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QU ES UN DOCUMENTO DESDE EL PUNTO DE VISTA ADMINISTRATIVO?

Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda informacin o hecho fijado o
registrado en cualquier tipo de soporte o material que sirvan para comprobar o acreditar
algo.
Tendrn la consideracin de documento pblico administrativo los documentos
vlidamente emitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas. Cada
Administracin Pblica determinar reglamentariamente los rganos que tengan atribuidas
las competencias de expedicin de copias autenticas de documentos pblicos o privados.
Las copias de cualesquiera documentos pblicos gozarn de la misma validez y eficacia
que estos siempre que exista constancia de que sean autnticas.
El documento oficial rene, en general, las mismas caractersticas que los dems
documentos aunque con algunas salvedades:
a) En ellos se establece una relacin entre las personas fsicas o jurdicas con la
Administracin Pblica o de diferentes organismos pblicos entre s.
En este primer punto como ejemplo lo podemos basar en la entrega de los recibos
de pago a los servidores pblicos, quien en su efecto; al firmarnos comprueba la
conformidad la aportacin realizada por parte de esta secretaria de estado, misma
conformidad queda establecida en esta documentacin que sirve como respaldo a la
direccin general de recursos humanos y esta unidad de asuntos jurdicos.
b) La mayora de estas relaciones se realizarn a travs de unos impresos ya
preestablecidos o normalizados;
Un ejemplo claro de este punto es cuando la direccin general de recursos
humanos nos enva el listado, preestableciendo el monto total que va a recibir cada
servidor pblico de manera quincenal.

c) Ha de quedar constancia de la fecha de recepcin del documento.
Normalmente los das de pago se efectan entre el da 11 y 27 de cada mes; mismos
das en que los servidores pblicos se ven obligados a pasar por su recibo , esta actividad es
con el fin de que el trabajador realice el reclamo oportuno de sus inconformidades, de otro
modo; si no surge tal desconcierto el trabajador firmara, pondr la fecha de recepcin y se
llevara a cabo el respaldo de dicho proceso ante la direccin general de recursos humanos y
esta unidad para futuras auditorias

QU TIPOS DE ARCHIVOS EXISTEN?

LAS FUNCIONES DEL ARCHIVO
La principal funcin del archivo consiste en la conservacin de documentos, ya que la Ley
obliga a ello estableciendo unos plazos mnimos de conservacin, durante los cuales puede
ser requerida su presentacin. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y
clasificados. Esta conservacin proporciona informacin sobre el funcionamiento y los
asuntos tratados por la entidad. El archivo ser eficaz cuando se encuentra rpidamente lo
que se busca.
Otra funcin del archivo es la de ser un centro activo de informacin que permite
relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Adems sirve como medio de
consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. Tambin el archivo
sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la
realizacin de un acto o la forma de hacerlo.
Un ejemplo de lo que estamos hablando en estos prrafos, es cuando existe una demanda
por parte de un ex trabajador; en algunos casos el H tribunal federal de conciliacin y
arbitraje solicita por medio de las resoluciones se presente ante ellos los pagos que le
fueron efectuados al actor a fin de confirmar que no hubo algn tipo de anomala o para los
fines que a ellos le convengan.
Al obtener una solicitud de la direccin encargada de los juicios laborales, con el objetivo
de que se les proporcione dicha informacin, nos lleva a la tarea de examinar la
conservacin de los documentos que en su momento el rea encargada de pagos llevo a
cabo; siendo que ella fue la que organiz, clasific y depur la documentacin.
CLASES DE ARCHIVO
Se puede clasificar segn el grado o frecuencia de utilizacin:
Archivos activos o de gestin: recogen documentos recin entregados en la entidad
o de consulta frecuente.
Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse
realizado sobre ellos el trabajo concreto.
I nactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y
funcional, conservan valor histrico, poltico, o documental.
Se puede clasificar segn el lugar de emplazamiento:
Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es
consultado por distintos departamentos.
Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la
entidad. Estos a su vez pueden ser:
Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado
constantemente por este.
Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la
persona que trabaja con ellos.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre s.
El archivo de gestin:
Es el archivo realizado
directamente por el empleado
o funcionario en su puesto de
trabajo
El nmero de consultas de este archivo es muy
amplio y los documentos archivados pueden
provenir de otros organismos departamentos o
bien has sido entregados directamente por los
interesados.
El funcionario es el responsable directo de su
archivo, debe clasificar los documentos y
mantenerlos en el archivo el tiempo
estrictamente necesario fijado por la entidad
o el que resulte imprescindible para realizar
sobre el documento las operaciones
oportunas.
Slo debern estar por tanto los
documentos en poder del funcionario el
tiempo oportuno, sin que sirva el archivo
como lugar permanente de
almacenamiento, debindose enviar los
documentos a otros puestos de trabajo
para que siga su tramitacin o bien a los
archivos semiactivos de los
departamentos si se ha terminado el
trabajo sobre stos.
El archivo de gestin debe estar
perfectamente ordenado para facilitar
la rapidez de actuacin y la perfecta
localizacin del documento.

Como podrs observar se te present una diapositiva en la que te explica que es un archivo
de gestin y la conservacin de la informacin.
Se dice que al conservar la documentacin transferida, custodiarla en las mejores
condiciones de seguridad y orden adecuado se fundamentan en dos principios bsicos:
Adopcin de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos:
Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, (estado de edificios,
instalaciones elctricas, estanteras, etc.)
Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destruccin o
desaparicin de los documentos: control de humedad, incendio, robo, etc.
Restauracin de documentos deteriorados.
Reproduccin de la documentacin ms representativa.
Aplicacin de los criterios y mtodos de organizacin documental (clasificacin y
ordenacin) segn las normas de la teora archivstica. Realmente solo existe
archivo cuando hay una organizacin, de otro modo se trata de un conjunto
almacenado de papeles.
Pienso que no sirve de nada el tener un conjunto de documentos almacenados en una
oficina si no que la importancia del proceso archivstico es la organizacin y clasificacin
que cada documento debe tener toda vez que el papeleo que se genera contiene informacin
diversa .
La adopcin de las medidas y el resguardo oportuna de la informacin, conlleva a la mejora
a que cuando se requiera de algn dato en especifico de manera rpida esto se haga en el
menor tiempo posible y con la mejor calidad que se pueda orientando a esto a la eficiencia
y eficacia del departamento que proporciona la informacin de cualquier ndole.

PROCESOS ARCHIVISTICOS
Los documentos sern objeto de normalizacin, para que cada serie o tipo de los mismos
obedezcan a iguales caractersticas o formato, facilitando al mismo tiempo las tareas de
archivar, clasificar, extraer datos, mecanizacin e informatizacin, etc.

CMO SE MANEJA UN ARCHIVO O CUALES SON SUS PROCESAS
ARCHIVISTICOS QUE DEBE DE TENER?
Como bien sabemos, en cualquier rea de esta secretaria se debe de llevar a cabo un
proceso de cmo archivar cada documento siendo que estos en primera instancia se
organizan, se clasifican y se depuran para formar un expediente con un tipo de informacin
especfica.
Qu es la clasificacin de los documentos y/o ordenacin de la documentacin?
Clasificacin es el ordenamiento por clases o categoras, segn las propiedades del objeto o
concepto en cuestin.

La ciencia de la clasificacin es la taxonoma (del griego taxis o "ordenamiento",y nomos,
"regla").
En el trabajo archivstico, una vez que hemos establecido la clasificacin de los
documentos de un fondo o de una seccin, atendiendo a los rganos o funciones de la
entidad productora, deberemos proceder a fijar el orden de los documentos integrados en
las distintas series documentales. Un documento determinado, dentro de su serie, tendr
una localizacin determinada con relacin a los otros.
Tipos de ordenacin:
Los diversos tipos de ordenacin que existen estn en funcin de la unidad-orden elegida
para determinar dicha ordenacin. Las unidades de orden y los tipos de ordenacin son los
siguientes:
Si se elige como unidad la fecha de los documentos, tendremos la ordenacin
cronolgica.
Si se ordena utilizando una palabra que pueda identificar a cada documento,
tendremos la ordenacin alfabtica.
Si se elige un nmero como unidad-orden, estaremos ante la ordenacin numrica.
Operaciones relacionadas con la ordenacin:
Se trata de una serie de trabajos que normalmente se realizan, o la mayor parte de ellos,
conjuntamente con la propia ordenacin documental:
Desdoble o despliegue de documentos que se han conservado plegados, como
mapas, planos, etc.
Signaturacin y Sellado como medida de seguridad y control.
Datacin indicar fecha completa.
Ejemplo:
En el caso de la clasificacin u ordenamiento de los comprobantes de pago se podra
decir que es alfanumrico, porque a travs de los datos que se han generado de cada
trabajador de esta dependencia se le ha asignado a cada uno un nmero de empleado o
mejor conocido como (I DEM),un RFC; mismos que sirven como referencia que sirvan
como mas convenga encargada a esta rea de pagadura.
En el trabajo archivstico, una vez que hemos establecido la clasificacin de los
documentos de un fondo o de una seccin, atendiendo a los rganos o funciones de la
entidad productora, deberemos proceder a fijar el orden de los documentos integrados en
las distintas series documentales. Un documento determinado, dentro de su serie, tendr
una localizacin determinada con relacin a los otros.
Tipos de ordenacin:
Los diversos tipos de ordenacin que existen estn en funcin de la unidad-orden elegida
para determinar dicha ordenacin. Las unidades de orden y los tipos de ordenacin son los
siguientes:
Si se elige como unidad la fecha de los documentos, tendremos la ordenacin
cronolgica.
Si se ordena utilizando una palabra que pueda identificar a cada documento,
tendremos la ordenacin alfabtica.
Si se elige un nmero como unidad-orden, estaremos ante la ordenacin numrica.
Operaciones relacionadas con la ordenacin:
Se trata de una serie de trabajos que normalmente se realizan, o la mayor parte de ellos,
conjuntamente con la propia ordenacin documental.
.
Operacin local es en el que se custodian documentos oficiales y que tambin
contienen (carpetas, guas, etc., donde se colocan).
La misma Administracin reconoce como definiciones de archivo a aquella
institucin cuya funcin primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir,
utilizando las tcnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para el
cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.
Tambin se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya
misin consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.




Archivar significa guardar de forma ordenada
documentos tiles, hacindolo de un modo lgico y eficaz
que permita su posterior localizacin de la forma ms
rpida posible cuando sea necesario.


El material de archivo ms corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guas,
etc.
QU ES LA ORGANIZACIN DE DOCUMENTACIN?
Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organizacin, algunos son
para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la prestacin del servicio.
En este apartado definiremos algunas normas, usos, y distribucin para un tipo de
documentos. Veremos tambin el mnimo de elementos que deben poseer otros tipos de
documentos.
Estos documentos, as como: las normas, usos, distribucin y elementos, podran ser los
adoptados por su Organizacin, o bien ser adaptados a conveniencia.
Normas, usos, distribucin.
Circular.
Normas:
1.- Ser emitida y firmada por el personal directivo. Las normas e instrucciones que se
establezcan a travs de ella, tendrn carcter de obligatoriedad para todo el personal.
2.- Cuando se trate de instrucciones temporales, la respectiva Circular deber indicar el
perodo de vigencia establecido. De no ser factible dicha indicacin, se anular
oportunamente mediante la emisin de una Circular que haga referencia a la Circular que se
anula.
3.- Cada Supervisor debe comunicar y tratar el contenido de las circulares con el personal a
su cargo. Asimismo, son responsables por la supervisin en cuanto a su cumplimiento y por
el control de archivos de las mismas.
Usos:
1.- Dictar instrucciones de carcter permanente o temporal para todo el personal.
2.- Hacer del conocimiento del personal las polticas adoptadas por la presidencia.
3.- Establecer cambios parciales o generales en la estructura organizativa.
Distribucin:
- Original: rea emisora.
- Copias: Supervisores, quienes archivarn una copia para su control e informacin y
utilizarn la otra para hacerla del conocimiento y observacin de sus subordinados.
Notificacin.
Normas:
1.- La comunicacin establecida a travs de la Notificacin, tendr carcter obligatorio para
todo el personal o para quien expresamente se indique en la misma.
2.- Ser emitida por Personal Directivo y/ Supervisores.
Usos:
1.- Informaciones recibidas por otros institutos gubernamentales.
2.- Decretos o resoluciones del Ejecutivo Nacional.
3.- Noticias e informaciones de inters para la Organizacin.
4.- Aspectos de carcter preventivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y
otros.
5.- Nombramientos de funcionarios.
Distribucin:
- Original: rea emisora.
- Copias: Supervisores, quienes archivarn una copia para su control e informacin y
utilizarn la otra para hacerla del conocimiento y observacin de sus subordinados.
En el prximo capitulo continuaremos con mas sobre normas y usos de documentos.

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