Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Clientes
Proyecto KPI
(Key Performance Indicators)
Misin
La funcin de EAN Argentina CODIGO no est
restringida a la sola tarea de asignar cdigos a los productos comerciales. La misin encomendada por EAN
International a nuestra Organizacin es la de trabajar
da a da en la bsqueda de soluciones globales, promoviendo el uso de herramientas seguras basadas en
estndares abiertos, que ayuden a optimizar los procesos involucrados en la administracin de la cadena de
abastecimiento de diferentes sectores de la industria y
el comercio. Ese es nuestro compromiso.
Comisin Directiva
La Asamblea General Ordinaria de EAN Argentina - CODIGO celebrada el da 24 de abril de 2003 ha elegido a los siguientes representantes para que conformen la Comisin Directiva de la Asociacin, en vigencia por los
prximos dos aos:
ING. FEDERICO BRAUN: Presidente
FORMATOS EFICIENTES
Introduccin
Moira Trigubo
mtrigubo@codigo.org.ar
4510 1700 (int 753)
Lucila Ballester lballester@codigo.org.ar
4510 1700 (int 797)
Cecilia Castro ccastro@codigo.org.ar
4510 1700 (int 789)
Indice
Captulo I
Medir: Requisito para mejorar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
a) Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Qu es medir? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
Por qu y para qu medir? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
Cul es el objetivo de esta cartilla? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
b) Conceptos Bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Qu es la cultura de la medicin? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
Por qu contar con cultura de medicin? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Qu se debe medir? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Qu son los indicadores? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Qu son Indicadores Logsticos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
Cul es su objetivo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
Cmo debe iniciarse un proceso de medicin? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
Factores claves de xito de un proceso de cultura de medicin . . . . . . . . . . . . . . . .11
Qu es Benchmarking? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Por qu trabajar en Benchmarking? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Por qu Benchmarking en Logstica? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Captulo II
Indicadores Logsticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Pedidos Entregados Completos . . . . . . . . . . . . .
1.1 Nivel De Servicio Del Proveedor . . . . . . . . . .
1.2 Nivel De Servicio Del Cliente . . . . . . . . . . . .
1.2.1 Cliente Interno-Entregas Completas . . . .
1.2.2 Proveedor-Pedidos Recibidos Completos
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
13
14
14
14
14
14
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
.
.
.
.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
a) Introduccin
Conoce usted cuntas facturas son generadas con
problemas en su compaa anualmente, y cunto dinero le estn representando? Sabe usted cuntos pedidos completos, a tiempo y sin problemas en la documentacin entrega su empresa?
Si usted no conoce como se comportan estos indicadores en el interior de su empresa y respondi negativamente a la mayora de las preguntas formuladas
anteriormente, preocpese, necesita emprender estrategias encaminadas a conocer profundamente las
operaciones y los resultados que est obteniendo su
organizacin. Cmo obtener esta informacin? MEDIR ES LA RESPUESTA!
b) Conceptos Bsicos
Qu es la cultura de la medicin?
Es la actividad que permite calcular, evaluar, comparar y establecer un punto de partida, de llegada o
parmetro sobre cualquier aspecto.
Es una estrategia que busca desarrollar en la organizacin la habilidad de evaluar las diferentes reas de
gestin, con el objetivo de conocer los puntos crticos
de desempeo y generar planes de trabajo sobre las
debilidades, oportunidades, amenazas y fortalezas.
En una empresa la cultura de medicin permite tener control y entendimiento profundo de cada proceso, producto o servicio, y su contribucin a los objetivos de la organizacin, de esta forma, facilita a la
gerencia tomar decisiones ms acertadas y precisas. Un proceso continuo de medicin permite a
las compaas de forma adecuada identificar debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas e implementar estrategias y correctivos que permitan
aprovechar al mximo las ventajas competitivas y superar los problemas sin generar mayores contratiempos a la compaa.
Qu es medir?
10
Para lograr lo anterior aqu encontrar los conceptos bsicos de medicin, al igual que la descripcin
de cada indicador con su nombre, definicin, forma
de clculo y un ejemplo de aplicacin.
Qu se debe medir?
Se miden aquellos aspectos que permiten valorar
qu tan bien se estn haciendo las cosas, y qu tan
11
fciles de entender.
La informacin generada debe ser til, oportuna, exacta y no ms de la necesaria.
Qu es Benchmarking?
Benchmarking es el proceso continuo de medicin
de los indicadores de procesos, productos y servicios
frente a los de los competidores o a los de aquellas
compaas reconocidas como lderes, permitiendo
identificar y adoptar prcticas exitosas.
Por qu trabajar en Benchmarking?
Comparar los resultados de la gestin con otras
organizaciones.
Realizar un seguimiento a las mejores prcticas
y al desarrollo logstico de la industria.
Lograr mayor satisfaccin de las necesidades de
los clientes, al trabajar en los factores que afectan directamente la calidad del servicio ofrecido.
Obtener una medida real de la productividad,
al conocer la relacin existente entre la manera
en que se est operando, los costos, el tiempo
consumido en los procesos y el servicio percibido por el cliente.
Fijar objetivos y metas de acuerdo con variables
medibles y definitivas, acordes con la misin y
visin de la organizacin.
Planear estratgicamente, basndose en informacin real de la empresa y del mercado.
Definir alianzas estratgicas que permitan el
desarrollo y optimizacin de los procesos
compartidos.
Gestionar la recompensa al personal, teniendo
en cuenta la calidad de su desempeo.
12
Antes de presentar la descripcin de cada indicador, es importante hacer una aclaracin sobre la expresin Perodo X, la cual es utilizada en varios de los
indicadores. El Perodo X hace referencia al perodo
de tiempo sobre el cual se lleva a cabo la medicin.
13
Mide (en lneas y cajas) la recepcin de mercadera entregada por el proveedor, en el Centro de Distribucin o en la boca, y la entrega de mercadera
del Centro de Distribucin a las sucursales.
Aclaraciones:
1.2.1 Cliente Interno-Entregas Completas
*Puede suceder que cuando el proveedor se presenta a entregar la mercadera solicitada, el supermercado rechace una cierta cantidad, Cmo se
mide en esta ocasin? Independientemente de la
causa, se considera como Pedido no Entregado
Completo.
Aunque el proveedor se haya presentado con el to-
14
Totales
#Lneas Solicitadas
10
33
24
La compaa Y tuvo un total de 33 lneas solicitadas para el perodo estudiado, de las cuales entreg 24 completas.
% de Pedidos Entregados Completos en Lneas
= 24 = 73%
33
Ejemplo Pedidos Entregados Completos en Cajas:
La compaa proveedora Y, recibi el perodo anterior 5 pedidos, cada uno de ellos con la siguiente
cantidad de cajas:
N de Pedido
#Cajas Solicitadas
#Cajas Entregadas Completas
Totales
1.000
2.000
1.500
2.200
1.000
7.700
990
2.000
1.400
2.100
990
7.480
15
La compaa proveedora Y, recibi durante el perodo anterior, un total de 150.000 rdenes de compra. De ese total de pedidos, llegaron a las instalaciones de sus clientes, en el perodo acordado o en
las fechas y turno establecido, 115.500 pedidos.
16
3. Das de Inventario
Es la relacin existente, expresada en das, entre el costo del inventario y el costo total de la mercadera
vendida en un perodo dado.
Esta medicin se realiza en das y se debe efectuar por separado para cada categora de producto.
3.1 Das de Inventario del Proveedor
Es el costo del inventario de materiales y empaque, dividido el costo de venta total de la mercadera vendida, por los das del perodo a medir.
17
Costo de Inventario
Enero 31
Febrero 28
Marzo 31
Costo Promedio
del Inventario
$100.000.000
$150.000.000
$125.000.000
$125.000.000
18
Mide la longitud en tiempo de la cadena de abastecimiento, teniendo en cuenta los acuerdos establecidos entre cliente y proveedor. Se mide en horas y
no se hace ningn tipo de consideracin especial en
el tratamiento de los das sbados o domingos.
La medicin se realizar en base a la primer entrega. Este indicador no pretende medir cun completo
o no se entrega el pedido, ni si el mismo, se ha hecho de acuerdo a las fechas pactadas, simplemente
pretende indicar el tiempo transcurrido entre la generacin del pedido y la recepcin de la mercadera.
Es el nmero de horas que transcurre entre la generacin de la orden de compra y la recepcin fsica de la mercadera desde el proveedor, ya sea
en el centro de distribucin o en las sucursales.
48
43
44 44.5
19
Aclaracin:
*Las mediciones se realizarn por zona geogrfica.
Areas geogrficas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
20
Capital Federal
GBA
Pcia. Buenos Aires (sin GBA)
Centro
Sur
Litoral
Regin Andina
Mide las facturas cobradas tal como fueron emitidas, independientemente de las fechas, es decir el porcentaje de artculos facturados correctamente.
21
6. Faltantes de Mercadera
Corresponde al porcentaje de productos faltantes, en relacin al nmero total de productos que deberan
estar disponibles.
6.2.2 De la Sucursal
Es el nmero de artculos faltantes en la sucursal, dividido el nmero total de artculos aptos para la venta en esa sucursal.
DIAS
N de Productos que
presentaron ruptura
N de Productos a los
que se hizo seguimiento
Resultado Diario (%)
28.57
14.29
28.57
14.29
42.86
22
PROMEDIO
18.37
1. Documento de Compromiso
Es imperativo que toda empresa participante de
este proyecto firme el Documento de Compromiso
para que sea dada de alta su cuenta en el software.
Dicho documento reglamenta lo siguiente:
La carga de la informacin deber hacerse, preferentemente, antes del da 15 de cada mes.
La informacin ser totalmente confidencial.
Cualquier informacin y/o documentacin que
el usuario o EAN Argentina CODIGO se entreguen recprocamente a los fines del servicio mencionado en el presente ser considerada como
"confidencial" y ambas partes se comprometen a
mantener dicha informacin y documentacin en
el estado de confidencialidad en que fue recibida y solo revelarla dentro de los lmites necesarios para el cumplimiento del objeto inmediato
del servicio.
El Servicio es totalmente gratuito para toda empresa que sea socia de EAN Argentina CODIGO.
2. Alta de cuenta
Posteriormente a la firma del Documento de Compromiso, se le enviarn va e-mail su nmero de usuario y contrasea.
23
3. Acceso en la web
a) Validacin de usuario
Para ingresar a la aplicacin se deber acceder
a la pgina web de EAN Argentina CODIGO:
www.codigo.org.ar, y cliquear en el link Indicadores
Logsticos, donde le ser solicitado su nmero de
usuario y contrasea.
Ingresar nmero de
usuario y contrasea
24
b) Pantalla principal
Men principal:
Permite navegar
a travs del programa.
Pantalla principal:
Brinda informacin
de la herramienta y
cliqueando cada
indicador se podr
visualizar su concepto.
c) Men princial
II) Indicadores
Seleccionando cada
indicador se acceder
a la pantalla de carga
respectiva.
IV) Salir
Seleccione cerrar
aplicacin para salir
de la herramienta.
I) Generales
Permite verificar los
datos de su empresa,
modificarlos e importar
los datos de los
Indicadores desde un
archivo Excel.
III) Reportes
Seleccionando las
diferentes opciones
podr acceder a
diferentes reportes.
25
3.1 Generales
Al seleccionar Datos de la Empresa, podr observar los datos de su compaa registrados en EAN Argentina CODIGO. Para realizar modificaciones deber comunicarse con personal de la organizacin.
El link Modificar Datos le permitir corregir la informacin inicialmente ingresada* (rango de facturacin, telfono, email, nombre de contacto, zona/s
geogrfica/s disponible/s y rubro/s).
* Nota: En el primer ingreso a la aplicacin se abrir una ventana por nica vez. En ella, se debern especificar los siguientes datos para comenzar a utilizar la aplicacin de Benchmarking:
1) Aclarar si es un Proveedor o Cliente.
2) Elegir el o los rubros en que opera su empresa: ALIMENTOS, BEBIDAS, HIGIENE PERSONAL y/o CUIDADO DEL HOGAR.
3) Seleccionar un rango de facturacin anual.
4) Elegir la o las zonas geogrficas: Capital Federal, GBA, Prov. de Buenos Aires (sin GBA), Centro, Sur, Litoral y
Regin Andina.
5) Finalmente se solicita nmero de telfono, e-mail y nombre de una persona para contacto.
Para discontinuar la medicin de un Rubro / Zona Geogrfica previamente seleccionado, se deber solicitar el cambio
al personal de EAN Argentina CODIGO.
26
Complete el Mes y Ao
correspondientes
para los datos que
desea cargar.
Seleccione Si o No
para establecer los
datos como
Definitivos o Parciales
respectivamente.
Seleccione el indicador
en el que se ingresarn
los datos.
Para que el Excel pueda ser ejecutado correctamente deber guardarse de la siguiente forma:
nombre de usuario.xls (Ejemplo: min1.xls)
27
En la aplicacin de Benchmarking:
Para importar los datos del documento Excel a la
herramienta se debern seguir los siguientes pasos:
1) Seleccione
Subir Excel para
acceder a la
pantalla de la
derecha.
3) Presione Subir
una vez seleccionado
el archivo.
Al aparecer la leyenda La operacin finaliz exitosamente. Ya puede leer sus datos desde la zona de
carga de los indicadores se podr comenzar a car-
2) Elija Examinar
para seleccionar el
archivo Excel desde
su ubicacin.
2) Presione Ejecutar*
para importar los
correspondientes datos.
1) Seleccione el
Indicador al que desea
importar los datos desde
el documento Excel.
28
* Ejemplo:
Los datos ingresados en el documento Excel para el indicador Pedidos Entregados Completos son:
29
Al presionar Ejecutar, se importarn automticamente los datos del Excel a la Pantalla de Carga:
Los datos
importados son
los mismos que
se presentan en
el Excel.
Solamente se
tildarn como
datos definitivos
aquellos identificados en el
Excel de forma
afirmativa (SI).
30
3.2 Indicadores
3.2.1 Pantalla de ingreso
Seleccionando cada
uno de los indicadores
obtendr una
explicacin del mismo
en la pantalla de
la derecha.
Seleccionando el mes
y el ao podr acceder
a la Pantalla de Carga
del indicador seleccionado.
31
Pantalla de Carga:
Aqu podr ingresar
la informacin necesaria para el indicador
seleccionado.
Presionando el botn
Grabar quedarn
registrados los datos.
32
33
34
Sucursal: Es el costo del inventario que posee la sucursal, dividido el costo total de la
mercadera vendida, por los das del perodo a medir.
El Costo Total de la Mercadera Transferida a
las sucursales y el Costo Total de la Vendida, corresponden al Precio de Reposicin de la mercadera, donde el mismo no incluye los mrgenes de utilidad, impuestos y bonificaciones.
35
36
3.3 Reportes
Bajo el rtulo de Reportes se podrn realizar
cinco consultas:
3.3.1 Indicadores Propios
En esta seccin se podrn visualizar los indicadores de su empresa. Para ello deber:
1. Seleccionar el
Indicador que desea
observar.
2. Elegir la clase de
Operacin y el Ambito
de la misma
3. Determinar el Rango
de Fechas que desea
consultar.
5. Opcionales:
Obtener los resultados
en formato Excel.
Incluir o no los datos
NO definitivos.
6. Presionar Enviar
para visualizar los
resultados de la
consulta.
4. Seleccionar el Rubro
que desea observar.
Nota: En todos los reportes de indicadores propios existe la posibilidad de visualizar los resultados en forma grfica. Esta opcin solo se encontrar disponible cuando se seleccione una nica operacin, mbito (en caso de aplicar) y rubro (en caso
de comercializar ms de uno de ellos).
37
Ejemplos
1) Pedidos Entregados Completos
38
39
3) Das de Inventario
40
41
6) Faltante de Mercadera
42
Grfico de Torta
Opcional:
transformar en
grfico de Torta.
Opcional:
transformar en
grfico de Barras.
43
1. Elegir el indicador
a consultar.
2. Elegir la clase de
Operacin, Ambito
(cuando sea necesario)
y Rubro.
3. Se debe elegir el
Rango de Facturacin
de las empresas a
consultar.
5. Opcionales:
Incluir o no los datos de su
empresa en el promedio.
Obtener los resultados en
formato Excel.
Incluir o no los datos No
definitivos.
44
6. Para visualizar
los resultados de la
operacin presione
Enviar.
4. Determinar el Rango
de Fechas que desea
observar.
Ejemplo:
Indicador
Ambito
Operacin
Perodo analizado.
Rubro
Nivel de eficiencia propia
empresa.
Nivel de
eficiencia
promedio del
total de empresas de la
muestra.
Opcional:
resultados en
formato Excel.
Opcional:
Filtrar los datos.
Nota: Por normas de confidencialidad, las empresas sern identificadas con la simbologa X1, X2, X3....; mantenindose
siempre para cada una la misma denominacin. De esta forma, se podrn observar los datos sin individualizar a cada compaa con su respectivo resultado.
45
1. Seleccionar el Rubro
que desea observar.
2. Presionar el botn
Buscar para visualizar
los resultados.
46
47
rango de facturacin y no el detalle de las mismas. EAN Argentina CODIGO considera este
dato como confidencial y por lo tanto no ser visualizado por terceros.
1. Seleccionar el
Rango de Facturacin
del cual desea realizar
la consulta.
2. Presionar el botn
Buscar para visualizar
los resultados.
Ejemplo:
48
3.3.5 Totales
En esta seccin se presenta el valor mximo, mnimo y promedio de todos los datos cargados para
cada indicador por la totalidad de las empresas participantes en el proyecto KPI as como tambin el valor mximo, mnimo y promedio de su empresa.
1. Seleccionar el
Indicador a consultar.
3. Opcional:
incluir o no los datos
definitivos.
4. Para analizar y
observar los resultados
presione el botn
Calcular.
49
Ejemplo
Indicador
Rubro
Datos de
todas las
empresas.
Operacin
Ambito
Datos de
propia
empresa.
Operacin
Datos de
todas las
empresas.
Ambito
Datos de
propia
empresa.
Operacin
Datos de
todas las
empresas.
Ambito
Datos de
propia
empresa.
Operacin
Datos de
todas las
empresas.
Datos de
propia
empresa.
50
Ambito
Para Salir de la
aplicacin presione aqu.
51