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UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABI

CENTRO DE ESTUDIOS DE POSGRADO



TESIS DE GRADO
Previo a la obtencin del grado acadmico de magister en:
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TEMA:
MANUAL DE GESTION Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO DE COMBUSTIBLES DE LA EMPRESA LUDAZAMCOR S.A.
DEL CANTON MANTA, PROVINCIA DE MANABI.

AUTOR:
Ing. Mara Elena Macas Ruiz
TUTOR:
Eco. Francisco Verduga

Jipijapa-Manab-Ecuador
2014
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Eco. Francisco Verduga Vlez, Mg. Ge. Tutor de Tesis



CERTIFICO:
Que la presente Tesis de Grado titulada: Manual de Gestin y
procedimiento para el control de inventario de combustibles de la
empresa LUDAZAMCOR S.A. del cantn Manta, Provincia de Manab ha
sido exhaustivamente revisada en varias sesiones de trabajo, se encuentra lista
para su presentacin y apta para su defensa.
Las opiniones y conceptos vertidos en esta Tesis de Grado son fruto del trabajo,
perseverancia y originalidad de la autora: Ing. Mara Elena Macas Ruiz siendo
de su exclusiva responsabilidad.

Jipijapa, Mayo del 2014


DIRECTOR






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DECLARATORIA DE AUTORA

Las ideas emitidas en el contenido del informe final de la presente investigacin,
son de exclusiva responsabilidad de la autora.


...
Ing. Mara Elena Macas Ruiz








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Los Miembros del Tribunal Examinador, aprueban el informe de investigacin,
sobre el tema Manual de Gestin y procedimiento para el control de
inventario de combustibles de la empresa LUDAZAMCOR S.A. del cantn
Manta, Provincia de Manab de la protagonista, Ing. Mara Elena Macas
Ruiz.



Jipijapa, Mayo del 2014



DIRECTOR




Docente de Posgrado Docente de Posgrado
MIEMBRO DEL TRIBUNAL MIEMBRO DEL TRIBUNAL





Docente de Posgrado Docente de Posgrado
MIEMBRO DEL TRIBUNAL MIEMBRO DEL TRIBUNAL


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DEDICATORIA

Este trabajo va dedicado con amor a mis padres y a quienes han dado a mi vida
el sentido de vivir, mi esposo Edgar, mis hijos David, Sergio y Meilyn Zamora.





Ing. Mara Elena Macas Ruiz





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AGRADECIMIENTO

Para la Universidad Estatal del Sur de Manab Centro de Estudios de
Posgrado Maestra en Contabilidad y Auditora.
De manera especial al distinguido Catedrtico Eco. Francisco Verduga Vera,
Mg. Ge, por su acertada direccin y orientacin, cuyo trabajo tenaz y
responsable ha permitido la culminacin de esta tesis.



...
Ing. Mara Elena Macas Ruiz





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NDICE

Contenido
... .......................................................................................... v















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UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANAB
Centro de Estudios de Posgrado
Maestra en Contabilidad y Auditora

TEMA
MANUAL DE GESTIN Y PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO DE COMBUSTIBLES DE LA EMPRESA LUDAZAMCOR S.A.
DEL CANTN MANTA, PROVINCIA DE MANAB
AUTORA:
Ing. Mara Elena Macas Ruiz

RESUMEN EJECUTIVO
El desarrollo industrial y econmico de los negocios est enfocado en el control
de sus inventarios.
La organizacin y coordinacin del sistema de control de inventarios y los
procesos adoptados que tienen como finalidad brindar a la administracin el
mximo de proteccin, control e informacin verdica. Siendo Ecuador parte del
entorno internacional en cuanto al sector privado que tiene como finalidad lograr
una razonable proteccin del patrimonio, adecuado cumplimiento de polticas de
la organizacin con informacin confiable y oportuna.
El criterio de expertos ratificaron los lineamientos que se describen la
propuesta, lo que indica que el manual propuesto es factible en su aplicacin.
Como recomendacin principal se plantea que para lograr la ventaja competitiva
y elevar la capacidad de gestin gerencial de la estacin de servicios
LUDAZAMCOR S.A. se recomienda la implantacin del manual de manual de
gestin y procedimiento para el control de inventarios de forma sistemtica y
con la respectiva evaluacin y aplicacin de mecanismos de retroalimentacin.
Palabras claves: control interno, control de inventarios, estacin de servicios,
gestin administrativa y financiera.
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UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANAB
Centro de Estudios de Posgrado
Maestra en Contabilidad y Auditora
THESIS DE GRADE OF MASTER

THEME
MANUAL DE GESTIN Y PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO DE COMBUSTIBLES DE LA EMPRESA LUDAZAMCOR S.A.
DEL CANTN MANTA, PROVINCIA DE MANAB
AUTHOR:
Ing. Mara Elena Macas Ruiz

EXECUTIVE SUMMARY
Industrial and economic development of the business is focused on the control
of their inventories.
The Organization and coordination of the system of control of inventories and
the adopted processes that are intended to provide maximum protection, control
and accurate information to the administration. Ecuador to be part of the
international environment in terms of the private sector which aims to achieve a
reasonable protection of heritage, appropriate policy compliance of the
organization with reliable and timely information.
The criterion of experts ratified the guidelines described the proposal, indicating
that the proposed manual is feasible in your application. As a main
recommendation arises to achieve competitive advantage and enhance the
capacity of management of services "LUDAZAMCOR S.A." station it is
recommended the implementation of the manual procedure for systematic
inventory control and management and with the respective evaluation and
application of feedback mechanisms.

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Key words: internal control, inventory control, station services, administrative
and financial management.



INTRODUCCION

El control de inventarios en base a la regulacin de un manual se ha ido
incrementando cada vez ms en las organizaciones, debido a los beneficios
que se logran con su implementacin, estos beneficios van desde la facilitacin
de la induccin para el nuevo personal, hasta la obtencin de informacin que
permite tomar decisiones y crear nuevos mtodos de trabajo que aumentan la
eficiencia de las operaciones y del personal de la empresa.
Los inventarios tienen como propsito fundamental proveer a la empresa de
materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento.

La base de toda empresa comercial a nivel mundial es la compra y venta de
bienes o servicios, de aqu la importancia del manejo de los inventarios por
parte de la misma, que permitir mantener el control oportunamente, as como
tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin
econmica. De esta forma las actividades dirigidas a conformar el Stock, estar
siempre en funcin de los menores costos posibles, siempre y cuando ello no
provoque paralizaciones en los sistemas productivos o desprestigio de las
firmas comerciales por faltantes o dficit en la oferta de ventas.

Toda poltica desde el punto de vista financiero en el manejo de inventarios se
fundamenta en modelos matemticos, los que combinan informacin estadstica
tanto en cantidad como de costos, todo ello dirigido a conseguir el objetivo
fundamental de la teora de abastecimientos, la cual es minimizar los costos e
incrementar las utilidades de las organizaciones.

En el Ecuador existen varias empresas distribuidoras de combustibles lquidos
derivados de hidrocarburos que cuentan con su respectivo sistema de
inventarios y facturacin, ms la gran mayora no evalan sus procesos internos
para mantener un control integral de todas las funciones que se realiza.
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Hoy en da el control de inventarios de una empresa es muy importante, ya que
es un documento muy meritorio, a fin de cumplir ordenadamente y con
fundamentos el quehacer de la institucin sustentado en el cumplimiento de los
registros de inventarios, para llevar administrativamente y ordenadamente los
registros contables iniciando con los inventarios de lo que est en stock en la
empresa.
El control de inventarios se constituye en una de las actividades fundamentales
dentro de la gestin de la cadena de suministro ya que el nivel de stocks puede
llegar a suponer la mayor inversin de la compaa, abarcando incluso ms del
50% del total de activo en el sector de la distribucin.
La necesidad de disponer de un documento que regule el control de inventarios
viene dada por la dificultad de coordinar y gestionar en el tiempo las
necesidades y requerimientos de los clientes con el sistema productivo y las
necesidades de la adquisicin del producto con la habilidad de los proveedores
de suministrar los requerimientos en el plazo acordado.

Desde este punto de vista el papel de las gasolineras en la cadena de
abastecimiento han evolucionado de ser instalaciones dedicadas a almacenar y
convertirse en centros enfocados al servicio y al soporte de la organizacin, con
centro de distribucin eficaz y un impacto fundamental en el xito global de la
cadena logstica.

Mencionado lo descrito anteriormente se puede enfatizar que en el cantn
Manta existen nuevas gasolineras que han sido instaladas que estn
funcionado pero no llevan los registros contables acorde a las normas y leyes
establecidas en un manual de procedimiento. En este sentido, las
organizaciones con visin futurista estn en la bsqueda constante de mejorar
cada da los procedimientos que ayuden a la completa realizacin de las
funciones a cabalidad, y dentro de estas herramientas se cuenta con los
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manuales de procedimientos administrativos y financieros documentos que
sirven como medio de comunicacin y coordinacin
Para fundamentar la presente investigacin se citaran algunos estudios
realizados, entre estos tenemos:

Para Rodrguez J, (2004) citado por Rojas P (2010, p.3), sostiene que:
La necesidad de contar con un manual de procedimientos para el control de
inventarios se ha hecho imperativa no slo por un ordenamiento, o por la moda,
sino debido al creciente volumen de las operaciones, al incremento del
personal, a la adopcin de tcnicas modernas y la complejidad misma de las
estructuras administrativas. Todo ello hace imprescindible el uso de
instrumentos administrativos que faciliten la actuacin de los elementos
humanos que colaboran en la obtencin de los objetivos del desarrollo de las
funciones de la empresa, as como para proporcionar la informacin que
requieren los administradores en el cumplimiento de sus obligaciones y deberes
principales.

Esta investigacin encuentra fundamento con otros trabajo que coinciden con la
temtica estudiada como la que aborda Borges Noya (2004) con el tema de los
Sistemas de un manual Gestin de Informacin, con el objetivo de Auditar el
flujo y utilizacin de la informacin en el Centro de Inmunologa Molecular con
vistas a proponer el diseo de un manual de sistema de gestin de informacin
empresarial por procesos. En l, se identifican los procesos que se llevan a
cabo y la informacin asociada a cada uno de ellos. Se determina su tipologa,
secuencia e interaccin, se disean indicadores para evaluar el funcionamiento
adecuado de los procesos en dicha institucin biotecnolgica y por ltimo se
proponen una serie de medidas para su rediseo.
Una realidad indiscutible, lo constituye el hecho de que actualmente no se lleva
a cabo un monitoreo sobre el estado del recurso dentro de las empresas de
gasolineras, de ah que no se conoce como circulan los flujos de informacin
dentro de la organizacin y su medio externo, ni se analizan las deficiencias, las
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duplicidades y las reas de excesos. Tampoco se valoran las oportunidades de
utilizar los recursos de informacin para obtener ventajas estratgicas, ni se
identifican necesidades de informacin, y servicios ofrecidos para satisfacer
esas necesidades. Mucho menos se piensa en desarrollar una poltica de
informacin integral para este tipo de organizacin como es la distribucin de
los stocks.

Indispensablemente mediante la aplicacin de una Auditora de inventarios, se
logra todo esto, de ah su importancia, pues traera como resultado beneficios
para la gestin de la informacin en la organizacin y administracin de la
gasolinera, mejorara su posicin al conocer los recursos de informacin que
est utilizando, si est bien empleada la tecnologa, si existen duplicidades o
ineficiencias en los canales por los que transita la informacin en las diferentes
reas y las necesidades que tienen cada uno de los miembros para el
desarrollo de sus funciones.

Se coincide con la investigacin de Villardefrancos lvarez (2006, p.67), la cual
propone un Manual Integral de gestin de inventarios para realizar auditoras
informacionales a las Organizaciones de Informacin que desarrollan el trabajo
por enfoque de procesos, y la evaluacin de sus actividades y resultados. Es
decir la existencia de un sistema integral de evaluacin es importante para el
desarrollo y crecimiento del sector de las gasolineras de un pas.

Otro criterio significativo de esta temtica de investigacin es la Martnez Daz,
(2006, p.54) donde propone una metodologa para llevar el control de los
inventarios en el proceso de investigacin en las facultades de la Universidad
de Pinar del Ro, para ello parte del anlisis de algunas de las ms importantes
metodologas o modelos internacionales para realizar el control de auditoras de
informacin basado en los inventarios, tomando como base fundamental la de
Elizabeth Orna (1990, p.23), aplicndola y validndola en el proceso de Ciencia
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Tecnologa e Innovacin de la Facultad de Economa y Contabilidad de dicha
Universidad.

Esta opinin concuerda porque los profesionales vinculados al ejercicio de la
Auditora de la informacin as como los empresarios valoran la importancia que
tiene para el xito del negocio contar con un equipo de Auditora Interna en el
control de inventarios del stock que tiene la empresa que responda a los
intereses del mismo, ya que esta constituye un factor aliado de la alta jefatura
de la entidad, y vela por la garanta de una correcta administracin, uso y
control de los recursos humanos, materiales y financieros.

El desarrollo eficiente de cualquier organizacin depende de la gestin que se
realice sobre la generacin, el flujo y el anlisis de la informacin que por esta
transita, pues esto determina las decisiones que se adopten, las cuales deben
ser rpidas, oportunas y fundamentadas en informacin concreta y factible que
permita la planeacin, operacin, programacin, control y evaluacin de todas
sus actividades.

Las organizaciones dedicadas al sector empresarial de gasolineras
desempean un importante papel en la economa del pas cuyo principal
objetivo es ofertar servicios cada vez mejores, pero para lograr esto, requieren
de una fuerza laboral cada da ms calificada y profesional, para quienes contar
con un manual de control de gestin en la distribucin de los stock de la
informacin exacta y en el momento oportuno, constituye una necesidad vital,
en un mercado tan turbulento, como son las gasolineras.

Este tipo de investigacin tendr gran importancia en todas las organizaciones
de manera general y especficamente en las gasolineras donde es
imprescindible contar con un adecuado manual de Gestin y procedimiento de
distribucin de stock, que analice los mltiples indicadores y parmetros para el
buen desempeo de este tipo de organizacin como son: la demanda, la oferta,
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la situacin y tendencias de los principales mercados, el ndice de repitencia o
de fidelizacin de sus clientes, entre otras, lo cual permite no slo mejorar su
nivel de gestin, aumentar sus ingresos y aprovechar las oportunidades del
mercado, sino tambin, propiciar la gestin del conocimiento y el aprendizaje
organizacional de este tipo de compaa.
La situacin problmica: En los momentos actuales la empresa
LUDAZAMCOR S.A., carece de un manual de gestin de distribucin de stock o
de inventarios del producto que esta tiene para el servicios, que le permita
determinar si sus niveles de costos por este concepto son los ms adecuados.
Esta circunstancia se debe en parte a la ampliacin de sus lneas de
comercializacin.

Haciendo nfasis a la problemtica existente en las gasolineras del cantn
Manta, se hizo necesario hacer un diagnstico a la empresa LUDAZAMCOR
S.A., donde se determin que tiene fortalezas como debilidades en su manejo
administrativo y financiero, por lo que requiere de un documento que regule
especficamente determinados mbitos de control que est afectando a la
gestin del mismo.

Cabe mencionar que esta gasolinera est ubicada en el sitio ptimo, diseado
de acuerdo a la naturaleza y operaciones del producto, utiliza el equipamiento
necesario y esta soportado por una organizacin y sistema de informacin
adecuado. Los objetivos del diseo de la gasolinera es facilitar la rapidez de la
preparacin de los pedidos, la precisin de los mismos y la colocacin ms
eficiente de las existencias, todos ellos en pro de conseguir potenciar las
ventajas competitivas contempladas en su planificacin de la organizacin,
regularmente consiguiendo ciclos de pedido ms rpidos y con mejor servicio al
cliente. Pero el problema principal es que la gasolinera no cuenta con un
manual de gestin y procedimiento para el control de sus inventarios que esta
almacena.

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Por tanto, resulta conveniente elaborar un texto en el que quede recogida toda
la normativa interna existente en la materia, la legislacin aplicable y la
descripcin de conceptos bsicos necesarios para su comprensin y correcto
mantenimiento de la gasolinera y a la vez que le permita alinear el control de
inventarios y la misin en un conjunto de objetivos relacionados entre s,
medidos a travs de indicadores y ligados a planes de accin que permiten
alinear el comportamiento de todos los miembros de la organizacin.
El objetivo del presente documento es presentar las principales caractersticas
y aspectos a considerar con relacin a la gestin administrativa y financiera del
control de inventarios, de manera que permita a la empresa LUDAZAMCOR
S.A. disponer de informacin que le ayude a mejorar la gestin y control de los
mismos.

La empresa brinda a la ciudadana tres (3) productos, acerca de los cuales se
desconocen sus niveles ptimos de inventarios de seguridad y operacionales
acordes con la demanda existente para cada uno de ellos.

Por otra parte la empresas bajo anlisis posee sus propios inventarios de
materiales de suministros, los cuales se han venido formando prcticamente sin
ningn control a lo largo del tiempo, existiendo incertidumbre respecto a si sus
niveles actuales son los ms adecuados a los requerimientos de las empresas.
Por el contrario se teme, la existencia de un gran capital inmovilizado
intilmente por este concepto, cuya racionalizacin, en caso de identificarse con
certeza el problema, podra dar origen a ahorros sustanciales para la empresa
involucrada.
Ante estas situaciones planteadas, la empresa considera indispensable la
puesta en marcha de un manual de gestin y distribucin de inventarios, que
permita por una parte conocer concretamente sus niveles ptimos de seguridad,
las cantidades operacionales de cada producto para el servicio que deban ser
mantenidas, en funcin de la demanda del servicio y por otra parte las mejoras
necesarias de introducir en los distintos inventarios de suministros de la
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empresa, con la finalidad de lograr ahorros en su mantenimiento y niveles
adecuados en funcin de las necesidades de cada una de ellas.
A pesar de la elevada y moderna capacidad tecnolgica con que cuentan
actualmente la mayora de las gasolineras y especialmente la Empresa
LUDAZAMCOR S.A., se ha podido percibir mediante encuentros con directivos,
especialistas, y trabajadores, algunas irregularidades que dificultan el proceso
de la gestin de informacin dentro de esta empresa, entre ellas las siguientes:
La informacin no fluye de manera oportuna y dinmica, existen islas de
informacin y dificultades para acceder a la informacin por no contar con un
manual de gestin en el control de los inventarios, la informacin no es
compartida por todos los miembros de la organizacin, no todas las reas o
departamentos cuentan con la informacin necesaria para el desempeo ptimo
de sus funciones, no se aprovechan adecuadamente los recursos tecnolgicos
y no existe el mecanismo que permita detectar los problemas que afectan la
gestin de distribucin de los stock y por tanto la bsqueda de soluciones a los
mismos.

Gran parte de las empresas concentran sus esfuerzos en la obtencin de
beneficios, fijndose nicamente en el nivel de las ventas, lo cual podra
generar una mala administracin de los recursos, especialmente en mercados
de poco crecimiento y de gran competencia. Cada dlar vendido no representa
un beneficio real, es necesario considerar el costo del producto dado por los
proveedores y posteriormente los costos adicionales por la salvaguardia y
almacenaje del inventario disponible para vender.

De tal manera que la ausencia de polticas y procedimientos para el control de
Inventario afecta sustancialmente en la influencia de la gestin de los procesos
de compra, almacenaje y venta de la empresa comercial LUDAZAMCOR S.A.,
resultando fundamental la adopcin de medidas que permitan un control
especial en dichos procesos antes mencionados con la finalidad de establecer
el uso y el manejo adecuado de las mercancas, la apropiada custodia de las
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existencias y la adquisicin de las mismas. A esta cadena de valor se la
denomina control de Inventarios.

Se reflejan claramente deficiencias en los procesos de compra, almacenaje y
venta de los inventarios, tales como: centralizacin de funciones y actividades,
ausencia de polticas y procedimientos, mala custodia de los inventarios,
desorganizacin total de la bodega general dado que no existe un orden por
marcas de las excavadoras e inconsistencia con los datos del sistema
administrativo Evolution y el inventario fsico.
El sistema administrativo y financiero registra el movimiento de las existencias
de la empresa, por tal motivo las decisiones son tomadas de forma arbitraria,
porque no se cuenta con informacin real de los movimientos del inventario,
esto conlleva a que la empresa no logre cumplir con sus objetivos corporativo.

Estas dificultades detectadas conducen al siguiente problema cientfico,
deficiente gestin administrativa y financiera sobre el control de inventarios en
la gasolinera LUDAZAMCOR S.A. del cantn Manta.

Objeto de estudio: El proceso del control de Inventarios de la empresa
LUDAZAMCOR S.A. del cantn Manta.

Para darle solucin a este problema se propone el siguiente objetivo general:
Elaborar un manual de gestin y procedimiento para el control de inventarios en
la gasolinera LUDAZAMCOR S.A. del cantn Manta.

El campo de accin: Gestin Administrativa y Financiera de la empresa
LUDAZAMCOR S.A. del cantn Manta.
Hiptesis: La aplicacin de un Manual de Gestin y Procedimientos para el
control de inventarios, permitir a la empresa LUDAZAMCOR S.A. del cantn
Manta contar con una herramienta til que servir para la oportuna toma de
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decisiones que posibilite una adecuada administracin de inventarios y una
optimizacin de los recursos disponibles.

Tareas de investigacin:
1. Realizar un anlisis histrico del proceso de control de inventarios.
2. Fundamentar los aspectos terico de la gestin administrativa y el
procedimiento del control de inventario,
3. Realizar un Diagnstico de la gestin y procedimientos actuales del control
de inventario en la empresa LUDAZAMCOR S.A.
4. Elaborar un Manual de Gestin y Procedimiento para el control de inventario
de la empresa LUDAZAMCOR S.A. del cantn Manta.
5. Validar el manual de gestin y procedimientos para el control de inventarios
mediante el criterio de expertos

El aporte prctico, radica en la obtencin de un procedimiento para llevar un
control eficiente de inventario en instalaciones de la gasolinera, hasta ahora sin
precedentes en el sector de las gasolinera, sobre la base del anlisis de los
modelos ms representativos de los ltimos veinte aos, de sus ventajas y
limitaciones, que sirva de herramienta para lograr una adecuada gestin y
aumentar sus ventajas competitivas, reduciendo adicionalmente los costos de
acceso y distribucin de stock.

Aportes metodolgicos; Desde el punto de vista metodolgico, el trabajo
ofrece una base para afrontar el anlisis de gestin y control de inventarios en
empresas de gasolineras. Desde el punto de vista docente el ordenamiento de
los aspectos tericos abordados en la investigacin y los resultados alcanzados
se constituirn en una herramienta para la formacin de pregrado y postgrado
en materia de Gestin e inventarios.

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Beneficios econmicos y sociales; con esta investigacin se pretende dotar a la
empresa LUDAZAMCOR S.A. de un procedimiento que les permita llevar un
control de inventario, determinando si existe un adecuado balance
informacional, si no hay duplicidad de informacin, si se utilizan todos los
recursos de para el control de la existencia que est en stock en la gasolinera.
Contribuyendo adems a fomentar una conciencia sobre la importancia del uso
adecuado de este manual de gestin, a partir de enfatizar su papel en el
desempeo eficaz y eficiente de la organizacin y la identificacin de problemas
en la distribucin de stock.
Para el presente trabajo se realiz un estudio exploratorio y una investigacin
con los siguientes mtodos y tcnicas:
Anlisis bibliogrfico y sntesis, se obtuvo a partir de la revisin de la
literatura y la documentacin especializada, y la experiencia de especialistas
consultados.
Esto facilito seleccionar la informacin referida al objeto de estudio y revisar
revistas, libros textos, artculos de Internet, que posibilitara el anlisis, revisin y
comparacin.
Adems se determin las ideas relevantes con vistas a la fundamentacin
terica, es decir, se defini los conceptos bsicos con la finalidad de
sistematizar el marco terico conceptual que permite respaldar la ejecucin de
esta investigacin.Se estudi las fuentes que permiti, el anlisis de los
sistemas de informacin desde variadas aristas y del proceso de auditora y sus
diferentes tipos y modelos haciendo nfasis en la auditora informacional en el
mbito nacional e internacional.
Inductivo-deductivo, para diagnosticar la gestin de informacin y la
concepcin del procedimiento propuesto.
Sistmico-estructural, para abordar todos los procesos involucrados en la
temtica estudiada y en la elaboracin del procedimiento. Lo cual proporcion
una visin general integral del fenmeno objeto de estudio, de los componentes
del sistema, la estructura y sus relaciones fundamentales.
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Mtodos empricos: Encuestas, entrevistas, cuestionarios, observacin directa
y consulta de documentos para la recopilacin de la informacin.
Encuesta: Se aplic encuestas con el objetivo de recoger datos sobre la
organizacin, sus miembros, flujos de informacin y recursos informativos.
Entrevista/cuestionario: para los directivos de la empresa LUDAZAMCOR
S.A. con el propsito de relacionar los resultados obtenidos en las encuestas a
los especialistas y tener un mayor dominio de los objetivos propuestos. Esto
facilito recopilar criterios, opiniones y conocimientos que no se encuentran en
ninguna literatura y que son tiles con vistas a enriquecer los contenidos de la
investigacin.

Observacin: para obtener un diagnstico inicial para la exploracin del objeto
de estudio, permitiendo conocer el comportamiento real del mismo.
CAPITULO I

1. FUNDAMENTACION TEORICA DE LA GESTION ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA PARA EL CONTROL DE INVENTARIO.
En este captulo se describen tres epgrafes, el primer epgrafe se refiere al
antecedente histrico del control de inventario, su gestin administrativa y
financiera. En el segundo epgrafe se refiere a los aspectos tericos y los
principales criterios de los autores en cuanto a control de inventario, gestin
administrativa y financiera. En el epgrafe tres el diagnostico actual del manejo
del control de inventario en su gestin administrativa y financiera de la empresa
LUDAZAMCOR S.A.

1.1 Antecedente histrico del proceso de control de inventario, tanto en la
gestin administrativa como financiera.

La historia de los inventarios, comienza desde la antigedad, cuando los
pueblos debido a la escasez, deciden almacenar grandes cantidades de
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alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequa o de calamidades, para
hacer frente a ella. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y
alimentos necesarios para sobrevivir motiv el control de los animales; es as
que surge la idea de un mecanismo de control para su reparto. Esto como una
forma de mantener el control oportuno de las mercancas, insumos y materias
primas que sean parte de la actividad econmica de la empresa, para as tener
un desarrollo ptimo y generar un crecimiento de la misma, por esto es
considerado como uno de los activos ms importantes.
En los antiguos imperios europeos comenzaron a ejercerse las primeras formas
de control, cuando los soberanos exigan el mantenimiento y vigilancia de las
cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, evidenciando que
de alguna manera se tenan tipos de control para evitar desfalcos. Esto empez
a vislumbrarse en Europa hacia los aos 747 y 814 cuando Carlo I El Grande
a travs de Miss Dominisi nombr a un clrigo y un laico que inspeccionaban
las provincias del imperio. Posteriormente hacia el ao 1319, Felipe V dara a
su cmara de cuentas, poderes administrativos y jurisdiccionales para el control
de negocios financieros. Con el desarrollo del comercio en los pueblos de
Egipto, Fenecia, Siria, entre otros pases del Medio Oriente, se implement la
contabilidad de partida simple; en estas pocas los sistemas de anotaciones
haban sido sencillos debido a la reducida cantidad de operaciones, sin
embargo con el incremento del comercio en las ciudades italianas durante los
aos 1400, se produjo una evolucin de la contabilidad como registros de la
transacciones.
A mediados del siglo XVII, con la Revolucin Industrial, iniciada en Inglaterra, se
fueron introduciendo de modo creciente las mquinas que eran operadas por
varias personas hacindose cada vez ms complejos los procesos de
produccin en los cuales intervenan las personas, y como consecuencia de
esto surgi la necesidad de controlar la operaciones.
En 1862 La Ley Britnica de Sociedades Annimas, reconoci la auditoria como
profesin; y para 1900 lleg la Auditoria a Estados Unidos cuyo objetivo
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principal era la revisin independiente de los asuntos financieros y de los
resultados de las operaciones lo que permiti es desarrollo de la Auditoria como
un proceso integral y de asesora al interior de las empresas afianzando el
desarrollo de un sistema de control propio para cada una de ellas.
Los sistemas de inventarios o de stock, o simplemente Inventarios, se refieren
al mantenimiento de cantidades suficientes de bienes o recursos tiles de
manera que la operacin de un sistema de produccin est garantizada, o bien.
La sociedad que lo consume o utiliza, no se vea perjudica por la escasez de ese
recurso o bien.
La Administracin y control de inventarios sirve para la toma de decisiones
sobre el manejo de las materias primas para las empresas que se dedican a las
actividades productivas, as como aquellos bienes o artculo que se venden al
consumidor final, lo cual incidir finalmente en los resultados de la evaluacin
financiera y econmica de las empresas; es la eficiencia en el manejo adecuado
del registro, de la rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo a como se
clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, ya que a travs de todo
esto se determinar los resultados utilidades o prdidas de una manera
razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y las
medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin.
Por tanto la administracin de inventarios es de gran transcendencia para el
gerente de una empresa comercial, industrial, etc. Pues mantienen fuertes
inversiones que dentro del activo a corto plazo, son los ms importantes en el
estado de situacin financiera del negocio; el proceso de enfrentamiento radica
en precisar cunto del costo total de los artculos que forman el inventario inicial
ms compras netas de un determinado periodo debe restarse de las ventas
efectuadas en este a fin de determinar el inventario final que debe enfrentarse a
las ventas del prximo periodo. Lo cual sustenta que una buena administracin
de los inventarios es una buena administracin financiera.
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Las existencias deben ser objetos de revisiones constantes y de la informacin
que se obtenga; el financiero tomar las medidas para eliminar los obstculos
que paralicen la rotacin de inventarios o falseen los rendimientos.
El hecho de que algunas empresas no tengan problemas de financiamiento, no
quiere decir que el encargado de este departamento descuide este aspecto,
sino por lo contrario, debe estar siempre pendiente de que apliquen y respeten
las medidas que tiendan a aumentar la rotacin de inventarios y mantener los
niveles ptimos de los mismos.Para el administrador financiero de cada
empresa, existe una gran responsabilidad respecto a la existencia de
mercaderas, pues tan perjudicial es para el negocio carecer de mercadera
necesaria para la venta o materias para la produccin, como mantener grandes
volmenes de existencia, que representen fuertes inversiones que por falta de
mercado se encuentran estancadas, pues significan un serio peligro econmico
para la negociacin.
El problema de anlisis y precisin de los niveles adecuados de inventarios es
frecuente en la mayora de organizaciones productivas y comerciales. Por esta
razn, desde el ao 1915, los investigadores del tema dirigieron sus estudios a
desarrollar modelos matemticos que permitan ayudar a los gerentes a tomar
resoluciones sobre la determinacin de los niveles ptimos de pedidos.
El avance tecnolgico de una empresa estar representado, a travs de la
formulacin de un sistema de inventarios, el cual deber permitir controlar todos
los materiales, productos, repuestos y suministros que la misma mantiene y
maneja.
Con estos antecedentes se puede manifestar que un adecuado control de
inventarios desde el punto de vista financiero, solucionara en forma oportuna y
clara los problemas relacionados de cantidad, tiempo y almacenamiento de los
productos a adquirir.
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Es evidente que un existe un problema de inventarios cuando por un lado, la
cantidad de recursos disponibles vara a travs de un control que ejerce quien
toma las decisiones, y segundo cuando algn costo del inventario varia este.
Se debe tener presente que el responsable de la administracin del sistema de
inventarios, puede disponer del recurso para satisfacer la necesidad, ya sea
mediante el reabastecimiento por compra, o bien por manufacturacin propia.
Como es el caso del almacenero que vende pan, que puede disponer del
recurso ya sea comprndolo o bien fabricndolo l mismo.Este tipo de manejo
prevaleci en el mundo hasta despus de la segunda guerra mundial.
Luego se desarroll inicialmente en Japn pero se extendi con xito a nivel
mundial, el sistema justo a tiempo ( o just in time-JIT) o JAT, el cual se
desenvuelve en un sistema productivo casi sin inventario.
El control de la produccin y el control de inventarios estn ntimamente
relacionados, aunque su desarrollo se dio por separado.
En un principio, el control de la produccin era una de las muchas funciones del
encargado de la lnea. l ordenaba materiales, estableca el tamao de la
fuerza y el nivel de la produccin y controlaba el servicio al cliente mediante los
niveles de los inventarios.
El control de inventarios se desarroll sobre lneas ms cientficas. El concepto
bsico de tamao de lote econmico fue publicado por primera vez en 1915 y el
enfoque estadstico para determinar los puntos de orden fue presentado por
R.H. Wilson en 1934.
El movimiento de la administracin cientfica a partir de los primeros aos de la
dcada de 1890 hasta la Segunda Guerra Mundial, ha ayudado a reconocer
que el trabajo de planeacin y control de la produccin debe ser actividad del
grupo; como resultado el control de la produccin y de los inventarios existan
funciones distintas en la mayora de las compaas.
Tener un buen sistema de control interno es de gran importancia en la
organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos debido a lo prctico
17


que resulta medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos, en
especial si se centra en las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello
dependen para mantenerse en el mercado.
Es bueno resaltar que la empresa que aplique controles internos en sus
operaciones, conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por eso la
importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los
controles se cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin.
Para Alfonso Garca el control de los inventarios es una de las actividades ms
complejas puesto que hay que enfrentarse a intereses y consideraciones en
conflicto por las mltiples incertidumbres que encierran.
Su planeacin y ejecucin implican la participacin activa de varios segmentos
de la organizacin, como ventas, finanzas, compras, produccin y contabilidad.
Segn Horngren y Harrin El control interno de los inventarios es importante
porque las mercaderas es el alma de un comerciante; las compaas exitosas
cuidan y protegen sus inventarios incluyendo varios elementos para su control
interno del inventario.
Las decisiones referentes el inventario en todo momento estn entrelazadas
con las estrategias planeacin de capacidad, con las estructuras de planeacin
a largo, mediano u corto plazo, as como en las fases de ejecucin y control de
la administracin de las operaciones.
El control de los inventarios si bien es cierto merece la atencin de la alta
direccin de una empresa; especialmente cuando se encuentra sta en una
etapa de crecimiento y de expansin de sus actividades en el mercado.
Las Normas de Informacin Financiera definen a los inventarios como los
bienes de una empresa destinados a la venta o produccin para su posterior
venta, tales como materia prima, produccin en proceso, artculos terminados y
otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancas o
refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de
operaciones.
18


Para Ludazamcor S.A. como estacin de servicio el inventario de combustible
constituye uno de los mayores activos y de especial importancia el
mantenimiento de un fuerte sistema de control interno porque su valor total
ejerce una poderosa influencia sobre su rentabilidad.
Para lograr una eficaz administracin de los inventarios, la tecnologa moderna
seala los siguientes elementos como bases principales que deben
establecerse desde un principio.
En primer lugar definir los objetivos fijados por la empresa y actualizado, ya que
constituyen una base administrativa que debe ser constantemente revisada
debido a las variantes que presentan en su desarrollo.
En segundo lugar definir polticas, porque las empresas que se manejan con
xito y tienen buenas utilidades son las que planean bien y con anticipacin
todas sus decisiones y operaciones. Una de las bases principales de la
prevencin es el establecimiento de las polticas que han de regir las
operaciones futuras.
Luego, puede definirse un inventario como un conjunto de bienes o recursos
tiles que se encuentran en estado ocioso en algn momento, pero que
garantizan una operacin fluida de la actividad o sistema de produccin. Es
decir, que estos recursos no se consumen o venden, no se transportan. Son
tiles porque si no se contara con ellos, el sistema que los utiliza o que los
consumo vera insatisfecha sus necesidades, con el consecuente perjuicio
econmico o social.
El control de inventarios contempla una serie de disposiciones que incluyen
desde la recepcin de insumos, pasando por el registro y seguimiento de cada
proceso. Es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y
pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros
fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil
pero tediosa tarea (Internet).
19


El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que la
micro y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros
fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil
pero tediosa tarea.
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o
servicios para su posterior comercializacin.
Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en
proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes
fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases, y
los inventarios en trnsito.
La gestin administrativa y financiera de inventarios, tiene por objetivo
primordial proporcionar la requerida disponibilidad de los productos que solicita
la demanda. Daniel Serra (2005, p.15).
La importancia de la gestin administrativa y financiera de inventarios y de la
relacin entre el inventario y la atencin al cliente es esencial para cualquier
compaa.
Como en el caso de la localizacin, la gestin de inventarios ha sido objeto de
profundo estudio en la literatura; aun as, el uso de sistemas de inventarios para
dar soporte a procesos de toma de decisin se ha extendido en menor medida.
La mayora de los modelos conocidos en la literatura son simples y, por
ejemplo, no consideran la gestin de inventario multiproducto que requieren los
mismos recursos o, en otros casos, no tratan toda la complejidad involucrada en
la gestin de inventarios, como puede ser la demanda incierta. Adems, la
mayora de modelos y sistemas de inventario ms conocidos consideran la
gestin de una nica instalacin por sus inventarios, con el fin de minimizar
costos. Daniel Serra (2005, p.28)
20


A continuacin, se mencionan algunos estudios previos relacionados con la
variable objeto de estudio de esta investigacin, y se han tomado estas tesis
como referencia ya que hasta la fecha no se encontraron antecedentes
actualizados, sin embargo en las encontradas se pueden conocer aspectos
tales como: procesos de control interno de inventario de las empresas, las
cuales estn tendentes a incrementar la efectividad y competitividad de las
organizaciones.
Al respecto Medina, (1999, p.87), efectu un estudio con el propsito de realizar
un diagnstico del estado actual de los procesos para el Control del
Inventario y almacenamiento de materiales de Canalizaciones, el referido
estudio estuvo enfocado al conocimiento y evaluacin de proceso de control de
inventario, a fin de determinar los procesos y al mismo tiempo se puede
conocer los avances en el almacenamiento de materiales a travs de la
evaluacin y mejoramiento de los mismos.
El mencionado estudio se bas en la metodologa de tipo aplicada debido a que
est dirigida a resolver un problema en un corto tiempo, a su vez, se enmarc
dentro del tipo descriptivo, ya que se orient a recolectar informacin
relacionada con el estado actual de los procesos para el control del inventario
llevado por la divisin de abastecimiento a travs de sus secciones de
inventario y almacn.
Por otra parte, la investigacin se fundament entorno a la metodologa
descriptiva, con una poblacin a quien se le aplic un cuestionario estructurado
donde las respuestas fueron analizadas a travs de la tcnica de estadstica
descriptiva. En el mencionado estudio se concluy que la informacin aportada
por los sujetos, refleja la problemtica existente en los inventarios que impiden
maximizar el servicio al cliente, altos volmenes de inventario, establecimiento
de mximos y mnimos de inventario, disminuir costos en el manejo de los
referidos, todo ello debido al mal funcionamiento del Sistema de Inventario
existente en la empresa.
21


Para lograr los objetivos planteados en la investigacin se emplearon una serie
de tcnicas y mtodos que facilitaron el desarrollo de la investigacin.
Primeramente se realiz un anlisis detallado y exhaustivo de cada una de las
reas involucradas en el proceso, para ello se aplicaron como tcnicas de
recoleccin de datos la observacin directa, as como el empleo de encuestas a
una muestra no probabilstica denominada segn Hernndez como Censo
Poblacional, debido a que la poblacin y la muestra son iguales.
El empleo de esta tcnica de recoleccin de la informacin trajo positivas
conclusiones, debidos a los aspectos tomados en cuenta para el
establecimiento de una serie de normas y procedimientos, que permitirn llevar
una mejor administracin del almacn central, aunado a la automatizacin por
medio de cdigos de barras para los procesos de recepcin, despacho e
inventario en el almacn central.
Consecuentemente, Pacheco (1998, p.12) desarrollo una investigacin dirigida
a disear un Sistema de Control de Inventarios, que permita el
funcionamiento eficaz y eficiente del Mercado de Vveres, donde se puede
manejar la mercanca que est en stock a travs de un control que conlleve a la
disminucin de los costos, utilizando para ello normas y procedimientos que
contribuyan con el mejoramiento del almacenamiento de la mercanca en la
empresa, generando para la misma mayor productividad.
Por otra parte, la investigacin se fundament entorno a la metodologa
descriptiva, con una poblacin a quien se le aplic un cuestionario estructurado
donde las respuestas fueron analizadas a travs de la tcnica de estadstica
descriptiva. En el mencionado estudio se concluy que la informacin aportada
por los sujetos, refleja la problemtica existente en los inventarios que impiden
maximizar el servicio al cliente, altos volmenes de inventario, establecimiento
de mximos y mnimos de inventario, disminuir costos en el manejo de los
referidos, todo ello debido al mal funcionamiento del Sistema de Inventario
existente en la empresa.
22


As mismo, cabe destacar que en el diseo propuesto se recomend un
esquema sistemtico de la mercanca, la implementacin de normas y
procedimientos para la ejecucin de las labores y los instrumentos para un
adecuado control de los inventarios que contribuya con el logro de los objetivos
de la empresa.
Prez (1997, p.56) realiz una investigacin cuyo objetivo consisti en el
Diseo de un Sistema de Control para los Procesos del Departamento de
Recepcin de Mercancas de Makro S.A, lo que contribuy para el
establecimiento de los procesos actuales de ese departamento y las normas
para este. Todo ello, a travs del diseo de su flujo mediante la tcnica de
diagramacin. La investigacin se bas en los principios contables,
considerando el enfoque de sistemas y de contingencias, ubicando el control de
los procesos administrativos y operativos para el logro de la calidad., y fue de
tipo descriptivo, orientada con un diseo no experimental y transversal cuya
poblacin fue conformada por los 29 empleados que laboran en el
departamento de recepcin de mercancas de Makro. La recoleccin de datos
se logr con la tcnica de la entrevista utilizando un cuestionario estructurado
conformado por 17 preguntas abiertas de manera de obtener la opinin de los
entrevistados.
Los resultados obtenidos permitieron detectar, que los procedimientos que se
llevan a cabo actualmente en el departamento son los ms adecuados,
considerando la necesidad de recomendar controles especficos para cada
paso del proceso de recepcin de mercanca para optimizar su sistema de
control.
Es importante mencionar a Marques y Snchez (1997, p.35), que realizaron un
Diseo de modelo de control para optimizar el manejo de la materia prima
en el proceso productivo de DIPROCAVE, CA. Con ello se pretendi
contribuir con el buen manejo de la materia prima almacenada en la empresa, lo
que contribuye con el mejoramiento de la productividad y el buen desempeo
23


administrativo de la empresa, basada en los principios de la eficacia y
eficiencia.
Un proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs
de las cuales se efecta la administracin.

De acuerdo con los antecedentes expuestos es de suma importancia resaltar,
que en todos los estudios revisados, los mismos estn basados en normas y
procedimientos para el buen desempeo y control del inventario dentro de una
empresa, lo que permite destacar que el propsito de realizar la obtencin de
conocimientos, y la finalidad de adquirir indicadores del valor conceptual y
prctico para el desarrollo del control de inventario en cualquier organizacin
que contribuya con el mejoramiento de la gestin administrativa de la misma.


1.2 Anlisis de los aspectos tericos, los principales criterios de los autores
en cuanto al control de inventario, gestin administrativa y financiera.
Los aspectos tericos del estudio se dirigen a caracterizar los aspectos tericos
relacionados con los controles internos de inventarios de una organizacin, y la
forma de evaluarlos, as como lo relacionado con las normas y riesgos.
Adems, una breve definicin de los trminos bsicos utilizados en el estudio,
en funcin al anlisis de los diferentes puntos de vista expuestos por diversos
autores del rea.
Segn Tawfik yChauvel, A. M. (2002, p.71): Inventarios son bienes tangibles
que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser
consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior
comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de
bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y
envases y los inventarios en trnsito.
24


En el campo de la gestin empresarial, el inventario registra el conjunto de
todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados
como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de
inventario son las existencias que se destinan a la venta directa o aquellas
destinadas internamente al proceso productivo como materias primas,
productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de
recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones.
Segn Lpez y Woltz (2001, p. 304) el inventario son aquellos bienes
destinados para la produccin o venta, como materias prima, produccin en
proceso, artculos terminados y otros materiales que se utilizan en el empaque,
envase de mercanca o a las refacciones para mantenimiento que se consuman
en el ciclo normal de operaciones.
Asimismo, Hardilg (2000, p.211) establece que el inventario incluye todas las
existencias de artculos y materiales que posee una compaa para ser
utilizados en el proceso de manufactura y ofrecer un servicio. La existencia del
inventario en toda empresa es vital, debido a que este representa el principal
activo de toda organizacin por lo cual debe existir un control eficiente y
adecuado del mismo.
Para Picle (2.001, p.362) el control de inventario se refiere a los registros
(Kardex, informes mecanizados, repartos de comunicacin, entre otros) y a los
procedimientos necesarios para mantener el balance entre el costo total de las
existencias y la seguridad adquirida al comprarlos.
A su vez, Narasimhan (2.000, p. 206) afirma que el control de inventario es
aquel que va de la mano con lo planteado, debido a esto, es definido como una
funcin del departamento de administracin de materiales, y su objetivo
consiste en reducir al mnimo los costos totales relacionados con el sistema.
Esto requiere del conocimiento detallado de las fuentes de suministro, las
negociaciones con respecto a los precios, incluyendo los descuentos por
25


cantidad bruta, los medios de transporte, los presupuesto el manejo fsico, los
registros y un seguimiento al nivel de calidad de los artculos.
El control de inventario, representa una tcnica diseada para mantener los
elementos en existencia a unos niveles deseados. Por tal motivo toda empresa
debe estar estratgicamente alineada y utilizar sistemas de control de inventario
a fin de conocer la existencia bruta en materiales y equipos con los cuales
cuenta.
El control de inventarios se encarga de regular en forma ptima las exigencias
en los almacenes, tanto refacciones, herramienta y materias primas, como
productos terminados. Este tipo de control que se aplica para el inventario
permite que se proteja a la empresa de costos innecesarios por acumulacin o
falta de existencia en el almacn.
La organizacin debe contar con un inventario suficiente para satisfacer sus
necesidades.
La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de
la prdida de un cliente, lo que se traduce en prdidas financieras. Es all donde
radica la importancia de los sistemas de control de inventario, pues este permite
conocer con precisin la existencia de mercanca, y de esta manera establecer
y planificar las ventas dando as respuesta a los clientes. Su objetivo primordial
es determinar el nivel ms econmico de inventarios en cuanto a materiales,
productos en procesos y productos terminados.
Un adecuado sistema de control de inventario permite:
a. Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer
frente a las necesidades de la empresa.
b. Evitar prdidas por evaporacin o robo en venta.
c. Evitar prdidas innecesarias por fugas en el sistema hidrulico.
26


d. Las decisiones de planeacin, programacin y control requeridas para
mantener el flujo de productos hacia los clientes, implican capacidades y
materiales.
Los procesos de la administracin integral de la produccin y de los inventarios,
que se muestran en la figura anterior, indican el lugar donde se toman estas
decisiones y los dems procesos que de manera ms directa proporcionan
informacin o imponen restricciones a dichas decisiones.
En la calidad de las decisiones de la administracin de la produccin y los
inventarios influye mucho la integridad y calidad de estas estimaciones. Entre
ms se acerque el momento en que el cliente necesita el producto, ms
estrictos sern los requerimientos de detalle y exactitud.
Un aspecto de los datos de entrada para las decisiones de planeacin, y que
con frecuencia se pasa por alto, es la necesidad de una formacin completa
acerca de todas las fuentes de demanda. Para pruebas destructivas al
departamento de garanta en todos los aspectos como las demandas de los
usuarios finales. Una planeacin que no corresponda a estas demandas puede
llevar a desajustes en la oferta y la demanda.
De manera similar, los cambios en los niveles de calidad crean ms producto o
ms desperdicio, lo que hace cambiar la cantidad de producto disponible para
otras demandas.
Una planificacin adecuada que tome en cuenta cunto hay que producir,
puede ser en especial importante para las empresas que se dedican, por
ejemplo, a la fabricacin de circuitos integrados de la ms alta tecnologa.
La planificacin de la salida conduce a la planeacin de la entrada, pero aqu es
necesario plantear capacidades tanto como materiales. En la medida en que
las salidas sean relativamente constantes, las entradas tambin pueden serlo,
con una utilizacin uniforme de las capacidades y niveles mnimos de
inventarios.
27


Vollmann asegura que cuando ste no es el caso, las empresas se enfrentan a
la disyuntiva de crear inventarios para nivelar la capacidad, o crear flexibilidad
en la fabricacin (y la administracin de la produccin e inventarios) para
responder a las demandas reales con inventarios reducidos.
La prctica de la manufactura de categora mundial se est desplazando hacia
este ltimo enfoque, es decir, hacia la flexibilidad y capacidad de respuesta.
Las decisiones de la planificacin de la capacidad a largo plazo se basan en
estimados agregados de la demanda, y dan por resultado inversiones en planta
y equipo (que crean capacidades).
Pero hay que tomar en cuenta que estas decisiones implican necesariamente
una expansin de la capacidad fsica, integracin vertical, subcontratacin,
disponibilidad de mano de obra, automatizacin, etc. Tambin tiene un
elemento estratgico en trminos de la forma de lograr una mayor flexibilidad.
Estas decisiones son crticas para el xito a largo plazo de la empresa debido a
que en general son onerosas, de naturaleza permanente y difcil de revertir. La
factibilidad econmica es crtica debido a que las decisiones pueden depender
de la modificacin de las demandas, as como de la creacin de capacidad.
Cuando se completa la planificacin global de la entrada y salida, se toman las
decisiones de la planificacin detallada de los materiales para ajustar las
caractersticas exactas de los productos a los requerimientos de la demanda.
Para un futuro ms distante, estas decisiones se expresan en unidades
agregadas, como unidades monetarias, unidades de productos promedio,
galones, toneladas, etc. Las unidades indican los niveles del negocio, no los
productos exactos por entregar. Para un futuro inmediato, las decisiones deben
estar en trminos de configuraciones exactas de productos, pedidos de los
clientes, requerimientos de entrega y prdidas esperadas por desperdicios,
entre otros.
Las decisiones sobre la programacin detallada de los materiales y el equipo
estn subordinadas a las decisiones anteriores sobre la planificacin global de
28


la entrada. Estos programas especifican quin obtiene qu producto, bajo qu
configuracin y cundo. Los programas detallados tambin estn limitados por
las decisiones pasadas acerca de la programacin de materiales con respecto a
la disponibilidad de materias primas y componentes.
La flexibilidad en la programacin de equipo a corto y mediano plazo se logra
mediante tiempo extra, turnos adicionales y subcontratacin. Como en las
decisiones de capacidad a un plazo mayor, la factibilidad econmica es
importante. En los casos en que es demasiado elevado el costo de incrementar
la capacidad a corto plazo, la decisin puede ser la de cambiar los planes de
materiales y revisar de nuevo las expectativas de los clientes.
Sin embargo, los planes y los programas no pueden anticipar todas las
condiciones del futuro. La respuesta oportuna a los cambios, sin
sobrecompensacin, requiere supervisin continua y cuidadosa y toma de
decisiones detallada. Esto incluye modificar las prioridades para producir
componentes y productos determinados, ajustar las capacidades para superar
los problemas y cambiar los programas de plazos prximos, todo lo cual para
que los flujos detallados de los productos corresponda a las necesidades del
mercado.
La administracin de la demanda es una de las actividades ms recientemente
conocidas en el marco de la gestin de stock. Los aspectos de los pronsticos
se han asociado durante mucho tiempo con los departamentos de ventas y
mercadeo, y ataen a los dems departamentos segn es necesario.
La correspondencia de los productos que van hacia el exterior con las
demandas de los clientes ha sido histricamente dominio de los departamentos
de distribucin, logstica, captacin de rdenes de transporte y servicio a
clientes. En la prctica es relativamente raro que se combinen estas
actividades, aunque es claro que necesitan ser integradas. Algunas empresas
integran cada vez mejor la administracin de la demanda, enfocando el proceso
o flujo global de las actividades para dar apoyo a la necesidad, ms que en
unidades organizacionales determinadas.
29


Las formas de organizacin mediante la administracin de materiales son un
intento por coordinar estas actividades de una manera ms integrada.
La planeacin maestra es una de las responsabilidades de la alta gerencia o el
nivel directivo superior en la empresa, al menos en los aspectos de planeacin
de la produccin. La programacin maestra de la produccin a menudo se
encuentra en las organizaciones de manufactura, y la realiza normalmente
alguien con un cargo como el de programador maestro de la produccin.
Tanto la planificacin de la produccin como la programacin maestra de la
produccin en ocasiones se delegan a un grupo de planificacin y control de la
produccin, que funciona como un grupo especial de asesora dentro del
Departamento de Produccin. Sin embargo, si se desea que la planeacin
maestra sea en realidad el control de la alta gerencia sobre el negocio, no
puede haber una delegacin real de la responsabilidad de toma de decisiones.
Las decisiones que en esta funcin se toman en forma incorrecta, tiene efectos
devastadores en la empresa, y debido a que la planeacin maestra debe
integrarse estrechamente con muchos otros departamentos y grupos
funcionales, es raro que la responsabilidad total de esta recaiga slo en el
departamento de produccin.
La planeacin de la capacidad es otro proceso con impacto a largo plazo.
La capacidad global es una funcin de los recursos individuales detallados que
se planifican y administran en diferentes departamentos funcionales.
Las decisiones individuales con frecuencia se toman bajo una base muy
especfica (ad hoc), pero las decisiones sobre capacidad cada vez se coordinan
ms mediante el proceso de planeacin maestra.
Las decisiones sobre la capacidad deben ser consistentes con los planes de
materiales a fin de asegurar su ejecucin exitosa sin costosos excesos en las
capacidades.
La funcin de la planificacin detallada de materiales es la primera en el marco
de trabajo que casi siempre corresponde al departamento de produccin, y a
30


menudo la llevan a cabo personas cuyo cargo es planificador de materiales o de
inventarios.
Especificar los detalles tcnicos de la fabricacin, que son necesarios para
cumplir con el plan de produccin, parecera que ciertamente los grandes
requerimientos de informacin y computacin de esta funcin han llevado a
trasladarla al departamento de procesamiento de datos.
Es claro que aqu no se defiende esta ubicacin, pero tambin se est
convencido de que casi cualquier organizacin puede echarse a andar;
pero el contrario, pocos cambios organizacionales son garanta de mejora.
1.3 Diagnstico de la gestin y procedimientos actuales del control de
inventario en la empresa LUDAZAMCOR S.A. LUDAZAMCOR S.A. se
constituy mediante escritura pblica y aprobada por la Superintendencia de
Compaas el 17 de julio de 2005; el objeto de la compaa es venta de
combustible; cuyo domicilio social es en la Provincia de Manab, Cantn Manta,
Av. Circunvalacin y Tramo I, con vida jurdica hasta 18 de julio 2055 desde su
suscripcin. Capital Suscrito de $800,00 dividido en 800 acciones a razn de
$1,00 cada una; la compaa est conformada por dos accionistas, para lo cual
se dio cumplimiento con todos los requisitos municipales y estudios
ambientales que exigen las entidades de control, como el Gobierno Municipal
Descentralizado de Manta, la Direccin del Medio Ambiente, la Agencia de
regulacin y control hidrocarburferas, el Cuerpo de Bomberos, el Servicio de
Rentas Internas SRI entre otros.
LUDAZAMCOR S.A., es afiliada a la comercializadora Primax Comercial del
Ecuador S.A. siendo a la vez controlada por la Agencia de Regulacin y
Control Hidrocarburferas (ARCH), la misma que realiza el control una vez al
mes; sus ventas en un 90% son de contado y el 10% a crdito; para el traslado
de combustible hacia la estacin cuentan con vehculo propio.
31


Los trabajadores de la pista son nueve los mismos que estn encargados del
despacho de combustibles a los clientes; laborando en turnos 3 turnos rotativos
de ocho horas a fin de atender al cliente las 24 horas al da.
1.3.1 Filosofa Corporativa
La filosofa Corporativa de nuestra institucin para conocimiento y
entendimiento de cada uno de los colaboradores est estructurada de la
siguiente manera:
1.3.2 Misin:
LUDAZAMCOR S.A. tiene como misin: Entregar a entera
satisfaccin el servicio de combustibles a la distinguida clientela con estndares
de calidad y atencin esmerada cumpliendo las leyes y cuidando el medio
ambiente.
1.3.3 Visin:
LUDAZAMCOR S.A. tiene como misin ser una estacin de servicios
reconocida como lder en el Cantn Manta por sus servicios orientados a la
mejora continua.
1.3.4 Valores:
Respeto, transparencia, innovacin, honestidad, cantidad justa, respeto al
medio ambiente, precios justos.
1.3.5 Anlisis de la problemtica de la empresa
Las polticas contables y los procedimientos para el manejo de Inventarios de
combustible no han sido los ms adecuados, puesto que estos se han
desarrollado y aplicado de acuerdo a las necesidades, tratando de inmiscuirse
con el avance tecnolgico de la empresa, consecuentemente no existe un
Manual de Gestin y Procedimientos para el Control de sus Inventarios que
permita a los Directivos una toma acertada de decisiones en el manejo de los
32


mismos, tampoco se cuenta con una herramienta que norme el quehacer
administrativo y financiero.
Situacin que es cada vez ms crtica si consideramos los siguientes aspectos:
El continuo cambio de empleados, ha generado variacin en las polticas y
lineamientos a seguirse las cuales se manejan en base a los criterios de los
directivos de turno, tanto en el rea Administrativa y Financiera, lo que limita la
continuidad en los programas y proyectos iniciados.
No dispone de un Manual de Gestin y Procedimientos para el Control de
Inventarios tanto contable, fsico y de adquisiciones, que establezca polticas,
normas y procedimientos, lo que ocasiona la existencia de materia prima
escasa y lenta rotacin y por otro lado se nota ausencia de una gama surtida de
productos que satisfaga las mltiples necesidades de nuestros clientes.
Ausencia de un oportuno control de inventario a travs del anlisis financiero
que posibilite conocer las necesidades de abastecimiento, y una adecuada
determinacin de lotes ptimos de pedido y econmicos.
Estas situaciones hacen que la informacin acerca de los Inventarios sea
inadecuada, limitando la toma de decisiones de abastecimiento las mismas que
deben prever de manera oportuna, acorde con la necesidad, temporada y a
crear una reserva para mantener mrgenes de reposicin y posibles
desabastecimientos, lo que ocasiona: prdidas en ventas, obsolescencia de
inventarios, sobre stocks, robos, y mermas.
Para lograr un buen manejo de inventarios es necesario contar con un Manual
de Gestin y Procedimientos, en donde se establezca las normas, polticas, y el
proceso a seguirse tanto para el control fsico, contable y automatizado,
herramienta que sumada a la experiencia que la institucin mantiene,
coadyuvarn al fortalecimiento efectivo y eficiente de las labores de control en
el Servicio a los transportistas de la localidad y del pas.
En la actualidad no existe ningn modelo prctico que ayude a las estaciones
33


de servicios a llevar controles y procedimientos del manejo de inventario de
combustible.
Es evidente que en el Ecuador son muy pocas las estaciones de servicio que
estn empezando a plantear un modelo de gestin para el manejo de sus
negocios, siendo as muy difcil encontrar modelos de gestin especficos.
Analizando la situacin actual del manejo del control de inventario en la
gasolinera LUDAZAMCOR S.A. se determin los resultados de la encuesta que
estuvo dirigida al personal administrativo trabajadores, que fue la siguiente:
El 70% es personal administrativo, el 60% son trabajadores; un 50% del
personal labora en el departamento de ventas; un 10% en el departamento de
comercializacin; un 40% en el departamento financiero. Un 80% consideran
como buena el desarrollo de las operaciones comerciales; un 40% indican que
el manejo de inventarios de combustible es uno de los aspectos que consideran
que afecta mayormente a los procesos de comercializacin de la empresa; el
80% indican que conocen entre mucho y poco los mtodos de registros de
inventarios que la empresa mantiene; el 70% conocen entre mucho y poco los
sistemas de control de inventarios que mantiene la empresa; un 50% indican
que entre mucho y poco han sido capacitados en los sistemas de control de
inventarios que mantiene la empresa.
El 50% est de acuerdo en que debe establecerse un nuevo diseo de su
sistema de registro y almacenamiento de inventarios de combustible; un 70%
estn de acuerdo en que si se mejora el sistema de registro de inventarios, se
adecua y mejora la gestin financiera en la organizacin; el 80% estn de
acuerdo que el diseo de un nuevo sistema de registro y almacenamiento de
inventarios generar cambios fundamentales en el desarrollo empresarial y un
50% considera que los estados financieros actuales que genera la empresa son
confiables y oportunos.

1.3.6 Evaluacin de los posibles Riesgos.
34


Los resultados que se obtuvieron en la investigacin demostraron que existen
riesgos en todas las reas de la empresa haciendo que algunos de sus
procesos tengan una confianza baja. A continuacin indicaremos los posibles
riesgos que pueden darse en las debilidades detectadas y que mediante la
propuesta de manual de Gestin y Procedimientos para el Control de Inventario
se tratar de mitigar.
Actividades Posibles Riesgos
Administracin General
La empresa carece de manuales
de control, de procedimientos e
indicadores de rendimiento.
Posibles errores que afectan a la
empresa como resultado de las
actividades deficientes.
No se establecen de manera
formal la misin, visin y los
valores.
El personal no se compromete con la
empresa de manera que se cumplan
con los objetivos.
Inexistencia de un cdigo de tica.
El personal incumple con sus
deberes.
Carecen de asignacin de
responsabilidades de manera
formal.
Desconocimiento por parte de los
trabajadores en cuanto a sus
funciones.
Los planes de capacitacin dentro
de la empresa son limitantes.
El empleado muestra rendimiento
ineficiente atentando los propsitos
de la empresa.
Recursos Humanos
Carencia de manuales internos
para el manejo del personal.
Desconocimiento de obligaciones y
funciones de las actividades a
realizar dentro del departamento.
No cuentan con un proceso de
reclutamiento de personal.
Contratacin de personal
incompetente e inadecuado para los
cargos requeridos.
La empresa hace seguimiento a El personal cumple de manera
35


las tareas y funciones del
personal.
imparcial con las tareas asignadas.
No se realiza capacitaciones
permanentes para el personal
operativo.
Deficiente rendimiento del personal
de la empresa.
Departamento de Contabilidad
No se cuenta con instructivos
contables.
Posibles errores por parte del
personal contable.
El personal no registra de manera
oportuna las transacciones.
La informacin se presente poco
confiable.
Se realizan transacciones sin
llevar el debido proceso.
El personal no realiza de manera
eficiente las actividades.
No se realiza asistencia
permanente para el manejo de los
sistemas financieros.
Prdida de la informacin financiera
Departamento de compras
La empresa no cuenta con un
manual de procedimientos para
compras.
Irregularidades del proceso de
compra de combustibles.
El proceso de compras no es
adecuado y no se tiene seguridad.
No se cuenta con un stock oportuno.
Falta de autorizacin por escrito la
ordenes de compras.
Existan errores en la recepcin de
combustible.
rea de Ventas
Inexistencia de un manual interno
de ventas.
Bajo desempeo de actividades por
parte del personal.
No se controlan los
procedimientos operativos.
Deficiente entrega de informacin.
rea Responsable de Inventarios
36


Falta de direccionamiento
adecuado para el abastecimiento
de las reas de despacho.
Se puede producir prdidas del
combustible.
No existes rutas para la recepcin.
El personal no pueda entregar la
informacin oportuna.
No se controla la descarga de
combustible de manera
permanente.
La entrega de combustible contenga
inconsistencias con lo reportado.










CAPITULO II
2. MANUAL DE GESTIN Y PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO DE LA EMPRESA LUDAZAMCOR S.A.
2.1 Introduccin
El manual de procesos de la estacin de servicios LUDAZAMCOR S.A., define
y describe el conjunto de instrucciones, herramientas e instrumentos tcnicos y
administrativos, que se deben aplicar a fin de realizar una determinada
actividad u operacin, de una manera comprensible, clara, concreta y
simplificada, con lo cual se facilitara la ejecucin de las competencias y tareas
que deban desarrollar los empleados de la empresa en sus diferentes niveles.
Los elementos principales que intervienen en el proceso administrativo de una
estacin de servicio para asegurar que se ofrece un servicio de calidad para
atender las necesidades del cliente.
37



El propsito de dicho manual es suministrar informacin sobre diferentes
procesos identificados y que coadyuvan a la operacin, funcionamiento y el
control de inventarios de la estacin de servicios LUDAZAMCOR S.A. El
levantamiento de dichos procesos y actividades fueron realizados en base a la
observacin directa de las principales actividades que realizan los
colaboradores en la empresa, as como tambin la observacin en otras
empresas distribuidoras de combustible de las cuales se obtuvo informacin
relevante.
El manual de procesos proporciona la informacin sobre los procesos
realizados en la estacin de servicios, correspondientes a diferentes reas y
gerencias segn la cadena de valor realizada para la empresa, ya que en la
actualidad es necesario contar con procesos bien estructurados que permitan
mejorar el desempeo general de la empresa, los cuales puedan ayudar a
reducir costos y a optimizar los recursos.
2.2 Alcance
El alcance del manual incluye todos los procesos de la gasolinera basados en
la administracin por procesos as como tambin involucra a todas las reas y
gerencias de la empresa.
Adems, el alcance de la implantacin del manual de procesos es
responsabilidad de los directivos de la empresa, sin embargo es necesario que
se involucre y se difunda a todo el personal y empleados de la estacin de
servicios LUDAZAMCOR S.A..


2.3 Objetivos

2.3.1 Objetivo General

Proporcionar a la empresa un instrumento tcnico, operativo, administrativo y
de control de inventarios que incorpore informacin que servir de base para
38


ejecutar, controlar y evaluar la eficiencia y productividad de la organizacin, en
lo relativo al cumplimiento de sus funciones especficas, verificando
temporalmente la validez y los cambios que sean necesarios introducir a fin de
que este manual se convierta en un instrumento adecuado de gestin gerencial.
2.3.2 Objetivos Especficos
Conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripcin de
actividades, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecucin.
Ayudar en la induccin del puesto y al adiestramiento facilitando la capacitacin
del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y
cmo deben hacerlo por medio de la coordinacin de actividades y as evitar
reprocesos.

2.4 Principios y Valores Corporativos

Los principios son el conjunto de valores, creencias, normas referenciales y de
comportamiento corporativo que dirigen y regulan las actividades en la estacin
de servicios. Constituyen el marco de referencia dentro del cual debe definirse
el direccionamiento estratgico de la empresa.
Toda organizacin implcita o explcitamente tiene un conjunto de principios y
valores que mediante su definicin y difusin se convierten en el cdigo de tica
de actuacin de todos los miembros integrantes de la empresa.

2.4.1 Principios Corporativos

a. Transparencia: Garantizar la calidad y cantidad del combustible, respetando
los sellos de seguridad colocados en cada dispensador por parte de la DNH, y
verificando las calibraciones peridicamente.
39


b. Eficiencia: Servicio oportuno y de calidad de los clientes y usuarios, que se
deriva de la agilidad y eficiencia en las actividades de despacho y facturacin
c. Mejoramiento Continuo: Dirigido y orientado a la empresa y a todo su
personal, considerando la capacitacin laboral mediante la ejecucin de
talleres, cursos y dems tipos de eventos de actualizacin y adiestramiento;
toda vez que al ser una empresa nueva, requiere de constantes capacitaciones
y preparacin a nivel administrativo y operativo.
d. Calidad: Que incorpore acciones dirigidas al profesionalismo, creatividad y
oportunidad en todas las labores y actividades, de manera que el cliente se
sienta satisfecho con el trato y la eficacia al momento de resolver cualquier
queja o inconveniente que se produzca en la atencin al mismo.
e. Respeto: Compromiso con la preservacin y mantenimiento del medio
ambiente, pues estamos conscientes del impacto ambiental que representa la
actividad empresarial, de manera que se mitiguen los daos al ambiente con la
ejecucin del plan ambiental anual.

f. Solidaridad Y Subsidiaridad: Apoyo a la comunidad y colectivo de nuestro
entorno, mediante la colaboracin a instituciones y organizaciones de escasos
recursos econmicos.
g. Previsin: Aplicacin y seleccin de cursos de accin o escenarios a fin de
que conduzcan a lograr proactividad y sinergia en todos los procedimientos y
actividades del mbito empresarial.
h. Crculos de calidad: Trabajo en equipo, es necesario que el personal de
despachadores y administrativo de LUDAZAMCOR S.A., privilegien la
coordinacin y la comunicacin relacionada con las diferentes actividades que
cumplen cada uno segn sus mbitos de competencia, y con la aplicacin de
criterios de pertinencia y perteneca.
40


i. Seguridad e idoneidad: Generalmente aplicable en el desempeo de las
labores, cuidando la vida y la salud de las personas y el buen uso de los
recursos que disponemos.

2.4.2 Valores Corporativos
Se conciben como los elementos que componen la ideologa que permita la
toma, aplicacin, seguimiento y evaluacin de las decisiones que se ejecuten
diariamente:

a. Moral: Que corresponde a la presencia y practica elementos de tica,
manejando adecuadamente la informacin confidencial, de manera suficiente,
fidedigna y oportuna sobre todo el proceso en la distribucin de derivados de
petrleo, hacia los organismos de control, entidades financieras y dems
personas vinculadas a la empresa.
b. Honestidad: En relacin con el cliente, representada en el comportamiento
de los trabajadores, en todos los niveles, con sentido de justicia, honradez y la
gestin tica y moral en la ejecucin de los procesos administrativos internos y
las acciones de desarrollo que impulse la empresa.

Integridad: En cuanto a la lealtad y consideracin con los accionistas de la
empresa en el ejercicio de las funciones y trabajos encomendados a todos los
componentes de la misma.
d. Respeto: Consideracin mutua y observancia de los ms altos principios
ticos en nuestras relaciones con trabajadores, clientes, contratistas,
proveedores y dems personas que se vinculen con la empresa
e. Participacin: Propiciando e impulsando una cultura que valora y motiva la
generacin compartida de ideas y de acciones dirigidas al mejoramiento
continuo de la empresa y de sus colaboradores lo cual redunda en un mejor
servicio hacia el cliente.
41


f. Responsabilidad: Mediante la obligacin que debe asumir el personal de
despacho de combustible y administrativo, hacia las disposiciones e
instrucciones que emitan sus superiores, como una manera de lograr los
resultados esperados.


2.5 Polticas

La estacin de servicio LUDAZAMCOR S.A., practicar las siguientes polticas:
a. Se ofrecer combustibles y servicios adicionales bsicos, pero manteniendo
siempre la calidad y cantidad exacta, as como tambin se buscara sobresalir
en la atencin al cliente, a travs de su efectividad y eficiencia operativa.
b. Se atender los 365 das del ao durante 24 horas, de manera que se
cumpla con todos los requerimientos de los clientes en trminos de sus
necesidades.
c. Se mantendr en excelentes condiciones todas las instalaciones de la
empresa como pisos, marquesina, equipos, bateras sanitarias, trampa de
grasas, jardines, ttem, aire y agua, de manera que se cumpla con las
exigencias de los clientes y los organismos de control.

d. Se elegir mensualmente el despachador del mes, aquel que durante ese
periodo cumpla perfectamente la normativa de la empresa, sea responsable con
su trabajo y no tenga dinero faltante en el cuadre de caja; y adems se
evidencia criterios de liderazgo en cuanto a su puesto de trabajo.
e. Se mantendr la contabilidad al da, como declaraciones de impuestos, pago
de facturas de compras de combustible puntualmente y pago de
remuneraciones segn las disponibilidades de caja y preferentemente en forma
quincenal.
f. Se manejara adecuadamente el inventario de combustible y el stock
disponible, para satisfacer las necesidades de abastecimiento de sus clientes.
42


g. Se efectuar el mantenimiento preventivo del software, que la empresa
requiere sobre la base del desarrollo tecnolgico a nivel provincial.
h. Se aplicar anualmente metodologas de evaluacin del desempeo del
personal, con el propsito de detectar sus fortalezas, debilidades, virtudes,
experiencias, destrezas y habilidades con el fin de determinar sus aspectos
positivos y negativos que presenten los empleados, a fin de potencializar sus
habilidades y compromiso con la empresa.
i. Se cumplir el plan de manejo ambiental efectivamente, de manera que se
cuide el medio ambiente y su entorno cumpliendo las disposiciones que se
imponen.
j. Se levantaran y actualizaran los procesos y procedimientos que se
determinen como necesarios para alcanzar los mejores y mayores resultados
dentro de la operacin y funcionamiento de la empresa.

2.6 Base Legal

Para la constitucin de la estacin de servicios LUDAZAMCOR S.A., se observ
y se dio cumplimiento a todos los preceptos legales establecidos en la Ley de
Compaas.
En razn de que la principal actividad econmica de la empresa es la
distribucin al por menor de combustibles lquidos derivados de los
hidrocarburos para automotores y motocicletas est sujeta a la siguiente
normativa legal:
Ley orgnica de rgimen municipal codificada
Ley orgnica de rgimen tributario
Ley de compaas
Ley de seguros
Ley de hidrocarburos
2.7 El proceso administrativo de una estacin de servicio
43


Los elementos principales que intervienen en el proceso administrativo de una
estacin de servicio para asegurar que se ofrece un servicio de calidad para
atender las necesidades del cliente son:
a. Instalacin de soporte: la comprende la Infraestructura de servicios y el
mantenimiento peridico en instalaciones que refleje limpieza y orden.
b. Productos que se comercializan: Asegurar existencias de productos, con
una eficiente administracin de inventarios, control volumtrico y forma de pago.
c. Recursos Humanos: Contar con los recursos humanos seleccionados de
acuerdo a perfiles de servicio, capacitados y fomentar actitud de servicio en el
personal para brindar calidad en el servicio.
d. Sistemas de Informacin: Que agilizan la operacin, con alternativas de
pago para el cliente con efectivo tarjetas de crdito, dbito, monedero
electrnico, vales electrnicos, as como administracin de ingresos y egresos
que permitan operar eficientemente la Estacin de Servicio.
e. Sistema de control volumtrico: Para registrar las operaciones
comerciales.














44



PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y DE GESTIN


























2.7.1 Principios generales de la administracin de una estacin de servicio
Nmina
Administracin de
Responsabilidades
ADQUISION DE RECURSOS
RECURSOS
HUMANOS
INSTALACIONES CONTABILIDAD
Programa de
entrega
Control de
Inventario
PRODUCTO
Control de salida
de Producto
Abasto de
combustibles
Gastos de
mantenimientos
Administracin de
Activos Fijos
Administracin de
Ingresos
Administracin
de egresos
Estados
Financieros
DESARROLLO DE
OPERACIONES
45


Algunos elementos fundamentales de la administracin por proceso, que
requiere determinar la estacin de servicios LUDAZAMCOR S.A. para hacer
exitoso su negocio son:
a. Comprender que en la operacin de la Estacin de Servicio, el principal
contacto con el cliente lo tiene el despachador. Es por ello que es necesario
invertir en capacitacin y entrenamiento de los despachadores.
b. Aumentar la capacidad y habilidad para dirigir personas, manejar dinero,
inventarios e inversiones, as como fomentar la calidad en el servicio entre el
personal, mejorar las relaciones con clientes, proveedores y el pblico en
general.

c. Utilizar mtodos de administracin modernos para solucionar los problemas
cotidianos en la Estacin de Servicio, como son inventarios, contabilidad e
informacin estadstica y financiera oportuna.
d. Asegurar que los equipos e instrumentos de control volumtrico operen
adecuadamente en la Estacin de Servicio.
e. Identificar reas posibles de riesgo y tomar acciones que aseguren su
eliminacin, a travs de la definicin de polticas y procedimientos
administrativos adecuados a la gestin interna en la Estacin de Servicio.
f. Poseer, fomentar y conservar el crdito y capital para cubrir las necesidades y
utilizar los recursos eficientemente para maximizar el retorno de la inversin.
g. Ofrecer productos o servicios requeridos por el consumidor que le
proporcionen un valor agregado.

As pues, se concluye que en el proceso administrativo de la Estacin de
Servicio se identifican procedimientos administrativos que reflejen las polticas,
normas y reglamentaciones establecidas tanto por PRIMAX como por el propio
Empresario Gasolinero.
2.8 Responsabilidades del personal de la Empresa LUDAZAMCOR S.A.
46



Para establecer la situacin actual de la Empresa LUDAZAMCOR S.A. se
consider algunos de los mtodos y herramientas para la recoleccin de
informacin proporcionada por expertos en este tipo de negocio, como
Administradores, Jefe Operativo, Supervisores y Despachadores de las
empresas que igualmente son responsables del funcionamiento de una estacin
de servicio. De la informacin recolecta, se pudo concluir que la estructura
organizacional, se presenta de la siguiente manera:

Gerente General
Definicin y perfil del puesto: Profesional responsable de la planeacin,
organizacin, direccin y control de todos los procesos administrativos de la
empresa. Adems es responsable del mantenimiento de la fluidez y equilibrio
financiero de la Empresa.
Ubicacin Jerrquica: La posicin depende jerrquicamente de los Socios
Mayoritarios y tiene a su cargo los departamentos: Contable y Operativo.

Contador:
Definicin del Puesto: Profesional responsable de la administracin del
sistema contable de la empresa, cuya funcin principal es proveer informacin
financiera til, objetiva, veraz, confiable, oportuna y relevante, para el
seguimiento y control de los ingresos de recursos financieros (fondos), de la
ejecucin de gastos de los proyectos administrados por la Gerencia y de la
presentacin de los Estados Financieros.
Ubicacin Jerrquica: La posicin Jerrquica depende de la Gerencia
Administrativa y tiene a su cargo al Cajero.
Cajero
Descripcin y perfil del puesto
Profesional o tcnico especializado en la recaudacin, administracin de los
fondos y recursos financieros, especficamente en lo relativo al pago de
47


compromisos y a la recaudacin de todos los ingresos y al manejo de las
cuentas bancarias de la estacin.
Ubicacin Jerrquica: La posicin jerrquica depende de la Gerencia
Administrativa y no dispone de ningn cargo bajo su responsabilidad.

Jefe Operativo
Definicin y perfil del Puesto: Profesional responsable de las siguientes
actividades operativas:
Funcin logstica: mediante el cual se realiza el proceso de provisin y
abastecimiento del producto necesario para el funcionamiento de la empresa,
utilizando mtodo de inventarios. (Combustible).
Funcin de mantenimiento: inspeccin sistemtica de todos los equipos e
instalaciones a fin de realizar los mantenimientos preventivos y correctivos, y de
esta manera evitar roturas y desgastes, que ocasionen paradas innecesarias,
que aumentan los costos y reduzcan la utilidad.
Funcin Operativa: mantener todos los registros adecuados de las actividades
que se realizan en su operatividad.
Ubicacin Jerrquica: La posicin jerrquica depende de la Gerencia
Administrativa y tiene a su cargo a los despachadores, personal de facturacin,
limpieza, guardias y choferes de transportacin.
Supervisor
Definicin y perfil del puesto: Profesional con experiencia en supervisin y
control, responsable de todas las actividades operativas.
Funcin de mantenimiento.- Inspeccin sistemtica de todos los equipos e
instalaciones a fin de reportar al Jefe Operativo de todos los mantenimientos
preventivos y correctivos a realizarse en la Estacin.
Funcin Administrativa.- Mantener en la carpeta de Auditoria todos los
registros actualizados y los documentos que respalden la operatividad de pista.
Ubicacin jerrquica: La ubicacin depende jerrquicamente del Jefe
Operativo y tiene a su cargo la supervisin del personal de despacho,
facturacin, choferes, limpieza y guardiana.
48


Despachador
Definicin y perfil del puesto: Personal con experiencia en despacho y
atencin al cliente, ttulo de bachiller y conocimientos bsicos de computacin.
Funciones Operativas:
Despachar correctamente el Combustible.
Entrega de facturas a todos los clientes.
Custodia de todos los documentos que respaldan su actividad diaria, Notas de
Ventas, Vouchers, Vales, Cheques y otros.
Ubicacin jerrquica:La ubicacin depende jerrquicamente del Supervisor y
no depende de ningn cargo bajo su responsabilidad.

Por otro lado, en cuanto al desarrollo de otras actividades que involucra el
desempeo y el funcionar de una Estacin de Servicio, tenemos los siguientes
controles y procedimiento que se realizan comnmente en las estaciones de
servicios:
2.9 Controles de recepcin y despacho de combustible procedimiento
actual para la recepcin de combustible

Procedimiento para el tanquero:
a. Realizar la inspeccin visual del estado fsico del tanquero, que incluye lo
siguiente:
b. Certificado y Varilla de Calibracin actualizados. Verificar el largo de la
varilla que consta en el certificado.
c. Revisar que en el fondo del tanquero, haya una platina de aforo (debe estar
fija).
d. Verificar que el tanquero no tenga deformaciones.
e. El tubo gua debe estar lo ms fijo posible y no tener movimiento.
f. La tubera, vlvulas y dems accesorios de entrada / salida del producto, no
deben tener fugas y deben hacer un cierre hermtico.
g. El tanquero debe estacionarse en una plataforma lo ms plana posible.
49


h. Con la varilla medir el combustible de cada compartimiento, luego de un
tiempo prudencial de reposo del producto. La medida efectuada debe ser
acorde, con las seales indicadas en la varilla para cada compartimiento.
i. Determinar y registrar el volumen final.
2.10 Procedimiento para la recepcin de las facturas y guas de
transportacin.
Verificar que la gua coincida con la factura en:
a. Nmero de gua.
b. Fecha y hora de facturacin, y fecha y hora de despacho del combustible
coincidan con la fecha de descarga del combustible en nuestro patio de
operaciones.
c. Que el tipo de combustible facturado sea el mismo que el despachado.
e. Distribucin de los compartimientos.
f. Verificacin de sellos.
g. registrar en la factura firma de verificacin, hora de descarga y fecha.
Procedimiento en el tanque.
Medir y registrar el volumen inicial en el tanque que recibir producto del
tanquero.
Antes de la transferencia del volumen del tanquero al tanque estacionario, aislar
el tanque de almacenamiento, es decir, cerrar todas las vlvulas de salida de
producto del tanque.
Preparar todo el equipo requerido para proceder con la transferencia del
producto desde el tanquero hacia el tanque (mangueras, acoples,
baldes).Empezar a transferir el producto del tanquero al tanque estacionario
tratando en lo posible de que todo el volumen del tanquero se transfiera al
tanque, que no quede remanentes en el tanquero, ni en la lnea de descarga.
Solicitar al transportista de turno el movimiento de su vehculo, por lo menos de
50


dos veces o ms si es necesario, para que no queden remanentes en el
tanquero. Una vez finalizada la transferencia, medir y registrar el volumen final
en el tanque que recibi el producto.
Al ingresar el tanquero a la isla de descarga, se debe proceder apagarlo y
frenar el vehculo calzarlo en ambos sentidos, con tacos de madera, retirar la
llave del contrato y depositarla en un lugar adecuado, retirar las seguridades
que deben existir en las bocas de la recepcin de los combustibles y conectar
las mangueras. La conexin de las mangueras, con las bocas del tanquero se
debe efectuar con las herramientas apropiadas.
Antes de iniciar las operaciones de trasvase, se debe comprobar que no existan
alrededor de la zona fuego abierto o vehculos con el motor encendido.
Se debe conectar el cable puesta a tierra, asegurndose del buen contacto
elctrico del mismo.
Finalizada la operacin de trasiego, se deben cerrar todas las vlvulas del
tanquero, se debe comprobar tanques vacos y se debe desconectar el cable a
tierra.
Comparar los volmenes del tanque y tanquero para determinar el un rango de
aceptabilidad en la operacin.
Guardar todos los materiales e instrumentos utilizados para la descarga de
combustible en el cuarto de mquinas, as como, colocar las mangueras en la
parte posterior de la zona de descarga, esto se aplicara para todos los turnos.
Si mientras se realiza la operacin de descarga se produjera una tormenta
elctrica, esta operacin debe ser suspendida inmediatamente.






51


CONTROLES PARA EL TRASVASE DE COMBUSTIBLE




2.10 Controles para el despacho de combustible
El personal encargado del despacho de combustible, es el principal responsable
de esta actividad, los principales controles para verificar y garantizar la cantidad
exacta de combustible despachado, estn principalmente relacionados con el
aspecto tecnolgico y adems supervisado por los entes de control.

La Direccin Nacional de Hidrocarburos, es la entidad gubernamental
responsable de colocar en cada mquina dispensadora de combustible los
sellos que garantizan la calibracin de los dispensadores en cuanto a precio y
cantidad exacta, dichos sellos de seguridad no deben ser retirados por ningn
concepto del dispensador, salvo por el personal de la DNH.
52


Adems el control para el despacho de combustible se lo hace mediante los
sistemas tecnolgicos que controlan el volumen de venta por manguera,
mecanismo que no es usual y estandarizado para la totalidad de las estaciones
distribuidoras de combustible, sino para aquellas que disponen nicamente de
este tipo de sistema. No obstante lo sealado a continuacin se describe en
forma general las actividades y pasos secuenciales que se aplican en este
punto:
El sistema de control de venta de combustible est conectado mediante una
consola de control con todos los surtidores de una estacin de servicio, el
sistema registra todas las ventas realizadas por cada uno de las mangueras de
cada dispensador de combustible. Es decir al momento en que se levanta una
pistola, el sistema toma los datos de la venta tanto en galones de combustible
como en dinero, y adems una vez finalizada el despacho de combustible en el
automotor y al colocar de nuevo la pistola en el dispensador se genera
automticamente la emisin del comprobante de venta, lo que garantiza que el
cliente est recibiendo la cantidad justa por la que est pagando.

Formas de cobro
Las formas de cobro que ofrecen las estaciones de servicio a sus clientes son
las siguientes:
Pago en Efectivo
Pago con tarjetas de crdito
Pago con vales de clientes prepago (cheques)
Pago con vales de crdito

Mecanismos de atencin al cliente
Como mecanismos adicionales que ofrecen las estaciones de servicio de
atencin al cliente y otros servicios que ofrecen son:
Cajeros Automticos
Promociones por consumo de combustible
Minimarket
53


Farmacia
TecniCentro

2.11 Estructura Orgnica y Posicional






ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL



El transporte de combustible es proporcionado a travs de tanquero propio.





54










Organigrama Posicional











55





2.12 Identificacin de procesos por rea


PROCESOS LUDAZAMCOR S.A.

PROCESOS
TIPO DE PROCESOS
Gobernante Bsico Habilitante
JUNTA DE ACCIONISTAS
Junta Ordinaria de Accionistas X
GERENCIA GENERAL
Controlar los procesos administrativos de la
empresa. X
Planificacin anual y presupuesto. X
Desarrollar un plan de trabajo y programa de
accin. X
Gestin en la toma de decisiones gerenciales. X
COMPRAS Y LOGISTICA
Determinar inventarios fsicos de combustibles
en tanques. X
Determinar la cantidad de combustibles a
solicitar. X
Generar autorizaciones electrnicas para
facturacin. X
Realizar el pedido de combustible al
transportista. X
Verificar facturas de compra. X
ALMACENAMIENTO DE COMBUSTIBLE
56


Ingreso de auto tanque al rea de descarga. X
Preparacin de equipos y herramientas para la
descarga. X
Recepcin de facturas y de guas de remisin. X
Realizar la inspeccin visual del auto tanque. X
Muestreo fsico inicial en tanques estacionarios. X
Descarga de combustibles. X
Realizar muestreo fsico final en tanques
estacionarios. X
Comparar volmenes del tanque y auto tanque. X
COMERCIALIZACION
Recibir y atender al cliente. X
Realizar la venta del combustible requerido X
Cobrar el valor por la venta realizada. X
Entregar comprobante de venta respectivo. X
GESTIN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA
Administracin del Recurso Humano. X
Medio Ambiente. X
Trmites y documentacin. X
Capacitacin. X
Control de turnos de despacho. X
Control de cierre de caja. X
Control de inventario. X
Adquisiciones de suministros, materiales,
equipos y repuestos. X
Aplicacin de herramientas, mecanismos y
normas de Seguridad Industrial. X
Control de operatividad de la E/S X
GESTION FINANCIERA
Registro contable de compras y ventas. X
57


Facturacin y control de egresos y gastos. X
Administracin de caja. X
Presentacin de Estados Financieros. X
GESTIN TECNOLGICA
Mantenimiento de maquinaria y equipos
dispensadores. X
Mantenimiento de software y hardware. X
Mantenimiento de equipos de computacin. X
INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO
Mantenimiento de diferentes equipos. X
Mantenimiento de edificacin. X
Mantenimiento de las inspecciones. X

2.13 Manual de funciones, Responsabilidades y Competencias
Gerente General

Puesto: Gerente General
Cdigo: GG-1
rea: Gerencia General
Lugar: Manta
Direccin: Av. Circunvalacin sn y Tramo I
Personal a su cargo: Jefe Operativo y contador

Misin del puesto: Planificar, organizar, dirigir y controlar todos los procesos
administrativos de la empresa, adems es el responsable del mantenimiento del
equilibrio financiero de la empresa.
Funciones:
a. Establecer instrumentos de gestin que permitan administrar de forma
eficiente la E/S LUDAZAMCOR S.A.
b. Desarrollar un plan de trabajo y programa de accin
58


c. Responder eficiente y oportunamente ante todas las operaciones que se
presentan en la empresa
d. Tomar decisiones gerenciales
Perfil intelectual del puesto:
a. Instruccin nivel pregrado y/o post grado Titulo en Administracin de
empresas, Economa o Finanzas, e ingeniero en Minas y Petrleos y otras
afines
b. Cursos en Manejo de Recursos Humanos, Planificacin Estratgica, Derecho
laboral y Tcnicas Gerenciales
c. Mnimo dos aos de experiencia en cargos similares.

Responsabilidades:
a. Tendr la responsabilidad de coordinar las funciones con la Presidencia
Ejecutiva, adems de planificar y controlar las actividades de todo el personal
de la E/S.
b. Tendr la responsabilidad de mantener al da toda la documentacin de
funcionamiento y permisos de la E/S, as como tramitar los mismos en las
diferentes entidades de control

Condiciones de trabajo:
El trabajo se lleva a cabo en un ambiente de oficina, en el que se mantiene
comunicacin con las reas de administracin operativa y contabilidad con
quienes debe coordinar su trabajo para tomar decisiones.
Jefe operativo
Puesto: Jefe operativo
Cdigo: JOP-1
rea: Administracin operativa
Lugar: Manta
Direccin: Av. Circunvalacin sn y Tramo I
Personal a su cargo: Supervisores Y Despachadores
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Misin del puesto: Coordinar y controlar la operatividad y funcionamiento de la
E/S, mediante el proceso de abastecimiento de combustible, inspeccin
sistemtica de los equipos e instalaciones y registro de las actividades que se
realizan en su operatividad.
Funciones:
a. Preveer el stock mnimo y mximo de combustibles para satisfacer los
requerimientos de los clientes
b. Determinar la cantidad de combustible a solicitar
c. Elaborar un plan de capacitacin de acuerdo a las necesidades de los
empleados de la E/S.
d. Velar por el bienestar integral y eventuales riesgos de trabajo del personal de
E/S en la ejecucin de sus operaciones.
e. Coordinar los diferentes programas de capacitacin que se requiera en la
empresa
f. Aplicar las Herramientas, mecanismos y normas de Seguridad Industrial y
ocupacional

Perfil intelectual del puesto:
a. Instruccin nivel pregrado. Ttulo en Administracin de empresas, o Ingeniero
Industrial.
b. Cursos en Recursos Humanos, Planificacin Estratgica, Finanzas, Primeros
Auxilios, Seguridad Industrial, Manejo ambiental y eventos especficos a la
funcin, normativa tributaria, hidrocarburferas y ambiental
c. Mnimo un ao de experiencia en cargos similares

Responsabilidades:
Tendr la responsabilidad de coordinar las funciones con la Gerencia General y
Supervisin, adems es responsable de la provisin y abastecimiento de
60


combustible, y tambin de comunicar la realizacin del mantenimiento
preventivo y correctivo de equipos e infraestructura de la empresa
Condiciones de trabajo:
El trabajo se lleva a cabo en un ambiente de oficina y tambin en la pista de
despacho. Se mantiene comunicacin con las reas de supervisin,
contabilidad, caja, sistemas, con quienes debe coordinar su trabajo y
requerimientos especiales.

Jefe de sistemas
Puesto: Jefe de Sistemas
Cdigo: JSIS-1
rea: Tecnologa y sistemas
Lugar: Manta
Direccin: Av. Circunvalacin sn y Tramo I
Personal a su cargo: Trabaja en coordinacin con tcnicos externos de los
equipos y sistemas
Misin del puesto: Evaluacin y control de los sistemas informticos en cuanto
al soporte de hardware y software, as como las diferentes aplicaciones de las
actividades administrativas y operativas de la E/S.
Funciones: Prevenir y corregir los problemas en los diversos sistemas de la
E/S LUDAZAMCOR S.A.
Dar mantenimiento preventivo y correctivo de software y hardware
Trabajar conjuntamente con todas las reas para lograr una correcta
operatividad de la estacin
Coordinar soporte y mantenimiento de equipos y sistemas con los tcnicos
externos especializados en cada sistema
Perfil intelectual del puesto: Instruccin nivel pregrado de preferencia
Ingeniera en Sistemas o carreras afines.
Cursos de desarrollo de aplicaciones, administracin de redes y
telecomunicaciones. Administracin de base de datos, relacin de servicio con
usuarios, mnimo un ao de experiencia en cargos similares.
61


Responsabilidades:
Tendr la responsabilidad del uso y manejo de los equipos y del mantenimiento
de los mismos, ser responsable ante cualquier inconveniente que los sistemas
puedan causar sobre la informacin que se maneja en la E/S.
Condiciones de trabajo:
El trabajo se lleva a cabo en un ambiente de oficina y tambin en la pista de
despacho y cuarto de mquinas. Se mantiene comunicacin con todas las
reas de la empresa, con quienes debe coordinar su trabajo y requerimientos
especiales.

Contador
Puesto: Contador
Cdigo: CONT-1
rea: Contabilidad
Lugar: Manta
Direccin: Av. Circunvalacin sn y Tramo I
Personal a su cargo: Asistente de contabilidad, Cajero, Asistente de caja
Misin del puesto: Proveer informacin financiera til, objetiva, veraz,
confiable, oportuna y relevante, para el seguimiento y control de los ingresos de
recursos financieros, de la ejecucin de gastos de los proyectos administrados
por la Gerencia y de la presentacin de los Estados Financieros
Funciones: Llevar un registro contable adecuado para el anlisis financiero que
permita identificar los costos, utilidades y pagos a los proveedores de los
distintos bienes, as como la retencin y pago de impuestos.
Registro contable de compras y ventas.
Administrar de forma eficiente el sistema contable de la empresa para obtener
informacin financiera actualizada y oportuna de manera que se pueda realizar
un correcto anlisis financiero. Administracin del sistema contable de la
empresa.
Perfil intelectual del puesto:
62


Instruccin superior de preferencia Licenciado (a) en Contabilidad y Auditora,
Administracin de empresas, Economa y Finanzas
Cursos de programas contables, ley tributaria actualizada, impuestos,
contabilidad general, evaluacin de proyectos, Normas internacionales
contables y financieras, mnimo un ao de experiencia en cargos similares
Responsabilidades: Manejo de equipos y materiales de oficina, ejercer sus
funciones, actividades y tareas asignadas, bajo la normativa y reglamentos
vigentes en la empresa, tendr la responsabilidad de asesorar y coordinar las
funciones con su jefe inmediato, manteniendo ingresado en el sistema
informacin actualizada y veraz, ejecutando estados financieros, anexos
puntualmente a nivel interno y externo.

Condiciones de trabajo:
El trabajo se lleva a cabo en un ambiente de oficina. Se mantiene comunicacin
con gerencia general y caja con quienes debe tener una relacin cordial y firme
para coordinar su trabajo y toma de decisiones
Asistente de contabilidad
Puesto: Asistente de contabilidad
Cdigo: A CONT-1
rea: Contabilidad
Lugar: Manta
Direccin: Av. Circunvalacin sn y tramo I
Personal a su cargo: Ninguno

Misin del puesto: Ejecutar y coordinar las actividades, registro de los
movimientos y operaciones contables de la empresa, elaborar y presentar
informes a la Presidencia Ejecutiva en lo referente a los aspectos contables y
financieros de la empresa.

Funciones:
63


Asistir en la elaboracin, registro y control de estados financieros, anexos
exigidos por la ley y directivos de la empresa para obtener informacin
financiera oportuna.
Registro contable de compras y ventas.
Llevar un registro actualizado del archivo de documentos que soportan el
proceso contable.
Crear, mantener y actualizar un archivo donde se ordenen secuencialmente
todos los documentos concernientes a egresos, ingresos, depsitos,
transacciones y otros entregados por las distintas reas de la organizacin.
Perfil intelectual del puesto:
Instruccin media de preferencia Bachiller en Contabilidad y Auditora.
Cursos de programas contables, ley tributaria actualizada, impuestos,
contabilidad general.
Mnimo un ao de experiencia en cargos similares.
Responsabilidades:
Manejo de equipos y materiales de oficina, ejercer sus funciones, actividades y
tareas asignadas, bajo la normativa y reglamentos vigentes en la empresa
Condiciones de trabajo:
El trabajo se lleva a cabo en un ambiente de oficina.

Cajero
Puesto: Cajero
Cdigo: CJ-1
rea: Caja
Lugar: Manta
Direccin: Av. Circunvalacin sn y Tramo I
Personal a su cargo: Asistente de caja
Misin del puesto:
64


Su misin es la recaudacin, administracin de los fondos y recursos
financieros, especficamente en lo relativo al pago de compromisos y a la
recaudacin de todos los ingresos y al manejo de las cuentas bancarias de la
estacin.
Funciones:
a. Verificar y cuadrar los montos de los valores entregados por cada
despachador en el turno y efectuar los depsitos diarios en la respectiva cuenta
bancaria a travs de la empresa transportista de valores
b. Administracin de caja
c. Llevar al da las cuentas bancarias de la empresa, conociendo las diferentes
transacciones y depsitos, ingresos o egresos.
d. Manejo de cuentas bancarias de la empresa.

Perfil intelectual del puesto:
a. Instruccin superior de preferencia Titulo en Contabilidad o Tcnico en
Finanzas.
b. Cursos de programas contables, cajero, contabilidad general, tesorera.
c. Mnimo un ao de experiencia en cargos similares.
Responsabilidades: Sera responsable del constante manejo de equipos y
materiales de oficina, ejercer sus funciones, actividades y tareas asignadas,
bajo la normativa y reglamentos vigentes en la empresa.
Condiciones de trabajo: El trabajo se lleva a cabo en un ambiente de oficina.
Debe coordinar su trabajo con el asistente de caja y Contador.

Supervisor
Puesto: Supervisor
Cdigo: SUP-1
rea: Supervisin
Lugar: Manta
65


Direccin: Av. Circunvalacin sn y Tramo I
Personal a su cargo: Despachadores, Guardias de Seguridad, Facturadores,
Personal de limpieza.
Misin del puesto: Cumplir funciones operativas en cuanto a la inspeccin
sistemtica de equipos e instalaciones, a fin de reportar al Jefe Operativo todos
los mantenimientos preventivos y correctivos que se deban realizar adems
debe mantener todos los documentos que respalden la operatividad de la
estacin.
Funciones:
a. Controlar el destino del combustible, recepcin y verificacin correcta del
mismo
b. Recepcin de facturas de compra y guas de remisin
c. Lograr que la E/S siempre est operativa dando un mantenimiento preventivo
a equipos e infraestructura
d. Control de la operatividad de la estacin
e. Precautelar la seguridad de todo el personal (empleados y clientes) y
satisfacer los Descarga de combustible
f. Aplicar los lineamientos generales y la normativa ambiental determinada por
el organismo de control a fin de atenuar el posible impacto ambiental que se
pueda producir
g. Cumplimiento del plan de manejo ambiental.
Perfil intelectual del puesto:
a. Instruccin superior. Tcnico en Seguridad Industrial o carreras a fines
b. Cursos de relaciones pblicas, primeros auxilios, Manejo ambiental y eventos
especficos a la funcin, normativa tributaria, hidrocarburferas y ambiental
c. Mnimo tres aos de experiencia como despachador
Responsabilidades:
66


Sera responsable del constante manejo de equipos, materiales de oficina y
repuestos y accesorios de pista, ejercer sus funciones, actividades y tareas
asignadas, bajo la normativa y reglamentos vigentes en la empresa.
Condiciones de trabajo:
El trabajo se lleva a cabo en la pista de despacho, rea de descarga y oficina.
Debe coordinar su trabajo con Jefe Operativo.

Despachador
Puesto: Despachador
Cdigo: DES -1
rea: Despacho
Lugar: Manta
Direccin: Av. Circunvalacin sn y Tramo I
Personal a su cargo: Ninguno
Misin del puesto: Brindar al cliente un servicio de calidad, basado en criterios
de interrelaciones personales, amabilidad, agilidad, eficiencia e
intercomunicacin permanente con el supervisor y jefe operativo segn sea el
caso.
Funciones:
a. Brindar al cliente un buen servicio en trminos de oportunidad, cantidad y
relaciones interpersonales.
b. Recibir y atender al cliente en el menor tiempo y con la oportunidad que el
caso amerita.
c. Elaborar el reporte de caja, detallando el efectivo recibido, Tarjetas de
Crdito, Cheques, Vales, otros, a travs del sistema automatizado Full Control.
d. Cuadre de Caja.
Perfil intelectual del puesto:
a. Instruccin media de preferencia Bachillerato en ciencias bsicas o sociales
b. Cursos de relaciones pblicas, primeros auxilios, Manejo ambiental y eventos
especficos a la funcin.
67


c. Mnimo tres aos de experiencia como despachador.
Responsabilidades: Sera responsable del constante manejo de equipos
dispensadores, ejercer sus funciones, actividades y tareas asignadas, bajo la
normativa y reglamentos vigentes en la empresa. Adems es responsable de la
custodia de dinero en efectivo y documentos financieros.
Condiciones de trabajo:
El trabajo se lleva a cabo en la pista de despacho. Debe coordinar su trabajo
con Supervisor y Jefe Operativo
Personal de limpieza
Puesto: Personal de limpieza
Cdigo: PLIMP -1
rea: Limpieza
Lugar: Manta
Direccin: Av. Circunvalacin sn y Tramo I
Personal a su cargo: Ninguno
Misin del puesto: Colaborar con el mantenimiento de las instalaciones de la
E/S, de manera que siempre estn limpias y en buen estado para que todos los
clientes se sientan satisfechos con la imagen de la E/S

Funciones:
a. Preservar la imagen de la empresa en ptimas condiciones, en cuanto al
mantenimiento y limpieza de oficinas, jardines y servicios higinicos.
b. Mantenimiento de las instalaciones de la empresa

Perfil intelectual del puesto:
a. Instruccin media de preferencia Bachillerato en ciencias bsicas o sociales
b. Cursos de relaciones pblicas, primeros auxilios, Manejo ambiental y eventos
especficos a la funcin.
c. Mnimo tres aos de experiencia como despachador

68


Responsabilidades:
Sera responsable del constante manejo de insumos de limpieza, as como
tambin del control, conservacin y limpieza del material a su cargo. Sera
responsable de ejercer sus funciones, actividades y tareas asignadas, bajo la
normativa y reglamentos vigentes en la empresa.
Condiciones de trabajo:
El trabajo se lleva a cabo en la pista de despacho, servicios higinicos, rea de
descarga, cuarto de mquinas y oficinas. Debe coordinar su trabajo con
Supervisor
Facturador
Puesto: Facturador
Cdigo: FACT -1
rea: Facturacin
Lugar: Manta
Direccin: Av. Circunvalacin sn y Tramo I
Personal a su cargo: Ninguno
Misin del puesto: Atender amablemente a los clientes que requieran facturas
de compra, de manera que no se produzcan inconvenientes con entes de
control y as apoyar al cumplimiento de las normativas tributarias
Funciones:
Cumplir con los requerimientos bsicos del SRI, mediante la entrega de facturas
de compra a usuario y clientes
Entrega de facturas a usuarios y clientes.
Perfil intelectual del puesto:
Estudiante de nivel tecnolgico y/o universitario.
Cursos de relaciones pblicas, atencin al cliente.
Mnimo seis meses de experiencia.
Responsabilidades:
Sera responsable del constante manejo de computador, impresora, rollos de
facturas numerados. Sera responsable del registro de numeracin de facturas
69


segn su uso, adems de ejercer sus funciones, actividades y tareas
asignadas, bajo la normativa y reglamentos vigentes en la empresa
Condiciones de trabajo:
El trabajo se lleva a cabo en la pista de despacho. Debe coordinar su trabajo
con Supervisor y Contador.
Guardia de Seguridad
Puesto: Guardia de Seguridad
Cdigo: GSEG-1
rea: Seguridad
Lugar: Manta
Direccin: Av. Circunvalacin sn y Tramo I
Personal a su cargo: Ninguno
Misin del puesto: Velar por la seguridad e integridad del personal de la E/S
as como tambin de las instalaciones.

Funciones:
Mantener la integridad de las personal, de manera que se evite agresiones por
parte de antisociales hacia todos los trabajadores de la empresa.
Prever conatos de robo u otro acto delictivo o de seguridad para la empresa y
salvaguardar las instalaciones y equipos de la empresa.

Perfil intelectual del puesto:
Instruccin media. Ttulo de Bachiller
Capacitacin en tcnicas y mtodos de seguridad y vigilancia.
Mnimo dos aos de experiencia como guardia de seguridad.
Responsabilidades:
Sera responsable del constante manejo de armas de seguridad, ejercer sus
funciones, actividades y tareas asignadas, bajo la normativa y reglamentos
vigentes en la empresa. Adems apoyar en la proteccin del dinero y papeles
financieros de la empresa.
70


Condiciones de trabajo:
El trabajo se lleva a cabo en todas las instalaciones de la E/S. Debe coordinar
su trabajo con Supervisor, Jefe Operativo y Gerente General.

2.14 Manual de procedimientos para el control de inventarios
2.14.1 Procedimiento de compra de combustible.

Responsable Actividad Doc.
Trabajo
NO.de docs.
Jefe Operativo
Verificar el inventario fsico
existente en los patios de
descarga de la Gasolinera y
mantener el debido registro
actualizado

Kardex
Tanques
Original/copias
Gerente
Calcular Punto de Re Orden para
compra de Combustible

Kardex Original/copias
Supervisor
Verificar que los datos obtenidos
en el clculo del Punto de Re
orden sea el correcto.


Jefe Operativo
Comparar que los datos del
inventario existente sea menor o
igual al Punto de Re Orden

Kardex Original/copias
Supervisor
Realizar Orden de Pedido

Orden
de
pedido
Original/copias
Contador
Verificar la secuencia y pre
numeracin de las rdenes de
Orden
de
Original
71


Pedido

pedido
Supervisor
Entregar Orden de Pedido a
Departamento de Compras

Orden
de
pedido
Original/copias
Jefe Operativo
Comunicar con la
Comercializadora para realizar la
Orden de Pedido

Orden
de
pedido
Original/copias
Jefe Operativo
Entrega Orden de Compra a
Comercializadora para la emisin
de la Factura

Orden
de
pedido
Original
Contador
Revisar si el proveedor realiza la
emisin de Factura

Factura Original/copias
Contador
Solicitar la factura emitida por la
Comercializadora

Factura Original/copias
Contador
Receptar la Factura

Factura Original/copias
Auxiliar de
contabilidad
Revisar que lo facturado por el
proveedor concuerde con la Orden
de Pedido

Factura/
orden
de
pedido
Original
Contador
Comunicar con Primax por la
Compra

Factura
Transporte
Transportar el Combustible desde
Primax hacia la Gasolinera

Factura Copia
72


Transporte
Descarga del combustible en los
patios de descarga de la
gasolinera

Factura Original/copias
Contador
Emitir el cheque para pago de la
compra del combustible.

Factura/
cheque
Original
Gerente
Revisin y Firma del Cheque

Factura,
cheque.
Egresos
de
bancos
Original
Contador
Depositar cheque en la Institucin
Financiera asignada

Cheque,
papeleta
de
depsito
.
Original
Institucin
Financiera
Pagar a PRIMAX

Papelet
a de
Depsit
o
Copia

73



FLUJOGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS
74



GASOLINERA LUDAZAMCOR S.A. FECHA:
enero
2014
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE COMBUSTIBLE
REA DE VENTAS
AREA RESPONSABLE: ADMINISTRACIN GENERAL

PRPOSITO

Describir las actividades y parmetros que se utilizan para realizar la compra
del objetivo principal de la empresa que es el combustible.

Controlar y fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la
Gasolinera LUDAZAMCOR S.A.
Para lograr el cumplimiento de los objetivos estratgicos.

ALCANCE:
Este procedimiento empieza desde la verificacin del inventario fsico hasta el
pago al proveedor correspondiente.

POLITICAS:

Se debe realizar verificaciones fsicas del inventario cada 24 horas.
Llamar de manera inmediata al proveedor luego de recibir el reporte de la
inspeccin fsica del inventario.
Revisar la Orden de Pedido.
El ingreso del combustible a las instalaciones no se realizar si no existe una
previa revisin por parte del personal encargado.
Los tanques de transporte deben poseer las condiciones adecuadas para el
transporte del combustible.
El pago del combustible debe realizarse hasta 72 horas subsiguiente a la
75


recepcin de la factura.
Revisar los tanques de descarga garantizando que posean las condiciones
exigidas para el mantenimiento del combustible.
Debe existir una correcta segregacin de funciones con las personas
involucradas en este proceso de acuerdo al respectivo manual, es decir no
podrn realizar todas las actividades una sola persona sin el debido control y
supervisin de sus superiores.


FECHA DE EMISION: REALIZADO POR:
ENERO 2014 ING. Mara Elena Macas Ruiz
76


2.14.2. Procedimiento de almacenamiento y control de inventario.




GASOLINERA LUDAZAMCOR S.A. FECHA:
enero
2014
PROCEDIMIENTO
ALMACENACENAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIO
AREA DE VENTA
AREA RESPONSABLE: ADMINISTRACIN GENERAL

PRPOSITO
Desarrollar un mtodo para planear de manera exhaustiva y metdicamente
todas las actividades de Almacenamiento y control d de la Gasolinera
LUDAZAMCOR S.A. , en un periodo determinado.

Responsable Actividad Doc. Trabajo No. De docs.
Transporte
Transportar el combustible
desde las instalaciones del
proveedor hasta los patios de
descarga de la Gasolinera
Factura Original/Copia
Supervisor
Revisar el transporte de
Combustible
Orden de
pedido
factura
Original/Copia
Jefe de
Supervisin
Verificar si la cantidad
transportada es igual a la
solicitada con la varilla especial.
Orden de
pedido
factura
Original/Copia
Jefe de
Supervisin
Firmas de responsabilidad de
aceptacin e ingreso del
combustible.
Comprobante
de ingreso a
bodega
Original/Copia
77


Controlar y fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la
Gasolinera LUDAZAMCOR S.A.

ALCANCE:
Este procedimiento empieza desde la compra, facturacin y entrega del
combustible por parte del proveedor hasta el transporte a las instalaciones de la
Gasolinera LUDAZAMCOR S.A. para el perodo determinado.

POLITICAS:
Para el cumplimiento eficiente y eficaz del sistema de control interno y la
gestin debe acatarse al reglamento interno vigente de la empresa.
La cantidad transportada de combustible debe ser verificada de inmediato con
relacin a la factura entregada por el proveedor.
Calcular punto de re-orden de combustible para el abastecimiento del mismo.
Debe existir una correcta segregacin de funciones con las personas
involucradas en este proceso de acuerdo al respectivo manual, es decir no
podrn realizar todas las actividades una sola persona sin el debido control y
supervisin de sus superiores.

FECHA DE EMISION: REALIZADO POR:
ENERO 2014 ING. Mara Elena Macas Ruiz










78



FLUJO DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIO














79


2.14.3 Procedimiento de Venta de combustible

Responsable Actividad
Doc.
Trabajo/observacin
No. De docs.
Despachador
Colocar el contador de
combustible a cero
Contador de
combustible
Original
Despachador
Cargar el combustible
solicitado por el cliente en
el vehculo

Despachador
Consultar al cliente sobre
la facturacin (Cliente
Normal)
Sistema de facturacin Original/copia
Despachador
Anular la Factura a
Consumidor Final
Sistema de facturacin Original/copia
Supervisor
Verificar que la factura
otorgada por el sistema
sea la correcta
Factura Original/copia
Despachador
Generar Factura con datos
a Clientes
Factura Original/copia
Despachador
Cobro de Combustibles en
efectivo o tarjeta
Factura Original
Supervisor
Comprobar que la cantidad
vendida es igual a la que
registra el inventario








80


GASOLINERA LUDAZAMCOR S.A. FECHA:
enero
2014
PROCEDIMIENTO
VENTA DE COMBUSTIBLE
REA DE VENTAS
AREA RESPONSABLE: ADMINISTRACIN GENERAL

PRPOSITO

Establecer procedimientos que permitan custodiar y coordinar las ventas que se
realizan en las instalaciones de LUDAZAMCOR S.A.

ALCANCE:
Este procedimiento empieza desde el ingreso del cliente a las instalaciones de
la gasolinera, hasta la facturacin del consumo del combustible.

POLITICAS:

Se debe verificar que el contador del combustible este en cero.
Preguntar al cliente datos para la correspondiente factura.
Si el pago es con cheque pedir autorizacin a administracin antes de
confirmar.
Imprimir dos ejemplares de la factura, la original es para el cliente y la copia
para la gasolinera.
Debe existir una correcta segregacin de funciones con las personas
involucradas proceso de acuerdo al respectivo manual.


FECHA DE EMISION: REALIZADO POR:
ENERO 2014 ING. Mara Elena Macas Ruiz


81


FLUJOGRAMA DE VENTA DE COMBUSTIBLE














82


MAPA DE PROCESOS






























Convenio con
Primax
Certificado de la
Direccin Nacional de
Permisos
Municipales
Permisos de
Cuerpo de
Gestin
Administrativa
Gestin Financiera Gestin Tecnolgica Infraestructura y
Mantenimiento
83


CAPITULO III

3. VALIDACIN DEL MANUAL DE GESTIN Y PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE INVENTARIOS DE COMBUSTIBLE DE LA EMPRESA
LUDAZAMCOR S.A.

3.1 Valoracin del sistema mediante el criterio de expertos
La validacin dada por los especialistas nos admiti garantizar la eficacia del
Manual de Gestin y Procedimiento para el control de inventario de la
Gasolinera LUDAZAMCOR S.A..

Se parti de explicar dos importantes concepciones de expertos sobre el
Manual de gestin y Procedimiento del control de inventarios a fin de
fundamentar la investigacin.

Manual de Procedimiento

Terry George, Un registro inscrito de informacin e instrucciones que
conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de
un empleado en una empresa.

Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o
instrucciones sobre historia, organizacin poltica y procedimientos de una
empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecucin del trabajo.

El Ingeniero Augusto Delgado, inspector PRIMAX analiza que el encargado de
la pista tiene la responsabilidad del control de los trabajadores, en relacin a
que ellos presten el servicio de acuerdo a los estndares de calidad requeridos
por las compaas petroleras, adems algunas actividades las realizan en
conjunto, como la toma de medidas del inventario en los tanques subterrneos
de combustibles, toma de numeracin de los contadores de las bombas de
84


despacho a la hora de hacer cortes entre otras, por lo tanto valida el manual de
gestin y procedimientos a fin de que se lleven la ruta de actividades
adecuadas.

En el sector de estacin de servicios existen falencias en cuanto a la deteccin
de prdida de combustible por eso el Dr. Vicente Jaramillo encargado de la
calibracin de combustibles Primax sostiene que dicho manual permitir el uso
adecuado de tomas de medidas y control del despacho del combustible cuanto
se sufre evaporacin a temperaturas ambientales y su almacenamiento debe
mantenerse bajo control evitndose de esta manera que exista una significativa
prdida.

Ulises Caroflis no se efecta correctamente la posibilidad de tener problemas
de abastecimiento o mayores costos es muy alta, es por esto que
permanentemente se deben estar revisando los normas para su manejo, siendo
conscientes de que estamos en una realidad donde lo nico constante es el
cambio y que si no somos consecuentes con esta realidad la posibilidad de
dejar de ser competitivo y salir del mercado es muy alta. Por lo tanto este
criterio valida la importancia de este trabajo investigativo.

Otro criterio que fortalece esta investigacin es la opinin de la Lic. Marianita
Moras, con ms de 20 aos de experiencia laboral, Contralora de Primax de
algunas empresas quien dijo que este manual es un documento indispensable
para toda empresa, ya que estn regidas las normas y leyes que debe cumplir
todo empleado. Es decir el manual de procesos y los procedimientos, conforma
uno de los elementos principales tcticos que sirven como mecanismo de
consulta permanente, por parte de todos los trabajadores, permitindoles un
mayor desarrollo en la bsqueda del Autocontrol.

Adems manifest que las principales funciones del manual, es permitir que
todas las tareas y procedimientos por rea vinculada, as como, la informacin
85


relacionada, sean totalmente confiables, con el fin de verificar los parmetros
claves de los procedimientos del fondo, tomndolos como gua en cualquier
proceso de verificacin dando paso a los macroprocesos, procesos y
procedimientos de toda institucin, porque este manual de gestin y
procedimientos de control de inventarios que estn presentando los autores
contiene las instrucciones para realizar diferentes tareas o actividades dentro de
un rea administrativa. En l se encuentra toda la informacin, sin distorsin
alguna, ya que debe estar clara, facilitar las labores de auditoria, evaluacin y
control y su vigilancia. Por esta razn valida la importancia de esta
investigacin.
Ing. Zoila Snchez Macas la empresa pesquera PESDEL S.A.; expresa que el
manual de gestin y procedimiento proporciona seguridad razonable, porque
involucra a todas las reas desde el registro de operaciones que sean
razonables; y quien tiene a cargo todo el personal
El Ingeniero Alfredo Ruiz; quien comenta que se debe contar con un manual
que contenga todos los procedimientos que involucren el control desde el
pedido del combustible, la descarga de los tanques hasta su venta, y que las
personas involucradas lo apliquen de manera correcta; por lo cual valida el
manual de gestin y procesos para la compaas LUDAZAMCOR S.A.











86




CONCLUSIONES

En atencin a los resultados obtenidos y en funcin de las tareas de
investigacin planteadas se establecieron las siguientes conclusiones:

1. El anlisis del desarrollo histrico del proceso de control de inventarios en
empresas privadas, surgi por la necesidad de mejorar los sistemas de control y
de toma de decisiones gerenciales efectivas, oportunas, acertadas para la
consecucin de las metas u objetivos empresariales.

2. Mediante la fundamentacin terica se pudo determinar los procesos
administrativos y la normativa legal para lograr el funcionamiento de una
empresa distribuidora de combustibles ya que de esta manera no se infringirn
leyes, reglamentos y dems normativa conexa, que pueda afectar la
operatividad de la estacin de servicios.

3. Durante el diagnostico efectuado se observ que la estacin de servicios,
administran los procesos de manera emprica, sin la aplicacin de tcnicas de
gestin de procesos de tal manera que la puesta en prctica del manual de
gestin y procedimiento para el control de inventarios de combustible de la
empresa LUDAZAMCOR S.A. generar una ventaja competitiva y elevar su
capacidad de gestin gerencial.

4. Un manual de gestin y procedimiento para el control de inventarios de
combustible de la estacin de servicios, con las respectivas actividades,
responsables y alcance, permite mantener un control de inventarios de manera
prctica y efectiva para lograr la productividad y un servicio diferenciado.


87


5. La valoracin del manual de gestin y procedimiento para el control de
inventarios de la estacin de servicios LUDAZAMCOR S.A. fue realizada
mediante el criterio de expertos, los que avalaron con sus opiniones favorables
los lineamientos que se describen en la propuesta.



























88




RECOMENDACIONES

Para poder tener xito en la implementacin del manual de gestin y
procedimiento para el control de inventarios, es necesario seguir las siguientes
recomendaciones:

1. Para lograr la ventaja competitiva y elevar la capacidad de gestin gerencial
de la estacin de servicios LUDAZAMCOR S.A. se recomienda la implantacin
del manual de manual de gestin y procedimiento para el control de inventarios
de forma sistemtica y con la respectiva evaluacin y aplicacin de mecanismos
de retroalimentacin.

2. Es importante que el responsable de controlar la aplicacin de los procesos y
actividades de cada rea, domine y conozca cada una de las actividades a ser
cumplidas, de manera que se pueda evaluar correctamente, adems se
recomienda que tenga la capacidad para detectar cualquier cambio que se deba
realizar en el proceso a fin de alcanzar la eficiencia deseada.

3.Es indispensable la difusin e implementacin del manual de gestin y
procedimiento para el control de inventario, para lo cual se recomienda dar
charlas de difusin a todo el personal sobre el tema, y de ese manera conseguir
que todos los empleados se sientan identificados con la empresa.

4.Realizado el anlisis terico en lo legal, se recomienda dar fiel cumplimiento a
lo determinado en la Ley de Hidrocarburos, Reglamento Ambiental de
Actividades Hidrocarburferas y el Reglamento de Comercializacin de
Combustible; adems del cumplimiento y obtencin de permisos de
funcionamiento, patentes y plizas de seguros actualizado.
89


5. Debido a la elevada demanda de combustibles, la creacin de nuevas
estaciones de servicio en el cantn Jipijapa puede aumentar, por lo que se
recomienda investigar sobre la aplicacin de estrategias para atraer y captar el
mayor nmero de los clientes, adems de la elaboracin e implantacin de
acciones estratgicas, que le posicione a la empresa con una diferenciacin en
el servicio.

























90





BIBLIOGRAFA
1. Bowersox, D. (2007). Administracin y logstica de la cadena de suministro.
Editorial. Mc Graw-Hill Interamericano. Mxico DF.
2. Borges, N. (2004) Moraima. Diseo de un sistema de informacin a partir de
la gestin por procesos. Universidad de la Habana.
3. Lewison, D. (1996). Detalle de Ventas. Editorial. Prentice Hall
Hispanoamericana. Mxico DF.
4. Lpez, H. y Woltz, K. (2001). Inventarios. Principios y Tcnicas.
Mxico,Prentice Hall Hispanoamericana. Mxico DF.
5. Medina, M. (1999). Polticas para el control de inventario de almacenamiento
de materiales en el Almacn Central de la Gerencia Canal de Maracaibo del
Instituto Nacional de Canalizaciones, trabajo especial de grado administracin
de empresas. Universidad Rafael Belloso Chacin. Maracaibo. Venezuela
6. Mrquez, L. y Snchez, W. (1997). Diseo de un Modelo de Control para
Optimizar el Manejo de la Materia Prima de DIPROCAVE. Trabajo Especial de
Grado Administracin de Empresas. Universidad Rafael Belloso Chacin.
Maracaibo.
7. Narasimhan, A. (2000). Enciclopedia Prctica de la Contabilidad. Espaa,
Ocano Centrum Grupo Editorial.
8. Orna, E. (1990) Practical in formation policies, how to manage information
flow in organization. Worchester, Gower.
9. Picle, L. (2001). Control de la Produccin y de Inventarios. Mc Graw Hill.
Mxico DF.
10. Pacheco, E. (1998). Diseo de un Sistema de Control de Inventarios para el
Mercado de Vveres de los Trabajadores de Corpozulia. Trabajo Especial de
91


Grado Administracin de Empresas. Universidad Rafael Belloso Chacin.
Maracaibo.
11. Prez, C. (1997). Diseo de un Sistema de Control para los Procesos del
Departamento de Recepcin de Mercanca. Caso: MAKRO Comercializadora
Maracaibo, S.A.). Trabajo Especial de Grado Administracin de Empresas.
Universidad Rafael Belloso Chacin. Maracaibo.

12. Serra, D. (2005). La logstica Empresarial. Editorial. Gestin 2000. Madrid.
13. Tawfik, J. y Chauvel, O. (2002). Costos, Contabilidad Anlisis y Control. 5t.
Reimpresin, Editorial Limusa Mxico
14. Harris, M. (1915).The economy has no surplus. American Anthropologist,
61, p. 185-200.
15. Villar de francos, MC. (2006). La identificacin de flujos de informacin.
Una herramienta obligada para la gestin de informacin. Ponencia presentada
en INFO2002. La Habana, Universidad de La Habana, 2006. http://www.
congreso -info.cu



ANEXOS
UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANAB

Centro de Estudios de Posgrado
Maestra en Contabilidad y Auditora

ENCUESTA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO-TRABAJADORES

Distinguido seores:

Deseo emita su opinin que es muy valiosa para este trabajo de investigacin
cientfica que estoy realizando como Maestrante en la Especialidad de
Contabilidad y Auditora, habiendo escogido el tema: MANUAL DE GESTION
Y PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO DE COMBUSTIBLE
PARA LA EMPRESA LUDAZAMCOR SA., PROVINCIA DE MANABI.

En las siguientes preguntas, marque con una X, la alternativa que considere su
repuesta:
1.- Qu cargo tiene usted en la empresa

Administrativo
Trabajadores


2.- En qu rea de la empresa presta sus servicios?
Departamento de Ventas
Departamento de comercializacin
Departamento Financiero
Departamento de Recursos
Humanos

Departamento e Inventarios






3.- Conoce las actividades que se cumplen en los procesos de venta y compra
de los productos que comercializa empresa?
Mucho
Poco
Nada

4.- Cmo considera el desarrollo de las operaciones comerciales de la
empresa?
Buenas
Regulares
Insuficientes

5.- Cules de los siguientes aspectos considera usted que afecta mayormente
a los procesos de comercializacin de la empresa?

Recuperacin de
Cartera

Manejo de Inventarios
Falta de valor agregado
Falta de liquidez

6.- Conoce usted cuales son los mtodos de registros de inventarios que la
empresa mantiene?
Mucho
Poco
Nada
7.- Conoce usted cuales son los sistemas de control de inventarios que la
empresa mantiene?




Mucho
Poco
Nada


8.- Ha sido capacitado usted sobre los sistemas de control de inventarios que
mantiene la empresa?
Mucho
Poco
Nada

9.- Conoce usted el procedimiento de los registros de los diferentes insumos y
materiales de ferretera que ingresan a las bodegas de la empresa?

Mucho
Poco
Nada

10.- Cree usted que en la bodega de almacenamiento deben cambiarse los
mtodos existentes de ingreso y egreso de los insumos y materiales de
ferretera de la empresa?


De acuerdo
En desacuerdo
Indiferente

Gracias









ANEXO 2

ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS DE LA ENCUESTA
PERSONAL ADMINISTRATIVO-TRABAJADORES
1.- Qu cargo tiene usted en la empresa
Cuadro #1
ALTERNATIVAS Respuestas %
Administrativo 7 70%
Trabajadores 3 30%
Total 10 100%

Grfico # 1

Anlisis e interpretacin
Mediante el resultado del primer grfico, se determin que el personal
administrativo corresponde a un 70%, mientras que el de los trabajadores es del
30%.

2.- En qu rea de la empresa presta sus servicios?

[VALOR]0%
[VALOR]0%
CARGOS ASIGNADOS
Administrativo
Trabajadores



Cuadro # 2
ALTERNATIVA Respuesta %
Departamento de Ventas 2 20%
Departamento de comercializacin 2 20%
Departamento Financiero 2 20%
Departamento de Recursos Humanos 2 20%
Departamento e Inventarios 2 20%
Total 10 100%

Grfico #2


Anlisis e interpretacin
Segn datos obtenidos en la encuesta en el departamento, 20% del personal
labora en el departamento de ventas; un 20% en el departamento de
comercializacin; un 20% en el departamento financiero; un 10% en el
departamento de talento humano y el 30% en el departamento de inventarios.

3.- Conoce las actividades que se cumplen en los procesos de venta y compra
de los productos que comercializa empresa?

[VALOR]0%
[VALOR]0%
[VALOR]0%
[VALOR]0%
[VALOR]0%
REA EN LA QUE LABORA
Departamento de Ventas Departamento de comercializacin
Departamento Financiero Departamento de Recursos Humanos
Departamento e Inventarios



Cuadro #3
ALTERNATIVA Respuesta %
Mucho 6 60%
Poco 3 30%
Nada 1 10%
Total 10 100%

Grfico # 3




Anlisis e interpretacin
Los resultado obtenidos mediante la en cuentas son las siguientes, El 60%
seala que conoce mucho sobre las actividades que se cumplen en los
procesos de venta y compra de los productos que comercializa la empresa, un
30% que conoce poco y un 10% no conoce nada.



[VALOR]0%
[VALOR]0%
[VALOR]0%
CONOCIMIENTO DE PROCESOS DE COMPRAS
Mucho Poco Nada



4.- Cmo considera el desarrollo de las operaciones comerciales de la
empresa?

Cuadro # 4
ALTERNATIVAS Respuesta %
Buenas 8 80%
Regulares 2 20%
Insuficientes 0 0%
Total 10 100%

Grfico #4


Anlisis e interpretacin
Los resultado obtenidos mediante la en cuentas son las siguientes, 80% de los
sujetos de observacin consideran como buena el desarrollo de las operaciones
comerciales de la empresa y un 20% como regulares.

5.- Cules de los siguientes aspectos considera usted que afecta mayormente
a los procesos de comercializacin de la empresa?

[VALOR]0%
[VALOR]0%
[VALOR]%
DESARROLLO DE ACTIVIDADES COMERCIALES
Buenas Regulares Insuficientes



Cuadro #5
ALTERNATIVA Respuestas %
Recuperacin de Cartera 1 10%
Manejo de Inventarios 4 40%
Falta de valor agregado 3 30%
Falta de liquidez 2 20%
Total 10 100%

Grfico #5



Anlisis e interpretacin
Segn la informacin obtenida en la encuesta reflejo, un 40% del personal de
empleados y trabajadores indican que el manejo de inventarios es uno de los
aspectos que consideran que afecta mayormente a los procesos de
comercializacin de la empresa, un 30% indica que es la falta de valor
agregado; un 20% que es la falta de liquidez y un 10% que es la recuperacin
de cartera.


[VALOR]0%
[VALOR]0%
[VALOR]0%
[VALOR]0%
ASPECTOS QUE AFECTAN LOS PROCESOS DE
COMERCIALIZACIN
Recuperacin de Cartera Manejo de Inventarios
Falta de valor agregado Falta de liquidez




6.- Conoce usted cuales son los mtodos de registros de inventarios que la
empresa mantiene?


Cuadro # 6
ALTERNATIVA Respuesta %
Mucho 3 30%
Poco 5 50%
Nada 2 20%
Total 10 100%

Grfico #6




Anlisis e interpretacin
Segn la informacin obtenida en la encuesta reflejo, El 30% del personal que
se les aplico la encuesta indican que conocen mucho los mtodos de registros
[VALOR]0%
[VALOR]0%
[VALOR]0%
CONOCIMIENTO DE MTODOS DE REGISTRO DE
INVENTARIOS
Mucho Poco Nada



de inventarios que la empresa; un 50% seala que conocen poco y un 20%
indican que no conocen nada.


7.- Conoce usted cuales son los sistemas de control de inventarios que la
empresa mantiene?



Cuadro # 7
ALTENATIVA Respuesta %
Mucho 2 20%
Poco 5 50%
Nada 3 30%
Total 10 100%


Grfico # 7



[VALOR]0%
[PORCENTAJE]
30%
CONOCIMIENTO DE SISTEMAS DE INVENTARIOS
Mucho Poco Nada





Anlisis e interpretacin
Los resultado obtenidos mediante la en cuentas son las siguientes, el 50% del
personal sealan que conocen poco cuales son los sistemas de control de
inventarios que mantiene la empresa; un 20% sealan conocer mucho; mientras
que el 30% indican que no conocen nada.


8.- Ha sido capacitado usted sobre los sistemas de control de inventarios que
mantiene la empresa?
Cuadro # 8
ALTERNATIVA Respuesta %
Mucho 2 20%
Poco 3 30%
Nada 5 50%
Total 10 100%

Grfico # 8


[VALOR]0%
[VALOR]0%
[VALOR]0%
CAPACITADOS EN SISTEMAS DE CONTROL
INTERNO
Mucho Poco Nada





Anlisis e interpretacin
Los resultado obtenidos mediante la en cuentas son las siguientes, un 30% de
los sujetos de observacin indican que poco han sido capacitados en los
sistemas de control de inventarios que mantiene la empresa; un 20% seala
que mucho y el 50% restante seala que nada.



9.- Conoce usted el procedimiento de los registros de los diferentes insumos y
materiales de ferretera que ingresan a las bodegas de la empresa?



Cuadro # 9
ALTERNATIVA Respuesta %
Mucho 2 20%
Poco 4 40%
Nada 4 40%
Total 10 100%

Grfico # 9






Anlisis e interpretacin
Los resultado obtenidos mediante la en cuentas son las siguientes, el 40% del
personal administrativo y de trabajadores poco conocen sobre el procedimiento
de los registros de los diferentes insumos y materiales de ferretera que
ingresan a las bodegas; un 20% sealan que conocen mucho y un 40% indican
que no conocen nada.

10.- Cree usted que en la bodega de almacenamiento deben cambiarse los
mtodos existentes de ingreso y egreso de los insumos y materiales de
ferretera de la empresa?

Cuadro #10

ALTERNATIVA Respuesta %
De acuerdo 8 80%
En desacuerdo 1 10%
Indiferente 1 10%
Total 10 100%

20%
[VALOR]0%
[VALOR]0%
CONOCIMIENTO DE REGISTRO DE BODEGA
Mucho Poco Nada



Grfico # 10


Anlisis e interpretacin
Segn la informacin obtenida en la encuesta reflejo, el 80% de los sujetos de
investigacin estn de acuerdo en que en la bodega de almacenamiento deben
cambiarse los mtodos existentes de ingreso y egreso de los insumos y
materiales de ferretera; un 10% est en desacuerdo y a un 10% le es
indiferente.










ANEXO 3

[VALOR]0%
[VALOR]0%
10%
OPINION DE CAMBIO DE METODOS DE INGRESOS
Y EGRESOS EN BODEGA
De acuerdo En desacuerdo Indiferente





FOTO # 1



Fuente: Compaa LUDAZAMCOR S.A.- Manta



















SIMBOLOGA UTILIZADA EN LOS FLUJOGRAMA

Inicio/ Fin de un Proceso

Disparador: Indica el inicio de un procedimiento conteniendo el
nombre de ste o el nombre de la unidad administrativa.

Operacin: representa la realizacin de una operacin o actividad
relativa a un procedimiento.

Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los
empleados, material y equipo de un lugar a otro.

Inspeccin: Indica que se verifique la calidad y cantidad de algo.

Decisin o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en donde
se debe tomar una decisin entre dos o ms alternativas

Datos: Elementos que alimentan y generan en el procedimiento.


Demora: Indica retraso en el desarrollo del proceso, mtodos o
procedimientos.

Documento: representa un documento en general que ente, se
utilice, se genere o salga del procedimiento.

Datos almacenados: Almacena datos en cualquier etapa del
proceso.