1

GUIA METODOLGICA

SISTEMA

PLANIFICACIN/ CONTROL DE GESTION

AO 2009

2

INTRODUCCIN


Dentro del rea Planificacin / Control / Gestin Territorial Integrada se encuentra
el Sistema Planificacin / Control de Gestin, para el cual se ha definido el
objetivo, meta y etapas de desarrollo aplicables a todos los Servicios Pblicos.

Recuadro N 1: Objeti vo y Meta del Sistema


Objetivo del Sistema

Disear e implementar procesos de planificacin y sistemas de informacin para la
gestin que permitan a la Institucin disponer de la informacin necesaria para apoyar la
toma de decisiones respecto de los procesos y resultados de la provisin de sus
productos, y rendir cuentas de su gestin institucional.

Meta

Procesos de planificacin y sistemas de informacin para la gestin que permitan a la
Institucin disponer de la informacin necesaria para apoyar la toma de decisiones
respecto de los procesos y resultados de la provisin de sus productos, y rendir cuentas
de su gestin institucional.


El sistema se desarrolla en 6 etapas acumulativas, consistiendo la primera de ellas
en el establecimiento de las definiciones estratgicas de la institucin, esto es:
misin, objetivos estratgicos, productos estratgicos (bienes y/o servicios) y
clientes / usuarios / beneficiarios.

La segunda etapa corresponde el diseo de un Sistema de Informacin para la
Gestin (SIG), el cual considera la definicin de centros de responsabilidad
responsables de los productos (estratgicos e internos) y la identificacin de los
indicadores de desempeo relevantes para medir el logro en la entrega de los
productos estratgicos y en los procesos de soporte.

La tercera etapa consiste en poner en funcionamiento el SIG diseado, es decir, el
comienzo de las mediciones de los indicadores de desempeo y en la cuarta
etapa el Servicio realiza los ajustes necesarios para el pleno funcionamiento del
SIG.

En la quinta etapa el Servicio presenta en la formulacin de la Ley de
Presupuestos sus definiciones estratgicas e indicadores de desempeo con sus
respectivas metas.

Finalmente, en la sexta etapa el servicio evala el resultado de los indicadores
comprometidos y se presenta el grado de cumplimiento de las metas
comprometidas, fundamentando sus resultados y estableciendo compromisos en
3

los casos de los indicadores no cumplidos y/o sobre cumplidos y efectuando
seguimiento de ellos.

El desarrollo e implementacin por parte de los Servicios de las etapas definidas
para este sistema puede verse condicionado por las caractersticas del Sector
Pblico que eventualmente pudieran presentar algn grado de dificultad para su
implementacin.

Un primer factor tiene relacin con la amplitud y ambigedad en la definicin de
los objetivos de los Servicios, debido en muchos casos a la larga data de las
instituciones y/o a la lgica del proceso poltico, derivando en una alta
heterogeneidad de productos y beneficiarios asociados.

Asimismo, la vinculacin compleja entre productos y resultados, estos ltimos en
muchos casos diversos, con dimensiones cualitativas difciles de objetivar, con
efectos no siempre observables en periodos compatibles con los tiempos que
imponen los procesos administrativos o las agendas polticas, y en otros casos
con efectos finales no completamente controlables producto de variables externas.

Por otra parte, la ausencia de una relacin transaccional con el beneficiario,
debido a que muchos de los productos estratgicos (bienes y/o servicios) se
proveen gratuitamente o con significativos subsidios que impiden una adecuada
expresin de su valoracin por parte de los clientes / usuarios / beneficiarios, lo
que tambin dificulta disponer de un indicador de resultado de la gestin a nivel
agregado. Esto es la anttesis de lo que ocurre en el Sector Privado, donde las
ventas son un indicador claro de aceptacin por parte de los clientes y el balance
un indicador agregado de resultados.

Los problemas sealados se traducen en serias dificultades para los tomadores de
decisiones de asignacin de los recursos pblicos, especialmente cuando se
enfrenta un escenario de crecientes exigencias de disciplina fiscal y de
responsabilidad por la calidad del gasto frente a la ciudadana.

Por lo anterior es que como parte del SIG los Servicios deben alimentar con
informacin del desempeo de su gestin, el proceso de formulacin
presupuestaria. Esto a partir del subconjunto de indicadores diseados en el SIG y
que se presentan anualmente en el proceso de formulacin presupuestaria.










4

ETAPA 1

Cuales son los requisitos tcnicos que se deben cumplir para validar la
etapa 1 del sistema Planificacin / Control de Gestin?

Recuadro N 2: Requisitos y Medios de Verificacin etapa 1


Requisitos

El Servicio establece las definiciones estratgicas

Medios de Verificacin

Informe del J efe de Servicio con las definiciones estratgicas



Cul es el contenido mnimo del Informe de la etapa 1?

La informacin de las definiciones estratgicas se enmarca en las orientaciones
gubernamentales y ministeriales (Figura 1). La informacin corresponde a la
misin, objetivos estratgicos, productos estratgicos (bienes y/o servicios) y
clientes / usuarios / beneficiarios. Su incorporacin tiene por objeto apoyar los
procesos de planificacin y control de las instituciones y, a partir de esto, orientar
la gestin institucional hacia los resultados y contribuir a la discusin del
presupuesto de cada institucin con orientacin a los resultados.

Misin

Es una declaracin que define el propsito o la razn de ser de un Servicio y
permite orientar las acciones que realicen los funcionarios hacia el logro de un
resultado esperado. Por esta razn, la misin debe ser comprehensiva en cuanto
a identificar claramente los productos relevantes y los clientes / usuarios /
beneficiarios a los cuales se orientan dichas acciones.

La Misin institucional definida debe responder tres preguntas claves: qu hace
el Servicio, cul es su razn de ser?, cmo lo hace, a travs de qu
mecanismos? Y para quin dirige su quehacer?








5

Figura 1



























Objeti vos Estratgicos

En el contexto de la administracin pblica, los objetivos estratgicos son la
expresin de los logros que se espera que los Ministerios y sus Servicios alcancen
en el mediano plazo.

Los objetivos estratgicos deben cumplir los siguientes requisitos:

Ser consistentes con la misin del Servicio, ya sea por su impacto al interior
de la organizacin (reestructuracin, mejora en los procesos productivos,
etc.) o por su impacto hacia sus clientes / usuarios / beneficiarios (mayor
cobertura, calidad y/u oportunidad del servicio, entre otros).
Ser especificados en resultados o impactos deseados, susceptibles de
revisar y evaluar, sealando los medios para alcanzarlos.
Ser traducidos en tareas asignables a personas o equipos.
Ser factibles de realizar en plazos determinados y con los recursos
disponibles.
Ser posibles de traducir en objetivos especficos.
6

Recuadro N 3: Objeti vos Estratgicos


Consistencia del SIG

Todos los objetivos estratgicos deben estar asociados al menos a un producto
estratgico, de esta forma se est sealando, el(los) producto(s) estratgico(s) que
contribuye(n) al logro del objetivo.



Productos Estratgicos

Se han definido tres niveles de desagregacin para los bienes y/o servicios:
Productos Estratgicos, Subproductos y Productos Especficos.

Productos Estratgicos. Corresponden a una definicin agregada de los bienes y/o
servicios que la institucin ofrece como respuesta a las necesidades de sus
clientes / usuarios / beneficiarios. Los productos estratgicos se generan bajo la
responsabilidad de la institucin, ya sea por produccin directa o por
subcontratacin. La definicin de los productos estratgicos cubre todo el
quehacer relevante de la institucin.

Los Subproductos se refieren a aquellos bienes y/o servicios que son parte del
producto estratgico y que se desea relevar en las definiciones estratgicas por
los recursos que involucra, por el impacto en los beneficiarios, porque involucra
procesos importantes, etc.

Los Productos Especficos se refieren a aquellos bienes y/o servicios que son
parte de un subproducto y que se desea relevar en las definiciones estratgicas
por las mismas razones sealadas anteriormente.

Ya sea a nivel de productos estratgicos, subproductos y/o productos especficos,
el Servicio debe, despus de un proceso de diagnstico, establecer si corresponde
o no la aplicacin de enfoque de gnero en su provisin a los clientes / usuarios /
beneficiarios.

Clientes / usuarios / beneficiarios

La institucin debe identificar para cada uno de los productos estratgicos que se
generan bajo su responsabilidad, los clientes / usuarios / beneficiarios que los
reciben o utilizan.





7

Recuadro N 4: Productos Estratgicos


Consistencia del SIG

Todos los productos estratgicos deben estar asociados al menos a un cliente / usuario /
beneficiario, de esta forma se est identificando a quin est dirigido el producto
estratgico.

Si un producto estratgico no tiene asociado un cliente / usuario / beneficiario, entonces
podra no ser un producto estratgico o la definicin de cliente / usuario / beneficiario es
muy general o no es clara. La pregunta que se debe responder es para qu se est
entregando dicho producto.

La definicin de los productos estratgicos debe cubrir todo el quehacer relevante de la
institucin.

Se entiende por quehacer relevante aquel que el Servicio informa en la misin y en sus
objetivos estratgicos.



Las definiciones estratgicas son una herramienta que entrega informacin sobre
los ejes orientadores del quehacer de una organizacin y se obtienen a partir de
un proceso de Planificacin Estratgica o de un proceso ms simple de
diagnstico, anlisis, reflexin y toma de decisiones colectivas en torno al
quehacer actual.





















8

ETAPA 2

Cules son los requisitos tcnicos que se deben cumplir para validar la
etapa 2?

Recuadro N 5: Requisitos y Medios de Verificacin de la etapa 2.


Requisitos

Definicin de Centros de Responsabilidad.
Para cada centro, el Servicio presenta los productos estratgicos y/o productos de gestin
interna de los que es responsable, el objetivo general, el ejecutivo responsable y los
indicadores de desempeo diseados, los cuales cubren las cuatro dimensiones del
desempeo (eficacia, eficiencia, calidad y economa).

Para cada producto estratgico, se tiene que:
Estn asociados a algn centro de responsabilidad, se disean indicadores de
desempeo para todos ellos en los tres mbitos de control (proceso, producto y resultado)
y se presenta la cuantificacin de los clientes / usuarios / beneficiarios que tiene
asociados.
Los indicadores deben medir aspectos relevantes del producto estratgico. Por esta
razn, se debe justificar aquellos productos para los que no se ha diseado indicadores
en el mbito de producto o resultado.

Para cada indicador, se tiene que:
Presentar el nombre, producto estratgico y/o producto de gestin interna al que se
vincula, frmula de clculo, dimensin, mbito de control y medio de verificacin

El SIG diseado cumple con:
Los centros de responsabilidad cubren la totalidad de la gestin institucional. Se disean
indicadores que cubren las cuatro dimensiones, los tres mbitos de control y todas las
reas de gestin incorporadas en el Programa de Mejoramiento de la Gestin (PMG).

Se sealan los mecanismos de recoleccin y sistematizacin de la informacin.

Medios de Verificacin

Informe del J efe de Servicio conteniendo el desarrollo de las etapas 1 y 2.



Cul es el contenido mnimo del Informe de la etapa 2?

Diseo de Centros de Responsabilidad

El diseo comprende la definicin de Centros de Responsabilidad, cada uno de los
cuales debe contar con indicadores de desempeo.

9

Para esto, el Servicio debe describir las funciones principales de las que es
responsable cada centro (objetivo general del centro). Posteriormente, con las
funciones ya definidas se deben identificar los productos estratgicos y/o
productos de gestin interna de los que es responsable. En el caso que un
producto estratgico sea responsabilidad de uno o ms centros, ste debe estar
asociado a aquel que sea responsable de la proporcin ms relevante del
producto estratgico. En caso que lo anterior no sea posible, se debe identificar y
asociar para uno de los centros de responsabilidad, el o los subproductos del
producto estratgico de los que es responsable cada uno y definir en el objetivo
general del centro, la parte del producto estratgico del que es responsable.

Los productos de gestin interna corresponden a una definicin agregada de los
bienes y/o servicios que la institucin ofrece como apoyo o soporte a la
elaboracin de los productos estratgicos. Los clientes de los productos de gestin
interna son los clientes internos de la institucin.

Ejemplos de productos de gestin interna:

- Elaboracin del proyecto de presupuesto anual
- Elaboracin de informes jurdicos
- Capacitacin de funcionarios


Recuadro N 6: Centros de Responsabilidad


Consistencia del SIG

El objetivo del SIG es proporcionar informacin de la gestin del Servicio a travs de la
medicin de indicadores de desempeo en cada uno de los centros de responsabilidad.
Por este motivo, todos los productos estratgicos definidos en la etapa 1 deben estar
contenidos en los centros de responsabilidad definidos.

Adems, se deben identificar centros de responsabilidad para los productos de gestin
interna y puede ocurrir que existan centros de responsabilidad mixtos, es decir,
responsables de la provisin tanto de productos estratgicos como de productos de
gestin interna.



El conjunto de los centros de responsabilidad debe tener indicadores diseados en
las dimensiones de eficacia, eficiencia, calidad y economa.

Por otra parte, con la nica excepcin de los centros de responsabilidad asociados
a productos de gestin interna, los centros deben adems tener indicadores en los
mbitos de control de proceso, producto y resultado.

10

Es necesario destacar que los indicadores asociados a productos de gestin
interna, siempre corresponden al mbito de proceso.

Indicadores de Desempeo

Los indicadores de desempeo son una herramienta que entrega informacin
cuantitativa respecto del logro o resultado en la entrega de los bienes o servicios
generados por la institucin, pudiendo cubrir aspectos cuantitativos o cualitativos
de este logro. Es una expresin que establece una relacin entre dos o ms
variables, la que comparada con periodos anteriores, productos similares o una
meta o compromiso, permite evaluar el desempeo de la institucin.

Los indicadores deben cubrir los aspectos ms significativos de la gestin,
privilegiando los principales objetivos de la organizacin, pero su nmero no
puede exceder la capacidad de anlisis de quienes van a utilizar su informacin.


Dimensiones del desempeo
Las dimensiones o focos de la gestin de una institucin que son factibles y
relevantes de medir a travs de un indicador son su eficacia, eficiencia, calidad y
economa. A continuacin se describen cada uno de estos conceptos:

a) Eficacia. Se refiere al grado de cumplimiento de los objetivos planteados, es
decir, en qu medida el rea o la institucin como un todo est cumpliendo con
sus objetivos, sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello.

Ejemplo: Porcentaje de subsidios asignados en relacin a los comprometidos.

Es posible obtener medidas de eficacia, en tanto exista la claridad respecto de los
objetivos de la institucin. As, Servicios que producen un conjunto definido de
prestaciones orientadas a una poblacin acotada, pueden generar medidas de
eficacia tales como cobertura de los programas, focalizacin, etc.

Ejemplos:

- Porcentaje de alumno(a)s atendidos en el Programa Salud Bucal con
respecto al total de alumno(a)s del sistema escolar (J unta Nacional de
Auxilio Escolar y Becas)
- Cobertura de vacunacin anti-influenza de la poblacin de adultos
mayores de 65 aos (Subsecretara de Salud Pblica)
b) Eficiencia. Describe la relacin entre dos magnitudes: la produccin fsica de un
producto y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de
producto. En otros trminos, se refiere a la ejecucin de las acciones, beneficios o
prestaciones del Servicio utilizando el mnimo de recursos posibles.

En el mbito de los Servicios Pblicos existen muchas aproximaciones a este
concepto. En general, se pueden obtener mediciones de productividad fsica
11

relacionando el nivel de actividad, expresado como nmero o cantidad de
acciones, beneficios o prestaciones otorgadas, con el nivel de recursos utilizados
(gasto en bienes y servicios, dotacin de personal, etc.)

Otro tipo de indicadores de eficiencia es el que relaciona volmenes de bienes y
servicios o recursos involucrados en su produccin, con los gastos administrativos
incurridos por la institucin.

Ejemplos:

- Promedio de fiscalizaciones a entidades aseguradoras por fiscalizador
(Superintendencia de Salud)
- Porcentaje de gasto en administracin en relacin a la inversin total
(Direccin de Arquitectura)

c) Economa. Este concepto se relaciona con la capacidad de una institucin para
generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos de su misin.

En el marco de la misin institucional, la administracin de recursos exige siempre
el mximo de disciplina y cuidado en el manejo de la caja, del presupuesto, de la
preservacin del patrimonio y de la capacidad de generar ingresos.

Algunos indicadores de economa de una institucin pueden ser su capacidad de
autofinanciamiento, la capacidad de ejecutar su presupuesto o su nivel de
recuperacin de prstamos, entre otros.

Ejemplos:

- Relacin de apalancamiento de los Beneficiarios del Programa de
Investigacin Pre-competitiva y de Bienes Pblicos para la Innovacin
(Comit Innova Chile)
- Porcentaje de ingresos propios generados respecto a los ingresos
totales (Comisin Chilena de Energa Nuclear)

d) Calidad. La calidad del servicio es una dimensin especfica del concepto de
eficacia que se refiere a la capacidad de la institucin para responder en forma
rpida y directa a las necesidades de sus clientes, usuarios o beneficiarios. Son
elementos de la calidad factores tales como: oportunidad accesibilidad, precisin y
continuidad en la entrega del servicio, comodidad y cortesa en la atencin.

Un modo directo de medir estos conceptos es a travs de encuestas peridicas a
los usuarios. Una manera indirecta de conocer su grado de satisfaccin con el
producto es el resultado de procesar la informacin recibida a travs de libros o
buzones de reclamos y otros instrumentos.

Algunas relaciones que reflejan este concepto son: nmero de reclamos sobre el
total de casos atendidos, tiempo de tramitacin de beneficios, tiempo de espera en
12

las oficinas de atencin de pblico o tiempo de respuesta ante cartas presentadas
por los usuarios.

Ejemplos:

- Tiempo promedio de respuesta de Servicios de Extincin de Incendios
sobre mximo tiempo permitido por Norma de la Organizacin de
Aviacin Civil Internacional (Direccin General de Aeronutica Civil)
- Tiempo promedio de espera para la atencin de los usuarios en las
oficinas de atencin de pblico (Servicio Nacional del Consumidor)


mbitos de Control
Los indicadores de desempeo pueden utilizarse para obtener informacin de los
diferentes mbitos necesarios de controlar en la implementacin de polticas y
programas pblicos. Estos se describen a continuacin:

a) Procesos. Se refieren a las actividades vinculadas con la ejecucin o forma en
que el trabajo es realizado para producir los productos, incluyen actividades o
prcticas de trabajo tales como procedimientos de compras, procesos
tecnolgicos y de administracin financiera. Los indicadores de proceso ayudan en
la evaluacin del desempeo en reas donde los productos o resultados son
difciles de medir.

Ejemplo: Porcentaje de avance de Proyectos de inversin identificados.

b) Productos. Se refieren a los bienes y/o servicios productivos entregados y
corresponden a un primer resultado de la accin de un programa o accin pblica.
En este marco, la calidad de los bienes y servicios entregados por el programa
tambin se considera una medicin a nivel de producto.

Ejemplo: cobertura y focalizacin lograda con los productos estratgicos
entregados.

c) Resultados intermedios. Se refiere a los cambios en el comportamiento, estado,
actitud o certificacin de los beneficiarios una vez que han recibido los bienes o
servicios de un programa o accin pblica. Su importancia radica en que se
espera que conduzcan a los resultados finales y, en consecuencia, constituyen
una aproximacin a estos.

Ejemplo: Tasa de retencin de alumnos de Educacin Superior del programa de
Becas Nuevo Milenio (Subsecretara de Educacin)

d) Resultados finales o impacto. Son resultados a nivel del fin de los bienes o
servicios entregados e implican un mejoramiento en las condiciones de la
poblacin objetivo atribuible exclusivamente a stos. En algunas oportunidades es
difcil realizar estas mediciones, principalmente, por la dificultad de aislar los
13

efectos de otras variables externas y/o porque muchos de estos efectos son de
largo plazo.

Ejemplo: Porcentaje de personas con discapacidad que establecen contrato de
trabajo indefinido en el ao t a travs del Programa Trabajo Decente para
Personas con Discapacidad (Fondo Nacional de Discapacidad)

Tanto los resultados intermedios como finales deben medirse desde la perspectiva
del usuario y no desde la perspectiva de la institucin.

Por ejemplo, si a travs de un programa se generan proyectos que permiten dotar
de riego a terrenos agrcolas que actualmente no cuentan con este elemento, la
medicin del resultado no debe efectuarse teniendo como foco, por ejemplo, las
nuevas hectreas de terrenos agrcolas a las que se les proporciona riego, sino
que debe centrarse en los agricultores que teniendo terrenos sin riego, acceden a
l a travs de estos proyectos.


Diseo de Indicadores
La presentacin de los indicadores y sus metas anuales se efecta identificando
para cada indicador, el producto estratgico o de gestin interna con el que se
vincula, el nombre del indicador, la frmula de clculo, la dimensin del
desempeo y el mbito de control, valores efectivos en aos recin pasados y los
medios de verificacin (Figura 2)

Figura 2

MINISTERIO
SERVICIO
PROGRAMA
PARTIDA
CAPTULO
PROGRAMA
Producto
estratgico al
que se
vincula
Indicador de
desempeo
Frmula de
clculo
Valores Efectivos Meta
Medios de
Verificacin Ao t-2 Ao t-1 Ao t Ao t+1
Dimensin /
mbito



Dimensin /
mbito



Dimensin /
mbito



Dimensin /
mbito




La primera informacin permite analizar la consistencia con las definiciones
estratgicas de las instituciones, por lo tanto, el nombre del producto estratgico
14

debe corresponder exactamente a la nominacin dada en las definiciones
estratgicas.

El nombre del indicador de desempeo debe describir la forma de medicin del
indicador y lo que mide, de manera que no sea necesario ver la frmula para
entender lo que se est midiendo.

La frmula de clculo del indicador es la expresin matemtica que permite
cuantificar el nivel o magnitud que alcanza el indicador en un cierto periodo (anual,
semestral, etc.) de acuerdo a los valores de las variables correspondientes
(operandos). Es necesario precisar el dato que se va a colocar en el numerador o
en el denominador, de manera que se eviten arbitrariedades al momento de poblar
el indicador.

En Medios de Verificacin se debe sealar cules son las fuentes de informacin
que permiten corroborar la veracidad de los datos proporcionados. Estas fuentes
pueden provenir de los formularios o fichas, bases de datos o software y reportes
o informes. Para cualquiera de las fuentes indicadas se debe sealar el nombre
del medio de verificacin y el centro de responsabilidad o unidad responsable.


Consideraciones Metodolgicas para el Diseo de Indicadores
En el marco de los requisitos definidos para la elaboracin de indicadores de
desempeo y con el objeto de optimizar dicho proceso y orientar las acciones
necesarias para avanzar en las mediciones, la identificacin y elaboracin
indicadores debe considerar los aspectos y elementos que se sealan a
continuacin:

a) Temporalidad. La identificacin de los indicadores de desempeo debe
considerar el momento en que los diferentes resultados deberan ocurrir y, por
tanto, comenzar a medirse. Este momento depender de la naturaleza de los
objetivos (proceso / productos / resultados).

Lo anterior es particularmente importante en el caso de productos cuyos
resultados sonde mediano y largo plazo y, por tanto, si bien es posible identificar
indicadores, stos no podrn ser medidos en lo inmediato. No obstante, esta
identificacin es til para desarrollar los procesos necesarios para disponer de la
informacin para las mediciones, cuando sea tcnicamente recomendable
realizarlas.

Asimismo, las mediciones pueden tener diferentes frecuencias, es decir, su
periodo de medicin puede ser semestral, anual, bianual, etc.

b) Mecanismos de recoleccin de informacin. Tambin es parte del diseo del
SIG tener presente cul debera ser la forma de obtencin de la informacin para
efectuar las mediciones. En muchas oportunidades la informacin requerida para
las mediciones constituye informacin que, razonablemente, debe formar parte de
15

los proceso regulares de gestin de la institucin y, por tanto, obtenerse a travs
de instrumentos de recoleccin de informacin que formen parte de sus
actividades, ya sea a nivel censal o muestral, recogidos como estadsticas a travs
de encuestas, pautas de observacin, etc. dependiendo del aspecto a medir.

En estos casos las fuentes de obtencin de informacin son identificables, aunque
no estn disponibles y, por tanto, deben ser diseadas o rediseadas con el objeto
de obtener las mediciones. La periodicidad de las mediciones es estos casos
puede tener una mayor frecuencia (anual, semestral, trimestral, etc.).

En otras oportunidades el mbito de la medicin es ms complejo, requirindose
por tanto de procesos tambin ms complejos y costosos de recoleccin y
procesamiento de la informacin a travs de la aplicacin de metodologas
especficas, para lo cual deben efectuarse estudios o evaluaciones.

Si este es el caso quizs las mediciones no podrn obtenerse a travs de
procesos regulares de obtencin de informacin, afectando tambin la
periodicidad de medicin de los indicadores. En estos casos es altamente
recomendable identificar el o los momentos ms oportunos para efectuar las
mediciones, atendiendo a lo sealado anteriormente en el punto de temporalizad.

En situaciones quizs excepcionales, pudiera ocurrir que no exista una
metodologa que mida razonablemente los efectos de un producto estratgico, o
bien sta sea lo suficientemente costosa de manera que no sea recomendable su
utilizacin en comparacin con el monto del programa y/o los vacos de
informacin que pretende llenar (los beneficios de obtenerla).

c) Desagregacin por sexo. La incorporacin de enfoque de gnero en los
indicadores de desempeo tiene por objetivo dar cuenta de situaciones de equidad
entre hombres y mujeres y/o identificar la evolucin de brechas que informan
sobre inequidades de gnero en el mbito de accin del Servicio. En trminos
prcticos, para establecer si corresponde desagregar por sexo un indicador de
desempeo para incorporar enfoque de gnero, hay que tener en cuenta 3
factores: pertinencia, factibilidad y relevancia.

La pertinencia de incorporar gnero est dada por la naturaleza del producto
estratgico o subproducto en el que se enmarca el indicador. Por lo tanto, en
primer lugar se debe verificar si el Producto Estratgico o Subproducto ha sido
diagnosticado con enfoque de gnero en el marco del sistema Enfoque de Gnero
del PMG, habindose determinado que corresponde incorporar este enfoque.

La factibilidad est dada por la posibilidad real de desagregar por sexo los datos.
Por lo tanto, en segundo lugar es necesario verificar si es factible desagregar los
indicadores por sexo. Slo es posible desagregar las unidades de medicin que
corresponden a:


16

- Personas: hombres y mujeres
- Unidades relacionadas con personas. Por ejemplo: encuestas
respondidas por hombres o mujeres, propiedad de bienes o de unidades
productivas asociadas a personas.
- Grupos representados por 1 persona. Por ejemplo: jefatura de hogar,
unidades productivas a cargo de mujeres / hombres, grupos
compuestos por personas de un solo sexo.

La relevancia est dada por el hecho de que los datos desagregados informen
sobre situaciones de equidad o de una situacin de inequidad de gnero
detectada por el Servicio y factible de ser modificada por el mismo.

Para construir indicadores desagregados por sexo es necesario revisar las
unidades de medicin utilizadas en el indicador. Al desagregar por sexo un
indicador se pueden presentar 2 tipos de situaciones:

i) Cuando slo una de las unidades de medicin puede ser desagregada por sexo
la operacin es bastante simple. Por ejemplo:

Indicador:

porcentaje de usuarios incorporados a la Red SERCOTEC

Frmula de clculo:

(Nmero de usuarios incorporados a la Red SERCOTEC acumulado / Universo de
micro y pequeos empresarios)*100

Indicador desagregado por sexo:

(Nmero de usuarios

incorporados a la Red SERCOTEC acumulado / Universo de
micro y pequeos empresarios)*100
y

(Nmero de usuarias

incorporadas a la Red SERCOTEC acumulado / Universo de
micro y pequeos empresarios)*100
ii) Cuando hay 2 unidades de medicin que pueden ser desagregadas por sexo, el
seguimiento al indicador debe hacerse comparando cifras del mismo sexo, es
decir, cifras de mujeres respecto del universo de mujeres de referencia y cifras de
hombres respecto del universo de hombres de referencia. Por ejemplo:

Indicador:

Porcentaje de nios y nias que egresan favorablemente de los Centros
Residenciales de Proteccin.
17


Frmula de clculo:

(Nmero de nios y nias que egresan favorablemente de los Centros
Residenciales de Proteccin ao t / Nmero total de nios y nias egresados de
los Centros Residenciales de Proteccin ao t)*100

Indicador desagregado por sexo:

(Nmero de nios que egresan favorablemente de los Centros Residenciales de
Proteccin ao t / Nmero total de nios

egresados de los Centros Residenciales
de Proteccin ao t)*100
y

(Nmero de nias que egresan favorablemente de los Centros Residenciales de
Proteccin ao t / Nmero nias

egresados de los Centros Residenciales de
Proteccin ao t)*100

Distribucin del Gasto por Producto Estratgico
Para distribuir el gasto por producto estratgico es necesario determinar para cada
producto el gasto directo destinado a su provisin. La suma de estos gastos
directos determinar el monto total de gasto asociado a productos estratgicos.
Posteriormente, se debe determinar el monto de gasto asociado a productos de
gestin interna y el monto de otros gastos que el Servicio no pueda identificar
dentro de las categoras anteriores. El gasto total ejecutado del Servicios en el ao
debe ser igual a la suma de los tres tem anteriores.
18


ETAPA 3

Cules son los requisitos tcnicos que se deben cumplir para validar la
etapa 3?


Recuadro N 7: Requisitos y Medios de Verificacin de la etapa 3


Requisitos

Para cada indicador se presenta, al menos, el resultado efectivo del ao t-1, el resultado
efectivo del ao t y la meta para el ao t+1.

Se miden peridicamente los indicadores (enero a diciembre) y se justifica la existencia de
indicadores con mediciones superiores a un ao.

Se justifican los cambios ocurridos en los indicadores, se eliminan aquellos que ya no
muestran un proceso de mejoramiento del desempeo y se identifican otros aspectos del
SIG modificados, ambos en relacin a los diseados en la etapa 2.

Medios de Verificacin

Informe del J efe de Servicio que contiene el desarrollo de las etapas 1 a 3.



Cul es el contenido mnimo del Informe de la etapa 3?

En relacin a la medicin peridica de los indicadores en esta etapa, el requisito
se cumple cuando cada indicador presenta, al menos, una medicin parcial en el
ao. Esto muestra que la institucin ha implementado los procesos necesarios
para recoger los datos peridicamente.

Recuadro N 8: Modificaciones del SIG


Consistencia del SIG

Si se ha realizado alguna modificacin a las definiciones estratgicas, a los centros de
responsabilidad y/o a los indicadores diseados, se debe revisar el SIG completo de
manera que la consistencia se mantenga. Asimismo, se deben justificar dichos cambios.


En esta etapa, es necesario que el Servicio especifique, en los casos que
corresponda, los aspectos del SIG que fue necesario modificar, al pasar de la
etapa de diseo a la etapa de poblamiento de datos.
19


Lo anterior permite ajustar el diseo del SIG para hacerlo ms pertinente e
incorporar la flexibilidad necesaria para adecuarse a los cambios que podran
ocurrir en las orientaciones estratgicas de la institucin.











































20

ETAPA 4

Cules son los requisitos tcnicos que se deben cumplir para validar la
etapa 4?

Recuadro N 9: Requisitos y Medios de Verificacin de la etapa 4

Pleno Funcionamiento del SIG

Requisitos

El SIG se encuentra en pleno funcionamiento:

- Se miden peridicamente los indicadores y se presentan mediciones para todos
ellos.
- Se describen los procesos de toma de decisiones en los que se informan los
resultados de los indicadores de desempeo, identificando los niveles jerrquicos
en los que estos procesos ocurren.
- Se presentan los mecanismos utilizados para informar los resultados de los
indicadores de desempeo al J efe de Servicio, niveles directivos y funcionarios.

Los indicadores efectivamente medidos en esta etapa o con justificaciones vlidas si lo
anterior no es posible, cumplen los requisitos del diseo del SIG descritos en la etapa 2,
esto es:

- Cada centro de responsabilidad cuenta con indicadores medidos, los cuales
cubren las cuatro dimensiones del desempeo.
- Todos los productos estratgicos cuentan con indicadores medidos que cubren los
aspectos relevantes del producto, esto es, cubren todas las dimensiones y los tres
mbitos de control. Si lo anterior no es posible, se presentan justificaciones
vlidas, especficamente en los casos de productos sin mediciones en el mbito de
producto y resultado.

El conjunto de indicadores del SIG cubre las cuatro dimensiones, los tres mbitos de
control y todas las reas de gestin incorporadas en el PMG.

Medios de Verificacin

Informe del J efe de Servicio que contiene el desarrollo de las etapas 1 a 4.










21

Recuadro N 10: Requisitos y Medios de Verificacin de la etapa 4.

Procesos de Recoleccin y Sistematizacin de la Informacin

Requisitos

Se describen los procesos de recoleccin de la informacin. Estos procesos corresponden
a todos los que se llevan a cabo para poblar los indicadores con los datos. Estos procesos
deben garantizar que los datos estn disponibles en forma oportuna y que sean
confiables.

Se describen los procesos de sistematizacin de la informacin, los que corresponden a
aquellos que permiten elaborar reportes a partir de la informacin de los indicadores.

Medios de Verificacin

Informe del J efe de Servicios que contiene el desarrollo de las etapas 1 a 4.





Requisitos

El objetivo de los reportes es entregar en un formato ejecutivo la informacin de avances,
cumplimiento y anlisis de los resultados de los indicadores en la oportunidad y con los
contenidos que defina la autoridad de la institucin y su equipo directivo.

Por ejemplo, el J efe de Servicio puede determinar que necesita trimestralmente un reporte
con los resultados de un conjunto de indicadores de su inters, conteniendo el porcentaje
de avance con respecto a la meta comprometida, con anlisis de las causas de avances
bajo lo esperado y propuestas de medidas necesarias para revertir estos resultados.

Por otra parte, los jefes de centros de responsabilidad o el equipo directivo podr requerir
reportes mensuales de un conjunto ms amplio de indicadores, incluyendo en el anlisis
la evolucin histrica de las cifras y los avances respecto de las metas comprometidas.

Medios de Verificacin

Informe del J efe de Servicio que contiene el desarrollo de las etapas 1 a 4 y anexa
ejemplos de reportes.









22

ETAPA 5

Cules son los requisitos tcnicos que se deben cumplir para validar la
etapa 5?

Recuadro N 11: Requisitos y Medios de Verificacin de la etapa 5.

Presentacin de indicadores en Formulacin Presupuestaria del ao
siguiente.

Requisito

Un subconjunto de los indicadores medidos en el SIG se presentan en la formulacin
presupuestaria del ao siguiente, los que cumplen con:

- Todos los indicadores presentan meta para el ao t+1.
- El conjunto de indicadores presentados son priorizados ponderndolos y cubren la
gestin relevante de la institucin.

Medio de Verificacin

Informe del J efe de Servicio que contiene el desarrollo de las etapas 1 a 5.



Cul es el contenido mnimo del Informe de la etapa 5?

En la etapa 5, se considera que el Servicio cuenta con un SIG operando y en base
al cual las autoridades de la institucin toman decisiones.

Dado lo anterior, el Servicio presenta el 100% de los indicadores con informacin
que cubre el ao t, desde enero a diciembre.


Presentacin de Definiciones Estratgicas e Indicadores en la Formulacin
Presupuestaria
Con el objeto de recoger informacin estratgica de la institucin que permita
orientar la formulacin del presupuesto, las instituciones deben presentar en el
proceso de formulacin presupuestaria del ao siguiente, sus Definiciones
Estratgicas y un subconjunto de indicadores del SIG que midan los aspectos
relevantes de la gestin del Servicio.

Los indicadores de desempeo incorporados en el presupuesto incluyen una meta
o compromiso, as el resultado de los indicadores permite inferir una medida del
logro de las metas propuestas.



23


Supuestos
Al momento de establecer la meta de cada indicador, el Servicio debe identificar la
existencia de factores externos a su gestin que pudiesen afectar el cumplimiento
de la meta, sealndolos como supuestos. Estos deben corresponder a
situaciones en las que el Servicio tiene bajo o nulo control.

La correcta interpretacin de los supuestos es que la institucin compromete una
determinada meta, siempre y cuando se cumplan los supuestos. Por ejemplo, el
Servicio puede comprometer un determinado tiempo promedio de respuesta a
solicitudes presentadas por sus usuarios, siempre y cuando el nmero de
solicitudes presentada no exceda en un 20% a las del ao anterior.

Por el contrario, no constituyen supuestos todos aquellos factores que dependen
de la institucin, es decir, aquellos sobre los que el Servicio tiene total control o
conocimiento. Por ejemplo, monto de recursos presupuestarios, dotacin de
personal, disponibilidad de tecnologa, sistema de informacin, etc.

La presentacin de indicadores de desempeo se realiza en conjunto con la
propuesta de presupuesto para el ao siguiente. Dicha presentacin es analizada
en el Ministerio de Hacienda considerando dos aspectos fundamentales: las
exigencias y requisitos tcnicos de la formulacin de indicadores, su pertinencia y
relevancia respecto de la gestin de las instituciones y la consistencia de las
metas comprometidas con los recursos asignados y los valores efectivos de los
indicadores. Este proceso de anlisis genera observaciones que son trabajadas
con las instituciones para su incorporacin.


Uso de la informacin de indicadores
Por otra parte, los resultados de los indicadores y, por tanto, el cumplimiento de
las metas constituye informacin para el prximo proceso de evaluacin
presupuestaria, momento en que se analizan todos los antecedentes disponibles
en relacin a la gestin financiera y de desempeo de las instituciones (abril y
mayo de cada ao), informacin que sirve de base para las definiciones de
presupuestos exploratorios y marcos presupuestarios para la siguiente etapa de
formulacin presupuestaria.

Sin embargo, cabe sealar que las decisiones de asignacin de recursos
presupuestarios a las instituciones se efecta en base a informacin generada por
distintos instrumentos de gestin, uno de los cuales son los indicadores de
desempeo.

En este sentido, los resultados de los indicadores en relacin con la asignacin de
recursos no necesariamente implica una relacin mecnica, inmediata y directa de
ms o menos recursos dependiendo del cumplimiento de su meta. En efecto, en
casos de productos estratgicos con resultados insuficientes podra no aplicarse
reducciones presupuestarias con el fin de no perjudicar a los beneficiarios, pero s
24

establecer condiciones en el proceso presupuestario o en la misma la Ley de
Presupuestos, que propicien o exijan un mejor de desempeo de la institucin.

En igual sentido, instituciones o reas con buen desempeo pueden no requerir de
recursos adicionales si se estima que su oferta cubre adecuadamente las
necesidades de los usuarios.

En consecuencia, por lo sealado anteriormente la informacin generada por los
indicadores y sus resultados es utilizada con la debida ponderacin y prudencia en
el proceso de toma de decisiones financieras y es complementada con otros
antecedentes adicionales e informacin de otros instrumentos de gestin, como
por ejemplo evaluaciones de programas e institucionales.


Priorizacin
Los indicadores de desempeo deben ser priorizados en funcin de su injerencia
en la gestin de la institucin, impacto en los usuarios, recursos comprometidos,
etc. Por lo anterior, al momento de presentar los indicadores en la formulacin
presupuestaria del ao siguiente, el Servicio le asigna una ponderacin a cada
indicador expresado en porcentaje (%), debiendo cumplir con que la suma de las
ponderaciones sea 100%.


























25

ETAPA 6

Cules son los requisitos tcnicos que se deben cumplir para validar la
etapa 6?

Recuadro N 12: Requisitos y Medios de Verificacin de la etapa 6.


Requisitos

El Servicio presenta un porcentaje de cumplimiento global de las metas de los indicadores
presentados en la formulacin presupuestaria en un rango de 90% a 100% en el ao de
evaluacin. El porcentaje de cumplimiento global se obtiene a partir de la suma de las
ponderaciones de todos los indicadores cumplidos.

Se considera que un indicador est cumplido cuando el cumplimiento de la meta de cada
indicador es igual o superior a 95%. Si el cumplimiento es inferior a este porcentaje (se
entender no cumplida la meta), la ponderacin dada a dicho indicador no es considerada
para el clculo del cumplimiento global. No obstante lo anterior, cuando el incumplimiento
de una meta obedece a factores externos a la gestin institucional identificados en los
supuestos del indicador al momento de su formulacin, entonces la ponderacin dada a
dicho indicador s es considerada para el clculo del cumplimiento global.

El Servicio elabora un Programa de Seguimiento para el ao siguiente para los
indicadores no cumplidos, sobre cumplidos, hayan sido o no afectados por causas
externas justificadas; y para los cumplidos cuando estos cuentean con recomendacin de
mejoras. Este programa debe sealar recomendaciones para mejorar los resultados
obtenidos y establecer compromisos a partir de las recomendaciones, indicando
responsables y plazos para su implementacin.

El Servicio presenta las acciones realizadas para la implementacin de al menos el 90%
de los compromisos establecidos en el Programa de Seguimiento del ao anterior,
justificando los compromisos no cumplidos.

Medios de Verificacin

Informe del J efe de Servicio que contiene el desarrollo de las etapas 1 a 6.



Cul es el contenido mnimo del Informe de la etapa 6?

El Servicio presenta el cumplimiento de las metas con los valores efectivos de los
indicadores comprometidos y priorizados en la etapa anterior. Asimismo, informa
el porcentaje de cumplimiento global de las metas y la fundamentacin de sus
resultados, de acuerdo lo sealado en los requisitos de la etapa 6.
El Servicio debe analizar y difundir los resultados del cumplimiento de las metas a
nivel de Direccin, jefaturas y funcionarios en general.

26

Del anlisis de los resultados, el J efe de Servicio (o quin l delegue) debe
establecer recomendaciones para mejorar los resultados obtenidos, en una
perspectiva de mejoramiento continuo del desempeo institucional. Asimismo,
para los centros de responsabilidad que corresponda se deben establecer
compromisos y plazos para implementar las recomendaciones acordadas. El
conjunto de compromisos de todos los centros deben formar parte del Programa
de Seguimiento.








































27

Cumplimiento Indicadores de Desempeo Ley de Presupuestos 2008

MINISTERIO PARTIDA
SERVICIO CAPTULO

Producto Estratgico
al que se Vincula
Indicador
Dimensin /
mbito
Frmula de Clculo
Efectivo
2007
Efectivo
2008
Meta
2008
Cumple
Si-No
% de
cumpli-
miento
Err
or! Marcador
no definido.

Ponde-
racin
Aplica
Causa
Externa
(S / No)
Medios de
Verificacin
No-
Tas

1. Nombre




2. Nombre




3. Nombre




4. Nombre




5. Nombre






Porcentaje de cumplimiento informado por el servicio
%
Suma de ponderadores de metas no cumplidas con justificacin vlida %
Porcentaje de cumplimiento global del servicio %

28


Programa de Seguimiento Indicadores de Desempeo Ley de Presupuestos 2008

Producto
estratgico
Indicador
Dimensin
/ mbito
Anlisis de
Resultados
Recomendaciones para
corregir los resultados

Compromisos y
acciones correctivas o
preventivas

Fecha
propuesta de
cumplimiento
del
compromiso
Responsables
Medios de
Verificacin



Nombre

:

Porcentajede
cumplimiento

:



Nombre

:
Porcentajede
cumplimiento

:



Nombre

:

Porcentajede
cumplimiento

:




Nombre

:

Porcentajede
cumplimiento

:


29

Cumplimiento Programa de Seguimiento Indicadores de Desempeo Ley de Presupuestos 2007
1


Producto
estratgico
Indicador
Dimensin
/ mbito
Anlisis de los
resultados
Recomendaciones para
corregir los resultados

Compromisos o
acciones correctivas o
preventivas
Fecha
propuesta de
cumplimiento
del
compromiso
Fecha efectiva
de
cumplimiento
del
compromiso
Grado de
cumplimiento
(Cumplido /
No cumplido)
Justificacin2



Nombre

:

Porcentajede
cumplimiento

:



Nombre

:

Porcentajede
cumplimiento

:



Nombre

:

Porcentajede
cumplimiento

:









1 El Programa de Seguimiento de los Indicadores 2007 corresponde al presentado por el Servicio en el proceso de validacin de enero de 2008.
2 Debe sealar las justificaciones para compromisos no cumplidos.