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Excel para Contadores. CPN Favio Emiliani.

ndice

Guia del Entorno Virtual ................................................................................................................ 2
Introduccin. ............................................................................................................................... 10
Extracto de un libro recomendado. ............................................................................................ 16
Tema 1. ........................................................................................................................................ 18
Tema 2. ........................................................................................................................................ 28
Tema 3. ........................................................................................................................................ 34
Tema 4. ........................................................................................................................................ 39
Tema 5. ........................................................................................................................................ 46
Tema 6. ........................................................................................................................................ 50

Excel para Contadores. CPN Favio Emiliani.
Excel para Contadores. CPN Favio Emiliani.
Simbologa utilizada en esta gua



Subtemas. Lista de los subtemas que
vemos en el tema actual.


Importante. No dejen de leer estos
avisos.


Foros. En los mismos podrn participar
de diversas actividades.


Entrada en calor. Ejercicios para
conocer las nuevas funciones y/o
herramientas, antes de hacer el
ejercicio principal de la unidad.



Enlaces. Material de lectura
recomendada, a fin de que obtengan
los fundamentos tericos de la unidad
a analizar.


Conceptos y funciones a utilizar. En
esta seccin se detalla la utilidad y
sintaxis de las funciones que se
aprendern a utilizar.


Video Tutorial. El icono indica que es
momento para ver el video tutorial del
tema actual. Se pueden reproducir
tanto desde el DVD como en forma
online desde la plataforma.


Subir tu trabajo a la plataforma. Indica
que lleg la hora para que subas el
trabajo que hiciste mientras viste los
videos. Siempre se toman como base
los archivos que estn publicados en la
plataforma (en un tema puede haber 1
o ms archivos sobre los cuales se
trabaja a medida que ves los videos).





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Guia del Entorno Virtual

Qu es el entorno virtual?
Es una plataforma de e-learning que permite mantener un contacto directo con los
estudiantes. Desde la misma se pueden plantear actividades, enviar mensajes, tomar
evaluaciones y supervisar si el alumno sigui la asignatura.

Acceso a la plataforma.
Ingres a travs del sitio de la cooperadora de la Facultad, en el siguiente enlace:
http://www.cooperadorafce.com.ar

Luego presion sobre el enlace con la leyenda Ingresar a la plataforma
[ver captura 1]

Captura 1

De esa forma accedemos directamente al aula del curso Excel para Contadores, que se
encuentra dentro de la plataforma Moodle que adapt el Centro de Telemtica de la UNL.
[ver captura 2]

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Captura 2

Creacin de una cuenta de usuario.
La primera vez que ingresas vas a tener que crear una cuenta, a menos que la hayas creado
previamente para otra asignatura de la Facultad.

Para crear una cuenta tenemos que ir a la seccin de Registrarse como usuario y clickear en
el botn Comience ahora creando una cuenta. [ver captura 3]

Captura 3
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Vas a ver el siguiente formulario de registro. En nombre de usuario vas a colocar la inicial de
tu nombre y tu apellido completo (ms abajo se coloca tu nombre completo por lo que no
necesitas colocarlo ahora). Es muy importante escribir bien la direccin de correo, ya que vas
a recibir un mail que debes confirmar. A la direccin de correo la tens que escribir tanto en el
campo direccin de correo como en el campo de abajo llamado Correo (de nuevo).
[ver captura 4]


Captura 4

Luego de completar el formulario y clickear en Crear cuenta te va a avisar que se envi un
mail a la direccin declarada con las instrucciones para terminar el proceso de registracin. [ver
captura 5]



Captura 5


Ahora tens que ingresar a tu cuenta de correo y vas a ver un mail de Administrador Entorno
Virtual con el asunto Confirmacin de la cuenta http://entornovirtual.... [ver captura 6]
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Captura 6

El mail que vas a recibir es similar al siguiente y para confirmarlo debes clickear en el enlace
que se seala a continuacin. [ver captura 7]


Captura 7

Al clickear en ese enlace se va a confirmar la existencia de tu cuenta de correo y te solicitar la
llave para matricularte en el curso.

Esta contrasea de acceso slo la solicita la primer vez, y el profesor te la va a informar antes
del inicio de las clases (se enva un mail masivo). [ver captura 8]


Captura 8

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Breve gua de manejo de la plataforma.

Hay algunas cuestiones que te servirn para manejar mejor la plataforma.

Ocultar bloques.
A medida que pasan las clases vas a ver cada vez ms bloques, cada tema es un bloque nuevo y
para no desplazar tanto la pantalla hacia abajo, pods usar el cuadradito que se destaca en la
siguiente imagen para que el sistema slo muestre ESE bloque seleccionado.
Entonces, clickeando el cuadradito que se muestra en el ejemplo, slo se va a mostrar el
bloque 3 sobre el Inventario. No te asustes!, pods hacer lo mismo para volver a mostrar
todos los bloques del curso. [ver captura 9]

Captura 9

Suscribirse / Desuscribirse a Foros
Al principio es una buena idea recibir las notificaciones en tu correo, pero cuando son foros
con mucha actividad se puede volver molesto recibir tantos mails. Para desuscribirte a un foro
pods ingresar al mismo y clickear en Darse de baja de este foro, como se ve en la siguiente
imagen. [ver captura 10]


Captura 10

Bien, ahora que ya tens nociones generales sobre el manejo de la plataforma, pas por el foro
Presentndonos (en el bloque inicial de la plataforma), as todos nos podemos conocer. Es
muy importante que comentes que carrera ests siguiendo, o bien si sos un graduado de la
Facultad (o de otras Facultades o Universidades). Tambin sirve, desde el punto de vista
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pedaggico, saber si te encuentras trabajando en la actualidad y la periodicidad con la que
usas el Excel.

Completando el perfil.
Cuando ingresas al aula pods ir al perfil clickeando en tu nombre, de la forma que se muestra
en la siguiente captura. [ver captura 11]


Captura 11

O bien yendo al panel de administracin y clickeando en Perfil. [ver captura 12]

Captura 12
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Primero tens que clickear en la ficha Editar informacin. [ver captura 13]

Captura 13

Luego tens que escribir algo en descripcin, no necesitas redactar algo largo ya que eso lo
hacs en el foro Presentndonos. [ver captura 14]


Captura 14

Es bueno que subas tu foto para que te podamos identificar. Para hacerlo tens que clickear en
Examinar buscar una foto en tu computadora y finalmente presionar el boton que est al
final y dice Actualizar informacin personal. [ver captura 15]




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Captura 15


Con estas breves indicaciones pods animarte a explorar la plataforma.
En el siguiente captulo veremos una breve resea sobre la estructura del curso.









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Introduccin.

Buscamos que el alumno logre usar el Excel para generar sus propias planillas a fin de poder
aplicarlas a su mbito laboral actual o futuro. Las planillas sern diseadas con vistas a la
reutilizacin futura, estandarizando campos, buscando el ingreso rpido de la informacin y el
acceso restringido a las hojas de parmetros.

Las planillas van a ser diseadas usando un esquema de registros, como si se tratase de una
base de datos. Para ver de qu se trata, vamos a ver un ejemplo de una hoja tradicional de
Excel destinada a las fichas para el personal. [ver captura 16]

Captura 16

La planilla que vemos arriba est correcta ya que cumple con el objetivo de carga de datos,
pero dificulta el agregar ms personal, ya que nos obliga a copiar todos los renglones cada vez
que deseamos incorporar a otra persona en nuestra empresa.

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En el curso van a aprender a disear planillas siguiendo un esquema de registros y campos.
Para ello primero tenemos que pensar en qu es lo que se va a cargar, en el caso del ejemplo,
las fichas del personal de nuestra empresa. Los registros seran cada uno de nuestros
empleados (en el Excel se identifica con los renglones de la hoja). De cada registro hay una
serie de datos que se van a cargar, esos seran los campos (en el Excel lo relacionamos con las
columnas). En el ejemplo de la hoja con los datos de nuestro personal, los campos podran ser:
apellido, nombre, CUIL, fecha de ingreso, n de cuenta sueldo, etc. [ver capturas 17 y 18]


Captura 17


Captura 18

Este esquema de registros - campos es muy til para todo tipo de aplicaciones en Excel,
tambin se puede aplicar para el caso de Inventario de mercaderas.

Contenido del curso

Los temas fueron organizados buscando introducir las funciones gradualmente y reforzando
los conceptos en las sucesivas prcticas. El curso siempre se va actualizando y se van
incorporando nuevos temas, muchas veces a partir de pedidos de alumnos, por lo que si hay
algo que te gustara aprender, con gusto te escuchamos.

PRIMER CLASE
Notificaciones al Personal
Subtemas
Clculo de licencia anual ordinaria.
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Combinacin de correspondencia para generar notificaciones (uso de Word y Excel).
Uso de Excel
Formato de nmero personalizado para separar el CUIL con guiones.
Operaciones entre fechas (sumar y restar fechas).
Condicional (SI).
Asignando nombres a las celdas (Insertar -> Nombre -> Definir).
Simplificando los SI anidados, funcin BUSCAR.
Funcin CONTARA (contar renglones de un rango).
Conversin de una celda numrica o de fecha a una cadena de texto.

SEGUNDA CLASE
Liquidacin de sueldos y de indemnizacin por despido
Subtemas
Planilla de liquidacin de sueldos.
Libro sueldos y jornales.
Indemnizacin por despido.
Uso de Excel
Definir nombres de celdas en la misma hoja y en libros externos (Men Insertar ->
Nombres -> Definir).
Bsqueda de datos a partir de un campo clave (BUSCARV), dentro del mismo libro y en
libros externos.
Calcular antigedad a hasta el da de hoy, tomando slo el nmero entero (funcin
ENTERO).
Unir dos celdas en una sola a fin de usar las listas desplegables de validacin de datos.
(Men Datos -> Validacin).
Uniendo celdas y cadenas de texto.
Extraer slo el mes de una fecha.
Extraer slo el da de una fecha.
Estandarizar datos para la indemnizacin por despido, a fin de lograr reutilizar la
planilla.

TERCER CLASE
Manejo de Inventarios
Subtemas
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Diseo del libro en base a registros y campos.
Alternativas para facilitar el ingreso de datos.
Proteccin de celdas.
Validacin de datos.
Uso de Excel
Anidacin de distintas funciones de Excel.
Creacin de tablas con la informacin a utilizar.
Diagramacin correcta de la tabla de productos, usando celdas relacionadas para
facilitar la lectura y actualizacin.
Creacin de una hoja de stock para poder realizar fcilmente el arqueo fsico de los
productos. Se usar la frmula SUMAR.SI
Ingreso de registros en la tabla de movimientos usando listas desplegables.

CUARTA CLASE
Papeles de trabajo para liquidacin de IVA e Ingresos Brutos
Subtemas
Diseo orientado a evitar errores de distraccin y facilitar el trabajo.
Exportacin automtica de retenciones de II.BB. e importacin desde el SIAP.
Uso de Excel
BDSUMA, para sumar celdas que cumplan con varios criterios.
Formato de celda para mostrar los 0 (ceros) del nmero de la factura.
Ingreso de datos por listas desplegables.
BUSCARV, a fin de seleccionar una empresa que nos haya retenido y que nos complete
automticamente su nmero de CUIT y de agente de retencin de IIBB.
CONCATENAR, TEXTO a fin de hacer la migracin automtica al mdulo de IIBB del
SIAP.
Y dos funciones ms para hacer el relleno de los campos que tienen un largo inferior
al requerido por la funcin de importacin. En clases vamos a ver qu opciones brinda
el Excel para lograr ese objetivo.
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QUINTA CLASE
Papeles de trabajo para balances
Subtemas
Manejo de varios libros.
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Confeccin de hojas resumen.
Proteccin de datos.
Uso de Excel
SUMAR con ms de una condicin usando matrices.
Control ActiveX
Repaso de BDSUMA, BUSCARV, SUMAR.SI
Proteccin del libro (Herramientas -> Proteger -> Proteger Libro / Hoja).
Relaciones entre celdas de distintos libros.

SEXTA CLASE
Aplicativo para un bar/restaurant
Subtemas
Carga de consumos usando macros.
Creacin de resmenes usando tablas dinmicas.
Uso de Excel
Macros simples y avanzados
Controles de Formulario
Tablas dinmicas

Otras herramientas que vamos a ver.

Si bien no estn incluidas bajo el ttulo del curso, decid agregar algunas herramientas
informticas que te van a resultar de utilidad. Si uno analiza que trabaja con informacin, vive
en la era de la informacin, no puede desconocer que el mayor valor es intangible y que as
como se genera y acumula, fcilmente se puede perder. Por eso considero til incluir estos
temas:
- Cobian Backup. Respaldar la informacin. El DVD incluye un video donde les muestro
como usar una herramienta que automticamente hace copias de seguridad
- Camouflage. Proteger la informacin. Muchas veces trabajamos con informacin
confidencial, por lo que es necesario saber cmo mantenerla privada. Veremos cmo
romper una contrasea que no es segura (para saber cmo hacerla segura), y
analizaremos las diferencias de la Criptografa y de la Esteganografa, es decir, Qu es
ms seguro?, algo duro de romper o algo invisible?
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- PDF Creator. El software que uso me deja imprimir pero no generar un archivo para
que mi cliente lo vea, hay una solucin?. Uso de las impresoras PDF. Aplicacin a la
profesin.
- Open Office Calc. Es una herramienta gratuita muy similar al Excel. Veremos cmo
hacer una migracin exitosa en la empresa y mediremos esta accin en trminos
econmicos.
Todos los programas mencionados en el listado anterior son de uso libre y gratuito. Los
mismos se vern como bonus al finalizar el curso (los videos se descargarn desde la
plataforma)

Tips para mayor velocidad en el uso habitual de Excel y Windows

Les recomiendo practicar estas combinaciones de teclas ya que permiten agilizar las tareas
cotidianas. Una vez que te acostumbrs gans mucha velocidad.
- Inicio del Explorador de archivos: Win + e
- Minimizar todas las aplicaciones y ver el escritorio: Win + m
- Cambiar de aplicacin: ALT + TAB
- Empezar a escribir una frmula: signo = o + (es ms rpido usar el + por su ubicacin)
- Cambio de hojas en el Excel: Ctrl + Re. Pag. o Ctrl + Av. Pag (teclas Avanzar o retroceder
pgina).
- Ingreso en listas de validacin: Alt + Flecha abajo (en la ejercitacin vas a conocer cules son
estas listas).
- Seleccin de celdas contiguas: Shift y marcar seleccin con teclado o mouse.
- Seleccin de celdas discontinuas: Ctrl y clickear con el mouse las celdas deseadas.
- Copiar: Ctrl + C
- Pegar: Ctrl + V
- Cortar: Ctrl + X
Aclaracin, el signo + significa que las dos teclas deben presionarse, pueden ser
simultneamente o bien primero presionar una y sin soltarla presionar la otra posteriormente.

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Extracto de un libro recomendado.

A lo largo del curso vamos a construir planillas, basadas en casos reales, que nos permitirn
evitar trabajo futuro. Adems, evitarn que cometamos errores de distraccin y las
estructuraremos como si fueran una base de datos. Sern pensadas para invertir tiempo a la
hora del desarrollo y luego beneficiarnos ganando agilidad en la carga de la informacin (que
adems se convertir en una tarea delegable).

En concordancia con estas ideas, encontr un libro llamado Ya s Excel, pero necesito ms
de Francisco Mega Morales (autor espaol), y en las primeras cuatro pginas habla sobre el
diseo de planillas que quiero transmitirles, a las mismas las pude obtener en la vista previa
del Google Books. Pueden ingresar al sitio web del autor ingresando al siguiente enlace.
http://www.necesitomas.com/excel

En esta introduccin del libro se explica claramente la filosofa de cmo estructurar las
planillas de Excel a fin de hacer ms productivo nuestro trabajo. Si bien no est completa (las
pginas 5 y 6 no estn disponible en la vista previa), las pginas que se pudieron obtener me
resultaron muy interesantes. Puede descargar estas pginas tambin desde la plataforma
(Extracto: Ya se Excel, pero necesito ms), se encuentra en el bloque inicial (primer bloque
de la plataforma, sin numerar).

Una vez que lo leas, ingres a la plataforma para participar en el foro Actividad
Introductoria, donde compartiremos nuestra experiencia sobre los malos usos de
Excel. Todos pasamos por esa etapa, te esperamos!


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Tema 1.
Notificaciones al Personal.

Clculo de licencia anual ordinaria.
Combinacin de correspondencia para generar notificaciones (uso de Word y Excel).
Creando ms de un registro por pgina.

Introduccin.

Las notificaciones al personal es una funcin que, como contador de una empresa, muchas
veces vamos a tener que realizar.

Algunas veces son notas individuales para lo cual utilizamos un formulario al que le vamos
cambiando los datos segn la ocasin.

Otras veces tenemos que generar notificaciones a todo el personal en la que se incluyen
muchos datos que van variando de carta en carta, lo que implica que tenemos que revisar los
datos de una hoja y luego volcarlos correctamente en la nota que elaboramos para cada
persona.

Este tema apunta a simplificar ese ltimo caso, y as evitar posibles errores de distraccin y nos
ahorra una verificacin posterior.

Aplicacin Prctica.

Un caso que se nos plantea todos los aos es el tema de las licencias ordinarias, son dirigidas a
todo el personal y debemos colocar sus datos personales, cantidad de das que le
corresponden segn su antigedad, fecha de inicio, de fin y fecha en que se debe reintegrar a
sus tareas.

Teniendo en vista el objetivo de reutilizacin de datos, vamos a tener una planilla con los datos
generales de nuestros empleados y la vincularemos a otros libros. A esa informacin la vamos
a usar en el clculo de las licencias y la podemos volver a usar en el recibo de sueldo. Pero
adems, la utilizaremos en la planilla de indemnizacin (tema 2 de este curso).

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Primero repasemos un poco de la normativa de este tema. Lo invitamos a ingresar a
los siguientes enlaces donde podr profundizar la informacin que se cita.

Ley 20.744
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/25000-29999/25552/texact.htm
Art. 150. Licencia ordinaria.
El trabajador gozar de un perodo mnimo y continuado de descanso anual remunerado por
los siguientes plazos:
a) De catorce (14) das corridos cuando la antigedad en el empleo no exceda de cinco (5)
aos.
b) De veintin (21) das corridos cuando siendo la antigedad mayor de cinco (5) aos no
exceda de diez (10).
c) De veintiocho (28) das corridos cuando la antigedad siendo mayor de diez (10) aos no
exceda de veinte (20).
d) De treinta y cinco (35) das corridos cuando la antigedad exceda de veinte (20) aos.
Para determinar la extensin de las vacaciones atendiendo a la antigedad en el empleo, se
computar como tal aqulla que tendra el trabajador al 31 de diciembre del ao que
correspondan las mismas.
Art. 153. Falta de tiempo mnimo. Licencia proporcional.
Cuando el trabajador no llegase a totalizar el tiempo mnimo de trabajo previsto en el artculo
151 de esta ley, gozar de un perodo de descanso anual, en proporcin de un (1) da de
descanso por cada veinte (20) das de trabajo efectivo, computable de acuerdo al artculo
anterior. En el caso de suspensin de las actividades normales del establecimiento por
vacaciones por un perodo superior al tiempo de licencia que le corresponda al trabajador sin
que ste sea ocupado por su empleador en otras tareas, se considerar que media una
suspensin de hecho hasta que se reinicien las tareas habituales del establecimiento. Dicha
suspensin de hecho quedar sujeta al cumplimiento de los requisitos previstos por los
artculos 218 y siguientes, debiendo ser previamente admitida por la autoridad de aplicacin la
justa causa que se invoque.
CCT 130/75
http://www.trabajo.gba.gov.ar/documentos/convenios/c130-75.pdf

Art. 74.- Los empleadores concedern las vacaciones fijadas por la ley 20.744, de acuerdo
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con sus disposiciones.
En los casos de que se trate de cnyuges e hijos menores de 18 aos, que trabajen en el
mismo o distinto establecimiento, se les propondr que gocen su perodo de licencia en fechas
coincidentes, siempre que ello no perjudique notoriamente el normal desenvolvimiento del o
de los establecimientos.
En todos los casos, se comunicar a los interesados la fecha en que gozarn las vacaciones con
60 das de anticipacin.

Informacin general para empleados de comercio
http://www.faecys.org.ar


A continuacin veremos en detalle las funciones y/o herramientas de Excel que
utilizaremos en la actividad central de este tema. Se recomienda su lectura,
especialmente para las personas que no conozcan la sintaxis de las funciones a
utilizar.


En este tema se va a utilizar el Excel y el Word, en cualquiera de sus versiones, recomiendo la
versin 2007 o bien la 2003. A partir de la edicin 2003, cuando se escribe una funcin aparece
un tooltip indicando la estructura de la misma.


En el Excel vamos a emplear lo siguiente:
- Formato de nmero personalizado para separar el CUIL con guiones.
- Operaciones entre fechas (sumar y restar fechas).
- Condicional SI.
- Asignando nombres a las celdas (Insertar -> Nombre -> Definir).
- Simplificando los SI anidados, funcin BUSCAR.
- Funcin CONTARA (contar renglones de un rango).
- Conversin de una celda numrica o de fecha a una cadena de texto (*).

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La marca (*) se refiere a que en clases vamos a buscar que frmulas podemos usar para
cumplir ese objetivo, de esta forma, a partir de una necesidad aprendemos a buscar qu
funcin tenemos que usar.

En el Word vamos a usar la funcin de combinar correspondencia para que se generen
automticamente las cartas personalizadas a los empleados con todos los datos variables que
se van a extraer del Excel que hicimos.

Utilidad de las nuevas funciones y su sintaxis.

SI: Comprueba si se cumple una condicin y devuelve un valor si es verdadero y otro si es falso.

Sintaxis:
SI(prueba lgica; qu hacer si es verdadero; qu hacer si es falso)

La prueba lgica puede ser cualquier operacin o frmula que pueda verificarse su estado de
verdad. Dentro de esa prueba lgica pueden utilizarse cualquier operador de comparacin ( =,
<, >, <=, >=, <>) y adems se pueden combinar ms de un operador usando las funciones Y u
O. Si se usa Y, todas las condiciones se deben cumplir para que sea verdadero. Si se usa O, al
menos una se debe cumplir.

Ejemplo:

1
2
3
4

A
Datos
15
9
8

=SI(Y(A2>A3;
A2<A4);
"Correcto";
Si 15 es mayor que 9 y menor que 8, devuelve "Correcto".
Resultado: Incorrecto
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"Incorrecto")
=SI(O(A2<>A3;
A2<>A4);
"Correcto";
"Incorrecto")
Si 15 no es igual a 9 15 no es igual a 8, se devuelve "Correcto".
Resultado: Correcto

Anidando los SI
Cuando el anlisis lgico se vuelve ms complicado es necesario usar ms de una funcin SI.
En este caso, el valor de qu hacer si es falso pasa a ser otra funcin SI, con otra prueba
lgica y otros pasos para verdadero y falso. Veamos:
Si la puntuacin es La funcin devuelve
Mayor que 89 A
De 80 a 89 B
De 70 a 79 C
De 60 a 69 D
Menor que 60 F
Analizando la tabla anterior, podemos decir que si la nota de la persona es mayor que 89, le
corresponde una A, de lo contrario puede ser una B, C, D o F.
Entonces, usando el esquema de notas podemos elaborar una funcin para darle una
calificacin conceptual a los siguientes resultados de examen:

1
2
3
4

A
Puntuacin
45
90
78

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=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F"))))

Para poder entender la funcin la podemos analizar por partes de la siguiente forma:



Esto se puede complicar mucho si el nmero de opciones es grande, para lo cual se puede
utilizar una funcin llamada BUSCAR.
Sirve para evaluar muchas condiciones y asignarle el valor correspondiente.
Continuando con el ejemplo anterior tenemos que hacer una tabla, ordenando los pisos de
cada categora de menor a mayor, es decir:
Si la nota era menor a 60, le corresponda una F, entonces el piso es 0 (cero), si era mayor a 60
y menor que 69, le corresponda una E, entonces el piso es 60, as sucesivamente obtenemos:

F G
1 Puntuacin Calificacin
2 0 F
3 60 D
4 70 C
5 80 B
6 89 A


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La funcin BUSCAR tiene dos variantes, una usando vectores (los vectores son matrices de una
columna) y otra usando matrices, donde una columna es el valor y la otra el resultado (como
se ve en la tabla de arriba).

Sintaxis:

BUSCAR(valor_buscado; matriz)
La sintaxis de la forma matricial de la funcin BUSCAR tiene estos argumentos:
valor_buscado Obligatorio. Valor que busca la funcin BUSCAR en una matriz.
El argumento valor_buscado puede ser un nmero, texto, un valor lgico o un nombre de
referencia que se refiere a un valor.
Si BUSCAR no puede encontrar el valor de valor_buscado, usa el mayor valor de la
matriz que es menor o igual que el valor_buscado.
Si el valor de valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila o
columna (segn las dimensiones de la matriz), BUSCAR devuelve el valor de error
#N/A.
matriz Obligatorio. Rango de celdas que contiene texto, nmeros o valores lgicos que
desea comparar con valor_buscado.
La forma matricial de BUSCAR es muy similar a las funciones BUSCARH y BUSCARV.
La diferencia es que BUSCARH busca el valor de valor_buscado en la primera fila,
BUSCARV busca en la primera columna y BUSCAR realiza la bsqueda segn las
dimensiones de la matriz.
Si la matriz cubre un rea que es ms ancha que alta (ms columnas que filas),
BUSCAR busca el valor de valor_buscado en la primera fila.
Si una matriz es cuadrada o ms alta que ancha (tiene ms filas que columnas),
BUSCAR busca en la primera columna.
Con las funciones BUSCARH y BUSCARV, puede especificar un ndice en vertical o
en horizontal, pero BUSCAR siempre selecciona el ltimo valor de la fila o
columna.
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IMPORTANTE Los valores de la matriz se deben colocar en orden ascendente: ...,-2, -1,
0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor
incorrecto. El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
Entonces, toda esta frmula:

=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F"))))

Pasa a ser:
=BUSCAR(A2;F2:G6)

Los otros conceptos y funciones son ms simples y los vamos a ver en la clase, por lo que ahora
pasamos a ver la generacin automtica de notificaciones a partir de los datos de nuestra tabla
de Excel.

Combinar correspondencia.

Es una funcin muy poco utilizada del Office pero que es muy rica por su variedad de
aplicaciones. Por ejemplo, se puede usar para:
- Generar destinatarios para imprimir sobres de cartas.
- Crear certificados por participaciones en congresos. Los mismos puede personalizarse,
detallando expositor, ttulo de trabajo, calidad de participacin.
- Notificaciones al personal (licencias, cumplimiento de metas por sucursal, etc).

Esta funcin se encuentra en la mayora de las versiones de Word en el men HERRAMIENTAS
Office 2003 -> Cartas y correspondencias -> Asistente para combinar correspondencia.
Office 2007 -> Ficha Correspondencia -> Iniciar combinacin de correspondencia.

Los pasos para aprovechar esta herramienta son:
- Disear la tabla de Excel que contiene los datos que vamos a colocar en la carta (slo
los datos que van a variar de carta en carta)
- Disear un documento de Word con el contenido general de la carta (no colocar los
datos que varan, luego se van a colocar los marcadores que van a ser reemplazados
cuando se haga la combinacin).
- Seguir los pasos del asistente de combinacin de correspondencia:
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o Seleccionamos usar el documento actual de Word que contiene la carta
modelo.
o Seleccionamos usar una lista existente (es la tabla de Excel que habamos
creado con los datos) y la elegimos entrando en el enlace Examinar.
o Dejamos el Tilde slo en los renglones que correspondan a los rtulos y a las
filas que contengan registros que vamos a usar en la combinacin.
o Entramos en Ms elementos y vamos a ver los rtulos de las columnas de
nuestra tabla de Excel.
o Estando posicionados en el lugar correcto en el word, insertamos cada uno de
los campos. Va a aparecer el campo rodeado de dos signos menores y dos
signos mayores: <<Apellido>>, eso indica que ese marcador se va a reemplazar
por el apellido que corresponda.
o Los pasos para el Office 2007 se pueden ver detalladamente en el video-
tutorial de este tema (se encuentra en el DVD y en la plataforma online).

Se puede tener una vista previa para ver como quedaran con los marcadores reemplazados
por los datos concretos. Luego se pueden generar las cartas para editarlas (si es necesario) o
imprimirlas.

Si no pudiste asistir a la clase, pods ver el video del desarrollo del Tema 1:
Notificaciones al Personal ingresando a la plataforma del curso o desde el
DVD. En el mismo se detalla paso por paso el desarrollo de la planilla de
Excel y la generacin de las notificaciones usando el Word.


Ahora que ya presenciaste la clase o viste el video de la misma, es tu
turno de mostrarnos la planilla y las notificaciones que realizaste,
siguiendo las instrucciones del video. Si te sents creativo, pods
introducir todas las modificaciones que desees.

Ingres al Tema 1 en la plataforma y clickea en Sub tu trabajo del tema
1.

Aclaracin: estos trabajos no se califican, ya que es una reproduccin de
lo que ense, pero S son un requisito del curso.


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Cada trabajo subido a la plataforma confirma que has seguido el curso, y en caso de
subirlos todos podremos emitir el certificado de Asistencia. En el caso de la
comisin presencial no importa que una clase no puedas ir, la asistencia se da con
la subida del trabajo de la semana.

Si hacs todos los trabajos y adems aplics los conocimientos y creatividad a un
caso nuevo o mejora de uno que hice yo, podremos emitirte el certificado de Curso
Aprobado. Te recomiendo esta oportunidad ya que es otro medio ms para
aprender y despertar tu creatividad.


En la prxima clase veremos el tema de liquidaciones de sueldos y de
indemnizaciones por despido
Favio.-



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Tema 2.
Liquidaciones

Liquidacin de sueldos.
Libro sueldos y jornales.
Indemnizacin por despido.


Introduccin.

En las PyMES, el contador debe cumplir varios tipos de funciones, adems de emitir informes
de gestin y preparar informacin para el balance, tambin frecuentemente realiza la
liquidacin de sueldos.

Adems, si uno va a desempear la profesin liberal, la liquidacin de sueldos o de
indemnizaciones es un servicio adicional que podemos ofrecer.

Por ello, es muy til saber cmo armar una planilla para generar los recibos de sueldos, porque
cuando cambie la legislacin podemos ir adaptndola.

Va a ser necesario saber el Convenio Colectivo que comprende la actividad de la empresa para
la cual estemos trabajando ya que puede fijar pautas distintas a las establecidas en la LCT. En
este curso vamos a trabajar sobre el CCT de empleados de comercio, pero se pueden adaptar
las planillas para seguir cualquier convenio (sera una idea vlida para que lo apliques en tu
trabajo final).

Lo que este curso busca es disear las planillas a fin de ahorrar trabajo futuro, es decir,
invertimos un poco ms de tiempo al generar la estructura la primera vez, pero luego vamos a
modificar slo los datos bsicos para obtener los nuevos resultados. De esa forma vamos a
poder brindar una respuesta rpida ante los requerimientos de nuestros clientes o
empleadores.

Vamos a usar datos que se almacenan en un libro y son solicitados en otro libro, as slo lo
cargamos una vez y lo reutilizamos cada vez que lo necesitamos. Tambin se emplearn
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referencias a celdas para que los clculos se actualicen automticamente cuando cambiamos
la informacin base.

Siempre recomendamos ir a la fuente de la informacin, por lo que les dejamos a
continuacin un listado de enlaces cuya lectura se recomienda para tener un mayor
respaldo terico sobre el tema que vamos a desarrollar.

Acuerdo colectivo Mayo 2012
http://www.faecys.org.ar/AcuerdoSalarialMayo2012.pdf

Escala salarial Mayo 2012
http://www.faecys.org.ar/GENERAL%20052012.xls

Ley 20.744
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/25000-29999/25552/texact.htm

CCT 130/75
http://www.trabajo.gba.gov.ar/documentos/convenios/c130-75.pdf

Compendio de normas laborales
http://www.trabajo.gov.ar/legislacion/ley/index.html

Buscador de Convenios Colectivos, Acuerdos y Laudos
http://www.trabajo.gov.ar/conveniosweb/ConsultaWeb/Aviso.asp

Informacin general para empleados de comercio (y software para liquidacin)
http://www.faecys.org.ar

INACAP
http://www.institutocap.org.ar

Aplicativo CUEC
http://www.skya.com.ar/descargas/sasi.exe
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Esta semana planteamos otra actividad de foro, as aprovechamos ms el
curso y no vemos slo Excel. Ingres a la plataforma y busc dentro del
bloque 2, la Actividad 2. Nos vemos!


Definir nombres de celdas en la misma hoja y en libros externos (Men Insertar ->
Nombres -> Definir).
Bsqueda de datos a partir de un campo clave (BUSCARV), dentro del mismo libro y
en libros externos.
Calcular antigedad a hasta el da de hoy, tomando slo el nmero entero (funcin
ENTERO).
Unir dos celdas en una sola a fin de usar las listas desplegables de validacin de
datos. (Men Datos -> Validacin).
Uniendo celdas y cadenas de texto. (*)
Extraer slo el mes de una fecha. (*)
Extraer slo el da de una fecha. (*)
Generacin de un duplicado del recibo de sueldo sin escribir nuevamente las
frmulas, ajuste de columnas para que el duplicado quede exactamente igual.

Las marcas (*) se refieren a que en clases vamos a buscar qu funcin podemos usar para
cumplir ese objetivo, de esta forma, a partir de una necesidad aprendemos a resolverla
buceando en el navegador de funciones. [ver captura 19]

Captura 19


Utilidad de las nuevas funciones y su sintaxis.

BUSCARV
Esta es una de las funciones que vamos a usar en muchas partes del curso es sumamente til
para ahorrar el ingreso de la informacin y actualizar automticamente datos.
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Funcionamiento:
Busca un valor especfico en la primer columna de una matriz de tabla y devuelve, en la misma
fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla.
La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de
comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea
buscar.
Sintaxis:
BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; ordenado)
Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla.
Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de
los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error
#N/A.
Matriz_buscar_en Dos o ms columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre
de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca
valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las maysculas y
minsculas del texto son equivalentes.
Indicador_columnas Nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse
el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el
valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en
y as sucesivamente. Si indicador_columnas es:
- inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
- superior al nmero de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor
de error #REF!
Ordenado Valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada:
Si se omite o es VERDADERO, se devolver una coincidencia exacta o aproximada.
Sino localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto
inferior a valor_buscado. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en
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deben estar clasificados segn un criterio de ordenacin ascendente; en caso
contrario, es posible que BUSCARV no devuelva el valor correcto.
Si es FALSO, BUSCARV slo buscar una coincidencia exacta. En este caso, no es
necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay
dos o ms valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizar el primer
valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolver el valor
de error #N/A.
Ejemplo:
A B C D
Id. de artculo Artculo Costo Marcas
1 ST-340 Cochecito 145,67 $ 30%
2 BI-567 Babero 3,56 $ 40%
3 DI-328 Paales 21,45 $ 35%
4 WI-989 Toallitas 5,12 $ 40%
5 AS-469 Aspirador 2,56 $ 45%

Frmula
Descripcin (resultado)
= BUSCARV("DI-328", A2:D6,
3, FALSO) * (1 +
BUSCARV("DI-328", A2:D6, 4,
FALSO))
Calcula el precio minorista de los paales agregando
el porcentaje marcado al costo ($28,96)
= (BUSCARV("WI-989",
A2:D6, 3, FALSO) * (1 +
BUSCARV("WI-989", A2:D6,
4, FALSO))) * (1 - 20%)
Calcula el precio de venta de las toallitas restando un
descuento especificado al precio minorista (5,73 $)
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= SI(BUSCARV(A2, A2:D6, 3,
FALSO) >= 20, "La marca es "
& 100 * BUSCARV(A2, A2:D6,
4, FALSO) &"%", "El costo es
inferior a 20,00 $")
Si el costo de un artculo es superior o igual a 20,00 $,
muestra la cadena "La marca es nn%"; en caso
contrario, muestra "El costo es inferior a $20,00". (La
marca es 30%)
= SI(BUSCARV(A3, A2:D6, 3,
FALSO) >= 20, "La marca es: "
& 100 * BUSCARV(A3, A2:D6,
4, FALSO) &"%", "El costo es
$" & BUSCARV (A3, A2:D6, 3,
FALSO))
Si el costo de un artculo es superior o igual a 20,00 $,
muestra la cadena "La marca es nn%"; en caso
contrario, muestra el costo "El costo es n,nn $". (El
costo es 3,56 $)

Ahora que ya conoces la sintaxis del BUSCARV vamos a realizar una
entrada en calor. La misma nos sirve para comenzar a conocer funciones
nuevas, antes de comenzar el desarrollo del tema principal de la clase.
Ingres a la plataforma para bajar el archivo con el que trabajaremos. En
el video est la solucin del ejercicio.



Si no pudiste asistir a la clase, pods ver el video del desarrollo del Tema
2: Liquidaciones ingresando a la plataforma del curso, o bien desde el
DVD. En el mismo se detalla paso por paso el desarrollo de las planillas
de Excel. Por las dudas te aviso que tiene audio, slo tens que prender
los parlantes, relajarte y disfrutar del video (y de paso aprendes algo
nuevo).



Bueno, ahora que ya viste el video de la clase o bien asististe
personalmente a la misma, lleg la hora de trabajar y copiar lo que yo
hice en el video. Una vez terminado, subilo a la plataforma (enlace: Sub
tu trabajo del tema 2).

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Tema 3.
Manejo de Inventarios

Diseo del libro en base a registros y campos.
Alternativas para facilitar el ingreso de datos.
Proteccin de celdas.
Validacin de datos.


Introduccin.

Muchas veces como contadores internos de una empresa pequea vamos a ser los
responsables de armar circuitos administrativos, los cuales pueden llegar a involucrar el
manejo de stock.

Por ms que en las empresas se utilicen sistemas administrativos de cobranza, de caja, cuenta
corriente de clientes, muchas veces no estn diseados para adems brindar informacin
sobre el stock de productos. Los sistemas a medida generalmente tienen un costo elevado
de desarrollo, no slo monetario, sino tambin en tiempo.

Por ello, como contadores debemos ser capaces de armar un circuito, establecer medidas de
seguridad y control de los inventarios de productos que se manejen en la empresa. El operador
de la planilla ser otro empleado de la empresa, por lo que debemos hacerla buscando brindar
la mayor facilidad de uso y resguardando los datos que no debera modificar.

El Excel no es la mejor herramienta que poseemos, pero es la ms verstil ya que una vez que
lo dominemos, podemos efectuar rpidamente cambios en nuestro libro y adecuarlo a las
modificaciones que sufran los procedimientos.

Al disear una planilla para el manejo de stock se suelen cometer varios errores:
- No estandarizar la informacin, dejando a criterio del operador la forma de identificar
el producto.
- Estandarizar el ingreso del producto, pero colocndole un cdigo que el operador debe
memorizar.
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- Usar autofiltros para calcular el stock de un producto, lo que provoca demoras en la
verificacin del arqueo realizado.
- No proteger las celdas que contienen los datos bsicos de los productos (el operador
solo debera poder acceder a la carga de los movimientos), adems de no proteger las
celdas con frmulas.

En la clase vamos a analizar estos tipos de problemas y vamos a construir una planilla que evite
cometer todos esos errores comunes.

Como escrib antes, lo que hagamos no va a ser lo ms eficiente que se puede lograr ya que el
Excel no puede manejar gran cantidad de datos (prueben presionando CTRL + tecla de abajo
para ver hasta que fila llega), pero antes de encargarle el trabajo a un programador, debemos
estar conformes con el funcionamiento del circuito de la informacin que hemos creado.

Para poder continuar, debemos recordar lo visto en la seccin de Introduccin.

Cada columna o campo almacena un tipo distinto de informacin de la entidad que estamos
representando, en este caso, los empleados de nuestra empresa. No deben almacenarse
operaciones matemticas que surjan de los campos que se usan, solo los datos que
caractericen a nuestro empleado. Es decir, en vez de almacenar la edad, almacenamos la fecha
de nacimiento. Luego, a partir de una consulta podemos pedirle al Excel que nos de la edad del
empleado que queremos. Y si estamos hablando de mercaderas, no creemos una columna con
el stock, eso tambin se puede obtener con una operacin matemtica.


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Luego, tenemos los registros (son las filas), todos van a tener los mismos campos ya que
pertenecen a la misma tabla, pero los contenidos de las celdas van a ser diferentes, cada fila
representar a un empleado distinto. Si estamos en el caso de inventario, cada fila es un
movimiento del inventario (alta o baja).




Condicional SI anidado para saber cundo es pertinente calcular el precio de venta.
Anidacin de las frmulas SI y BUSCARV.
Creacin de tablas accesoria con la informacin a utilizar.
Diagramacin correcta de la tabla de productos, usando celdas relacionadas para
facilitar la lectura y actualizacin.
Creacin de una hoja de stock para poder realizar fcilmente el arqueo fsico de los
productos. Se usar la frmula SUMAR.SI
Ingreso de registros en la tabla de movimientos usando listas desplegables.

Utilidad de las nuevas funciones y su sintaxis.

Ahora vamos a ver una de las funciones ms importantes de este tema, pods ver la sintaxis
bsica a continuacin y luego verla en aplicacin en el video tutorial, en la plataforma y en el
DVD.

SUMAR.SI
Sintaxis:
SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma)
La sintaxis de la funcin SUMAR.SI cuenta con los argumentos siguientes:
rango Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar segn los criterios
especificados. Las celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o
referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en
cuenta.
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criterios Obligatorio. El criterio en forma de nmero, expresin o texto, que
determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse
como 32, ">32", B5, 32, "32", "manzanas" u HOY().
IMPORTANTE Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los smbolos
lgicos o matemticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numrico, las
comillas dobles no son obligatorias.
rango_suma Opcional. Las celdas reales para sumar, si desea agregar celdas a las ya
especificadas en el argumento rango. Si se omite el argumento rango_suma, Excel suma
las celdas que estn especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que se
aplica los criterios).
Ejemplo:
A B C
1 Categora Alimentos Ventas
2 Verduras Tomates 2.300
3 Verduras Apio 5.500
4 Frutas Naranjas 800
5 Manteca 400
6 Verduras Zanahoria 4.200
7 Frutas Manzanas 1.200
8 Frmula Descripcin Resultado
9 =SUMAR.SI(A2:A7,"Frutas",C2:C7) Suma de las ventas de todos
los alimentos en la categora
"Frutas".
2.000
10 =SUMAR.SI(A2:A7,"Verduras",C2:C7) Suma de las ventas de todos
los alimentos en la categora
12.000
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"Verduras".
11 =SUMAR.SI(B2:B7,"*s",C2:C7) Suma de las ventas de todos
los alimentos que terminan
en "s" (Tomates, Naranjas y
Manzanas).
4.300
12 =SUMAR.SI(A2:A7,"",C2:C7) Suma de las ventas de todos
los alimentos que no tienen
una categora especificada.
400


Ahora que ya conoces la sintaxis del SUMAR.SI vamos a realizar una entrada en
calor, en la plataforma pods bajar el material de la actividad de
precalentamiento. La respuesta est en los videos.

Ya es momento de comenzar con lo previsto para este tema, veamos cmo se
puede construir un sistema de inventario. Mir el video de la clase desde la
plataforma o usando el DVD.

sta ya es la tercer entrega, as que ya conocs el procedimiento, veamos
cmo te fue con la planilla de Inventario.

Quers ms?, te invitamos a superar los lmites con el desafo colectivo que est
publicado en la plataforma. Por qu lo llamamos colectivo?, entr y averigualo.


Bien, segu este buen ritmo, ahora se viene el Tema 4 donde veremos cmo ganar
tiempo al liquidar impuestos s, eso que puede volverse tan montono se puede
optimizar!!



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Tema 4.
Papeles de trabajo para liquidaciones de IVA e Ingresos Brutos.

Diseo orientado a evitar errores de distraccin y facilitar el trabajo.
Exportacin automtica de retenciones de II.BB. e importacin desde el SIAP.


Introduccin.

Cuando se trata de liquidar impuestos, usamos generalmente al Excel como una calculadora,
sin explotar el poder de relacin entre campos y tampoco las frmulas. Supongo que el motivo
es que nos acostumbramos a usar lapicera, papel y calculadora para hacer las ejercitaciones
prcticas.

En este tema vamos a abordar la preparacin de los papeles de trabajo para luego usar el SIAP
(Sistema Integrado de Aplicaciones) de la AFIP, en sus mdulos de IVA e Ingresos Brutos (dos
de las operaciones ms habituales de los contadores).

Vamos a ver cmo hacer para simplificar el trabajo recurrente, procurando que la informacin
que carguemos en el Excel no la debamos volver a cargar en el SIAP (una premisa es evitar la
duplicacin de carga de la informacin).

Para lograr reducir esa doble registracin vamos a ver la posibilidad de importacin de datos
que permite el mdulo de IIBB del SIAP, veremos el tipo de formato que nos acepta y cmo
hacer para poder generarlo desde el Excel.

Como en este tema vamos a liquidar impuestos, pods aprovechar para investigar
los aplicativos de AFIP, as ves como se gana tiempo con la importacin de datos de
retenciones.
Primero hay que descargar e instalar los siguientes programas:

SIAP
http://www.afip.gov.ar/aplicativos/siap

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Aplicativo IIBB Santa Fe
http://www.santafe.gov.ar/index.php/web/content/view/full/24195

Luego pods mirar el video tutorial importacin en siap donde muestro un proceso de
instalacin del SIAP y del aplicativo de Ingresos Brutos. Luego en el video tambin se muestra
como se realiza la importacin del archivo. No es obligacin hacer la importacin final al SIAP,
la clase solo abarca hacer la planilla de excel y ese es el archivo que se sube (el archivo de Excel
correspondiente a IIBB y a IVA).

BDSUMA, para sumar celdas que cumplan con varios criterios.
Formato de celda para mostrar los 0 (ceros) del nmero de la factura.
Ingreso de datos por listas desplegables.
BUSCARV, a fin de seleccionar una empresa que nos haya retenido y que nos
complete automticamente su nmero de CUIT y de agente de retencin de IIBB.
CONCATENAR, TEXTO a fin de hacer la migracin automtica al mdulo de IIBB del
SIAP.
Y dos funciones ms para hacer el relleno de los campos que tienen un largo
inferior al requerido por la funcin de importacin. En clases vamos a ver qu
opciones brinda el Excel para lograr ese objetivo.

Utilidad de las nuevas funciones y su sintaxis.

Ahora vamos a ver una de las funciones ms importantes de este tema, pods ver la sintaxis
bsica a continuacin y luego verla en aplicacin en el video tutorial (disponible en la
plataforma y en el DVD).

BDSUMA
Sintaxis
BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de
datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin son registros y las
columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rtulos de cada columna.
Nombre_de_campo indica qu columna se utiliza en la funcin. Escriba el rtulo de la
columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un nmero (sin las
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comillas) que represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2
para la segunda y as sucesivamente.
Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar
cualquier rango en el argumento Criterios mientras ste incluya por lo menos un rtulo de
columna y al menos una celda debajo del rtulo de columna en la que se pueda especificar una
condicin de columna.
Ejemplo
A B C D E F
1 rbol Alto Edad Rendimiento Beneficio Alto
2 ="=Manzano" >10 <16
3 ="=Peral"
4 rbol Alto Edad Rendimiento Beneficio

5 Manzano 18 20 14 105,00

6 Peral 12 12 10 96,00

7 Cerezo 13 14 9 105,00

8 Manzano 14 15 10 75,00

9 Peral 9 8 8 76,80

10 Manzano 8 9 6 45,00



=BDSUMA(A4:E10;"Beneficio";A1:A2) Beneficio total de los manzanos (Resultado: 225)
=BDSUMA(A4:E10;"Beneficio";A1:F2) Beneficio total de los manzanos con un alto entre
10 y 16 (Resultado: 75)

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Ahora que ya conoces la sintaxis del BDSUMA vamos a realizar una entrada en
calor, en la plataforma pods bajar el material de la actividad de
precalentamiento. No es obligatoria ni se sube a la plataforma, pero es bueno
que lo hagas as ests ms preparado para la actividad central.

Preparando nuestra planilla de Excel.

El mdulo de IIBB del SIAP es el que presenta los mayores inconvenientes ya que en caso de
que nuestro cliente tuviera retenciones sufridas, hay que tipear los datos que permitan
individualizarlas.

Lo ms lgico sera probar con el copiar y pegar, pero el CTRL + V slo funciona en algunos
campos (los iniciales de Nmero de CUIT y N de Agente de Retencin), dejando todo el resto a
nuestra cuenta.

Tampoco acepta el formato ms comn llamado CSV (texto separado por comas), el cual
puede ser generado fcilmente por el Excel (Archivo -> Guardar como -> .csv).

Ingresando a la ayuda de retenciones del aplicativo de Ingresos Brutos, en la parte de
Importacin vemos:

Importar
Este botn se encuentra en las ventanas Retenciones y Percepciones,
permitiendo el mismo importar los datos desde un archivo de texto (archivo
ASCII), que contenga los datos requeridos para informar las retenciones o
percepciones sufridas e incorporar las mismas en la aplicacin.
Al cliquear sobre este botn el sistema mostrar la ventana Importacin.
En la misma visualizar dentro de la seccin Tipo de registro, la clase de
archivo que se importar a la aplicacin. El sistema registrar este dato, ya
que el mismo depende de la ventana desde la cual se quiere llevar a cabo
dicha operacin, por ejemplo, si se quiere importar un archivo conteniendo
retenciones, deber seleccionar el botn importar que se encuentra en la
ventana Retenciones, mostrando el sistema en este campo la palabra
Retenciones.
Botn Configurar Tipo de Registro, posicionndose y cliqueando sobre el
mismo, el sistema le permitir ingresar los formatos de lo distintos
registros que utilizara en el texto de origen.
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Llevada a cabo la operacin anterior, deber cliquear en el botn Aceptar,
para que el sistema registre los mismos.
Botn Seleccionar Archivo de Origen para la Importacin, posicionndose y
cliqueando sobre el mismo, el sistema le mostrar, desde el explorador de
Windows, los directorios y sus respectivas carpetas para que pueda ubicar
desde su disco rgido el archivo a importar.
Localizado el mismo, el sistema comenzar a efectuar la importacin,
visualizando en la pantalla el resultado de la misma.
En caso que el resultado arrojado en la importacin tuviera registros con
error, los mismos son mostrados en pantalla, donde se informa el/los nmeros
de lneas con error y una descripcin del mismo. Los registros que no se
importaron por presentar algn error son almacenados en un nuevo archivo que
el sistema informa al finalizar el proceso de importacin.
Nota: Todos los datos que se importan debern cumplir con el formato y reglas
de validacin que se visualizan con el ingreso manual en la pantalla
respectiva.
Validaciones de la importacin de retenciones
Campo Largo Validacin
CUIT Agente de Retencin Alfa(13) Validacin de CUIT. Debe ingresarse
con guiones. - No puede ser igual al
CUIT del Contribuyente que declara
(S.I.Ap.)
Nro. de inscripcin del
agente (como agente o
contribuyente del
impuesto sobre los
Ingresos Brutos)
N(10) Validacin segn corresponde a nmero
de inscripcin No deber ser el mismo
que el del contribuyente que declara
(ventana datos generales pestaa
datos de la empresa)
Fecha de Retencin dd/mm/aaaa
dd/mm/aa
dd-mm-aaaa
dd-mm-aa
La fecha de retencin debe ser menor o
igual al ltimo da del perodo que
est declarando.
Nro. de certificado de
retencin
N(12) Cuando tipo de comprobante es "C" o
"A", debe ser mayor a cero. Si como
tipo de comprobante se ingresa "A"
(Certificado Sistema API), el nro. de
certificado de retencin deber tener
el siguiente formato: 4 posiciones
numricas que corresponden a la
sucursal (puede ser mayor o igual a
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ceros), 2 posiciones numricas que
corresponden a las dos ltimas
posiciones del ao (debe ser mayor o
igual a 02 y no mayor al ao que est
declarando), 6 posiciones numricas
mayores a cero que corresponden al
nmero del certificado. No puede haber
dos retenciones iguales en tipo y N
de comprobante para una misma CUIT.
Tipo de Comprobante Alfa(1) A-Certificado Sistema API C-Otro
certificado
F-Factura L-Liquidacin R-
Recibo
Letra de Comprobante Alfa(1) A, B, C, M o Blanco (En el proceso de
importacin no se aceptan minsculas
por maysculas).
Nmero de Sucursal N(4) Mayor o igual a 0000. Si tipo de
comprobante es A, C o L, debe
completarse con ceros.
Nmero de emisin N(8) Mayor o igual a 00000001. Si tipo de
comprobante es A, C o L, debe
completarse con ceros.
Importe de la retencin N(8,2) Debe ser Mayor a 0
Nmero de liquidacin Alfa(20) Distinto de blancos para tipo de
comprobantes L.

Entonces, tenemos que usar registros que tengan todos los campos que vemos en esa tabla, si
no tenemos datos para un campo vamos a rellenar con ceros. Si la informacin que tenemos
es ms corta que el largo que se muestra en la tabla, tambin rellenamos con ceros. Por eso a
esta modalidad de importacin de datos se la conoce como registros de ancho fijo, no importa
que informacin tenga, siempre todos los registros tienen la misma cantidad de caracteres.
En el video pods ver cmo se crea la planilla de II.BB. y luego cmo se hace la
importacin desde el SIAP. Tambin se desarrolla la planilla de IVA con la nueva
funcin que aprendimos en este tema.

Cuarta semana de estudio, lo que implica el cuarto envo de tu trabajo. Ya estars
familiarizado con el procedimiento, record que con el envo ests dando tu
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asistencia (no importa que hayas ido a la clase, importa que subas el trabajo
elaborado, considero que es la mejor forma de saber que ests siguiendo al dia el
curso).

Ms?, si, tenemos otro foro de desafos, aprovechalo, sacale todo el jugo a este
curso. Te gustara desafiar a tus compaeros?, escuchamos tus sugerencias para
nuevas consignas a resolver.


Bien, no me dejaste solo!, ahora sigamos con el Tema 5, veremos cmo podemos
armar un balance con poco trabajo!, y donde adems podremos delegar las
tareas repetitivas.
Volviendo a lo importante, este es un buen momento para ir pensando en un trabajo final. Si
ests trabajando puede consistir en mejorar una planilla actual, aplicando los conocimientos
del curso. Si ests estudiando pods tomar lo visto en alguna asignatura de la Facultad (ej.:
Matemtica Financiera, Administracin Financiera, Costos y Gestin, Contabilidad de Costos,
SISI, Estados Contables) y mejorarlo aplicando Excel (en la Facultad hicimos todo en papel y
lapiz). Otra alternativa es tomar uno de los temas del curso y mejorarlo o aplicarlo en otra
situacin, por ejemplo: liquidar sueldos para otro convenio, preparar una exportacin para otro
aplicativo de AFIP, etc.
No hace falta que sea integrador, lo importante es usar la creatividad y los conocimientos del
curso.
El trabajo puede ser INDIVIDUAL o GRUPAL (hasta 3 integrantes).
Al plazo lmite de envo lo pods consultar en el calendario de la plataforma.
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Tema 5.
Papeles de trabajo para Balances.

Manejo de varios libros.
Confeccin de hojas resumen.
Proteccin de datos.

Introduccin.

Algunas veces los softwares enlatados como el Tango no se adaptan a las caractersticas de
nuestra empresa, por lo que debemos buscar alternativas. La mejor solucin sera un
desarrollo a medida, pero hasta conocer bien el circuito de la empresa no lo podemos
encargar. Por ello debemos ser capaces de encontrar soluciones transitorias utilizando las
herramientas a nuestro alcance.

En este tema vamos a proponer una forma de organizar la informacin, utilizando un libro de
Excel por mes y otro libro donde generamos el Balance de Sumas y Saldos. El libro mensual va
a tener asientos modelos que van a extraer informacin de otras hojas del mismo libro o de
libros externos. Esta clase va a demandar tu participacin activa, recordando los temas
tratados en las anteriores y usando esas planillas que pueden contener informacin a cargar
en el balance. Se van a utilizar las planillas de Liquidacin de Sueldos e IVA.

Vamos a repasar en que caso se usan las funciones de: BDSUMA, BUSCARV y
SUMAR.SI
Sumar con MAS DE UNA CONDICIN usando matrices.
Proteccin del libro.
Relaciones entre celdas de distintos libros.
Controles Active X

Utilidad de las nuevas funciones y su sintaxis.

Vimos que la funcin SUMAR.SI permita evaluar una condicin, mientras que si queramos
evaluar ms de una tenamos que usar el BDSUMA, pero eso requiere hacer una tabla
accesoria con las condiciones a evaluar.
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Si esas condiciones van cambiando y hay muchas alternativas vamos a tener que hacer muchas
tablas accesorias, por lo que tenemos que buscar una forma alternativa para resolverlo.
Para poder entender bien esta alternativa tenemos que recordar la estructura de la funcin
condicional SI.
SI(prueba_lgica; instrucciones verdadero; instrucciones falso)

Veamos, primero colocamos la prueba que vamos a evaluar de una celda, es una prueba que
debe permitir arrojar una respuesta del tipo Verdadero o Falso. Ejemplo:
SI(A2 > 5;"bien";"mal")

Otra funcin simple que vamos a usar es la funcin SUMA, en esa funcin podemos establecer
un rango de celdas que se van a sumar, por ejemplo:
SUMA(A2:A10)

Bien, ahora recordemos la funcin SUMAR.SI
SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma)

Probemos llegar a lo mismo que hace la funcin SUMAR.SI pero usando las funciones SUMA y
SI en forma anidada. Consideremos el siguiente ejemplo:



A B C
1 Fecha Tipo de gasto Importe
2 15/06/2012 Supermercado 200
3 14/06/2012 Supermercado 180
4 17/05/2012 Impuestos 200
5 16/05/2012 Supermercado 400
6 19/04/2012 Librera 50
7 20/04/2012 Supermercado 250

Apliquemos la funcin SUMAR.SI que ya conocemos:
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=SUMAR.SI(B2:B7;"Supermercado";C2:C7)

Obtenemos un resultado correcto, el total gastado en la categora de Supermercado asciende
a la venta de frutas alcanz los $ 1.030.

Ahora vamos a hacer lo mismo pero usando la funcin de SUMA y SI, primero colocamos la
funcin de SUMA y luego la funcin SI para evaluar el rango de celdas de B2 hasta B7 (antes la
habamos usado para evaluar una sola celda), luego si el valor es verdadero (es decir, que
encontr la categora Frutas), se coloca el rango que se usa para la suma, si es falsa, le
colocamos un cero para que no sume nada. En fin, la funcin quedara as:
=SUMA(SI(B2:B7="Supermercado";C2:C7;0))

Presionamos el ENTER y vamos a ver el resultado. #VALOR!, esto se debe a que la funcin SI
fue concebida para evaluar una sola celda y nosotros le pusimos un rango, para que pueda
evaluar ese rango hay que decirle que estamos evaluando una matriz.

Por eso, en vez de presionar el ENTER al final de la funcin, vamos a presionar la tecla
CONTROL, el SHIFT y el ENTER, las tres juntas [ver captura 20]. Presionando las tres teclas juntas
van a aparecer unas llaves que engloban toda la funcin:
{=SUMA(SI(B2:B7="Supermercado";C2:C7;0))}
Una aparece a la izquierda del igual y otra al final de la expresin que construimos.


Captura 20

Hay que presionar las tres teclas juntas, si nos queremos hacer los vivos y agregarle las llaves
dentro de la funcin no va a funcionar.

Bueno, estars pensando, para qu hice todo eso complicado si al final llegu a lo mismo que
me di la funcin SUMAR.SI?. Resulta que usando eso que expliqu vas a poder evaluar ms de
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una condicin, haciendo un anidamiento de los SI (en el Tema 1 vimos anidamiento de esa
funcin).

Por ejemplo, siguiendo el caso de los gastos de supermercado, nos puede surgir la necesidad
de saber cunto gast en el mes de Junio. Para eso, en la celda F1 podemos escribir la fecha en
que inicia el mes (01/06/2012) y en la celda F2 podemos escribir la fecha de finalizacin del
mismo (30/06/2012). La funcin anidada quedara as:
{=SUMA(SI(B2:B7="Supermercado";SI(A2:A7>=F1;SI(A2:A7<F2;C2:C7;0);0);0)
)}

Esa frmula arroja como resultado $380, que corresponde a la suma de las dos compras que se
efectuaron en el mes de junio. No te preocupes si no qued claro, a esto lo vamos a ver
tambin en el video de la entrada en calor.

En la clase lo vamos a aplicar para sumar el total de gastos correspondiente a una categora y
que a su vez pertenezcan al mes para el cual estamos haciendo el asiento mensual de gastos.
En este caso, un gasto puede pertenecer a distintos meses por lo que se hace necesario
evaluar las dos condiciones.

Ahora que ya conoces la sintaxis de la SUMA MATRICIAL, y adems records
al BDSUMA y SUMAR.SI, vamos a usar todos en un nuevo ejercicio de
entrada en calor. Si no records las funciones que mencion, retroced al
tema 3 y recorr nuevamente el camino hasta aqu.

Es momento de ver los videos de la clase, estn disponibles en la
plataforma y en el CD, cualquier duda, te espero en el foro.


Ya falta poco!, este es el penltimo tema, sub a la plataforma tu trabajo.
Record que no tienen calificacin y que pods verificar haberlo enviado ya
que aparece: Calificacin: - Retroalimentacin: Trabajo Enviado

Un nuevo foro de desafos te espera!, Te anims?
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Tema 6.
Aplicaciones avanzadas en Excel

Definiendo los requerimientos del aplicativo.
Utilizar las herramientas adecuadas para nuestra aplicacin.


Introduccin.

En esta unidad veremos cmo podemos crear una aplicacin que busca imitar los desarrollos a
medida. Se aplican estos conceptos para un bar o restaurant que quiere informatizar la carga
de los pedidos de sus clientes a fin de obtener informacin para analizar y tambin para darle
al cliente un comprobante detallado de su consumo.


Macros simples (automatizar movimientos del cursor).
Controles de Formularios (para asignar las macros).
Macros avanzados (entrar en el visualizador de Visual Basic para aplicaciones, a fin
de conocer el funcionamiento de la Macro y ver como modificarla).
Tablas Dinmicas, a travs de las cuales podremos obtener el detalle del consumo.


Definiendo los requerimientos.

Un campo de accin que se est abriendo para los contadores es la identificacin de la
necesidad informtica del cliente. Conocemos el funcionamiento de la empresa, sus circuitos y
somos capaces de determinar los pasos que debe realizar el software para reflejar la actividad
del ente.
Es ms, en este tema aprenderemos a crear una aplicacin, con funcionalidades bastantes
similares a los desarrollos a medida. Pero recordar lo visto al inicio del curso, el Excel es
limitado, no puede reemplazar a un desarrollo a medida, pero si nos puede servir como
solucin transitoria.
Tambin es importante recordar para realizar este ejercicio prctico lo visto en el Tema 3,
sobre cmo organizar una planilla segn el esquema de registros y campos.

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Nuestro aplicativo va a almacenar todas las ventas, por lo que es importante definir bien
cuales van a ser las columnas (campos). Cada registro se va a nutrir de una hoja de carga inicial
y cuando se presione en un botn de formulario se enviarn los datos a la hoja dos, donde se
almacenan todas las transacciones.

Luego, en una tercer hoja vamos a usar una tabla dinmica para que solicitndole una mesa
nos liste los artculos consumidos. De esa forma podemos mandar a impresin un pequeo
ticket con los detalles y el importe final.

Comenzaremos por algo fcil, los macros simples que permiten automatizar
funciones, por ejemplo, realizar una impresin presionando en un botn u
ordenar elementos en una hoja. Asignaremos el macro a un control de
Formulario (ojo, no es lo mismo que un control Active X)

Los videos de esta clase requieren que los veas bien despacio y los vayas
siguiendo paso a paso. En cualquier momento los pods detener, retroceder
y volver a ver, as la clase se dicta de acuerdo a tu ritmo de aprendizaje. No
dudes en comunicarte conmigo si tens problemas, aunque en la mayora de
las ocasiones es conveniente que hagas el intento de resolverlo antes por tus
propios medios, de esa forma la solucin queda ms grabada, como dice el
dicho: No pain, no gain.

Cuando termines de hacer el ejercicio, subilo a la plataforma.


Llegaste al final!, te felicito, te falta este trabajo y obtendrs el Certificado
de Asistencia, pero es mejor que hagas el trabajo final, as le sacas todo el
jugo al curso.