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LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN.

Tabla de Contenidos
LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN. .............................................................................. 1
Tabla de Contenidos ......................................................................................................... 1
Resumen. ........................................................................ ¡Error! Marcador no definido.
Introducción...................................................................................................................... 1
Gestión de Información: Maqueta. ................................................................................... 2
Gestión de Información: La Gestión Documental............................................................ 5
Fases de la Gestión Documental................................................................................... 8
Fase I ........................................................................................................................ 8
Fase II ..................................................................................................................... 10
Fase III.................................................................................................................... 14
Digitalización y automatización de la Gestión Documental ...................................... 16
Gestión de Información: Gestión de Contenidos............................................................ 18

Introducción.
Las metodologías de aplicación de sistemas de Gestión de Información han
estado delimitadas generalmente a los procedimientos adoptados por un
Centro Documental, Archivo o Biblioteca; dejando de lado el proceso
informacional que ocurre dentro de las empresas u organizaciones
gubernamentales, daremos con los pasos para transformar esta visión acotada
del proceso informacional a una visión más holística acerca del tratamiento de
información dentro de este tipo de organizaciones.

Entendemos a la Gestión Informacional como el meta proceso que cruza las


organizaciones de arriba abajo y de lado a lado, construyendo una autopista de
información y documentación con sus respectivos nudos viales, salidas,
entradas, flujo desconocido para los mismos colaboradores dentro de las
organizaciones. Este flujo de información que también podemos caricaturizarlo
como un complejo conjunto de cañerías se satura si no es bien mantenido, por
ejemplo la sobre información (Information Overload), los cuellos de botellas, la
perdida de información o el ruido informativo son verdadera contaminación
Informativa para nuestros sistemas.

Para velar por el correcto funcionamiento del proceso primero debemos


identificar los distintos elementos que influyen en el éxito de sus resultados, por
ejemplo:

- Procesos habituales
- Decisiones de las Jefaturas
- Tecnología adquirida.
- Infoalfabetización de los Colaboradores.
- Etc.
De estos factores críticos depende el éxito del proceso, los procedimientos son
aplicables, entregados y aprendidos por el conjunto de colaboradores siempre
y cuando se cumplan expectativas mínimas de estos factores.

El Proceso Informacional no solo trata de mantener a raya la “contaminación


informativa” mediante el control administrativo de los recursos documentales,
también demanda la confección de procedimientos y la mantención de los
sistemas de comunicación de estos. Por lo tanto generaremos documentos
terciarios para este proceso y su mantención.

Gestión de Información: Maqueta.


Para iniciar cualquier proceso siempre es necesario realizar un “mono” en la
cabeza, que no es más que la conceptualización en blanco de lo que es lo que
queremos, hacia donde vamos, que objetivos nos planteamos, una misión, una
visión y como acotarlas a las que se plantea la organización.

1º Queremos que el Proceso sea medible, cuantificable.


2º Queremos que el Proceso abarque todos los tipos de Información que
tenemos.
3º Queremos que esta recopilación de Información sea convertida en
Inteligencia Corporativa.
4º Queremos que este basado en un software y sea de fácil acceso a los
Colaboradores
5º Queremos que los colaboradores enganchen con el Sistema y le saquen
provecho.

Punto por Punto.

- La medición y cuantificación del proceso informativo no es fácil, al ser


este un recurso intangible de la organización, es difícil pero no
imposible, las herramientas que nos da la Archivística y los nuevos
Sistemas de Gestión Documental, de Contenidos o Información nos
permite cuantificar no solo la cantidad de ahorro de materiales que se
dejan de usar sino los niveles de usabilidad, cooperación y uso de cada
colaborador o Unidad de Negocio lo que nos permite cruzar indicadores
y medir supongamos Eficiencia.

- La información que cruza la Organización puede ser tácita o explícita,


esto quiere decir, que tenemos información guardad en las carpetas y
archivos, es decir Gestión de Documentos (explícita), como también en
los colaboradores mismos (tácita), en Gestión de Información, los
colaboradores son Fuente Primaria de datos, solo mediante un buen uso
de los recursos TIC se puede aprovechar este potencial. Por lo tanto
tenemos que entender que la Gestión de Información es también gestión
de Contenidos y Documental.
- La Inteligencia Corporativa es un factor primordial en el éxito de las
organizaciones; para generarla, desarrollarla y potenciarla, se debe leer
entre líneas e incluso debajo de agua en algunos casos. Para eso se
tienen que generar los Manuales apropiados para los Procedimientos de
la Empresa, nutrirlos con los datos aportados por los colaboradores y
por los documentos, la clave del éxito de esto es Compartir; solo
compartiendo y colaborando en la construcción de los Manuales es
posible despejar datos y dudas sobre temas puntuales.

- Un Software que nos permita llevar la Gestión de Información hacia


niveles escalables y que resista la volumetría de datos sin caer en
redundancias, errores, freez informativos, overload, cuellos de botella,
etc; es fundamental para este trabajo, debe permitir generar Flujos de
Trabajo, Wikis, Búsquedas Avanzadas por categorías, cruces de
contenidos, seguimiento de proyectos, debe tener una Arquitectura que
nos permita cruzar información en distintos Niveles que hable con otros
Sistemas de Gestión y sobre todo que sea amigable.

- Queremos que nuestros colaboradores entiendan, usen y aprendan de


estos recursos, colaboradores informacionalmente independientes son
colaboradores que cometen menos errores y producen más. La
producción de Información por parte de los colaboradores es un aspecto
crítico de las organizaciones modernas a la hora de tomar conocimiento
de que es lo que esta ocurriendo en ellas a nivel local.

Por lo tanto queremos algo así:

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

GESTION DOCUMENTAL GESTION DE CONTENIDOS


Explícito: Archivos, Bibliotecas, Tácita: Wiki, Blog, Comentarios,
Manuales, Documentos, etc. Bases de Conocimiento, Colabora.

SOFTWARE DE GESTIÓN INFORMACIONAL


DATOS INFORMACIÓN INTELIGENCIA

COLABORADORES

Nuestra Gestión de Información descansa sobre la Gestión Documental, la cual


esta encargada de controlar el ciclo de documentos y generar, controlar y
verificar los Manuales de Procedimientos; y sobre la Gestión de Contenidos la
cual recoge la información tácita de los colaboradores mediante herramientas
de recolección de datos.

Esta Información es tratada en el Sofware de Gestión de Información, se le da


un carácter, se le agregan conceptos que trasforman los meros Datos en
Información, se le practica un tratamiento técnico basado en normas y
procedimientos archivistitos y lingüísticos, para que esta información se cruce y
genere MetaInformación que al final de día es lo que llamamos Inteligencia
Corporativa.

Y nutriendo todo esto están los colaboradores que son Fuente Primaria y a la
vez receptores del proceso comunicativo, son dobles agentes puesto que
generan Información mediante la recopilación de datos y también mediante la
solicitud de Búsquedas. Todo este Proceso se retroalimenta.

Tratamiento
Información Técnico,
Explícita y Datos-
Tácita Información-
Inteligencia
Colaboradores

Búsqueda y
Resultados,
uso del
sistema
Gestión de Información: La Gestión Documental.
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas
usadas para administrar el flujo y ciclo de documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.

Aquí es donde tenemos que hacer el hincapié en las diferencias que son
idiomáticas más que de fondo, Gestión Documental abarca dos conceptos que
en español no están claramente definidos, Archivment y Record. Para los
anglosajones el primero es el Archivo Histórico, que custodia la memoria de
una organización o un país, y el segundo trata sobre la gestión de documentos
de archivo común, como contratos, finiquitos, facturas, memos, etc. Los dos en
español son llamados Archivos y es la Archivología la encargada de estudiar y
crear los procedimientos para este campo.

Las normas que se usan comúnmente es la ISO 15489 y la ISAD(g), la primera


nos permite organizar el Archivo Administrativo (Record Management) y el
segundo mantiene el enfoque hacia los archivos públicos e históricos
(Archivment).

Para pensar en un Sistema de gestión Documental debemos pensar en


nuestros requerimientos, solicitudes, situación actual, alcances del proyecto y
detallarlos y documentarlos. Para mi proyecto documental propuse los
siguientes requerimientos y Solicitudes.

Requerimiento:
A fin de Preservar y Controlar la Documentación Original de los procesos
contables, legales y financieros, se requerirá que se digitalicen los documentos
relacionados a estos ámbitos.

Se requiere de un sistema que permita digitalizar los documentos y gestionar


los metadatos de estos; por usuarios de las áreas comprometidas; mediante el
acceso y mantención de una aplicación. Así también que permíta la
automatización de la producción documental con el fin de gestionarla en todas
sus versiones.

Situación Actual:
La documentación financiera, Legal y Contable es manipulada por numerosos
usuarios que tienen acceso a estos ya sea como entes generadores o como
entes correctivos o verificadores. El resultado de estas manipulaciones es
frecuentemente, el extravío de documentación valiosa para la empresa, la
duplicación innecesaria de ciertos documentos, la redundancia de información
producto de varias versiones de un mismo documento, entre otras; lo que
repercute en un agotamiento tanto informativo como de recursos para la
empresa.
La empresa a adquirido sistemas de intercambio de información y de procesos
que hacen obsoleta cualquier metodología de recuperación y difusión de
documentación pasada, puesto que no pueden existir dos realidades, una
analógica y otra manual. Además, la manipulación por parte de los usuarios de
los documentos pone en peligro el patrimonio documental de la empresa, la
cual se debe resguardar.

Visión:
Digitalizar y controlar los documentos generados en las áreas, Financieras,
Legales y Contables, para poder preservar y controlar la documentación
creada. Así contribuir a la integración de la Gestión Documental en los demás
procesos automatizados de la Empresa, y permitir la visualización de los
documentos definitivos por los usuarios.

Alcances:
Construir un Sistema que integre las distintas documentaciones de las áreas
Financieras, Legales y Contables, que permita la visualización de los
documentos finales por los usuarios, que los requieran y así permitir la creación
de una cultura de información compartida, que no involucre la manipulación
directa de los elementos originales; El alcance es para todas las áreas
involucradas en la generación, manejo y legalización de este tipo de
documentación.

Objetivos del Proyecto:

ƒ Digitalizar la documentación impresa que es de interés para el área de


contraloría.
ƒ Preservar el patrimonio documental y la historia legal de las empresas.
ƒ Reducir la manipulación y el uso de la documentación original.
ƒ Simplificar la búsqueda de la documentación para reducir la carga
administrativa.
ƒ Controlar y Auditar el acceso a la documentación.
ƒ Permitir el acceso web a la documentación digitalizada.
ƒ Permitir anexar los documentos a correos electrónicos.
ƒ Controlar que los documentos digitales no puedan ser modificados.

Requerimientos:
Se necesita una infraestructura (hardware y software) que garantice la
conservación y divulgación del resultado del proceso de digitalización de los
documentos de las áreas contable, personas, legal y financiera, con un acceso
continuo, con buen tiempo de respuesta, confidencial y seguro a nivel de
intranet e Internet.

Servicio de Digitalización:
La Digitalización deberá realizarse con un nivel de calidad que evite tener que
volver a realizarse a futuro.
El Servicio de Digitalización del material actual, deberá ser realizado dentro de
las dependencias.

El material a digitalizar corresponde a:


Contratos Personas, Contratos de Proveedores, Contratos de Servicios,
Facturas, Notas de Crédito, Notas de Debito, Boletas de Honorarios,
Formularios de Cheques (pagos)

La información inicial a digitalizar corresponde a la emitida en los últimos 5


años para los contratos (15000 documentos) y desde enero del 2008 para las
facturas, notas de crédito, notas de debito y formularios de cheques (8000
documentos).

Los metadatos asociados a los documentos deberán ser incorporados al


momento del almacenamiento del objeto ya digitalizado. Los metadatos
dependen del tipo de documentación.

Acceso a la Documentación Digital:


ƒ El sistema deberá proveer capacidades de gestión de usuarios con
niveles de acceso a carpetas y documentos.
ƒ Inicialmente se contemplan 20 usuarios del Sistema
ƒ El sistema deberá permitir la indexación de la documentación y el
ingreso de metadatos de las imágenes digitalizadas, permitiendo un
resultado de busqueda que integre a ambas.
ƒ El sistema deberá restringir el acceso a la información a nivel de
unidades de negocio y por tipo de documento.

Documentación Digitalizada:

ƒ Deberá ser conservada como imagen (fiel al documento original).


ƒ Deberá poder incorporar metadatos (nombres, rut , fechas, tipo de
documentos, palabras claves, etc.)
ƒ El reconocimiento de Caracteres (OCR) y su indexación será
recomendado para la búsqueda a texto completo que faciliten la
identificación de los documentos, principalmente para documentos
digitales.
ƒ Deberá permitir la clasificación y organización de los documentos
digitalizados.

Crecimiento a Futuro:

ƒ El sistema deberá garantizar la incorporación de todo el nuevo material


digitalizado, que se genera a diario en las áreas involucradas.
ƒ El sistema deberá permitir aumentar la cantidad de usuarios y nuevas
áreas que tengan las mismas necesidades de conservación de
documentos.
ƒ Las Facturas se dan en una tasa de 2000 facturas anuales, por lo que
solo se consideran las emitidas desde Enero del 2008 hasta la fecha.
ƒ Los Contratos crecen a una tasa de 200 facturas mensuales, por lo que
se consideran los firmados desde 2006

Proveedor:
Deberá entregar una propuesta técnica y económica que incluya:
- Servicios de Digitalización On-Site (carga inicial).
- Software de “Gestión Documental” y Licencias de Usuario.
- Hardware requerido (Servidores, Estacion de Digitalización, Scanner).
- Software requerido (Sist. Operativo, Base de Datos, Otros).
- Gantt de Implementación.

Con todo estro ya definido podemos iniciar las primeras fases para concretar
nuestro Sistema de Gestión Documental.

Fases de la Gestión Documental.

La Gestión Documental esta compuesta por varias fases que nos permiten
llevar el trabajo según una estructura lógica, que se caracteriza por la
economía de los recursos y el tiempo, puesto que sabemos que un proyecto
que termine en un Proceso continuo Documental demanda muchos tiempo y
trabajo.

Fase I

He propuesto como las fases primarias de la Gestión Documental al:

- Cuestionario Documental
- Mapeo Documental

Para iniciar el trabajo Documental se plantean las siguientes interrogantes con


el fin de enmarcar en una planificación estratégica las tareas a realizar.

- ¿Qué documentos hay en la empresa?


- ¿A qué proceso(s) responde(n)?
- ¿Cuál es el Tracking del Documento?
- ¿Dónde y cómo se pueden localizar?
- ¿Qué relación tienen con los sistemas de datos
corporativos?
- ¿Cuáles tienen valor para el conocimiento de la
empresa?

La finalidad de todo esto es identificar aquellos documentos necesarios para


resumir y/o continuar la operación de la empresa en caso de catástrofe, recrear
las operaciones legales y financieras, proteger los intereses de los socios e
inversionistas, así como de los empleados y algunos intereses externos.
La otra finalidad es asegurar los accesos de cada documento con las personas
correspondientes, así podemos configurar un medio de seguridad y control de
accesos a los documentos.

La estructuración de los datos obtenidos se deben establecer en Tablas de


hojas de Cálculo o Spreadsheet, para poder importarlos hacia la base de datos
establecida, es necesario llevar este registro externo al Gestor Documental,
para generar auditorias de documentación y llevar una copia de seguridad de
los documentos. En ella se deben incluir los datos anteriormente indicados en
el punto

TIPO DE PROCESO CUAL ES SU NIVEL DE Cantidad


DOCUMENTO CORRESPONDIENTE QUIEN LO UTILIZA TRACKING IMPORTANCIA anual
Remuneraciones-
Servicio de
Personas- 1
Contrato de Contratación de Recursos Remuneraciones- Remuneraciones-
Personas Humanos Contraloría Archivo 2000
Remuneraciones-
Notaría-
1
Finiquitos de Contratación Recursos Remuneraciones- Remuneraciones-
Personas Humanos Contraloría Archivo 2000
Adquisición-
Contabilidad-
Adquisición- Contraloría- 1
Factura de Contabilidad- Tesorería-
Compras Adquisición de Productos Finanzas-Contraloría Contabilidad-Archivo 20.000
Venta de Productos y Finanzas- Finanzas- 2
Factura de Venta Servicios a Clientes Contabilidad Contabilidad-Archivo 7000
*Ejemplo Matriz

Una vez realizado lo anterior se procede a ubicar la información en un


diagrama que facilite la localización exacta de los documentos vitales, en caso
de presentarse una situación que ponga en riesgo a la compañía; este
diagrama puede ser un mapa geográfico, o un esquema de ubicación de los
documentos siguiendo la estructura jerárquica de la organización, o diseñando
un modelo lógico - simbólico (Mapa Conceptual) en el cual se puedan ubicar
los recursos de información esenciales.
Posteriormente al trabajo de Identificación Documental, se debe generar una
matriz de procedimiento técnico basado en reglas, normas o un hibrido de
estas con nuevas ideas, lo esencial es construir un modelo Documental que
nos permita a la vez aislar y entrelazar los documentos.

Fase II

Por lo que he tenemos como fase secundaria a la:

- Nomenclatura
- Registro Autoridades y campos de Metadatos.

La descripción del documento es el primer paso para la confección de una


estructura documental amplia y sin redundancias. La especificación de los
documentos debe ser acorde a los que las normativas estandarizadas en
Archivos y Documentalística demandan de los Centros Documentales o
Archivos particulares.

Para cumplir con estos objetivos se utiliza en primer lugar procedimientos


Archivísticos en los documentos físicos, tratando de emular las normas de
clasificación de Documentos, consignadas en Normas Internacionales tales
como ISAD(g); siempre teniendo como principio la adecuación de estas a la
realidad de la Empresa y del archivo, para así lograr la mejor nivelación entre el
ordenamiento real de los archivos y el ordenamiento que nos exigen la norma y
especialmente los software de Gestión Archivísticas y Documentales.

La Nomenclatura a utilizar se basa en la reducción de la Jerarquía de los


Fondos, Subfondos, Series y Subseries de los documentos a abreviaciones
que nos permitan interpretar la procedencia de estos de una manera sencilla.

Por ejemplo:

*FONDOS.
EM1 = Empresa 1.
EM2 = Empresa 2.

*SUBFONDOS
SC1 (Subcontratista1)
SC2 (Subcontratista2)
SC3 (Subcontratista3)

*SERIES
fac = Factura de Proveedores
bol = Boleta
con = Contratos
fin = Finiquitos
ant = Antecedentes de Finiquitos
liq = Liquidaciones
cot = Cotizaciones
as = Asistencias
cer = Certificados
dec = Decretos

*SUBSERIES
cerEM1 = Certificados Empresa1
cerEM2 = Certificados Empresa 2
CI = Indefinido
PF = Plazo Fijo
SP = Servicios Profesionales
CP = Contratos Publicitarios y Convenios Comerciales.

La estructura de Nombre termina con la signatura temporal (aaaamm) y un


numero correlativo de siempre tres dígitos (00x)

Ejemplos: Contrato colaborador de Empresa1 , bajo contrato plazo fijo de


Octubre del 2006.
EM1conPF-200610-001

Liquidación de Sueldo trabajador de la empresa Subcontratista1., Diciembre del


2008.
SC1-Liq-200812-001

La correcta búsqueda y resultadote los documentos, dependen de las


autoridades de Registro y campos de Metadatos que se intenten dar a los
documentos, para esto es necesario identificar los puntos más relevantes de la
documentación a ingresar. Los parámetros que nos entrega la norma son
amplios por lo que se han escogido los siguientes.

ƒ Fecha
o Fecha de mayor relevancia en el documento; por ejemplo en los
antecedentes de finiquitos se considera la fecha de liberación del
documento, más que la puesta como finalización de contrato.
o Si en ningún caso se encuentra fecha alguna, deben verificarse
Timbres o aproximaciones derivadas del texto.
ƒ Nombre del Trabajador
o Los Nombres deben ser los consignados en los documentos de
personas, es decir, contratos, finiquitos, antecedentes de
finiquitos, liquidaciones y asistencias.
ƒ Rut
o Los RUT deben ser los consignados en los documentos de
personas, es decir, contratos, finiquitos, antecedentes de
finiquitos, liquidaciones y asistencias.
o Si no se haya en Rut en el encabezado verificar Firmas y/o
corroborar con datos anteriores.
ƒ Empresa
o El nombre de la empresa que la que depende el documento
siempre tiene que ser consignada en los campos de Metadatos.
o Corresponde al Fondo o SubFondo de donde proviene el
documento, por lo tanto, se hace valer la correspondencia con su
proveniencia de Archivo más que de la autoría del documento.
ƒ Área
o El área debe ser consignada en los documentos de personas, es
decir, contratos, finiquitos, antecedentes de finiquitos,
liquidaciones y asistencias, cuando correspondan.
o En los documentos de Personal de Subcontratistas esta área no
corresponde.
ƒ Contraparte contractual
o La contraparte contractual debe ser consignada en los
documentos de Contrato de Servicios Profesionales, Contratos
Publicitarios, Convenios Comerciales y/o cualquier documento
donde el vinculo contractual sea entre la Empresa y Particulares
que emitan facturas, boletas por servicios etc, y no caigan en la
denominación de Colaboradores o Trabajadores.
ƒ Número de Factura
o El número de Factura emitida o recepcionada.
ƒ Número de Decreto
o El número de decreto entregado
ƒ Tipo de Documento
o El tipo de documento debe ser consignado en todos los
documentos.
ƒ Palabras Claves
o Texto libre de lenguaje no estructurado que permita agregar datos
más detallados de los documentos, asuntos de decretos, asuntos
de contratos, explicación de anexos, etc.

La obtención de estos metadatos se hace tanto a través de la observación


directa del documento como de las planillas de datos que confeccionan los
Departamentos encargados de entregarlos.

Nombre de Emp. Nombre Tipo Contra Contra Nº Dec/Fac

Fecha

Área

Rut

Otros
Archivo Doc parte ctual

AMantCI-
Mascareño Vera

2007-
Martinez y Cia.

Ant Finiquitos
003.pdf
15084183-6
Francesca

1
Antonio

Planta
2007
A&B

AMconSP-
1992-08-
Martinez y Cia.

Adolfo Ibanez

224.pdf
Universidad

Información
Mantención

Auspicio y
2

Canje de
Contrato
Antonio

AIESEC

1992

GS-Liq-
Liquidacion
Sepulvedaa

032009-
Gusal S.A.

8611899-8

2009-Mar

003.pdf
Vergara

3
Cecilia

OA-CerAM-
022009.pdf.
Certificado

Certificado
2009-Feb

AM y Cia

pdf
Aguilon

4
Oscar

OA-CerML-
Certificado

Certificado

022009.pdf.
Masterline
2009-Feb

pdf
Aguilon

5
Oscar

S.A.

Dec-
concesionar Bingo

1982_016.p
df
Autoriza sub
2215 A.F.
Decretos

6
1982
Fase III
Como última fase de la confección del Modelo de Gestión Documental está la
jerarquización de las carpetas donde alojaremos los archivos, este repositorio
esta compuesto por los documentos Digitalizados provenientes de los archivos
administrativos históricos; la documentación generada en el workflow de la
Empresa y los Documentos electrónicos que recibe o emiten los departamentos
financieros contables.

Su distribución lógica esta determinada por los Niveles de Procedencia y


Pertenencia de los documentos.

En un primer lugar tenemos las carpetas de las Empresas para las que se
generan los documentos, la carpeta para los decretos Municipales y otra que
agrupa a los Subcontratistas.

Se determinan como Fondos Documentales a esta primera categoría de


carpetas, se continúa con la emulación de las carpetas contenedoras
originales. Se denomina SubFondos al grupo de empresas Subcontratistas que
contienen sus propios documentos.

División Fondos:

- Antonio Martinez y Cía.


o Contratos
ƒ Indefinidos
ƒ Plazo Fijo
ƒ Mantención y Servicios Comerciales
• Contratos de Servicios Profesionales y Artísticos
• Contratos Publicitarios y Convenios Comerciales
o Antecedentes de Finiquitos
ƒ Indefinidos
ƒ Plazo Fijo
o Finiquitos
ƒ Indefinidos
ƒ Plazo Fijo
o Boletas
ƒ Salida de Caja Contratos.
o Otros Documentos

- Masterline S.A.
o Contratos
ƒ Indefinidos
ƒ Plazo Fijo
ƒ Mantención y Servicios Comerciales
• Contratos de Servicios Profesionales y Artísticos
• Contratos Publicitarios y Convenios Comerciales
o Antecedentes de Finiquitos
ƒ Indefinidos
ƒ Plazo Fijo
o Finiquitos
ƒ Indefinidos
ƒ Plazo Fijo
o Boletas
ƒ Salida de Caja Contratos.
o Otros Documentos

- Subcontratistas
o David Navia
ƒ Liquidaciones
ƒ Contratos
ƒ Finiquitos
ƒ Cotizaciones
ƒ Otros
o Gusal
ƒ Liquidaciones
ƒ Contratos
ƒ Finiquitos
ƒ Cotizaciones
ƒ Otros
o Marcela Tosso
ƒ Liquidaciones
ƒ Contratos
ƒ Finiquitos
ƒ Cotizaciones
ƒ Otros
o MasterClima
ƒ Liquidaciones
ƒ Contratos
ƒ Finiquitos
ƒ Cotizaciones
ƒ Otros
o Oscar Aguilon
ƒ Liquidaciones
ƒ Contratos
ƒ Finiquitos
ƒ Cotizaciones
ƒ Otros
o StaffService
ƒ Liquidaciones
ƒ Contratos
ƒ Finiquitos
ƒ Cotizaciones
ƒ Otros

- Decretos
o 1968…
o 2009
Digitalización y automatización de la Gestión Documental
La automatización del sistema Documental puede iniciarse a la par, antes o
después de las fases ya mencionadas, es siempre recomendable iniciarla
posteriormente de ya definidas las estructuras jerarquicas y los patrones a
seguir, es por esto mismo que la elección del software que utilizaremos tiene
que estar acorde a los procedimientos técnicos que ya nos hemos fijado.

Hadware y Software hay que tomarlos como un todo, toda compra de


cualquiera de estos tiene que estar supeditado a la utilización de este en un
largo tiempo y a niveles de tratamiento con una volumetría in crescendo. El
trabajo con grandes cantidades de documentos es un hecho en el trabajo de
gestión documental por lo mismo cualquier software q no permita el trabajo
Batch o cualquier hardware que necesite que los documentos sean
digitalizados uno a uno no sirve.

Factores a considerar para su selección del equipo que requiere:


• Velocidad de procesamiento (rendimiento)
• Duplex v/s Simple
• Tipo de alimentador (manual o automático)
• Color v/s Blanco y Negro
• Capacidad de precarga
• Resolución
• Tamaño aceptado de documentos
• Filtros de imagen
• Confiabilidad
• Soporte técnico
• Relación Rendimiento / Precio

Como Configuración básica planteo lo siguiente:

Resolución : 200 dpi


Tamaño de Papel : Oficio (8.5x14pul)
Área de Escaneo (Izquierdo) : 0.000 pulgada
(Superior) : 0.000 pulgada
(Ancho) : 8.500 pulgada
(Longitud) : 14.000 pulgada
Tipo de Escaneo : ADF (Lado Frontal)
Modo de Imagen : Color
Blanco/Negro : Advanced DTC
Rotación de Lado Volteado : Libro
Controlador de Imagen : TWAIN 32
Detección Auto de Tamaño de Hoja : SI
Sobreescaneado : Habilitar
Elim. de agujero perforado : Con color de fondo
Detección de Alim. Múltiple. : Verificar Grosor (Ultrasónico)
Omitir Página Vacía : Si
Formato de Salida : PDF/A o TIFF, según corresponda.
OCR : No
El tema del software que debemos utilizar, es mucho más complejo puesto que
el Mercado nos ofrece una gran variedad de productos, incluso la
parametrización de cualidades entre uno y otros se complica por que la
mayoría no comparte ni siquiera la misma estructura.

La finalidad del proyecto es Digitalizar los documentos importantes para el área


administrativa, visto desde una óptica facilista podríamos dedicarnos a buscar
algo que satisfaga esa necesidad puntual dejando de lado la economía y
obviando la capacidad de los sistemas a permearse entre sí. Por lo tanto
hemos planteado la necesidad de un Sistema de Gestión de Contenidos
Empresariales que mire con una visión general los procesos que generan
dentro de las áreas de Administración, y que incluya vínculos a sistemas como
SAP y SharePoint.

Para esto definimos nuestro sistema en base a la escalabilidad y volumetría


que un proyecto como este pueda tener dentro de las Unidades de Negocios,
así es como nos encontramos con distintos sistemas de Gestión de
Contenidos, Bases de Datos y Soluciones Integrales, los cuales se preocupan
desde la Captura de la imagen hasta su distribución, con ingreso manual de la
metadata, otros que son simples repositorios de Documentos con una base
datos SQL que les sirve para la búsqueda, y otros más complejos que
Automatizan todo el proceso incluyendo la captura de metadatos, etc.

Siempre la elección final debe ser pensando en el Costo Beneficio para la


Unidad y para estos hay que ser realistas sobre la cantidad de Documentación
creada por la Organización.

Importante es saber que planes tiene la organización para su información;


quiere tener un repositorio documental, quiere un worflow, quiere retroalimentar
a los colaboradores, quiere blogs, buscadores, manuales de procedimientos
Wiki, colaboración en línea, etc.

Para la Gestión Documental, un gestor documental, para la Gestión


Documental + Gestión de Contenidos, un Gestor de Información.-
Gestión de Información: Gestión de Contenidos