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ELABORADO PELA EMI S

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NDICE

PROCEDIMENTOS DA FISCALIZAO DO MINISTRIO DO TRABALHO
Conceito.................................................................................................................................................................................................02
Como atender o fiscal .........................................................................................................................................................................02
Principais documentos exigidos pela fiscalizao
Livro de Inspeo do trabalho ...........................................................................................................................................................02
Livro ou Fichas de Registro ..................................................................................................................................................................03
Registro de Ponto..................................................................................................................................................................................03
Ficha ou Papeleta de horrio de servio externo...........................................................................................................................04
Acordo de Prorrogao de horrio de trabalho ............................................................................................................................04
Acordo de Compensao de horrio de trabalho .......................................................................................................................04
Escala de revezamento por turnos....................................................................................................................................................05
Escala de revezamento de folgas semanais...................................................................................................................................05
Relao Anual de Informaes Sociais (RAIS).................................................................................................................................05
Comprovante de contribuio sindical patronal ...........................................................................................................................05
Comprovante de contribuio sindical dos empregados............................................................................................................05
Relao dos empregados que recolhem a contribuio sindical..............................................................................................05
Cpia das Convenes Coletivas de Trabalho ..............................................................................................................................05
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)....................................................................................................05
CTPS Recibos de Entrega e Devoluo .........................................................................................................................................05
Aviso e Recibo de Frias......................................................................................................................................................................06
Aviso Prvio ............................................................................................................................................................................................06
Pedido de Demisso ............................................................................................................................................................................06
Recibo da Quitao da Resciso do Contrato de Trabalho........................................................................................................06
Extrato da conta vinculada do FGTS (demitidos) ...........................................................................................................................07
PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional (NR 7)....................................................................................07
PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais (NR 9)........................................................................................................07
Fichas Financeiras dos Empregados..................................................................................................................................................07
Documentos Relativos a Cooperativa / Cooperados...................................................................................................................07
Convnio / Reembolso Creche..........................................................................................................................................................07
Registro de firma, Contrato Social e Alteraes.............................................................................................................................07
Ata de Assemblia de Constituio e Alteraes..........................................................................................................................07
Livros Caixa / Dirio / Razo / Doctos. Contbeis / Plano de Contas .......................................................................................07
Contrato de Aprendizagem...............................................................................................................................................................07
Documentos Relativos Estgio ........................................................................................................................................................08
Carto do CNPJ ....................................................................................................................................................................................08
Atestados Mdicos...............................................................................................................................................................................08
Vale Transporte......................................................................................................................................................................................08
Comprovantes de Seguro Desemprego...........................................................................................................................................08
Recibos e Folha de Pagamento.........................................................................................................................................................08
GFIP .........................................................................................................................................................................................................09
GRFC .......................................................................................................................................................................................................09
FGTS relao dos estabelecimentos centralizados (REC) .............................................................................................................09
Relao nominal dos empregados com cargo, data de admisso e salrio...........................................................................09
Certido de objeto e p (liminar)......................................................................................................................................................10
CIPA (NR 5).............................................................................................................................................................................................10
NR 4 (portaria 3214778 e alteraes) ................................................................................................................................................10
DIRF Declarao de Imposto de Renda Retido na Fonte.............................................................................................................10
Procedimento no caso de autuao e imposio de multas.....................................................................................................10
PROCEDIMENTOS DA FISCALIZAO DA PREVIDNCIA SOCIAL
Conceito.................................................................................................................................................................................................11
Principais documentos exigidos pela fiscalizao
GPS Guia de Previdncia Social ........................................................................................................................................................11
Ficha de Salrio Famlia .......................................................................................................................................................................11
Salrio Maternidade.............................................................................................................................................................................12
Procedimentos no caso de autuao e imposio de multas....................................................................................................12
Discas para arquivar documentos.....................................................................................................................................................12
Anexo 1 Tabela tempo de guarda de documentos...................................................................................................................14
Anexo 2 Tabela de multas administrativas fixas e variveis em Reais......................................................................................15












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PROCEDIMENTOS DA FISCALIZAO DO MINISTRIO DO TRABALHO

Conceito

Incumbe s autoridades competentes a proteo dos direitos trabalhistas, para tal
utilizam-se dois meios, o administrativo que se d atravs da inspeo ou
fiscalizao do trabalho, e o judicial atravs dos Tribunais do Trabalho.

O agente da inspeo do trabalho ter livre acesso a todas as dependncias do
estabelecimento, sendo as empresas, por intermdio de seus dirigentes, ou
prepostos, obrigadas a prestar todos os esclarecimentos necessrios ao
desempenho de suas atribuies legais e a exibir, quando exigidos, quaisquer
documentos que digam respeito ao fiel cumprimento das normas trabalhistas.

Os documentos sujeitos inspeo devero permanecer, sob as penas da lei, nos
locais de trabalho.

O ideal seria que a fiscalizao do Ministrio do Trabalho fosse orientadora,
preventiva e no meramente repressiva principalmente com relao s micro e
mdias empresas, levando-se em considerao que a legislao deixa claro que a
orientao e as exigncias para saneamento das irregularidades precedem a
imposio de multas.

Como atender o fiscal

A recepo do fiscal deve ser feita de forma tranqila, de preferncia por pessoas
capacitadas (membros da gerncia ou diretoria), seguindo as orientaes abaixo:

- Solicitar a identificao do Auditor Fiscal;
- Recepcionar a notificao, se for o caso;

O fiscal poder marcar uma data de retorno ou pedir para que a empresa
comparea na DRT para apresentao documentao solicitada.

Contatar a EMIS, para que sejam tomadas as devidas providncias para a
conduo dos trabalhos.


Principais documentos exigidos pela fiscalizao

Livro de Inspeo do Trabalho - No ato da abertura da empresa dever ser feito o
livro de inspeo, este dever ficar no estabelecimento a disposio do auditor
fiscal, mesmo que a empresa no possua funcionrios. Neste livro ser declarado a








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data e a hora do incio e trmino da fiscalizao, bem como o seu resultado.
(Irregularidades / Exigncias / Prazos e Autos Lavrados)

Livro ou Fichas de Registro Este livro o documento que comprova o registro do
funcionrio devendo este atender os seguintes requisitos:

- conter todos os dados do funcionrio;
- conter a foto;
- estar devidamente assinado;
- estar devidamente atualizado.

OBS: SE O FISCAL ENCONTRAR FUNCIONRIOS IRREGULARES OU SEM
REGISTRO, IR EXIGIR O IMEDIATO REGISTRO COM O RECOLHIMENTO DE
TODOS OS ENCARGOS DESDE O INCIO DA ATIVIDADE LABORATIVA, ALM
DA APLICAO DA MULTA.
ATENO: AUTNOMOS QUE PELA NATUREZA DO SEU TRABALHO POSSUAM
AS SEGUINTES CARECTERSTICAS: HABITUALIDADE, SUBORDINAO E
PAGAMENTO DE SALRIO, PODERO SER DEFINIDOS COMO FUNCIONRIOS
IRREGULARES.

Registro de Ponto O registro de ponto um dos itens fiscalizados pelos auditores
do Ministrio do Trabalho, portanto para evitar problemas futuros muito importante
observar os seguintes itens:

- O horrio de trabalho dos funcionrios dever estar sempre atualizado nos
controles, ou seja, o horrio que estiver constando do quadro de horrio,
carto de ponto, livro de ponto ou folha de presena, deve ser rigorosamente
igual ao horrio anotado pelo funcionrio, constando inclusive o intervalo
para refeio e ou descanso.

- Informamos que quando ocorrem alteraes de horrio esta deve ser de
comum acordo entre as partes, portanto muito importante que a Emis seja
informada a respeito destas alteraes para que sejam providenciadas as
documentaes necessrias.

- Os controles no podem ter rasura, caso o funcionrio erre na anotao o
mesmo deve fazer uma ressalva anotando o horrio correto nas observaes
(no usar corretivo, no tentar apagar e no rabiscar).

- A jornada de trabalho deve obedecer rigorosamente o estipulado pela
legislao, para saber maiores detalhes consultar iNFORMATIVO RH NRO.30
(novembro de 2004).


ERROS MAIS COMUNS NO REGISTRO DE PONTO QUE COSTUMAM GERAR MULTAS








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O horrio anotado excede as 44 horas semanais, sem o devido pagamento das
horas extras. Ex: muito comum a empresa estabelecer o horrio das 08:00 as 18:00
com intervalo de 01:00, este horrio esta incorreto pois a carga horria semanal
para aqueles que trabalham de segunda a sexta-feira ser de 45 horas, gerando
assim 01 hora extra por semana; ou quando o funcionrio anota horas excedentes e
estas no so devidamente pagas em folha de pagamento.

Anotao errada efetuada pelo funcionrio sem a devida correo. Ex. O
funcionrio vem trabalhar na segunda-feira e anota por engano seu horrio no
domingo, o que iria caracterizar como horas extras no pagas.

Trabalho aos domingos Pela legislao proibido o trabalho aos domingos,
exceto para atividades autorizadas pelo Ministrio do Trabalho. OBS: Em casos
excepcionais qualquer empresa pode solicitar previamente esta autorizao.

A no marcao do horrio de intervalo. OBS: Em qualquer trabalho contnuo, cuja
durao exceda 06 horas, obrigatria a concesso de um intervalo pra repouso e
alimentao de no mnimo 01 hora e no mximo duas horas. Caso a jornada diria
seja inferior a 06 horas, imediatamente aps 04 horas trabalhadas obrigatria a
concesso de um intervalo de 15 minutos.

Anotaes por terceiros ou qualquer outro tipo de fraude que venha ser apurada
pelo fiscal do trabalho. Ex: O funcionrio trabalha efetivamente todos os dias das
08:00 s 19:00 e anota em seu registro de ponto que trabalha das 08:00 s 17:48, o
fiscal pode perguntar ao funcionrio o horrio trabalhado e se este no confirmar o
horrio registrado caracteriza-se a fraude; no caso do fiscal encontrar o funcionrio
trabalhando, quando este est de frias ou afastado pelo INSS, mesmo que o
registro de ponto no esteja sendo anotado.

Ficha ou Papeleta de horrio de servio externo Somente nos casos em que a
natureza do trabalho assim o exigir.

Acordo de Prorrogao do horrio de trabalho Esta documentao necessria
quando for estabelecido de comum acordo entre o funcionrio e a empresa um
horrio fixo que exceda as 44 horas semanais, no podendo esta prorrogao ser
superior a 02 horas extras dirias.

Acordo de Compensao de horrio de trabalho Esta documentao
necessria quando houver prorrogao da jornada diria, com a conseqente
supresso do trabalho num determinado dia. OBS: O acordo de compensao
geralmente celebrado quando a jornada de trabalho de segunda sexta feira
com descanso aos sbados.









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Escala de revezamento por turnos - Somente nos casos em que a natureza do
trabalho assim o exigir.

Escala de revezamento de folgas semanais - Somente nos casos em que a natureza
do trabalho assim o exigir.

Relao anual de informaes sociais (RAIS) Todo estabelecimento deve fornecer
ao Ministrio do Trabalho as informaes referentes aos seus vnculos empregatcios
por intermdio da Rais, esta declarao entregue anualmente.

Comprovante de contribuio sindical patronal Toda empresa est obrigada a
recolher anualmente a contribuio sindical patronal em favor do sindicato
representativo de sua categoria. Este recolhimento normalmente efetuado no ms
de janeiro de cada ano, sendo o seu percentual determinado de acordo com o
valor do seu capital social.

Comprovante de contribuio sindical dos empregados - Toda empresa est
obrigada a descontar na folha de pagamento e recolher anualmente a
contribuio sindical dos seus empregados em favor do sindicato representativo da
classe. Este recolhimento normalmente efetuado no ms de maro de cada ano,
ou no ms posterior a admisso quando esta ocorrer aps o ms de contribuio,
sendo o seu valor correspondente a 1/ 30 avos de sua remunerao.

Relao dos empregados que recolhem a contribuio sindical Lista dos
funcionrios que tiveram o desconto da contribuio sindical na folha de
pagamento em determinada competncia. OBS: Esta lista deve estar anexa a guia
de recolhimento sindical correspondente.

Cpia das Convenes Coletivas de trabalho O auditor fiscal pode solicitar esta
documentao para verificar o devido cumprimento das clusulas estabelecidas.
Ex: Piso salarial / Carga horria / Fornecimento de Cesta Bsica / Adicionais de hora
extra, etc.

Cadastro Geral de empregados e desempregados (CAGED) Declarao entregue
mensalmente quando ocorrerem as seguintes movimentaes de empregados :
ADMISSO / DEMISSO OU TRANSFERNCIA.

CTPS recibos de entrega e de devoluo Toda vez que o funcionrio entregar a
CTPS para devidas anotaes (admisso ou atualizao) o empregador dever
devolv-la no prazo de 48 horas, sendo que na sua entrega e devoluo dever ser
feito um recibo. OBS: A Emis compromete-se a enviar informaes referentes a
registro e atualizao da CTPS em 48 horas, devendo o empregador proceder as
anotaes no documento original, caso contrrio, no nos responsabilizamos pelo
cumprimento deste prazo.









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Aviso e Recibo de Frias Transcorrido um ano de trabalho o empregado tem
direito a 30 dias de frias. A remunerao deste perodo deve ser acrescida de 1/ 3
do valor do salrio e devendo ser paga dois dias teis antes do incio das frias.

As frias devem ser concedidas durante o ano seguinte ao perodo aquisitivo. Se isso
no acontecer, o empregador dever pagar frias em dobro. Em casos de frias
coletivas, estas sero concedidas em dois perodos, sendo que nenhum deles
poder ser inferior a dez dias corridos.

Aos menores de 18 anos e aos maiores de 50 anos de idade, as frias sero sempre
concedidas de uma s vez.

Os avisos e recibos de frias devero estar devidamente assinados. OBS: Existem
neste documento dois campos onde o funcionrio dever assinar, a parte superior
refere-se ao aviso com data de 30 dias de antecedncia do incio das frias, a
parte inferior refere-se ao recibo com data de pagamento dois dias teis antes do
incio das frias.

Aviso prvio O aviso prvio uma notificao que uma das partes do contrato de
trabalho faz outra, dando-lhe cincia da resciso do mesmo. Sua validade est
condicionada ao recebimento da carta e assinatura de ciente na data em que
efetivamente for comunicada a dispensa do funcionrio.

O aviso prvio trabalhado dado pelo empregador nulo de pleno direito caso o
funcionrio no tenha a devida reduo de sua carga horria, que pode ser de 07
dias corridos, um dia por semana, ou reduo de 02 horas dirias. O pedido de
dispensa de cumprimento do aviso no exime o empregador de pagar o valor
respectivo, salvo comprovao de haver o funcionrio obtido um novo emprego.

Quando o empregador dispensa o funcionrio do cumprimento do aviso prvio este
considerado aviso prvio indenizado.

Pedido de Demisso Sua validade est condicionada ao recebimento da carta e
assinatura de ciente na data em que efetivamente for comunicado o pedido de
demisso.

A carta dever ser escrita de prprio punho pelo funcionrio, caso este seja
analfabeto a carta poder ser digitada, porm dever ser assinada por duas
testemunhas, alem do responsvel.

Recibo da quitao da resciso do contrato de trabalho o termo de resciso do
contrato de trabalho quitado de acordo com a legislao vigente, e homologado
conforme o caso.









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Extratos da conta vinculada FGTS (demitidos) Pode ser emitido a qualquer tempo
atravs do conectividade social, desde que a empresa possua este cadastro.

PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional. (NR 7) - Estabelece a
obrigatoriedade de elaborao e implementao, por parte de todos os
empregadores e instituies que admitam trabalhadores como empregados,
independentemente do grau de risco ou porte da empresa, com objetivo de
promoo e preservao da sade do conjunto de seus trabalhadores. O PCMSO
deve ser coordenado por um Mdico do Trabalho devidamente habilitado,
podendo o fiscal solicitar os exames mdicos (admissional, peridico e demissional),
o relatrio geral do programa e o relatrio anual.

PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais. (NR 9) - Estabelece a
obrigatoriedade da elaborao e implementao, por parte de todos os
empregadores e instituies que admitam trabalhadores como empregados,
independentemente do grau de risco da empresa e porte da empresa. Este
programa visa a preservao da sade e da integridade dos trabalhadores, atravs
da antecipao, reconhecimento, avaliao e conseqente controle da
ocorrncia de riscos ambientais existentes ou que venham existir no ambiente de
trabalho, tendo em considerao a proteo do meio ambiente e dos recursos
naturais. Trata-se de um relatrio elaborado por engenheiro ou tcnico do trabalho
devidamente habilitado, devendo ser renovado anualmente.

Fichas financeiras dos empregados Podem ser emitidas a qualquer tempo, para
conferncia e apurao geral.

Documentos relativos a cooperativa / cooperados - Somente nos casos em que a
natureza do trabalho assim o exigir.

Convnio / Reembolso creche obrigatria a instalao de local destinado a
guarda de crianas com idade de amamentao nos estabelecimentos em que
trabalharem pelo menos 30 mulheres com mais de 16 anos de idade, podendo a
manuteno desta ser substituda pelo reembolso creche.

Registro de firma, contrato social e alteraes - Apresentar ao fiscal o contrato
social e todas as suas alteraes.

Ata de assemblia de constituio e alteraes - Somente nos casos em que a
natureza do trabalho assim o exigir.

Livros Caixa / Dirio / Razo / doctos. Contbeis / plano de contas - Somente nos
casos em que a legislao assim o exigir.

Contrato de aprendizagem Contrato de trabalho especial ajustado por escrito por
prazo determinado de at dois anos em que o empregador se compromete a








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assegurar ao maior de 14 e menor de 18 anos inscrito em programa de
aprendizagem a formao tcnica profissional adequada. Este tipo de contrato
aplica-se a escolas tcnicas de educao, entidades sem fins lucrativos e outras
com estrutura adequada ao desenvolvimento dos programas de aprendizagem.

A durao ao trabalho do aprendiz no poder exceder 08 horas dirias, sendo
que 02 delas devem ser destinadas a aprendizagem terica. Ao final do perodo
ser conferido ao aprendiz certificado de qualificao profissional atravs da
entidade competente.

Documentos relativos estgio Termo de compromisso celebrado entre o
estudante e a empresa, com a intervenincia obrigatria da instituio de ensino e
aplice de seguro de acidentes pessoais.

Deve constar do termo de compromisso as seguintes disposies:

- Qualificao da empresa concedente, do estagirio e da instituio de
ensino;
- Durao do estgio no podendo ser inferior a um semestre letivo
- Objeto do estgio que deve coincidir com programas estabelecidos pela
instituio de ensino;
- Valor da bolsa quando pactuado;
- Horrio do estgio;
- Companhia seguradora e nmero da aplice que garanta ao estagirio
cobertura sobre acidentes pessoais;

Carto do CNPJ Pode ser emitido a qualquer tempo.

Atestados Mdicos Aqueles apresentados pelos funcionrios para abono de faltas
e atrasos.

Vale Transporte O fiscal poder solicitar os seguintes documentos:

- Declarao de Opo de VT;
- Recibo de entrega do VT;
- Recibo de compra do VT.

Comprovantes de Seguro Desemprego Quando ocorrer dispensa sem justa causa
ou trmino do contrato de experincia o funcionrio ter direito ao formulrio do
Seguro Desemprego. O canhoto marrom que a comunicao de dispensa dever
ser assinado e permanecer em poder da empresa, devendo ser apresentado
conforme a solicitao do fiscal.

Recibos e Folha de Pagamento Os recibos de pagamentos devem ser
apresentados com a data de pagamento preenchida at o 5 dia til do ms








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subseqente e devidamente assinados. Nesta documentao o fiscal ir verificar se
o pagamento do salrio est ocorrendo na data de seu vencimento, se o valor
pago referente as horas extras e respectivo DSR est correto, se os valores
descontados esto de acordo com a legislao, etc.

As folhas de pagamento devem ser apresentadas sem nenhum tipo de rasura ou
anotao. O fiscal far a conferncia do valor referente ao recolhimento do FGTS e
contribuies sindicais.

GFIP Esta guia comprova o recolhimento do fundo de garantia, ela composta
por trs documentos a saber :
Protocolo de Conectividade o comprovante de envio das informaes referentes
ao fundo de garantia para a Caixa Econmica Federal, atravs de meio eletrnico;

Guia de Recolhimento do FGTS e informaes para a Previdncia Social (GFIP) a
guia onde constam os valores totais a serem recolhidos; devendo conter
autenticao bancria ou comprovante de pagamento quando este for efetuado
pela Internet.

Relao dos trabalhadores constantes no arquivo SEFIP lista onde constam os
dados de cada funcionrio.

ATENO: O RECOLHIMENTO DO FGTS O TEM MAIS IMPORTANTE PARA A
FISCALIZAO DO TRABALHO, CASO HAJA GUIAS EM ATRASO O FISCAL IR
SOLICITAR O SEU IMEDIATO RECOLHIMENTO, OU EM ALGUNS CASOS O
FISCAL PODER ACEITAR QUE A EMPRESA ENTRE COM PEDIDO DE
PARCELAMENTO DO FGTS, MAS ESTE S SER VLIDO APS O
DEFERIMENTO PELA CAIXA ECONOMICA FEDERAL, SENDO QUE ESTAS
MEDIDAS NO ISENTARO A EMPRESA DE MULTA POR ATRASO NOS
RECOLHIMENTOS.

GRFC Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS e da contribuio (mais
conhecida como guia de multa do fgts) nesta guia constam os valores totais a
serem recolhidos; quando ocorrer resciso sem justa causa por parte do
empregador ou resciso por trmino de contrato, devendo conter autenticao
bancria ou comprovante de pagamento quando este for efetuado pela Internet.

FGTS relao dos estabelecimentos centralizados (REC) - Somente nos casos em
que a legislao assim o exigir.

Relao nominal dos empregados com cargo, data de admisso e salrio - Pode
ser emitido a qualquer tempo.









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Certido de objeto e p (liminar) Certido que d a posio de andamento de
processos perante a justia federal, mediante solicitao da parte interessada.
Aplica-se somente nos casos em que o fiscal exigir.

CIPA (NR 5) - Estabelece uma Comisso Interna de Preveno de Acidentes que
tem como objetivo a preveno de acidentes e doenas profissionais. Esta
comisso obrigatria a todas as empresas regidas pela CLT, com mais de 50
empregados (o nmero mnimo de empregados para composio da CIPA pode
cair para 20 dependendo do grau de risco da empresa estabelecido no Quadro I
desta NR). Esta NR tambm estabelece que quando a empresa no for obrigada a
constituir a CIPA, dever designar um responsvel e promover anualmente seu
treinamento para o devido cumprimento dos objetivos desta NR. O fiscal poder
solicitar o certificado deste treinamento.

NR 4 (portaria 3214778 e alteraes) Somente nos casos em que a legislao assim
o exigir.

DIRF Declarao de Imposto de Renda retido na fonte uma declarao onde
constam todos os dados referentes as retenes de Imposto de Renda efetuadas
pelo empregador, onde o fiscal poder apurar se os valores retidos dos funcionrios
foram devidamente declarados.

Procedimentos no caso de autuao e imposio de multas

Caso o fiscal encontre irregularidades, e decida pela autuao da empresa a
mesma ser da seguinte forma :

- O auto de infrao ser lavrado em duas vias, sendo uma via entregue ao
infrator contra recibo, ou enviada dentro do prazo de 10 dias. O auto dever
ser lavrado no local da inspeo;

- O infrator ter dez dias contados a partir do recebimento do auto, para a
apresentao da defesa;

- Tendo a autoridade competente decidido pela aplicao da multa o infrator
ter o prazo de dez dias contados do recebimento da notificao da multa
para interpor recurso, sendo que para isto dever efetuar o pagamento da
multa;

- A multa ser reduzida em 50% se o infrator, renunciando ao recurso, a recolher
dentro do prazo de 10 dias contados a partir do recebimento da infrao ou
publicao do edital.

- A aplicao da multa no eximir o infrator da responsabilidade em que
incorrer por infrao das leis penais;








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Alm das multas acima a empresa tambm pode estar sujeita a multa por
descumprimento de clusulas da conveno coletiva.

PROCEDIMENTOS DA FISCALIZAO DA PREVIDNCIA SOCIAL

Conceito

de responsabilidade das autoridades competentes assegurar o cumprimento das
obrigaes previdencirias das empresas e dos segurados. A ao fiscal realizada
pelos auditores fiscais da previdncia social.

A aes fiscais podero resultar no lanamento de crdito previdencirio, lavratura
de auto de infrao, apreenso de documentos de qualquer espcie, emisso de
termo de arrolamento de bens e emisso de lanamento de dbito confessado.

Principais documentos exigidos pela fiscalizao

GPS Guia de Previdncia Social - Esta guia comprova o recolhimento das
contribuies previdencirias.

Ficha de Salrio Famlia - O salrio-famlia um benefcio pago aos trabalhadores
com a finalidade de ajudar no sustento dos filhos de, no mximo, 14 anos de idade
ou invlidos. O salrio-famlia que pago mensalmente ao empregado pela
empresa, ter sua veracidade apurada, pois seu valor deduzido da GPS.

O fiscal ir verificar se o funcionrio atende todos os requisitos necessrios para o
recebimento do benefcio, portanto a empresa deve ter um controle rigoroso dos
seguintes documentos:

- Termo de responsabilidade do salrio-famlia;
- Cpia da certido de nascimento dos filhos ;
- Cpia da caderneta de vacinao ou documento equivalente, quando o
filho ou equiparado for menor de 7 anos, atualizada nos meses de maio e
novembro de cada ano, a partir do ano 2000;
- Comprovante de freqncia escola, a partir de 6 anos de idade do filho
ou equiparado, atualizada nos meses de maio e novembro de cada ano, a
partir do ano 2000;

O pagamento do benefcio deve ser suspenso se no houver a apresentao dos
atestados de vacinao e freqncia escolar dos filhos, pois a empresa incorre em
irregularidade se efetuar a deduo na GPS sem ter os documentos exigidos
conforme a legislao.









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Salrio Maternidade O salrio maternidade devido a funcionria durante 120
dias, podendo ter incio 28 dias anteriores ao parto e trmino 91 dias aps ele. O
salrio maternidade que pago mensalmente a empregada pela empresa, ter
sua veracidade apurada, pois seu valor tambm deduzido da GPS.

O fiscal ir verificar se o funcionrio atende todos os requisitos necessrios para o
recebimento do benefcio, portanto a empresa deve ter arquivado o atestado
mdico que dever indicar a finalidade a que se destina, ou seja, dever estar
especificado como licena maternidade, constando a data de incio do
afastamento.

Procedimentos no caso de autuao e imposio de multas

Se forem constatadas irregularidades no que diz respeito legislao previdenciria
o fiscal ir lavrar um auto de infrao - AI, entretanto, se for apurado atraso nos
recolhimentos o fiscal lavrar uma notificao fiscal de lanamento de dbito -
NFLD. Aps o recebimento do AI ou NFLD a empresa ter o prazo de 15 dias para
efetuar o pagamento/ parcelamento ou apresentar defesa sob pena de inscrio
em Dvida Ativa.

ATENO: CONSTITUI CRIME DE AO PENAL PBLICA A FALTA DE
REPASSE AO INSS DOS VALORES DESCONTADOS DOS CONTRIBUINTES
APROPRIAO INDBITA, OU SEJA, O NO PAGAMENTO DA PARTE
DESCONTADA DOS EMPREGADOS NAS GPS, PODENDO HAVER PENA DE
RECLUSO DE 02 A 05 ANOS, ALM DA MULTA.

Dicas para arquivar documentos

A legislao trabalhista exige que sejam emitidos um grande nmero de
documentos que devem ser conservados por um longo perodo de tempo, para
facilitar o acesso a esses documentos no caso de uma fiscalizao aqui vo
algumas dicas de como seu arquivo pode ser organizado:

Cada funcionrio dever possuir uma pasta pronturio, onde devero ser
arquivados os documentos individuais, tais como: cpia dos documentos pessoais
(RG/ CPF/ Comprovante de Endereo/ CTPS/ PIS/ Ttulo de Eleitor e comprovante da
ltima votao/ Comprovante de Escolaridade/ Carteira de Reservista/ CNH);
Contrato de Experincia; Acordo de Compensao, e ou Prorrogao; Declarao
de Vale Transporte, Recibo de Entrega de Uniforme; Fichas de Salrio Famlia e
anexos; Fichas de Salrio Maternidade e anexos; Atestados Mdicos ; Folhas de
Presena ou Carto de Ponto; Recibos de Entrega de Vale Transporte; Recibos de
Entrega de Cesta Bsica; Aviso e Recibo de Frias; e Recibos de Pagamentos, sendo
que este devero ser ordenados em ordem cronolgica crescente, podendo ser
arquivado cada tipo de documento em um saquinho separado identificado dentro
da pasta, conforme modelo abaixo:








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Preencher o nome do
funcionrio na pasta









Os impostos (GPS/ GFIP/ DARF/ Sindicais/etc), declaraes (RAIS/ CAGED/ DIRF) e
folhas de pagamento podero ser arquivados em ordem cronolgica crescente em
pastas individuais previamente identificadas, preferencialmente separadas por ano,
conforme modelo abaixo:






Preencher a identificao
na pasta Ex: GPS











Recibo
Frias
Recibo
VT
Cpia
Doctos
Carto
Ponto
ANO
2002
ANO
2003
ANO
2004
ANO
2005








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Anexo 1 - Tabela tempo de guarda de documentos


Documentos Prazos de Guarda

Acordo de Compensao de Horas 06 anos
Acordo de Prorrogao de Horas 06 anos
Recibo de Pagamento de Frias e 13 salrio 06 anos
Contrato Social e Alteraes Posteriores Indeterminado
Carto do CNPJ Atualizado
CIPA Comisso Interna Preveno de Acidentes 05 anos
DIRF Declarao de Imposto de Renda Retido na Fonte 07 anos
DARF PIS 10 anos
RAIS Relao Anual de Informaes Sociais Indeterminado
PCMSO (Exames Mdicos Admissionais, Peridicos, Demissionais) 20 anos
FGTS ( GFIP Guia do Fundo de Garantia e Informaes a Previdncia
Social , Protocolo de Conectividade e RE Relao de Empregados)

35 anos
Folha de Pagamento 35 anos
Folhas ou Cartes de Ponto (devidamente assinados e sem falta de
marcaes)
06 anos
Formulrio CAGED 10 anos
GRCS Contribuio Sindical / Assistencial Patronal e de Empregados
(Guia e Relao)
05 anos
GPS Guia da Previdncia Social 35 anos
Atestados Mdicos 35 anos
Ficha de Salrio Famlia e anexos (Cpias de Certides de Nascimento,
Comprovantes de Escolaridade e Comprovantes de vacinao)

35 anos
Documentao de Salrio Maternidade 35 anos
Hollerith / Recibos de Pagamento 10 anos
Laudo PPRA 20 anos
Livro de Inspeo do Trabalho Permanente
Livro ou Ficha de Registro de Empregados Indeterminado
Pronturios de Funcionrios Indeterminado
Comunicao de Aviso Prvio 02 anos
Termo de Resciso de Contrato de Trabalho Indeterminado
Carta de Pedido de Demisso 02 anos
GRFC Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS e Contribuies 35 anos
Seguro Desemprego 05 anos
Recibos de Vale-Refeio / Cesta Bsica 10 anos
Recibos de Entrega Vale-Transporte 06 anos
















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Anexo 2 - Tabela de multas administrativas fixas e variveis em reais


Natureza da Infrao Valor da Multa

Falta de registro de empregado R$ 402,53 Por empregado, dobrado na reincidncia
Falta de atualizao de livro ou ficha de empregado R$ 201,27- Dobrado na reincidncia
Contrato individual de trabalho R$ 402,53 Dobrado na reincidncia
Frias R$ 170,26- Por empregado ,dobrado na reincidncia
Falta de Anotao ou Anotao Indevida na CTPS R$ 402,53
Extravio / Inutilizao ou Reteno da CTPS R$ 201,27
Cobrana da CTPS pelo Sindicato R$ 1.207,60
Atraso no pagamento de salrio R$ 170,26- Por empregado prejudicado
No pagamento de verbas rescisrias no prazo R$ 170,26- Por empregado prejudicado + multa 1
salrio corrigido para o empregado
Trabalho do menor R$ 402,53 Dobrado na reincidncia
Trabalho da mulher R$ 80,51 at R$ 805,07 Valor mximo na
reincidncia, artifcio, simulao ou fraude
13 salrio R$ 170,26 Por empregado, dobrado na reincidncia
Vale Transporte R$ 170,26-Por empregado, dobrado na reincidncia
Entrega de CAGED com atraso at 30 dias R$ 4,47-Por empregado
Entrega de CAGED com atraso 31 at 60 dias R$ 6,70-Por empregado
Entrega de CAGED com atraso acima de 60 dias R$ 13,41-Por empregado
Durao do trabalho De R$ 40,25 at R$ 4025,33 Dobrado na
reincidncia, oposio ou desacato
Salrio mnimo De R$ 40,25 at R$ 1610,13 Dobrado na
reincidncia
Segurana do Trabalho De R$ 670,89 at R$ 6.708,88 Valor mximo na
reincidncia, embarao, resistncia, artifcio,
simulao.
Medicina do Trabalho De R$ 402,53 at R$ 4025,33 Valor mximo na
reincidncia, embarao, resistncia, artifcio,
simulao
Contribuio Sindical De R$ 8,05 at R$ 8050,65
Fiscalizao De R$ 201,27 at R$ 2012,66
FGTS Falta de depsito De R$ 10,64 at R$ 106,41 - Por empregado dobrado
na reincidncia, fraude, simulao, artifcio,
resistncia, embarao ou desacato
FGTS - Deixar de computar parcela de remunerao De R$ 10,64 at R$ 106,41 - Por empregado dobrado
na reincidncia, fraude, simulao, artifcio,
resistncia, embarao ou desacato
FGTS Deixar de efetuar o depsito aps notificao De R$ 10,64 at R$ 106,41 - Por empregado dobrado
na reincidncia, fraude, simulao, artifcio,
resistncia, embarao ou desacato
FGTS Apresentar informaes com erro ou omisso
sobre a conta vinculada do trabalhador

Seguro - Desemprego De R$ 425,64 at R$ 42564,00 Dobrado na
reincidncia, oposio ou desacato
RAIS: no entregar no prazo previsto, entregar com
erro, omisso ou declarao falsa.
De R$ 425,64 at R$ 42564,00 Dobrado na
reincidncia, oposio ou desacato