UNIVERSIDAD POPULAR

DE LA CHONTALPA






Carrera:
Lic. En Comercio y Finanzas Internacionales

Semestre: I

Materia:
Administracin I

Tema:
La Planeacin, La Organizacin, La Integracin.

Integrantes:
Yennie Carrillo Alejandro
Estela Tecuautzin Crdova

Nmero de Equipo: 2

Semiescolarizado:
Domingo

Profesor:
Rosalo Mndez Morales

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INTRODUCCIN
Desde siempre el hombre ha tratado de innovar y adaptarse a los tiempos en el
que se encuentra, ha tenido la habilidad y la inteligencia de crear, elaborar y
subsistir con lo que la naturaleza nos brinda; por ello siempre ha sido negociante
para poder escalar y obtener aquello que otro tiene, es ah cuando nace la
negociacin cambiar productos por alimentos para llevar a sus familias.
Al paso de los aos y con la creacin de mquinas y nuevos conocimientos se
fueron desarrollando esos negocios o pequeas empresas, esto nos hace lderes
y capaces de implementar cualquier accin ante la situacin que estemos
viviendo.
Es ah donde grandes fundadores de la administracin y filsofos de esa poca
siguen y estudian paso a paso la conducta entre patrn y subordinado, y llevan a
cabo ciertas reglas, pasos y normas que en este trabajo se muestran.
Con la finalidad de saber cada uno de los procedimientos de la Administracin,
sus reglas, las ventajas que en ella se encuentran, el saber planear, organizar e
integrar cada una de las actividades que se desarrollen con el nico fin de lograr
los objetivos que se haya propuesto la empresa.
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LA PLANEACIN
Concepto
Planear es decidir por anticipado lo que va a hacerse, comprende la previsin, la
cual permite estudiar simultneamente varias alternativas y decidir en la etapa de
planeacin aquella alternativa con la cual debe trabajar la empresa para obtener
su objetivo.
Desde la antigedad el hombre ha tratado de predecir el futuro y daban gran
importancia a los vaticinios para definir el xito de sus empresas guerreras o de
otra ndole. Con los adelantos tecnolgicos se han desarrollado diversos sistemas
contables y as obtener estados financieros que comparados entre s produce
informacin que permite establecer relaciones de causa-efecto, trazar estadsticas
y lneas de tendencia en los movimientos de las empresas.
Con la ayuda de las matemticas y las computadoras electrnicas se pueden
hacer combinaciones e interpretaciones de datos simulando varias alternativas
segn las condiciones para luego hacer planes completos que permitan ser
flexibles a las circunstancias cambiantes del mundo de los negocios.
George R. Terry dice que La Planeacin es escoger, relacionar hechos para
prever y formular actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr
resultados deseados.
Wilburg Jimnez Castro utiliza el trmino Planificacin y lo describe como El
proceso administrativo de escoger y realizar los mejores mtodos para satisfacer
determinaciones polticas y lograr los objetivos.
Para l la planificacin puede clasificarse en:
Operativa o Administrativa
Econmica y Social
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Fsica o Territorial.
La primera es un aspecto tcnico-administrativo expresable en trminos
econmicos en prioridades de ejecucin en tiempos de realizacin y actividades.
La segunda es el inventario y recursos para atender dichas necesidades,
atingentes al desarrollo econmico y al mejoramiento social del pas. La tercera es
la adopcin de programas y normas adecuados para el desarrollo de recursos
naturales y para el crecimiento de ciudades.

As que podemos decir que: Planear consiste en la definicin de objetivos, la
ordenacin de recursos materiales y humanos, la determinacin de los mtodos y
las formas de organizacin, el establecimiento de medidas de tiempo, cantidad y
calidad, la localizacin espacial de las actividades y otras especificaciones
necesarias para encausar racionalmente la conducta de la persona o grupo.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN

Se habla de la importancia de planear, stos son algunos puntos a considerar:
1.- Al planear se precisan los objetivos principales y se jerarquizan.
2.- La direccin puede afrontar situaciones futuras de incertidumbre.
3.- La planeacin obliga a tener preparadas varias soluciones, en lugar de que se
responda con la simple relacin subconsciente o natural.
4.-Evita que los funcionarios se adhieran por demasiado tiempo a una rutina, ya
que en el mundo de los negocios las situaciones son cambiantes da a da.
5.-Permite la coordinacin, ayudando a reducir los costos y mejorar la
productividad.
6.-Su conocimiento por parte del personal afectado , ayuda por s solo a lograr los
objetivos.
7.-La atencin se concentra en la solucin de problemas mediatos.
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8.-Todos los recursos son aprovechados.
9.-Sirve de herramienta de control.

Tipos de Planes

Cuando un plan se ejecuta puede haber desviaciones que pueden encontrarse al
ejercer el control, una vez que se ha resuelto todo vuelve a la normalidad y se
procede a elaborar un nuevo plan.

El plan bsico de una empresa son sus metas, constituidas por: subsistencia y
utilidades.
Los objetivos que forman parte de los planes, tambin son planes entre s. Cada
una de las funciones de la empresa es necesario que tenga sus propios objetivos.
Para obtener ambos tipos de objetivos, es decir, funcionales y principales, se
necesita establecer diversos cursos de accin y para esto hay dos tipos de plan:
de Uso nico y Uso constante.

Los planes de uso nico son aquellos que una vez realizados ya no se tienen en
cuenta, ya no tienen aplicacin, por ejemplo: los programas y los presupuestos.
Los planes de uso constante son aquellos que van a servir de gua en repetidas
ocasiones, por ejemplo se puede idear una forma para el control de mercanca.

Uso constante se encuentran:
Objetivos
Polticas
Procedimientos y
Mtodos.
Uso nico se encuentran:
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Programas
Presupuestos y
Proyectos.


Ventajas y Limitaciones de la Planeacin

Ventajas en el establecimiento de objetivos:

1.-Facilitan la accin coordinada e integral de todo el elemento humano para el
logro de los objetivos.
2.-Ayudan a la eliminacin del tiempo improductivo, es decir, no permiten que el
hombre pierda tiempo buscando objetivos, pues ya se encuentran establecidos.
3.-Sirven de punto de apoyo a los planes y convergencia de ellos, porque
sabemos en qu punto estamos y hacia donde queremos llegar.

Ventajas de los usos nicos y usos constantes:
1.-Facilitan la delegacin de autoridad.
2.-Facilitan la coordinacin.
3.-Facilitan el control.
4.-Permiten prevenir las crisis.
5.-Ayudan a disear mejores mtodos y procedimientos-
6.-Economizan tiempo y esfuerzo.
7.-Economa de personal.
8.-Tendencia a buscar las mejores formas de hacer las cosas.

La planeacin tiene limitaciones que conviene tomar en cuenta para no incurrir en
mayor nmero de errores que de aciertos:
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1.-Podemos decir que la inexactitud de los pronsticos nos ofrece un lmite.
2.-La falta de repeticin en algunos problemas, aqu se tiene que distinguir entre
planes de uso nico y uso constante.
3.-La tendencia a la inflexibilidad, esto quiere decir que la planeacin debe tener
cierta agilidad para adaptarse a los cambios de la empresa y no mantenerse
rgidos.
4.-Gastos que impliquen la elaboracin de los planes, es decir, no hay planeacin
ms all del punto que signifique ahorro.
5.-El tiempo requerido para planear, en ocasiones se necesita tomar decisiones
rpidas en los negocios y no se dispone de un tiempo suficiente para planear.
6.-Irregularidad en los factores externos; se refiere que las personas y entidades
que se interesan en la empresa pero que estn fuera de ella, limitan a sta.

Reglas para Planear

Hay cinco pasos para llevar a cabo la planeacin y son:
1.-Determinacin de la necesidad de actuar que puede estar originada por un
reporte, una orden, por una observacin de comits, que generalmente tiene algn
punto que amerite tomar una decisin que lleve implcita una accin.
2.-Investigacin y anlisis; se estudian los hechos y las soluciones alternativas-
3.-Proposicin de la accin, implica el estudio de esas alternativas y cabe
entonces proponer varios caminos.
4.-Decidir de esos caminos cul se va a adoptar para ejecutar la accin, las
decisiones que se tomen pueden ser tentativas o finales; con la decisin nace un
plan.
5.-Por ltimo, queda dar forma al plan una vez que se ha decidido ste y ponerlo
en ejecucin; una vez hecho esto, se pasa a las otras etapas del proceso
administrativo.

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Para que la planeacin sea eficaz implica revisar las respuestas que les demos a
las siguientes preguntas:
Qu accin es necesaria?
Por qu?
Dnde?
Cundo?
Quin debe hacerla?
Cmo debe hacerla?

Qu accin es necesaria? Nos indicar la respuesta a los actos necesarios, el
orden en que deben ejecutarse, la descripcin y facilidades de equipo necesario.
Por qu? La contestacin nos permite incluir slo las actividades necesarias para
la obtencin de objetivos.
Dnde? La respuesta a esta pregunta nos dar el lugar preciso en donde se
ejecutar el plan.
Cundo? Tiempo en que habr de empezar el plan.
Quin? Fija obligaciones y responsabilidades a los miembros, implica
aprovechamiento de las habilidades especiales de cada persona.
Cmo? Seala la forma en que debe ejecutarse el trabajo y sirve como revisin a
todo el proceso.

Jerarquizacin de Objetivos

Es conveniente establecer y dar a conocer los objetivos generales de la empresa,
los cuales obligan en todos los niveles y a todas las funciones. Todava cabe
establecer la posibilidad de que existan objetivos principales y secundarios.
Los objetivos principales sern en cada caso su meta y la justificacin de su
existencia, su duracin es ms o menos permanente en el tiempo. Los objetivos
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secundarios coadyuvan al obtenerse, a lograr el objetivo principal, su costo es
parte del coto en la obtencin del principal.

La tica en la Planeacin

La moral es un ordenamiento del derecho natural que establece a travs del
tiempo, la divisin del bien y del mal. La tica es la ciencia filosfica de la moral, o
ciencia descriptiva de los hechos morales. Trata de la esencia, el origen y el
carcter obligatorio de la moral. Obliga a la persona en forma de autodisciplina a
normar su conducta y la toma de decisiones, pensando siempre en el bien comn.
El bien comn es aquel valor en torno al cual se mueven y centran los muchos; es
el fin que dimana el orden de los muchos.

Las decisiones de los ejecutivos y funcionarios son de gran importancia social,
teniendo presente lo que afirma Johannes Messner:La cuestin social ha de ser
resuelta sobre todo en la empresa si ha de serlo en alguna forma
Toda accin tiene dos aspectos:
La intencin, o carcter subjetivo y el resultado o carcter objetivo, en ambos
debe estar presente el concepto tico para que se obtenga el bien comn.

LOS PRESUPUESTOS
El presupuesto puede servir en la planeacin, en la coordinacin y en el control. El
presupuesto consiste en planear numricamente los resultados de una empresa
en forma anticipada a la realizacin de los planes que se trate de valorar.

El presupuesto incluye tres elementos principales:
1.-Se refiere a hechos futuros.
2.-Tiene fechas de desarrollo o de terminacin.
3.-Est medido en unidades econmicas.
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Ventajas

Se pueden sealar las que a continuacin se muestran:
Estimula a pensar en hechos futuros para hacer planes.
Especificacin de planes concretos.
Ayuda a mejorar la coordinacin.
Fomenta la conciencia de costos.
Aprecia desequilibrios en la ejecucin.
Proporciona estndares contra los cuales comparar.
Facilidad en el control.

Inconvenientes

Podemos mencionar los siguientes:
Su alto costo.
Tendencia a la inflexibilidad.
Su imprecisin.
Absorbente actividad.


Tipos de Presupuestos

Los tipos de presupuestos ms comunes son los siguientes:
Privados con fines de lucro.- su base son los ingresos.
Gubernamentales o del Estado.-Con fines del bien social, su base son los
egresos que sean indispensables para alcanzar su fin.
Corto plazo.-un ao.
Largo plazo.- ms de un ao, generalmente de dos a seis aos.
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Generales.-Los de toda la empresa.
Departamentales.-Parcial, la suma de stos ms el de la direccin ser
igual al presupuesto general.
Rgidos.-las desviaciones requieren autorizacin previa.
Flexibles.-tiene lmites de tolerancia automticos.
Funcionales:
a) De ventas: Denominado tambin el presupuesto maestro, tiene su
antecedente en el pronstico de ventas.
b) De compras: Se relaciona con las materia primas necesarias para
fabricar lo que el presupuesto de ventas considera que puede
venderse.
c) De fabricacin: Presupone el costo de las unidades necesarias de
fbricas para vender y mantener su existencia.
d) De inversiones: Costo de ampliacin y de inversin en instalaciones
nuevas o de investigacin y desarrollo de nuevos productos.
e) De personal: En disponibilidades de elementos humanos capaces y
adecuados.
f) De gastos: Las erogaciones con cargo a los gastos de operacin.
g) De caja: Tambin llamados de ingresos y egresos financieros.


NUEVAS TCNICAS PARA PLANEAR
Existen nuevas tcnicas y herramientas que ayudan a planificar, a realizar un
trabajo ms exacto, ms rpido y que incluyen ms nmero de variables que en
los aos sesenta.
Una de ellas es la investigacin de operaciones, que se pudiera definir como la
Optimizacin del desarrollo de un sistema que permite obtener los objetivos del
problema. Los modelos o simulaciones son otra tcnica nueva, consiste en crear
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modelos a escala, o simular imitar las funcionalidades de un sistema antes de
ponerlo en prctica.
La direccin por objetivos, la programacin lineal, el mtodo del camino crtico, los
juegos de decisiones, son tcnicas que utilizan las matemticas y las
computadoras electrnicas, para planear y lograr sus objetivos utilizando
racionalmente sus recursos.


LA ORGANIZACIN


CONCEPTO DE FUNCIN
Dentro de la organizacin las funciones son el agrupamiento de las principales
unidades de trabajo, o sea, la reunin lgica y armoniosa de actividades afines.
Es un agrupamiento de actividades para llevar a cabo los planes a travs de
unidades administrativas definiendo las relaciones jerrquicas entre los jefes y sus
subordinados.
La organizacin tiene confusiones en su terminologa, sin embargo dentro de
todos ellos podemos destacar dos el que habla de partes y unidades de trabajo y
el que habla de las relaciones de esas partes. As que de acuerdo a William
Spriegel la podemos definir como La relacin estructural entre los factores de una
empresa, materiales humanos y direccin, que es considerada aparte y no dentro
de ninguno de stos factores.


CONCEPTO DE JERARQUA

La autoridad mxima recae en la asamblea de accionistas o en los propietarios de
un negocio. La declaracin de autoridad que hacen al nombrar un consejo de
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Administracin y ste a su vez de nombrar funcionarios y empleados, hace que se
establezca una lnea jerrquica o columna vertebral de autoridad y mando.







TIPOS BSICOS DE ORGANIZACIN
Lineal o Militar



DIRECCIN GENERAL

SUB-DIRECCIN






Este sistema est bien para organizaciones pequeas, simples, casi de tipo
familiar. Se encontr que este tipo de organizacin era demasiado rgido para
A
B
C D
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poder delegar autoridad. La necesidad de la divisin del trabajo y de la delegacin
de autoridad trajeron como consecuencia buscar formas ms flexibles de
organizacin.

Plana Mayor o Staff





Este funciona de la siguiente manera: Los jefes de personal y de produccin son
casi exclusivamente consejeros, es decir, que ellos estudian los problemas y dan
informes al superintendente que es el que decidir la accin y si esta no funciona,
los capataces slo pueden quejarse a l y no a los consejeros.

Funcional


DIRECCIN GENERAL

SUB-DIRECCIN

DIRECCIN GENERAL
GERENTE
ASESOR EN
PRODUCCIN
ASESOR EN VENTAS
FUERZA DE TRABAJO
A
B
C D
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Es muy comn encontrarlo y se puede representar en muchas formas; la grfica
ofrece una de las ms conocidas, desventaja: los subordinados pueden tener
confusin al recibir rdenes de varios jefes.




Lineal-Funcional





FUERZA DE TRABAJO
GERENTE
ASESOR EN
PRODUCCIN
ASESOR EN VENTAS
FUERZA DE TRABAJO
DIRECCIN GENERAL
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Con este sistema se trat de resolver que varias personas dieran rdenes a un
mismo subordinado y se hizo una combinacin del sistema lineal con el funcional.
En este sistema hay personas especializadas cada una en un lugar. La idea fue
que los asesores pudieran transmitir rdenes a travs del gerente.


De Comits
Este sistema podra funcionar como un solo comit consultivo, en este sistema
tenemos cierta forma lineal, forma de staff, plana mayor y funcional, los comits no
tienen funcin de mando, pero estn obligados a exponer sus opiniones.
Si pensamos que la organizacin es una parte del proceso administrativo, cabe
preguntarse Qu es? Y Para qu sirve?; en la planeacin se pregunta Qu se
va a hacer?, para organizar debemos preguntarnos Cmo lo vamos a hacer?, es
decir, cmo vamos a llevar a cabo los planes para llegar a las metas, con qu
estructura?.
Existen diversas formas de organizar las actividades, las unidades funcionales
pueden ser:
Divisiones.
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Departamentos.
Secciones.
Grupos.
Subgrupos.
Unidades.
Una forma de tomar en cuenta para organizar es por Funciones; se reconocen
cinco: Produccin, Ventas, Finanzas, Relaciones y Administracin. La
organizacin puede simplificarse en tres etapas: Actividades y funciones; jerarqua
que sirve para situar niveles de autoridad y por ltimo Obligaciones que deben
adaptarse a cada persona.

Defectos Comunes de la Organizacin
Como defectos ms comunes que ocurren a falta de organizacin se exponen los
siguientes:
1) Funciones desproporcionadas o desbalanceadas, es decir, conceder mayor
o menor importancia a determinada funcin, sino que se debe tener igual
importancia a todas.
2) El que cada funcin sea tratada con negligencia, es decir, que no se
cumplan sus objetivos como es debido.
3) Demasiados niveles jerrquicos que ocasionan confusin en las rdenes,
elevan el costo, dificultan las comunicaciones, producen exceso de
descentralizacin.
4) Falta de coordinacin, llevando implcitas comunicaciones defectuosas.
5) Individuos con cualidades sobresalientes en puestos inferiores.
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6) Dualidad de mando. Organizar una empresa no es labor de un da, el lograr
que todos sus departamentos funcionen bien requiere de tiempo y de
constante revisin.


Reorganizacin
Hay seis pasos para reorganizar una empresa:
1) Conocer el objetivo, se refiere a ver qu tipo de empresa es y qu clase de
objetivo persigue en su organizacin.
2) Descomponer el trabajo que se va a hacer en las siguientes actividades,
hasta el punto que nos interesa detallar cada actividad, hasta que no se
pueda descomponer ms.
3) Agrpense las actividades en unidades prcticas por su similitud, por su
mayor o menor trascendencia.
4) Para cada actividad defnanse claramente los deberes, e indicar a cargo de
quin estn.
5) Asignacin de personal calificado. Deberes de cada uno, este personal
debe tener las condiciones necesarias para que los deberes de su puesto
puedan llevarse a cabo.
6) Delegacin de autoridad al personal asignado. Estas personas necesitan
saber por qu est diseada as la organizacin, cmo est hecha, de
quines dependen, a quin deben informar.
Departamentizacin es el agrupamiento comn de actividades homogneas que
forman una unidad organizada para fines administrativos.

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Forma de Evaluacin de la Estructura Orgnica
a) A golpe de vista, esto significa darse cuenta cules son los defectos que
saltan a la vista.
b) Efectuar preguntas informales explorativas, para ello se necesita preguntar
a alguien que conozca suficientemente la organizacin de la compaa.
c) Establecer comparaciones con la organizacin de otra empresa similar de
la que se tenga conocimiento.
d) Si tenemos conocimiento de algunos problemas, debemos pensar en la
mejor forma de resolverlos, es por ello que es imprescindible saber a que
se dedica la empresa y cul sera la estructura ideal para ella.
e) Calcular razones o radios comparativos.