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INDUSTRIA DEL HIERRO, S. A. de C. V.

ADMINISTRACIN DE UNA ORDEN DE COMPRA


NO. PG1-04
REV. 1
FECHA: 28-MAY-07
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Formato del anexo 5.5 del procedimiento SA1-01 Rev. 0
1.0 OBJETIVO.
1.1 Establecer las responsabilidades y pasos a seguir para la administracin de una Orden de
Compra desde que es aceptada y firmada por el Proveedor hasta que los materiales o equipos
que ampara son entregados en el almacn del sitio, o hasta que los materiales son instalados y
probados y/o los equipos sean puestos en operacin conforme al alcance de la Orden de
Compra, procediendo con el cierre de la Orden de Compra.
2.0 ALCANCE.
2.1 Aplica a todas las compras de equipo y materiales realizadas para los Proyectos de
INDUSTRIA DEL HIERRO.
3.0 REFERENCIAS
No Aplica.
4.0 DEFINICIONES.
4.1 Proveedor
Tambin se le conoce como Vendedor y es aquella persona fsica o moral que ofrece y
vende un bien o servicio a travs de una operacin mercantil de compraventa. Para mejor
entendimiento entre Vendedor y Proveedor, llamamos Vendedor a la persona fsica o
moral que se encuentra en etapa de cotizacin y a la cual an no le han asignado una Orden
de Compra. Se dice Proveedor a partir de que el Vendedor cuenta con una Orden de
Compra firmada por el Comprador.
4.2 Requerimientos Comerciales.
Informacin comercial suficiente que establece la Gerencia de Procuracin para que los
vendedores puedan presentar una oferta comercial de tal manera que se puedan comparar
las alternativas presentadas.
4.3 Formato de Compromiso de Suministro de Informacin por Proveedor (CSIP) y por su
significado en ingls Supplier Data Requirements (SDR form)
Es el formato en el que se especifica la cantidad mnima de documentos tcnicos e
informacin a ser entregada por el proveedor, as como las fechas en que se requiere. En
este punto se incluyen planos certificados, procedimientos de soldadura, requerimientos de
certificacin de calidad de los materiales y/o equipos, manuales, memorias de clculo u
otros documentos que requieran ser entregados por el proveedor.
4.4 Materiales.
Bienes o mercancas que son instalados en forma permanente en la planta y que pueden
forman parte de un sistema. Los materiales los clasificamos tpicamente como: tuberas,
artculos elctricos, mecnicos, estructurales, arquitectnicos o de instrumentacin. Por
sus caractersticas son materiales fabricados en lnea, forman parte de un catlogo de
ventas de los Vendedores y en la mayora de los casos se tienen en existencia.
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4.5 Equipo.
Es cualquier componente o conjunto de componentes que por sus caractersticas de diseo
sirve para proporcionar, transferir, conducir, controlar, mantener o realizar un cambio de
estado de las materias o fluidos que forman parte de un proceso o que son auxiliares para la
elaboracin del mismo. Para fines comerciales el equipo lo podemos clasificar de la
siguiente manera:
4.5.1 Equipo Menor.
Equipo de instalacin permanente auxiliar en el proceso de la planta.
4.5.2 Equipo Mayor.
Equipo que forma parte integral del proceso principal de la planta. El Equipo Mayor
tiene como caracterstica principal que:
No se encuentra en forma inmediata a disposicin en el mercado por lo que
necesita un tiempo determinado de fabricacin.
Requieren aprobacin de planos, especificaciones y caractersticas tcnicas
antes de iniciar su fabricacin.
Requiere satisfacer pruebas de operacin y/o de su correcta construccin y/o de
su operacin antes de enviarse al sitio de la obra.
Forma parte de los bienes de capital de una Planta Industrial.
4.6 Contrato Principal.
Contrato que suscriben por una parte el Cliente y por otro lado INDUSTRIA DEL HIERRO
para la ejecucin de el proyecto.
4.7 Trminos y Condiciones Generales de Compra (T&CGs) y por su significado en ingles
Terms and Conditions of Purchase (T&Cs).
Se definen como las condiciones comerciales particulares que se adjuntan a una Orden de
Compra y que abarcan todos aquellas aspectos legales, civiles, mercantiles, seguros y
garantas de desempeo los cuales satisfacen los requerimientos del Contrato Principal y
cubren los requerimientos particulares de INDUSTRIA DEL HIERRO.
4.8 Negociacin.
Proceso encaminado a obtener dentro de una Orden de Compra las condiciones
contractuales ms convenientes y ventajosas para INDUSTRIA DEL HIERRO y/o sus
clientes.
4.9 Plan de Procuracin de Proyecto y por su significado en ingls Project Procurement Plan
(PPP)
Es el documento que elabora el Sptte de Procuracin de Proyecto y que ser autorizado por
el Gerente de Procuracin as como por el Gerente de Proyecto y cuya finalidad es la de
establecer lineamientos adicionales de cmo se llevarn a cabo algunos otras actividades,
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cuando los procedimientos de Procuracin deben ser enmendados y modificados para la
buena marcha de la Procuracin del Proyecto en concordancia con el contrato principal.
4.10 Orden de Compra (OC) y por sus siglas en ingls Purchase Order (PO).
Documento oficial que vincula comercial y legalmente a INDUSTRIA DEL HIERRO y al
proveedor, y contiene todos los trminos y condiciones as como los requerimientos tcnicos
y comerciales que regirn el acuerdo de compraventa aceptado por Industria del Hierro y el
Proveedor dentro de la negociacin.
4.11 Cambio de Orden y por sus siglas en ingles Change Order (CO)
Es el documento autorizado por medio del cual se notifica al proveedor que ha habido una
modificacin a cualquiera de las condiciones originales estipuladas dentro de una Orden de
Compra.
4.12 Material Manager (MM).
Es una herramienta electrnica o Software compuesto de diferentes mdulos creados para
llevar a cabo la administracin general de los todos los materiales y equipos de un proyecto
desde la fase de planeacin hasta la entrega en el sitio de la obra.
4.13 Prcticas de Procuracin.
Son documentos complementarios a los procedimientos de procuracin y dan guas de
cmo se puede llevar a cabo una determinada actividad. Cada Prctica desarrolla un tpico
esencial de las actividades de la Gerencia y cualquier persona que se aboca a la lectura de
una Prctica podr mejorar su entendimiento del tema al que se refiera.
4.14 Expeditacin
Se define como el proceso del Comprador de contactar y dar seguimiento estrecho al
Proveedor con el objeto de vigilar el cumplimiento de los compromisos en las fechas
establecidas dentro de una Orden de Compra.
4.15 Inspeccin
Se define como la actividad encaminada a verificar tcnicamente el Equipo o Material de una
Orden de Compra con el fin de asegurar el estricto cumplimiento con la calidad y las
especificaciones tcnicas.
4.16 Reporte de entradas de almacn, y por sus siglas en ingls Material Reception Report
(MRR)
Documento oficial con el que el almacn confirma que los materiales y/o equipos se han
recibido en buenas condiciones, en las cantidades indicadas y cumpliendo con todos los
requisitos que se necesitan para que el resguardo y posterior despacho.
4.17 INCOTERMS (International Commercial Terms).
Es un cdigo contractual de acrnimos aceptados internacionalmente que establecen un
lenguaje comn estandarizado para compradores y vendedores de modo que no halla malos
entendidos en el uso de trminos comerciales para acuerdos de negocio.
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4.18 Hoja de Distribucin de la Orden de Compra y por su significado en ingls Purchase Order
Distribution sheet
Cartula que permite entregar a los correctas reas y disciplinas de un proyecto una copia
de la Orden de Compra o un Cambio de Orden de Compra aplicable a equipos.
4.19 Pedidos abiertos.
Son Ordenes de Compra que se establecen para una determinada Lista de Materiales. Los
precios de la lista de materiales tienen una fecha mxima de vigencia y a su vencimiento
tales precios pueden sufrir modificaciones.
4.20 Convenio de Suministro
Son acuerdos de suministro que establece INDUSTRIA DEL HIERRO con un proveedor
para los productos que fabrica o vende con un precio especial o con descuento especial
sobre su lista de precios al pblico bajo determinadas condiciones de pago, entrega,
garantas, etc.
4.21 Lugar de Entrega
Es el lugar contratado al proveedor donde debe entregar los equipos o materiales, el cual
debe estar indicado claramente en la orden de Compra. Usualmente se utiliza un
INCOTERM para indicar el lugar de entrega contratado.
4.22 Sitio de la obra.
Es el lugar donde se construye el proyecto.
5.0 ANEXOS.
5.1 Formato de FIANZAS por buen uso del anticipo, cumplimiento y buena calidad.
5.2 Formato de Autorizacin de cambio de Orden de Compra y por su significado en ingls
Commitment Desviation Request (CDR)
5.3 Hoja de Distribucin de la Orden de Compra o su CO.
5.4 Control de facturas para pago por Orden de Compra, y por su significado en ingls
Purchase Order invoice transmittal.
5.5 Formato ejemplo de Cambio de Orden de Compra.
5.6 Matriz de requisitos para el cierre de una Orden de Compra
5.7 Diagrama de Flujo.
6.0 RESPONSABILIDADES.
6.1 El Gerente Funcional de Procuracin ser el responsable de los siguientes puntos:
Designar los recursos humanos suficientes y con la capacidad adecuada para el
desempeo de sus funciones.
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Proteger la calidad en la ejecucin de las actividades de procuracin para los
diferentes proyectos existentes.
Autorizar desviaciones particulares de cada procedimiento, prctica o Plan de
Procuracin de Proyecto cuando las caractersticas del Proyecto as lo requieran.
Dar visto bueno a las modificaciones sobre las clusulas y otras modificaciones a
los T&CG de la Orden de Compra.
Tomar decisiones que por su naturaleza el Sptte de Procuracin y el Subgerente
de Procuracin pudieran comprometer los objetivos del Proyecto.
6.2 El Sptte de Procuracin ser el responsable de los siguientes puntos:
Desarrollar y redactar el Plan de Procuracin de Proyecto, as como adecuar la
Orden de Compra para cumplir con los requerimientos del Contrato Principal.
Asegurarse que los Compradores a su cargo, lleven una administracin adecuada
de las ordenes de compra.
Verificar el cumplimiento en la entrega de equipos y materiales.
Determinar las acciones necesarias para asegurar que los proveedores cumplan
con los compromisos pactados.
Administrar las actividades realizadas por los Compradores.
Asistir a la Gerencia de Proyecto e interactuar con las diversas disciplinas para
lograr el buen desempeo del proyecto.
6.3 El Comprador ser responsable de los siguientes puntos:
Registrar todas la ordenes de compra en Material Manager(si se est utilizando
en el proyecto) y mantener actualizada la informacin a travs del mdulo
Purchasing
Ser responsable de distribuir copia de las rdenes de Compra colocadas de
acuerdo con lo que establece el PPP, a los procedimientos particulares de cada
proyecto o segn lo establezca el presente procedimiento, en este orden de
precedencia.
Verificar que se entregue a los proveedores toda la documentacin y
correspondencia que se emita. Asimismo, verificar que se atienda toda la
correspondencia que proviene de los proveedores.
Verificar que se entregue al Coordinador de Inspeccin toda la documentacin,
especificaciones y requerimientos del equipo o material de la orden de compra.
Realizar todas las actividades necesarias para una correcta administracin de las
Ordenes de Compra.
Preparacin de reportes segn se establezca en el PPP.
Mantener la informacin a su cargo dentro de los parmetros de confidencialidad indicados
en el presente procedimiento y alimentar dicha informacin en los reportes de
seguimiento y control.
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6.4 El Expeditador (si aplica) ser responsable de los siguientes puntos:
Capturar en los adecuados formatos la informacin propia de sus actividades
en los reportes que solicite la Gerencia de Procuracin.
En el caso que utiliza Material Manager, ser responsable de mantener actualizada toda la
informacin que reporta el mdulo de Expediting
Mantener contacto estrecho con los proveedores para conocer el estado que
guardan todas las entregas de los materiales.
7.0 PROCESO.
7.1 INTRODUCCIN
Este procedimiento es una continuacin del PG1-03 y se aplicar una vez que ha sido
aceptada la Orden de Compra por parte del Proveedor.
El presente procedimiento tiene como finalidad la de administrar la compra de Equipos y
materiales para cumplir los objetivos de cada proyecto en aspectos de calidad, tiempo de
entrega, garantas, etc., vigilando la satisfaccin de los clientes, apegndose a la aplicacin
estricta de las clusulas, anexos, trminos y condiciones de cada Orden de Compra.
7.2 FASE V DISTRIBUCIN Y CONTROL DE LA ORDEN DE COMPRA
Esta fase tiene por objeto explicar cmo se distribuyen las rdenes de compra que han sido
colocadas a los Proveedores.
7.2.1 Una vez que la Orden de Compra ha sido revisada y firmada, un paquete completo
original de la Orden de Compra se entrega al proveedor para su firma.

El Comprador distribuir la Orden de Compra de acuerdo al criterio que se seala a
continuacin empleando la hoja de Distribucin de la Orden de Compra o del
correspondiente Cambio de Orden (CO):
Cuando los bienes que amparan la Orden de Compra requieren servicios de
expeditacin y/o Inspeccin en la planta del proveedor o en otra de sus instalaciones,
se entrega una copia completa de la Orden de Compra al Departamento de
Expeditacin e Inspeccin de INDUSTRIA DEL HIERRO, o a los departamento de las
diferentes disciplinas que participarn en la inspeccin. Esto es practica comn
cuando se trate de compra de Equipos con numero de identificacin denominado
TAG.
Cuando los bienes que amparan la Orden de Compra son adquiridos en otras
condiciones diferentes a la entrega hasta el sitio de la obra o se requieren servicios
especiales de logstica y trfico de cualquier naturaleza, una copia de la Orden de
Compra se entrega al Departamento de logstica y trafico de INDUSTRIA DEL
HIERRO (o de ICA Fluor)
Al almacn del Patio
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Cuando los bienes que ampara la Orden de Compra se refieren a equipos que estn
identificados con un nmero de identificacin TAG, se entrega una copia de la
Orden de Compra a los siguientes departamentos:
a) al SupDI del Departamento de Ingeniera.
b) Departamento de Control de Documentos, y
c) Departamento de Control de Proyecto.
Cuando el Contrato Principal as lo determine, el Comprador entregar al Cliente una
copia de las rdenes de Compra.
7.2.2 Elaboracin del expediente de una Orden de Compra.
Existen las Compras de equipos y las Compras de materiales que por sus
caractersticas los expedientes deben organizarse de acuerdo a lo indicado a
continuacin:
7.2.2.1 EQUIPOS.
Caractersticas que deben ser tomadas en consideracin para la elaboracin
de expedientes de equipos:
a) Un mayor tiempo de entrega respecto al tiempo de entrega de
materiales.
b) Requiere diseo especial para su fabricacin.
c) Requiere autorizacin de Ingeniera antes de iniciar su fabricacin.
d) Normalmente se llevan a cabo pagos parciales contra eventos
concluidos.
e) Se lleva a cabo inspecciones y pruebas durante la fabricacin del
equipo.
f) Regularmente requiere de un estudio particular de logstica y trfico
antes de ser embarcado.
Por la gran cantidad de correspondencia y reportes que se manejan, se
recomienda que el expediente se organice en carpeta (s). de acuerdo a lo
establecido en la prctica de ICA Fluor EE-1232 Prctica de
organizacin y mantenimiento de archivos para ordenes de compra

7.2.2.2 MATERIALES.
La administracin de este tipo de Compra se caracteriza por lo siguiente:
a) El comn de los materiales tiene un menor tiempo de entrega que el
de los equipos.
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b) Es frecuente que se encuentre en inventario cuando los volmenes no
son muy grandes.
c) Normalmente se paga 100% contado a 30 das contra entrega del
material.
d) Tambin se puede realizar la compra a travs de Pedidos abiertos o
Convenios de Suministro
e) Requiere aprobacin de la marca o fabricante por parte de Ingeniera
f) Requiere la entrega de certificados de calidad, certificados de
materiales (por sus siglas en ingls MTR), que avalen su
cumplimiento con la norma de fabricacin.
El expediente debe formarse de acuerdo al ndice de los separadores y
debe contener al menos lo siguiente:

1) MRRs y facturas. otros documentos
2) Reportes (Inspeccin, trfico, de negociaciones)
3) Requisicin para cotizacin RFQ y adenda (s).
4) Cotizaciones perdedoras.
5) Cotizacin ganadora y tabla comparativa.
6) Correspondencia.
7) Cambio de orden de compra.
8) Orden de compra (PO) y carta de intento (Cuando aplique).
Notas generales importantes. Aplicables tanto a equipos como a materiales:
1) El ndice debe ser aplicado en las rdenes de Compra en todos los proyectos de
INDUSTRIA DEL HIERRO. Ser visible en la carpeta de archivo de documentos.
2) El orden de la carpeta debe conservase de acuerdo al ndice de los separadores.
3) Los documentos que se incluyan dentro de la carpeta deben estar en orden cronolgico,
con la informacin de fecha ms reciente en la parte superior de la seccin.
4) Las carpetas deben ser guardadas en un lugar seguro, de preferencia, bajo llave.
5) Es recomendable anotar el nmero de seccin y el nmero de la Orden de Compra en
los documentos que se emitan.
6) Las partes pueden ser subdivididas conservando el Nmero de Orden.
7.2.3 rdenes de Compra que requieren anticipo.
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7.2.3.1Una vez colocada una Orden de Compra a un proveedor que requiere
anticipo, el Comprador deber solicitar al proveedor una fianza de
anticipo y una fianza de cumplimiento, de acuerdo al anexo 5.1 y del
presente procedimiento.
7.2.3.2 El proveedor entregar al Comprador junto con la firma de aceptacin
de la Orden de Compra ambas fianzas y la factura original del
anticipo.
7.2.3.3 El Superintendente de Procuracin y el Gerente de Proyecto o como
lo indique la Poltica de INDUSTRIA DEL HIERRO, segn el monto,,
debern firmar la factura que ampara el anticipo; mediante esta firma
se autoriza a cuentas por pagar que se proceda con el pago
correspondiente.
7.3 FASE VI SEGUIMIENTO DE LOS DOCUMENTOS DEL PROVEEDOR QUE SON
SOLICITADOS EN LA ORDEN DE COMPRA.
Esta fase tiene por objeto explicar el seguimiento que se da a la entrega de los documentos
del proveedor segn lo determina en cualquiera de sus partes la Orden de Compra.
7.3.1 El departamento de Control de Documentos es el responsable de recibir, registrar
controlar y expeditar los documentos de acuerdo con el formato de Compromiso de
suministro de informacin por Proveedor (CSIP) que viene incluido en cada una de
las Ordenes de Compra de Equipos y para las Ordenes de Compra de Materiales
cuando as se indique. La forma de llevar a cabo estas funciones estn indicadas en
el procedimiento correspondiente del departamento de control de documentos. El
PPP puede ahondar mayormente sobre las responsabilidades que asume el
Comprador, el expeditador y el personal de control de documentos a este respecto.
7.3.2 Cuando existen atrasos del Proveedor en cuanto a la entrega completa dentro de las
fechas estipuladas en la Orden de Compra, el Departamento de Control de
Documentos pedir al Comprador que intervenga con el proveedor a fin de
regularizar la entrega de dicha documentacin.
7.3.3 El Comprador en forma telefnica o en forma escrita-, solicitar al proveedor que
presente la informacin que no se haya entregado segn lo pactado en la Orden de
Compra.
7.3.4 S existe algn reclamo errneo de parte del Comprador, el Proveedor mostrar
evidencia de que est al corriente en sus entregas de documentos o, en su defecto,
presentar algn plan para remediar el atraso o presentar una reprogramacin con
nuevas fechas de cumplimiento, siempre que esto sea aceptable para el proyecto.
7.3.5 Las modificaciones que presente el Proveedor a las fechas compromiso sern
entregadas al departamento de Control de Documentos, el cual est a cargo de
mantener seguimiento y recibir toda la informacin cerrando todos los pendientes
que determine el formato CSIP.
7.3.6 El Comprador elaborar un CO en el caso que la reprogramacin en la entrega de
documentos as lo requiera. Se recomienda al Comprador asistirse de las siguientes
practicas para elaborar una Cambio de Orden de Compra:
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EE-12-14 Correspondencia y Ordenes de cambio
EE-12-15 Expeditacin de Ordenes de Cambio
7.3.7 Solo cuando se trate de Ordenes de Compra de Equipos con nmero de
identificacin TAG, el Comprador proceder a llenar el formato Autorizacin de
Cambio de Orden de Compra (CDR) para proceder con la colocacin de un Cambio
de Orden. El PPP determinar con mayor detalle el criterio que normar para los
Cambios de Orden (COs) de equipos y para otros casos en particular.
7.3.8 Cuando se convenga dentro de una Orden de Compra un pago contra la entrega de
documentos por parte del Proveedor ya sea en forma parcial o total, el Comprador
har el trmite correspondiente. El PPP podr explicar algn particular respecto al
pago parcial de una Orden de Compra contra la entrega documentos. Para mayor
detalle del manejo de facturas, se recomienda verificar la prctica:
EE-12-16 Manejo de facturas
7.4 FASE VII SEGUIMIENTO DE LA FABRICACIN DE LOS MATERIALES O EQUIPOS QUE
AMPARA LA ORDEN DE COMPRA.
Esta fase tiene por objeto dar seguimiento al desempeo del Proveedor con el fin de cumplir
con el tiempo de entrega y la calidad contratada, realice las pruebas correspondientes y la
preparacin adecuada para el embarque de los equipos y/o materiales de una Orden de
Compra. Dependiendo de la complejidad del Equipo que se trate, se llevar a cabo un plan
ms exhaustivo para dar cumplimiento a los requerimientos de la Orden de Compra durante
su fabricacin y entrega.
Dada la complejidad que caracteriza la fabricacin de equipos, el seguimiento que se le da
es diferente a los materiales, tal y como se indica a continuacin.
7.4.1 EQUIPOS
7.4.1.1 Los Proveedores que requieran ser expeditados e inspeccionados en cualquiera de
sus instalaciones, sern visitados por personal del Departamento de Expeditacin e
Inspeccin o por el equipo multidisciplinario del Proyecto, siguiendo el Programa
desarrollado. Se elaborarn reportes de la visita para informar al Comprador del
estado que guarda la fabricacin (Avance y cumplimiento de los requerimientos de
calidad).
7.4.1.2 El Comprador dar seguimiento al cumplimiento de los Compromisos establecidos
con el proveedor en la Orden de Compra a travs de los reportes de Expeditacin e
Inspeccin y por medio de una Expeditacin va telefnica.
7.4.1.3 Cuando existan problemas en el cumplimiento de una Orden de Compra, el
Comprador informar al Sptte de Procuracin de dicha anomala quin determinar
s se informa a control de documentos y al cliente si as lo determina el Contrato
Principal.
7.4.1.4 El Comprador verificar que el Proveedor tome medidas correctivas para
contrarrestar los efectos del problema del que se trate. Cuando se trate de una
Expeditacin e Inspeccin directamente en las instalaciones del proveedor, el
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Departamento de Expeditacin e Inspeccin asume un papel importante en el
establecimiento de este plan presentado por el Proveedor con medidas correctivas.
7.4.1.5 El Comprador dictaminar s es satisfactorio el plan correctivo presentado por el
Proveedor de acuerdo al impacto que tenga sobre los tiempos de entrega o llegada
al sitio. Dependiendo del riesgo que involucre esta decisin, el Sptte de procuracin
dar su aceptacin de dicho plan y en su caso har comentarios al respecto. El PPP
podr establecer algn criterio a este respecto para el proyecto en particular.
7.4.1.6 El Comprador mantendr informado al Sptte de procuracin de la implantacin y
desarrollo de dicho plan correctivo.
7.4.1.7 El Comprador mantendr estrecha vigilancia en el cumplimiento de las medidas
correctivas hasta llevar dicho plan a su fin en los mejores trminos.
7.4.1.8 Cuando el plan con medidas correctivas NO se est cumpliendo, el Comprador
solicitar al Proveedor que presente un nuevo plan con medidas correctivas que
corrijan o al menos mitiguen, las deficiencias observadas en el plan vigente. El
comprador deber asegurarse que el plan es apropiado para cubrir los intereses del
proyecto sin olvidar aplicar al proveedor las clusulas que se deriven dentro de la
Orden de Compra como consecuencia de esta accin. El Sptte de Procuracin
aprobar este nuevo plan con medidas correctivas y verificar que ste se cumpla
estrictamente.
7.4.1.9 En ocasiones, el plan con medidas correctivas del Proveedor contempla acciones
que implican modificaciones a las clusulas de la Orden de Compra y/o sus
requerimientos tcnicos. Esto puede dar como resultado tener que realizar un CO.
Para la elaboracin de un CO, se recomienda al Comprador asistirse de las
siguientes prcticas:
EE4-15 Correspondencia y Ordenes de cambio
EE4-16 Expeditacin de Ordenes de Cambio
7.4.1.10 Solo cuando se trate de Ordenes de Compra de Equipos con nmero de
identificacin TAG, el Comprador proceder a llenar el formato Autorizacin de
Cambio de Orden de Compra (CDR) para proceder con la colocacin de un Cambio
de Orden. El PPP determinar con mayor detalle el criterio que normar para los
Cambios de Orden (COs).
7.4.1.11 Cuando se convenga un pago contra algn avance en la etapa de fabricacin de
algn Equipos, el Comprador har el trmite correspondiente. El PPP puede
determinar algn lineamiento en particular a este respecto dependiendo las
condiciones del Contrato Principal. Para mayor detalle del manejo de facturas, se
recomienda verificar la prctica:
EE-12-16 Manejo de facturas
7.4.2 MATERIALES
7.4.2.1 Los Proveedores que requieran ser expeditados e inspeccionados en cualquiera de
sus instalaciones, sern visitados por personal del Departamento de Expeditacin o
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el de Expeditacin e Inspeccin. stos ltimos elaborarn reportes para informar al
Comprador del estado que guarda la fabricacin en avance y cumplimiento con los
requerimientos de calidad, en tanto que la informacin obtenida por el Expeditador
ser dada a conocer a travs del Material Manager.
7.4.2.2 Cuando se convenga un pago contra algn avance en la etapa de fabricacin de
algn Material, el Comprador har el trmite correspondiente. El PPP puede
determinar algn lineamiento en particular a este respecto dependiendo las
condiciones del Contrato Principal. Para mayor detalle del manejo de facturas, se
recomienda verificar la prctica:
EE-12-16 Manejo de facturas
7.4.2.3 En el caso de Ordenes de Compra de Materiales, el Expeditador de materiales
deber dar seguimiento va telefnica al estado que guardan las entregas, informar
al proyecto y mantener la actualizacin de los reportes correspondientes en el
Material Manager.
En situaciones de retraso en el suministro de materiales, el expeditador presionara
al proveedor a fin de obtener una nueva fecha compromiso e informar al comprador
de esta situacin. Dependiendo de la respuesta del proveedor en cuanto a la nueva
promesa de entrega, el expeditador proceder a lo siguiente:
1. Si la nueva fecha de entrega despus del vencimiento es de hasta 2 semanas, la
respuesta ser por escrito o va telefnica..
2. Si el retraso es de 2 a 4 semanas, el proveedor deber informar por escrito su
nueva propuesta de entrega, el expeditador deber notificar al proyecto, para que
tome las medidas correctivas.
3. Si el atraso supera las 4 semanas, adems de que el proveedor deber indicar por
escrito las medidas correctivas que tomar para aminorar los efectos del problema.
El Expeditador, conjuntamente con el Comprador informarn al Superintendente de
Procuracin y/o al Subgerente de Materiales quien determinar si son satisfactorias
las acciones presentadas. El Comprador y el Expeditador debern asegurarse de la
aplicacin de las medidas correctivas y mantendrn informado al Superintendente de
Procuracin del desarrollo del plan sin olvidar aplicar al proveedor las clusulas que
se deriven de la Orden de Compra como consecuencia de esta accin. El Sptte de
Procuracin aprobar este nuevo plan con medidas correctivas y verificar que ste
se cumpla estrictamente.
En los tres casos de reprogramacin de entrega, las nuevas fechas
prometidas debern quedar registradas en Material Managerpara poder
ser consultada por el proyecto y en especial para pronosticar el
cumplimiento en la liberacin de paquetes de trabajo para construccin.
7.5 FASE VIII LOGSTICA Y TRFICO.
Esta fase tiene por objeto asegurar el buen manejo y la recepcin de los Materiales y
Equipos hasta la entrega en el Patio de Industria del Hierro cuando se requiere de los
servicios de logstica y trfico. Dependiendo de la complejidad del Equipo o Material en
cuanto a su dimensin y peso del embarque, se establecer un plan ms exhaustivo en esta
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materia que asegure que los bienes arribarn en condiciones ideales hasta el sitio de la
obra.
7.5.1 Cuando el transporte y manejo de un equipo o material hasta el Patio es
responsabilidad ajena al proveedor, el Comprador deber entregar al departamento
de Logstica y Trfico la solicitud de servicios de trfico, anexo 5.6, as como la copia
de una Orden de Compra.
7.5.2 El Departamento de Logstica y Trfico actuar conforme establece el Procedimiento
correspondiente (PM1-01). La intervencin de los servicios del departamento de
Logstica y Trfico inician desde el momento en que el Equipo o Material es puesto a
disposicin del comprador segn el INCOTERM indicado y en concordancia con
alguna instruccin a este particular estipulada dentro de las clusulas de la Orden de
Compra. Los servicios que se solicitan del Departamento de Logstica y Trfico
pueden ser varios pudiendo ser por transporte, servicios de importacin, o ambos.
El propio procedimiento explica a mayor detalle los servicios que puede suministrar.
7.5.3 El PPP establece comnmente el alcance de servicios que debe proporcionar el
departamento de Logstica y Trfico. El Comprador mantendr una comunicacin
estrecha con este departamento dndole informacin completa y los detalles
particulares necesarios a fin de lograr los objetivos que de este departamento se
esperan.
7.5.4 El seguimiento y la expeditacin de los equipos y materiales en esta fase son
comnmente llevadas a cabo por el Departamento de Logstica y Trfico a menos
que la entrega en el Patio de los Materiales y/o Equipos hayan sido acordados dentro
de la Orden de Compra como responsabilidad del Proveedor en cuyo caso, la
expeditacin de stos ser responsabilidad del Comprador o de un Expeditador.
7.5.5 Las actividades del departamento de Logstica y trfico se consideran terminadas
cuando el Equipo o material en cuestin haya sido recibido por el almacn en el sitio
de la obra.
7.5.6 Los materiales y equipos que ingresen al almacn sern procesados de acuerdo al
procedimiento de manejo de Almacenes correspondiente. El almacn har llegar al
Comprador las MRRs partida por partida de cada Orden de Compra. Esta podr
ser enviada va electrnica mediante el uso del sistema de control de materiales
vigente aplicable (a fecha actual el sistema que se est utilizando para el control de
materiales es Material Manager) o por medio de un correo electrnico (e-mail) para
actualizar el estado de llegada de las rdenes de Compra.
7.5.7 El comprador verificar que no exista ninguna anotacin de CONDICIONADO en
el campo de comentarios o Remarks del Reporte de Recepcin de Materiales Y
TAMPOCO DEBER HABER COMENTARIOS EN EL Remark haciendo
referencia a un Reporte de excedentes, faltantes y daos (por sus siglas en ingls
OSD); en cuyo caso deber atender y resolver la causa del condicionamiento que
se explica en el mismo registro o bien apoyarse del J efe de Almacn para un
mejor entendimiento.
Una vez resuelto el condicionamiento, el J efe de Almacn modificar el comentario
en el MRR y emitir una siguiente revisin misma que deber incorporar el
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comprador a su expediente y tomarla en cuenta para la conciliacin final con el
proveedor.
Cuando un material o equipo no llegue en condiciones adecuadas o incompleto de
acuerdo a la factura o la lista de embarque, se recomienda asistirse de las siguientes
prcticas:
EE-12-18 Materiales deficientes / cargos
EE-12-19 Manejo de Materiales excedentes
7.5.8 Asimismo, la recepcin administracin y control de los materiales se apegar a lo
que dictamine el procedimiento Manejo de Almacenes correspondiente.
7.5.9 En caso que la exista algn pago por el cumplimiento de alguna actividad
relacionada con esta fase de este procedimiento (e.g. pago contra embarque o
llegada de algn material o equipo a algn destino), el Comprador har el tramite
correspondiente. El PPP podr determinar algn detalle en particular relacionado
con el pago de los proveedores por este concepto. Para mayor detalle del manejo de
facturas, se recomienda al Comprador asistirse de la prctica:
EE-12-16 Manejo de facturas
7.6 FASE IX CIERRE DE ORDEN DE COMPRA.
Esta fase tiene por objeto finiquitar los adeudos de pago por parte de INDUSTRIA DEL
HIERRO asegurando que los Materiales y Equipos que ampara cada una de las rdenes de
Compra sean entregados en el Patio y que la documentacin solicitada (manuales,
certificados, reportes, cartas de garanta, etc...) ha sido entregada en el lugar correcto y que
los servicios de apoyo en puesta en operacin hayan sido ejecutados (para mayor
informacin sobre el apoyo a puesta en operacin referirse a la prctica EE12-43);; habiendo
cumplido todas las condiciones comerciales de la Orden de Compra, sus anexos tcnicos y
sin que existan pendientes entre Comprador y Proveedor siempre apegado estrictamente a
lo que seale la Orden de Compra. En suma, el cierre de la Orden de Compra se har una
vez que se ha satisfecho en su totalidad en apego estricto a sus clusulas y T&CGs.
7.6.1 Conforme los Materiales y/o equipos sean entregados en el sitio de la obra, el
Comprador revisar las condiciones de la Orden de Compra en lo que respecta a su
clusula de Daos consecuencias o multas. El Comprador llevar un registro que
permita evaluar y controlar para cada Orden de Compra los cargos en que pueda
incurrir el Proveedor. Se recomienda que el Comprador registre todos aquellos
eventos que de acuerdo a la Orden de Compra sean sujetos a algn pago adicional
como incentivos por haber entregado en forma puntual o anticipada los bienes que
ampara una Orden de Compra. A fin de dar algunas guas de cmo tratar lo
concerniente a este prrafo, se sugiere consultar la prctica:
EE-12-20 Penas Convencionales e incentivos.
7.6.2 El Comprador verificar que no exista ninguna desviacin o excepcin en el
cumplimiento por parte del Proveedor a: las clusulas de la OC, especificaciones y
anexos, as como de los Trminos y condiciones de compra. En caso que as fuera,
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el Comprador notificar al proveedor de dichas desviaciones y/o excepciones y
proceder a hacer los reclamos correspondientes.
7.6.3 El proveedor verificar estos reclamos y enviar su anuencia total o parcial al
Comprador y, en el peor de los casos su negativa al respecto. En este caso, es
conveniente recibir la(s) respuesta(s) del proveedor en forma escrita. Por el
contrario, s el Proveedor acepta las desviaciones y/o excepciones presentadas por
el comprador a su Orden de Compra, el Comprador estar listo para preparar la
negociacin final.
7.6.4 En caso de conflicto con el proveedor sobre los reclamos, el Comprador verificar las
diferencias que existan entre lo que originalmente l est reclamando contra las
respuestas y argumentos que en contrapartida presente el Proveedor. Esto dar
pauta para que el Comprador prepare su estrategia de negociacin con el Proveedor
para lograr satisfactoriamente el cierre de su Orden de Compra.
7.6.5 Cuando existen excepciones y desviaciones de ndole tcnico y el Proveedor acepte
en forma parcial o nula el reclamo hecho por el Comprador, se recomienda que el
Comprador se asesore con el SupDI sobre las diferencias entre las partes.
7.6.6 Habiendo recibido la respuesta del SupDI, el Comprador puede integrar toda la
informacin que le permita establecer la estrategia de negociacin final con el
proveedor.
7.6.7 Al final de la negociacin con el Proveedor, el Comprador determina s como
resultado de la negociacin se requiere hacer un CO para ajuste y cierre de la Orden
de Compra.
7.6.8 El Comprador es encargado de elaborar dicho CO. Se recomienda al Comprador
asistirse de las siguientes practicas para elaborar una Cambio de orden e Compra:
EE4-15 Correspondencia y Ordenes de cambio
EE4-16 Expeditacin de Ordenes de Cambio
7.6.9 Slo cuando se trate de Ordenes de Compra de Equipos , el Comprador proceder a
llenar el formato Autorizacin de Cambio de Orden de Compra (CDR) para
proceder con la colocacin de un Cambio de Orden. Asimismo, para Ordenes de
Compra de materiales de montos mayores, tambin se requerir que sea llenado el
formato (CDR) previo a la colocacin de un CO. El PPP determinar con mayor
detalle el criterio que normar para los Cambios de Orden (COs) de materiales y
para otros casos en particular.
7.6.10 Antes de cerrar la Orden de Compra correspondiente, el comprador deber llevar a
cabo la evaluacin de desempeo del proveedor. Para ello deber observar lo que
indique el procedimiento de evaluacin de proveedores PG1-06.
7.6.11 El Sptte de Procuracin aplicar aquellas retenciones, multas o fianzas como
corresponda en cada caso y de acuerdo a las clusulas establecidas dentro del
Pedido y posterior a la revisin de los antecedentes. Se deber de notificar al
proveedor con anterioridad y preferentemente antes de que presente su factura a
revisin para que refleje las modificaciones al monto original.
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7.6.12 Para cerrar una Orden de Compra se requiere cubrir los siguientes puntos:
a) Haber recibido la totalidad de los materiales.
b) Haber verificado que no existan pendientes de entrega de accesorios o
componentes de materiales y/o equipos.
c) Contar con la totalidad de las entradas de almacn del la Orden de Compra y sus
correspondientes CO.
d) Haber verificado el cumplimiento estricto de las clusulas comerciales as como de
los trminos y condiciones de la Orden de Compra y sus correspondientes CO.
e) Que el monto total facturado sea igual al monto que ampara la Orden de Compra y
sus correspondientes CO.
f) En caso de anticipo, verificar que este haya sido amortizado; cancelar la
correspondiente fianza.
g) Completar el archivo de todos los documentos de la Orden de Compra incluyendo
lo que se relacione con sus correspondientes cambios de orden en forma ordenada y
de acuerdo a los separadores de cada expediente.
h) Haber recibido del proveedor una carta de no adeudo donde manifiesta que no
existe ningn adeudo de parte de Industria del Hierro para la Orden de Compra
correspondiente, para facilitar esta actividad favor de referirse a la prctica EE12-42
Certificacin y Liberacin . Asimismo, el documento menciona que todos los
materiales y/o equipos suministrados cumplen plenamente con las clusulas,
trminos y condiciones as como de los anexos que componen la Orden de Compra.
i) Para un mejor control de requisitos a verificar para poder realizar el cierre de una
Orden de compra se recomienda utilizar usar la Matriz de requisitos para el cierre
de una Orden de Compra del Anexo 5.6
7.6.13 El comprador mantendr informado al Sptte de Procuracin y en general al proyecto
de todas las Ordenes de Compra, conforme vaya cerrando los expedientes.

PG1-04 rev 1
Anexo 5.1
Texto: 400400 Desc.: ANT. CUMP Y B CAL ANTE INDUSTRIA DEL HIERRO
Tipo: 310 Tarifa: 0.750%
ANTE: INDUSTRIA DEL HIERRO, S.A. DE C.V.


TEXTO AUTORIZADO PARA TRAMITE DE FIANZAS


DOMICILIO DEL FIADO: @ ------------------------------------------------------------------------- FIANZA GENERAL DE PROVEEDORES
Y CONTRATISTAS
NUM.: @ --------------------- NUMERO DE INCLUSION: @ ----------------------------------------------------------------- NUMERO DE PEDIDO
O CONTRATO: @ --------------------------------------------------------------------------- FECHA DEL PEDIDO O
CONTRATO: @ -------------------------------------------- IMPORTE DEL PEDIDO O CONTRATO: @ ----------------------------------------
---------------------------RELATIVO A: @ ------------------------------------------------------------------ POR EL PRESENTE DOCUMENTO DE
ACEPTACION AFIANZADORA INSURGENTES, S.A. DE C.V. GARANTIZA LOS SIGUIENTES CONCEPTOS POR NUESTRO FIADO,
HASTA POR EL MONTO INDIVIDUAL EXPRESADO EN CADA UNA DE LAS OBLIGACIONES GARANTIZADAS QUE A
CONTINUACIN SE DETALLAN, Y EN PROPORCION AL INCUMPLIMIENTO ACREDITABLE:

1.- ANTICIPO --- MONTO AFIANZADO: @ ------------------------------------------------------------------------------ VIGENCIA: DEL
@ AL @ ---------------------------------------------------------------

2.- CUMPLIMIENTO --- MONTO AFIANZADO: @ ------------------------------------------------------------------------ VIGENCIA: DEL
@ AL @ ----------------------------------------------------------------

3.- BUENA CALIDAD --- MONTO AFIANZADO: @ ------------------------------------------------------------------- VIGENCIA:
DEL @ AL @ ------------------------------------------------------------------ PARA EL ANTICIPO, EL MONTO TOTAL DE ESTE ENDOSO
DE INCLUSION SE DISMINUIRA EN LA PROPORCION A LOS PAGOS EFECTUADOS POR EL FIADO, OBLIGADOS SOLIDARIOS,
TERCEROS O LA MISMA AFIANZADORA, O POR LA AMORTIZACION PARCIAL DEL ANTICIPO, LA PROPORCION SE ELIMINA
PARA LA GARANTIA DE CUMPLIMIENTO, HASTA ALCANZAR EL 90% (NOVENTA POR CIENTO) DE AVANCE, PARA EL 10%
(DIEZ POR CIENTO) RESTANTE APLICARA LA PROPORCIONALIDAD.

EL PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO, CANCELACION Y RECLAMACION DEL PRESENTE ENDOSO DE INCLUSION,
SE REGIRA CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL CONVENIO DE AFIANZAMIENTO CELEBRADO ENTRE INDUSTRIA DEL
HIERRO, S. A. DE C.V., AFIANZADORA INSURGENTES, S.A. Y GARZA Y CHAVEZ, AGENTE DE SEGUROS Y FIANZAS, S.A., DE
FECHA 12 DE MARZO DE 1998, A LO ESTIPULADO EN LA FIANZA GLOBAL NO. @ Y POR LO DISPUESTO POR LA LEY
FEDERAL DE INSTITUCIONES DE FIANZAS.

RFQ/PURCHASE ORDER NUMBER SELLER DATE
TAG NUMBERS
MASTER DESCRIPTION
Nombre del Cliente Pag 1 de 1
Nombre del Proyecto Commitment Deviation Request
Nmero del Proyecto Autorizacion de cambio de Orden de compra
PG1-04 rev 1 Anexo 5.2
INDUSTRIA DEL HIERRO
PROPOSED REVISION (S)
REASON FOR REVISION (S)
REVISED QUOTATION SUMMARY, REV No
REVISED PURCHASE ORDER
THIS WILL BE CHANGE ORDER No
PREVIOUS TOTAL
AMOUNT REQUESTED
REVISED VALUE
ORIGINAL BUDGET
CLIENT APPROVALS
CLIENT APPROVAL NOT REQUIRED
CLIENT APPROVAL REQUIRED, SIGN, DATE AND RETURN TO THE PPM
SIGNATURE DATE
BUYER DATE
PPM DATE
ENGINEER DATE
OTHER (Specify) DATE
PROJ ECT MANAGEMENT DATE
INDUSTRIA DEL HIERRO APPROVALS
PG1-04 Rev 1 ANEXO 5.3
INDUSTRIA DEL HIERRO

P.O. DISTRIBUTION
(This format might be adapted as needed)

PO No. ______________________________________________________

Proj. Engrg & Procurement Director____

Project Procurement Manager_________

Project Controls Manager ____________

Project Director

Project Manager

Project Engineering Manager

Construction Manager________________

Civil/Structural (2 Account)___________

Lead Mechanical (4 Account)_________

Piping (5 Account)___________________

Electrical (6 Account)________________

Control Systems (7 Account) __________

Commodity Engineer_________________

Procurement Manager

SQS/Inspection______________________

TDC____________________________

Traffic___________________________

Project Controls

Freight Forwarder__________________

Customs Broker____________________

Accounting________________________

Procurement Buyer_________________

IH Engineering Manager_______

1 Copy (Over $__________)

1 Copy

1 Copy



Routing Only



1 Copy

1 Copy

1 Copy

1 Copy

1 Copy

1 Copy

1 Copy

Routing Only

2 Copies - (1 Copy complete w/ dwgs & specs)

1 Copy

1 Copy

Routing Only

1 Copy

1 Copy

1 Copy

Original

1 Copy
CONTROL DE FACTURAS PARA PAGO / POR ORDEN DE COMPRA
INDUSTRIA DEL HIERRO S.A. de C.V. PURCHASE ORDER INVOICE TRANSMITTAL
PG1-04 Rev 1
ANEXO 5.4
SUPPLIER EQUIPMENT PURCHASE ORDERINVOICE TRANSMITTAL NO. TAG/EQUIP. NO.
SPECIAL INSTRUCTIONS:
State reason(s) for disapproval of invoice if any. (NOTE: Invoice shall be held pending resolution of nonconformance.)
INVOICE INFORMATION
INVOICE PROGRESS INVOICE GROSS
NO. PAYMENT NO. DATE BILLINGS ADJ USTMENTS ADJ USTED VALUE RETENTION NET THIS PAYMENT
-
-
-
-
TOTAL - - - - -
COMMENTS: PROCUREMENT PROJ ECT MANAGER VERIFIED BY: DATE:
LEAD MECHANICAL DEPARTMENT VERIFIED BY: DATE:
LEAD/PROJ ECT ENGINEER VERIFIED BY: DATE:
PROJ ECT CONTROLS REVIEWED BY: DATE:
(DATE RECEIVED): PROJ ECT MANAGER VERIFIED BY: DATE:
PAYMENT OF THESE CHARGES WILL RESULT IN THE FOLLOWING PAYMENT STATUS OF THE REFERENCED PURCHASE ORDER
GROSS BILLINGS ADJ USTMENTS ADJ USTED VALUE RETENTION NET THIS PAYMENT
TOTAL PREVIOUS - - - - -
THIS PAYMENT - - - - -
TOTAL TO DATE - - - - -
PURCHASE ORDER VALUE
THRU CHANGE ORDER NUMBER AMOUNT THIS PAYMENT DATE PAID CHECK NUMBER
ACCOUNTS SIGNATURE
(SECTOR INDUSTRIAL)
INDUSTRIA DEL HIERRO
(PROYECTO)
(SITIO)
(NO. DE PROYECTO)
ANEXO 5.5
P P g gi in na a 1 1 o of f 1 1 P PG G1 1- -0 04 4 R Re ev v 1 1
ESTA NO ES UNA ORDEN DE COMPRA


CAMBIO DE ORDEN



Para PO No.
No. de cambio de Orden
Fecha del Cambio de Orden
Valor original de la Orden de Compra
Valor de este CO
Valor actual de la Orden de Compra
Moneda

Attn: Comprador
Telfono
Fax
RFQ/REQ No.

Descripcin de la Compra


Autorizaciones





_________________________ _________________________
Comprador
Procuracion


Aceptacin del Vendedor:

El Vendedor deber firmar y regresar TODAS las pginas al Comprador por fax dentro de
los 5 das posteriores a la recepcin de esta Orden de Compra.


Nombre Firma Fecha Cargo



INDUSTRIA DEL HIERRO, S.A. DE C.V. N PG1-04
Rev 1
Matriz de Requisitos para el cierre de una Orden de Compra Anexo 5.6
Hoja 1 de 1
PROJECT: NOTE: CAN ONLY BE CLOSED WHEN ALL COLUMNS BEAR YES OR N/A
PO # DESCRIPTION INSPECTION
REQUEST AND
REPORTS
SIGNED CHANGE
ORDER
AUTHORIZATION
LIQUIDATED
DAMAGES
APPLIED
LIQUIDATION
PAID
BOND
RELEASE
DOCUMENT
CONTROL
RECEIVES
COMPLETE
SDR
RECEIPT LIEN
RELEASE AND
EXHIBIT P
(WHERE
APPLICABLE)
REGISTERED IN
IH SUPPLIER
DATA BASE
PERFORMANCE
EVALUATION
WAREHOUSE
RECEPTION (MRR)
PURCHASE
INCLUDES
FIELD
SERVICES?
IF ANSWER IS YES
FILL HERE IF
THERE IS PROOF
OF WORK
PERFORMED