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- Conceptos de la administracin de proyectos

DEFINICIN DE PROYECTO
(Gua para la presentacin de proyectos, CAP. 1.- CEPAL-ILPES-SIGLO XXI;
Santiago de Chile y Mxico.)

1) Es una serie de planteamientos encaminados a la produccin de un bien
o la prestacin de un servicio, con el empleo de una metodologa y con
miras a obtener un determinado resultado, desarrollo econmico o social.

2) Un proyecto es un esfuerzo complejo, no rutinario, limitado por el
tiempo, el presupuesto, los recursos, y las especificaciones de desempeo
y que se disea para cumplir con las necesidades del cliente.

Por lo tanto la principal meta de un proyecto es satisfacer la necesidad del
cliente.
Las caractersticas de un proyecto ayudan a diferenciarlo de otras tareas
de la organizacin las principales caractersticas de un proyecto son:

1.- Un objetivo establecido.
2.- Un ciclo de vida definido, con un principio y un fin.
3.- Por lo general implica que varios departamentos y profesionales se
involucren.
4.- Es comn hacer algo que nunca se ha realizado.
5.- Tiene requerimientos especficos de tiempo, costo y desempeo.

No debe confundirse a los proyectos con las labores cotidianas. Un
proyecto no es un trabajo rutinario y repetitivo. El trabajo ordinario de
cada da exige repetir una y otra vez la misma tarea, o una similar,
mientras que un proyecto se hace una sola vez; surge un nuevo producto
o servicio cuando el proyecto se termina.

Comparacin entre trabajo rutinario y los proyectos.
Trabajo Rutinario y Repetitivo Proyectos
Tomar notas en clase. Redactar un trabajo final
Responder a una peticin en una
cadena de suministros
Desarrollar un sistema de
informacin para una cadena de
suministros
Fabricar de manera rutinaria un
ipod de Apple
Disear el nuevo Ipod de 2x4
pulgadas y que almacene 10000
canciones.
Adherir manualmente etiquetas a
un producto terminado
Desarrollar un dispensador
automtico de etiquetas

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
I N T R O D U C C I N
Este trabajo presenta varios puntos referentes a la administracin
de proyectos y a la persona encargada de conducirlos hacia un fin exitoso.
Se exponen el significado de la administracin de proyectos dentro de las
organizaciones actuales, su importancia, funciones y se explica por qu se
le considera una solucin al problema surgido del incremento de
operaciones, dentro de las actividades que llevan a cumplir un objetivo.
Tambin se hace mencin al papel que cumple un administrador de
proyectos dentro de una organizacin y las tareas que lleva a trmino para
la realizacin de las metas propuestas.
QU ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS?
Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para
lograr un objetivo a corto plazo.
Tambin se dice que la administracin de proyectos ocurre cuando se da
un nfasis y una atencin especial para conducir actividades no repetitivas
con el propsito de lograr un conjunto de metas.
Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que
actan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando
en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales,
capital, recursos humanos y tecnologa.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
La administracin de proyectos implica una gran importancia, por lo que
es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales,
en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en la industria
petroqumica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, sector de
manufactura. etc.
Los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos productos al
mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos,
entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una
organizacin, provocando que los mtodos de administrativos
convencionales sean inadecuados. Por esta razn la administracin de
proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de
organizacin.
Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos crticos cuando estn
limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Tambin ayuda a
realizar acciones concisas y efectivas para obtener el mximo beneficio.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN
La administracin procura siempre el mximo aprovechamiento de los
recursos, mediante su utilizacin eficiente. Las principales funciones de la
administracin se engloban en planeacin, organizacin, direccin y
control.
Durante la planeacin se decide anticipadamente qu, quin, cmo,
cundo y por qu se har el proyecto. Las tareas ms importantes de la
planeacin son determinar el status actual de la organizacin, pronosticar
a futuro, determinar los recursos que se necesitarn, revisar y ajustar el
plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el
proceso de planeacin.
La organizacin realiza actividades en grupo, de asignacin y
asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las
actividades.
Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se
agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y
se asignan los grados de autoridad.
El siguiente paso es la direccin, la cual sirve para conducir el
comportamiento humano hacia las metas establecidas.
Aqu se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se
asignan estndares, se entrena y gua a los subordinados para llegar a los
estndares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un
ambiente motivacional.
Por ltimo se encuentra el control, que se encarga de medir el
rendimiento obtenido en relacin a las metas fijadas. En caso de haber
desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

QU ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS?
El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que
cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecucin
exitosa de un proyecto especfico. Esta persona enfrenta un conjunto de
circunstancias nico en cada proyecto.
El administrador de proyectos es una extensin del administrador general
de una organizacin.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de
mando normal dentro de la organizacin. Debe dirigir y evaluar el
proyecto; tambin planear, proponer e implementar polticas de
administracin de proyectos, asegurar la finalizacin del proyecto
mediante compromisos contractuales.
Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del
proyecto, darle una calendarizacin y financiamiento adecuados al
proyecto y evaluar y reportar su avance.
Debe resolver los problemas a travs de decisiones orientadas al objetivo.
Adems, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes
preguntas:
* Qu se va a hacer?
* Cundo se va a hacer?
* Porqu se va a hacer?
* Cunto dinero est disponible para hacerlo?
* Qu tan bien se est haciendo el proyecto?
IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
La posicin del administrador de proyectos es importante porque las
organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una
administracin efectiva y ms especfica usando estructuras y relaciones
organizacionales tradicionales.
Adems, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de
proyectos fluya dentro de la red organizacional.
C O N C L U S I O N E S
Despus de haber realizado este trabajo, se puede observar que las
organizaciones actuales, debido a su complejidad de operaciones,
recursos y manejo, requieren un tipo de administracin un poco ms
enfocada a metas especficas.
La administracin de proyectos es una respuesta a esta necesidad,
teniendo como ayuda a una persona encargada de coordinar todo el
proceso. Esta persona es el administrador de proyectos, quien es una
extensin del administrador general.
Mientras que el administrador de proyectos se encarga de propsitos
especficos, el administrador general puede delegar responsabilidades y
desempear mejor su trabajo dentro de toda la organizacin.