Cartilla 2 - Punto Net

SIIGO
ESTANDAR PUNTO NET

PROCESO DE CAPACITACION
PARMETROS

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Documento: Manual Sesin 2 de Siigo.NET
Todos los derechos reservados.
Ni la totalidad ni parte de esta Cartilla pueden
reproducirse o trasmitirse por ningn
procedimiento electrnico o mecnico,
incluyendo fotocopias, grabaciones magnticas o
cualquier medio de almacenamiento de
informacin y sistema de reproduccin, sin
permiso escrito de Informtica y Gestin S.A.
Empresa Autorizada Fundacin SIIGO
Edicin Autorizada por Informtica y Gestin
S.A.
Impreso y Hecho en Colombia

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN................................................................................... 4
1. INSTALACION DE EMPRESA ............................................................... 5
2. COMO TRAMITAR NUMERO DE REGISTRO .......................................... 10
3. ACTUALIZACIN DE LICENCIA MANEJO DE ARCHIVOS SIIGOLIC.LIC .... 11
4. COMO COPIAR PARAMETROS ENTRE EMPRESAS ................................. 15
5. DESINSTALAR EMPRESA.................................................................. 18
6. CODIGOS DANE. ............................................................................. 20
7. REGISTRO DE PAISES. .................................................................... 21
8. REGISTRO DE CIUDADES ................................................................. 24
9. CREACION DE CENTROS Y SUBCENTROS DE COSTOS ........................... 29
9.1 SUBCENTROS DE COSTOS. _____________________________________ 31
10. DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL........................................ 37
11. REGISTRO DE MONEDAS................................................................ 55
12. REGISTRO DE ZONAS. ................................................................... 58
13. REGISTRO DE FORMAS DE PAGO..................................................... 60
13.1 FORMA DE PAGO CON TARJETA DE CRDITO. ________________________ 63
14. REGISTRO DE ACTIVIDADES ECONOMICAS. ..................................... 66
15. APERTURA DE TERCEROS............................................................... 71
16. DEFINICIN DE VENDEDORES........................................................ 78
17. DEFINICIN DE COBRADORES ....................................................... 82
18. DEFINICIN DE CALIFICACIONES .................................................. 84
19. INFORMES DE PARAMETROS .......................................................... 88
19.1 INFORME CONTROL DE LA EMPRESA. ______________________________ 88
19.2 INFORME DE MONEDAS. ______________________________________ 89
19.3 INFORME DE PAS/CIUDAD. ___________________________________ 91
19.4 INFORME DE ZONAS. ________________________________________ 92
19.5 INFORME FORMAS DE PAGO. ___________________________________ 93
19.6 INFORME DE ACTIVIDADES ECONMICAS ___________________________ 95
19.7 INFORME CDIGOS DANE. ___________________________________ 96
19.8 INFORME DE VENDEDORES ____________________________________ 98
19.9 CONSULTA DE VENDEDORES ___________________________________ 99
TALLER ........................................................................................... 101

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INTRODUCCIN

En esta sesin se establecern los parmetros inciales del sistema y de las correctas
marcaciones en las opciones, depende en gran parte el xito en los procesos
principales de Siigo.NET. Los parmetros definidos dentro del registro de control
corresponden a los datos que se van a tener en cuenta en procesos e informes
generados en cada uno de los mdulos, es por eso la importancia de tener en cuenta
la causa o efecto de cada uno de los datos digitados en esta opcin.

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1. INSTALACION DE EMPRESA

El programa debe instalarse en el computador establecido por el Usuario para tal fin.
SIIGO.NET permite manejar hasta noventa y ocho empresas (98), (dependiendo del
tipo de Siigo que se haya adquirido, bien sea Estndar, Vendedor o Bsico) en el
mismo equipo, asignando una Base de Datos para cada una de estas empresas. La
instalacin de las empresas debe hacerse en estricto orden consecutivo, sin dejar
espacios libres, es de anotar que como SIIGO.NET permite la reinstalacin de
empresas.
El proceso para instalar una nueva empresa es el siguiente:

RUTAS:
Men tipo explorador
Opciones de Administrador Creacin Nueva Empresa

Men tipo proceso
Administracin Procesos Procesos Administrativos Creacin Nueva Empresa

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Este presenta la siguiente ventana donde solicitar los datos bsicos:

Ruta del Archivo con la Licencia: Ingrese o seleccione la ruta en donde se
encuentra el archivo de licencia, el cual es suministrado por Informtica y gestin
S.A, es el archivo SiigoLic.lic

Nmero Empresa: Sistema lo asigna de forma consecutiva, validando previamente
el nmero de empresas instaladas.

Serial: Digite el serial asignado, este nmero de la licencia es nico para cada
Usuario.

Nombre Empresa: Digite el nombre de la empresa a instalar como se encuentre
registrada en el Registro de Cmara de Comercio

Identificacin: Digite el NIT de la compaa, el sistema realiza de forma
automtica la separacin de miles y despus del guin digite el respectivo dgito de
verificacin.

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Inventario Peridico: Corresponde al sistema de valoracin de inventarios que se
va a llevar en la empresa. Para manejar el sistema Permanente deje en blanco o
seleccione el campo si define el manejo del juego de inventarios.

Fecha de Corte de Saldos: Corresponde a la fecha del Balance General con el cual
se va a iniciar la empresa. Si corresponde a una empresa que va a empezar
operaciones la fecha es la de constitucin.

Mantiene el PUC: (Plan nico de cuentas) Campo empleado para mantener el Plan
nico de Cuentas que el sistema tiene digitado internamente y asignar el tipo de
plan de cuentas, de acuerdo a la actividad econmica de la compaa.

Para culminar la instalacin pulse el botn CREAR

Una vez el sistema realice las conexiones y cree la base de datos de la Empresa, si el
proceso es efectivo aparecer una ventana con la confirmacin de la creacin:

Posteriormente al ingresar a la empresa nueva presentara la siguiente pantalla

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El programa presenta un mensaje informativo indicando que hay cambios en la base
de datos.

Al continuar con el icono de Aceptar presenta un mensaje informativo indicando que
la actualizacin de la base de datos finalizo correctamente.

Al continuar con el icono de Aceptar presenta un mensaje informativo indicando que
Algunos datos necesarios para SIIGO.NET han cambiado.

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Por ltimo el programa genera un mensaje informativo indicando que la versin del
Men de SIIGO.NET ha cambiado.

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2. COMO TRAMITAR NUMERO DE REGISTRO

El nmero de registro es una herramienta utilizada por Informtica y Gestin S.A.
como medio de control, para identificar cuantas de las empresas se han instalado
por cada licencia. Se debe hacer solicitud de nmero de registro de todas las
empresas que tenga instaladas. Este tiene restriccin de tiempo para solicitar
este nmero, esto quiere decir que si una vez pasados noventa das antes o
despus de la fecha de instalacin y no se ha ingresado el nmero de registro no
podr seguir utilizando el programa. Este consta de 18 posiciones numricas, se
debe ingresar al programa con la fecha de saldos iniciales seleccionar la opcin
Numero de Registro desde este momento en adelante el sistema para esta
empresa no lo volver a mostrar el mensaje solicitando el numero de registro.

Para realizar el Trmite del registro de la empresa, se debe realizar el siguiente
proceso.

Imprimir la solicitud de registro.

Al continuar presenta el mensaje para que su solicitud sea mas efectiva
favor enviar el archivo: EMPRESA DE CAPACITACION S.A..ENV, (donde el
nombre EMPRESA DE CAPACITACION S.A. se refiere al nombre de la
empresa instalada por el cliente) el cual se encuentra en la ruta
C:\Program Files\Informtica & Gestin S.A\Siigo.NE

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En caso que el Trmite de registro no haya sido satisfactorio el programa
continuar solicitndolo hasta tanto no se tramite correctamente.

3. ACTUALIZACIN DE LICENCIA MANEJO DE ARCHIVOS SIIGOLIC.LIC

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Esta opcin se utiliza para actualizar el archivo de licencia SiigoLic.lic una vez tenga
alguna modificacin en el contrato de Punto NET.
El archivo SiigoLic.lic suministrado por Informatica y Gestion S.A. se debe copiar en
la siguiente ruta: C:\Program Files\Informtica & Gestin S.A\Siigo.NET

O \\conexionNet ruta donde se encuentra el archivo siigo.cfg

Para que las opciones requeridas se presenten en SIIGO.NET se debe validar la
licencia que se genero.
RUTAS:
Men tipo explorador
Opciones de Administrador Actualizacin de Licencia

Men tipo proceso
Administracin Procesos Procesos Administrativos Actualizacin de licencia

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El programa presenta un mensaje indicando para actualizacin de SIIGO.NET,
primero se debe copiar el archivo SiigoLic.lic, recibido de Informatica y Gestin S.A.
en una carpeta de su equipo.

Al ingresar a esta opcin, el sistema solicita la ruta del archivo SiigoLic.lic, all se
debe indicar la ruta en donde se encuentra el archivo recibido de Informatica y
Gestin S.A. en una carpeta de su equipo.

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Posteriormente se da click al botn guardar y el sistema valida el SiigoLic.lic
generando las modificaciones necesarias al programa. Para que estos cambios se
vean reflejados se debe salir del programa y volver a ingresar.

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4. COMO COPIAR PARAMETROS ENTRE EMPRESAS
El Presente protocolo le indica paso a paso como copiar los parmetros y catlogos
de una empresa a otra en SIIGO .NET
Esta herramienta es muy funcional ya que le permite copiar catlogos de todos los
mdulos y algunos parmetros de una empresa a otra en SIIGO .NET
RUTAS:
Men tipo explorador
Opciones de Administrador Utilitarios Copia de Parmetros entre Empresas

Men tipo proceso
Administracin Parmetros Procesos Administrativos Utilitarios Copia de
Parmetros entre Empresas

All encontrara todas los catlogos y parmetros que puede copiar de una
empresa a la otra, y debe seleccionar la empresa a la cual copiara el catalogo
seleccionado.

De lo contrario generara el siguiente mensaje.

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Debe seleccionar los catlogos y parmetros a copiar.

De lo contrario generara el siguiente mensaje.

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Dar click en procesar , en donde el programa presenta un mensaje
decisivo confirmando si desea continuar con el proceso.

Despus de dar click en S, se mostrara una barra de proceso en la parte inferior
de la pantalla.

Por ltimo el mensaje informativo, confirmara que la copia se realizo con xito.

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5. DESINSTALAR EMPRESA

Esta opcin permite desinstalar una empresa eliminando fsicamente su base de
datos y la informacin de la misma registrada en la base de datos central tal como
licencia, configuracin y usuarios autorizados.

Para realizar el proceso de desinstalacin se deben realizar una copia de seguridad
y seguir los siguientes pasos

RUTAS:
Men tipo explorador
Opciones de Administrador Desinstalacin de Empresa

Men tipo proceso
Administracin Procesos Procesos Administrativos Desinstalacin de Empresa

Seleccionar la Empresa objeto de la desinstalacin

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Dar click en procesar , en donde el programa presenta un mensaje
decisivo confirmando si est seguro de desinstalar la empresa seleccionada o no.

Al finalizar el programa presenta un mensaje informativo indicando que el proceso se
termino satisfactoriamente.

No se permite desinstalar la empresa UNO ni tampoco la empresa actual.
El sistema siempre pide confirmacin del proceso
Teniendo en cuenta que al eliminar fsicamente la Base de datos, en el
proceso de instalacin de empresas el nmero por defecto es el primero
disponible, es decir, si existen las empresas 1 y 3 el sistema sugiere crear la
2.
Si el sistema encuentra que la base de datos ya existe advierte al usuario
para que este decida si la sobrescribe o si solo la agrega, es decir, si solo la
registra en la base de datos central. En este ltimo caso el sistema asignar
al usuario administrador la clave 1111

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6. CODIGOS DANE.

Este cdigo es muy importante ya que va relacionado con la informacin exgena
para medios magnticos.

RUTAS:
Men tipo explorador
Parametrizacin Cdigos DANE

Men tipo proceso
Administracin Parmetros Parmetros Generales Cdigos DANE

En el Tab de CONSULTA, debern aparecer las ciudades con su respectivo Cdigo
del DANE.

De igual manera, en la pestaa de INFORMACION, debe mostrar las ciudades con
su cdigo del DANE y tambin lo debe mostrar cuando se llame cualquier ciudad.

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Cdigo: Solo permite 5 dgitos (Eje: 01005)
Nombre Ciudad: 50 caracteres, campo obligatorio.
Nombre Departamento: 50 caracteres, campo obligatorio

Despus de confirmar lo anterior, se debe repasar cada ciudad, por Registro de
Ciudades, y asignarle el cdigo de DANE respectivo.
Siguiendo todos los pasos anteriores, el Cdigo del DANE se podr utilizar en el
Generador de Formas donde se escogen las variables que se encuentran en la
seccin de Encabezado y son:
1. Tercero Ciudad DANE
2. Tercero Cdigo DANE y
3. Tercero Departamento DANE.
Usted puede utilizar una o todas las variables correspondientes al manejo del DANE.
Si desea consultar la BUSQUEDA de los Cdigos del DANE puede pulsar click
sobre el buscador.

7. REGISTRO DE PAISES.

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Por esta opcin el programa permite el ingreso y codificacin de los Pases en los
cuales la empresa se realiza operaciones comerciales o de importancia para registrar
dentro del Sistema.

Se pueden crear hasta 999 pases, empleando cdigos numricos Estos datos son
requeridos en la apertura de terceros e informes de ventas.

RUTAS:
Men tipo explorador
Parametrizacin Registr de Pases

Men tipo proceso
Administracin Parmetros Parmetros Generales Registr de Pases

En el Tab de CONSULTA, muestra los cdigos y la descripcin de los pases creados
con anterioridad.

Para crear un pas nuevo puede pulsar el botn de la barra de herramientas NUEVO
o pulsar CTRL+N donde se digitarn el cdigo y la descripcin
respectiva para la creacin del pas.

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Cdigo: Permite crear hasta 999 pases, empleando cdigos numricos.
Nombre: Nombre del Pas a crear, con el cual se tienen relaciones comerciales.
Cdigo del DANE: El asignado para ese Pas el cual el sistema utiliza para la
generacin de las planillas del SOI, Medios Magnticos y Impuesto Distrital.

De igual manera, en la pestaa de INFORMACION, si desea consultar la
BUSQUEDA de los pases ya creados puede pulsar click sobre el buscador
donde podr visualizarlos de siguiente manera:

Una vez actualizados los datos para salvar la informacin se pulsa el botn ubicado
en la barra de herramientas GUARDAR

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Por ltimo el programa mostrara un mensaje de confirmacin:

8. REGISTRO DE CIUDADES

Asociada a cada Pas se encuentran las Ciudades, entendidas como Municipio o
Zona geogrfica con la cual se tenga una transaccin comercial o laboral; y al igual
que el ingreso de Pases, esta cuenta con un cdigo y un Pas asociado a este.

De la misma manera mediante el Registro de Ciudades, se puede asociar el cdigo
DANE correspondiente a cada municipio (Colombia).

RUTAS:
Men tipo explorador
Parametrizacin Registro de ciudades

Men tipo proceso
Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de Ciudades

Se pueden crear hasta 9.999 ciudades, empleando cdigos numricos Estos datos
son requeridos en la apertura de terceros e informes de ventas. El Cdigo del DANE
es un campo informativo que se tendr en cuenta para el reporte de las ciudades en
el informa de medios magnticos.

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En el Tab de CONSULTA, muestra los cdigos y la descripcin de las ciudades
creadas con anterioridad, y presenta adems un mensaje aclaratorio.

Para crear una ciudad nueva puede pulsar el botn de la barra de herramientas
NUEVO o pulsar CTRL+N donde se deber digitar:

Pas: En esta ventana se le asigna un cdigo interno del Pas creado.
Ciudad: Campo numrico y en este se codifica la ciudad.
Descripcin: Nombre de la ciudad.
Cdigo de DANE: Este cdigo es muy importante ya que va relacionado con la
informacin exgena para medios magnticos.

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De igual manera, en la pestaa de INFORMACION, si desea consultar la
BUSQUEDA de las ciudades ya creados puede pulsar click sobre el buscador,
donde podr visualizarlas de siguiente manera:



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9. CREACION DE CENTROS Y SUBCENTROS DE COSTOS

Esta opcin permite la creacin de los centros de costos necesarios para el manejo
contable detallado, de las diferentes reas y/o sucursales de una empresa

Se pueden crear hasta 9.999 centros de costo, este parmetro se define para poder
llevar detallado los ingresos o los gatos por reas especficas de la compaa, de
manera que se puedan tener informes financieros y movimientos detallados por cada
uno.

RUTAS:
Men tipo explorador
Contabilidad Administracin de Centro de Costos Apertura de Centros de Costo

Men tipo proceso
Contabilidad Parmetros Apertura de Centros de Costo

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En el Tab de CONSULTA, muestra los cdigos, la descripcin, el nombre del
responsable, los nmeros telefnicos y de fax, el correo electrnico y la respectiva
seleccin de si usa SUBCENTRO DE COSTO.

Para crear un centro de costos nuevo puede pulsar el botn de la barra de
herramientas NUEVO o pulsar CTRL+N donde se deben registrar
los siguientes datos:

Cdigo: El que identificar al centro de costos; debe ir dentro del rango entre 0001
y 9999 para Siigo Estandar; para Siigo Vendedor y Bsico entre 01 y 99.

Descripcin: El que identificar al centro de costos.

Responsable - Direccin Telfonos Fax Correo Electrnico: Se digitan los
campos de responsable, direccin de ubicacin, dos telfonos, nmero de fax y
correo electrnico del centro de costos. Estos son datos de tipo informativo.

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en la barra de herramientas GUARDAR o pulsar CTRL+G


NOTA: En la opcin de Apertura de Centros de Costo, el programa NO debe permitir
la creacin de un Centro de Costo, diferente al asociado en el Mantenimiento de
Usuarios. Para lo cual al seleccionar Un Centro de Costo, debe inhabilitar el botn
Nuevo, nicamente debe permitir el ingreso, creacin y edicin de los subcentros de
Costo asociado en el Mantenimiento de Usuarios.

9.1 Subcentros De Costos.

Se pueden definir hasta 999 por cada centro de costo, para poder detallar por reas
mas especificas dentro de cada centro de costos.

Para ingresar un SubCentro, se debe realizar la marcacin del check box en Usa
SubCentro .

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Posteriormente seleccionar la opcin de agregar SubCentros, aparecer
una fila en la grilla, en la que se habilitarn los campos respectivos para digitar:

Cdigo: (3 dgitos) Debe ser entre 001-999.
Nombre: El que identificar al SubCentros, Posterior a esto, deber seleccionar el
registro (por medio del campo Seleccin), y asociar el SubCentro por medio del
botn Asignar.

En la parte inferior, estn los botones de:

: Se utiliza para adicionar lneas para crear los SubCentros de costo.
: Se utiliza para asignar el SubCentro de costo (grabar), al centro de costos
en el que se esta ubicado.
: Se utiliza para eliminar un SubCentro de costo seleccionado.

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Una vez asignado el SubCentro de costo, aparecer un mensaje confirmando el
proceso:


Por ltimo el programa mostrar un mensaje de confirmacin:

Si el registro no ha sido seleccionado, aparecer la siguiente informacin:

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Si se desea eliminar un SubCentro de Costo, y este se encuentra asociado
a algn movimiento, deber pasar el movimiento hacia otro centro de costo,
Aparecer la siguiente pantalla:

Para seleccionar todos los SubCentro, se debe realizar la marcacin del check box en
Seleccionar Todos

: Se utiliza para asignar el SubCentro de costo (grabar), al centro de costos
en el que se est ubicado, al marcar esta opcin presenta mensaje:

Cambio de Centro de Costo para el Movimiento: En la cual se debe seleccionar
el subCentro de costo al cual se le pasara el Movimiento. Al dar clic k sobre el botn

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Aceptar, desaparecer de la grilla el registro que se selecciono para ser eliminado del
sistema.
Cuando solo existe un SubCentro de Costo, con movimiento y se desea eliminar,
aparecer el siguiente mensaje:

No existen SubCentros de costos disponibles, es imposible realizar esta
operacin.

Al eliminar un Centro de Costo, con movimiento asociado, aparecer el siguiente
mensaje:

Al asignar Subcentros de costos a un centro de costos que ya tiene movimiento
genera el mensaje

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RECUERDE

En el caso de no manejar Centros de Costo y/o bodegas,
se debe crear como mnimo uno solo(a), debido a que en
algunos de los procesos automticos, que se vern en los
siguientes Temas, SIIGO Punto Net solicita un Centro
de Costo y/o bodega como requisito para generarlos.

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10. DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL

El registro de control es uno de los primeros pasos en la parametrizacin del sistema
y de las correctas marcaciones en las opciones, depende en gran parte el xito en los
procesos principales de SIIGO.NET. Los parmetros definidos dentro del registro de
control corresponden a los datos que se van a tener en cuenta en procesos e
informes generados en cada uno de los mdulos, es por eso la importancia de tener
en cuenta la causa o efecto de cada uno de los datos digitados en esta opcin.
Los datos generales de la empresa instalada
Definicin del Mtodo de Valuacin de los Inventarios
Informacin tributaria de la empresa instalada
Definicin de parmetros generales del programa

Cabe aclarar que el nombre de la empresa lo trae por defecto desde la instalacin.

RUTAS:
Men tipo explorador
Parametrizacin Registro de Control de Empresa

Men tipo proceso
Parmetros Parmetros Generales Registro de Control de Empresa

Datos Generales De La Empresa Instalada

Los campos que se deben diligenciar son: En la primera parte se diligencian los
campos correspondientes a la informacin general de la empresa que son:

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Direccin. Tiene una longitud de cien (100) posiciones alfanumricas. En este
campo se debe digitar la direccin de la empresa.

La direccin digitada s ver reflejada en la impresin de formatos del mdulo de
documentos, cuando este formato sea la impresin genrica del programa.

Ciudad Empresa. En este campo se debe digitar la ciudad en la cual este ubicada la
empresa.

Este dato se ve reflejado en el archivo del medio magntico, cuando se relacionen los
datos de la empresa.

Cdigo Pas y Ciudad. Asigne el cdigo que haya parametrizado en la creacin de
pases y ciudades.
Telfonos. Se pueden asignar hasta cuatro nmeros telefnicos.
Los telfonos digitados aqu, s ver reflejado en la i mpresin de formatos del
mdulo de documentos, cuando este formato sea la impresin genrica del
programa.
Correo electrnico. Digite el correo electrnico de la empresa.
Porc. Inters Mora. Ingrese la tasa efectiva mensual de inters por mora. El
porcentaje digitado es informativo, debido a que el programa no contabiliza intereses
de mora y solo tiene efecto en el mdulo de cuentas por cobrar en el informe de
circulares de cobro y estados cuenta.
Se refleja en la elaboracin de recibos de caja en la opcin de O de otros digitando la
cuenta de inters por mora parametrizada en la definicin del documento tipo (R.)

Bodega. Se debe asignar el cdigo de la Bodega que se quiere tener por defecto al
realizar documentos.
Los cdigos registrados en estos campos el programa traer automticamente en
cada uno de los documentos que el usuario va a realizar y en los procesos
automticos que el programa realiza.
Centro de Costo. Se debe asignar el cdigo del Centro de Costos que se quiere
tener por defecto al realizar documentos.
Los cdigos registrados en estos campos el programa traer automticamente en
cada uno de los documentos que el usuario va a realizar y en los procesos
automticos que el programa realiza.
Aplica Nombre de Mquina: Se debe asignar si su compaa tiene que presentar el
Libro Diario de Facturacin y va relacionado con el campo.

Se ve reflejado como lo dice el punto anterior con el comprobante de informe diario,
y aquellos usuarios que llevan facturacin por computador.

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Nmero de Informe diario. Asigne el nmero de consecutivo del Libro Diario de
Facturacin si su compaa est obligada a llevarlo.

Este nmero se debe llevar para las empresas que sacaron resolucin para llevar la
facturacin por computador, que significa aquellas que el formato y el consecutivo va
hacer el genrico por el programa, este se ve directamente en el informe de
contabilidad generacin de comprobantes comprobante de informe diario, este
informe me debe reflejar lo vendido por lnea de producto y tipo de facturacin
adems de la forma de pago, y el nmero y nombre del computador que facturo y
por ltimo el consecutivo del comprobante que se calcula por esta opcin.

Conversin a Moneda Extranjera: Si genera operaciones en moneda extranjera,
seleccione el campo para que el sistema haga la conversin automtica y pueda
tener informes en las diferentes monedas siempre que se haya alimentado la tasa de
cambio diaria.

La segunda parte se encuentra la Definicin del Mtodo de Valuacin de los
Inventarios.

VALORIZACIN DEL INVENTARIO: En SIIGO se pueden definir tres tipos de
costeo o valorizacin del inventario, se debe seleccionar el ms conveniente para el
manejo de la mercanca de su compaa de acuerdo a las siguientes preguntas:

Costeo en Lnea

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Este tipo de costeo de la mercanca se realiza cada vez que se elabora una venta,
salida o traslado ya que se descarga el inventario en cantidades y valores (a un
costo promedio ponderado que resulta de tomar el costo de las compras,
entradas al almacn valorizadas o notas de produccin de un artculo y dividirlo en el
nmero de unidades disponibles de forma automtica)
CONTABILIZACION
DESCRIPCION CUENTA CANTIDAD VALOR
INGRESOS OPERACIONALES 412027 - 1.575.000
CLIENTES NACIONALES 130505 - 1.771.875
RETENCION 135515 - 55.125
IVA GENERADO 248050 - 252.000
INVENTARIOS 143005 XXX 1.215.789
COSTO VENTAS 612027 XXX 1.215.789

CARACTERSTICAS

Tener un Estado de Resultados al da
Mantiene le costo de la mercancas de acuerdo al las ventas realizadas a un
costo promedio ponderado.
No se debe Borrar ni Modificar documentos que afecten el inventario en
fechas posteriores a su realizacin
Se deben realizar los documentos en orden cronolgico compras facturas
No se pueden hacer salidas en rojo o movimientos negativos del inventario

Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control la opcin de Linea,
debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a tener dicho
parmetro.

Costeo Mensual (Batch)

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En este tipo de costeo, al momento de efectuar una venta, salida o traslado se
descarga nicamente cantidades, permitiendo de esta manera realizar salidas de
inventarios con saldos negativos y al final de mes, mediante un proceso denominado
Costeo, el sistema asigna el valor del costo promedio de la mercanca haciendo
las causaciones contables correspondientes, tomando el saldo inicial en valores ms
las entradas en valores y los divide en el saldo inicial en cantidades ms las entradas
en cantidades generando as el costo promedio de las mercancas.
CONTABILIZACION
DESCRIPCIN CUENTA CANTIDAD VALOR
RETENCION 135515 - 55.125
IVA GENERADO 248050 - 252.000
INVENTARIOS 143005 XXX 0

CARACTERSTICAS:

Proceso de costeo de la mercanca al final del mes.
Se pueden realizar salidas en rojo de inventario.
Se obtendr el costo de los productos hasta el final del mes.
No es necesario disponer de la mercanca para hacer el proceso de
facturacin.
El orden de ingreso de los documentos no afecta el costo.

Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control la opcin de Bach,
debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a tener dicho
parmetro.

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Costeo Predeterminado

Con el costeo Predeterminado, al momento de efectuar la venta, salida o nota de
traslado del inventario se descargan cantidades reales a un valor estimado o
predeterminado, permitiendo realizar salidas en cantidades negativas, y al final de
mes, mediante un proceso de Ajuste al predeterminado se contabiliza al costo real.
CONTABILIZACION
DESCRIPCION CUENTA CANTIDAD VALOR
RETENCION 135515 - 55.125
IVA GENERADO 248050 - 252.000
INVENTARIOS 143005 XXX 1.200.000
COSTO VENTAS 612027 XXX 1.200.000

CARACTERSTICAS

Se puede generar salidas de inventario negativas y no afecta el costo.

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Todas las salidas de inventario el sistema las realiza al costo predeterminado
que se haya asignado para cada producto.
Se puede obtener Estado de Resultados con valores Estimados ya que los
Costos utilizados durante el mes son Predeterminados
El ltimo da del mes se debe ejecutar el proceso de Ajuste al
Predeterminado.

Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control la opcin de
Predeterminado, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va
a tener dicho parmetro.

Desagrega Inventarios. Proceso por el cual se traslada el valor del ajuste por
inflacin de la subcuenta 99 a la cuenta principal, proporcionalmente a los
movimientos crdito que presenta dicha cuenta
Se puede hacer de dos maneras:
Por Producto: Realiza la sumatoria del saldo del mes inmediatamente anterior
del valor del inventario mas el saldo del ajuste por inflacin del producto al mes
inmediatamente anterior, mas el movimiento dbito del ajuste por inflacin del
producto. A este valor se calcula el porcentaje de la siguiente forma:

Porcentaje: (Valor crdito del mes actual del valor del inventario (producto)
/ la sumatoria del saldo anteriores del inventario + saldo anterior del ajuste
por inflacin + movimiento dbito del ajuste por inflacin) * 100
Si el porcentaje es mayor a 100 se toma 100 como porc entaje
Se calcula el saldo del ajuste por inflacin al mes inmediatamente anterior y
se calcula el valor teniendo en cuenta el porcentaje; de la siguiente forma:

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Valor = (saldo del ajuste por inflacin * porcentaje) / 100
valor dos = valor + (movimiento dbito del ajuste por inflacin del producto
* porcentaje) / 100
Por cuenta: Consiste en llevar el valor de la proporcin de la cuenta de ajuste de
todos los productos de una lnea de inventario, al primer producto de la misma.

Informacin Tributaria de la empresa instalada.
Tipo de persona: Asignar si es una persona Jurdica o Persona Natural.

Tipo de Contribuyente: En este campo se debe seleccionar el tipo de contribuyente
correspondiente a la empresa. Esta asignacin tendr efecto directamente en la
elaboracin de los documentos.

Maneja Impoconsumo: Este campo se utiliza para el manejo de los impuestos al
consumo dado para licores y cigarrillos, y esto se ve reflejado en el catalogo de
productos pues preguntara el Valor o Porcentaje del impuesto para ser causado en
la factura de venta.

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Reforma Tributaria: Asigne el campo si desea hacer la contabilizacin de la
retencin de ICA en la facturacin y en la Causacin de registro de Compras, asigne
la ciudad correspondiente.
El sistema tiene actualmente Cali, Medelln y Bogot, debido a que al evaluar los
dems departamentos se ajustan a la normatividad de uno de ellos.
Cuando se marca esta opcin el sistema solicita en el documento (F) Factura de
Venta y (P) Registro de compras la cuenta de ICA retenido y de Anticipos.
Se debe crear los tipos de actividad de la empresa, con su correspondiente tarifa y
cuenta a afectar, la cual para el proceso de ventas es la 135518 y para el proceso de
compras es la 2368XX.
Es importante que la clasificacin seleccionada en el registro de control y en la de
los terceros sea la correcta para que segn esta el sistema realice los clculos
correspondientes.

Maneja IVA Diferencial: En caso de manejar diferentes tipos de porcentajes para
el IVA, debe seleccionar el campo, esta marcacin le permitir asignar cuenta de IVA
para Compras y Cuenta de IVA para Ventas en el registro de control, pero
adicionalmente en la apertura de Tablas de Inventarios por cada Lnea y Grupo de
productos pedir dichas cuentas.
En la definicin de los parmetros de los documentos se le debe asignar en el tercer
cargo del documento factura de ventas (F) una de las cuentas de IVA generado, l
que garantiza que en el generador de documentos el sistema traiga este campo.

Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control la Maneja IA
Diferencial, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a
tener dicho parmetro.

46

Seguido permite seleccionar las respectivas cuentas:

Maneja mltiples retenciones por documento: Obedeciendo a la necesidad de
automatizar lo correspondiente al manejo de la Retencin en la Fuente dentro de
SIIGO.NET, esta funcionalidad permite manejar ms de un tipo de retencin dentro
de un mismo documento y que adems de esto, realiza el clculo de las mismas
nicamente en los casos en que realmente procede. Lo anterior tanto para quienes
estn catalogados como Auto retenedores como para quienes no lo son.

Para aplicar lo anterior, es necesario tener en cuenta que de acuerdo con el tipo de
actividad que se realice y/o con el tipo de bien o servicio que se distribuya, en una
venta o compra puede incurrirse en retenciones por distintos conceptos

Al marcar este campo deshabilita el campo de tercer descuento retefuente, pues
permite el manejo de varias cuentas de retencin por documento.

Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control Maneja Mltiples
Retenciones por Documento, debe presentar un mensaje informativo que indique el
efecto que va a tener dicho parmetro.

47

Maneja Autoretencin: Se debe marcar en el caso que la empresa sea
autoretenedora de Retencin en la Fuente, donde se deber digitar las cuentas
debito y crdito de la retencin, el programa automticamente tendr su efecto
sobre la parametrizacin del documento (F) donde desaparecer la pregunta de
Cta. de Retencin Descto 3

Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control Maneja
Autoretencin, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a

Maneja Impuesto al Deporte: Aplica para las personas naturales o jurdicas
responsable de espectculos pblicos. Al habilitar esta opcin, se habilita en la
definicin del documento tipo (F) el campo correspondiente para definir la cuenta
contable donde se contabilizara el impuesto y por producto el porcentaje o el valor
del Impuesto a calcular.

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Maneja AIU (Administracin, Imprevistos y Utilidad): Este campo aplica para
aquellas empresas que prestan servicios de aseo y vigilancia aprobadas por la
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y temporales de empleo
autorizadas por el Ministerio de Proteccin Social, cuyas operaciones sern gravadas
con el Impuesto sobre las Ventas (IVA) a una tarifa del siete por ciento (7%) y la
base es el 70%.

Beneficiario DIAN ReteIVA Ventas: Conforme al Decreto 415 de 2004, aquellos
responsables del Impuesto sobre las Ventas que hayan tenido por seis (6) perodos
consecutivos saldos a favor en las declaraciones de ventas por concepto de
retenciones en la fuente por IVA tendrn un beneficio de un porcentaje especfico.

En el caso que la empresa, bajo autorizacin expresa otorgada por la DIAN, puede
manejar una tarifa para retencin del impuesto de IVA en ventas diferente al 75%, al
marcar esta opcin puede colocar el porcentaje a utilizar, el cual se ver reflejado en
el momento de elaborar las facturas de venta y compra.

Recordemos que la retencin en la fuente, por impuesto sobre las ventas ser
equivalente al cincuenta por ciento (50%) del valor del impuesto. (Decreto 2502
del 19 de julio de 2005, Art. 1), por lo anterior este campo nos permite realizar la
parametrizacin de dicho porcentaje el cual puede ser susceptible de modificacin
por las Normas Colombianas.

Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control Beneficiario DIAN
ReteIVA Ventas, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va
a tener dicho parmetro.

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Por ltimo el programa mostrar un mensaje de confirmacin:

Informacin Adicional de la Empresa Instalada.
Maneja Reservas/Ciclo reloj: Asigne el campo si el proceso de facturacin lo
realiza en dos o ms terminales al mismo tiempo, esto no le permitir mover
unidades negativas en el inventario de acuerdo con los permisos de las claves de
Usuarios. En el ciclo del reloj debe asignar 6000 o ms, tiempo en milsimas de
segundos, estimado para retornar la mercanca si no se factura.

50

Maneja Nmina con Decimales: Asigne si la contabilizacin del pago de nmina lo
desea hace con decimales.

Maneja Opciones EDI (Intercambio Electrnico de Datos): Con esta funcin se
pueden subir los archivos de pedidos y rdenes de compra generados por EDI. La
implementacin de opciones EDI para SIIGO se realizo siguiendo la gua para el
desarrollo de interfaces Orden Compra / Pedidos D.96A de IBC COLOMBIA S.A. -
CARVAJAL quienes emiten este estndar que cubre las necesidades de informacin
de las cadenas de autoservicio del pas.

Al realizar la marcacin del check box de Maneja Opciones EDI se activa la
importacin de Ordenes de Pedido EDI, por defecto se habilitan dos opciones ms
que son Sigla de la Moneda y Cdigo de EAN de la empresa.

Facturacin en Bloque: La facturacin en bloque es una opcin que permite
parametrizar conceptos fijos de facturacin, para asignar a varios clientes o terceros,
los cuales se pueden utilizar mes a mes, sin necesidad de digitar la factura Nit por
Nit. Esto aplica para colegios, administradores de propiedad horizontal, centros
comerciales, clubes, etc.

Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control Facturacin en
Bloque, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a tener
dicho parmetro.

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Al activar esta opcin se reflejara en el explorador de SIIGO.NET en el modulo de
Documentos, el submen para la parametrizacin de la opcin.

Facturacin Rpida: Esta funcin permite generar facturas sin necesidad de
asignar los datos del tercero (Nit, Nombre, Direccin, Centro de Costos y Bodegas)
ya que el movimiento se carga a un solo Nit. Esto aplica en el manejo de puntos de
venta. Con este parmetro se activa en el men Documentos, el submen para la
parametrizacin de la facturacin rpida, la cual primordialmente permite establecer
datos generales repetitivos, para ahorrar tiempo en la digitacin.

Maneja Segunda Cantidad: Este campo se debe seleccionar para manejar
productos que no hacen uso del factor de conversin debido a que no siempre la
primera cantidad corresponde al mismo peso equivalente de la segunda cantidad.
Al marcar la opcin habilita en la apertura del producto un recuadro para ingresar la
unidad para manejar una segunda cantidad.
Ej. La unidad principal de una comercializadora avcola es por peso es decir Kg., y la
segunda cantidad puede ser utilizada como unidades o presas. Esta segunda
cantidad es para informes nicamente y no mostrara los saldos o realizara los
procesos como costeo, por esta unidad si no por la unidad principal.

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Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control Maneja Segunda
Cantidad, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que va a

Modifica Bodega y C.Costo Notas de Traslado: Al marcar esta opcin el sistema
permite modificar la bodega y el centro de costo que se registra en el documento
Nota de Traslado (T).

Maneja Cooperativas: Este campo se debe seleccionar si se trabaja con el sector
cooperativo, es una reclasificacin de cuentas que se realiza en los informes de
edades de cartera y edades de proveedores. (Aplica nicamente para Cooperativas
como tal, pero la opcin est presente en el registro de control, independientemente
si se instal con PUC Comercial o PUC Cooperativas).

Maneja Asignacin Automtica de Cobradores a Clientes: El sistema asigna de
manera automtica los cobradores a los clientes, en caso de contar con el mdulo de
Gestin de Recaudo, lo que permite que los Cobradores de la empresa tengan a su
cargo una cantidad equitativa de clientes, para realizar el proceso de recaudo y
cobro.

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Ruta Exportacin de facturas PDF: En caso de requerir realizar la exportacin de
las facturas con formato PDF, se debe ingresar la ruta correspondiente para que se
guarden los archivos de estas.

Ruta Datos Nomina Windows: Es el proceso de integracin de comprobantes de
Gestin de Nomina y Recursos Humanos en el sistema SIIGO.NET y con ello obtener
un sistema integrado a pesar que se trate de productos diferentes
Se indica la ruta de la empresa 01 de los datos de Windows, por ejemplo z:\siiwi01\.
Cabe anotar que cada empresa de SIIGO.NET se asocia con cada carpeta de datos de
SIIGO Windows, es decir, empresa 01 de SIIGO.NET con empresa 01 de SIIGO
Windows.

Manejo Fecha Optimista / Pesimista: Aplica para el modulo de Tesorera en el
manejo de clientes y proveedores y es diferente a la fecha de vencimiento que se
digita en los registro de compra o factura de venta.

La fecha optimista y pesimista se puede definir si se tiene instalado el modulo de
Tesorera, y permiten analizar diferentes escenarios en los que se puede ejecutar el
recaudo y erogaciones de efectivo para determinar el saldo del efectivo disponible en
caja.

Fecha Optimista (Pago/Cobro): Corresponde a la fecha en la que se espera
efectuar el recaudo o el pago.

Fecha Pesimista (Pago/Cobro): Corresponde al tiempo mximo de recaudo o
pago de los documentos tales como factura de venta y registro de compra.

Manejo PUC con Catorce Dgitos: Permitir tener desagregado el Plan nico de
cuentas a 14 dgitos con el fin de cumplir con lo establecido en la Resolucin 724 de
2008 Por la cual se emite el Plan nico de Cuentas para las Entidades Promotoras
de Salud, Instituciones Prestadoras de Salud y Entidades que Administran Planes
Adicionales de Salud y Servicios de Ambulancia por Demanda.,

54
.
Asociar Centros de Costos por Usuario: Esta opcin activa e Inactiva dicha
funcin y debe estar en modo FALSE por defecto.
Lo que permite que al ingresar la informacin contable en la Elaboracin de
Documentos, si la funcionalidad est activa en el Registro de Control de Empresa,
y en el Mantenimiento de Usuarios la clave tiene la marcacin de Asociar Centro
de Costo, en los campos tanto en Encabezado como en Secuencia, donde se solicite
Centro de Costo, debe traer por defecto el ingresado por Mantenimiento de Usuarios,
e inmediatamente inhabilitarlo y nicamente permitir el ingreso de Subcentro de
Costo.

Al realizar la marcacin del check box en el Registro de Control Asociar Centros de
Costos por Usuario, debe presentar un mensaje informativo que indique el efecto que
va a tener dicho parmetro.

Permite Buscar por Campos Libres: Esta opcin habilita el manejo de buscadores
para los campos libres, de manera que cuando un campo libre sea del tipo buscador,
entonces permita asociar la tabla de la que debe buscar, y mostrar el campo libre
como buscador para escoger el dato de la tabla en la que se busca.

55

11. REGISTRO DE MONEDAS

El programa permite elaborar documentos contables en cualquier tipo de moneda y a
su vez hace el proceso de conversin en pesos automticamente, de esta manera se
podrn obtener estados de cuenta en moneda local y moneda del exterior siempre
que se haya capturado la tasa de cambio diaria y en parametrizacin, registro de
control se haya seleccionado el campo Conversin a Extranjera.

RUTA: Parametrizacin - Registro de Monedas
RUTAS:
Men tipo explorador
Parametrizacin Registro de Monedas

Men tipo proceso
Parmetros Parmetros Generales Registro de Monedas

A travs del mdulo de Parametrizacin se accede a la opcin Registro de Monedas,
en la cual se establecen y codifican los diferentes tipos de moneda con los cuales la
empresa realiza transacciones.

Una vez ubicado en la ventana correspondiente, se pueden realizar operaciones
relacionadas con Consulta, Informacin y Tasa de cambio.

En el Tab de CONSULTA, opcin ubicada en la parte superior de cada pestaa Para
agrupar arrastre la(s) columna(s) hasta aqu - permite realizar consultas por
columnas y organizar la informacin en forma detallada. De igual manera, mediante

56
esta opcin, es posible visualizar la informacin ingresada, junto con su cdigo
asignado y descripcin.

En SIIGO.NET es posible definir hasta 99 monedas diferentes al peso, para crear un
Registro de Moneda nueva puede pulsar el botn de la barra de herramientas
NUEVO o pulsar CTRL+N donde se deber digitar el cdigo, la descripcin y el
smbolo respectivos.

En SIIGO.NET se debe crear la moneda 01 que es la de pesos, y desde la 02 en
adelante se pueden crear los otros tipos de monedas.

En el Tab de INFORMACION, la cual se encuentra en la parte superior del
formulario, se puede crear o modificar la informacin asociada con el tipo de
moneda. Una vez se accede a esta pestaa, se puede realizar una consulta
mediante el botn ubicado en la celda Cdigo, el cual arroja una ventana de
consulta, con los registros creados. La informacin desplegada en esta nueva
ventana, puede ser organizada de acuerdo con los criterios del usuario (Orden de los
registros y Columnas), mediante los iconos ubicados en la parte superior de cada
columna.

57
Cdigo: Nmero con el cual se va a identificar la nueva moneda
Descripcin: Es el nombre de la moneda
Signo: es con el cual se identifica la moneda para el caso del dlar se debe colocar
US seguido del signo $ quedando US$

Por ltimo dentro de este formulario se encuentra el Tab de TASA DE CAMBIO la
cual es aplicable nicamente para la moneda extranjera. Esta herramienta permite
realizar un anlisis del comportamiento Cambiario de la moneda, en la cual se tiene
en cuenta da a da durante los 12 meses del ao la tasa representativa y se registra
la ltima tasa ingresada. T.C. Mes.

Es importante tener en cuenta que para que la aplicacin realice el respectivo
proceso de conversin es necesario alimentar la tasa de cambio diariamente.

Es importante tener en cuenta que cuando se trabaja con moneda extranjera, al final
de mes debe ejecutarse el proceso ajuste de Diferencia al Cambio.

58

12. REGISTRO DE ZONAS.

Al igual que las Ciudades se encuentran asociadas a los Pases, lo estn las Zonas a
las ciudades.

De esta forma el Registro de Zonas, permite ingresar la codificacin y el nombre
de la zona de acuerdo con la distribucin que el usuario asigne dentro de la ciudad o
municipio Ejm. (Norte, Centro, Sur, etc).

Se pueden definir hasta 999 Zonas en Siigo Bsico, Vendedor y Estndar, para el
Siigo Contador no maneja la opcin de Zonas, empleando cdigos numricos, las
cuales se establecen para la creacin de los vendedores y los cobradores y en los
informes de ventas.

Estas se utilizan en la creacin de los vendedores y cobradores donde se debe
asignar zona, es decir si un vendedor maneja varias zonas se debe crear cdigo de
vendedor por cada una de ellos.

RUTAS:
Men tipo explorador
Parametrizacin Registro de Zonas

Men tipo proceso
Parmetros Parmetros Generales Registro de Zonas

A su vez, el Registro de Zonas permite realizar consultas o ingresar y editar la
informacin.

En el Tab de CONSULTA, muestra los cdigos y la descripcin de las zonas creadas
con anterioridad.

59

Para crear una zona nueva puede pulsar el botn de la barra de herramientas
NUEVO o pulsar CTRL+N donde se deber digitar el cdigo y la descripcin de la
zona, seguido debe seleccionar el pas y la ciudad correspondientes a sta.

En el Tab de INFORMACION, la cual se encuentra en la parte superior del
formulario, se puede crear o modificar la informacin asociada con el tipo de
moneda.

Zona: Nmero con el cual se va a identificar la nueva zona.
Descripcin: Es el nombre con el cual se identificara la zona.
Ciudad: Asigne el cdigo que haya parametrizado en la creacin de pases y
ciudades.

Si desea consultar la BUSQUEDA de las Zonas puede pulsar click sobre el
buscador y le presentara la siguiente ventana, donde podr visualizarlo de siguiente
manera:

60


Por ltimo el programa mostrara un mensaje informativo indicando que los datos se
guardaron correctamente:

13. REGISTRO DE FORMAS DE PAGO

61
Este parmetro se debe establecer para el mdulo de Documentos y se debe definir
una forma de pago por cada cuenta que se haya definido detallada por Cobrar o por
Pagar, asignando un cdigo y una cuenta contable respectivamente.
El objetivo de indicar en la elaboracin de las Facturas de Venta y en los Registros de
Compra, la forma de pago a utilizar (por ejemplo, contado efectivo, cuentas por
cobrar clientes nacionales, proveedores nacionales.
RUTAS:
Men tipo explorador
Parametrizacin Formas de Pago

Men tipo proceso
Parmetros Parmetros Generales Formas de Pago

Al ingresar a la opcin el programa presenta un mensaje informativo, indicando que
es necesario crear cada uno de los conceptos que se manejan bien sea por cuentas
por Pagar, cuentas por Cobrar, pagos de contado o efectivo.

En el Tab de CONSULTA, muestra los cdigos y la descripcin de las formas de pago
creadas.

62

Para crear una forma de pago nueva puede pulsar el botn de la barra de
herramientas NUEVO o pulsar doble click sobre el Tab de
INFORMACION donde se deber digitar el cdigo y la descripcin de la zona,
seguido debe asignar cdigo, concepto y cuenta respectivos.

Cdigo: Se pueden crear las formas de pago entre 001 y 999 formas de pago, como
sugerencia se indica que entre 001-100 sean creadas formas de pago para clientes y
entre 101-200 formas de pago para proveedores, para tener una mayor organizacin
en este parmetro.

Concepto. El nombre que identificar la forma de pago.

Cuenta: Se digita la cuenta contable asociada a la forma de pago, con el fin de
realizar la contabilizacin de la misma en el momento de elaborar el documento
(factura venta registro de compra).

Pago con Tarjeta: Si la forma de pago se realiza con tarjeta de crdito se asignan
los parmetros correspondientes, para que el sistema haga la contabilizacin de la
comisin y las retenciones que se practiquen por la utilizacin de las tarjetas.

63
Si desea consultar la BUSQUEDA de las Formas de Pago puede pulsar click
sobre el buscador y le presentara la siguiente ventana, donde podr visualizarlo de
siguiente manera:



13.1 Forma De Pago Con Tarjeta De Crdito.

64

Si la forma de pago se realiza con tarjeta de crdito debe asignar los parmetros
correspondientes para que el sistema haga la contabilizacin de la comisin y las
retenciones que le practiquen por la utilizacin de las tarjetas.

65
Descripcin: Nombre o descripcin de la tarjeta de dbito y crdito que se requiere
parametrizar.

Porcentaje Valor: Hace referencia a la forma en la cual se debe calcular la
comisin. En el momento de indicar porcentaje, el sistema solicita el porcentaje de
la misma en la casilla Comisin, tal como se presenta a continuacin:

Por tanto, tomar el valor de la venta y calcular la comisin con base al porcentaje
digitado en esta casilla.

En el momento de marcar la opcin Valor, el sistema activar la opcin Comisin y
se digitar un valor fijo, el cual aplicar de manera constante en todas las ventas
registradas con la forma de pago creada bajo esta modalidad.

Comisin: Como se mencion anteriormente, se digita el porcentaje y/o el valor que
se registrar en la transaccin con tarjeta.
Cuenta de Comisin: Se digita o Si desea consultar la BUSQUEDA de las
cuentas ya creadas puede pulsar click sobre el buscador o con F2, de la cuenta a la
cual se le realizar el registro dbito de la comisin, en la factura de venta o recibo
de caja, y normalmente corresponde a una cuenta de gasto.

% Retencin Iva: Se digita el porcentaje de retencin de IVA por concepto de la
transaccin con tarjeta, que se liquida sobre el valor de la venta.
Cuenta Retencin Iva: Se digita o Si desea consultar la BUSQUEDA de las

66
cual se le realizar el registro de la retencin de IVA de la transaccin con tarjeta, en
la factura de venta o recibo de caja.

% Retencin Fuente: Se digita el porcentaje de retencin de la fuente por
concepto de la transaccin con tarjeta, que se liquida sobre el valor de la venta.
Cuenta Rete-fuente: Se digita o Si desea consultar la BUSQUEDA de las
cual se le realizar el registro de la retencin en la fuente de la transaccin con
tarjeta, en la factura de venta o recibo de caja.

Tarifa ICA: Se digita la cifra correspondiente a la t arifa del ICA a liquidar por
concepto de la transaccin con tarjeta.
Cuenta Retencin ICA: Se digita o Si desea consultar la BUSQUEDA de las
cual se le realizar el registro de la retencin de ICA de la transaccin con tarjeta, en
la factura de venta o recibo de caja.
Nit Banco: Se digita o Si desea consultar la BUSQUEDA de los Nits ya
creados puede pulsar click sobre el buscador o con F2, del NIT del Banco al cual se
realizar el pago correspondiente al total de los valores de comisin y retenciones
nombradas anteriormente.

Sucursal: Se indica el cdigo de la sucursal del Banco, la cual debe ser creada por la
opcin Contabilidad Administracin de Terceros Apertura de Terceros,
indicando que maneja sucursales, proceso que se presentar ms adelante. Cabe
anotar, que si en el momento de la creacin del tercero (Banco) no se marc la
opcin Maneja Sucursales, no habilitar la opcin sucursal en esta ventana.

IMPORTANTE

El sistema realiza la contabilizacin interna de la comisin y de
las retenciones en el documento en el cual se utilice la forma
de pago (factura de venta) en forma automtica.

14. REGISTRO DE ACTIVIDADES ECONOMICAS.

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Por medio de esta opcin y si se defini con anterioridad en el registro de control
Reforma Tributaria Municipal SI se debe colocar el cdigo de la actividad econmica
del C.I.I.U. Este cdigo es el que toma el sistema para efecto de la causacin de la
retencin de ICA que le practiquen.

RUTAS:
Men tipo explorador
Parametrizacin Registro de Actividades Econmicas

Men tipo proceso
Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de Actividades
Econmicas

Mediante esta opcin es posible ingresar y relacionar Cdigo, Nombre y Tarifa a las
diferentes Actividades Econmicas, las cuales podrn ser asociadas a los Terceros.

En el Tab de CONSULTA, muestra los cdigos y la descripcin de las Actividades
creadas con anterioridad.

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Se pueden definir hasta 999999 actividades, empleando cdigos numricos, las
cuales se establecen para la creacin de terceros acepta 6 dgitos en el cdigo de la
Actividad Econmica.

A su vez, el Registro de Actividades Econmicas permite realizar consultas o
ingresar y editar la informacin.

Para crear una actividad econmica en el Tab de INFORMACION, puede pulsar el
botn de la barra de herramientas NUEVO o pulsar CTRL+N
donde se deber digitar el cdigo y la descripcin de la actividad, seguido debe
ingresar la Tarifa por Mil y la cuenta contable.

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Cdigo: Digite el cdigo de actividad ICA que corresponde al cdigo propio de cada
una de las actividades econmicas que solicita la ley.
Descripcin: Nombre o descripcin de la actividad ICA.
Tarifa x Mil: Digite la tarifa correspondiente a la actividad ICA, que esta creando;
(recuerde que esta tarifa depende de la Ciudad donde se esta creando la actividad
econmica)
Cuenta ICA: Digite la Cuenta Contable donde quiere que quede contabilizado el
impuesto de ICA.

EFECTOS EN LA PARAMETRIZACION DE TERCEROS: Si dentro de la clasificacin
se selecciono que el tercero era un Cliente o un Proveedor, se deben asignar el
cdigo de actividad ICA a la que pertenece el NIT (previamente creado en Registro
de Control. Esta marcacin tendr efecto el clculo retencin de ICA en la factura
tomando directamente el porcentaje de Tarifa x Mil que se parametrizo para esa
actividad econmica.
EFECTOS EN LA DEFINICION DE LA FACTURA En la definicin de la factura se
activara el recuadro para los campos correspondientes de la solicitud de las cuentas
para la causacin de dicho impuesto.
EFECTOS EN LA CREACION DE LINEAS Y GRUPOS: El efecto en esta opcin, se
nota cuando el sistema realiza la ltima pregunta, despus de haber digitado las
cuentas correspondientes de inventarios, costos, ventas, devoluciones, ajustes por
inflacin y la cuenta de correccin monetaria; donde hace referencia a la actividad
econmica de la empresa (1 Primaria y 2 Secundaria). Este campo se debe
diligenciar para que el sistema pueda identificar que actividad de ICA debe utilizar
en el momento de una venta de los productos que dependen de ella.
Si desea consultar la BUSQUEDA los Cdigos de las Actividades Econmicas
puede pulsar click sobre el buscador y le presentara la siguiente ventana, donde
podr visualizarlo de siguiente manera:

70



71
15. APERTURA DE TERCEROS

En esta opcin se pueden crear la base de datos de todos los terceros a utilizar en el
sistema ya sea porque son clientes, proveedores u otros. Adems es posible marcar
aquellos que son empleados.

RUTAS:
Men tipo explorador
Contabilidad Administracin de Terceros Apertura de Terceros

Men tipo proceso
Contabilidad Parmetros Apertura de Terceros

En esta opcin se puede hacer la creacin de la base de datos de todos los terceros:
Clientes, Proveedores, Otros, asignando la marcacin respectiva.

La creacin de los Clientes y Proveedores tambin se puede hacer directamente en el
mdulo de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar y en este caso la marcacin la
trae automticamente el sistema.

En el Tab de CONSULTA, muestra todos los terceros creados con anterioridad.

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Para crear un tercero nuevo puede pulsar el botn de la barra de herramientas
NUEVO o pulsar doble click sobre el Tab de INFORMACION
donde se deber suministrar los datos generales para cada tipo de tercero y son los
siguientes:

Identificacin. (13 posiciones numricas), este dato debe ser diferente de
cero y se debe digitar sin puntos, ni caracteres especiales y tampoco debe
incluir el dgito de verificacin.

Activo. Este campo define el estado del tercero en todas las consultas y
reportes.

Maneja Sucursales. Seleccione el campo si este NIT maneja facturacin por
la Sucursal (Mismo NIT, con diferentes direcciones), en caso contrario no
asigne el campo, si se asign el campo a continuacin preguntar el nmero
de Sucursal a crear desde 001 hasta 999.

Identificacin Extranjera: Permite digitar el nmero de identificacin que
posea el tercero en el extranjero. (datos para informacin exgena)

Tiene Razn Social: Esta opcin se debe marcar en el caso que sea una
empresa, para que habilite los campos correspondientes, en caso contrario,
habilitar campos para: Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre,
Segundo Nombre.

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Nombre. Este nombre debe corresponder al nombre con el que el NIT se ha
registrado en la cmara de comercio, para efectos de informacin Tributaria.

Contacto. Este le permite establecer una persona especfica con quien
comunicarse o a quin enviar correspondencia.

Direccin. Asigne la direccin del tercero en los dos campos existentes.

Telfonos Fax A.A. Digite hasta cuatro (4) nmeros telefnicos del NIT,
el Nmero del Fax y el Apartado Areo del Tercero.

Sexo. Seleccione la opcin que corresponda, Ninguno, Masculino, Femenino o
Empresa, pueden ser personas Naturales o Jurdicas.

Cumpleaos. Seleccione la fecha de nacimiento o de Constitucin si es una
persona jurdica, ao de cuatro dgitos, mes de dos dgitos y da de dos
dgitos.

Correo Electrnico. Ingrese la direccin electrnica del tercero.

Pas - Ciudad. Asigne el cdigo de Pas y Ciudad previamente creado, al que
pertenece el NIT o puede hacer uso del BUSCADOR

Clasificacin. Seleccione el check box correspondiente CLIENTE,
PROVEEDOR, OTROS. Si selecciona OTRO no solicita ms datos y ya es
posible grabar el tercero en la base de datos.

Nota: Se aclara que un tercero puede tener las tres marcas al tiempo, es
decir, puede ser proveedor, cliente y otro sin que estas marcas sean
excluyentes.

Clasificacin Tributaria. Seleccione el correspondiente a Gran
Contribuyente, Empresa Del Estado, Rgimen Comn, Rgimen Simplificado,
Rgimen

74
Simplificado No Residente En El Pas, No Residente En El Pas, Sin Rgimen.

Tipo de Identificacin. Seleccione el correspondiente a Ninguno, Nit,
Cedula, Cedula De Extranjera, Tarjeta De Identidad, Registro Civil, Tarjeta
De Extranjera, Numero nico De Identificacin Personal.

Es Empleado. Es posible marcar aquellos que son empleados.

Al realizar la marcacin del check box Es Empleado presenta un mensaje
informativo.

Cdigo de Localizacin EAN. Ingresar el cdigo Correspondiente

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Observaciones. Digite alguna Observacin adicional que quiera hacer acerca
del NIT, 50 posiciones alfanumricas, es opcional.

Tipo de Empresa.

Beneficio DIAN ReteIVA Compras. Marque la opcin si aplica.

Actividad Econmica. Digite el cdigo y la actividad correspondiente o
utilice el buscador o con tecla de funcin F2.

Tipo Persona. Seleccione entre NATURAL, JURIDICA.

Es Agente Retenedor. Marque la opcin si aplica.

Es Declarante. Marque la opcin si aplica.

Es Auto Retenedor. Marque la opcin si aplica.

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Datos de comercializacin.

INFORMACION DE CLIENTES

Si es un CLIENTE se deben asignar los siguientes campos:

Forma de Pago. Asigne el cdigo de la forma de pago para el cliente, la cual
debe estar previamente creada y se puede consultar con el buscador o con la
tecla de funcin F2. Esta forma de pago va ligada con la cuenta que est
Detallada por Cobrar.(Ms adelante se explicar como se crean)

Lista de Precio. Marque la opcin de Maneja Lista de Precios para que habilite el
recuadro donde digitara el cdigo de la Lista de Precios de venta que se quiera
establecer para cada cliente, segn el creado en el Catlogo de Inventarios, este
valor lo traer en el momento de facturar. Se pueden seleccionar entre 1 y 12
listas de precios, si asigna la lista 13 el sistema traer todas las listas de precios.

Cupo de Crdito. Digite el Cupo de crdito para cada cliente, este parmetro
permite (once 11 posiciones numricas), con clave de usuario, no vender por
encima del cupo establecido.

Vendedor. Digite el cdigo del vendedor (previamente creado). Consulte los
existentes con el buscador o con la tecla de funcin F2.

Calificacin. Digite el cdigo de la calificacin previamente creado. Consulte las
existentes con el buscador o con la tecla de funcin F2 de acuerdo a las
referencias o comportamiento comercial de ste.

Cobrador. Digite el cdigo de cobrador (previamente creado). Consulte los
existentes con el buscador o con la tecla de funcin F2.

Perodo de pago. (Tres 3 posiciones numricas). Digite el perodo o tiempo en
el cual el cliente normalmente realiza sus Pagos.

77
Descuento. en Ventas. Digite el porcentaje de descuento fijo que quiera aplicar
al cliente, de lo contrario se debe dejar el campo en blanco.

INFORMACIN DE PROVEEDORES

Si es un PROVEEDOR se deben asignar los siguientes campos:

Forma de Pago. Asigne el cdigo de la forma de pago para el proveedor, la
cual debe estar previamente creada y se puede consultar con el buscador o
con la tecla de funcin F2. Esta forma de pago va ligada con la cuenta que
est Detallada por Pagar.

Calificacin. Digite el cdigo de la calificacin previamente creado. Consulte
las existentes con el icono correspondiente o con las teclas de funcin, de
acuerdo a las referencias o comportamiento comercial de ste.

Perodo de pago. (Tres 3 posiciones numricas). Digite el perodo o tiempo
en el cual el cliente normalmente realiza sus Pagos. (Que aplica para el
modulo de tesorera)

Descuento. en Ventas. Digite el porcentaje de descuento fijo que quiera
aplicar al cliente, de lo contrario se debe dejar el campo en blanco.

INFORMACION BANCARIA

Se deben asignar los siguientes campos:

Banco. Digite el nombre y cdigo del banco donde el proveedor tiene la
cuenta.

Tipo de Cuenta. Seleccione el tipo de cuenta entre CUENTA CORRIENTE,
CUENTA DE AHORROS.

78

Nmero de Cuenta: Ingrese el nmero de Cuenta bancaria

Nombre del Titular: Ingrese el nombre del titular de la cuenta bancaria

Documento del Titular: Ingrese el nmero de identificacin del titular de la
cuenta bancaria

Dgito de Verificacin: Ingrese el dgito de verificacin del titular de la
cuenta.

16. DEFINICIN DE VENDEDORES

El manejo de vendedores en SIIGO permite, adems de controlar y medir su gestin
dentro de la compaa, realizar clculos automticos de liquidacin de comisiones, a
partir de los parmetros que se definan en el programa y sobre la inf ormacin real
de la compaa, evitando cometer equivocaciones u obviar informacin.

79
RUTAS:
Men tipo explorador
Ventas Catlogo de Vendedores Apertura de Vendedores

Men tipo proceso
Ventas Parmetros Catlogo de Vendedores Apertura de Vendedores

En el Tab de CONSULTA, debern aparecer los vendedores creados con anterioridad.

En SIIGO se pueden definir hasta 9999 vendedores. Como este cdigo es compartido
con el de los cobradores, se recomienda utilizar del cdigo 1 hasta 5000 para
vendedores y del 5001 hasta 9999 para cobradores.

Para crear un vendedor nuevo puede pulsar el botn de la barra de herramientas
NUEVO o pulsar CTRL+N donde se digitarn los datos para la
creacin:

80

Cdigo: Formado por cuatro caracteres numricos.
NIT: Nmero de cdula o Nit. Si el tercero no est creado, el sistema
solicitar los datos para poder ser registrado como Nit.
Pas: Asigne el cdigo previamente creado.
Ciudad: Asigne el cdigo previamente creado.
Zona: Asigne el cdigo previamente creado.
% Ventas - % Recaudo: Asigne los porcentajes con los cuales van a
liquidar las comisiones por ventas o por recaudo. Tambin se pueden liquidar
comisiones por rango de das y por producto.
Cargo: Se asigna el cargo que le corresponde a este vendedor.


Si desea consultar la BUSQUEDA de los vendedores puede pulsar click sobre
el buscador y le presentara la siguiente ventana, donde podr visualizarlo de
siguiente manera:

81

82
17. DEFINICIN DE COBRADORES

El manejo de cobradores permite llevar el control de los compromisos adquiridos con
los clientes a travs de una agenda, as como la generacin de estadsticas sobre el
comportamiento de la gestin del rea de cobranza.

RUTAS:
Men tipo explorador
Gestin de Recaudo Cobradores Apertura de Cobradores

Men tipo proceso
Gestin de Recaudo Parmetros Cobradores Apertura de Cobradores

83
En el Tab de CONSULTA, debern aparecer los cobradores creados con anterioridad.

SIIGO.NET Permite crear hasta 9999 cobradores. Como este cdigo es compartido
con el de vendedores, se recomienda utilizar del cdigo 1 hasta 5000 para
vendedores y del 5001 hasta 9999 para cobradores.

Para crear un cobrador nuevo puede pulsar el botn de la barra de herramientas
creacin:
Cdigo. Formado de cuatro caracteres numricos.
Identificacin Nmero de cdula o Nit. Si el tercero no est creado, el
sistema solicitar los datos para poder ser registrado como Nit.
Nombre. Asignacin del nombre del cobrador para identificacin.
Pas Ciudad. Asigne el cdigo previamente creado.
Cdigo de Zona. Asigne el cdigo previamente creado.
Das de Aviso. Permite ingresar cuatro caracteres para los das de aviso.

84

Si desea consultar la BUSQUEDA de los cobradores puede pulsar click sobre
el buscador y le presentara la siguiente ventana, donde podr visualizarlo de
siguiente manera:

18. DEFINICIN DE CALIFICACIONES
Las tablas de calificacin permiten dar un concepto a un cliente o un proveedor de
acuerdo a su acreditacin comercial.

RUTAS:
Men tipo explorador
Gestin de Recaudo Parametrizacin Calificaciones Apertura de Calificaciones.

85
Men tipo proceso
Gestin de Recaudo Parmetros Parametrizacin Calificacones Apertura de
Calificaciones.

En el Tab de CONSULTA, debern aparecer las calificaciones creadas con
anterioridad.

Para crear una calificacin nueva puede pulsar el botn de la barra de herramientas
creacin:

Los campos que se deben diligenciar son:

86
Cdigo. Asigne un cdigo entre 1 999 para identificar cada una de las
calificaciones utilizadas.
Descripcin. Describa cada una de las calificaciones que quiere manejar
para los clientes y proveedores.



Si desea consultar la BUSQUEDA de las calificaciones puede pulsar click
sobre el buscador y le presentara la siguiente ventana, donde podr visualizarlo de
siguiente manera:

87

88
19. INFORMES DE PARAMETROS

Permite listar los diferentes informes de parmetros establecidos en general.

Dentro de los cuales podemos encontrar:

19.1 Informe Control de la Empresa.

Lista los datos bsicos de la empresa escogida.

RUTAS:
Men tipo explorador
Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe Control de la empresa.

Men tipo proceso
Administracin Informes Parametros Generales Informe Control de la empresa.

Estos reportes se pueden ver por cada una de las empresas instaladas, por
Vista Preliminar

89
Impreso
Exportado a algn tipo de formato que el programa ofrece.

19.2 Informe de Monedas.

Muestra el cdigo, descripcin y smbolo de las monedas creadas. Tiene opcin de
incluir la tasa de cambio por da y mes, dentro del rango escogido.

RUTAS:
Men tipo explorador
Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe Monedas

Men tipo proceso

90
Administracin Informes Parmetros Generales Informe Monedas

Al dar click en el botn de Vista preliminar el programa presenta un reporte con la
informacin correspondiente a las monedas definidas, como: Cdigo, descripcin y
smbolo.

Vista Preliminar
Impreso

91

19.3 Informe de Pas/Ciudad.

Muestra el cdigo y descripcin de los Pases y Ciudades creados dentro del rango
escogido.

RUTAS:
Men tipo explorador
Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe de Pas/Ciudad

Men tipo proceso
Administracin Informes Parmetros Generales Informe de Pas/Ciudad

92
Vista Preliminar
Impreso

19.4 Informe de Zonas.

Muestra el cdigo y descripcin de la zona seguido del pas y la ciudad respectivos
dentro del rango escogido.

RUTAS:
Men tipo explorador
Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe de Zonas

93
Men tipo proceso
Administracin Informes Parmetros Generales Informe de Zonas

Vista Preliminar
Impreso

19.5 Informe Formas de Pago.
Muestra el cdigo, descripcin y la cuenta que afecta cada una de las creadas dentro
del rango escogido.

RUTAS:
Men tipo explorador

94
Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe Formas de Pago

Men tipo proceso
Administracin Informes Parmetros Generales Informe Formas de Pago

informacin correspondiente a las Formas de Pago definidas, como: Cdigo,
descripcin y cuenta contable asociada.

Vista Preliminar
Impreso

95

19.6 Informe de Actividades Econmicas
Muestra el cdigo, descripcin, tarifa y cuenta ligada, dentro del rango escogido.

RUTAS:
Men tipo explorador
Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe Formas de Pago

Men tipo proceso
Administracin Informes Parmetros Generales Informe Formas de Pago

informacin correspondiente a las Actividades econmicas definidas, como : Cdigo,
descripcin, tarifa y cuenta asociada.

96
Vista Preliminar
Impreso

19.7 Informe Cdigos DANE.

Muestra el cdigo, ciudad y departamento creados dentro del rango escogido.

RUTAS:

97
Men tipo explorador
Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe Cdigo DANE

Men tipo proceso
Administracin Informes Parmetros Generales Informe Cdigo DANE

Vista Preliminar
Impreso

98

19.8 Informe de Vendedores

Mediante este Informe el Sistema Presenta una relacin detallada de Vendedores, en
la cual se tienen datos como: Cdigo, Nombre, Zona, Ciudad, Pas, % Venta y %
Recaudo, mediante la definicin del Rango de Vendedores.

RUTAS:
Men tipo explorador
Ventas Catalogo de Vendedores Informe de Vendedores

Men tipo proceso
Ventas Informes Catalogo de Vendedores Informe de Vendedores

informacin correspondiente a las Actividades econmicas definidas, como: Cdigo,
descripcin, zona, ciudad pas, % comisin sobre ventas y recaudo.

99
Vista Preliminar
Impreso

19.9 Consulta de Vendedores

100

Esta Consulta al igual que el Informe de Vendedores, ofrece una relacin asociada a
Vendedores a manera de Consulta y con la opcin de utilizar mltiples Filtros; entre
ellos: Rango de Vendedores, Rango de Terceros, Pas, Ciudad, Zona y Ordenamiento
por Vendedor, Identificacin, Ciudad o Zona

RUTAS:
Men tipo explorador
Ventas Catalogo de Vendedores Consulta de Vendedores

Men tipo proceso
Ventas Informes Catalogo de Vendedores Consulta de Vendedores

101

TALLER
ESTNDAR PUNTO NET
PARMETROS
2

COMO INSTALAR UNA NUEVA EMPRESA

102
A continuacin se desarrollaran los parmetros que estructuraran la empresa en la
que se manejara una secuencia lgica en los talleres, se tomar siempre como base
la informacin de la empresa, la cual se ir complementando e implementando en el
programa en sus diferentes mdulos y en cada un de las sesiones que se desarrolla.
La Empresa de Capacitacin S.A. est en proceso de sistematizacin y para ello
adquiri el programa SIIGO. NET La empresa desea incluir saldos iniciales a
Diciembre 31 del 2007.

OBJETO SOCIAL

Es de naturaleza productora y comercial, tendr como objeto social la produccin,
comercializacin, distribucin, compra y venta de materia primas para la fabricacin
y produccin de artculos para el servicio de alimentos en porcelana; comercializacin
de importacin de utensilios para cocina y de servicio de alimentos; prestacin de
servicios de reparacin y mantenimiento de utensilios para cocina y de servicio de
alimentos.

Los datos generales de la compaa son los siguientes y otros sern complementados
en la realizacin del taller.

La empresa cuenta con una Sede Principal en la ciudad de Bogot, posee dos
sucursales en Medelln y Barranquilla y un distribuidor internacional ubicado en
Buenos Aires.

En la Sede Principal existen 3 departamentos: Administracin, Ventas y Produccin.

En las sucursales se gestiona nicamente la parte comercial.

Su estructura organizacional se compone del Gerente General, Jefe de ventas, Jefe
de produccin, Secretaria, vendedores y operarios.

RECUERDE

Una vez se cree una nueva compaa la clave
asignada por el sistema es ADMIN y los
Cdigo de actividad econmica 261005
(Fabricacin de Vajillas y Utensilios de Vidrio) Tarifa por mil 11.04
(Comercio al por menor de utensilios de cocina y otros artculos de uso
domstico y tocador en materiales plsticos establecimientos especializados)
Tarifa por mil 11.04
(Reparacin de enseres domsticos) Tarifa por mil 9.66

103

(1111); para el ao, mes y da se digita TABL;
esta fecha la toma de la asignada en la
instalacin (saldos iniciales) donde se incluirn
los saldos iniciales para la compaa.

DEFINICIN DE MONEDAS

RUTA: Parametrizacin - Registro de Monedas

Al ingresar presenta el siguiente mensaje aclarativo:

Dicho mensaje se debe pasar con el click en la opcin de Aceptar o con Enter

Ahora de deben definir la moneda LOCAL que se presentan a continuacin, haciendo
doble click sobre aquella que aparece predefinida:

104
Y se digita la siguiente informacin:

Cdigo Descripcin Smbolo
01 PESOS COLOMBIANOS $

Al terminar de digitar la informacin se debe hacer click sobre el icono GUARDAR

Para crear una nueva moneda, Se selecciona la opcin de NUEVO
o pulsar doble click sobre el Tab de INFORMACION donde se deber digitar el
cdigo, la descripcin y el smbolo respectivos.

Cdigo Descripcin Smbolo
02 DLAR AMERICANO US


Una vez ingresados los datos, el sistema activa el Tab TASA DE CAMBIO, para digitar
la tasa de cambio del da.

Ubicarse en la fecha correspondiente (31 de Enero) y digitar la tasa de cambio
correspondiente, que es $2.000:

105

NOTA: Si no desea asignar la tasa diaria con la tecla TABL pasa al campo siguiente.

Informe de Moneda Extranjera.

RUTA. Parametrizacin Impresin de Parmetros Impresin de Monedas

CREACION DE PASES

RUTA: Parametrizacin - Registro de Pases

106
Se selecciona la opcin de NUEVO o pulsar doble click sobre el
Tab de INFORMACION donde se deber digitar el cdigo y el nombre respectivos.

Ahora de deben definir las monedas que se presentan a continuacin

Cdigo Descripcin
01 COLOMBIA
02 BRASIL

Al terminar de digitar la informacin de cada pas se debe hacer click sobre el
icono GUARDAR

CREACIN DE CIUDADES

RUTA: Parametrizacin - Registro de Ciudades


Dicho mensaje se debe pasar haciendo clicken la opcin de Aceptar o con Enter

107

Ahora de deben definir las monedas que se presentan a continuacin:

Pas Ciudad Descripcin Cdigo del DANE
01 01 BOGOTA 1101
02 MEDELLIN 1102
03 BARRANQUILLA 1103
02 02 RIO DE JANEIRO 1212

Al terminar de digitar la informacin de cada ciudad se debe hacer click sobre el
icono GUARDAR

Informe de Pas / Ciudad

RUTA. Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe de Pas /
Ciudad.

108

CREACIN DE ZONAS

RUTA Parametrizacin Registro de Zonas.


Ahora se deben definir las monedas que se presentan a continuacin

Zona Descripcin Ciudad
01 NORTE 1 1 (Bogot)
02 OCCIDENTE 1 1 (Bogot)
03 CENTRO 1 1 (Bogot)

Al terminar de digitar la informacin de cada zona, se debe hacer click sobre el
icono GUARDAR

Informe de Zonas

RUTA. Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe de Zonas

109

CREACIN DE CENTROS Y SUBCENTROS DE COSTOS

RUTA: Contabilidad Administracin de Centros de Costo Apertura de
Centro de Costos.


Ahora se deben definir los centros de costo que se presentan a continuacin

Cdigo Descripcin Responsable Subcentro de Costos
01 ADMINISTRACION Gerente Administrativo N
02 VENTAS Jefe de Ventas N
03 PRODUCCION Jefe de Produccin N


EJERCICIO PROPUESTO

En los datos que solicita el sistema para la creacin de Centros de Costo:

Direccin
Telfonos
Fax
E-mail

Digitar informacin de la empresa en la cual trabaja y/o colocar datos de ejemplo.

110

Informe de Centro de Costos

RUTA. Contabilidad Administracin De Centro de Costos Informe de
Centro de Costos.

EJERCICIO PROPUESTO

En los datos que solicita el sistema para la creacin de Bodegas:

Direccin
Telfonos
Fax
E-mail


DEFINICIN DEL REGISTRO DE CONTROL

Defina los datos de registro de control de la compaa, teniendo en cuenta que el
tipo de costeo o valorizacin del inventario a utilizar es el Mensual o Batch.

RUTA: Parmetros Registro Control de Empresa

111

Direccin : CRA. 18 No. 79a-42
Ciudad Empresa : Bogota
Pas : 1 Colombia
Ciudad : 1 Bogota
Telfono : 6337150
Correo Electrnico : siigo@exactsoftware.com
% Inters de Mora : 2.2
Nro. Informe Diario : 1
Bodega : 1 Principal
Centro de Costos : Administracin
Aplica Nombre de la Maquina : No seleccione este Check box
Conversin a Extranjera : Seleccione el Check box
Tipo de Costeo : Seleccione En Batch
Desagrega Inventario : Seleccione Producto
Tipo Persona : Seleccione Jurdica
Tipo Contribuyente : Rgimen Comn
Maneja Impoconsumo : No seleccione el Check box La
empresa no maneja Impoconsumo
Reforma Tributaria : Bogota
Maneja Reservas : Digite Tab (No seleccione el campo
no maneja reservas en el
inventario)
Maneja Nomina con Decimales : No seleccione el Check box
Maneja Opciones EDI : No seleccione el campo
Maneja IVA Diferencial : No seleccione el Check box
Fecha Optimista : No seleccione el Check box
Fecha Pesimista : No seleccione el Check box
Maneja Mltiples Retenciones por Documento: No seleccione el Check box
Facturacin en Bloque : No seleccione el Check box
Facturacin Rpida : No seleccione el Check box
Maneja Auto retencin : No seleccione el Check box
Maneja Segunda Cantidad : No seleccione el Check box
Maneja AIU : No seleccione el Check box
Modifica Bodegas y C. Costo
En Notas de Traslado : Marcar la opcin
Manejo Cooperativas : No seleccione el Check box
Maneja Impuesto al Deporte : No seleccione el Check box
Maneja Asignacin Automtica
De Cobradores a Clientes. : No seleccione el Check box
Beneficio DIAN ReteIVA Ventas : Marcar la opcin
Porcentaje (%) : 50


112

Informe de parmetros generales

RUTA: Parametrizacin Impresin de Parmetros Informe Control de la
Empresa.

En este informe se genera la informacin general de la empresa, de acuerdo a los
parmetros digitados anteriormente.

REGISTRO DE ACTIVIDADES ECONMICAS

RUTA: Parmetros Registro de Actividades Econmicas

Cdigo : 26105
Descripcin : Fabricacin de vajillas y utensilios de vidrio
Tarifa x mil : 11.04
Cuenta : 135518

Cdigo : 29306
Descripcin : Reparacin de enseres domsticos
Tarifa x mil : 11.04
Cuenta : 135518

113
Volver a la RUTA: Parmetros Registro Control de Empresa, ir a la seccin
Actividades Econmicas, y en el campo Actividad 1, buscar la actividad econmica
26105.


DEFINICIN DE FORMAS DE PAGO

RUTA: Parametrizacin - Formas de Pago


Dicho mensaje se debe hacer clicken la opcin de Aceptar o digitando Enter.


Se debe tener en cuenta que por cada cuenta detallada por Cobrar o Pagar debe
parametrizar una forma de pago que afecte directamente la cuenta.

114
COD CONCEPTO CUENTA PAGO TARJETA
1 CLIENTES DE CONTADO 110505 N
2 CREDITO CLIENTES NAC 130505 N
3 CLIENTES DEL EXTERIOR 130510 N
4 ANTICIPO CLIENTES 280505 N
101 CREDITO PROVEEDORES NAC 220505 N
102 CREDITO PROVEEDORES EXT. 221005 N
103 ANTICIPO DE PROVEEDORES 133005 N
104 HONORARIOS 233525 N
105 SERVICIO MANTENIMIENTO 233535 N

Al terminar de digitar la informacin de cada Forma de Pago se debe hacer click
sobre el icono GUARDAR

Informes de Formas de pago

RUTA. Parametrizacin Informe De Parmetros Informe Formas De Pago

DEFINICION DE VENDEDORES

RUTA: Ventas Catalogo De Vendedores Apertura de Vendedores.

Recuerda: Los
vendedores se definen
para poder crear los
clientes.

115
Se selecciona la opcin de NUEVO o pulsar doble click sobre la
pestaa de INFORMACION donde se deber digitar el cdigo y el nombre
respectivos.
Ahora se deben definir las monedas que se presentan a continuacin
Nombres de los Vendedores:

CODIGO NOMBRE NIT
1 EMPRESA DE CAPACITACION LTDA. 800,100,200
2 RICARDO BERMUDEZ 79,521,489
3 ADRIANA GIRON 52,153,655
4 PEREZ CARLOS FERNANDO 80,166,881

En el momento de digitar el NIT el sistema presenta el siguiente mensaje:

Al hacer en aceptar indica que si desea crear el tercero, haciendo click sobre la
opcin SI:

116

EJERCICIO PROPUESTO

En los datos que solicita el sistema para la creacin de los terceros que son
considerados como Vendedores:

NOMBRE
CONTACTO
DIRECCION
TELEFONOS
FAX
SEXO
CUMPLEAOS
PAIS CIUDAD
CLASIFICACION TRIBUTARIA
TIPO IDENTIFICACION
DIGITO DE VERIFICACION


Al finalizar la digitacin de cada uno de ellos, hacer click sobre cono , y
genera el mensaje

117
Lo que indica que se grab esta informacin. Para continuar digitando la informacin
del Vendedor que se est creando, se debe hacer click sobre el cono

Y se digita la siguiente informacin por cada Vendedor creado:

VENDEDOR NIT ZONA PAIS CIUDAD %VTA %REC
1 800,100,200 001 001 0001 5 2
2 79,521,489 001 001 0001 5 2
3 52,153,655 001 001 0002 5 2
4 80,166,881 001 001 0003 3 5


Informe de vendedores

RUTA: Ventas Catalogo de Vendedores Informe de vendedores

Obtendr la siguiente pantalla seleccione de acuerdo como quiera generar el
listado.

DEFINICION DE COBRADORES

Recuerda: Los
cobradores son
necesarios para poder
crear los clientes.

118

RUTA: Gestin de Recaudo Cobradores Apertura de Cobradores

respectivos.

COD CEDULA NOMBRE
PAIS Y
CIUDAD
ZONA
DIAS
DE
AVISO
ACTIVO
5001 800,100,200 EMPRESA DE
CAPACITACION
1 1 1 10 Marcar
5002 79,521,489 RICARDO BERMUDEZ 1 1 3 20 Marcar
5003 52,153,655 ADRIANA GIRON 1 - 1 1 30 Marcar

Informe de cobradores

RUTA: Gestin de Recaudo Cobradores Informe de cobradores


DEFINICION DE CALIFICACIONES

RUTA: Gestin de Recaudo Parametrizacin Calificaciones
Apertura de Calificaciones
Recuerda: Las
calificaciones son
necesarias para poder
crear los clientes y los
proveedores

119
respectivos.

CALIFICACION NOMBRE
01 Malo
02 No Recomendable
03 Regular
04 Bueno
05 Excelente


Informe de Calificaciones

RUTA: Gestin de Recaudo Parametrizacin Calificaciones Informe de
Calificaciones

CREACIN DE TERCEROS

RUTA: Contabilidad Administracin De Terceros Apertura De Terceros

120
respectivos.

Creacin de Proveedor

NIT 864524957
Activo Dejar la opcin marcada
Maneja Suc No seleccionar el campo
Identificacin Extranjera No seleccionar el campo
Tiene Razn Social Dejar la opcin marcada
Nombre PROVEEDOR DE CALIZA LTDA.
Contacto Ana Rita Ortiz
Direccin Calle 22 No 76 55
Telfs 4556677
FAX 2887755
Apartado Areo 55487
Sexo Empresa
Cumpleaos Digitar Tab
Correo Electrnico provcaliza@epm.net.co
Pas Colombia 1
Ciudad Bogot 1
Clasificacin Proveedor
Clasificacin Tributaria Rgimen Comn
Identificacin Nit
Dgito Verificacin Digitar Tab

Cdigo Localiza. EAN Digitar Tab
Observaciones Proveedor pago a 30 das

Beneficio Reteiva No marcar la opcin
Actividad Econm. 26105

Tipo de Persona Jurdica
Es Agente Retenedor No marcar la opcin
Es Autoretenedor No marcar la opcin

Banco No seleccionar
Tipo de Cuenta No Seleccionar
Nmero de Cuenta No digitar
Nombre del Titular No digitar
Documento Titular No digitar
Dgito de Verificacin No digitar

Forma de Pago Buscar 101 - Crdito Proveedores
Calificacin 01

Descuento en venta 0.00

121
Periodo de Pago 30 Das

Creacin de Cliente

NIT 860350320
Nombre ALMACN MIL VAJILLAS
Contacto Felipe Flechas
Direccin Carrera 52 No 26 55
Telfs 3588224
FAX 2548745
Apartado Areo 52476
Sexo Empresa
Cumpleaos Digite Tab
Correo Electrnico info@milvajillas.com
Pas Colombia
Ciudad Bogot
Clasificacin Cliente
Tipo Nit
Dgito Verif. Digite Tab

Cdigo Localiza. EAN Digitar Tab
Observacin Cliente Preferencial

Beneficio Reteiva No marcar la opcin
Actividad Econm. 29306


Forma de Pago 002 - Crdito Clientes Nacionales
Maneja Lista Precios Marcar la opcin.
Lista de Precios Elegir la Lista 1.
Cupo de Crdito $ 15.000.000.00
Vendedor 2 - Ricardo Bermdez
Calificacin 5 - Excelente
Cobrador 5003 - Adriana Girn

Periodo de Pago 30
Descuento en venta 0.00

122

Creacin de Otro

NIT 841523674
Nombre COMPENSAR EPS
Contacto COMPENSAR EPS
Direccin Avenida 26 No 53 30
Telef. 3708459
FAX 2708455
Apartado Areo 47895
Sexo Empresa
Cumpleaos Digitar Tab
Correo Electrnico compensar@compensar.com
Pas 1 - Colombia
Ciudad 1 - Bogot
Clasificacin Otros
Identificacin Nit
Dgito de Verif. Digitar Tab



Generar el Informe de Terceros.

NOTA: este informe lo puede generar en Contabilidad
Administracin De Terceros, Por La Opcin De Informe De
Tercero por Nmero Detallado y por Informe de Tercero por
Cumpleaos.

Tambin se puede generar por el modulo de Cuentas por Cobrar
y Cuentas por Pagar.

123

Ejemplo:

RUTA: Cuentas por Cobrar Manejo de Clientes Informe de Clientes.

Gracias por su trabajo!

Hemos finalizado el taller 2

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