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UNIVERSIDAD MARIANO GLVEZ DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN


MAESTRA EN ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
EXTENSIN COBN, A.V.
SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL
INGA. M.A. CLAUDIA ESMERALDA VILLELA CERVANTES








ENSAYO
ANLISIS DEL SISTEMA DE ASIGNACIN DE CODIGO PERSONAL DEL
MINISTERIO DE EDUCACIN DE GUATEMALA









ALUMNO CARN No.
Oscar Rogelio Lpez Morales 0128-06-07187

Cobn, Alta Verapaz, Octubre de 2014
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INTRODUCCIN
El Sistema de Asignacin de Cdigo Personal relaciona a todos los educandos
de los niveles de preprimaria, primaria y medio, con el Sistema Nacional de
Educacin, para toda su vida escolar, por lo que es muy importante que cada uno
conozca su Cdigo Personal.

El propsito de la investigacin es realizar un estudio en el cual se realice un
anlisis del sistema de asignacin de cdigo personal del ministerio de educacin,
identificando si su funcionamiento cumple con las exigencias que conllevan las
tareas diarias e indicar si se debe continuar con el sistema actual o bien realizar
una reingeniera en cuanto al software, esto con el fin de mejorar el sistema de
calidad de la informacin y con ello mantener un mejor control en el tratamiento de
la informacin.

La finalidad del Ministerio de Educacin con la implementacin del sistema de
asignacin de cdigo personal es el de llevar mejores controles sobre los
estudiantes que son producto del sistema nacional de educacin.

Es por ello que el objetivo principal de la investigacin es identificar el sistema
de asignacin de cdigo personal, tomando en cuenta los procesos que conllevan
en la utilizacin del sistema, para dar un punto crtico sobre el funcionamiento y
procedimientos.

A continuacin se especifica cmo es que surge el tipo de sistema con que
cuentan los establecimientos pblicos y privados de la Repblica de Guatemala y
critica con respecto a los sistemas utilizados por los docentes.


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I. ANLISIS DEL SISTEMA DE ASIGNACIN DE CODIGO PERSONAL DEL
MINISTERIO DE EDUCACIN DE GUATEMALA

Los sistemas de informacin gerencial suelen ser confundidos fcilmente al
mencionar los sistemas de computacin. Razn por la cual es importante describir
cada uno de ellos para resaltar las diferencias entre cada uno.

Los sistemas computacionales se componen de una unidad de procesamiento
central, almacenamiento primario y secundario, dispositivos de entrada, de salida
y de comunicacin. La unidad de procesamiento central tiene la tarea de
transformar los datos en informacin ms til y de controlar los otros dispositivos
que integran el sistema computacional. El almacenamiento primario guarda de
forma temporal la informacin y las instrucciones que se ejecutan mientras el
equipo fsico se encuentre encendido. Ahora bien el almacenamiento secundario,
pudiendo ser este, los dispositivos de almacenamiento masivo (usb), discos duros,
cintas magnticas, entre otros, tienen la funcin de guardar la informacin aunque
el equipo no se encuentre encendido. Los dispositivos de entrada convierten los
datos a una forma electrnica comnmente llamada representacin digital, los
cuales pueden ser introducidos a la computadora. Los dispositivos de salida como
impresoras, pantallas, etc., pueden convertir los datos electrnicos en datos que
los seres humanos puedan ser capaces de entender. Los dispositivos de
comunicacin establecen relacin entre la computadora y las redes de
comunicaciones por medio de buses los cuales pueden transmitir datos y seales
entre los diferentes componentes que integran el sistema de computacin.

Han existido ya varias generaciones de computadoras, las cuales se han
caracterizado por la tecnologa que ejecuta el trabajo de procesamiento. Se ha
maximizado la potencia de cmputo y la capacidad de almacenamiento. A la
misma vez y en paralelo se han reducido drsticamente los costos de adquisicin.
Todos los cambios en las generaciones del hardware han trado consigo cambios
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tambin en las generaciones del software, con los cual las computadoras hoy en
da son ms potentes, sencillas de usar y ms econmicas.

Por el contrario los sistemas de informacin gerencial o tambin llamados para
la gestin, tienen la capacidad de presentar informes vinculados directamente a la
gestin y basados en el proceso de transacciones y operaciones de la empresa. El
objeto de los sistemas de informacin gerencial se centra en el rea
administrativa.

Sus funciones bsicamente son dos: la primera es la de producir un informe
que sintetice todas las transacciones que fueron almacenadas a travs de los
sistemas de procesamiento de transacciones, esto es, la interfaz en la cual el
usuario registr movimientos en una base de datos. Y la segunda es la de
proporcionar la informacin resumida para los gerentes de forma casi peridica,
pudiendo ser semanal, mensual o anual.

Los sistemas de informacin gerencial apoyan mayoritariamente las funciones
internas de la organizacin aunque esto no implica que no pueda apoyar tambin
los servicios externos. Dentro de los sistemas de informacin gerencial pueden
incluirse modelos de negocios que fortalezcan las decisiones que se tomen en la
organizacin.

En cuanto a sistemas de informacin gerencial pueden mencionarse control de
inventarios, elaboracin de presupuesto anual, anlisis de reubicacin de
personal, administracin de ventas y anlisis de inversin de capital, entre otros.

En pases como Guatemala, los sistemas de informacin gerencial no han sido
completamente implementados en todas las empresas, porque an no se ha
comprendido que se necesita un cambio de mentalidad. Dichos cambios deben
ser promovidos por los directivos de las organizaciones para que a travs de ello
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los usuarios comprendan que su participacin en el proyecto es muy importante.

Acuerdos entre pases como los tratados de libre comercio exigen mejores
tiempos de productividad, disponibilidad casi inmediata, menores costos de
produccin y mejores controles de calidad. El manejo de todas las variables
internas y externas para tomar decisiones idneas es muy complejo y sin la
aplicacin de sistemas de informacin gerencial resulta casi imposible tomar
decisiones acertadas.

Implementar sistemas de informacin es una tarea que puede significar para la
organizacin una gran cantidad de recursos de tipo monetario y no monetario,
como por ejemplo el tiempo de los propietarios, usuarios, diseadores,
constructores y del anlisis del sistema.

El sistema de asignacin de cdigo personal para los establecimientos
educativos urbanos y rurales de Guatemala pero principalmente para el municipio
de San Pedro Carch del departamento de Alta Verapaz, ha venido a beneficiar
tanto a los docentes de los diferentes niveles educativos cmo tambin a los
estudiantes y padres de familia, ya que mediante su uso es posible asignarle un
cdigo personal nico a cada educando para realizar cualquier trmite o
certificacin de ndole educativo y que entre otros beneficios, permite visualizar la
exactitud de los datos ingresados.

La inscripcin de los estudiantes es uno de los procesos ms importantes, ya
que permite establecer un reconocimiento entre el Sistema Educativo Nacional y
los estudiantes a los que se les brinda el servicio. Adems permite al Estado
supervisar el funcionamiento de los establecimientos educativos del pas.

Mediante la creacin del acuerdo ministerial No. 1055-2009 con fecha 15 de
junio del ao 2009, se le dio cabida a la implementacin de un sistema de
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informacin gerencial que permitira tomar las decisiones adecuadas al Ministerio
de Educacin de Guatemala, sobre la correcta distribucin de programas de
beneficio escolar, entre ellos Gratuidad, Alimentacin Escolar, tiles Escolares y
Remozamiento, y para medir con mayor exactitud a todos los estudiantes que
hacen uso del Sistema Educativo Nacional, ya que omitir, falsificar o alterar datos
era uno de los problemas casi imposibles de detectar para dicho ministerio.

En la actualidad se cuenta con el sistema de asignacin de cdigo personal
que utiliza una plataforma web para recolectar la informacin por parte de los
directores de los diferentes centros educativos, lo que significa que se hace uso de
internet para su acceso. El Ministerio de Educacin no brinda informacin sobre el
sistema que utiliza pero es casi previsible que hace uso de una base de datos
para la cual se digitaliza la informacin alfanumrica, siendo esta de tipo dinmico,
ya que la informacin almacenada se puede modificar con el tiempo, permitiendo
operaciones tales como actualizacin de la informacin, borrado y adicin de
datos, adems de las operaciones de consulta.

Adems debe hacer uso de un SGBD
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, SQL forms para la generacin de
formularios de pantalla que permiten interactuar con los datos, SQL Reports que
genera informes de los datos contenidos en la Base de Datos y SQL
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como un tipo
de lenguaje declarativo que se utiliza para realizar diversos tipos de operaciones
como efectuar consultas con el fin de recuperar la informacin de inters de la
base de datos de manera sencilla, y efectuar cambios en la base de datos. Por
ltimo es importante mencionar que como entorno de desarrollo integrado se
utiliz Microsoft Visual Studio.Net. La aplicacin recomienda el uso de Internet
Explorer y Mozilla Firefox para su correcto funcionamiento ya que con otros
navegadores puede no ser compatible.


1
Sistema de Gestin de Bases de Datos
2
Structured query language- Lenguaje de consulta Estructurado
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Para su acceso hace de uso como usuario del cdigo del establecimiento
educativo y contrasea asignada por el Ministerio de Educacin, la cual puede ser
modificable por la Unidad de Planificacin dentro de las Direcciones
Departamentales de Educacin.

Entre sus funciones principales y dentro de los diferentes mens se encuentra:
para el men Estudiante: buscar cdigo personal, agregar, listar, trasladar,
reactiva/descongelar. Para el men Establecimiento: Registrar correo, Asistencia y
Reporte General. Para el men Casos: Consultar. Y para el men Constancias:
Generar.

Los SIG
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se definen como un conjunto de elementos que utilizados para el
procesamiento y administracin de datos tienen el objetivo de ser manipulados
posteriormente realizando consultas o actualizando dichos datos, entendindose
que los datos se procesan para convertirlos en informacin. Entonces el Ministerio
de Educacin empieza a automatizar algunos de sus procesos para tomar la
informacin y utilizarla para que hagan uso otras dependencias que tengan acceso
al sistema.

Es importante plasmar que la utilizacin del sistema ha hecho que aumente la
incertidumbre entre los usuarios ya que se ve la necesidad de consultar por otros
medios para asegurarse de la calidad y veracidad de la informacin, sin embargo
son conductas normales derivadas de la implementacin y utilizacin de nuevas
tecnologas de la informacin.

La continuidad en la utilizacin del sistema en mencin debe darse, sin
embargo es importante que se unifiquen todos los sistemas que maneja el
Ministerio de Educacin con la finalidad de crear un ERP
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y as evitar redundancia

3
Sistema de Informacin Gerencial
4
Enterprise Resource Planning, en espaol planificacin de recursos empresariales
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y duplicidad de la informacin.

II. CONCLUSIN

Es innegable que junto a los recursos humanos, la mayor riqueza de una
empresa es la informacin con que cuenta por eso de ah deviene la importancia
de conocerla, tratarla y almacenarla. Ya que uno de los grandes problemas que ha
afectado al Ministerio de Educacin son los dbiles controles que se tienen para
conocer a los estudiantes que conforman el Sistema Nacional de Educacin.

El Mineduc
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cuenta con diversos sistemas de informacin, siendo el de
asignacin de cdigo personal, uno de los principales, y no menos importantes los
sistemas de Estadstica Inicial y Final y los de Registro Final de Resultados.

Cada sistema cumple con su funcin pero como hay ms de uno se deduce
que hay redundancia de informacin, lo cual genera incertidumbre entre todos los
docentes, debido a que no saben con certeza que sistema tiene la informacin
precisa. Es recomendable que se integre todo en un solo sistema, formado con
ello un ERP.

Las diferentes ventajas que se pueden dar al tener la posibilidad de la ayuda
del equipo tecnolgico y antecedentes crea la necesidad de plantear soluciones y
viabilizar con ello, un engranaje que satisfaga tanto a la unidad de tecnologa del
Mineduc, como a cada establecimiento de educacin que se encuentra en el pas.

Para ello es de vital importancia dotar a todos los establecimientos educativos
del equipo tecnolgico necesario acompaado de constantes capacitaciones que
permitan el uso adecuado del sistema de asignacin de cdigo personal.

5
Ministerio de Educacin
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BIBLIOGRAFA

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