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RECETA ECONOMICA Y EFECTIVA: TABLERO DE COMANDO PARA RRHH

Por el Dr. (LA) Juan D. Medina Universo econmico Dic 1997



Cmo hacer para sumarse a esta herramienta del Control de Gestin
Lo Presentamos
El Tablero de Comando del rea de Recursos Humanos constituye una herramienta
fundamental de control de gestin empresaria en un marco caracterizado por:
Globalizacin de la economa
Alta competitividad en los negocios
Calidad total en los servicios y productos ofrecidos al mercado, con una marcada
inclinacin hacia la satisfaccin del cliente.
Revisin constante de estructuras y procesos organizativos
Actividades complementarias en un contexto de diversidad
Cambios acelerados en el entorno
Constante valorizacin del conocimiento como informacin procesada y aplicada
Marcada tendencia hacia la direccin por objetivos
Creciente utilizacin de retribuciones variables
Las actividades desarrolladas en el mbito de los recursos humanos se caracterizan
generalmente por ser, debido a su naturaleza, de difcil ponderacin y mensura en trminos
econmicos.
Beneficios
Muchos de los beneficios (tangibles e intangibles) que se generan como consecuencia del
normal desarrollo resulta muchas veces dificultoso para los ejecutivos del rea demostrar a la
alta direccin los beneficios que obtendra la corporacin como consecuencia de implantar un
programa de capacitacin, un plan integral de desarrollo de sus recursos humanos o bien,
determinada poltica en sus relaciones laborales, para nombrar algunos ejemplos.
No debemos olvidarnos de que el principal objetivo de una empresa es la rentabilidad. Es una
condicin imprescindible para su existencia y continuidad en el tiempo. El secreto reside en
cmo lograrla, aunque esto parezca fcil y obvio, y al mismo tiempo, en qu proporcin
contribuye la gestin de recursos humanos en el logro del objetivo comn.
En la actualidad, los empresarios han tomado mayor conciencia de que las compaas son
organismos vivientes, formados por cada uno de los seres humanos que las componen e
interactan entre s. Independientemente del rol que desempeen, constituyen el recurso
fundamental para el xito o fracaso de sus emprendimientos. Las personas que integran la
organizacin constituyen su tesoro ms preciado, siempre que contribuyan al logro de los
objetivos bsicos, entre los cuales est, sin lugar a dudas, el de la rentabilidad.
Pero tambin es cierto que el mundo de los negocios se rige por los nmeros, idioma
universal que permite demostrar la viabilidad de un proyecto y la rentabilidad de un
emprendimiento.
Nuestra Labor
Es entonces cuando la intervencin del profesional en Ciencias Econmicas, especializado en la
conduccin y administracin de recursos humanos, se torna de vital importancia, debido a su
ventaja comparativa en el dominio de los nmeros gracias a la preparacin brindada por su
currculum universitario, el cual contiene una mezcla equilibrada entre materias relacionadas
con las ciencias exactas y humansticas. Es de destacar que el futuro de una empresa se
fabrica, y el profesional en Ciencias Econmicas constituye, por sus conocimientos y
preparacin, uno de los engranajes fundamentales en ese proceso de fabricacin.
En el marco descripto, el Tablero de Comando para Recursos Humanos, que permite traducir en
trminos numricos las actividades cuantificables e interpretar aquellos acontecimientos
imponderables, se convierte en un sistema de informacin y de control de gestin
imprescindible para el desarrollo de las actividades del rea.
Qu es y para qu sirve
El Tablero de Comando para Recursos Humanos es un sistema integrado de informacin y de
control de gestin, cuya finalidad principal es optimizar la toma de decisiones de los niveles
directivos y ejecutivos de la empresa.
Est constituido por una sntesis informativa y un compendio de los ms relevantes indicadores
de la actividad del rea, histricos y proyectados, documentados e interpretados en forma
peridica.
Representa, por s solo, un sistema de informacin gerencial, cuyo contenido es de
fundamental importancia para analizar e interpretar la evolucin de la gestin del rea y los
sectores que la componen y para tomas las acciones correctivas en el momento oportuno.
Resulta de vital importancia como herramienta integradora de la actividad de la administracin
de los recursos humanos, alinendola con los negocios de la empresa con una visin de
conjunto.
Dado que se trata de un sistema de informacin, debe reunir los requisitos y las caractersticas
del mismo, es decir, que debe ser oportuno, preciso, confiable y til para la toma de decisiones.
Asimismo, de acuerdo con las caractersticas de su confeccin y a quienes va destinado, puede
contener informacin analtica, sinttica y por excepcin. Para este ltimo caso, ser necesario
fijar en forma previa Objetivos Predeterminados y Parmetros de Desvos Aceptables.
Entre sus objetivos bsicos podemos destacar:
Cuantificacin, anlisis e interpretacin de los acontecimientos y circunstancias
relacionadas con las actividades de recursos humanos.
Anlisis e interpretacin, en forma esttica o dinmica de los principales indicadores de
gestin.
Control y seguimientos de polticas de gestin.
Determinacin de la eficiencia de las actividades y de las reas que componen la
gerencia.
Medicin de la utilizacin racional de los recursos econmicos disponibles.
Contar con una herramienta til para la funcin de auditora de recursos humanos.
Control de todas aquellas actividades que, mediante la comparacin de los resultados
reales obtenidos respecto a los presupuestados, posibiliten tomas acciones correctivas a
fin de rectificar desvos y alinearse con los objetivos oportunamente definidos.
Contar con parmetros de medicin homogneos.
Medir e interpretar el clima interno, individual y colectivo, laboral y gremial, a fin de
tomar decisiones e implantar nuevas polticas en el lugar y momento oportunos.
Quines lo utilizan
Sin prejuicio de que el Tablero de Comando para Recursos Humanos puede ser de utilidad a
destinatarios externos, su orientacin principal apunta a destinatarios internos, se puede citar,
entre los ms destacados, a la Direccin Empresaria, la Alta Gerencia y la Gerencia Media,
quienes lo usan como herramienta de informacin para la toma de decisiones (programadas o
no programadas, intuitivas o racionales) de acuerdo con la incumbencia y relevancia de las
mismas. Asimismo, constituye un elemento de suma utilidad para que los directivos no
especialistas en recursos humanos puedan entender ms claramente las actividades
desempeadas en el rea.
Considerando que dentro de su estructura existe informacin analtica, puede adems ser til
para los niveles de jefatura, supervisin, grupos de trabajo y rganos asesorativos (staff) de la
organizacin, que podrn utilizar sus datos como base para generar distintos informes con
mltiples y diversos fines y destinatarios.
Que contiene
El tablero de Comando para Recursos Humanos contiene informacin sobre los
acontecimientos y actividades de las diferentes reas que componen la gerencia.
Independientemente del tamao de la empresa, de su actividad principal y su origen, las
funciones expuestas seguidamente se llevan a cabo, en mayor o menor proporcin, con las
particularidades tpicas de cada organizacin. Dichas actividades son, a ttulo meramente
enunciativo:
Organizacin de la empresa y procedimientos especficos del rea.
Compensaciones, beneficios y servicios.
Presupuesto de mano de obra (cuando la actividad, tamao y particularidades de la
empresa as lo aconsejan).
Seleccin y reclutamiento de personal.
Capacitacin, desarrollo, comunicaciones y actividades recreativas.
Servicio mdico e higiene y seguridad en el trabajo (salud ocupacional).
Administracin de personal.
Liquidacin de haberes (funcin generalmente tercerizada en algunas empresas
especialmente PYME -, o bien, bajo la responsabilidad de la Gerencia de Administracin
y Finanzas en muchos casos).
Relaciones laborales (individuales, pluriindividuales, grupales y gremiales).
Auditora de recursos humanos (actividad desarrollada generalmente por un rgano
staff, por Control de Gestin y en ocasiones por la propia Gerencia de Recursos
Humanos).
La gerencia propiamente dicha (dependiendo del tamao de la empresa,
fundamentalmente). En grandes corporaciones puede existir una Direccin de Recursos
Humanos, en cuyo caso ser necesario contar con un Tablero de Comandos
Consolidado.
Las circunstancias, los elementos y los acontecimientos a cuantificar, analizar e interpretar se
pueden clasificar como:
Cuantitativos (ndices, estadsticas, grficos, cuadros y resultados de encuestas, entre
otros)
Cualitativos (medicin del clima organizacional interno, informes e interpretacin y
comentarios de encuestas y entrevistas, elaboracin de diagnsticos, programas de
comunicaciones).
Cundo se hace
En situaciones normales, la periodicidad habitual del Informe que nos ocupa es mensual. No
obstante pueden elaborarse informes extraordinarios como consecuencia de finalizaciones de
perodos presupuestarios, cierres de balance u otros acontecimientos que, por su
trascendencia, as lo justifiquen y aconsejen.
Cul es su estructura
Si bien su estructura depender bsicamente de las particularidades de cada organizacin, la
habitual es la siguiente:
Informe del perodo (consideraciones generales y breve resea explicativa de la
evolucin y el comportamiento de los principales indicadores de gestin, de los
acontecimientos destacados y del clima interno que se vive).
Principales indicadores (no ms de dos o tres pginas que contienen los principales
ndices y estadsticas, ya sean stos estticos o dinmicos, histricos o proyectados,
especficos de la compaa o comparativos con otras organizaciones de similar
actividad).
Cuerpo principal (contiene el desarrollo de ndices, estadsticas, grficos y cuadros, en
forma analtica).
Resumen o compendio de ndices (contiene la explicacin de la frmula de cada uno, la
fuente de informacin y las observaciones, que sea menester realizar, con el propsito
de clarificar su interpretacin, especialmente para los directivos no especializados en
recursos humanos).
Los dos primeros aparatados estn orientados a la direccin y a las gerencias, dadas las
caractersticas de la informacin.
El tercer apartado se inclina a los niveles medios de la organizacin, debido a que est
compuesto de informacin analtica para todo aquel que quiera profundizar en un tema
especfico.
El cuarto persigue un objetivo didctico y clarificador.
Qu ordenamiento tienen
El ordenamiento bsico del Tablero de Comando responde a la siguiente clasificacin:
Por actividades o funciones.
Por departamentos, secciones, equipos o reas de trabajo.
Mixto
Si la clasificacin de la informacin responde en funcin del tiempo, el Tablero estar
formado por:
Indicadores histricos (datos reales incurridos)
Indicadores proyectados (datos pronosticados o presupuestados).
Anlisis e interpretacin de los desvos entre los indicadores histricos (o reales)
y proyectados.
Indicadores de proyecciones de ajustes (utilizados para alcanzar los objetivos
luego de haberse producido los desvos).
Ms all de la clasificacin que se adopte, enunciamos a continuacin la agrupacin de ndices
ms usual que contiene un Tablero de Comando y detallamos los ms relevantes en Cuadro
Anexo:
ndices de estructura: cantidad, caractersticas de la dotacin (procedencia, antigedad,
edad, etc.) y su distribucin (por lugar geogrfico, gerencia, centro de costos, etc.).
Relaciones entre las diferentes clasificaciones de los puestos y el alcance del control.
Indicadores de estructura del rea de Recursos Humanos, respecto al resto de la
organizacin y a compaas de similares caractersticas.
Indicadores de resultados operativos respecto a la dotacin.
ndices relacionados con el presupuesto de mano de obra.
ndices relacionados con las actividades desarrolladas en el rea de salud ocupacional.
Guarismos relacionados con el planeamiento de los recursos humanos, tales como
rotacin y el anlisis de sus causas, mdulos de capacitacin (cursos, horas dictadas,
etc.), ingresos, personal promocionado, etc.
Relaciones vinculadas a Informacin General, como sueldos y cargas sociales abonados,
posicionamiento en la escala de remuneraciones, comparaciones con encuestas de
mercado o encuestas con otras compaas afines.
Mediciones de las actividades de relaciones laborales y gremiales.
Etapas a cumplir en la elaboracin del Tablero de Comando para Recursos Humanos
No debemos olvidarnos de que uno de los principales propsitos de esta herramienta es la
toma de decisiones, poniendo especial nfasis en el sentido de oportunidad de las mismas. Es
intil llamar al veterinario cuando el perro ya est muerto, afirmaba un reconocido gerente de
Recursos Humanos.
Para tener siempre presente el sentido de oportunidad, es necesario elaborar un cronograma,
monitoreando constantemente su ejecucin y cumplimiento.
Las etapas bsicas que intervienen en su elaboracin son:
Obtencin de los datos fuente
En esta etapa es fundamental contar con el hard y el soft adecuados, entre los que no
pueden faltar los siguientes:
o Sistema de liquidacin de haberes
o Sistema integrado de gestin de recursos humanos
o Sistema presupuestario y contable
o Sistema especfico para el rea de Salud Ocupacional
o Sistema de comunicaciones
o Sistema de relaciones laborales
Elaboracin de estadsticas, cuadros, grficos e ndices.
Anlisis e interpretacin de la informacin y tendencia de los indicadores
Elaboracin del informe propiamente dicho
Toma de decisiones correctivas y replanificacin de actividades
Proceso de ejecucin
Proceso de control y monitoreo
Comentario final
El origen del Tablero de Comando para Recursos Humanos est ntimamente emparentado e
inspirado en los indicadores econmico-financieros. Sin embargo, debido a la naturaleza de las
actividades desarrolladas en el rea, la informacin por suministrar deber ser mucho ms
completa y enriquecida, no se circunscribir exclusivamente a ndices de gestin, sino que
tendr que complementarse con toda la informacin (cuantificable o no) relacionada con el
clima social interno de la empresa.
El tamao, extensin y complejidad del tablero de Comando depender de las caractersticas de
la organizacin.
Asimismo, podemos afirmar que, a partir de su implementacin, el profesional en Ciencias
Econmicas independiente o ejecutivo de recursos humanos estar alineado con los objetivos
globales del negocio, lo que le permitir no administrar a ciegas.
Para que el uso de esta herramienta de gestin sea exitoso y cumpla con sus objetivos, deben
estar claramente definidos, en el mbito de la organizacin, previa e idealmente, las siguientes
premisas y postulados bsicos:
Visin, misin y valores
Planeamiento tctico y estratgico
Polticas y objetivos generales de la compaa
Polticas y objetivos de recursos humanos
Cultura homognea
Estructura organizacional definida
Procedimientos del rea
Hardward y software adecuados
Cabal idea de que la inversin en el desarrollo de los recursos humanos es efectuada
para el crecimiento del negocio
Tomas conciencia de las fortalezas y debilidades de la actividad del rea en un contexto
y momento especficos
INDICADORES FORMULA FUENTE OBSERVACIONES
Dotacin total Sumatoria de la Dotacin
de la compaa
Sistema de liquidacin
Organigrama
Incluye la dotacin por
organigrama ms:
estructura
complementaria y
pasantes
Ingresos por empleado
(en pesos $)
Facturacin total/dotacin
total
Sistema de
Liquidacin, sistema
contable
Informe de gestin
Representa los ingresos
totales mensuales por
cada empleado
Egresos por empleado (en
pesos $)
Egresos totales/dotacin
total
Sist. De liquidacin y
contable
Informe de gestin
Representa los egresos
totales mensuales por
cada empleado
Incidencia del costo de la
mano de obra
Costo de mano de obra x
100/costo total
Informe de gestin
Contabilidad
Representa en
trminos
porcentuales la
contribucin del
costo de la mano
de obra sobre los
egresos totales
Edad promedio Sumatoria de
edades/dotacin total
Sist de liquidacin Indica la edad promedio
expresada en aos de la
dotacin total de la
empresa
ndice de rotacin
mensual
(bajas o altas) x
100/dotacin total
Bajas y Altas
Informe de
administracin
Cantidad de personas que
se desvinculan de la
compaa por mes cada
100 empleados