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Las 5 fases esenciales para la gestin de proyectos

El proceso para la gestin de proyectos que hoy proponemos es vlido para


cualquier tipo de empresa y proyecto, aunque es especialmente adecuado
para los proyectos it o de ingeniera.




















4-CONTROL
El fin de las actividades de control es asegurar que los objetivos sean alcanzados
en el tiempo y calidad planificada, realizando una buena supervisin y medicin
del rendimiento de los resultados, con el objetivo de que se puedan tomar
acciones correctivas, esto se hace mediante la comparacin entre la planificacin
realizada y los valores incurridos.
Las informaciones de control deben ser proporcionadas de manera oportuna y a
tiempo, sin retrasos para tomar acciones correctivas antes de que sea tarde.
Aqu debe haber un buen liderazgo y buena supervisin por parte del Gestor del
proyecto, puede imprimir reportes revisar el progreso y aplicar mejoras.
Monitorizacin del trabajo realizado analizando de cmo el proceso difiere de lo
planificado e indicando las acciones correctoras necesarias. Incluye el liderazgo,
proporcionando directrices a los recursos humanos, para que realicen su trabajo
de forma efectiva y a tiempo.
Para esto podemos usar varios mtodos de control como son:

DIAGRAMA DE GANTT
La herramienta bsica que se utiliza para realizar la planificacin del trabajo de un
proyecto es el diagrama de Gantt. Es un diagrama de barras que muestra el
origen y el final de las diferentes unidades mnimas de trabajo y los grupos de
tareas as como las dependencias entre unidades mnimas de trabajo (pueden ser
fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo).
PERT
La tcnica de revisin y evaluacin de programas o PERT es bsicamente un
mtodo para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas
involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para
completar cada tarea en funcin de talentos y recursos, e identificar el tiempo
mnimo necesario para completar el proyecto total en funcin de los talentos y
recursos.
CADENA CRTICA
La Gestin de Proyectos por Cadena Crtica (CCPM) es un mtodo que se
enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a
mantener el uso de los recursos nivelado, pero les pide ms flexibilidad en sus
horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rpidamente de tarea o de cadena
de tarea para no retrasar el proyecto entero.



Control y control estadstico de proceso
El control es el proceso que asegura que se satisfacen los objetivos, a travs de la
informacin obtenida de la ejecucin del proceso. Esto significa que la informacin
del proceso se compara con aquello que fue planificado y se toman decisiones
segn los resultados.
Diferentes tipos del sistema de control son el control preliminar, medidas que
tratan de asegurar que la calidad de los materiales de entrada satisfacen las
especificaciones requeridas; control concurrente, que involucran directamente a
los gestores en la gestin del funcionamiento de un proceso dado; y control del
feedback, lo cual implica el uso de objetivos y resultados para proporcionar las
bases para el cambio, mejoras y acciones continuas.
El control implica la eleccin de qu controlar, el desarrollo de caractersticas
y tcnicas de medida, medicin, evaluacin y toma de las acciones necesarias
como resultado.
Control estadstico de procesos (SPC)
El control estadstico de procesos (SPC) es la aplicacin de
tcnicas estadsticas en un proceso para obtener datos estadsticos sobre ese
proceso y aplicar tcnicas de control para gestionarlo. Esto implica la medicin de
datos sobre la variacin del proceso. Las tcnicas estadsticas por s mismas no
proporcionan la calidad del producto demandada por los clientes, pero
proporcionan un medio metdico para asegurar que se cumplen las
especificaciones de diseo.
Los grficos de control estadstico son medios grficos de mostrar la variacin en
el tiempo del proceso examinado. Proporcionan un medio por el cual los datos
pasados pueden ser utilizados para proporcionar lmites -superior, central e
inferior- del proceso examinado, en trminos de variacin. Los lmites podran ser
diseados (tolerancias) o podran ser calculados a partir de los datos generados
por el proceso. Una evaluacin del grfico puede indicar si la muestra es comn
(no asignable aleatoriamente), o tiene una causa especial (asignable) la cual
puede ser gestionada y minimizada.
Los grficos de control se pueden dividir en dos tipos principales -de variables
(objetivos) o de atributos (ms subjetivos). Cada uno puede ser aplicado en
circunstancias diferentes dependiendo del tipo de la caracterstica de los datos a
ser generados.
Los grficos de sumas acumuladas son utilizados para detectar cambios o
desviaciones en la media de la muestra del proceso. Estos se interpretan
comparando los puntos trazados con los lmites definidos. La principal ventaja
sobre los grficos de control de Shewhart es que grficos de sumas acumuladas
consideran toda la informacin de las observaciones hasta el punto de evaluacin.
El muestreo de aceptacin implica la evaluacin de una porcin de una agrupacin
del producto para tomar una decisin sobre la aceptacin o rechazo de una
asignacin del producto. La principal razn para desarrollar esta tcnica es la
reduccin de costos, tiempo y la reduccin de la destruccin del producto. El rango
de alternativas de muestreo vara desde no realizar muestreos hasta un examen al
cien por cien. Los planes de aceptacin son diseados para reducir el riesgo del
productor de aceptar un producto defectuoso y reducir el riesgo de un producto
que es aceptado por un cliente. La gestin apropiada del plan de muestreo
asegurar que se logra un balance eficaz entre esos dos criterios que entran en
competencia.
La capacidad del proceso es esencialmente la evaluacin de si un proceso genera
productos consistentes con las especificaciones de diseo. Puede ser utilizado
para proporcionar un refuerzo del estado actual de la ejecucin de un proceso, o
puede ser usado para proporcionar una herramienta de planificacin para verificar
las tolerancias conocidas contra el proceso examinado.
El control de procesos significa la evaluacin de un proceso dado, determinar las
causas de los problemas relacionados con la calidad que afectan a su control, y la
erradicacin de estas. El control primario (llevar un proceso a un estado estable) y
el control secundario (mejora del proceso) son tcnicas que son consistentes con
la filosofa de la mejora de la calidad.
La funcin de prdida de la calidad relaciona de una manera directa
la economa con la variabilidad del proceso, donde cualquier desviacin del
objetivo de diseo significa un desperdicio. Su principal desventaja es que puede
provocar unos costos administrativos mayores que el beneficio percibido por el
cliente al realizar una seleccin de objetivos ms rigurosa, lo cual puede impedir el
uso de recursos en otras partes de la organizacin que podran ser utilizados para
protegerse de mayores problemas relacionados con la calidad.











5-CIERRE.
Es la culminacin del proyecto, todo proyecto tiene una existencia temporal, y
finaliza cuando se cumple con lo establecido.
Tambin es llamada fase de puesta en marcha del proyecto.
Cierre es la etapa final de un proyecto en la que ste es revisado, y se llevan a
cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, as como sus
resultados, en consideracin al logro de los objetivos planteados.
Se realizan las pruebas finales de correccin de la solucin y la verificacin.
En esta fase se deber elaborar un documento de finalizacin donde se describir
cmo se ha llevado cabo el proyecto, los problemas que se han detectado, la
metodologa utilizada, la forma de organizacin, la experiencia ganada, y lo ms
importante, las conclusiones a las que se llega una vez se ha finalizado el
proyecto.

El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar
que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase
suele ejecutarse a travs de un checklist o lista de control.
Las tareas clsicas a realizar dentro de esta fase son:
Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el
proyecto (stakeholders).
Realizacin del backup del proyecto.
Anlisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
Actualizacin de la base de conocimiento con todo lo aprendido.