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Manual del Participante:

ACCESS 2007
Novedades y
Caractersticas mejoradas
Centro Nacional de Capacitacin y Calidad
IMSS-SNTSS
Coordinacin de Informtica
Material de Apoyo Didctico para el Participante

Tabla de Contenido
Objetivo General: ............................................................................................................... 4
Introduccin ...................................................................................................................... 5
La nueva interfaz de Access ................................................................................................. 6
Novedades en los formatos de archivos de Access ................................................................ 13
Diseo de Datos ............................................................................................................... 16
Tablas ............................................................................................................................. 21
Formularios ..................................................................................................................... 37
Consultas ........................................................................................................................ 40
Informes ......................................................................................................................... 46
Proteccin de Bases de datos ............................................................................................. 58
Empaquetar, firmar y distribuir bases de datos .................................................................... 60
Panel de Control ............................................................................................................... 63
Configuracin de Bases de datos ........................................................................................ 65




Objetivo General:
Al finalizar este curso, el participante utilizar los objetos elementales de Access 2007 (tablas,
formularios, consultas, informes) en la creacin de un sistema de base de datos, actividad que le
permitir idear e implementar soluciones alternativas a los problemas que enfrente con frecuencia
en su centro de trabajo.
Dirigido a:
Personal que requiera implementar y/o mejorar sistemas de bases de datos informticos, mismos
que se traduzcan en soluciones efectivas en su rea laboral.
Requisitos:
Para obtener la inscripcin a este curso, debe adquirir previamente los conocimientos que le
brinda el programa de capacitacin Access 2003, con lo que el participante podr obtener un
aprovechamiento ptimo del contenido temtico contemplado en este proceso de enseanza-
aprendizaje.
Introduccin
Como es sabido, cada vez que un fabricante de software lanza al mercado nuevas versiones de un
programa, el usuario encuentra habitualmente una interfaz muy parecida a la de la versin
anterior, slo que con una cantidad mayor de herramientas y con procedimientos ms simples
para utilizarlas. En esta ocasin, toda la familia de aplicaciones de la suite Office, en la versin
2007, rompe esta tradicional tendencia.
Microsoft Office System 2007, como le llaman ahora a la suite, ha suprimido las barras de mens
y las barras de herramientas, que durante todo este tiempo representaron dos alternativas para
ejecutar cualquiera de los comandos de uso frecuente dentro de la aplicacin activa; ahora slo
contamos con una va de acceso a las instrucciones propias de estos programas, desde un panel
denominado Cinta de opciones, que contiene y muestra los accesos directos de las herramientas
disponibles en la aplicacin, agrupadas o clasificadas en distintas fichas, de acuerdo a la funcin o
tarea que permiten realizar (algo similar a la funcin que desempeaban los mens). Este hecho
pretende significar para el usuario, una operacin ms sencilla de cada programa, slo tendremos
que acostumbrarnos a la nueva distribucin y localizacin de sus componentes.
El Instituto Mexicano del Seguro Social conjuntamente con el Sindicato Nacional de Trabajadores
del Seguro Social comprometidos con la superacin y actualizacin del personal, impulsan la
Capacitacin en materia de Informtica, Humanstica, Promocional y de Programas Institucionales
que se vinculen a la solucin de los problemas de la operacin, favoreciendo el otorgamiento de
servicios de calidad.
Bajo estas circunstancias, llenas de cambios y con nuevas maneras de trabajar, la Coordinacin
de Informtica del Centro Nacional de Capacitacin y Calidad, ha diseado el presente material de
apoyo didctico, que lleva por nombre Manual del Participante: Access 2007, el cual ha sido
elaborado con informacin de ltimo da y los sustentos pedaggico y didctico que le permitirn
lograr el propsito para el cual fue concebido, orientar el aprendizaje de los trabajadores,
consolidando as, su autosuficiencia en la operacin de aplicaciones para el procesamiento de
grandes volmenes de datos.


La nueva interfaz de Access
Si has utilizado alguna de las versiones anteriores de Access (97, 2000, XP y 2003) trabajaste en
una ventana muy parecida a la que se muestra en la siguiente imagen:

Al ejecutar Access 2007 te encontrars una ventana como esta:

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Las secciones en esta nueva y ms que intuitiva ventana son las siguientes:
1. Barra de ttulo
2. Botn de office
3. Barra de herramientas de acceso rpido
4. Botn de ayuda
5. Panel de exploracin
6. Pgina de introduccin a Microsoft Access
7. Barra de estado
Barra de ttulo
Como en las versiones anteriores de Access, esta seccin muestra el nombre del archivo de
base de datos seguido de la descripcin del formato con el que se encuentra almacenado,
adems del mismo nombre de la aplicacin.

Cuando se abre cualquier objeto de la base de datos, preferentemente en el modo diseo,
la barra de ttulo oculta el nombre del archivo, manteniendo el nombre de la aplicacin, pero
se acompaa ahora por una ficha o pestaa que incluye el texto Herramientas de objeto, de
acuerdo al tipo de elemento que haya sido seleccionado.




Botn de Office
Esta herramienta despliega un men de opciones que posee una apariencia y un
comportamiento similares a lo que seguramente ests acostumbrado a manejar en el men
inicio de Windows XP; al hacer clic sobre este botn, te encontrars con los comandos que
pueden utilizarse en la administracin de cualquier archivo de base de datos y de Access en
general. As mismo, ofrece un panel donde se muestran las bases de datos abiertas
recientemente, un botn de acceso a la pantalla de configuracin de Access 2007 y un botn
para terminar la sesin de trabajo.
Con este botn se inicia la
creacin de una base de datos en blanco,
es decir sin datos ni objetos.
Este botn ejecuta el comando
para abrir cualquier archivo de base de
datos creado en Access, de la versin 2007
o anteriores.
Este botn permite almacenar
los cambios realizados en cualquier objeto
de la base de datos (tabla, formulario,
informe, consulta, macro) que se
encuentre abierto.
Este botn podr
ser utilizado para guardar el archivo de
base de datos en algn otro formato de Access (2003, 2002 o 2000), adems de permitir
guardar algn objeto de la base de datos con otro nombre y como otro tipo de objeto.
Este botn presenta tres opciones de impresin: Imprimir, til para
seleccionar el dispositivo de impresin a utilizar, el nmero de copias y el intervalo de pginas
a imprimir del objeto seleccionado; Impresin rpida, que dirige inmediatamente el objeto
seleccionado a la impresora sin configuracin especial; Vista preliminar, que muestra la forma
en que las pginas terminaran impresas de mantener la configuracin actual.
Este botn nos da acceso a tres diferentes utileras que permiten
gestionar fcilmente la optimizacin del espacio ocupado en disco por la base de datos, su
respaldo y la definicin de las propiedades elementales del archivo de base de datos.
Esta utilera permite ejecutar rpidamente Microsoft Outlook para enviar
a cualquier destinatario el objeto de la base de datos que seleccionado adjunto a un mensaje
de correo electrnico en formato txt, rft, html o xls.
Esta opcin permite publicar el archivo de base de datos en un
servidor de administracin de documentos, o bien; empaquetar la base de datos y firmarla
electrnicamente.
Este botn cierra el archivo de base de datos, sin salir de Access 2007.
Barra de herramientas de acceso rpido
Esta seccin puede contener los iconos utilizados con mayor frecuencia en la gestin de
archivos, as como en el diseo y edicin de objetos en la base de datos. Puede decirse que la
barra de herramientas de acceso rpido es el sustituto de la barra de herramientas Base de
datos, que se mostraba en las versiones anteriores de Access. Originalmente, la barra de
acceso rpido slo muestra los botones Guardar, Deshacer y Rehacer; pero en cualquier
momento se pueden agregar ms comandos.

Botn de Ayuda
Este botn ejecuta el sistema de ayuda de Access 2007, como una alternativa adicional a la
tecla F1. Inicialmente, Access trata de conectarse al sitio Office Online para mostrar
novedades temticas, no obstante, es posible slo mostrar la ayuda sin conexin a Internet,
que contiene descripciones conceptuales, procedimientos, etc.

Panel de exploracin
Es el rea situada a la izquierda de la ventana donde se muestran los objetos de la base de
datos. El panel de exploracin facilita el acceso a todos los objetos y reemplaza la ventana
Base de datos en las versiones anteriores de Access; permite organizar los objetos por tipo,
fecha de creacin, fecha de modificacin, tabla relacionada (segn las dependencias) o en
grupos personalizados creados por el usuario. Y en caso de necesitar ms espacio para
trabajar en el diseo de algn formulario o informe, el panel de exploracin se acopla a la
izquierda de la ventana de Access y se contrae fcilmente ocupando un espacio mnimo.

Cuando no hay base de datos abierta, solamente se muestra en el panel de exploracin el men
de plantillas disponibles en Access 2007.
Pgina de introduccin a Microsoft Access
Esta seccin slo estar disponible
cuando ejecutes Access 2007 desde el
men Inicio o desde algn otro acceso a
la aplicacin; tambin se muestra al
cerrar la base de datos en uso.
Bsicamente, la pgina de introduccin
a Microsoft Access ofrece, entre otras
cosas, algunas opciones para comenzar
a trabajar con una nueva base de datos,
ya sea, en blanco, o basada en alguna
de las plantillas de Access 2007;
presenta tambin algunos hipervnculos
relacionados con las novedades y el
sistema de ayuda en lnea de Office
2007; finalmente, muestra vnculos
hacia los archivos de Access que han
sido utilizados recientemente, como
podr observarse en la imagen de
junto.
Barra de estado
Ubicada en la parte inferior de la ventana de Access 2007, como en otras versiones, muestra
informacin sobre las vistas activas en cada objeto de la base de datos y cuenta con un grupo
de botones en el extremo derecho de la misma, desde los cuales podrs cambiar de una vista
a otra fcilmente.

Una vez que abres alguna base de datos, la ventana de Access 2007 oculta automticamente la
Pgina de Introduccin a Microsoft Access y en su lugar muestra un nuevo y til componente, no
mencionado antes, la Cinta de opciones.
Cinta de Opciones
Este es el elemento ms significativo de la nueva interfaz de usuario en Access 2007, que es la
cinta que se muestra a lo largo de la zona superior de la ventana de Access. Esta contiene
grupos de comandos organizados en fichas. La cinta de opciones proporciona una ubicacin
nica para los comandos y reemplaza fundamentalmente los mens y barras de herramientas
de las ventanas clsicas. En Access 2007, las principales fichas de la cinta de opciones son:
Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene
grupos de comandos relacionados y estos grupos incluyen algunos de los dems elementos de
la nueva interfaz de usuario.
Nombre de la
Ficha
Acciones que se pueden realizar
Inicio
Seleccionar una vista diferente.
Copiar y pegar del Portapapeles.
Configurar las actuales caractersticas de fuente.
Configurar la actual alineacin de fuente.
Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo.
Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales,
Ortografa, Ms).
Ordenar y filtrar los registros.
Buscar registros.
Crear
Crear una nueva tabla vaca.
Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.
Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de
datos actual que se vincule a la lista recin creada.
Crear una nueva tabla vaca en la vista Diseo
Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva tabla dinmica o un nuevo grfico dinmico.
Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva consulta, macro, mdulo o mdulo de clase.
Datos
externos
Importar o Vincular a datos externos.
Exportar datos.
Recopilar y actualizar datos a travs de correo electrnico.
Trabajar con listas de SharePoint sin conexin.
Crear importaciones y exportaciones guardadas.
Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de
SharePoint nuevo o existente.
Herramientas
de base de
datos
Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro.
Crear y ver relaciones entre las tablas.
Mostrar u ocultar dependencias de objetos o la hoja de propiedades
Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento.
Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access
(Slo tablas).
Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas
Administrar los complementos de Access.
Crear o editar un mdulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).




Los comandos de la cinta de opciones se comportan de acuerdo al objeto que se encuentre abierto
o activo en la ventana de la base de datos, estableciendo relaciones de dependencia entre ellos;
por ejemplo, si hay una tabla abierta en la vista Hoja de datos y se hace clic en la opcin
Formulario de la ficha Crear, del grupo Formularios, Access 2007 crear automticamente un
formulario utilizando como origen de datos los registros de la tabla activa.
Se pueden utilizar mtodos abreviados de teclado para ejecutar las fichas y comandos de la cinta
de opciones; Access 2007 conserva las combinaciones de teclas de las versiones anteriores, slo
que incorpora un sistema de acceso de teclado que emplea indicadores de una sola letra o par de
letras, mismos que se muestran en la cinta de opciones junto a la ficha o comando al que se
refiere cada uno, como podr observarse en la imagen de la pgina siguiente.

La cinta de opciones, adems, puede mostrar recursos adicionales: fichas de comandos
contextuales y galeras.
Fichas de comandos contextuales
Segn el contexto, es decir, el objeto con el cual ests trabajando en Access 2007, puede ser que
aparezca una o varias fichas de comandos ms, junto a las fichas estndar. Estas fichas contienen
comandos y caractersticas que pueden utilizarse en un contexto especfico; por ejemplo, cuando
se abre una tabla en la vista diseo, aparecer la ficha contextual Diseo, que mostrar
comandos para modificar la estructura y las propiedades de la tabla y los campos.

Otro ejemplo, cuando se tiene abierto un formulario en la vista Diseo, Access mostrar un par
de fichas contextuales, Diseo y Organizar, que presentan comandos y controles que pueden
utilizarse exclusivamente en el formulario activo.


Galeras
Un nuevo control que aparecer en las fichas de comandos, dentro de la cinta de opciones. En
lugar de mostrar simplemente el nombre o icono de un comando u opcin, la galera muestra el
resultado a obtener (vista previa) en caso de utilizar el comando seleccionado. El propsito de
esta clase de control consiste en proporcionar al usuario una alternativa visual de exploracin,
para observar lo que Access 2007 puede hacer.

Mostrar u ocultar la Cinta de Opciones
Algunas ocasiones tal vez desees ganar un poco de espacio en el rea de trabajo de Access 2007,
para ello tendras que ocultar la Cinta de Opciones; slo haz doble clic en la ficha de comandos
activa, as permenecer contrada la Cinta de Opciones. Cuando necesites mostrarla nuevamente,
repite el doble clic en la ficha de comandos en uso.
Novedades en los formatos de archivos de Access
Archivos de base de datos ACCDB y MDB
Este apartado describe las diferencias entre el nuevo formato de archivos de Microsoft Access
2007 ACCDB y la versin ms reciente del formato de arcchivos MDB. En Access 2007, el motor
de base de datos, Microsoft Jet, ha sido configurado para las aplicaciones del sistema Microsoft
Office 2007. Esta versin de Jet, llamada el Motor de Bases de datos de Access, permite la
integracin con los servicios de Microsoft Windows SharePoint 3.0 y con Microsoft Office Outlook
2007, la creacin de campos de valores mltiples y otras mejoras.
Campos Multivalor
Campos de Valores Mltiples. La mayora de los programas de bases de datos, incluyendo las
versiones anteriores de Access, solamente permiten almacenar un tipo especfico de dato en cada
campo. En Access 2007, sin embargo, ahora puedes crear un campo de asignacin que te permita
almacenar ms de un valor en cada campo. En efecto, esto crea una relacin de muchos a
muchos dentro del campo y oculta los detalles de la implementacin utilizando el sistema de
tablas.
Por ejemplo, supongamos que tienes una tabla de tareas con un campo especfico que utilizas
para asignar cierta tarea a un empleado. Qu sucedera si tienes que asignar una misma tarea a
varios empleados? En las versiones anteriores de Access, necesitaras disear una nueva tabla de
referencia cruzada para almacenar cada combincacin tarea-empleado, despus tendras que
revisar y modificar tus formularios e informes para utilizar la nueva estructura de datos. En Access
2007, esto puede realizarse con mayor facilidad implementando un campo de valores mltiples.
En lugar de seleccionar solamente una opcin de una lista desplegable, ahora cada tem en la lista
posee una casilla de verificacin, de esta forma, puedes seleccionar tantas opciones como
necesites. Las opciones seleccionadas se muestran en el campo separadas con comas.
Tipo de datos Documento Adjunto. El nuevo tipo de datos Documento adjunto te permite
almacenar fcilmente cualquier tipo de documento o archivo binario en la base de datos sin que
esta aumente considerablemente en tamao. Los documentos adjuntos son comprimidos
automticamente para maximizar el uso del espacio. Puedes adjuntar un documento de Microsoft
Office Word 2007 a un registro, o guardar una serie de imgenes digitales. Puedes, adems,
aadir mltiples documentos adjuntos a un solo registro.
Integracin con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 y Microsoft Office
Outlook 2007
En el pasado, los archivos de Access haban permanecido bloqueados para Windows SharePoint
Services 3.0 y para Outlook 2007 debido a que las expresiones o macros no seguras podran
agregarse a la base de datos. Access 2007 implementa un nuevo formato que permite que el
cdigo pueda guardarse en la base de datos o inhabilitarse. Este hecho hace posible la integracin
de las bases de datos de Access de manera ms completa con Windows SharePoint Services 3.0 y
Outlook 2007, adems de brindar la posibilidad de que los programas antivirus inspeccionen con
mucha facilidad los archivos de base de datos.
Gestin de datos de SharePoint en lnea
Ahora puedes utilizar tus listas de datos de SharePoint sin conexin con un solo clic desde Access
2007. Trabaja tus datos en Access y despus sincroniza los cambios o reconctate con el sitio
SharePoint ms tarde.
Historial de Campos Memo
Los campos Memo son tiles para almacenar grandes cantidades de informacin. En Access 2007
puedes establecer la propiedad Slo anexar que forza a Access a retener un historial de todos los
cambios realizados en el campo Memo. Con esto, podrs visualizar el registro de todos esos
cambios. Esta caracterstica es compatible con la versin que posee Windows SharePoint 3.0, as
que podrs utilizar Access 2007 para realizar el seguimiento de los cambios en un campo de texto
multilnea almacenado en la lista de SharePoint (siempre y cuando la propiedad Anexar cambios al
texto existente, del campo en cuestin, tenga el valor S).
Extensiones de archivos
Access 2007 introduce unas cuantas nuevas extensiones de archivos:
ACCDB. Es la extensin para el nuevo formato de archivos de Access 2007; esta sustituye
la extensin de archivos MDB.
ACCDE. Es la extensin para los archivos de Access 2007 que se encuentran en el modo
Ejecucin solamente. Los archivos ACCDE no contienen ninguna fuente de cdigo de
Visual Basic para Aplicaciones. El usuario de un archivo ACCDE solamente puede ejecutar
el cdigo Visual Basic, mas no modificarlo. La extensin ACCDE reemplaza la extensin de
archivos MDE.
ACCDT. Es la extensin de las plantillas de bases de datos de Access.
ACCDR. Es una nueva extensin de archivos que te permite abrir una base de datos
durante el modo ejecucin. Con slo cambiar la extensin de un archivo de base de datos
de .accdb a .accdr puedes crear una versin protegida de la base de datos en Access
2007. Puedes cambiar de nuevo la extensin del archivo a .accdb para restaurar
completamente su funcionalidad.
Archivos de Informacin de Grupos de trabajo
Los Archivos de Informacin de Grupos de trabajo contienen informacin de bases de datos
protegidas. No se han realizado cambios al formato de archivo .mdw para Access 2007. El
Administrador de Grupos de trabajo de Access 2007 crear archivos .mdw que son idnticos a los
creados desde Access 2000 hasta Access 2003, mismos que pueden ser utilizados en las bases de
datos de Access 2007.
Bloqueo de Archivos
Cuando una base de datos es abierta, la proteccin del archivo es controlada por un archivo de
bloqueo. Cuando abres un archivo .mdb Access crea y abre un archivo de bloqueo .ldb. Esto
ocurre an si utilizas Access 2007 para abrir un archivo de base de datos .mdb. Por ejemplo, si
abres el archivo DB1.mdb, Access crea y abre un archivo llamado DB1.lbd (este archivo .lbd es
el que controla la proteccin). Para los archivos creados en el formato de Access 2007 (archivos
.accdb), Access controla el bloqueo creando y abriendo un archivo con extensin .laccdb. Por
ejemplo, si abres el archivo DB1.accdb, Access crea y abre un archivo de bloqueo llamado
DB1.laccdb. Como ocurre con los archivos .ldb, los archivos .laccdb se eliminan
automticamente cuando la base de datos ha sido cerrada por todos los usuarios.
Manteniendo la existencia independiente de archivos de bloqueo para los archivos de Access 2007
y los archivos creados en las versiones anteriores, es posible tener a los archivos, DB1.mdb y
DB1.accdb, abiertos simultneamente en Access 2007, sin crear ninguna clase de conflicto en los
archivos de bloqueo, puesto que habra dos archivos de bloqueo distintos. Tambin es posible
tener abierto un archivo .mdb simultneamente en Access 2007 y en alguna otra versin, slo
que, en ese caso, ambas versiones de Access utilizaran el mismo archivo de bloqueo .ldb.
Archivos ACCDE
Un archivo .accde es la versin de Access 2007 para los archivos .mde en las versiones
anteriores de Access. Es una versin protegida del archivo .accdb original. Si el archivo .accdb
contena cdigo de Visual Basic para Aplicaciones, solamente el cdigo compilado es incluido en el
archivo .accde (como resultado, el cdigo de Visual Basic para Aplicaciones no podr ser
visualizado o modificado por el usuario). Adems, los usuarios de los archivos .accde no tienen
permisos para realizar cambios en el diseo de formularios e informes.
Es posible crear un archivo .accde a partir de un archivo .accdb utilizando el siguiente
procedimiento:
En Access 2007, Abrir la base de datos que se desee guardar como archivo .accde.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de base de
datos, haz clic en el icono Crear ACCDE.
En el cuadro de dilogo Guardar como, busca y abre la carpeta donde deseas almacenar
el archivo; escribe un nombre para el archivo en el campo Nombre de archivo y despus
haz clic en el botn Guardar.
Tablas Vinculadas
Puedes vincular una tabla desde de un formato reciente de Access a una base de datos de una
versin anterior, pero no puedes vincular desde una versin ms antigua hacia una base de datos
de versin posterior. Por ejemplo, puedes vincular tablas desde una base de datos .accdb hacia
otra base de datos .accdb, o hacia tablas de bases de datos .mdb; pero no es posible vincular
tablas desde una base de datos .mdb a una base de datos .accdb.
Replicar Bases de datos
La creacin de rplicas no es posible en el formato de archivos de Access 2007. Puedes utilizar
Access 2007 para crear rplicas de bases de datos creadas en formatos de archivo anteriores,
pero no de un archivo con el formato de Access 2007.

Diseo de Datos
Introduccin a las bases de datos
Una base de datos es una coleccin de datos que se refieren al mismo asunto o tema y se
encuentran almacenados de forma sistemtica en algn dispositivo. Las bases de datos estn
compuestas por distintos tipos de objetos que se crean y tratan de manera independiente (los
objetos son medios que se utilizan para insertar, mostrar y consultar informacin, siendo los ms
comnes: tablas, formularios, consultas e informes).
Las bases de datos habitualmente son el componente esencial de los sistemas de informacin;
un conjunto de elementos y recursos complejos que son utilizados para satisfacer las necesidades
de informacin de una organizacin.
En cualquier sistema de este tipo, los datos (hechos, cifras, nombres, magnitudes) son
almacenados, procesados e interpretados para generar informacin, que se define como el
resultado del tratamiento de los primeros. Como tal, la informacin debe poseer al menos las
siguientes cualidades:
Precisin: la informacin debe ser clara y concisa.
Oportunidad: se debe disponer de la informacin en el momento requerido.
Significado: la informacin debe ser real.
Integridad: la informacin debe tener coherencia.
Seguridad: la informacin debe estar protegida.
En el rea informtica, al grupo de aplicaciones, procedimientos y lenguajes que suministran los
medios para estructurar, controlar y manipular el contenido de una base de datos se les conoce
como sistemas gestores de bases de datos.
En trminos generales, puede decirse que hay dos clases de gestores de bases de datos, en
funcin de la capacidad que poseen para compartir sus recursos: gestores de bases de datos de
red, que permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo (Oracle,
PL4, DB2, SQL Server) y gestores de bases de datos personales (FileMaker, Approach, Access).
Estos ltimos, originalmente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de
ellos programas aptos para su empleo en organizaciones pequeas, que no necesitan un nmero
de accesos simultneos muy alto.
Modelos de Bases de datos
Un modelo de datos es bsicamente una descripcin de algo conocido como contenedor de datos
(algo en donde se guarda la informacin), as como de los mtodos para almacenar y recuperar
informacin de esos contenedores. Los modelos de datos no son elementos fsicos: son
abstracciones que permiten la implementacin de un sistema eficiente de base de datos; por lo
general se refieren a algoritmos, y conceptos matemticos.
Algunos modelos con frecuencia utilizados en la construccin de bases de datos son:
Bases de datos jerrquicas
stas son bases de datos que almacenan su informacin en una estructura jerrquica. En este
modelo los datos se organizan en una forma similar a un rbol (visto al revs), en donde un nodo
padre de informacin puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raz, y a
los nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas.
Las bases de datos jerrquicas son especialmente tiles en el caso de aplicaciones que manejan
un gran volumen de informacin y datos compartidos permitiendo crear estructuras estables y de
gran rendimiento. Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de
representar eficientemente la redundancia de datos.
Base de datos de red
ste es un modelo ligeramente distinto del jerrquico; su diferencia fundamental es la
modificacin del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres
(posibilidad no permitida en el modelo jerrquico).
Fue una gran mejora con respecto al modelo jerrquico, ya que ofreca una solucin eficiente al
problema de redundancia de datos; pero, aun as, la dificultad que significa administrar la
informacin en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayora
por programadores ms que por usuarios finales.
Base de datos relacional
ste es el modelo ms utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar
datos dinmicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de los
laboratorios IBM en San Jos (California), no tard en consolidarse como un nuevo paradigma en
los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de relaciones.
En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a
diferencia de otros modelos como el jerrquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de
que es ms fcil de entender y de utilizar para un usuario espordico de bases de datos; la
informacin puede ser recuperada o almacenada mediante consultas que ofrecen una amplia
flexibilidad y poder para administrar la informacin.
El lenguaje ms habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL,
Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estndar implementado por
los principales motores o sistemas de gestin de bases de datos relacionales.
Durante su diseo, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como
normalizacin de una base de datos.
Bases de datos orientadas a objetos
Este modelo, propio de los modelos informticos orientados a objetos, trata de almacenar en la
base de datos los objetos completos (estado y comportamiento).
Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos
importantes del paradigma de objetos:
Encapsulamiento - Propiedad que permite ocultar la informacin al resto de los objetos,
impidiendo as accesos incorrectos o conflictos.
Herencia - Propiedad a travs de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de
una jerarqua de clases.
Polimorfismo - Propiedad de una operacin mediante la cual puede ser aplicada a distintos
tipos de objetos.
En las bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones sobre los
datos como parte de la definicin de la base de datos. Una operacin (llamada funcin) se
especifica en dos partes. La interfaz (o signatura) de una operacin incluye el nombre de la
operacin y los tipos de datos de sus argumentos (o parmetros). La implementacin (o mtodo)
de la operacin se especifica separadamente y puede modificarse sin afectar la interfaz. Los
programas de aplicacin de los usuarios pueden operar sobre los datos invocando a dichas
operaciones a travs de sus nombres y argumentos, sea cual sea la forma en la que se han
implementado. Esto podra denominarse independencia entre programas y operaciones.

Diseo de bases de datos relacionales
El diseo o diagramacin de datos es la forma en que usted organiza sus datos en tablas y
determina cmo las tablas se asemejan a los componentes de una actividad comercial en la vida
real. Sin una previa diagramacin de datos, una aplicacin puede resultar totalmente ineficaz. En
algunos casos, una diagramacin de datos incorrecta puede incluso producir errores cuando los
usuarios ejecutan informes o visualizan los datos.
La diagramacin de los datos es un proceso complejo e incluye varios pasos de planificacin;
consideremos de forma elemental las siguientes tres etapas:
1) Disear el modelo lgico de datos.
2) Normalizacin de datos.
3) Disear el modelo fsico de datos.
Modelo lgico.
Disear el modelo lgico de una base de datos es la primera fase en el proceso de diagramacin
de datos; esta etapa es la que requiere una mayor cantidad de tiempo invertido. Para determinar
el diseo lgico de los datos deben formularse y responderse muchas y muy diversas preguntas,
como ejemplos se muestran las siguientes:
Que necesidades debe satisfacer el nuevo sistema de base de datos?
Qu fortalezas ofrece el sistema de bases de datos actual, si lo hay?
Qu carencias evidencia el sistema de base de datos actual, si lo hay?
Qu informacin es relevante en el sistema de base de datos?
Qu entidades o categoras de informacin deben administrarse en la base de datos?
Qu datos son necesarios en cada categora de informacin?
Cmo se relacionan las categoras de informacin entre s?
Cmo se almacenar la informacin en la base de datos?
Cmo ser ingresada y extrada la informacin?
De este anlisis lgico, se determina qu tablas debern crearse en la base de datos, puede
decirse que cada categora de informacin ser una tabla; y los campos que las conformarn, que
se refieren a los datos necesarios en cada categora de informacin.
Normalizacin.
La segunda parte del proceso de diagramacin de los datos consiste en aplicar las reglas de
normalizacin. Bsicamente, las estas determinan la eliminacin de la redundancia y la
dependencia inconsistente en el los datos.
Normalizacin es un conjunto de reglas que sirven para ayudar a los diseadores a desarrollar un
esquema que minimice los problemas de lgica. Cada regla est basada en la que le antecede.
La normalizacin se adopt porque el viejo estilo de poner todos los datos en un solo lugar, como
un archivo o una tabla de la base de datos, era ineficiente y conduca a errores de lgica cuando
se trataba de manipular los datos.
La normalizacin tambin hace las cosas fciles de entender. Las guas que la normalizacin
provee crean el marco de referencia para simplificar la estructura. Una base de datos normalizada
puede ocupar menos espacio en disco que una no normalizada. Hay menos repeticin de datos, lo
que tiene como consecuencia un menor uso de espacio en disco.
Primera Forma Normal
La regla de la Primera Forma Normal establece que las columnas repetidas deben eliminarse y
colocarse en tablas separadas.
Eliminar grupos repetidos en tablas individuales.
Crear una tabla diferente para cada conjunto de datos relacionados.
Identificar cada conjunto de datos relacionados mediante una clave principal.
Segunda Forma Normal
La regla de la Segunda Forma Normal establece que todas las dependencias parciales se deben
eliminar y separar dentro de sus propias tablas. Una dependencia parcial es un trmino que
describe a aquellos datos que no dependen de la clave de la tabla para identificarlos.
Crear tablas independientes para conjuntos de valores que se apliquen a varios registros.
Relacionar dichas tablas mediante una clave externa.
Tercera Forma Normal
La regla de la Tercera Forma Normal seala que hay que eliminar y separar cualquier dato que no
sea clave. El valor de esta columna debe depender de la clave. Todos los valores deben
identificarse nicamente por la clave.
Eliminar los campos que no dependan de la clave.
Los valores de un registro que no forman parte de la clave de dicho registro no pertenecen a esa
tabla. En general, siempre que el contenido de un grupo de campos se puede aplicar a ms de un
registro de la tabla, debe tener en cuenta la posibilidad de incluir dichos campos en una tabla
independiente.
Excepcin: seguir la tercera forma normal, aunque tericamente es deseable, no siempre resulta
prctico; algunas veces la utilizacin de un gran nmero de tablas pequeas puede perjudicar el
rendimiento o superar la capacidad de memoria y de archivos abiertos del sistema.
Una posibilidad es aplicar la tercera forma normal nicamente a los datos que cambien con
frecuencia. Si an quedan campos dependientes, disee la aplicacin de forma que solicite al
usuario que compruebe todos los campos relacionados cuando se produzca un cambio en
cualquiera de ellos.
Diseo Fsico.
La creacin del modelo fsico de datos es bastante simple en relacin con el modelo lgico. En esta
parte del proceso de diagramacin de datos, se crean las tablas, se asignan nombres a campos,
se establece los campos que son claves principales, se crean las relaciones de la base de datos y
se incluyen los datos iniciales para el modelo. En este caso utilizaremos Microsoft Access 2007
para construir el modelo fsico.
Relaciones
Una vez que han sido creadas las tablas de las diferentes categoras de informacin en la base de
datos ser necesario determinar cmo se podr combinar toda esa informacin. El primer paso de
este proceso consiste en definir las relaciones, que se refiere a la asociacin de campos comunes
(o columnas) entre dos tablas. Las relaciones pueden ser uno a uno, uno a varios o varios a
varios; una vez realizada esta operacin, podremos crear consultas, formularios e informes para
mostrar informacin de varias tablas a la vez.
En una base de datos, las relaciones evitan la redundancia de datos. Por ejemplo, si en una
biblioteca se disea una base de datos que realiza un seguimiento de la informacin sobre libros,
dispondr de una tabla, denominada Ttulos, que almacene toda la informacin sobre cada libro:
por ejemplo, el ttulo, la fecha de publicacin y el editor. Puede que tambin desee almacenar
informacin sobre el editor, por ejemplo, el nmero de telfono, la direccin y el cdigo postal. Si
desea almacenar toda esta informacin en la tabla ttulos, el nmero de telfono del editor y su
direcin se duplicaran por cada uno de las ttulos que este publique.
La mejor solucin es almacenar la informacin del editor una sola vez en una tabla
exclusivamente para Editores.
Para asegurarse de que los datos estn sincronizados, exija la integridad referencial entre las
tablas Ttulos y Editores. Las relaciones de integridad referencial garantizan que la informacin de
una tabla coincide con la informacin de otra. Por ejemplo, cada ttulo de la tabla Ttulos debe
estar asociado con un editor especfico de la tabla Editores. No se podra agregar un ttulo a un
Editor que no existe en la base de datos.
Tipos de Relaciones
Una relacin hace coincidir los datos de los campos llave (normalmente, se trata de columnas con
el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, la relacin hace coincidir la clave
principal de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada fila, con una entrada de la
clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, se pueden asociar las ventas a ttulos especficos
creando una relacin entre la columna Idttulo de la tabla Ttulos (la clave principal) y la columna
Idttulo de la tabla Ventas (clave externa).
Existen tres tipos de relaciones entre tablas. El tipo de relacin que se crea depende de la
definicin de las columnas relacionadas.
Relaciones uno a varios
La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, la fila de una
tabla A puede coincidir con muchas filas de una tabla B, pero una fila de la tabla B slo puede
coincidir con una fila de la tabla A. Por ejemplo, las tablas editores y ttulos poseen una relacin
uno a varios: cada editor publica muchos ttulos, pero cada ttulo slo corresponde a un editor.
Una relacin uno a varios se crea slo si una de las columnas relacionadas es una clave principal o
posee una restriccin nica.
El lado de la clave principal de una relacin uno a varios est indicado mediante un smbolo de
clave . El lado de la clave externa de una relacin est indicando mediante un smbolo de
infinito .
Relaciones varios a varios
En las relaciones varios a varios, la fila de una tabla A puede coincidir con muchas filas de una
tabla B y viceversa. Para crear una relacin de este tipo hay que definir una tercera tabla,
denominada tabla de unin, cuya clave principal se compone de las claves externas de la tabla A y
de la tabla B. Por ejemplo, las tablas autores y ttulos poseen una relacin varios a varios definida
mediante una relacin uno a varios de ambas con la tabla autoresttulos. La clave principal de la
tabla autoresttulos es una combinacin de la columna idautor (la clave principal de la tabla
autores) y la columna idttulo (la clave principal de la tabla ttulos).
Relaciones uno a uno
En las relaciones uno a uno, la fila de una tabla A slo puede coincidir con una fila de una tabla B
y viceversa. Se crea una relacin uno a uno si las dos columnas relacionadas son claves
principales o tienen restricciones nicas.
Este tipo de relacin no es habitual debido a que la mayora de la informacin relacionada de esta
forma estara en una sola tabla. Utilice una relacin uno a uno para:
Dividir una tabla con muchas columnas.
Aislar parte de una tabla por razones de seguridad.
Almacenar datos con una vida muy corta que podran eliminarse fcilmente con slo
eliminar la tabla.
Almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.
El lado de la clave principal de una relacin uno a uno est indicado mediante el smbolo de una
llave . El lado de clave externa tambin est indicado mediante el smbolo de la llave .

Tablas
Las tablas son el componente esencial sobre el cual se construye la base de datos. Es el lugar
donde se almacena la informacin que se captura. Las tablas que usted cree y utilice contendrn
toda la informacin que desee filtrar, consultar, analizar, mostrar e imprimir. La tabla contiene
datos en registros, los cuales en Access se organizan en filas. Los distintos tipos de informacin se
encuentran ubicados en campos. Dicho de otra manera, un Campo es una columna en donde
puede almacenarse un tipo especial de Datos. Al conjunto de datos que pertenecen a una misma
entidad (persona, suceso, objeto, producto, cosa) se le denomina Registro; el conjunto de
registros relacionados con un tema o finalidad da como resultado una Tabla.
Clave principal
La clave principal suele conformarse por uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de
este campo identifica a cada registro de manera nica. De modo que no sea posible duplicar
registros o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal.
No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente
hacerlo. Cuando no se defina una clave principal, es posible que su manejador de bases de datos
le muestre alguna advertencia al respecto al intentar guardar o cerrar cualquier tabla.
Access 2003 permite utilizar tres distintos tipos de clave principal:
1. Claves principales de Autonumrico.
Puede establecerse para que el programa introduzca automticamente un nmero secuencial
cuando se agrega un registro a la tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal de
una tabla es la forma ms sencilla de crear una clave principal.
2. Claves principales de Campo Simple.
Si se tiene un campo que almacena valores exclusivos, como nmeros de serie, RFCs, CURPs,
etc., se puede designar ese campo como la clave principal. Si el campo seleccionado como clave
principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal.
3. Claves principales de Campos mltiples.
En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden
designar dos o ms campos como clave principal. La situacin ms comn en la que surge este
problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relacin varios a varios.
Si no se est seguro de poder seleccionar una combinacin de campos apropiada para una clave
principal de campos mltiples, pruebe agregando un campo Autonumrico y desgnelo como la
clave principal.
Campos
Registros
Tabla
Tipos de Datos
Al disear una tabla, es conveniente determinar el tipo de datos que se utilizar en cada campo,
de ello depender la flexibilidad de la Base de Datos, el uso eficiente de espacio en la memoria
RAM y la agilizacin de su funcionamiento. Los tipos de datos que podemos emplear en Access
2003 son los siguientes:
Texto
Se utiliza para almacenar textos: nombres, apellidos, combinaciones de texto y nmeros: como
RFCs, CURPs, direcciones; o para nmeros que no tengan que utilizarse en operaciones de
clculo, como nmeros de telfono, nmeros de serie o cdigos postales. Almacena hasta 255
caracteres.
Memo
Se utiliza para almacenar textos extensos, tales como notas, descripciones o comentarios sobre el
registro. Almacena hasta 65,536 caracteres.
Nmero
Se utiliza para los datos que se van a incluir en clculos matemticos, exceptuando los clculos
monetarios (en este caso se utiliza el tipo Moneda). Almacena 1, 2, 4 u 8 bytes.
Fecha/Hora
Se utiliza para fechas y horas. Almacena 8 bytes.
Moneda
Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los clculos. Almacena 8
bytes.
Autonumrico
Se utiliza para nmeros secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o nmeros
aleatorios que se insertan automticamente cuando se agrega un registro. Almacena 4 bytes.
S/No
Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como S/No, Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado. Los valores Nulos no estn permitidos. Almacena 1 bit.
Objeto OLE
Se utiliza para objetos OLE (como documentos de Microsoft Word, hojas de clculo de Microsoft
Excel, imgenes, sonidos u otros datos binarios) que se crearon en otros programas mediante el
protocolo. Almacena hasta 1 gigabyte (est limitado por el espacio de disco).
Hipervnculo
Se utiliza para hipervnculos . Un hipervnculo puede ser una direccin web o una direccin
URL (Localizador de recursos uniforme): direccin que especifica un protocolo (como HTTP o FTP)
y la ubicacin de un objeto, documento, pgina World Wide Web u otro destino en Internet o una
intranet, (por ejemplo: http://www.microsoft.com). Almacena hasta 64,000 caracteres.
Asistente para bsquedas
Se utiliza para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores
mediante un cuadro combinado. La eleccin de esta opcin en la lista de tipos de datos inicia un
asistente que ejecuta la definicin automticamente. Requiere el mismo tamao de
almacenamiento que la clave principal que corresponde al campo de bsqueda, normalmente 4
bytes.

Propiedades de los Campos
Todos los campos de las tablas creadas en Access 2007, poseen una serie de atributos especiales,
cuya utilidad y comportamiento dependen directamente del tipo de datos seleccionado para ellos;
el nmero de atributos especiales tambin vara, en funcin del tipo de datos del campo. En este
apartado, se describen las propiedades ms significativas.
Tamao del campo. Esta propiedad se refiere particularmente a la longitud de los datos que
permitir el campo durante la captura de informacin. Slo dos tipos de datos permiten
personalizar el tamao del campo: nmero y texto.
El tipo numrico permite utilizar 1 de 7 tamaos predeterminados:

Tipo de Nmero Longitud Tamao
Byte De 0 a 255 1 byte
Entero De -32,768 a 32,767 2 bytes
Entero largo De -2,147,483,648 a 2,147,483,647 4 bytes
Simple De +-1.40 E10
45
a +-3.40 E10
38
4 bytes
Doble
De +- 179,769,313,486,231
308

a +-494,065,645,841,247
324

8 bytes
Los campos de texto, aceptan desde 1 hasta 255 caracteres alfanumricos.
Los campos tipo moneda pueden almacenar cantidades de hasta 15 dgitos enteros y cuatro
posiciones decimales; +- 922,337,203,685,477.5807 como valor mximo, ocupando un
espacio en disco de 8 bytes.
Formato. Esta propiedad permite personalizar la forma en la que los datos almacenados en
los campos se muestran o imprimen; en otras palabras, permite configurar su presentacin.
En los campos de texto y memo, puede utilizarse la siguiente simbologa para personalizar su
formato:
Smbolo Significado
> Convierte los caracteres ingresados en el campo a maysculas.
< Convierte los caracteres ingresados en el campo a minsculas.
@ Exige un carcter en el campo, espacio, letra, nmero
Para los campos numricos y de moneda, Access 2007 provee una serie de formatos
predeterminados:

Nos obstante, utilizando los smbolos de la siguiente tabla, usted podr crear formatos
numricos y de moneda personalizados:
Smbolo Significado
abc Muestra el contenido de las comillas como caracteres literales en el
campo.
! Alinea al contenido del campo a la izquierda.
* Rellena el espacio disponible en el campo con el siguiente carcter.
\ Muestra el siguiente carcter como literal, igual que las comillas.
, Funciona como separador de miles.
. Acta como separador decimal.
0 Exige y marca la posicin de un dgito.
# Sugiere la posible existencia de un dgito.
$ Muestra el smbolo de moneda, como literal.
%
Se utiliza para cifras decimales, que son multiplicadas por 100; al
resultado se agrega el %.
Para los campos de fecha y hora, Access ofrece los siguientes formatos predeterminados:

Para crear formatos de fecha y hora personalizados, emplee los siguientes smbolos:
Smbolo Significado
: Separador de hora.
/ Separador de fecha.
c Como el formato de fecha general.
d Da del mes con 1 o 2 dgitos, segn sea necesario (del 1 al 31).
dd Da del mes en 2 dgitos (del 01 al 31).
ddd Tres primeras letras del da de la semana (LunVie).
dddd Nombre completo del da de la semana.
s Da de la semana (del 1 al 7).
ss Semana del ao (del 1 al 53).
m Mes del ao con 1 o 2 dgitos, segn sea necesario (del 1 al 12).
mm Mes del ao con 2 dgitos (del 01 al 12).
mmm Tres primeras letras del mes (EneDic).
mmmm Nombre completo del mes.
a Nmero de da del ao.
aa Ao en 2 dgitos (del 01 al 99).
aaaa Ao completo (del 0100 al 9999).
h Hora en 1 o 2 dgitos, segn sea necesario (de 0 a 23).
hh Hora en 2 dgitos (de 01 a 23).
n Minuto en 1 o 2 dgitos, segn sea necesario (del 1 al 59).
nn Minuto en 2 dgitos (del 01 al 59).
s Segundo en 1 o 2 dgitos, segn sea necesario (del 1 al 59).
ss Minuto en 2 dgitos (del 01 al 59).
Mscara de entrada. Esta propiedad permite definir un modelo especial o plantilla para la
captura de datos en un campo. El manejo de mscaras de entrada es muy frecuente en
campos de fecha y hora, en campos numricos o campos de texto, dentro de los cules deban
utilizarse arreglos especiales. La manipulacin de esta propiedad favorece, adems, la
reduccin de errores durante la captura, puesto que pueden disearse modelos de datos muy
estrictos, impidiendo valores nulos o caracteres no vlidos en los campos.
Para un campo de texto, Access 2007 sugiere diversas mscaras de entrada preestablecidas,
para visualizarlas haga clic en el botn examinar .

Seleccione el tipo de mscara a aplicar en el campo correspondiente y verifique la apariencia
del modelo de datos en el cuadro de texto Probar. Despus de realizar estas acciones
presione el botn .
Para campos de Fecha y hora, los formatos predeterminados son los mismos que se muestran
para los campos de texto, exceptuando el formato de contrasea
Access 2007 nicamente provee mscaras predeterminadas para campos de texto, fecha y
hora. Para el resto de los tipos de datos, deber emplear parte de la simbologa siguiente para
crear mscaras de entrada personalizadas.
Smbolo Significado
0 Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos [+] y [] no permitidos).
9 Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos [+] y [] no permitidos).
#
Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en
blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los
datos; signos ms y menos permitidos).
L Letra (A a Z, entrada obligatoria).
? Letra (A a Z, entrada opcional).
A Letra o dgito (entrada obligatoria).
a Letra o dgito (entrada opcional).
& Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).
C Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).
Ttulo. Esta propiedad se utiliza para mostrar una descripcin ms clara de los campos en las
hojas de datos y preestablece la leyenda de las etiquetas que acompaan a los campos en
formularios e informes.




Valor predeterminado. Con esta propiedad es posible preestablecer valores especficos en
los campos para nuevos registros; piense en aquellos datos que puedan repetirse con mayor
frecuencia en el campo en cuestin; si maneja valores predeterminados, ahorrar tiempo
durante la captura de informacin.
En la imagen siguiente se preestablece el valor =Fecha(), que devuelve la fecha de sistema,
en un campo cuyo contenido tiene que relacionarse con la fecha de ingreso de una persona a
cierta empresa, misma que debe ser idntica a la del da de la captura, es decir la fecha
actual, (campo Empleado_FechaIngreso). Con ello, cada nuevo registro contendr por
default ese valor en dicho campo.

Pensando en que hoy fuese 2 de agosto de 2007, en la fila de cada nuevo registro, en la
columna del campo Empleado_FechaIngreso se visualizara tal fecha

Los valores predeterminados no pueden utilizarse en campos autonumricos y de objetos
OLE.
Regla de Validacin. Esta propiedad permite especificar lmites para los valores introducidos
en los campos; en este caso deben crearse expresiones condicionales o criterios para la
entrada de datos, ello implica el uso de los operadores de relacin y los operadores lgicos.
Operador Significado o Funcin
> Valor mayor que
< Valor menor que
>= Valor mayor o igual que
<= Valor menor o igual que
<> Valor distinto de
= Valor igual que
Como
Valor que contenga o se parezca a (para campos de texto, pueden
emplearse los comodines * y ?).
Entre
Valor ubicado en un rango o intervalo de datos (para campos numricos,
fecha y hora).
Y Une o conjunta dos expresiones condicionales.
O Bifurca una expresin condicional.

En la imagen siguiente, se establece como regla de validacin para el campo
Empleado_Edad, que el valor que se introduzca en este campo debe ser un nmero mayor o
igual a 18.

Cuando la regla de validacin se infringe, Access notifica al usuario del error cometido tan
slo al intentar cambiar a otro campo o registro en la tabla.


Deber introducirse un valor que no infrinja la regla de validacin para poder continuar con la
captura o modificacin de datos, de no ser as, Access no permite cambiar de campo o
registro; en el mejor de los casos se borra el dato y listo.
Texto de Validacin. Esta propiedad se refiere al mensaje de error personalizado que Access
mostrar al usuario de la aplicacin de base de datos cuando infrinja la regla de validacin, al
insertar un dato no vlido en el campo seleccionado.

Habiendo insertado el texto de validacin personalizado, si consideramos el mismo ejemplo de
validacin anterior, en caso de infringir la regla, Access mostrara el siguiente mensaje:

Requerido. Esta propiedad identifica a un campo como obligatorio, es decir, como un campo
que no puede quedarse vaco o con valores nulos. Requerido es una propiedad lgica, slo
permite dos alternativas: S o No. Por defecto, todos los campos muestran No, permitiendo la
omisin de datos durante la captura; evidentemente, habr campos en sus tablas en los que
la informacin resulte imprescindible, por lo que se ver en la necesidad de establecer esos
campos como obligatorios o requeridos.
Cuando se ha establecido como obligatorio un campo, al omitir el valor correspondiente e
intentar desplazarse a cualquier otro registro, Access 2007 mostrar un mensaje de error; en
la imagen siguiente, el campo Empleado_Nombre se determina como campo obligatorio

En caso de omitir el valor del campo Empleado_Nombre, Access lo notifica.

Indexado. El ndice es un identificador numrico (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, ) que distingue
valores similares o distintos dentro de un campo; los ndices asocian igualdad de valores
dentro de un campo. Estos permiten que las consultas, as como las operaciones de
ordenamiento y de agrupacin basadas en campos indexados, se generen de manera ms
rpida. Si pretende buscar personal en una nmina, basndose en alguno de los apellidos o la
escolaridad, podra indexar estos campos para hacer ms rpida su bsqueda. Comparar
nmeros siempre resultar ms sencillo que comparar cadenas de texto, por ejemplo.
Esta propiedad permite establecer, entonces, si el campo seleccionado contendr valores
nicos o duplicados. Por defecto, ningn campo est indexado; slo cuando usted establece
las claves principales o campos llave en sus tablas, Access activar el indexado, impidiendo
filas o registros duplicados en tales campos. Siendo previsores, valdra la pena aplicar el
indexado a aquellos campos que, an no siendo campos llave, nos permitiesen ejecutar
bsquedas o extracciones rpidas de informacin.
Creacin de tablas en Access 2007
1) Ejecute Access 2007
2) En la Pgina de Introduccin a Microsoft Office Access, haga clic en el icono Base de
datos en blanco.

3) En la misma pantalla, slo que en el costado derecho, en el apartado Base de datos en
blanco, en el campo Nombre de archivo: escriba el nombre de la base de datos,
PERSONAL.

Por defecto, la base de datos se almacenara en Mis Documentos, si desea establecer otra
ubicacin para el archivo nuevo, haga clic en el icono Buscar ubicacin
4) Presione el botn Crear.
Access 2007 mostrar las cuatro fichas bsicas de la cinta de opciones: Inicio, Crear, Datos
externos y Herramientas de base de datos y tambin, de manera predeterminada, una
ficha adicional de nombre Hoja de datos, que es la vista ordinaria de las tablas. sta se
emplear en la creacin de la primera tabla de la base de datos.

Tambin se muestra el Panel de exploracin en el costado izquierdo de la ventana, con el
objeto Tabla1. Access 2007 est configurado para dar estas opciones al iniciar cada nueva
base de datos.
Crearemos un primer sistema de base de datos para administrar personal en un centro de
trabajo, por lo que las tablas que disearemos tendrn relacin con esa temtica:
Empleados, Puestos, Departamentos, entre otras.
La vista actual de la Tabla1 en Access 2007 es similar al modo Crear tabla introduciendo
datos, que se tena disponible en Access 2003. Cambiaremos a la vista diseo, para
determinar de buena forma los nombres de los campos y los tipos de datos a utilizar en ellos.
5) Haga clic en el botn Vistas, para cambiar a la Vista diseo.
6) En ese momento, Access 2007 solicitar el nombre de la nueva tabla; ingrese el texto
Empleados en el apartado correspondiente y enseguida oprima el botn Aceptar.

Ahora se visualizar la ficha Diseo en la Cinta de opciones; el Panel de exploracin
muestra el icono y nombre de la tabla activa. El nico campo existente, preestablecido por
Access 2007, tiene por nombre Id y se encuentra seleccionado, es Autonumrico y adems
es la clave principal en la tabla.

7) Haga clic en el nombre del campo para modificarlo; agrega Empleado_ antes del texto Id.

Defina las siguientes propiedades en este campo: tipo de datos Autonumrico; nuevos
valores Incrementalmente; formato Emp 000; ttulo Id de Empleado, indexado S (Sin
duplicados), alineacin del texto Centro.
El panel de propiedades quedar as:
8) Haga clic en la segunda fila de la ventana
de Diseo de la tabla, para ingresar el
nombre del segundo campo; escriba el
texto Empleado_Nombre, en la
columna Tipo de datos, seleccione
Texto, el resto de las propiedades son:

9) Dirjase a la tercera fila de la columna
Nombre del campo, para agregar el
siguiente campo; el nombre deber ser
Empleado_Apaterno, del tipo Texto.
Las propiedades complementarias son:

10) El cuarto campo en la tabla es
Empleado_FechaNacimiento, del tipo
Fecha/Hora. Ajuste las propiedades
adicionales como sigue:

11) Ahora, demos de alta el campo
Empleado_RFC, de tipo Texto

12) El siguiente campo es Empleado_CURP,
tambin del tipo Texto.

13) El campo nmero ocho lo destinaremos
para almacenar la fecha de ingreso del
trabajador a la empresa, el nombre es
Empleado_FechaIngreso. El resto de
propiedades se muestran a continuacin.

14) El ltimo campo en esta tabla tendr
como nombre Empleado_Fotografia y
el tipo de datos para este ser OLE. Las
propiedades complementarias son

15) Guarde la tabla utilizando cualquiera de
los siguientes procedimientos: ejecute la
combinacin de teclas Control + G, o
bien, haga clic en el icono Guardar, de
la barra de herramientas de acceso
rpido.
16) Cierre la tabla combinando las teclas
Control + F4 o haga clic derecho sobre
la ficha que indica el nombre de la tabla
y seleccione el comando Cerrar.


La tabla de EMPLEADOS est lista para recibir informacin, lista para guardar registros, sin
embargo, antes de ingresar cualquier dato, ser conveniente crear 2 tablas ms, una para
Categoras o puestos de trabajo y otra para Departamentos, para as establecer las relaciones
correspondientes entre estas.
17) En la Cinta de opciones, haga clic en la
ficha Crear.
18) Enseguida haga clic sobre el icono
Diseo de tabla.

Se mostrar en pantalla le ventana de
Tabla1, en espera de establecer la
informacin de los campos que esta
contendr.
19) El campo 1 se llamar Categoria_Id,
tipo Autonumrico y el resto de
propiedades queda as:

20) El siguiente campo llevar por nombre
Categoria_Descripcion, tipo Texto...
21) Agregaremos un campo ms, de nombre
Categoria_SalarioDiario, de tipo
Moneda

22) Ahora, indicaremos a Access 2007 cul
de estos campos ser la Clave principal
en la tabla; en la lista de campos, haga
clic derecho en la fila donde se ubica el
campo Categoria_Id.

23) Seleccione del men contextual Clave
principal.
24) Guarde la tabla con el nombre
CATEGORIAS.

25) Cierre la tabla.
26) Nuevamente haga clic en la ficha Crear y
vuelva a seleccionar el icono Diseo de
tabla.
27) Los campos que agregaremos a la nueva
tabla son: Departamento_Id, tipo
Autonumrico

28) El siguiente campo es
Departamento_Nombre, tipo Texto

29) Seleccione la fila del campo
Departamento_Id y defnalo como
Clave principal.
30) Guarde la tabla con el nombre
Departamentos.
31) Cierre la tabla.

Contamos ya con tres tablas en esta base de datos y puesto que intentamos generar una base de
datos relacional (que es el modelo de bases de datos que puede crear Access 2007), tenemos que
establecer las relaciones correspondientes entre estas.

Para determinar cmo se relacionarn nuestras tablas en esta base de datos, hagamos lo
siguiente:
1. En la Cinta de opciones, haga clic en la ficha Herramientas de base de datos.
2. Haga clic en el icono Relaciones.
Se visualizar en pantalla la ventana Relaciones y sobre ella aparecer el cuadro
de dilogo Mostrar tabla, que presenta los nombres de las tablas de que se
compone hasta el momento la base de datos.

3. Seleccione los tres nombres de las tablas y presione el botn Agregar; enseguida oprima el
botn Cerrar. Se visualizarn tres listas de campos, estas representan a las tres tablas en la
base de datos.

Los campos que relacionan tablas deben contener el mismo tipo y tamao de datos, adems de
poseer, preferentemente, nombres similares para ser identificados con mayor rapidez; si
observamos cuidadosamente las listas de campos que aparecen en la ventana Relaciones, nos
daremos cuenta de que entre las tablas no existen campos con nombres similares o que puedan
guardar los mismos valores. La informacin de las categoras o los departamentos no puede
incluirse en la tabla de empleados, ni viceversa. Por lo tanto, no sera posible en este momento
asignar trabajadores a una categora o departamento.
Para que ello pueda realizarse, es necesario agregar a la tabla Empleados, dos campos ms, uno
para almacenar la categora (Categoria_Id, que es la clave principal en Categoras) y otro para
guardar el departamento (Departamento_Id, la clave principal en Departamentos), hasta
entonces tendremos campos coincidentes y estaremos en posibilidad de crear las relaciones entre
las tablas; los campos que son llave en sus respectivas tablas, se vuelven claves externas en
otras tablas. (Vase el apartado Tipos de Relaciones
en la pgina 20 de este material).Tipos de Relaciones
4. Momentneamente cierre la ventana Relaciones, Access preguntar si desea o no guardar
los cambios efectuados en esta ventana, a lo que responder S.
5. Haga clic derecho sobre el icono de la tabla Empleados y seleccione la opcin Vista diseo.

6. El primer campo a agregar a la tabla Empleados, ser el que almacene la categora del
trabajador, y debido a que cada categora se distingue de las dems a travs de su Clave o
Id, utilizaremos el nombre del campo Categoria_Id para facilitar la creacin de la relacin
correspondiente con la tabla CATEGORIAS; el tipo de datos que contendr este nuevo campo
es Nmero, y deber ser de tamao Entero largo, ya que el campo Categoria_Id en la
tabla CATEGORIAS es un campo Autonumrico, y posee ese tamao

7. El segundo campo tendr por nombre Departamento_Id, que guardar la Clave o Id del
departamento al que corresponder el trabajador. Ser tambin un campo Nmero, tamao
Entero largo

8. Guarde los cambios en la tabla y cirrela.
9. Abra nuevamente la ventana Relaciones (Ficha Herramientas de base de datos, icono
Relaciones).
10. De la lista de campos de la tabla CATEGORAS, arrastre con el puntero el campo
Categoria_Id hacia la lista de campos de la tabla EMPLEADOS y suelte el puntero cuando
ste se localice encima del campo
que lleva el mismo nombre.
Aparecer el cuadro de dilogo
Modificar relaciones.
En este cuadro de dilogo se podrn
observar, en la parte superior del
mismo, los nombres de las tablas y
los campos por relacionar; en la zona
inferior puede leerse el tipo de
relacin a establecer entre los
campos: uno a varios.
11. Active la casilla Exigir integridad
referencial.
12. Presione el botn Crear. Se mostrar en pantalla una lnea (Relacin) que une o vincula al
campo Categoria_Id en ambas tablas. Al comienzo y al trmino de la lnea, se observan dos
smbolos: 1, que se encuentra pegado a la tabla CATEGORIAS e indica que en esa tabla,
cada registro, cada categora aparecer solamente en una ocasin, no se repetir; , que se
interpreta como infinito o muchos y est junto a la lista de campos de la tabla Empleados,
sugiriendo de esta forma, que cada categora puede ser utilizada varias veces en la tabla
Empleados, la misma categora puede ser aplicada a distintos trabajadores.

13. Debemos relacionar tambin el campo Departamento_Id; para ello arrastre el nombre de
este campo desde la lista de campos de la tabla Departamentos hacia el mismo nombre de
campo en la lista que corresponde a la tabla Empleados; en el cuadro de dilogo Modificar
relaciones active nuevamente la casilla Exigir integridad referencial y presione el botn
Crear.

No olvide que en la creacin de Relaciones, la integridad referencial determina que slo
podrn ser utilizados datos que existan en las tablas relacionadas, lo que garantiza el uso de
informacin real en la base de datos.
14. Guarde los cambios efectuados en la ventana Relaciones y cirrela.
La captura de registros se realizar hasta tener los formularios para cada una de las tablas.
Formularios
Los formularios son objetos de mucha utilidad en la administracin de registros en una aplicacin
de base de datos; son superficies o pantallas conformadas por distintos elementos grficos,
llamados controles, a travs de los cuales es posible realizar operaciones muy diversas como
agregar, modificar, eliminar, buscar, filtrar u ordenar registros.
Creacin de formularios en Access 2007
1. Abra la base de datos Personal.
2. Haga clic en la ficha Crear.
3. En el panel de exploracin seleccione el icono de la tabla Empleados, ya que el formulario
que estamos a punto de crear contendr la informacin de esa tabla.
4. Ahora, en el grupo de comandos Formularios, haga clic en el icono Formulario.
Esta accin dar como resultado un formulario listo para ser utilizado en la gestin de
registros. Microsoft Access 2007 coloca todos los campos de la tabla que fue seleccionada y
los distribuye automticamente en esta nueva pantalla.
En el costado izquierdo del formulario y de arriba hacia abajo, Access 2007 muestra grupo de
Etiquetas, que contienen los ttulos de los campos (definidos previamente en el diseo de la
tabla, en la propiedad Ttulo) y en el costado derecho se pueden observar algunos Cuadros
de texto, en donde se insertarn o desplegarn los datos que correspondan a cada registro
en la tabla.

En este momento no es posible ingresar datos en el formulario ya que se encuentra en el
modo Presentacin, este funciona como la vista preliminar de un documento que est a
punto de ser impreso, permite verificar si la distribucin de los elementos en pantalla es la
ms conveniente; de hecho, en la cinta de opciones puede verse la ficha contextual
Herramientas de presentacin de formulario, compuesta por dos fichas de comandos:
Formato y Organizar. La ficha Formato es la que se muestra activa por default.

5. Para activar el formulario y comenzar la captura de datos, haga clic en el
icono Ver, que se localiza en el extremo izquierdo de la ficha Formato y
seleccione Vista formulario.
Desde este momento podra ya ingresar datos a la tabla, utilizando el
formulario como interfaz, pero los campos Categoria_Id y
Departamento_Id, que son campos relacionados y requeridos,
necesitan datos de sus respectivas tablas, las cuales por el momento se
encuentran vacas. Si en este momento intentamos dar de alta un
trabajador, tendramos que asignarle una categora y un departamento,
pero, al estar vacas esas tablas, Access 2007 no podra agregar el
registro a la tabla Empleados porque se viola la integridad referencial de las relaciones entre
las tablas. En casos as, Access muestra avisos de error como los siguientes:


Por el momento no agregaremos trabajadores utilizando el formulario, hasta contar con
categoras y departamentos en las tablas correspondientes.
6. Cierre el formulario. Al ejecutar esta orden, Access 2007 preguntar si queremos guardar o
no, los cambios efectuados en el formulario activo, a lo que responderemos S.

7. Al hacer clic en el botn S, Access 2007 esperar a que determinemos el nombre del
formulario y sugerir el nombre de la tabla. Presione Aceptar al tener listo el nombre.

El Panel de exploracin debe mostrar, en este momento, los nombres de las tablas existentes
en la base de datos y el nuevo formulario, distinguindolo con un icono especial

Enseguida crearemos los formularios para las tablas Categoras y Departamentos.
8. En el Panel de exploracin haga clic en el icono de la tabla Categoras.
9. Seleccione la ficha Crear y haga clic en el icono Formulario. Aparecer el segundo
formulario en la vista Presentacin.

A diferencia del formulario anterior, que presenta exclusivamente los campos
correspondientes a la tabla Empleados, este formulario muestra adems de los campos de la
tabla Categoras, la informacin que pertenece a la tabla Empleados, en una zona especial
denominada Subformulario o Subinforme. En las versiones anteriores de Access, los
Subformularios deban ser insertados o creados por el usuario; en Access 2007, la insercin
de Subformularios es una operacin automtica cuando se crean formularios mediante este
procedimiento. Los Subformularios contienen los registros relacionados entre las tablas y
funcionan como una especie de filtro en el formulario activo.
El formulario actual se utilizar para agregar, modificar, eliminar o buscar categoras, y el
subformulario podra ser utilizado para dar de alta a los trabajadores que sern asignados a
cada categora, sin tener que ir a la tabla de Empleados; o bien, para verificar quienes
pertenecen a cada categora, si ya estn dados de alta.
10. Guarde el formulario (combinando las teclas Control + G) con el nombre Categoras.
11. Cierre el formulario (combinando las teclas Control + F4).
Ahora genere el formulario de Departamentos repitiendo la secuencia de pasos anterior,
desde la actividad 8 a la actividad 11. Al terminar, agregue registros a las 3 tablas.
Consultas
De manera ordinaria, puede decirse que una consulta es una seleccin especial de registros
contenidos en una tabla, en una base de datos. En los sistemas manejadores de bases de datos,
la consulta es una instruccin, una sentencia, que al ser ejecutada, devuelve cierta informacin de
la base de datos. Esa informacin, por lo general debe cubrir ciertos parmetros, tiene que
cumplir con un perfil especfico; recordar la manera en que funcionan los filtros avanzados o los
autofiltros en Microsoft Excel; las consultas de bases de datos operan bajo esos principios, pero
con la singular caracterstica de permitirnos la manipulacin de datos almacenados en dos o ms
tablas, lo que las hace mucho ms potentes que los filtros en una hoja de clculo.
La gran mayora de consultas se codifican en un lenguaje especialmente desarrollado para la
ejecucin de tales: el SQL (Structured Query Language Lenguaje Estructurado de Consultas).
Creacin de consultas en Access 2007
1. Abra la base de datos Personal.
2. Haga clic en la pestaa Crear.
3. Haga clic en el icono Asistente para consultas
Se mostrar el cuadro de dilogo Nueva consulta

4. Seleccione Asistente para consultas sencillas y presione el botn Aceptar. Ahora se
mostrar la ventana del Asistente para consultas sencillas.

En el costado izquierdo de este cuadro de dilogo se puede ver el cuadro combinado
Tablas/Consultas que contiene los nombres de las tablas de nuestra base de datos; por
defecto se muestra el nombre de la tabla Empleados, por ser el primero en orden
alfabtico. Debajo de este cuadro combinado se visualiza la seccin Campos disponibles,
donde se muestran los nombres de los campos que conforman la tabla: Empleado_Id,
Empleado_Nombre, Empleado_Apaterno, etc. A la derecha de la columna Campos
disponibles, se localizan cuatro botones, que utilizaremos para mover los campos entre la
columna Campos disponibles y la columna Campos seleccionados, que se visualiza en
el costado derecho.
En esta primera consulta, mostraremos la Id del trabajador, su nombre y apellidos, en
total cuatro campos que agregaremos a la seccin de Campos seleccionados.
5. Seleccione el campo Empleado_Id, en la columna de Campos disponibles.
6. Haga clic en el botn Agregar campo.
7. Seleccione el campo Empleado_Nombre.
8. Haga clic en el botn Agregar campo.
9. Seleccione el campo Empleado_Apaterno.
10. Haga clic en el botn Agregar campo.
11. Seleccione el campo Empleado_Amaterno.
12. Haga clic en el botn Agregar campo.
El cuadro de dilogo mostrar los siguientes elementos en las columnas Campos
disponibles y Campos seleccionados.

13. Presione el botn Siguiente. El asistente preguntar ahora, por el nombre de la nueva
consulta Access 2007 sugiere como nombre posible EMPLEADOS Consulta, al ser
Empleados el nombre de la tabla desde la cual mostrarn los registros que resulten de la
consulta. Si fuese necesario utilizar otro nombre para la consulta, bastar con escribir
cualquier otro texto en el apartado respectivo.

14. Presione el botn Finalizar. Observar el resultado de la consulta en una tabla.

Este es el resultado de la consulta generada por el asistente; vale la pena dar un vistazo a la
instruccin SQL que la genera
15. Haga clic en la ficha Inicio.
16. Seleccione el icono Ver.
17. Haga clic en la opcin SQL Vista SQL
Se mostrar una ventana como la siguiente:

18. Para regresar a la vista normal de la consulta, seleccione nuevamente el icono Ver.
19. Ahora haga clic en la opcin Vista Hoja de datos,
20. Cierre la consulta.
Al cerrar la consulta Access 2007 no preguntar por el nombre del nuevo objeto, ya que
fue creado a travs del Asistente para consultas. Tendramos que guardar los cambios
en la consulta de haber modificado su diseo, mas no fue as.
El Panel de exploracin deber mostrar, en este momento, los iconos y nombres de las tablas
existentes (3), de los formularios (3) y de la consulta recin creada.

Trabajar en el diseo de una consulta es fundamental, ya que a partir de ello, podremos
determinar las caractersticas especficas que los registros de la tabla o tablas seleccionadas,
deben cubrir para ser devueltos en el resultado del resumen de datos.
En el siguiente procedimiento, veremos cmo crear una consulta utilizando el modo diseo, que es
el que nos permite personalizar con detalle la seleccin de registros en las consultas y no
solamente excluir ciertos campos, que es lo que el asistente realiza.
1. Haga clic en la ficha Crear.
2. Haga clic en el icono Diseo de consulta.
Se mostrar en pantalla la ventana Diseo de consulta, y sobre esta, el cuadro de dilogo
Mostrar tabla, donde tendremos que seleccionar la(s) tabla(s) que utilizaremos para generar
nuestra consulta.

En este caso, nicamente tomaremos la tabla Empleados, para lo cual
3. Seleccione el nombre de la tabla Empleados.
4. Haga clic en el botn Agregar.
5. Haga clic en el botn Cerrar.
Deber cerrarse el cuadro de dilogo Mostrar tabla y se mostrar en la zona superior de la
ventana Diseo de consulta, la lista de campos que contiene la tabla Empleados.

La consulta deber mostrar a los trabajadores de la categora 1, describiendo su Id,
Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno y el Id_Categora respectivo.
Agregaremos los campos de la siguiente manera:
6. En la lista de campos de la tabla Empleados, haga doble clic en los nombres de los campos
antes mencionados: Empleado_Id, Empleado_Nombre, Empleado_Apaterno,
Empleado_Amaterno y Categoria_Id.
La zona inferior de la ventana Diseo de consulta tendr el siguiente aspecto:

7. Haga clic en el icono Ver, de la ficha Inicio.
En este momento la consulta arrojar todos los registros, sin distinguir entre las categoras:

8. Regrese a la Vista Diseo, dando clic en el icono Ver de la ficha Inicio.
9. Lleve el cursor al cruce de la 5 columna, donde se muestra el nombre del campo
Categoria_Id, y la fila Criterios, para especificar qu categora deseamos mostrar
10. Escriba la expresin =1, para que nicamente se muestren los trabajadores que pertenezcan
a esa categora. Este ser el criterio o parmetro de las consulta.

11. Haga clic en el icono Vista Hoja de datos.
Podr comprobar que, en esta ocasin, los registros que se muestran corresponden a los
trabajadores cuya Id de categora es la Id 1, misma que requerimos como criterio en el
campo Categoria_Id.

12. Regrese a la vista diseo, haciendo clic en el icono Vista Diseo
13. Cambie el criterio en el campo Categoria_Id, para que ahora se muestren los trabajadores
con Categora 2.
14. Ejecute la consulta para verificar el resultado.
15. Regrese a la vista Diseo.
Por ahora, la consulta devuelve a los trabajadores cuya categora coincida con la clave o
valor escrito por usted en la fila criterios, en la columna del campo Categora_Id. Ahora,
haremos que la consulta sea un poco ms abierta, de manera que, al ejecutarla, Access 2007
pregunte por la Id de Categora que deseamos consultar. Esto implicar utilizar otra clase de
parmetros o criterios de seleccin. Realice lo siguiente:
16. Borre el texto situado en la fila Criterios: del campo Categoria_Id.
17. En su lugar escriba [Ingrese la Id o Clave de la Categora que desea consultar].

18. Ejecute la consulta (puede dar clic en el botn Vista hoja de datos, o bien, en el icono
Ejecutar)
19. Ahora, Access 2007 esperar a que ingrese la Clave o Id de categora que desee consultar:

20. Escriba alguna de las Claves o Ids que haya asignado a sus trabajadores. Access mostrar
como resultado, la lista de trabajadores cuya categora coincida con la clave que usted
ingres en el cuadro de entrada.
En la definicin de parmetros especiales en el diseo de una consulta, utilice los operadores
de comparacin: =, >, <, >=, <=, <>, Entre, Como; puede apoyarse tambin en los
operadores lgicos Y, O. Los puede utilizar para filtrar datos en campos numricos, campos
de texto, campos de fecha y hora y campos lgicos preferentemente.
21. Cierre la consulta. Access 2007 preguntar si desea guardar los cambios realizados en el
diseo de la Consulta1NK, a lo que responder S.

22. En el cuadro de dilogo Guardar como, escriba EMPLEADOS POR CATEGORA Consulta.

23. Presione el botn Aceptar.
La ventana de la consulta ser cerrada y su icono se mostrar en el Panel de exploracin.
Informes
En Access 2007, el informe es un reporte o documento electrnico que se prepara para ser
impreso; la informacin que usted tiene en sus tablas o la informacin que le devuelven sus
consultas puede ser impresa con un formato profesional y con una apariencia mejorada. En lugar
de ver la tabla o la consulta en papel, con la tpica distribucin de los datos en las columnas y filas
puede confeccionar un reporte con encabezados, pies de pgina, nmeros de pgina, etc.
Access 2007 ofrece diferentes maneras para crear Informes, de las cuales, utilizaremos los que
pueden considerarse ms simples y rpidos: Informe bsico, que incluye todos los campos de la
tabla/consulta seleccionada; Asistente para informes, que permite personalizar el diseo de los
mismos y nos deja utilizar algunas de las plantillas de informes que incorpora Access 2007.
En primer lugar, elaboraremos un informe considerando los campos de la tabla Categoras.
1. Selecciona el nombre de la tabla Categoras, en el Panel de exploracin.
2. Haga clic en la ficha Crear.
3. Haga clic en el icono Informe.
4. Listo. Access 2007 ya tiene el informe preparado para impresin.
La vista predeterminada en la que Access 2007 presenta el nuevo informe se llama Vista
Presentacin.

En esta vista pueden observarse los lmites de texto que dan los mrgenes a la pgina activa;
puede modificarse la posicin y el tamao de los componentes visibles en las distintas secciones
del informe. El ttulo del informe, la imagen, la fecha y la hora, ubicados en la seccin
Encabezado del informe; los ttulos de los campos Id de Categora, Descripcin de Categora y
Salario Diario, localizados en la seccin Encabezado de pgina; la informacin especfica de
cada categora, Id, descripcin y salario, situados en la seccin Detalle; la suma total de los
salarios, colocada en la seccin Pie de informe; y los nmeros de pgina, expuestos en la
seccin Pie de pgina.
Es fundamental identificar cada una de las secciones mencionadas, para efectos de realizar
modificaciones posteriores en el diseo del informe. Para observar el diseo actual de este
informe, y la distribucin de los datos en cada seccin, realice las siguientes acciones:
5. Haga clic en el icono Ver, de la ficha Diseo, de la ficha contextual Herramientas de
diseo de informe.
6. Seleccione de la lista de opciones, el icono Vista Diseo.

La ventana Diseo de informe, se mostrar en pantalla; dentro de esta podrs ubicar
perfectamente las 5 secciones generales del informe.

En esta vista, Access 2007 muestra una cuadrcula, a partir de la cual es posible alinear a los
distintos objetos contenidos en el informe. Cada columna y cada fila ocupan 1 cm de ancho y alto
respectivamente, dato que puede verificarse dando lectura a las reglas en la ventana.
Ocultaremos la cuadrcula para que la lectura del diseo del informe resulte ms clara:
7. Haga clic en la ficha Organizar, de la ficha contextual Herramientas de diseo de
informe.

8. Del grupo de controles Mostrar u ocultar, haga clic en el icono Cuadrcula.
El informe se ver as:

Usted puede desplazar a otras ubicaciones los objetos visibles en el diseo del informe;
adems de modificar el formato de los mismos; la fuente, el tamao de los caracteres, el
color del texto, la alineacin del texto; el color de relleno, el estilo, color y grosor de los
bordes de los controles; puede aadir algn efecto especial, sin relieve, con relieve,
sombreado, grabado, cincelado, etc.
Slo tiene que seleccionar el control del informe al que desea modificar, y utilizar las
herramientas que ofrece la ficha Diseo en esta vista.

9. Cierre la ventana del informe. Al hacerlo, Access 2007 le cuestionar si desea o no guardar el
nuevo informe en la base de datos.

10. Elija la opcin S. Enseguida se mostrar el cuadro de dilogo Guardar como; agregue al
nombre que sugiere Access 2007 el texto Informe.

11. Haga clic en el botn Aceptar.
Ahora veremos cmo crear un informe comenzando desde 0, en la vista diseo. En esta ocasin
utilizaremos la tabla Empleados.
1) En el panel de exploracin selecciona el icono de la tabla Empleados.
2) De la ficha Crear, en la Cinta de opciones, haga clic en el icono Diseo de
informe.

Como se puede ver en pantalla, inicialmente slo se muestran tres de las cinco secciones
descritas anteriormente en el informe: Encabezado de pgina, Detalle y Pie de pgina.
Para activar el Encabezado y el Pie del informe, haga lo siguiente:
3) Haga clic derecho en cualquiera de las secciones activas del informe y seleccione, del men
contextual, la opcin Encabezado o pie de pgina del informe.

Con ello podr visualizar las dos secciones faltantes en el diseo del informe.
Antes de colocar datos en el informe, tenemos que verificar el tamao de papel, seleccionar la
orientacin de las pginas y establecer el tamao de los mrgenes, como parte de las
acciones de rutina durante la preparacin de un informe que en Access 2007. Realice las
siguientes acciones:
4) Haga clic en la ficha Configurar pgina.
5) Seleccione del grupo de botones que se muestran en esta ficha, el icono que lleva el
mismo nombre.
Se mostrar el cuadro de dilogo Configurar pgina. Dentro de este, trabajaremos
bsicamente con las alternativas que ofrecen las pestaas Opciones de impresin y
Pgina.


6) En la pestaa Opciones de impresin, en la seccin Mrgenes, establezca los cuatro
mrgenes Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho en 25 milmetros.
7) En la pestaa Pgina, en la seccin Orientacin, seleccione la opcin Horizontal, y en la
seccin Papel verifique que el tamao sea Carta.
8) Presione el botn Aceptar.
El papel tamao carta, mide 21.59 cm de ancho y 27.94 cm de alto, en orientacin vertical, al
haber seleccionado el formato horizontal, evidentemente las dimensiones quedaron
invertidas, ahora las pginas tendrn 27.94 cm de ancho por 21.59 cm de alto.
Debemos ajustar la longitud de las secciones en el informe de manera tal que se pueda
aprovechar al mximo el espacio disponible en cada pgina; considerando que el ancho actual
es de 27.94 cm y que los mrgenes laterales ocupan 2 cm cada uno, el rea para disear el
informe se reduce 4 cm a lo largo, quedando 23.94 cm, aproximadamente para trabajar en l.
9) Lleve el puntero al extremo derecho de la superficie del informe, el puntero cambiar su
forma habitual de flecha al de una cruz.

10) Haga un clic izquierdo sostenido y arrastre el puntero hasta llegar a la marca del centmetro
23.5, aproximadamente, de la regla horizontal.

Ahora debemos insertar la informacin que incluir el informe; para iniciar,
determinaremos qu tabla y qu campos de esa tabla sern utilizados en el informe.
11) De la ficha Diseo, en el grupo de botones Herramientas, en la Cinta de
opciones, haga clic en el botn Agregar campos existentes.
Se mostrar en pantalla el cuadro de dilogo Lista de campos.

12) Haga doble clic en el nombre de la tabla Empleados; se desplegarn los nombres de los
campos contenidos en esta tabla.

13) Arrastre el nombre del campo Empleado_Id hacia el interior de la seccin Detalle.

El resultado es un par de controles en el informe: una Etiqueta cuyo texto es el ttulo del
campo, definido en el diseo de la tabla, Id de Empleado y un Cuadro de texto, que
contiene el nombre del campo que se ha agregado al informe, Empleado_Id.
14) Haga clic en el icono Vista informes, de la ficha Diseo.
Esto nos dar una vista previa del informe segn los avances y
modificaciones que implementemos en su diseo.

nicamente se puede observar la etiqueta con el ttulo del campo, que se repite por cada
registro que hay en la tabla, y la Id del trabajador.
15) Regrese a la Vista diseo del informe.
En la seccin Detalle, tanto la etiqueta como el cuadro de texto estn acompaados de un
punto de control (tirador o nodo) ubicado en la esquina superior derecha de cada objeto;
este se utiliza para mover de manera independiente, a la etiqueta o al cuadro de texto, segn
se requiera; cuando no se toma el punto de control ambos objetos son desplazados.
Cuando se da clic en el interior de la etiqueta o el cuadro de texto, estos pueden ser
modificados en su formato y tamao, tambin de manera independiente; lo que haremos
enseguida es cortar la etiqueta de la seccin Detalle y llevarla a la seccin Encabezado de
pgina, para que esta no se repita por cada registro en el informe.
16) Haga clic en el interior de la etiqueta Id de Empleado
17) Corte la etiqueta (combinando las teclas Control + X).
18) Haga clic en el interior de la seccin Encabezado de pgina.
19) Pegue la etiqueta (combinando las teclas Control +V).
20) Ahora, trate de alinear el cuadro de texto con la etiqueta, de forma vertical, llevando el
cuadro de texto hacia el costado izquierdo de la seccin Detalle.

21) Ahora arrastre, de la lista de campos, el campo Empleado_Nombre a la seccin Detalle.
22) Seleccione y corte la etiqueta de este campo y pguela nuevamente en el Encabezado de
pgina.
23) Alinee la etiqueta Nombre del Empleado con su respectivo cuadro de texto a la derecha del
campo Empleado_Id.

24) Realice las mismas acciones para los campos Empleado_Apaterno, Empleado_Amaterno,
Categoria_Id y Departamento_Id. Al concluir, el diseo del informe lucir as:

25) Vuelva a ejecutar la Vista informes para verificar la visualizacin de los datos en el informe.
La vista informe no cumple la misma funcin que la Vista preliminar, es decir, no muestra el
informe como se supone que se ver impreso. nicamente presenta datos; es similar a la
Vista Normal de Microsoft Word.

26) Haga clic en el botn Ver, de la ficha Inicio y seleccione Vista preliminar del men de
opciones.

27) Cierre la vista preliminar, haciendo clic en el icono del mismo nombre, de la
ficha Vista preliminar.
28) Regrese a la Vista Diseo del informe.
29) Cierre momentneamente la Lista de campos.
En este momento, tanto el Encabezado de pgina como el Detalle tienen 2 cm de alto,
aproximadamente; ello implica espacio sobrante en ambas secciones, por lo que las vamos a
reducir para aprovechar al mximo el papel utilizado en la impresin del informe.
30) Para reducir la superficie (la altura) del Encabezado de pgina, empuje la barra horizontal
que pertenece al Detalle, hacia arriba, tratando de acercarla lo ms posible con la barra del
Encabezado, sin que se oculten los ttulos de los campos. Para ello, lleve el puntero al borde
superior de la barra del Detalle y cuando cambie de forma al de una cruz

31) Haga clic sostenido y arrastre en direccin a la barra del Encabezado.

32) Repita esta accin, llevando el borde de la seccin Pie de pgina, hacia la seccin Detalle.

33) Ejecute la Vista Preliminar o la Vista Informes para verificar los cambios.
34) Regrese a la Vista Diseo y corrija la ubicacin de las etiquetas y los cuadros de texto,
adems de la altura del Encabezado de pgina y del Detalle, si lo cree conveniente.
Ahora insertaremos un ttulo para el informe.
35) En la ficha Diseo, en el grupo de herramientas Controles, haga clic en el icono Etiqueta.

36) Trace un rectngulo en el interior de la zona del Encabezado del informe.

37) Escriba el texto Reporte de Personal por Categora y Departamento y presione la tecla
Enter.

38) Cambie el tamao de fuente a 24 y aplique el estilo Negrita.

La etiqueta lucir as:

39) Del grupo de herramientas Controles, seleccione Lnea.
40) Trace una lnea recta horizontal que cubra todo el ancho del Encabezado del informe,
debajo del ttulo del informe.

41) Aumente el grosor de la lnea a 4 y aplique el estilo de lnea puntos,
utilizando las herramientas respectivas del grupo Controles.
42) Seleccione la etiqueta y la lnea y empjelos hacia el extremo superior del Encabezado del
informe.
43) Ajuste la altura del Encabezado del informe a 1.5 cm aproximadamente, llevando el borde
superior del Encabezado de pgina hacia arriba.

Enseguida insertaremos la fecha y los nmeros de pgina del informe en el Pie de pgina.
44) En la ficha Diseo, en el grupo de herramientas Controles, haga clic en el icono Insertar
nmero de pgina.
Se mostrar en pantalla el cuadro de dilogo Nmeros de pgina.

45) Seleccione el formato Pgina N de M.
46) Seleccione la Posicin Final de la pgina.
47) Mantenga la alineacin Centro y la casilla Mostrar el nmero en la primera pgina activa.
48) Presione el botn Aceptar.
El Pie de pgina del informe contendr un cuadro de texto con la expresin siguiente:

49) Ahora haga clic en el icono Fecha y Hora de la seccin de herramientas Controles.
Se mostrar en pantalla el cuadro de dilogo Fecha y Hora.

50) Mantenga activa la casilla Incluir fecha y elija cualquiera de los formatos de fecha
preestablecidos en el cuadro de dilogo (fecha larga, fecha mediana, fecha corta).
51) Desactive la casilla Incluir hora, para que esta no se muestre en el informe.
52) Haga clic en el botn Aceptar.
53) Aparecer, de manera predeterminada, un nuevo cuadro de texto con la expresin =Fecha()
en el encabezado del informe; corte el cuadro de texto y pguelo en el Pie de pgina,
justo debajo del cuadro de texto que contiene los nmeros de pgina.

54) Ahora, copie la lnea que insert en el encabezado del informe, debajo del ttulo.
55) Haga clic en la seccin Pie de pgina y pegue la lnea.
De acuerdo a las acciones desarrolladas hasta el momento, el diseo del informe debe lucir
de la siguiente forma:

Para concluir, insertaremos un objeto en la zona del Pie de informe, un cuadro de texto que
indique el nmero de registros incluidos en el informe.
56) Haga clic en el icono Cuadro de texto localizado en el grupo de herramientas Controles.
57) Trace un rectngulo en el interior del Pie de informe.
Al igual que en los formularios, esta clase de objetos siempre son acompaados por una
etiqueta, que puede utilizarse para describir la leyenda, rtulo o ttulo, que haga referencia al
contenido del cuadro de texto.

58) Haga clic en el interior de la etiqueta, que se ubica del lado izquierdo y presione la tecla F2.
59) Borre el texto actual y en su lugar escriba: Nmero de Trabajadores.
60) Presione la tecla Enter. Posiblemente sea necesario mover o separar a la etiqueta del cuadro
de texto, para que no luzcan amontonados.
61) Haga clic en el cuadro de texto y presione tambin la tecla F2.
62) Escriba en el control: =cuenta(Empleado_Id), frmula matemtica que contar el nmero
de Ids incluidas en el informe; enseguida presione la tecla Enter.
63) Desplace ambos controles para dejarlos ubicados en el extremo derecho del pie del informe.

64) Ejecute la Vista preliminar para comprobar los cambios realizados en el informe.
65) Cierre la vista preliminar y guarde el informe, combinando las teclas Control + G; se
mostrar el cuadro de dilogo Guardar como, donde deber introducir el nombre del
informe: Informe de Trabajadores por Categora y Departamento.

66) Presione el botn Aceptar.
Para finalizar el proceso de diseo del este informe, aplicar combinaciones de color y estilos
de texto predeterminados a los objetos incluidos en el informe, se llaman Autoformatos.
67) Haga clic en la ficha Organizar, de la ficha contextual Herramientas de diseo de
informe.
68) Localice y presione con el botn primario del
ratn, el icono Autoformato.
Esta herramienta le da acceso a una galera
que contiene distintos modelos de formato
aplicables a los informes que usted disea.
69) Haga clic en el Autoformato que le parezca
ms atractivo o ms adecuado para el informe
que est terminando en esta larga prctica.
(le recomiendo los autoformatos de nombre
Intermedio y Papel).
70) Ejecute la vista preliminar para verificar la
nueva apariencia de su informe.
Si no le convencen los autoformatos,
entonces, elija la opcin Ninguno de la
galera; o bien, utilice el Asistente de
autoformato para configurar un estilo
propio.

71) Guarde los cambios y cierre el informe.




Proteccin de Bases de datos
Cifrar o Encriptar una base de datos
La herramienta de cifrado en Access 2007 hace que tus datos sean ilegibles con otras
herramientas y obliga al usuario a introducir una contrasea para poder utilizar la base de datos.
Toma en cuenta las siguientes consideraciones:
Las nuevas caractersticas de cifrado slo funcionan nicamente en bases de datos con
formato .accdb.
La herramienta de cifrado de Access 2007 emplea un algoritmo ms poderoso que aquel
utilizado en las herramientas de encriptado anteriores.
Si desea codificar una base de datos anterior (un archivo .mdb) o crear una contrasea,
Access 2007 utiliza las caractersticas de Codificacin y Contrasea de Access 2003.
Los pasos siguientes describen cmo crear y aplicar una contrasea a una base de datos de
Access 2007:
Cifrar la base de datos
1) Abre la base de datos que desees cifrar, en modo exclusivo; para ello
i) Haz clic en el botn de Office y selecciona la opcin Abrir.
ii) En el cuadro de dilogo Abrir, localiza el archivo que deseas abrir y seleccinalo.

iii) Haz clic en la flecha ubicada junto al botn Abrir y selecciona Abrir en modo
exclusivo.
2) En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de base de
datos, haz clic en el icono Cifrar con contrasea.

Se mostrar el cuadro de dilogo para establecer y confirmar la contrasea

3) Escribe tu contrasea en el campo que lleva el mismo nombre y confrmala en el campo
correspondiente; finalmente presiona Aceptar.
Utiliza contraseas seguras, que combinen caracteres en maysculas y minsculas, nmeros y
smbolos. Las contraseas dbiles no mezclan estos elementos. Un ejemplo de contrasea segura
es: Y6dh!et5. Una contrasea poco segura es, por ejemplo: superman. Las contraseas
deberan tener 8 o ms caracteres de longitud. Una frase que utilice 14 o ms caracteres es una
buena contrasea.
Es vital que recuerdes la contrasea. Si la olvidas, Microsoft no tiene manera de recuperarla.
Conserva las contraseas que utilices en un lugar seguro y lejos de la informacin que te ayudan
a proteger.
Abrir y descifrar una base de datos
Como recordatorio, es importantsimo que recuerdes tu contrasea (si la olvidas, no habr forma
de recuperarla).
Abrir la base de datos cifrada
1) Abre la base de datos cifrada de la misma forma
en que abres cualquier base de datos. El cuadro
de dilogo Solicitud de contrasea aparecer
en pantalla.
2) Escribe la contrasea para abrir la base de datos
y haz clic en Aceptar.
Eliminar la contrasea de la base de datos
Cuando remueves la contrasea de una base de datos, puedes restaurarla en cualquier momento
(o utilizar una nueva contrasea) repitiendo los pasos del cifrado de bases de datos, ya descritos.
1) Abre la base de datos en modo exclusivo
2) En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de base de
datos, haz clic en el icono Descifrar base de datos.

Se mostrar en pantalla el cuadro de dilogo de anulacin de contrasea para la base de
datos:

3) Escribe la contrasea en el campo correspondiente y presiona Aceptar.

Empaquetar, firmar y distribuir bases de datos
Access 2007 hace ms fcil y rpido el proceso de firma y distribucin de una base de datos.
Cuando creas un archivo .accdb o un archivo .accde, puedes empaquetar el archivo, firmarlo
digitalmente y distribuirlo a otros usuarios. La herramienta de empaquetado y firma, sita la base
de datos en un archivo de implementacin de Access, firma el paquete y lleva el paquete firmado
a la ubicacin que t determines. Cualquier usuario puede extraer la base de datos del paquete y
trabajar directamente sobre esta, no en el archivo de paquete.
Toma en cuenta los siguientes hechos antes de proceder:
Empaquetar una base de datos y firmar digitalmente el paquete son mecanismos que
transmiten confianza y seguridad. Cuando t, o lo usuarios de tus bases de datos reciben
el paquete, la firma confirma que la base de datos no ha sido violada o alterada. Si confas
en el autor, podrs habilitar su contenido sin mayor problema.
La herramienta de empaquetado y firma acta slo en bases de datos con el formato de
Access 2007. Access 2007 ofrece las anteriores herramientas para firmar y distribuir bases
de datos que hayan sido creadas en un formato antiguo. Adems, no es posible utilizar las
herramientas anteriores para firmar e implementar archivos creados en el nuevo formato
de archivos.
Solamente puedes agregar una base de datos en cada paquete.
El proceso de codificacin firma todos los objetos en las bases de datos excepto las macros
o los mdulos Visual Basic.
El proceso tambin comprime el archivo de paquete para reducir los tiempos de descarga.
Puedes extraer bases de datos de paquetes ubicados en servidores para Windows
SharePoint 3.0. Services.
El procedimiento siguiente explica cmo crear un archivo de paquete firmado digitalmente y cmo
utilizar la base de datos en el paquete. Esto implica la necesidad de disponer de un certificado de
seguridad. Si no posees ningn certificado, puedes crear uno utilizando la aplicacin SelfCert de
Microsoft Office, mediante las siguientes acciones:
1. Abre el explorador de windows y localiza la carpeta Office12... Sigue la ruta:
C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12\
2. Localiza y ejecuta el archivo SelfCert, se mostrar el cuadro de dilogo Crear
certificado digital.

3. En el cuadro de texto Nombre del certificado, ingresa el nombre que desees asignar
a tu firma o certificado digital y presiona Aceptar. Aparecer un cuadro de mensaje
confirmando la creacin correcta del nuevo certificado.

Creacin de un paquete firmado digitalmente
1. Abre la base de datos que deseas empaquetar y firmar.
2. Haz clic en botn de Office , despus selecciona la opcin Publicar y haz clic en la
opcin Paquete y firmar.

Se mostrar el cuadro de dilogo
Seleccionar certificado.
3. Elije uno de los certificados digitales y
presiona el botn Aceptar. El cuadro de
dilogo Crear paquete firmado de
Microsoft Office Access aparecer en
pantalla.
4. En el cuadro combinado Guardar en,
selecciona una ubicacin para tu
paquete de base de datos firmado.
5. Ingresa un nombre para el archivo de
paquete firmado en el cuadro de texto
Nombre de archivo y despus
presiona el botn Crear.
Access crea el archivo .accdc y lo guarda en la ubicacin que elegiste.
Extraer y utilizar el paquete firmado
1. Haz clic en el botn de Office y
selecciona la opcin Abrir
2. En el cuadro de dilogo Abrir, selecciona
Paquetes firmado de Microsoft Office
Access como tipo de archivo.
3. Localiza y abre la carpeta que contiene tu
archivo .accdc
4. Localiza y abre el archivo .accdc
5. Aparecer un aviso de seguridad como el
que se muestra en la imagen de la
derecha
6. Si la base de datos es confiable, haz clic
en el botn Abrir; si el autor de la firma
electrnica es tambin de confianza, tal vez desees seleccionar Confiar en todo el
contenido del editor, para otros archivos.
En ambos casos, se mostrar el cuadro de dilogo Extrae base de datos a.
7. Selecciona la carpeta donde ser extrado el archivo de base de datos y si lo deseas
modifica el nombre del archivo; finalmente presiona Aceptar.
Activar el contenido inhabilitado en una base de datos
De forma predeterminada, Access 2007 inhabilita todo el contenido ejecutable en una base de
datos a menos que confes en el archivo de base de datos, o bien, ste se localice en una
ubicacin de confianza. Al abrir la base de datos, Access, adems de inhabilitar el contenido,
despliega la Barra de mensajes.

A diferencia de Access 2003, Access 2007 no muestra los habituales cuadros de dilogo al abrir
una base de datos (cuadros de dilogo que te solicitan tomar una decisin antes de realizar
alguna otra accin).
An cuando Access 2007 acta de esta manera al abrir una base de datos, si la base de datos
proviene de un editor confiable, puedes habilitar los componentes ejecutables en el archivo.
1. En la Barra de mensajes, haz clic en el botn Opciones; se mostrar el cuadro de
dilogo Opciones de seguridad de Office.

2. Selecciona la opcin Habilitar este contenido y presiona el botn Aceptar.
En caso de no mostrarse la barra de mensajes, en la ficha Herramientas de base de
datos, en el grupo Mostrar u ocultar, activa la casilla Barra de
mensajes.
Cuando reabras la base de datos, la Barra de mensajes aparecer nuevamente. En este punto,
puedes cerrar la barra de mensajes manteniendo el contenido en su estado deshabilitado o
sencillamente ocultando la barra. Cualquiera de las dos acciones tiene el mismo efecto (mantienen
todo el contenido deshabilitado).
Desactivar el contenido habilitado en una base de datos
1. En la barra de mensajes, haz clic en el botn Opciones; se mostrar el cuadro de dilogo
Opciones de seguridad de Office.
2. Selecciona la opcin Ayudar a protegerme contra contenido desconocido y presiona
el botn Aceptar. Access descativa todo el contenido potencialmente peligroso para la
base de datos.

Panel de Control
El panel de control es un formulario destinado a ofrecer al usuario de una base de datos, accesos
directos, en forma de botones de comando, a los objetos dentro de los cuales deber trabajar:
otros formularios para realizar operacines de alta, edicin o baja de registros; informes; cerrar la
base de datos, etc. Este formulario se crea automticamente, bastando indicar cules seran las
acciones especficas que realizara cada botn incluido en el panel.
El siguiente procedimiento describe qu pasos llevar a cabo para crear y utiizar un Panel de
Control en Access 2007.
1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de base de
datos, haz clic en el icono Administrador del Panel de Control. Se mostrar un cuadro
de mensaje con el mismo nombre, notificando la inexistencia de algn objeto similar y
preguntando si deseamos crear uno.

2. Haz clic en el botn S. Enseguida se mostrar en pantalla un cuadro de dilogo
Administrador del panel de control. Por defecto se muestra una sola pgina con el
nombre Panel de control principal para el nuevo panel de control en el cuadro de lista
Pginas del panel de control.

3. Haz clic en el botn Modificar. Aparecer un cuadro de dilogo ms, Modificar pgina
del panel de control, donde podrs establecer qu comandos o acciones estarn
disponibles para el usuario de la base de datos desde este formulario nuevo.

4. Modifica o adecua el nombre de la pgina del panel de control, en el cuadro de texto
Nombre del panel de control.
5. Haz clic en el botn Nueva, para comenzar a aadir acciones al panel de control. Esta
accin dar como resultado el cuadro de dilogo, Modificar elemento del panel de
control.

6. En el apartado Texto:, escribe el texto que contendr la etiqueta que acompaar al
elemento a insertar en el panel de control. Este texto, normalmente se refiere al nombre y
tipo de objeto a mostrar como resultado, por ejemplo, si la opcin ejecutar otro
formulario, puedes escribir el nombre de ese formulario; si se trata de un informe, inserta
el nombre del informe, o, si se trata de una macro, resume el resultado de la macro.
7. En el cuadro combinado Comando, selecciona la accin que desees ejecutar.
8. Posteriormente elige el nombre del objeto a ejecutar como parte de la accin seleccionada,
si sta requiere de un objeto, de lo contrario presiona directamente el bbotn Aceptar.
Repite del paso 5 al paso 8 segn la cantidad de alternativas que necesites mostrar en el
panel de control.
9. Finalmente, presiona el botn Cerrar de los dos cuadros de dilogo abiertos (Modificar
pgina del panel de control y Administrador del panel de control).
Otra manera de configurar una pantalla principal en una aplicacin de base de datos es, crear,
siguiendo el procedimiento tradicional, un formulario que funcione como panel de control. A este
se le agregan botones de comando o botones de opcin, por ejemplo, que ejecuten macros o
procedimientos de evento codificados en Visual Basic para Aplicaciones.

Configuracin de Bases de datos
Cuando no resulte conveniente o necesario que el usuario final de la aplicacin de base de datos
tenga acceso a todos los componentes de diseo de objetos en el archivo de base de datos,
puedes realizar una serie de adecuaciones en el comportamiento de la aplicacin para limitar al
usuario al procesamiento bsico de datos (altas, bajas, cambios, presentacin de informes)
Predeterminar una pantalla o formulario de inicio
1. Haz clic en el botn de Office
2. Selecciona el botn Opciones de Access , se mostrar en pantalla un
cuadro de dilogo con un nombre similar.

3. En el panel izquierdo de este cuadro de dilogo selecciona Base de datos actual.
4. Enseguida selecciona el cuadro combinado Mostrar formulario, que presenta el texto
ninguno, como valor predeterminado y elige el nombre del formulario que deseas mostrar
al ser abierto el archivo de base de datos. Enseguida haz clic en el botn Aceptar.

5. Se mostrar un aviso de Access, indicndote la necesidad de reiniciar tu base de datos
para que los cambios efectuados surtan efectos. Presiona Aceptar.

No mostrar el Panel de exploracin al iniciar la aplicacin de base de datos
1. Haz clic en el botn de Office
2. Selecciona el botn Opciones de Access
3. En el cuadro de dilogo Opciones de Access, en el Panel de opciones, selecciona
Base de datos actual; en la seccin Exploracin desactiva la casilla Mostrar panel
de exploracin y presiona el botn Aceptar.

4. Aparecer la sugerencia de Access de cerrar y abrir nuevamente la base de datos para
verificar los cambios realizados. Presiona Aceptar.
Inhabilitar las fichas estndar la Cinta de opciones
1. Haz clic en el botn de Office
2. Selecciona el botn Opciones de Access
3. En el cuadro de dilogo Opciones de Access, en el Panel de opciones, selecciona
Base de datos actual y en la seccin Opciones de barra de herramientas y de la
cinta de opciones, desactiva la casilla de verificacin Permitir el uso de mens no
restringidos; por ltimo presiona el botn Aceptar.

4. Al concluir, Acepta el mensaje de cierre y apertura de la base de datos.
Inhabilitar los mens contextuales
1. Haz clic en el botn de Office
2. Selecciona el botn Opciones de Access
3. En el cuadro de dilogo Opciones de Access, en el Panel de opciones, selecciona
Base de datos actual y en la seccin Opciones de barra de herramientas y de la
cinta de opciones, desactiva la casilla de verificacin Permitir el uso de mens
contextuales predeterminados; por ltimo presiona el botn Aceptar.
4. Acepta el aviso de cierre y apertura de la base de datos.