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Abies 2.

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Nota: Si desea ampliar la informacin visite http://www.bibliotecas-
cra.cl/recursos/recu_software.html
Cmo conseguir el link de descarga de Abies 2.0?
Para conseguir el link de descarga de Abies 2.0. Es necesario completar la
encuesta Consulta Automatizacin Bibliotecas CRA que se encuentra publicada
en la zona privada dewww.comunidadescolar.cl. Se ingresa con el RBD y clave
del establecimiento.

Durante la semana posterior a haber respondida la encuesta se le enva el link
por mail para realizar la descarga.

Qu hacer si no me ha llegado el link de descarga de Abies 2.0?
Si no ha recibido el link de descarga posterior a una semana de haber
contestado la encuesta, debe reiterar su solicitud directamente a la mesa de
ayuda de Abies, escribiendo un correo aabiescra@mineduc.cl. En un plazo
mximo de dos das se enviar el link por correo.

Es obligacin implementar Abies 2.0 en las bibliotecas escolares CRA?
Si el CRA de la escuela o liceo donde trabajan ya cuenta con un programa de
automatizacin, ser decisin de cada establecimiento definir si continan
usndolo o se cambian al programa Abies 2.0. Para estos casos no es obligatorio
el uso de Abies 2.0, ya que lo importante es contar con un sistema de
automatizacin.

Qu sistema operativo es necesario para instalar Abies 2.0?
La aplicacin Abies 2.0 se ha desarrollado para trabajar en computadores PC
con sistema operativo de Microsoft. Soporta los siguientes sistemas operativos:

Windows 95
Windows 98
Windows ME
Windows NT 4.0
Windows 2000
Windows XP

Abies 2.0 no puede ejecutarse en equipos con otros sistemas operativos como
Linux o Mac.

Si no tengo los sistemas operativos recomendados, Abies no funcionar?
Es probable que Abies se pueda ejecutar en sistemas operativos como Windows
vista o Windows 7, pero para garantizar su ptimo funcionamiento es
recomendable instalarlo en alguno de los sistemas operativos para los cuales fue
diseado.

Qu pasos debo seguir para automatizar la biblioteca?
Para automatizar una biblioteca es necesario planificar de qu manera se
realizar dicha tarea y ser muy ordenado al momento de la ejecucin. Se pueden
definir distintas etapas:

Etapa uno. Actualizar el catlogo cargado en Abies, es decir, identificar aquellos
libros que se encuentran en la coleccin del establecimiento. Durante esta etapa se
recomienda hacer simultneamente un inventario de la coleccin. Para mayor detalleir al
procedimiento

Etapa dos. Hacer integracin de fondos (recursos) puede ser de manera individual
y masiva. Para mayor detalle ir a procedimientos

a) Integracin individual Ir a procedimiento
b) Integracin masiva. Permite realizar una carga masiva de recursos no
existentes en el catlogo de Abies 2.0. Ir a procedimiento
Descargue plantillarec (Excel) contiene ejemplos que puede borrar. Ir a plantilla

Etapa tres. Realizar integracin de lectores (usuarios) puede ser de manera
individual y masiva.

a) I ntegracin individual. Ir a procedimiento
b) Integracin masiva. Permite realizar una carga masiva de lectores. Ir a
procedimiento vincular a la URL Ir a procedimiento
Descargue plantillalectores (Excel) contiene ejemplos que puede borrar. Ir a
plantilla

Etapa cuatro. Imprimir y pegar marbetes y cdigos de barra. Ir a procedimiento
vincular a la URL ir al procedimiento
Antes de comenzar a desarrollar estas distintas etapas es conveniente realizar
pruebas en cada una de ellas, para asegurarse de conocer el procedimiento.

Qu utilidad tiene la base de datos de recursos que viene cargada en Abies?
La utilidad que tiene la base de datos (el catlogo) que viene cargado en Abies
es alivianar el trabajo de procesos tcnicos que requieren los recursos de la
biblioteca. Para comenzar a trabajar solamente ser necesario identificar los
recursos con los que cuenta la coleccin de cada biblioteca CRA. Bastar
actualizar la fecha y crear un nmero de copia del recurso en el catlogo de
Abies para la impresin de sus etiquetas (marbetes y cdigos de barra). Para
mayor detalle ir al procedimiento

Por error borr la base de datos que vena cargada en Abies. Cmo puedo acceder a ella
nuevamente?
Si se da el sistema Abies o se perdi la base de datos, se recomienda volver a
instalarlo desde la misma URL de descarga que se envi. En primer lugar se tiene
que desinstalar el programa Abies del disco C del computador (donde est
instalado) y luego instalarlo nuevamente. Si no tiene el link de descarga de
Abies lo puede solicitar a abiescra@mineduc.cl

Puedo borrar los registros de los libros que no estn en mi biblioteca CRA?
Una vez que se ha realizado todo el proceso de automatizacin de la coleccin,
los encargados de la biblioteca deben decidir si es conveniente borrar aquellos
registros que no estn en su coleccin.

Cmo integrar datos en Abies?
La integracin de datos en Abies se puede realizar de dos maneras: individual,
es decir de a un recurso, o masiva, a travs de una base ya existente. Para
ambos casos es necesario realizar un procedimiento de integracin que se
describe paso a paso en el Manual Abies y en el curso autoinstruccional.

Intento hacer la integracin masiva de datos desde una planilla Excel pero no resulta, qu
puede estar fallando?
Hay integraciones masivas de datos que fallan. Pueden influir mltiples
factores, como por ejemplo, falta de informacin en algn campo, datos que no
corresponde anotar en la plantilla, entre otros. La planilla Excel entregada para
llevar a cabo este procedimiento tiene un formato especfico que no hay que
alterar. El primer paso es verificar que se est respetando ese formato. Si el
problema con la integracin masiva de datos persiste, puede contactarse con la
mesa de ayuda abiescra@mineduc.cl y solicitar apoyo para realizar el proceso.
Use las plantillas que se encuentran en los anexos del "Manual del Usuario de
Abies 2.0."

Es necesario completar todos los campos cuando integro un nuevo libro?
Si consideramos solamente los requerimientos tcnicos del programa Abies, no
es necesario rellenar todos los campos de informacin al ingresar un libro. Los
datos mnimos que se deben completar son: Autor, ttulo, editorial,
descriptores, CDD, sig1, Sig2, sig4. Con esta informacin el programa permite
crear el registro y continuar con el ingreso de otros recursos.

Si se est ingresando la coleccin completa, es conveniente establecer ciertos
criterios en los que se indique qu informacin se va a introducir y cul se va a
ignorar en esta primera etapa.

Si consideramos los aspectos bibliotecolgicos, mientras mayor sea la cantidad
de informacin que tenga cada libro, ms fcil ser identificar los recursos de la
coleccin y recuperar los datos en una bsqueda. Es por esto que, una vez
ingresada la coleccin, se puede ir avanzando en completar los datos faltantes,
como ISBN, notas del libro, entre otros.

Cul es la diferencia entre nmero de ejemplar y nmero de registro?
El nmero de ejemplar es el cdigo de barra que tendr el recurso fsico de un
determinado tem de la coleccin. Este nmero identificar al recurso en el
sistema como nico, por lo tanto nunca se repite. El nmero de registro consiste
en otorgar un nmero nico, correlativo a todos los recursos que ingresen como
nuevos a la coleccin. Cada coleccin bibliotecaria tiene sus propios nmeros de
registro.
Dado que Abies 2.0 se enva cargado con ms de tres mil recursos, cada uno de
ellos ya tiene un nmero de registro asignado. Si al momento de actualizar un
recurso que estamos ingresando quisiramos cambiarle el nmero de registro, el
programa no lo permitir. Por lo tanto, se recomienda ocupar los nmeros de
registro que ya vienen cargados en Abies 2.0. Si necesita mantener la
informacin del nmero de registro que le dieron originalmente en la biblioteca,
puede usar el espacio de "notas" existente en cada ficha de recurso o la
signatura 3 que se encuentra vaca. Si usa la signatura 3 esta informacin
aparecer en el marbete una vez que lo imprima.

Tenga presente que el nmero de registro no influye en el orden de la coleccin.
Los libros se ordenarn en las estanteras de acuerdo al sistema de Clasificacin
Decimal Dewey y la bsqueda en el catlogo de Abies 2.0 se ordena pulsando el
encabezado de un determinado campo.

Se puede cambiar el nmero de registro del catlogo de Abies?
S, pero para hacerlo habra que eliminar los registros que ya se encuentran
cargados en el catlogo de Abies. Debido a la utilidad que puede brindar la base
de datos cargada en Abies para la automatizacin de la biblioteca no se
recomienda realizar esta operacin.

Qu debo hacer cuando tengo varios ejemplares con un mismo ttulo y editorial?
Para estos casos es necesario realizar el procedimiento "crear copias de
ejemplares". Esta tiene dos partes: primero crear la cantidad de ejemplares
necesarios de un ttulo determinado y segundo, asignarla un nmero de copia.
Para mayor detalle ir al procedimiento

Se pueden imprimir carnet de lectores?
Si, se puede. El carnet incluso puede incorporar el logo de la biblioteca y una
foto del Lector, el cdigo de barra del carnet permite realizar la gestin de
prstamos y devolucin. Para mayor detalle ir al procedimiento

Los cdigos de barra y marbetes se tienen que pegar en algn lugar especfico del libro?
Si, el marbete se pega en el lomo del libro a 2 cm. de su base para mantener el
orden.

El cdigo de barra se pega en la contraportada del libro en un espacio que no
est escrito.

Qu lector de cdigo de barra se necesita para ser usado en Abies?
Se recomienda adquirir un lector que se pueda conectar al computador a travs
de puertos USB. Se instala igual que un mouse o un teclado y Abies lo reconoce
de manera automtica. Cuanto ms sencillo, mejor. Es decir, que no tenga que
ser instalado mediante un programa ni configurar ningn parmetro.

Se puede trabajar Abies en Web?
Por el momento no es posible trabajar con Abies va Web. Es probable que en
una nueva versin del programa se incorpore esta funcin.

Se puede trabajar Abies en una red interna?
Si, es posible trabajar con Abies en red, sin embargo se recomienda no hacerlo
en ms de tres computadores. Para mayor detalle ir al procedimiento

Existe algn curso para capacitarme en el uso de Abies?
Existe un curso autoinstruccional para conocer el manejo de Abies. Se puede
descargar desde esta seccin.

Junto con esto a lo largo del ao hay distintas instancias de capacitacin en el
uso de Abies. Le recomendamos visitar nuestra pgina web peridicamente para
conocer estas opciones.
Si en una comuna o regin se organiza un grupo de establecimientos pueden
solicitar un taller presencial al correo abiescra@mineduc.cl.

Cmo consigo las claves para entrar a la base de datos cargada en Abies?
Las claves para entrar a la base de datos de Access son reservadas. Ninguna de
las tareas que se ejecutan en Abies se realizan desde su base de datos, por lo
tanto no es necesario entrar en ella.

Es necesario respaldar la informacin integrada en Abies?
Es muy importante respaldar la informacin incorporada en Abies. Al hacerlo se
previene la prdida de informacin en caso de tener algn problema con el
software o el sistema operativo. Esta tarea se realiza a travs de la opcin
"crear copia de seguridad". Para mayor detalle ir al procedimiento

Qu hacer cuando Abies me muestra un mensaje de error?
Los errores generalmente estn relacionados con algn problema en la base de
datos Access. Para solucionarlos debera bastar con cerrar la aplicacin y volver
a entrar. Si el error no permite seguir ejecutando Abies es necesario contactarse
con la Mesa de Ayuda Abies al siguiente correo: abiescra@mineduc.cl y realizar
un requerimiento de ayuda.

Cunto tiempo demorar en automatizar la biblioteca?
http://www.bibliotecas-cra.cl/recursos/recu_software.htmlEl tiempo que
demora automatizar una biblioteca CRA depende de mltiples factores: tamao
de la coleccin, tiempo de dedicacin a esta tarea, entre otros. Lo importante
es que se cumpla con el objetivo de automatizar la gestin de la biblioteca,
teniendo siempre presente que esto facilita la circulacin de la coleccin y la
obtencin de datos relevantes para la gestin del CRA.
Procedimiento de importacin masiva de datos de fondos, ABIES 2.
1. Para comenzar necesitamos de dos elementos, un archivo Excel (.xls) y una carpeta con
imgenes.

2. El archivo Excel contiene los datos de los fondos necesarios para la importacin, estos datos
deben estar ordenados en columnas, las cuales deben tener en su primera fila el nombre que
identifica el dato de la columna. Este formato especfico debe respetar el orden, con sus
respectivas maysculas y minsculas y no debe contener tildes.
La carpeta con imgenes es la que contiene las fotografas de cada uno de los fondos incluidos
en el archivo Excel, estas fotografas deben tener el mismo nombre que las listadas en la
columna Foto del archivo Excel, cabe destacar que solo son soportadas en el proceso las
fotografas con extensin JPG.

3.Por cada uno de los tipos de fondo que se necesite (Concreto, digital, audiovisual, etc.) es
necesario generar un archivo Excel y sus respectivas imgenes.

4.Una vez con las fotografas listas y con el archivo Excel completado con los datos de los
fondos comenzamos con el proceso de importacin en ABIES.

5.Abrir Abies, para realizar la integracin se necesita estar autentificado como Administrador.

6.Luego de ingresar como administrador, vamos al men Archivo y seleccionamos la opcin
Integrar.

7. En la ventana desplegada hacemos clic en Siguiente.

8. En el paso siguiente debemos seleccionar lo que queremos hacer, es decir Integrar datos de
fondos y seleccionar Siguiente.

9. En el paso siguiente debemos seleccionar la nica opcin disponible Fondos Chile y
seleccionar Siguiente.

10. En el paso siguiente debemos seleccionar nuestros dos archivos. En primer lugar hacemos
clic en el icono amarillo de Ruta de hoja Excel y seleccionamos el archivo Excel con los datos de
nuestros fondos.

Luego seleccionamos la opcin La hoja Excel contiene imgenes y hacemos clic en el icono
amarillo de Carpeta contenedora de las imgenes de la hoja Excel y seleccionamos la carpeta
que contiene nuestras imgenes.

Luego seleccionamos Siguiente

11. En el paso siguiente debemos asignar un nombre a esta importacin masiva, este nombre
permite identificar la importacin para procesos posteriores de borrado. Para hacer esto en
donde dice Introduzca un nombre para esta integracin que le permita reconocerla
posteriormente, debemos introducir un texto adecuado a nuestra importacin, por ejemplo
Importacin de Fondos Test.
Luego debemos seleccionar el tipo de fondo que estamos integrando, en este caso
seleccionaremos Audiovisual. Asignamos el tipo de ejemplar, en este caso Normal, Asignamos
Pas y Lengua, en este caso Chile y Espaol. Luego seleccionamos Siguiente.

12.En esta ventana nos mostrara el proceso de integracin.

13.La siguiente ventana mostrar que nuestro proceso ha finalizado, para terminar
seleccionamos Finalizar.

14.En la ventana de generacin de inversos, para este ejemplo, seleccionamos Cancelar, aunque
es recomendable siempre completar este procedimiento.

15.Con esto tendremos en Abies tantos fondos como tengamos en nuestro archivo Excel.

Si deseas puedo enviarte la gua con imgenes a tu correo, escrbeme a
casinescra@gmail.com y con gusto te enviar lo que tengo acerca de Abies, no es todo lo que
necesitamos, pero "algo es algo"