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Escuela Acadmico Profesional de Ciencias Contables y Financieras 2014

AUDITORA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIN:


EN EL REA LOGSTICA
1. DEFINICION DEL AREA DE LOGSTICA.
En sus principios la logstica no era ms que tener el producto justo, en el sitio
justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible, en la actualidad este
conjunto de actividades ha sido redefinido y hoy en da son todo un proceso. La
misin fundamental de la Logstica empresarial es colocar los productos
adecuados (bienes y servicios) en el lugar adecuado, en el momento preciso y en
las condiciones deseadas, contribuyendo lo mximo posible a la rentabilidad de
la empresa.
La logstica es el conjunto de medios y mtodos necesarios para llevar a cabo la
organizacin de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribucin
(RAE: 2001)
Para el profesor Ronald H. Ballou la logstica empresarial es todo movimiento
y almacenamiento que facilite el flujo de productos desde el punto de compra de
los materiales hasta el punto de consumo, as como los flujos de informacin
que se ponen en marcha, con el fin de dar al consumidor el nivel de servicio
adecuado a un costo razonable. (Ballau: 2004). El profesor Lambert, integra el
trmino logstica en otro ms general y la define como la parte de la gestin de
la cadena de suministro (Supply Chain Management (SCM)) que planifica,
implementa y controla el flujo eficiente y efectivo de materiales y el
almacenamiento de productos, as como la informacin asociada desde el punto
de origen hasta el de consumo con el objeto de satisfacer las necesidades de los
consumidores. (Lambert: 1998)
2. OBJETIVOS DE LA LOGISTICA
La logstica tiene como objetivo la satisfaccin de la demanda en las mejores
condiciones de servicio, costo y calidad. Se encarga de la gestin de los medios
necesarios para alcanzar este objetivo (superficies, medios de transportes,
informtica) y moviliza tanto los recursos humanos como los financieros que
sean adecuados.

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Dentro de este gran objetivo, podemos sealar los siguientes:

Aumentar la competitividad de la empresa.

Minimizar errores.

Aumentar los niveles de calidad.

Disminuir el gasto.

Incrementar la productividad.

Mejorar el rendimiento.

As pues James Heskett nos dice que el objetivo de la logstica es el de responder


a la demanda, obtenido un ptimo nivel de servicio, al menor coste posible.

3. FUNCIONES DE LA LOGSTICA

3.1. CLCULO DE NECESIDADES: Lo cual involucra todo aquello que se


requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades especficas
para un determinado periodo de tiempo, para una fecha sealada, o para
completar un determinado proyecto, mediante los pedidos o requisiciones.

3.2. COMPRA O ADQUISICIN: Tiene como objetivo realizar las


adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la
calidad adecuada al uso al que se va a destinar en el momento oportuno y al
precio total ms conveniente.

3.3. OBTENCIN:

Esta actividad se inicia con el pedido y tiene por

finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y


paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

3.4. ALMACENAMIENTO: Implica la ubicacin o disposicin as como la


custodia de todos los artculos del almacn, es la actividad de guardar
artculos o materiales desde que se produce o recibe hasta que se necesita o
entregan.

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3.5. DESPACHO O DISTRIBUCIN: Consiste en atender los requerimientos
del usuario, encargndose de la entrega de la mercadera solicitada, cuidando
que las cantidades y calidades de los artculos sean correctas. Es igualmente
importante es esta funcin asegurar el control de la exactitud de los artculos
que se despachan as como la rapidez de su ejecucin para cumplir con los
plazos solicitados.

3.6. CONTROL DE STOCKS: Su principal objetivo es asegurar una cantidad


exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la
capacidad de instalacin de abastecimiento.

4. CARACTERISTICAS DEL GERENTE DEL AREA DE LOGISTICA


Conocimiento en el rea de logstica
Profesional en el departamento de logstica
Especialidad en logstica ( control de inventarios, compras, almacn,
distribucin)
Especialidad en el control de la produccin
Especialidad en mercado y ventas
Conocimiento del almacn , despacho y aprovisionamiento en la empresa

5. DEPARTAMENTOS DEL AREA DE LOGSTICA

Compras: lo relacionado a adquirir insumos, bienes, etc.

Almacenamiento: seguridad, cuidado de los insumos y productos


terminados.

Gestin del inventario: pronsticos y costos de almacenamiento.

Distribucin: lograr que los productos lleguen a nuestros clientes.

5.1 COMPRAS: Proceso de adquisicin y almacenamiento de productos que


pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, entre otros, desde los
proveedores hasta el comienzo del proceso productivo en empresas productivas.

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5.1.1. FACTORES DE COMPRAS

Costo: son los costos adheridos a las funciones de la empresa que


gestionan y controlan los flujos de materiales y flujos de informacin
asociados

Calidad: es la conformidad de los productos y servicios a las


necesidades expresadas por los clientes tanto internos como externos.

Cartera de servicios: relaciones con el proveedor es decir la atencin


antes, durante y despus de la compra, as como la atencin para los
pasos de devolucin.

Condiciones de compras: asesoramiento, instalacin entrega apoyo en


diseo de productos.

Capacidad de entrega: de la puntualidad para levantar el pedido, su


fabricacin y de la entrega de la mercadera en la fecha convenida.

Confianza: garantas legales del producto y de la operacin.

Cantidad de crditos

Caractersticas y especificaciones

5.1.2. CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO


Diversos expertos en temas de mercadotecnia coinciden en sealar que
son cuatro las etapas que conforman el ciclo de vida del producto:
A.

Introduccin: Esta primera etapa del ciclo de vida del producto,

se inicia cuando se lanza un nuevo producto al mercado, que puede ser


algo innovativo o puede tener una caracterstica novedosa que d lugar a
una nueva categora de producto.
Esta etapa se caracteriza por presentar el siguiente escenario:
o

Las ventas son bajas.

No existen competidores, y en el caso que los haya son muy


pocos.

Los precios suelen ser altos en esta etapa, debido a que existe una
sola oferta, o unas cuantas.

Los gastos en promocin y distribucin son altos.

Las actividades de distribucin son selectivas.

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o

Las utilidades son negativas o muy bajas.

El objetivo principal de la promocin es informar.

Los clientes que adquieren el producto son los innovadores.

B.

Crecimiento: Si una categora de producto satisface al mercado y

sobrevive a la etapa de introduccin, ingresa a la segunda etapa del ciclo


de vida del producto que se conoce como la etapa de crecimiento; en la
cual, las ventas comienzan a aumentar rpidamente.
Esta etapa suele presentar el siguiente escenario:
o

Las ventas suben con rapidez.

Muchos competidores ingresan al mercado.

Aparecen productos con nuevas caractersticas (extensiones de


producto, servicio o garanta).

Los precios declinan de manera gradual como un esfuerzo de las


empresas por incrementar las ventas y su participacin en el
mercado.

La promocin tiene el objetivo de persuadir para lograr la


preferencia por la marca.

La distribucin pasa de ser selectiva a intensiva.

Las utilidades aumentan, a medida que los costos unitarios de


fabricacin bajan y los costos de promocin se reparten entre un
volumen ms grande.

Los clientes que adquieren el producto en esta etapa son los


adoptadores tempranos.

Segn Lamb, Hair y McDaniel, en la etapa de crecimiento las ventas


suelen incrementarse a tasas crecientes, muchos competidores ingresan
en el mercado, las grandes compaas pueden comenzar a adquirir
pequeos negocios pioneros y las utilidades son saludables.
C.

Madurez: Es en esta tercera etapa del ciclo de vida del producto,

el crecimiento de las ventas se reduce y/o se detiene.

Las caractersticas que distinguen esta etapa son las siguientes:

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o

En una primera etapa, las ventas siguen aumentando, pero a ritmo


decreciente, hasta que llega el momento en que se detiene.

La competencia es intensa, aunque el nmero de competidores


primero tiende a estabilizarse, y luego comienza a reducirse.

Las lneas de productos se alargan para atraer a segmentos de


mercado adicionales. El servicio juega un papel muy importante
para atraer y retener a los consumidores.

Existe una intensa competencia de precios.

Existe una fuerte promocin (cuyo objetivo es persuadir) que


pretende destacar las diferencias y beneficios de la marca.

Las actividades de distribucin son an ms intensivas que en la


etapa de crecimiento.

Las ganancias de productores y de intermediarios decaen


principalmente por la intensa competencia de precios.

Los clientes que compran en esta etapa son la mayora media.

Segn Kotler y Armstrong, esta etapa normalmente dura ms tiempo que


las etapas anteriores y presenta retos importantes para la direccin de
mercadotecnia. La mayor parte de los productos se encuentran en la etapa
de madurez de su ciclo de vida, por lo que casi toda la direccin de
mercadotecnia se ocupa de productos maduros.
D.

Declinacin: En esta cuarta etapa del ciclo de vida del producto,

la demanda disminuye, por tanto, existe una baja de larga duracin en las
ventas, las cuales, podran bajar a cero, o caer a su nivel ms bajo en el
que pueden continuar durante muchos aos.
Las caractersticas que permiten identificar esta etapa, son las
siguientes:
o

Las ventas van en declive.

La competencia va bajando en intensidad debido a que el nmero


de competidores va decreciendo.

Se producen recortes en las lneas de productos existentes


mediante la discontinuacin de presentaciones.

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o

Los precios se estabilizan a niveles relativamente bajos. Sin


embargo, puede haber un pequeo aumento de precios si existen
pocos competidores (los ltimos en salir).

La promocin se reduce al mnimo, tan solo para reforzar la


imagen de marca o para recordar la existencia del producto.

Las actividades de distribucin vuelven a ser selectivos. Por lo


regular, se discontinan los distribuidores no rentables.

Existe una baja en las utilidades hasta que stos son nulos, e
incluso, se convierten en negativos.

5.2

Los clientes que compran en esta etapa, son los rezagados.

INVENTARIOS
De acuerdo con Sipper y Bulfin (2003), los inventarios son
acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes, trabajo en
proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo
largo del canal de produccin y de logstica de una empresa: almacenes,
patios, pisos de las tiendas, equipo de transporte y en los estantes de las
tiendas de menudeo, entre otros.

5.2.1. CLASES DE INVENTARIOS

A.

Inventario

de

Mercancas:

Lo

constituyen

todos

aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o


mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser
modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas
disponibles para la Venta. Las que tengan otras caractersticas y estn
sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas,
tales como las mercancas en camino (las que han sido compradas y no
recibidas an), las mercancas dadas en consignacin o las mercancas
pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido
dadas a terceros en garanta de valor que ya ha sido recibido en efectivo u
otros bienes).

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B.

Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos

bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los


cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

C.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin: Lo

integran

todos

aquellos

bienes

adquiridos

por

las

empresas

manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso


de manufactura. Su cuantificacin se hace por la cantidad de materiales,
mano de obra y gastos de fabricacin, aplicables a la fecha de cierre.
D.

Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los

materiales con los que se elaboran los productos, pero que todava no han
recibido procesamiento.
E.

Inventario de Suministros de Fbrica: Son los materiales con

los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados
de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

5.2.2. PLANIFICACIN DE LAS POLTICAS DE INVENTARIO


A. Ventas: se necesitan inventarios elevados para hacer frente con
rapidez a las exigencias del mercado.
B. Produccin: se necesitan elevados inventarios de materias primas
para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricacin; y
un colchn permisiblemente grande de inventarios de productos
terminados, facilitan niveles de produccin estables.
C. Compras: las compras elevadas minimizan los costos por unidad y
los gastos de compras en general.
D. Finanzas: los inventarios reducidos minimizan las necesidades de
inversin y disminuyen los costos de mantener inventarios.

5.3

DISTRIBUCION

El diseo de un sistema logstico en una organizacin comprende la


implementacin de los procesos de Planificacin, Aprovisionamiento,
Produccin, Distribucin y Servicio al Cliente. Para lograr integrar todos estos

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procesos se hace necesario trabajar en la solidez de los flujos, es decir, decidir
sobre la definicin de sus redes de distribucin, la ubicacin de sus almacenes.

La gestin del transporte tiene dos tareas imperativas, estas son la eleccin del
medio o los medios de transporte a utilizar y la programacin de los
movimientos a emplear.

5.4

ALMACENES

Definir el almacn como un recinto donde se realizan las funciones de


recepcin, manipulacin, conservacin, proteccin y posterior expedicin de
productos.
Un almacn bien gestionado requiere un buen control y gestin de las
existencias que en l se depositan. Es necesario fijar un volumen mximo y un
volumen mnimo de existencias conocer la cantidad de producto que se debe
solicitar y cuando se debe solicitar.

5.4.1. FUNCIN DE LOS ALMACENES:


A. Recepcin de productos: Abarca el conjunto de tareas que se realizan
antes de la llegada de los productos al almacn, desde la entrada hasta
despus de la llegada. La recepcin se divide en estas fases:

a. Antes de la llegada: se deber disponer de la documentacin


necesaria,

tanto

la

originada

por

el

departamento

de

aprovisionamiento, en la que consten los pedidos confirmados


con el detalle de los productos solicitados a los suministradores,
como los documentos correspondientes al departamento de
ventas, con los datos referentes a las devoluciones de los clientes.

B. ALMACENAJE Y MANUTENCION:

B.1.

ALMACENAJE: es la actividad principal que se realiza en el

almacn y consiste en mantener con un tratamiento especializado los

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productos, sistemticamente y con un control a largo plazo. Esta funcin
no aade valor al producto. El almacenaje requiere unos recursos que
generan una serie de costes:

La maquinaria y las instalaciones, que suponen una serie de


inversiones.

La obsolescencia, que consiste en la depreciacin del valor q sufren


los productos almacenados, como consecuencia de la irrupcin en el
mercado de productos nuevos.

El inmovilizado, constituido por el valor o del espacio destinado al


almacenamiento de los productos y de los equipos industriales.

El talento humano, personas que trabajan en el almacn dedicados a


la conservacin y mantenimiento de los productos y de los equipos.

El coste financiero que implica el valor del capital empleado en la


compra de los productos que constituyen los stocks.

B.2.

MANUTENCION: la manutencin o manejo de mercancas se

refiere a la funcin que desempean los operarios del almacn,


empleando los equipos e instalaciones para manipular y almacenar los
productos con el fin de alcanzar una serie de objetivos estipulados,
teniendo en cuenta un tiempo y un espacio determinados.

Operaciones de manutencin simples: se caracterizan por realizarse


manualmente y en ellas se manipula un nmero reducido de
productos.

Operacin de manutencin compleja: se caracterizan por la


incorporacin de equipos automatizados, que manejan grandes
volmenes y pesos de producto.

C. PREPARACION DE PEDIDOS:
Se refiere principalmente a la separacin de una unidad de carga de un
conjunto de productos, con el fin de constituir otra unidad
correspondiente a la solicitud de un cliente.
La preparacin del pedido tiene un coste ms elevado que el resto de
actividades que se desarrollan en el almacn, debido a que:

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Los costes de manutencin recaen siempre sobre las unidades


individualizadas y no sobre la carga agrupada.

La mecanizacin de esta operacin es compleja y no llega a


automatizarse en su totalidad

En la mayora de las ocasiones, las unidades de expedicin no


coinciden con las recibidas.

D. EXPEDICION:
Consiste en el acondicionamiento de los productos con el fin de que
estos lleguen en perfecto estado y en las condiciones de entrega y
transporte pactadas con el cliente. Las actividades son:

El embalaje de la mercanca, consiste en proteger esta de posibles


daos ocasionados por su manipulacin y transporte.

El precintado, pretende asegurar la proteccin de la mercanca y


aumentar la consistencia de la carga.

El etiquetado, es decir, las indicaciones que identifican la mercadera


embalada, y contiene informacin de logstica.

La emisin de la documentacin, toda expedicin de mercanca debe


ir acompaada de la nota de entrega y la carta porte.

E. ORGANIZACIN Y CONTROL DE LAS EXISTENCIAS:

Depender del nmero de referencias almacenadas de su rotacin, del


grado de automatizacin e informacin de los almacenes. Debemos tener
en cuenta donde ubicar la mercanca y como localizarla, para:

Minimizar los costes en lo referido a la extraccin y preparacin de


pedidos.

Maximizar la utilizacin del espacio.

Tener en cuenta algunas condiciones exigidas por los propios


productos a almacenar, como seguridad.

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5.4.2. PRINCIPALES ZONAS DEL ALMACEN:
A. Zona de descarga: Es el recinto donde se realizan las tareas de descarga
de los vehculos que traen la mercanca precedentes de los proveedores,
principalmente de las devoluciones que realizan los clientes.
En este reciente se encuentran los muelles que ocupan tanto la parte
interna como la parte externa del almacn las zonas estrenas comprenden
los accesos para los medios de transporte a su llegada, espacio suficiente
para los vehculos realicen las maniobras oportunas zona para aparcar y
el espacio reservado para su salida
Cada vez que esta zona requiere de equipamiento especifico como es el
caso de las rampas de carga: Estas se ajustan al medio de transporte al
nivelas la altura del muelle con la plataforma de carga de vehculos lo
que permite la descarga mediante carretillas, agilizando el proceso
tambin se impone la utilizacin de cubiertas que protegen la zona de las
inclemencias del tiempo asegurando as la integracin de los productos y
evitando su posible deterioro.
B. Zona de control de entrada: Una vez descargada la mercanca, esta se
traslada a un recinto donde se contrata lo que ha llegado con los
documentos correspondientes a lo solicitado en primer lugar se realiza un
control cuantitativo, en el que comprueba el nmero de unidades que se
han recibido bien sea control
Para conocer el estado en que se encuentra la mercanca el nivel de
calidad algunos productos exigen que se preparen salas especializadas y
personal tcnico para que realicen este tipo de control.
C. Zona de envasado o reenvasado: Encontraremos esta zona en aquellos
almacenes en lo que requiere volver a envasar en unidades de distintos
tamaos las cargas recibidas por exigencia del sistema de almacenaje por
razones de salubridad o simplemente para etiquetar los productos
recibidos.
D. Zona de cuarentena: Solo algunos almacenes tienen esta zona en ella se
depositan los productos que por sus caractersticas especiales, la
normatividad exige que pasen unos anlisis previos al almacenamiento
para conocer si estn en buen estado uno, hasta que no se realicen esas

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pruebas el producto no se puede tocar ni almacenes que sucedan disponer
de esta zona son los que almacenes productos farmacuticos
agroalimentarios.
E. Zona de almacenamiento: Se denomina zona de almacenamiento al
espacio donde se almacenan los productos hasta el momento en que se
extraen para proceder a su expedicin.
En esta zona se diferencia dos reas:

Un rea que se destina al stock de reserva o en masa desde donde


se trasladan los productos a otras reas

El rea denominada de picking que es donde se extraen los


productos para s expedicin se caracteriza por qu recorrido de
la mercanca y el tiempo de preparacin de pedido.

F. Zona de consolidacin: Este espacio est destinado a reunir el conjunto


de tareas y productos variados correspondientes a un mismo pedido. En
algunas almacenes esta zona no existes por lo que la tarea de los
productos destinados a un mismo cliente la realiza, generalmente la
empresa de transporte.
G. Zona de embalaje para la expedicin: En esta zona se precede el
embalaje del conjunto de mercancas dispuestas para ser servidas al
cliente, este embalaje puede ser manual o bien se puede realizar a travs
de quipos automatizados en algunos almacenes en que no existe esta rea
el embalaje se realiza en la zona de consolidacin.
H. Zona de control de salida: En este reciento se verifica que las
mercancas relacionadas en el pedido se correspondan con las referencias
que se han preparado para servir al cliente y su la cantidad de productos
con la solicitada.
I. Zona de espera: Esta zona se reserva en algunos almacenes para hacer
frente a diversos imprevistos tales como la rapidez o lentitud en la
preparacin de las mercancas que puedes ocasiones adelantes o retrasos
a la hora de cargar los medios de transporte.

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J. Zona tcnica: Es la zona destinada a cargar las bateras de los medios de
transporte interno y la zona de mantenimiento de las carretillas tambin
se trata de una zona para los elementos informticos.
K. Zona administrativa: Es el espacio destinado a las oficinas del almacn
donde encontramos al responsable del almacn a los administrativos, la
centralita para la recepcin y realizacin de llamadas telefnicas, el
espacio para atender a los transportistas .etc.
L. Zona de Servicios: Esta zona estar destinada a cubrir ciertas
necesidades del personal que trabaja en el almacn all encontramos los
vestuarios y aseos, el comedor, la zona de descanso, la sala de reuniones.

5.4.3 TIPOS DE ALMACENES

Segn su funcin en la red logstica


Almacn de consolidacin
Almacn de divisin de envos o de ruptura

Segn su situacin geogrfica y la actividad que realicen


Almacn central
Almacn regional
Almacn de transito

Segn el tratamiento fiscal que reciben los productos almacenados


Almacn con productos en rgimen fiscal general
Almacn con productos en rgimen fiscal especial

Segn el recinto del almacn


Almacn Abierto
Almacn Cubierto

Segn el grado de mecanizacin


Almacn Convencional
Almacn Mecanizado

Almacenes de productos o mercancas: estos almacenes limitan sus


servicios a guardar y manejar ciertas mercancas como madera, algodn
y otros

Almacenes

de volmenes grandes: ofrecen guardar y almacenar

productos volmenes grandes como productos qumicos liquido

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Almacenes de temperatura controlada son los que controlan la


temperatura y la humedad y pueden regularse ya que las frutas ,
verduras

Almacenes de bienes domsticos son aquellas que guardan y manejan


artculos del hogar como las compaas de bienes domsticos

Almacenes de mercanca general: son del tipo ms comn manejan un


amplio rango de mercancas

Mini almacenes: son aquellos almacenes con espacios unitarios de 20 a


200 pies cuadrados y menudo en agrupaciones.

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