Interfaz de Excel

Las planillas de clculo pertenecen a la categora Software de Aplicacin.

La planilla de clculos nos permite almacenar, organizar, consultar y ordenar gran cantidad de informacin
segn distintos criterios, como as tambin realizar operaciones matemticas y estadsticas desde las
Ms simples a las ms complejas.
Una hoja de clculo se encuentra compuesta por numerosas columnas ms de un milln de filas. De forma
predeterminada las filas van numeradas y las columnas se encuentran etiquetadas con letras que van de
la A a la Z, para continuar con la secuencia, luego se combina la letra A con cada una de las otras letras y as en
forma sucesiva.
- Las operaciones que nos permite realizar la aplicacin, se realizan generalmente a travs de clculos entre las
celdas (que son la interseccin de una fila y una columna), las que pueden ser referenciadas utilizando la letra
de la columna y el nmero de la fila (ejemplo B2).
La celda es un pequeo editor de texto y en ella se puede escribir un texto, insertar una imagen, un grfico,
entre otros.
-La planilla de clculo se organiza como un libro, es decir que cuenta con distintas hojas; en la parte inferior
de la pantalla pueden apreciarse tres solapas denominadas Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3; haciendo clic sobre
cualquiera de estas solapas puede ingresarse a las mismas; los datos introducidos en una hoja no siempre tienen
que tener relacin con las otras hojas; pero empleando funciones o frmulas pueden vincularse.
Los nombres de estas hojas se pueden modificar, stas tambin se pueden eliminar, insertar, entre otras
acciones.
Al iniciar Excel aparece la siguiente ventana
1. Barra de herramientas de acceso rpido
2. Barra de ttulo
3. Cinta de opciones organizadas en pestaas
4. Barras de desplazamiento
5. Zoom
6. Vistas de documento
7. Barra de estado
8. Ficha Archivo
9. rea de trabajo
10. Solapas con nombre de cada hoja
11. Barra de Edicin o de frmulas

Rango
Hay tres tipos de rangos:
Rango Columna: es aquel que se conforma de la misma columna y distinta fila, por ejemplo: A6:A19.
: difiere la columna y permanece constante la fila, por ejemplo: D3:F3.
Rango Matricial: difieren las filas y las columnas, por ejemplo: D15:G28. Se utilizan las celdas extremos para
identificarlo.
Edicin de datos
En una planilla de Excel bsicamente se pueden ingresar cuatro tipos de datos:
Numricos (en todos los formatos permitidos).
Alfanumricos: nmeros y letras (se utilizan en los rtulos de filas y columnas, ttulos, entre otros).
Frmulas: son expresiones que se utilizan para realizar clculos, es el mismo usuario quien crea las mismas.
Funciones: frmulas que han sido programadas previamente al momento de crear la aplicacin y ya vienen
incorporadas en sta. El usuario slo debe indicar los argumentos o parmetros necesarios para que el Excel
pueda calcular el resultado.
Formato
La apariencia del texto que se escribe en Excel se puede modificar fcilmente.

Dentro de la ficha Inicio se encuentran los grupos: Portapapeles, Fuente, Alineacin, Nmero, Estilos, Celdas y
Modificar. Esta solapa nos permite acceder a todos aquellos comandos que facilitan la mejora en la
presentacin de la informacin, como pueden ser los cambios de formato de carcter, alineaciones de datos en
las celdas, formato de nmero, aplicacin de estilos, entre otras operaciones.

Fuente
El grupo Fuente nos permite aplicar formato a los datos que se encuentran organizados en las celdas, las cuales
han sido seleccionadas previamente.
Uno de los cambios de formato ms comunes que puede hacer es el de tipo de la fuente que muestran los datos
que se encuentran en las celdas.
Una vez que se ha encontrado la fuente que se busca basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.
Si se conoce el nombre no ser necesario que se busque la fuente en la lista, se puede escribir directamente en
la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual, ya que se trata de un cuadro editable. A medida que
se escribe, el cuadro se va auto rellenando con la fuente que cree que se est buscando, de modo que es posible
que al introducir nicamente dos o tres letras, ya se muestre la que le interesa.
Al hacer clic en la flecha de la esquina inferior derecha de cada panel de los grupos Fuente, Alineacin y Nmero
se abre el mismo cuadro de dilogo, con la diferencia de la pestaa activa que muestra.
Permite aplicar tipografa, estilo, tamao, subrayado, efectos y color.

Alineacin
Permite indicar el tipo de alineacin horizontal y vertical de los datos que tiene almacenados cada celda,
combinar celdas, ajustar, cambiar la orientacin e inclinacin del texto segn la cantidad de grados
especificados.
El comando Combinar y centrar une las celdas seleccionadas en una celda de mayor tamao y centra el
contenido en la nueva celda. Para revertir esta situacin se debe desactivar la casilla de verificacin del
comando Combinar celdas haciendo clic sobre la tilde que muestra el cuadrado.
Generalmente se utiliza para crear etiquetas que abarcan varias columnas.

Nmero
Cuando hablamos de formato de nmeros nos referimos a como se ve un nmero en una celda de Excel. Al
cambiar el formato de un nmero en una hoja de Excel, slo estamos cambiando lo forma en que Excel exhibe el
Nmero. El nmero en s mismo no cambia. Por ejemplo: All vimos que cuando vemos la fecha "9/05/2006" en
una celda, Excel "ve" el nmero 38846 que es la cantidad de das transcurridos desde el 1/01/1900 hasta el
9/05/2006.
En la lista Categora, haga clic en el formato que desee usar y, a continuacin, ajuste la configuracin si fuera
necesario.
Estilos
En la pestaa Inicio encontramos estilos predefinidos listos para aplicarlos a nuestra tabla o celda, de modo que
adquiera un aspecto elegante rpidamente.

Formato Condicional
El formato condicional es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el anlisis de datos ya que
nos permite aplicar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto hace
posible aplicar un tipo de fuente especfico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con
ciertas reglas y as poder identificarlas fcilmente en pantalla.

Dar formato como tabla

Esta opcin nos permite aplicar formato rpidamente a un conjunto de celdas y lo convierte en una tabla
seleccionando un estilo especfico.

Estilos de celda
Excel provee de estilos de celda predefinidos, los cuales se pueden utilizar para aplicar un formato a las celdas
de manera rpida y conveniente.
Tambin se puede definir y crear nuestros propios estilos de celda.
Una vez que tiene ese estilo de celda que se aplicar continuamente a sus reportes, lo mejor es guardarlo para
que se encuentre disponible en todo momento. Solamente se debe seleccionar la celda que contiene el formato
a decuado y pulsar el botn desplegable Estilos de celda y seleccionar la opcin Nuevo estilo de celda. Se
mostrar el cuadro de dilogo Estilo.
Celdas
El grupo Celdas permite:
.
Eliminar: celdas, filas, columnas y hojas.


Creacin de frmulas
Las frmulas son expresiones, creadas por el usuario, que se utilizan para realizar clculos o procesamiento de
valores, produciendo un nuevo valor que ser asignado a la celda en la cual se ha creado dicha frmula. En una
frmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o ms celdas de un libro de trabajo.
Las frmulas estn conformadas por:
Operadores de clculo, operandos: los operadores especifican el tipo de operacin o procesamiento que se
desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores:
aritmticos, de comparacin, texto y de referencia.
Los que se usan comnmente son los operadores aritmticos: +, -, * , /, ^ y %.
referencias a las celdas (anteriormente se coment que no es conveniente trabajar con valores numricos
directamente porque si stos se modifican los resultados en donde intervienen los mismos no se actualizan
automticamente).
frecuencia, por funciones. Para introducir una frmula en una celda, se debe colocar como primer
carcter el signo igual (el signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una
frmula). Si directamente escribimos la frmula omitiendo el signo, el Excel considera que se ha ingresado un
dato de tipo alfanumrico, por consiguiente muestra el mismo en forma literal como una cadena de caracteres,
es decir, no realiza el clculo.
Cuando se escribe la frmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.
Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor
constante 3 y, a continuacin, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado (la
multiplicacin *tiene mayor prioridad, es decir, se calcula en primer lugar, que la suma + ).
Si la celda A5 contiene el valor numrico 10, la celda A4 contiene el valor numrico 5, entonces, esta frmula al
ser calculado por el Excel producir 25 como resultado final, el cual ser asignado a la celda en la que se ingres
la frmula.
El contenido de las celdas que utilizamos en las operaciones de las frmulas debe ser numrico; si por
equivocacin incluimos en la frmula una celda que contenga un texto, puede darnos error. El error se muestra
de lasiguiente forma:
#VALOR! : significa, como ya mencionamos, que hay un texto en la celda que queremos efectuar una
operacin matemtica.
La celda donde nos posicionamos para efectuar el clculo nunca debe estar incluida dentro de la frmula.
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda
#TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.
Ejemplos de errores al momento de crear una frmula:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora
negativa.
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar
textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se interceptan.

Utilizacin de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin de los operadores, se debe escribir entre parntesis la parte de la frmula a
la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que sta se procese o calcule antes que las
dems. Los parntesis se deben colocar por pares, es decir, un parntesis que abre y otro parntesis que cierra.
Por ejemplo, la siguiente frmula: =10+7*5
Produce como resultado 45 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 7 por
5 y luego suma 10 al resultado.
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar el orden de evaluacin, la frmula se puede escribir como:
=(10+7)*5
En este caso Excel sumar 10 ms 7 y luego multiplica el resultado por 5, con lo que se obtiene 85.
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula le indican a Excel que calcule
primero la suma del valor que contiene la celda B4 ms el valor constante 30, y despus divida el resultado
obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o se encuentran en las celdas G5, G6 y G7.
=(B4+30)/SUMA(G5:G7)
Clculo de porcentajes:

Para calcular un porcentaje, la forma ms conveniente de hacerlo es colocar el mismo en una celda con formato
porcentual, posteriormente, en la frmula se debe multiplicar la celda en donde se encuentra el porcentaje y
la celda en donde se encuentra la cantidad sobre la cual se desea obtener el mismo.

Referencias relativas y absolutas
Referencias relativas: Una referencia relativa de celda en una frmula, siempre conserva la posicin relativa
entre la celda que contiene la frmula y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha frmula de una
celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de celda en la frmula que se crea en la celda
destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas.
Cuando se copia una frmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en la frmula que se crea en la
celda destino se ajusta automticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene la frmula =A1 (que hace
una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modifica automticamente la frmula
obtenindose en la celda B3 la nueva frmula como =A2.
- Referencias absolutas: (tambin se la denomina celda fija o congelada). Una referencia absoluta de celda en
una frmula, siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila especfica.
Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la
celda destino no vara. De forma predeterminada cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas
y para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del
nmero de fila de la celda, por ejemplo $A$1.
Si una frmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referencia absoluta no se
modifica. Por ejemplo, si la frmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1, se copia de la
celda B2 a la celda B3, la frmula es la misma en ambas celdas.
- Referencias mixtas: Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila
absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc.; mientras
que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si se traslada dicha frmula de una celda a
otra celda (se mueve o se copia), se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable.
Si una frmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la referencia relativa se modifica
automticamente y la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la frmula =A$1, que contiene una
referencia mixta que indica que la fila no debe variar, se copia de la celda B2 a la celda C3, la nueva frmula que
contendr la celda C3 es entonces =B$1.

Insercin de objetos
En la ficha Insertar se encuentran los siguientes grupos: Tablas, Ilustraciones, Grficos, Minigrficos, Filtro,
Vnculos, Texto y Smbolos.
Funciones:
Las funciones son frmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan clculos utilizando los
valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o
grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
Todas las funciones de Excel se expresan de la siguiente manera:
=Funcin( ) En donde:
= significa que la celda contendr una frmula a travs de una funcin
Funcin es la expresin genrica de cualquier funcin de Excel
( ) se denomina argumento.
Cabe aclarar que si en el argumento de cualquier funcin se observa : (dos puntos), este se denomina rango,
por ejemplo =suma(A1:B5), suma todos los nmeros comprendidos entre A1 y B5.
Si dentro del argumento las celdas estn separadas por ; (punto y coma) la funcin se ejecuta para cada celda
que se menciona dentro del argumento, es decir que se encuentran separadas por punto y coma, por ejemplo
=suma(A1;B5) realiza la suma entre la celda A1 y B5, que es igual a hacer =A1+B5.
Estructura de las funciones incluidas en Excel:
=Nombre de la funcin(argumento 1;argumento 2;;argumento n)
- Nombre de funcin: Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre nico que las diferencia
unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabticos, por ejemplo la funcin PROMEDIO. En
algunos casos el nombre incluye uno o ms puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman,
como por ejemplo la funcin CONTAR.SI
- Argumentos: Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden ser nmeros,
referencias de celda, texto entre comillas, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, o valores
de error como #N/A. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. La cantidad
de argumentos que deban ingresarse a una funcin es definido por la funcin misma, y cada uno de
estos argumentos deber ser un valor vlido y del tipo requerido por el correspondiente orden en que es
especificado por la funcin. Algunas funciones no necesitan argumentos como la funcin HOY( ). Ntese que a
pesar de no tener argumentos esta funcin, es obligatorio colocarle tanto el parntesis de apertura como el de
cierre.
La estructura de una funcin comienza por el nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los
argumentos de la funcin separados por punto y coma y un parntesis de cierre.
Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona el botn para insertar una
funcin en la barra de frmulas, si est activa esta barra de frmulas; o se abre el men Frmula y a
continuacin se selecciona la opcin Insertar Funcin.
Se selecciona la categora en la lista desplegable y luego se selecciona la funcin que se necesite.
En la ficha Frmulas, en el grupo Biblioteca de Funciones, se pueden visualizar las categoras de las mismas
representadas con conos que hacen referencia a cada una. En cada uno de ellos se puede desplegar una lista en
donde se puede seleccionar la funcin que se est necesitando emplear.
Paleta de funciones: Cuando inserte una funcin, la Paleta de frmulas le servir de ayuda, la misma muestra el
nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el
resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula.

Explicacin y sintaxis de las funciones que se van a utilizar en la materia

Sintaxis:
SUMA(nmero1;nmero2; ...)Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros cuya suma desea obtener.
lista de argumentos.
Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarn los nmeros de esa matriz o referencia.
Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia.
traducir a nmeros causarn errores.
Ejemplos
Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:SUMA(A2:C2) es igual a 50

Sintaxis
PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1;nmero2; ... son de 1 a 30 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener.
Observaciones
Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, esos valores se pasan
por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0.
Sugerencia. Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia entre las celdas vacas y las que
contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla de verificacin Valores cero de la ficha Ver
comando Opciones del men Herramientas. Las celdas vacas no se cuentan pero s los valores cero.
Ejemplos
Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2:PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11
PROMEDIO(A1:A5) es igual a SUMA(A1:A5)/CONTAR(A1:A5), que es igual a 11.

Sintaxis
MIN(nmero1;nmero2; ...)Nmero1;nmero2; ... son entre 1 a 30 nmeros cuyos valores mnimos
desea encontrar.
especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones textuales
de nmeros. Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a nmeros, causan
errores.
ncia, slo se usan los nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas
vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto.
Si los valores lgicos o el texto no deben pasarse por alto, utilice la funcin MINA.

Ejemplos
Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27, y 2:
MIN(A1:A5) es igual a 2
MIN(A1:A5;0) es igual a 0

Sintaxis
MAX(nmero1;nmero2; ...)Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros para los que se desea
encontrar el valor mximo.
nmeros en forma de texto. Los argumentos que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir
a nmeros causan errores.
vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasarn por alto.
Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lgicos y el texto.

Ejemplos
Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:
MAX(A1:A5) es igual a 27
MAX(A1:A5;30) es igual a 30
lista de argumentos.
Use CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos en un rango o matriz.
Sintaxis
CONTARA(valor1;valor2; ...)Valor1; valor2; ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que
desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de informacin, incluyendo texto vaco ("") pero
excluyendo celdas vacas. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacas
que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lgicos, texto, o valores de error,
use la funcin COUNT.
CONTARA(A1:A7) es igual a 6
CONTARA(A4:A7) es igual a 4
CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo numrico de un rango o de una matriz de nmeros.
Sintaxis
CONTAR(ref1;ref2; ...)Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a
distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.
ntan; los
argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a nmeros se pasan por alto.
pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error de la matriz o de la referencia.
Utilice la funcin CONTARA si necesita contar valores lgicos, texto o valores de error.
CONTAR(A1:A7) es igual a 3
CONTAR(A4:A7) es igual a 2
Calcular un valor basado en una condicin
Una frmula de Microsoft Excel realiza clculos con valores de la hoja de clculo. Normalmente, las frmulas
realizan clculos con todos los valores de un rango determinado.
Sin embargo, qu sucede si desea que Excel cambie la frmula si una determinada condicin es cierta o si
desea incluir en el clculo slo los valores que cumplan determinadas condiciones? Por ejemplo, es posible
que desee hacer un seguimiento de los pedidos hechos por los vendedores y despus resumir las ventas de cada
vendedor sin volver a organizar los datos. O tal vez desee determinar la cantidad de bonificacin por cada
venta, basada en la cantidad total facturada. Cuando desee que las frmulas realicen pruebas condicionales,
puede utilizar frmulas condicionales en Excel.
Excel incluye tres funciones de hoja de clculo que calculan resultados basados en condiciones. Para contar el
nmero de veces que un valor especfico aparece en un rango de celdas, utilice la funcin de hoja de clculo
CONTAR.SI. Para calcular una cantidad total basada en una sola condicin, utilice la funcin de hoja de clculo
SUMAR.SI. Para devolver un valor de dos, por ejemplo el porcentaje de bonificacin, utilice la funcin de hoja de
clculo SI.
Funciones de hoja de clculo y CONTAR.SI y SUMAR.SI
Imagine que desea crear un resumen que muestre, para cada vendedor, el nmero total de pedidos hechos y la
cantidad total facturada durante un perodo determinado. Para contar el nmero de pedidos hecho, utilice la
Funcin de hoja de clculo CONTAR.SI. Para calcular la cantidad total facturada, utilice la funcin de hoja de
clculo SUMAR.SI.
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio
especificado En este ejemplo, la funcin de hoja de clculo CONTAR.SI cuenta el nmero de pedidos hechos por
cada vendedor.
La funcin CONTAR.SI tiene dos argumentos: el rango que debe comprobarse y el valor que debe buscarse
dentro del rango (el criterio).
Sintaxis
=CONTAR.SI(rango;criterio)Para Buchanan, la funcin (de la celda B32) tiene esta forma:
=CONTAR.SI(A2:A26;A32)
La funcin cuenta el nmero de veces que el nombre de la celda A32 (el argumento criterio) aparece en la lista
Vendedores (A2:A26, el argumento rango).
Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango: es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas que no estn en blanco.
Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por
ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o "manzanas".
Ejemplos
Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas", "melocotones" y "manzanas"
respectivamente.
CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") es igual a 2
Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86 respectivamente.
CONTAR.SI(B3:B6;">55") es igual a 2
AR.SI: Busca un valor dentro de un rango y despus suma todos los valores correspondientes en otro
rango En este ejemplo, la funcin de hoja de clculo SUMAR.SI calcula la cantidad total facturada por cada
vendedor.
La funcin de hoja de clculo SUMAR.SI. tiene tres argumentos: el rango que debe comprobarse, el valor que
debe buscarse dentro del rango (el criterio) y el rango que contiene los valores que deben sumarse.
=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Para Buchanan, la funcin (de la celda C32) tiene esta forma:
=SUMAR.SI(A2:A26;A32;B2:B26)
La frmula busca el texto de la celda A32 (el argumento criterio) en la lista Vendedores (A2:A26, el argumento
rango) y despus suma las cantidades correspondientes de la columna Total factura (B2:B26 el argumento
rango_suma).
Funcin de hoja de clculo SI
SI: La funcin de hoja de clculo SI comprueba (valida) una condicin que ha de ser verdadera o falsa. Si la
condicin es verdadera, la funcin devuelve un valor y, si es falsa, devuelve otro valor.
Imagine que la organizacin determina las bonificaciones por venta en una escala variable que otorga un 10 o
un 15 por ciento segn la cantidad facturada. Para determinar cul de los dos valores usar, basndose en una
condicin que puede ser verdadera o falsa, utilice la funcin de hoja de clculo SI.
La funcin de hoja de clculo SI devuelve una bonificacin del 10% o del 15% segn la cantidad facturada.
Esta funcin tiene tres argumentos: la condicin que se desea comprobar, el valor que se devolver si la
condicin es verdadera y el valor que se devolver si la condicin es falsa.
=SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Para la facturacin de 8.000 de Suyama, la funcin (de la celda C4) tiene
esta forma:=SI(B4<10000;10%;15%)
Si la cantidad facturada es inferior a 10.000 $ (el argumento prueba_lgica), la bonificacin ser del 10 por
ciento (el argumento valor_si_verdadero). Si la cantidad facturada son 10.000 $ o ms, la bonificacin ser del
15 por ciento (el argumento valor _si_falso).
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_ lgica es cualquier valor o expresin que puede
evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10
es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO.
Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.
Operadores de comparacin: Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Al comparar dos
valores con estos operadores, el resultado es un valor lgico, bien VERDADERO bien FALSO


Operador de comparacin Significado
Ejemplo
= (igual) Igual a A1=B1
> (mayor que)
Mayor que A1>B1
< (menor que) Menor que
A1<B1
>= (mayor o igual
que) Mayor o igual que A1>=B1 <= (menor o igual
que) Menor o igual que A1<=B1 <> (distinto) Distinto de
A1<>B
Operador de comparacin Significado
Ejemplo
= (igual) Igual a A1=B1
> (mayor que)
Mayor que A1>B1
< (menor que) Menor que
A1<B1
>= (mayor o igual

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si
este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como
VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto".
Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este
argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este
argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO.
Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se
evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es
FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el
valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de
valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero).
Valor_si_falso puede serotra frmula.
Observaciones
s posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir
pruebas ms elaboradas. Vea el ltimo de los ejemplos citados a continuacin.
an, la funcin SI devuelve el valor
devuelto por la ejecucin de las instrucciones.
ejecute la instruccin SI.
Ejemplos
resultado de la frmula de A10 es igual o menor que 100, la siguiente funcin mostrar "Dentro de
presupuesto".
De lo contrario, la funcin mostrar "Presupuesto excedido".
SI(A10<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido")
valor en la celda A:10 es 100, prueba_lgica ser VERDADERO y se calcular el
valor total del rango B5:B15. De lo contrario, prueba_lgica ser FALSO y se devolver una cadena de texto vaca
("") que borrar el contenido de la celda que contenga la funcin SI.
SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"")
sticados. Las celdas
B2:B4 contienen los "Gastos actuales" para enero, febrero y marzo: 1500 $; 500 $; 500 $. Las celdas C2:C4
contienen los "Gastos pronosticados" para los mismos perodos: 900 $; 900 $; 925 $.
Con las siguientes frmulas puede escribir una frmula que compruebe si se ha excedido el presupuesto:
SI(B2>C2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Presupuesto excedido"SI(B3>C3;"Presupuesto
excedido";"Aceptar") es igual a "Aceptar"
descuento segn la categora a la que pertenece el
empleado:
Se podra utilizar la siguiente funcin anidada SI:=SI(B2="A";C2*$B$8;SI(B2="B";C2*$B$9;C2*$B$10))
Como se observa, la segunda funcin SI representa tambin el argumento valor_si_falso de la primera
instruccin SI.
Tablas
Dentro del grupo Tablas, el Excel nos da la posibilidad de insertar: tablas y tablas dinmicas. Nos permite
insertar tablas para administrar y analizar datos relacionados.
Las tablas permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja ms fcilmente, tambin conocidas
como tablas pivote son una herramienta para el anlisis de datos dentro de una base de datos o tabla de datos.
Su ventaja y funcionalidad radica en la capacidad de concentrar los datos de los campos de inters de la base de
datos y realizar diferentes operaciones de agrupacin y ordenacin con ellos.
Las tablas dinmicas nos permiten resumir los datos e insertar un grfico dinmico, las mismas consiste en el
resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla
de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir
obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los
datos origen.
Ilustraciones
Dentro del grupo Ilustraciones se encuentran las herramientas Imagen, Imgenes prediseadas, Formas,
SmartArt, Grfico y Captura.
Imagen
Para insertar una imagen que se encuentre guardada en nuestro disco se debe hacer clic en el icono Imagen de
la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Insertar.

seleccionamos, si elegimos Insertar sta se guardar en el mismo archivo de documento.
encuentra: esto puede ser problemtico en caso de que la movamos a otra carpeta o borremos, pero la
ventaja ser que nuestro documento no ocupar tanto espacio.
archivo de la misma: si sta se borra o renombra se usar la incrustada en la planilla.
Tambin se puede insertarla de entre las Imgenes prediseadas que vienen con Microsoft Office.
Formas
Para insertar una Forma se debe hacer clic en el icono Formas de la cinta de opciones correspondiente a la
pestaa Insertar: se selecciona la que se desea, se hace clic en la pgina y se arrastra el ratn hasta darle el
tamao deseado para despus soltar el botn.
Para modificar la Forma hacemos clic con el botn derecho sobre ella y seleccionamos Formato de forma o Ms
opciones de diseo.
SmartArt
Un elemento grfico SmartArt es una representacin visual de la informacin que se puede crear de forma fcil
y rpida eligiendo entre los diferentes diseos, con el objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente de
forma grfica.
Al crear un elemento grfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo de elemento grfico SmartArt,
como Proceso, Jerarqua, Ciclo o Relacin.
Cada tipo de elemento grfico SmartArt contiene varios diseos diferentes.
Una vez elegido el diseo, es muy fcil cambiar el diseo o tipo de elemento grfico SmartArt. La mayor parte
del texto y el resto del contenido, as como los colores, estilos, efectos y el formato de texto, se transfieren
automticamente al nuevo diseo.
A medida que agrega y modifica el contenido en el panel de texto, el elemento grfico SmartArt se actualiza
automticamente, es decir, las formas se agregan o se quitan segn sea necesario.
Tambin puede agregar y quitar formas en un elemento grfico SmartArt para ajustar la estructura del diseo.
Por ejemplo, aunque el diseo Procesobsico aparezca con tres formas, puede ser que su proceso solo necesite
dos o quizs cinco. A medida que agrega o quita formas y modifica el texto, la disposicin de las formas y la
cantidad de texto que contienen se actualizan automticamente y se mantiene el diseo y el borde original del
diseo del elemento grfico SmartArt.
Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo, tiene como objetivo facilitar su
interpretacin visualizando la informacin en forma ms rpida y sencilla.
A menudo un grfico dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, se puede optar por crearlo:
- Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
- Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen
celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Elegir el tipo de grfico adecuado para mostrar la informacin es de suma importancia. Cada tipo de grfico
desplegar la informacin de una manera diferente as que utilizar el grfico adecuado ayudar a dar la
interpretacin correcta a los datos. Estos son los tipos de grficos ms utilizados en Excel:

Grficos de columna
Un grfico de columnas muestra los valores y los grupos de series como conjuntos de columnas verticales
agrupadas por categora. Los valores se representan por el alto de las columnas con relacin al eje Y. Las
etiquetas de las categoras aparecen en el eje X. Los grficos de columnas suelen utilizarse para comparar
valores de categoras.
Hay tres tipos de grficos de columnas: de columna, de columna apilada y de columna 100% apilada.
Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las variaciones de los datos a travs del tiempo. Las categoras
de datos aparecern en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de
grfico con los grficos de barra, donde la diferencia principal es que en los grficos de barra las categoras
aparecen en el eje vertical.
Grficos de lnea
Los grficos de lneas muestran una serie como un conjunto de puntos conectados mediante una lnea. Los
valores se representan por el alto de los puntos con relacin al eje Y. Las etiquetas de las categoras se resentan
en el eje X. Los grficos de lneas suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo.
Existen dos tipos de grficos de lneas: de lneas y de lneas suavizadas.
Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un perodo de tiempo. Este grfico es
comparado con los grficos de rea, pero los grficos de lnea hacen un nfasis especial en las tendencias de los
datos ms que en las cantidades de cambio como lo hacen los grficos de rea.
Grficos circulares
Los grficos circulares muestran los datos de los valores en formato de porcentajes de un total. Las categoras se
representan mediante sectores individuales. El tamao del sector viene determinado por el valor. Los
grficos circulares suelen utilizarse para mostrar porcentajes.
Existen dos tipos de grficos circulares: circulares y circulares seccionados. Tambin conocidos como grficos de
pie (en ingls) o grficos de pastel.
Estos grficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las
partes respecto al total.
Grficos de Barra
Los grficos de barras muestran las series como conjuntos de barras horizontales agrupadas por categora. Los
valores se representan por la longitud de las barras con relacin al eje X. Las etiquetas de las categoras
se presentan en el eje Y. Los grficos de barras suelen utilizarse para comparar valores de categoras.
Existen tres tipos de grficos de barras: de barras, de barras apiladas y de barras 100% apiladas.
Un grfico de barra hace un nfasis en la comparacin entre elementos en un perodo de tiempo especfico. Este
tipo de grfico incluye cilindros, conos y pirmides.

Grficos de rea
Los grficos de reas muestran las series como un conjunto de puntos conectados por una lnea, con un rea
rellenada por debajo de la lnea. Los alores se representan por el alto de los puntos con relacin al eje Y. Las
etiquetas de las categoras aparecen en el eje X. Los grficos de reas suelen utilizarse para comparar valores a
lo largo del tiempo.
Existen tres tipos de grficos de reas: de reas, de reas apiladas y de reas 100% apiladas.
Los grficos de rea muestran la importancia de los valores a travs del tiempo. Un grfico de rea es similar a
un grfico de lnea, pero ya que el rea entre las lneas est relleno, el grfico de rea le da una mayor
importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un grfico de lnea.
Grficos XY (Dispersin)
Los grficos XY o de dispersin muestran las series como un conjunto de puntos. Los valores se representan por
la posicin de los puntos en el espacio del grfico. Las categoras, por su parte, por diferentes puntos del
grfico. Los grficos de dispersin suelen utilizarse para comparar valores distintos de las categoras.
Hay tres tipos de grficos de dispersin: XY de dispersin, de dispersin con puntos de datos conectados por
lneas y de dispersin con puntos de datos conectados por lneas suavizadas.
Los grficos de dispersin son tiles para mostrar la relacin entre diferentes puntos de datos. Este tipo de
grfico utiliza valores numricos para ambos ejes en lugar de utilizar categoras en alguno de los ejes como
en los grficos anteriores.
Grficos de burbujas
Los grficos de burbujas muestran las series como un conjunto de smbolos.
Los valores se representan por la posicin del punto en el espacio del grfico y el tamao del smbolo. Las
categoras, por su parte, por diferentes smbolos en el grfico. Slo existe un tipo de grfico de burbujas.
Grficos de Anillos
Los grficos de anillos muestran los datos de los valores en formato de porcentajes de un total. Las categoras se
representan mediante sectores individuales. Los grficos de anillos suelen utilizarse para mostrar porcentajes.
Son idnticos en cuanto a funciones a los grficos circulares.
Existen dos tipos de grficos de anillos: de anillos y de anillos seccionados.
Vnculos
El grupo Vnculos nos permite crear un hipervnculo o enlace a un archivo, a una direccin de correo electrnico,
a una direccin WEB, aun programa, entre otras opciones.
Texto
El grupo Texto nos permite insertar cuadros de texto, objetos creados en Word Art, encabezado y pie de pgina,
objetos, entre otras opciones.
La posibilidad de insertar un cuadro de texto, es til por ejemplo cuando se est dibujando en Excel y se desea
agregar un texto en algn lugar del dibujo o cerca del mismo, ya que si desea hacerlo con el cursor de Excel de
la manera corriente, se complica porque el rea del dibujo no permite el ingreso para escribir.
Los cuadros de texto suelen ser rectangulares, generalmente tienen un fondo blanco y estn vacos de texto,
para que el usuario pueda escribir en stos.
La herramienta Word Art nos permite insertar objetos independientes de texto con formatos decorativos
preestablecidos, los cuales pueden ser modificados por el usuario.
La opcin Insertar un Objeto nos permite colocar cualquier elemento como archivo de texto, audio, imagen, etc.
El hecho de insertar un objeto vinculado implica que el mismo se modificar en el archivo destino cada vez
que sufra alguna modificacin en su archivo origen.
Edicin de datos
En este punto del programa se va a considerar la expresin: edicin de datos como aquella que integra las
operaciones de ordenamiento, filtrado y clculo de subtotal sobre una lista de datos estructurada dentro de una
planilla de clculo. Las herramientas que permiten realizar estas acciones se encuentran dentro de la ficha Datos
de la Cinta de opciones.
Una lista de datos en Excel se define como un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la fila
superior contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los
datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de
datos. Cada fila es un registro de entrada y cada columna un campo.
Las listas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que
permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Ordenamiento por columnas y niveles
Cuando disponemos de un listado compuesto por muchos registros, lo ms habitual es ordenarlos siguiendo
algn criterio. Esta ordenacin se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar
por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarqua que debe establecerse.
Para hacer una ordenacin simple debemos posicionarnos en la columna que se necesite ordenar y, desde la
pestaa Datos, se debe hacer clic en los botones de la seccin Ordenar y filtrar, se puede dar la orden de
ordenar en forma o descendente o ascendente respectivamente.
El botn Ordenar nos permite ordenar por ms de un criterio de ordenacin. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro
de dilogo donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar.
Slo si algn dato, perteneciente a la columna que se eligi como primer criterio para ordenar, se repite, el
Excel tendr en cuenta el segundo criterio, y, slo si se repiten a la vez los datos del primer y segundo criterio
elegido, el Excel considerar el tercer criterio de ordenacin.
- En el desplegable Ordenar por se debe elegir la columna. Si los datos tienen un encabezado que les da nombre,
Excel los mostrar. Si no, mostrar los nombres de columna (columna A, columna B, ...).
- Luego se debe indicar en qu se basa nuestra ordenacin (Ordenar segn). Se puede elegir entre tener en
cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono.
- Y cul es el Criterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O bien si se trata de un criterio
personalizado como: lunes, martes, mircoles...
Cuando se ha completado un criterio, se puede incluir otro pulsando Agregar nivel, como se muestra en la
imagen. De forma que se puede ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o ms registros
tengan el mismo nombre, por apellido.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la
prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y
sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.
Utilizacin de filtros
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el
mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican
para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro) que se haya
especificado para una columna.
Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:
: que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples
: para criterios ms complejos
A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que
no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite al usuario modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el
subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Para activar la herramienta Filtro conviene estar posicionado en alguna celda que compone el listado, de esta
forma, el Excel coloca al lado de cada nombre de campo una flecha que permite desplegar una lista.
Clculo de Subtotal
La funcin Subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi inmediata filas con los totales de la
informacin que disponemos en nuestra hoja de clculo.
Lo primero que se debe realizar es ordenar nuestra lista por el campo que deseamos cada corte de subtotal, por
ejemplo en el ejercicio que se va a resolver podra ser la carrera.
Una vez ordenado el listado por este campo, lo que se debe hacer es seleccionar todas las celdas que formen al
listado o bien posicionarse en alguna de ellas.
Al estar seleccionados los datos, dentro de la pestaa Datos se debe presionar el botn Subtotal, aparecer un
cuadro de dilogo como el siguiente:
Como lo que se est buscando es que se muestre la cantidad de pasantes por carrera, se debe indicar que cada
vez que cambie la carrera el Excel utilice la funcin Cuenta y muestre la cantidad obtenida en la columna
Carrera.
Para poder realizar la actividad nro. 1 del ejercicio se debe elegir las opciones que se observan dentro del cuadro
de dilogo, La que sigue es la planilla que se obtiene como resultado:

Como resultado se observa que en nuestra hoja de clculo aparecen 3 cuadritos numerados del 1 al 3 del lado
derecho de la hoja, esto es porque ha agrupado las informacin de nuestro archivo en 3 niveles, una (la nmero
1) que incluye todos los datos de nuestra hoja, la nmero2 es por Carrera y por ltimo, la nmero 3 que nos
muestra todos los datos que tenemos.
Al hacer clic en el cuadrito marcado con el nmero 2 podemos ver que se ocultan las lneas con datos y nos
quedan slo las de subtotales, es decir, la cuenta por Carrera:
De igual manera se puede hacer clic en el nmero 1 y se visualizar slo la Cuenta general.
Para volver al listado original se debe hacer clic en el botn Quitar todos.
Vnculo de hojas
Visualizando la pantalla, se vuelve a reconocer que las planillas de clculos estn compuestas por varias hojas,
con slo hacer clic en una de las solapas que muestra el nombre de cada hoja, automticamente se abre, sin
perder los datos de la hoja que estaba trabajando. Tenga en cuenta que cuando grabamos el libro, guardamos el
contenido de todas las hojas.
Si quisiramos trabajar en la hoja 2, con parte de la informacin que se encuentra en la hoja 1, para realizar
nuevos clculos procederemos a su copiado: existen dos formas de hacerlo:
desmarcarlos, vamos al men Editar y seleccionamos Copiar; hacemos clic en la hoja 2 y sobre la celda en que
queremos copiar los datos, procedemos a seleccionar el men Editar y seleccionamos la opcin Pegar. Este
pegado tiene la limitacin que cuando cambiamos algn dato en la hoja 1, no se cambia en la hoja 2.
que, al cambiar un dato de los copiados en la hoja 1, automticamente se cambia en la hoja 2. La frmula
por utilizar deber estar compuesta por el signo igual, el nombre de la hoja de donde provienen los datos que
queremos copiar, el signo de admiracin de cierre y la celda donde est el dato, como por ejemplo =Hoja1!A14.
Esto que se acaba de explicar se denomina Vincular hojas.
Ejercicio Prctico: en el siguiente listado se debe calcular el Aguinaldo y el Aporte correspondiente a cada
empleado, dicho listado se encuentra en la hoja Empleados del archivo. Se debe tener en cuenta que los
porcentajes correspondientes a ambos conceptos se encuentran en la hoja Porcentajes.
Configuracin de pgina
Si se necesita cambiar los mrgenes, tamao de papel, etc. del documento con el que se va a trabajar, podemos
hacerlo desde la pestaa Diseo de pgina de la cinta de opciones.
En la ficha Diseo de Pgina usted podr acceder a los grupos: Temas, Configuracin de pgina, Fondo de
pgina, Prrafo y Organizar.
Temas
Un tema nos permite aplicar distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos que componen la
planilla. En un tema, por ejemplo, se define que todos los ttulos sern de un determinado color, con un
determinado tamao y una determinada tipografa. Y as con todos los estilos. De este modo que no importa lo
extenso que sea el documento, porque si hemos aplicado correctamente los estilos aplicarn formato por
completo con un solo clic.
Si dentro de los temas propuestos no hay ninguno que se ajuste a su gusto, el Excel permite crear temas
personalizados.
La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que ms se aproxime a lo que buscamos, y utilizar los
botones Colores, Fuentes y Efectos que hay junto al botn Temas.
El grupo Configuracin de Pgina permite indicar los parmetros relacionados con la hoja de trabajo en general
de la planilla. En el mismo la aplicacin permite:
los bordes de una pgina.
Al cambiar los mrgenes de pgina de una planilla, cambia el lugar donde el texto y los grficos aparecen en
cada pgina.
Se puede elegir entre orientacin vertical u
horizontal para todo el documento o parte del mismo. Cuando se cambia la orientacin, tambin cambian las
galeras de pginas y de portadas prediseadas para proporcionar las pginas que tienen la orientacin elegida.
se va a utilizar para imprimir).
5.1- Componentes de la interfaz de PowerPoint
El software generador de presentaciones pertenece a la categora Software de Aplicacin.
PowerPoint es la aplicacin que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones grficas; las
presentaciones son imprescindibles hoy en da ya que permiten comunicar informacin e ideas de forma
visualmente atractiva.
Algunos ejemplos de su aplicacin podran ser:
ado tema en su explicacin oral.


.
Como conclusin: siempre que se quiera presentar informacin de forma visual y agradable, para captar la
atencin del interlocutor reunido en un auditorio, la utilizacin de presentaciones grficas es ptima.
Una presentacin grfica se compone de diapositivas que se disean con las diferentes herramientas y
comandos que posee el Power Point, los cuales nos permiten controlar el estilo de los textos y de los prrafos,
insertar grficos, dibujos, imgenes, como as tambin, insertar efectos animados, pelculas y sonidos.
Las dispositivas son imgenes que se despliegan correlativamente en la pantalla, cada una podra identificarse
con una lmina o pgina. Se pueden crear y editar de manera individual.
Al iniciar Power Point aparece la siguiente ventana:
Referencias:
1. Barra de herramientas de acceso rpido
2. Barra de ttulo
3. Cinta de opciones organizadas en pestaas
4. Zoom
5. Vistas de documento
6. Barra de estado
7. Ficha Archivo
8. rea de trabajo (dispositiva)
9. rea de Esquema y Diapositiva en miniatura
10. rea de notas.
Formato
Dentro de la ficha Inicio se encuentran los grupos: Portapapeles, Diapositivas, Fuente, Prrafo, Dibujo y Edicin.
Esta solapa nos permite acceder a todos aquellos comandos que facilitan la mejora en la presentacin de la
informacin, como pueden ser los cambios de formato de carcter, alineaciones de datos en las dispositivas,
organizacin de los dibujos, insercin de nuevas diapositivas, entre otras operaciones.
Diapositivas
El grupo Diapositivas nos permite insertar nuevas dispositivas, al momento de hacerlo permite tambin elegir el
diseo o tema. Otra opcin que nos brinda es cargar una diapositiva en blanco.
Fuente
El grupo Fuente nos permite aplicar formato al texto que se ha ingresado en las dispositivas, las cuales han sido
seleccionadas previamente.
Uno de los cambios de formato ms comunes que puede hacer es el de tipo de la fuente que muestran los datos
que se encuentran en las cajas de texto creadas en las diapositivas.
Una vez que se ha encontrado la fuente que se busca basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.
Permite aplicar tipografa, estilo, tamao, subrayado, efectos y color.
Prrafo
El grupo Prrafo nos permite cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con seleccionarlo y
modificar las caractersticas que se desee.
Permite aplicar alineacin, sangra, espaciado e interlineado.
Los prrafos son unidades dentro de la presentacin de Power Point que tienen sus propias caractersticas de
formato, las mismas pueden ser diferentes de un prrafo a otro.
Dibujo
El grupo Dibujo permite insertar autoformas, ordenar, agrupar y posicionar los objetos creados, como as
tambin aplicar formato a los mismos a travs del relleno, contorno y efectos.

Insercin de objetos
En la ficha Insertar se encuentran los siguientes grupos: Tablas, Imgenes, Ilustraciones, Vnculos, Texto,
Smbolos y Multimedia.
Tablas
Dentro del grupo Tablas, el Power Point nos da la posibilidad de insertar tablas.
Las tablas son estructuras organizadas en filas y columnas que nos permiten organizar la informacin que se
desea transmitir.
Ilustraciones
Dentro de la ficha Insertar se puede observar que existen dos grupos en la cinta de opciones que renen los
elementos grficos. Ellos son:
Grupo Imgenes: Imagen, Imgenes prediseadas (imagen ya elaborada que suele aparecer como un mapa
de bits o una combinacin de formas dibujadas), captura y lbum de fotografas (nos permite crear o editar una
presentacin basndose en un conjunto de imgenes. A cada una se la coloca en una dispositiva diferente).
Grupo Ilustraciones: Formas, SmartArt y Grfico.
Vnculos
El grupo Vnculos nos permite insertar hipervnculos y acciones.
La herramienta Hipervnculo crea un enlace a un archivo, a una direccin de correo electrnico, a una direccin
WEB, aun programa, entre otras opciones.
Slo se activa si hay algn objeto (caja de texto, imagen, ilustracin) seleccionado.
Accin
La herramienta Accin permite asignar una accin a un objeto seleccionado para especificar lo que debera
suceder cuando se hace clic en l.
Como objeto, se pueden utilizar:




Los botones de accin son formas de botones predefinidas que trae la aplicacin dentro de la galera de Formas,
los mismos pueden agregarse a la presentacin y luego asignarles una accin que ocurre cuando se hace clic
con el mouse.
Algunos ejemplos de formas de botn predefinidas que puede encontrar en la galera de formas incluyen las
flechas derecha e izquierda y smbolos convencionales para ir a la diapositiva siguiente, anterior, primera y
ltima, as como para reproducir vdeos o sonidos, y muchos ms.
Como se mencion anteriormente: se puede utilizar un objeto o un botn de accin. Al asignar la accin se abre
el siguiente cuadro de dilogo:
Como se observa, por defecto, no tiene ninguna accin asignada.
La idea es que al exponer la presentacin, se pueda hacer clic en un botn de accin o mover el puntero sobre
stos para:

diapositiva anterior, primera diapositiva, ltima diapositiva, diapositiva vista ms recientemente.
apositiva especfica (en el ejemplo se desea saltar a la nmero 4).
.

.
.
Texto
El grupo Texto nos permite insertar cuadros de texto, objetos creados en Word Art, encabezado y pie de pgina,
fecha y hora, nmero de diapositiva y objetos.
La posibilidad de insertar un cuadro de texto es muy importante, porque cuando se quiere colocar en la
dispositiva algn texto, necesariamente se debe insertar previamente un cuadro que permite su escritura.
Los cuadros de texto suelen ser rectangulares, generalmente tienen un fondo blanco y estn vacos de texto,
para que el usuario pueda escribir en stos
.La herramienta Word Art nos permite insertar objetos independientes de texto con formatos decorativos
preestablecidos, los cuales pueden ser modificados por el usuario.
La herramienta Nmero de diapositiva nos muestra la posicin de la dispositiva en la presentacin.
La opcin Insertar un Objeto nos permite colocar cualquier elemento como archivo de texto, audio, imagen, etc.
El hecho de insertar un objeto vinculado implica que el mismo se modificar en el archivo destino cada vez
que sufra alguna modificacin en su archivo origen.
Pelcula
Dentro del grupo Multimedia se encuentran dos herramientas: Video y Audio.
La herramienta que nos permite insertar una pelcula se denomina Video.
Sonido
La herramienta que nos permite insertar sonidos se denomina Audio.
Diseo de diapositivas
Los diseos de diapositiva contienen el formato, el posicionamiento y los marcadores de posicin de todo el
contenido que aparece en una diapositiva. Los marcadores de posicin son los contenedores de los diseos
que guardan los diversos tipos de contenido, por ejemplo texto (incluido el texto principal, las listas con vietas
y los ttulos), tablas, grficos, elementos grficos SmartArt, pelculas, sonidos, imgenes e imgenes
prediseadas (imagen prediseada: imagen ya elaborada que suele aparecer como un mapa de bits o una
combinacin de formas dibujadas.). Y el diseo tambin contiene el tema y el fondo de la dispositiva.
Este diagrama muestra todos los elementos de diseo que pueden incluirse en una diapositiva de PowerPoint.
PowerPoint incluye nueve diseos de diapositiva integrados, pero tambin se pueden crear diseos
personalizados a la medida de las necesidades concretas, y se pueden compartir con otros usuarios que creen
presentaciones con PowerPoint.
Cuando se abre una presentacin en blanco en PowerPoint, aparece el diseo predeterminado, denominado
Diapositiva de ttulo (que se muestra a continuacin), pero hay otros diseos estndar que se pueden
aplicar y usar.
Si no encuentra un diseo estndar que se ajuste a sus necesidades, puede crear uno personalizado, que pueda
volver a usar y que especifique:



.
Los colores de terma: conjunto de colores que se utiliza en un archivo.


Los efectos, los colores y las fuentes constituyen un tema.
Tambin puede distribuir diseos personalizados como parte de una plantilla (archivo o grupo de archivos que
contienen informacin acerca del tema, el diseo y otros elementos de una presentacin finalizada) y de
esta forma evitar perder tiempo en cortar y pegar diseos en nuevas diapositivas o eliminar el contenido de
una diapositiva que desee utilizar con otro contenido nuevo.
Los tipos de texto y marcadores de posicin basados en objetos que puede agregar para crear un diseo
personalizado son:

escribir se necesita insertar cuadros de texto. Algunos ya vienen con el diseo. Pero si queremos otro texto en
diferente lugar, podemos dibujar los cuadros de texto y luego escribir all.








as

Estilos de fondo
Se puede seleccionar un estilo de fondo haciendo clic en el icono correspondiente de la cinta de opciones de la
pestaa Diseo.
Vistas de una presentacin
PowerPoint suministra cuatro Vistas para visualizar las diapositivas de una presentacin con fines de edicin y
revisin. Cada vista ser til para determinada tarea, por ejemplo, normalmente cuando estemos agregando
informacin en la fase de diseo de cada diapositiva, nos convendr utilizar una vista en la que sta se presente
en la mayor porcin de rea de pantalla posible.
A travs de la ficha Vista, grupo Vistas de Presentacin, se puede cambiar de una vista a la otra, o bien en la
parte inferior derecha de la ventana de PowerPoint, especficamente en su barra de estado, se encuentran los
conos que nos permiten cambiar entre las vistas Normal, Clasificador de Diapositivas, Vista de Lectura y
Presentacin con Diapositivas.
Vista Normal: Esta vista ofrece una versin bastante amplia de la diapositiva, facilitando la maquetacin y
diseo de los objetos en ella. Es la vista de edicin principal, donde se escriben y disean las presentaciones.
Esta vista tiene cuatro reas de trabajo:
Ficha Esquema: es el mejor lugar para empezar a escribir el contenido, recoger sus ideas o planear cmo se van
a presentar y mover las diapositivas y el texto. La ficha Esquema muestra el texto de las diapositivas en forma de
esquema.
Ficha Diapositivas: nos permite ver las diapositivas en la presentacin como imgenes en miniatura durante la
edicin. Las miniaturas permiten desplazarse fcilmente por la presentacin y ver el efecto de los cambios de
diseo. Tambin permiten reorganizar, agregar o eliminar diapositivas fcilmente.
Panel Diapositiva: en la seccin superior derecha de la ventana de PowerPoint, el panel Diapositiva presenta
una vista grande de la diapositiva actual. Cuando la diapositiva actual se muestra en esta vista, puede agregar
texto e insertar imgenes, tablas, elementos grficos SmartArt, grficos, objetos de dibujo, cuadros de texto,
pelculas, sonido, hipervnculos y animaciones.
Panel Notas: en el panel Notas, situado debajo del panel Diapositiva, puede escribir las notas correspondientes
a la diapositiva actual. Despus, puede imprimir las notas y hacer referencia a ellas durante la presentacin.
Tambin puede imprimirlas y repartirlas al pblico o incluirlas en una presentacin que enviar a los asistentes o
que publicar en una pgina web.
: En esta vista se puede observar que PowerPoint reordena a las diapositivas
en forma de filas y columnas, presentndolas en forma de miniaturas. Esta vista facilita la tarea de ordenar y
organizar la secuencia de las diapositivas mientras se crea la presentacin y tambin al preparar la presentacin
para su impresin.
Tambin puede agregar secciones en la vista Clasificador de diapositivas y clasificar diapositivas en distintas
categoras y secciones.
: esta vista asigna cada diapositiva a una pgina, en la que la imagen de ella es
presentada en miniatura en la parte superior, mientras que en la parte inferior aparecer el texto que deseemos
sirva de apoyo para el contenido de la diapositiva.
En el panel Notas, situado debajo el panel Diapositiva, puede escribir las notas correspondientes a la diapositiva
actual. Despus, puede imprimir las notas y hacer referencia a ellas durante la presentacin. Tambin puede
imprimirlas y repartirlas al pblico o incluirlas en una presentacin que enviar a los asistentes o que publicar
en una pgina web.
por Visualizar la Presentacin de Diapositivas (pulsando F5), con la diferencia de que tendremos a la vista una
barra de estado en la que se presentan las opciones para avanzar/retroceder y para cambiar a otras vistas.
ctar la presentacin ante
el pblico. La vista Presentacin con diapositivas ocupa toda la pantalla. En esta vista, ver la presentacin de la
misma manera en que la ver el pblico. Puede ver el aspecto real que tendrn los grficos, intervalos, pelculas,
efectos de animacin y efectos de transicin durante la presentacin propiamente dicha.
Para salir de la vista Presentacin con diapositivas, presione ESC.
diapositivas, documentos y notas. Esta vista incluyen las vistas Diapositivas, Documentos y
Notas. Son las principales diapositivas que almacenan informacin acerca de la presentacin, como el fondo,
color, fuentes, efectos y tamaos y posiciones de los marcadores de posicin. La ventaja fundamental de
trabajar en una vista Patrn es que en el patrn de diapositivas, el patrn de notas o el patrn de documentos,
es posible realizar cambios de estilo universales en cada diapositiva, pgina de notas o documento asociado con
la presentacin.
A continuacin se ha copiado el contenido de una pgina WEB cuya direccin es:
http://www.presentyppt.tutorialesaldia.com/5-errores-que-debes-evitar-al-realizar-una-presentacion/ (Enero
de 2012)
*5 Errores que Debes Evitar al Realizar una Presentacin:
1.) Leer el Texto en las Diapositivas Durante la PresentacinA veces, inclusive sin darnos cuenta, optamos por
leer el texto (ttulos, vietas, prrafos, etc.) de nuestras presentaciones como si de un teleprompter se tratara.
Esto, de ms est decir, causa la sensacin en la audiencia de falta de preparacin o desconocimiento del tema,
sin contar que potencia el nivel de desinters por parte de los participantes.
Para evitar este error es necesario:
la
medida que estamos lo suficientemente claros en los aspectos especficos de nuestra presentacin y, por ende,
no necesitaramos leer una diapositiva para realizar nuestra exposicin.
una de las reglas bsicas de la creacin de
presentaciones: Presentar una idea por diapositiva con un ttulo corto que contenga las palabras claves de
dicha idea, de ser posible utilizando imgenes que permitan la rpida asociacin de la audiencia con dicha idea.
En trminos bsicos: slo pon informacin esencial en la diapositiva, el resto, lo pones t de manera
verbal, manteniendo la atencin de la audiencia.

ante las fallas de memoria de la cual, hasta el ms experto, no est exento.
2) No Estar Preparado Para Responder Preguntas en toda presentacin, por ms excelente que sea, existirn
participantes que tendrn inquietudes con respecto al tema que t, como presentador, tendrs que resolver.

as a fondo el tema y, por supuesto, no tengas una respuesta adecuada.

En relacin al primer punto la recomendacin, una vez ms, es que estemos preparados con el conocimiento
suficiente y adecuado del tema tratado en la presentacin. Adicionalmente podramos recomendarte que, a lo
largo de tu presentacin, dejaras en el aire inquietudes que motiven las preguntas que t deseas que te
realicen.
En todo caso hay varias tcnicas, de las que hablaremos en un futuro, para manejar las preguntas de los
participantes, como la de la repregunta, entre otras. La conoces?
El segundo punto se resuelve previendo siempre un tiempo prudencial en tu esquema de presentacin (y en
funcin del tiempo disponible) para que los participantes resuelvan sus dudas con respecto al tema tratado.
3) Ofrecer Excesiva Cantidad de Informacin a la audiencia.
No es que sea inadecuado el dar la mayor cantidad de informacin posible, pero debemos limitarnos a ofrecer
slo informacin relevante y que sea til a la audiencia, para evitar la sobrecarga cognitiva de los participantes.
Las recomendaciones en este caso:
objeto de la presentacin. Esto permitir un
mejor aprovechamiento del tiempo disponible, generalmente de una hora como mximo, y adems
incrementar la posibilidad de que la audiencia retenga la informacin sin mayor inconveniente.
ran cantidad de diapositivas o transparencias. Aun cuando mantengamos nuestra
presentacin limitada a unas cuantas ideas principales, de presentar a tu audiencia gran cantidad de imgenes,
grficos, nmeros, etc. puedes caer en el error de sobrecargar su canal visual (la vista), limitando as la
asimilacin de la informacin que ests suministrando de forma verbal. Por ello es recomendable mantener el
nmero de diapositivas en un mnimo evitando el uso de imgenes que no se relacionan con la idea principal o
colocando grficos sobrecargados de nmeros e informacin que no es 100% relevante. Mantenlo simple: una o
dos diapositivas como mximo por idea principal.
nformacin que
ests entregando en cada diapositiva, en lo posible deberamos evitar utilizar muchas y variadas animaciones en
nuestra presentacin, dado que ello puede ms bien distraer a la audiencia, lo cual no es deseable en ningn
caso. El exceso de animacin en una presentacin, en muchos casos, se puede considerar amigo de la
sobrecarga cognitiva.
4) Seleccin Inadecuada de Fuentes para el Texto de las Diapositivas.
Aun cuando no seamos diseadores grficos, es importante que dediquemos siempre algo de tiempo, en la fase
de preparacin, para la seleccin adecuada de las fuentes para el texto de nuestra presentacin.
Esta seleccin no debe estar orientada slo a la definicin del tamao mnimo de fuente a utilizar, sino que debe
centrarse en el tipo de fuente, es decir a definir una buena legibilidad del texto.
Tengamos en cuenta que, independientemente del tamao, hay fuentes que
tienen mejor legibilidad que otras, para lo cual se tienen recomendaciones
como las siguientes:
el tipo San Serif (Arial, Arial Black, Helvetica, entre otras) para el texto de los ttulos de la
diapositiva; mientras que las del tipo Serif (Times New Roman, por ejemplo) las deberamos utilizar para
diapositivas con gran contenido de texto, dado que tienen mejor legibilidad en estos casos (recordemos evitar
dispositivas con mucha informacin).
puede afectar la disposicin de la audiencia (similar a que le gritaras!). Claro, en todo caso, debes tener en
cuenta cul es el efecto que quieres lograr, para decidir si esta recomendacin aplica, pues el uso de maysculas
es una opcin para crear contraste tambin.
xto en Negrita y Cursiva. Deberamos utilizar esta modificacin del texto para crear
nfasis (o contraste) de determinadas palabras en nuestra diapositiva, dndole prioridad al uso de
negritas sobre la cursiva pues esta ltima tiende a disminuir la legibilidad del texto.
debes evitar el uso de plantillas en las que el fondo de la diapositiva resalte ms que el contenido de ella. Dicho
de otra forma: si es posible utiliza una diapositiva con fondo uniforme (minimalista de ser posible) y texto sobre
ella que genere un buen contraste. (Letras blancas sobre fondo negro, por ejemplo).
5 ) No Contar con un Plan B para tu presentacin
Cuando hablamos de presentaciones multimedia hay demasiados factores que pueden fallar al momento de
tu presentacin.
Desde una falla de energa elctrica hasta la inoperancia del equipo de proyeccin pueden mandar al basurero
todos tus esfuerzos por crear la mejor presentacin.
Es por ello que debes ensayar con tiempo, de ser posible, con los mismos equipos que utilizars en tu
presentacin. Esto te permite no slo practicar tu narracin y sincronizarla con las diapositivas sino que,
adems, te familiarizaras con el equipo (y, por supuesto, sabrs en qu estado est).
En cualquier caso no est de ms contar con un Plan B, en el cual tengas respaldos tales como un Proyector de
repuesto o material impreso que puedas entregar a la audiencia y que te sirva de apoyo en caso de falla de los
dispositivos multimedia o de energa elctrica, entre otros.
Efecto de Transicin
Las transiciones de diapositivas son efectos de tipo animacin que se producen en la vista Presentacin con
diapositivas, cuando pasa de una diapositiva a la siguiente. Se puede controlar la velocidad de cada efecto de
transicin de diapositivas y tambin agregarle sonido. En el caso de la primera dispositiva de la presentacin, la
transicin es el efecto que tiene en su aparicin.
Las diapositivas pueden moverse en la pantalla de izquierda a derecha, descubrirse mediante persianas
verticales u horizontales, desaparecer, disolverse, entre otros medios de transicin.
Las transiciones se aplican a la diapositiva en su totalidad y controlan la forma en que sta se muestra en la
pantalla.
A travs de la ficha Transicin se puede seleccionar el tipo de efecto que se desea aplicar.
En el panel Modo de Avance la aplicacin permite seleccionar la forma en que va a ir avanzando la presentacin,
si se elige la Opcin Al hacer clic con el mouse, la forma de avance es manual, la otra opcin es colocar el tiempo
que debe transcurrir para poder mostrar la siguiente diapositiva en forma automtica.
Efecto de Animacin
Un efecto de animacin le aplica un movimiento o le cambia la apariencia a parte de una diapositiva, como al
punto de una vieta, a una imagen o parte de un grfico. Un efecto de animacin comn, hace que los puntos
de las vietas solo aparezcan despus de hacer un clic en las mismas.
Animar significa agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a un objeto. Por ejemplo, puede hacer
que los puntos de las vietas de texto "vuelen" desde la izquierda, una palabra a la vez, o bien or el sonido de
un aplauso cuando se hace visible una imagen.
A travs de la ficha Animacin se puede seleccionar el tipo de efecto que se desea aplicar.
Por qu utilizar animaciones?
Mediante el uso de animaciones se puede ayudar a la audiencia a absorber gradualmente la informacin, en
lugar de impactarlos con la informacin completa de la diapositiva de una sola vez.
La animacin puede hacer ms dinmica una presentacin de Microsoft PowerPoint 2010 y ayuda a hacer la
informacin ms memorable. Los tipos ms comunes de efectos de animacin incluyen entradas y salidas.
Tambin puede agregar sonido para aumentar la intensidad de los efectos de animacin.
Opciones de Animacin:
Existe una amplia opcin de efectos de animacin, incluso muchos que son similares a los efectos de transicin.
Hay tres aspectos de sus objetos que pueden ser controlados con la animacin. Usted puede combinarlos para
crear comportamientos complejos.
Entrada - cmo avanza sobre la diapositiva el objeto o texto.
nfasis - un cambio que ocurre despus que el objeto o texto estn completamente a la vista.
Salida - cmo abandona la diapositiva, el objeto o el texto.
Usted puede aplicar la animacin usando una combinacin de animacin prefijada, o creando una animacin
personalizada, a partir de varias opciones.
Configuracin de la presentacin
A travs de la ficha Presentacin con diapositivas se puede configurar la presentacin.
Entre las operaciones que podemos realizar se encuentran: desde dnde se desea comenzar la proyeccin,
ensayar intervalos de tiempo, aplicar avance de tiempo para cada diapositiva, entre otros.
Al hacer clic en la herramienta Configuracin de la presentacin con diapositivas se puede acceder a colocar los
parmetros para las opciones avanzadas de la aplicacin.

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