera de la empresa. El programa de
recursos humanos incluye funciones para el seguimiento de los empleados
actuales y potenciales y su estado dentro de la empresa, incluyendo las hojas de
asistencia y la informacin de la nmina. Para el seguimiento de clientes, un
programa de CRM puede crear identificadores nicos para cada persona, pasando
de objetivos publicitarios a clientes recurrentes.
Otras caractersticas
Si bien cada sistema ERP es ligeramente diferente, muchos incluyen funciones
para almacenar y editar las campaas de marketing, el seguimiento de los gastos
del proyecto y el trabajo, y la planificacin del transporte.

1. Modular. Permite que el cliente elija los componentes o mdulos del


sistema de acuerdo a las operaciones que desea automatizar o
soportar. Una empresa de servicios puede no necesitar el mdulo que
controla los almacenes y produccin, aunque s el control de su
facturacin y cobranza.
2. Integral. Esta caracterstica es una de las grandes ventajas respecto a
sistemas aislados que haba dcadas atrs. Es la capacidad de
compartir datos entre los diferentes mdulos que comprenden al ERP,
logrando as la colaboracin en tiempo real de sus usuarios. Todas las
reas que conforman a un negocio estn interrelacionadas, no se puede
ver de otra forma, as que el sistema que las soporte debe poder

funcionar de manera interconectada y al momento. Un ERP actual al


realizar una venta, adems de actualizar registros de existencias y
estadsticas de ventas, se espera que realice su efecto contable
correspondiente.

Los procesos de cierre semanal o mensual,

necesarios en los sistemas antiguos, prcticamente son cosa del


pasado.
3. Configurable. Esta caracterstica permite adecuar la funcionalidad
del sistema a las necesidades del negocio, SIN modificar su cdigo.
Con esta cualidad la empresa puede adecuar su ERP al entorno
cambiante de negocios, de manera dinmica. El modificar el cdigo,
tambin llamado tropicalizar o personalizar, se recomienda dejar
siempre como ltima opcin para atender alguna necesidad particular.
4. Escalable. Es la habilidad del sistema para seguir funcionando de
manera confiable y eficaz conforme crece la cantidad de usuarios y
operaciones de la empresa. Es decir, el ERP que se instal para 50
usuarios y emitir 5,000 facturas/ mes, por ejemplo, deber seguir
operando sin cambios para 200 usuarios y 20,000 facturas/ mes. En
este caso solo habra que revisar y/o adecuar la capacidad de
los servers (computadoras centrales) donde opera el ERP

para

asegurar que tal volumen sea procesado sin problema.


5. Auditable. Capacidad para dejar registro y poder verificar las
diversas transacciones operadas por el negocio. Dependiendo de los
procesos de la empresa, una factura tendr asociadas la serie de
transacciones que le dieron origen, desde la orden de compra del
cliente, el pedido de venta, la orden de produccin si se tiene
fabricacin, la orden de carga y salida de almacn, la remisin, hasta la
factura misma. Cada uno de estos documentos mencionados tendr su
propio no. folio en el ERP, tal que se puede comprobar posteriormente

la cadena de eventos que les dio origen. Al haber algn error de


captura, los registros errneos no se borran como tal, se crean nuevos
para cancelarlos y enseguida se operan los correctos.
6. Confiable. Cualidad para asegura que toda transaccin realizada por
los usuarios sea completada satisfactoriamente. Esto incluye su
recuperacin an en casos de falla de energa elctrica. Los sistemas
ERP robustos incluyen procedimientos de seguridad para revertir
transacciones que por algn motivo tcnico no se pudieron completar
al 100%.
7. Mejores prcticas. Existen muchas formas de realizar un proceso o
de completar una actividad por el negocio. Al adquirir a un ERP, por
robusto que ste sea, no significa que los problemas se acabaron. Se
debe asegurar el adoptar y aprovechar las mejores prcticas que ste
incluye para verdaderamente causar el impacto positivo deseado. Los
proveedores de ERPs destinan una buena cantidad de su presupuesto
para asegurar que su sistema incluya y facilite la forma de trabajar de
sus clientes. Un ejemplo dentro del proceso de Ventas es la
autorizacin de las rdenes de cliente. La empresa puede elegir
imprimir y revisar cada pedido de cliente manualmente o definir las
reglas y controles para que el sistema realice la tarea. El negocio podr
tener procesos nicos que lo distinguen de su competencia, sin
embargo, hay que ser cuidadosos y evitar llegar al extremo de que toda
su cadena de valor sea particular. Esta situacin frecuentemente deriva
en largas discusiones sobre si somos nicos, as le hemos hecho
siempre, etc. de esto hablaremos ms adelante.