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La gestin de los proyectos,

programas y portfolio de proyectos,


desde el punto de vista de los ciclos de vida
La gestin del cambio en un proyecto
Jornada La gestin de proyectos en las empresas. Una visin global
(Parc Tecnolgic del Valls, 14 doctubre de 2010)
Ramon Costa i Pujol
Business Productivity Advisor. Microsoft Innovation Center - Productivity Center
ramonc@productivitycenter.org | www.pgpsi.com | www.twitter.com/ramoncostapgpsi

PMI Member 813576
CompTIA Project+ Certified
MCTS: Manag. Projects with Ms. Office Project 2007
Agenda Jornada

Material disponible en
http://www.iproductividad.com
Objetivos y caractersticas del CIP
Ayudar a mejorar la productividad
de las organizaciones mejorando
la productividad de las personas
que la integran a partir de un uso
eficiente de la TI y la aplicacin
de buenas prcticas en diferentes
escenarios de trabajo.

El Centro de Innovacin en Productividad (CIP)
es un centro de negocio, no de tecnologa.

Se ha especializado en ayudar a incrementar
la productividad de las personas

Es el nico centro de estas caractersticas que
Microsoft tiene en Europa

New World of the Work
La productividad de las personas




El trabajador de la informacin y el conocimiento
Nuevos modelos de trabajo - Oficina flexible - Escenarios


Espacios de
colaboracin
Productividad
mvil
Productividad
Individual
Bsqueda
Nuevas
Interfaces
Anlisis de la
Informacin



Gestin de
Procesos /Proyectos
Comunicaciones
eficientes
Redes
Sociales
Gestin de
Contenidos
Herramientas y tecnologas
Mostrar
Eventos/Jornadas
Seminarios
Innova/Inspira/EMO
Noticias
Web/Blog
eBoletn
Casos de xito
Pilotos funcionales
Medir
BPIO
Factor4Index
BVPS
Perfil IW
Mapa comunicaciones
Estudios de ROI
Estudios de mercado
Maximizar
Productivity Review
Consultoria Producti.
Programas Mejora
Productividad
Aceleradores
Proyectos con partners
Proyectos I+D+i
Formacin
Gestin de Proyectos

Servicios
Asesoramiento en la mejora de la eficiencia y productividad de la
Gestin de Proyectos

Seminarios y actividades de formacin (a medida)
Planificacin y Gestin de Proyectos
Gestin de Proyectos con Microsoft Project
Las claves de la Planificacin de Proyectos
Herramientas de comunicacin y colaboracin en un proyecto
Postgrado Gestin de Proyectos TIC (coorganizado con EU Gimbernat)

Servicios de apoyo a la Gestin de Proyecto
Anlisis y elaboracin del Pre-Proyecto
Gestin del Cambio en Proyectos de TI
Tutorizacin (acompaamiento y seguimiento) de proyectos de TI

Puesta en marcha de sistemas de gestin de proyectos y de la cartera
de proyectos (portfolio)

Servicios CIP: Gestin de Proyectos
Bienvenidos
al complejo mundo
de los proyectos
Un proyecto se puede definir como un conjunto de esfuerzos, temporales y delimitados
por unos costes, unos plazos y unos objetivos finales, dedicados a crear un servicio o
producto nico.
Ejemplos
-La construccin de un local, edificio,
-El lanzamiento de un nuevo producto
-El desarrollo de un nuevo producto
-La organizacin de desarrollos deportivos o culturales
-El desarrollo de una aplicacin informtica
-La instalacin de un sistema informtico

Proyectos
Un proyecto es un esfuerzo temporal cuyo compromiso es crear un
producto o servicio nico el cual posee una elaboracin progresiva

Temporal significa que tiene un inicio y fin delimitado
nico significa que el producto o servicio es diferente en algunas
caractersticas a otros similares que pudieran o no existir anteriormente
Elaboracin progresiva se aplica a las caractersticas del servicio o
producto y significa que dichas caractersticas sern llevadas a cabo paso a
paso, a travs de incrementos

Un proyecto tiene un objetivo especfico, un presupuesto
establecido y una organizacin (quiz temporal y que puede ser
desmantelada al trmino del proyecto)


Proyectos
Actividades
Hitos
Entregables
Responsables
Producto o
Servicio

Ciclo de vida de un proyecto
Gestin Cartera Proyectos
Gestin de Proyectos
Proyecto
Gestin del cambio
Sistemas de Gestin de la Informacin
Pre-Proyecto
Proyecto
Operaciones

Visin global (ciclos de vida)
Gestin Programas
Existen diferentes metodologas de trabajo para sistematizar ciclos de vida de proyectos.
Algunas han sido desarrolladas por terceros, convirtindose en estndares de facto.
En otros casos, las empresas utilizan las suyas propias
Estndares
Propias
Metodologas desarrolladas
por organizaciones oficiales
o fabricantes y adaptadas
para la casustica de la
empresa.


Metodologas de trabajo
desarrolladas por la propia
organizacin para la
consecucin de sus
proyectos.


Desarrollo de Sistemas de Informacin: Metrica
Proyectes de T.I.: Microsoft Solutions
Framework.
Gestin de los procesos de venta: Enterprise
Selling Process, Target Account Selling
(SIEBEL).
....



Elaboracin de un Plan Director para la
Sociedad de la Informacin (ICT).
Gestin de los procesos de innovacin a la
compaa (CIDEM).
...


Ejemplos Definicin

Metodologas
Manten.
de SSII
Planificacin
de SSII
Anlisis
Sistema
Diseo
Sistema
Construc.
Sistema
Implantacin
y aceptacin
Estudio de
Viabilidad
ACTIVIDADES
Analizar un conjunto concreto de
necesidades para proponer una
solucin a corto plazo.
Los criterios utilizados son tcticos y
relacionados con aspectos econmicos,
tcnicos, legales y operativos.
ENTREGABLES
Contexto del sistema
Impacto en la organizacin
Coste/beneficio
Enfoque y planificacin
Solucin propuesta
....
HERRAMIENTAS /
TCNICAS
Anlisis Coste /
Beneficio
Modelos de procesos
de la organizacin
...

Tcnicas de Gestin de Proyectos (Estimacin y Planificacin)
Desarrollo
de SSII

Metrica
http://www.csi.map.es/csi/metrica3/index.html

Metrica
MSF Process Model MSF Team Model
Risk Management Discipline
ENTREGABLES
Visin y mbito
Asuncin riesgo
Estructura proyecto
Project Management Discipline
Readiness Management Discipline

Microsoft Solutions Framework

Microsoft Solutions Framework

Microsoft Solutions Framework
Se utilizan
tcnicas de
creatividad
para proponer
proyectos
Se seleccionan
los proyectos
ms adecuados
a la estrategia
de la empresa
Se planifican
las fases para
ejecutar cada
proyecto
Se analizan las
desviaciones
de la ejecucin
respecto al
plan inicial
Se definen con
detalle los
requisitos de
los proyectos
seleccionados
Se monitoriza
y se controla
la ejecucin
del plan inicial

Gestin de la innovacin
http://www.anella.cat/c/document_library/get_file?folderId=587504&name=DLFE-2314.pdf
http://www.anella.cat/c/document_library/get_file?folderId=587504&name=DLFE-10230.pdf

Gestin de proyectos europeos (I+D)
http://www.acc10.cat/ACC1O/cat/talent-coneixement/publicacions/guies-innovacio-internacionalitzacio/index.jsp
http://www.anella.cat/c/document_library/get_file?folderId=587504&name=DLFE-18335.pdf

Gestin de proyectos europeos (I+D)
La Gestin de Proyectos tiene como objetivo asegurar la correcta ejecucin de todas las
actividades del mismo, siguiendo la definicin del ciclo de vida, y gestionando todos los
aspectos relacionados como los hitos, entregables,
Direccin de Proyectos

Gestin de proyectos
Asociaciones internacionales:
PMI (Project Management Institute, 1969): www.pmi.org
IPMA (International Project Management Association, 1965): www.ipma.ch
IAPPM (Intern. Association of Project and Program Management, 2003): www.iappm.org
APM (Association for Project Management): www.apm.org.uk
AIPM (Australian Institute of Project Management, 1976): www.aipm.com.au


Metodologas:
PRINCE2 (Projects in Controlled Env., 1989): www.prince2.com
Scrum (Agile Project Management and Dev.): www.scrum.org
Academias:
American Academy of Project Managers (AAPM):
www.projectmanagementcertifications.com
Otras instituciones (especializadas en TI):
CompTIA (1982): www.comptia.org
Fabricantes de software:
Microsoft Certified Technical Specialist: www.microsoft.com





Principales referencias en Gestin de Proyectos

Project Management Institute (PMI)
PMI Certifications
Project Management Professional (PMP)
Certified Associate in Project Management (CAPM)
Program Management Professional (PgMP)
PMI Scheduling Professional (PMI-SP)
PMI Risk Management Professional (PMI-RMP)
Standars
A Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK Guide)- Fourth Edition
Practice Standard for Project Risk Management
Practice Standard for Earned Value Management
Practice Standard for Project Configuration
Management
Practice Standard for Work Breakdown Structures
Practice Standard for Scheduling
http://www.pmi.org
(March 2010)
Total members: 317.962
Total active
PMPs: 375.959

Project Management Institute (PMI)

CompTIA
CompTIA is a non-profit trade association advancing the global interests
of information technology (IT) professionals and companies including
manufacturers, distributors, resellers, and educational institutions.
Certifications
CompTIA A+
CompTIA Network+
CompTIA Security+
CompTIA Server+
CompTIA Linux+
CompTIA PDI+
CompTIA RFID+
CompTIA CTP+
CompTIA CTT+
CompTIA CDIA+
CompTIA Project+
For project managers, the CompTIA Project+
certification covers the entire process of project
management, including initiation, planning,
execution, acceptance, support and closure.


http://www.comptia.org




Microsoft Project
MCTS: Managing Projects with Microsoft Office Project 2007 (Exam: 70-
632 - TS: Microsoft Office Project 2007, Managing Projects)
MCTS: Enterprise Project Management with Microsoft Office Project
Server 2007 (Exam 70-633: TS: Microsoft Office Project Server 2007,
Managing Projects)
MCTS: Microsoft Office Project Server 2007, Configuration (Exam 70-639:
TS: Microsoft Office Project Server 2007, Configuring)
MCTS Project Server 2010, Configuration (Exam 70-177: TS Microsoft
Project Server 2010, Configuring)


http://www.microsoft.com




PMI - PMBOK
Planificacin
Control y
Seguimiento
Ejecucin
Cierre
Inicio

Gestin de proyectos: ciclo de vida




Integracin




Equipo
Calidad
Costes
Tiempo
Alcance
Terceros
Comunicacin
Riesgos

mbitos de gestin de un proyecto
Planificacin
Control
Ejecucin
Cierre
Inicio
- Desarrollar el
Project Charter
- Desarrollar el Plan
de Gestin del
Proyecto
- Dirigir y Gestionar
la Ejecucin del
Proyecto
- Monitorizar y
Controlar el Trabajo
del Proyecto
- Gestionar el
Control de Cambios
Integrado
- Cerrar el proyecto

Gestin de proyectos: principales procesos
Top 10 Skills CIOs in 2008
55% 60% 65% 70% 75%
Functional Area Knowledge
Project Management
Company Knowledge
Business Process Engineering
Industry Knowledge
Project Leadership
Systems Analysis
Systems Design
Project Integration Management
Project Risk Management
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Direccin SSII y Gestin Proyectos
Gestin Cartera Proyectos
Gestin de Proyectos
Proyecto
Gestin del cambio
Sistemas de Gestin de la Informacin
Pre-Proyecto
Proyecto
Operaciones

Visin global (ciclos de vida)
Gestin Programas
PMI - PMBOK

The Standard for
Portfolio
Management
PPS EPM EPM EPM PPS/EPM PPS PPS PPS PPS
Cost
Time
ROI
Quality
Success

% Comp
Approval
Final Docs
Historicals
Baseline
Actuals
Variances
EVM
Reporting
Utilization
Work Auth
Issues
Risks

Tasks
Milestones
Schedule
Leveling
Resources
Budget
Risks
Sequence
Capacity
Max ROI
Baseline
Optimization
Constraint
Force I/O
Risk

Strategic Value
Financial Value
Risk Value
Criteria
Weighting
Mapping

Benefits
Strategic
Alignment
Resources
Budget
Ownership
Dependencies

New ideas
Initiatives
Enhancements
Regulation
Mandates

Measure Close Execute/
Track
Plan Stage Select Prioritize Define Identify
Ciclo de vida gestin cartera de proyectos
Gestin Cartera Proyectos
Gestin de Proyectos
Proyecto
Gestin del cambio
Sistemas de Gestin de la Informacin
Pre-Proyecto
Proyecto
Operaciones

Visin global (ciclos de vida)
Gestin Programas

Sistemas de Gestin
Gestin Cartera Proyectos
Gestin de Proyectos
Proyecto
Gestin del cambio
Sistemas de Gestin de la Informacin
Pre-Proyecto
Proyecto
Operaciones

Otros ciclos de vida a considerar
Gestin Programas
Crecimiento Organizacin
Creatividad Direccin Delegacin Coordinacin Colaboracin
Joven EDAD DE LA ORGANIZACIN Madura


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Crisis de
censura
Crisis de
liderazgo
Crisis de
autonoma
Crisis de
control
La situacin actual de la organizacin (evolucin y madurez)
condicionar el desarrollo del proyecto, los proyectos y la
cartera de proyectos (portfolio management).
Madurez Tecnologa / Producto
Ciclo de Vida Ejemplo
En todo proyecto de tecnologa es necesario tener en cuenta
la situacin de la misma dentro de su ciclo de vida.
El ciclo de vida de un equipo
Formacin Confrontacin Regulacin Rendimiento
Todo equipo (incluidos los equipos de proyectos, siguen un
ciclo de vida igual. El Director de Proyectos tiene que ser
consciente del punto en que se encuentra su equipo para la
correcta direccin y liderazgo del mismo.
Gestin Cartera Proyectos
Gestin de Proyectos
Proyecto
Gestin del cambio
Sistemas de Gestin de la Informacin
Pre-Proyecto
Proyecto
Operaciones

Visin global (ciclos de vida)
Gestin Programas
La gestin de los proyectos,
programas y portfolio de proyectos,
desde el punto de vista de los ciclos de vida
La gestin del cambio en un proyecto
Jornada La gestin de proyectos en las empresas. Una visin global
(Parc Tecnolgic del Valls, 14 doctubre de 2010)
Ramon Costa i Pujol
Business Productivity Advisor. Microsoft Innovation Center - Productivity Center
ramonc@productivitycenter.org | www.pgpsi.com | www.twitter.com/ramoncostapgpsi

PMI Member 813576
CompTIA Project+ Certified
MCTS: Manag. Projects with Ms. Office Project 2007
Gestin del Cambio: Justificacin
La puesta en marcha de un nuevo SI conllevar la adopcin de unas
nuevas maneras de trabajar por los usuarios del mismo, cambios en los
procesos organizativos y/o hbitos de conducta y el uso de nuevas
tecnologas de apoyo.
Ser necesario, pues, conseguir la correcta adopcin, por parte de los
usuarios, del nuevo SI y de todos los cambios asociados (manera de
trabajar,), para poder asegurar los objetivos de negocio perseguidos por
el proyecto.
Las actividades de gestin del cambio en proyectos de TI, persiguen,
conseguir el compromiso de la organizacin en el uso de las nuevas
tecnologas y aplicaciones de trabajo.
Gestin Cartera Proyectos
Gestin de Proyectos
Proyecto
Gestin del cambio
Sistemas de Gestin de la Informacin
Gestin del Cambio: Justificacin
La gestin del cambio tiene como principal objetivo el identificar los riesgos
que puedan dificultar la adopcin del nuevo SSII y planificar y ejecutar un
conjunto de actividades que suavicen/mitiguen/eliminen/reduzcan esos
riesgos (comunicando, demostrando valor, alineando las personas con los
nuevos SSII y los objetivos estratgicos y formndoles).






Para ello, hay que planificar y ejecutar un conjunto de actividades
orientadas tanto a reforzar la aptitud (formacin en el uso de la nueva
aplicacin) como, sobretodo, a promover la actitud de los futuros usuarios
(motivacin para la aceptacin de la misma).

Posteriormente a la puesta en produccin, tendremos que evaluar y medir
los resultados del proceso de adopcin

Gestin del Cambio: Elementos del Plan
Para poder elaborar este plan de Gestin del Cambio
es necesario e imprescindible poder identificar
los siguientes aspectos:
objetivos de negocio y organizacionales del
proyecto tecnolgico
los destinatarios y usuarios afectados por la
nueva plataforma tecnolgica y el grado de
impacto
las necesidades y expectativas de todos los stakeholders del proyecto
y su posicionamiento ante el nuevo entorno
los escenarios y procesos de aplicacin de la herramienta
los riesgos derivados de la puesta en marcha de la nueva solucin
tecnolgica.

La elaboracin del un plan de gestin del cambio tiene que considerar la
planificacin, diseo y ejecucin de las actividades de participacin,
comunicacin, formacin, soporte, valor y alineacin, junto con la
definicin y posterior seguimiento, de un conjunto de mtricas.
Gestin del Cambio: Plan de Trabajo CIP
El plan de trabajo, propuesto por el CIP, para implementar la Gestin del
Cambio en un proyecto, contempla un conjunto de actividades, agrupadas
en 3 estadios (definicin y planificacin, ejecucin y evaluacin del
proceso de gestin del cambio), durante la planificacin, ejecucin y
puesta en marcha del nuevo entorno de trabajo.









Para ello, habr que definir y elaborar un conjunto de materiales:
Comunicacin (web, intranet, folletos, correos, reuniones,
presentaciones,)
Formacin (cursos, seminarios, talleres, guas, manuales)
Apoyo a los usuarios (guias de ayuda, FAQs,)

Definicin y
Planificacin Proyecto
Ejecucin Proyecto
Control y Seguimiento
del Proyecto
Puesta
prod.
Operaciones
Cierre
Definicin y
Planificacin
Gestin Cambio
Ejecucin
del Plan de Gestin del Cambio
Evaluacin
Proyecto
Gestin
del
Proyecto
Gestin
del
Cambio
John Kotter: Leading Change
http://www.kotterinternational.com
www.ouricebergismelting.com



Change Management Learning Center
http://www.change-management.com/
http://www.change-management.com/tutorial-adkar-overview.htm




Gestin del Cambio: Metodologa CIP
Definicin y
Planificacin
Gestin Cambio
Ejecucin
del Plan de Gestin del Cambio
Evaluacin
Identif, anlisis y
segmentacin stakeholders
Identifi. y anlisis
escenarios
Identif. barreras / riesgos /
inhibidores / obstculos
Revisin objetivos negocio
del proyecto e Identif.
mtricas
Elaboracin plan gestin
cambio:
Participacin
Comunicacin
Formacin
Soporte
Valor
Alineacin

Ejecucin plan gestin cambio:
Participacin (direccin y mandos intermedios,
reuniones,)
Comunicacin (mailings, presentaciones, memorndums,)
Formacin (acciones formativas, materiales, guas
online,)
Soporte (FAQs, guas usuario, atencin usuarios, gest.
conoc.)
Valor (beneficios para todos los stakeholders, necesidad del
cambio, riesgos si no hay cambio,)
Alineacin (apoyo a los objetivos estratgicos, depart,)

IW Profile, Factor 4 Index
Reuniones y entrevistas
ROI / BV
Medicin resultados
sobre mtricas y
objetivos
Definicin de
acciones correctiva
y/o de refuerzo

Activid.
Herram.
Procesos y matriz de
implicados e impacto
Escenarios de trabajo
Caracterizacin trabajador
informacin y cultura org.
Plan de Gestin del
Cambio (actividades y
calendario)
Mtricas
Entreg..
Materiales de comunicacin (web, intranet, folletos,)
Materiales de formacin
Materiales de apoyo a los usuarios
Guas de usuario, canales de apoyo,
Segn cada mbito (comunicacin, formacin,)
Medidas correctivas
y plan de gestin
del cambio actualizado
Gestin del Cambio: Escenarios (ej Intranet)
Bsqueda y comparticin de
informacin
Trabajo colaborativo
Mejora de la colaboracin entre
agentes
Uso de redes sociales (blogs, wikis,
RSS,) y canales 2.0
Organizacin y gestin de
documentos
Mejora de la productividad personal
Simplificacin de las
comunicaciones en la organizacin
Uso de formularios electrnicos y
flujos de informacin
Mejora en la toma de decisiones
Reuniones ms giles
Gestin ms eficiente de reuniones
Situaciones de movilidad
Espacios remotos de trabajo
(workspaces)
Formacin a empleados dispersos
geogrficamente
Teletrabajo
Proceso de incorporacin de
nuevos empelados
Gestin del tiempo y organizacin
personal de tareas
Utilizacin del correo electrnico


El enfoque de trabajo del CIP se basa en la identificacin de los
escenarios en los que se mueven los stakeholders de la organizacin y el
anlisis de mejora en los mismos e impacto del proyecto en los mismos
Anexo Metodologas - Herramientas: BPIO
BASICO ESTANDAR RACIONAL DINAMICO
Colaboracin & Comunicacin

Espacios Colaborativos & Portales
Mensajera
Mensajera Instantnea / Voz
Web Conferencing
Gestin del Contenido & Informes

Documentos & Gestin Documental
Informes
Bsqueda
Gestin del Contenido Web
Inteligencia de Negocio

Reporting & Analisis
Performance Measurement
Data Warehousing

Anexo Metodologas - Herramientas: BVPS
Anexo Metodologas - Herramientas: Factor4Index
Anexo Metodologas - Herramientas:
Information Worker Profile
Resumen
La gestin de proyectos en las organizaciones va ms all
de la simple gestin de un proyecto, a nivel individual.
Es necesario que la organizacin considere, tambin, la
gestin de los programas y su cartera de proyectos.
Existen diferentes metodologas a implantar en la gestin
de proyectos, en funcin de la naturaleza del mismo.
La adopcin de un sistema de gestin es imprescindible
para facilitar su planificacin, gestin, seguimiento y control,
as como para el trabajo en equipo de los miembros y apoyar
su comunicacin y colaboracin.
Ningn proyecto de tecnologa podr considerarse un xito si
los usuarios del mismo no lo utilizan y la organizacin saca
provecho de su explotacin.
La gestin del cambio, pues, es imprescindible, para
conseguir este xito.

Centre dInnovaci en Productivitat, Fundaci Privada. 2010
Avgda. Bases de Manresa, 1 08242 Manresa
Telf: 93 877 21 00. www.centreproductivitat.cat @: info@centreproductivitat.cat
Blog: www.iproductividad.com - http://www.twitter.com/MICProductivity
Gracias
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