Está en la página 1de 98

Manual

de Usuario
New
istema
dminist ativo
r
Age 8.1
PremiumSoft
The Software House
Departamento de Soporte Tcnico
Occidente
Enero 2013
Maracaibo Edo.Zulia
Elaboracin
Ing. Diego Perea
Diseo Grfico:
Sara Alcntara
Todos los derechos reservados
Los Sistemas Premium Soft, son una coleccin de aplicaciones y
soluciones administrativas orientadas a cubrir las necesidades del
mercado a todos los niveles, cada aplicacin posee implcitamente
un cumulo de experiencia obtenida a lo largo de ms de 12 aos en el
desarrollo de aplicaciones, as como una amplia base de
datos de sugerencias y peticiones hechas por usuarios de distintas
plataformas, en cada versin de Premium notar un mercado avance
hacia la tecnologa, la automatizacin y la integracin de nuestras
aplicaciones entre s, con su empresa y los usuarios de nuestro software.
Nuestros sistemas nacen debido a la necesidad como
gerente de obtener una herramienta que permita verdaderamente la
automatizacin de procesos sin dejar nada por fuera o parte del
trabajo en forma manual, recuerdo que en mis inicios tuve la
empresa de servicios y asesoras en el rea de informtica y
tena un software que haba comprado para el control administrati-
vo, lo adquir pues la casa de software que lo fabricaba era la ms
reconocida en mi pas (Venezuela) y como dicen aqu lo
compr a ojos cerrados, en efecto el programa era rpido y
relativamente bueno, pero al poco tiempo me di cuenta que los
bancos no coincidan con los libros legales, que las comisiones de mis
tcnicos las llevaba en una hoja de clculo, que si instalaba esta
aplicacin bajo Windows esta se Colgaba o se inhiba la mquina,
total que decid hacer un mdulo en un lenguaje de base de datos
para el control de comisiones y termine instalndolo a mis clientes
para llenar las expectativas del software que yo haba comprado
y recomendaba, pues cual es mi sorpresa que un buen da me di
cuenta que solo utilizaba el software inicial para emitir facturas y
presupuestos pues todo lo dems lo haba desarrollado con el
tiempo en otras plataforma y lenguaje y lo mejor de todos mis clientes
pedan los mdulos programados por mi pues eran rpido y confiables.
I
n
t
r
o
d
u
c
c
i
o
n
Fue entonces cuando decid en forma seria elaborar un diseo
profesional de una aplicacin administrativa a gran escala pero a
precios justos, ya tena experiencia en aplicaciones Medicas y Clnicas
pero esto significaba un reto, utilice la experiencia como gerente, ms las
peticiones de mis clientes, complementando con mucha investigacin y
observacin de los software ms vendidos, de diversos precios y
de distintas plataformas, no s cuntos programas me baje de
internet, en todos los lenguajes, perd la cuenta de cuantas veces tuve que
reformatear mi disco duro por los virus que a veces traan los
programas en el download, quera tener visin general y por pas de los
requerimientos, as fui armando un concepto global administrativo y
los puntos clave que deba tener la solucin profesional a presentar.
Han sido aos y aos de trabajo duro, de pruebas y pruebas,
primero en el sistema operativo DOS usando el lenguaje Clipper en
todas sus versiones, ahora en Microsoft Visual FoxPro, de todo
este andar quedan los momentos buenos y malos, los triunfos y los
fracasos, pero sobre todo queda la experiencia y un manantial
incesante de ideas que con su ayuda estimado usuario llevaremos adelante.
Hoy me acompaan un equipo de profesionales, amigos,
excelentes analistas programadores, administradores y distribuidores de las
aplicaciones, un equipo multi disciplinario que hace de PREMIUM SOFT
una empresa con todas las posibilidades de triunfo, pronto sern mis
hijos los que continen mi labor, pero mientras pueda programare, me
siento como el gerente de un restaurant que a pesar de estar en la caja
nunca deja de cocinar un buen plato no perder la esencia de
brindar a sus clientes algo propio de su artesana culinaria,
Bienvenidos a usar nuestras aplicaciones, estamos abiertos a sus
sugerencias, a sus aportes bien intencionados, a recibir cualquier
reporte de fallas o averas en las mismas para corregirlo en forma
inmediata, no solos perfectos ni libres de errores, somos Premium y
luchamos da a da por ser y brindar los mejor lo mejor de lo mejor.
Para ser el NUMERO UNO no hay que ser el ms grande, simplemente
hay que ser el mejor
Nodgard Miguel Seguas Borges
Presidente Grupo Premium-Soft. Venezuela
I
n
t
r
o
d
u
c
c
i
o
n
T
a
b
l
a

d
e

C
o
n
t
e
n
i
d
o
Administracin
Archivos
Procesos
Informes
Miscelneos
Introduccin
Facturacin
Archivos
Procesos
Informes
Miscelneos
Compras
Archivos
Procesos
Informes
Miscelneos
Bancos
Archivos
Procesos
Informes
Miscelneos
A continuacin se presenta el manual del sistema
administrativo 8.X, lea cuidadosamente cada uno de los fciles
e intuitivos procesos, funcionales para cualquier rea de
trabajo. No olvide luego de cualquier cambio o modificacin
presionar el botn de Grabar para que todos los cambios
realizados tengan efectos.
En este modulo se clasifica y configura la informacin de la empresa
y los usuarios, segn los parmetros establecidos en esta etapa se
determinara el funcionamiento del sistema
Administracion
Archivos:
Al seleccionar el men se despliega una lista la cual
contiene un conjunto de opciones las cuales son:
Empresas/Sucursales:
Esta opcin le permite crear una empresa, la cual se utilizara en el proceso de
integracin de la oficina principal con las sucursales. Se clasifican y codifican las empresas y/o
sucursales; indicando un Cdigo, Nombre, Persona, Contacto, Direccin, Telfonos, RIF, NIT, Web
Site, Email. El resto de los campos es para especificar informacin ms detallada de la empresa.
Definir Monedas:
Permite definir una lista de monedas que usted podr manejar
segn sea el tipo, por ejemplo Dlares, Bolvares, Pesos, Entre
otros. Para ingresarla al sistema de indicar el Cdigo, Nombre y
Smbolo que representa la moneda.
Definir Caja Chica:
Permite definir varias cajas chicas, para luego ser
administradas desde Procesos/Operaciones de Caja Chica.
Para identificarlas se les asigna un Cdigo, Nombre,
Responsable y se indica el tipo de moneda con la que se va a
trabajar la caja chica.
Concepto de Caja Chica:
Permite definir concepto ya sea de ingreso o egreso para las diferentes
operaciones de caja chica.
Tipos de Descuento:
Permite crear la tabla de Descuentos asignando el Cdigo,
Nombre y Porcentaje de descuento, con la opcin de
aplicarla para la facturacin normal, punto de venta, punto de
venta touch screen.
Depsitos/Almacenes:
Es donde se almacenan las existencias de los artculos de inventario, los
campos solicitados en esta opcin son Cdigo, Nombre, Ubicacin,
Responsable y si estn Activos o Inactivo es importante pues las
existencias que se coloquen en un deposito Inactivo NO SERN
consideradas para la evaluacin de inventario a nivel de costo ni existen-
cias, Es til el colocarle que NO para aquellos casos donde quiera asignar
un depsito de mercanca averiada o en devolucin al proveedor. Los
depsitos activos es donde se colocara la mercanca disponible para la
venta. En los depsitos inactivos se colocara la mercanca del inventario
que no est disponible para la venta pero que es parte del inventario
pudindose marcar como RMA (Return Materia Autorization).
Lista Tallas:
Permite definir una lista de las diferentes tallas a aplicar a los
productos de inventario para la venta. Esta opcin se debe
activar en la configuracin inicial de la empresa.
Lista de Colores:
Permite definir una lista de los diferentes colores a aplicar a los
productos de inventario para la venta. Esta opcin se debe
activar en la configuracin inicial de la empresa.
Grupos de Inventario:
Permite adicionar grupos que luego sern aplicados a los diferentes
artculos de inventario para llevar un control y un orden de los diferentes
productos, tambin se podr asignar un Sub-grupo donde podra definir
por ejemplo la marca de dicho producto. Un ejemplo seria asignar un
grupo llamado Charcutera y los Sub-grupos seran QUESOS,
JAMON, entre otros
Artculos de Inventarios:
Desde esta opcin se incluyen y se definen todos los artculos de inventario
y/o servicios que la empresa facture, los campos solicitados son:
Cdigo:
para la identificacin del artculo.
Grupo:
para agrupar u ordenar el inventario segn caractersticas
similares o a juicio del usuario.
Origen del artculo: Permite indicar si el artculo es Nacional o
Importado en cada caso el sistema desplegara una
ventana para que el usuario especifique el costo en la
Moneda respectiva (en caso de ser importado solicitar el
factor de cambio entre la moneda extranjera y la nacional),
as tambin solicitara los mrgenes de utilidad para
configurar los precios finales de venta y los porcentajes de
comisin para los vendedores en cada tipo de precio.
Nombre o descripcin del artculo:
est referido a la descripcin del artculo, recuerde que
puede utilizar el botn denominado DETALLES para especificar
una descripcin bastante amplia del artculo.
Foto del artculo:
Si pulsa CLICK del mouse sobre este cuadro el software le
permitir seleccionar una fotografa del artculo que est
incluyendo, por supuesto usted debe proporcionar dichas
imgenes y tenerlas almacenadas en el servidor de datos.
Usa existencia:
Es uno de los campos ms importantes pues dependiendo de
la respuesta indicada el sistema descargar o no existencia al
momento de facturar o mover inventario, al indicar SI el
sistema desplegar una ventana donde podr especificar los
topes mnimos y mximos de existencia para el artculo en
cuestin los cuales sern utilizados para monitorear los
puntos de re orden, en caso de indicar NO de especificar si
dicho artculo ser incluido o no en compras.
Es integrado:
Esta opcin le permite especificar que el artculo en cuestin
es un repositorio que contiene en si otros artculos
simultneamente, es til definir un artculo como integrado
pues cuando se facture cada unidad de l descargar en
lnea la cantidad especfica de sus componentes.
Es agrupado:
Un artculo agrupado se utiliza cuando el mismo se puede ven-
der en dos unidades distintas por ejemplo: Lpiz y Cajas de
Lpices, el sistema al indicar que SI es agrupado
despliega una ventana que indica la estructura de la agru-
pacin e inclusive los precios y mrgenes de utilidad cuando
el artculo se vende agrupado, es importante adelantarle que
cuando se factura un artculo agrupado el sistema presenta
una ventana de seleccin a fin de permitirle especificar como
vender el mismo si en unidades simples o agrupadas en el
caso de ser agrupadas descargar la cantidad vendida multi-
plicada por la cantidad que compone la agrupacin de ventas,
por ejemplo: Si tenemos un artculo que se vende en Lpices
y el grupo se especifica que son 12 lpices por grupo si usted
factura 10 grupos el software descargar 120 lpices, pero si
seleccion por lpices descargara 10 lpices.
Es fraccionable:
Esta opcin permite definir aquellos artculos
que sern vendidos en distintas porciones o
divisiones.
Usa seriales:
Le permite indicar si el artculo usa o no seriales estos sern
preguntados en las facturas, nota de entrega, entre otros.
Segn lo haya especificado en el configurador del software.
Tipos de Cargo y Descargo:
Esta opcin le permite definir una gran cantidad de conceptos
para cargar o descargar artculos de inventario,
Ejemplo: COMPRAS para cargos o DAADOS para
descargo.
Zonas / Sectores:
Son zonas o sectores que va a permitir organizar a los clientes,
proveedores, vendedores y cobradores. Se debe indicar el
Cdigo y Nombre de la Zona.
Tipos de proveedores:
esta opcin le permite crear una tabla con diversos tipos de proveedores
para emplearlos en el registro de proveedores, Ejemplo: de informtica,
de bebidas, de alimentos, entre otros y definir el porcentaje mximo de
retencin permitido.
Proveedores:
Los proveedores son los entes(personas o empresas) con los cuales se contraen compromisos
bien sea por compras de artculos y/o suministros o servicios, esta opcin dentro de los campos
que ameritan explicacin ofrece los siguientes: Das est referido a la cantidad de das de crdito
que este ente les otorga para la cancelacin de sus pagos, Sectores que permite zonificar a los
proveedores, es decir,
agruparlos por sectores o
zonas, Banco que opcional-
mente si lo prefiere puede indi-
car el cdigo de la cuenta ban-
caria que posea el proveedor y
que la misma coincida con una
cuenta que posea su empresa,
esto es usado para planificar
los pagos a proveedores por
medio de los saldos disponi-
bles en sus cuentas bancarias,
e-mail y web site se refiere a
la direccin de correo electrni-
co y dominio en internet.
Vendedores:
Permite procesar una lista de vendedores clasificados por zonas, esta lista puede ser
ordenada por nombre del vendedor o por cdigo asignado. Si es vendedor que cobra por
artculo o por volmenes o en su defecto un vendedor que cobra un porcentaje por la
cobranza, se deben incluir los rangos y porcentajes de comisiones. Tambin se pueden
incluir las estimaciones de ventas y posteriormente comparar lo estimado con lo realizado,
gratificarlo e imprimirlo.
Tipo de clientes:
Esta opcin permite crear un tabla o lista de tipos clientes para
clasificar los mismos, muy til a la hora de querer filtrar una
lista, ya que se pueden distribuir por su tipo ya sea publicidad,
gobierno, contado, crdito entre otros.
Tipo de compradores / Autorizados:
Se clasifican los compradores autorizados, se le asigna un
Cdigo y el Nombre para describir el tipo.
Definicin de convenio:
Permite crear los tipos de convenios por Grupo y Sub. Grupo para clientes, se asigna un
Cdigo y Nombre del convenio.
Definir clientes:
La opcin clientes est
dirigida a facilitarle una
ventana de ingreso a la
informacin referente a las
entidades con quienes se
establece una relacin
comercial de venta, bien
sea de servicio o artculos,
cada campo se explica a s
mismo, sin embrago expli-
caremos algunos especiales
como por ejemplo Precio:
este campo se refiere a
indicar que tipo de precio de
inventario le ser aplicado a
este cliente, los cuales estn
comprendidos entre 1 a 7
eso determinara el porcentaje
de comisiones de los vende-
dores y mrgenes de utilidad
para su empresa, el campo
Estatus Permitir indicar si
el cliente est activo para la
venta o suspendido, en cuyo
caso solo podr usted recibir
pagos o abonos por parte de
los mismos pero no podr
aplicar nuevas transacciones
de ventas hasta estar activo,
el campo Estatus Fiscal
permite indicar desde el punto
de vista tributario (impuestos)
como se afectaran las transacciones
que se ejecuten con este cliente, posee tres
modalidades:
Contribuyente: lo cual le indicara que las
transacciones sern afectadas por el impuesto y sern
separados los montos de Base e impuesto,
No Contribuyente: indica que igualmente pagara impuesto pero
los montos de Base e Impuesto no son separados en las
facturas ms si en el libro de impuestos sobre las ventas,
Exento: Le indicara que al cliente los montos por impuestos
no podrn ser aplicados ni afectara las transacciones de los
mismos. Los Campos E-MAIL y WEB SITE: le permitirn indi-
car la direccin de correo electrnico del cliente y si lo posee
la direccin de su espacio o dominio en Internet (WWW).
Consulta de Clientes y Autorizados:
Es donde se consulta la lista de Autorizados y compradores.
Entidades Bancarias:
esta opcin le permite indicar una serie de bancos sobre los
cuales usted permitir recibir dinero en efectivo, cheque,
tarjetas, entre otros. La opcin le solicita especificar el Cdigo
y Nombre del banco, esta lista NO ES la misma que se
especifica en el Mdulo de Bancos.
Tarjeta de Dbito:
esta opcin le permite especificar una lista de tarjeta de dbito que su
empresa aceptara a sus clientes para cancelar lo comprado en su empresa,
deber indicar un Cdigo, Nombre de la tarjeta y seleccionar de una lista de
bancos la entidad bancaria que respalda cada tarjeta.
Tarjeta de Crdito:
esta opcin le permite especificar una lista de tarjeta de crdito
que su empresa aceptara a sus clientes para cancelar lo
comprado en su empresa, deber indicar un Cdigo, Nombre
de la tarjeta y seleccionar de una lista de bancos la entidad
bancaria que respalda cada tarjeta.
Tabla de Retenciones:
Permite crear la tabla de retenciones de impuesto, segn
normas y datos del SENIAT. Se codifica el tipo de servicio con
su debida base imponible, el sustraendo, el porcentaje de
retencin y el tipo de beneficiario, si es una persona natural o
jurdica.
Tipo de Operaciones:
esta opcin le permite clasifica sus operaciones administrativas
relacionadas tanto con los clientes como con los proveedores,
las cuales se utilizan para filtrar la informacin en los reportes
transaccionales. Como por ejemplo: Notas, Ajustes,
retenciones, entre otros.
Denominaciones Monetarias:
Permite clasificar las denominaciones monetarias indicando la
Moneda, Cdigo, el Tipo (sea BILLETE o MONEDA), y su
denominacin.
Terceros:
Permite registrar una lista de Terceros indicando el ID
Tercero y Razn Social.
Cdigos arancelarios:
Permite registrar los Cdigos arancelarios Indicando al Pas al
cual aplica, Nombre, Cd. ISO, y todos los campos
respectivos.
Vas de Transporte de carga:
Permite registrar las vas de transporte de carga, por ejemplo:
AEREA, MARITIMA, entre otras. Indicando el Cdigo y Nombre
de la va.
Procesos:
Al seleccionar el men se despliega una lista la cual
contiene un conjunto de opciones las cuales son:
Cuentas por Cobrar:
esta opcin permite el registro de algunas operaciones de ndole
administrativo sobre los clientes as como consulta de saldos, reimpresio-
nes, anulaciones y aplicacin de documentos de saldo deudor y acreedor
del cliente.
Pagos o abonos
Notas de crdito
Notas de dbito
Factura
Anulaciones
Estado de Cuenta
Reimprimir
Financiar
Retenciones
En esta ventana encontramos:
Pagos o abonos:
Se debe seleccionar el documento, introducir el monto a abonar o se
pulsa ENTER para cancelarlo. Se indica el proceso de transaccin y la forma
de pago, bien sea en efectivo, cheque o tarjetas. Tambin se puede Distribuir
el monto en varias facturas. Se selecciona DISTRIBUIR UN MONTO y se especifica
el monto a distribuir. Al introducir un monto en cada factura se indicara el
saldo. Al procesar la transaccin saldr la pantalla de comisiones por cobrar,
en la misma se debe indicar el cdigo del Cobrador y el porcentaje o monto
de la comisin, si se pulsa salir sin especificar cobrador, no asigna comisin.
Nota de crdito:
Seleccionar el tipo de transaccin se es N/Crdito, Pago por Adelantado o Pronto Pago.
Posteriormente se debe indicar si afecta o no el Libro de Impuesto, concepto, monto y
tipo de operacin. Es de hacer notar que a pesar de que el sistema indica efectivo, no se
toma este monto para la caja. Seguido a esto, se debe entrar al mdulo Pagos o Abonos e
indicar el documento al cual se le aplicara la Nota de Crdito para que esta tenga efecto.
Notas de dbito:
La informacin solicitada es similar a las Notas de Crdito; concepto, monto se debe indicar
si afecta o no el Libro del Impuesto, tipo de operacin y la fecha de vencimiento. Al procesar
la informacin automticamente se le debita al cliente.
Factura:
esta opcin permite introducir facturas al sistema que no afecten el inventario, por ejemplo
facturas de servicio; o bien sea facturas viejas para actualizar la data del sistema. Se
introduce el concepto, fecha de emisin, das de crdito, monto impuesto, vendedor y el
tipo de operacin. Se debe pulsar Procesar para grabar la informacin.
Anulaciones:
Permite anular documentos como:
Recibo de caja.
Avisos de cobro.
Retenciones.
Pedido.
Estado de Cuenta:
Esta opcin permite visualizar e imprimir el estado de cuenta.
De cliente Al seleccionar esta opcin se pueden ver solo los
documentos pendientes,Factura o todos sus movimientos
(Estado de Cuenta).
Reimpresin:
A travs de este modulo se pueden reimprimir cualquier tipo de
documento tales como: Recibo de caja, Nota de dbito y
crdito, Factura, entre otros, al seleccionar el tipo se debe
indicar el cdigo del cliente y el nmero de documento,
inmediatamente son mostrados los saldos involucrados para
verificar los mismos.
Financiamiento:
Esta opcin permite convertir la deuda del cliente en giros,
cambiar el cobrador de los giros, consultar la tenencia de giros,
y ver la efectividad en la cobranza de los giros. Se introduce el
Cdigo del cliente, el nmero del documento, as como
algunos datos adicionales del fiador. Para hacer los giros hay
que indicar el nmero de giros, los das del intervalo, intereses,
entre otros. Al pulsar Generar los giros se procesa la
informacin y visualiza los giros. Con los botones de Imprimir y
Giros se puede visualizar los giros existentes e imprimirlos.
Retenciones:
El sistema permite realizar retenciones de impuesto a las
Facturas, Nota de Dbito y Nota de Crdito. Al indicar el
Documento Base, el sistema muestra el cliente, fecha y
montos del Documento. Se debe introducir el concepto, la
retencin a aplicar y el tipo de operacin.
Planificacin de Cobranza:
A travs de este mdulo se pueden planificar las cobranzas de
la empresa. Se indica el cobrador y la zona. Despus de
indicar el Vendedor. Se debe pulsar calcular y se visualizara
todos los documentos pendientes por cobrar, al posicionarse
sobre un documento y pulsar doble clip este es seleccionado.
Por ltimo procesar la informacin para que salga el reporte.
Si se selecciona filtrar solo saldr los documentos asignados a
este representante.
Cuentas por Pagar:
Esta opcin permite el registro de algunas operaciones de ndole
administrativo sobre los proveedores as como consultas de saldos,
reimpresiones, anulaciones y aplicacin de documentos de saldo deudor a
saldo acreedor del cliente.
Pagos o abonos.
Notas de crdito.
Notas de dbito.
Gastos.
Anulaciones.
Entre las operaciones que se pueden realizar estn:
Estado de Cuenta.
Reimprimir.
Renumera.
Retenciones.
Pagos o abonos:
Se debe seleccionar el documento, introducir el monto a abonar o se pulsa ENTER para
cancelarlo. Se indica el Concepto de la transaccin y la forma de pago, bien sea en
efectivo o cheque. El cdigo del banco y el tipo de Operacin.
Si se trabaja con proveedores con moneda extranjera se debe seleccionar Dlares para
mostrar las facturas pendientes en esa moneda e indicar el factor cambiario a utilizar. Si
se cancela con cheques debe existir una cuenta bancaria en dlares.
Notas de crdito:
Indicar el Numero de Nota de Crdito del Proveedor, concepto, monto, y tipo de opera-
cin; se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto.
Notas de dbito:
La informacin solicitada es similar a las Notas de Crdito; concepto, monto, se debe
indicar si afecta o no el Libro del Impuesto, tipo de operacin y la fecha de emisin.
Gastos:
Esta opcin permite introducir facturas al sistema que no afecten el inventario, por ejem-
plo empresas de servicio; o bien sea facturas viejas para actualizar la data del sistema.
Se introduce el nmero de Factura, concepto, fecha de emisin, das de vencimiento,
monto, impuesto, y el tipo de operacin. Se debe especificar si es un gasto o no.
Anulaciones:
Permite anular documentos como:
Comprobante.
Nota de dbito.
Nota de crdito.
En forma operativa esta opcin permite seleccionar el tipo de documento a Anular, al
seleccionar el nmero, son mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos,
se debe indicar el motivo de la anulacin. Al procesar, inmediatamente el sistema genera
la impresin del comprobante para permitir por medios fsicos externos la validacin (sello
de Anulado). Es de hacer notar que si el documento esta cancelado, no permitir anular los
mismos.
Factura.
Orden de Compra.
Retenciones.
Estado de Cuenta:
Esta opcin permite visualizar e imprimir el estado de cuenta
del proveedor. Al seleccionar esta opcin se pueden ver solo
los documentos pendientes (Factura) o todos sus movimientos
(Estado de Cuenta).
Reimpresin:
A travs de este mdulo se pueden reimprimir cualquier tipo
de documento tales como: Comprobantes, Nota de Dbito y
Crdito, rdenes de Compra, Gastos, etc., al seleccionar el
tipo, indicar el cdigo del proveedor y el nmero de
documento, inmediatamente son mostrados los saldos
involucrados para verificar los mismos. Si se pulsa el botn
consultar muestra el detalle de la transaccin.
Renumera:
Por medio de esta opcin
se pueden renumerar los
documentos de compras.
Retenciones:
El sistema permite realizar retenciones de impuesto sobre facturas y notas de
dbito. Al indicar el Documento Base, el sistema muestra el proveedor, fecha
y montos del Documento. Se debe introducir el concepto, la retencin a
aplicar y el tipo de operacin.
Entrada Y Salida De Inventario:
Esta opcin permite cargar o descargar existencias de artculos de inventario
separando los mismos por depsito o almacn.
Como segundo paso se introducirn los cdigos de los artculos a registrar. Al indicar un
cdigo, automticamente se muestra el nombre, se solicita el depsito u almacn al cual se
va a afectar, y la cantidad de artculos, inmediatamente despus se solicita que se defina el
tipo del proceso si es un Cargo o Descargo. Se debe presionar Procesar para incluir
prximo artculo. En la parte inferior se mostrara el listado de artculos a procesar y su tipo
de proceso. Con el Botn de Revisar se podr como la palabra lo dice revisar y modificar el
listado de artculos. Para modificar el artculo primero se debe seleccionar y posteriormente
modificarlo en la parte superior. Para finalizar se debe Totalizar, al realizar este proceso se
afectar la existencia del artculo.
La informacin
solicitada es la
siguiente:
RESPONSABLE, se trata
de la
persona que
autoriza la ope-
racin, la fecha y
el concepto de la
transaccin.
A travs del botn de Imprimir se puede reimprimir algn movimiento de Entrada y Salida
de inventario anterior.
Caja Chica (Operaciones):
Ac se realizan las operaciones de caja chica, operaciones
tanto de entrada como de salida de dinero.
Ajustes de Inventario:
Permite efectuar ajustes de inventario para cuadrar de los
depsitos, por ejemplo, cuando se daa una mercanca,
permitiendo llevar un control de las prdidas por ajuste.
Esta opcin permitir registrar la existencia de un lote o grupo de artculos ya clasificados por
un depsito determinado, previamente se debi efectuar un conteo fsico de los artculos
para luego vaciar al computador.
La informacin solicitada es la siguiente: RESPONSABLE, se trata de la persona que autoriza la
operacin, la fecha y el concepto de la transaccin. Como segundo paso se introducir el
cdigo del depsito a ajustar, automticamente se muestra el nombre. En la parte inferior se
mostrar el listado de artculos del depsito a ajustar, con su cdigo, nombre, existencia
terica, que es la que tiene registrado el sistema, la existencia fsica o real, que es la que
usted cont, y por ltimo la diferencia resultante de la existencia terica menos la existencia
real. Se pude buscar un artculo especfico para ajustar su existencia de una forma ms
rpida. Para modificar el artculo primero se debe seleccionar y posteriormente modificar su
existencia en la columna de existencia fsica. Para finalizar se debe Totalizar, al realizar este
proceso se afectar la existencia del artculo. A travs del botn de Imprimir se puede
reimprimir algn ajuste de Entrada y Salida de inventario anterior.
Comisiones:
Este proceso permite cancelar las comisiones a los vendedores y
cobradores. Se solicita el cdigo y el status segn el cliente, es decir, si las
facturas deben estar totalmente cancelas por el cliente o todas las
comisiones pendientes de la empresa para el vendedor.
En la parte inferior se mostrarn las comisiones pendientes. Se pueden seleccionar relacin
por relacin o todos los documentos con el Botn Marcar Todos, as mismo, se pueden
desmarcar con el Botn Desmarcar. Tambin se pueden realizar ajuste en la relacin el cual
nos permite acreditar o debitar montos a la misma. En la parte inferior se muestra el Monto
Facturado, Total de las Comisiones, el Total Abonado y el Saldo de las Comisiones por
pagar. Con el Botn Anular se puede anular una relacin de pago de comisiones
previamente elaborada. Para finalizar se debe totalizar el documento, en este momento
solicita la fecha, el concepto y los montos de retencin.
Cierre mensual de comisiones:
Este proceso se encargar de evaluar las
facturas canceladas por los clientes durante
dicho mes, sin importar si las mismas fueron o
no emitidas para el mes en cuestin, luego el
programa crea un registro nico en el archivo de
comisiones el cual podr ser accedido desde
la opcin correspondiente, queda claro que el
usuario puede reprocesar el mes, en cuyo caso
el sistema verificar que no se hayan efectuado
abonos parciales o totales sobre el registro de
comisin generado, de no haber pagos borrar el
anterior y almacenar el resultado del nuevo re-
calculo, luego de indicar el mes pulse el botn de
PROCESAR para comenzar a calcular o SALIR para
abandonar esta ventana.
Tasa de Cambio:
Permite modificar el valor actual del
Dlar, permitiendo ajustar los precios
de venta o utilidad de todos los
artculos segn las variaciones del
mismo.
Cambio De Impuestos:
Esta opcin le permitir efectuar cambios masivos de una tasa
de impuestos a otra, el proceso consiste en indicar la tasa de
impuesto anterior y al lado la tasa hacia la cual se pretende
cambiar, esta operacin puede ser aplicada tanto a los
impuestos por venta como a los de compra.
Arqueo de Caja:
Esta opcin le permite grabar los
Arqueos de Caja. El sistema no le
permite realizar dicha operacin hasta
que se configuren las Denominaciones
Monetarias en el modulo de
archivos para as registrar las diferentes
transacciones ya sean en efectivo,
Cheques, Tarjetas de Crdito, Dbito,
Cesta Ticket.
Repreciar Artculos:
Esta opcin permite aumen-
tar o disminuir los precios o
porcentajes de utilidad de los
artculos. Es importante
sealar que esta repreciacin
la realiza sobre todos los art-
culos en general, por un
grupo en especfico o por
origen del artculo. Se debe
marcar las opciones desea-
das, y posteriormente indicar
los porcentajes de reprecia-
cin por el tipo de precio.
Para realizar el proceso se
debe pulsar Procesar.
Configurar Ofertas:
Esta opcin permite configurar una oferta ya
se por artculos o por grupos y/o subgrupos,
la oferta se configura de acuerdo a un rango
de fecha, y en ese mismo rango de fecha
se puede activar que das de la semana esa
oferta est activa; de la misma forma se
puede asignar un mnimo y un mximo de
artculos a ofertar por compra, y se puede
realizar descuento por unidad simple o por
artculos agrupados.
Validacin fiscal en lote:
Esta opcin permite validar de forma masiva los nmeros de
RIF contra la base de dato del ente tributario en Venezuela,
obteniendo as el nombre o razn social con la cual se
registro oficialmente cada empresa, corrigiendo en la base
de datos del sistema los nombres de Clientes y
Proveedores, valido solo para Venezuela.
Procesos Adicionales:
Procesos adicionales creados por el usuario.
Consultas Para Gerentes:
Esta opcin permite supervisar de una forma rpida y sencilla
lo que est ocurriendo en la compaa. Este mdulo es de
altsima utilidad para los Gerentes de Empresas, a travs de
ste se puede consultar:
Consulta de saldos: se pueden visualizar los montos fac-
turados, descuentos otorgados, devoluciones en ventas y los
montos cobrados.
Disponibilidad bancaria.
Utilidad en facturas: muestra la utilidad aproximada de
cada factura.
Utilidad en presupuestos: muestra la utilidad aproximada
de cada presupuesto.
Cuadro de rentabilidad.
Auditoria de usuarios.
Auditoria de clientes: consulta tolo lo referente a las
ventas, cobros y artculos referente a cada cliente.
Auditoria de proveedores: consulta todo lo referente a
las compras, pagos, devoluciones y artculos referente a cada
proveedor.
Pareto de Artculos, Clientes, Vendedores y Proveedor.
Informe:
En esta opcin de men se despliegan todos los
reportes que por defecto trae el sistema en el mdulo
Administracin. Estos son:
Informes De Ventas:
Mster de Ventas.
Lista Transacciones.
Cortes de Caja
Vencimientos por
Resumen de Ventas.
Ventas por grupo.
Reimpresiones de
Lista de notas de
Cobranza diaria.
Lista de operaciones
Informes De Vendedores:
Lista de Vendedores
Presupuestos emitidos.
Lista de comisiones,
Efectividad en venta
Saldo de vendedores.
Informes De Clientes:
Listas de Clientes.
Lista Compradores por
Das calle en
Saldo de clientes.
Clientes
documento
cobros.
venta
entrega
en trnsito.
Informe De Gastos:
Mster de gastos.
Vencimientos de
Saldo de Proveedores
Transacciones de pago
Lista de proveedores.
pagos.
Reimpresiones:
Esta opcin permite reimprimir, recibos de caja, notas de crdito, notas de dbito, avisos
de cobro, factura, nota de entrega, presupuesto, operacin en trnsito, devolucin, pedido,
retenciones y nota de crdito por devolucin.
Informes De Impuestos:
Libro de Ventas
Libro de Compras.
Retenciones en TXT
Reporte de inventario valorizado.
Reporte de ARC.
Informes Adicionales:
Informes adicionales creados por el usuario.
Miscelneos:
Configurar:
Esta opcin permite configurar el sistema, desde los datos de las empresas
hasta la configuracin de los nombres de diferentes entidades (Clientes,
Proveedores, Impuestos, etc.), se inicializan los consecutivos de los cdigos
a usar para Depsitos, Grupos, Artculos, Clientes entre otros y se configura
el sistema de a cuerdo a las necesidades de la empresa.
Integracin Contable:
Esta opcin permite configurar la
integracin con el sistema de Contabilidad
de Premium-Soft.
Configurar Servidores FTP:
Esta opcin permite configurar los
servidores FTP.
Definicin De Usuarios:
Esta opcin permite crear usuarios, y dar accesos y
restricciones para uso del sistema a los usuarios.
Cambiar Clave de Usuarios:
Esta opcin permite realizar el cambio
de claves a los usuarios del sistema.
Calculadora: Calculadora de ayuda.
Agenda: Agenda personal.
Conversin / Actualizacin:
Permite trasladar los datos de una
versin DBF a MySQL.
Editor de Funciones:
Permite hacer edicin de funciones para
usuarios avanzados con conocimiento en
programacin.
Editor de Formatos:
Permite realizar cambios a los formatos preestablecidos de
Premium-Soft.
Definir Informes
Adicionales:
El Usuario define sus
propios formatos.
Definir Procesos Adicionales: El Usuario define sus propios procesos.
Actualizar la estructura de datos: Proceso que se realiza una vez que se hace una
actualizacin del sistema de una revisin a otra.
Visor de Sucesos:
Permite consultar los informes
de las averas ocurridas en el
sistema.
Consola Fiscal: Cuando se activa el uso de Equipos Fiscales, a travs de esta consola se
Consola de Punto de Venta (PINPAND).
Conf. Trminos (Costo de
Importacin):
Permite la configuracin de
trminos de los datos b-
sicos y gastos (exclusivo
para el proceso de Costo de
importacin), en el cual se le
indica las etiquetas y
descripcin que sern
reflejadas en la ventana de
Costo de Importacin
(Mdulo de Compra).
Facturacion
Archivos:
Al seleccionar el men se despliega una lista la cual contiene
un conjunto de opciones las cuales son:
Consola De Precios:
Esta opcin le permite consultar las existencias fsicas del inventario, al introducir un
cdigo el sistema muestra toda la informacin acerca del artculo, como el nombre,
marca, modelo, entre otros.
Tipos De Clientes:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Clientes:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Lista De Bancos:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Tarjetas De Dbitos:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Tarjetas De Crditos:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Tipo De Operacin:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Procesos:
Emisin De Facturas:
Esta opcin le permite generar facturas al Contado o Crdito, la misma est orientada al
registro de las operaciones de venta de artculos y servicios que preste su empresa, lo
primero a indicar es el cdigo del cliente, recuerde que dispone del botn de BUSCAR para
consultar la lista de clientes y seleccionarlo, luego muestra con posibilidad de modificar
para este documento los siguientes datos: Nombre del cliente, RIF, NIT y el nombre de un
representante de la empresa cliente, en forma automtica el sistema muestra el cdigo del
vendedor asignado a este cliente, si desea seleccionar otro solo deber borrar este cdigo
usando la tecla de DELETE y pulsando ENTER cuando el campo cdigo este en blanco, ser
mostrada la ventana de seleccin de vendedores.
Tambin le permite incluir el cdigo del depsito de donde sern tomadas las existencias
de los artculos a facturar, recuerde que usted dispone de siete precios por cada producto,
al momento de la definicin del cliente en el mdulo administrativo usted debi indicar el
tipo precio que se considerar para el cliente, ese tipo de precio es mostrado en el proceso
de facturacin por defecto, sin embargo usted podr cambiarlo si posee los privilegios de
usuario necesarios.
Esta ventana posee una serie de botones que son explicados a continuacin:
ADICIONAR:
Permite "cargar" artculos al documento de venta, para ello al pulsar este botn se
desplegar una ventana con varias opciones para el proceso, entre ellas la
posibilidad de indicar el cdigo del artculo a facturar, nombre, precio, descuento,
recargos y el impuesto. Con el Botn IMPORTAR permite traer artculos provenientes de
otros documentos, al finalizar la inclusin del artculo se habilita un botn denominado
PROCESAR el cual da entrada definitiva al artculo a la factura.
UTILIDAD:
El cual muestra una ventana con el detalle de la cantidad y tipos de artculos facturados,
en esta ventana se consideran los costos de compra de los artculos y las comisiones o
incentivos asignados al vendedor (es) involucrados en la factura pudiendo establecer los
mrgenes de utilidad aproximados (pues no estn incluidos los costos financieros ni
operativos) a nivel de monto y porcentual de la transaccin.
Puede invocar la calculadora y la presente ayuda con los botones identificados para ello,
el botn de REVISAR CUERPO permite dirigir la atencin operativa del programa hacia el
cuerpo de la factura una vez all usted podr desplazarse con las flechas entre cada
columna, pulsar ENTER y modificar o DEL para borrar una lnea.
TOTALIZAR:
Permite dar por terminada la factura, pu-
diendo otorgar dos descuentos adiciona-
les los cuales no afectan las comisiones
y un monto por recargo a la transaccin,
este ltimo no afecta el monto del im-
puesto, al finalizar puede indicar el monto
a cancelar, usted podr hacer abonos
parciales y generar saldo deudor al clien-
te, solo si al mismo le est permitido el
otorgamiento de crdito o si es aprobado
por medio del ingreso de una clave de un
supervisor del sistema.
En caso de indicar un monto a cancelar, el sistema luego de pulsar el Botn de PROCESAR
mostrar una ventana para el registro de la cancelacin o abono parcial a la factura,
usted podr cancelar la misma recibiendo el pago en Efectivo, Cheque, tarjeta de
crdito, tarjeta de dbito o combinacin de todos los tipos antes mencionados, deber
indicar un concepto del recibo y pulsar el la ventana de impresin del mismo, luego ser
desplegada la ventana de seleccin de la salida para la impresin de la factura, recuerde
que usted puede seleccionar en una
lista en la ventana de totalizacin el
formato de impresin a utilizar, este
documento puede ser reimpreso en
el mdulo de facturacin y
administrativo desde el men de
reporte con la opcin reimpresiones.
Pedidos en Venta:
Esta opcin permite generar pedidos de clientes. El modulo es muy similar al de Factura,
solo que este no solicita informacin del pago pues es slo un pedido. Desde la ventana
de totalizar pedido el sistema da la opcin de controlar por BACKORDER dicho pedido.
Se debe considerar lo siguiente:
Los pedidos en venta NO COMPROMENTEN EL INVENTARIO.
Desde una factura o nota de entrega se importa el pedido.
Operaciones en Transito:
Permite efectuar una factura y mantener en espera la misma, agregando artculos a medi-
da que se vaya necesitando. Ideal para Restaurantes, Pizzeras, entre otros. Tambin se
puede aplicar a Hoteles, Moteles. Con las etiquetas de Guardar y Cargar Operacin se
pueden tener varias transacciones abiertas al mismo tiempo. Con la etiqueta Ubicada en
la esquina superior derecha de esta ventana, se puede buscar una transaccin en espera
especfica. El proceso de introduccin de datos y artculos es similar a la Factura.
Nota de Entrega:
Una Nota de entrega es un documento que permite el despacho de uno o varios artculos
a un cliente sin generar un saldo deudor del cliente para con su empresa, es usual el
"hacer entregas" parciales de mercanca a los clientes durante un perodo y al final emitir
una factura que contenga los artculos despachados anteriormente, esto permite el
controlar los egresos de inventario y proporcionar un soporte fsico por escrito y controla
dichas "salidas de inventario". El proceso de introduccin de datos y artculos es similar a la
Factura.
Usted puede importar a una factura varias notas de entrega si lo desea , as como tambin
puede a una nota de entrega importar otros documentos, las notas de entrega no gene-
ran comisiones ni permiten pagos o abonos por parte del cliente, pero sobre una nota de
entrega si puede efectuar procesos de devoluciones parciales o totales, as como tambin
asociar seriales a artculos contenidos en las mismas, usted podr reimprimirlas desde la
opcin de "Reimpresiones" en el men Reporte de los mdulos administrativo y
facturacin.
Presupuesto (cotizacin):
Los presupuestos o
cotizaciones son documentos
donde se ofertan una serie de
artculos para someterlos a
consideracin de uno o varios
clientes, su comportamiento
desde el punto de vista operati-
vo para el usuario es idntico al
de la factura.
Un Presupuesto no tiene validez fiscal ni a nivel de cobranza, solo es una propuesta de
precios para esperar, de ser posible la aprobacin de los mismos por parte del cliente,
usted podr convertir un presupuesto en factura si desde la emisin de la factura "importa"
el presupuesto, cabe destacar que puede importar varios presupuesto a una factura sin
que necesariamente pertenezcan al mismo cliente a quien le es emitida la factura.
Avisos de Cobro:
Los avisos de cobro son una nueva modalidad que ofrece exclusivamente nuestro siste-
ma, su comportamiento desde el punto de vista operativo para el usuario es idntico al de
la factura.
Un aviso de cobro es un documento que permite relacionar artculos o servicios que lue-
go sern "cobrados" a un cliente, permitiendo el descargo de inventario, pero evitando la
generacin de la factura hasta la recepcin del primer pago total o parcial del cliente en
cuyo momento deber ser convertido por medio del proceso de importacin en una fac-
tura definitiva, en ese momento, se generarn los procesos administrativos que normal-
mente se ejecutan en la emisin de la factura, como lo son por ejemplo: la generacin de
comisiones, la relacin al libro de ventas, la notificacin a cuentas por cobrar, el sistema
implementa un consecutivo para cada aviso de cobro y permite la impresin del mismo en
un formato parecido al de una nota de entrega o presupuesto, es de mucha utilidad para
formalizar de alguna manera un compromiso de compra verbal entre un cliente y su empre-
sa mientras se espera la cancelacin o aprobacin del mismo.
Generacin De Documentos En Lotes:
Esta opcin permite generar documentos en lotes como son, aviso de cobro, factura,
presupuesto y nota de entrega.
Convertir Documentos en Lotes:
Permite convertir avisos de cobro en factura.
Intereses De Mora:
Esta opcin permite calcular y procesar los intereses de mora de uno o varios clientes.
Cuentas por Cobrar: Este proceso se explic en el Modulo Administracin.
Anulaciones:
Por medio de esta opcin usted podr anular (dejar sin efecto) los tipos de transaccin
vistos en la siguiente pantalla:
En forma operativa esta opcin le permite
seleccionar un cliente y el documento a anular
previa seleccin del tipo de documento, a fin
de permitir la verificacin son mostrados los
saldos involucrados en el documento, usted
podr indicar el motivo detallado de la anula-
cin, sin embargo el sistema escribe un con-
cepto predeterminado o sugerido el cual puede
utilizar en forma opcional, posteriormente pulse
el botn de PROCESAR para ejecutar la anulacin.
El sistema genera la impresin del comproban-
te para permitir por medios fsicos externos la
invalidacin (Sello de anulado).
Las Anulaciones y devoluciones fiscales:
Se generan por 2 vas en Premium-soft, teniendo en cuenta las siguientes
consideraciones:
Que el computador donde se registra la anulacin o devolucin debe
estar conectado a un impresor fiscal (al mismo en el cual se hizo la factura)
y configurado para ser operado desde Premium-soft.
Que al hacer una anulacin de una
Factura o devolucin, el programa activa
una casilla cerca del total de la anulacin o
devolucin que dice
"Generar DEVOLUCION en impresor fiscal?".
Las Devoluciones y las anulaciones
de facturas son los nicos procesos que
generan una nota de crdito (que es como
se llama) en las impresoras fiscales.
Borrar Presupuesto:
Por medio de esta accin usted podr borrar del sistema uno o varios presupuestos, para
ello dispone de 3 modalidades descritas a continuacin:
Por vencimiento:
Esta opcin le permite especificar la can-
tidad de das de vencido que debe tener
un presupuesto para poder ser eliminado,
al pulsar el botn de PROCESAR el sistema
evaluar todos los presupuestos emitidos y
aquellos que cumplan con la condicin de
vencimiento sern borrados.
Varios:
Permite especificar un rango desde hasta
para los nmeros de presupuesto, los que
estn comprendidos en dicho rango sern
eliminados al pulsar el botn de PROCESAR
Un presupuesto:
Usted debe indicar el nmero de presu-
puesto a borrar, recuerde que dispone del
botn de BUSCAR para consultar la lista de
presupuestos emitidos, luego deber pulsar
el botn de PROCESAR para eliminar el presu-
puesto.
Devoluciones:
La opcin de devolucin permite registrar el reingreso de artculos a un almacn o
depsito que fueron entregados a clientes usando documentos tipo factura o notas de
entrega. (En Impresora Fiscal, ver Anulaciones, Modulo Facturacin).
Lo primero que debe indicar es el cdigo del cliente al cual se le emiti el documento,
luego indicar el depsito donde ser almacenada la existencia de artculos que sern
devueltos, usted puede indicar si el sistema generar una nota de crdito por la
devolucin, esto ltimo depende si el documento afectado es una factura y si existen
pagos previamente registrados sobre la misma, tambin puede indicar si las comisiones
de los vendedores involucrados sern afectadas por la devolucin en cuyo caso sern
generadas en negativo.
Luego indique el nmero de documento a
afectar, usted decide si la devolucin ser
total o parcial, en caso de indicar que ser
total el sistema afecta todo el documen-
to, usted podr notar los artculos que se
afectan pues en el display son cambiados
los fondos de blanco a celeste, cuando la
devolucin es parcial deber pulsar ENTER
sobre la cada lnea de artculo a afectar, el
sistema mostrar una ventana con suficiente
informacin del mismo, as como el mximo
de artculos que usted podr devolver, esto
se indica pensando en evoluciones ante-
riores de un mismo artculo en un mismo
documento afectado, para finalizar indique el
concepto de la devolucin y pulse el botn
de PROCESAR el programa dar la posibilidad
de imprimir un comprobante de la devolucin
y una nota de crdito dependiendo de las
opciones respectivas antes explicadas.
Consulta de Facturas:
Permite auditar las facturas emitidas bajo los siguientes aspectos: Consulta bsica: Mues-
tra factura por factura y el detalle de la misma; o Consulta por status del Despacho:
permite ver las facturas de las cuales est pendiente por entregar la mercanca, para modi-
ficar el status de la factura se debe posicionar sobre la factura a cambiar, posicionarse en
la columna mercanca y pulsar la barra espaciadora.
Consulta por campos Adicionales:
A travs de esta opcin se pueden consultar los documentos que tengan campos
adicionales. Recordemos que estos campos se abren en la configuracin de la
empresa y se solicitan al momento de realizar una operacin por ejemplo: Factura,
Notas de Entrega, entre otros.
Modificar documentos:
Esta opcin permite realizar modificacio-
nes a documentos tanto de ventas, cobro
y compras.
Cortes Zeta:
Permite el registro manual de cortes zeta
impreso por la impresora fiscal y alimentar
el libro de venta, dichos registros pueden
ser comparados con la facturacin.
Guas de remisin:
Esta opcin permite el registro que sustenta
el traslado de la mercanca seleccionando un
documento referencial, sea una factura o nota
de entrega, seguido a esto se procede a llenar
la informacin requerida, mostrada en la
siguiente ventana.
Ordenes de despacho:
Permite generar una nota de
servicio, los campos a
consignar: cliente, ruta, placa,
color, ao, entre otros.
Informe:
Mster de Ventas.
Reimpresines.
Transacciones De Caja.
Lista de BackOrder.
En esta opcin de men se despliegan todos los reportes que
por defecto trae el sistema en el mdulo de Facturacin y
Ventas. Estos son:
Backorder resumido
Lista de Guas de Remisin
Lista de Ordenes de servicio
Reportes Adicionales.
Miscelneos:
Calculadora:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Agenda:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Compras
En este mdulo se maneja toda la informacin de la empresa referente a las compras y gastos de la misma.
Archivos:
Grupo y Sub Grupos:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Artculos De Inventario:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Deposito o Almacenes:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Proveedores:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Consulta de Precios:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Asoc. Proveedores a
Artculos:
Por medio de esta
opcin se asigna a cada
artculo su proveedor.
En este mdulo se crean:
Procesos:
Planificacin de cobranza:
Esta opcin permite planificar el pago por proveedor de
acuerdo a la fecha del documento o los das de vencimiento,
e imprimir un reporte que se pasara a Administracin para
Procesar el pago.
Facturas por Compra:
Esta opcin permite el registro de facturas de proveedores
que afectan el inventario. Esta opcin est orientada al
registro de las operaciones de compra de artculos, lo
primero a indicar es el cdigo del proveedor.
Seguidamente podr incluir la fecha de emisin de la factura, el
nmero de orden de compra, el cdigo del depsito a donde
sern introducidas las existencias de los artculos a comprar
Con el botn ADICIONAR: Permite "Adicionar" artculos al docu-
mento de compra, para ello al pulsar este botn se desplegar
una ventana con varias opciones para el proceso, entre ellas la
posibilidad de indicar el cdigo del artculo a compra, nombre,
costo, descuento, recargos y una opcin para IMPORTAR artcu-
los provenientes de otros documentos, al finalizar la inclusin
del artculo se habilita un botn denominado PROCESAR el cual
da entrada definitiva al artculo a la factura de compra. Para
finalizar pulsar al botn de TOTALIZAR.
Costo de Importacin:
Para poder trabajar con este proceso necesitamos una fac-
tura por compra cargada en el Mdulo de Compras (Pro-
ceso explicado ms adelante). Seguido a esto, se registran
las facturas de los proveedores que componen la Plantilla
de Declaracin, los artculos contenidos en las facturas
sern desglosados en la ventana. Para Grabar el Proceso
de importacin se debe indicar los datos de la Declaracin,
transporte y ubicacin de carga, gastos y costos
involucrados.
Devoluciones En Compra:
La opcin de devolucin permite registrar el retiro de artculos
a un almacn o depsito que fueron comprados al proveedor
a travs de un documento tipo factura o nota de entrega
Lo primero que debe indicar es el cdigo del proveedor al cual emi-
ti el documento. Usted decide si la devolucin ser total o parcial,
en caso de indicar que ser total el sistema afecta todo el docu-
mento. Usted podr notar los artculos que se afectan pues en el
display son cambiados los fondos de blanco a celeste, cuando la
devolucin es parcial deber pulsar ENTER sobre cada lnea de art-
culo a afectar, pulse el botn de PROCESAR el programa dar la posi-
bilidad de imprimir un comprobante de la devolucin y una nota de
crdito dependiendo de las opciones respectivas antes explicadas.
Usted puede indicar si el sistema genera una nota de crdito por la
devolucin.
Consultar Compras:
La opcin permite visualizar una compra especfica. Primero se debe selecciona el Proveedor a consultar, posteriormente se
selecciona el documento o factura a consulta. Con el botn de Visualizar se podr ver la factura detallada a consultar.
rdenes de Compra:
Esta opcin est orientada al registro de las rdenes de
compra de artculos, lo primero a indicar es el cdigo del pro-
veedor. Seguidamente podr incluir la fecha de emisin de la
orden, el nmero de orden de compra se genera automtica-
mente, el nmero de la cotizacin, entre otros.
Con el botn ADICIONAR: Permite "cargar" artculos al docu-
mento de compra, para ello al pulsar este botn se desple-
gar una ventana con varias opciones para el proceso, entre
ellas la posibilidad de indicar el cdigo del artculo a comprar,
nombre, costo, descuento y una opcin para IMPORTAR artcu-
los provenientes de otros documentos, al finalizar la inclusin
del artculo se habilita un botn denominado PROCESAR el cual
da entrada definitiva al artculo a la Orden de compra. Para
finalizar pulsar el botn de Totalizar.
Requisiciones:
Esta opcin est orientada al registro de la solicitud de coti-
zaciones por parte de los proveedores. Al indicar el provee-
dor, se debe llenar la solicitud a travs del botn Adicionar.
Este permite introducir artculo por artculo o importar los
artculos de la factura, orden de compra o requisicin previa.
Para finalizar se debe totalizar el documento.
Consulta de seriales:
Este proceso es muy til para las empresas que manejan
seriales y necesitan llevar un control de los mismos. Al bus-
car un serial el sistema muestra los movimientos del serial
mostrando si es una compra o venta, el nmero del docu-
mento, el titular y la fecha de la operacin.
Hoja Anexa de seriales:
Este proceso permite imprimir una hoja anexa con
los artculos. Se debe seleccionar el nmero del
documento del cual se quiere imprimir este reporte,
esta informacin puede filtrarse seleccionando solo
los artculos que usan seriales o todos los artculos.
Entrada y salida de Inventario:
Se explic en el modulo de Administracin.
Traslado de Inventario:
Carga o descarga inventarios en los diferentes depsitos. Esta op-
cin permite trasladar de un deposito a otro, segn el criterio del
usuario, la informacin solicitada es la siguiente; Responsable: se
trata de la persona que autoriza la operacin de manejo de existen-
cia, Concepto: es un campo que le permitir indicar el motivo o jus-
tificacin del movimiento que est registrando, para ubicar el artculo
puede utilizar el boto de BUSCAR. Posteriormente se le debe especi-
ficar al sistema el nmero del almacn del que saldr el artculo y el
nmero del almacn a dnde va el mismo, por ltimo se debe es-
pecificar la cantidad de artculos a trasladar. Pulsar el botn procesar
para proceder a incluir un nuevo artculo. Para finalizar se debe pulsar
el botn de Totalizar.
Produccin Bsica:
Esta opcin permite generar la solicitud de produccin
bsica de un artculo integrado. Deben existir los cdigos
de los artculos integrados para que esta opcin funcione.
Selecciona el cdigo del artculo que se va a producir, luego
indique los depsitos que va afectar.
Recalculo de Existencias:
Esta opcin permite recalcular la existencia de los productos.
Para ejecutar este proceso no debe haber ninguna estacin
trabajando en el sistema. El procesar artculo por artculo,
pasando por los diferentes procesos que involucran los
movimientos de los artculos.
Ajustes de Inventario:
Este proceso se explic en el mdulo de Administracin.
Repreciar Inventario:
Este proceso e explic en el mdulo de Administracin.
Importar Costos en DBF:
Esta opcin permite importar la lista de precios desde un
archivo en DBF.
Opciones Adicionales de Inventario:
Conversin de existencias:
Relacin de Nota Trans
Relacin de Cargo y descargos
Actualizacin de precios
Asignacin de Ubicaciones
Conteo fsico de inventario
Lista de diferencias
Calculo de Rotacin en Ventas
Lista de compras (Pedido Sugerido)
Artculos sin vender
Informe:
En esta opcin de men se despliegan todos los reportes que
por defecto trae el sistema en el mdulo de Compras y
Gastos. Estos son:
Listas de Proveedores.
Mster de Gastos.
Vencimientos por Pagar.
Transacciones de pagos.
Saldos por Pagar.
Informes de Inventario:
Listas de precios.
Listas de Grupos y Subgrupos.
Existencias agrupadas.
Inventario Fsico.
Grupos por tallas y colores.
Kardex de un Artculo.
Lista de reposicin.
Reposicin de Stock calculado.
Ventas de un Artculo.
Ventas por Grupo.
Anlisis de ventas por grupo.
Artculos no Vendidos.
Compras por Grupo.
Compras de un Artculo.
Artculos Presupuestados.
Artculos devueltos en ventas.
Artculos devueltos en compras.
Movimiento de existencia.
Anlisis de existencia (turn ver).
Anlisis de disparidad.
Valorizacin de inventario.
Precios por grupo, sub grupo y color.
Vencimiento por fecha y lote.
Reimpresin de documentos de compra: De un documento por Compra o por
Orden de Compra.
Reimpresiones Varias: Gastos, Notas de Crdito y Debito, Retenciones,
Devoluciones, entre otros.
Cdigos de Barra.
Reportes Adicionales.
Procesos Adicionales.
Miscelneos:
Calculadora:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Agenda:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Banco
Clasificacin de Cuentas:
Es la clasificacin que tiene la empresa de sus transacciones
bancarias. Se introduce un cdigo, y la descripcin de la
cuenta. Se debe especificar si el tipo es un Ingreso o Egreso.
Cuentas Bancarias:
La opcin de cuentas bancarias le permite incluir todas
las entidades bancarias donde su empresa o usted posea
algn tipo de cuenta permitiendo especificar informacin
como la siguiente:
Datos del Banco:
Cdigo, Nombre del Banco, Nombre del titular de la cuenta
es decir a nombre de quien est registrada la cuenta
bancaria, Direccin del banco, persona contacto: se refiere
al nombre de alguna persona conocida por usted en el
banco, Telfonos, Website y e-mail.
Archivos:
Datos de la Cuenta:
Nmero de cuenta bancaria, fecha de apertura de la
Cuenta, tipo de cuenta, Correlativos y Diferimientos, la
moneda en la cual esta expresada la cuenta si es nacio-
nal o extranjera, y un campo denominado Impuesto que
permite especificar un porcentaje que se aplique como
impuesto al dbito bancario, en caso de no requerirlo
o aplicarlo solo debe colocarlo en 0 (cero). A travs del
moviendo entre las etiquetas se puede codificar toda la
informacin necesaria para la cuenta Bancaria.
Proveedores / Beneficiarios:
(Se explic en el modulo administrativo).
Procesos:
Operaciones Bancarias:
Por medio de esta opcin usted realizar las distintas operaciones bancarias sobre cada cuenta, tales como Cheques,
depsitos, retiros, Notas de crdito y Notas de dbito as como la modificacin y ajustes sobre los movimientos antes
planteados, para tal fin usted deber indicar el cdigo del banco con el cual va a trabajar as como el mes en cuestin,
luego seleccione la operacin a efectuar segn lo indica cada botn, dispone tambin del botones de recalcular este
permite actualizar los ingresos como los egresos.
Conciliaciones:
Este proceso permite realizar la concilia-
cin de las diferentes entidades bancarias
con que trabaja la empresa, esta conciliacin
se realizar por banco y por mes. Primero
debe seleccionar el banco al que va a rea-
lizar la conciliacin, posteriormente el mes
y por ultimo indicar monto indicado el esta-
do de cuenta bancario. Para visualizar las
transacciones del banco pulsar el Botn de
Procesar y el traer toda la informacin.
A travs de los botones de Marcar o
Desmarcar, usted podr seleccionar todas las
transacciones o desmarcarlas todas. Se ten-
drn que ir seleccionando las transacciones
que estn en el estado de cuenta.
El botn de Guardar se utiliza cuando el
proceso debe ser suspendido temporalmen-
te, permitiendo entrar posteriormente sin per-
der el trabajo antes realizado.
Al botn de Ajuste es para
realizar ajustes al momento
de realizar la conciliacin que
no se hayan realizado en el
poseso de transacciones
bancaria.
Al finalizar la conciliacin
se debe pulsar el botn de
procesar, la que permite
visualizar una nueva panta-
lla donde se ve el resultado
de la conciliacin. Si esta
conforme se debe pulsar
procesar, si no lo est pulsar
salir lo que permite volver a la
pgina anterior y seguir con
la conciliacin.
Consultar Conciliacin:
Permite consultar las conciliaciones anteriores, al seleccionar la indicada esta se puede imprimir. Con los botones de Flechas
se puede ir visualizando todas las conciliaciones. Con el botn X, se puede eliminar una conciliacin realizada con
anterioridad, posteriormente debe volver a realizarla.
Pago A Proveedores:
Este proceso se explic en el mdulo
administracin.
Pago De Comisiones:
Este proceso se explico en el mdulo
administracin.
Anlisis de disponibilidad:
Por medio de este proceso se reflejan los saldos bancarios
describiendo el banco con sus ingresos, egresos y saldo
tanto de las cuentas nacionales y extranjeras.
Procesos Adicionales:
Este proceso se explic en el mdulo administracin.
Informe:
En esta opcin de men se despliegan todos los reportes que por defecto trae el sistema
en el Modulo de Bancos.
Movimiento Bancario.
Movimiento por Cta. Clasificadora.
Impresin de Cheques.
Saldos Resumidos.
Anlisis de Disponibilidad.
Reportes Adicionales.
Procesos Adicionales.
Miscelneos:
Calculadora:
(Se explic en el Modulo
Administracin)
Agenda:
(Se explic en el Modulo
Administracin)