Está en la página 1de 123
m ó d u l o 1 Contenidos: Nacimiento del emprendimiento- Idea- Factores que pueden incidir- Empresa, funciones, características y clasificación- Pasos para su creación- Empresarios- Funciones- Características de un empresario eficaz. Cuando un empresario se transforma en emprendedor- Características y obstáculos. Estudio de mercado. Concepto. Características. Objetivos. Tipos de mercados a analizar- ejemplos y actividades practicas. Actividades de inicio, de desarrollo y de autoevaluación. 12 Microemprendimiento Módulo 1 14 ¢ Microemprendimiento Un microemprendimiento es un tipo de organización que tiene características propias: — Es la puesta en marcha de un proyecto nuevo. — Goza de ventajas crediticias otorgadas por ciertos bancos, con el propósito de fomentar su desarrollo y combatir el desempleo. — El emprendedor necesita la apoyatura de asesores externos, porque no cuenta con todos los conocimientos requeridos (ejemplos: asesores legales, financieros, etc.) A su vez, comparte características comunes a otras empresas: — Quien emprende el proyecto está dispuesto a arriesgar cierto capital para el logro de una actividad redituable. — Intenta encontrar presupuestos convenientes para la adquisición de los recursos materiales necesarios. Sigamos por definir la palabra “empresa” ya que en una medida pequeña, generalmente familiar, se desarrollan los microemprendimientos. Muchas veces escuchamos y hasta usamos esta palabra sin tener presente el significado acabado de ella. Desde una perspectiva económica y mercantil podemos definir la empresa como aquella unidad de producción compleja en la que se coordinan diversos medios productivos (trabajo humano y elementos materiales e inmateriales) bajo la dirección del empresario con el fin inmediato de elaborar productos y/o prestar servicios, satisfaciendo así, directa o indirectamente, una necesidad humana, lo que previsiblemente conducirá a la obtención de alguna clase de utilidad o beneficio para sus titulares. Ahora bien, podríamos preguntarnos a partir de lo anterior, de dónde es que surge una empresa. Las respuestas son varias: En la raíz de toda nueva iniciativa empresarial late la idea de una persona (un emprendedor, un promotor) que, con la vista en los posibles beneficios derivados de su actividad, pone en marcha su actividad productiva de bienes, de servicios o de ambos, arriesgando, en ocasiones, su propio patrimonio. Por lo general, las ideas pueden encontrarse observando: — El propio trabajo El descubrimiento de una idea empresarial puede llegar de la observación, en el Microemprendimiento trabajo cotidiano, de oportunidades de mejora de los productos fabricados o los servicios ofrecidos por la empresa en que trabaja el futuro emprendedor. Esa labor diaria puede asimismo revelar nuevos segmentos de mercado, demandas insuficientemente cubiertas que ofrecen una oportunidad de negocio al que sepa aprovecharlas a tiempo. — La vida diaria En otras ocasiones, son los familiares, amigos o conocidos, acaso nosotros mismos, quienes percibimos la carencia de un bien o servicio que podría cubrir determinadas necesidades, facilitarnos ciertas tareas; otras veces, es la lejanía o incomodidad para obtener ese bien o servicio lo que hace brotar la oportunidad de negocio. — La vida económica El seguimiento de publicaciones económicas o profesionales, publicaciones especializadas en la creación de empresas, pueden, igualmente, darnos la pauta a la hora de descubrir las nuevas oportunidades. Del mismo modo, el análisis de estudios estadísticos elaborados por determinadas instituciones (Cámaras de Comercio, organizaciones y asociaciones empresariales, sindicatos, etc) o por la propia Administración pueden permitir el descubrimiento de nuevas oportunidades de negocio. — Las ideas ajenas Si en muchas ocasiones son ideas propias las que impulsan la nueva actividad, no es, ni mucho menos, infrecuente que sean ideas de otras personas las que permitan su nacimiento. Es el caso de los traspasos de negocio, los ejemplos e ideas de negocio que se analizan en revistas especializadas en ámbitos comerciales o industriales, las franquicias, las concesiones comerciales, la adquisición de derechos de propiedad industrial (patentes) o de licencias de fabricación, explotación, o distribución (p. ej.: una exclusiva de distribución de ciertas importaciones), etc. Si se recurre a ideas ajenas para crear una empresa, es aconsejable mantener una actitud de vigilancia y seguimiento de nuevos productos o servicios, nuevas tendencias de consumo, nuevas ideas de marketing, etc. (en la mayoría de las revistas especializadas existe una sección dedicada a estos asuntos). Las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera: — Sectores Económicos. Módulo 1 15 Microemprendimiento — El origen de su capital. — Su Tamaño. — Conformación de su capital. — El número de propietarios. Veamos en particular cada clasificación: œ POR SECTORES ECONÓMICOS P Extractivas: dedicadas a explotar recursos naturales. Ejemplo: Minería. P Servicios: entregan sus servicios o la prestación de éstos a la comunidad. Ejemplo: Clínicas, salones de belleza, transportes. P Comercial: desarrolla la venta de los productos terminados en la fábrica. Ejemplo: Supermercados. P Agropecuaria: explotación del campo y sus recursos. Ejemplo: Hacienda, agroindustria. P I ndustrial: transforma la materia prima en un producto terminado. Ejemplo: Fábricas, Constructoras. œ POR SU TAMAÑO P Grande: su constitución se soporta en grandes cantidades de capital, un gran número de trabajadores y el volumen de ingresos al año, su número de trabajadores excede a 100 personas. P Mediana: su capital, el número de trabajadores y el volumen de ingresos son limitados y muy regulares, número de trabajadores superior a 20 personas e inferior a 100. P Pequeñas: se dividen a su vez en: — Pequeña: su capital, número de trabajadores y sus ingresos son muy reducidos, el número de trabajadores no excede de 20 personas. — Micro: su capital, número de trabajadores y sus ingresos sólo se establecen en cuantías muy personales, el número de trabajadores no excede de 10 (trabajadores y empleados). — Famiempresa: es un nuevo tipo de explotación en donde la familia es el motor del negocio convirtiéndose en una unidad productiva. 16 Módulo 1 Microemprendimiento œ POR EL ORIGEN DEL CAPITAL P Público: su capital proviene del Estado o Gobierno. P Privado: son aquellas en que el capital proviene de particulares. P Economía Mixta: el capital proviene una parte del Estado y la otra de particulares. œ POR LA EXPLOTACIÓN Y CONFORMACIÓN DE SU CAPITAL P Multinacionales: en su gran mayoría el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes países del mundo (globalización). P Grupos Económicos: estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupo de personas o dueños. P Nacionales: el radio de atención es dentro del país normalmente tienen su principal en una ciudad y sucursales en otras. P Locales: son aquellas en que su radio de atención es dentro de la misma localidad. œ POR EL NÚMERO DE PROPIETARIOS Unipersonales: se conforma con la presencia de una sola persona natural o jurídica, que destina parte de sus activos para la realización de una o varias actividades mercantiles. Sociedades: el artículo 1° de la Ley de Sociedades Comerciales (N° 19.550) dice al respecto “Habrá sociedad comercial cuando dos o más personas en forma organizada, conforme a uno de los tipos previstos en esta ley, se obliguen a realizar aportes para aplicarlos a la producción o intercambio de bienes o servicios participando de los beneficios y soportando las pérdidas.” Pensemos que deseamos ser emprendedores y crear una empresa. Este es un proceso deliberado y no puede hacerse sino siguiendo pasos que más allá de las innovaciones creativas, son indispensables para acercarse al éxito del proyecto. ¡ 1° PASO BUSCAR UNA IDEA Es lo primero que hay que tener en cuenta y puede ser determinante para el éxito o el fracaso de la empresa. Incluso el negocio más P P 17 Módulo 1 Microemprendimiento sencillo en apariencia puede terminar antes de empezar por culpa de una idea mal definida o poco desarrollada. La idea debe ser realista y poder presentarse como viable. No se trata de encontrar un negocio que revolucione el mercado, sino de detectar un hueco, una oportunidad que nadie haya aprovechado. Los emprendedores en el momento de la creación de la empresa están tan apasionados con su idea que cualquier propuesta de reflexión es vista como un proceso que los demora y se niegan a aceptarlo. Quieren crear rápidamente su empresa y no quieren perder tiempo aprendiendo a gestionar empresas. Es por esto que piden guías o recetas mágicas que en cinco minutos les digan las cosas que se han de hacer para crear una empresa con éxito. Se puede decir que un proyecto ha sido bien planificado cuando se han seguido en forma ordenada y sistemática las diferentes etapas del proceso de creación, especialmente la realización del plan de empresa. ¡ 2° PASO EL PLAN DE NEGOCIO Consiste en plasmar la idea en papel de una forma sintetizada, pero sin dejar cabos sueltos, dejando claros qué objetivos quiere alcanzar la empresa y cómo piensa lograrlo, es decir, la estrategia que utilizará. Sirve para estudiar y planificar la viabilidad técnica, económica y financiera del proyecto. Debe ser ante todo realista y tener en cuenta el entorno económico y el mercado en el que se va a competir. Es también la tarjeta de presentación del empresario ante posibles colaboradores, entidades, inversores... El emprendedor, en cualquier caso, debe hacer acopio de toda la información que pueda estar relacionada con la puesta en marcha de su negocio, para que no queden flecos en su constitución. Debe contemplar toda la normativa legal aplicable a la actividad que va a desarrollar la empresa y los permisos y autorizaciones que deberá tramitar. Hay que tener claro a qué mercado se dirige la empresa y quiénes serán sus clientes potenciales. Identificar los datos principales del mercado, sus previsiones de crecimiento, competencia, estructura, segmentación. Prever las barreras de entrada, competidores... Antes de iniciar cualquier microemprendimiento es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos: Decidir el ramo y la razón social (por ejemplo: Las Artes SA Responsable Inscripto; dedicada a la elaboración y venta de artículos de librería). Obtener un capital para desarrollar la actividad, que surgirá del aporte de cada socio o de préstamos solicitados a terceros (por ejemplo: entidades bancarias, proveedores, etc.). 18 Módulo 1 Microemprendimiento Determinar el lugar físico donde se establecerá la empresa. Definir la naturaleza y ubicación de las instalaciones necesarias para su funcionamiento. Resolver la forma jurídica que adoptará la empresa (Unipersonal, Sociedad Colectiva, en Comandita, Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL), Sociedad Anónima (SA), etc.). Estudio de mercado para la estimación de posibles competidores y consumidores. Definir la naturaleza y uso de los productos para elaborar o elaborados y la ganancia relativa que se espera obtener. Elección de fuentes de abastecimiento de materias primas. Resolver problemas de transporte relacionados con las materias primas y la posterior distribución de los productos elaborados. ¢ El plan debe incluir: Descripción de la empresa y del producto o servicio que va a realizar: referir la experiencia y objetivos del producto o servicio que ofrece. Si se posee la patente o marca, la localización de la empresa y los criterios por los que lo ha elegido. Estudio de mercado: demostrar que existe una oportunidad de negocio. Servirá como base para diseñar las estrategias. Es una labor de investigación a partir de datos externos. Hay que tener claro a qué mercado se dirige la empresa y quiénes serán sus clientes potenciales. Identificar los datos principales del mercado, sus previsiones de crecimiento, competencia, estructura, segmentación. Prever las barreras de entrada, competidores... Debe contemplar toda la normativa legal aplicable a la actividad que va a desarrollar la empresa y los permisos y autorizaciones que deberá tramitar. Plan de marketing: dejaremos más o menos claro cómo vamos a vender el producto. Políticas, estrategias para darlo a conocer al mercado y cómo motivar al potencial cliente para que acuda a nuestra empresa. Definir la cobertura del mercado que se va a realizar. Analizar la necesidad de distribuidores o intermediarios. Elaborar un listado de posibles clientes. Describir las técnicas de venta, políticas de descuento y formas de cobro. Establecer las líneas de publicidad y relaciones públicas. Diseñar las campañas de marketing con sus objetivos. Definición de los medios técnicos: establecer los medios técnicos que se necesitan para poner en marcha una empresa, su coste y su financiación. Debe completarse con un Plan de Compras que planifique la gestión de las compras y su almacenaje. 19 Módulo 1 Microemprendimiento Organización y recursos humanos: servirá para definir el organigrama y distribuir las tareas, los puestos de trabajo y las correspondientes funciones y sus responsables. No hay que olvidar que el principal activo de una empresa es su capital humano. Una vez seleccionados los empleados, es conveniente asesorarse sobre la modalidad de contratación que más conviene adoptar en cada caso, teniendo en cuenta la legislación vigente y los incentivos fiscales que aportan los distintos contratos. Estudio económico financiero: es necesario determinar cuáles serán los fondos necesarios para poner en marcha la empresa y cómo se va a obtener el capital. Habrá que definir la estructura financiera de la empresa y hacer previsión de su rentabilidad, al menos, a medio plazo. Aspectos formales y estructura legal: trámites administrativos y legales necesarios que hay que cumplimentar para poder constituir la empresa y el régimen fiscal al que deberá someterse. — Inscripción en la IGJ (Inspección General de J usticia) — Inscripción en la AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos) para la obtención del CUIT (Clave Única de Identificación Tributaria) mediante el formulario 560J - 561 — Inscripción en la DGR (Dirección General de Rentas) como contribuyente del impuesto a los Ingresos Brutos — Habilitación Municipal (en la Municipalidad de la jurisdicción donde se establecerá el negocio) para obtener el Certificado de Habilitación en el rubro propuesto. Se realiza completando el formulario correspondiente. ¢ El empresario emprendedor Muchas veces nos preguntamos por qué algunas personas tienen más éxito que otras cuando de dirigir un proyecto o una actividad se trata. Seguramente, todos nosotros tenemos las capacidades suficientes para ser buenos empresarios. La diferencia es que 20 Módulo 1 Microemprendimiento estas habilidades son desarrolladas mejor por unos individuos que por otros. Cuando se va a crear o impulsar una empresa, las características individuales de los organizadores de la misma, son el punto de partida para entender el éxito o fracaso de las tareas que se van a emprender. De nada sirve ser un buen inventor si no somos capaces de "vender" y dar a conocer nuestra idea para que sirva de la mejor manera. Por tal razón, un emprendedor debe saber utilizar todos los recursos que tenga a su alrededor para que su idea crezca y se desarrolle sin contratiempos, generando beneficios tanto para él como a las personas que utilicen o saquen provecho de su "empresa". Tener la suficiente capacidad técnica para desarrollar una idea y organizarla, es una de las cualidades que debe tener un futuro empresario, sin olvidar la fortaleza personal para llevar a buen término el proyecto que se piensa emprender, creyendo en lo que se hace y estando seguro del éxito que se va a alcanzar. Cuando hablamos de capacidad técnica, nos referimos a la aptitud de crear planes específicos que permitan desarrollar un proyecto de la mejor manera. Por otro lado, la habilidad personal tiene que ver con la capacidad de saber elegir perfectamente, las personas con las que se va a contar y los recursos necesarios para no naufragar en el nuevo "viaje" que se va a iniciar. Dentro de las cualidades que definen un buen emprendedor, está la responsabilidad, es decir, el hecho de no dejar a la deriva lo que se ha comenzado y propender porque siempre exista concordancia entre lo que se ha pensado y lo que realmente se ha hecho. Además, el afán de conseguir resultados positivos, influye en la motivación de la persona y hará que se piense y actúe con la menor cantidad de errores. Sumado a las cualidades de un buen emprendedor, debe existir un entorno favorable que permita desarrollar dichas aptitudes de una mejor forma. Sin confianza no existe nada. Creer en lo que se ha empezado y tener seguridad que se alcanzarán las metas propuestas, son actitudes inherentes en un empresario que además debe tener los zapatos bien puestos sobre la tierra para no soñar con propósitos que 21 Módulo 1 Microemprendimiento difícilmente alcanzará, si no mide los recursos y capacidades con los que cuenta en determinado momento. Otros aspectos sobresalientes en un emprendedor son los que tiene que ver con las actividades que éste desarrolla. Siempre está buscando oportunidades, anticipándose al futuro y resolviendo problemas que le darán una visión más clara y concisa de lo que se quiere y de la forma en cómo se conseguirá. Uno de los puntos más importantes es el que tiene que ver con la organización. Una persona que sepa organizar tanto tareas como recursos ya sea humanos o físicos, para el buen desarrollo de un proyecto, estará en la capacidad de liderar una empresa, al enfocar bien las actividades a realizar y conocer bien todo lo que está manejando. Tener una mentalidad abierta al cambio, a lo nuevo, es otro aspecto importante en un emprendedor. Mejorar un proceso ya existente o amoldarse a otro que le reporte mejores dividendos, dará como resultado que un individuo siempre se esfuerce por buscar lo mejor, teniendo ideas innovadoras y ajustándose a los cambios que puedan generarse en su entorno. Perseverar y nunca darse por vencido es otra cualidad que debe tener un empresario. Luchar por sus ideales hasta verlos convertidos en una realidad, es una característica sumamente importante que permite ver los problemas como oportunidades y no como obstáculos para alcanzar las metas propuestas. Como pudimos apreciar, son muchos los factores que harán de una persona un ganador. Sin embargo, sumado a esto, debe existir un entorno favorable donde todo lo anterior pueda cumplirse a cabalidad. Sólo así surgirán nuevos y mejores seres humanos que crearán más fuentes de desarrollo y mejores oportunidades para el bienestar de toda la sociedad. 22 Módulo 1 Microemprendimiento ¢ El empresario: ¿nace o se hace? ¿puede hacerse? Parece que la respuesta es que sí puede hacerse, mediante un trabajo de construcción personal. No todas las características del empresario de éxito son innatas, también se deben considerar su entorno y que influencia ha recibido durante la vida. Un empresario de éxito no sólo es el jovencito de 18 años que funda una compañía de Internet; el concepto es mucho más abierto. En él tienen cabida también gente madura que ha sacado adelante proyectos sociales o comunitarios. Esto último no excluye el interés económico particular, pero no podemos tratar al empresario como una máquina que nada más le interesa el lucro. Estas son las características que diferencian a los empresarios exitosos del resto. 1. FIJ ACIÓN CONTINUA DE OBJ ETI VOS: se trata de determinar metas claras, alcanzables y compatibles con los intereses; como también de reevaluar las mismas. El empresario de éxito siempre se plantea nuevos retos. 2. PERSEVERANCIA: es la firmeza de carácter que los obliga a seguir esforzándose constantemente para alcanzar la meta, no importa con que barreras se encuentre. 3. CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO: cuando se está en un negocio, se debe conocer de él todo lo posible, pero también debe saberse delegar. No se trata de acaparar todo, sino de comprender el funcionamiento de la compañía y los trabajos específicos de los colaboradores. 4. FUERTE ANTE EL FRACASO: comprende que el fracaso es parte del éxito y no se desanima ante él; al contrario, transforma la experiencia en algo positivo, y construye sobre las ruinas. 5. AUTONOMÍA: la independencia no es la soledad. Se trata de tener un criterio formado, responsable e inteligente para pensar y decidir por sí mismo. 23 Módulo 1 Microemprendimiento 6. TOMA RIESGOS MODERADOS: el empresario no es un jugador. Él identifica los riesgos y mide las oportunidades. Luego decide si la meta es real o no. Sólo así se lanza a aventurar algo. 7. PERSISTENCIA EN LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS: aquí juega mucho la imaginación del individuo, su creatividad e ingenio. Muchas veces llegan muchos problemas a la vez y el tiene que estar en capacidad y disposición de solucionarlos óptimamente. 8. INICIATIVA: no esperan que les den ordenes y confían plenamente en sí mismos; además tienen la voluntad de cooperar y probar su carácter ante la situación que se lo exige. 9. EMPUJ E Y ENERGÍA: los empresarios de éxito hacen gala de niveles altísimos de energía ya que a menudo son exigidos para trabajar largas jornadas e incluso sacrificarse para llegar a la cima. 10. ACEPTAN QUE NO LO SABEN TODO: ellos piden ayuda cuando es necesario; el hecho de la independencia no significa que sea un experto en todo. Ellos reconocen y evitan esa trampa. 11. SALUD FÍSICA: no sólo se trata de gozar naturalmente de buena salud, sino de cuidarla y mantenerse en forma para estar a la cabeza de la organización. 12. SALUD MENTAL Y EMOCI ONAL: el entorno del empresario, de por sí es bastante tensionante y los desequilibrios mentales son comunes. Los empresarios exitosos cuentan con un ambiente familiar y social que los ayuda a relajar sus cerebros para la batalla en la oficina. 13. MANEJ AN LA INCERTIDUMBRE: entienden que no son empleados sino empresarios y como tal integran la incertidumbre como algo natural al negocio. 14. RETROALIMENTACIÓN: son asiduos al Feedback a todo nivel. De hecho la relacionan como una herramienta de perfeccionamiento continuo. 15. AUTOCOMPETENCIA: ellos no sólo compiten con otros sino que están a prueba con 24 Módulo 1 Microemprendimiento ellos mismos a través de modelos y supuestos de rendimiento personal. 16. RESPONSABILIDAD: ellos comprenden el poder. Saben que son responsables de los resultados y del proceso. Disfrutan del deber. 17. CONFIANZA: cuestión de fé en sí mismo. Ellos creen en sus capacidades reales y confrontan la adversidad con la fuerza y la habilidad que provienen de ellos mismos. 18. VERSATILIDAD: demuestran capacidad de cumplir con diversos roles y de cambiar de uno a otro según se necesita. 19. DESEO DE INDEPENDENCIA: muestran clara inclinación a buscar ser sus propios jefes. Autodisciplina y esfuerza propio, bajo normas propias, buscando objetivos propios. La relación con otros es más profesional. 20. FANTASÍAS POSITIVAS: permiten que sus mentes vuelen y construyan imágenes de sus metas. Esto funciona como una motivación constante. Para que el empresario emprendedor que venimos describiendo actúe explotando al máximo su potencial, será necesario mirar su alrededor y observar cuáles son las características del mercado en el cual su empresa se va a insertar. ¢ El mercado y su estudio Recordemos que mercado es el lugar físico o no, en el cual se unen la oferta y la demanda de un bien o servicio determinado. El concepto de mercado se refiere a dos ideas relativas a las transacciones comerciales. Por una parte se trata de un lugar físico especializado en las actividades de vender y comprar productos y en algunos casos servicios. En este lugar se instalan distintos tipos de vendedores para ofrecer diversos productos o servicios, en tanto que ahí concurren los compradores con el fin de adquirir dichos bienes o servicios. Aquí el mercado es un lugar físico. 25 Módulo 1 Microemprendimiento La concepción de ese mercado es entonces la evolución de un conjunto de movimientos al alza y a la baja que se dan en torno a los intercambios de mercancías específicas o servicios y además en función del tiempo o lugar. Aparece así la delimitación de un mercado de productos, un mercado regional, o un mercado sectorial. Esta referencia ya es abstracta pero analizable, pues se puede cuantificar, delimitar e inclusive influir en ella. En función de un área geográfica, se puede hablar de un mercado local, de un mercado regional, de un mercado nacional o del mercado mundial. De acuerdo con la oferta, los mercados pueden ser de mercancías o de servicios. Y en función de la competencia, sólo se dan los mercados de competencia perfecta y de competencia imperfecta. El primero es fundamentalmente teórico, pues la relación entre los oferentes y los demandantes no se da en igualdad de circunstancias, especialmente en periodos de crisis, no obstante, entre ambos tipos de participantes regulan el libre juego de la oferta y la demanda hasta llegar a un equilibrio. El segundo, es indispensable para regular ciertas anomalías que, por sus propios intereses, podría distorsionar una de las partes y debe entonces intervenir el Estado para una sana regulación. El mercado visto así puede presentar un conjunto de rasgos que es necesario tener presente para poder participar en él y, con un buen conocimiento, incidir de manera tal que los empresarios no pierdan esfuerzos ni recursos. Visto lo anterior, cualquier proyecto que se desee emprender, debe tener un estudio de mercado que le permita saber en qué medio habrá de moverse, pero sobre todo si las posibilidades de venta son reales y si los bienes o servicios podrán colocarse en las cantidades pensadas, de modo tal que se cumplan los propósitos del empresario. ¢ Objetivos del Estudio de Mercado Un estudio de mercado debe servir para tener una noción clara de la cantidad de consumidores que habrán de adquirir el bien o servicio que se piensa vender, dentro de un espacio definido, durante un periodo de mediano plazo y a qué precio están dispuestos a obtenerlo. Adicionalmente, el estudio de mercado va a indicar si las características y especificaciones del servicio o producto corresponden a las que desea comprar el cliente. Nos dirá igualmente qué tipo de clientes son los interesados en nuestros bienes, lo cual servirá para orientar la producción del negocio. Finalmente, el estudio de mercado nos dará la información acerca del precio apropiado para colocar nuestro bien o servicio y competir en el mercado, o bien imponer un nuevo precio por alguna razón justificada. Por otra parte, cuando el estudio se hace como paso inicial de un propósito de inversión, ayuda a conocer el tamaño indicado del negocio por instalar, con las previsiones correspondientes para las ampliaciones posteriores, consecuentes del crecimiento 26 Módulo 1 Microemprendimiento esperado de la empresa. Finalmente, el estudio de mercado deberá exponer los canales de distribución acostumbrados para el tipo de bien o servicio que se desea colocar y cuál es su funcionamiento. ¢ Proceso de investigación de mercados El proceso de investigación de mercados consta de los siguientes pasos: 1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA Y LOS OBJ ETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN Este suele ser el paso más difícil del proceso, ya que se puede conocer que hay algo andando mal, pero no se tienen determinadas las causas específicas. Por ejemplo, cuando se disminuyen las ventas de un fabricante de bebidas lácteas, cómo determinar qué ocurre en el mercado, cómo saber si es la publicidad la que falla, el producto o el precio. Es común equivocarse, por ello, el problema debe definirse de manera concreta y debe estar relacionado con decisiones específicas. “Un problema bien definido se ha resuelto a la mitad" Una vez que se delimita el problema se procede a establecer los objetivos de la investigación. Hay básicamente tres tipos de objetivos para un proyecto de investigación: — Objetivo exploratorio: busca recabar información preliminar que ayudará a definir el problema y a recomendar hipótesis en una forma más óptima. — Objetivo descriptivo: busca describir aspectos como el potencial del mercado o la demografía de los consumidores. — Objetivo causal: busca probar hipótesis de relaciones causa-efecto. P.Ej: si se aumenta la inversión en publicidad en televisión cuánto aumentan las ventas del producto. Las investigaciones suelen iniciar con objetivos exploratorios para desarrollar más adelante objetivos descriptivos y casuales. Hay que tener en cuenta que este primer paso, definición y delimitación del problema y establecimiento de objetivos, será la carta de navegación del resto de la investigación. 2. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES ESPECÍFICAS DE INFORMACIÓN Los objetivos de la investigación previamente determinados, en la primera fase de la 27 Módulo 1 Microemprendimiento investigación, se deben traducir en necesidades específicas de información. Supón, por ejemplo, que Baby, la firma de productos para bebés, decide investigar el mercado para apreciar la forma en que reaccionarían los consumidores ante un biberón hecho de un nuevo material, que aunque un poco más costoso que los demás biberones de la firma, no necesita ser esterilizado y no se calienta externamente, con lo cual se ahorraría el tiempo de la esterilización y de enfriamiento para los padres muy ocupados y poco experimentados de hoy. Específicamente la firma podría necesitar la siguiente información: Demografía, estilo de vida y condiciones económicas de los padres que usan los biberones Baby. Patrones de consumo en cuanto a la utilización del biberón, cuántos biberones consume el bebé promedio en un día, cuál es el tamaño y la capacidad del biberón preferido por los padres, etc. 3. CONSECUCIÓN DE INFORMACIÓN Para conseguir la información se pueden recabar datos secundarios y primarios. Los primarios son los que se recaban para el propósito del momento. Los secundarios son información existente y disponible que se ha conseguido para otro propósito. Las investigaciones suelen comenzar con los datos secundarios, recabando las fuentes internas y externas, en la siguiente tabla se presentan las fuentes de datos secundarios: Estos datos generalmente se consiguen con mayor facilidad, rapidez y a menor costo que los primarios, pero presentan el inconveniente de no proporcionar la totalidad de la información necesaria, además su calidad no resulta ser la más conveniente para tomar decisiones, por lo cual se deben procurar datos primarios. La recopilación de estos datos debe ser lo más estructurada posible con el fin de alcanzar una máxima calidad de información que permita tomar decisiones acertadas. El plan para recoger la información primaria debe ser concebido por expertos y el director del departamento de marketing. Éstos deberán aprobar su diseño y así tener la posibilidad de analizar e interpretar de mejor manera los resultados. La siguiente tabla nos permite apreciar las áreas a contemplar en el diseño de un plan de recolección de datos primarios. 28 Módulo 1 Microemprendimiento ¢ Mercados a analizar en un estudio de mercado Has podido observar que en el desarrollo de este tema hemos hablado no sólo de investigar el mercado para vender un determinado producto (bien o servicio), sino también de analizar el mercado para comprar un determinado bien o servicio. Con esto queremos señalar que las empresas estudian: A) El mercado donde van a vender sus productos, a este mercado lo denominaremos MERCADO DE COLOCACIÓN. Aquí se encuentran los consumidores, o sea, las personas que le compran a la empresa los bienes o servicios que ella ofrece. Es el mercado donde la empresa “coloca” sus productos. Pero tengamos en cuenta que también en este mercado se encuentra la competencia, es decir, otros vendedores que ofrecen el mismo o similar producto, ya que ellos también quieren “colocar” sus productos allí. B) El mercado donde van a comprar las mercaderías, las materias primas, o los insumos necesarios para luego vender sus productos; a este mercado lo denominaremos MERCADO PROVEEDOR. En este mercado se encuentran los proveedores que le venden a la empresa lo que ella necesita para fabricar o revender luego sus productos. En síntesis: 29 Módulo 1 Microemprendimiento Mercado de colocación donde la empresa vende aquí se encuentran -los consumidores -los competidores Mercado proveedor donde la empresa compra aquí se encuentran -los proveedores ¢ ACTIVIDAD DEL MICROEMPRENDIMIENTO PARTE 1: Creá tu microemprendimiento. a) Detallá la fuente que le dio origen (el propio trabajo, la vida diaria, la vida económica o ideas ajenas). b) Inventá un nombre y decidí si la propiedad será unipersonal o societaria. c) Desarrollá un logotipo que identifique a la empresa. d) Detallá y grafizá las cualidades del producto que ofrecerás. PARTE 2: Definí los parámetros de la investigación de mercado. a) Establecé el objetivo del estudio de mercado (por ejemplo, medir la aceptación del nuevo producto que vas a ofrecer). b) Clasificá tu objetivo en exploratorio, descriptivo o causal. c) Determiná quiénes formarán el mercado de colocación y el mercado proveedor. Consultá las respuestas a las actividades con tu tutor. 30 Módulo 1 Microemprendimiento m ó d u l o 2 Contenidos: Mercado de colocación. Características del bien o servicio a estudiar, investigación de la demanda y oferta del bien a colocar- Formas- Tipos- Clasificación- Estudio de mercado proveedor- Formas de realizar el estudio de mercado- Encuesta- Características- Confección- Como se lleva a cabo un estudio de mercado- Estudio de localización- Concepto- Factores a tener en cuenta para su utilización- Ejemplos y actividades practicas. Actividades de inicio, de desarrollo y de autoevaluación. 32 Microemprendimiento ¢ Estudio de mercado En el capítulo anterior ya hemos estudiado el alcance de un estudio de mercado. En éste, vamos a profundizar aún más para saber qué datos, en especial, nos puede brindar esta técnica. Uno de los aspectos importantes del mercado a analizar es la competencia: Veamos a qué se refieren los dos pilares fundamentales del mercado: la oferta, por un lado; y por otro, la demanda. ¢ La oferta La oferta se define como la cantidad de bienes o servicios que se ponen a la disposición del público consumidor en determinadas cantidades, precio, tiempo y lugar para que, en función de éstos, aquél los adquiera. Así, se habla de una oferta individual, una de mercado o una total. En el análisis de mercado, lo que interesa es saber cuál es la oferta existente del bien o servicio que se desea introducir al circuito comercial, para determinar si los que se 34 v 1.-Precios que se cobran v 2.-Las condiciones de crédito que se ofrecen v 3.-Publicidad que se habrá de enfrentar o del producto ofrecido en su concepto ampliado v 4.-Diversidad de tamaños y envases v 5.-Promociones con regalos adicionales al producto. v 6.- Formas de llegar al consumidor, etc. MERCADO MERCADO COMPETIDOR COMPETIDOR Módulo 2 Microemprendimiento proponen colocar en el mercado cumplen con las características deseadas por el público. En lo relativo al estudio de la oferta, para este giro, se debe conocer quiénes están ofreciendo ese mismo bien o servicio, aún los sustitutos en la plaza donde se desea participar, con el objeto de determinar qué tanto se entrega al mercado, qué tanto más puede aceptar éste, cuáles son las características de lo suministrado y el precio de venta prevaleciente. El estudio debe contener la cantidad de empresas participantes, los volúmenes ofrecidos en la zona y el precio promedio al que se vende. En este punto, es conveniente realizar un cuadro comparativo entre los distintos tipos de oferentes con sus diversos bienes o servicios, comparar sus precios y la calidad ofrecidos, de preferencia investigar acerca de los potenciales de producción, o sea saber si pueden ofrecer en mayores volúmenes y hacer un mapeo de la distribución en la zona de interés, respecto del giro que se propone instalar. Estos son los puntos más importantes a tener en cuenta al realizar el cuadro comparativo: 1. Nombre del Productor 2. Localización 3. Grado de utilización de la Capacidad instalada (%) 4. Precio del producto al cliente 5. Señale planes de expansión 6. Inversión fija estimada 7. Número de trabajadores ocupados 8. Volumen de Producción ¢ La demanda La demanda se define como la respuesta al conjunto de mercancías o servicios, ofrecidos a un cierto precio en una plaza determinada y que los consumidores están dispuestos a adquirir, en esas circunstancias. La demanda tiene, adicionalmente, modalidades que ayudan a ubicar al oferente de bienes y servicios, en función de las necesidades de los demandantes. En primer lugar hay bienes y servicios necesarios y bienes y servicios superfluos, de lujo o no necesarios. Para el caso de los bienes necesarios se trata de productos o servicios indispensables para el cliente, con los cuales satisface sus necesidades más importantes. En algunos casos, en función de los estratos sociales, algunos bienes o servicios se vuelven indispensables, pero no es igual para todos los niveles de consumo. Los bienes y servicios de lujo no son necesarios para el cliente, pero su demanda obedece a la satisfacción de un gusto, lo cual generalmente los coloca en un costo más elevado, en este caso el beneficio que deja la producción o comercialización de los mismos es proporcionalmente mucho mayor que en la producción. Los productos o servicios también se pueden analizar, desde el punto de vista de la 35 Módulo 2 Microemprendimiento demanda, por su temporalidad. Es así que ciertos bienes o servicios se demandan durante todo el año, como el caso de los alimentos básicos: pan, tortillas, leche etc. Se dice que éstos tienen una demanda continua. Bajo este mismo ejemplo, se tienen los productos cuya demanda es estacional y depende de cuestiones culturales, comerciales o climáticas, como las frutas de estación, los regalos de épocas navideñas o los impermeables en épocas de lluvia. Aunque existen otros productos cuya demanda es irregular y no obedecen a ninguno de los factores antes descritos. Conocer la demanda es uno de los requisitos de un estudio de mercado, pues se debe saber cuántos compradores están dispuestos a adquirir los bienes o servicios y a qué precio. La investigación va aparejada con los ingresos de la población objetivo (ésta es la franja de la población a quien se desea venderle) y con el consumo de bienes sustitutos o complementarios, pues éstos influyen ya sea en disminuir la demanda o en aumentarla. En el análisis de la demanda, se deben estudiar aspectos tales como los tipos de consumidores a los que se quiere vender los productos o servicios. Esto es saber qué niveles de ingreso tienen, para considerar sus posibilidades de consumo. Se habla, en ese caso, de estratos de consumo o de una estratificación por niveles de ingreso, para saber quiénes serán los clientes o demandantes de los bienes o servicios que se piensa ofrecer. Aparte de ello, se deben conocer los gustos y modas, pues los intereses de los grupos de consumidores menores de edad, no siempre responden a un nivel de ingresos que les permita consumir como lo pueden hacer estratos económicos con un mayor poder adquisitivo, pero con gustos distintos. Además, en muchos casos, influye la moda, que debe tomarse en cuenta para la oferta de bienes o servicios, pues de manera general los intereses del consumidor cambian muy rápidamente y es necesario adaptarse a sus gustos. Finalmente, la demanda, o la oferta, se debe analizar en la relación prevaleciente respecto del comercio exterior, pues un cierto número de productos entran al mercado nacional, en tanto que otros salen al extranjero. Por ello se habla de Consumo Nacional Aparente que se define como la producción nacional, más las importaciones (M), menos las exportaciones (X). Esto se expresa: CNA = PRODUCCIÓN NACIONAL + M - X 36 Módulo 2 Microemprendimiento ¢ Análisis del producto ¢ Formas de realizar el estudio de mercado Hay diferentes métodos de contacto con los consumidores para obtener la información que se busca, los fundamentales son: telefónico, por correo y personal. La entrevista telefónica es un poco costoso y en ocasiones poco efectivo y confiable, no se puede determinar, por ejemplo, que a quien se está entrevistando posea las características demográficas que se desean (edad, ocupación, educación, etc.), además, la gente es renuente a responder por lo general. Sin embargo, éste método es rápido y flexible. Los cuestionarios por correo tienen un costo muy bajo (más si se trata de correo electrónico), con ellos se pueden conseguir grandes cantidades de información pero, son de muy baja confiabilidad, los entrevistados pueden ser poco honestos y la tasa de 37 Servicios del vendedor Calidad del producto Características físicas de los productos Reputación del vendedor Precio Color Marca Garantía Diseño Empaque ¿QUÉ COSA ES UN PRODUCTO? Módulo 2 Microemprendimiento 38 respuesta suele ser baja, además, es difícil controlar quién responde realmente el cuestionario, si lo envías al padre de familia, puede ser contestado por el hijo, por ejemplo. Las entrevistas personales pueden ser individuales o grupales, las individuales son altamente confiables y flexibles, aunque resultan costosas son las que arrojan resultados más precisos. Las grupales (grupos de entre 6 y 10 individuos), consisten en reunir las personas con un moderador o entrevistador, para obtener las diferentes impresiones acerca de un nuevo producto o un cambio a uno ya existente, con el fin de registrar todas las impresiones en video o cintas de grabación, que permitan recabar la información buscada. Es altamente confiable y muy utilizada para conocer los pensamientos y sentimientos del consumidor. Para conseguir la información que se quiere no es necesario entrevistar a toda la población que conforma el segmento meta, basta con identificar una muestra y a ella se le contacta para obtener la información. El Plan de Muestreo consiste en tomar decisiones sobre tres factores, la unidad de muestreo, el tamaño de la muestra y el procedimiento de muestreo. La unidad de muestreo: consiste en decidir a quienes se va a entrevistar. Por lo general resulta evidente, por ejemplo, si se busca información en el proceso de lanzar una nueva licuadora más potente que las existentes ¿a quién se deberá entrevistar? Recordemos: La segmentación del mercado. Consiste en dividirlo en segmentos que agrupan clientes que reúnen las mismas características. Esta segmentación permite orientar las acciones de la empresa a satisfacer las necesidades específicas de cada uno de esos grupos. Puede hacerse desde distintos puntos de vista: nivel de ingresos, sexo, edad, motivación para la compra, búsqueda de precios accesibles, los que buscan calidad, los que buscan marca, status social, etc. Módulo 2 Microemprendimiento Región Tamaño de ciudad Clima Área urbana Edad Ingreso Género Ciclo de vida Personalidad Estilo de vida Beneficios buscados Tasa de uso Formas de segmentación Segmentación geográfica Segmentación demográfica Segmentación psicográfica Segmentación condutual 39 Tamaño de la muestra: la decisión se toma sobre cuántas personas deben ser entrevistadas para que la información obtenida sea representativa de toda la población meta. Procedimiento de muestreo: determina cómo deberá escogerse a los entrevistados, de tal manera que la muestra se obtendrá de manera probabilística para que sea representativa. La forma más utilizada y hasta el momento, más eficaz de realizar una investigación en el mercado es la encuesta o cuestionario. La técnica de investigación por encuesta nos permite comunicarnos con una muestra de respondientes a fin de hacer generalizaciones sobre las características y comportamiento de la población que representan. La encuesta se constituye en el instrumento básico para recolección de información por parte de los investigadores y está conformado por un conjunto de preguntas debidamente preparadas y ordenadas a base de un formulario en el que se recogen las respuestas que deben ser procesadas para el análisis posterior. Recordemos: La investigación o el estudio de mercados es el diseño, obtención, análisis y comunicación sistemáticos de los datos y resultados pertinentes para una situación específica de marketing que afronta la compañía. (Kotler) Al realizar la entrevista, habrá que asegurarse la plena colaboración del sujeto para que suministre la información deseada, además es necesario proporcionar una breve explicación del estudio y la parte que el respondiente tendrá de él. Una vez conquistada la cooperación del respondiente, la atención se centrará en el instrumento de obtención de datos (cuestionario). Para crear la encuesta es conveniente seguir este orden: 1. Explicar el motivo y los objetivos de la encuesta. 2. Describir el método por el cual se eligió al encuestado. 3. Dar a conocer el orden de la organización o la persona que realiza la encuesta. 4. Manifestar la índole anónima o confidencial de la encuesta. Los cuestionarios deben ser estructurados de tal manera, que no puedan surgir dudas en el entrevistador en el momento de formular las preguntas, sobre todo, cuando se debe organizar un gran número de encuestas. A las encuestas hay que entenderlas como una investigación de tipo esporádico y ocasional, aunque también se reserva el término para investigación realizada por muestreo. Las preguntas pueden ser abiertas o cerradas. Abiertas son aquellas en que el Módulo 2 Microemprendimiento 40 encuestado tiene la opción de dar cualquier respuesta; son útiles cuando se quieren obtener criterios reveladores; aunque agruparlos resulta una tarea difícil, se requiere de gran disposición de tiempo y consecuentemente aumenta el costo de la investigación. Cerradas en cambio, son aquellas que sólo permiten una respuesta; son fáciles de agrupar y suponen un gran ahorro de tiempo. En síntesis, la pregunta abierta es aquella estructurada para que el entrevistado responda como lo crea adecuado y extendiéndose todo lo que desee. En la pregunta cerrada, el entrevistado solo tiene que elegir la respuesta que más se acerque a su opinión. En términos generales la pregunta cerrada se adapta a los siguientes casos: 1. en que sólo hay un punto de vista para la respuesta del entrevistado; 2. en que ese punto de vista contiene una gama de posibles respuestas; y 3. en que dentro de esta gama hay cuestiones de elección que reflejen exactamente la posición de cada entrevistado. Por su parte, la respuesta abierta tiene muchas ventajas derivadas del hecho de que se anima al interrogado a responder en la forma que desee. Otra ventaja es que la información que responde nos acerca al nivel de conocimientos del interrogado o al grado de su certeza. El intercambio relativamente libre entre el entrevistador y su interlocutor, característica de la pregunta abierta, permite al primero saber si el cuestionado entiende la pregunta que se le hace. En cambio en preguntas cerradas, una vez que se elige la opción, se da por hecho el que el entrevistado entendió la pregunta, lo que no siempre es así. Otra diferencia entre preguntas abiertas y cerradas, es la facilidad que ofrecen las preguntas cerradas para ser clasificadas y tabuladas. No obstante ambos métodos pueden combinarse para obtener mejor información. A veces resulta conveniente, dependiendo de la necesidad de la investigación formular los dos tipos de preguntas o exponer previamente diversas categorías de respuestas. Para proceder al diseño del cuestionario debe tenerse previamente definido el objetivo de la encuesta, el marco general en donde se va a realizar y tener un conocimiento claro del asunto o asuntos sobre los cuales se requiere investigar. La encuesta es típicamente el enfoque de investigación más usado y casi siempre el único, para determinar la información primaria y aunque presenta buenos resultados para tomar decisiones, también tiene algunos defectos que pueden deteriorar la calidad de la información obtenida, cuando las preguntas indagan sobre cosas privadas es muy Módulo 2 Microemprendimiento 41 posible que el encuestado no quiera responderlas o cuando se les pregunta sobre algo que no conocen pero por no parecer ignorantes responden cualquier cosa, no se obtienen respuestas fiables sobre preguntas que se refieren a actos inconscientes de los consumidores, las encuestas quitan tiempo, así sea poco, y muchas personas no están dispuestas a "perder" el suyo. ¢ Doble Propósito del Cuestionario El cuestionario debe llenar dos propósitos. El primero es que debe traducir los objetivos de la investigación en preguntas específicas, cada pregunta debe llevar al interrogado la idea, o el grupo de ideas requerido por el objetivo de la investigación; y para cada pregunta deberá recibirse una respuesta susceptible de análisis, de manera que los resultados satisfagan los objetivos de la investigación. Cada pregunta deberá formularse de manera que la respuesta refleje exacta y cabalmente la posición del interrogado. El segundo propósito del cuestionario es ayudar al entrevistador a provocar motivaciones en el interrogado, para que transmita la información requerida. Debe ayudar a crear las circunstancias propicias para que el interrogado se comunique plena y libremente. ¢ Antes de diseñar el cuestionario Es necesario determinar si el cuestionario tendrá preguntas abiertas o cerradas. Para el análisis de las preguntas es mejor que éstas sean cerradas. Para cerrarlas, primero se deben hacer las preguntas abiertas con una muestra de la población. Con estas respuestas, se pueden diseñar las preguntas cerradas. Es necesario estar seguros de que los encuestados respondan. Por eso es importante conocer las opiniones de los posibles sujetos acerca del tema a investigar, antes de diseñarlo. El contacto inicial es fundamental para lograr que los encuestados respondan. Hay que preparar una explicación para los encuestados sobre la importancia de su participación y lo que se hará con los resultados de la investigación. En esta explicación se les debe asegurar el anonimato de su participación. El investigador tiene que pensar en cómo va a presentar los resultados antes de elaborar el cuestionario. Hay que involucrar a alguien que sea responsable de capturar la información de los cuestionarios así como a una persona que haga el procesamiento de los datos en la computadora. Ellos pueden ayudar a determinar la mejor presentación de cada una de las preguntas. Módulo 2 Microemprendimiento 42 ¢ Diseño del cuestionario El título del trabajo debe estar al inicio del cuestionario. Hay que incluir instrucciones breves, pero incluirlas. Es conveniente usar una tipografía diferente a la de las preguntas. Al inicio deben colocarse preguntas interesantes, no amenazantes. Los puntos importantes deben ir cercanos al inicio del cuestionario, después de las preguntas interesantes. Hay que numerar las preguntas. Es importante agrupar las preguntas en secciones lógicas. Debe haber una categoría para cada posible respuesta, pues si se omite una opción, se forzará al que responde a contestar de una manera que no refleje su respuesta. Por eso en ocasiones se necesita abrir una opción de "otros" con un renglón amplio para dejar esa parte de la pregunta abierta. También, a veces, es necesario incluir una opción de "no sé", pues si no existe ésta, el sujeto puede seleccionar cualquier respuesta simplemente para no dejarla en blanco. Recuerda: El objetivo primordial del cuestionario es obtener información veraz y confiable del entrevistado. Hay que tener en cuenta, que el formato del cuestionario que se elige y la forma de la presentación de las preguntas incidirán de modo directo en la respuesta o respuestas; por eso, el cuestionario, no debe ser demasiado largo, las preguntas deben ser de fácil comprensión, deben evitarse palabras poco usuales, las preguntas no debe inducir al entrevistado a pronunciarse en cierto sentido cuidando que las preguntas sean concretas y no superfluas. Un problema, que debe ser resuelto con la debida anterioridad antes de escoger la muestra, es la determinación de su tamaño y, de ser posible, el método de selección de la misma. Un ejemplo: Encuesta para estudio del sector de los licores Módulo 2 Microemprendimiento 43 Encuesta para estudio del sector de los licores: Número:___________________ Ciudad:____________________ Sexo: M( ) F ( ) Edad: Menos de 20 ( ) 20 - 30 ( ) 30 - 50 ( ) 50 o más( ) Consume licor: Si ____No ____ Que tipo de licor prefiere: Con que frecuencia compra Ron ( ) Semanal ( ) Anisado ( ) Mensual ( ) Coñac ( ) Trimestral ( ) Whisky ( ) Anual ( ) Vino ( ) No se ( ) En que tipo de establecimiento adquiere el producto: Licorería ( ) Supermercado ( ) Tienda ( ) Bares ( ) Otro ( ) Lugar de consumo: Residencia ( ) Bares ( ) Restaurantes ( ) Hoteles ( ) Otros ( ) Veamos otros ejemplos: Se debe asegurar que cada opción que se presente sea excluyente. Por ejemplo: ¿Qué auto tienes? ___ Camioneta ___ Wolkswagen ___ de cuatro puertas ___ de dos puertas. Alguien puede responder Wolkswagen y de dos puertas. Para evitar ese problema las opciones deben ser: ___ Camioneta ___ Auto de dos puertas ___ Auto de cuatro puertas ___ Wolkswagen de dos puertas ___ Wolkswagen de cuatro puertas. Módulo 2 Microemprendimiento Hay que balancear las escalas utilizadas en las opciones de respuesta, incluyendo el mismo número de opciones de cada lado. Ejemplo correcto Ejemplo incorrecto ___ muy satisfecho ___muy satisfecho ___ satisfecho ___ algo satisfecho ___ ni satisfecho ni insatisfecho ___insatisfecho ___ insatisfecho ___ insatisfecho ___ totalmente insatisfecho ___ totalmente insatisfecho Las preguntas se deben colocar verticalmente pues en ocasiones es confuso si hay que marcar en las líneas antes o después de la opción. Ejemplo: ____ excelente ____regular ____bueno ____malo ____pésimo Es mejor: ___excelente ___regular ___bueno ___malo ___pésimo Hacer preguntas para un grupo reducido de personas no es aconsejable. Por ejemplo: En caso afirmativo contesta las siguientes diez preguntas. Quien respondió negativamente a la pregunta anterior pensará que el cuestionario no es para él. Además una pregunta de ese tipo puede formularse en forma diferente. Por ejemplo: ¿Estás casado? ____sí ____no. En caso afirmativo ¿trabaja tu cónyuge? ____sí ____no. Es mejor preguntar: ¿Trabaja tu cónyuge? ___sí ___no ___no estoy casado. Hay que evitar preguntas cuyas respuestas tengan que priorizarse. Es difícil priorizar si 44 Módulo 2 Microemprendimiento las opciones son más de tres. Hacerlo del 1 al 10 es imposible mentalmente. Además eso implica que no hay dos posibles respuestas con la misma prioridad y en ocasiones eso no es cierto. Antes de redactar una pregunta hay que pensar en las diversas maneras que se puede presentar la respuesta y hay que seleccionar la más fácil tanto para el sujeto como para el análisis de datos que se tendrá que hacer con las respuestas. Si se tiene que escoger entre la facilidad de respuesta para la computadora y la comodidad del que responde, siempre se debe seleccionar el segundo. Un cuestionario bien construido satisface las necesidades del encuestado así como de la computadora. Las preguntas deben incluir un solo elemento. Hay que evitar hacer dos preguntas en una. Esto es muy común y confunde mucho al lector. Por ejemplo: ¿Puedes estudiar cuando hay una radio o una televisión prendida en tu casa? Puede que con radio si pueda estudiar la persona que responde, pero no con televisión. Otro ejemplo: La información ¿es interesante e importante? Si interesante e importante son sinónimos, entonces la pregunta es redundante. Con un solo adjetivo es suficiente. La pregunta debe ser corta; eso evita incluir más información de la que se debe preguntar. Las encuestas pueden ser directas, cuando se realizan preguntas directas acerca del comportamiento, intereses o gustos del encuestado, por ejemplo ¿tomó usted Pepsi durante la última semana?, o indirecta, por ejemplo ¿quiénes considera usted que son habituales consumidores de Pepsi? ¢ El Aspecto de la Aceptación Social Es preciso evitar preguntas al entrevistado que lo hagan enfrentarse a la necesidad de dar una respuesta socialmente inadmisible. Si esperamos que el entrevistado conteste en forma libre y espontánea, necesitamos ayudarlo a sentir que toda la escala de respuestas posible es admisible, no sólo para el entrevistado sino en función de los propios estándares del entrevistado respecto de sí mismo. Para la formulación de un buen cuestionario, es necesario ofrecer un conjunto de respuestas que satisfagan las normas del entrevistado acerca de lo que es socialmente correcto. Por ejemplo, si después de una elección presidencial se desea saber acerca del grado de abstencionismo, los entrevistados que no votaron seguramente evadirán responder a esas cuestiones para no evidenciar su desinterés en ese deber cívico. Esto puede evitarse con preguntas apropiadas: "Sabe usted, que en las últimas elecciones la mitad de los votantes acudió a las urnas y la otra mitad no pudo hacerlo; ¿Usted votó?" 45 Módulo 2 Microemprendimiento ¢ Consejos sobre la presentación La apariencia física de un cuestionario es la imagen del investigador con el encuestado. Su misma forma motiva o impide su lectura. En cuestionarios largos, hay que identificar cada página con alguna marca por si se separan las hojas. Lo mejor es no hacer cuestionarios largos. Si hay preguntas por ambos lados de la página, al final de la primera hoja se debe poner "vuelta". La hoja no debe verse sobrecargada. Los espacios vacíos son agradables. Hay que dejar suficiente espacio entre cada una de las preguntas. Consejos sobre el lenguaje. En la formulación de un cuestionario, la primera norma para elegir el lenguaje es que el vocabulario y la sintaxis (construcción de las expresiones para formar conceptos) ofrezcan la mejor oportunidad para transmitir las ideas, completa y exactamente, entre el entrevistador y su interlocutor. El lenguaje del cuestionario, debe parecerse mucho al del entrevistado. ® Una redacción pobre influye en el resultado y también en la calidad de las respuestas obtenidas. ® El sujeto no debe tener que adivinar lo que se quiso preguntar. La pregunta debe estar escrita en lenguaje claro. ® La palabra cuestionario asusta o intimida al que va a responder. Encuesta es mejor. ® Las preguntas deben estar redactadas para no ofender al sujeto. ® Hay que utilizar lenguaje común y corriente. No especializado. ® No deben usarse palabras vagas ni palabras ambiguas o que tengan varios significados. ® Las preguntas no deben estar en negativo. ® No se debe abreviar. ® Hay que ser sutil para cambiar de una sección a otra. ® La formulación correcta de una pregunta es una tarea muy difícil, mucho más de lo que una persona que nunca ha diseñado un cuestionario puede imaginarse. Hay que hacerlo con cuidado. ¢ Análisis de preguntas abiertas Para analizar las preguntas abiertas se anotará en una hoja (#1) la respuesta a la primera pregunta abierta del primer cuestionario. Si la respuesta a la primera pregunta del segundo cuestionario es similar, se anotará en la misma hoja (#1). Si es diferente se anotará en otra hoja (#2). Si la respuesta a la primera pregunta del tercer cuestionario es 46 Módulo 2 Microemprendimiento semejante a la del primer cuestionario se anotará en esa hoja (#1); si es similar a la del segundo cuestionario se anotará en esa hoja (#2) y si es diferente a ambas respuestas se anotará en una tercera hoja (#3) y así sucesivamente hasta terminar con la primera pregunta de todos los cuestionarios. Una vez terminado el análisis de la primera pregunta de todos los cuestionarios, se seleccionará la mejor redactada o bien se hará un resumen de todas las respuestas en cada una de las tarjetas y se anotará el número de respuestas a cada tarjeta. Posteriormente se hará lo mismo con cada una de las preguntas abiertas que se hayan hecho en el cuestionario. ¢ Formas de investigación de mercados Las empresas pueden realizar la investigación de mercados ellas mismas a través de su departamento de ventas y mercadeo, pero también pueden contratar compañías externas para que la realice, estas firmas de investigación de mercados se dividen en tres grupos: § Firmas de servicios de agencia de investigación: recaban información periódica sobre los consumidores y sobre el mercado para venderla a las empresas u otros clientes. § Firmas de investigación de mercados por pedido: son contratadas para ejecutar. proyectos específicos, el informe es del cliente. § Firmas de investigación de mercados especializadas: proporcionan un servicio especializado a otras firmas de investigación o a los departamentos de marketing de las empresas. El que una empresa utilice firmas externas de investigación de mercados depende en gran parte de sus propios recursos y organización, si no tiene dentro del departamento de marketing una división especializada para estas labores es preferible la contratación externa, aunque costosa, la información proporcionada es muy acertada y ajustada a la realidad. 47 Módulo 2 Microemprendimiento ¢ Estudio de localización En el mundo competitivo de hoy, las empresas deben analizar todas las facetas y las variables a afrontar, en la búsqueda de ventajas competitivas y un criterio importante en la búsqueda de dichas ventajas es la localización sin importar si se trata de una pequeña empresa, gran empresa, una sucursal o un almacén. Cada día, la localización se relaciona más estrechamente con la distribución, comercialización y venta de productos. Su importancia es fundamental. A continuación algunos elementos para tener en cuenta para decidir la localización de una empresa o negocio. ¢ Decisión de localización: Principios: 1. La ubicación ideal de una planta, fábrica o almacén será aquella en donde se logren costos de producción y distribución mínimos y donde los precios y volúmenes de venta conduzcan a la maximización de beneficios. 2. La localización de la empresa nunca debe afectar el normal desarrollo de las actividades empresariales. 3. Generalmente a mayor cercanía del mercado, mayor la capacidad de la empresa de influir sobre las decisiones de compra de las personas del entorno debido al impacto social de la misma. 4. La decisión de localización debe balancear criterios de eficiencia y competencia, buscando crear ventajas sobre los competidores. ¢ Estudio de localización propiamente dicho: El estudio de localización debe evaluar posibles opciones de localización, teniendo en cuenta los diversos criterios y objetivos que busque la empresa. Debe contemplar los asuntos relacionados con la expansión y diversificación del negocio 48 Módulo 2 Microemprendimiento y además la adaptabilidad de la posición. Es decir, debe tener en cuenta las posibles variaciones de mercado, infraestructura y logística para tratar de predecir el valor del sitio en el futuro. IMPORTANTE: Una excelente localización de la empresa, puede generar mejoras en la eficiencia en términos de: Costos de transporte, facilidad en la obtención de materias primas, utilización eficiente de canales de distribución, cercanía al cliente y a sus necesidades. ¢ Factores a tener en cuenta cuando se toma una decisión de localización Aunque no son los únicos algunos criterios que deben ser tenidos en cuenta para tomar una decisión de localización: 1. Medio y costo del transporte: en función del peso, volumen y costo de transferencia de las materias primas y productos terminados. 2. Insumos o servicios: se analiza si la materia es fácilmente transportable o no, teniendo en cuenta la durabilidad y el tipo de bien producido. 3. Estructura física: existencia de carreteras, servicios adecuados, comunicaciones para fines industriales etc... 4. Disponibilidad de la mano de obra: el área en algunas ocasiones no cuenta con mano de obra calificada, lo que obliga a las empresas a obtener recursos de zonas distantes aumentando los costos. 5. Posibilidades de eliminación de desperdicios: de acuerdo a criterios ambientales. 6. Aspectos legales: tributación, facilidad administrativa, costos legalización etc. 7. Seguridad: en todos los niveles posibles, seguridad industrial, seguridad física, evitar posibles robos etc. 8. Cercanía al mercado: es importante tener la capacidad de llegar primero y en mejores condiciones al mercado que se ataca. 9. Aceptación social: este punto muchas veces no es identificado y genera problemas. Es importante que la localización de la empresa o negocio no perturbe o genere conflictos con personas, entidades o grupos sociales que obliguen a la empresa a asumir costos adicionales. 49 Módulo 2 Microemprendimiento 10. Acceso a información: otro punto, que a menudo no se tiene en cuenta, es la necesidad de información empresarial. La localización puede afectar la cantidad de clientes, contactos, búsqueda de oportunidades de negocio etc. Tomarse un breve tiempo para analizar las oportunidades de localización de una empresa o negocio, puede generar un valor agregado adicional para la empresa y un aumento de su competitividad. ¢ ACTIVIDAD DEL MICROEMPRENDIMIENTO PARTE 3: Analizá la competencia a) Definí cuáles son las empresas que competirán con vos y determiná su ubicación. b) Hacé un cuadro comparativo completando con los siguientes datos: Empresa Precio Condiciones Tipo de Diversidad Promociones Distribución de del producto de crédito publicidad de tamaños los productos que ofrece y envases PARTE 4: Analizá la oferta A) Buscá posibles proveedores y completá el siguiente cuadro: 50 Módulo 2 Microemprendimiento Proveedor Localización % de utilización Precio del Planes de Inversión N° de Volumen de la capacidad producto expansión estimada trabajadores de producción Instalada ocupados PARTE 5: Analizá la demanda a) Hacé una lista de las cuestiones que te interesa averiguar en cuanto a los posibles clientes. b) Segmentá el mercado: definí el grupo de personas que vas a entrevistar (ejemplo: mujeres entre 16 y 30 años). c) Confeccioná una encuesta de 10 preguntas que combine preguntas abiertas y cerradas. d) Entrevistá a 10 personas. e) Redactá un informe con las conclusiones de las encuestas. PARTE 6: Estudio de localización a) Decidí dónde vas a instalar tu empresa. b) Redactá un informe que justifique la ubicación. Consultá las respuestas a las actividades con tu tutor. 51 Módulo 2 Microemprendimiento m ó d u l o 3 Contenidos: El capital. Concepto. Tipos- Utilización- Actividad financiera de la empresa- Formas de financiamiento. Acepciones del capital- Determinación del capital Inicial. Ejemplos- Actividades practicas. Planeamiento- Determinación de fines y objetivos- Departa mentalización, identificación de actividades. Agrupación en unidades- Asignación de cargos, determinación de jerarquías y autoridad. Confección del organigrama- Actividades de inicio, de desarrollo y de autoevaluación. 54 Microemprendimiento ¢ El capital Venimos atravesando las distintas etapas que recorre toda empresa cuando nace. Ha llegado el momento de determinar el capital necesario para comenzar a trabajar. Es por esto que en este capítulo veremos cuestiones referidas al capital. A los efectos del cumplimiento de su objeto toda empresa requiere de un capital que le permita adquirir todos los elementos necesarios para su actividad y además hacer frente a los primeros gastos, hasta tanto pueda empezar a trabajar e iniciar su ciclo operativo que le permitirá la obtención de utilidades que permitan afrontar los mismos. ¢ Acepciones de capital La palabra “Capital” puede ser utilizada con diferentes significados. Como hasta ahora la has leído en muchas oportunidades en el desarrollo de los capítulos de ésta y otras asignaturas, sería conveniente que analizáramos un poco qué distintas acepciones o significados le podemos dar a la misma. La palabra “Capital” puede ser utilizada en sentido financiero, económico, jurídico o contable. Veamos cada una: — En sentido financiero: se refiere a “monto de dinero”, es decir, monto de disponibilidades en efectivo. Ejemplo: “la empresa abrirá un plazo fijo en el Banco depositando un capital de $ xxx”. — En sentido económico: es el conjunto de bienes utilizados en la actividad propia de la empresa (dinero, rodados, inmuebles, maquinarias, mercaderías, materias primas, etc.) Ejemplo: “la empresa necesita para comenzar sus actividades un capital de $ xxx compuesto por los siguientes bienes….” — En sentido jurídico: es el monto que figura en el contrato de constitución de una sociedad, que es modificado sólo en ciertas excepciones y que está formado por el aporte de los socios. Ejemplo: “la sociedad ZZ comienza sus actividades con un capital de ….. aportado por los socios por partes iguales”. — En sentido contable: se denomina Capital a la diferencia entre el Activo y el 56 Módulo 3 Microemprendimiento Pasivo. En un primer momento este capital coincide con el jurídico pero luego de realizadas operaciones, se le incorporan los resultados formando así el “Capital contable” o “Patrimonio Neto”. Cabe aclarar que cuando hablamos de Capital en este capítulo nos estamos refiriendo al capital en sentido financiero y en sentido económico. ¢ Determinación del capital inicial La primera actividad financiera que realiza la empresa, es la determinación del CAPITAL INICIAL, es decir, la estimación de recursos que le permitan cumplir con su primer ciclo operativo, y por supuesto, la forma de obtención del mismo. Dijimos que a los efectos del cumplimiento de su objeto toda empresa requiere de un capital que le permita adquirir todos los elementos necesarios para su actividad y además hacer frente a los primeros gastos; hasta tanto pueda empezar a trabajar e iniciar su ciclo operativo que le permitirá la obtención de utilidades que permitan afrontar los mismos. En la estimación del capital necesario es imprescindible ser realistas y efectuar un profundo estudio de las necesidades de la organización, teniendo presente la necesidad de contar con un margen extra que permita hacer frente a gastos imprevistos. (Es decir, una suma para eventualidades). Es necesario realizar un análisis muy estricto y completo de las posibilidades de la empresa, de sus niveles de producción y/o ventas, de sus costos y de las condiciones y características del mercado en el que va a actuar. Para determinar el monto del capital inicial que la empresa necesitará se deberán tener en cuenta tres necesidades básicas: A) hacer frente a todos los gastos necesarios para la organización y puesta en marcha de la empresa; B) adquirir el capital fijo; C) adquirir el capital circulante. Veamos cada uno de ellos: A) HACER FRENTE A TODOS LOS GASTOS NECESARI OS PARA LA ORGANIZACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE LA EMPRESA. 57 Módulo 3 Microemprendimiento Aquí encontraremos los denominados: “Gastos de organización”. Son aquellos originados en la creación de la empresa. Están constituidos normalmente por honorarios a los profesionales contratados para asesorar en las primeras etapas de la organización, sellados de documentos de constitución, impresiones y publicaciones varias, gastos judiciales para la constitución de la empresa, habilitación de la planta o local, etc. Pero además dijimos que no sólo se incurre en gastos de organización, existen otros tipos de gastos que hasta tanto la empresa no comience su actividad y pueda obtener ganancias que le permitan cubrir los mismos, debe contar con el dinero suficiente para poder afrontarlos. Dentro de estos gastos podemos encontrar: — Pago de gastos de Administración tales como: Servicios (electricidad, teléfono, gas, agua, etc.), Papelería, Útiles, Planillas y formularios, Documentación a utilizar, Registros contables (ya sean manuales o sistemas de computación), pago de alquileres, etc. — Pago de gastos de comercialización: fundamentalmente gastos en publicidad, que la empresa determinará cuanto quiere invertir al comienzo de la actividad. — Pago de sistemas de producción (si existiesen): mantenimiento de maquinarias, insumos varios, etc. (No se incluyen aquí ni las materias primas ni la mano de obra ya que se toman en otros puntos.) — Pago de Recursos Humanos. Esto significa estimar los costos aproximados que la empresa deberá abonar en concepto de salarios, tanto del personal administrativo, como la mano de obra de fábrica, etc., por lo menos hasta cubrir el primer ciclo operativo. Como dijimos antes, ya cuando se comience a vender se obtendrá el dinero para hacer frente a estos gastos. — Cierta suma para eventualidades. Como dijimos al principio, pueden surgir otros gastos no previstos siendo necesario contar con dinero que permita afrontarlos. Se denominan eventualidades ya que pueden ocurrir o no. B) ADQUIRIR EL CAPITAL FIJ O. Forman parte del capital fijo todos aquellos bienes “estáticos” o “inmovilizados”, es decir, que no tienen una rápida transformación en dinero, en fondos líquidos, ya que son bienes que no están destinados a la venta. Forman parte del capital fijo los Bienes de Uso, es decir, inmuebles, instalaciones, 58 Módulo 3 Microemprendimiento rodados, muebles y equipos en general, maquinarias, etc. La adquisición de estos bienes absorbe normalmente una parte importante de los recursos iniciales. Es por eso que el capital aplicado a estas adquisiciones se lo denomina capital fijo, ya que se adquieren y, si bien son utilizados en la actividad de la empresa, quedan ahí puesto que su destino no es la venta. Es necesario proceder con suma prudencia a los efectos de no afectar a este destino más que el capital estrictamente necesario, ya que toda inmovilización en exceso, saca posibilidades para otros destinos que tal vez generen utilidades más rápidamente, es decir que sean más productivos, incidiendo esto negativamente sobre los resultados finales de la organización. C) ADQUIRIR EL CAPITAL CIRCULANTE Todos aquellos bienes destinados a la venta, o las materias primas que sean utilizadas para fabricar otros bienes forman parte del capital circulante. Se consideran “activos dinámicos” ya que son renovados en forma continua. Las mercaderías se compran, se venden cambiándose por dinero, y se vuelven a comprar, están en un continuo movimiento. Las materias primas, materiales, se compran, pasan a formar parte del producto terminado, éste se vende y otra vez vuelven a ser compradas, también están en continuo movimiento. Este capital se caracteriza por tener una mayor movilidad que el capital fijo y que su recuperación es mucho más rápida. Como dijimos antes, esta movilidad se produce cuando se termina el proceso de producción, se comercializa el producto y se percibe el importe de su venta. Aquí, termina el ciclo operativo ya que el capital invertido vuelve, incrementado con las utilidades lo que permite iniciar un nuevo ciclo. Cuando este proceso es rápido, la recuperación del capital se produce más inmediatamente. Si el ciclo operativo es largo se requerirá más capital para aplicar al proceso ya que su recuperación es mucho más lenta. La determinación del capital necesario implica tener en cuenta todos estos factores y, como dijimos anteriormente ser muy realistas en su determinación. Una vez determinado el monto del capital inicial, se debe prever la forma en que dicho capital se consigue. 59 Módulo 3 Microemprendimiento Recordemos las fuentes de financiación de la empresa: a) Aporte de los socios (financiación propia). b) Utilidades propias (financiación propia). c) Préstamos de terceros (financiación ajena). ENTONCES, SINTETIZANDO, PODEMOS DECIR QUE PARA CALCULAR EL CAPITAL INICIAL SE DEBEN TENER EN CUENTA: 1. Gastos relativos a la organización. 2. Pago de gastos de Administración. 3. Pago de gastos de Comercialización. 4. Pago de gastos de Producción (si existiesen). 5. Pago de Recursos Humanos. 6. Suma para eventualidades. 7. Obtención del capital fijo. 8. Obtención del capital circulante. El capital obtenido mediante préstamos bancarios, así circulado, puede ser aportado totalmente por los socios o bien, como dijimos antes, obtener préstamos bancarios. Obviamente cuanto menos préstamos sean necesarios mejor, ya que, recordemos que éstos, forman parte del pasivo, por pertenecer a terceros, e implicarán futuras pérdidas por intereses. Los socios pueden hacer sus aportes en efectivo o con bienes. Si aportan todo en efectivo, ese dinero se destinará al pago de los gastos mencionados y a la compra de los activos fijos y los activos circulantes. Caso contrario pueden aportar en efectivo todo lo necesario para hacer frente a los ítems 1 a 5 y en bienes los ítems 6, 7 y 8 PONGAMOS UN EJ EMPLO: Una empresa decide dedicarse a la compraventa de artículos de librería. Necesita saber cuánto capital debe reunir para comenzar a trabajar. Es aquí donde toma cada uno de los ítems indicados y, realizando un análisis de costos llega a la cifra de $..... Dicho análisis de costos le permitió determinar: VEAMOS: — GASTOS DE ORGANIZACIÓN $7.000.- (Honorarios a profesionales por asesoramiento, sellados de documentos de constitución 60 Módulo 3 Microemprendimiento impresiones y publicaciones varias, gastos judiciales para la constitución de la empresa, habilitación, otros). Gastos de Administración $3000.- Servicios (electricidad, teléfono, gas, agua, etc.) $1000.- Papelería, Útiles, Documentación a utilizar $2000.- Registros contables $ 500.- Otros $ 500.- — GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN $1.500.- Publicidad (volantes, avisos en revista barrial) $1500.- — GASTOS DE PRODUCCIÓN (No existen) — GASTOS DE RECURSOS HUMANOS $3.730.- 2 Vendedores S.Básico $500.-c/u $1.330.- 2 Administrativos S.Básico $700.-c/u $1.870.- 1 Ordenanza S.Básico $400.-c/u $ 530.- (Están calculados también los aportes patronales que ascienden al 33% del total de sueldos y estarán a cargo de la empresa en concepto de jubilación, obra social, PAMI, etc.) Se realizó el cálculo para el primer mes hasta que la empresa comience a operar. — SUMA PARA EVENTUALIDADES $2.770.- (Suma para hacer frente a gastos imprevistos, por los general permite redondear el capital, es decir tomar una cifra aproximada que permita un importe de capital redondo) — CAPITAL FIJ O $65.000.- Inmuebles (local con oficinas) $50.000.- Instalaciones (estanterías, mostradores) $10.000.- Muebles y equipos de oficina $ 5.000.- (computadoras, fax, escritorios, etc.) — CAPITAL CIRCULANTE $20.000.- 1000 cuadernos tapa dura x 48 hojas $3.- c/u 1000 cuadernos A4 x 80 hojas $5.- c/u 500 cajas de gomas de borrar $10.- c/u 200 lapiceras de pluma $10.- c/u 400 lápices negros $2.- c/u 200 sacapuntas de plástico $1.- c/u 800 cajas de reglas 20 cm. $5.- c/u CAPITAL TOTAL $100.000.- 61 Módulo 3 Microemprendimiento Cuando la empresa determina su capital y estima los recursos necesarios, está realizando una actividad “financiera”. Financiar significa “obtener recursos que permitan llevar a cabo una actividad”. Por lo tanto, toda empresa realiza actividades financieras dado que: — reúne los recursos necesarios para su funcionamiento. — los aplica para lograr sus objetivos. — ante la falta de recursos recurre a la financiación ajena, o sea de terceros. — ante el exceso de recursos los invierte. Teniendo en cuenta esto, podemos decir que las actividades financieras se refieren a dónde, cómo y en qué momentos obtener y aplicar los recursos necesarios para el normal desenvolvimiento de la organización. Podemos sintetizar diciendo entonces que la actividad financiera de toda empresa consiste en la obtención de fondos o recursos y en la aplicación de los mismos. La importancia de la función financiera depende en gran parte del tamaño de la empresa. En empresas pequeñas, la función financiera la lleva a cabo normalmente el departamento de contabilidad, a medida que la empresa crece la importancia de la función financiera da por resultado normalmente la creación de un departamento financiero separado; una unidad autónoma vinculada directamente al presidente de la compañía, a través de un administrador financiero. La administración financiera actual se contempla como una forma de la economía aplicada que hace énfasis a conceptos teóricos tomando también información de la contabilidad, que es igualmente otra área de la economía aplicada. ¢ Economía VERSUS Finanzas La importancia de la economía en el desarrollo del ambiente financiero y la teoría financiera puede describirse mejor a la luz de dos amplios campos de la economía: — La macroeconomía: Esta rama se ocupa del ambiente institucional e internacional en que una empresa opera, de los intermediarios financieros, de la estructura del sistema bancario, el tesoro de la nación, los conceptos que entrañan las relaciones de suministro y demanda, así como también de las estrategias para maximizar las utilidades y las políticas económicas a disposición del gobierno para hacer frente y controlar el nivel de actividad económica dentro de la economía. 62 Módulo 3 Microemprendimiento — La microeconomía: Esta se ocupa de determinar las estrategias óptimas de operación de empresas e individuos, define las actividades que permiten a la empresa alcanzar el éxito financiero como los resultados de la mezcla de factores productivos, niveles óptimos de venta y las estrategias para fijar precios. El conocimiento de la economía es necesario para entender tanto el ambiente financiero como la teoría de decisiones que son la razón fundamental de la administración financiera. ¢ Contabilidad -VERSUS - Finanzas Para muchos la función financiera y contable de un negocio es virtualmente la misma. Aunque hay una relación estrecha entre estas funciones, la función contable debe considerarse como un insumo necesario de la función financiera. Frente al tratamiento del manejo de los fondos, el contador cuya función principal es producir y suministrar información para medir el funcio- namiento de la empresa, prepara los Estados financieros partiendo de la premisa de que los ingresos se reconocen como tales en el momento de la venta y los gastos cuando se incurren en ellos. El administrador financiero se ocupa de mantener la solvencia de la empresa, obteniendo los flujos de caja necesarios para satisfacer las obligaciones y adquirir los activos fijos y circulantes necesarios para lograr los objetivos de la empresa y en vez de reconocer los ingresos y los gastos como lo hace el contador, éste los reconoce con respecto a entradas y salidas de efectivo. Frente a la toma de decisiones, las obligaciones del funcionario financiero de una empresa difieren de las del contador en que este último presta la mayor parte de su atención a la compilación y presentación de datos financieros, el funcionario financiero evalúa los informes del contador, produce datos adicionales y toma decisiones basado en su análisis. El contador de la empresa suministra datos de fácil presentación en relación con las operaciones de la empresa en el pasado, presente y el futuro. El administrador financiero utiliza estos datos en la forma en que se le presentan o después de haber hecho ciertos ajustes y modificaciones como un insumo importante en el proceso de la toma de decisiones financieras. Esto no implica que el contador nunca tome decisiones o que el 63 Módulo 3 Microemprendimiento administrador financiero nunca recoja información. ¢ FUNCIÓN FINANCIERA El administrador financiero juega un papel importante en la empresa, sus funciones y su objetivo pueden evaluarse con respecto a los Estados financieros Básicos. Sus tres funciones primarias son: — El análisis de datos financieros. — La determinación de la estructura de activos de la empresa. — La fijación de la estructura de capital. La nueva perspectiva empresarial ya no se basa en la maximización de las utilidades está ha cambiado por un enfoque de la maximización de la riqueza. 1. Análisis de datos financieros Esta función se refiere a la transformación de datos financieros a una forma que puedan utilizarse para controlar la posición financiera de la empresa, a hacer planes para financiamientos futuros, evaluar la necesidad para incrementar la capacidad productiva y a determinar el financiamiento adicional que se requiera. 2. Determinación de la estructura de activos de la empresa El administrador financiero debe determinar tanto la composición, como el tipo de activos que se encuentran en el Balance de la empresa. El término composición se refiere a la cantidad de dinero que comprenden los activos circulantes y fijos. Una vez que se determina la composición, el gerente financiero debe determinar y tratar de mantener ciertos niveles óptimos de cada tipo de activos circulante. Asimismo, debe determinar cuáles son los mejores activos fijos que deben adquirirse. Debe saber en que momento los activos fijos se hacen obsoletos y es necesario reemplazarlos o modificarlos. La determinación de la estructura óptima de activos de una empresa no es un proceso simple; requiere de perspicacia y estudio de las operaciones pasadas y futuras de la empresa, así como también comprensión de los objetivos a largo plazo. 3. Determinación de la estructura de capital Esta función se ocupa del pasivo y capital en el Balance. Deben tomarse dos decisiones 64 Módulo 3 Microemprendimiento 65 fundamentales acerca de la estructura de capital de la empresa. Primero debe determinarse la composición más adecuada de financiamiento a corto plazo y largo plazo, ésta es una decisión importante por cuanto afecta la rentabilidad y la liquidez general de la compañía. Otro asunto de igual importancia es determinar cuáles fuentes de financiamiento a corto o largo plazo son mejores para la empresa en un momento determinado. Muchas de estas decisiones las impone la necesidad, peor algunas requieren un análisis minucioso de las alternativas disponibles, su costo y sus implicaciones a largo plazo. La evaluación del Balance por parte del administrador finan- ciero refleja la situación financiera general de la empresa, al hacer esta eval uaci ón, debe observar el funcio- namiento de la empresa y buscar áreas pro- blemáticas y áreas que sean susceptibles de mejoras. Al determi nar l a estructura de activos de la empresa, se da forma a la parte del activo y al fijar la estructura de capital se están construyendo las partes del pasivo y capital en el Balance. También debe cumplir funciones específicas como: — Evaluar y seleccionar clientes. — Evaluación de la posición financiera de la empresa. — Adquisición de financiamiento a corto plazo. — Adquisición de activos fijos. — Distribución de utilidades. El objetivo final que debe cumplir el administrador financiero debe ser alcanzar los objetivos de los dueños de la empresa. Frente a esto la función financiera, el administrador debe plantear una estrategia más viable que los esfuerzos para maximizar utilidades. Es una estrategia que hace hincapié en el aumento del valor actual de la Módulo 3 Microemprendimiento inversión de los dueños y en la implementación de proyectos que aumenten el valor en el mercado de los valores de la empresa. Al utilizar la estrategia de maximizar la riqueza, el gerente financiero se enfrenta con el problema de la incertidumbre al tener en cuenta las alternativas entre diferentes tipos de rendimiento y los niveles de riesgo correspondientes. Utilizando su conocimiento de estas alternativas previstas de riesgo - rendimiento, perfecciona estrategias destinadas a incrementar al máximo la riqueza de los dueños a cambio de un nivel aceptable de riesgo. ¢ Formas de financiamiento Las organizaciones tienen, en general, tres fuentes básicas de obtención de recursos. — Los primeros recursos que la empresa obtiene derivan del aporte que realizan los socios (o el dueño, si fuera unipersonal) y que constituyen su Capital. — Los resultados económicos (ganancias) producidos por las operaciones realizadas. Estas dos fuentes de obtención de recursos son fuentes propias de financiación, ya que surgen de la misma empresa. Pero si dichos recursos propios, no fueran suficientes, la empresa puede recurrir a: — Fondos ajenos, es decir de terceros que le presten a la organización, como por ejemplo, bancos, proveedores, etc. Estas fuentes de obtención de recursos son fuentes ajenas de financiación dado que provienen de terceros. Entonces podemos decir que: ž PLANEAMIENTO DETERMINACIÓN DE FINES Y OBJ ETIVOS Venimos atravesando una serie de etapas en la constitución y puesta en marcha de una 66 FUENTES DE FINANCIAMIENTO APORTES DE LOS SOCIOS GANANCIAS PRÉSTAMOS DE TERCEROS Módulo 3 Microemprendimiento empresa. Ya determinamos el capital necesario para que la misma comience a funcionar. Ya conocemos la opinión del mercado consumidor acerca del producto, localizamos la empresa y obtuvimos el capital necesario. A partir de ahora debemos comenzar a “darle forma”, a organizar las actividades de forma tal que puedan lograrse los fines de la organización. Debemos comenzar a planificar algunas cosas. En primer lugar debemos determinar cuál o cuáles serán los fines de la empresa que estás creando. Pero para eso es necesario previamente, realizar un análisis de la situación. Aquí se hablo del proceso de planeamiento. El planeamiento tiene diversas etapas, la primera de ellas es realizar un “Análisis de situación”, esto consiste en conocer el estado en que se encuentra una situación determinada; es decir, hacer un diagnóstico de la situación. En nuestro caso esta fase ya la venimos realizando. VEAMOS POR QUÉ. El primer análisis de la situación lo realizamos cuando llevamos a cabo el Estudio de Mercado. Esto nos permitió conocer quiénes son nuestros consumidores, dónde están ubicados, quiénes son nuestros competidores, quiénes y dónde se ubican nuestros proveedores. Además nos permitió darle las características definitivas a nuestro producto, teniendo en cuenta los gustos y preferencias de los consumidores. En definitiva, REALIZAMOS UN DIAGNÓSTICO DE LAS POSIBILIDADES DE COLOCACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y DE LA UBICACIÓN Y CONDICIONES DEL MERCADO PROVEEDOR. Además también hicimos un análisis de situación cuando determinamos el lugar de ubicación de la empresa. Fueron analizados una serie de factores que permitieron decidir sobre la mejor locación posible. En síntesis, CONOCEMOS LAS CARACTERÍSTICAS DEL LUGAR DONDE LA EMPRESA SE UBICARÁ. También determinamos el capital necesario para comenzar a funcionar y estimamos la forma de obtención de dicho capital. Debemos ahora entonces pasar a la próxima etapa en el proceso de planeamiento, esto es, la formulación de objetivos. Recordemos que esta etapa consiste en determinar qué resultados se quieren alcanzar. Para esto es preciso fijar primero el FIN de la organización o empresa que van a crear. El FIN, es el motivo que dio origen a la empresa, es lo que justificó su creación. Habíamos puesto un ejemplo (que sería conveniente que vuelvas a leer) de una empresa que decidió dedicarse a la compraventa de artículos de librería, teniendo como fin liderar el mercado. 67 Módulo 3 Microemprendimiento En este caso, éste es el fin, “liderar el mercado de compraventa de artículos de librería” ya que es el motivo que dio origen a la empresa, es lo que justificó su creación. El fin de otra empresa podría ser “producir una nueva línea de jabones para lavar la ropa, innovando permanentemente en sus características” o bien “Explotar un servicio de mensajería para una determinada zona donde el mismo no existe”, etc. Estos fines permanecerán casi estáticos, ya que son los que dieron origen a la empresa. Pero . . . ¿qué objetivos debe esta empresa plantearse para lograr su fin? Estos objetivos sí van variando año tras año pero sin perder de vista el fin. Por ejemplo, lograr en el primer año, un volumen de ventas de… (x) cantidad de unidades. Para el próximo año pueden plantearse otro objetivo, por ejemplo, superar en un… (x%) las ganancias del año anterior. Los objetivos van variando y expresan los resultados que se desean obtener. Es muy importante que sean medibles, es decir, que permitan luego determinar si se lograron o no. Si se dice: “lograr un volumen de ventas de $10.000 en el primer año”, “lograr un volumen de ventas promedio de 100 unidades mensuales”, esto permite medir con facilidad si el objetivo fue alcanzado o no; en cambio, si se dice “lograr un buen volumen de ventas”, esto no es medible, no se puede medir un “buen volumen”, y por lo tanto este último no constituye un objetivo. ž DEPARTAMENTALIZACIÓN El proceso de planeamiento que fuimos desarrollando, tiene como fin planear las actividades que se llevarán a cabo para que la tarea sea realmente efectiva. Pero pensemos que con eso no basta. NECESI TAMOS LLEVAR A CABO EL PROCESO ADMI NI STRATI VO DE ORGANIZACIÓN. 68 DIVISIÓN DEL TRABAJ O J ERARQUIZACIÓN DEPARTAMENTALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES COORDINACIÓN ORGANIZACIÓN Módulo 3 Microemprendimiento Para esto es necesario crear una “estructura” de la organización, que, obviamente, variará de acuerdo con los fines propuestos y el tipo de organización que se quiere tener. Cada organización va diseñando su estructura con el fin de la misma. Tener en claro los fines y objetivos, favorecerá el diseño de una estructura consistente y eficaz. La estructura está en función de las necesidades de la misma. Las organizaciones constituyen un todo armónicamente dispuesto, donde las distintas partes interactúan para cumplir sus funciones. Tanto en los seres vivientes como en las organizaciones, la estructura representa la base que permite su funcionamiento. El diseño de la estructura debe tener relación con las características de la organización. De no ser así podríamos tener estructuras deficientes, es decir, estructuras demasiado chicas en relación con los fines de la organización. Es como llevar ropa inadecuada para cada uno, o muy grande o muy pequeña. RECORDEMOS QUE: Diseñar una estructura es establecer la forma que va a tener una organización, delimitando las funciones y las relaciones de jerarquía. En la determinación del diseño deberá tenerse en cuenta: el fin de la organización, el tamaño, los recursos, etc. En una organización se llevan a cabo muchas actividades, éstas tienen una interrelación y además pueden ser agrupadas según posean características similares. El proceso de identificar las actividades, agruparlas, coordinarlas y establecer las jerarquías y autoridades, se denomina DEPARTAMENTALIZACIÓN. Para llevar a cabo la tarea de departamentalización es fundamental seguir los pasos que se mencionan a continuación: a) Identificar las actividades que se deberán llevar a cabo para el logro de los objetivos. b) Agrupar las mismas de acuerdo con sus características similares. c) Asignar para cada grupo de actividades un responsable. Establecer las jerarquías. d) Realizar una coordinación de actividades. ž IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Revisemos este ejemplo: ¿Cuáles son las distintas funciones que se pueden llevar a cabo en una empresa? Por ejemplo: contratar personal, comprar, vender, pagar y cobrar, registrar 69 Módulo 3 Microemprendimiento contablemente, producir, hacer publicidad, liquidar sueldos, controlar asistencia, investigar el mercado, controlar la calidad de los productos, etc. ¿Estas actividades son todas iguales? Obviamente que no. Entonces podemos armar subgrupos de funciones con características similares. ž AGRUPAMIENTO EN UNIDADES Cada organización, de acuerdo con sus fines, arma la estructura como cree conveniente, sin embargo, a modo de ejemplo, haremos un agrupamiento de estas actividades de la siguiente forma: v Contratar personal, liquidar sueldos, controlar asistencia, son todas funciones relativas al personal. v Comprar la materia prima, producir, controlar la calidad de los productos, son todas actividades relacionadas con la producción. Si tu empresa no produce, la compra puede figurar en forma independiente. v Vender, hacer publicidad, investigar el mercado, son funciones que tienen que ver con la comercialización. v Registrar las operaciones realizadas, pagar y cobrar, son actividades con lo administrativo. De esta manera, identificamos una serie de actividades, luego las agrupamos de acuerdo con sus características similares. A continuación se deben establecer las relaciones de autoridad y jerarquía y luego coordinarlas para que se lleven a cabo interrelacionadamente. Esta es una tarea de departamentalización. ž ASIGNACIÓN DE CARGOS DETERMINACIÓN DE J ERARQUÍAS Y AUTORIDAD Con respecto al punto de la jerarquía, recordemos que dentro de la pirámide que es toda organización, encontramos distintos niveles jerárquicos. Sabemos que en el nivel superior o cumbre estratégica se encuentran los responsables máximos de la organización, sus directores. A continuación encontramos la línea media donde se encuentran los gerentes de cada área y los jefes de departamentos y sectores y en el núcleo operativo, se encuentran los obreros y los empleados. 70 Módulo 3 Microemprendimiento Nivel inferior u operativo Cabeza estratégica La integran las personas que tienen mayor poder de decisión y de mando dentro de la organización. Línea media La componen aquellas personas que se encuentran entre núcleo operativo y la cumbre estratégica. Núcleo operativo Está formado por aquellas personas que realizan las operaciones básicas de organización. Nivel superior o estratégico Nivel intermedio o táctico J erarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen. La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con precisión. Recordemos también que cuando hablamos de áreas o gerencias nos referimos al conjunto de funciones homogéneas, bajo la autoridad de un jefe o responsable; que cuando hablamos de departamento nos referimos a cada una de las funciones en las que se divide el área; es decir, es una división de la gerencia y que los sectores son una división dentro del departamento. Esto significa que las gerencias, los departamentos y los sectores tienen distintas jerarquías y distinta autoridad. La jerarquía y la autoridad son acumulativas: cuanto más se asciende en la escala o pirámide, más jerarquía y autoridad se tiene. Cabe aclarar y es muy importante que lo tengas en cuenta, que no todas las organizaciones tienen este nivel de jerarquías, obviamente depende del tamaño de la misma, de su actividad, de sus fines, etc. Pensá que, por ejemplo, un kiosco no poseerá una departamentalización dividida en gerencias, departamentos y sectores, sino simplemente serán distintas actividades que pueden ser llevadas a cabo por una misma persona o por varias. 71 Módulo 3 Microemprendimiento ¢ Confección del organigrama Concepto de organigrama: El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación. Objeto El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente las funciones departamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otras mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicación. Finalidad Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los aspectos fundamentales de una organización, y permite entender un esquema general, así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo componen. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organización, sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y sus funciones básicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas: 72 Módulo 3 Microemprendimiento Ø Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información. Ø Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una dependencia o entidad. Ø Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización. Ø Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control. Ø Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos. Ø Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función. Ø Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: Ø Los cargos existentes en la compañía. Ø Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. Ø Como la autoridad se le asigna a los mismos. Veamos algunos ejemplos de organigramas: 73 GERENTE GENERAL GERENTE DE MERCADOTECNIA GERENTE DE PRODUCCIÓN GERENTE DE FINANZAS GERENTE DE PERSONAL PUBLICIDAD PROMOCIÓN VENTAS Módulo 3 Microemprendimiento ¢ ACTIVIDAD PARTE 7: Determiná el capital a) Hacé un presupuesto de gastos necesarios para iniciar la actividad (gastos de organización, de comercialización, gastos para eventualidades, para capital fijo y circulante). b) Determiná el capital total inicial. c) Decidí qué fuente/s utilizarás y por qué. PARTE 8: Proyectate a) Redactá tus fines (recordando que debe ser algo a perseguir continuamente). b) Redactá tus objetivos (recordando que éstos son cuantificables). PARTE 9: ¡A departamentalizar! a) Hacé una lista con todas las actividades que se realizarán en tu empresa. b) Agrupalas en este cuadro (podés agregar, suprimir o modificar cualquiera de las columnas): c) Determiná cuáles van a estar relacionadas. d) Decidí los cargos, las jerarquías y la autoridad de cada uno. 74 Actividades de producción Actividades de comercialización Actividades de administración Actividades de finanzas GERENTE GRAL. J EFE DE COMERCIALIZACIÓN J EFE DE ADMINISTRACIÓN COMPRAS VENTAS ASAMBLEA TESORERÍA CONTABILIDAD Módulo 3 Microemprendimiento PARTE 10: Graficá la estructura a) Confeccioná el organigrama de tu empresa Consultá las respuestas a las actividades con tu tutor. 75 Módulo 3 Microemprendimiento m ó d u l o 4 Contenidos: Organización del área de Recursos Humanos. Concepto general, determinación de la escala salarial. Reclutamiento y selección del personal, legajos- Concepto y confección- Currículo Vitae- Concepto, importancia, diferencia con la carta de presentación- Entrevistas laborales, importancia, formas de presentación. Actividades de inicio, de desarrollo y de auto- evaluación. 76 Microemprendimiento 78 ¢ Organización del área de recursos humanos En el capítulo anterior, establecimos los fines y objetivos de la empresa, llevamos a cabo la departamentalización y confeccionamos el organigrama de la misma. Pasaremos ahora a organizar el área de Recursos Humanos. La departamentalización hecha anteriormente, nos permitió establecer los cargos a cubrir, de donde es posible que surja la necesidad de seleccionar al personal para cubrir dichos cargos. Además deberemos diseñar la organización del área y planificar las actividades a desarrollar. Lo primero que debés tener claro es cómo departamentalizaste tu empresa y qué magnitud le diste al Área de Personal. Recordemos que sólo se justifica una gerencia de personal si la cantidad de empleados es importante, caso contrario puede ser un departamento o sector que se encargue de las actividades propias del personal. Sintetizando podemos decir que, de acuerdo con la estructura de la empresa, “Personal” puede estar organizada como gerencia autónoma o como departamento dependiente del Área de Administración. Cualquiera sea la forma que hayas adoptado en tu estructura, quien se encargue del personal debe llevar a cabo ciertas funciones tales como seleccionar e incorporar personal para cubrir puestos vacantes, llevar control de ausencias y licencias, liquidar las remuneraciones, confeccionar y mantener actualizados los legajos del personal, capacitar al personal si esto fuera necesario, etc. El Área de Recursos Humanos y Organización dirige, coordina, impulsa y evalúa los programas de gestión de personas y de salud laboral, así como de modernización administrativa dirigidos la mejoría organizativa y actúa en aquellas materias que le son encomendadas o delegadas por el gerente en este ámbito. La política del recurso humano forma parte de la política general de las organizaciones, por lo cual debe ser coherente con ella y es una responsabilidad de la alta dirección. Estará a cargo de un directivo que ha de cumplir las funciones administrativas correspondientes. De la importancia que se le otorgue al recurso humano dependerá el lugar que ocupe como responsable, en el diseño estructural de toda la organización. De encuestas realizadas sobre el perfil adecuado y los atributos necesarios para desarrollar un cargo de tan importante compromiso, se obtuvieron los siguientes resultados, que presentamos en orden de prioridades. Se requieren aptitudes y conocimientos para manejar situaciones sobre: Módulo 4 Microemprendimiento 1. Relaciones laborales 2. Selección de personal 3. Retribución 4. Formación 5. Aspectos sociales 6. Desarrollo y capacitación 7. Evaluación del desempeño 8. Organización ¢ Elementos del departamento de recursos humanos Por lo común, un departamento de recursos humanos se establece cuando en su proceso normal de crecimiento, los gerentes y administradores de la empresa empiezan a sentir la necesidad de contar con un área especializada en ciertas funciones que se van haciendo progresivamente complicadas. En el momento de su creación, el departamento suele ser pequeño y lo dirige un ejecutivo de nivel medio. Es común que se limite a llevar los registros de los empleados actuales, verificar el cumplimiento de los requisitos legales y, en algunos casos, colaborar en la detección de candidatos a ser seleccionados. A medida que crece la organización (y sus demandas), el departamento de personal adquiere más importancia y complejidad. ž Funciones especializadas: Un efecto importante de esta especialización en las labores es que cada persona se convierte en un receptor de grandes masas de información sobre funciones muy específicas. Además, esta división de labores lleva a los integrantes de un departamento de personal de grandes dimensiones a convertirse en expertos en sus respectivas funciones. Comenzaremos por las primeras tareas básicas. Como ya tenés determinados los cargos que se necesitan cubrir, tarea que desarrollaste cuando efectuaste la departamentalización de tu empresa, tendríamos que pasar ahora a seleccionar el personal para los mismos, cosa que haremos inmediatamente. Pero antes… ¿No creés importante que antes de seleccionar personal la empresa debe tener claro cuánto les va a pagar o a ofrecer de remuneración a quienes se incorporen a ella? Es obvio que sí. Por eso, una de las primeras tareas que se realizan es armar la escala salarial: 79 Módulo 4 Microemprendimiento ¢ Determinación de la escala salarial ¿Qué es la escala salarial? Dentro de la organización existen distintas categorías de cargos y funciones. Es claro que el nivel de salario que recibe un gerente no es igual al que recibe un cadete. Esto no es una decisión que se tome en el momento de la incorporación del empleado a la empresa, sino que ya previamente se encuentra estipulado para cada cargo, categoría o función cuál es el nivel de remuneración que le corresponde. Son pocas las empresas que contemplan una distribución equitativa, pero los resultados obtenidos permiten establecer una adecuada y justa remuneración dentro de una empresa. Cuando la compensación está bien administrada, sus reflejos se ven en la mejora del desempeño, en el aumento de la motivación y por ende una mejora en la calidad de vida del trabajador. No es la única herramienta que influye en aspectos tan importantes como estos, pero su efecto es merecedor de atención. Un inadecuado manejo de la remuneración genera, sin lugar a dudas, insatisfacciones a todo nivel (conductas disfuncionales). Para realizar una escala salarial realmente efectiva y analizar las coherencias e incoherencias internas y después de finalizar la descripción de cargos, se procede a una clasificación de puestos, con el fin de obtener un equilibrio en la distribución de la masa salarial. Para la estructuración de una escala salarial se siguen los siguientes pasos: ž Análisis de los salarios vigentes. ž Análisis de los salarios según la clasificación de los cargos. ž Sugerencia de salarios a ser percibidos según el valor de cada cargo. La misma con la masa salarial de la empresa solicitante y/o con un estudio de mercado. Veamos un ejemplo: Una empresa tiene en su departamentalización los siguientes cargos: 2 gerentes, 4 jefes de departamento, 6 jefes de sectores, 6 empleados administrativos, 4 vendedores, 2 empleados de publicidad y 1 cadete. La escala salarial que esta empresa decide tener es la siguiente: - Gerentes $2.000 - J efes de departamento $1.200 - J efes de sector $900 80 Módulo 4 Microemprendimiento - Empleados administrativos $700 - Vendedores $700 - Empleados de publicidad $700 - Cadetes $400 Estas remuneraciones corresponden a los sueldos básicos que reciben estos trabajadores, todo lo que posteriormente forma su sueldo real o de bolsillo no se toma en cuenta aquí. ¢ Reclutamiento y selección de personal Desde los Romanos se conoce la selección de personal. Aquellos la utilizaban, por ejemplo, para seleccionar a los que iban a formar parte de las prestigiosas legiones. Una de las pruebas consistía en cruzar nadando un río tumultuoso. Los que lograban alcanzar la otra orilla quedaban seleccionados, los que se ahogaban ...no. Afortunadamente las pruebas de selección de personal han evolucionado desde entonces. Y probablemente sea el momento de evolucionar de nuevo. Consideremos la selección de personal tal como se desarrolla en la mayoría de los casos y que llamaremos: visión tradicional. Visión tradicional En la visión tradicional, se define el puesto en función de los objetivos a cumplir y tareas a realizar. Esto determina el perfil del candidato, en términos de Saber (conocimientos, diplomas) y Experiencia. La búsqueda de los candidatos y la criba se efectúa en los mismos términos de Saber y Experiencia actuales y potenciales. Los que pasan la criba son evaluados en términos de Ser (personalidad), teniendo especialmente en cuenta aquellos criterios de la personalidad que pueden garantizar la adecuación con los objetivos y tareas a realizar. 81 Módulo 4 Microemprendimiento Objetivos del puesto Tareas a realizar Perfil del puesto Perfil del candidtao en términos de: -Saber -Experiencia Búsqueda de candidatos Selección en términos de: -Saber -Experiencia Análisis en términos de ser Personalidad aceptable Rechazado Contratado El resultado llega a optimizar objetivos parciales, es decir puestos de trabajo individuales, pero no los objetivos globales. Sin embargo muy bien se sabe que un grupo no es la simple suma de sus componentes y que el trabajo realizado por un equipo puede ser muy superior a la suma de los trabajos individuales: la diferencia es la sinergia. EFICACIA DEL GRUPO - SUMA (EFICACIAS INDIVIDUALES) = SINERGIA En el mejor de los casos la selección tradicional descuida la sinergia; en el peor la perjudica. Un jefe se quejaba recientemente de que su departamento, de siete personas, no alcanzaba los resultados esperados. Los estudios y pruebas realizadas mostraban que una de las empleadas era de convivencia difícil, que trabajaba aislada de sus compañeros o entraba en conflictos con ellos. "Sin embargo, comentaba el jefe, si le das un trabajo a realizar, lo hace muy meticulosamente y el resultado es casi perfecto, bordado". Podemos decir que se lograba un óptimo local. Pero perjudicaba al óptimo global porque sus interacciones con los compañeros siendo escasas o malas, retenía información, carecía de cooperación, incordiaba el ambiente lo que frena la motivación del grupo. En términos tradicionales, aprobaría en una nueva selección de personal para este puesto porque destaca en términos de saber y experiencia. Pero el conjunto no forma equipo, y el departamento pierde en ambos aspectos: competitividad y satisfacción socio-afectiva personal. Una nueva visión Proponemos pensar en términos de globalidad y de resultados de equipo. Se pretende lograr óptimos globales y no locales, y por tanto tratar cada trabajador como generador de sinergia. Primero se trata de definir la empresa como un sistema global a optimizar. Después analizar la situación actual en términos de roles e interacciones dentro del grupo. Rol es por ejemplo: creador, controlador, gestor, pragmático, etc. Según Belbin, el mejor equipo debiera comprender personas cuyas características son complementarias y en particular: - un generador de ideas, - un controlador y gestor para hacer las ideas realizables y gestionarlas. 82 Módulo 4 Microemprendimiento - una persona capaz de facilitar las relaciones personales armoniosas y la negociación interpersonal. Se trata entonces de analizar la coherencia del equipo, su cohesión y sus carencias internas y en sus relaciones con el entorno (los otros departamentos). Y luego de definir el rol necesario para mantener o incrementar la sinergia. Evidentemente, sigue necesario definir el puesto como centro individual de trabajo; al fin y al cabo, el trabajo tendrá que hacerlo. Pero los principales criterios de búsqueda y criba pasan a ser pautas estables de la personalidad, y el saber y experiencia actual del candidato tienen menos relevancia que las aptitudes a adquirirlos. Para tomar un ejemplo deportivo, digamos que si los once jugadores de un equipo de fútbol fuesen delanteros, el equipo convertiría muchos goles; y si todos fuesen porteros, no marcaría ninguno. Tampoco es producente fichar a una estrella del balón si nadie quiere pasárselo, o si va a desunir el equipo. La nueva selección de personal ha observado que en las empresas, las razones por las que contratamos a un trabajador no suelen ser nunca las que motivan su despido. Porque se contrata a las personas por lo que saben, y se les despide por lo que son. 83 Módulo 4 Microemprendimiento ¢ Búsqueda Las organizaciones comienzan la búsqueda de recurso humano a partir del pensamiento estratégico, que se manifiesta a través de las preguntas: - ¿Qué se va a hacer? - ¿Cómo? - ¿Con quién? La respuesta, que marcará el perfil, depende de: - las características de la organización - la realidad y las expectativas económicas - el nivel jerárquico requerido - otros factores circunstanciales relativamente previsibles Cuando hablamos de perfiles hacemos referencia a los requisitos o atributos que deben reunir las personas que van a desempeñarse en cada cargo previsto. Los requisitos que forman el perfil para cada cargo pueden ser clasificados en: a) Excluyentes: son aquéllos imprescindibles, no pueden faltar. El hecho de no tenerlos le impide al postulante acceder al cargo. b) No excluyentes: son preferentes, es decir, son aquéllos que sería conveniente que el postulante tuviera, pero que si no es así, se podría tener en cuenta otros aspectos y esto no impediría el acceso del candidato al cargo. c) Indiferentes: son aquéllos requisitos que dan lo mismo que estén o no. Es muy importante tener en cuenta que cada organización clasifica estos requisitos según sus necesidades. No hay requisitos que de por sí sean excluyentes, no excluyentes o indiferentes. Por ejemplo, para una empresa puede ser indiferente el sexo de un empleado administrativo, preferente o excluyente que el gerente de producción sea hombre. Para otra empresa puede ser indiferente que para determinado cargo se necesite conocer otro idioma y para otra, esto puede ser excluyente. Esto significa que cada organización determina los perfiles para cada uno de sus cargos, teniendo en cuenta sus necesidades, el tipo de organización de que se trate, las características del cargo a cubrir, etc. 84 Módulo 4 Microemprendimiento Analicemos un ejemplo de perfil profesional: ¢ Perfil Psicoprofesional A nuestro entender, el perfil de un componente del equipo de trabajo en una empresa comercial ha de ser en principio y de una forma excluyente: - Formado y educado en los valores humanísticos y consolidado como persona. - Tener como meta en todas sus actividades y procesos laborales la eficiencia que se consigue con visión de rigurosidad profesional y calidad total. - Multidisciplinar y polivalente en cuanto a sus conocimientos en mecanismos de venta, gestión administrativa y técnicas afines, así como en habilidades de relaciones humanas. - Conocer y aceptar que aunque su trabajo diario pueda tener facetas administrativas el mercado exige hoy una mayor dedicación en tareas comerciales en gestión de clientes. Una vez determinados los perfiles, se deben redactar y publicar los avisos de selección para cubrir los cargos. Es obvio que en estos avisos figuran los requisitos que el postulante debe tener para acceder a dicho puesto, así que es importante que antes de redactar los avisos la empresa tenga en claro los mismos. Pero recordá que en el aviso no figuran los requisitos indiferentes ya que no se va a gastar espacio de publicidad para indicar un requisito que es indistinto que el candidato posea o no. Otra cosa que se debe tener claro antes de la redacción del aviso, es la forma elegida por la empresa para que los postulantes se presenten a la misma. Las formas de postulación pueden ser: ª Por escrito: entregando o enviando currículum vitae y/o carta de presentación. ª Personalmente: concurriendo directamente al lugar citado en el aviso, para acceder seguramente a la entrevista. Como cada una tiene sus ventajas y desventajas, la empresa debe evaluar las alternativas y decidir la forma más conveniente. ¢ El reclutamiento El reclutamiento podrá llevarse a cabo por diferentes medios: 85 Módulo 4 Microemprendimiento 1. Avisos en Periódicos Los avisos realizados mediante la utilización de medios de comunicación masivos como los avisos en los periódicos generan una excelente fuente de convocatoria de empleados. 2. Agencias Especializadas para el Reclutamiento Las agencias de reclutamiento se convierten en excelente opción para la organización, debido a que se encargan del reclutamiento y selección de los individuos más calificados según las bases de datos con las que estas empresas cuentan, evita el riesgo y aumenta la eficacia en el proceso reduciendo tiempo y costos. 3. Contacto con Universidades y Asociaciones Gremiales Este medio de reclutamiento de personal es óptimo para seleccionar candidatos para cargos futuros, alentándolos a ser trabajadores potenciales de las organizaciones, aunque no siempre se puede ofrecer trabajo en un corto plazo. 4. Carteles o Avisos Método de reclutamiento con bajos costos y de rápida selección de personal, generalmente orientado a cargos sencillos, los cuales deben ser llamativos y con información consecuente con el cargo demandado. 5. Presentación de Candidatos por recomendación Método de reclutamiento que minimiza los costos, debido a que se evitan los procesos de reclutamiento de personal, en donde la información del cargo llega a los interesados por parte de los empleados de las organizaciones. Este método hace que los empleados involucrados se sientan importantes y comprometidos con la empresa como mecanismo de selección de personal. 6. Consulta de los archivos de Candidatos Base de datos con la cual cuentan algunas organizaciones, para el reclutamiento de personal, en esta base de datos se encuentran candidatos que no fueron seleccionados en procesos anteriores y que aun pudiesen concursar en el proceso de seleccionados, ó de candidatos nuevos que enviasen su currículum por Internet ó clasificados en un sistema de organización selectiva de la organización. 86 Módulo 4 Microemprendimiento 7. Base de Datos de Candidatos La base de datos se genera como un proceso de selección de personal mediante la cual se encuentran plasmados los características profesionales de los interesados y el talento propio de cada persona. El método de reclutamiento más común, podemos coincidir, que es el aviso en el diario. Este debe contener los requisitos que nuestra empresa solicita. Veamos ejemplos: ADMINISTRATIVA Importante Empresa, solicita, buena presencia, estudios completos, experiencia (excluyente), para Capital Federal. Enviar CV: ventascf@viviendasroca.com.ar. ADMINISTRATIVA CONTABLE con exp. Dinámica, Tareas Grales, Proveedores,clientes, Optimo manejo PC, jorn. 6hs Bna presencia y exc. caracter. Resida en Z/Norte (Excluy.) Enviar C.V c/foto y remuner. pret. a: buslabsjob@hotmail.com. TECNICO EN REFRIGERACION con conocimiento tareas de mantenim en gral. p/area de mantenimiento de Empresa gastronómica. Enviar CV a info@organizacionoja.com.ar. DIBUJ ANTE PROYECTISTA Requisitos: Sexo Masculino, estudiantes carreras afines, excelente dominio Autocad y Office, edad hasta 35 años. Puesto a efectivizar. Zona de trabajo Don Torcuato.Enviar CV: seleccion@enfoquexxi.com.ar / www.enfoquexxi.com. ¢ Legajos Un legajo es una carpeta donde se detallan todos los datos del empleado y se archiva la documentación correspondiente. Esta carpeta tiene como finalidad brindarle a la organización información referida a los empleados. Contiene, por ejemplo, la siguiente documentación: ž Ficha personal con sus datos ž Fotocopia del D.N.I. ž Examen médico realizado al ingresar a la empresa ž Fotocopia de títulos y cursos. ž Duplicado de los recibos de sueldo. 87 Módulo 4 Microemprendimiento ž Documentación interna de la empresa como la calificación, ascensos, sanciones, etc., del empleado. ž Acta de casamiento, nacimiento, escolaridad, si correspondiere. ž Todo otro dato de interés para la empresa. Estos legajos llevan un código o numeración que la empresa le asigna a cada empleado. Deben ser actualizados en forma permanente ya que no debe faltar ningún dato ni documentación en los mismos. Veamos cómo podría ser una ficha personal: 88 Módulo 4 Microemprendimiento La búsqueda laboral es una tarea bastante ardua. La situación del mercado laboral es difícil y sabemos que conseguir empleo en nuestros días no es tarea sencilla. No obstante, la mayoría de las personas, en algún momento atraviesan por esta situación y es necesario saber cómo enfrentar ese momento. 89 Módulo 4 Microemprendimiento ¢ Currículum vitae El Curriculum Vitae (CV) continúa siendo un instrumento esencial a la hora de buscar y encontrar un trabajo acorde a las propias expectativas y deseos. Un CV inteligentemente presentado, no sólo abre las puertas a una entrevista deseada por el solicitante, sino que consigue que dicha entrevista sea también esperada y deseada por el potencial empleador. No hay que olvidar que los CV se utilizan como instrumentos de cribaje para determinar qué personas interesa entrevistar y cuáles no. Un buen curriculum vitae (CV) llama la atención de quien lo reciba y asegura una entrevista. El propósito de un CV, es describir las aptitudes y logros del postulante a un posible empleador. Pensá en el CV como una campaña publicitaria tuya. Debes mostrarle al empleador tus logros académicos y tus experiencias laborales, en el caso que tengas. Tu estrategia debería enfatizar la experiencia e interés en los puntos que den con el perfil de lo que el empleador está buscando. Tu CV es también un ejemplo de la capacidad de comunicación y organización que tenés. Por otro lado un CV bien realizado, da idea de qué tipo de empleado podés llegar a ser, es por esto que un CV mal realizado, es una manera de autodescalificarse. ¢ Guía para la confección de tu CV. — Debe ser conciso: los empleadores no disponen de mucho tiempo, así que no cometas el error de hacer un CV innecesariamente largo, esto puede que le quite las ganas de leerlo a alguien muy ocupado. Debería abarcar una hoja, en lo posible, y en el caso que sea absolutamente necesario dos. — Debe ser claro y bien organizado: — Evitá el uso de párrafos largos. Generalmente los CV son procesados por gerentes y el hecho que sea corto, asegura la probabilidad de ser leído. - No utilices frases declaratorias, como ¨desarollé.....¨, ¨yo asistí....¨. Evita usar el 90 Módulo 4 Microemprendimiento ¨yo¨, o hablar en primera persona. — Destacá tus logros. — La experiencia laboral se empieza por el trabajo más actual. — Se honesto. Un CV que contenga datos falsos, es muy fácil de ser descubierto, antes, durante o después de la entrevista. — Chequeá que el CV esté gramáticamente bien hecho y sin faltas de ortografía. Por otro lado, las palabras utilizadas son muy importantes para una primera impresión. · Hace un Cv sencillo a la vista, y no amontones todo, dejá espacios para que sea más agradable a la vista, y fácil de leer y encontrar los datos. · Utilizá un tipo de letra usual (Times New Roman o Arial), y no las que son exóticas, tratá que éstas le den un sentido profesional al CV. · No confecciones una carátula para el CV. · Utilizá papel standard, que no sea texturado o con dibujos. El papel debe ser preferentemente blanco, ya que en el caso de que utilizaras de color, puede que cuando el empleador quiera scanearlo o sacar fotocopias para darle a sus superiores o compañeros, ésta no salga tan claro. · Enfatizá qué es lo que podes hacer para el empleador. Sé específico. Recordá que sólo debes incluir la experiencia que sea relevante. · Eliminá los detalles superfluos. La información innecesaria puede quitar mucho lugar valioso en tu CV. o No incluyas características personales como tu estado civil, altura, etc. Esta información puede no ser útil para el empleador, y en el caso de que lo fuera, él te la pedirá. o Agregá tus hobbies y tus intereses personales únicamente si tienen algo que ver con el puesto. Si en cambio necesitas espacio para tu experiencia, obviá los hobbies o La frase ¨por referencias llamar a....¨ debería ser dejada de lado si no te alcanza el lugar para describir tus actitudes. La mayoría de los empleadores presume que tenés a quien pedir referencias y te lo podrán pedir cuando te entrevisten. o No incluyas en el CV tus objetivos, sino que estos deben darse a entender en la carta de presentación. En el caso que los pongas, describilos muy específicamente. ¿Qué datos vamos a incluir? 91 Módulo 4 Microemprendimiento 1. Datos personales básicos El bloque del CV se inicia por la descripción de los siguientes datos personales básicos: 1. Nombre y dos apellidos (por este orden). Si se trata de una mujer casada, utilizar los apellidos de soltera. El nombre nunca irá precedido de identificadores tales como Dr., Prof. , Lic., Sr., Sra., Etc. 2. Dirección, teléfono, Fax y correo-e. Se trata de facilitar la tarea de localizarle durante las horas en las que ellos trabajan. No pida por lo tanto que le llamen fuera de las horas de sus trabajos. En caso de existir varios teléfonos, indicar a qué lugar corresponde cada uno de ellos (domicilio, trabajo, etc.) y evitar indicaciones imprecisas como "en horas de comida" o "a partir de las 20 h." Si sólo puede ser contactado a través del teléfono de su trabajo actual y ello pudiera causarle un conflicto, conviene anotar al lado del teléfono la palabra "discreción". 3. Nacimiento. Indicar la fecha y el lugar. Es la forma más clara de indicar la edad. 4. Nacionalidad. Debe hacerse constar aunque parezca evidente por el lugar de nacimiento. Los extranjeros deben mencionar que cumplen con los requisitos exigidos por la ley para trabajar legalmente y desde cuando los cumplen. 5. Lenguas que habla, escribe o lee, comenzando por la lengua materna. 6. Objetivo. Es un elemento opcional. 2. Datos académicos Los datos de la enseñanza media (título obtenido, escuela, calificaciones etc.) sólo merecen mencionarse si son especialmente relevantes y consistentes con los datos de la enseñanza universitaria. En general, no suelen ser particularmente útiles. Títulos académicos de licenciaturas, especialidad, masters, doctorados, indicando la calificación obtenida (si resulta relevante) y presentados en el orden cronológico en que fueron obtenidos. 3. Datos profesionales a. Experiencia profesional: indicar año de comienzo y finalización de cada trabajo, indicando el centro (y la ciudad) donde lo desarrolló, el cargo, responsabilidades, habilidades y experiencia adquiridas. 92 Módulo 4 Microemprendimiento b. Formación continuada. Se incluyen aquí los cursos y actividades de formación continuada oficialmente reconocidas como tales. La asistencia a congresos puede también añadirse, si bien el mérito que se les concede es cada vez menor, salvo que en ellos haya habido presentación oral o póster. c. Asociaciones profesionales de las que se es miembro. Ejemplo: Currículum Vitae académico DATOS PERSONALES Apellido y nombre: Fecha de nacimiento: Edad: Lugar de nacimiento: Nacionalidad: Tipo y número de documento: Domicilio particular: Teléfono/fax: Teléfono celular: E-mail: TITULOS UNIVERSITARIOS Licenciado en ..........................., Universidad ............................... Facultad de .............................., 14 de febrero de 1991. CURSOS Y SEMINARIOS Año Nivel, Título del Curso, Docente a cargo, Proyecto. Programa. Institución. Carga horaria. Tipo de evaluación. Ejemplo: 1998. Curso de postgrado "Procesos Psicológicos Básicos", Dra. Ballesteros, Proyecto AUAPSI. Programa capacitación docente áreas de vacancia disciplinar. Fac. Psicología, UNMP. 48 hs. Con evaluación final. 93 Módulo 4 Microemprendimiento EXPERIENCIA LABORAL Período. Institución. Cargo. Logros. Referencias: Nombre y teléfono. (Recordá que deben ir ordenados desde el último empleo hacia atrás en el tiempo) Carta de presentación Busca que nuestros antecedentes se adecuen al perfil que la empresa busca. — El CV puede ser el mismo pero la carta siempre debe cambiar. — Una carta debe impulsar al seleccionador. — Es portavoz del postulante. — El 30 % de avisos publicados en el país solicitan carta manuscrita (análisis grafológico). En caso que se solicite una carta manuscrita, debe realizarla a puño, sin ayuda de regla ni otros elementos. La carta de presentación es imprescindible al presentar el cv, jamás se debe enviar un CV sin, aunque sea, una pequeña nota, aún si se lo está enviando por E-mail. El cuidado en la redacción de la carta es determinante en cuanto a la efectividad del CV. Una buena carta de presentación seguramente consigue una entrevista, en cambio una mala, puede hasta dejar el CV para lo último. ¿Cómo redactarla? Una buena carta de presentación.... — Debe dirigirse al encargado del Departamento de RRHH. — Debe estar en lenguaje claro y directo. — Explicitar el motivo del envío (hacer referencia al aviso). — Demostrar conocer la función y empresa a la que se postula. — Explicar por qué cree estar capacitado para el puesto. — Debe estar firmada (no así el CV). — Leer entre líneas cuál es el perfil que busca la empresa. — Reflexionar sobre cuáles son mis objetivos de acuerdo al momento profesional. 94 Módulo 4 Microemprendimiento Podemos hablar de dos tipos de cartas, una simple y standard, y otra más amplia y específica. El tipo simple se puede utilizar en el caso de contestar avisos clasificados o cuando no se conoce quien es el empleador. Por lo tanto se redacta una nota corta donde se dice que se adjunta el CV y en el caso de contestar el aviso de un diario, se indica el nombre y fecha del mismo. El tipo más extenso se realiza cuando la empresa que hace la búsqueda lo pide o cuando uno se presenta por sus propios medios a una empresa determinada, y el contenido debería ser como lo que sugerimos a continuación: Contenido de la carta de presentación La carta de presentación es una muy buena oportunidad para venderte como el mejor candidato posible para el puesto ofrecido. Por lo tanto, es tan importante como el CV. Debés saber que el propósito de la carta es diferente que el del CV, por lo tanto no debe ser una repetición, de lo que en él dijiste, como tu educación, experiencia u objetivos personales. El CV es acerca de vos, y de tu experiencia, mientras que la carta de presentación trata acerca de lo que podes hacer por la empresa. Una carta de presentación efectiva debe cubrir los siguientes aspectos: — Presentate y da las razones por las que estas escribiendo. El primer párrafo debería llamar la atención del empleador. Contale exactamente por qué enviás tu CV: estás interesado en la compañía y queres cubrir el puesto que ofrecen. Demostrá tu interés indicando cualquier tipo de conexión que haya entre el empleador y vos. Demostrá que tus intereses profesionales son comunes a los suyos, que estuviste siguiendo la compañía y sus logros. Si conociste la empresa por un amigo de la compañía , mencionalo, porque puede que el empleador se sienta "obligado" a responder. Nunca digas más de lo que realmente sabes ya que esto te puede jugar en contra. — "Vendete". En la segunda parte de la carta, describí (brevemente) las cosas que podes específicamente aportar a la empresa y que llamarán la atención del empleador. No hace falta que lo hagas detalladamente ya que tu CV, debería contener esa información. En cambio, utilizá esta sección para resaltar como usarías tus talentos y tu experiencia para beneficiar a la compañía. No le digas como te beneficiarías vos con el empleo. Utilizá el pronombre "yo" lo menos posible. Terminá la carta indicando qué te gustaría que pase después. No dejes que el empleador lo piense, sino que sos vos quien debe actuar. Indicá el medio por el cual pueden contactarse con vos, por teléfono, mail, pero no esperés que te llamen. Dejá 95 Módulo 4 Microemprendimiento dicho en la carta que si no tenés noticias de ellos en los próximos días los vas a llamar para asegurarte que el CV llegó junto con la carta, y para ver si pueden concretar una entrevista personal. Puede que quieras en un párrafo aparte aclarar cosas de tu CV, como por ejemplo: largos plazos entre un trabajo y otro. — No hay un formato único u oficial para las cartas de presentación, pero sí hay reglas básicas que deben tenerse en cuenta: — Usa dos puntos en vez de coma, después del encabezamiento. Éste debe dirigirse a un apersona en particular y de manera formal. Por ejemplo "Estimado Sr. Pérez...",  El encabezamiento debe ser personalizado. (no por ejemplo: A quien corresponda..). Hacé un esfuerzo para averiguar el nombre de la persona a quien querés dirigir la carta. Si es necesario llamá a la compañía y preguntá , y en el caso que no la encuentres dirigite al jefe del departamento de Recursos Humanos.  Los párrafos deben estar separados por una espacio. La sangría ya no es necesaria.  La carta debería finalizar con un "Atentamente", seguido de tu firma , y luego tu nombre completo tipeado abajo.  Personalizala: siempre que te sea posible, encabezá la carta dirigiéndola a una persona en concreto. Un saludo genérico da la impresión que no conoces mucho acerca de la empresa, y esa impresión no desmotrará mucho entusiasmo por el puesto. Si es necesario hacé una llamada telefónica, o fijate en Internet, el nombre y titulo ( Licenciado, Doctor) de la persona que se encarga de contratar personal. Asegurate de escribirlo correctamente. — Se natural. Usá lenguaje simple y directo, y asegurate armar las oraciones correctamente. No tratés de ser lo que no sos hablando con palabras sofisticadas que no están en tu lenguaje corriente. Se formal pero no finjas. — Se específico y anda al punto. La carta de presentación debe ser lo suficientemente intrigante como para llevar al empleador a querer leer el CV, pero debe ser únicamente una introducción para el CV, y no la repetición de éste. Asegurate de responder la pregunta que el empleador se va a hacer : ¿ Por qué debo contratar a esta persona y no a otra?. — Se positivo. No te quejés de tu actual jefe, ni describas tus experiencias anteriores como aburridas. No mucha gente quiere contratar personas con esa actitud. Sobre todas las cosas, no suenes como que estas rogando por el trabajo. — Tené confianza en vos mismo, pero no seas arrogante. No seas negativo, decile que estás calificado para el trabajo, pero no lo exijas. No digas que sabés más de la empresa de lo que realmente sabés. Explicale porque te parece atractivo e interesante la compañía ( 96 Módulo 4 Microemprendimiento debe haber una razón ya que de lo contrario no te postularías) — Se eficiente. No desperdicies espacio (ni el tiempo del empleador), en detalles innecesarios. Respetá el tiempo del empleador asegurándote que cada oración que incluyas, tenga algo que ver con la explicación de tu interés en la compañía, expresando como cubrirías la necesidad de la empresa. — Tipea la carta, pero tené cuidado; en el caso que mandes cartas similares a diferentes empresas, asegurate de cambiar el encabezamiento y las razones de tu interés, ya que a ninguna compañía le gustaría leer las razones de por qué te interesa trabajar en la competencia. — Prestá atención y verificá que no haya errores de ortografía o gramaticales. Los errores de este tipo, dicen mucho acerca de como trabajas. No te confíes en el corrector automático de la computadora, ya que por ejemplo no detectará los parónimos ( casa/caza ). Utilizá un diccionario para consultar. — No te olvidés de firmar la carta. — Imprimí el CV y la carta de presentación en el mismo tipo de papel, la uniformidad indica profesionalismo. Utilizá una impresora que imprima de manera prolija, y legible. Si es posible no uses maquina de escribir. — Es aconsejable conservar una copia de las cartas para tu registro. Modelo Simple de Carta de Presentación Buenos Aires, 18 de septiembre de 2001 Sr. J osé Luis Rodríguez Dirección de Recursos Humanos El Puma S.A. Venezuela 520, Ciudad de Buenos Aires De mi consideración: Tengo el agrado de dirigirme a Ud., en respuesta al anuncio publicado en el diario La Nación del día 16/03/07, en el cual se solicitaba un Analista J unior en RR.HH. Considero que reúno los requisitos necesarios para el desempeño en ese puesto, tal como puede verse en el currículum vitae que adjunto a la presente. Esperando noticias suyas, lo saluda atentamente, Lucas Martínez 97 Módulo 4 Microemprendimiento ¢ Entrevistas La entrevista laboral es una situación difícil. Por lo general, el entrevistado está nervioso y el entrevistador, tal vez, cansado; es por esto que hay que tratar de pasar el momento lo mejor posible y no fracasar, dado que llegar a la etapa de la entrevista ya cuesta trabajo. Da la oportunidad de dialogar con los candidatos, conocer sus inquietudes, sus modales, sus ideas, sus sentimientos y su manera de pensar sobre muchos aspectos de la vida, de la empresa, de la comunidad, del trabajo, de la sociedad, del país y, en fin, de cosas trascendentales que permiten detectar hasta dónde se puede llegar y que se puede lograr de un individuo. Sería un poco ambicioso pretender diseñar un proceso un sistema de entrevista, nos limitamos a hacer algunos comentarios que sirvan de base para estructurar, de acuerdo con el grupo de selección de la empresa, un temario y una metodología que se acomode más a las inquietudes e intereses de la organización. La entrevista puede, en primera instancia, detectar si un candidato cumple con los requisitos mínimos y puede continuar en el proceso de selección. Fuera de las exigencias legales y las políticas establecidas como nivel de educación, edad, situación militar, etc., se puede centrar la atención de la entrevista en aspectos tales como la presentación personal, apariencia física, necesarios para trabajar en la empresa, lo mismo que los modales y forma de comportamiento, la expresión y otras condiciones que se requieran según el cargo. Otras características se pueden detectar durante la entrevista, dependiendo de la forma en que ésta se conduzca y la necesidad que exista de buscarlas. Pueden descubrirse ciertas disposiciones de los individuos a trabajar en equipo y cooperar con los demás, a ser atento y concentrado, a controlar las emociones y a tener un comportamiento sereno y pausado. Se podría también buscar la forma de detectar, la motivación en el trabajo, el concepto que tenga para realizar sus propios intereses y su desarrollo humano y sus aspiraciones futuras dentro de la organización. ª Tipos de Entrevista Las entrevistas se llevan a cabo entre un solo representante de la compañía y un solicitante (entrevistado). 98 Módulo 4 Microemprendimiento Las preguntas que formule el entrevistador pueden ser estructuradas, no estructuradas, mixtas, de solución de problemas o de provocación de tensión. En la práctica la estructura mixta es la más empleada, aunque cada una de las otras desempeña una función importante. ª Entrevistas no estructuradas Permite que el entrevistador formule preguntas no previstas durante la conversación. El entrevistador inquiere sobre diferentes temas a medida que se presentan, en forma de una práctica común. Lo que es aun más grave; en este enfoque pueden pasarse por alto determinadas áreas de aptitud, conocimiento o experiencia del solicitante. ª Entrevistas estructuradas Entrevista estructurada se basan en un marco de preguntas predeterminadas. Las preguntas se establecen antes de que inicie la entrevista y todo solicitante debe responderla. Este enfoque mejora la contabilidad de la entrevista, pero no permite que el entrevistador explore las respuestas interesantes o poco comunes. Por eso la impresión de entrevistado y entrevistador es la de estar sometidos a un proceso sumamente mecánico. Es posible incluso que muchos solicitantes se sientan desalentados al participar en este tipo de proceso. ª Entrevistas mixtas En la práctica, los entrevistadores despliegan una estrategia mixta, con preguntas estructurales y con preguntas no estructurales. La parte estructural proporciona una base informativa que permite las comparaciones entre candidatos. La parte no estructurada añade interés al proceso y permite un conocimiento inicial de las características específicas del solicitante. ª Entrevista de solución de problemas Se centra en un asunto que se espera que se resuelva el solicitante. Frecuentemente se trata de soluciones interpersonales hipotéticas, que se presentan al candidato para que explique como las enfrentaría. ª Entrevista de provocación de tensión 99 Módulo 4 Microemprendimiento Cuando un puesto debe desempeñarse en condiciones de gran tensión se puede desear saber como reacciona el solicitante a ese elemento. Tener muy en cuenta ž La apariencia - Si sos hombre, usá un traje formal. Usá corbata conservadora, preferentemente rayada o de color neutro (ni blanca ni negra). - Si sos mujer, usá traje con falda hasta la rodilla (en lo posible) o pantalón. Evitá indumentaria insinuante. - Usá camisa blanca, evitá los diseños o colores fuertes. - Lustrá tus zapatos, es extremadamente importante. - Tené las manos cuidadas: limpias, en buen estado, sin uñas comidas. - Cuidá tu peinado, la prolijidad es fundamental. - Usá medias oscuras, lisas. - No usés pañuelos ni lapiz en el bolsillo superior del saco. - Evitá los perfumes fuertes. - Verificá todos estos factores antes de entrar. ž La actitud durante la entrevista - Sonreí. - Sé vos mismo, no representés un papel. - Sé agradable y comunicativo. - Mostrá interés por el puesto y por la empresa. - Mostráte como una persona exitosa. - Evitá comentarios negativos. ž Etiqueta durante la entrevista - Sonreí. - Apretá la mano con firmeza, solamente si el entrevistador extiende su mano primero. - No fumés. - Sentáte derecho. - Sentáte donde y cuando el entrevistador te diga o cuando él lo haga. - Moderá la voz. ž Preguntas-trampa comunes en entrevistas laborales ¿Se considera una persona inteligente? 100 Módulo 4 Microemprendimiento Sí, porque tengo las cualidades como para llevar a cabo este trabajo (capacidad). Sí, porque conozco mis fortalezas y debilidades y sé manejarme adecuadamente. ¿Por qué está interesado en este empleo? Porque creo que este empleo concuerda con las habilidades y la forma de trabajo que yo tengo. Creo que reúno los requisitos y me adaptaré bien. ¿Cuánto pretende ganar? - Pretendo ganar lo justo, la cantidad necesaria que represente el trabajo que hago. - Si está desocupado, informe cual fue su último salario y comente que desearía recibir el nivel anterior pero escuche ofertas. - Si es el primer empleo, comente que su principal interés es comenzar a trabajar. - Si se encuentra empleado y desea cambiar de empleo, comente que desearía mantener el mismo nivel de salario y escuche ofertas. ¿Cómo se imagina dentro de 5 ó 10 años? Me imagino trabajando acá con una remuneración considerable por mi experiencia cumplida. Espero progresar en esta empresa a base de trabajo duro y compromiso con mi tarea. Las nuevas entrevistas laborales Hoy se realizan entrevistas por competencias, cuyo objetivo es obtener información fidedigna sobre el nivel de competencias de un candidato. Esta entrevista se denomina de "incidentes críticos" y dura entre 40 y 60 minutos. En primer lugar, las competencias son características subyacentes de una persona que están causalmente relacionadas con una actuación exitosa en un puesto de trabajo. Se basan en la medición objetiva (cuantificable) de indicadores conductuales a partir de la indagación de relatos de acontecimiento/s de la vida laboral, educacional ,que reflejen eventos efectivamente realizados y donde puedan identificarse: — Las Acciones realizadas durante la situación (¿Qué hiciste?) — Los Pensamientos asociados al mismo (¿Qué pensaste cuando…?) — Los Resultados obtenidos (¿Qué lograste? ) Busca las habilidades, motivos y conocimientos que un candidato realmente tiene y utiliza. Permite identificar qué competencias necesitará el candidato desarrollar una vez que ingrese a la Organización. Se basa en la medición objetiva (cuantificable) de indicadores conductuales a partir de la indagación de relatos de acontecimiento/s de la vida laboral, educacional, que reflejen eventos efectivamente realizados y donde puedan identificarse. 101 Módulo 4 Microemprendimiento Entonces es posible que te pregunten: "Contame una situación en donde:" · Imprevistamente te hayan adelantado la fecha de entrega de un trabajo. · Hayas tenido dificultades con algún miembro de tu equipo debido a diferentes puntos de vista. · un cliente se haya quejado por alguna acción tuya. "¿Qué pensaste en ese momento? ¿Cómo lo resolviste? ¿Cuáles fueron los resultados?” ACTIVIDAD DEL MICROEMPRENDIMIENTO PARTE 11: ¡A organizar el sector de personal! a) Hacé una lista de todos los cargos que existen en tu empresa. b) Determiná la escala salarial. PARTE 12: Llegó el momento de la selección a) ¿Qué postura tomarás para la selección? ¿La tradicional o la moderna? b) Creá el perfil psicoprofesional de al menos 2 puestos de trabajo, cuyas funciones sean bien diferenciables. c) Hacé una lista de los requisitos excluyentes y no excluyentes de esos 2 cargos. Puesto: …………………………… Puesto: …………………………………………. Req. Excluyentes Req. no excluyentes Req. Excluyentes Req. No excluyentes d) Confeccioná los avisos que pondrás en el diario buscando candidatos para ambos puestos. e) Ponete en el lugar de los candidatos y confeccioná los currículums de cada uno y las 102 Módulo 4 Microemprendimiento cartas de presentación para los 2 puestos anteriores. f) Redactá el diálogo que podría ocurrir en una entrevista con estos candidatos. Decidí antes de qué tipo va a ser (estructurada, no estructurada, etc.) g) Confeccioná las fichas de legajo personal para los empleados tomados. 103 Módulo 4 Microemprendimiento m ó d u l o 5 Contenidos: Organización de la producción. Empresa industrial y comercial, concepto y diferencias, determinación de costos de fabricación o producción, costos fijos y variables, costo total- Precio de ventas- Contabilidad de costos- Concepto- Materias primas- Mano de obra, gastos de fabricación- Productos en procesos- Productos terminados, costos de productos vendidos. Análisis de cuentas- Ejemplos. Actividades de inicio, de desarrollo y de autoevaluación. 104 Microemprendimiento ¢ Organización de la producción Antes de comenzar con esta etapa debemos hacer una aclaración importante. A partir del presente capítulo deberás tener en cuenta que se exponen los temas en forma general y que deberás tomar aquéllos que sean necesarios para el tipo de producto que hayas elegido al comienzo del manual. A partir de acá, comienza una tarea muy específica que es la de organizar la forma de producción y de comercialización, y de llevar a cabo las operaciones comerciales y de producción propiamente dichas. Si tu microemprendimiento se dedica a la fabricación y posterior venta de algún producto prestale puntual atención a los temas de este capítulo. ¢ Empresas Industriales Las empresas industriales son las que transforman los bienes que adquieren (Materias Primas) por medio de los procesos de fabricación en Productos Elaborados. Las empresas industriales son las que permiten la creación de bienes a partir de un proceso de producción. Ejemplos: producción de ropa, de calzado, de electrodomésticos, etc. Diferencias entre una Empresa Industrial y una Comercial. 106 COMERCIAL Vende los bienes en el mismo estado como se los compra. Los bienes adquiridos se denominan Mercaderías. Los bienes que se venden se denominan Mercaderías. Llevan una Contabilidad General. INDUSTRIAL Vende los bienes después de transformarlos. Los bienes adquiridos se llaman Materias Primas o Materiales. Los bienes que se venden se llaman Productos Elaborados o Terminados. Llevan una Contabilidad General y además una Contabilidad de Costos. Módulo 5 Microemprendimiento ¢ Elementos necesarios en una Industria Una empresa Industrial necesita básicamente los siguientes elementos para realizar sus actividades: a) Planta Industrial e Instalaciones: es el inmueble en dónde está ubicada la Industria con sus instalaciones de energía, motores, etc. b) Materias Primas: son los bienes principales que adquieren las empresas Industriales para fabricar sus productos. Ej. la madera, para la fabricación de sillas y mesa; el aluminio, para la fabricación de ventanas, etc. c) Materiales o Materia Prima Indirecta: son los bienes accesorios que adquieren las empresas industriales, y que constituyen parte integrante en la fabricación del producto que elabora. Ej. los clavos, la tinta, el pegamento, para la fabricación de muebles; los remaches, los electrodos para la fabricación de ventanas. d) Mano de Obra: es la actividad humana (obreros calificados) que se necesita para elaborar el producto. Ej. el carpintero en la fabricación de muebles; el herrero en la fabricación de rejas, etc. e) Gastos de Producción o Fabricación: son gastos generales que afectan a toda la fábrica, sin tener asignación específica a un determinado producto. Ejemplos: alquileres, mantenimiento del edificio y de máquinas, seguros, remuneración a supervisores, amortizaciones, combustible. f) Maquinarias y Equipos: son los bienes instrumentales que se emplean para auxiliar al trabajo humano en la fabricación del producto. Ej. máquinas, herramientas, moldes, matrices, etc. g) Productos en Proceso de Elaboración: son los productos que aún no se terminaron de elaborar o fabricar. h) Productos Elaborados o Terminados: son los bienes elaborados por la empresa y se encuentran listos para su venta. i) Muebles y Máquinas de Oficina: las empresas industriales al igual que todas las empresas necesitan administrarse por lo cual poseen escritorios, máquinas de calcular y escribir, computadoras, etc. Clases de empresas industriales A. Según los bienes que producen 1) Empresas que producen bienes que no son aptos, en forma directa, para la satisfacción de necesidades. Son bienes intermedios, que se usan en otras empresas, para elaborar productos aptos para su utilización. Ejemplo: una fábrica de hilados, que vende su producción a la fábrica de telas. 107 Módulo 5 Microemprendimiento 2) Empresas que adquieren los bienes antes mencionados (los intermedios) y elaboran bienes finales, aptos para su utilización. Ejemplo: una fábrica compra telas y elabora prendas de vestir. 3) Empresas que realizan el proceso completo de producción, desde la adquisición de la materia prima hasta la terminación del producto. 4) Empresas que se dedican a prestar servicios a particulares o empresas productivas: armado de algunas piezas, terminaciones, etc. B.Según la forma de realizar la producción 1) Empresas de armado de bienes, uniendo diferentes piezas producidas por ella misma o adquiridas a otras empresas. Ejemplo: industria automotriz. 2) Por proceso continuo, en el cual el producto pasa de una sección a otra de la empresa, acrecentando su valor en cada una de ellas. C. Según la planificación de la producción 1) Producción continua programada por la empresa. 2) Por órdenes de trabajo: recibidas de los clientes. ¢ Capitales Fijos y circulantes ¡ Capitales Fijos Son aquellos Activos que pertenecen a la empresa y son usados mientras tengan una vida útil para la administración y producción. Estos bienes se desgastan o se desvalorizan por su uso y por lo tanto se amortizan. Ejemplo: Inmuebles, Muebles y Útiles, Rodados, Marcas y Patentes, etc. (Bienes de Uso y Activos Intangibles). ¡ Capitales Circulantes Son aquellos que pertenecen a la empresa y que su destino es participar en el proceso circulatorio que requiere la producción y venta de estos productos. Estos bienes se renuevan constantemente. Ejemplo: Caja, Valores a Depositar, Banco XX cuenta corriente, Materias Primas, Productos Elaborados, Documentos a cobrar, Deudores por Ventas, etc. (Caja, Bienes de Cambio y Créditos). 108 Módulo 5 Microemprendimiento ¢ Costos de Fabricación o Producción Es el resultado de tomar todos los gastos que corresponden a la elaboración de un producto determinado sin omitir alguno. COSTO DE PRODUCCIÓN O FABRICACIÓN= MATERIA PRIMA + MANO DE OBRA + GASTOS DE FABRICACIÓN COSTO DE PRODUCCIÓN O FABRICACIÓN = COSTO DIRECTO + COSTO INDIRECTO ¢ Costo directo Está formado por la Materia Prima directa, que es la que está perfectamente individualizada en el producto que se elabora (madera, hierro, etc.); más la Mano de Obra directa, que es la del obrero calificado (carpintero, herrero, pintor, etc.) COSTO DIRECTO O COSTO PRIMO = MATERIA PRIMA DIRECTA + MANO DE OBRA DIRECTA ¢ Costo indirecto Es el que está formado por la Materia Prima Indirecta, que son los elementos que se utilizan en la producción en su conjunto y no pueden ser identificados en cada unidad producida (pegamento, clavos, etc.), más la Mano de Obra Indirecta que son los 109 Módulo 5 Microemprendimiento COSTO DE FABRICACIÓN COSTO DIRECTO O COSTO PRIMO MANO DE OBRA DIRECTA MATERIA PRIMA DIRECTA GASTOS DE FABRICACIÓN FIJ OS COSTO INDIRECTO O GASTOS DE FABRICACIÓN GASTOS DE FABRICACIÓN VARIABLES - COMBUSTIBLES - FUERZA MOTRIZ - MATERIA PRIMA INDIRECTA - ALQUILERES - SEGUROS - MANO DE OBRA INDIRECTA - SUELDOS ADMINISTRATIVOS trabajadores que sólo intervienen en tareas accesorias o parciales (personal de limpieza, vigilancia, etc.); más los gastos propios que origina la actividad de la empresa (alquileres, seguros, etc.) COSTO INDIRECTO = MATERIA PRIMA INDIRECTA + MANO DE OBRA INDIRECTA + GASTOS DE FABRICACIÓN ¢ Costo fijos y variables COSTOS FIJ OS Son aquéllos que no aumentan ni disminuyen por el hecho de que la producción sea mayor o menor. Ejemplo: los gastos de teléfono, seguros, alquileres, etc. Son montos mensuales fijos que no varían aunque la producción aumente o disminuya. MAYOR PRODUCCIÓN --------------------------- COSTO SIN VARIACIÓN MENOR PRODUCCIÓN ---------------------------- COSTO SIN VARIACIÓN COSTOS VARIABLES Son aquéllos que aumentan o disminuyen en proporción al aumento o disminución de la producción. Ejemplo: la materia prima que aumenta a medida que se incrementa la producción. MAYOR PRODUCCIÓN ---------- MAYOR CANTIDAD DE MATERIA PRIMA MENOR PRODUCCIÓN ---------- MENOR CANTIDAD DE MATERIA PRIMA 110 Módulo 5 Microemprendimiento COSTO TOTAL DE VENTAS Es el formado por el Costo Total de Producción más los gastos operativos (gastos de comercialización, de administración y financieros). COSTO TOTAL DE VENTAS = COSTO DE PRODUCCIÓN + GASTOS OPERATIVOS PRECIO TOTAL DE VENTAS Es el precio formado por el costo de producción más los gastos operativos más los beneficios que se desean obtener. PRECIO DE VENTA = COSTO DE PRODUCCIÓN + GASTOS OPERATIVOS + BENEFICIO O UTILIDAD PRECIO DE VENTA = COSTO DE VENTA + BENEFICIO O UTILIDAD. ¢ ACTIVIDAD N° 1 Marcá con una X 111 Módulo 5 Microemprendimiento comisiones de ventas publicidad propaganda fletes acarreos etc. alquileres por uso de oficinas sueldos administrativos gastos de oficinas seguros de oficinas cargas sociales amortizaciones intereses descuentos + + PRECIO TOTAL DE VENTAS COSTOS DE PRODUCCIÓN GASTOS OPERATIVOS BENEFICIO COSTO DIRECTO COSTO INDIRECTO mano de obra indirecta materia prima indirecta combustibles fuerza motris seguros alquileres amortizaciones mano de obra indirecta materia prima directa GASTOS DE COMERIALIZACIÓN GASTOS DE ADMINISTRACIÓN GASTOS FINANCIEROS ¢ ACTIVIDAD N° 2 Dados los siguientes valores, se pide calcular: v COSTO PRIMO Y COSTO INDIRECTO. v COSTO TOTAL DE PRODUCCIÓN. v COSTO TOTAL DE VENTAS. v PRECIO DE VENTA TOTAL Y POR UNIDAD. v GANANCIA BRUTA Y NETA. 1) Materia prima $14000 (directa $9800; indirecta $4200) Mano de obra $ 9600 (directa $7000; indirecta $2600) Gastos de Ventas – Gastos Com. $4000 – Gastos Adm. $1000 – Gastos Financ. $90 Gastos de Fabricación $2000 Utilidad deseada 30% (SOBRE EL COSTO DE PRODUCCIÓN) 112 CONCEPTO Mano de obra Bonificaciones otorgadas Personal de Control de Calidad Harina en una panadería Personal publicitario Combustibles para maquinarias Algodón en una textil Sueldo al capataz en una construcción Electricidad en oficinas Resmas de papel para PC Intereses por compras a plazo Plástico en una fábrica de juguetes Amortiz. Local de ventas COSTOS DE PRODUCCIÓN DIRECTO INDIRECTO GASTOS DE VENTAS COM ADM FINANC Módulo 5 Microemprendimiento 2) Materia prima $24000 (directa $19000; indirecta $5000) Mano de obra $ 13000 (directa $7000; indirecta $6000) Gastos de Ventas – Gastos Com. $4100 – Gastos Adm. $2300 – Gastos Financ. $540 Gastos de Fabricación $2900 Utilidad deseada 40% (SOBRE EL COSTO DE PRODUCCIÓN) 3) Materia prima $8000 (directa $6200; indirecta $1800) Mano de obra $ 5200 (directa $3100; indirecta $2100) Gastos de Ventas – Gastos Com. $1500 – Gastos Adm. $460 – Gastos Financ. $65 Gastos de Fabricación $970 Utilidad deseada 45% (SOBRE EL COSTO DE PRODUCCIÓN) 4) Materia prima $22000 (directa $16000; indirecta $6000) Mano de obra $ 16000 (directa $11000; indirecta $5000) Gastos de Ventas – Gastos Com. $3500 – Gastos Adm. $1850 – Gastos Financ. $215 Gastos de Fabricación $2630 Utilidad deseada 25% (SOBRE EL COSTO DE PRODUCCIÓN) 5) Materia prima $12000 (directa $7500; indirecta $5500) Mano de obra $ 7500 (directa $6000; indirecta $1500) Gastos de Ventas – Gastos Com. $2000 – Gastos Adm. $500 – Gastos Financ. $90 Gastos de Fabricación $1600 Utilidad deseada 30% (SOBRE EL COSTO DE PRODUCCIÓN) 113 Módulo 5 Microemprendimiento 6) Materia prima $19000 (directa $13000; indirecta $6000) Mano de obra $ 12000 (directa $8000; indirecta $4000) Gastos de Ventas – Gastos Com. $3200 – Gastos Adm. $1450 – Gastos Financ. $130 Gastos de Fabricación $3000 Utilidad deseada 45% (SOBRE EL COSTO DE PRODUCCIÓN) 7) Materia prima $16000 (directa $9000; indirecta $7000) Mano de obra $ 11000 (directa $8000; indirecta $3000) Gastos de Ventas – Gastos Com. $3100 – Gastos Adm. $900 – Gastos Financ. $125 Gastos de Fabricación $1900 Utilidad deseada 50% (SOBRE EL COSTO DE PRODUCCIÓN) 8) Materia prima $30000 (directa $20000; indirecta $10000) Mano de obra $ 15000 (directa $10000; indirecta $5000) Gastos de Ventas – Gastos Com. $5000 – Gastos Adm. $2000 – Gastos Financ. $900 Gastos de Fabricación $6000 Utilidad deseada 40% (SOBRE EL COSTO DE PRODUCCIÓN) ¢ Contabilidad de costos Secuencia de la producción de un bien Las etapas normales de una operación de producción son: 1- Planeamiento de la producción 114 Módulo 5 Microemprendimiento La Gerencia General decide el inicio del proceso de producción de un determinado bien y se lo comunica a “Planeamiento de Producción”. Esta sección elabora el plan de producción y emite la Orden de Producción comunicando a los sectores productivos esta situación. 2- Ejecución de la producción Los sectores productivos envían a “Almacenes” la solicitud de materiales para iniciar la producción. Almacenes entrega los materiales y solicita que le firmen un vale de materiales. Además, comunica dicha entrega a la sección “Contabilidad de Costos”. Los sectores productivos envían al sector de “Liquidación de Haberes” los datos referentes a la mano de obra utilizada, para que liquiden las remuneraciones que luego serán enviadas a “Contabilidad de Costos”. Otros sectores de la empresa envían también la comunicación de los gastos realizados a “Contabilidad de Costos”. 3- Cálculo del costo La sección “Contabilidad de Costos” centraliza todos los datos relacionados con los elementos de la producción: materias primas, materiales, mano de obra y gastos de fabricación, que le envían los distintos sectores de la empresa. Con esos datos realiza el cálculo del costo de los bienes producidos. Por lo general se denomina costo al gasto o sacrificio económico que realiza una empresa para obtener un bien o servicio. La contabilidad de costos está basada en tres elementos principales. La materia prima, la mano de obra y los gastos de fabricación. La relación entre ventas y costos nos habla de un margen al que llamaremos “ganancia”. Veamos: GANANCIA BRUTA = PRECIO TOTAL DE VENTAS COSTO DE PRODUCCIÓN GANANCIA NETA = PRECIO TOTAL DE VENTAS COSTO DE VENTAS 115 Módulo 5 Microemprendimiento ¢ Materias primas a- Compra de Materias Primas 1) Factura Original N° 0001-00002648: Materias primas por $50.000.- en efectivo. b- Envío de Materias Primas a Fábrica 2) Orden de Fabricación N° 0001: Se carga $15.000.- por materias primas directas a fábrica. 3) Orden de Fabricación N° 0001: Se carga $3.000.- por materias primas indirectas enviadas a fábrica 116 Materias primas (A+) Caja (A-) Según factura original N° 2648 DEBE 50.000 HABER 50.000 Productos en Proceso (A+) Materias Primas (A-) Según Orden de fabricación N° 0001 DEBE 15.000 HABER 15.000 Gastos de fabricación (Transitoria +) Materias Primas (A-) Según Orden de fabricación N° 0001 DEBE 3.000 HABER 3.000 Módulo 5 Microemprendimiento ¢ Mano de obra a- Mano de Obra impaga que corresponde a la producción 1) Orden de Fabricación N° 0001: Correspond cargar Mano de Obra por $10.000 en concepto de sueldos y jornales impagos por las personas que intervienen en la elaboración del producto. b- Mano de Obra Cargada a Producción 2) Orden de Fabricación N° 0001: Se carga a la producción mano de obra directa por $7.000.- 3) Orden de Fabricación N° 0001: Se cargan a la producción mano de obra indirecta por $1.000.- Mano de Obra (Transitoria +) Sueldos y J ornales a Pagar (P+) Según Orden de fabricación N° 0001 DEBE 10.000 HABER 10.000 117 Gastos de fabricación (Transitoria +) Mano de obra (Transitoria -) Según Orden de fabricación N° 0001 DEBE 1.000 HABER 1.000 Productos en Proceso (A+) Mano de Obra (Transitoria -) Según Orden de fabricación N° 0001 DEBE 7.000 HABER 7.000 Módulo 5 Microemprendimiento ¢ Gastos de fabricación Además de las materias primas indirectas y la mano de obra indirecta, se cargan a esta cuenta los gastos propios de la producción como por ejemplo: impuestos, amortizaciones, seguros, etc. 1) Orden de Fabricación N° 0001: Existen seguros por $3.000.-; Impuestos por $2.000.; materia prima indirecta por $3.000.- y mano de obra indirecta por $1.000.- 2) Orden de Fabricación N° 0001: Se cargan los Gastos de fabricación a los productos en proceso. ¢ Productos en proceso 1) Orden de fabricación: Se cargan a la producción materia prima directa por $12.000; mano de obra directa por $8.000 y gastos de fabricación por $5.000 118 Gastos de fabricación (Transitoria +) Seguros (Pérdida -) Impuestos (Pérdida -) Materias Primas (A-) Mano de Obra (Transitoria -) Según Orden de fabricación DEBE 9.000 HABER 3.000 2.000 3.000 1.000 Productos en Proceso (A+) Gastos de fabricación (Transitoria -) Según Orden de fabricación N° 0001 DEBE 9.000 HABER 9.000 Módulo 5 Microemprendimiento ¢ Productos terminados 1) Orden de Fabricación: Se termina la totalidad de los productos en proceso por $56.000. ¢ Venta de los productos terminados 1) Factura Duplicado N° 0001-00000673: Se venden en efectivo la totalidad de los productos terminados en $69.000.- ¢ Costo de los productos vendidos 1) Ficha de Stock: El costo de los productos vendidos es de $56.000.- 119 Productos en Proceso (A+) Materias Primas (A-) Mano de Obra (Transitoria -) Gastos de Fabricación Transitoria (-) Según Orden de fabricación DEBE 25.000 HABER 12.000 8.000 5.000 Productos terminados (A+) Productos en Proceso (A-) Según Orden de fabricación DEBE 56.000 HABER 56.000 Caja (A+) Ventas (Ganancia +) Según factura duplicado N° 673 DEBE 69.000 HABER 69.000 Costo de Ventas (Pérdida +) Productos Terminados (A-) Según ficha de stock DEBE 56.000 HABER 56.000 Módulo 5 Microemprendimiento ¢ Análisis de cuentas ACTIVIDAD N°3: CONTABILIDAD DE COSTOS 1) El 07/04/…. s/ Factura N° 889. Se compra Materia Prima por $ 42.000.- en cuenta corriente. 2) El 14/04/…. s/ Orden de Fabricación. Se carga a la producción Materia Prima Directa por $36.000.- 3) El 19/04/…. s/ Orden de Fabricación. Se carga a la producción Materia Prima Indirecta por $4.500.- 4) El 22/04/…. s/ Orden de Fabricación. Corresponde cargar a la producción Mano de Obra por $24.000.- en concepto de Sueldos y J ornales impagos. 5) El 23/04/…. s/ Orden de Fabricación. Se carga a la producción Mano de Obra Directa por $28.000.- 6) El 24/04/…. s/ Orden de Fabricación. Se carga a la producción Mano de Obra 120 CUENTA MATERIAS PRIMAS MANO DE OBRA GASTOS DE FABRICACIÓN PRODUCTOS EN PROCESO PRODUCTOS TERMINADOS COSTO DE VENTAS VENTAS REPRESENTA: Bienes tangibles de stock que se utilizan para elaborar el producto. Las remuneraciones pagas o impagas a las personas encargadas de elaborar el producto. Gastos indirectos de fabricación. Productos que se encuentran en proceso de elaboración y que aún no se han terminado. Todos aquéllos bienes enviados al almacén por haberse terminado su proceso de elaboración. El costo de los productos que se venden. El total de las ventas realizadas por la empresa. SE DEBITA: Por las compras realizadas y neto de bonificaciones. Por los sueldos y cargas sociales pagas o impagas que tenga la empresa. Por los gastos incurridos pagos o impagos. Cuando se carga a la producción los distintos elementos del costo (materia prima, mano de obra y gastos de fabricación). Cuando se termina la elaboración de un producto. Por el costo de los productos que se venden. A fin de ejercicio económico en la refundición de cuentas de resultados. SE ACREDITA: Por el monto de las materias primas que se utilizaron en el proceso de elaboración. Cuando se carga la mano de obra directa a la producción en proceso y la indirecta a los gastos de fabricación. Cuando los gastos de fabricación se cargan a la producción contra la cuenta productos en proceso. Cuando se termina el proceso de producción, contra la cuenta productos terminados. Contra la cuenta costo de ventas. A fin de ejercicio económico en la refundición de cuentas de resultados. Cuando se venden los productos. SALDO: DEUDOR> representa el valor de la materia prima en existencia. Se encuentra siempre saldada al terminar el proceso de producción porque es una cuenta transitoria. Se encuentra siempre saldada al terminar el proceso de producción porque es una cuenta transitoria. DEUDOR> representa el valor de los productos en proceso de elaboración. DEUDOR> representa el valor de los productos terminados en existencia. DEUDOR> representa el importe de la pérdida sufrida por el costo de los productos que se venden. ACREEDOR> representa el importe total de las ventas realizadas durante el ejercicio económico. Módulo 5 Microemprendimiento Indirecta por $6.000.- 7) El 26/04/…. s/ Orden de Fabricación. Corresponden a la producción Seguros por $7.500.- e impuestos por $3.600.- 8) El 29/04/…. s/ Orden de Fabricación. Se carga a la producción de Gastos de Fabricación. 9) El 30/04/…. s/ Orden d Fabricación. Se terminan la totalidad de los Productos de Fabricación. ACTIVIDAD N° 4 CONTABILIDAD DE COSTOS 1) El 03/07/…. s/ Factura N° 3.084. Se compra materia prima por $ 62.500.- pagando con cheque de su cuenta corriente de Banco Galicia. 2) El 07/07/…. s/ Orden de Fabricación. Se carga a la producción Materia Prima Directa por $47.500.- y Materia Prima Indirecta por $12.500.- 3) El 10/07/…. s/ Orden de Fabricación. Corresponde cargar a la producción Mano de Obra en concepto de Sueldos y J ornales impagos por $37.500.- 4) El 17/07/…. s/ Orden de Fabricación. Se carga a la producción Mano de Obra Directa por $27.500.- y Mano de Obra Indirecta por $10.000.- 5) El 18/07/…. s/ Orden de Fabricación. Existen impuestos por $8.250.-, que corresponden a la producción. 6) El 24/07/…. s/ Orden de Fabricación. Se cargan a la producción los Gastos de Fabricación existentes. 7) El 27/07/…. s/ Orden de Fabricación. Se terminan la totalidad de los productos en elaboración. ACTIVIDAD DEL MICROEMPRENDIMIENTO PARTE 13: Planeá la producción a) Determiná la cantidad de unidades a producir durante, por ejemplo, un mes. b) Estimá la cantidad de materia prima, mano de obra y gastos de fabricación necesarios para dicha cantidad de producción, clasificándolos en directos o indirectos. c) En base a lo anterior, calculá el costo total de la producción y el costo unitario. PARTE 14: Preparate para vender a) Estimá el monto de los gastos operativos (de comercialización, de administración y financieros) que podrán ocurrir. b) Determiná el precio unitario de venta del producto. Consultá las respuestas a las actividades con tu tutor. 121 Módulo 5 Microemprendimiento m ó d u l o 6 Contenidos: Constitución de la empresa- Registros contables, sistema contable, apertura de cuenta corriente, pago de gastos, inmueble, pago de gastos de publicidad, pago de otros gastos- Compras- Fabricación- Ventas- Notificación de cargos y descargos a las cuentas de clientes y proveedores- Pagos y cobros- Otras operaciones- Confección de los libros contables- gestión- Ejemplo general y actividad grupal. Actividades de inicio, de desarrollo y de autoevaluación. 124 Microemprendimiento ¢ Gestión HA LLEGADO EL MOMENTO DE COMENZAR A REALIZAR OPERACIONES! Como dijimos en la introducción, entraremos en este módulo en una etapa del emprendimiento denominada “GESTIÓN”. La gestión es “hacer”, es realizar las funciones operativas que efectúa toda empresa como comprar, vender, fabricar (si correspondiere), pagar, cobrar y demás funciones que hacen a la actividad diaria de toda organización. A partir de este momento, es inevitable que relaciones los conocimientos adquiridos en otras asignaturas, como Contabilidad y Sistemas de Información, integrándolos a los contenidos de este capítulo. El centro del presente capítulo es que realices las operaciones de compras, pagos, fabricación, ventas y cobros y que registres contablemente las mismas. Recordá que toda operación que realice la empresa, que modifique su patrimonio, debe ser registrada contablemente, para luego obtener la información necesaria acerca de la situación patrimonial y de los resultados que generaron este emprendimiento. Cabe hacer una aclaración importante. Si bien vamos siguiendo los pasos que te permitan aprender cómo se realiza un emprendimiento, nos encontramos limitados por cuestiones obvias, para que las operaciones que se realicen sean “reales”. Hemos tratado hasta ahora de hacer todo con un importante acercamiento a la realidad, caso contrario, esto no serviría de nada, pero es lógico que no podemos “operar” es este entorno en forma real, más aún si le agregamos el carácter de “a distancia” que posee esta carrera. Es por esto que las operaciones que realices deben ser simuladas o creadas por tu grupo de trabajo. Además cabe aclara también que todos los registros contables de operaciones fueron aprendidos en Contabilidad y Sistemas de Información, es por esto que no van a ser repetidos aquí ya que no nos daría el tiempo ni el espacio para hacerlo y además porque ya los tenés incorporados de estas asignaturas. Para finalizar diremos que este módulo es netamente práctico, no tendrás muchos nuevos conceptos por aprender sino simplemente integrar los que ya conocés. Es por esto que no encontrarás una actividad del microemprendimiento específica ya que todo el módulo es una actividad que deberás ir resolviendo paso a paso. Y AHORA… COMENCEMOS A TRABAJ AR! 1) DISEÑO DE DOCUMENTACIÓN La empresa deberá obtener los libros contables obligatorios: Libro Diario y Libro de Inventarios y Balances. También deberá mandar a imprimir los documentos comerciales que necesitará para el desarrollo de su actividad: facturas, recibos, notas de débito y de 126 Módulo 6 Microemprendimiento crédito, remitos; así como también obtener otros tipo de documentos como cheques, boletas de depósito, pagarés. Ejemplos: ª Factura tipo A: 127 Módulo 6 Microemprendimiento ª Recibo: 128 Módulo 6 Microemprendimiento ª Cheque: ª Pagaré: 129 Módulo 6 Microemprendimiento 2) CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA REGISTROS CONTABLES Debes comenzar por constituir legalmente tu empresa. Dependiendo de si has elegido abrir una sociedad o una empresa unipersonal, deberás registrar en el libro diario la constitución de la misma. Veamos la registración en ambos casos (recordando lo ya visto en Contabilidad): Si es una empresa unipersonal (un solo dueño) deberás hacer un inventario inicial detallando todos los bienes, derechos y deudas con los que empezás la actividad. INVENTARIO INICIAL Efectivo $30.000 Bienes para revender $15.000 Pagaré a favor $ 3.000 Cheques recibidos de terceros $10.000 Deudas sin documentar por la compra de los bienes $8.000 Y el registro contable en este caso será: Si la empresa es una sociedad, deberá detallarse el compromiso de aporte de cada socio y con él registrar la apertura de los libros; y luego registrar el aporte real correspondiente a dicho compromiso. Veamos: 130 Caja (A+) Mercaderías (A+) Documentos a Cobrar (A+) Valores a Depositar (A+) Proveedores (P+) Capital (PN+) Según Inventario Inicial DEBE 30.000 15.000 3.000 10.000 HABER 8.000 50.000 Módulo 6 Microemprendimiento La empresa se constituirá por los socios López, García y Fernández. El socio López se compromete a aportar $12.000.-; García $8.000.- y Fernández $15.000.- Entonces el registro será: Las cuentas “Socio X Cuenta Aporte” representan el derecho que la sociedad tiene con los socios a recibir los aportes que los comprometieron. Recordá que los socios son personas de existencia físicas DISTINTAS de la sociedad que es otra persona de tipo jurídico o existencia ideal. Veamos los aportes que decidieron hacer los socios del ejemplo: López: Efectivo por $7.000.-; escritorios por $4.000.- y un letrero luminoso por $1.000.- (Todo suma $12.000.- que fue el compromiso de aporte) García: Vehículo por $8.000.- (Que fue el compromiso de aporte) Fernández: Máquinas para el taller por $4.000.- , cheques por $5.000.- y bienes para revender por $6.000.- ¿Cómo se asienta esta operación? 131 Socio López Cuenta Aporte (A+) Socio García Cuenta Aporte (A+) Socio Fernández Cuenta Aporte (A+) Capital Social (PN+) Según Inventario Inicial DEBE 12.000 8.000 15.000 HABER 35.000 Módulo 6 Microemprendimiento 3) SISTEMA CONTABLE Debés decidir qué tipo de contabilidad llevarás. Si vas a registrar en forma centralizada o descentralizada. Recordemos: Ø La forma centralizada es el registro directo de cada operación en el Libro Diario, con su consiguiente pase al mayor. Ø La forma descentralizada implica el uso de subdiarios (de Compras, de Ventas, de egresos, de ingresos). En estos registros se asientan las operaciones día por día y a fin de mes se registran los asientos resúmenes en el Libro Diario. Recordá que si sos Responsable Inscripto ante el I.V.A. tenés obligación de llevar los subdiarios de IVA Compras e IVA Ventas. Es importante que tengas en cuenta que cuanto más conocimiento integres será mejor para tu aprendizaje. Además deberás llevar todos los mayores auxiliares que sean necesarios, por ejemplo: Ficha de Clientes, Ficha de Proveedores, Libro Bancos, etc. Te damos a continuación modelos de los libros mencionados para que puedas usarlos en tu microemprendimiento: ª Subdiario de Compras 132 Caja (A+) Muebles y Útiles (A+) Instalaciones (A+) Rodados (A+) Maquinarias (A+) Valores a Depositar (A+) Mercaderías (A+) Socio López Cuenta Aporte (A-) Socio García Cuenta Aporte (A-) Socio Fernández Cuenta Aporte (A-) Según Recibos Duplicado N° 001 a 003 DEBE 7.000 4.000 1.000 8.000 4.000 5.000 6.000 HABER 12.000 8.000 15.000 Módulo 6 Microemprendimiento ª Subdiario de Ventas ª Subdiario de Ingresos ª Subdiario de Egresos 133 Módulo 6 Microemprendimiento ª Libro IVA Compras ª Libro IVA Ventas Ficha de clientes Cliente: …………………………………………………………………. Domicilio: ……………………………………. Cuenta N°: ……………….. Fecha Detalle Debe Haber Saldo Deudor Saldo Acreedor Ficha de Proveedores Proveedor: ………………………………………………………………………. Domicilio: …………………………………………… Cuenta N°: ……………….. 134 Módulo 6 Microemprendimiento Fecha Detalle Debe Haber Saldo Deudor Saldo Acreedor Libro Bancos Banco: ……………………………………………………………………. Cuenta Corriente N°: …………………………………………………….. Fecha Detalle Debe Haber Saldo Deudor Saldo Acreedor 4) APERTURA DE CUENTA CORRIENTE Debés abrir una cuenta corriente en cualquier banco que vos decidas. Sería muy bueno que visitaras algún banco y pidieses una solicitud de apertura de cuenta corriente, averiguando los requisitos para realizar dicha operación. Además tu elección del banco debe basarse en una comparación entre los beneficios que te ofrecen las diferentes entidades: más servicios, menos costos de mantenimiento de la cuenta corriente, etc. Una vez abierta la cuenta corriente, esta operación debe ser registrada contablemente en el libro diario. No olvidés asentarla también en el Libro de Bancos. El importe a depositar lo decidirás vos, de acuerdo con el dinero que tu empresa tenga disponible. No olvidés ir realizando los mayores de todas las cuentas, ya que, por ejemplo, para saber cuanto dinero tenés disponible para depositar en el banco debés fijarte en el saldo de la cuenta “Caja”. 135 Módulo 6 Microemprendimiento 5) PAGO DE GASTOS Cuando determinaste el capital necesario para empezar a trabajar, en el capítulo 3, has determinado también el importe destinado a los gastos de organización. Una vez que los efectuás (dichos gastos planificados) debés registrarlos en el libro diario. El monto ya estuvo establecido allí y la forma de pago podés decidirla vos, teniendo en cuenta que estos gastos se pagan generalmente en efectivo o cheque. 6) INMUEBLE Debés tener en cuenta si el inmueble donde funciona la empresa es propio o alquilado. En este último caso deberás firmar el contrato de locación correspondiente y registrar el pago de los alquileres correspondientes. Te damos el modelo de un contrato de locación para que completes en el caso en que lo necesites: CONTRATO DE LOCACIÓN Entre ……………………………………………. de nacionalidad …………………., estado civil …………………, con D.N.I . N° ………………………., con domicilio en la calle …………………………………………… de esta Capital Federal, en adelante llamado “el locatario” por una parte; y por la otra …………………………………………………………, de nacionalidad ………………………………, estado civil …………………………., con D.N.I. N° …………………., con domicilio en la calle…………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………. de esta Capital Federal, en adelante llamado “el locador”; ambos mayores de edad y hábiles para contratar, convienen en celebrar el presente Contrato de Locación, el cual regirá por las siguientes cláusulas y condiciones: ---------------------------------------------------------------------------- ---- PRIMERA: en su carácter de propietario, el locador da en locación al locatario el inmueble de su propiedad, sito en la calle …………………………………………… de la Ciudad de …………………………………………., conforme a los planos de subdivisión y según lo establecido en su respectivo título de dominio.--------------------------------------------------- --------------- 136 Módulo 6 Microemprendimiento El mencionado inmueble tiene una superficie cubierta de …………… (…………………………………………………..) metros cuadrados correspondiendo en dimensiones a ……….. metros de largo por ……………. metros de ancho y es entregado en locación sin posesión de muebles, útiles u otro tipo de accesorio.------------------------------ ----------- El locatario recibe el inmueble de conformidad y en perfectas condiciones de uso, sin deterioros de ninguna especie y en tal forma se obliga a devolverlo en el mismo estado en que hoy lo recibe, salvo los deterioros ocasionados por el buen uso y el transcurso del tiempo, respondiendo por los daños y perjuicios ocasionados.--------------------------------- ----------------------- SEGUNDA: siendo el presente contrato el primero que formalizan las partes, se conviene esta locación por el término de ……….. (…………………………) meses corridos, a partir del …….. de ……………………. de 20…….. hasta el ………… de ………………………………… de 20……. inclusive, fecha de finalización improrrogable. De no entregar el locatario el bien el día fijado y en las condiciones estipuladas, quedará obligado a abonar al locador un nuevo alquiler mensual del 20% del total convenido en este acto más una multa diaria igual a la sexta parte del mismo por cada día que permanezca indebidamente en el bien. Ello no significa, de manera alguna, consentimiento por parte del locador a la ocupación de hecho, y sin perjuicio de las acciones judiciales a que tiene derecho para pedir el desalojo e indemnizaciones establecidas en el Código Civil.------------------------------------------------- ------------------------------------------ TERCERA: el precio total de la locación se pacta de común acuerdo en la suma de pesos …………………………………………………………………….. ($...............); los cuales el locatario hace entrega en este acto, sirviendo este de suficiente recibo por la suma entregada.------ -------- CUARTA: la responsabilidad del pago de los servicios del bien inmueble (luz y gas) y los impuestos y Rentas de la Ciudad de ………………………………………. recaerán sobre el locador.----------------------------------------------------------------- QUINTA: el locatario destinará el inmueble objeto del presente contrato para depósito de mercaderías de la empresa …………………………., sito en ………………………………….., y no podrá cambiar dicho destino, exista o no, perjuicio material o potencial para el locador. Al locatario le queda prohibido subarrendar total o parcialmente la propiedad como así también de ceder, transferir o permutar total o parcialmente este contrato y la locación que el mismo instrumenta. El locatario manifiesta recibir la propiedad en buen estado de conservación general, con todos los artefactos funcionando y se obliga a restituirla al locador al término del contrato libre de efectos y/o ocupantes, en las mismas condiciones 137 Módulo 6 Microemprendimiento en que se encontraba en el inicio del presente contrato.----------------------------------------- --------------------------------------------- SEXTA: la propiedad no posee línea telefónica. El locatario podrá solicitar a su cargo dicho servicio, quedando la titularidad del mismo al locador si así lo deseare.---------------------------------------------------------------------------- ----------- SÉPTIMA: se conviene expresamente entre las partes que el locatario si así lo deseare podrá ejercer y optar por los beneficios de la ley 23.091 en su artículo 8°, en cuanto a la resolución anticipada del presente contrato, señalando expresamente que no dejará continuador en la presente locación, ni sublocación de ninguna índole, sin reclamo alguno por los montos proporcionales del presente contrato de locación. El locatario se obliga a suscribir con el locador el correspondiente convenio de desocupación sesenta días corridos antes del vencimiento del término del contrato.------------------------ OCTAVA: para todos los efectos legales de este contrato las partes se someten a la jurisdicción de los tribunales ordinarios de la Capital Federal, renunciando desde ya a cualquier otro fuero o jurisdicción que pudieran corresponderles, constituyendo a tal efecto domicilio especial y legal el locatario en el bien locado y en su domicilio real indicado en el comienzo del presente, y el locador en el domicilio indicado en el presente contrato, donde se tendrán por válidas y firmes todas las citaciones, notificaciones y emplazamientos que allí se hagan, reservándose el locador el derecho de hacerlas en otros domicilios.---------------- LEÍDO Y RATIFICADO: en todas y en cada una de sus cláusulas, en conformidad, se firman dos ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto en la Ciudad de ………………………………………, a los ………. días del mes de ……………………….. de 20……...-- ---------------------------------------------------------- _____________________________________ Firma Y Aclaración del LOCADOR ____________________________________Firma y Aclaración del LOCATARIO 7) PAGO DE GASTOS DE PUBLICIDAD Cuando determinaste el capital inicial, estimaste un importe que dedicarías a la publicidad. Debes registrar su gasto en el libro diario y comenzar a diseñarla. 138 Módulo 6 Microemprendimiento Para el diseño puedes optar por realizar publicidad gráfica, publicidad audiovisual (en T.V.), slogan para radios, volantes callejeros, etc. Eligí una o más formas y diseñá de la manera más creativa. Soltá tu imaginación… tenés que vender tu producto… En cuanto al registro contable, guiate por el siguiente: 8) PAGO DE OTROS GASTOS Debés registrar los demás gastos que hayas previsto en la determinación del capital, como por ejemplo, servicios (luz, gas, teléfono), gastos de papelería, etc. No olvides registrar ninguna operación que se haya realizado. 9) COMPRAS Debés llevar a cabo compras, ya sea de materias primas si tu empresa es industrial o de mercaderías si tu empresa es comercial. Realizá no menos de 5 compras con distintas formas de pago (en efectivo, con cheque común, con cheque diferido, a plazo sin documentar, a plazo documentado). Confeccioná la documentación correspondiente o utilizá la realizada en el punto1 y registrá contablemente las operaciones. 10) FABRICACIÓN Si tu empresa es industrial, llegó el momento de la fabricación del producto. Realizá un cálculo del costo de producción por unidad. Ejemplo: 139 Publicidad (Pérdida +) Caja (A-) Según Recibo Original DEBE X HABER X Módulo 6 Microemprendimiento 11) VENTAS COSTO DE VENTAS Con la mercadería ya comprada o las materias primas transformadas en productos terminados, procederemos a la venta de los mismos. realizá como mínimo 5 ventas con distintas formas de cobro (en efectivo, con cheque, con tarjeta de crédito, a plazo sin documentar, a plazo documentado). Confeccioná la documentación correspondiente o utilizá la creada en el punto 1). Registrá cada una de las operaciones. Si tu empresa es industrial, podés registrar el costo de ventas después del asiento de ventas, ya que tenés calculado el costo por unidad. Si tu empresa es comercial, podés llevar inventario permanente a través de fichas de stock, en cuyo caso registrarás el costo después de cada venta; o bien llevar inventario periódico y registrar el costo de ventas al fin de un período estipulado (generalmente un mes). Recordemos ambos sistemas: Fichas de Stock Inventario periódico Costo de Ventas = Existencia Inicial + Compras Existencia Final 12) RECARGOS Y DESCARGOS A LAS CUENTAS DE CLI ENTES Y PROVEEDORES Ya que tenés realizadas compras y ventas y emitida la documentación correspondiente, tomá alguna de dichas compras y ventas a plazo y emití sobre ellas alguna nota de débito y de crédito. Buena ocasión para recordar conceptos: 140 Módulo 6 Microemprendimiento a. NOTA DE DÉBITO: Es el comprobante que envía el vendedor al comprador comunicándole que aumentó su deuda por motivos que en él se específica. Los motivos pueden ser: gastos a cargo del comprador abonados por el vendedor (fletes, comisiones, etc.); por haberse facturado de menos; por el cobro de intereses. La copia original es para el comprador, que le permite salar errores ajustándolos a la realidad y registrar un importe a su favor. La copia duplicada es para el vendedor, quien registra el aumento de su deuda. b. NOTA DE CRÉDITO: Es el comprobante que envía el vendedor al comprador comunicándole que disminuyó su deuda por motivos que en él se especifican. Los motivos pueden ser: devolución de las mercaderías; por haberse facturado de más; por bonificaciones o descuentos realizados. La copia original es para el comprador, quien registra una disminución en su deuda. La copia duplicada es para el vendedor, permitiéndole salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar una disminución en la cuenta del comprador. Veamos ejemplos de ambos documentos: 141 Módulo 6 Microemprendimiento 142 Módulo 6 Microemprendimiento 13) PAGOS Y COBROS 143 Módulo 6 Microemprendimiento Entre las operaciones de compras y ventas realizadas, debés tener algunas que no hayan sido canceladas, es decir, que quedan pagos o cobros a realizar con clientes o proveedores. Este es el momento de hacerlo. Elegí como mínimo una operación de compra que debas aún pagar y cancelala en efectivo o con cheque (comprobando antes si tenés fondos en la cuenta corriente). Hacé lo mismo con una operación de venta. Confeccioná en cada caso (con el modelo presentado en el punto 1) el recibo con los datos correspondientes y registrá en el libro diario la operación. 14) OTRAS OPERACIONES Aquí tenés el espacio para crear cualquier otra operación que sepas o hayas aprendido en Contabilidad o Sistemas de Información Contable. 15) CONFECCIÓN DEL BALANCE DE SUMAS Y SALDOS Una vez que tengas toda la documentación respaldatoria archivada, y todos los registros pasados por el Libro Diario y el Libro Mayor, procederás con este último a la confección del Balance de Sumas y Saldos. El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos es un estado contable en donde se pasan todas las cuentas del libro mayor con la suma total de sus débitos, créditos y estableciendo los saldos correspondientes a cada una de ellas. Finalidad: o Comprobar si los pases del Libro Diario al Libro Mayor fueron todos los que debían hacerse y si coinciden entre sí. o Comprobar si los saldos deudores coinciden con el total de los saldos acreedores. o Ser punto de partida para realizar el Balance General. Este Balance tiene el siguiente diagrama: A- Número de cuenta, en orden progresivo y correlativo b- Nombre de la cuenta 144 Módulo 6 Microemprendimiento c- Suma de todos lo débitos (anotaciones en el debe) que tuvo esa cuenta en el Libro Mayor d- Suma de todos lo créditos (anotaciones en el haber) que tuvo esa cuenta en el Libro Mayor e- Diferencia entre el debe y el haber cuando el primero es mayor que el segundo f- Diferencia entre el debe y el haber cuando el segundo es mayor que el primero Para finalizar, deberá sumar los totales de las 4 columnas y hacer la comprobación correspondiente: El total de la columna “c” deberá ser igual al total de la columna “d” y el total de la columna “e” igual al de la “f”. 145 Módulo 6 Microemprendimiento