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SEACE - REGISTRO DE RDENES DE COMPRA U
RDENES DE SERVICIO




MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE RDENES DE
COMPRA U RDENES DE SERVICIO




Versin 1.3








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MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE RDENES DE COMPRA U RDENES DE
SERVICIO
MBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

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Mayo 2014
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SEACE - OSCE

CONTENIDO


CONTENIDO ................................................................................................................................. 2
Ilustraciones ................................................................................................................................ 2
1. CONSIDERACIONES GENERALES ...................................................................................... 4
1.1. Obligatoriedad ............................................................................................................. 4
1.2. Procedimientos ............................................................................................................ 4
1.3. Perfiles de usuario ....................................................................................................... 4
2. INGRESO AL SEACE.............................................................................................................. 5
3. ADMINISTRACIN DE UNIDADES INFORMANTES DE LA ENTIDAD ............................... 7
3.1. Registro de Unidad Informante. .................................................................................. 8
3.2. Bsqueda de Unidades Informantes. .......................................................................... 9
3.3. Edicin de Unidades Informantes. ............................................................................ 10
4. ADMINISTRACIN DE UNIDADES ORGNICAS DE LA ENTIDAD .................................. 11
4.1. Registro de Unidad Orgnica. ................................................................................... 11
4.2. Bsqueda de Unidades Orgnicas............................................................................ 12
4.3. Edicin de Unidades Orgnicas. ............................................................................... 12
5. REGISTRO INDIVIDUAL DE RDENES DE COMPRA U RDENES DE SERVICIO ........ 13
5.1. Registro de Datos de la Entidad ............................................................................. 15
5.2. Registro de Disponibilidad de Recursos ................................................................. 16
5.3. Registro de Datos de la Orden de Compra u Orden de Servicio ........................... 16
5.4. Registro de Datos de la Contratacin ..................................................................... 17
5.5. Registro de Datos del Contratista ........................................................................... 19
6. BSQUEDA DE RDENES DE COMPRA Y SERVICIO ..................................................... 21
7. REGISTRO DE CARGA MASIVA DE RDENES DE COMPRA Y SERVICIO ................... 23
8. BSQUEDA DE CARGAS MASIVAS DE RDENES DE COMPRA O SERVICIO ............ 24
ANEXO: TUTORIAL DE DESCARGA DEL INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO
EXCEL DE CARGA MASIVA DE RDENES DE COMPRA Y RDENES DE SERVICIO ...... 28

Ilustraciones

Fig.- 1 Portal del SEACE .................................................................................................................. 5
Fig.- 2 Men de Acceso al SEACE .................................................................................................. 6
Fig.- 3 Ingreso al SEACE ................................................................................................................. 6
Fig.- 4 Trminos y condiciones de uso deI SEACE ......................................................................... 7
Fig.- 5 Opciones pantalla inicial ....................................................................................................... 7
Fig.- 6 Seleccin de sub opcin Administrar Unidad Informante"................................................... 8
Fig.- 7 Botn Registrar unidad informante ....................................................................................... 9
Fig.- 8 Seleccin de botn Guardar unidad informante ................................................................... 9
Fig.- 9 Opciones de bsqueda de Unidades Informantes .............................................................. 10
Fig.- 10 Edicin de unidad informante ........................................................................................... 10
Fig.- 11 Seleccin de sub opcin Administrar Unidad Orgnica. ................................................ 11
Fig.- 12 Botn Registrar unidad orgnica ...................................................................................... 11
Fig.- 13 Seleccin de botn Guardar unidad orgnica .................................................................. 12
Fig.- 14 Opciones de bsqueda de Unidades Orgnicas .............................................................. 12
Fig.- 15 Edicin de unidad orgnica ............................................................................................... 13
Fig.- 16 Registro de rdenes de Compra u rdenes de Servicio ................................................. 13
Fig.- 17 Formulario de registro de orden de compra u orden de servicio ...................................... 14
Fig.- 18 Lista despegable de unidad organizacional que solicita la contratacin .......................... 15
Fig.- 19 Agregar Entidad en la seccin de Datos de la Entidad .................................................... 15
Fig.- 20 Agregar otra Entidad en la seccin de Datos de la Entidad ............................................. 15



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Fig.- 21 Eliminar Entidad de la seccin de Datos de la Entidad .................................................... 16
Fig.- 22 Lista desplegable de la unidad informante ....................................................................... 16
Fig.- 23 Disponibilidad de Recursos .............................................................................................. 16
Fig.- 24 Datos de la Orden de Compra u Orden de Servicio. ........................................................ 17
Fig.- 25 Datos de la Contratacin................................................................................................... 17
Fig.- 26 Datos del Contratista ......................................................................................................... 19
Fig.- 27 Formulario de Registro de Orden de Compra o Servicio .................................................. 20
Fig.- 28 Mensaje de aviso al GUARDAR ....................................................................................... 20
Fig.- 29 Mensaje de registro exitoso .............................................................................................. 21
Fig.- 30 Seleccin de Consola dentro de la sub opcin Registro Individual. ............................ 21
Fig.- 31 Bsqueda de rdenes de compra u rdenes de servicio ................................................. 21
Fig.- 32 Visualizacin de la informacin de una orden de compra u orden de servicio................. 22
Fig.- 33 Seleccin de Registro dentro de la sub opcin Carga Masiva. ...................................... 23
Fig.- 34 Importacin de archivo para registro masivo de rdenes de Compra u rdenes de
Servicio ........................................................................................................................................... 23
Fig.- 35 Importar archivo para registro masivo de contrataciones ................................................. 24
Fig.- 36 Seleccin de Consola dentro de la sub opcin Carga Masiva. ...................................... 24
Fig.- 37 Consola de Carga Masiva de Contrataciones .................................................................. 25
Fig.- 38 Resultado de una Bsqueda en la Consola de Carga Masiva de Contrataciones ........... 25
Fig.- 39 Visualizacin del detalle de las rdenes de compra o servicio cuya importacin se solicit
dentro del archivo de carga masiva ............................................................................................... 26
Fig.- 40 Visualizacin de la informacin de una orden de compra u orden de servicio cuya
importacin se solicit dentro del archivo de carga masiva ........................................................... 27
Fig.- 41 Portal del SEACE .............................................................................................................. 28



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1. CONSIDERACIONES GENERALES

Todas las Entidades comprendidas en la Ley de Contrataciones del Estado estn en la
obligacin de registrar la informacin relacionada con sus contrataciones en el Sistema
Electrnico de Contrataciones del Estado - SEACE.

Para registrar las referidas contrataciones indicadas previamente, se considera lo siguiente:

1.1. Obligatoriedad
De acuerdo a la modificacin de la Directiva N 007-2012-OSCE/CD Disposiciones
aplicables al registro de informacin en el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado
(SEACE), las Entidades estn obligadas a registrar y publicar TODAS las rdenes de
compra y rdenes EMITIDAS durante el mes, inclusive aquellas que fueron anuladas,
debiendo respetar el nmero correlativo establecido por cada entidad

1.2. Procedimientos
Durante el registro de la informacin de las referidas contrataciones, los usuarios autorizados
por las Entidades debern observar lo establecido en el artculo 68 de la Ley de
Contrataciones del Estado, as como los artculos 286 al 289 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones, la Directiva N 007-2012-OSCE/CD, el Manual de Usuario para el Registro
de rdenes de Compra u rdenes de Servicio y/o el Instructivo para el manejo del formato
excel de carga masiva de rdenes de compra y rdenes de servicio publicado en el Portal
del SEACE.

Con el objeto de dar a conocer los pasos a seguir para registrar una orden de compra o
servicio en el SEACE, se encuentra publicado en el Portal del SEACE en la seccin de
Documentos y Publicaciones, el documento Manual de Usuario para el Registro de
rdenes de Compra u rdenes de Servicio.



1.3. Perfiles de usuario
A travs de la Sub Direccin de Plataforma de la Direccin del SEACE, se otorgar el perfil
para el registro de estas contrataciones a los usuarios que fueron autorizados por las
Entidades; y, en el caso de aquellas que todava no lo hayan solicitado se asignar este
perfil a los funcionarios - usuarios activos que a la fecha cuentan con el perfil de Operador de
Procesos de Seleccin, quienes se encuentran habilitados para registrar la informacin de
estas contrataciones.

El OSCE otorgar perfiles tipo administrador y operador del registro de las referidas
contrataciones, a aquellos usuarios para los cuales las Entidades solicitaron que se les
Ubicar la opcin Documentos y
Publicaciones y seleccionarla.




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habilite dicho acceso. En el caso de aquellas Entidades que no han solicitado al OSCE este
acceso, se asignarn los perfiles tipo administrador y operador funcionarios - usuarios
activos que a la fecha cuentan con el perfil de Operador de Procesos de Seleccin, los
cuales podrn ingresar utilizando su Certificado SEACE (usuario y contrasea).

Puede descargar informacin de los usuarios y perfiles en la siguiente direccin:
www.seace.gob.pe - documentos y publicaciones
2. INGRESO AL SEACE

Para realizar el registro de rdenes de compra u rdenes de servicio, Ud. debe ingresar al Portal
del SEACE (http://www.seace.gob.pe/) y luego a la opcin Acceso Usuarios Registrados, tal
como se muestra en la siguiente figura:


Fig.- 1 Portal del SEACE
Nota:


Se mostrar la siguiente pantalla, en la cual deber seleccionar la opcin Acceso al Registro de
rdenes de Compra u rdenes de Servicio (Incluye los literales i, s, t del artculo 3.3 de la LCE)
( Paso 1 ) y seleccionar el botn Aceptar: ( Paso 2 ).

Para hacer uso del Mdulo puede utilizar los siguientes navegadores:
Google Chrome, Safari, Mozilla Firefox o Internet Explorer.



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Fig.- 2 Men de Acceso al SEACE

A continuacin, el sistema le solicitar que ingrese su Certificado SEACE (usuario y contrasea),
segn se muestra en la siguiente figura:


Fig.- 3 Ingreso al SEACE

Ingrese su Certificado SEACE y seleccione el botn Iniciar Sesin, el sistema mostrar una
pantalla de Trminos y condiciones de uso del SEACE, el cual de estar de acuerdo seleccione el
botn Acepto.

2
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Fig.- 4 Trminos y condiciones de uso deI SEACE

Luego el sistema muestra la ventana principal que pone a su disposicin las opciones que se le
habilitaron segn su perfil de usuario. Ver Condiciones Generales punto 3.3


Fig.- 5 Opciones pantalla inicial
3. ADMINISTRACIN DE UNIDADES INFORMANTES DE LA ENTIDAD

Esta sub opcin "Administrar unidad informante" permite registrar y/o editar las unidades
informante de la entidad a efectos que cuando se registre una orden de compra o servicio se
pueda asociar a la unidad informante que pertenece a la entidad.

NOTA:



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Para realizar la administracin de unidades informantes de la Entidad, debe seleccionar la
opcin Organizacin de Entidad, y luego seleccionar la sub opcin Administrar Unidad
Informante tal como se muestra en la figura siguiente:


Fig.- 6 Seleccin de sub opcin Administrar Unidad Informante"

Luego de acceder a la sub opcin Administrar Unidad Informante Ud. puede realizar las
siguientes acciones:

Registro de Unidad Informante.
Bsqueda de Unidad Informante.
Edicin de Unidad Informante.

Las acciones que se pueden realizar a partir del ingreso a la sub opcin Administrar Unidad
informante se explican a continuacin

3.1. Registro de Unidad Informante.
Permite registrar nuevas unidades informantes.

Para realizar esta accin, seleccionar el botn Registrar Unidad Informante desde la
consola Administrar Unidad Informante, tal como se muestra a continuacin:

Las unidades Informantes son aquellos rganos descentralizados encargados
de las contrataciones que tiene una entidad pblica.

Para aquellas entidades que tienen un solo OEC debern consignar
nicamente el nombre de la entidad.
Por ejemplo: Municipalidad de San Isidro, OSCE, etc.

Para aquellas entidades que tienen varias OEC, debern:
Verificar que tienen autorizacin para generar nmeros de orden en
forma correlativa e independiente, por lo que el nmero de la orden de
uno podra repetirse en otra dentro de una entidad pblica.
Es posible que cada uno tengan un cdigo SIAF independiente del
cdigo de la Entidad Pblica.
Registrar por nica vez el nombre de cada una de ellas en el Mdulo.
Por ejemplo: SUNAT, tiene las siguientes OEC: Intendencia Regional Arequipa,
Intendencia Regional Ayacucho, etc.



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Fig.- 7 Botn Registrar unidad informante

Luego, se mostrar un formulario donde se deber:

Paso 1.- Indicar el nombre de la nueva unidad Informante.
Paso 2.- Indicar la sigla Oficial de la unidad informante.
Paso 3.- Cdigo SIAF.
Paso 4.- Seleccionar el botn Guardar como lo indica la figura siguiente:

Fig.- 8 Seleccin de botn Guardar unidad informante



3.2. Bsqueda de Unidades Informantes.
Permite listar las unidades informantes registradas anteriormente.
Para realizar una bsqueda, bastar ingresar una de las palabras que estuviera
contenida en la denominacin de la Unidad informante y seleccionar el botn
Buscar. Luego, el sistema mostrar el listado de unidades informantes registradas
para la Entidad que coincidan con dichas palabras, segn se puede observar en la
figura siguiente:

Las unidades Informantes son aquellos rganos encargados de las
contrataciones descentralizados que tiene una entidad pblica.
Paso 2
Paso 4
Paso 3
Paso 1



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Fig.- 9 Opciones de bsqueda de Unidades Informantes

3.3. Edicin de Unidades Informantes.
La opcin Editar permite abrir la consola de edicin de la unidad informante
seleccionada como se muestra en la figura siguiente:

Fig.- 10 Edicin de unidad informante

Para modificar el nombre de la unidad informante registrada debe:

Paso 1.- Colocar el cursor sobre el texto correspondiente al nombre de la unidad
informante, a la sigla Oficial o al Cdigo SIAF y modificarlo.

Paso 2.- Seleccionar el botn Guardar.

Nota:

Podr realizar la edicin del nombre de la unidad informante slo si an no ha
sido utilizada para el registro de alguna orden de compra u orden de servicio
previamente.
Una vez utilizado no podr realizar ningn cambio

Paso 2
Paso 1



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4. ADMINISTRACIN DE UNIDADES ORGNICAS DE LA ENTIDAD

Esta sub opcin Administrar unidad orgnica permite registrar y/o editar las unidades
orgnicas de la entidad a efectos que cuando se registre una orden de compra o servicio se
puedan asociar a las dependencias que solicitan la contratacin.

Para realizar la administracin de unidades orgnicas de la Entidad, debe seleccionar la
opcin Organizacin de Entidad, y luego seleccionar la sub opcin Administrar Unidad
Orgnica tal como se muestra en la figura siguiente:


Fig.- 11 Seleccin de sub opcin Administrar Unidad Orgnica.

Luego de acceder a la sub opcin Administrar Unidad Orgnica Ud. puede realizar las
siguientes acciones:

Registro de Unidad Orgnica.
Bsqueda de Unidad Orgnica.
Edicin de Unidad Orgnica.

Las acciones que se pueden realizar a partir del ingreso a la sub opcin Administrar Unidad
Orgnica se explican a continuacin

4.1. Registro de Unidad Orgnica.
Permite registrar nuevas unidades orgnicas.
Para realizar esta accin, seleccionar el botn Registrar Unidad Orgnica desde la
consola Administrar Unidad Orgnica, tal como se muestra a continuacin:



Fig.- 12 Botn Registrar unidad orgnica

Luego, se mostrar un formulario donde se deber:

Paso 1.- Indicar el nombre de la nueva Unidad Orgnica.
Paso 2.- Seleccionar el botn Guardar como lo indica la figura siguiente:




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Fig.- 13 Seleccin de botn Guardar unidad orgnica

4.2. Bsqueda de Unidades Orgnicas.
Permite listar las unidades orgnicas registradas anteriormente.
Para realizar una bsqueda, bastar ingresar una de las palabras que estuviera
contenida en la denominacin de la Unidad orgnica y seleccionar el botn
Buscar. Luego, el sistema mostrar el listado de unidades orgnicas registradas
para la Entidad que coincidan con dichas palabras, segn se puede observar en la
figura siguiente:


Fig.- 14 Opciones de bsqueda de Unidades Orgnicas

4.3. Edicin de Unidades Orgnicas.
La opcin Editar permite abrir la consola de edicin de la unidad orgnica
seleccionada como se muestra en la figura siguiente:

Paso 1
Paso 2



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Fig.- 15 Edicin de unidad orgnica

Para modificar el nombre de la unidad orgnica registrada debe:

Paso 1.- Colocar el cursor sobre el texto correspondiente al nombre de la unidad
orgnica y escribir el nuevo nombre.

Paso 2.- Seleccionar el botn Guardar.

Nota:

5. REGISTRO INDIVIDUAL DE RDENES DE COMPRA U RDENES DE
SERVICIO

A fin de realizar el registro individual de una Orden de compra u Orden de servicio, deber
realizar el siguiente procedimiento:

a) Seleccionar el botn Crear O/C u O/S o Seleccionar la opcin rdenes
Compra/Servicio, luego la sub opcin Registro Individual y por ltimo en
Registro tal como se muestra en la figura siguiente:


Fig.- 16 Registro de rdenes de Compra u rdenes de Servicio

Como resultado, el sistema mostrar el Formulario de Registro de Orden de Compra u
Orden de Servicio.
Podr realizar la edicin del nombre de la unidad orgnica slo si an no ha sido
utilizada para el registro de alguna orden de compra u orden de servicio
previamente.
Paso 1
Paso 2



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Fig.- 17 Formulario de registro de orden de compra u orden de servicio

Los campos obligatorios que se muestran con asterisco (*) son aquellos que el sistema
requiere necesariamente para continuar con los siguientes pasos; sin embargo, el usuario
BAJO RESPONSABILIDAD, deber completar la informacin de todos los campos (an sin
asterisco) si es que al momento del registro de la orden de compra u orden de servicio ya
fueron ejecutados, por ejemplo, si ya se comprometi la orden o si ya fue notificada.

A continuacin, se describir cada una de las secciones del Formulario de registro de orden
de compra u orden de servicio.





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5.1. Registro de Datos de la Entidad
En la seccin Datos de la Entidad se muestra automticamente el nombre de la
Entidad y su nmero de RUC. Luego, el sistema requiere que se agregue una o
ms unidades organizacionales que solicitan la contratacin y la unidad
informante.

Para agregar una unidad organizacional, seleccionar sobre la lista desplegable
como se muestra a continuacin:


Fig.- 18 Lista despegable de unidad organizacional que solicita la contratacin

Luego, seleccionar el botn Agregar tal como se indica en la figura siguiente:



Fig.- 19 Agregar Entidad en la seccin de Datos de la Entidad

Podr agregar tantas unidades organizacionales como necesite, repitiendo los
pasos anteriores, como se muestra en la siguiente figura.








Fig.- 20 Agregar otra Entidad en la seccin de Datos de la Entidad

Asimismo podr suprimir de la lista tantas unidades organizacionales como
necesite utilizando el cono x, antes de grabar la informacin. Por ejemplo, puede
suprimir una de las unidades antes ingresadas, tal como se aprecia en la siguiente
figura:




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Fig.- 21 Eliminar Entidad de la seccin de Datos de la Entidad

Luego, para agregar una unidad informante, seleccionar sobre la lista desplegable
como se muestra a continuacin:

Fig.- 22 Lista desplegable de la unidad informante

Luego, seleccionar el botn Agregar tal como se indica en la figura siguiente:


5.2. Registro de Disponibilidad de Recursos

En esta seccin debe indicar el Ao de Ejecucin Presupuestal y el Nmero de
Expediente SIAF, tal y como se puede apreciar en la figura siguiente:
Fig.- 23 Disponibilidad de Recursos

En el campo Nmero de expediente SIAF, sealado en la figura superior, deber
consignarse aquel nmero de operacin que arroje el SIAF al momento que se
registre el compromiso respectivo de la orden.

5.3. Registro de Datos de la Orden de Compra u Orden de Servicio
En esta seccin, debe indicarse el Tipo de Orden (Orden de Compra u Orden de
Servicio), el N de Orden de Compra o Servicio, el Estado de la de Orden de



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Compra o Servicio a la fecha del registro de la misma, as como las Fechas de
Emisin, Notificacin y Compromiso Presupuestal.

Para el campo Estado las opciones son:

a) Emitida (se considerar vlidamente emitida cuando cuente con las firmas
autorizadas)
b) Anulada (se entiende que la anulacin es de conocimiento de las personas
autorizadas)
c) Comprometida (se considera a la fecha de compromiso presupuestal)
d) Devengada (Incluye tanto el parcial como totalmente devengada)

Para el campo Nmero de Orden slo se ingresarn nmeros (sin ninguna sigla, ni
ceros de relleno, ni cdigos identificadores al inicio), debiendo ingresarse la
totalidad de rdenes de forma correlativa y secuencial correspondiente al mes
anterior, bajo responsabilidad del funcionario que efecta el registro.

Nota Importante:



Fig.- 24 Datos de la Orden de Compra u Orden de Servicio.

5.4. Registro de Datos de la Contratacin


Fig.- 25 Datos de la Contratacin

En esta seccin se podr ingresar la siguiente informacin:

a) El Tipo de Contratacin se seleccionar en funcin al origen de la
contratacin:

La fecha de Notificacin y Fecha de Compromiso Presupuestal pueden coincidir
(la misma fecha) o ser posteriores a la fecha de Emisin y ambas deben estar
dentro del periodo presupuestal.
La fecha de emisin debe pertenecer al mes anterior o al mismo mes respecto a
la fecha de registro.



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Deviene de Procesos de Seleccin.- cuando la O/C u O/S se registre
asociada a una contratacin realizada mediante un proceso de seleccin
bajo el mbito de la Ley de Contrataciones del Estado, como por ejemplo,
Licitacin Pblica, Concurso Pblico, Adjudicacin Directa, Adjudicacin de
menor cuanta.
Deviene de Exoneraciones.- cuando la O/C u O/S se registre asociada a una
contratacin que deviene de una exoneracin.
Deviene de Decretos de Urgencia.- cuando la O/C u O/S se registre
asociada a una contratacin por algn Decreto de Urgencia.
Deviene de Regmenes Especiales.- cuando la O/C u O/S se registre
asociada a una contratacin realizada mediante un procedimiento de
contratacin por rgimen especial.
Convenio entre entidades.- cuando la O/C u O/S se registre asociada a un
convenio entre entidades (diferentes a las contrataciones con entidades
reguladas en el artculo 20 de la Ley de Contrataciones del Estado inciso a).
Contrataciones hasta 3 UIT (no incluye las derivadas de contrataciones por
catlogo electrnico).- cuando la O/C u O/S se registre asociada a
contrataciones hasta 3 UIT. Incluye aquellas rdenes emitidas a determinado
proveedor como resultado de agrupar varias contrataciones que
individualmente representan una contratacin hasta 3 UIT, bajo
responsabilidad del rgano encargado de las contrataciones de la entidad
registrante.
Derivado de Compras por Catalogo Electrnico.- Son las contrataciones
derivadas de catlogos electrnicos de convenio marco.
Otras contrataciones sin proceso de seleccin previo.- cuando la orden de
compra u orden de servicio, no provenga de un procedimiento de
seleccin bajo el mbito de la Ley de Contrataciones del Estado y no estn
comprendidas en los dems Tipos de Contratacin previamente indicados.



El campo vaco contiguo al campo Tipo de Contratacin, el cual se muestra
resaltado en la figura superior, permitir ingresar el proceso de seleccin
que deriva o cualquier observacin que tenga a bien consignar la entidad.


Por ejemplo:
Publicaciones oficiales
Notarios
Servicios arbitrales
Auditoras externas
Gastos por rdenes judiciales
Servicios bsicos sin proceso de seleccin (literal t Art. 3.3)
etc.
Nombre del proceso que
deriva o cualquier observacin



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b) El Objeto de la Contratacin depende del Tipo de contratacin pudiendo tomar
los siguientes valores:

Para una Orden de Compra: El tipo de objeto de contratacin ser Bienes.
Para una Orden de Servicios: El tipo de objeto de contratacin ser
Servicios o Consultoras de Obras

c) Descripcin y Finalidad de la Contratacin: Permite describir la finalidad de la
contratacin. Este campo tendr como mximo 500 caracteres.

d) El tipo de moneda:
Soles
Dlares
Euros
Yen
Libra Esterlina
Yuan
Franco Suizo

e) El tipo de cambio se muestra habilitado en modo editable, slo cuando el tipo
de moneda es diferente de Soles.

f) El monto Total de la Orden: es el valor monetario de la orden de compra u
orden de servicio.

5.5. Registro de Datos del Contratista
En esta seccin, usted podr registrar el RUC del contratista.
Una vez que ingrese el RUC, el sistema le mostrar automticamente el nombre o
razn social asociada al RUC ingresado.


Fig.- 26 Datos del Contratista

Finalmente, al completar el Formulario de Registro de Orden de Compra u Orden de
Servicio, Ud. deber revisar la informacin registrada, y una vez que est seguro que es
correcta, Ud. podr seleccionar el botn Guardar, ubicado en la parte superior izquierda, tal
como se muestra en la figura superior.




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Fig.- 27 Formulario de Registro de Orden de Compra o Servicio

A continuacin, el sistema le solicitar que confirme si desea guardar la informacin
registrada, para lo cual le mostrar el siguiente aviso:



Fig.- 28 Mensaje de aviso al GUARDAR



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Si selecciona el botn Aceptar, la informacin quedar registrada en el SEACE.
Si selecciona el botn Cancelar, Ud. continuar visualizando permanecer el Formulario de
Registro de Orden de Compra u Orden de Servicio.


Fig.- 29 Mensaje de registro exitoso

6. BSQUEDA DE RDENES DE COMPRA Y SERVICIO
Permite listar las rdenes de compra u rdenes de servicio registradas sea individual o
masivamente.

Para realizar la bsqueda de rdenes de compra o servicio, seleccionar la opcin rdenes
Compra/Servicio, luego sobre la opcin Registro Individual y finalmente seleccionar
Consola, tal como se muestra en la figura siguiente:


Fig.- 30 Seleccin de Consola dentro de la sub opcin Registro Individual.

Para realizar una bsqueda de rdenes de compra u rdenes de servicio, Ud. deber realizar
los siguientes pasos:

Paso 1.- Ingresar el rango de fechas solicitadas en el criterio de bsqueda Fecha de
Emisin de la O/C u O/S.
Paso 2.- Para mayor precisin en su bsqueda Ud. podr ingresar valores en los dems
criterios.
Paso 3.- Seleccionar el botn Buscar, luego de lo cual el sistema mostrar el resultado de
la bsqueda segn el o los criterios ingresados.



Fig.- 31 Bsqueda de rdenes de compra u rdenes de servicio
Paso 1.- Llenar el rango de Fecha a buscar
Paso 3.- Seleccionar el Botn
BUSCAR
Paso 2.- Para mayor precisin en la bsqueda utilice los dems filtros
RESULTADO DE LA BUSQUEDA, luego seleccionar el botn BUSCAR



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Luego que el sistema muestre el resultado de la bsqueda, Ud. podr visualizar la
informacin en modo no editable de una Orden de Compra u Orden de Servicio de esa
lista seleccionando el cono . El sistema mostrar lo siguiente:



Fig.- 32 Visualizacin de la informacin de una orden de compra u orden de servicio












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7. REGISTRO DE CARGA MASIVA DE RDENES DE COMPRA Y SERVICIO

Permite registrar las rdenes de Compra u rdenes de Servicio de forma masiva a travs
del archivo Excel Registro_OC-OS.xls. Este archivo al llenarse correctamente genera un
archivo DBF llamado DOCOS.DBF el cual deber ser cargado posteriormente en el
sistema.

Para mayor informacin de cmo ingresar rdenes de compra o servicio en forma masiva,
Ud. puede leer el Instructivo de Carga Masiva para el manejo del formato Excel de rdenes
de Compra u rdenes de Servicio, publicada en al Portal del SEACE, seccin Documentos
y Publicaciones.

Para ingresar a pantalla que permite la importacin masiva de rdenes de compra o servicio,
Ud. deber seleccionar la opcin rdenes Compra/Servicio, luego la sub opcin Carga
Masiva y por ltimo Registro, tal como se muestra en la figura siguiente:


Fig.- 33 Seleccin de Registro dentro de la sub opcin Carga Masiva.

El sistema mostrar la pantalla de Importar archivo para registro masivo de contrataciones
como se indica en la siguiente figura:


Fig.- 34 Importacin de archivo para registro masivo de rdenes de Compra u rdenes de
Servicio

Pasos para realizar una Carga Masiva de rdenes de Compra u rdenes de Servicio

Paso 1.- Colocar un nombre para la carga masiva.

Paso 2.- Seleccionar el botn Seleccionar archivo y seleccionar la ruta donde se
encuentra el archivo DOCOS.DBF

Paso 3.- Seleccionar el botn Enviar tal como se muestra en la figura siguiente




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Fig.- 35 Importar archivo para registro masivo de contrataciones

Nota: Para ms informacin sobre cmo generar el archivo DOCOS.DBF, se recomienda
revisar la seccin Anexo del presente manual.
8. BSQUEDA DE CARGAS MASIVAS DE RDENES DE COMPRA O
SERVICIO
Permite listar los archivos de carga masiva importados con el objetivo de solicitar la carga
masiva de rdenes de compra y/o servicio.

Para realizar la bsqueda archivos de carga masiva importados con el objetivo de solicitar la
carga masiva de rdenes de compra y/o servicio, seleccionar la opcin rdenes
Compra/Servicio, luego sobre la opcin Carga Masiva y finalmente seleccionar
Consola, tal como se muestra en la figura siguiente:


Fig.- 36 Seleccin de Consola dentro de la sub opcin Carga Masiva.

A continuacin, el sistema mostrar la Consola de Carga Masiva de Contrataciones, tal como se
muestra en la figura siguiente:


Paso 1
Paso 2
Paso 3



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Fig.- 37 Consola de Carga Masiva de Contrataciones


Para realizar una bsqueda de archivos de carga masiva importados con el objetivo de
solicitar la carga masiva de rdenes de compra y/o servicio, Ud. deber realizar los
siguientes pasos:

Paso 1.- Ingresar el Ao de Bsqueda.

Paso 2.- Ingresar el rango de meses solicitados en los criterios de bsqueda Mes inicial
y Mes final.

Paso 3.- Seleccionar el Botn Buscar.

Como resultado, el sistema muestra una lista de todos los archivos de carga masiva
importados con el objetivo de solicitar la carga masiva de rdenes de compra y/o
servicio, segn los criterios de bsqueda:


Fig.- 38 Resultado de una Bsqueda en la Consola de Carga Masiva de Contrataciones


A continuacin, se detalla cada columna del resultado de la Bsqueda en la Consola de
carga Masiva de Contrataciones.

- La Columna Nro.: indica el nmero correlativo de cada archivo de carga masiva
resultante de la bsqueda empezando desde 1.
- La Columna Nombre de la carga masiva: indica el nombre de la carga masiva con
la cual se registr el archivo de carga masiva.
- La Columna Fecha de Solicitud: indica la fecha en que se registr dicho archivo de
carga masiva.
- La Columna Estado de la carga: indica el estado que tiene el archivo de carga
masiva, pudiendo ser:
Procesado con xito.- cuando se realiz la carga sin errores.
Procesado con errores.- cuando existieron errores al cargar las rdenes de
compra u rdenes de servicio.
- La Columna Usuario que realiz la carga: muestra el cdigo y el nombre del
usuario que registr el archivo de carga masiva.
Paso 1
Paso 2
Paso 3



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- La Columna Acciones: muestra el cono que permite visualizar el detalle de las
rdenes de compra o servicio cuya importacin se solicit dentro del archivo de
carga masiva.

Luego, seleccionar el cono que le permitir visualizar el detalle de las rdenes de compra o
servicio cuya importacin se solicit dentro del archivo de carga masiva:




Fig.- 39 Visualizacin del detalle de las rdenes de compra o servicio cuya importacin se
solicit dentro del archivo de carga masiva

La columnas resultantes de la Vista previa del detalle de la Carga Masiva , se detallan a
continuacin:

- La columna Documento, muestra la Descripcin, Monto Total en soles, Tipo de
Contratacin, Objeto de la Contratacin Registradas en el Excel Registro_OC-OS.xls.
- La Columna Fecha de emisin, muestra la Fecha de Emisin registrada en el Excel
Registro_OC-OS.xls.
- La Columna Contratista, muestra El RUC del contratista registrado en el Excel
Registro_OC-OS.xls; La Razn social se muestra de forma automtica.
Observar que en esta Carga masiva exitosa se registraron 71 contrataciones
El cono permite visualizar el
listado de rdenes de compra y/o
servicio contenidos dentro del
archivo de carga masiva.



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- La Columna Estado, muestra el estado con el cual fue registrada la orden de compra u
orden de servicio en el Excel Registro_OC-OS.xls.
- La Columna Acciones, muestra el cono que sirve para visualizar la informacin de la
orden de compra u orden de servicio.


Luego, seleccionar sobre el cono que le permitir visualizar la informacin de una orden de
compra o servicio cuya importacin se solicit dentro del archivo de carga masiva:




Fig.- 40 Visualizacin de la informacin de una orden de compra u orden de servicio cuya
importacin se solicit dentro del archivo de carga masiva










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ANEXO: TUTORIAL DE DESCARGA DEL INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO
DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE RDENES DE COMPRA Y
RDENES DE SERVICIO

El presente tutorial indica a las Entidades cmo descargar el instructivo para el correcto llenado
del formato Excel de carga masiva de rdenes de compra y ordenes de servicio.

1. Ingrese al Portal del SEACE (http://www.seace.gob.pe/).

2. Ingrese a la seccin Documentos y Publicaciones, tal como se muestra en la figura
siguiente:



Fig.- 41 Portal del SEACE

3. Bajo el ttulo rdenes de Compra u rdenes de Servicio se visualizarn 3 opciones:

a) Archivo Excel Registro_OC-OS.xls
b) Instructivo para el manejo del formato excel de carga masiva de rdenes de compra
y rdenes de servicio.
c) Manual de Usuario para el Registro de rdenes de Compra u rdenes de Servicio

Seleccione Archivo Excel Registro_OC-OS.xls para obtener el archivo que le
permitir llenar los datos de las rdenes de compra o servicio que desea importar en
forma masiva.

Seleccione Instructivo para el manejo del formato excel de carga masiva de rdenes
de compra y rdenes de servicio para obtener una gua que le indicar cmo llenar
la informacin dentro del Archivo Excel Registro_OC-OS.xls.

Nota: Al descargar estos archivos, se le recomienda copiarlo en un directorio del disco duro de
su computadora.

Finalmente, para obtener informacin de cmo llenar el archivo de carga masiva, Ud. puede
revisar el instructivo previamente indicado, dentro del cual se le brindar, entre otros, las
siguientes consideraciones:

Luego de ingresar la informacin en el archivo Registro_OC-OS.xls, debe grabar los cambios
en el archivo.
Exportar el archivo Excel Registro_OC-OS.xls al formato DBF, usando las teclas CTRL + Q.
Crendose el archivo DOCOS.DBF.







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CONSULTAS SOBRE SEACE: Ud. puede hacer consultas en los siguientes medios:

Consultas virtuales
consultas@osce.gob.pe

Central de consultas telefnicas
Telfono: (01) 614-3636, Opcin 2 Consultas SEACE
Horario de Atencin: 8:30 a 17:30 hrs.

Orientacin presencial
Av. Punta del Este s/n Edificio "El Regidor" primer piso N 108, zona comercial del
Conjunto Residencial San Felipe - Jess Mara - Lima 11/ Per
Horario de Atencin: 8:30 a 17:30 hrs.

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Tambin puede acercarse a cualquiera de nuestras Oficinas Zonales del OSCE.
La direccin de las Oficinas Zonales las puede obtener accediendo al Portal del OSCE
(http://portal.osce.gob.pe/osce/) y seleccionando la opcin Oficinas Zonales ubicada la
seccin Accesos Directos.

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