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CAPITULO II

MARCO TEORICO CONCEPTUAL DE MODELO, CONTROL INTERNO, GESTION ADMINISTRATIVA.

A. MODELO

1. GENERALIDADES

La constitución de los modelos, no es una idea nueva, se utiliza todos los días con frecuencia en forma inconsciente, en situaciones de problemas básicos, en el uso de la información y el manejo de incertidumbres. Es un elemento clave para la dirección efectiva en una organización, de igual forma, los ejecutivos que se enfrentan a la situación, es difícil en las que deben tomar decisiones para resolver problemas presentes pero con repercusiones en el futuro; deben elegir entre diversas estrategias y cursos de acción, esto supone la elaboración y uso de un modelo.

Los modelos representan una colección de herramientas para describir datos relacionados entre las variables, se caracterizan porque proporcionan capacidad de estructuración flexible y permiten especificar restricciones en los datos explícitamente.

Un modelo muestra la relación causa y efecto entre objetivos y restricciones de tal manera que permita resolver problemas que no se pueden efectuar en el sitio debido a su magnitud, complejidad, estructura, tamaño, peso, volumen, situación geográfica o características importantes del ambiente y condiciones.

La construcción de modelos es la forma diseñada de como se distribuyen las personas y las tareas de una organización, es decir la forma de funcionamiento que se quiere que adopte la misma, que le permite a los administradores analizar y estudiar los problemas, así como también examinar las diferentes alternativas. Un

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modelo puede ser tan sencillo como una simple explicación con palabras de lo fundamental de una realidad.

2. DEFINICIÓN

Modelo: es la abstracción de los sucesos que rodean un proceso, una actividad o un problema. Aíslan una entidad de su entorno de tal manera que pueda examinarse sin el ruido o perturbaciones de otras influencias del medio circulante 1 .

Es una representación ideal y concreta de un objeto, de un fenómeno con fines de estudio y experimentación. Es un concepto de valores, creencias y normas de conducta que condicionan la actuación y el modo de pensar de todos 2

.

Es una teoría que comprenden varios elementos que están relacionados entre sí, para dar forma o estructurar un plan, técnica o norma que se da para el logro de un objetivo.

3. IMPORTANCIA

Los modelos son importantes porque sirven para pensar, comunicar, predecir y controlar es decir como herramienta de dirección; debido a que son un todo que comprenden varios elementos estructurales que dan una idea o seguimiento en un campo de acción.

La importancia de los modelos esta fundamentada en dos ventajas que guardan estrecha relación entre sí:

- El ahorro en la presentación

y

en

la búsqueda. Así es

mas barato representar

visualmente el plano de una fábrica o de un sistema de información administrativa

que construir uno y también hacer modificaciones de ese sistema mediante rediseño.

  • 1 Harold Koontz y Weihrich. Administración una perspectiva global pág.348

  • 2 Stephen Robbins, Administración de empresas. Pág. 208

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- Los modelos permiten analizar y experimentar situaciones tan complejas en una forma que resultaría imposible si reprodujera el sistema y su ambiente real.

4. CARACTERÍSTICAS

Las características de un modelo son:

Estudian un problema del mundo real.

Aplicación de conocimientos matemáticos y científicos que se poseen para llegar a conclusiones finales. Compara los datos obtenidos como predicciones con datos reales. Son completamente exactos con problemas de la vida real de hecho se trata de una idealización. El modelo debe ser bastante aproximado al sistema real e incorporar la mayoría de sus aspectos importantes. El modelo no debe ser tan complejo es decir que sea imposible entenderlo y manipularlo.

5. TIPOS

Los tres tipos de modelos que se conocen son:

  • a) Modelos Físicos: Son los que permiten mostrar la estructura de un cuerpo o una

cosa, tanto de carácter externo como interno.

  • b) Modelos Simbólicos: Generalmente son más específicos que los verbales ya que

representan un puente útil en el proceso de simbolizar un modelo verbal.

  • c) Modelos de Comunicación: son los que transmiten información ya sea de forma

lineal o circular que va dirigida a un receptor.

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B. CONTROL INTERNO

1. GENERALIDADES

El control interno comprende el plan de organización, el conjunto de métodos y procedimientos que asegure que los activos están debidamente protegidos, que proporciona a la administración la seguridad de que los informes contables en los que se basa sus decisiones son dignos de confianza.

Las decisiones que toma la administración se convierte en políticas de la empresa, para ser efectiva esta política debe ser transmitida a toda la organización y ser respetada en forma consistente. Los controles internos ayudan a salvaguardar los cumplimientos de las políticas de la entidad.

La administración desarrolla además la responsabilidad directa de mantener registros contables y producir información financiera adecuada y digna de crédito (útil y confiable) el control interno proporciona la seguridad de que tal responsabilidad se esta cumpliendo.

El control interno no es un proceso secuencial, en donde alguno de los componentes solo afecta al siguiente, si no es un proceso multidireccional en el cual cada componente influye sobre los demás y todos conforman un sistema integral que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes del entorno de la empresa.

En ese sentido, toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que tienen que ser orientados a la aplicación de control interno:

  • a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de planes operativos que sean necesarios.

  • b) Definición de políticas como guía de acción y procedimiento para la ejecución de los procesos.

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  • c) Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.

  • d) Delimitación precisa de la auditoria y los niveles de responsabilidad.

  • e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.

  • f) Dirección y administración del personal conforme a un sistema de meritos y sanciones.

  • g) Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control interno.

  • h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control cuidadoso a la gestión de las entidades.

  • i) Establecimiento de sistemas modelos de información que faciliten la gestión y el control.

  • j) Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.

  • k) Establecimiento de programa de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad.

3. DEFINICIONES

- Control Interno es el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización, con el fin de asegurar que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos 3

.

3 Gustavo Cepeda, Auditoria y Control Interno, McGraw Hill, 1997

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  • - El control interno comprende el plan de la organización, el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar

la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados 4

.

  • - Es el plan de organización, coordinación de normas y procedimientos orientados a

permitir a la dirección el ejercicio efectivo de la gestión, con el propósito de alcanzar sus objetivos organizaciones, tales como efectividad y eficiencias de las operaciones,

confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

  • - Es la coordinación entre el sistema de contabilidad, los deberes de los empleados y su propósito es conseguir la razonabilidad de la información administrativa, contable

y financiera.

  • - Son todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración de una

entidad para ayudar a lograr el objeto de la administración de asegurar tanto como sea factible, la conducción ordenada y efic iente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de administración, salvaguardar los activos, prevención y detección de fraude, precisión e integralidad de los registros contables y la oportuna preparación de información financiera confiable.

  • - Es un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones de los empleados y

procedimientos establecidos de tal manera que la administración de un negocio pueda depender de estos elementos para obt ener una información segura, proteger adecuadamente los bienes de la empresa, así como promover la eficiencia de las operaciones y la adhesión a la política prescrita 5

.

4 Rodrigo Estupiña Gaitan-Orlando Estupiña Gaitan, Análisis Financiero y de Gestión, Pág. 9

  • 3. OBJETIVOS 6

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Los objetivos de control interno son diseñados para ayudar a organizar, controlar y mejorar las operaciones en las distintas etapas de su proceso, se clasifican en:

  • a) Objetivos de Autorización: las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones generales o específicas de la administración.

  • b) Objetivos de Procedimientos y Clasificación de Transacciones: las operaciones se registran para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad o cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener datos relativos a la custodia de los activos.

  • c) Objetivos de Salvaguarda Física: el acceso a los activos solo se permite de acuerdo con autorización de la administración.

  • d) Objetivos de Verificación y Evaluación: los datos registrados relativos a la custodia de los activos son comparados con los activos existentes durante intervalos razonables y se toman las medidas apropiadas con respecto a cualquier diferencia. Así mismo deben existir controles relativos a la verificación periódica de los saldos que se informan en los estados financieros.

  • 4. CARACTERISTICAS 7 a)

Establece una estructura estándar de Control Interno que soporte los procesos de implementación, unifique los criterios de control y garantice un control corporativo a la gestión de las entidades que les permita el cumplimiento de sus objetivos.

  • 6 Martínez, Fabian, La Auditoria Administrativa y el contador público, pág.45

  • 7 Favián Martinez, La Auditoria Administrativa y el Contador Publico, pág.45

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b)

Motiva

la

construcción de un entorno ético

alrededor de la función

administrativa de la entidad.

  • c) Mantiene una orientación permanente a controlar los riesgos que pueden impedir el logro de los propósitos de la sociedad

  • d) Se basa en una gestión de operaciones por procesos.

  • e) Establece la comunicación como un proceso de control a la transparencia y la divulgación de información a los diferentes grupos de interés.

  • f) Le otorga un valor preponderante a la evaluación ya sea esta de orden administrativa, realizada por las oficinas de control Interno o efectuado por los órganos de control fiscal.

  • g) Confiere gran impacto a los planes de mejoramiento, como herramienta que garantiza la proyección de la entidad hacia la excelencia administrativa.

5. ELEMENTOS 8

Son elementos constituidos de control interno, los siguientes:

  • - Organización adecuada.

  • - Delimitación de autoridad y niveles de responsabilidad.

  • - Definición de políticas.

  • - Definición de procedimientos para la ejecución de procesos.

  • - Formulación de planes.

-.Establecimientos de objetivos y metas.

  • - Normas adecuadas que guíen la protección y utilización racional de recursos.

  • - Dirección y administración de personal conforme a un sistema de méritos y sanciones.

  • - Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control interno.

8 http://www.aerocivil.gov.co/Scontrol/SCI-ementos/elementos%20para%20un%20s%20de%20c%20i.ppt consulta 26 octubre año 2007

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  • - Implementación de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control.

  • - Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.

  • - Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

6. PRINCIPIOS 9

  • a) Igualdad: Consiste en que el sistema de control interno debe velar porque las actividades de la organización estén orientadas efectivamente hacia el interés general sin otorgar privilegios a grupos especiales.

  • b) Moralidad: Todas las operaciones se deben realizar no solo acatando las normas aplicables a la organización si no los principios éticos y morales que rigen a la sociedad.

c) Eficiencia:

Vela

porque

exista

igualdad

de

condiciones

de

calidad

y

oportunidad, la provisión de bienes y /o servicios se haga al mínimo costo

con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.

  • d) Economía: Vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización.

  • e) Celeridad: Consiste en que uno de los principales aspectos sujetos a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna por parte de la organización a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.

  • f) Imparcialidad y publicidad: Consiste en obtener la mayor transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a la información.

9 Cepeda Alonso, Gustavo, Auditoria y Control Interno, editorial McGraw Hill, año 1997, pág.13

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g) Valoración de costos ambientales: Consiste en la reducción al mínimo del impacto ambiental negativo, debe ser un factor importante en la toma de decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales su operación pueda tenerla.

7. FUNDAMENTOS 10

Constituyen las condiciones imprescindibles y básicas que garantizan la efectividad del Control Interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones, competencias asignadas y a las características que le son propias, siendo los fundamentos esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno los siguientes:

  • a) La Autorregulación: Es la capacidad institucional de la entidad para reglamentar,

los asuntos propios de su función y definir aquellas normas, políticas y procedimientos que permitan la coordinación efectiva y transparente de sus acciones. Mediante la autorregulación la entidad adopta los principios, normas y procedimientos necesarios para la operación del Sistema de Control Interno. Favorece el Autocontrol al normalizar los patrones de comportamiento requeridos para el cumplimiento de los objetivos, hace efectivo y transparente el ejercicio de su función constitucional y los diferentes grupos de interés.

  • b) El Autocontrol: Es la capacidad de cada individuo independientemente de su nivel

jerárquico dentro de la entidad para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad garanticen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz.

10 http://controlinterno.udea.edu.co/ciup/nuevo_sci.htm#FUNDAMENTOS_DEL_CONTROL_INTERNO_

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El Control Interno se fundamenta en el autocontrol al considerarlo como inherente e intrínseco a todas las acciones, decisiones, tareas y actuaciones a realizar por el individuo, procurando el logro de los propósitos de la entidad.

c) La Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido delegada por la Constitución y la Ley.

El Control Interno se fundamenta en la autogestión al promover en la entidad la autonomía organizacional necesaria para establecer sus debilidades de control, definir las acciones de mejoramiento y hacerlas efectivas, a la vez que asume con responsabilidad pública las recomendaciones generadas por los órganos de control y les da cumplimiento con la oportunidad requerida.

8. CLASIFICACION 11 El control interno se puede clasificar en:

  • a) Control Interno Financiero o Contable:

El control interno financiero comprende el plan de organización, los procedimientos y registros concernientes a la custodia de recursos financieros, la verificación de la exactitud, confiabilidad y oportunidad de los registros e informes financieros y con sujeción a las demás disposiciones legales. En tal sentido, se entiende que el control interno financiero, debe ser proyectado para dar una seguridad razonable a fin de que:

Las operaciones y transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica. Dichas transacciones se registren convenientemente para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad y normas internacionales de información financiera, que se

11 http://www.gerencie.com/clasificacion-del-control-interno.html consulta 01 Noviembre 2007

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relacionen con los subsistemas de presupuestos, contabilidad, tesorería y crédito publico, según sean las circunstancias. Los recursos económicos estén debidamente salvaguardados, de tal manera

que su acceso o disposición sea para fines de la entidad. El acceso a los bienes y/o disposiciones, solo es permitido previa autorización

de la administración. La gestión financiera cuenta con la documentación de soporte necesaria.

Los registros, la información gerencial y los estados financieros presentados,

sean productos de periódicas conciliaciones. El área financiera cuente con equipo tecnológico y ubicación adecuada.

b) Control Interno Administrativo Este constituido por el plan de organización, los procedimientos y registros que conciernen al proceso de decisión, que conducen a la autorización de las transacciones por parte de los niveles jerárquicos superiores, de tal manera que fomenten la eficiencia en las operaciones, la observancia de políticas y normas prescritas y el logro de las metas y objetivos programados.

El control interno administrativo es fundamental para el examen y evaluación de los procesos de decisión en cuanto al grado de efectividad, eficiencia y economía. Un control interno adecuado existe cuando la administración puede confiar en una auto- verificación de las operaciones y actividades sin tener que efectuar inspecciones o controles externos a las operaciones normales.

El control interno administrativo puede abarcar el análisis estadístico, estudios de tiempo y movimientos, informes de rendimiento, programa de capacitación y controles de calidad.

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C. GESTION ADMINISTRATIVA

  • 1. DEFINICION

Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupo los individuos cumplen eficientemente objetivos específicos 12 .

  • 2. ANTECEDENTES

El surgimiento de la administración como institución esencial distinta y rectora es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay una institución básica nueva o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido como la administración desde principios de siglo. La administración es el órgano social encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico que refleja el espíritu esencial de la era moderna.

Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de organizaciones y logrado todo tipo de hazañas desde hace miles de año. Sin embargo, la teoría de la administración se suele considerar un fenómeno relativamente reciente que surge con la industrialización de Europa y Estados Unidos en el siglo XXI.

Una organización es una unidad social o agrupación de personas constituidas

esencialmente para alcanzar

objetivos

específicos

lo

que

significa

que

las

organizaciones se proponen y construyen con planeación y se elabora para

conseguir determinados objetivos.

La administración posee características como universalidad, especificidad unidad temporal, valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad, entre otras que serán ampliadas en este contenido; Además poseen elementos como: la eficiencia, eficacia, productividad, coordinación de recursos, objetivos y grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas.

12 http://www.monografias.com/trabajos25/gestion-administrativa/gestion-administrativa.shtml consulta 20 octubre 2007

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La practica de la gestión de la administración ha existido desde los tiempos mas remotos, los relatos Judíos–Cristianos de Noe, Abraham y sus descendientes, indican el manejo de gran numero de personas y recursos para alcanzar una variedad de objetivos, desde la construcción de arcas hasta gobernar ciudades y ganar guerras, muchos textos administrativos citan a Getro el suegro de Moisés como el primer consultor administrativo, él enseñó a Moisés los conceptos de delegación, la administración por excepción y el alcance del control.

Las antiguas civilizaciones de Mesopotamia, Grecia, Roma mostraron los resultados maravillosos de una buena práctica administrativa en la producción de asuntos políticos, el advenimiento de Frederick Taylor y la escuela de administración científica, iniciaron el estudio general de administración como disciplina que es relativamente nueva, la historia del pensamiento administrativo es muy antigua ya que ésta nace con el hombre pues en todos los tiempos ha habido la necesidad de coordinar actividades.

  • 2.1 ADMINISTRACIÓN EN LA EDAD ANTIGUA

En la administración antigua se encuentran muchos de los fundamentos administrativos de la antigüedad y que pueden observarse en el nuevo testamento, así como en la forma de conducir los asuntos en la Antigua Grecia, Egipto, Roma y China, en donde se encuentran vestigios del proceso administrativo. En Egipto existía un sistema administrativo amplio con una economía planificada y un gobierno central de gran poder, basado en la fuerza y la compulsión, aquí se creó el primer sistema de servicio civil.

  • 2.2 ADMINISTRACIÓN EN LA EDAD MEDIA:

En la edad media hay signos evidentes de administración y dirección; los dominios

reales a las provincias eclesiásticas y la jurisprudencia feudales tuvieron que ser manejadas de alguna manera.

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Durante los últimos años del Imperio Romano el centralismo administrativo se fue debilitando considerablemente y la autoridad real pasó al terrateniente, alrededor del cual se agrupaban muchas personas abriendo las puertas al surgimiento de la Edad Media, hubo una descentralización del gobierno, con lo que se diferenció de las formas administrativas que habían existido anteriormente. Hubo una notable evolución de las ideas administrativas y se consideraron instituciones como la Iglesia Católica. En ésta época la Administración recibe un gran impulso cuando surgen en Italia los fundamentos de la contabilidad moderna y las transacciones comerciales.

  • 2.3 ADMINISTRACIÓN EN LA EDAD MODERNA

Al inicio de esta época surge en Rusia y Austria un movimiento administrativo

conocido como Comeralistas, que alcanzó su mayor esplendor en 1560 ya que trataron de mejorar los sistemas administrativos usados en esta época, para algunos tratadistas los Comeralistas fueron los pioneros en el estudio científico de la administración pública.

  • 2.4 ADMINISTRACIÓN EN LA EDAD CONTEMPORÁNEA

En éste período surge las bases para el desarrollo de las ciencias administrativas, ya

que con las necesidades de la época surgen teorías, principios, procedimientos y funciones que aunque ya han sido superadas o modificadas de manera sustancial cumplieron a su tiempo, cada una un papel preponderante en cuanto al desarrollo del pensamiento administrativo.

La administración absorbe los aportes que en esa área del saber humano se producen durante el siglo XX hasta aproximadamente la década de 1920 después de la Primera Guerra Mundial. Cuando la ciencia del hombre como la psicología y la sociología, entre otros, comenzaron a tener aceptación y a proveer instrumentos de aplicación.

3. PRECURSORES

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Para que la administración sea lo que es hoy día, hubo personajes destacados que con sus aportes colaboraron para su desarrollo, entre ellos se encuentran:

  • - Confucio:

Filósofo, proporcionó una serie de reglas para la Administración pública recomendando: que las personas que ocupan pos iciones públicas deben conocer bien el país para así estar en condiciones de resolver sus problemas; excluir de la selección del personal el favoritismo y el partidarismo; que los funcionarios

seleccionados deberían ser personas honradas desinteresadas y capaces.

  • - Adam Smith:

Enunció el principio de la división del trabajo considerándolo necesario para la

especialización y para el aumento de la producción.

  • - Henry Metacalfe:

Se distinguió por implantar nuevas técnicas de control administrativo e ideó una nueva manera de control considerada como muy eficiente.

  • - Woodrow Wilson:

Hizo una separación entre política y Administración y le dio el calificativo de ciencia a

la administración propugnando su enseñanza a nivel universitario.

  • - Frederick W. Taylor:

Se le considera Padre de la Administración Científica; trabajó entre los años 1880 y

1915 en una serie de empresas, realizando varios experimentos y aplicando sus propias ideas en busca del mejoramiento de la administración descubriendo que existen fallos o deficiencias que eran imputables del factor humano, además promovió que las fuentes de empleo aumentarán la paga a los trabajadores más productivos.

4. IMPORTANCIA

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La supervisión de las empresas está en función de una administración efectiva; en gran medida la determinación y la satisfacción de muchos objetivos económicos, sociales y políticos descansan en la competencia del administrador y de la gestión de sus directores. En la esfera del esfuerzo colectivo donde la administración adquiere su consideración más precisa y fundamental ya sea social, religiosa, política o económica, toda organización depende de la administración para llevar a cabo sus fines.

5.

FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS

ORGANIZACIONALES

DE

LOS

DIFERENTES

NIVELES

Todos los administradores hacen una función de gestión administrativa, no obstante el tiempo que le dedican a cada función puede diferir. En la Figura 1.1 se muestra una aproximación de tiempo relativo.

4. IMPORTANCIA 55 La supervisión de las empresas está en f unción de una administración efectiva;

Fuente: Administración, una perspectiva global, Harold Koontz-Heinz Weihrich, pág.8.

Los administradores de alto nivel

dedican

más

tiempo

a

la

planeacion y la

organización que los

administradores de nivel inferior.

La

dirección

a

su

vez,

consume gran parte del tiempo de los supervisores de primea línea. La diferencia en

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cuanto al tiempo destinado al control varía solo ligeramente entre los administradores de los diversos niveles.

6. HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y JERARQUIA ORGANIZACIONAL

Robert L. Katz identificó tres tipos de habilidades para los administradores y se puede agregar una más que es la capacidad para diseñar soluciones. La importancia relativa de estas habilidades puede diferir de acuerdo con el nivel de la jerarquía organizacional de que se trate. Figura 1.2

56 cuanto al tiempo destinado al co ntrol varía solo ligeramente entre los administradores de los

Fuente: Administración, una perspectiva global, Harold Koontz-Heinz Weihrich, pág.9

Las cuatro habilidades elementales para una buena gestión administrativa son:

  • 1. Las habilidades técnicas: son las de mayor importancia para el nivel de supervisión. Estas decrecen en el nivel administrativo intermedio

  • 2. Las habilidades humanas: también son útiles en las frecuentes interacciones con los subordinados, en el nivel intermedio son esenciales.

  • 3. Las habilidades de conceptuación no suelen ser decisivas para los supervisores de nivel inferior, en el nivel administrativo superior son especialmente valiosas.

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En las grandes organizaciones, se supone que los directores generales pueden utilizar las habilidades técnicas de sus subordinados; mientras que en las empresas pequeñas, es posible que la experiencia técnica sea de gran importancia para éste nivel.

7. PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo es un conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad 13 .

El proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar; sin embargo, parece mas exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

7.1 FASES 14

El proceso administrativo es cíclico, dinámico e interactivo ya que sus funciones se encuentran interrelacionadas entre sí. Las fases del proceso administrativo son dos:

a) Estructural o Mecánica: en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos hasta llegar a integrarla en su plenitud.

  • 13 http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso, consulta 17 octubre 2007

  • 14 http://www.monografias.com/trabajos14/fases-proceso/fases-proceso.shtml, consulta: 17 Octubre 2007

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b) Operativa o Dinámica: en la que se ejecutan de manera eficiente todas las actividades necesarias para lograr lo establecido.

7.2 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 15

Dentro de la línea propuesta por Henry Fayol, los autores clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría, con sus cuatro funciones: planificar, organizar, dirigir y controlar.

a) LA PLANIFICACIÓN

Es el proceso de establecer metas y elegir los medios para alcanzar dichas metas; es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento, estando directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio.

La planificación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN

La planificación es importante porque:

  • - Permite que la empresa este orientada al futuro

  • - Facilita la coordinación de las decisiones.

  • - Resalta los objetivos organizacionales.

  • - Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente.

  • - Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.

  • - Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.

  • - La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la organización, dirección y control, y es su fundamento.

15 http://www.monografias.com/cgi-bin/search.cgi?query=riesgo&?intersearch

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  • - Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o el empirismo.

  • - Facilita el control permitiendo medir la eficiencia de la empresa.

PROPÓSITOS DE LA PLANIFICACIÓN

Los propósitos de la planificación de forma general son:

  • - Disminuir el riesgo del fracaso.

  • - Evitar los errores y asegurar el éxito en el futuro.

  • - Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN 16 Al existir una planificación clara para los gerentes y/o las personas encargadas de administrar una empresa, las ventajas que se obtienen y que se reflejan en los resultados son:

  • - Reducir el impacto del cambio

  • - Minimiza el desperdicio y la redundancia

  • - Fija los estándares para facilitar el control

  • - Establece un esfuerzo coordinado

  • - Dar dirección tanto a los administradores como a los que no lo son

  • - Reducir la incertidumbre

  • - Aclara las consecuencias de las acciones que podrían tomar los administradores en respuesta al cambio

DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN

Algunas desventajas de la planificación:

  • - Un programa de planificación demasiado largo, demandara más tiempo de los administradores

  • - Los administradores deben de tener un equilibrio entre el tiempo de implementación y el tiempo que pasan en sus demás funciones.

16 http://html.rincondelvago.com/proceso-administrativo_4.html consulta 17 octubre 2007

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PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN

 
  • - Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas,

sino con la mayor precisión posible porque van a regir acciones concretas.

 
  • - Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en

este y de las circunstancias que hayan variado después de la revisión.

 
  • - Unidad de dirección: Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda

decirse que existe uno sólo para cada función y todos los que se aplican en la

empresa deben de estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.

  • - Consistencia: Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los

planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.

  • - Rentabilidad:

Todo

plan

deberá

lograr

una

relación

favorable

de

los

beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.

  • - Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las

personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna

manera con su funcionamiento.

 

PASOS DE LA PLANIFICACIÓN

 

Los

administradores

siguen

los

siguientes

pasos

en

cualquier

tipo

de

planificación:

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  • 1. Detección de las oportunidades aunque precede la planeación real y, por lo tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeación, la detección de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organización, es el verdadero punto de partida de la planeación.

  • 2. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeación consiste en establecer objetivos para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse a corto y largo plazo. Los objetivos especifican los resultados esperados y señalan los puntos finales de lo que se debe hacer, a que habrá de darse prioridad y que se debe lograr con los elementos de la planificación que son políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

  • 3. Desarrollo de premisas. El tercer paso lógico de la planeación es establecer, difundir, obtener consenso para utilizar premisas críticas de la planeación tales como pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existentes en la compañía.

  • 4. Determinación de curso alternativo de acción. Consiste en buscar cursos alternativos de acción, en particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existen alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor.

  • 5. Evaluación de cursos alternativos de acción. Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y débiles el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas.

  • 6. Selección de un curso de acción. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un análisis y evaluación de cursos alternativos revelará que dos o más de ellos son aconsejables y quizás el administrador decida seguir varios cursos en lugar del mejor.

  • 7. Formulación de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisión, la planeación esta completa por lo cual se aconseja un séptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico.

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8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto. Se debe presentar una expresión numérica convertida en presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se pueda medir el avance de la planeación.

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN:

  • - Los propósitos: son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semi-permanente un grupo social.

  • - La investigación: consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.

  • - Los objetivos: representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

  • - Las estrategias: son cursos de acciones generales o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

  • - Políticas: son guías para orientar la acción; son criterios; lineamientos generales a observar en la toma de decisiones sobre problemas que se repiten dentro de una organización.

  • - Programas: Son esquemas en donde se establece la secuencia de actividades que habrán de realizarse par a lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

63

  • - Presupuestos: son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la realización de dicho plan.

  • - Procedimientos:

establecen

el

orden

cronológico

y

la

secuencia

de

actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

MÉTODOS DE LA PLANIFICACIÓN

Algunos métodos que ayudan a la planificación son:

- El Gráfico de Gantt: Es llamado también cronograma de actividades o Calendarización, se trata de un gráfico de barras, dónde la longitud de cada barra representa la duración en días, semanas, meses o años de una actividad. La utilidad de éste gráfico radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de actividades basándose en la duración de cada una de las mismas. 17

- Diagrama de análisis de proceso: Es la representación gráfica de la trayectoria en la elaboración de un producto o actividades y en el cual se señalan todas las acciones que se llevarán a cabo, mediante el uso de los símbolos correspondientes. Se hace uso de simbología para mostrar acciones como transporte, operación, inspección, demora y almacenamiento o archivo.

- Diagrama de flujo: Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama de análisis de proceso, salvo que éste se refiere a acciones de carácter administrativo y utiliza símbolos tales como: inicio o finalización del flujo, actividad, documento, decisión o alternativa, archivo y conector de página.

17 http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-15.htm, consulta 18 Octubre 2007

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- Los pronósticos: Son conjeturas sobre una situación futura, considerando que se presentan ciertos datos conocidos; es una opinión sobre lo que puede suceder y tomando como base datos pasados.

b) LA ORGANIZACIÓN

Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social 18 .

La Organización puede ser:

  • - Organización formal: Es la estructura de una empresa organizada formalmente.

La organización formal debe ser flexible, deberá darse cabida a la discreción para

aprovechar los talentos creativos y para el reconocimiento de las capacidades individuales en la organización.

  • - Organización Informal: La organización informal es cualquier actividad personal

sin un propósito consciente de conjunto, aún cuando contribuya a resultados comunes.

IMPORTANCIA Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

  • - Es de carácter continuo, jamás se puede decir que ha terminado dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

  • - Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

18 http://www.monografias.com/trabajos12/proce/proce.shtml#opr consulta 17 octubre 2007

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  • - Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

  • - Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

-

Reduce

o

elimina

responsabilidades.

la

duplicidad

de

esfuerzos,

al

delimitar

funciones

y

PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN

  • - Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más

eficientemente posible y con un mínimo esfuerzo.

  • - Eliminar la duplicidad de trabajo.

  • - Establecer canales de comunicación.

  • - Representar la estructura oficial de la empresa.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Estos principios son verdades de aplicación general, aunque su aplicabilidad no es

tan rigurosa como para darles el carácter exacto de leyes de ciencia pura, son esenciales para la organización eficaz:

  • - Unidad de mando: Un subordinado sólo deberá recibir ordenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan evasiones de responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.

  • - Especialización: Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su

naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la ejecución de las mismas.

66

-

Paridad

de

autoridad

y

responsabilidad:

La

autoridad

se

delega

y

la

responsabilidad se comparte, por ello se debe mantener un equilibrio entre la

autoridad y la responsabilidad.

  • - Equilibrio de Dirección – Control: Consiste en diseñar una estructura de tal

forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los

resultados de la misma.

  • - Definición de puestos: Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación con los objetivos de los mismos.

  • - División del trabajo: Se refiere a descomponer una tarea compleja de tal

manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades en lugar de tareas en general. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por lo que conlleva a la especialización.

  • - Departamentalización: Se refiere agrupar en departamentos aquellas

actividades de trabajo que son similares o tienen una relación lógica, para ello se

elabora un organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la organización.

-

Jerarquía:

Los

gerentes

se

preocupan

por

la

cantidad

de

personas

y

departamentos que podrían manejar con eficacia; es decir, debe existir un plan

que especifique quien depende de quien.

  • - Coordinación: Consiste en integrar las actividades de departamentos a efecto de perseguir las metas de organización con eficiencia.

67

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Es importante una estructura organizativa bien definida porque asigna autoridad y

responsabilidades de desempeño en forma sistemática de la organización formal.

La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las compañías necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría. Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas principales de la organización por lo tanto se encuentran en la cadena de mando. Los gerentes o unidades de asesoría contribuyen indirectamente pero de manera importante a los objetivos de la empresa. La línea de asesoria o staff contribuye primordialmente a proporcionar asesoramiento y pericia especializada.

EL ORGANIGRAMA 19

Una de las herramientas más importantes al definir una estructura organizativa es el

organigrama, en su forma simple es la representación gráfica de sus áreas o

unidades administrativas y muestra las relaciones que guardan entre sí cada una. La utilidad de los organigramas son:

  • - Brindan una imagen formal de la organización.

  • - Son una fuente de consulta oficial.

  • - Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus relaciones de jerarquía.

  • - Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis organizacional.

  • - Establecen la comprensión de los problemas de comunicación.

  • - Orientan a los nuevos trabajadores respecto a los niveles de mando.

  • - Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros.

19 http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-18.htm consulta 17 octubre 2007

c) LA DIRECCIÓN 20

68

La Dirección es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo. Esta función implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.

IMPORTANCIA La dirección es trascendental porque:

  • - Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

  • - A través de ella se logran formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.

-

La

dirección

eficiente

es

determinante

en

consecuentemente, en la productividad.

la

moral

de

los

empleados

y

  • - Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control.

  • - A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

PRINCIPIOS

  • - Coordinación de intereses: El logro del fin común se hará más fácil, cuanto mejor se logre coordinar los intereses de la empresa con los individuales.

  • - Impersonalidad del mando: La autoridad en una empresa debe ejercerse más como

producto de una necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo

de la voluntad del que manda.

20 http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministrativo/default3.asp consulta 17 octubre 2007

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  • - Resolución de conflictos: Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se

resuelvan lo más pronto posible y con el menor disgusto a las partes.

  • - Aprovechamiento de conflictos: Debe procurarse aún aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de soluciones.

  • - Vía jerárquica: Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente establecidos y jamás omitirlos sin razón, ni en forma constante.

ETAPAS DE LA DIRECCION

Toma de decisiones: Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias

alternativas y es la responsabilidad más importante del administrador por lo que es necesario:

  • - Definir el problema. Es necesario definir perfectamente cual es el problema hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.

que

  • - Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes a fin de poder determinar las posibles alternativas de solución.

  • - Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor número posible de

alternativas de solución, estudiar sus ventajas y desventajas así como su factibilidad de implementación y los recursos necesarios para llevarlos a cabo.

  • - Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las alternativas se debe elegir la más

idónea para las necesidades del sistema y la que rinda máximos beneficios; además, seleccionar dos o tres más para contar con estrategias laterales para casos fortuitos.

  • - Aplicar la decisión. Es poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe

contar con un plan para el desarrollo de la misma. El plan comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implementación de la decisión.

70

  • - Integración: Comprende recursos materiales así como humanos siendo estos

últimos los más importantes para su ejecución. Debe estar el hombre adecuado en el

puesto adecuado, toda persona debe tener los recursos adecuados para realizar sus funciones, el proceso de inducción debe ser adecuado.

-

Motivación:

Es

la

labor más

importante de la

dirección,

a

la

vez

que

la

más

compleja. A través de ella se logra la ejecución del trabajo dirigido a la obtención de

los objetivos, de acuerdo con los estándares esperados. La complejidad de la motivación requiere de un enfoque de contingencias que tomen en cuenta los factores ambientales, entre los cuales debe incluirse el clima organizacional.

  • - Comunicación: La comunicación es el proceso a través del cual se transmite y

recibe información en un grupo social. La comunicación en una empresa comprende múltiples interaccionares que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información mas complicados. En una organización eficaz la comunicación fluye en varias direcciones, en forma ascendente, descendente y cruzada, la combinación de todas y cada una de estas formas de comunicación es lo ideal para la empresa, debido a que es necesario para un funcionamiento eficaz.

  • - Supervisión o Liderazgo: La supervisión consiste en vigilar y guiar a los

subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Este nivel aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función. El liderazgo o supervisión es de gran importancia para la empresa, ya que mediante el se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos para que logren los objetivos.

d) EL CONTROL

71

Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.

IMPORTANCIA 21

La importancia del control es vital porque:

  • - Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

  • - Se aplica a todo, las cosas, las personas y a los actos.

  • - Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

  • - Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y

consecuentemente en el logro empresa.

de la productividad de todos

los recursos

de

la

PROPÓSITO Y FUNCIÓN DEL CONTROL

El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito, detectando desviaciones para ofrecer una base de acciones a fin de corregirlas.

21 http://usuarios.lycos.es/astaroot/control.htm consulta 17 octubre 2007

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La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para revisar que los planes trazados se implanten en forma correcta. La función de control consta de cuatro pasos básicos:

  • - Señalar niveles medios de cumplimiento.

  • - Establecer niveles aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.

  • - Revisar el desempeño a intervalos regulares.

- Determinar si existe alguna variación de los niveles medios. Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

  • - Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de

control correspondiente. La misma autoridad delega y la responsabilidad se

comparte.

  • - De los objetivos: El control sirve para alcanzar los objetivos preestablecidos.

Además ningún control será valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se evalúa el logro de los mismos.

  • - De la oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir,

debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

  • - De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en

relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

73

  • - Costeabilidad: El establecimiento de un c ontrol debe justificar el costo que este

represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él.

  • - De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades

excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando

adecuadamente cuales funciones estrategias requieren de control.

-

De

la

función controlada: La función controlador por ningún motivo debe

comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

TIPOS DE CONTROL

El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de

desempeño e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue:

  • - Control preliminar.

Se ejerce previamente a

la acción para asegurar

que

se

preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades.

  • - Control coincidente. Vigilar las actividades corrientes para asegurar que se cumplan las políticas y los procedimientos, sobre la marcha.

  • - Control por retroalimentación. Acción a posteriori, concentrando la atención sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

ETAPAS DEL CONTROL

74

  • - Medición de resultados: Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante

la aplicación de unidades de medida, qu e deben ser definidos de acuerdo con los estándares. Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comprobar los resultados para así determinar las desviaciones, mismas que se deben reportar inmediatamente:

  • - Corrección: El tomar la acción correctiva es una función de carácter netamente

ejecutiva. Antes de iniciarla es de vital importancia reconocer si la desviación es un

síntoma o una causa.

  • - Retroalimentación: En esta etapa la información obtenida se ajusta al sistema

administrativo al paso del tiempo. De la calidad de la información, dependerá el

grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

VENTAJAS 22

Algunas de las ventajas que se tienen al llevar control son:

  • - Se ofrece un marco de trabajo conceptual.

  • - Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el entendimiento de lo que es la administración.

  • - Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.

  • - Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de

situaciones.

22 http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/diagfun.htm

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  • - Se reconoce la flexibilidad, el arte de la administración y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma práctica.

  • - Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El

patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a

determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.

  • - Los principios de la administración están derivados, refinados, aplicados y sirven como directrices necesarias para una útil investigación administrativa.

  • - Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada

una de las fases de su aplicación requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.