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LICENCIADO FERNANDO JOSE MONGE ZAMORA

CONTADOR PBLICO Y FINANZAS


AUDITOR INTERNO - EXTERNO
CATEDRATICO
TEMA: ASPECTOS CONTABLES LIGADOS AL EFECTIVO

OBJETIVOS:
a) Conocer cuales son los criterios aplicables al Efectivo; Caja, Fondos por
Depositar, Fondo Fijo, Fondo para cambios, Bancos.
b) Conocer en que consisten las Inversiones Temporales, Certificado de
De Dep!sitos a "la#o), cuando aperturar estos documentos en ve# de tener
el dinero en efectivo, cuando tomar la decisi!n de convertir r$pidamente en
efectivo en funci!n de las necesidades financieras de la empresa.
2-1 Concepto de Efectio
%e denomina efectivo al dinero que in&resa ' es manejado por la empresa a
trav(s de sus cuentas contables ' corrientes, por cada dinero que in&resa a
la empresa, se emite un )ecibo *ficial de Caja prenumerado impreso, este
es depositado al d+a si&uiente ,$bil en la cuentas corrientes bancarias
aperturadas para tal efecto. F*)-.T* .D/01T*).
1*T.2 El responsable de la caja &eneral debe estar autori#ado mediante
resoluci!n firmada por la autoridad superior.
2-2 C!"#ific"ci$n de! efectio:
Este se clasifica2
Fondos por depositar; se refiere al dinero que in&res! a Caja
el cual ser$ depositado en bancos.
Formatos para el control de este efectivo) 2
3 Informe diario de caja
3 -inutas de dep!sito
3 Formato de arqueo de caja &eneral
En el que inclu'en detalle de )ecibos *ficiales de caja
Fondo Fijo Caja C,ica); se refiere al fondo autori#ado por
la administraci!n superior para enfrentar los &astos
inmediatos, vi$ticos, papeler+a ' 4tiles de oficina,
combustibles etc., de emer&encia), (ste es manejado por un
empleado autori#ado mediante resoluci!n emitida por la
autoridad superior.

"ara el manejo de este fondo es necesario emitir un


re&lamento tambi(n autori#ado por las autoridades
superiores, esta autori#aci!n aplica en la empresa privada '
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en la estatal, para esta 4ltima e5isten las No%&"# T'cnic"#
de Cont%o! Inte%no las cuales se deben aplicar.)
P"%" e! cont%o! de e#te fondo #e de(en &"ne)"% !o#
fo%&"to#:
3 )ecibo de caja c,ica pre numerado impreso.
3 6ales provisionales
3 Comprobantes por contabili#ar
3 %olicitud de reembolso de fondos
3 .rqueo de caja c,ica
3 Detalle de vales provisionales
Fondo p"%" c"&(io#* este se refiere a fondos autori#ados
para cambios en la Caja 7eneral fondos por depositar), se
pueden manejar en c!rdobas ' moneda e5tranjera
dependiendo del &iro de la empresa. tambi(n se debe ,acer
un re&lamento que norme este fondo).
Efectio en B"nco#* se refiere a los fondos manejados en
las distintas cuentas corrientes ' de a,orro que maneja la
empresa en el sistema financiero nacional.
Todas estas cuentas que ,emos comentadas se ubican en el
.ctivo Corriente, Disponible

NOTA2 E%T*% F*1D*% 1* DEBE1 %E) -E8C9.D*% "*)
E9 F01CI*1.)I* :0E 9*% .1E/., 9.% 1*)-.%
TEC1IC.% DE C*1T)*9 I1TE)1* E-ITID*% "*) 9.
C*1T).9*)I. 7E1E).9 DE 9. )E"0B9IC. 9*
")*;IBE1 . FI1 DE E6IT.) E9 /I1ETE* DE E%T*%
F*1D*%.
DOC+MENTOS ,+E INTE-VIENEN EN LA CONCILIACION
BANCA-IA.
3 Estado de cuenta del banco
3 Estado de cuenta re&istros) de la empresa
3 1otas de Debito ' cr(dito del Banco
3 Conciliaci!n preparada por empleado de la
Empresa ' las firmas de los funcionarios de
9a 7erencia Financiera<.dministrativa.
Conciliacin Bancaria
Consiste en la comparaci!n de los re&istros de las operaciones de la cuenta Banco de los
diarios au5iliares o libros principales), con los movimientos re&istrados en las
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entidades bancarias, mostrados en los Estados de Cuenta -ensuales que emiten dic,as
instituciones e5tractos bancarios o cartolas bancarias), para proceder a ,acer las
correcciones o ajustes necesarios en los re&istros o libros de la empresa.
Esto se reali#a 'a que es com4n que los saldos de dic,os estados de cuenta de los
Bancos no coincidan con los libros de la empresa por cualquiera de las si&uientes
ra#ones2
C,eques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
Dep!sitos de 4ltima ,ora que la Empresa reali#! ' que el Banco no re&istr! por ,aber
cerrado.
9os libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
Errores num(ricos u omisiones en los libros de la Empresa.
C,eques ajenos que el Banco car&a por equivocaci!n.
C,eques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
Car&os que el Banco efect4a causados por intereses, comisiones, impuestos, etc..
.bonos ,ec,os a la empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros reali#ados
en su nombre o cualquier otro concepto.
Errores u omisiones por parte de los Bancos.
En resumen, el estado, c$lculo u ,oja de trabajo que se prepara para determinar las
diferencias, recibe el nombre de C*1CI9I.CI=1 B.1C.)I.. El objetivo b$sico es
identificar qu( valores representan las diferencias ' determinar cu$l es el saldo correcto.
Consiste en >cuadrar? a la fec,a de cierre fin de mes) el saldo de libros o au5iliares)
de la contabilidad de la empresa con el saldo de la cartola o e5tracto bancario.
M'todo# / p%ocedi&iento# p"%" e!"(o%"% 0n" conci!i"ci$n ("nc"%i".
En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte m$s importante ' delicada en
cuanto a la manipulaci!n, uso ' preservaci!n del mismo, es por ello que en toda
empresa nunca deben faltar buenas directrices que &aranticen el buen aprovec,amiento
de este activo. Dic,a importancia radica en que el efectivo es el medio de cambio
aceptado libremente como medio de pa&o ' por el cual se lo&ran obtener bienes o
servicios, 4tiles para el objetivo &eneral de una empresa ' que &eneralmente se maneja
por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias. En la ma'or+a de los casos el
saldo del estado de cuenta bancaria cartola), al final de cada mes ' el saldo que aparece
en los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar una
conciliaci!n mensual con cada uno de los bancos en los cuales se ten&an cuentas
corrientes, de esta forma se determinan las diferencias e5istentes ' se consi&ue el saldo
correcto.
9a conciliaci!n bancaria no es un re&istro contable, sino una ,erramienta de control
interno del efectivo tambi(n es una prueba de auditor+a). Este apunte trata sobre el
procedimiento, m(todos ' las re&las de presentaci!n para elaborar una conciliaci!n
bancaria.
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P%ocedi&iento# de cont%o! inte%no p"%" e! efectio
T4 ,as visto los titulares. 0n empleado le roba miles de d!lares a una empresa durante
varios a@os. Estos actos perjudican a los ne&ocios ' al cliente, aumentando el costo de
,acer ne&ocios ' el precio del producto o servicio. 9os due@os de ne&ocios necesitan
procedimientos eficaces de control interno e5istentes para reducir el ries&o de ser
v+ctimas de los empleados sin (tica. 9os empleados con acceso a dinero en efectivo
deben cumplir con estos procedimientos o medidas disciplinarias de ries&o.
Conciliaciones bancarias
9as conciliaciones bancarias comparan el saldo de caja de los re&istros de la compa@+a
con el saldo de caja de la cuenta bancaria. El contador ajusta cada balance para las
transacciones que a4n no ,an sido re&istradas, como los c,eques pendientes, dep!sitos
en tr$nsito, car&os sin re&istrar por servicios bancarios o c,eques devueltos de los
clientes debido a insuficiencia de fondos. %i los saldos ajustados no son i&uales, el
contador debe investi&ar para encontrar la discrepancia. 9a discrepancia puede deberse
a un error o fraude. 9os errores deben corre&irse. El fraude debe ser procesado.
Pagar en cheque
9as empresas utili#an el departamento de cuentas por pa&ar para revisar las facturas de
proveedores ' pa&arlas. "a&ar las facturas con c,eque proporciona una pista de
auditor+a de papel que los administradores ' auditores pueden se&uir ' verificar las
transacciones. 9a verificaci!n inclu'e el nombre del proveedor, el monto en d!lares ' el
n4mero de factura. El empleado de cuentas por pa&ar adjunta la facturas a la copia del
c,eque ' las arc,iva. 9os &erentes ' auditores pueden revisar cada pa&o viendo el
c,eque ' la factura correspondiente. 9os c,eques se numeran en secuencia de manera
que se identifican de inmediato los c,eques perdidos. %i los controles que faltan no
pueden ubicarse, la empresa puede emprender acciones le&ales.
Caja chica
.l&unos pa&os de las empresas son peque@os ' usan m$s recursos cuando se pa&an con
un c,eque que la &anancia recibida. Estos pa&os pueden incluir reembolsos de
empleados para peque@os &astos, &astos de env+o inesperados o material de oficina no
planificado. 9a administraci!n determina la cantidad de dinero para mantener en la caja
c,ica ' desi&na un custodio de la misma para administrar estos fondos. 9as cuentas por
pa&ar le dan un c,eque a la caja c,ica ' el custodio lo cobra ' lo mantiene en un lu&ar
se&uro. 9os empleados traen los recibos de &astos peque@os al custodio de caja c,ica. El
custodio le reembolsa al empleado el efectivo. De forma peri!dica, el custodio lleva los
recibos a contabilidad ' recibe un c,eque para reponer los fondos utili#ados de la caja
c,ica.
Depsitos diarios
9os ne&ocios al por menor ' los restaurantes suelen recibir pa&os en efectivo de los
productos ' servicios ofrecidos. Cuanto m$s dinero ,a'a en la caja re&istradora, m$s
tentador ser$ robar para los posibles ladrones. -$s dinero en efectivo tambi(n se presta
para aumentar la cantidad de errores cometidos por los empleados. "ara reducir la
cantidad de dinero en efectivo en la caja todos los d+as, la empresa debe tener una
pol+tica de ,acer dep!sitos diarios de e5cedentes de efectivo. 9a administraci!n
determina la cantidad de dinero a mantener en la caja. .l final de cada turno, el &erente
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o supervisor cuenta el dinero en efectivo ' elimina todo el efectivo por encima de la
cantidad predeterminada.
1Po% 20' !o# cont%o!e# inte%no# de! efectio #on
i&po%t"nte# p"%" 0n" e&p%e#"3
El efectivo representa el activo m$s l+quido que posee la compa@+a. 9a liquide# se
refiere a la capacidad de la empresa para utili#ar el dinero en efectivo para las
transacciones financieras. 9as empresas utili#an dinero en efectivo para reali#ar la
ma'or+a de las transacciones comerciales, incluidas los pa&os a los clientes, pa&os a
proveedores, compra de equipos ' la n!mina de empleados. Debido al rol del efectivo
en las transacciones financieras, los procedimientos de control interno constitu'en una
alta prioridad para las empresas. 9os controles internos de efectivo sirven para varias
funciones importantes para las empresas.
Informes exactos
0no de los roles de los controles internos en caso del efectivo consiste en informar con
precisi!n la cantidad de efectivo en poder de la empresa. 9as empresas conf+an en un
reporte confiable del la cantidad de dinero en efectivo disponible para ,acer los pa&os
requeridos. 9as empresas tambi(n quieren saber la cantidad correcta de dinero en
efectivo. %i la empresa tiene un e5ceso de efectivo, puede invertirlo con el fin de
obtener una &anancia sobre (l. %i la compa@+a no tiene suficiente efectivo, es posible
que deba obtener financiamiento. 0n ejemplo de un control interno para ase&urar una
informaci!n precisa implica la reali#aci!n de conciliaciones bancarias.
Reduccin del robo
9os controles internos tambi(n reducen la posibilidad de que al&uien robe. Tanto los
empleados ' no empleados pueden tener la tentaci!n de robar dinero de la compa@+a.
9as empresas que reciben pa&os en efectivo mantienen suficiente dinero a la mano para
facilitar las transacciones de los clientes. 9as empresas tambi(n utili#an c,eques para
,acer pa&os en efectivo. 9os controles internos salva&uardan tanto los c,eques como la
moneda. 9as empresas utili#an diferentes controles internos para los empleados ' los
no3empleados. 9os controles internos destinados a reducir el robo de dinero en efectivo
inclu'en la instalaci!n de c$maras de video, o c,eques de se&uridad de bloqueo cuando
no est$n en uso.
Minimizar errores
9os controles internos de caja minimi#an la posibilidad de errores en la presentaci!n de
informes ' manejo de dinero. 9os errores impactan en el saldo, 'a sea en forma
favorable o desfavorable. 0n error favorable se produce cuando la empresa tiene m$s
dinero que lo espera. 0n error desfavorable se produce cuando la empresa tiene menos
dinero de lo previsto. .mbos tipos de errores indican que los empleados manejan mal el
efectivo. 9os controles internos minimi#an la posibilidad de errores cuando se trata de
dinero en efectivo. 9as t(cnicas pueden incluir la capacitaci!n de empleados sobre el
manejo de efectivo o la instalaci!n de re&istros que dispensan autom$ticamente el
cambio a los clientes.
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Mantener la condencialidad
9os inversores, prestamistas ' &erentes quieren creer en las cifras reportadas en los
estados financieros, especialmente en relaci!n con dinero en efectivo. 9os par$metros
de controles internos en torno a las actividades de los empleados ' &esti!n de efectivo,
proporcionan la &arant+a de que los empleados manejen correctamente el dinero '
mantienen la confian#a en los n4meros.
,0' #on !o# cont%o!e# inte%no# / #0 p%op$#ito
9os. El monitoreo de los controles internos tambi(n es requerido por la le'. controles
internos son una parte inte&ral de cualquier ne&ocio. Como un tipo de retroalimentaci!n,
los controles internos ven la calidad ' la funcionalidad de los diferentes aspectos de un
ne&ocio. E5isten varios modelos de controles internos como parte de las pr$cticas
comerciales ,abituales
!"u# son los controles internos$
En pocas palabras, los Acontroles internosA pueden definirse como las acciones ' los
procedimientos por los que una empresa se controla ella misma. -ediante el
autocontrol, una empresa puede aumentar la probabilidad de que se cumplan ciertas
metas, as+ como &aranti#ar la eficiencia en las operaciones ' el cumplimiento le&al. ;a'
varios modelos de control interno que se ,an convertido r$pidamente en una pr$ctica
empresarial est$ndar.
%l modelo C&'&
El m$s popular de los modelos de control interno en la actualidad, el modelo C*%* se
basa en un modelo publicado por el Comit( de *r&ani#aciones "atrocinadoras de la
Comisi!n TreadBa' en CDDE.
Este informe define los controles internos, de acuerdo con un art+culo de ne&ocios en
e1otes.com como Aun proceso efectuado por la junta de la entidad de administraci!n, de
&esti!n ' otro personal, dise@ado para proporcionar una se&uridad ra#onable en cuanto
al lo&ro de los objetivos de la eficacia ' la eficiencia... . de las operaciones, la
confiabilidad de la informaci!n financiera ' el cumplimiento con las le'es '
re&lamentos aplicablesA.
El modelo C*%* describe cinco componentes de un sistema de control interno2 el
entorno de control, la evaluaci!n de ries&os, las actividades de control, informaci!n '
comunicaci!n ' el monitoreo.
El modelo C*%* es a menudo representado como una pir$mide, con Ael ambiente de
controlA en la base. AEl ambiente de controlA se relaciona con el entorno formado por
todos los niveles de empleados de la empresa, en particular en relaci!n con la
competencia, la inte&ridad, el estilo de funcionamiento, etc. 9os cuatro componentes
restantes est$n tambi(n relacionados entre s+. 9a Aevaluaci!n de ries&osA se refiere a los
m(todos por los que los ries&os se identifican ' monitorean ' si los ries&os se ,an
identificado con precisi!n. )elacionadas con la Aevaluaci!n del ries&oA, las Aactividades
de controlA son las pol+ticas ' procedimientos actuales para miti&ar el ries&o.
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9a Ainformaci!n ' comunicaci!nA se pueden definir como la forma en que la
informaci!n de inte&ridad de los datos es capturada, la l+nea de tiempo de esa captura,
etc. %imilar pero diferente, el AcontrolA se refiere m$s a la calidad de los controles
internos ' a los m(todos que contribu'en a esa calidad.
!Por qu# utilizar los controles internos$
Independientemente del modelo ele&ido, todos los modelos de control interno poseen
conceptos e intenciones similares. Cada uno de los modelos revisados aqu+ se centra en
las pol+ticas ' procedimientos actuales, la calidad de los datos recopilados, la rapide# de
la respuesta ' el papel desempe@ado por las personas que participan en los controles
internos de la compa@+a.
.unque el uso de un sistema de control interno puede que no &arantice el (5ito relativo
de la empresa en relaci!n con los objetivos que se ,a tra#ado ' no pueda &aranti#ar la
inviolabilidad de la informaci!n reco&ida mediante el control de la empresa
internamente, la empresa puede prevenir e incluso miti&ar los problemas potenciales, 'a
sean le&ales o no.
%e&4n Tommie %in&leton en AEl -odelo C*%*2 C!mo los auditores de TI pueden
utili#arlo para evaluar la efectividad de los controles internosA, se cree que los controles
internos son de tal importancia que la 9e' %arbanes3*5le' de EFFE inclu'e una secci!n
especial GFG) a este respecto, que Arequiere que la administraci!n evalu( los controles
internos cada a@o ' requiera de auditores de cuentas para opinar sobre la evaluaci!nA.
E)e&p!o# de cont%o!e# inte%no#
9os controles internos son la salva&uardia del departamento de contabilidad para
ase&urar que la informaci!n financiera representada en el balance sea e5acta ' v$lida.
0nos fuertes controles internos son un si&no de que una empresa financieramente sana
tiene toda la intenci!n de ser transparente con su informaci!n financiera.
Controles internos
9os controles internos son utili#ados por las empresas para ,acer que la informaci!n
financiera sea e5acta ' v$lida. 9os controles internos son importantes porque prote&en
la inte&ridad de la informaci!n financiera de la empresa ' permiten a los inversores
e5ternos tener una medida de la salud financiera. 0nos fuertes controles internos
tambi(n pueden aumentar la rentabilidad de una empresa.
'eparacin de funciones
0n control interno importante es la separaci!n de funciones; esto ase&ura que m$s de
una persona se encar&a de cierta informaci!n financiera. 0na se&re&aci!n com4n est$
en las cuentas de tesorer+a, un empleado no est$ autori#ado para firmar c,eques,
publicarlos en el sistema de contabilidad ' conciliar el e5tracto bancario.
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(as compras de acti)os
*tro control interno fuerte es permitir a ciertos empleados el poder de la autori#aci!n.
0n empleado que autori#a la compra de un activo no debe poder ele&ir d!nde comprar
el activo.
Rese*a del super)isor
Tener un supervisor inmediato que rese@e la informaci!n financiera preparada por los
contadores del personal es un buen control interno. Esto ase&ura que toda la
informaci!n sea e5acta ' completa, sin omisiones si&nificativas.
+uditor,as internas
9as empresas deben poner a prueba sus controles internos para la eficacia mediante
auditor+as internas. Esto a'uda a la administraci!n a entender d!nde est$n las
deficiencias en sus procesos de contabilidad ' les permite tomar medidas correctivas
r$pidamente.
TEMA: E! efecto de ine%#ione# t%"n#ito%i"# 4c0ent"# po% co(%"% /
Ce%tific"do# de dep$#ito# " p!"5o6.
7-1 C0ent"# po% co(%"%
%e le conoce a cuentas por cobrar a las ventas al cr(dito que ,ace la empresa por un
periodo no ma'or a un a@o, su presentaci!n en el Estado de situaci!n financiera es en el
.ctivo corriente.
7-1-1 El modelo del formato de la cuenta por cobrar lo adjuntamos a continuaci!n.
7-1-2 El c$lculo de los intereses se detalla en las facturas los cuales son pa&aderos por el
deudor en la forma que se estipule en los pa&ares ' facturas
7-1-7 C0ent"# inco(%"(!e# o c0ent"# de co(%o d0do#o
E%TI-.CI*1 .C0-09.D. ".). C0E1T.% DE C*B)* D0D*%* *
I1C*B).B9E%; estas se aplican a los saldos de las cuentas por cobrar, determinando
el porcentaje a aplicar en base al ,istorial de recuperaci!n de (stas ' la autori#aci!n del
fisco, I)3D7I) ver 9e' de equidad fiscal.
E)e&p!o:
9a empresa H, tiene un saldo en Documentos por cobrar o Clientes por CIC.FFF.FFF.FF
' la D7I, le autori#a el EJ de estimaci!n para cuentas incobrables, el c$lculo es el
si&uiente2
C.FFF.FFF.FF 5 EJ K CIEF.FFF.FF
El asiento contable es2
7astos de 6entas CIEF.FFF.FF
Estimaci!n para cuentas incobrables
Estimaci!n .cumulada para cuentas incobrables CIEF.FFF.FF
7-1-8 %u forma de presentaci!n en el Estado de %ituaci!n Financiera es2
En e! "ctio co%%iente
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Documentos por Cobrar o Clientes C.FFF.FFF.FF
-enos2
Estimaci!n .cumulada de Cuentas de Cobro Dudoso EF.FFF.FF
6alor neto en libros DLF.FFF.FF
7-2 Concepto de Ine%#ione#
%on aquellas que reali#a la empresa en otras instituciones, ' por las cuales obtendr$ un
beneficio econ!mico, por periodos determinados, en corto pla#o.
7-2-1 Tipo# de Ine%#ione#
Estas se clasifican en2
Te&po%"!e#
Estas se refieren a las que tienen un periodo corto, o a C a@os ejemplo, Certificados de
Dep!sitos a "la#o,
7-2-2 E)e&p!o de cont"(i!i5"ci$n de Ce%tific"do de Depo#ito " P!"5o2
Empresa2 HM, %...
-onto del certificado2 CIC.FFF.FFF.FF
"la#o2 C a@o
Tasa; CLJ anual
Fec,a de apertura C de enero del EFCN.
O3Forma de pa&o de los intereses2 mensual acreditados en cuenta de a,orro 1o. CFFF del
BDF.
Banco2 BDF
Forma de pa&o2 C,eque 1o. CF del BDF
ACTIVOS NO CO--IENTES INVE-SIONES INVE-SIONES TEMPO-ALES.
CE-TIFICADOS DE DEPOSITOS A PLA9O 1.:::.:::.::
;- A! "pe%t0%"% e! Ce%tific"do
Ce%tific"do No. <.. en BDF 1.:::.:::.::
BANCOS 1.:::.:::.::
BDF C0ent" Cte No.1=:: 1.:::.:::.::
INTE-ESES PO- COB-A- 1>:.:::.::
Po% Ce%tific"do# de D. A. P. BDF 1>:.:::.::
INTE-ESES ANT ? DEV. 1>:.:::.::
Po% Ce%tific"do# de D. A. P. 1>:.:::.::
-e@i#t%o de !o# inte%e#e# 20e #e @"n"%An en e! "Bo.
BANCOS 1=.:::.::
BDF c0ent" de "Co%%o No. 1::: 1=.:::.::
INTE-ESES PO- COB-A- 1=.:::.::
Po% Ce%tific"do# de D. A. P BDF 1=.:::.::
-e@i#t%o de! deen@"do &en#0"! de inte%e#e#
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INTE-ESES ANT ? DEV. 1=.:::.::
Po% Ce%tific"do# de D. A. P. 1=.:::.::
INTE-ESES GANADOS 1=.:::.::
Po% Ce%t. De D. " P. 1=.:::.::
A&o%ti5"ci$n de !o# in@%e#o# po% inte%e#e#