2013

Elaborado por:
Tecnologa Sistemas
Sede Yumbo

Revisado por:

Jos Luis Lpez Marn
Jess Alberto Gonzlez M.

Aprobado por:
Fernando Franco
Universidad del Valle

Sede Yumbo

GA 02 REGYU

V 02 - 2013
GUA DE ADMINISTRACIN SALA
DE SISTEMAS
TABLA DE CONTENIDO


1. OBJETIVOS
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
3.1 Servidor
3.2 Direccin IP
3.3 Dispositivos de Red
3.4 Aplicativo Control de Reservas C.R.A
4. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES
4.1. Normatividad General
5. PROCEDIMIENTOS
5.1. Gestin Uso de las Salas de Sistemas
5.2. Mantenimiento de Equipos y Administracin de Red
6. PROCESOS RELACIONADOS
7. FORMATOS








1. OBJETIVOS
Proporcionar las instrucciones para la solicitud, programacin y prstamo de las salas de
sistemas en la Universidad del Valle Sede Yumbo, para dar apoyo en las actividades
acadmicas de la comunidad universitaria.

2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicacin para los usuarios internos y externos de la
Universidad del Valle Sede Yumbo que requieran el prstamo de sala de sistemas.

3. DEFINICIONES

3.1 Servidor

Es un computador que formando parte de una red, provee servicios a otras computadoras
denominadas clientes.
3.2 Direccin IP
Es una etiqueta numrica que identifica, de manera lgica y jerrquica, a una interfaz
(elemento de comunicacin/conexin) de un dispositivo (computador) dentro de una red
que utilice el protocolo IP (Internet Protocol).
3.3 Dispositivos de Red
Dispositivos que permiten la comunicacin de las computadoras por medio de red, tales
como Router (enrutador), Smith, etc.
3.4 Google Calendar
Herramienta de Google agenda y calendario electrnico desarrollado por , permite
sincronizarlo con los contactos de Gmail y crear eventos, se utiliza como herramienta para
realizar las reservas de las salas y puede ser visualizado desde la pgina web de la
Universidad del Valle Sede Yumbo.
3.5 Router
Sistema de computador en una red, que almacena y enva paquetes de datos entre LAN y
WAN. Los enrutadores perciben la red, como direcciones de red y todas las posibles vas
de acceso entre stas. Leen la direccin de red en un mensaje transmitido y pueden
tomar una decisin sobre como enviarla con base en la ruta ms libre de obstculos
(carga de trfico, costos de la lnea, velocidad, lneas daadas, etc.)
3.6 Switch
Es un dispositivo digital de lgica de interconexin de redes de computadores que opera
en la capa de enlace de datos del modelo OSI. Su funcin es interconectar dos o ms
segmentos de red, de manera similar a los puentes de red, pasando datos de un
segmento a otro de acuerdo con la direccin MAC de destino de las tramas en la red.
3.7 Mantenimiento
Es la suma de todas las actividades tendientes a conservar y reponer el estado original de
un equipo, as como aquellas que determinan su estado actual.
3.8 Mantenimiento Correctivo
Se le denomina a los trabajos de mantenimiento que se realizan cuando un equipo falla y
requiere una reparacin o cambio de partes.
3.9 Mantenimiento Preventivo
Son las inspecciones rutinarias de mantenimiento cuyo objetivo es prevenir las fallas y
velar porque se cumpla el tiempo de vida til para el que fue diseado.
3.10 OITEL

Oficina de Informtica y Telecomunicaciones la cual tiene como misin el apoyar la
gestin acadmica, investigativa y administrativa de la Universidad del Valle, utilizando las
herramientas que ofrecen las tecnologas de informtica y de telecomunicaciones.

4. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES
4.1 Normatividad General
Constitucin Poltica de Colombia (Julio 20 de 1991)
Resolucin N 2.587 Octubre 25 de 2004


5. PROCEDIMIENTOS
Actividad de Control.

5.1. GESTIN USO DE LAS SALAS DE SISTEMAS
5.5.1 Uso de Sala por parte de Estudiantes

El estudiante presenta al Auxiliar de la Sala de Sistemas el carnet
estudiantil, luego diligencia el formato F-REGYU-01-04 Control Uso
de Sala de Sistemas por Estudiantes, ingresando sus datos
bsicos como lo son: Nombre, cdigo, plan, nmero de equipo a
usar y hora de entrada, posteriormente el Auxiliar de la sala le
asigna un computador al estudiante.






Una vez termine el estudiante el uso del computador, le informa al
Auxiliar de la Sala de Sistemas que ha terminado, para que est
diligencie la hora de salida en el formato F-REGYU-01-04 Control
Uso de Sala de Sistemas por Estudiantes y por ultimo el Auxiliar
de la Sala de Sistemas revisa que el equipo est en buenas
condiciones y le devuelve el carnet al estudiante.

5.1.2 Reserva de Sala de Sistemas para Docentes
El docente informa al Auxiliar de la Sala de Sistemas la necesidad del
uso de la sala de sistemas para dictar la clase con 8 das de
anticipacin, despus el Auxiliar consulta el calendario de reservas
compartido por la herramienta Google Calendar y verifica que la sala
est disponible para la fecha solicitada. Si la sala est disponible
procede a realizar la reserva.

El docente informa al Auxiliar de la Sala si necesita algn software o
aplicativo que vaya a utilizar en la realizacin de la actividad, para
que el Auxiliar instale el aplicativo si no est instalado, posteriormente
llegada la fecha de la reserva se realiza la entrega de la sala al
docente y se le entrega el formato F-REGYU-02-04 Control entrega
de sala de sistemas a Docentes, para que diligencie los datos
generales tales como el nombre, hora de entrada, firma de los
estudiantes y nmero del equipo donde estn ubicados.
Terminada la clase el docente debe informa al auxiliar para que reciba
la sala y est le entregue nuevamente al docente el formato F-
REGYU-02-04 Control entrega de sala de sistemas a Docentes,
para firmar la entrega de la Sala. El auxiliar verifica que los equipos se encuentren en
buen estado.

a. MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y ADMINISTRACIN DE RED

5.2.1 Mantenimiento a Equipos de Computo

El auxiliar de la sala de sistemas informa a los funcionarios que se
encuentran en las oficinas y/o usuarios de la sala de sistemas, el da
que se har el mantenimiento preventivo o correctivo a los equipos.

Por otra parte, el auxiliar pasa a recoger el equipo de la oficina y lo lleva al lugar donde se
le realizar el mantenimiento.

En el mantenimiento preventivo del equipo se realiza: limpieza,
test para verificar el correcto funcionamiento del hardware,
escaneo en busca de virus, errores del sistema, entre otras.
Para finalizar se diligencia en el formato Hoja de Vida de Equipo
(Digital hoja en Excel), los datos del mantenimiento realizado.


5.2.2 Verificar el Funcionamiento de los Dispositivos.

El auxiliar de la sala lleva el equipo de regreso a la oficina o sala de
procedencia y se encarga de instalarlo nuevamente, para verificar
que el equipo quedo funcionando correctamente o si necesita nuevo
mantenimiento.

5.2.3 Instalacin y Configuracin de Red

El auxiliar recibe la solicitud de la instalacin de un punto de acceso a la
red por correo electrnico, luego toma los datos del equipo que va a ser
conectado a la red, en el listado de equipos conectados a la red digital y
enva los datos del equipo a la OITEL va correo electrnico, para que a
este equipo le sea asignada una direccin IP, dentro de la red
institucional.

El Auxiliar solicita al Profesional Administrativo, para que autorice la compra de los
materiales necesarios en la instalacin del punto de red, siguiendo los lineamientos
estipulados en el procedimiento de compras. Ver Manuales del Subproceso de
Contratacin y Compras Nacionales.

Una vez adquirido los materiales el auxiliar procede a la
instalacin del punto de red. La OITEL enva la direccin IP,
realizar la configuracin de red en el equipo y verificar su correcto
funcionamiento.
Finalmente el auxiliar registra los datos en el listado de equipos
conectados a la red.





5.2.4 Soporte Tcnico a la Red
El usuario debe Informar por correo electrnico al Auxiliar de
Sistemas si existe un problema con la conexin a la red, luego el
auxiliar verifica y corrige el inconveniente (cable y switch) de la
configuracin de red del equipo en el sitio donde se present. En
caso tal de que el equipo presente conexin a la red interna, ms
no posee salida a Internet el auxiliar debe llamar a la OITEL e
informar lo sucedido.

b. Administracin de Pgina Web de la Sede Yumbo

El encargado de la asistencia de TICS, debe inspeccionar y asegurar
que la administracin de los contenidos de la pgina web de la sede se
han los adecuados y permanezcan actualizados.


5.3.1 Publicacin de Informacin en la Pgina Web

El auxiliar recibe las solicitudes de cada dependencia va correo electrnico, con la
informacin que quieren que sea publicada en la pgina web, as que el auxiliar procede
a la edicin del formato en que se va a publicar y a subir la nueva informacin al servidor,
luego se enva un correo electrnico a la dependencia que solicito la publicacin, con el
fin de que revise el contenido y se entere que ya fue subido a la web.


5.3.2 Actualizaciones de Forma y Estilo de la Pgina

Siguiendo los estndares de diseo de las pginas web
institucionales de la Universidad del valle, se decide implementar
una plantilla que se amolde a las necesidades de la Sede, en la
cual se crean o modifican los mens y contenidos de las mismas.

La pgina se mantiene actualizando con los diferentes tipos de
informacin que envan las dependencias pertenecientes a la
sede Yumbo.



c. Administracin del Software de Control Docente

El auxiliar de sala de sistemas debe colaborar en la
generacin de informes de asistencia de los docentes, que
estos sern entregados al secretario acadmico.





5.4.1 Generar Informes del Aplicativo
5.4.2
El aplicativo o software que actualmente se est utilizando
permite que tanto el Coordinador Acadmico como los
Coordinadores de programa puedan llevar un control de
seguimiento de la asistencia de los Docentes y del mismo
modo verificar las horas de clase dictadas y as poder
efectuarles el pago de nmina correspondiente a continuacin
se mencionan los pasos para generar los informes en el
aplicativo:

Se ingresa al sitio Web destinado al aplicativo de control
docente, haciendo uso de un nombre de usuario y una
contrasea.

Se procede a hacer la revisin de los registros de clase
realizado por los docentes, tanto de las clases marcadas, como de las clases que han
sido diligenciadas en cuanto a temticas, cantidad de estudiantes, horas dictadas y
dificultades presentadas.

Se analiza en el software que la cantidad de horas que tiene asignada, concuerden con
la cantidad de horas que ha impartido en clase.

Se toman los datos de docentes que no han cumplido con todas sus horas o que
presentan inconsistencias en los registros.

Y por ltimo se crea el informe en una hoja de clculo, con los datos de los docentes que
presentan problemas y se enva por correo electrnico al Coordinador acadmico.


6. PROCESOS RELACIONADOS
Formacin.

7. FORMATOS

F-REGYU-01-04 Control Uso de Sala de Sistemas por Estudiantes.
F-REGYU-02-04 Control entrega de sala de sistemas a Docentes.
Hoja de Vida de Equipo (Digital hoja en Excel).