POURQUO UNE FCHE TECHNQUE 8UR LE THEME

FCHE DE PO8TE ?
La Lettre du CEDIP - - ECAI n 18 - juin 2001 - page 1
En bref
Lo fiche de posfe esf un oufiI dispo-
sifion des ogenfs, de Ieurs responso-
bIes, oinsi que pIus Iorgemenf de Io
gesfion des services.
So forme esf voriobIe, en foncfion
des objecfifs specifiques queIIe
serf, mois dons fous Ies cos eIIe per-
mef de cIorifier ef de formoIiser Ies
missions ef ocfivifes exercees por
chocun.
Lo gesfion des empIois ef des compe-
fences rend pIus que jomois neces-
soire son eIoborofion, voire son
evoIufion.
1 - Les finalits d'une fiche de poste
Celles-ci sinscrivent essentiellement dans le management des emplois et comptences au sein des ser-
vices.
La fiche de poste: un outil de dialogue et de gestion entre un agent et le
responsable de son unit
Un poste est une situation de travail individuelle et localise, occupe par une personne, mme si plu-
sieurs personnes peuvent occuper le mme type de poste.
Un outil de recrutement interne
Dans ce cas, lintrt dune fiche de poste est de
dcrire les lments fondamentaux dune situa-
tion professionnelle, permettant lagent faisant
acte de candidature ainsi quau responsable hi-
rarchique, qui il incombe de le recruter, dop-
rer un choix optimal.
A ce titre la fiche de poste doit a minima dcrire:
les missions et activits affrentes ce poste;
la situation du poste au sein de lunit, tous ren-
seignements jugs utiles sur lunit elle mme,
son organisation, ses enjeux;
tous renseignements jugs indispensables quant
au profil requis (qualits, aptitudes, exprien-
ces, niveau de qualification et/ou de compten-
ces principales).
Cette dernire partie comporte actuellement des
informations de contenu et de forme trs diff-
rentes.
FCHE TECHNQUE N 18
D
une manire gnrale, les fiches de poste
dcrivent les missions et activits incombant
un agent dans une structure donne, ainsi que
leur situation gnrale, fonctionnelle, hirarchi-
que.... au sein de cette structure; elles sont tra-
ditionnellement utilises dans le cadre du recru-
tement interne des agents. Cette utilisation nest
pas la seule possible et, en fonction des informa-
tions qui les constituent, elles peuvent tre le
support de nombreux suivis en matire de ges-
tion des agents, de leurs comptences, de leur
professionnalisation, etc.
Or, les services dplorent aujourdhui, dans de
nombreux cas, limprcision des fiches de poste
existantes, voire leur absence; ils sont ainsi nom-
breux souhaiter disposer dinformations leur
permettant de finaliser un outil en fonction de
leurs besoins ainsi que de le construire.
La prsente fiche a pour objet de donner quel-
ques indications dans cette double perspective,
et dans le cadre de la gestion des emplois et
comptences.
Un outil de gestion de lagent et de ses
comptences
La fiche de poste peut galement savrer utile
dans le cadre de la gestion des comptences in-
dividuelles. Il convient dans ces cas-l dappro-
fondir la partie dcrivant les comptences essen-
tielles requises.
Lensemble des comptences requises est une
rfrence qui permet:
- en matire de recrutement, aussi bien au candi-
dat quau responsable du recrutement, daffiner
les conditions de leurs choix ;
- pour lagent en poste, de faire rapidement le
diagnostic des comptences et ressources dj
acquises ;
- dlaborer pour cet agent un plan de
professionnalisation adapt et den suivre les
effets ;
- lors de lentretien annuel dvaluation, de dis-
poser dune aide lanalyse de latteinte des ob-
jectifs, et la fixation dobjectifs ralistes.
La Lettre du CEDIP - - ECAI n 18 - juin 2001 - page 2
La fiche de poste: un outil au service de la gestion collective
Au sein de lunit
La fiche de poste permet de relier les objectifs
dvolution et les rsultats attendus fixs par le
responsable de lunit en relation avec ceux de
lensemble du service avec les missions et acti-
vits de chacun.
Cest ainsi quune fiche de poste est elle-mme
susceptible dvoluer dans le temps avec les mo-
difications des missions, activits, objectifs et
rsultats attendus.
Il est souhaitable que les fiches de poste soient
tablies pour lensemble des agents, et non pour
une seule catgorie de personnel comme cela est
parfois la coutume, permettant ainsi de disposer
dune formalisation prcise de lorganisation
(articulation des postes entre eux).
Au sein du service
Toute rflexion visant formaliser un(des)
modle(s) de fiche de poste permet de donner
des impulsions, voire des directives lensem-
ble des units et ce titre la fiche de poste consti-
tue un support la gestion collective.
Au sein du ministre
La fiche de poste doit permettre daffecter au
mieux les comptences, et ce,quel que soit le ni-
veau (service, gestion territoriale partage, che-
lon central). Par ailleurs, la lecture de lensem-
ble des fiches de postes successifs dun agent
donne une vision capitalise de son parcours
professionnel et facilite le pronostic de son adap-
tation potentielle tel ou tel emploi.
La tenue de fiches de poste prcises et mises rgulirement jour constitue un outil important pour
llaboration dun vivier et lutilisation optimale des ressources humaines mutualises.
2 - Les lments constitutifs d'une fiche de poste
Ces lments peuvent varier dune fiche lautre:
- en fonction des finalits qui lui sont assignes,
- en fonction des points qui apparaissent essentiels aux responsables, et des spcificits du poste.
Toutefois, on peut dgager une structure commune minimale autour de laquelle sarticulera toute
fiche de poste.
On peut distinguer divers types dlments:
- Les lments relatifs la prsentation gnrale de la situation de travail et ses conditions dexercice.
- Les lments relatifs la description des missions et activits affrentes au poste.
- Les lments relatifs aux comptences et ressources requises pour lexercice des missions et activits:
(ces derniers lments sont souvent peu ou pas dvelopps).
A. Prsentation gnrale de la situation de travail et de ses conditions
d'exercice
1 - Intitul du poste
Il sagit de la dnomination officielle ou titre de
la situation de travail (on utilise souvent la d-
nomination contextualise dun emploi-type),
mais il peut sagir de dnominations spcifiques
adaptes des situations particulires.
Exemples:
chef de subdivision gestion/urbanisme ouest 1
charg de linstruction des lotissements.
Lintitul doit tre succinct, explicite et compr-
hensible des agents concerns par le poste.
2 - Localisation.
Celle-ci est dautant plus importante prciser
que le poste nest pas situ au sige du service.
3 - Position du poste au sein de lunit (service,
subdivision, cellule.... etc.)
Il sagit de situer le poste sur lorganigramme.
Il convient de dcrire tant les relations fonction-
nelles que les relations hirarchiques.
Dans le cas dun poste dencadrement, il convient
dindiquer le nombre de personnes en responsa-
bilit, ainsi que leur catgorie statutaire.
Dans le cas dun poste sans fonction dencadre-
ment on prcise les dlgations consenties et sil
y a lieu la composition de lquipe de travail.
Toutes prcisions juges utiles relatives aux
autres partenaires de travail peuvent galement
tre apportes.
4 - Catgorie statutaire du titulaire du poste
Catgories, corps, grades, etc.
5 - Description des missions et enjeux de lunit.
Il sagit dexpliciter le rle particulier de lunit
au sein du service, ainsi que les principaux as-
pects stratgiques de son intervention.
Ces informations, souvent absentes de la fiche
de poste en tant que telles, doivent cependant tre
accessibles pour une meilleure comprhension
du poste mme, ainsi que des comptences es-
sentielles dvelopper.
6 - Les spcificits du poste
Cette rubrique est ouverte; on peut y trouver des
lments:
- matriels (dplacements frquents, astreintes di-
verses, logement de fonction, ...),
- relatifs aux comptences et ressources trs stra-
tgiques ou trs spcifiques ce poste (cf. la
partie relative aux comptences et ressources),
- dune manire gnrale, toutes informations ju-
ges utiles.
La Lettre du CEDIP - - ECAI n 18 - juin 2001 - page 3
B. Missions et activits affrentes au poste
LES MISSIONS expriment le sens du poste
et correspondent ses diffrentes finalits. Elles
sont gnralement dclines par grand domaine
ou secteur dactivit. Elles permettent de rpon-
dre la question: pourquoi ce poste?
Exemples:
- Suivre pour le compte de ltat, la politique lo-
cale, en matire de prvention des risques natu-
rels.
- Manager un service.
LES ACTIVITS dcrivent ce qui doit tre
effectu pour raliser les missions relatives au
poste. Il sagit du niveau le plus fondamental de
la description du poste (dailleurs, cest partir
des activits que seront dfinies les compten-
ces).
Elles permettent de rpondre la question:
Que fait-on dans ce poste?
Exemples:
- Vrifier ladquation des P.O.S. au plan de pr-
vention des risques.
- Dfinir les dlgations consenties aux colla-
borateurs.
- Contrler lexcution du budget.
Cette partie relative aux missions et activits constitue le cur de la fiche de poste; elle sert de rf-
rence, quelle que soit la destination de la fiche de poste.
Attention: Il est possible de sous-dcouper les activits en tches. Cette opration est la plupart du
temps dun degr de prcision inutile, dans le cadre habituel dune fiche de poste, mais peut savrer
utile pour dcrire des activits dlicates ou trs spcifiques.
C. Principales comptences et ressources requises pour l'exercice des
missions et activits
Les comptences correspondent la mobilisation et la combinaison dans laction dun certain nombre
de ressources personnelles et de lenvironnement professionnel. Elles dcrivent la faon dont un
agent doit sy prendre pour mener bien ses activits.
Exemple de comptence:
Etre capable de reprer toute anomalie en ma-
tire de rgularit et dopportunit de lexcu-
tion des dpenses.
Les ressources personnelles sont gnralement
classes en connaissances, savoir-faire
techniquesou relationnelset aptitudes.
Exemple de ressources:
connatre les rgles de la comptabilit budg-
taire,
savoir lire les documents comptables issus de
CASSIOPEE ou NDL,
faire preuve de rigueur et de sens de la prvi-
sion en matire de planification des dpenses.
Actuellement, cette partie est souvent non traite ou seulement de manire sommaire, gnralement
sous la rubrique profil o lon trouve tout la fois des indications relatives aux qualifications et
diplmes, lexprience, aux emplois dj tenus, et des indications relatives certaines ressources, les
comptences en tant que telles tant rarement indiques.
Par ailleurs, en matire de gestion collective dun service, lintroduction systmatique des comptences
et ressources dans les fiches de poste est un levier pour inciter la pratique concrte et gnralise de la
gestion des ressources humaines par les comptences.
3 - Comment laborer une fiche de poste?
Llaboration dune fiche de poste, ou dun ensemble des fiches de poste, sappuie sur:
Une rflexion sur lactivit stratgique (ou
essentielle) dune unit, ainsi que sur son or-
ganisation.
Celle-ci peut exister dj ou tre ralise, loc-
casion de la rorientation des activits dun ser-
vice, du redploiement des agents en poste, de
larrive dun nouveau responsable, de la fixa-
tion dobjectifs dvolution etc.....
Cette rflexion permet de dcrire les situations
de travail ainsi que leurs conditions dexercice,
et va permettre ainsi dorienter la description des
principales missions et activits de chaque poste.
Llaboration dun corpus de missions et
activits.
Lanalyse des missions et activits doit tre ef-
fectue pour chacun des postes.
Cette analyse peut sappuyer, quand il existe, sur
un rfrentiel demploi, dj labor lchelon
central ou dun service.
(Pour mmoire lemploi [ou emploi-type] est un
dnominateur commun, regroupement de postes
trs proches les uns des autres, au regard des
missions et activits gnrales. Exemple: em-
ploi-type de secrtaire, poste de secrtaire aide-
comptable la subdivision X...).
La Lettre du CEDIP - - ECAI n 18 - avril 2001 - page 4
Cette partie mrite toute lattention, car, ainsi
quil est dj expos plus haut, elle constitue le
cur de la fiche de poste quelle que soit la fina-
lit poursuivie
Llaboration dun corpus de comptences
et ressources.
Bien quil ne sagisse pas dune pratique trs
habituelle, la formulation de comptences, dis-
tincte de celles des ressources permet de:
- donner des prcisions sur ce qui est attendu
comme exercice optimal de lactivit,
- donner des prcisions sur les difficults de sa
mise en uvre,
- finaliser, hirarchiser et slectionner les ressour-
ces ncessaires.
Lexemple qui suit illustre ce propos.
Mission: assister les diffrents matres douvrage en matire dtudes relatives aux oprations
damnagement de centre bourg et de traverses dagglomration.
Activit: tablir un prdiagnostic et un diagnostic dans le cadre dune approche globale.
Comptences:
- identifier, mobiliser et coordonner la production des experts pour tablir les volets thmatiques
du diagnostic,
- rdiger, en hirarchisant les enjeux un diagnostic gnral partir dtudes thmatiques et lui
donner une reprsentation spatiale.
- savoir motiver autour dun projet un ensemble de professionnels trs divers.
Ressources:
- disposer dune forte culture gnrale en matire de scurit routire, accessibilit, insertion ur-
baine en termes de qualit architecturale et paysagre, etc.,
- connatre les diffrentes phases de la conduite de projet,
savoir mettre en uvre les techniques de dynamique des groupes et danimation de runions.
Dune manire gnrale, il convient de se focaliser sur les comptences essentielles, stratgiques
tant pour lagent que pour le service.
Le choix des comptences et ressources exposes est une slection relative une activit donne et
permet de mettre laccent sur ce qui semble le plus reprsentatif, dlicat, fort enjeu, etc. Le dvelop-
pement dun volet comptences / ressources ne prsente dintrt que sil est rellement exploit
(cf. I - Les finalits dune fiche de poste), en particulier dans le cadre du management des comptences
dun service et de la mise en uvre dun plan de professionnalisation li ce management.
Martine Ganter-Couderc et ric Gay - CEDIP
Un exemple de fiche de poste, ainsi que dautres informations sur le sujet, sont consultables sur le
RICF (ricf.cedip.i2/) dans la rubrique Management des comptences.
Bibliographie
Christian Batal - La gestion des ressources humaines dans le secteur public - Lanalyse des mtiers, des emplois
et des comptences - Les ditions dorganisation - 1997
CEREQ - Les emplois types du btiment et des travaux publics - Cahier 13 - La documentation franaise - 1990
CEREQ - Les emplois types de la fonction publique - Cahier 17 - La documentation franaise - 1990
ANPE - Rpertoire oprationnel des mtiers et des emplois (ROME) - La documentation franaise - 1993
Claude Fluck, Catherine Le Brun Choquet - Dvelopper les emplois et les comptences - Une dmarche, des
outils - INSEP ditions - 1992
Fiche technique En lignes N14 - De la gestion prvisionnelle des emplois et des comptences au management
stratgique des comptences dun service ou dune unit - Juin 2000.
Le rfrentiel demploi existant constitue une
base gnrale qui peut ensuite tre adapte au
contexte local, modifie et/ou complte.
Une telle pratique est susceptible dentraner
dimportants gains de temps et dnergie.
Si aucun rfrentiel utilisable nexiste, il est pos-
sible pour le raliser de se rfrer notamment,
aux prconisations de la fiche technique n14.
Il convient dtre vigilant par ailleurs sur la dfi-
nition du degr de prcision adopter.
Les missions et activits doivent tre dcrites de
telle sorte quelles soient opratoires et adaptes
au niveau de responsabilit vis.
Il convient dune manire gnrale dviter toute
description dtaille dactivits videntes.