Repblica Bolivariana de Venezuela

Contralora del Municipio Rangel

Mucuches Estado Mrida






GUIA PRCTICA PARA LA
ELABORACIN DE BASES
DE DATOS.



JUNIO 2014
INTRODUCCIN

Los constantes cambios y avances que se han venido presentando en materia
administrativa y en la bsqueda de instrumentos que permitan mejorar la capacidad
de respuesta y eficacia de este rgano de control fiscal, crea mecanismos de accin
pertinentes y guiados al mejoramiento y eficacia en la realizacin de actividades que
se adaptan a una realidad inherente al tiempo tecnolgico que se vive en los
actuales momentos; para que de esta manera se pueda alcanzar un nivel de
desarrollo optimo en el ejercicio de las actividades de control.
En apego al artculo 11 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica, el cual
hace referencia a la utilizacin de medios electrnicos para el funcionamiento y
relacin con las personas. Se crea la Base de Datos, contentiva de la
correspondencia enviada y recibida de la Contralora del Municipio Rangel. As
como tambin la presente gua prctica para el uso y actualizacin de la misma.
A tal efecto dicha gua prctica contiene los distintos pasos a seguir para la
utilizacin e implementacin de la base de datos, orientando al funcionario en el
empleo y manejo de la misma.
Dicho instrumento estar dirigido a los funcionarios y funcionarias de la Contralora
del Municipio Rangel, especficamente a la Unidad de Servicios Generales. Y podr
ser objeto de modificaciones de acuerdo a las necesidades que se presenten en el
ejercicio de las competencias establecidas.







I. CONCEPTOS BASICOS

MICROSOFT ACCESS
Es un sistema interactivo de administracin de bases de datos para Windows.
Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la informacin resultante
del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales caractersticas se
encuentran:
Access es grfico, por lo que aprovecha al mximo la potencia grfica de
Windows, ofreciendo mtodos usuales de acceso a los datos y
proporcionando mtodos simples y directos de trabajar con la informacin.
Access facilita la administracin de datos, ya que sus posibilidades de
consulta y conexin le ayudan a encontrar rpidamente la informacin
deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y
efectivos, as como grficos y combinaciones de informes en un solo
documento. Access permite lograr un considerable aumento en la
productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten
automatizar fcilmente muchas tareas sin necesidad de programar.
BASE DE DATOS:
Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un tema o
propsito particular.diseada para obtener acceso a informacin exacta y
actualizada.
TABLAS
Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema especfico. Los datos de la
tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros).
En una tabla, un campo es una categora o tipo de informacin. Pueden ser
nombres de empresas, fechas de contratacin de empleados, precios de productos,
etc.
Un registro es un conjunto de informacin acerca de una persona, cosa o evento y
por lo general incluye informacin de varios campos.
CONSULTAS
Una consulta es una pregunta que Ud. plantea acerca de la informacin contenida
en su base de datos, como por ejemplo remitente de los oficios.
Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la
consulta rene la informacin solicitada.
El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de
respuestas dinmica.
Una hoja de respuestas dinmica es un tipo actualizable de conjunto de registros,
que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.
FORMULARIOS
Un formulario es, por lo general, un buen diseo para introducir, cambiar y ver los
registros de su base de datos.
Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los
presenta de acuerdo con su diseo ya sea en la pantalla o en formato impreso.
En un formulario se muestran determinados registros, con un diseo personalizado.
INFORMES
Un informe se utiliza para representar los datos en una pgina impresa y para
mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros.
Los informes se pueden presentar con un diseo personalizado.

II. CREACIN Y DISEO DE UNA BASE DE DATOS CON ACCESS
1. Para abrir el programa, pinche en Inicio, abra en Programas Microsoft Office y
haga doble clic en Microsoft Acces. A continuacin se abrir la siguiente pantalla.

2. Abra Archivo y seleccione Nuevo y se abrir el siguiente cuadro a la derecha.
Seleccione Base de datos en blanco

3. del lado derecho de la pantalla aparecer un recuadro llamado nombre del
archivo, haga click y coloque el de su preferencia.

4. se crear una tabla de dato, a la cual se le irn agregando columnas tantas como
se requieran. En la parte superior de la tabla se le podr colocar el nombre de
preferencia. El mismo deber ser similar a la informacin que contendr dicha
columna.



4. se crear una tabla de dato, a la cual se le irn agregando columnas tantas como
se requieran. En la parte superior de la tabla se le podr colocar el nombre de
preferencia. El mismo deber ser similar a la informacin que contendr dicha
columna.







5. Posicione el cursor en la segunda lnea y comience el llenado de datos. Una vez
finalizado obtendr algo similar al ejemplo presentado.







6. Para insertar objetos se deben seguir los siguientes pasos:
6.1 En la barra de herramientas ir hasta la pestaa llamada hoja de datos


6.2 Luego en la misma pestaa darle click VER, luego vista de diseo, aparecer un
recuadro con el ttulo de guardar como coloque el nombre de su preferencia a la
tabla










7. Automaticamente aparecer una ventana

En la primera casilla aparecer el nombre del campo y en la segunda el tipo de
datos seleccione el nombre de la casilla con la que quiere trabajar y coloque el tipo
de datos (el tipo objeto ole, servir para insertar documentos PDF) una vez que
seleccione el tipo de objeto, volver a la barra de herramientas en la pestaa de ver
y darle click a vista hoja de datos y volver a la tabla de datos original. Le pedir
primero guardar los cambios.
8. Posicione el cursos en la columna que escogi anteriormente, con el botn
derecho del mouse selecciones insertar objeto. Seleccione la primera opcin (Adobe
Acrobat document)









Una vez seleccionado, localice en su PC el archivo PDF a insertar, se insertara
automticamente, y lo podr corroborar una vez que cree el formulario.

II CREACIN DE FORMULARIO
En la pestaa llamada crear, seleccione formulario


Posteriormente aparecer el formulario llenado con los datos que se colocaron en
la base de datos.

III. BUSQUEDA DE DATOS ALMACENADOS
En la parte inferior de la pantalla se encuentra una casilla llamada buscar introduzca
la palabra o nmero a buscar.