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Seores Industrias Metalex sas

Cordial saludo,

Por medio del siguiente comunicado, me dirijo a ustedes con el fin de convocarlos a la reunin de
apertura de auditora que se llevar a cabo el da 29 de septiembre a las 7 am, con el fin de de
comunicarles los aspectos clave para la realizacin de las respectivas auditoras del sistema de
gestin de calidas.

Se convoca a los representantes de los siguientes procesos, favor asistir de manera puntual.

GERENTE ADMINISTRATIVO
DIRECTOR DE PRODUCCION
COORDINADOR DE COMPRAS
AUXILIAR DE COMPRAS
DIRECTOR DE TALENTO HUMANO
DIRECTOR HSEQ
COORDINADOR DE MERCADEO
DIRECTOR DE RECUSOS FINANCIEROS
AUXILIAR HSEQ.

Se aclara que el primer proceso a ser auditado ser, el de compras por lo cul se hace necesario
que se presenten los representantes de dicho proceso a auditar a las 8 am para iniciar con el
proceso.
La reunin es de carcter obligatorio y se realizar el debido seguimiento a la asistencia mediante
el formato correspondiente.

Me despido exaltndolos a que asistan por el bien y la conformidad de los procesos a los cuales
corresponden.

Atte:


LOGO FORMATO DE ASISTENCIA A REUNIONES AUDITORIA DE CALIDAD
CAL-036
F.rev.
19/04/13
PROCESO:
FECHA:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
CRITERIOS DE AUDITORIA: numerales de la norma iso 9001:2008

7.4 Compras
7.4.1 Proceso de Compra
7.4.2 Informacin sobre las Compras
7.4.3 Verificacin del producto comprado


DESCRIPCION DE LOS REQUISITOS PARA LA CONFORMIDAD:
7.4.1 -> organizacin debe asegurarse de que el producto o servicio
comprado sea conforme a los requisitos. Los controles dependen del efecto
del producto o servicio comprado en el producto final.
La empresa deber elegir los proveedores basndose en su capacidad de
suministrar en base a los requisitos. Ser necesario establecer los criterios
de seleccin, validacin y reevaluacin y mantener registros adecuados.
7.4.2 -> Los requisitos de aprobacin de productos, procedimientos,
procesos y equipos
Las calificaciones del personal
Los requisitos relativos al Sistema de Gestin de Calidad
7.4.3 ->
Deber tener un proceso para verificar la conformidad del producto
comprado
Si corresponde, los documentos de compra debern incluir
informacin sobre la verificacin efectuada por el proveedor



NOMBRE CARGO OBSERVACIONES
FIRMA
REUNION DE
APERTURA
FIRMA
REUNIN
DE
CIERRE
PEDRO RODRIGUEZ
COORDINADOR DE
COMPRAS


JULIANA CHACN AUXILIAR DE COMPRAS




FIRMA AUDITOR RESPONSABLE DEL PROCESO

FIRMA AUDITOR LIDER



N Documento revisado Observaciones del documento
1
Registro compra de
maquinaria (tornos)
19/03/2014
El documento solicitado es conforme al
numeral de la norma debido a que se
realiza una evaluacin minuciosa sobre
las ventajas de las mquinas compradas
versus las existentes y las dems
opciones del mercado
2
Instructivo para la evaluacin
de proveedores para la
compra de elementos de
proteccin personal
(22/06/2014)
En el documento se evidencia y se
comparan los distintos proveedores que
se tienen para la compra de los elementos
de proteccin personal y en ellos se haya
una evaluacin exhaustiva de las 5
marcas seleccionadas, sus pro y sus
contras
3
Instructivo para la verificacin
y recepcin del producto
comprado
En dicho instructivo se sealan las
directrices para la recepcin y
clasificacin del producto que llega a la
empresa como materia prima y
materiales, dicho instructivo contiene
pautas especficas para la clasificacin
segn los requerimientos de la empresa.
4
Instructivo para la compra de
maquinaria.
se puede evidenciar que la empresa
cuenta con el instructivo para realizar la
labor de evaluacin y compra de la
maquinaria necesaria para la empresa
segn la labor y requerimientos tcnicos
de la misma.




Estrategias para la recoleccin de informacin y mtodos para la recoleccin de evidencias:
Recopilacin de evidencias segn mtodos de entrevista a los responsables del proceso, dirigidas a
los responsables del proceso.
Se realizar mediante lista de chequeo especfica para auditar los numerales de la norma,
correspondientes al proceso de compras, se aceptar toda informacin o evidencia que denote
conformidad, como fotos, documentos en fsico, escaneados,fotos, audios y videos.







Fecha: 29/09/14 Auditor(es):Ronald Ivn castro Garca
Proceso auditado: compras
Auditado(s): PEDRO RODRIGUEZ
JULIANA CHACN
N
Evidencia de
auditora
Criterios de la
auditora
Hallazgos de la
auditora
C NCM NCm
1
Registro compra
de maquinaria
7.4.1,
7.4.2,
7.4.3
se verific la
existencia del
documento.
Se pudo observar
que en el proceso
existe un
instructivo para
realizar la compra
del producto.
Se pudo constatar
que el equipo
comprado cumple
con las
especificaciones
necesarias para la
empresa
x
2
INSTRUCTIVO
PARA LA
EVALUACION DE
PROVEEDORES
DE ELEMENTOS
DE PROTECCION
PERSONAL
7.4.2
SE Pudo observar
que el documento
analizado cumple
con los requisitos
tanto de la norma
como internos para
la evaluacin de
proveedores de
elementos de
proteccin
personal
x
3 INSTRUCTIVO
PARA LA
VERIFICACION Y
RECEPCION DEL
PRODUCTO
COMPRADO
7.4.3
Se pudo evidenciar
que el documento
presenta una
estructura
organizada para el
desarrollo de las
x
actividades, sin
embargo no cuenta
con una fecha de
actualizacin del
mismo, ni la
aprobacin del jefe
de rea.
4
Instructivo para la
compra de
maquinaria.
7.4.1
el documento
revisado cuenta
con los parmetros
establecidos para
la funcionalidad y
eficacia a la hora
de realizar las
compras, por lo
tanto se considera
conforme
x


COMUNICADO PARA EL CIERRE DE AUDITORIA

Una vez culminado el plan de auditora se cita a todo el personal y directivos el da 01 de octubre
para realizar la reunin correspondiente al cierre de auditora. Espero la asistencia de todo el
personal responsable de los procesos anteriormente auditados.

Atte:

PUNTOS TRATADOS EN EL CIERRE DE AUDITORIA

Se debe revisar y corregir los aspectos sealados como no conformidades menores en un plazo
mximo de noventa (90) das, se recomienda verificar y plasmar en el control de cambios las
fechas de actualizacin del documento y a su vez, la aprobacin del responsable de rea.
Se encontr que el proceso en trminos generales se encuentra realizando una labor ptima, pero
se recomienda adoptar las sugerencias anteriormente mencionadas.


Atte:_


CLAUDIA RODRIGUEZ RONALD CASTRO
auditor lder auditor designado

CONCLUSIONES DE LA SEMANA 3
Se pudo observar que:
En una auditora se hace necesario citar a los responsables de los diferentes procesos a
auditar, en las activades de reuniones de apertura y cierre de auditora
Los criterios para clasificar una no conformidad como mayor deben afectar al proceso de
manera crtica y que implique un gran riesgo para la empresa
Las reuniones anteriores se hacen necesarias para establecer las pautas por las cuales se
va a dirigir el proceso de auditora interna.
Se puede concluir con que todo lo anterior permite crear un ambiente para el proceso de
auditora, en el cul se especifiquen las reglas claramente, se permita dar a conocer todos
los parmetros necesarios para la realizacin de las auditora y a su vez comunicar los
posibles riesgos de auditora a las personas implicadas en dicho proceso.

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