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MANUAL DE
LOGISTICA
y
ALMACEN

Calle Chancay N217


Distrito Mariano Melgar
Arequipa - Per

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INDICE
INDICE
PRESENTACION
I. UN BREVE PASEO POR LOGISTICA
1.1 INGRESANDO AL MODULO DE LOGISTICA
1.2 DESCRIPCION DE LA VENTANA DE SISTEMA DE LOGISTICA
SIAMSOFT
1.2.1 COMPONENTES DE LA VENTANA
II. EMISION Y CONTROL DEL CUADRO DE NECESIDADES
2.1 COMO INGRESAR AL CUADRO DE NECESIDADES?
2.2 CUADRO DE NECESIDADES
2.2.1 PRINCIPALES FUNCIONES DEL CUADRO DE NECESIDADES
2.3 CREANDO UN NUEVO CUADRO DE NECESIDAD
2.3.1 COMO LLENAR LA VENTANA DE MANTENIMIENTO DE ITEMS?
III. ELABORACION SOLICITUD DE COTIZACION
3.1 COMO INGRESAR ALA SOLICITUD DE COTIZACIN
3.2 SOLICITUDES DE COTIZACIN
IV. CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
4.1 COMO INGRESAR AL CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
4.2 CUADRO DE COTIZACIN
V. ORDENES DE COMPRA
5.1 COMO INGRESAR A ORDEN DE COMPRA
5.2 ORDENES DE COMPRA
5.2.1 IMPORTAR DESDE EL CUADRO COMPARATIVO:
5.2.2 IMPORTAR DESDE EL CUADRO DE NECESIDADES
VI. ORDEN DE SERVICIO
6.1 COMO INGRESAR A ORDEN DE SERVICIO
6.2 ORDENES DE SERVICIO
6.2.1 IMPORTAR DESDE EL CUADRO COMPARATIVO
6.2.2 IMPORTAR DESDE EL CUADRO DE NECESIDADES

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PRESENTACION
El sistema esta desarrollado para trabajar en un ambiente 100% web,
sin embargo cuenta con aplicacin paralela en ambiente Cliente
Servidor, usado a nivel de LAN.
En el desarrollo de este software ha participado profesionales y
tcnicos de amplia trayectoria con experiencia para el Sector Publico,
expresamos que la versin actual con que contamos no es la primera,
en vista de que nuestro equipo se ha dedicado a desarrollar software
para el sector publico desde hace aproximadamente 10 aos atrs, la
cual probamos con los diferentes contratos que adjuntamos al
presente.
Es menester recalcar que la versin con la que actualmente contamos
es una versin avanzada y mejorada frente a diferentes experiencias
que hemos tenido en la prestacin de nuestros servicios. Nuestra
experiencia en otras instituciones como Municipalidades Provinciales
de Tacna, Espinar (Cusco) y Distritales (Jacobo Hunter, Cayma,
Mariano Melgar, etc.) nos dan la solidez necesaria en la
Implementacin de Nuestro Producto.

I. UN BREVE PASEO POR LOGISTICA


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1.3

INGRESANDO AL MODULO DE LOGISTICA

Para ingresar al mundo de logstica nos ubicaremos en el escritorio, luego nos


posicionaremos sobre el icono de logstica, haciendo doble click sobre el, como se
puede apreciar en la siguiente grafica:

A continuacin parecer el siguiente cuadro de dialogo, para lo cual daremos click


sobre la opcin ejecutar

Una ves procedido con la opcin ejecutar aparecer el siguiente cuadro de dialogo, que
es ya el inicio en el mundo Siamsoft.

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En el cuadro de dialogo se requiere poner en los espacios indicados el nombre de


usuario y la clave o contrasea del usuario, y a continuacin hacer click en aceptar, esto
para que solamente el personal autorizado tenga acceso ala informacin que se maneja
en este rubro.

1.4

DESCRIPCION DE LA VENTANA DE SISTEMA DE LOGISTICA


SIAMSOFT

La ventana de sistema de logstica Siamsoft, elaborada dinmicamente contribuye ala


facilidad de su manejo como ala agilizacin del proceso en las tareas programadas.
1.4.1 COMPONENTES DE LA VENTANA
Barra de titulo: Sistema de logstica Siamsoft
Barra de men: compuesta de la siguiente manera:
Archivo

Catlogos

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Adquisiciones
Almacn

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Reportes
Utileras

Ayuda

Cuadro de tareas: ubicada en el margen izquierdo de la ventana y contiene las


principales actividades y/o tareas de la logstica de abastecimiento, a cual hemos
denominado Procesos del sistema en el cual se detalla:

Cuadro de Necesidades
Solicitudes de Cotizacin
Cuadro Comparativo de Cotizaciones
Ordenes de Compra
Ordenes de Servicio

Por otro lado se presenta opciones, en el margen centro izquierdo de la ventana, en las
que se puede cambiar de usuario y tambin salir del sistema.

II. EMISION Y CONTROL DEL CUADRO DE NECESIDADES


En el momento de la emisin del cuadro de necesidades el sistema deber permitir
evaluar el avance de los requerimientos en funcin al requerimiento anual presentado
para efectos del PIA institucional, entre los principales resultados que podemos obtener
gracias ala utilizacin del sistema siamsoft , podemos citar:

Relacin de cuadros de necesidades a nivel de resumen y detallado


clasificado o agrupado a nivel de Funcin, programa, sub programa,
proyecto y/o actividad, componente, meta, centro de costo.

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Control y estadstica de Cuadros de necesidades atendidos, sustentados


con los documentos de adquisicin.
Record de Requerimiento en base a bienes y servicios, solicitante,
centro de costo, etc.
Informacin y notificacin a los proveedores de los requerimientos.

2.4 COMO INGRESAR AL CUADRO DE NECESIDADES?


Para ingresar un cuadro de necesidades en la ventana de sistema de logstica de
Siamsoft nos ubicaremos en la barra de men, especficamente en el men
adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el cuadro de necesidades y haciendo clic
sobre el nos aparecer un cuadro de dialogo.
En el cuadro de dialogo aparecer el cuadro de necesidades del usuario, es decir, solo el
trabajador autorizado tendr acceso a los cuadros de necesidades que el ha requerido
mas no tendr acceso a todos los cuadros de los dems trabajadores. En todo caso lo
ms probable es que solo el personal del rea de logstica tenga acceso a los cuadros de
necesidades de todo el personal.
Es importante recalcar que cuando el trabajador ingrese al sistema de logstica
solamente tendr acceso a realizar el cuadro de necesidades, esto debido a que el
sistema por defecto bloqueara las dems funciones de la ventana del sistema de logstica
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En la ventana de usuario, que es la imagen o figura siguiente, se puede apreciar el


cuadro de dialogo que resulta una ves hecho clic en el submen cuadro de
adquisiciones. Este cuadro muestra tres subdivisiones importantes:

Trabajadores con esa identificacin: que muestra esencialmente apellidos y


nombre del usuario.
Unidades orgnicas: que muestra informacin del rea o la unidad en que se
desenvuelve, dentro de la municipalidad, el trabajador.
Nemonicos o centro de costo: que muestra la actividad o funcin que realiza
dentro del municipio el usuario.

Para nuestros fines nos ubicaremos en recuadro de unidades orgnicas dndole clic,
luego saltaremos al recuadro de nemonicos haciendo clic o presionando la tecla enter y
finalmente clic en aceptar
VENTANA DEL USUARIO

2.5 CUADRO DE NECESIDADES


Ahora si, podemos apreciar el cuadro de necesidades elaborados por el usuario, este
cuadro consta de los principales indicadores, ubicados en la parte semi-superior, y son
los siguientes:
Ao: indica el ao de elaboracin.
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Numero: indica el nmero de cuadro de necesidad hecho por el usuario o


trabajador.
Numero interno: es la ubicacin al interior del municipio entre todos los
cuadros de necesidades.
Fecha: como lo indica su nombre, seala la fecha de elaboracin del cuadro de
necesidad.
Nemonico: indica el cdigo de la actividad
Nombre nemonico: Indica el nombre de la actividad
Solicitante: indica quien solicita el requerimiento
Aprobado: indica quien aprueba el requerimiento.
Sector: indica el sector que por lo general es el mismo municipio

Por otro lado dentro de los tems del cuadro de necesidades se puede apreciar tems de
color azul y otros de color negrita, esta distincin indica las de color azul las
denominamos como preafectadas (que ya tienen el visto bueno de aprobacin), las de
color negrita indica que recin se ha iniciado el tramite o que aun no tiene el visto
bueno.
2.5.1

PRINCIPALES FUNCIONES DEL CUADRO DE NECESIDADES

La ventana del cuadro necesidades nos muestra iconos en la parte inferior derecha, los
cuales son:
Actualizar
Buscar
Nuevo
Editar
Eliminar
Imprimir
Salir
Para cada una de las funciones es primordial seleccionar un tem para poder editarlo
otras ves, eliminarlo o en su defecto poder imprimir. Algo muy importante es que solo
se puede imprimir los tems preafectados (los tems de color azul). Y la opcin nuevo te
permite crear un nuevo requerimiento lo cual detallaremos en la siguiente seccin.
VENTANA DE CUADRO DE NECESIDADES

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2.6 CREANDO UN NUEVO CUADRO DE NECESIDAD


Para crear un nuevo requerimiento o solicitar un bien o servicio en la ventana del
cuadro necesidades basta con hacer clic en nuevo, al realizar esta accin deber
aparecer una ventana titulada mantenimiento de cuadro de necesidades
La ventana de mantenimiento de cuadro de necesidades esta compuesta principalmente
por dos partes, alas que denominamos la cabecera y la parte de cuerpo del detalle.
La cabecera esta integrada apropiadamente por los siguientes puntos:
Ao (llenado por defecto del sistema)
Numero (llenado por defecto del sistema)
Num. Interno (llenado por defecto del sistema)
Sector (nombre del municipio)
Fecha (llenado por defecto del sistema)
Nemonico (llenado por defecto del sistema)
Unidad orgnica (llenado por defecto del sistema)
Operacin ( por lo general se coloca acciones permanentes)
Solicitante (llenado por defecto del sistema)
Aprueba (quien va a aprobar o quien va dirigido el requerimiento)
Glosa (especificaciones y/o razones del requerimiento)
En la parte del detalle se citan los tems, es decir se muestra todos los tems de
requerimientos que se hagan, pero como hacer ahora un nuevo tem?, para ello haremos
uso de la tecla F2 . En la parte inferior izquierda se muestra las diferentes opciones del
producto si se desea ingresar un nuevo producto pulsaremos F2, si se desea modificar el
producto pulsaremos F4, y si deseamos eliminar algn tem pulsaremos la tecla DEL o
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suprimir. Cuando hablamos de tems de requerimientos nos referimos ala necesidad o al


bien o servicio que se va a requerir o pedir.
En la parte inferior derecha se muestra los iconos imprimir grabar y salir, sus
especificaciones de uso las explicaremos mas adelante.
Ventana Mantenimiento De Cuadro Necesidades

Nuestro propsito es crear in tem de requerimiento para lo cual pulsamos F2 , que


como ya lo explicamos anteriormente nos permitir ingresar un nuevo producto en la
ventana mantenimiento de cuadro de necesidades, una ves realizada esta accin nos
enlazaremos a la ventana titulada mantenimiento de tems
2.6.1

COMO LLENAR LA VENTANA DE MANTENIMIENTO DE


ITEMS?

La ventana de mantenimiento es la que se puede apreciar a continuacin, en el cual el


sistema Siamsoft pensando en UD. Le permite pulsar F3 para ayudarlo a ubicar de
manera rpida el bien o servicio requerido
La ventana de ventana de mantenimiento de tems le indica al detalle los siguientes
puntos: bien o servicio, la unidad de medida del bien (eje: millar), el cdigo, el mes, la
cantidad que se requiere, el valor referencial del bien, valor total, especificacin del
gasto, observaciones al bien. As mismo presenta en la parte inferior derecha la opcin
grabar y salir.
VENTANA MANTM. DE ITEMS

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Una ves que pulsamos F3 saldr en pantalla un cuadro de dialogo titulado buscador de
bienes y servicios, que es semejante a cualquier buscador de Windows
En este cuadro de dialogo ubicaremos el cursor sobre el espacio en blanco de
parmetros de bsqueda y a continuacin daremos clic sobre buscar. En las siguientes
imgenes podemos apreciar claramente este proceso , la parte A nos muestra el cuadro
de dialogo de buscador de bienes y servicios antes de iniciar la bsqueda mientras que
el panel B nos muestra los resultados despus de pulsar sobre el icono de buscar.
PANEL A
PANEL B

Como podemos recordar estbamos en la ventana de mantenimiento de tems luego


pulsamos F3, ahora que ya hemos seleccionado el bien que requerimos, el sistema nos
regresa ala ventana de mantenimiento de tems
En la siguiente imagen podemos apreciar que el sistema ya lleno los casilleros
principales por defecto solo resta llenar o especificar las celdas de cantidad, valor

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referencial, valor total, la especificacin del gasto (que es la clasificacin presupuestal


de gastos) y si hay observaciones anotarlas en la casilla de observaciones

En el casillero presionamos F3 para activar el buscador; y as poder seleccionar el tipo


de operacin que se desea para el bien o servicio seleccionado.

Muchas veces se presentan problemas al momento de especificar el gasto sobre todo al


colocar la cuenta partidaria presupuestal de gastos, por lo tanto siamsoft pensando en
UD. tambin le ayuda. Como le ayuda? Posicinese en la celda en blanco que esta aun
costado de Esp. Gasto y pulse F3 (Resaltado de color Azul), y a continuacin le
saldr ventana buscador puede buscar la cuenta partidaria, o en su defecto seleccionar
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de la lista la cuenta apropiada y dar enter y automticamente saldr la cuenta partidaria


correcta

Finalmente podemos apreciar la ventana de mantenimiento de tems llenada y


elaborada correctamente, por ultimo lo que hay que hacer es presionar F9 para grabar o
colocar el cursor sobre el icono grabar y hacer clic.
VENTANA DE MANT DE ITEMS LLENO

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Ahora que hemos hecho todo el procedimiento para agregar un nuevo producto o tem
de requerimiento el sistema nos regresa ala ventana Mantenimiento cuadro de
necesidades y en ella podemos apreciar que hay un tem nuevo (ver parte de cuerpo del
detalle) y ahora si queremos hacer algunos cambios incluso eliminarla basta con
seleccionar el tem y presionar F4 (modifica el producto) o DEL (permite eliminar el
tem).
Es necesario mencionar que una ventana de mantenimiento de cuadro de necesidades es
diferente de la ventana de mantenimiento de tems. El primero se ocupa de de realizar y
englobar todas las peticiones o requerimientos, en tanto que el segundo se ocupa de
hacer la solicitud de un solo pedido.

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VENTANA MANT DE CUADRO DE NECESIDAD LLENO

Para concluir con el cuadro de necesidades, ah pero antes si se desea seguir agregando
mas tems de requerimiento de algn bien o servicio volvemos a presionar F2 y
repetimos el procedimiento anteriormente explicado.
III. ELABORACION SOLICITUD DE COTIZACION
3.1 COMO INGRESAR ALA SOLICITUD DE COTIZACIN
Para ingresar a solicitudes de cotizacin, en la ventana de sistema de logstica de
Siamsoft nos ubicaremos en la barra de men, especficamente en el men
Adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el submen solicitudes de cotizacin, a
continuacin haremos click.

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Una vez realizada esta accin


cotizacin.

aparecer en pantalla la ventana de solicitudes de

3.2 SOLICITUDES DE COTIZACIN


La ventana de solicitudes de cotizacin muestra todas las solicitudes de cotizacin
realizadas durante el ao y principalmente el ao de su ejecucin, nmero, sector,
fecha, referencia y si fue o no anulado.
As mismo esta ventana contiene en la parte inferior derecha 6 iconos de ayuda que
facilitan la labor del trabajador de logstica, tales funciones de los iconos se detallan a
continuacin:

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VENTANA: SOLICITUDES DE COTIZACION

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Para nuestros propsitos haremos click en la opcin nuevo, el cual nos permite ingresar
a una ventana, titulada ingreso de solicitudes de cotizacin.
La ventana de solicitudes de cotizacin: Es el lugar donde el trabajador del area de
logstica va a realizar la cotizacin del cuadro de necesidades o de varios cuadros de
necesidades, especificando los bienes o servicios que desea cotizar.
En la necesidad de poder explicar bien esta ventana, que es como, se llena y para que
sirve, mas adelante presentamos dos imgenes de la misma, en la parte A muestra las
partes de la ventana y sus principales caractersticas (aun sin llenar) y en la parte B
indicamos como trabajar con ella (es decir, la ventana ya esta llena con los datos
requeridos).
La ventana de solicitudes de cotizacin presenta en la parte superior los siguientes
puntos:
Sector, numero fecha y ao, que son llenados automticamente por el sistema es por
eso que aparece sombreado.
Seguidamente presenta los siguientes puntos, que si deben ser llenados por el
trabajador, y que son:
Referencia: indicando la accin y/o actividad
Glosa: indicaciones para la cotizacin y/o algunas especificaciones
Tambin presenta dos hojas de trabajo, la primera en el margen izquierdo muestra todos
los cuadros de necesidades, en tanto que la segunda hoja de trabajo muestra todos los
cuadros de necesidades (previamente seleccionados) que se van a cotizar. En el espacio
que dista a las dos hojas de trabajo encontramos dos iconos en representacin de flecha.
La flecha superior (en direccin hacia la derecha) permite colocar un tem o cuadro de
necesidad seleccionado en la hoja de cotizacin (segunda hoja de trabajo), la flecha
inferior (en direccin izquierda) permite colocar o regresar un tem de la segunda hoja
ala primera hoja.
VENTANA DE SOLICITUDES DE COTIZACION (A)

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Una ves llenado la ventana, el cual se puede apreciar en la siguiente imagen (B), un
dato importante es que en la parte superior de la primera hoja encontramos la opcin
buscar, en la celda o casillero en blanco que esta en el margen izquierdo de dicha
opcin de bsqueda podemos colocar el nmero de cuadro de necesidad que deseamos
cotizar. Tambin es importante recalcar que podemos trabajar con varios cuadros de
necesidad repitiendo la opcin de bsqueda.
Una ves realizada la labor del trabajador de logstica solo queda grabar, para lo cual
podemos hacer click en la opcin grabar o simplemente pulsar F9.
VENTANA DE SOLICITUDES DE COTIZACION (B)

IV. CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES


4.3

COMO
INGRESAR
COTIZACIONES

AL

CUADRO

COMPARATIVO

DE

Para ingresar al cuadro comparativo de cotizaciones, en la ventana de sistema de


logstica de Siamsoft nos ubicaremos en la barra de men, especficamente en el men
Adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el submen cuadro comparativo de
cotizaciones, a continuacin haremos click.

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Inmediatamente saldr una ventana titulada cuadro de cotizacin, la misma que


mostramos en la siguiente imagen.
4.4

CUADRO DE COTIZACIN

La ventana de cuadro de cotizacin presenta todas las cotizaciones indicando como


referencia los siguientes puntos:
Ao
Numero de cuadro
Sector
Numero de solicitud de cotizacin
Fecha de solicitud
Y si esta o no anulado
Por otro lado es necesario indicar que en la parte inferior derecha de la ventana del
cuadro de cotizacin se presenta las siguientes opciones:

Buscar: Busca determinada cotizacin


Nuevo: podemos ingresar una nueva cotizacin
Editar: Nos permite editar de nuevo alguna cotizacin ya elaborada
Eliminar: Nos permite eliminar alguna cotizacin.
Imprimir: Nos permite imprimir la cotizacin seleccionada.
Salir: Nos permite salir de la ventana cuadro de cotizacin.

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VENTANA: CUADRO DE COTIZACION

Para realizar o ingresar una nueva cotizacin haremos click sobre la opcin nuevo de la
ventana cuadro de cotizacin, y enseguida el sistema nos mostrara un cuadro de dialogo
titulado cuadro comparativo de cotizaciones. Este cuadro presenta los siguientes
puntos: Ao, fecha y sector (llenados automticamente por el sistema), el detalle
importante es llenar la casilla en blanco de numero de solicitud de cotizacin (Nro. S/C)
tambin se requiere llenar la glosa que puede ser algunas especificaciones de la
cotizacin.
El cuadro de dialogo, cuadro comparativo de cotizaciones, tambin presenta dos hojas
de trabajo una hoja superior denominada proveedores ofertantes y una hoja inferior
denominada productos.
Tambin se puede notar en la parte inferior derecha cinco opciones, las cuales
detallamos a continuacin:
Grabar Prov.: nos permite grabar solo proveedores
Buena pro: Nos permite dar la buena pro a cualquiera de los proveedores
Imprimir: Nos permite imprimir
Grabar: Nos permite guardar el cuadro comparativo de cotizaciones
Salir: Nos permite salir del cuadro de dialogo.
Es importante recalcar que hasta el momento solo esta habilitada la opcin grabar
proveedores y salir esto debido a que todava no se ha seleccionado ningn proveedor.
Para seleccionar un proveedor debemos presionar F2.
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CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

En el momento de pulsar F2 aparecer una ventana titulada proveedores que nos


muestra dos hojas de datos: la del costado izquierdo muestra los rubros, en tanto que la
segunda hoja muestra los proveedores que tiene registrado el sistema para el rubro
seleccionado. Una vez seleccionado el proveedor adecuado, se tiene que indicar o
completar las casillas en blanco de la parte inferior de la ventana como IGV, forma de
pago, valides de la oferta y fecha, luego finalmente hacemos click sobre la opcin
grabar o en su defecto pulsar F9.

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VENTANA PROVEEDORES

A continuacin regresaremos al cuadro de dialogo, cuadro comparativo de cotizaciones,


y en el cual podemos encontrar ya los proveedores seleccionados anteriormente ahora
el siguiente paso a dar es ubicarnos en la opcin Grabar Proveedores, esto para que se
habilite la opcin importar bienes de solicitud de cotizacin (que se encuentra en el
intermedio de las dos hojas de trabajo).
Una ves habilitado la opcin importar bienes de solicitud de cotizacin podemos ver los
bienes o servicios que brinda el proveedor. Para ello primero seleccionaremos el
proveedor luego click sobre la opcin importar bienes de solicitud de cotizacin y
podremos ver en la hoja inferior, de productos, todos los bienes que podemos cotizar
al proveedor.
En resumen podemos simplificar los pasos sealados apreciando la imagen de abajo que
muestra cuatro pasos primordiales para llenar correctamente el cuadro comparativo de
cotizaciones.

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Telfono 054-451634
Cel. 052-952968883 084-984809534 (Movistar)
Cel. 054-958716120 (Claro)

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CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

Ahora una ves concretado el cuadro de dialogo, cuadro comparativo de cotizaciones,


solo resta hacer click sobre la opcin guardar o simplemente pulsar F9. Tambin es
necesario anotar que una ves guardado, las opciones Buena Pro e Imprimir se
habilitaran automticamente.
V. ORDENES DE COMPRA
5.3

COMO INGRESAR A ORDEN DE COMPRA

Para ingresar a orden de compra, nos ubicaremos en la barra de men de la ventana de


sistema de logstica de Siamsoft, especficamente en el men Adquisiciones luego nos
deslizaremos hasta el submen ordenes de compra, a continuacin haremos click.

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5.4

ORDENES DE COMPRA

Entonces nos enlazaremos a una ventana titulada rdenes de Compra en el cual


podemos ver todas las rdenes de compra elaboradas en el transcurso del ao. Tambin
se puede apreciar entre otros, los siguientes puntos:
Numero
Siaft
Fecha
Almacn
RUC
Proveedor
Afectado
Validado
Importe
Y si fue o no anulado

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Tambin se puede apreciar en la parte inferior derecha las siguientes opciones:


Buscar: Busca determinada orden de compra.
Nuevo: Podemos ingresar una nueva orden de compra.
Editar: Nos permite editar de nuevo alguna orden de compra ya elaborada.
Eliminar: Nos permite eliminar alguna orden de compra.
Imprimir: Nos permite imprimir una orden de compra seleccionada.
Salir: Nos permite salir de la ventana rdenes de compra.
VENTANA: ORDENES DE COMPRA

Para ingresar una nueva orden de compra hacemos click en la opcin Nuevo,
inmediatamente el sistema nos presentara un cuadro de dialogo denominado Ingreso de
Ordenes de Compra. Este cuadro de dialogo presenta las siguientes caractersticas, en la
parte superior, es decir, en la cabecera se indica los siguientes puntos:
Ao
N de orden de compra
Fecha
Fuente de financiamiento
Sector
Almacn
Proveedor
Referencia
Tipo de gasto
Glosa

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Tambin presenta cuatro opciones en la parte inferior derecha: imprimir, importar


(permite enlazarnos a otra ventana para seleccionar los cuadros de necesidades de los
cuales se va a efectuar su orden de compra) grabar y salir.
INGRESO DE ORDENES DE COMPRA

Al dar click en la opcin importar entraremos a otra ventana titulada Seleccionar modo
de importacin. Esta ventana tiene dos opciones importantes ubicadas en la parte
superior, las cuales son:
Importar desde el cuadro comparativo: referido a importar informacin desde
el cuadro comparativo de cotizaciones.
Importar desde el cuadro de necesidades: referido a importar informacin
desde el cuadro de necesidades.
Para poder entender mejor como trabajar con las opciones antes descritas
presentaremos a continuacin su explicacin individualmente de cada de ellos, pero no
olvidar que nuestra intencin es importar los bienes o servicios para los cuales se va a
efectuar la orden de compra, y que una ves hecho esto, regresaremos automticamente
al cuadro de dialogo ingreso de ordenes de compra.
5.2.1 IMPORTAR DESDE EL CUADRO COMPARATIVO:
Si es que vamos a importar informacin desde el cuadro comparativo, el siguiente paso
es dar click sobre la opcin cargar los cuadros comparativos pendientes y enseguida
aparecer en la hoja superior izquierda la lista de cuadros de cotizacin, seguidamente
deslizamos el cursor sobre el cuadro de cotizacin que deseamos ordenar comprar, al
realizar esta accin, saldr la informacin adicional en las hojas tanto superior
derecha(informacin proveedor) e inferior(informacin del bien o servicio). Para
finalizar hacer click sobre la opcin Importar la lista de los productos con buena pro.

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5.2.2 IMPORTAR DESDE EL CUADRO DE NECESIDADES


Si es que vamos a importar informacin desde el cuadro de necesidades, el siguiente
paso es dar click sobre la opcin cargar los cuadros de necesidades pendientes y
enseguida aparecer en la hoja superior la lista de cuadros de necesidad, seguidamente
deslizamos el cursor sobre los diferentes cuadros de necesidad que deseamos ordenar
comprar, al realizar esta accin, saldr la informacin adicional en la hoja inferior,
seguidamente seleccionamos los tems o bies requeridos, de la hoja inferior, para
seleccionarlos nos deslizamos hasta la columna Imp.(importar) damos click y listo.
Luego procedemos a hacer click sobre la opcin Importar productos y/o servicios.

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Una ves que hemos seleccionado los bienes para los cuales se va a efectuar la orden de
compra. En la siguiente imagen podemos ver ya el cuadro de dialogo Ingreso de
ordenes de Compra completo.
Despus del proceso ya explicado llenamos los espacios en blanco de la cabecera como
por ejemplo proveedor, almacn, tipo de gasto para lo cual ubicaremos el cursor sobre
cada una de ellas y pulsaremos F3 y enseguida seleccionaremos el tipo de proveedor o
en su defecto el tipo de almacen o tipo de gasto.Tambien llenaremos las columnas igv
debe y haber de la hoja de datos o detalle tambien pulsando F3. Finalmente haremos
click sobre la opcin Grabar.

Despus de haber grabado la orden de compra podremos apreciar que se habilita la


opcin imprimir y aparecer en pantalla el siguiente cuadro de dialogo otra ves daremos
click sobre la opcin imprimir.

Y ahora si podemos tener una vista previa de la orden de compra elaborada con el
sistema Siamsoft, la cual podemos apreciar en la imagen de abajo.

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VI. ORDEN DE SERVICIO


6.1 COMO INGRESAR A ORDEN DE SERVICIO
Para ingresar a orden de servicio, nos ubicaremos en la barra de men de la ventana de
sistema de logstica de Siamsoft, especficamente en el men Adquisiciones luego nos
deslizaremos hasta el submen ordenes de servicio, a continuacin haremos click.

ORDENES DE SERVCIO
Entonces nos enlazaremos a una ventana titulada rdenes de Servicio en el cual
podemos ver todas las rdenes de servicio elaboradas en el transcurso del ao. Tambin
se puede apreciar entre otros, los siguientes puntos:
Numero
Siaft
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Fecha
Almacn
RUC
Proveedor
Afectado
Validado
Ingreso almacn
Importe
Y si fue o no anulado

Tambin se puede apreciar en la parte inferior derecha, las siguientes opciones:


Buscar: Busca determinada orden de servicio.
Nuevo: Podemos ingresar una nueva orden de servicio.
Editar: Nos permite editar de nuevo alguna orden de servicio ya elaborada.
Eliminar: Nos permite eliminar alguna orden de servicio.
Imprimir: Nos permite imprimir una orden de servicio seleccionada.
Salir: Nos permite salir de la ventana rdenes de Servicio.

VENTANA RDENES DE SERVICIO

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Para ingresar una nueva orden de servicio hacemos click en la opcin Nuevo,
inmediatamente el sistema nos presentara un cuadro de dialogo denominado Ingreso de
Ordenes de Servicio. Este cuadro de dialogo presenta las siguientes caractersticas, en la
parte superior, es decir, en la cabecera se indica los siguientes puntos:

Ao
N de orden de servicio
Fecha
Fuente de financiamiento
Sector
Reg. Siaf
Proveedor
Referencia
Tipo de gasto
Glosa

VENTANA INGRESO DE ORDENES DE SERVICIO

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Tambin presenta cuatro opciones en la parte inferior derecha como son: imprimir
(todava no habilitado), importar, grabar y salir.
Como se podr dar cuenta hay una gran similitud con la ventana de ingreso de ordenes
de compra, en si ambas son ordenes de compra de algn bien o servicio, sin embargo la
ventana de ingreso de ordenes de servicio no presenta la casilla de almacn, claro esta
porque los servicios no se almacenan.
Para proceder a llenar cuadro de dialogo ingreso de rdenes de servicio haremos click
sobre la opcin Importar, enseguida saldr una ventana titulada seleccionar modo de
importacin, que presenta dos funciones importantes:
Importar desde el cuadro comparativo: Referido a importacin de
informacin de servicios requeridos desde el cuadro comparativo de
cotizaciones.
Importar desde el cuadro de necesidades: Referido de importacin de
informacin desde el cuadro de necesidades.
6.2.1 IMPORTAR DESDE EL CUADRO COMPARATIVO:
Si es que vamos a importar informacin desde el cuadro comparativo, el siguiente paso
es dar click sobre la opcin cargar los cuadros comparativos pendientes y enseguida
aparecer en la hoja superior izquierda la lista de cuadros de cotizacin, seguidamente
deslizamos el cursor sobre el cuadro de cotizacin que deseamos ordenar comprar, al
realizar esta accin, saldr la informacin adicional en las hojas tanto superior
derecha(informacin proveedor) e inferior(informacin del bien o servicio). Para
finalizar hacer click sobre la opcin Importar la lista de servicios con buena pro.

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6.2.2 IMPORTAR DESDE EL CUADRO DE NECESIDADES


Si es que vamos a importar informacin sobre los requerimientos de servicios, desde el
cuadro de necesidades, el siguiente paso es dar click sobre la opcin cargar los cuadros
de necesidades pendientes y enseguida aparecer en la hoja superior la lista de cuadros
de necesidad, seguidamente deslizamos el cursor sobre los diferentes cuadros de
necesidad de servicios que deseamos ordenar comprar, al realizar esta accin, saldr la
informacin adicional en la hoja inferior, seguidamente seleccionamos los tems o bies
requeridos, de la hoja inferior, para seleccionarlos nos deslizamos hasta la columna Imp.
(importar) damos click y listo. Luego procedemos a hacer click sobre la opcin Importar
productos y/o servicios.

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UNA ves realizado el procedimiento antes explicado el sistema por defecto nos regresa
al cuadro de dialogo Ingreso de ordenes de servicio y como podemos apreciar en la
imagen de abajo ya esta debidamente lleno ahora lo que resta es colocarnos en la casilla
de proveedor y tipo de gasto y pulsar F3 para llenarlos de la manera adecuada. Tambin
ubicaremos el cursor en la hoja del detalle especficamente en la columna debe y pulsar
otra ves F3 para llenar adecuadamente la celda.
Finalmente damos click sobre la opcin grabar o en su defecto presionar F9.

Una ves que hemos guardado, recin se habilitara la opcin imprimir pero para
comprobar que se efectu la orden de servicio regresamos ala ventana ordenes de
servicio y podemos apreciar que el ultimo tem de la hoja es precisamente la orden de
servicio recin elaborada. Con el cursor nos posicionamos sobre ella y damos click en
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editar si queremos modificar o imprimir para tener una vista previa del documento de la
orden de servicio.

En la imagen de abajo podemos apreciar ya el documento de orden de servicio


elaborado por el sistema Siamsoft

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INTERNAMIENTO AUTOMATICO DE ALMACEN


El internamiento automtico de almacn te permite girar la orden de internamiento a
almacn directamente desde las rdenes de compra pendientes o que aun no estn en
almacn.
COMO INGRESAR A INTERNAMIENTO AUTOMATICO DE BIENES DESDE
ORDEN DE COMPRA
Para ingresar Internamiento automtico de bienes desde orden de compra , nos
ubicaremos en la barra de men de la ventana de sistema de logstica de Siamsoft,
especficamente en el men Almacn luego nos deslizaremos hasta el submen
internamiento automtico de bienes desde O/C , a continuacin haremos click.

Enseguida ingresaremos a la ventana ingreso de rdenes a almacn, la cual podemos


apreciar en la siguiente imagen. La ventana de ingreso de rdenes a almacn presenta
tres hojas de trabajo las cuales detallaremos a continuacin:

Ordenes de compra pendientes de ingreso en la fecha de internamiento


(ubicada en la parte superior izquierda), muestra tambin el numero de la orden
de compra, fecha, RUC del proveedor, nombre del proveedor, representante
legal del proveedor, si fue o no anulado dicha orden de compra y as mismo
presenta una columna (I) que sirve para seleccionar cualquier orden de compra
pero que no este anulada.
Seleccin a ingresar (ubicada en la parte superior derecha) muestra el cdigo,
ao y nmero de orden de compra, solamente de las rdenes de compra que han
sido seleccionadas para ingresar a almacn.
Detalle de la orden (ubicada en la parte inferior) muestra la lista de productos o
bienes, de cada orden de compra, que ingresaran a almacn, indicando su
cdigo, unidad de medida, cantidad, precio unitario, precio total, gasto, debe,
haber, cdigo del nemonico.

La lgica de trabajo de esta ventana es de la siguiente manera seleccionar la orden de


compra que se desea ingresar a almacn, para lo cual seleccionamos haciendo click en
la columna (I), especficamente en las casillas en blanco, recurdese que no deben estar
anuladas. Notara UD. Que en la segunda hoja que dice seleccin a ingresar, aparecer la
orden de compra que UD. ya selecciono antes, por otro lado en la tercera hoja (inferior)
aparecer los productos o bienes de la orden de compra seleccionada, especificada al
detalle. Si esta conforme con ingresar a almacn todas las ordenes de compras
seleccionadas, solo resta hacer click en la opcin importar orden de compra (ubicado en
la parte inferior derecha). Ntese adems que el total de ingreso generado por cada

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orden de compra se muestra en la casilla ubicada por encima de la opcin importar


orden de compra.
VENTANA INGRESO DE ORDENES A ALMACEN

Sin mas que anotar , ubicamos el cursor sobre la opcin importar O/C, en seguida saldra
en pantalla el sieguiente cuadro de dialogo y hacemos click en la opcin Si

Seguidamente ingresamos al siguiente cuadro de dialogo y hacemos click sobre aceptar


y listo la orden de ingreso a almacn ya esta hecha.

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INTERNAMIENTO MANUAL DE ALMACN


El internamiento manual de almacn te permite gira una orden de internamiento a
almacn manualmente, es decir el trabajador de logstica puede crear una orden de
internamiento a almacn de los productos o bienes requeridos o el que el crea
conveniente ingresar.
COMO INGRESAR A INTERNAMIENTO DE BIENES ENTRADAS
Para ingresar Internamiento manual de bienes entrada , nos ubicaremos en la barra de
men de la ventana de sistema de logstica de Siamsoft, especficamente en el men
Almacn luego nos deslizaremos hasta el submen Internamiento manual de bienes
entrada , a continuacin haremos click.

Seguidamente ingresaremos a la ventana Entrada de Bienes a Almacn. Esta ventana


nos muestra el nmero asignado ala orden de internamiento de ingreso a almacn, el
documento, el tipo de gasto, el gestor, el almacn, y fecha. Tambin es importante hacer
notar las opciones ubicadas en la parte inferior derecha y las cuales son:
Buscar: Permite buscar la orden de ingreso almacn que se requiera.
Nuevo: Permite crear una nueva orden de ingreso a almacn.
Editar: Permite editar otra ves la orden de ingreso a almacn.
Eliminar: Permite eliminar cualquier orden de ingreso a almacn seleccionado.
Imprimir: Permite imprimir y tener una vista previa.
Salir: Permite salir de la ventana.

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VENTANA: ENTRADA DE BIENES A ALMACEN

Si queremos crear la orden de entrada de bienes a almacn simplemente hacemos click


sobre la opcin Nuevo de la ventana Entrada de Bienes a Almacn. Si hacemos esto
ingresaremos al cuadro de dialogo denominado Mantenimiento Ingresos, el cual nos
detalla los siguientes puntos:
Numero de documento, ao de ejecucin y fecha
Gestor: referido al proveedor
Tipo de gasto: Especifica el tipo de gasto (gasto corriente/inversiones)
Documento: Especifica el documento de internamiento.
Glosa: Algunas especificaciones o motivos de la orden de internamiento.
Para poder completar las casillas vacas adecuadamente, el sistema te permite pulsar F3
para la ayuda en cada casilla en blanco.
En la parte del detalle se especifica los productos o bienes que van a ser internados en
almacn especificando su cdigo, la descripcin del producto, la unidad de medida,
cantidad, el valor unitario, el valor total, el debe y el haber.
Tambin se puede notar unas indicaciones por debajo de la parte del detalle. Por
ejemplo para ingresar un nuevo producto pulsamos la tecla F2, para modificar alguno de
los productos de la lista del detalle solo basta con pulsar F4, y si deseamos eliminar
algn tem de la lista solo lo seleccionamos y presionamos la tecla DEL o suprimir.
El cuadro de dialogo presenta en la parte inferior derecha tres opciones: imprimir,
grabar y salir. La opcin imprimir te permite tener una vista previa del documento, la
opcin grabar te permite guardar y la opcin salir te permite salir de la ventana.
Finalmente hacemos clic sobre la opcin grabar o en su defecto pulsamos F9, esta
accin la podemos apreciar en la imagen, una ves que guardamos el sistema por defecto

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nos arrojara de nuevo ala ventana Entrada de bienes a Almacn, si nos fijamos bien
podemos ver que el ultimo tem de la lista, es precisamente el que acabamos de elaborar

Una vez pulsado F2 se muestra la siguiente ventana en la que Ud. Podr ingresar de
manera manual el bien. Finalmente click en Grabar F9 para culminar la operacin y
volver a la pantalla inicial.

Luego de estar conforme con los datos ingresados, nuevamente click en Grabar F9 y
as finalmente se habr podido ingresar correctamente el bien.

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