Introduccin breve

Citavi le ayuda durante todas las fases del trabajo cientfico:

desde la bsqueda inicial de informacin, la organizacin del conoci-
miento y la planificacin de tareas hasta la creacin de la bibliografa.

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Instalacin y primeros pasos
Instalar. Descargue el archivo Citavi4Setup.exe y bralo
con un doble clic para iniciar la instalacin. Los Pickers,
programas complementarios para Firefox, Internet Explorer,
Google Chrome, Adobe Reader y/o Adobe Acrobat, se instalan
automticamente. Con estos programas podr descargar
rpidamente informacin de pginas web y de archivos PDF.
Crear un nuevo proyecto. En la ventana de inicio, haga
clic en Crear un nuevo proyecto.

Seleccione si va a realizar el proyecto solo (= proyecto indivi-
dual) o con ms gente (= proyecto en equipo).
Dele a su proyecto un nombre que le permita identificarlo
claramente (ejemplo: Disertacin sobre desarrollo urbansti-
co), y haga clic en Aceptar.
Los proyectos individuales se guardan por defecto en la car-
peta Mis documentos\Citavi 4\Projects. Los proyectos en
equipo deben guardarse en una unidad de red windows a la
que tengan acceso todos los miembros del equipo.
Funciones disponibles. Segn el tipo de licencia que
haya adquirido, podr guardar ms o menos ttulos en cada
proyecto, y crear o no proyectos en equipo:

Introducir los datos de licencia. Swiss Academic Soft-
ware le enviar sus datos de licencia directamente por correo
electrnico. Seleccione todo el texto del correo y cpielo en el
portapapeles con Ctrl+C. Abra el men "Ayuda" de Citavi y
haga clic en Datos de licencia. El asistente le indicar lo que
tiene que hacer a continuacin.
Consejo: guarde una copia de seguridad de sus datos.
No hace falta que recuerde pulsar el botn "Guardar" cada
cinco minutos: Citavi guarda automticamente todos sus
datos a medida que los introduce.
Cada vez que se cierra, Citavi crea una copia de seguridad de
los ltimos proyectos que se han modificado. Las copias se
guardan en la carpeta Mis documentos\Citavi 4\Backup, en un
archivo ZIP que lleva el nombre del proyecto en cuestin y la
fecha en que se ha creado la copia de seguridad.
Si desea utilizar una copia de seguridad para recuperar un
proyecto, haga clic en el archivo ZIP correspondiente con el
botn derecho del ratn y seleccione la opcin Extraer todo.
Es recomendable guardar las copias de seguridad regularmen-
te en un soporte de datos externo. El nmero de copias de
seguridad que se crean y la carpeta en que se guardan se
pueden modificar en Herramientas > Opciones > Ubicaciones.

2
Introducir datos y navegar
Citavi consta de tres partes: gestin de referencias bibliogr-
ficas ("Ttulos"), organizacin del conocimiento ("Conocimien-
to") y planificacin de tareas ("Tareas").
Citavi le ofrece 35 tipos de documento para que pueda orga-
nizar correctamente todos los ttulos que utilice como referen-
cia.
Aadir un nuevo ttulo. Haga clic en Ttulo y seleccione el
tipo de documento que corresponda.

Consejo: haciendo clic en los distintos tipos de documentos
puede ver una definicin de los mismos. Si lo desea, puede
arrastrar los tipos que utilice ms a menudo al lado izquierdo
de la pantalla para tenerlos siempre a mano.
Introducir datos. Los textos de ayuda le sern muy tiles
a la hora de introducir datos en las distintas pestaas. Los
campos cuyos nombres estn escritos en azul son campos
sobre los que se puede hacer clic. As, p. ej., si hace clic en
Autor se abrir una tabla en la que podr introducir nombres
especialmente complicados:

Los nombres ms sencillos se pueden introducir directamente.
Si son varios, no olvide separarlos con un punto y coma:
Miller, Peter M.; Bertrn Comellas, Jos.
En la pestaa Contenido puede introducir abstracts, ndices y
valoraciones (en este ltimo caso puede utilizar tambin es-
trellas ).
Consejo: encontrar con el ISBN. Si tiene conexin a
Internet, puede descargar toda la informacin que necesita
sobre un ttulo utilizando su ISBN. Haga clic en ,
introduzca el ISBN y seleccione Aplicar. Citavi descargar
todos los datos del ttulo necesarios. Esta funcin se puede
utilizar tambin con artculos que tengan un identificador DOI
o un ID PubMed.
Caso particular: artculos de una compilacin. Intro-
duzca en primer lugar la compilacin, el acta o lo que corres-
ponda y haga clic en Aadir ttulo:

Navegar. Haga clic en las flechas azules para pasar
al siguiente ttulo (o al anterior), y en el icono del reloj
para utilizar otras opciones de navegacin.
Vista de tabla. Para ver cmodamente todos los ttulos
que ha registrado haga clic en el botn de la barra de
herramientas.


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Buscar referencias
Desde Citavi puede acceder directamente a ms de 4000
catlogos de bibliotecas, libreras y bibliografas especializa-
das para buscar los ttulos que necesita.
Aadir un catlogo. Si tiene conexin a Internet, haga
clic en Buscar en lnea y en Aadir base de datos/catlogo.

En el campo Nombre, introduzca el nombre del catlogo que
busca (ciudad, biblioteca, universidad en que se encuentra o
similar). Escriba, p. ej., "Madrid" si est buscando catlogos
de Madrid. Encontrar los catlogos de la Universidad Aut-
noma, de la Universidad Complutense y de la Universidad
Politcnica de Madrid, entre otros. Seleccione el catlogo
deseado y haga clic en Aadir.
Hacer bsquedas. Seleccione los catlogos en los que
quiere buscar ttulos haciendo clic en las casillas correspon-
dientes (puede buscar simultneamente en varios catlogos).
Introduzca la palabra que est buscando. Si introduce varios
conceptos de bsqueda, Citavi buscar automticamente
resultados que contengan todos estos conceptos; los resulta-
dos sern menos, pero ms exactos. Lea atentamente los
textos de ayuda: en ellos encontrar consejos sobre la utiliza-
cin de la funcin de bsqueda (v. Fig.). Para iniciar la bs-
queda haga clic en Buscar.

Aadir los resultados de bsqueda. Citavi muestra los
resultados en una lista. Si en la lista no encuentra lo que
buscaba, repita la bsqueda utilizando otros conceptos. Ha-
ciendo clic en Aadir ttulos puede guardar en su proyecto
todos o algunos de los resultados de la lista.
Anular la seleccin. Los ttulos aadidos se aplicarn
automticamente como seleccin (= extracto de todos los
ttulos que contiene el proyecto). El resto de los ttulos no
aparecer en la lista. Esto le permite revisar ms fcilmente
los ttulos recin aadidos y asignar las primeras tareas
(vase el apartado 5). Para poder ver de nuevo todos los
ttulos de su proyecto haga clic en el botn Anular la selec-
cin, en la parte inferior izquierda de la pantalla.


4
Usar los Pickers
Los "Pickers" son programas complementarios gratuitos para
Internet Explorer, Firefox, Google Chrome y Acrobat que le
permiten aadir fcilmente a su proyecto documentos de
Internet y guardar textos y grficos de Internet en Citavi con
un solo clic.
Si instala Citavi en un pendrive, no podr utilizar los Pickers.
Aadir una pgina web. Asegrese de que Citavi est
abierto. Si quiere aadir una pgina web a su proyecto, brala
en su navegador, haga clic con el botn derecho del ratn en
cualquier punto de la pantalla y seleccione la opcin Aadir
pgina web como ttulo en el men del Picker. Citavi crear
en el proyecto que est abierto un nuevo ttulo del tipo "do-
cumento de Internet" y copiar todos los datos bibliogrficos
que contenga la pgina web. (Si la pgina no incluyera la
informacin bibliogrfica que necesita, tendr que introducirla
a mano.)
Consejo: crear una copia en formato PDF. A veces, las
pginas web se retiran de la red sin previo aviso. Por eso,
puede ser conveniente guardar una copia de su contenido en
formato PDF. Para ello basta con abrir la pgina web en la
vista previa de Citavi y hacer clic en la barra amarilla con
Guardar una copia local en formato PDF.
Copiar una cita de una pgina web. Seleccione el texto
que corresponda y haga clic sobre l con el botn derecho del
ratn para abrir el men del Picker:

Seleccione la opcin Aadir el ttulo y guardar el texto marca-
do como cita. Si ya ha aadido una pgina web a su lista de
ttulos y quiere copiar una nueva cita de la misma, haga clic
en la opcin Aadir el texto marcado como cita.
Aadir grficos. Con el Picker puede marcar grficos y
aadirlos como citas de imagen o como cubierta.
Aadir documentos PDF. Con el Picker para PDF no slo
puede aadir el ttulo de documentos PDF, sino tambin guar-
dar directamente el archivo PDF completo en su disco duro.
Citavi aade el PDF como "documento de Internet", toma los
datos bibliogrficos del PDF y crea un enlace al documento en
el campo Archivo local.
Por supuesto, tambin puede aadir a Citavi citas textuales y
grficos desde un archivo PDF.
Consejo: eliminar los saltos de prrafo de las citas.
Los fragmentos de texto tomados de documentos PDF contie-
nen a menudo saltos de prrafo. Si prefiere que el texto se
reproduzca todo seguido, abra la cita (o el abstract, p. ej.),
en Citavi con un doble clic y apriete las teclas
Ctrl+Shift+espaciador.


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5
Planificar tareas
"Copiar", "Examinar la bibliografa" y "Verificar los datos del
ttulo" son slo algunas de las muchas tareas que se pueden
asignar a un ttulo.
Asignar tareas a ttulos concretos. En la seccin Ttulos,
seleccione la pestaa Tareas, ubicaciones y haga clic en Ta-
rea:

Imprimir la lista de tareas. En la seccin Tareas del
programa puede ver una tabla con todas las tareas asignadas.
Si lo desea, puede imprimir las tareas en forma de lista:

Consejo: crear tareas de proyecto. En la parte Tareas
del programa se pueden crear tambin "tareas de proyecto",
que no son tareas relacionadas con un ttulo concreto, sino,
por ejemplo, plazos de entrega o fechas relevantes para el
proyecto en su conjunto.
6
Crear un esquema del proyecto
Con el rbol de categoras de Citavi es muy fcil crear un
esquema de su exposicin o de su trabajo cientfico: las citas
e ideas guardadas en Citavi se pueden asignar directamente a
los distintos apartados del trabajo, lo que facilita enormemen-
te la labor de redaccin.
Crear un rbol de categoras. Abra la seccin Conoci-
miento. Haga clic en el botn Categoras y en el smbolo Nue-
va categora:

Dele un nombre a la nueva categora, cree ms categoras y
subcategoras y ordnelas todas de acuerdo con la estructura
que quiere darle a su trabajo (o con el orden de los libros en
su biblioteca).
Modificar el rbol de categoras. Es muy normal que
durante la elaboracin de un trabajo se corrija y se modifique
varias veces su estructura. Con Citavi, esto no supone ningn
problema: el programa le permite aadir nuevas categoras y
modificar el orden del rbol en cualquier momento. En la
seccin Conocimiento, seleccione una categora y cmbiela de
posicin utilizando los cuatro botones de flecha:

Los cambios se aplicarn automticamente a todos los ttulos,
las citas, etc. de su proyecto de Citavi.
Asignar categoras. Puede asignar a cada ttulo, a cada
cita y a cada "idea" de su proyecto una o varias categoras.
En la seccin Ttulos, haga clic en la pestaa Contexto y en el
apartado Categoras. Marque la casilla de verificacin de las
categoras que correspondan y haga clic en Aceptar. Para
asignar categoras a una cita o a una idea, brala con un
doble clic y proceda del mismo modo.

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Organizar el conocimiento
En Citavi puede registrar tantos elementos de conocimiento
(citas de texto o imagen, ideas propias, etc.), como quiera.
En la seccin Conocimiento del programa podr gestionar y
ordenar todas las citas y "tesoros" que haya recopilado.
Aadir citas de texto. En el apartado 4 ya se ha explicado
cmo se aaden citas utilizando el Picker. Pero, por supuesto,
tambin se pueden introducir "a mano" si no se tiene la fuen-
te de referencia en formato digital. Seleccione el tipo de cita
que corresponda: cita textual si se trata de un texto que va a
reproducir literalmente; cita indirecta si es un texto que re-
produce con sus propias palabras; resumen si se trata de una
sntesis del contenido de un captulo de la obra que se cita;
cita de imagen para grficos, o cita de archivo para archivos
de audio o de vdeo; y comentario si va a aadir sus opinio-
nes personales sobre las ideas expresadas por un autor.
En la seccin Ttulos, haga clic en la pestaa Citas y en el
botn Cita textual. Introduzca las pginas de la obra en que
se incluye la cita en el campo Pginas de-a .
Introduzca en el campo Idea central el mensaje central de la
cita reformulado con sus propias palabras. Si lo desea, tam-
bin puede aadir palabras clave y categoras.
Aadir citas de imagen. Las citas de imagen se aaden
igual que las citas de texto. Adems, se les puede agregar
una leyenda y una descripcin.
Aadir ideas propias. En todos los apartados de Citavi
ver un botn con una bombilla: . Utilcelo para dejar cons-
tancia de las ideas que se le ocurran durante la preparacin
de su trabajo. Si ha tomado notas a mano, puede sacarles
una foto con su cmara digital o escanearlas y guardarlas en
Citavi en formato imagen ("imagen de idea").
Tenerlo todo siempre bajo control. Seleccionando una
de las categoras del rbol de la seccin Conocimiento podr
ver las ideas y citas asignadas a la misma. Si quiere contras-
tar las afirmaciones de distintos autores, marque varias citas
y compare su contenido en la Vista previa.
Ordenar citas e ideas. Con Citavi, puede ordenar sus
citas e ideas. De este modo, le resultar ms fcil preparar la
estructura del texto y redactarlo ms adelante. Marque una
cita de una categora y utilice las flechas de la barra de he-
rramientas para desplazarla hacia arriba o hacia abajo:

Si ha asignado muchas citas a una misma categora, puede
dividirla en varias subcategoras utilizando ttulos intermedios.
8
Imprimir un script
Si lo desea, puede imprimir todas las citas, referencias e
ideas que ha recopilado: obtendr una suerte de guin
(script) dividido por ttulos que se correspondern con su
rbol de categoras, y que incluir tambin un ndice y una
lista de bibliografa. El script es una herramienta que le ayu-
dar a orientarse, pero no es el trabajo completo. En el si-
guiente captulo se explica cmo se crea este ltimo.
Crear un script. Para imprimir todas sus citas e ideas en
forma de texto continuo, haga clic en la opcin Guardar script
de la barra de herramientas de la seccin Conocimiento.

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9
Escribir un trabajo con Word
Con el complemento de Citavi para Word (versin 2003 y
posteriores), puede insertar fcilmente referencias y citas en
su documento. La lista de bibliografa se actualiza automti-
camente.
Si trabaja con Writer o con un editor TeX, tambin puede
confiar en la ayuda de Citavi. Consulte nuestro manual en
www.citavi.com/manual4.
Crear un enlace a un documento. Abra un archivo en
Word. Haga clic en el men Citavi y en la opcin Panel de
tareas. Seleccione el proyecto al que quiere enlazar el docu-
mento de Word.
Seleccionar un estilo de cita. Si no quiere utilizar el
estilo de cita bsico de Citavi, haga clic en el botn Citavi y en
Estilo de cita. En el men desplegable, seleccione Aadir
estilo de cita. Puede buscar el estilo que necesita por su nom-
bre, si lo conoce, o, en caso contrario, seleccionando las ca-
ractersticas que correspondan.
Es importante que decida antes de empezar a escribir si pre-
fiere que las referencias a las fuentes aparezcan dentro del
texto o en notas al pie. Ms adelante podr cambiar el estilo
de cita seleccionado, pero no el mtodo de citado por el que
haya optado al principio: con referencias dentro del texto o
con referencias en notas al pie.
Insertar categoras. Si ha utilizado categoras para es-
tructurar sus elementos de conocimiento (vase el apartado
6), puede utilizar estas categoras como ttulos y exportarlo
todo en su documento. En Ttulos o Conocimiento, haga clic
con el botn derecho en la primera categora que quiera in-
sertar y seleccione la opcin Insertar categoras.
Consejo: si ha utilizado las categoras de Citavi como
ttulos en su documento, en la pestaa Captulo podr ver los
ttulos y las citas del captulo sobre el que haya colocado el
cursor.
Insertar ttulos. En
la pestaa Ttulos, mar-
que el ttulo que quiere
citar y haga doble clic
sobre el mismo, o selec-
cione la opcin Insertar.
Insertar citas o
ideas. En la pestaa
Conocimiento, marque
las citas o ideas que
quiera aadir y haga clic
en Insertar.
Cambiar la forma. En
los estilos de cita en los
que se mencionan el
autor y el ao y las refe-
rencias se insertan en el
texto, se puede cambiar
fcilmente la forma de la
cita. Ejemplos: (Doe
2013), Doe (2013), Doe
2013, slo Doe o slo
2013. Para elegir una de
estas variantes, marque el ttulo, haga clic en Insertar con
opciones y seleccione la forma que prefiera. Como alternativa,
puede hacer clic con el botn derecho del ratn en un ttulo
que ya haya aadido y seleccionar la forma que ms le guste.

Indicar los nmeros de pgina. Si inserta citas de su
propio proyecto, Citavi introducir automticamente los n-
meros de las pginas en que se encuentran. Si lo prefiere,
tambin puede insertar un ttulo y aadir despus los nme-
ros de pgina: marque un ttulo en la pestaa Ttulos, haga
clic en Insertar con opciones e introduzca los nmeros de
pgina en el campo Pginas dea. Nota importante: no utilice
prefijos ("pgs.") ni sufijos ("y ss."). Especifique siempre la
primera pgina y la ltima y seprelas con un guin: 12-14.
El estilo de cita que haya seleccionado les dar a los nmeros
automticamente el formato correcto.
Insertar referencias mltiples. En primer lugar, inserte
un ttulo. Despus, coloque el cursor del ratn sobre este
ttulo y aada nuevos ttulos. En funcin del estilo de cita que
haya seleccionado, en su documento aparecer, por ejemplo,
(Doe 2013, Miller 2013, Smith 2010) o [14-16].
Editar referencias
mltiples. Marque en
el texto la referencia
mltiple. Abra la pes-
taa Referencias.
Puede borrar los ttulos que quiera eliminar de la referencia
mltiple haciendo clic en la X roja, o cambiar el orden de los
ttulos con ayuda de las flechas.

10
Crear listas de ttulos
A veces, slo se necesita una simple lista de ttulos.
Seleccionar ttulos. Si quiere incluir en la lista todos los
ttulos que ha utilizado en su proyecto, pase directamente al
punto . Si quiere que la lista incluya uno o unos pocos ttu-
los, marque los que correspondan, haga clic sobre uno de
ellos con el botn derecho del ratn y seleccione la opcin
Seleccionar los ttulos marcados. Si va a incluir muchos ttulos
en la lista, le resultar prctico utilizar uno de los filtros rpi-
dos o la funcin Buscar.
Cambiar el orden de los ttulos. Por defecto, Citavi or-
dena los ttulos alfabticamente por autor y despus por el
ao de publicacin. Si desea cambiar este orden, haga clic en
la lista de ttulos con el botn derecho del ratn y seleccione
Ordenar y la opcin que prefiera.
Cambiar el estilo. Si lo desea, en el men Citar > Estilos
de cita > Cambiar estilo de cita > Buscar estilo puede selec-
cionar un nuevo estilo.
Seleccionar qu debe incluir la lista de ttulos. En el
men Archivo, haga clic en Imprimir lista de ttulos (o en
Guardar lista de ttulos). Tiene dos opciones: puede crear una
Lista de ttulos con el estilo de cita actual sencilla, que incluir
slo los datos bibliogrficos. Esta lista se puede dividir en
grupos segn criterios concretos con la opcin Lista de ttulos
dividida en grupos. O puede crear una lista de ttulos en la
que aparezcan tambin citas, abstracts, valoraciones, etc. Si
opta por esta variante, seleccione la opcin Lista con informa-
cin adicional.
?
Ms informacin y ayuda
Descargas: www.citavi.com/descargar
Manual: www.citavi.com/manual4
Soporte: www.citavi.com/soporte
Herramientas de ayuda: www.citavi.com/ayuda