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PROCESO ADMINISTRATIVO

CONCEPTO GENERAL

Para comprender qu es el proceso administrativo, iniciaremos este fascculo dndote algunas
explicaciones de lo que en primer lugar se entiende por proceso.

Proceso se puede definir como un conjunto de fases sucesivas que nos indica la existencia de una
interaccin entre dos o ms elementos conjugados entre s. sta se efecta a travs de apoyos
lgicos para que aqul pueda cumplir los objetivos que le corresponden.

El proceso puede observarse tanto en forma natural como artificial: Natural cuando se aplica a los
diversos fenmenos de la naturaleza como son las estaciones climticas, las etapas de la vida de
un ser humano, la refraccin, la smosis, la metamorfosis, entre otros, y artificial, porque se puede
referir a la elaboracin de un producto, la prestacin de un servicio, etc, cuyos ejemplos son:
productos de calzado, construccin de casas, servicios dentales, mdicos, de transporte, entre
otros.

Para poder entender el fenmeno administrativo partamos del concepto de Administracin. ste
puede comprenderse como el esfuerzo coordinado de un grupo social con el fin de coordinar, en
forma eficiente y eficaz, sus actividades para el logro de objetivos comunes. Por lo tanto,
entendemos aqu al proceso administrativo como un conjunto de fases o etapas que cumple la
empresa para el logro de sus objetivos en forma eficiente y eficaz, a travs del esfuerzo humano.

































FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

De manera anloga, este fenmeno se manifiesta al administrar un grupo social, en el cual tambin
observamos la existencia de dos fases; una estructural, en la que a partir de uno o ms fines se
determina la mejor forma de obtenerlos; es decir, que iniciamos con una idea que a medida que se
conjunta con otro grupo de ellas, transforma, crea y concreta una estructura definitiva. Otra,
operativa en la que se ejecutan las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el
periodo de estructuracin.

Lyndall F. Urwick llama a estas dos fases: mecnica y dinmica de la Administracin, y hace las
siguientes consideraciones.

Mecnica administrativa es la parte terica de la Administracin en la que se establece lo que debe
hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro.

Dinmica administrativa se refiere a cmo manejar de hecho el organismo social. Con el fin de que
la idea del proceso administrativo y sus fases quede ms clara, te presentamos el siguiente
esquema:





Mecnica: comprende la planeacin (trata de las cosas que se van a realzar en
la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) y la organizacin
(de cmo se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos,
funciones...)

Dinmica: aqu est la direccin que se encarga de ver que se realicen las tarea
y para ello cuenta con la supervisin, liderazgo, comunicacin, y motivacin y por
ultimo, encontramos al control que es el encargado de decir como se ha
realizado, que se hizo, como se hizo y compara los estudios.



FASES Y ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Bsicamente a las fases mecnica, dinmica y la del criterio de las cuatro etapas, ya que son
algunas de las ms difundidas en el mundo de la Administracin.


FASES Y ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO





PROCESO ADMINISTRATIVO








ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeacin

Esta primera etapa del proceso administrativo consiste en determinar las acciones que se
realizarn por medio de objetivos, polticas y procedimientos. Con esta etapa se resuelven las
interrogantes qu quiere hacerse?, qu se va a hacer?

Las actividades ms importantes dentro de la planeacin son:

Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
Pronosticar.
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo.
Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
Establecer un plan general de logros, enfatizando la creatividad para encontrar medios
nuevos y mejores para desempear el trabajo.
Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.
Modificar los planes de los resultados del control.

Importancia de la planeacin.

Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce al mximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

Planear es funcin del administrador, aunque el carcter y la amplitud de la
planeacin vara con su autoridad y con la naturaleza de la polticas y planes
delineados por su superior.


Elementos de la planeacion.

Los propsitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo
que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.

La investigacin: Aplicada a la planeacin, la investigacin consiste en la
determinacin de todos los factores que influyen en el logro de lo propsitos, asi
como de los medio ptimos para conseguirlos.

Los objetivos: Representan los resultados que la empresa desea obtener, son
fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse
transcurrido un tiempo especfico.

Las estrategias: Cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin
y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las
condiciones ms ventajosas.
Polticas: Son guas para orientar la accin, son criterios, lineamientos generales a
observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una
organizacin.

Programas: Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades
que habr de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar
cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin.

Presupuestos: Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del
grupo social expresado en trminos econmicos, junto con la comprobacin
subsecuente de la realizacin de dicho plan.

Procedimientos: Establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades
que deben seguirse en la realizacin e un trabajo repetitivo.

Organizacin

En esta segunda etapa se distribuyen las actividades entre los miembros del grupo de tal forma
que se logre un mnimo de gastos y una mxima satisfaccin de empleados y de todos los
trabajadores en general. Con ella se resuelve la interrogante cmo se va hacer? Se considera el
punto de enlace entre los aspectos tericos que tambin se conoce como mecnica administrativa
y los aspectos prcticos que se denominan dinmica administrativa, entre lo que debe ser y lo
que es.

Las actividades ms importantes dentro de la organizacin son:

Subdividir el trabajo en unidades operativas.
Agrupar las obligaciones operativas en puestos operativos.
Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la organizacin.
Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.






Direccin

Esta etapa tiene una participacin importante dentro del proceso administrativo, dado que en ella
se encuentra el cmo poder llegar fsicamente al logro de los objetivos a travs de inducir, motivar
y conducir al personal. De esta parte depende el xito o fracaso en la Administracin de los
recursos humanos a su cargo.

Las actividades ms importantes de la direccin son:

Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin o acto.
Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
Motivar a los miembros.
Comunicar con efectividad.
Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
Recompensar con reconocimientos y buena paga por un trabajo bien hecho.
Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo.
Revisar los esfuerzos de la direccin a la luz del control.


Control

sta es la ltima etapa del proceso administrativo, y es primordial en la Administracin, pues
aunque la empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional y una direccin
eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Para mejor
referencia de lo anterior a continuacin te presentamos algunas de las actividades ms importantes
del control:

Comparar los resultados con los planes en general.
Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo.
Sugerir las acciones correctivas, cuando sean necesarias.
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
Ajustar el control a la luz de los resultados del mismo control.

















EXISTE OTRA CLASIFICACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA QUE SE INTEGRAN
DOS FASES MS, PROPUESTAS POR DIFERENTES AUTORES.

El primero de ellos es Agustn Reyes Ponce, quien, al igual que Urwick, divide al proceso
administrativo en dos fases:

La mecnica administrativa, compuesta por tres elementos:

Previsin. Que responde a la pregunta qu puede hacerse? Consiste en determinar,
tcnicamente lo que se desea lograr por medio de un organismo social.

Planeacin. Que corresponde al a pregunta qu se va a hacer? Es determinar el curso
concreto de accin que se habr de seguir.

Organizar. Responde a la pregunta cmo se va a hacer? Se refiere a la estructuracin
tcnica de las relaciones que deben darse entre las jerarquas, funciones y obligaciones
individuales, necesarias en un organismo social para mayor eficiencia.

La dinmica administrativa, que se divide en:

Integracin. Responde a la pregunta con qu y con quin se va hacer?,
Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de los medios que la mecnica
administrativa seala como necesarios para su eficaz funcionamiento.

Direccin. Responde al problema ver que se haga. Es impulsar, coordinar y vigilar las
actuaciones de cada miembro y grupo de un organismo social con el fin de que, en
conjunto, realice de modo ms eficaz los planes sealados.

Control. Investiga en concreto cmo se ha hecho? Consiste en el establecimiento de
sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados, en relacin con los
esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y
formular nuevos planes.