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ADMINISTRACIN DE

PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT
2010
PRESENTACIN
Profesin
Experiencia en Gerencia de Proyectos
Experiencia en MS Project
Expectativas del curso
Limitaciones que comentar (acceso
Internet, Software, orario, etc!"
SOFTWARE A UTILIZAR
Se requiere tener instalado#
MS Project $%&% Espa'ol (Profesional
o Est(ndar"
MS )ffice Excel $%&% para la clase *
MS )ffice +isio $%&% para la clase *
AGENDA DEL CURSO
Clase 1: Introduccin a la ,ireccin
de Proyectos (-"
Clase 2: Inicio de un proyecto (-"
Procesos en el inicio de un proyecto
Entorno de MS Project
.reando y definiendo un proyecto
Clase 3: Gestin de /lcance (-"
Introduccin a la E,0
.reacin del E,0 en MS Project $%&%
AGENDA DEL CURSO
Clases !"!#! $ : Gestin de 0iempo y
.osto(&1"
In2reso de tareas
.reacin de dependencias
Estimacin de recursos
Estimacin de tiempo
3estricciones y delimitaciones(deadlines"
/plicacin de calendario de recursos y tareas
(uso del tas4 inspector y 0eam Planner"
3uta cr5tica
Ela6oracin del Presupuesto
AGENDA DEL CURSO
Clase %: Se2uimiento y .ontrol (-"
/ctuali7acin de avance
/n(lisis de +alor Ganado y pronsticos
Clase &: .ontrol de .am6ios y
replanificacin (-"
3e2istro de control de cam6ios
/ctuali7acin del plan del proyecto
Clase 10: 3eportes (-"
AGENDA DEL CURSO
Clase 11: Gestin de M8ltiples
proyectos (-"
Clase 12: 3epaso y examen final(-"
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT
Clase 1
I'()*+,--./' a la
D.)e--./' +e P)*0e-(*s
AGENDA
Los Proyectos y la
)r2ani7acin
PMI: y
el
PM;)<:
.iclo de vida del
proyecto
.ontexto
de la
,ireccin
de
Proyectos
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
LOS PROYECTOS
Y LA ORGANIZACIN
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
INICIACIN
=Por qu> se da ori2en a un proyecto?
,emanda del mercado
@ecesidad del ne2ocio
3equerimiento del cliente
/vance tecnol2ico
@ecesidad le2al
@ecesidad social
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
Plan de Negocio
Objetivo 1
Objetivo 2
Objetivo 3
Objetivo 4
DIRECCIN
Plan de
Operaciones
OPERACIONES
Plan de
Instalaciones
Gestin de
Instalaciones
TECNOLOGA
Ventas y
Marketing
Operacin
del da
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Operacin
del da
Proyecto 4
Proyecto 5
Proyecto 6
Operacin
del da
Proyecto 7
Proyecto 8
Proyecto 9
Operacin
del da
Proyecto 10
Proyecto 11
Proyecto 12
Plan de Ventas y
Marketing
Plan Tecnolgico
ORGANIZACIN Y PLANES DE
NEGOCIO
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
A que Gerencia pertenece el proyecto?
Evento de lanzamiento
Plan de Negocio
Objetivo 1
Objetivo 2
Objetivo 3
Objetivo 4
COMIT
PROYECTO 3
PROYECTO
)peracin del
d5a
PROYECTO %
PROYECTO 11
PROGRAMA
PROYECTO 1
PROYECTO 2
Operacin
del da
PROYECTO 5
CARTERA
ORGANIZACIN Y PLANES DE
NEGOCIO
LAS DIFICULTADES 1UE
ENFRENTAN LOS PROYECTOS
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
P).'-.2ales )a3*'es +el 4)a-as* +e l*s P)*0e-(*s
,e6il 2estin de cam6ios
Aalta de apoyo de la /lta Gerencia
Expectativas no realistas
Inadecuada comunicacin
Sta4eolders no identificados
0% 10% 20% 30%
EL S5NDROME DEL &06
TERMINADO
T.e72*
0
20
0
#0
%0
100
1 2 3 " # $ % & 10 11 12
0
10
30
"0
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100
E'()e8a 2)*8)a7a+a
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(
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7
a
+
*
13
E'()e8a )eal
El PM:O;< =>
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
Es un marco de referencia t>cnico de los
principios de Gerencia de Proyectos
Es un enfoque simplificado a la 2erencia de
proyectos para Gerentes de Proyecto y L5deres de
Proyecto, Miem6ros del Equipo de Proyecto y
otros Sta4eolders
@) ES un reempla7o de 2u5a dada por otros
est(ndares tales como IS) *%%%, .MM, IEEE,
entre otros!
EL PM:O;< CREA PRINCIPIOS COMUNES
PARA MUC?AS DISCIPLINAS
.liente
Interfaz con el
Cliente
0ra6ajador
Gerente de
.ontrataciones
Gerente
Ainanciero
In2eniero de
/dquisiciones
Interfaz con la
Gerencia
/lta Gerencia
Supervisor
Interfaz con el
Proyecto
Gerente de
Proyecto
CICLO DE @IDA DEL
PROYECTO
CICLO DE @IDA DE
PROYECTOS
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
Us* +e Re-,)s*s A C*s(*s
T.e72*
C*'-e2-./'
Desa))*ll*
I72le7e'(a-./'
C.e))e
EL CONTEBTO DE LA
DIRECCIN DE PROYECTOS
Bn proyecto es un esfuer7o temporal
enfocado a -)ea) ,' 2)*+,-(*! se)C.-.* *
)es,l(a+*
/tri6utos de un proyecto
P)*2/s.(* D'.-*
Te72*)al
Principio
Ain
ElaE*)a-./' 2)*8)es.Ca
Involucra incertidum6re
F1UG ES UN PROYECTOH
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
F1UG ES LA DIRECCIN DE
PROYECTOSH
DEFINICION OFICIAL
La Gerencia de Proyectos es Ila a2l.-a-./'
+el -*'*-.7.e'(*! JaE.l.+a+es!
Je))a7.e'(as 0 (K-'.-as a las
a-(.C.+a+es +e ,' 2)*0e-(* 2a)a 2*+e)
-,72l.) l*s )eL,e).7.e'(*s +e ,'
2)*0e-(*M> ( PM;)<: $%%-"
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
PROYECTO EBITOSO N
TRADICIONAL
.uando finali7a
En el tiempo previsto!
,entro del presupuesto!
.on los resultados y especificaciones
esperadas!
.on la aceptacin del cliente!
@os permite usar al cliente como referencia!
Sin pertur6ar el flujo de tra6ajo de la
or2ani7acin!
Sin conflictos con la cultura de la or2ani7acin!
SISTEMA CICLO DE @IDA
PRODUCTO
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
I
n
v
e
r
s
i

n
%C
Punto de
Equili6rio
3)I
InvestiD
2acin
;(sica
Investi2acin
/plicada
Investi2acin y
,esarrollo
L
a
n
7
a
m
i
e
n
t
o
a
l

M
e
r
c
a
d
o
.recimiento Madure7 ,eterioro
M
u
e
r
t
e
C*'-e2-./'
Desa))*ll*
I72le7e'(a-./'
C.e))e
PROCESOS DE LA
GERENCIA DE PROYECTOS
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
A
PROCESOS DE LA GERENCIA
DE PROYECTOS
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
Compromiso para
ejecutar el proyecto
Enfoque para
ejecutar el proyecto
Monitoreo, mtricas y
toma de acciones
correctivas
Coordinacin
de stakeholders y
otros recursos
Aceptacin formal
del producto y
finalizacin del
Proyecto
A
&! InicioE
$! PlaneacinE
F! EjecucinE
-! .ontrolE
G! .ierreE
@
I
+
E
L

,
E

/
.
0
I
+
I
,
/
,
I@I.I)
0IEMP)
OE(a2as +el
2)*0e-(*
0E3MI@)
3>N PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS
PREAS DE CONOCIMIENTO
Q PROJECT MANAGEMENT INSTITUTER
Gerencia
del
/lcance
Gerencia
de
Inte2racin
Gerencia
del
0iempo
Gerencia
de
.alidad
Gerencia
del
3ies2o
Gerencia
del
.osto
Gerencia
de
3ecursos
Humanos
Gerencia
de
.omunicaciones
Gerencia
de
/dquisiciones
FASES DEL PROYECTO
Fase 1 Fase 2
Subproyecto x
Fase m
Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto n
Programa
Procesos de
Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos de
.ontrol
Procesos de
Ejecucin
Procesos de
.ierre
Procesos de
Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos de
.ontrol
Procesos de
Ejecucin
Procesos de
.ierre
Fase 1 Fase 2
Subproyecto x
Fase m
Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto n
Programa
DESARROLLAR EL PLAN DE
GESTIN
DE PROYECTO
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
DESARROLLAR EL PLAN DE
GESTIN DE PROYECTO
Los procesos del Plan del Gestin del Proyecto, incluye las
acciones necesarias para definir, interar y coordinar
todos los planes su!ordinados en un "nico plan!
El plan de Gestin del Proyecto se actualiza y revisa a
travs del proceso de Control #nterado de Cam!io!
,efine cmo el proyecto se ejecuta, monitorea y
controla, y se cierra!
,ocumenta los resultados de los procesos de planeacin e
incluye#
Los procesos seleccionados de 2erencia de proyectos
El nivel de implementacin de cada proceso seleccionado
La descripcin de las t>cnicas y erramientas que se usar(n
para ejecutar los procesos
DESARROLLO DEL PLAN
DEL PROYECTO
Pla'ea-./'
Al-a'-e
,efinicin
/lcance
,efinicin
/ctividades
Planeacin
3ecursos
Secuencia
Estimacin
,uraciones
Estimacin
.ostos
,esarrollo
Pro2ramacin
Presupuesto
Desa))*ll*
Pla' P)*0e-(*
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT
Clase 2
I'.-./ +el P)*0e-(*
C)ea-./' +el 2)*0e-(*
PROCESOS DE INICIACIN
Autorizacin formal de un
nuevo proyecto o la
continuacin de un
proyecto existente a su
si2uiente fase!
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
INICIO ADMINISTRATI@O DEL
PROYECTO
$%E&'A( )E *%*+
Iue exista un compromiso claro!
Iue se ten2a definido los tres o6jetivos
primordiales!
Iue se aya nominado el Gerente de
Proyecto!
Iue se comunique este arranque a las
personas del primer nivel!
Iue se aya completado la documentacin
de apertura!
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
EL ACTA DE PROYECTO O
IPROJECT C?ARTERM
L*s -*72*'e'(es 2).'-.2ales s*':
@om6re del proyecto y feca de autori7acin
@om6re del &erente de Proyecto e informacin
de contacto
,escripcin del producto (o servicios" y alcance
del proyecto
Bn resumen de las estrate2ias para el manejo del
proyecto
Principales roles y responsa6ilidades
Plan, presupuesto y crono2rama preliminar
(upuestos y restricciones !ase de la
planeacin preliminar
L*s -*72*'e'(es 2).'-.2ales s*':
Jrea de firmas de aceptacin por los principales
Ksta4eoldersL del proyecto!
.omentarios y o6servaciones de los principales
Ksta4eoldersL del proyecto!
Estimacin, Planificacin y .ontrol
de 3ecursos
IEl Ee'e4.-.* * Cal*) L,e la E72)esa
-*'se8,.)S -*' el KT.(* +el
P)*0e-(*M
EL ACTA DE PROYECTO O
IPROJECT C?ARTERM
EL ENTORNO DE MS PROJECT
O44.-e P)*9e-( P)*4ess.*'al 2010! en adelante IMS P)*9e-(M
presenta la si2uiente interfa7 para reali7ar un crono2rama de
proyecto el cual puede incorporarse en nuestros planes de
2estin de proyecto!
T?E RI::ON QCINTA DE OPCIONESR
@.eU SJ*)(-,(s QA--es* a @.s(asR Z**7 Sl.+e)
EL ENTORNO DE MS PROJECT
1AT Q1,.-V A--ess T**lEa)R :a))a +e A--es* RS2.+*
:a-Vs(a8e C.eU
EL ENTORNO DE MS PROJECT
DEMOSTRACIN DEL
ENTORNO DE MS
PROJECT
CREANDO Y DEFINIENDO
UN PROYECTO
.reacin del
proyecto
Informacin
del proyecto
.onfi2uracin
del proyecto
,efinir El
.alendario
,el Proyecto
.omo /plicar
Bn .alendario
;ase /l
Proyecto
CREACIN DEL PROYECTO
En MS Project ay F formas para crear un
proyecto#
En ;lanco#
,esde una plantilla#
,esde un proyecto#
DEMOSTRACIN
INFORMACIN DEL
PROYECTO
Ir a men8 /rcivo M Propiedades
In2resar el t5tulo
)6jetivo (asunto"
Gerente de Proyecto (administrador"
3esumen del alcance (comentarios"
DEMOSTRACIN
Aeca de inicio N Hacia adelante
Aeca fin es calculado
Se tra6aja con la restriccin (L/P"
CONFIGURACIN DEL
PROYECTO
,efinir como se va a construir el
proyecto, desde#
Aeca fin N Hacia atr(s
Aeca de inicio es calculado
Se tra6aja con la restriccin (LM0P"
DEMOSTRACIN
DEFINIR EL CALENDARIO
El .alendario#
,etermina los d5as de tra6ajo para las tareas y
los recursos umanos
Se define oras, d5as la6ora6les y los d5as
feriados
Es el calendario 6ase para el proyecto
.onfi2uracin 2eneral
.reacin de un calendario
DEMOSTRACIN
APLICACIN DE UN CALENDARIO
:ASE AL PROYECTO
,emostracin
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT
Clase 3
Ges(./' +e Al-a'-e
Introduccin
a la E,0
El E,0 en
MS
Project
.reacin
de un
E,0
CREACIN DEL EDT CON
W:S C?ART PRO
INTRODUCCIN A LA EDT
,esarrollo del E,0
F1UG ES UN EDTH
Bn M>todo para lo2rar una ,escomposicin L2ica de un
elemento 2rande o complejo
Las pie7as se descomponen sucesivamente en pie7as m(s y
m(s peque'as asta o6tener una pie7a de un tama'o
ra7ona6le!
El E,0 or2ani7a el /lcance 0)0/L del Proyecto
,esarrollo del E,0
EJEMPLO DE EDT DE LA CONSTRUCCIN
DE UNA CASA
DESCOMPOSICIN
@iveles#
P).7e) '.Cel: Onicamente un elemento!
Generalmente el nom6re del proyecto!
Se8,'+* '.Cel: Sin em6ar2o es el primer
nivel de descomposicin, con los mayores
entre2a6les o su6proyectos o fases!
Te)-e) '.Cel: .ontinua con la
descomposicin de los entre2a6les del
se2undo nivel!
Identificar y anali7ar los entre2a6les del Proyecto
Estructurar y or2ani7ar el P;S
,escomponer desde los componentes mayores asta los niveles m(s
6ajos
,esarrollar y asi2nar la identificacin del I, E,0 a cada componente
+erificar si el 2rado de descomposicin es el necesario y suficiente
El nivel m(s 6ajo de descomposicin es denominado Paquete de
,ra!ajo
,esarrollo del E,0
Ejemplo de E,0 de la construccin de una casa
PRIMER NI@EL
,esarrollo del E,0
Ejemplo de E,0 de la construccin de una casa
SEGUNDO NI@EL
,esarrollo del E,0
Ejemplo de E,0 de la construccin de una casa
TERCER NI@EL
EL EDT EN MS PROJECT
Ser muy estrictos al aplicar este
procedimiento!
.ada tarea resumen representa un
entre2a6le del E,0!
Las tareas resumen que se
descomponen en tareas son los
paquetes de tra6ajo!
Ser muy estrictos al aplicar este
procedimiento!
.ada tarea resumen representa un
entre2a6le del E,0!
Las tareas resumen que se
descomponen en tareas son los
paquetes de tra6ajo!
EL EDT EN MS PROJECT
CREACIN DE UN EDT
Btilice los niveles que se indican en el
men8# +ista, Esquema, Esquema de
nivelacin Q
DEMOSTRACIN
.reacin del E,0 del Proyecto
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT
Clase
C)ea-./' +el
C)*'*8)a7a
In2reso de tareas
Secuenciamiento
de tareas
Estimacin de
recursos y
tiempo
CLASE >N CREACIN DEL
CRONOGRAMA
INGRESO DE TAREAS
.on los paquetes de tra6ajo, el si2uiente paso es identificar las
actividades que ar(n posi6le llevar a ca6o la reali7acin de
nuestro paquete de tra6ajo!
La lista de actividades en el cuadro mostrado, facilitar(n el
in2reso de actividades en el (rea K,efinicin de 0areasL
.ada 5tem est( asociado a una actividad!
I72*)(a'(e# Las actividades no se escri6en en el E,0, son
listadas directamente en el MS Project $%&%
INGRESO DE TAREAS E
?ITOS
Seleccione toda la fila del paquete de tra6ajo
Lue2o#
Btilice el 6otn dereco del mouse, opcin nueva tarea
In2rese el nom6re de la tarea
Si ay mas tareasRitos, seleccione toda la fila de la tarea
)rdene la lista se28n el orden de ejecucin
Seleccione toda la fila de la tarea
Btili7ando el mouse, u6ique la posicin de la tarea
,emostracin
INGRESO DE TAREAS E
?ITOS
Seleccione toda la fila del paquete de tra6ajo
Lue2o#
Btilice el 6otn dereco del mouse, opcin nueva tarea
In2rese el nom6re de la tarea
Si ay mas tareasRitos, seleccione toda la fila de la tarea
)rdene la lista se28n el orden de ejecucin
Seleccione toda la fila de la tarea
Btili7ando el mouse, u6ique la posicin de la tarea
,emostracin
SECUENCIAMIENTO DE
TAREAS
Empe7ando desde el nivel &, esta6lecer el orden
de entre2a de los Entre2a6les y paquetes de
tra6ajo,
Lue2o#
.on el uso de los 6otones#
Seleccione toda la fila del paquete de tra6ajo
B6ique el entre2a6le en donde corresponda
3epita asta secuenciar todos los entre2a6les
,emostracin
SECUENCIAMIENTO DE TAREAS
Empe7ando desde el nivel &, esta6lecer el orden de
entre2a de los Entre2a6les y paquetes de tra6ajo,
Lue2o#
.on el uso de los 6otones#
Seleccione toda la fila del paquete de tra6ajo
B6ique el entre2a6le en donde corresponda
3epita asta secuenciar todos los entre2a6les
,emostracin
,esarrollo del E,0
Involucra identificar y documentar
relaciones l2icas entre actividades, es decir,
desarrollar un dia2rama de red!
A
:
D E
C
G
F
?
SECUENCIAMIENTO DE
TAREAS
,esarrollo del E,0
MGTODO DE
DIAGRAMACINPORPRECEDENCI
A QPDMR
A
:
D E
C
G
F
?
3elaciones de la 0areas
Fin a Comienzo
ID Task Name Duration % Complete
1
2
TASK A 2 days 50%
3
TASK B 2 days 0%
4
Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun Mon
Week 1 Week 2
A
:
B no puede comenzar hasta que A termine
EJEMPLOS
SECUENCIAMIENTO DE
TAREAS
Relaciones de las Tareas
Fin a Fin
ID Task Name Duration % Complete
1
2
TASK A 2 days 50%
3
TASK B 2 days 0%
4
Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun Mon
Week 1 Week 2
B no puede terminar hasta
que A termine
A
:
EJEMPLOS
SECUENCIAMIENTO DE
TAREAS
3elaciones de las 0areas
Comienzo a Comienzo
ID Task Name Duration % Complete
1
2
TASK A 2 days 50%
3
TASK B 2 days 0%
4
Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun Mon
Week 1 Week 2
B no puede comenzar
hasta que A comience
A
:
EJEMPLOS
SECUENCIAMIENTO DE
TAREAS
3elaciones de las 0areas
Comienzo a Fin
ID Task Name Duration % Complete
1
2
TASK A 2 days 50%
3
TASK B 2 days 0%
4
Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun Mon
Week 1 Week 2
- no puede terminar
hasta que A comience
A
:
EJEMPLOS
SECUENCIAMIENTO DE
TAREAS
SECUENCIAMIENTO EN
MS PROJECT
Las dependencias de las tareas de6e ser una consecuencia
de cmo se va a lle2ar a los productos finales del proyecto!
Esto implica la participacin de un especialista as5 como los
principales l5deres t>cnicos involucrados en la ejecucin del
proyecto!
Para esta6lecer el tipo de dependencia entre las tareas de
un proyecto, se de6e tener en cuenta estas cuatro
relaciones#
Bn /delanto (Lead"# permite la
aceleracin de la actividad sucesora!
APLICACIN DE ADELANTOS Y
RETRASOS
Bn 3etraso (La2"# causa una demora
en la actividad sucesora!
DEMOSTRACIN W FORMA 1
En Men8 +ista D ,ia2rama de Gantt
Aorma &#
Seleccione la fila entera de la tarea predecesora
Seleccione la fila entera de la tarea sucesora
Presione el 6otn#
DEMOSTRACIN W FORMA 2! 3
En Men8 +ista D ,ia2rama de Gantt
Aorma $, utili7ando la columna KPredecesorasL,
in2resando el identificador de las tareas
Aorma F, en la ventana Kinformacin de la tareaL, en
el ta6 predecesoras!
,emostracin
En Men8 +ista D ,ia2rama de Gantt
Aorma $, utili7ando la columna KPredecesorasL, in2resando
el identificador de las tareas
Aorma F, en la ventana Kinformacin de la tareaL, en el ta6
predecesoras!
,emostracin
DEMOSTRACIN W FORMA 2! 3
Duracion Unidades = Trabajo
ESTIMACIN DE RECURSOS Y
TIEMPO
F*)7,la +e 2)*8)a7a-./':
Duracin Unidades = Trabajo
Duracin es el n8mero de d5as 8tiles para finali7ar la
tarea!
Unidades es la cantidad en oras om6re de recursos a
utili7ar por d5a!
Traa!o es el total de oras om6re que se requiere
para finali7ar la tarea!
ESTIMACIN DE RECURSOS Y
TIEMPO
ESCENARIO 2 ESCENARIO 1
Us* +e la 4*)7,la:
Pas* 1# .onfi2urar la tarea como
T)aEa9* F.9*
Pas* 2# In2resar el valor en la
.olumna T)aEa9*
Pas* 3# In2resar los recursos
Res,l(a+*# La ,uracin es calculado Res,l(a+*# El tra6ajo es calculado
Pas* 1# .onfi2urar la tarea como
D,)a-.*' F.9a
Pas* 2# In2resar el valor en la
.olumna D,)a-.*'
Pas* 3# In2resar los recursos
ESTIMACIN DE RECURSOS Y
TIEMPO
.omo determina el escenario#
Es-e'a).* 1
La duracin de la tarea directamente se afecta por la
cantidad de recursos umanos de la tarea
Es-e'a).* 2
La duracin no depende de la cantidad de recursos
umanos asi2nados a la tarea
ESTIMACIN DE RECURSOS Y
TIEMPO
PASO 1 N CONFIGURACIN
DEL TIPO DE TAREA
En Men8 +ista D ,ia2rama de Gantt
Inserte la columna 0ra6ajo
Inserte la columna 0ipo
Inserte la columna .ondicionada por el esfuer7o
y seleccione @o
En la columna 0ipo, en la lista seleccione el tipo
de tarea, de acuerdo al escenario!
,emostracin
En Men8 +ista D ,ia2rama de Gantt
Inserte la columna 0ra6ajo
Inserte la columna 0ipo
Inserte la columna .ondicionada por el esfuer7o y
seleccione @o
En la columna 0ipo, en la lista seleccione el tipo de
tarea, de acuerdo al escenario!
,emostracin
PASO 1 N CONFIGURACIN
DEL TIPO DE TAREA
PASO 2 W INGRESAR EL
ESTIMADO DE TIEMPO
Si est( en el escenario &# In2rese el estimado
en la columna 0ra6ajo (se interpreta en oras"
Si est( en el escenario $# In2rese el estimado
en la columna ,uracin (se interpreta en d5as
8tiles"
,emostracin
Si est( en el escenario &# In2rese el estimado
en la columna 0ra6ajo (se interpreta en oras"
Si est( en el escenario $# In2rese el estimado
en la columna ,uracin (se interpreta en d5as
8tiles"
,emostracin
PASO 2 W INGRESAR EL
ESTIMADO DE TIEMPO
PASO 3 W INGRESAR LOS
RECURSOS
.onsideraciones#
Identificar el tipo de recursos a utili7ar#
0ra6ajo
Material
.osto
,isponi6ilidad del recurso en el periodo de ejecucin
de la tarea!
Los recursos asi2nados son suficientes para finali7ar
la tarea de acuerdo a los estimados reali7ados!
ESTIMACIN DE RECURSOS
Y TIEMPO
En Ms Project podemos utili7ar los recursos#
Trabajo
Materiales
Costo
*Presupuesto
USO DE RECURSOS
GENGRICOS
Btil para los si2uientes casos#
/8n no se identifican quienes son el equipo
de tra6ajo del proyecto
/8n no se tiene estimado la cantidad de
recursos de un determinado perfil
/si2nar un 2rupo de tra6ajo de un
determinado perfil! Ejm .uadrilla de o6reros
F1UG SIGNIFICA EL CAMPOACOLUMNA
UNIDADES MPBIMASH
/ctua como el l5mite disponi6le de
oras de un recurso por d5a
Se muestra como un valor decimal o
un valor porcentual! &!% es
equivalente al &%%S
INGRESO DE RECURSOS
Estando en el ,ia2rama de Gantt a2a .lic en @.s(a
M ?*9a +e Re-,)s*s>
In2rese los recursos que va a utili7ar!
,emostracin!
INGRESO DE RECURSOS
Estando en el ,ia2rama de Gantt a2a .lic en @.s(a
M ?*9a +e Re-,)s*s
In2rese los recursos que va a utili7ar
,emostracin
,emonstracin#
/si2nacin de recursos#
F*)7a 1N Btili7ando
KInformacin de la tareaL
F*)7a 2 M Herramienta
/si2nar recursos
0ip# 3evisar la disponi6ilidad del
recurso
PASO 3 W INGRESAR LOS
RECURSOS
,emonstracin#
/si2nacin de recursos#
F*)7a 1N Btili7ando
KInformacin de la tareaL
F*)7a 2 W Herramienta /si2nar
recursos
0ip# 3evisar la disponi6ilidad del
recurso
PASO 3 W INGRESAR LOS
RECURSOS
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT
Clase "
C)ea-./' +el
C)*'*8)a7a
3estricciones y
delimitaciones
.alendario de
tareas
.alendario de
recursos
Entendiendo la
pro2ramacin
CLASE ">N CREACIN DEL
CRONOGRAMA
RESTRICCIONES Y
DELIMITACIONES
,elimitador (feca l5mite",
feca meta para finali7ar
una actividad! Esta accin
no afecta la
pro2ramacin din(mica
de MS Project!
3estriccin de fecas,
para el inicio o
finali7acin de las
actividades! Son de T
tipos!
Son formas comunes de definir restricciones#
USO DE DELIMITACIONES Y
RESTRICCIONES
=Iu> aplicar5a en#
0raslado de 6ienes a trav>s
del ascensor de car2a que
solo se usa los fines de
semana
.onvencin cuya feca no se
puede modificar
Entre2a del primer 6orrador
de un li6ro
Entre2a a la Gerencia del
presupuesto del prximo a'o
DEMONSTRACIN A
PRPCTICA:
=.mo crear y ver un delimitador?
=Iue ocurre si no se cumple con un
delimitador?
IMPLICACIONES DEL
DELIMITADOR EN LA RUTA
CR5TICA
=Las fecas del
delimitador afectan la
pro2ramacin din(mica
de MS Project?
=/fectan la ruta cr5tica?
CONSIDERACIONES DE USAR
UN DELIMITADOR
Si la tarea se retrasa no se cumplir( con el
delimitador
Los delimitadores no son visi6les en todas
las vistas
La demora permisi6le puede recalcularse
La ruta cr5tica puede cam6iar por un
delimitador
RESTRICCIONES
Ca(e8*)Xa T.2*
FleT.Ele Q2*)
+e4e-(*R
Lo m(s tarde posi6le (LM0P"
Lo antes posi6le (L/P"
Se7.N4leT.Ele
@o empe7ar antes que (S@E0"
@o finali7ar antes que (A@E0"
@o empe7ar m(s tarde que (S@L0"
@o finali7ar m(s tarde que (A@L0"
I'4leT.Ele
,e6e finali7ar en (MA)"
,e6e empe7ar en (MS)"
EFECTO DE LAS RESTRICCINES EN
LA PROGRAMACIN DE MS
PROJECT
3ES03I..I)@ES ALEUI;LES
Sin feca espec5fica
@o afecta la pro2ramacin din(mica de MS Project
3ES03I..I)@ES SEMIDALEUI;LES
.on una feca espec5fica, se28n el tipo
0iene precedencia so6re los calendarios y las
dependencias
3ES03I..I)@ES I@ALEUI;LES
.on una feca espec5fica, se28n el tipo
0iene precedencia so6re los calendarios y las
dependencias
TAS; INSPECTOR
QINSPECCINR
.reacin de restricciones
B6icando restricciones
accidentales
Prevencin de
restricciones accidentales
Eliminacin de
restricciones
DEMONSTRACIN A
PRPCTICA:
CONSIDERACIONES AL USAR
LAS RESTRICCIONES
@o se muestran las restricciones flexi6les y son utili7ados
por MS Project siempre!
Las restricciones semi flexi6les e inflexi6les tienen
precedencia so6re las dependencias!
El in2reso manual de fecas a una tarea crean
restricciones!
El arrastre de las 6arras del dia2rama de Gantt crean
3estricciones!
Para u6icar tareas con restricciones se pueden utili7ar el
filtr# Ktareas con fcas fijasL!
USO DE CALENDARIOS DE
RECURSOS Y TAREAS
.alendario de tareas
Btil para re2istrar restriciones m(s
complejas, como periodos y fecas
restrictivas
Es util para pro2ramar la ejecucin de
actividades fuera del orario normal de
tra6ajo definido para el proyecto
,EM)@S03/.IV@ R
P3J.0I./# .)M) ./M;I/3
EL ./LE@,/3I) ,E B@/
/.0I+I,/,!
USO DEL CALENDARIO DE UN
RECURSO
Indica y controla la
disponi6ilidad del
recurso!
0iene mayor
precedencia que el
calendario del proyecto!
Se puede confi2urar
para que ten2a mayor
precedencia que el
calendario de la tarea!
,EM)@S03/.IV@ R
P3J.0I./# .)M) ./M;I/3
EL ./LE@,/3I) ,E B@
3E.B3S)!
EL COMPORTAMIENTO DE LA
FORMULA DE
PROGRAMACIN:
Trabajo = DuracinUnidades
Duracion = Trabajo/Unidades

DEMONSTRACIN: USO
DEL TIPO DE TAREA PARA
CALCULAR EL TRA:AJO Y
LA DURACIN
COMO MS PROJECT REALIZA
LOS CPLCULOS
Para cada tarea del crono2rama#
Bna varia6le de6e ser fija
Se in2resa o modifica una se2unda varia6le
Ms Project reali7a el c(lculo de la tercera
varia6le
&
$
F
DEMONSTRACION:
CAM:IO EN LAS
@ARIA:LES NO FIJAS
RECOMENDACIONES PARA
REDUCIR LOS ERRORES EN
LA PROGRAMACIN:
/l cam6iar una varia6le#
@o cam6ie la varia6le fija!
Si desea cam6iar la varia6le fija si2a otro
procedimiento!
,espu>s de un cam6io primero acepte antes de
cualquier otro cam6io!
Si el c(lculo final matem(ticamente no es
correcta, remueva los recursos e intente
nuevamente!
RECOMENDACIONES PARA
CAM:IAR LA @ARIA:LE FIJA
Para cam6iar la varia6le fija#
3evise y re2istre el tipo de tarea
.am6ie el tipo de tarea
.am6ie la varia6le KfijaL
/cepte el cam6io
3evise el c(lculo
.am6ie el tipo de tarea al valor ori2inal
&
$
F
-
G
1
DEMONSTRACIN:
CAM:IO DE LA
@ARIA:LE FIJA
,uracin fija con condicionado por el esfuer7o activado
Se considera que la duracin y el tra6ajo son fijos! /nte
un nuevo recurso, Ms Project recalcula la asi2nacin de
las unidades!
Bnidades fija con condicionado por el esfuer7o activado
Se considera que las unidades y el tra6ajo son fijos!
/nte un nuevo recurso, Ms Project recalcula la duracin!
USO DE LA @ARIA:LE: CONDICIONADA
POR EL ESFUERZO QMPS DE UN
RECURSOR
DEMONSTRACIN: USO DE LA
@ARIA:LE CONDICIONADA
POR EL ESFUERZO CON
DURACIN FIJA O CON
UNIDADES FIJAS
El tipo de tarea define en qu manera MS Project utilizar la frmula de
programacin:
Trabajo = Duracin x Unidades.
Existen tres tipos de tarea:
- Duracin Fija: Es cuando se tiene certeza que la duracin de la tarea
permanece constante, independientemente de los cambios en cantidad de
recursos asignados o cantidad de trabajo.
- Unidades Fijas: Es cuando se tiene certeza que la cantidad de recursos
asignados a la tarea permanece constante, respecto a los cambios de
duracin o de trabajo.
- Trabajo Fijo: Es cuando se tiene certeza que la cantidad de trabajo
necesario para completar la tarea permanece constante, independientemente
de cambios en la cantidad de recursos asignados o la duracin de la tarea.
Tipo de Tarea
Tipo de Tarea
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT
Clase #
C)ea-./' +el
C)*'*8)a7a
3uta cr5tica
Bso
racional
de los
recursos
@ivelacin
de
recursos
CLASE #>N CREACIN DEL
CRONOGRAMA
W La 3uta .r5tica es la ruta m(s lar2a a trav>s
de la red
W ,etermina la lon2itud del proyecto
W 0oda red tiene al menos una ruta cr5tica
W Es posi6le que aya proyectos con m(s de una
ruta cr5tica
3B0/ .3X0I./
Inicio A
B
C
D
E Fin
Re+ +e a-(.C.+a+es
3B0/ .3X0I./
Cul es la ruta crtica de la red anterior?
Este proyecto tiene tres rutas posi6les#
Inicio M / M ; M E M Ain
Inicio M / M . M E M Ain
Inicio M / M , M Ain
=.u(l es la duracin de cada una?
3B0/ .3X0I./
Cmo se encuentra la ruta crtica?
Es necesario a2re2ar a la red los tiempos de
cada actividad
Los tiempos se a2re2ar(n en cada nodo
Las flecas slo representan la secuencia de
las actividades
3B0/ .3X0I./
Cmo se encuentra la ruta crtica?
Inicio A
B
C
D
E Fin
0
4
2
3
1
5
0
3B0/ .3X0I./
En Men Vista - Diagrama de Gantt de Seguimiento
Para ampliar el rango de demora permitida:
En el Men - Archivo Opciones Clculo
Ingrese su preferencia Las Tareas son crticas si la
demora es menor o igual a:
3B0/ .3X0I./
,isponi6ilidad y uso de los recursos
El valor del campo tra6ajo se calcula se28n la
formula#
La unidades libres (horas) para asignar se calcula segn la
formula:
Disponibilidad Restante = Disponibilidad total Trabajo
Trabajo= Duracion Unidades de asignacin
Bso racional de los recursos
,emostracin
3evisar los recursos en rojo en Men8
M 3ecurso M oja de recursos
Bso de la vista Gr(fico de 3ecursos
Men8 3ecurso D Gr(fico de 3ecursos
;otn dereco del mouse M seleccionar
Bnidades de asi2nacin
,emostracin
Bso de la +ista )r2ani7ador de
Equipo
,emostracin
Bso de la vista de asi2nacin de
recursos
Men8 +ista M mas vistas M /si2nacin de
recursos
Identificar formas de resolver la
so6reasi2nacin
@ivelacin de los recursos
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT
Clase 7
Elaboracin del presupuesto
Procesos de
Gestin de
.osto
In2reso de
costos
Presupuesto
del proyecto
.lase Y!D Ela6oracin del
presupuesto
Procesos de Gestin de .ostos
146
.u(nto esperamos
que cueste?
.u(ndo lo
2astaremos?
.mo manejaremos
las variaciones entre
nuestro plan y lo real?
Estimacin del Presupuesto
147
Planeacin
de Recursos
Presupuesto
de Costos
Control
de Costos
Estimacin
de Costos
Estimacin del Presupuesto
Procesos de Gestin de .ostos
0IP)S ,E .)S0)S ,EL
P3)ZE.0)
14
Costos Totales del Proyecto
Mano de Obra
Materiales
Contratos
Apoyo
Depreciacin
Beneficios
Gastos
generales
Administracin
+
Contingencias
Reserva de
Riesgos
Bonificaciones
Administracin
+
Estimacin del Presupuesto
ES03B.0B3/ ,EL
P3ESBPBES0)
Los costes directos, atriuiles
directamente al proyecto
Los costes indirectos, necesarios para
recuperar los "astos "enerales de la
empresa que no son imputales
directamente a cada proyecto
La contin2encia del Proyecto, necesaria
para cu6rir aquellos aspectos de dif5cil
estimacin, ejem! 3ies2os! ,e6e a6er
una 8nica contin2encia administrada por
el Gerente de Proyecto
Estimacin del Presupuesto &-*
ES03B.0B3/ ,EL
P3ESBPBES0)
El mar2en del Proyecto, diferencia
entre el Precio #enta y el coste total
del Proyecto$ incluida la contin"encia%
Precio de +enta, monto por el cual se
venden los servicios!
Estimacin del Presupuesto &G%
(/l2unas" Auentes de .ostos
del Proyecto
1!1
Costos de los
Paquetes de
Trabajo
Mano de Obra
Materiales
Trabajo
Subcontratado
Arrendamiento
Equipos
Herramientas
y
Suministros
Gastos generales
Servicios
Estimacin del Presupuesto
0>cnicas para Estimacin de
.ostos
Analoga Estimacin de arriba hacia abajo (top-down)
utilizando juicio de expertos, con base en proyectos
similares anteriores. Provee un estimado general,
poco exacto.
De abajo hacia
arriba o
Bottom-up
Con base en las tareas del WBS, adicionando los
estimados de agregacin hasta llegar al proyecto total.
Provee el estimado ms exacto.
Paramtricas Modelos matemticos para predecir los costos del
proyecto. Se clasifican en:
1. Regresin Diagrama de dispersin. Ms general.
2. Curva de
aprendizaje
Mejoramiento de la eficiencia con base
en la repeticin. Ms detallado.
Herramientas
Computarizadas
Paquetes de software para mltiples industrias que
automatizan las tcnicas de Analoga, Bottom-up y las
Paramtricas.
EL/;)3/.IV@ ,EL P3ESBPBES0)
La parte monetaria del plan de proyecto M apro6ado
al finali7ar la fase de planeacin
Plan de 2astos para el proyecto pro2ramados en el
tiempo
/2re2ado de todos los costos del proyecto M puede
incluir utilidad
Muestra el perfil de flujo de efectivo y 2astos
El P;S es la clave M re2la del $S
Los costos se identifican por cate2or5a y procedencia
1!" Estimacin del Presupuesto
Ela6oracin del Presupuesto
Relacin Costo Tiempo :
Ejemplo K,ise'o .amiseta Santa
AeL
Se necesitan &%%% camisetas
Se estima la mano de o6ra en &$%% oras a
C*!%%%Rora
Materiales y suministros C$,&%%!%%%
Servicios de limpie7a C$%%!%%%
.ontratos D /lquiler de computadores C-G%!%%%
.ostos administrativos# mano de o6ra (1YS",
Materiales (*S", Servicios (GYS", .ontratos
(&YS"
La utilidad deseada es $GS
1!! Estimacin del Presupuesto
.ostos del Proyecto y Precio
Proyecto Diseo Camiseta Santa Fe
Fuente Costo Bruto % Admon. Costo Admon. Costo Total Utilidad Precio Total
Mano de Obra $ 10,800,000 67% $ 7,236,000 $ 18,036,000 25% $ 22,545,000
Materiales $ 2,100,000 9% $ 189,000 $ 2,289,000 25% $ 2,861,250
Servicios $ 200,000 57% $ 114,000 $ 314,000 25% $ 392,500
Contratos $ 450,000 17% $ 76,500 $ 526,500 25% $ 658,125
Total Proyecto $ 13,550,000 $ 7,615,500 $ 26,456,875
El precio de cada camiseta debe ser de $26.457
1!6 Estimacin del Presupuesto
Perodos de reporte
1 2 3 4 5 6
A 6,500 $ 2,000 $ 2,000 $ 2,500 $
B 9,000 $ 3,000 $ 3,000 $ 3,000 $
C 5,000 $ 1,500 $ 2,500 $ 1,000 $
D 5,000 $ 1,500 $ 2,500 $ 1,000 $
E 7,000 $ 3,000 $ 2,000 $ 2,000 $
Totales 32,500 $ 5,000 $ 1,500 $ 9,000 $ 9,000 $ 6,000 $ 2,000 $
Presupuesto del Proyecto en el
tiempo
Perodo de Tiempo (Meses)
1!
Presupuesto Acumulado del
Proyecto
0
10000
20000
30000
40000
1 2 3 4 5 6
Perodo de Tiempo (Meses)
D

l
a
r
e
s

(
$
)
Presupuesto del Proyecto en el
tiempo
Estimacin del Presupuesto
Estimacin del Presupuesto &G*
0ipo de costos del Proyecto MS
Project
Costo basado en tasas: costo que se calcula en funcin de las
tasas de pago (tasas estndar y tasas de horas extra.)
especificadas para un recurso y la cantidad de trabajo realizado
por ese recurso.
Costo por uso: costo que se contrae cada vez que se utiliza un
recurso o una vez por cada tarea finalizada asignada al recurso.
Costo fijo: costo que se define para una tarea y no para un
recurso. Los costos fijos no cambian, independientemente de la
duracin de la tarea o del trabajo realizado en la tarea por un
recurso.
Estimacin del Presupuesto &1%
0ipo de costos del Proyecto MS
Project
Recurso de costo: recurso que permite acumular costos
puntuales o peridicos que pertenecen a una tarea. Entre los
recursos de costo se incluyen los pasajes de avin y el
alojamiento. Suelen ser costos puntuales de cada tarea, aunque
puede haber varios apuntes distintos para ese costo mientras dure
la tarea.
Recurso de presupuesto: recurso que se aplica al proyecto en su
totalidad. Los recursos de presupuesto representan la capacidad
mxima de un proyecto de consumir unidades monetarias, de
trabajo o de material. Sin embargo, esto no implica que un
proyecto no pueda superar su presupuesto. Los recursos de
presupuesto proporcionan un modo de comparar las cifras
previstas con los costos continuos para poder realizar un
seguimiento del estado fiscal del proyecto.
Estimacin del Presupuesto &1&
Presupuesto del Proyecto MS Project
En primer lugar, se crean los recursos de presupuesto que representan el
presupuesto general del proyecto, incluidos los recursos de presupuesto para costos,
trabajo y materiales.
En segundo lugar, se asignan los recursos de presupuesto a la tarea de resumen del
proyecto. De esta forma, los presupuestos se aplicarn a todo el proyecto.
En tercer lugar, se especifican valores para los recursos de presupuesto.
En cuarto lugar, se identifican otros recursos del proyecto que se van a supervisar y
comparar con los recursos generales del presupuesto. Los recursos se identifican
agrupndolos todos ellos (incluidos los recursos del presupuesto) segn el tipo de
presupuesto con el que se van a comparar.
Por ltimo, tras clasificar todos los recursos segn el tipo de presupuesto al que
pertenecen, se agrupan los recursos para compararlos con el presupuesto general
definido para el proyecto.
In2reso de .ostos en MS
Project
Costo Mtodo
Estimacin
Costos variables en funcin al costo
unitario del recurso
Ingresando un monto en el campo
Costo fijo
Utilizando un recurso tipo costo,
asignando el monto a la actividad.
.onfi2urando costos unitarios
por defecto
.osto unitario por defecto estandar
.osto unitario por defecto para so6retiempo
,emostracin
In2reso de costos al proyecto
3evisin de costos
.reacin del presupuesto 6ase del
proyecto
,emostracin M .reacin del
Presupuesto ;ase
Bso de la vista Bso de tareas
Men8 +ista M Bso de tareas
B6icarse en el entre2a6le principal del
proyecto
En la parte dereca, 6otn dereco, solo
a6ilitar la opcin .ostos
Esta6lecer apropiadamente la escala de
tiempo para la informacin
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT
Clase 8
Seguimiento y control
/ctuali7acin
de avance
/n(lisis de
valor
2anado
Pronsticos
.lase T!D Se2uimiento y
control
/ctuali7acin de avance
Duracin Actual
Porcentaje (%) Completo = --------------------------------- 100
(Duracin Actual + Duracin restante)
Aormula usada para calcular S avance#
.onsideraciones para la actuali7acin
del avance del proyecto
Una estrategia de actualizacin debe cumplir
con ser:
Regular y consistente
Disponible, relevante
Comunicado al equipo de proyecto.
Que evite conflictos
Permita proyectar la fecha de finalizacin de las
tareas y del proyecto.
Con el nivel de detalle requerido
L5nea ;ase en Ms Project
Como se usa:
Registra la estimacin y el esfuerzo que se debe realizar, incluyendo:
Recursos
Costos
Linea de Tiempo
Verificar el desempeo real versus el desempeo esperado.
En Ms Project se puede registrar hasta 11 lineas base.
,emostracin de L5nea ;ase
Como registrar una lnea base
Men Proyecto Establecer Lnea Base
Guardar Lnea Base
Como ver la lnea base
Men Vista Diagrama de Gantt
Luego, Men Vista Tablas Mas tablas Lnea
Base
Como Actualizar una lnea base
Realizar los cambios necesarios
Men Proyecto Establecer Lnea Base
Guardar Lnea de Base
Se2uimiento de la ejecucin#
Asegurese de tener una linea base
Recolecte informacn del avance de la ejecucin respecto a das:
a. Fechas de inicio, Fecha de finalizacin reales
b. Si an no ha finalizado la tarea, cuantos das lleva trabajando en la actividad y
cuantos dias le falta para concluir.
Ingrese la informacin en MS Project
Revise el pronstico de lo que falta
Repita los pasos 1 al 4 hasta que el proyecto este completo.
1
2
3
4
5
,emostracin D avance de la
ejecucin
Especificar la fecha de corte (fecha de estado):
Men Proyecto Informacin del Proyecto Fecha
de estado
Para cada tarea a actualizar, cambiar el Tipo de tarea
(OJO luego se restituir nuevamente):
En la tarea a actualizar, Informacin de la tarea,
opcin Tipo de tarea Seleccionar Unidades Fijas
,emostracin D avance de la
ejecucin
Ingresar los valores:
Men Vista Gantt de seguimiento
Ubicarse en la tarea
Men Proyecto Actualizar Proyecto - Actualizar
Tareas
Para cada tarea actualizada que an no
ha finalizado, restituir el tipo de tarea:
En la tarea a actualizar, Informacin
de la tarea, opcin Tipo de tarea
Seleccionar segn el escenario
durante la planificacin
,emostracinRPr(ctica#
3evisin de los pronsticos
Men Vista Gantt de Seguimiento
Men Vista Tablas Ms tablas Valor acumulado
Men Vista Tablas Ms tablas Valor acumulado de
programacin
Se2uimiento de C*s(*s de la
ejecucin#
Asegurese de tener una linea base
Recolecte informacn de Costos reales de la ejecucin :
a. Materiales, Pago de personal y otros recursos utilizados que impactaron en
costos.
b. Gastos incurridos
Ingrese la informacin en MS Project
Revise el pronstico de costos de lo que falta
Repita los pasos 1 al 4 hasta que el proyecto este completo.
1
2
3
4
5
Esta6lecer L5neas ;ases
/dicionales
A veces, se realiza el seguimiento de un proyecto durante un
perodo de tiempo y despus ocurre un cambio grande.
En dichos casos, tener una Lnea Base original podra no ser tan
til y aunque no tenga que reemplazarla por completo, puede
que tenga otras Lneas Base ms actualizadas que cumplan los
requisitos de seguimientos diarios.
Ver Mltiples Lneas Base
,emostracin
Configurar MS Project para actualizar los Costos:
Men Archivo Opciones Clculo
Desmarcar la opcin Costos Actuales son siempre
calculados por Ms Project
Especificar la fecha de corte (fecha de estado):
Men Proyecto Informacin del proyecto
Fecha de estado
Para cada tarea a actualizar, cambiar el Tipo de tarea
(OJO luego se restituir nuevamente):
En la tarea a actualizar, Informacin de la tarea,
opcin Tipo de tarea Seleccionar Unidades Fijas
,emostracin
Ingresar los valores:
Men Vista Uso de Tareas
Luego, Men Vista - tablas - Seguimiento
Verificar y si corresponde ingresar los montos
reales en la columna Costo Actual
Para cada tarea actualizada que an no ha finalizado,
restituir el tipo de tarea:
En la tarea a actualizar, Informacin de la tarea,
opcin Tipo de tarea
Seleccionar segn el escenario durante la
planificacin
,emostracinRPr(ctica#
3evisin de los pronsticos de .ostos
Men Vista Gantt de Seguimiento
Men Vista Tablas Ms tablas Valor acumulado
Men Vista Tablas Ms tablas Valor acumulado de
costos
/nali7ando las variaciones
Entender claramente el ori2en de las
variaciones, usar filtros con el 6otn
/se2urarse de la veracidad de los costos
reales
Tcnicas para reducir/eliminar las variaciones:
Utilizar recursos menos caros
Evitar las horas extras (es es por costo)
Acortar la duracin del proyecto (si es por tiempo)
Analizar la posibilidad de recortar el alcance
Revisar las estimaciones
/tacando las variaciones
,iscusin# Impacto en el crono2rama
cuando se reduce .osto y ,uracin
Reduccin de costo =
Generalmente el tiempo
(duracin) se incrementa y
usualmente el alcance se
reduce.
Reduccin de la Duracin =
Por lo general el Costo se
incrementa y el alcance se
reduce
1
2
ALCANCE Y CALIDAD
Triple Restriccin
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT
Clase 9
Control de cambios y replanificacin
Registro de control de cambios
Actualizacin del cronograma
.ontrol de .am6ios y
3eplanificacin
Control de Cambios
Los controles de cambio deben gestionarse a travs del control
integrado de cambios.
En MS Project se debe utilizar la Vista Diagrama de Gantt
Men Vista Diagrama de Gantt
Si hay impacto en el alcance se debe actualizar el EDT as como las
actividades y todo el cronograma
Si hay impacto en tiempo se debe modificar las estimaciones de
tiempo en el cronograma
Si hay impacto en costos se debe actualizar los recursos las tasas,
materiales, costos
Se debe actualizar la lnea Base
Men Proyecto Establecer Lnea Base Guardar Lnea de
Base
CONTROL DEL PROYECTO USANDO EL
VALOR GANADO
El Valor Ganado es la medida que se usa para evaluar el
progreso basado en el costo de trabajo realizado hasta la fecha
de estado del Proyecto.
El Valor Ganado se usa principalmente para:
a) Medir el desempeo a lo largo del ciclo de vida del Proyecto.
b) Reportar el progreso, ayuda a pronosticar el resultado futuro
de un proyecto basado en el rendimiento hasta la fecha.
c) Evaluar los progresos en relacin a los datos de referencia y
calculando las magnitudes de las variaciones.
Usando Tablas de Valor Ganado
.ontrol con +alor Ganado
.aso de ,emostracin de
.ontrol de .am6ios y
3eplanificacin
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT
Clase 10
Reportes
Reportes bsicos disponibles
Reportes manuales
Curva S
Existen seis cate2or5as de informes disponi6les#
Generales
/ctividades /ctuales
.ostos
/si2naciones
.ar2a de 0ra6ajo
Personali7ados
En el men8
Ha2a clic en Informes! /parecer( el cuadro de di(lo2o Informes,
mostrando las cate2or5as disponi6les!
En el cuadro de di(lo2o Informes, a2a do6le clic en la cate2or5a
que desea mostrar
@)0/# La versin de Microsoft Project $%&% cuenta con un men8
llamado Informes! Para que apare7ca los informes a2a clic en
Informes M Informes!
3eportes de MS Project
,emostracin de reportes
disponi6les en MS Project
Informe De Presupuesto
Informes De Flujo de Caja
Informe Resumen del Proyecto
Informes Personalizados
Informes respecto al am6iente 2r(fico de MS Project para
informes, aplicando copias de informacin como ta6las
Excel
3eportes manuales
3eporte de 3uta cr5tica
Men8 +ista M Gantt de se2uimiento
Men8 +ista M Ailtros M 3uta .r5tica
)cultar las columnas necesarias
,emostracin
3eporte para el plan de
33HH
Men8 +ista M Bso de recursos
En la parte dereca, 6otn dereco, opcin 0ra6ajo
En la parte dereca se visuali7a la informacin de oras
necesarias por recurso
Para una mejor visuali7acin se puede ajustar la escala de
tiempo
,emostracin
3eporte de se2uimiento
Men8 +ista M Gantt de se2uimiento
Entre otros se tiene las si2uientes opciones#
Men8 +ista M Ailtros M0areas completadas
Men8 +ista M Ailtros M m(s filtros M 0areas en proceso
Men8 +ista M Ailtros M m(s filtros M 0areas incompletas
Seleccione el que corresponda
)cultar las columnas necesarias
,emostracin
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT
Clase 11
Gestin de mltiples proyectos
Insercin de un
proyecto en un
proyecto principal
3eali7ar cam6ios
en un
su6proyecto sin
cam6iar el
arcivo ori2inal
Mostrar una
8nica ruta cr5tica
para varios
proyectos
.mo se ven
afectados los
recursos cuando
se com6inan los
arcivos
Grupo de
recursos (pool
de recursos"
.lase &&!D Gestin de
M8ltiples Proyectos
Introduccin a la 2estin de
M8ltiples Proyectos
Proyecto Maestro proporcionan una estructura
para la 2estin de m8ltiples proyectos#
Para tra6ajar un pro2rama de proyectos
Iue forman parte de una jerarqu5a m(s compleja y
ay que ver y administrar en su propio contexto
Proyectos Maestros simplificar proyectos complejos
mediante la com6inacin de los su6proyectos en un
proyecto y la creacin de una ventana del proyecto
.onsideraciones para crear
Proyecto Maestros
Es posi6le que vea los recursos duplicados
Su6proyectos se pueden insertar o confi2urar como de
slo lectura
Bn n8mero de campos de ayuda se pueden insertar en las
ta6las
La u6icacin y la informacin de la fuente de los arcivos
de su6proyecto es visi6le tanto en la vista ,ia2rama de
red y la vista de calendario
Puede desvincular la informacin su6proyecto desde el
arcivo de proyecto de cdi2o
En cualquier momento, usted puede quitar los
su6proyectos que ya no son necesarios
.reando un Proyecto
Maestro
.reacin de un proyecto principal
Insercin de los su6proyectos
)pciones de vinculacin para los
arcivos insertados
Guardar y cerrar un proyecto
principal
,emostracin# .reando
Proyectos Maestros
El instructos demostrar( como#
.rear un proyecto Maestro
.mo cam6iar las opciones de enlace
cuando se inserta un su6proyecto
.omo reor2ani7ar los su6proyectos
de un proyecto principal
Gu5a para crear un Proyecto
Maestro
Entender que el formato de proyecto principal es eredada por los
su6proyectos insertados
Entender que la adicin de la capa adicional de proyectos principales para
or2ani7ar sus proyectos tam6i>n se a'ade la necesidad de una capa
adicional en su plan de comunicacin
Entender cmo y cu(ndo usted necesita actuali7aciones de la informacin
que de6an introducirse en los diversos proyectos
,efinir un m>todo preferido para la 2estin de m8ltiples recursos del
proyecto
.onsidere si usted quiere mostrar caminos cr5ticos sin2ulares o m8ltiples a
trav>s de su su6Dproyectos y cmo desea estandari7ar los c(lculos de ruta
cr5tica para todos los arcivos de proyecto
.reando vinculos entre
proyectos
,efinicin de las dependencias
externas
+iendo las dependencias externas
@ave2ando por las dependencias
externas
/ctuali7ar las dependencias externas
,emostracin#
tra6ajando con vinculos
externos
.omo crear un v5nculo a trav>s
de su6proyectos en un proyecto
principal
.omo ver y editar los enlaces
externos en un solo proyecto
leer y aceptar las actuali7aciones
enlace externo en un solo
proyecto
Gu5a para tra6ajar con
dependencias externas
+inculos externos pueden#
.am6iar la numeracin de I,
;loquear al28n campo
.ausa una ruta cr5tica para convertirse en una ruta
discontinua
Se utili7a para 2estionar la diver2encia de las
dependencias de la red cuando se utili7a con ciertos
puntos de decisin
Ser confi2urado para actuali7ar autom(ticamente
Se muestra con sus atri6utos en un solo lu2ar
.alculando 8nicos o
m8ltiples caminos cr5ticos
Mltiples Proyectos,
mltiples caminos
crticos
Se pueden crear para
cada subproyecto
No puede compartir
las dependencias
No se puede utilizar
para mostrar
mltiples proyectos
en un proyecto
principal
nico Proyecto,
mltiples caminos
crticos
Mostrar lneas
paralelas de la
actividad
Destacar el esfuerzo
paralelo en la red de
un solo proyecto de
dependencias
,emostracin#
.onfi2urando M8ltiples
.aminos .r5ticos
Su instructor le muestra cmo
confi2urar las opciones de ruta
cr5tica
Gu5a para tra6ajar con
.aminos .r5ticos en
Proyectos Maestros
El /sistente para 2r(ficos de Gantt se puede utili7ar para personali7ar el
formato de las 6arras de tareas
El uso de enlaces externos pueden causar una ruta cr5tica no continua
La ruta cr5tica se puede utili7ar para definir 6ien un rutas cr5ticas o
varias
Bn enlace de las dependencias en las tareas de resumen se puede
acer la ruta cr5tica dif5cil de se2uir
,ependencias circulares crean un crono2rama que es m(s dif5cil de
mantener
Los campos pueden ser a'adidos para o6tener informacin adicional
El a2rupamiento y filtros pueden ser usados para aislar la pantalla de
informacin que el proyecto requiere
Guardando y /6riendo
M8ltiples Proyectos
0ra6ajar con un proyecto principal suele ser muco m(s eficiente
que tra6ajar con todos los su6proyectos individuales
.uando se tra6aja con un proyecto principal y su6proyectos, el
comportamiento por defecto es para actuali7ar din(micamente los
su6proyectos con todos los cam6ios
En el cuadro de di(lo2o de Informacin del proyecto insertado,
puede cam6iar el enlace a un arcivo de su6proyecto de slo
lectura
/l mantener v5nculos de su6proyecto como de slo lectura, se de6e
a6rir el proyecto principal antes de a6rir cualquier arcivo de
su6proyecto
La informacin introducida al Proyecto en el cuadro de di(lo2o
proporciona un m>todo eficiente y directo de acceder a la
informacin so6re el proyecto
,emostracin# Guardar y
/6rir M8ltiples Proyectos
Su instructor demostrar( cmo
2uardar y a6rir un proyecto
principal
.am6iar y 2uardar un proyecto
maestro y su6proyectos
.ompartir recursos entre
m8ltiples proyectos
Bn enfoque alternativo
Manera de crear numerosos
proyectos
Btili7a arcivos que comparten
recursos
A(cil de /ctuali7ar
Se puede desconectar cuando ya no sea necesario
Resource Pool: Una sola fuente central, local de recursos
para compartir entre varios proyectos
=Iu> es 2estin de recursos
en m8ltiples proyectos?
,isponi6ilidad de recursos de
m8ltiples proyecto
Btili7acin de recursos de m8ltiples
proyectos
,emostracin# Gestin y
an(lisis de recursos en
m8ltiples proyectos
El instructor demostrar( como#
.rear un Pool de recursos
.ompartir el Pool de recursos entre m8ltiples
proyectos
/si2nar recursos del Pool de recursos
.omo acer cam6ios en el Pool de recursos
+er la utili7acin de recursos en m8ltiples proyectos
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT
Clase 12
Repaso y exmen final
AI@