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EL PLAN GENERAL DE CUENTAS.

Denominado tambin Catalogo de cuentas, es la enumeracin de cuentas ordenadas


sistemticamente, aplicables a negocios completos, que proporcionan los nombres y el
cdigo de cada una de las cuentas.

Es una lista de cuentas, acompaada de descripcin del uso y operacin general de cada
cuenta en los libros de contabilidad, dan lugar a una clasificacin o manual de cuentas.

El plan de cuentas facilita la aplicacin de los registros contables y depende de las
caractersticas de la empresa; comercial, de servicios, industrias, etc.

El Plan General de Cuentas constituye un listado lgico y ordenado de las cuentas de
Mayor General y de las subcuentas aplicables a una entidad especifica con su
denominacin y cdigo correspondiente.

CODIFICACION DE LAS CUENTAS: Es la utilizacin de nmeros, letras y otros smbolos
que representan o equivalen al grupo, subgrupo, cuentas y subcuentas.

SISTEMA DE CODIFICACION.

1. Numricos: Cuando se codifica utilizando exclusivamente nmeros.
2. Alfabtico: Cuando se codifica utilizando exclusivamente letras.
3. Mixto: Cuando se codifica utilizando simultneamente nmeros y letras.

Todo cdigo para que sean eficientes deben reunir ciertas caractersticas, cualidades o
propiedades que justamente destruyen prcticamente la intuicin y la improvisacin lo
que hace ms aceptable.



PLAN DE CUENTAS Y DESCRIPCION DE LAS CUENTAS.

OBJETIVO GENERAL:
Aplicar correctamente las cuentas contables, en el registro de las transacciones de
las empresas.

PLAN DE CUENTAS.
DEFINICIN
Plan de cuentas es una lista ordenada y pormenorizada de las cuentas que conforman el
activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos y gastos de una empresa, las mismas que se
identifican con un cdigo.

El plan de cuentas facilita la contabilizacin de las operaciones realizadas en la empresa,
ya que el contar con un listado ordenado y clasificado, las personas responsables del
registro sabrn que cuentas afectan a las transacciones; as mismo, facilita la elaboracin y
presentacin de los estados financieros.


ASPECTOS PREVIOS A LA DEFINICION DE UN PLAN DE CUENTAS.

Para definir un plan de cuentas se debe considerar dos condiciones importantes:

a) El conocimiento profundo del negocio, en sus aspectos tcnicos, jurdicos,
administrativos, econmicos, financieros, etc.;

b) las necesidades del ente de brindar informacin patrimonial, econmica, financiera y
de gestin.

Para abarcar el anlisis de los puntos precedentes debe tomarse en consideracin diversos
aspectos relacionados con la empresa, entre los cuales podemos mencionar:

a) La organizacin legal y/o la constitucin societaria de la entidad,

b) el tipo de negocio (objeto, tamao), y la actividad que desarrollar (mercado, tipo
de bienes, etc.),

c) la existencia de negocios diversificados geogrficamente,

d) la forma en que se ha dispuesto la estructura administrativa,

e) las normas legales y profesionales vigentes,

f) las necesidades informativas para cumplir con los requerimientos externos,

g) las posibles necesidades de informacin de los niveles directivos de la
organizacin.

CARACTERISTICAS.

Todo plan de cuentas debe estar diseado bajo ciertos parmetros que permitan cumplir
con los requerimientos bsicos de informacin que solicitan los usuarios. Debe estar
diseado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad y se ajuste
siempre a las necesidades especficas de la empresa.

Entre las caractersticas de un plan de cuentas tenemos:


a. Flexibilidad. El plan de cuentas debe estar diseaclo de tal manera que permita en lo
posterior agregar nuevas cuentas que se requieran bajo las condiciones existentes.

b. Adecuada clasificacin. Una adecuada clasificacin indica que un plan de cuentas
debe estar clasificado de acuerdo con las normas que establece la teora contable.

c. Jerarquizado. La jerarquizacin de un plan de cuentas debe establecer subdivisiones
para cada uno de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados
financieros, a fin de presentar la informacin hasta el nivel de detalle que sea
necesario.

d. Claridad en las descripciones. Uno de los aspectos ms importantes para el diseo
de un plan de cuentas, es la claridad en las descripciones y denominaciones de las
cuentas contables, con el objetivo de asociar y establecer una relacin directa entre la
descripcin de la cuenta y su naturaleza.

CODOFICACACIN DE LAS CUENTAS.

La codificacin de las cuentas es un sistema de smbolos que pueden ser numricos o
alfabticos asignados en forma sistemtica con el objeto de identificar a cada uno de los
grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas que conforman el plan de cuentas.

Sistemas de codificacin

Segn Paz E., para la clasificacin de las cuentas que constan en un plan de cuentas, se
pueden considerar los siguientes sistemas de codificacin:

a. Numrico. Consiste en asignar un nmero secuencial a cada una de las cuentas.

Ejemplo:
Activo
Activo corriente
1. Caja
2. Caja chica
3. Bancos
4. Inversiones financieras temporales
5. Mercaderas

b. Alfabtico. Se basa en el uso de letras para identificar a cada una de las cuentas.
Ejemplo:
A Activo
AC Activo corriente
ACA Caja
ACB Caja chica
ACC Bancos
ACD Inversiones financieraras temporales
ACE Mercaderas

c. Nemotcnico. Se basa en el uso de letras que denotan una caracterstica o clave
especial, facilitando la identificacin de las cuentas.

Ejemplo:

A Activo
AC Activo corriente
AC Caja
ACh Caja chica
AB Bancos
AI Inversiones financieraras temporales
AM Mercaderas

d. Decimal. Utiliza los dgitos del 0 al 9 para asignar a los grupos, subgrupos, cuentas y
subcuentas que conforman el plan. Este sistema de codificacin se utiliza con mayor
frecuencia en las empresas.

Ejemplo:

1. Activo
1.1. Activo corriente
1.1.1. Caja
1.1.2. Caja chica
1.1.3. Bancos
1.1.4. Inversiones financieraras temporales
1.1.5. Mercaderas
1.2. Propiedades, planta y equipo
1.2.1. Terrenos
1.2.2. Edificios
1.2.3. Depreciacin acumalada de edificios
1.2.4. Muebles de oficna
1.2.5. Depreciacin acumulada de muebles de oficina



DISEO DEL PLAN DE CUENTAS

En el diseo del plan de cuentas se debe considerar una serie de pasos mnimos, como los
siguientes:



1. Asignacin del primer dgito a los componentes del balance general y estado de
resultados.


En el ejemplo que se presenta, se utiliza en el sistema decimal.


CDIGO GRUPOS ESTADO FINANCIERO
1 Activo Balance general
2 Pasivo Balance general
3 Patrimonio Balance general
4 Ingresos Estado de resultados
5 Costos y gastos Estado de resultados



2. Asignacin del segundo dgito a la clasificacin de los grupos indicados en el punto
anterior


Ejemplo.

A continuacin se presenta la clasificacin tradicional de los grupos de cuentas, la
misma que tiene vinculacin con la informacin financiera que se presenta al
Servicio de Rentas Internas, as como a la Superintendencia de Compaas.

CDIGO GRUPOS Y SUBGRUPOS
1 Activo
1.1 Activo corriente
1.2 Activo fijo (Propiedades, planta y equipo)
1.3 Otros activos
2 Pasivo
2.1 Pasivo corriente
2.2 Pasivo largo plazo
2.3 Otros pasivos
3 Patrimonio
3.1. Capital
3.2. Reservas
3.3. Supervit
3.4 Resultados
4 Ingresos
4.1. Operacionales
4.2 No operacionales
5 Gastos
5.1. Administrativos
5.2 De venta
5.3 Finanacieros
6 Cuentas transitorias
6.1 Resumen de prdidas y ganancias
7 Cuentas de orden
7.1. Deudoras
7.2 Acreedoras




Para la presentacin de las cuentas del balance general, la Norma de Internacional
de Contabilidad 1, recomienda la siguiente clasificacin:



CDIGO GRUPOS Y SUBGRUPOS
1 Activo
1.1 Activo corriente
1.2 Activo no corriente
2 Pasivo
2.1 Pasivo corriente
2.2 Pasivo no corriente


3. La asignacin del tercer y cuarto dgitos corresponde a las cuentas a nivel de
mayor y cuentas auxiliares, las mismas que se crean de acuerdo a las necesidades de
cada empresa.


Ejemplo.




CDIGO GRUPOS, SUBGRUPOS,
CUENTAS Y SUBCUNTAS

1 Activo

Primer dgito. Identifica al grupo
(Activo).

1.1 Activo corriente

Segundo dgito. Identifica la
clasificacin del grupo (Activo
corriente)

1.1.1 Caja

Tercer dgito. Identifica las
cuentas a nivel de mayor (Caja).

1.1.2 Caja chica
1.1.3 Bancos

1.1.3.1 Banco de Loja cta. cte. #

Cuarto dgito. Identifica las
cuentas auxiliares (Banco de Loja
cta. cte. #).

1.1.3.2 Banco del Pichincha cta. cte. #
1.1.3.3 Banco de Machala cta. ahorros #
1.1.4 Inversiones financieraras temporales
1.1.5 Mercaderas
1.1.6 Clientes


1.2. Propiedades, planta y equipo

1.2.1 Terrenos
1.2.2 Edificios
1.2.3 Depreciacin acumalada de edificios
1.2.4 Muebles de oficina
1.2.5 Depreciacin acumulada de muebles de oficina
1.2.6 Equipos de oficina
1.2.7 Depreciacin acumulada de equipos de oficina


1.3 Otros activos

1.3.1 Gastos de organizacin y constitucin
1.3.2 Amortizacin acumulada de gastos de organizacin y constitucin
1.3.3 Mejoras en locales arrendados
1.3.4 Amortizacin acumulada de mejoras en locales arrendados