Documentacin Proyecto de desarrollo de software

Institucin Educativa Hernn Villa Baena

Nombre del software :
Sistematizacin de Cochyp


Documentacin Tcnica


[Santiago Londoo Rueda]


[Santiago Lpez Quiceno]

2014


Documentacin Proyecto de desarrollo de software





Entregable No. 1 Anlisis del problema

1. Caso De Estudio

La empresa COCHYP se encarga de dar asesoras contables para
otras empresas, A su vez el manejo del ciclo contable compuesto por
libro diario, libro mayor, balance de prueba, estudio resultado y
balance general.
El cliente contacta a la empresa por tres medios, va telefnica, correo
o presencialmente.

Los datos son tomados por la secretaria quien los anota en las planilla
pidindole (identificacin o cedula de ciudadana, nombre, apellido,
telfono, direccin, correo electrnico), todos estos datos de ser una
persona natural, de ser una empresa o persona jurdica se le solicita
(nit de la empresa, nombre de la empresa, razn social, direccin,
telfono, correo electrnico, nombre del representante, telfono del
representante), luego de esto la secretaria va personalmente y le
notifica al jefe de operaciones comerciales y financieras, el servicio
que se solicit dando a este una copia de los datos tomados del
cliente.
Luego el jefe de operaciones comerciales y financieras, estar
enterado del nuevo posible cliente y llama a la persona o empresa
para pactar un da de encuentro en la cual llevara el formato del libro
diario (fecha, cdigo, cuenta, parcial, crdito y dbito), tambin lleva
en su mano un puc (plan nico de cuenta), el cual es obsequiado al
cliente en caso de firmar el contrato, de no ser solicitado el servicio el
jefe de operaciones se despedir y le ofrece al cliente la oportunidad
de pensarlo, de si ser solicitado le entrega el libro diario al cliente junto
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con el obsequio (el puc) y luego se acuerda un da en el cual los
auxiliares contables dan asesoras a la empresa acerca del manejo del
libro diario.
Despus de dada la asesora los auxiliares contables pactan una
fecha mensual (a fin de mes), para ir a recoger el libro diario llenado
por el cliente y las facturas legales para hacer la validacin
correspondiente del libro diario, despus de validado el libro diario, si
est bien, el auxiliar contable procede a llenar el libro mayor tomando
el libro diario, nit de la empresa o cedula de ciudadana del cliente,
fecha, cdigo, cuenta, crdito y dbito de no haberse llenado bien el
libro diario el auxiliar contable hace la correccin adecuada y procede
a llenar el libro mayor.
Luego de estar consolidado el libro diario y el libro mayor el auxiliar
contable hace los reportes (balance de pruebas, estado de resultado, y
balance general), para drselos al jefe de operaciones comerciales,
quien los hace firmar por un contador, luego de firmados el jefe de
operaciones comerciales, saca una copia de cada uno de los procesos
del ciclo contable, de igual manera escanea los documentos para ser
enviados al correo electrnico de la empresa, luego de esto, l
personalmente lleva el reporte a la empresa en donde le firma el
residuo.
Nota: la secretaria tiene acceso a cada uno de los procesos del ciclo
contable para en caso tal de que sea pedido nuevamente por la
empresa dar de nuevo el informe.
*1. Nit de la empresa o La Cedula del cliente
*2. Compuesto por cdigo de la cuenta y nombre de la cuenta


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2. Actores y su responsabilidad
Actor Responsabilidad
Cliente Llama a la empresa para solicitar un manejo de ciclo
contable para su empresa
Auxiliar
contable
Dan asesoras a la empresa acerca del manejo del
libro diario, tambin son los que llenan el libro mayor
Luego de estar consolidado el libro diario y el libro
mayor el auxiliar contable hace los reportes (balance
de pruebas, estado de resultado, y balance general),
Jefe de
operaciones
comerciales y
financieras
se rene personalmente con el cliente al cual le
llevara el libro diario, adems le obsequiara un puc
(plan nico de cuenta) y
Saca una copia de cada uno de los procesos del ciclo
contable, de igual manera escanea los documentos
para ser enviados al correo electrnico de la empresa,
luego de esto, l personalmente lleva el reporte a la
empresa en donde le firman el residuo.

Secretaria Pide y registra los datos personales del cliente y su
empresa adems tiene acceso a cada uno de los
procesos del ciclo contable para en caso tal de que
sea pedido nuevamente por la empresa dar de nuevo
el informe.
Contador Se asegura que el libro mayor y el libro diario estn
correctos y los firma


3. rea del problema y su responsabilidad
El rea del problema se detecta en mayor parte de la empresa debido
a que todo el ciclo contable se lleva manualmente lo que genera
perdida de informacin, falta de exactitud en la contabilidad

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4. Diagrama de procesos

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5. Tabla explicativa de procesos
ROL PROCESO OBJETIVO DURACIN CMO Y
DNDE?
PROBLEMAS
CLIENTE Contacta a la
empresa
Suplir una
necesidad
20 min Va
telefnica,
email o
presencial
-Mala
comunicacin

SECRETRIA Atiende la
solicitud
Tener un
posible nuevo
cliente
20 min Va
telefnica,
email o
presencial
-Lnea
telefnica
ocupada
-No tener el
suficiente
personal
SECRETARIA Pide datos Tener una ficha
sobre la
informacin del
cliente
20 min Va
telefnica,
email o
presencial
-No escribir
correctamente
los datos
-No
asegurarse de
que sea una
persona
natural o
empresa y/o
jurdica
CLIENTE Da datos Tener
conocimiento
del cliente
20 min Va
telefnica,
email o
presencial
-No dar bien
los datos
personales y/o
de la empresa
SECRETARIA Notificar al
jefe de
operaciones
comerciales y
financieras el
nuevo cliente
Tener un
control sore los
clientes adems
para acordar el
da de la
reunin
5 min En la
empresa o
va telefnica
-Que el jefe de
operaciones
comerciales y
financieras no
se encuentre
en la empresa
JEFE DE
OPERACIONES
COMERCIALES
Y FINNCIERAS
Llamar al
cliente
Fijar un da para
la reunin
30 min Va telefnica -Que las lneas
estn
ocupadas
-que no
lleguen a un
acuerdo de
lugar y fecha
de la reunin
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JEFE DE
OPERACIONES
COMERCIALES
Y FINNCIERAS
Lleva PUC y
libro diario al
da de la
reunin
Obsequiar esto
al cliente
1 hora Va telefnica -Que el PUC y
libro diario
este mal
constituido
-Que el cliente
cancele el
servicio de la
empresa
CLIENTE Recibe PUC y
formato de
libro diario
Poder llevar el
ciclo contable de
la empresa
1 hora En el lugar de
la reunin
-Que el PUC y el
libro diario no
sean correctos
-No recibir
capacitacin de
cmo usarlos
JEFE DE
OPERACIONES
COMERCIALES
Y FINNCIERAS
Pactar un da
para la
asesora del
auxiliar
contable
Asesorar al
cliente
1 hora En el lugar de
la reunin
-Que el cliente
no est de
acuerdo con
este da
-Que el cliente
no quiera la
asesora
AUXILIAR
CONTABLE
Da asesora al
cliente
Evitar que hayan
errores en los
libros
20 horas En la empresa
del cliente
-Que no hayan
auxiliares
contables
disponibles
-Que el cliente
no tenga
tiempo
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AUXILIAR
CONTABLE
Pactar un da
al mes para
recoger el
libro llenado
por el cliente
y las facturas
legales para
hacer la
valoracin
Validar el libro
diario para que
no tenga
incoherencia y
llenar el libro
diario
2 horas En la empresa
del cliente y
en la empresa
COCHYP
-Que no se
haya llenado
bien el libro
diario
AUXILIAR
CONTABLE
Lleva el libro
diario y el
libro mayor al
jefe de
operaciones
comerciales


Validar mejor el
libro diario y el
libro mayor
1 hora En la empresa -Tener errores a
la hora de la
validacin
-Que no le
llegue
directamente al
jefe de
operaciones
comerciales
JEFE DE
OPERACIONES
COMERCIALES
Y FINNCIERAS
Recibe los
libros y los
enva al
contador
Tener una doble
verificacin

1 hora En la empresa -Que el
contador no
tenga tiempo
de recibir estos
libros
CONTADOR Revisa y firma
los libros
Verificar los
libros
1 hora En la empresa -Que haya
problemas en
los libros
-Que los libros
no estn llenos
completamente
CONTADOR Enva el libro
diario y el
libro mayor al
jefe de
operaciones
Verificar la
validacin
30 min En la empresa -Que no le
llegue
directamente al
jefe de
operaciones
comerciales
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JEFE DE
OPERACIONES
COMERCIALES
Y FINNCIERAS
Recibe los
libros del
contador los
firma, saca
copia y
escanea
Tener copias
digitales y fsicas
de los libros
1 hora En la empresa -Que los libros
no estn
correctos
JEFE DE
OPERACIONES
COMERCIALES
Y FINNCIERAS
Lleva los
libros al
cliente para
que los firme
Tener todos los
libros en total
orden
2 horas En la empresa
y en la del
cliente
-Que el cliente
no se
encuentre
-Que la
empresa no
trabaje ese da
CLIENTE Firma los
libros
Terminar el ciclo
contable del mes
1 hora En la empresa
del cliente
-Que el cliente
no reciba los
libros
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6. Diagrama de causa-efecto


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Entregable No. 2 Propuesta Solucin

1. Propuesta / Solucin
Se propone desarrollar una aplicacin web que permita atacar al
problema principal y mejorar algunas reas del dominio del problema

2. Caractersticas generales de la solucin
En el diagrama Causa-Efecto se ha especificado el siguiente problema
con cada una de sus causas:

Incumplimiento faltas de adaptacin de pymes a las exigencias
legales en los temas contables

Causas y la propuesta del nuevo sistema:

Organizacin interna:
Con el sistema se evitara que el desempeo del personal se vea
afectado con los problemas que conlleva manejar la contabilidad a
mano

Escases de supervisin de estndares de desempeo interno:
Con el nuevo sistema no se necesitara tanta supervisin ya que la
empresa manejara la contabilidad de una forma ms confiable

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Falta de personal
Se evitan los procesos ineficientes que requieren mayor personal para
aclarar dudas, inconvenientes etc. a los clientes.

Falta de conocimiento en el mercado
Con el sistema se actualizara las empresas con el mercado actual

Falta de conocimiento en tcnicas mercadolgicas
Con el sistema se implementara una mejor mercadologa y as llevar
de una manera ms eficaz y confiable los ciclos contables de las
empresas

Encargado de la contabilidad
Con el sistema la contabilidad se llevara en una base de datos la cual
manejara un administrador

Registros contables no confiables
Genera una contabilidad mucho ms eficaz y confiable

Tener todo en papel hace que no haya una buena verificacin de
libros
Con el sistema no se llevarn registros en papel

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z3 Diagrama de procesos sistematizables
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