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La auditora de costos es el proceso de aseguramiento de la informacin sobre

los indicadores de costos que entregan los sistemas de informacin. Dichos


indicadores son necesarios en la toma de decisiones, en la demarcacin de es-
trategias y en la sensibilizacin de las directivas empresariales sobre cuestiones
determinantes en la gestin. Para poder coniar en los resultados de los indica-
dores debe ser coherente todo el proceso del sistema. El producto de la auditora
son las observaciones positivas o negativas del sistema, que permiten reconocer
el grado de incertidumbre o certeza de los resultados, pues los resultados de la
informacin de un sistema se convierten por un proceso de anlisis y raciocinio
en inteligencia empresarial, con la cual ejecutarn la planeacin organizacional,
en esto radica la importancia de la certeza de la informacin.
Las directivas desarrollan un mtodo de trabajo segn la inteligencia empresa-
rial. Coniados en un plan, generalmente construido en actividades y presupuestos,
que hace parte de las consecuencias futuras esperadas. Las empresas requieren
planear para ir a la contienda comercial precavidas y progresivas; primero, co-
nocedoras de sus lmites y restricciones, segundo, analticas sobre sus metas.
Lo incierto del futuro lleva a que las empresas planiiquen de la manera ms
acertada posible los resultados esperados; independientemente de que siempre
son hipotticos. El mercado del siglo XXI es inconstante, vacilante y cambiante,
donde los gustos y tendencias son volubles. El movedizo mundo comercial, es
estudiado con detalle para interpretarlo en cifras indicativas que permiten hacerse
ideas del posible devenir al que est supeditada la empresa; y con ello armar el
plan estratgico de la organizacin.
Desde la era industrial los costos han sido una herramienta de apoyo im-
prescindible en la toma de decisiones. En su momento hubo gran evolucin en
herramientas como los costos organizados por rdenes de produccin, procesos
estndar, presupuestos, entre otros; que permitieron un avance sustancial en los
Mdulo 1.
Auditora de costos:
un proyecto de investigacin
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Carlos Augusto Rincn
procesos productivos, generalmente, del sector industrial. Con la integracin de
la contabilidad y la contabilidad de costos, desde 1910, se propicia el registro de
los datos del costo de produccin, el control general de los costos y se provee
informacin para la ijacin de precios y la evaluacin de proyectos especiales.
Desde 1920 surgen los costos predeterminados y el concepto de presupuesto
lexible, de importancia en los costos estndar (Sinisterra & Polanco, 1994). No
obstante, para 1925 la mayor parte de este nfasis se haba abandonado a favor
del costeo de inventario(Hansen & Mowen, 2003). Algunos autores demarcan
un gran avance en los sistemas de informacin de costos de 1888 a 1925 dado
a que estos modelos fueron excepcionales para su poca y cumplieron con las
necesidades de la era industrial.
La sociedad de la informacin permeada por la tecnologa, ha permitido el
manejo de programas que controlan ms cantidad de informacin, clculos y
articulacin de datos en formas que anteriormente era complicado llevar de
manera continua, esto accedi al ingreso de modelos de costeo que analizan
la empresa en un nmero de detalles avanzado e indican puntos claves que las
directivas pueden analizar y controlar; modelos avanzados de distribucin como
el ABC de Kaplan y Cooper, y su adelanto al TDABC de Kaplan y Anderson. Todos
estos modelos de contabilidad de costos han propiciado la necesidad de modelos
de contabilidad de gestin que intervienen en las necesidades de la planeacin
estratgica de las organizaciones. Modelos de costos objetivos o meta, costos
ABM, modelos de restricciones, Kaisen, JAT, cadena de valor, entre otros; han
proporcionado a las directivas empresariales modelos que sirven para soportar
mejores instrumentos de planeacin. La contabilidad de gestin es hoy un rea
robusta que incluye la contabilidad de costos entre sus instrumentos de apoyo y
es parte importante para las empresas en la planeacin y evaluacin.
Los modelos de costos son representados en un sistema de informacin de
costos que permite integrar la contabilidad como instrumento de registro de los
sucesos y transacciones, de los presupuestos, del control y de gestin. La integra-
cin de programas para distribucin, por ejemplo, del ABC, TDABC, costeo por
departamentalizacin, procedimientos, entre otros; requiere de conocimientos
especicos y saberes especializados en el tema de costos. Los contables tienen
diferentes especializaciones en reas como la tributaria, revisora iscal, auditora,
inanzas, contabilidad y costos; adems, estas mismas tienen sub-especializaciones
como: control interno, auditora laboral, auditora integral, auditora inanciera, au-
ditora iscal, auditora informtica, etc., y en muchos casos, segn la complejidad,
estn divididas teniendo en cuenta el sector econmico objetivo: inanzas para
el sector salud, bancario, minero, etc. Decir hoy que un contable es especialista
en todos los temas y sectores es difcil, por eso, dependiendo la necesidad se
encuentran especialistas en cada tema. La contabilidad de costos es igualmente
un tema robusto y especializado.
La auditora integral que abarca los procesos de revisin de los estados
inancieros, los procesos de control interno y cumplimiento generalmente no
analiza los sistemas de informacin de costos. Esta es informacin especializada
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Auditora de costos
de la organizacin. Pero las directivas requieren coniar en los indicadores de
costos que entrega el sistema, y esto bsicamente se da cuando los especialistas
evalan el sistema, los indicadores y dan su visto bueno. Son muchas las situa-
ciones y experiencias obtenidas en donde los empresarios tienen un sistemas de
informacin de costos implementado, pero no confan en los indicadores. Los
responsables de la contabilidad, especialistas en otras reas, no tienen las preci-
siones necesarias para evaluarlo y adecuarlo. Esta es un rea de trabajo especial,
no es explcita, muy pocos textos hablan del aseguramiento de la informacin
de costos. Se podra pensar que esta es una tarea de la auditora integral, y en
cierto caso es verdad; pero si se ve a la contabilidad de costos con la robustez y
especializacin que se merece, no se puede esperar que la auditora inanciera
abarque todos los saberes contables. La apreciacin parcial de un no especialista
en costos resultara en una estimacin no ajustada de las causas del problema.
La contabilidad de gestin de costos es un rea robusta, hasta para las pymes,
pero necesaria. Los indicadores que entrega el sistema de informacin de costos
son fundamentales para la creacin de estrategias en la planeacin organizacional.
Las empresas de esta era tecnolgica planiican su futuro, no estn determinadas
por procesos caprichosos o al azar.
Los sistemas de informacin de costos son procesos robustos que requieren
de varios elementos: diseo, diccionario de procesos, diccionario de trminos,
diccionario de drivers, diccionario de indicadores, software, personal, entre otros
necesarios para crear los indicadores de costos. Debe ser un especialista en cos-
tos quien cree el sistema de informacin, al igual que cuando se desee evaluar
y asegurar. Son muchos los casos en los que una empresa requiere evaluar su
sistema de informacin de costos: cuando crea un producto nuevo, cambia el
proceso de produccin, se revalan los sistemas productivos, ingresa un nuevo
jefe de costos, cambia el sistema contable, cambia el software, etc.
La idea de auditar los sistemas de informacin de costos nace de las empresas,
cuando ven la necesidad de revisarlos, por su desconianza en los indicadores de
costos. Anteriormente, la mayora de los servicios que solicitaban las empresas
era implementar el sistema de informacin costos; ahora, muchas organizaciones
requieren asegurarse sobre la veracidad en la informacin de estos sistemas. Y lo
anterior no es debido a que estn mal implementados, sino a que los sistemas
empresariales son procesos dinmicos, y los sistemas de costos se adecan a
ellos, por lo tanto, tambin los sistemas de informacin de costos son dinmicos.
Hay experiencias de empresas que ocho aos atrs implementaron el siste-
ma de informacin de costos de la organizacin, pero actualmente no confan
en los indicadores de costos. El resultado es que los productos son diferentes,
los procesos han cambiado y el sistema de informacin de costos es el mismo.
La empresa, en muchos casos, no requiere modiicar el sistema, sino evaluarlo
y adecuarlo a su nueva dinmica organizacional. Estas tareas de evaluacin son
reconocidas en el rea contable como auditora y aseguramiento especializado.
Hace ms de 15 aos se hablaba rudimentariamente de la auditora de sistemas o
de la auditora laboral, procesos que hoy la academia y la experiencia empresarial
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Carlos Augusto Rincn
vienen especializando con formalidad. La auditora de sistemas es actualmente
reconocida como auditora informtica.
Estas necesidades persistentes en las organizaciones de auditar y asegurar
los sistemas de informacin de costos se han convertido en un proyecto de
investigacin en desarrollo continuo para el grupo de investigacin Gestin y
Productividad Contable. Continuo, dado que los modelos de costos de gestin
evolucionan, de modo que no se puede dar la ltima palabra, pero s las primeras.
Con los estudiantes de investigacin del grupo se desarroll un proceso de
reconocimiento en la ciudad Santiago de Cali. El mismo consisti en veriicar con
los especialistas de costos quines haban escuchado de la auditora de costos,
y se encontr que el trmino no les era familiar, pero que lo asociaban, en mu-
chos casos, a tareas que haban desarrollado en empresas. Esto es signiicativo,
dado que, aunque el trmino como tal no es explcito, su labor en los procesos
empresariales s ha sido ejecutada por especialistas en costos. En entrevistas con
auditores inancieros especialistas, planteaban que era un proceso necesario, pero
generalmente sus auditoras no llegaban a esas instancias, y algunos formalizaban
que no tenan los conocimientos de contabilidad de costos para realizar esas
tareas, -es posible que algunos lo hagan, pero no todos.
La cuestin es que el empresario requiere coniar en los indicadores de
costos. La ediicacin de la produccin de los indicadores est en el sistema de
informacin de costos, este es un procedimiento especializado. En entrevistas
con gerentes de empresas con sistemas de informacin de costos integrados en
la contabilidad y, en algunos casos, desarticulados de la contabilidad, muchos
de ellos plantearon que no coniaban en los datos del sistema y preferan seguir
su lgica en las negociaciones sobre lo que ellos suponan deban dar los datos.
Esto es catico, teniendo en cuenta que en muchas situaciones la inversin en
dichos sistemas ha sido millonaria. Sera, en estos casos, razonable modiicar el
sistema y volverlo coniable. Para tales situaciones, la auditora de costos es una
herramienta que brinda veracidad a la gerencia sobre la informacin que produce
el sistema, y recomienda procesos que enmienden el mismo para rectiicar la
informacin en indicadores coniables.
La auditora de costos, como aseguramiento de los sistemas de informacin
de costos, debe reconocer que evala el sistema y el producto del sistema, o sea
los indicadores de costos. Por esa razn, antes de ingresar en este documento
a ampliar el tema de la auditora de costos se plantea determinar cules son los
indicadores de costos que entrega el sistema, posteriormente se analiza cmo es
el montaje de un sistema de informacin de costos y los elementos que se deben
tener en cuenta en una implementacin; para posteriormente conceptualizar la
auditora de costos y, inalmente, ver el posible contexto en que se encuentra la
auditora de costos, tomado de los especialistas de costos de la ciudad de Cali.
Es impertinente ingresar a reconocer la auditora de costos sin estudiar los indi-
cadores de costos y el sistema de informacin de costos; es como decir que es
posible analizar la auditora tributaria sin saber sobre el proceso de los impuestos.
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Auditora de costos
Como el tema de auditora de costos es para especialistas en costos, se reco-
noce que para ver este material se debe saber anticipadamente de los sistemas,
mtodos, modelos y teoras de costos, igualmente de los indicadores y sistemas
de informacin de costos. Estos dos ltimos temas no son tan precisados en los
textos y discursos de los especialistas, necesarios para presentar la auditora de
costos. No es que no se reconozca a los indicadores inancieros como conocimien-
to, sino que a los indicadores de costos aunque se les conoce como productos
de los mtodos y modelos no se les ve, en algunos casos, como indicadores. Por
esa razn, antes de abarcar la auditora de costos en este libro se estudiarn los
indicadores de costos y los sistemas de informacin de costos.
Hablar del sistema de informacin de costos metafricamente sera como la
fbrica (personal, software, materia prima: datos, etc.) que procesa los datos de
la empresa y entrega productos determinados en indicadores de costos. Lo que
hace la auditora de costos es veriicar que esa fbrica trabaje con los estndares
de calidad necesarios para que el cliente confe en los productos. En la actuali-
dad se lleva a cabo una plena convergencia de los estndares internacionales en
contabilidad, lo que puede ser un momento especial para realizar las primeras
aplicaciones de la auditora de costos, y veriicar que el sistema de informacin de
costos trabaja y ofrece los nuevos indicadores de costos que NIC/NIIF plantean
para el valor de los inventarios y determinacin de los gastos.
En todo caso, es mejor decir al inal de este escrito que este no es un trabajo
acabado sobre auditora de costos, sino, un trabajo comenzado.